Projectplan

Media, Informatie en Communicatie

MANAGEMENT & CONSULTANCY

Portfolio opdracht 3: Projectplan

Lucinda Pronk

Docent: Jenny ter Horst en Rick Goossens

MINOR ONLINE MANAGEMENT 5 april 2015

Projectplan, Kadogalerie

PROJECTPLAN KADOGALERIE.NL

2

Projectplan, Kadogalerie

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Aanleiding 2.1 Introductie opdrachtgever 2.2 Opdracht 3. Projectdoelstellingen 3.1 Hoofddoelstelling 3.2 Subdoelstellingen 4. Business case 4.1 Rechtvaardiging 5. Projectresultaten 5.1 Knelpuntenanalyse 5.2 Doelgroepanalyse 5.3 Strategie 5.4 Onderzoeksresultaten 5.5 Adviesrapport 6. Scope 6.1 Afbakening 6.2 Afspraken 7. Randvoorwaarden 7.1 Randvoorwaarden Tijd 7.2 Randvoorwaarden Geld 7.3 Randvoorwaarden Kwaliteit 7.4 Randvoorwaarden Overig 8. Risicoanalyse 8.1 Business risico’s 8.2 Project risico’s 9. Projectorganisatie en verantwoordelijkheden 9.1 Organisatie 9.2 Verantwoordelijkheden

p.4 p.5 p.5 p.5 p.6 p.6 p.6 p.7 p.7 p.8 p.8 p.8 p.8 p.8 p.8 p.9 p.9 p.9 p.10 p.10 p.10 p.10 p.10 p.11 p.11 p.11 p.13 p.13 p.13

3

Projectplan, Kadogalerie

1. Inleiding Een projectplan geeft richting aan een project en zorgt voor goede basis richtlijnen waaruit het project kan ontstaan. In dit projectplan komt de aanleiding van het project aan bod en wordt de opdrachtgever ge誰ntroduceerd. Tevens worden de doelstellingen blootgelegd en wordt de business case uitgelegd. De projectresultaten, de scope, de randvoorwaarden en de risico analyse worden vastgelegd. Tevens wordt de projectorganisatie en de verantwoordelijkheden vastgelegd.

4

Projectplan, Kadogalerie

2. Aanleiding In de aanleiding wordt de opdrachtgever geĂŻntroduceerd en wordt de opdracht uitgelegd aan de hand van wat de opdrachtgever wil.

2.1 Introductie opdrachtgever Kadogalerie is een online webshop met originele cadeaus die opereert sinds 2009. De cadeauartikelen die zij leveren vallen in een aantal categorieĂŤn: woondecoratie, kantoor, keuken, badkamer, gadgets en handig en origineel. Alle cadeauartikelen zijn met zorg uitgezocht op originaliteit. De artikelen zijn uniek en niet overal te koop en daarop probeert Kadogalerie zich te onderscheiden.

2.2 Opdracht Kadogalerie is begonnen vanuit een hobby. Hierdoor zijn er (nog) geen duidelijke en strakke lijnen voor een strategie en de bedrijfsvoering. Daarnaast is Kadogalerie nog zoekende naar in welk segment zij zich precies willen bevinden. Ook is er geen duidelijkheid over de doelgroep, omdat daar nog geen onderzoek naar is gedaan. De ambitie is om in 2015 de omzet te verdubbelen.

Uit de webstatistieken over 2014 blijkt dat de conversie ratio op 1,63% ligt met 56.000 bezoekers. In 2013 lag de conversie ratio op 1,9% en waren er 40.000 bezoekers. Om de omzet te verdubbelen wil Kadogalerie de conversie ratio omhoog krijgen. Een start om deze conversie ratio te verhogen is om het bounce percentage te verlagen wat momenteel op 58% ligt. Daarnaast wil Kadogalerie verder professionaliseren in het online domein. In de uiteindelijk gewenste situatie is Kadogalerie een verder geprofessionaliseerd bedrijf met een hogere conversie ratio en een lager bounce percentage.

Om deze opdracht te bewerkstelligen wordt ook gezocht naar een duidelijke strategie die te handhaven valt.

5

Projectplan, Kadogalerie

3. Projectdoelstellingen Zoals in de aanleiding beschrijven wil Kadogalerie een hogere conversieratio, een lager bouncepercentage en verder professionaliseren met een duidelijke strategie. Bij deze opdracht horen een hoofddoelstelling en subdoelstellingen.

3.1 Hoofddoelstelling • Aan het eind van augustus 2015 zal het conversiepercentage van 1,63% gestegen zijn naar 2,2 % na implementatie van alle (tussentijdse) adviezen.

