REUNIONES IMPRODUCTIVAS?

Muchas ocasiones, las empresas y sus ejecutivos caen en una dinámica en la que se realizan reuniones a diestra y siniestra. Cierto es que, mientras más grande sea una organización, se hace necesario mayor coordinación y ello amerita reunirse; sin embargo, surge aquí una pregunta importante: ¿nuestras reuniones son productivas?

Dedicarse a ir de reunión en reunión, desgasta a cualquiera, provocando estrés y agotamiento. Fruto de esta realidad es que surgen nuevas metas como los días sin reuniones.

¿Cuál es el objetivo de un día sin reuniones?

Experiencias previas, han intentado obtener una media de 3 días a la semana sin reuniones, con el fin de ser más productivos. La lógica es simple, si no estoy en reunión, puedo trabajar.

Téngase presente que identificar días sin reuniones dependerá mucho del área en la que se trabaje, de la relación con los clientes y, por supuesto, de la gestión misma y sus necesidades.

¿Qué hago para reducir mis reuniones?

Como empresario o ejecutivo de una organización, le resultará absolutamente necesario identificar ciertas preguntas que podrían evitarle programar reunión tras reunión, si usted se las plantea antes de convocar a una sesión larga y quizás innecesaria, seguro que será más productivo.

Antes de llamar a reunión:

¿Tiene un objetivo claro y que ayude realmente a la organización?

¿Es imprescindible?

Si la reunión es necesaria:

¿Podría reducirse de algún modo?

¿Es necesario que asistan todos?

¿Cómo puedo hacerla más eficaz?

¿Existe algún mejor horario en el cual desarrollarla? (ojo, esto no implica llamar a reuniones fuera del horario laboral, esto –ya ha sido demostrado– provoca descontento del personal)

¿Podría realizarse de modo remoto? (medios virtuales, teléfono, otros)

¿Quizás podría iniciar las tareas básicas con reuniones de uno a uno?

¿Qué deben llevar, leer o conocer todos para que la reunión sea productiva?

¿Qué requiere la reunión para que sea más productiva? (proyector, pizarra, etc)

Vale la pena plantearse estas preguntas antes de cualquier reunión, tenga en cuenta que si su personal trabaja más cómodo, con más tiempo y sintiendo que la organización se preocupa por ellos, la productividad crecerá.