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Sentido y direcci贸n en la empresa Marzo 2014
Las presentaciones influyen en las
decisiones de los altos ejecutivos, pero la mayoría de las presentaciones fracasa. Muchos oradores desconciertan a su audiencia con un pesado vocabulario profesional, la aburren con banalidades y la ponen a dormir con diapositivas interminables. En este volumen de bonito diseño – aunque parezca que algunos espaciosen blanco podrían haberse aprovechado para agregar un poco más de material sustancioso al texto – la experta en presentaciones y diseñadora gráfica Nancy Duarte enseña a los oradores cómo utilizar las técnicas de narración y escritura de guiones para realizar presentaciones poderosas y efectivas. El manual de Duarte es instructivo, entretenido y a menudo emocionante. getAbstract considera que sus consejos pueden ayudar a convertirte en un mejor narrador y, por lo tanto, en un mejor presentador. ¿Qué aprenderá?
Resonancia
En este resumen aprenderás: 1) Qué es lo que hace que una presentación sea grandiosa; 2) Cómo estructurar tu presentación; 3) Por qué una presentación debe contar una historia y 4) Cómo hacer que resuene en la audiencia.
5 Things Every Presenter Needs To Know About People http://www.youtube.com/watch?v=WJUblvGfW6w
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Resonancia
Cómo presentar historias visuales que transformen a tu audiencia La narrativa de la presentación El director de cine Alfred Hitchcock presentaciones serán memorables y era fastidioso cuando planeaba y orcautivarán a su audiencia. Las historias ganizaba sus películas. Él coordinaba convincentes proporcionan significatodos los complejos componentes de do e información mientras le permiten la realización. La actriz Janet Leigh a tu audiencia ver y sentir tu mensaje. explicó que “en su mente, y esbozada en las páginas de su “Las presentaciones Las presentaciones fasciguión, la película ya es- fracasan por el exceso de nantes cuentan historias. En 1863, el dramaturtaba filmada. Me mostró información, no por go Gustav Freytag creó la maqueta del escenarsu escasez”. un gráfico esbozando io y movió la cámara la estructura de los cinco actos de los en miniatura desde el pequeño sofá dramas griegos y las obras shakesperihacia las diminutas muñecas, exactanas, que ilustra una forma dramática amente de la forma que pretendía de la historia a través de cinco fases: hacerlo en la cinta. Meticulosamente la exposición, la subida, el clímax, el cuidadoso hasta el detalle más míndescenso y el desenlace. Modela tu preimo”. O como le dijera Hitchcock al sentación de acuerdo a esta estructura. director francés François Truffaut: Un marco dramático fuerte significa “nunca miro el guión mientras estoy que tu audiencia permanecerá conectfilmando. Conozco toda la película “Las presentaciones ada con cada punto que aborde memoria”. Cuando hagas una present- desorganizadas des. ación, adopta su escrupu- siguen una ruta Las presentaciones no son losa atención a los detalles neurótica invisible lo mismo que las historias, pues raras veces prey a contar historias poderque sólo tiene osas. Cuando enmarcas tu sentido para el sentan un único protagocharla dentro de una histo- propio presentador”. nista cuyo viaje progresa hasta el clímax dramático. ria, tus
Las presentaciones tienen varios picos. Tienen más capas que las historias y deben plantear problemas u ofrecer información. Sin embargo, el marco de la historia puede obrar maravillas. Las historias tienen un poder casi místico, han inspirado a las audiencias por miles de años. Explota este poder en tus presentaciones.
“Los grandes oradores transforman a su público. Los comunicadores realmente buenos hacen que parezca que no se esfuerzan mientras lo seducen para que adopte sus ideas y pase a la acción”.
Fallas de la presentación Muchas presentaciones son aburridas, banales e inertes, algo problemático para los miembros ocupados de las audiencias de hoy, quienes tienden a tener periodos cortos de atención. Los directores de cine y las agencias de publicidad usan técnicas de producción para subir el tempo y revolucionar la emoción y el interés de la audiencia. Esto coloca en desventaja a los que preparan discursos. La mayoría de las presentaciones fracasa en cautivar a sus oyentes. Una presentación convincente tiene ventaja sobre un mensaje masivo al mercado.
La mayoría de las presentaciones fracasa en cautivar a sus oyentes. Una presentación convincente tiene ventaja sobre un mensaje masivo al mercado. Un buen presentador utiliza el contacto humano para provocar cambios en las actitudes de la audiencia. Para lograrlo, debe presentar bien sus ideas.
