Manual de archivos escolares by Lucy Castellanos

2015 Manual de Archivos Escolares

Manual de Archivos Escolares

Elaborado por: Licda. Lucy Estela Castellanos Monz贸n

Introducción

1. Qué es un expediente?

03-06

a. Certificación de nacimiento b. Certificados de estudio c. Certificaciones de recuperación d. Diplomas de cierres de ciclos e. Certificaciones generales de estudio f.

Cierres de pensum

g. Ficha de práctica supervisada de oficina h. Matriculas ordinarias, extraordinarias y extemporáneas i.

Constancias de códigos personales

Equivalencias de estudio por cambio de jornada

2. Cuándo es necesario una equivalencia de estudios?

3. Qué debemos revisar de un expediente?

4. Homologación

5. Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes

09-13

6. Reglamento de evaluación de las áreas específicas de practica

supervisada 7. Cómo hacer correcciones en documentos

8. Cómo se hace un razonamiento

9. Que hacemos cuando falta un documento o expediente

10. Que se debe observar para entregar un expediente

11. Tiempo de duración de los planes de estudio

12. Libros con que debe contar un centro educativo

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13. Anexos

21-42

14. Fuentes Bibliográficas

Elaborado por: Licda. Lucy Castellanos Monzón

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Con base a lo reglamentado en el acuerdo Gubernativo número M. De E. 3-70, en la Ley de Educación Nacional vigente, y todas las normativas que regulan el Sistema Educativo Guatemalteco, me permito trasladar a ustedes información que será de gran ayuda para la conformación de los archivos de los establecimientos. Por lo que daré inicio con lo que son los expedientes de estudios de los alumnos.

1. QUÉ ES UN EXPEDIENTE DE ESTUDIO? Los expedientes de estudios son los documentos a los que se han hecho acreedores los alumnos, durante todos los años de su carrera estudiantil. Son los establecimientos educativos, oficiales o privados los entes encargados de la emisión de los mismos, en base al rendimiento académico de cada estudiante. Los documentos que conforman un expediente de estudio son: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Certificación de Nacimiento Certificados de grados, Certificaciones de recuperaciones, Diplomas de cierres de Ciclos Certificaciones generales de Estudios, Cierres de pensum, ficha de practica supervisada de oficina, Matriculas ordinarias, extraordinarias y extemporáneas, Constancias de código personal emitida por el Ministerio de Educación. Equivalencias de estudios por cambio de plan o jornada,

Cada centro educativo conformará el expediente de estudios de los alumnos, entregándoselos al finalizar cada ciclo escolar lectivo, continúe o no estudiando en ese centro educativo. Este expediente debe ser entregado en original por el padre, madre, encargado o el mismo alumno, a la Dirección del establecimiento al momento de ser inscrito para cursar cualquier grado. Los alumnos que por cualquier motivo no cuenten con su expediente de estudios en el momento de su inscripción no pueden ser inscritos, quedando bajo la responsabilidad del DIRECTOR TECNICO NOMBRADO POR EL MINISTERIO DE EDUACIÓN MEDIANTE RESOLUCION, del centro educativo, los casos en que no se cumpla con esta normativa.

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Los documentos que conforman un expediente se deben archivar en el orden que se van obteniendo, todos en original.

a. CERTIFICACIÓN DE NACIMIENTO: Este documento debe ser emitido por el Registro Nacional de las personas y nos servirá como referente para verificar datos como:  

El nombre La edad

b. CERTIFICADOS DE ESTUDIO El Acuerdo Ministerial 1171-2010, establece en sus artículos 35 al 39 lo relativo a la certificación o acreditación de los estudios realizados, desde el nivel de educación preprimaria hasta el ciclo diversificado, de ahí podemos comentar lo siguiente: Al finalizar cada grado la Dirección del centro educativo extenderá el certificado correspondiente en los formularios diseñados por el Ministerio de Educación Los y las estudiantes del Nivel de Educación Preprimaria recibirán una constancia que acredite que asistieron a la etapa correspondiente. Esta constancia será emitida por el centro educativo respectivo. c. CERTIFICACIONES DE RECUPERACIONES Esta sirve para registrar el resultado de la recuperación a la que se sometieron los alumnos, al igual se debe consignar si el alumno no se presentó. Se debe tener el cuidado de colocar las asignaturas que corresponden para evitar el inconveniente de volver a realizar el mismo. d. DIPLOMAS DE CIERRES DE CICLOS Al completar satisfactoriamente los estudios correspondientes a los Niveles de Educación Primaria y Ciclo Básico del Nivel de Educación Media, las autoridades correspondientes extenderán los diplomas que acrediten la finalización de los mismos.

Las y los estudiantes del Ciclo Diversificado del Nivel Medio que hayan completado los estudios correspondientes a una carrera, serán acreedores a un diploma o título extendido por la DIDEDUC, de su jurisdicción.

e. CERTIFICACIONES GENERALES DE ESTUDIOS, Se emite al concluir los estudios del ciclo diversificado, es un resumen en el cual se anotan todas las asignaturas de todos los grados con sus respectivos datos, cuando hay una equivalencia se debe tener en cuenta que se anotará el nuevo pensum de estudio. f. CIERRES DE PENSUM Cierre de pensum, es el documento que sirve de constancia cuando el alumno concluye satisfactoriamente su carrera de nivel medio. g. FICHA DE PRACTICA SUPERVISADA DE OFICINA Este es el instrumento por medio del cual se califica el desempeño del estudiante en la dependencia en donde realizó su práctica de oficina, y la nota debe ser colocada por el jefe inmediato. h. MATRICULAS ORDINARIAS, EXTRAORDINARIAS Y EXTEMPORÁNEAS, Este documento era el que se emitía para dar validez a los estudios realizados por los estudiantes durante un ciclo escolar o bien para dar validez a evaluaciones de recuperación o extraordinarias. Estas fueron reemplazadas por el código personal en el años 2008 i. CONSTANCIAS DE CÓDIGO EDUCACIÓN.