3.2 Subdoelstellingen • Aan het eind van augustus 2015 zal het bouncepercentage van 58% verlaagd zijn naar 45% na implementatie van alle (tussentijdse) adviezen. • Verder professionaliseren van Kadogalerie door gezamenlijk een lange termijn strategie op te stellen gericht op de juiste doelgroep in het juiste segment, zodat Kadogalerie eind juli 2015 het zelfstandig verder zou kunnen handhaven.

6

Projectplan, Kadogalerie

4. Business case In de business case wordt het waarom en de rechtvaardiging van het project uitgelegd.

4.1 Rechtvaardiging Omdat Kadogalerie begonnen is vanuit een hobby en verder wil professionaliseren wordt daarvoor een project gestart. Kadogalerie doet het in principe niet slecht gezien de conversie ratio, maar wil verder groeien en groter worden. Daarvoor moet het de conversie ratio omhoog en liefst het bounce percentage naar beneden. Kadogalerie zelf heeft nog weinig tot geen onderzoek gedaan naar hoe zij het online precies doen. Daarbij heeft Kadogalerie zelf niet alle middelen en financiĂŤn beschikbaar om een grootschalig en kostbaar onderzoek uit te voeren. Om deze reden is dit project uitermate geschikt, omdat met weinig geld, maar vele middelen een goed kwalitatief onderzoek uitgevoerd kan worden op verschillende vlakken.

7

Projectplan, Kadogalerie

5. Projectresultaten In de projectresultaten wordt besproken welke stukken opgeleverd gaan worden tijdens en na afloop van het project. Voor dit project zijn dat een knelpuntenanalyse, een doelgroepanalyse, een strategie, onderzoeksresultaten en uiteindelijk een adviesrapport.

5.1 Knelpuntenanalyse In de knelpuntenanalyse wordt de website Kadogalerie.nl onder handen genomen en wordt gekeken op welk vlak qua user experience zij goed scoren en op welk vlak minder. Hieruit komen een aantal knelpunten die bijvoorbeeld getoetst kunnen worden in verdere onderzoeken.

5.2 Doelgroepanalyse In de doelgroepanalyse wordt een uitgebreide analyse gemaakt van de doelgroep van Kadogalerie.

Dit wordt gedaan aan de hand van interviews en theoretische modellen. Uiteindelijk zal er een algemene doelgroepomschrijving uitkomen die op te splitsen is in verschillende segmenten.

5.3 Strategie In de strategie wordt een uitvoering bedacht voor de langere termijn die wanneer nodig bij te sturen is. De strategie wordt bepaald aan de hand van een interne en externe analyse, een online missie, succesfactoren, bijbehorende indicatoren, targets en verbeteracties.

5.4 Onderzoeksresultaten Tijdens het project worden er verschillende onderzoeken uitgevoerd. De resultaten van deze onderzoeken worden tussentijds gecorrespondeerd met de opdrachtgever, zodat de opdrachtgever eventueel tussentijdse aanpassingen kan doen aan de website.

5.5 Adviesrapport Aan het eind van het project komt een adviesrapport tot stand, waarin alle analyses, onderzoeken, en resultaten samenkomen. Deze monden uit in een conclusie met bijbehorend advies. Ook hoort bij het adviesrapport een implementatieplan waarin de planning en het budget voor de adviezen wordt gepresenteerd.

8

Projectplan, Kadogalerie

6. Scope In de scope wordt bepaald wat tot de opdracht hoort en wat niet en worden de afspraken vastgelegd.

6.1 Afbakening Het project focust zich puur op de website Kadogalerie.nl en de sociale media kanalen daarom heen en houdt zich bezig met het online domein. Interne processen binnen het bedrijf, de keuze van het assortiment en de uiteindelijke implementering behoren niet tot het project. Binnen het project worden wel de knelpunten van de website blootgelegd, onderzoek gedaan aan de hand van verschillende onderzoekstechnieken en gegevens uit Google Analytics om de conversie te verhogen, het bouncepercentage te verlagen en de doelgroep duidelijk te krijgen. Daarnaast wordt er een strategie uitgedacht. Dit komt allemaal uiteindelijk terecht in het adviesrapport waar een implementatieplan bij hoort. Hierin staat de planning en het budget. Het is aan de opdrachtgever om dit zelf te implementeren.

6.2 Afspraken Wekelijks zal er een contact moment plaatsvinden dan wel via e-mail, telefoon, skype of persoonlijk om de bevindingen door te spreken, eventuele problemen op te lossen en bij te sturen waar nodig.

Hierdoor kan de opdrachtgever duidelijke richtlijnen geven aan het project. Wel is het de bedoeling dat beide partijen samenwerken en van elkaar leren. Beide kanten worden aangemoedigd kritiek op elkaars werk te hebben om zo tot betere resultaten te komen.