Ideas fascinantes Selecciona las ideas que encuentres convincentes. Deben sobresalir. Como presentador, debes arriesgarte a levantarte por encima del rebaño. No confíes solamente en los hechos. Entra en contacto con tus emociones y los intereses de tu audiencia. Los informes que profundizan en información exhaustiva están ubicados en un extremo del espectro; las historias dramáticas, en el otro. En el medio están las presentaciones explicativas. Como un informe, una buena presentación contiene información, pero también debe incluir una historia. Si una presentación incorpora información y drama, le transmite una experiencia especial a la audiencia.
“Si no indicas dónde quieres que esté el público cuando salga de tu presentación, el público no va a llegar”.
La audiencia como un héroe Toda historia necesita un héroe. El héroe de tu presentación no eres tú, o tu audiencia se desconectará. El héroe de tu presentación es siempre tu audiencia. Como el guionista Chad Hodge escribió, los oradores de negocios deben ayudar a que las personas se vean como los héroes de la historia, ya sea que la confabulación involucre derrotar a los malos o lograr algún objetivo. Todo el mundo quiere ser una estrella o sentir que la historia les habla a ellos o acerca de su personalidad. Eres tú el mentor del héroe; el Yoda para el Luke Skywalker de tu audiencia. Tu trabajo – y el punto principal de tu presentación – es ayudar al héroe, tu audiencia, proporcionando información o conocimiento que cambie sus vidas para bien. Aprende todo lo que puedas acerca del héroe de tu historia, los miembros de tu audiencia. Divídelos por criterios demográficos u otras divisiones útiles como estilos de vida, valores e influencias.Descubre quiénes son, no te quedes en lo que hacen. Considera tu rol como mentor mientras reúnes la información que transmitirás. Establece un terreno común con tu audiencia mediante experiencias compartidas y objetivos mutuos.
“Arreglar una serie de diapositivas cuyo contenido es absurdo es como ponerle pintalabios a un cerdito”. Una búsqueda heroica El Viaje del héroe, un modelo narrativo extraído de la psicología de Carl Jung y los estudios mitológicos de Joseph Campbell, ofrece un concepto para la narración que el analista Christopher Vogler transmite gráficamente a través de un círculo que describe el viaje del héroe.
“Diseñar una presentación sin tener en mente al público es como escribir una carta de amor y dirigirla a ‘apreciado señor’ ( - Ken Haemer, exgerente de investigación de presentaciones de AT&T)
Mientras el protagonista viaja del mundo ordinario a un mundo especial, encuentra obstáculos y caminos interrumpidos, y aprende lecciones antes de emprender el viaje de regreso. Si tu presentación tiene éxito, llevarás a los miembros de tu audiencia, el héroe, a un mundo especial, a un lugar donde llegarán en una búsqueda que involucra el nuevo conocimiento recibido. Tus oyentes pueden decidir entrar a tu mundo, pero pueden no asumir tu punto de vista de inmediato. Cuando tu presentación inspire a los miembros de la audiencia a experimentar un cambio interno de intención, cambiarán su percepción. Cuando algo en tu presentación los hace avanzar, alientas a los oyentes a atravesar el umbral para actuar y completar el objetivo que persigues tú para ellos. Resonancia Toda presentación debe intentar ser persuasiva y transformar a la audiencia para su bien. Lograr estos objetivos requiere de la resonancia, la cual ocurre cuando la vibración natural de un objeto responde a un estímulo externo de la misma frecuencia. En términos no científicos, logras resonancia cuando ajustas tu presentación a la frecuencia de tu audiencia de tal modo que ella experimenta la transformación, lo cual es el objetivo de la presentación. Las audiencias se quedan quietas a menos que los presentadores las obliguen a cambiar; la resonancia genera ese cambio.
“Crear una presentación interesante requiere un proceso más atento que reunir las cuatro tonterías que hoy llamamos presentación”.
La gran idea Una presentación que cuenta una historia requiere de la resolución de un conflicto; esto significa cambiar de “qué es” a “qué podría ser”. Su contenido debe señalar a la audiencia el destino que ha elegido seguir. De manera explícita, haz un mapa de los aspectos importantes, mientras explicas el mensaje global o gran idea. Desarrolla historias para dar sentido a la gran idea. Piensa acerca de tu vida y trata de hacer coincidir las ideas de la presentación con eventos significativos. Para organizar tu presentación, primero genera ideas; considera todos los conceptos que te sean posibles para encontrar la gran idea. Examina los conceptos para encontrar aquellos que apelen a la moral, la emoción y la lógica. Evalúa tus ideas con la mente y el corazón. Cuando identifiques las mejores, agrúpalas.
“Si no filtras tu presentación, el público responderá negativamente, porque le estás haciendo esforzarse demasiado para distinguir los elementos más importantes”.