PERSONAL

EMITIDA

POR EL

MINISTERIO

Todo expediente debe contar con esta constancia, la cual es generada por el sistema de registros escolares, desde la página del MINEDUC.

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j. EQUIVALENCIAS DE ESTUDIOS POR CAMBIO DE PLAN O JORNADA, Las equivalencias de estudio se efectúan cuando el alumno cambió plan de estudios o cambió jornada. Las equivalencias se pueden hacer si y solo si el alumnos tiene todas las asignaturas correspondientes al último grado cursado, APROBADAS, ya que estas no son para eliminar cursos reprobados. Para que una equivalencia sea procedente se debe tener como MINIMO el 50% del pensum de estudios compatible. Al decir compatible se refiere a que el CONTENIDO CURRICULAR, sea igual uno con el otro NO EL NOMBRE DEL CURSO.

CUÁNDO ES NECESARIO UNA EQUIVALENCIA DE ESTUDIOS?

Cuando el alumno cambia de jornada

Cuando el alumno cambia de carrera o de plan

De la jornada matutina o vespertina (jornada diurna) al fin de semana. De la jornada matutina o vespertina (jornada diurna) a la jornada nocturna. De la jornada nocturna al fin de semana. Del fin de semana a la jornada nocturna. Del fin de semana a la jornada matutina o vespertina. De la jornada nocturna a la jornada matutina o vespertina.

De Perito Contador a Perito Contador con Orientación en Computación. De Secretariado Bilingüe a Secretariado y Oficinista

NO NECESITAN EQUIVALENCIAS LOS ESTABLECIMIENTOS OCUPACIONALES, LOS NUFED Y LOS DE TELESECUNDARIA.

3. QUE DEBEMOS REVISAR EN UN EXPEDIENTE? 1 2

Que el nombre este correcto en todos los documentos, se debe escribir en base a la certificación de nacimiento. Que todos los documentos tengan las firmas correspondientes.

Que todos los documentos tengan los sellos correspondientes.

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Que el número de matrícula coincida con el número consignado en el certificado. Que la fecha de la extensión de la matricula sea la correcta.

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Que el lugar de extensión de la matricula sea el correcto. Que las cantidades en números sean los mismos que en letras.

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Que el resultado esté debidamente consignado. Que la fecha de extensión de los documentos este correctamente escrita.

Que si el alumno hizo cambio de jornada contenga la equivalencia.

Que si el alumno reprobó clases tengan las recuperaciones ya consignadas. Que las oportunidades de recuperación a las que se sometió el alumno sean únicamente las autorizadas por el Ministerio de Educación, según la legislación vigente. Que si el alumno realizo equivalencia de estudios por cambio de plan y le quedaron cursos pendientes por aprobar debe aparecer la autorización de exámenes y el acta de evaluación. Verificar que si un alumno recuperó en un establecimiento distinto a donde curso el grado en el que reprobó las asignaturas, debe tener escolaridad para que dichas recuperaciones tengan validez. Que la mecanografía esté aprobada en un año en el cual haya cursado cualquiera de los tres grados del ciclo básico. Que el curso de la mecanografía lo cursen en el mismo departamento, ejemplo si estudia en Guatemala que la mecanografía no sea de Jutiapa, o al revés. Que a partir del 2008 ya no hay matriculas.

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Que en el 2006 se cambió el formato de las matrículas. Que en el 2007 solamente las Direcciones Departamentales extendieron matrículas. Que los colegios no eran cuentadantes Que los códigos personales son ALFANUMERICOS Que los códigos personales están compuestos por 1 letra 3 números y 3 letras Que la primera letra que aparece en el Código personal corresponde al año en que se le asignó el código, ejemplo: A 2008 B 2009 C 2010 D 2011 E 2012

4. HOMOLOGACIONES

HOMOLOGACIÓN DEL NIVEL BÁSICO POR MADUREZ NIVEL DE NIVEL DE EDUCACION EDUCACION BÁSICA BÁSICA POR REGULAR MADUREZ Primer Básico I por Grado Madurez Primero y Segundo Segundo Grado Semestre Tercer Básico II por Grado Madurez Tercero y Cuarto Semestre

HOMOLOGACIÓN DEL NIVEL PRIMARIO NIVEL DE PRIMARIA EDUCACIÓN ACELERADA PRIMARIA PARA NORMAL ADULTOS Primer Grado Primera Etapa Segundo Segunda Grado Etapa Tercer Grado Cuarto Grado Quinto Grado Sexto Grado

Tercera Etapa Cuarta Etapa

5. REGLAMENTO DE EVALUACIÓN DE LOS APRENDIZAJES ACUERDO MINISTERIAL 1171-2012 DEL 15 DE JULIO DE 2010

Artículo 21 Definición de Promoción Se entiende por promoción el paso de las y los estudiantes de un grado a al inmediato superior.

PROMOCIÓN

PROMOCIÓN NIVEL MEDIO

Artículo 24: Las y los estudiantes de todos los grados del Nivel de Educación Media serán promovidos al grado inmediato superior cuando obtengan un mínimo de 60 puntos de cada una de las áreas, sub áreas, asignaturas o su equivalente, en el plan de estudios respectivo.