9

Projectplan, Kadogalerie

7. Randvoorwaarden In de randvoorwaarden wordt besproken aan welke voorwaarden het projectresultaat moet voldoen en op welke manier.

7.1 Tijd Het project duurt van 23 januari tot 10 april 2015. Op 23 januari wordt het project gestart met een briefing. Op 10 april wordt het uiteindelijke adviesrapport opgeleverd. Tussentijds het project wordt wekelijks contact gehouden over de vorderingen van het project en waar eventueel kan worden bijgestuurd. Ook worden tussentijdse stukken opgeleverd, zodat de opdrachtgever een goed beeld heeft van hoe het project verloopt en hoe het ervoor staat. Hierdoor is de opdrachtgever beter in staat feedback te geven en de richtlijnen te bepalen.

7.2 Geld Kadogalerie is geen grote onderneming en heeft daardoor niet altijd de financiële middelen die nodig zijn. Ook heeft Kadogalerie voor de website geen vastgesteld budget. Meestal wordt het geld dat via Kadogalerie binnenkomt, geïnvesteerd op het moment waar dat nodig is. Voor het project wordt een budget van maximaal 5000,- euro gehanteerd. Dit budget ligt niet op de plank, maar Kadogalerie is benieuwd naar wat er mogelijk is met zo’n budget.

7.3 Kwaliteit Om de kwaliteit van het projectresultaat te waarborgen moet ten eerste het adviesrapport aansluiten bij de wensen van Kadogalerie en de capaciteiten van Kadogalerie. Omdat het een kleine onderneming is, moet daar rekening mee gehouden worden met bijvoorbeeld het stellen van prioriteiten. Daarnaast moet het projectresultaat valide en betrouwbaar zijn. Dit betekent dat de onderzoeken goed en nauwkeurig moeten uitgevoerd worden. Ook moet aan het eind van het adviesrapport het implementatieplan zo gepresenteerd wordt dat het alleen maar een kwestie is van uitvoeren. Het implementatieplan moet dus zo concreet mogelijk zijn. Alle tussentijdse op te leveren stukken en het adviesrapport zijn in een eenvoudige schrijfstijl geschreven en zoals gebruikelijk in foutloos Nederlands. Het uiteindelijke adviesrapport wordt tevens in de huisstijl van Kadogalerie gepresenteerd.

7.4 Overige Kadogalerie wordt gerund door twee mensen en is daarmee een kleine onderneming. De manier van communiceren zal daarom informeel verlopen. De samenwerking moet van beide kanten komen en geen baas – werknemer verhouding worden.

10

Projectplan, Kadogalerie

8. Risicoanalyse In de risicoanalyse worden zowel de business risico’s als de project risico’s besproken. Risico’s zijn de kansen dat het project wordt blootgesteld aan ongewenste of schadelijke consequenties van toekomstige gebeurtenissen. Tevens wordt aangegeven hoe wordt omgegaan met deze risico’s en hoe deze te beheersen.

8.1 Business risico’s.

• Aan het eind is aan de voorwaarden voldaan, maar niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever Het is belangrijk om de randvoorwaarden te weten, maar ook de verwachtingen van de opdrachtgever over het project. Als uiteindelijk niet aan de verwachting wordt voldaan, heeft de opdrachtgever weinig aan het opgeleverde project en zijn beide partijen (opdrachtgever en projectmanager) niet gelukkig. Daarom moeten zowel de randvoorwaarden als verwachtingen van tevoren duidelijk zijn om teleurstelling te voorkomen.

• De consequenties voor de opdrachtgever als het project mislukt of slechts ten dele slaagt Als het project faalt door allerlei factoren kan dat vervelende consequenties hebben voor de opdrachtgever. Deze heeft inmiddels tijd en geld gestoken in het project en verwacht dat daar iets uit komt. Daarom is het belangrijk dat de richtlijnen voor het project goed worden vastgesteld en elke week gekeken wordt waar bijgestuurd wordt om mislukking te voorkomen.

• Opdrachtgever of projectmanager stopt het project voortijdig Wanneer het project vroegtijdig wordt gestopt, heeft dat consequenties voor zowel de opdrachtgever als de projectmanager. Wanneer de opdrachtgever het project stopt, zit de projectmanager met een berg onafgemaakt werk en wanneer de projectmanager met het project stopt, kan de opdrachtgever niks meer met het project. Daarom is het van belang dat zowel de opdrachtgever als projectmanager wekelijks overleg hebben om de voortgang te bespreken, zodat beide partijen tevreden blijven en niet het project vroegtijdig willen stoppen. Mocht door (persoonlijke) omstandigheden het project gestopt moeten worden, moeten daar regels over bestaan over wat er met het werk wat er ligt gebeurt.