Ordénalas para desarrollar tu mensaje, colócalas en el orden correcto para el máximo efecto. Haz tu investigación con antelación y aprende acerca del grupo. Cada audiencia prefiere un cierto perfil de contenido para escuchar y retener la información.
“Por muy estimulante que sea tu llamada, un público no actuará a menos que le describas una recompensa que haga que valga la pena”.
Ordena tu mensaje, busLa recompensa que tu solu“Por muy cando un máximo impacto, estimulante que ción dará debería eliminar la brindando contrastes emo- sea tu llamada, resistencia. Una vez que fincionales. Para lograr un deun público no alices tu estructura y mensasarrollo equilibrado, alterna je, transforma tus palabras actuará a menos el contenido analítico, como en imágenes visuales. Hazlo que le describas hechos, estudios de caso, simple. No confundas tus una ejemplos y documentación, diapositivas con demasiacon contenido emocional: recompensa que da información o con excemetáforas, analogías humor haga que valga la so de palabras o imágenes. y afirmaciones impactantes. Produce diapositivas para pena” Varía la propuesta para comapoyar tu mensaje. Define prometer a la audiencia. Fluye de lo puntos fuertes de cambio en la pretradicional – por ejemplo, evitando in- sentación. Luego, transforma los terrupciones y usando el estrado como temas de tu presentación en varies – a lo no tradicional – por ejemplo, os mensajes “Mientras que la organizando y creando interrupciones y convincentes, industria del ocio utilizando el estrado como un escenario. por ejemplo: Tu gran concepto debe articular tu pun- “tenemos un ha subido el listón to de vista y detallar los retos en la con- c o m p e t i d o r para captar al púversación con la audiencia. Explica por agresivo to- blico, las presentaqué deben interesarse por tu mensa- mando nues- ciones se han vuelto je y la transformación que deseas para tras acciones menos atractivas ella. Utiliza una oración completa para del mercado”. que nunca”. definir el objetivo de transformación, Cuando estés como: “este programa hará su equipo listo, practica.
Aventura y acción Una presentación memorable debe impactar. Confía en los componentes de tu presentación – comienzo, desarrollo y final – tomando ideas de las estructuras narrativas de la mitología, la literatura y el cine. Tu presentación debe implementar dos puntos claros de cambio: el primero es el llamado a la aventura, el cual representa el vacío entre lo que es y lo que podría ser. El otro es el llamado a la acción, el cual describe qué quieres que haga la audiencia o cómo los oyentes deben cambiar. Nueva dicha Si ofreces contenidos contrastantes en medio de la presentación, puedes usar esa tensión dramática para comprometer a la audiencia. Inspírala al final de la presentación. Explica que tus ideas no sólo son totalmente factibles sino que también son la mejor opción. Cuando la audiencia acepte y adopte las ideas de la presentación, una sensación de nueva dicha la inspirará o energizará. Ahora es el momento de cruzar el umbral y comprometerse con la acción. Si conduces adecuadamente la presentación, tu audiencia aprobará completamente tu idea. Pero la aceptación es sólo una parte; la idea es que tus oyentes actúen decididamente ante tu llamado a la acción.
“Las presentaciones no deben considerarse como una oportunidad de demostrar lo brillante que eres”.
El momento deslumbrante La presentación necesita algo inolvidable, un momento deslumbrante. Créalo usando discursos cortos, elementos visuales y narrativa emocional. En el 2008, Steve Jobs presentó la computadora súper delgada MacBook Air introduciéndola fácilmente dentro de un sobre. Los miembros de la audiencia frecuentemente repiten esos momentos inolvidables de la presentación con otros. Mírate a ti mismo en la radio Una presentación es como una transmisión radial. Haz “Un público no el mensaje de tu presentación –equivalente a una señal adoptará tu idea de radio – fuerte y claro de modo que tu audiencia reciba a menos que la la información que esperas transmitir. Para emocionar a entienda”. la audiencia, el presentador debe sintonizarse en su frecuencia especial de resonancia. Tu gran idea debe apagar todas las frecuencias irrelevantes. Presta atención al grado de señal de ruido de tu presentación. Elimina todo el ruido posible. El ruido toma cuatro formas: 1. Ruido de credibilidad – Si provocas una primera impresión pobre, no te creerán. 2. Ruido semántico – Demasiados términos profesionales o demasiados clichés. 3. Ruido vivencial – Un lenguaje corporal pobre. 4. Ruido de inclinación – Tu material está centrado en ti mismo. Las personas han puesto a trabajar estas técnicas y herramientas de presentación poderosas para lograr propósitos maliciosos. Recuerda cómo los ejecutivos de Enron burlaron a sus inversores, empleados y distritos electorales públicos. Adhiérete a un objetivo para hacer al mundo mejor, no peor.
“Las historias tienen algo de sagrado”.