RECUPERACIÓN 1 UNICA oportunidad de recuperación 3 Áreas, Sub áreas, Asignaturas o su equivalente, cuando el pensum contiene 9 o menos Áreas, Sub áreas, Asignaturas o su equivalente. 4 Áreas, Sub áreas, Asignaturas o su equivalente, cuando el pensum tiene más de 9 Áreas, Sub áreas, Asignaturas o su equivalente

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Artículo 28 Definición. Evaluación extraordinaria en los Niveles de Educación Primaria y Media es la que se concede para aprobar un área, subárea, asignatura o su equivalente, fuera de la fecha establecida en la evaluación ordinaria, en los siguientes casos. a) Por deberán realizarse en el Serán autorizados por la enfermedad centro educativo donde la o Comisión de Evaluación del debidamente el estudiante cursó o cursará centro educativo, con el comprobable las áreas, subáreas, visto bueno de la Supervisión asignatura o su equivalente o Educativa correspondiente. en donde continuará sus Se aprueban con 60 pts. estudios b) Por Traslado de una región Serán autorizados por la Migración geográfica diferente se Comisión de Evaluación del aplicará el inciso a) del centro educativo, con el Artículo 29 del Reglamento visto bueno de la Supervisión de Evaluación vigente, Educativa correspondiente. deberán realizarse en el Se aprueban con 60 pts. centro educativo donde la o el estudiante cursó o cursará las áreas, subáreas, asignatura o su equivalente o en donde continuará sus estudios. c) Por Cuando la o el estudiante no Se realizará durante el suficiencia: ha sido inscrito y no ha período lectivo, en un centro cursado un área, subárea, educativo público asignatura o su equivalente y designado por la Dirección se considere apto para Departamental sustentar la evaluación de la correspondiente. misma. No aplica para SE aprueban con 80 pts. estudiantes que se hayan sometido a pruebas de recuperación ordinarias y se realiza en una única ocasión. Se exceptúan las áreas prácticas tales como: seminario, laboratorio, práctica docente y supervisada.

d) Por equivalencia

e) Por pérdida de escolaridad.

f) Casos especiales:

Cuando el estudiante venga del extranjero o cuando necesita cambiar de plan de estudios, estructura curricular o su equivalente. Se realizarán en el centro educativo en donde el alumno continuará sus estudios Cuando la o el estudiante reprobó un área, subárea, asignatura o su equivalente y no sustentó recuperación en las oportunidades establecidas e interrumpió sus estudios por más de un año, cumpliendo con lo establecido en el Artículo 26, en lo que se refiere al número de áreas, subareas, asignaturas o su equivalente reprobadas. Todos aquellos que no estén contemplados en los incisos anteriores. También es únicamente una oportunidad con dictamen de la Supervisión o de la DIDEDUC.

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Serán autorizados por la Comisión de Evaluación del centro educativo, con el visto bueno de la Supervisión Educativa correspondiente. Se aprueban con 60 pts.

serán autorizados por la comisión de evaluación del centro educativo, con el visto bueno de la Supervisión Educativa correspondiente. deberán realizarse en el centro educativo donde la o el estudiante cursó las áreas, subareas, asignatura o su equivalente o en donde continuará sus estudios . Se aprueban con 60 pts. Se realizará durante el período lectivo, en un centro educativo asignado por la autoridad competente. Se aprueban con 60 pts. Página 11

PROCEDIMIENTO PARA EXÁMENES EXTRAORDINARIOS

PRIMERO

La dirección del establecimiento analiza el expediente del alumno y le indica que debe solicitar la autorización de evaluación extraordinaria, a la comisión de evaluación.

SEGUNDO

El alumno solicita de manera escrita se le conceda evaluación.

TERCERO

La comisión de evaluación analiza el caso y emite un oficio en donde autoriza la evaluación y lo traslada a la Supervisión Educativa.

CUARTO

La Supervisión Educativa brinda el Vo.Bo. O lo traslada con Dictamen a la DIDEDUC, según sea el caso.

QUINTO

La comisión de evaluación fija la fecha de la evaluación y se procede a entregar guía de estudio al alumno.

SEXTO

Se procede a evaluar, se suscribe acta de lo actuado, el resultado se registra en los Cuadros correspondientes.

ALGO QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA SOBRE EL REGLAMENTO DE EVALUACION

2007 para atras

•Los alumnos podian reprobar el 50% de las asignaturas del pensum de estudio del grado que estaban cursando. •Las recuperaciones eran en 3 oportunidades. •Si reprobaban debian repetir el grado completo. •Acuerdos Ministeriales: •1356 de fecha 24/11/1987 •1860 de fecha 04/11/2005 •2110 de fecha 22/12/2005

Del 2008 al 2010

•Los alumnos pordia reprobar TODAS las asignaturas del pensum de estudios del grado que estaban cursando. •La recuperacion era UNA UNICA oprotunidad. •Si reprobaban, aun fuera solamente un curso deberian repetir, con la opcion que podian repetir solo el o los cursos reprobados. •Acuerdos Ministeriales: •2693 de fecha 14/12/2007 •436 de fecha 13/3/2008

Del 2011 a la fecha

•Los estudiantes tienen derecho a reprobar 3 asignaturas, areas o subareas si su pensum es igual o menor a 9 asignaturas, areas o subareas y 4 cuando es igual o mayor a 10. •La recupracion es en UNA UNICA oportunidad. •Si reprueban un curso, area subarea o asignatura deben repetir el grado. •Acuerdos Ministeriales: •1171 de fecha 15/'7/2010 •

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6. REGLAMENTO DE EVALUACIÓN DE LAS ÁREAS ESPECÍFICAS DE PRÁCTICA SUPERVISADA Acuerdo Ministerial N. 2940-2011

SECRETARIAS

PERITOS

BACHILLERATO EN CIENCIAS Y LETRAS CON ORIENTACIÓN BACHILLERATO EN COMPUTACIÓN CON ORIENTACIÓN COMERCIAL

•3 Laboratorios de 15 puntos cada uno, total 45 puntos. •200 horas de Practica de oficina con un valor de 55 puntos, se realizarán en el mes de septiembre. •Tiene derecho a recuperación.