8.2 Project risico’s • Gebrek aan kennis en vaardigheden Van zowel de opdrachtgever als de projectmanager kan er kennis en vaardigheden ontbreken om een opdracht goed uit te voeren volgens de randvoorwaarden. Hierdoor kan de kwaliteit in gevaar komen. Om deze kwaliteit te waarborgen, moeten zowel de opdrachtgever en projectmanager tijdig aangeven wanneer zij een taak niet kunnen volbrengen, zodat gezocht kan worden naar bijvoorbeeld hulp van buitenaf.

• Onduidelijke doelen en doelstellingen Wanneer de doelen en doelstellingen niet duidelijk zijn, is de richting van het project ook niet duidelijk. Om te voorkomen dat het een doelloos project wordt, zijn van tevoren doelen en doelstellingen opgesteld waar men zich tijdens het project aan dient te houden.

• De middelen die nodig zijn om aan de eisen van het project te voldoen Om het project goed te laten verlopen, worden verschillende middelen ingezet. Wanneer deze middelen niet (voldoende) aanwezig zijn, kan dat een gevaar vormen voor bijvoorbeeld de kwaliteit. Het is daarom belangrijk van tevoren te inventariseren welke middelen er zijn en welke niet, zodat niet tijdens het project blijkt dat een bepaald middel niet voorhanden is • Slechte communicatie tussen opdrachtgever en projectmanager Wanneer de communicatie tussen opdrachtgever en projectmanager slecht verloopt, kunnen de wekelijkse voortgangen niet goed worden besproken. Deze wekelijkse voortgangen zijn juist erg belangrijk omdat zo elke week gekeken kan worden of er bijgestuurd moet worden.

11

Projectplan, Kadogalerie

•

•

Ook heeft een slechte communicatie geen positieve invloed op het project en de betrokkenheid bij het project. Om slechte communicatie te voorkomen is van tevoren vastgesteld dat er wekelijks overleg plaatsvindt en dat dit kan gebeuren via verschillende media.

Onduidelijke verantwoordelijkheden Wanneer de verantwoordelijkheden onduidelijk kunnen zijn, kunnen taken door elkaar heen gaan lopen en kan er dubbel werk of geen werk worden gedaan. Daarom is het belangrijk om de verantwoordelijkheden van tevoren vast te stellen, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Gebrek aan een goede planning Een goede planning is essentieel om een goed project te leiden. Zonder planning en/of deadlines kunnen er geen duidelijke mijlpalen worden vastgelegd, waardoor bevindingen van de voortgangen niet duidelijk worden. Een planning geeft tevens aan hoe het project gaat verlopen, in welke fasen en wie wanneer wat af moet hebben. Dit schept gelijk duidelijk bij de verantwoordelijkheden.

12

Projectplan, Kadogalerie

9. Projectorganisatie en verantwoordelijkheden In de projectorganisatie en verantwoordelijkheden wordt uitgelegd uit wie de organisatie bestaat.

Daarnaast worden de taken en beslissingsbevoegdheden vastgelegd.

9.1 Organisatie De onderneming Kadogalerie bestaat uit twee personen: Christina en Okko Broesder. Het projectteam bestaat uit ĂŠĂŠn projectmanager: Lucinda Pronk. De projectmanager wordt voornamelijk aangestuurd door Christina Broesder. Bij belangrijke afspraken zal Okko Broesder aanwezig zijn.

9.1 Verantwoordelijkheden Kadogalerie: Christina en Okko Broesder Het is de taak van Kadogalerie om aan te geven of het project nog voldoet aan hun verwachtingen, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. Daarnaast is het belangrijk dat Kadogalerie samenwerkt tijdens het project. Dit houdt in dat zij betrokken zijn bij alle onderzoeken en opdrachten. Ook zijn zij medeverantwoordelijk voor het werven van respondenten. Kadogalerie heeft uiteindelijk de beslissingsbevoegdheid om het implementatieplan uit te voeren. Mocht er tussentijds het project gestopt willen worden, is dit aan Kadogalerie om dit tijdig en met een goede redenering aan te geven.

Projectmanager: Lucinda Pronk Het is de taak van de projectmanager om het project in goede banen te leiden en te voldoen aan de verwachtingen van Kadogalerie. Daarbij is het belangrijk dat de projectmanager wekelijks overlegt met Kadogalerie over de vorderingen van het project zodat tijdig kan worden bijgestuurd mocht dat nodig zijn. Daarnaast is het belangrijk dat de projectmanager Kadogalerie betrekt in het proces, zodat een goede samenwerking ontstaat. De projectmanager zet alle onderzoeken op en is medeverantwoordelijk voor het werven van respondenten. Daarnaast legt de projectmanager de strategie wekelijks voor aan Kadogalerie, zodat ook hier tijdig zou kunnen worden bijgestuurd mocht dit nodig zijn.

13