•No aplica laboratorios. •200 horas de Practica de oficina con un valor de 100 puntos, se realizarán en el mes de septiembre. •Tiene derecho a recuperación.

•3 LABORATORIOS 25 puntos netos •1o 20% •2o 30% •3o 50% •ZONA ACUMULATIVA 25 puntos netos •200 horas de Práctica Supervisada 50 puntos netos

7. CÓMO HACER CORRECCIONES EN DOCUMENTOS? Cuando se trata de error en nombre: 1. Si el documento es nuestro hay que repetirlo 2. Si el documento es de otro establecimiento se debe indicar al alumno que tiene que ir al establecimiento a realizar el razonamiento Si se trata de matrículas se debe indicar al alumno que tiene que ir al establecimiento que la extendió o a la Dirección Departamental a realizar el razonamiento 3. Cuando haya error en algún certificado por notas, solo lo puede razonar o corregir el establecimiento que emitió el certificado.

8. COMO SE HACE UN RAZONAMIENTO? EN DIPLOMAS POR RECUPERACIÓN: El presente diploma se extiende en la presente fecha por haber recuperado clases pendientes. Guatemala ……………. Firmas de Secretaria y de la Directora con los nombres Vo.Bo. de Supervisor EN DIPLOMAS POR REPOSISCIÓN El presente diploma es reposición de su original, mismo que fue extendido el 31 de octubre de 2000. Guatemala fecha actual……………. Firmas de Secretaria y de la Directora con los nombres Vo.Bo. de Supervisor

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9. QUE HACEMOS CUANDO FALTA UN DOCUMENTO O EXPEDIENTE Si es certificado pedir reposición del mismo en el establecimiento en donde estudio el alumno. Si es matricula se debe pedir certificación en el establecimiento que la extendió o en la departamental Si es diploma pedir reposición al establecimiento que lo emitió

10. QUE SE DEBE OSERVAR PARA ENTREGAR UN EXPEDIENTE Que contenga todos los documentos que lo deben integrar dependiendo el grado en que se retira el mismo Que cumpla con todo lo descrito anteriormente Hacer conocimiento detallado de todo lo que se está entregando Que a la persona que se le entrega sea el alumno, padre, madre o encargado.

11. TIEMPO DE DURACIÓN DE LOS PLANES DE ESTUDIO

Primaria regular •6 grados, 6 años

Primaria acelerada para adultos •4 etapas, 4 años

Básicos plan regular

Básicos por madurez

•3 grados, 3 años

•4 semestres, 2 años

Ciclo Diversificado • 2 o 3 grados, 2 o 3 años dependiendo la carrera • También puede ser por semestres dependiendo del plan de estudios

Bachillerato por Madurez •1 año, dos semestres

12. LIBROS CON QUE DEBE CONTAR UN CENTRO EDUCATIVO Todo centro Educativo debe contar como mínimo con los siguientes libros: 1. Libro de Actas 2. Libro de Conocimientos 3. Libro de Actas de la Comisión de Evaluación 4. Libro de Inscripciones 5. Libro de Cierres de Pensum 6. Libro de Entrega de papelería 7. Libro de Entrega de Títulos y/o Diploma de Nivel Básico o Diversificado 8. Libro de Disciplina 9. Libro de visitas del Supervisor Todos estos libros deben estar debidamente autorizados por el Supervisor Educativo del sector. El libro de inscripciones debe contener como mínimo los siguientes datos: Nombre completo del alumno

Código Personal

Fecha de Nacimiento

Edad

Género

Dirección del Alumno

Nombre del padre madre o encargado

N. de Partida Folio y Libro de nacimiento

Debido a que los datos que se necesitan son muchos, se debe utilizar a doble folio. En el Libro de Cierres de Pensum se debe anotar el correlativo de los cierres que el centro educativo ha emitido desde su creación y el nombre del alumno al que le corresponde cada cierre, por año y carrera. Por ejemplo: -Un establecimiento inicio labores en el ciclo escolar 2001. Contando con las carreras de Perito Contador, Secretariado y Oficinista y Bachillerato por Madurez. En el 2001 se graduaron 10 alumnos de Perito Contador, 15 de Secretariado y Oficinista y 22 de Bachillerato en Ciencias y Letras por Madurez, su correlativo de Cierres de Pensum quedará de la siguiente manera Perito Contadores del 01-2001 al 10-2001, Secretariado y Oficinista del 11-2001 al 25-2001, Elaborado por: Licda. Lucy Castellanos Monzón

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Bachillerato en Ciencias y Letras por Madurez del 26-2001 al 47-2001 Y ese año siempre pero en recuperación se graduaron 3 alumnos de Perito Contador, 2 de Secretariado y Oficinista, entonces el correlativo para ellos será el que sigue del ultimo de ese año, por ejemplo Perito Contadores del 48-2001 al 50-2001, Secretariado y Oficinista del 51-2001 al 52-2001, Y así cada año debe volver a iniciar la cuenta de 1 en adelante con el año que corresponde. El libro de actas y el libro de actas de la comisión de evaluación son dos libros diferentes. El de actas es para uso técnico administrativo y pedagógico. El de actas de la comisión de evaluación es únicamente para esta comisión y sus funciones, se debe suscribir acta en este cada año que se conforma la comisión y cuando esta entrega el cargo se hace un acta a manera de informe de las accione realizadas durante el año.

AUTORIZACIÓN DE LIBROS: Para autorizar un libro, el mismo debe estar debidamente foliado, y debe contener una identificación adicional en la que se indique para que se utilizará el mismo. La inscripción se hace en la primera hoja de líneas o sea en el folio 1, iniciando la inscripción a partir de la línea central, dicha inscripción dice: “El infrascrito Supervisor Educativo de la Jornada Intermedia, Nocturna y Plan fin de semana, del sector 01-01-46, autoriza los (cantidad de hojas) folios del presente libro para (actas, actas de la comisión de evaluación, inscripciones, etc) del (nombre del establecimiento) de la jornada (plan fin de semana, nocturna o intermedia) Guatemala, __ de _____ de 20__

Lic. Carlos Humberto González de León Supervisor Educativo

Y luego en la última hoja se hace la siguiente anotación: … Aquí finalizan los (cantidad de folios) folios autorizados del presente libro. Lic. Carlos Humberto González de León Supervisor Educativo Esta inscripción se hace en la quinta línea de abajo hacia arriba, y “no se coloca fecha pues no sabemos cuándo se terminara el libro”.

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Cómo buscar un establecimiento? Ingreso a: www.mineduc.gob.gt

Escriba un nombre de referencia

Y les genera esta información

Aquí encontrarán, Código del establecimiento, dirección, teléfono, nombre del Director y nombre del Supervisor, entre otra información. Cómo veo un cuadro de cualquier establecimiento?

Ingreso a: www.mineduc.gob.gt Si conozco el código:

Elijo el año que necesito por ejemplo 2010

Elijo información general

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Elijo Consulta de Boletas de Estadística Final 2010 enviadas por internet

Escribo el código del establecimiento y doy click en consultar

Me va a generar esta pantalla y me dirá que hacer

Al darle click a la matricula del grado que quiero ver, me aparecerรก la siguiente imagen

Le doy doble click a esas letras azules para generar el cuadro

Elaborado por: Licda. Lucy Castellanos Monzรณn

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Primero me aparecer谩 el cuadro en blanco, y esa franja amarilla

Le doy click en Opciones

Elijo la primera opci贸n

Me genera el cuadro con un resaltado celeste, que me indica que no se puede modificar nada. Puedo imprimir y guardar el cuadro. Si no se el c贸digo del establecimiento inicio desde la b煤squeda del establecimiento.

En la página del Mineduc también puedo hacer lo siguiente:

Y otras acciones que también me pueden ser útiles.

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PALACIO NACIONAL Acuerdo Gubernativo Número M. De E. 3-70 EL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA, CONSIDERANDO: Que los archivos de los establecimientos educativos oficiales y privados se encuentran en su mayoría desorganizados situación que ha afectado sensiblemente el desarrollo de las actividades administrativas de los propios establecimientos, de las autoridades educativas y los intereses de las personas que consultan los archivos o solicitan constancias legales de sus documentos; CONSIDERANDO: Que además de las funciones específicas de los archivos escolares, sus fondos documentales son una expresión importante de la actividad educativa en dichos centros a través del tiempo; un testimonio de su evolución docente; la historia misma de la vida de la escuela; constituyendo por estas circunstancias un valioso material para el investigador de la historia de nuestra educación; CONSIDERANDO: Que por tales motivos es urgente proceder a la organización científica y técnica de los archivos escolares, mediante sistemas modernos de catalogación, clasificación y registro, que los hagan más funcionales y útiles; que asimismo es urgente dictar las normas jurídicas que regulen esta organización y su funcionamiento con iguales propósitos;

CONSIDERANDO: Que la organización y funcionamiento de los archivos escolares debela armonizarse con lo preceptuado en el Decreto del Congreso N° 1,768, del de julio de 1968, que crea el Archivo General de Centroamérica como una Institución del Estado y una dependencia del Ministerio de Educación; POR TANTO, A C U E R D A: El siguiente: REGLAMENTO SOBRE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS ESCOLARES. CAPÍTULO I ARCHIVOS ESCOLARES ARTÍCULO 1º. Los archivos escolares son instituciones administrativas y fuentes de investigación, destinadas a la conservación científica y técnica de los fondos documentales relacionados con la actividad administrativa y docente de los establecimientos educativos oficiales y particulares.

CAPÍTULO II ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO ARTÍCULO 2º. Todos los establecimientos educativos que se encuentren funcionando o se crearen en el futuro, de acuerdo a lo preceptuado en la Ley Orgánica de Educación, están obligados a organizar su archivo y a velar porque cumplan con las funciones que le son propias. Elaborado por: Licda. Lucy Castellanos Monzón

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ARTÍCULO 3º. Los archivos que se encuentren funcionando a la fecha y los que se funden en lo sucesivo en cada centro educativo, deberán organizar sus respectivos archivos de acuerdo a sistemas modernos de catalogación, clasificación y registro, a efecto, de que presente servicios eficientes y cumplan integralmente con sus funciones. ARTÍCULO 4º. Para Los efectos de los artículos 2º Y 3º Los directores, secretarios o maestros encargados del archivo, podrán solicitar la asesoría necesaria al Archivo General de Centroamérica o de personas o instituciones, nacionales o extranjeras, versadas en la materia. ARTÍCULO 5º. Es responsable directo del archivo escolar el Director del establecimiento; en los centros de educación media, su organización y funcionamiento queda a cargo del secretario u oficial y en los establecimientos del nivel de educación primaria estará a cargo del director. ARTÍCULO 6º. La consulta de los documentos existentes en los archivos escolares solo podrá verificarse mediante permiso concedido por el Director y durante horas hábiles. La extensión de certificaciones y obtención de fotocopias, fotografías o microfilms, deberá sujetarse a las mismas prescripciones. ARTÍCULO 7º. Los archivos escolares funcionarán en locales especiales que reúnan las condiciones necesarias para la conservación de los fondos documentales; pero en los establecimientos en donde no existan estos locales podrán funcionar en la Dirección o Secretaría.

CAPÍTULO III DE LOS FONDOS DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS ESCOLARES: ARTÍCULO 8º. Son los fondos documentales de los archivos escolares los siguientes: a) Los acuerdos de nombramiento del Director, personal docente, administrativo y de servicio; b) Nómina del personal conteniendo los siguientes datos: Título, clase escalafonaria, registro, nivel, área, fecha de toma de posesión, nacionalidad, número de cédula de vecindad, dirección y demás datos que contribuyan a su identificación; c) Nómina de sueldos devengados por el personal docente, administrativo y de servicios; d) Nómina de los alumnos inscritos; e) Acuerdos de creación de los centros privados; f) Actas de revalidación de los mismos centros; g) Cuadros de exámenes parciales; h) Cuadros de exámenes de promoción y recuperación, empastados por quinquenios; i) Actas y cuadros de exámenes extraordinarios y demás contemplados en el reglamento respectivo; j) Cuadros de resumen general; k) Los ejemplares impresos, mimeografiados o a máquina de los seminarios realizados por los alumnos de los distintos ciclos, especialmente los realizados por los alumnos de los últimos grados de los ciclos diversificados; l) Actas de calificaciones de exámenes finales en los centros de educación media;

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m) Actas de exámenes de graduación, seminarios y otros documentos de esta naturaleza. n) Correspondencia recibida de las autoridades de educación, de otros ramos, padres de familia, instituciones oficiales o particulares y agencias o miembros de la Comunidad; ñ) Copia de la correspondencia enviada por la Dirección, la Secretaría o los maestros, relacionada con la actividad docente; o) Libros de actas, inscripción, inventario, cuentas, actas de la dirección y cuerpo de profesores, registro estadístico, movimiento de personal, conocimientos, asistencia de maestros; p) Expedientes fenecidos que, por su propia naturaleza deben quedar en el establecimiento; q) Documentos de ex alumnos que por cualquier circunstancia no hayan sido recogidos en su oportunidad; r) Leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, circulares y disposiciones del Ministerio de Educación o de otros ministerios que se relacionen con la actividad educativa; s) Cualquier documento que a juicio del Director o encargado del Archivo tenga interés educativo y merezca conservarse. ARTÍCULO 9º. Los test ya utilizados deberán conservarse debidamente clasificados por espacio de seis meses en el Archivo, transcurridos los cuales el Director y encargado del Archivo deberán proceder a su incineración, levantando acta. CAPÍTULO IV DE LA INSPECCIÓN DEL ARCHIVO ESCOLAR ARTÍCULO 10º. Corresponde al Director del Archivo General de Centroamérica, como lo prescribe el Artículo 18 del Decreto del Congreso N° 1,768, la inspección de los archivos escolares. Esta

función puede ser delegada por la Dirección General de Educación en los Supervisores Administrativos. ARTÍCULO 11º. La inspección ordinaria de los archivos escolares deberá verificarse durante los primeros meses del ciclo escolar y la extraordinaria cuando la Dirección General de Educación así lo disponga. ARTÍCULO 12º. De las visitas de inspección a los archivos escolares el Director del Archivo de Centroamérica, o los supervisores de educación en su caso, levantarán acta circunstanciada, dando normas y orientación para su mejor organización y funcionamiento. CAPÍTULO V DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 13º. Cuando un establecimiento educativo deje de funcionar o sea clausurado, sus fondos documentales pasarán directamente al Archivo General de Centroamérica. Los establecimientos educativos clausurados o que a la fecha de emisión del presente Reglamento, hayan dejado de funcionar deberán entregar sus fondos documentales al Archivo General de Centroamérica en un término de treinta días a partir de la fecha de su publicación. ARTÍCULO 14º. La entrega de la documentación a que se contrae el artículo anterior deberá hacerse dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que haya sido resuelta su clausura o suspensión por el Director del establecimiento al Director del Archivo General de Centroamérica, con la intervención de un Supervisor Administrativo de Educación; de la entrega deberá levantarse acta circunstanciada.

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ARTÍCULO 15º. La falta de cumplimiento de los artículos 13º Y 14º Del presente reglamento, da lugar a que el Ministerio de Educación deduzca las responsabilidades legales correspondientes a los Directores o propietarios de los centros suspendidos o clausurados, por la retención u ocultación de los documentos. ARTÍCULO 16º. De la falta de cumplimiento de los artículos citados, tomarán razón la Dirección de Personal y Estadística y Escalafón, a efecto de no autorizar a los directores que no llenen este requisito para que en el futuro puedan dirigir centros educativos privados, ni ocupar cargos docentes. ARTÍCULO 17º. Para la revalidación anual de los establecimientos privados de Educación, será requisito indispensable la existencia del archivo en la forma y circunstancia que establece el presente reglamento. ARTÍCULO 18º. El presente reglamento entrará en vigor el primero de enero de mil novecientos setenta. C O M U N Í Q U E S E: MÉNDEZ MONTENEGRO El Viceministro de Educación, Encargado del Despacho FELIX HERNÁNDEZ ANDRINO

BASE LEGAL QUE REGLAMENTA CADA DOCUMENTO QUE CONFORMA EL EXPEDIENTE DE ESTUDIOS:

Ley de Educación Nacional Decreto Legislativo No. 12-91 Vigencia: 12 de enero de 1991

TITULO VIII Validez de Estudios, Títulos y Diplomas CAPITULO UNICO ARTICULO 75º. Validez de los Estudios. La validez de los estudios realizados en los centros educativos del sistema, se acredita por medio de los certificados que cada establecimiento extienda y que avala la autoridad correspondiente del Ministerio de Educación, después de haberse cumplido con los planes y programas de estudios autorizados. ARTICULO 76º. Equiparación de Estudios. Son equiparables los estudios realizados en la Educación escolar y Extraescolar o Paralela. Las direcciones respectivas normarán dicha equiparación. Los estudios realizados en el extranjero, correspondientes a los niveles primario y medio, serán válidos previo requisito de legalización determinado por un reglamento específico.

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ARTICULO 77º. Diplomas y Títulos. El Ministerio de Educación por conducto de las Direcciones Regionales, extenderá los diplomas y títulos que acrediten la validez de los estudios realizados en los niveles y modalidades de su competencia.

ACUERDO MINISTERIAL N. 1171-2010 “Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes para los niveles de Educación Preprimaria, Primaria y Media de los subsistemas de educación escolar y extraescolar en todas sus modalidades”, de fecha 15 de julio de 2010 DE LAS EVALUACIONES EXTRAORDINARIAS

CAPÍTULO XI EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA Artículo 28. Definición. Evaluación extraordinaria en los Niveles de Educación Primaria y Media es la que se concede para aprobar un área, subárea, asignatura o su equivalente, fuera de la fecha establecida en la evaluación ordinaria, en los siguientes casos: a. Enfermedad debidamente comprobada, en un solo bimestre del ciclo escolar. b. Migración: cuando la o el estudiante demuestre que se traslado o trasladará a una región geográfica diferente, dentro o fuera del país. c. Por suficiencia: cuando la o el estudiante no ha sido inscrito y no ha cursado un área, subárea, asignatura o su equivalente y se considere apto para sustentar la evaluación de la misma. No aplica

para estudiantes que se hayan sometido a pruebas de recuperación ordinarias y se realiza en una única ocasión. Se exceptúan las áreas prácticas tales como: seminario, laboratorio, práctica docente y supervisada. d. Por equivalencia: cuando el estudiante venga del extranjero o cuando necesite cambiar de plan de estudios, estructura curricular o su equivalente. e. Pro pérdida de escolaridad: cuando la o el estudiante reprobó un área, subárea, asignatura o su equivalente y no sustentó recuperación en las oportunidades establecidas e interrumpió sus estudios por más de un año, cumpliendo con lo establecido en el Artículo 26, en lo que se refiere al número de áreas, subáreas, asignatura o su equivalente reprobadas. f. Casos especiales: todos aquellos que no estén contemplados en los incisos anteriores. Los casos a, b, c, y e serán autorizados por la Comisión de Evaluación del centro educativo, con el visto bueno de la Supervisión Educativa correspondiente. En el caso de lo establecido en los incisos d y f, deberá remitirse a la dirección Departamental de Educación respectiva, que emitirá la resolución que amerite el caso. Artículo 29. Realización de las evaluaciones extraordinarias. Las evaluaciones extraordinarias se llevarán a cabo de la siguiente forma: a. Las que se refieren a los incisos a, b, d y e del Artículo 28 de este Reglamento, deberán realizarse en el centro educativo donde la o el Elaborado por: Licda. Lucy Castellanos Monzón

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estudiante cursó o cursará las áreas, subáreas, asignaturas o su equivalente en donde continuará sus estudios. b. En lo referido al inciso, del Reglamento, en los Niveles de Educación Primaria y Media, se realizará durante el período lectivo, en un centro educativo público designado por la Dirección Departamental correspondiente. c. Los casos especiales: serán resueltos por la Comisión de Evaluación del centro educativo y con la autorización de la Supervisión Educativa o Dirección Departamental de Educación correspondiente, según sea el caso. Artículo 30. Procedimiento para realizar una evaluación extraordinaria. Para realizar una evaluación extraordinaria es necesario que el padre, madre, encargado o encargada, estudiante: a.

Presente solicitud en el formato correspondiente.

b. Presente la documento requerida en el formato de solicitud de evaluación extraordinaria, a la Comisión de Evaluación del centro, Supervisión Educativa o la Dirección Departamental de Educación, según sea el caso, quien resolverá en un plazo no mayor de diez días hábiles previo a la evaluación. c. La comisión de Evaluación del centro educativo, con la Supervisión Educativa o Dirección Departamental de Educación respectiva, definirá el lugar y los períodos en que se realizará la evaluación autorizada. d. La Dirección del centro educativo presentará los resultados de la evaluación en el certificado específico y en el cuadro oficial respectivo, a la Supervisión Educativa correspondiente.

Artículo 31. Aprobación por evaluación extraordinaria. La evaluación extraordinaria establecida en el Artículo 28 en los incisos a, b, d, e y f del presente reglamento se considerará aprobada si la o el estudiante ha alcanzado como mínimo sesenta (60), puntos. La evaluación extraordinaria establecida en el inciso c, evaluación por suficiencia se considera aprobada si la o el estudiante alcanza un mínimo de ochenta (80) puntos.

“CAPÍTULO XIII CERTIFICACIÓN Artículo 35. Certificado de estudio. Al finalizar cada grado, la Dirección del centro educativo extenderá el certificado correspondiente en los formularios diseñados por el Ministerio de Educación. Artículo 36. Nivel de educación Preprimaria. Las y los estudiantes del Nivel de Educación Preprimaria recibirán una constancia que acredite que asistieron a la etapa correspondiente. Esta constancia será emitida por el centro educativo respectivo. Artículo 37. Diplomas por Nivel y Ciclo Educativo. Al aprobar los estudios correspondientes a los Niveles de Educación Primaria y Ciclo Básico del Nivel de Educación Media las autoridades correspondientes extenderán los diplomas que acrediten la finalización de los mismos. Artículo 38. Títulos y diplomas del Ciclo Diversificado del Nivel de Educación Media. Las y los estudiantes del Ciclo diversificado del Elaborado por: Licda. Lucy Castellanos Monzón

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Nivel de Educación Media, que hayan completado los estudios correspondientes a una carrera, serán acreedores a un diploma o título extendido por la Dirección Departamental de Educación de su jurisdicción. Artículo 39. Certificaciones, títulos y diplomas. Los trámites y requisitos para obtener las certificaciones de estudio, títulos y diplomas, se harán de conformidad con las disposiciones específicas correspondientes del Ministerio de Educación”.

DE LAS MATRICULAS REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE MATRÍCULA ESCOLAR DEL NIVEL DE EDUCACIÓN MEDIA Acuerdo Gubernativo N° 1027-83 Fecha: 8 de diciembre de 1983 Artículo 1º. La Matrícula Escolar es el requisito que los estudiantes del nivel Medio, en aprendizaje. Artículo 3º. La Matrícula Ordinaria se otorga en los establecimientos oficiales, de enero a marzo de cada año, para que los estudiantes adquieran el derecho de escolaridad para el ciclo y año docente que legalmente les corresponda. Artículo 5º. Cuando el alumno con una o dos asignaturas reprobadas sea inscrito en el grado inmediato superior, según lo establezcan las normas de evaluación, la Matrícula Ordinaria obtenida, le concede el derecho a continuar su escolaridad en este grado y es extensivo

para la recuperación de las asignaturas pendientes de aprobar, en los períodos de recuperación legalmente autorizados. Artículo 6º. El alumno que reprobare tres o más asignaturas en las pruebas de recuperación y en consecuencia no haya obtenido el derecho de ser inscrito en el grado inmediato superior, podrá obtener Matrícula Extemporánea para su inscripción en el grado a donde pertenezcan las asignaturas reprobadas, después de haberse vencido el plazo al que se refiere el Artículo 4º. cualesquiera de sus ciclos, deben cumplir para inscribirse en los centros de enseñanza de dicho nivel, con el objeto de obtener el derecho de escolaridad en el grado y ciclo escolar que corresponda y recibir los beneficios derivados de la organización y proceso de la enseñanza por De este Reglamento, para poder continuar su escolaridad ya sea en el mismo centro educativo donde las reprobó o bien en otro. Artículo 7º. La Matrícula Extraordinaria se concede a los estudiantes en cualesquiera de los siguientes casos: a) rescate de la promoción interrumpida por asignaturas pendientes de aprobar en el grado inmediato inferior; b) legalización de evaluaciones extraordinarias y por suficiencia autorizadas por la Supervisión o Jefatura del Departamento de la Dirección de Educación Media a que corresponda; c) para completar expedientes de estudio cuando se compruebe omisiones; d) reposición de matrículas extraviadas. En los dos últimos casos, sólo se podrá conceder cuando no puedan obtenerse las respectivas constancias legales en los centros de enseñanza o en la Contraloría de Cuentas. En cualquier caso, las constancias que extiendan los primeros

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DE LOS CÓDIGOS PERSONALES MINISTERIO DE EDUCACIÓN Acuérdese aprobar las normas generales para regular los objetivos procedimientos y requisitos para la inscripción de Estudiantes del Nivel Medio con la finalidad de mejorar la atención educativa, tanto en el Subsistema escolar como en el subsistema extraescolar.

ACUERDO MINISTERIAL N. 2732 Guatemala 21 de diciembre de 2007 Artículo 4. Inscripción Única. Cada estudiante será inscrito una sola vez en el nivel medio. La inscripción se efectuará cuando el estudiante ingrese por primera vez a ese nivel. De esta manera quedarán vinculados al sistema educativo nacional por el resto de los años que dure su formación en este nivel. En el primer año de vigencia de este acuerdo deberán ser inscritos los estudiantes de todos los grados de nivel medio que tuvieron matrícula escolar de ciclos anteriores.

DE LAS EQUIVALENCIAS DE ESTUDIOS Ley de Educación Nacional Decreto Legislativo No. 12-91 Vigencia: 12 de enero de 1991 TITULO VIII Validez de Estudios, Títulos y Diplomas CAPITULO ÚNICO ARTICULO 76º. Equiparación de Estudios. Son equiparables los estudios realizados en la Educación escolar y Extraescolar o Paralela. Las direcciones respectivas normarán dicha equiparación. Los estudios realizados en el extranjero, correspondientes a los niveles primario y medio, serán válidos previo requisito de legalización determinado por un reglamento específico.

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FUENTE BIBLIOGRÁFICA Acuerdo Gubernativo Número M. De E. 3-70 Ley de Educación Nacional, Decreto Legislativo No. 12-91, Vigencia: 12 de enero de 1991 ACUERDO MINISTERIAL N. 1171-2010 “Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes para los niveles de Educación Preprimaria, Primaria y Media de los subsistemas de educación escolar y extraescolar en todas sus modalidades”, de fecha 15 de julio de 2010 REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE MATRÍCULA ESCOLAR DEL NIVEL DE EDUCACIÓN MEDIA Acuerdo Gubernativo N° 1027-83 Fecha: 8 de diciembre de 1983 ACUERDO MINISTERIAL N. 2732 DE LOS CÓDIGOS PERSONALES, Acuérdese aprobar las normas generales para regular los objetivos procedimientos y requisitos para la inscripción de Estudiantes del Nivel Medio con la finalidad de mejorar la atención educativa, tanto en el Subsistema escolar como en el subsistema extraescolar.