GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO Introducción Bienvenidos a “Preparación y presentación de propuestas”. Esta guía tiene un único propósito: aumentar las probabilidades de que las buenas ideas atraigan los recursos necesarios para una aplicación fructífera de una propuesta o proyecto presentado. Hay muchas ideas buenas. Por desgracia, la mayoría no pasa de esa etapa porque muy rara vez puede una persona sola reunir todos los recursos necesarios para realizar todo el trabajo que se requiere y convertir una idea en realidad. Para obtener esos recursos, debemos explicar la idea que tenemos en mente con mucha claridad, ser convincentes en cuanto a la posibilidad de ponerla en práctica y saber qué se necesita para concretarla. Eso es lo que se hace mediante una propuesta. Una propuesta consiste en un plan para hacer algo combinado con una combinación de recursos. Aunque no hay una fórmula o modelo único para preparar una buena propuesta, casi todas las propuestas bien elaboradas tienen ciertos ingredientes en común. Si se comprenden esos ingredientes en común y demuestra un buen dominio de ellos, y eso se combina con un plan final al que va dirigida la propuesta, las probabilidades de éxito aumentan considerablemente. En esta guía se explican estos ingredientes en común por medio de un modelo de preguntas y respuestas. ¿Qué, Donde, Quien, Como, Por qué, Que pasa aquí, A quién?...... A los periodistas les enseñan a asegurarse de que sus informes respondan a las preguntas ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, y ¿por qué? Una propuesta completa debe responder una lista similar de preguntas: ¿Qué es lo que se propone? …………. El concepto central ¿Dónde se aplicará la propuesta?
…………. El lugar
¿Quién será el promotor de la propuesta y se ocupará de llevarla a cabo, y quiénes más participarán? ……………. El equipo ¿Cómo se aplicará la propuesta?
……………Planes de aplicación
¿Por qué es importante la propuesta y por qué habría que prestarle apoyo? ………..Expectativas ¿Qué pasa si las cosas no salen según lo planeado? ……… ¿A quién está dirigida la propuesta?
……………….
Imprevistos El público
Una propuesta que tenga en cuenta estos interrogantes cumplirá con los requisitos de prestamistas, inversionistas, donantes, entidades de subsidios, especialistas en mercados de carbono y los prestadores de servicios. El desafío es hacer un buen trabajo con todos y
cada uno de estos puntos, en vez de preparar en exceso algunas de las respuestas y descuidar otras. En esta guía se detalla cada uno de estos temas y se ofrecen sugerencias para entender mejor al público al que va dirigida la propuesta. ¿Qué …. El concepto central Los productos, servicios y tecnologías que se proponen para llevar a la práctica constituyen el “qué” de una propuesta. El núcleo de toda propuesta es una exposición clara del producto o servicio que se ofrece y una explicación igualmente clara del grupo de clientes al que está destinado ese producto o servicio. ¿Dónde …. El lugar La región, industria o mercado donde se aplicará el concepto central definen el “dónde” de la propuesta. Cada lugar es diferente. El éxito o el fracaso de una propuesta dependerán en gran medida de una combinación de factores que hay que explicar y comprender. El “dónde” alude, en primer lugar, al lugar físico de lo que se propone, es decir, el pueblo o la ciudad, el distrito o el río donde se aplicará la propuesta. Luego, alude a las circunstancias socioeconómicas, políticas y gubernamentales que definen el contexto. ¿Quién … Responsables-equipo de trabajo La institución, empresa, comunidad o individuo(s) que tendrá la responsabilidad de convertir en medidas y resultados lo que se está proponiendo constituye el “quién” de la propuesta, la parte que se arriesga al fracaso y la responsable de la acción. ¿Quién defenderá la propuesta y se encargará de llevarla a cabo? ¿Y qué otras personas deberán participar? La mayoría de los proveedores de fondos y servicios consideran que la calidad del promotor y el equipo es el factor más importante que se debe sopesar al momento de tomar la decisión de invertir. ¿Cómo …. El plan de la aplicación Los elementos de planificación, financiación, operación, construcción, gestión, vigilancia y evaluación constituyen el “cómo” de la propuesta. Una propuesta exitosa demuestra el dominio del rango completo de factores que hay que tener en cuenta. Es aquí donde el promotor muestra cómo se conjugan todas las piezas de una manera manejable. ¿Por qué … expectativas y beneficios Las consecuencias económicas, sociales y ambientales, los efectos y resultados posibles —tanto positivos como negativos—, los riesgos y recompensas, las amenazas y las oportunidades presentadas en la propuesta, todo eso constituye el “por qué” de esa propuesta. ¿Por qué es importante la propuesta y por qué hay que apoyarla? El concepto esencial de este punto es captar y presentar todos los beneficios que podrían obtenerse con la aplicación de la propuesta. Esos beneficios suelen clasificarse en tres categorías: Sociales, ambientales y financieros. ¿Qué pasa si …
plan de contingencia
¿Qué pasa si las cosas no salen según lo planeado? Los profesionales saben que muy pocas cosas salen exactamente como se planifican. Una propuesta debe mostrar que se tiene conciencia de los factores clave que pueden alterar el costo, los plazos, el suministro
del servicio y el resultado. Por lo tanto, el promotor debe demostrar cómo resolverá esos problemas. ¿A quién … el publico Una propuesta bien elaborada se ajusta a las necesidades y a los procesos de la organización habilitadora cuyos recursos solicita. Se concentra en las expectativas, las necesidades y los procesos para la consideración y la aprobación de la propuesta, y para el desembolso de los recursos solicitados de la organización a la que presenta la propuesta. La financiación innovadora no tiene que ver con la creación de algo nuevo, sino con que hay un promotor que se conecta con un habilitador, que es quien puede proveer los recursos necesarios y apropiados. Cada habilitador habla su propio idioma y tiene sus prioridades y responsabilidades. Comprender el universo de las organizaciones habilitadoras resulta crucial para la preparación y presentación de una propuesta.
Qué: Producto, servicio, tecnología y cliente ¿Qué es lo que se propone? ¿Qué tecnología, producto o servicio se está proponiendo? ¿Qué forma adoptará su aplicación? ¿Qué recursos se están solicitando? La esencia de toda propuesta es ofrecer algo nuevo. Puede ser un producto nuevo para obtener mayor poder calórico de la misma cantidad de combustible o un proyecto para convertir la energía cinética y potencial del agua en electricidad. Podría ser un mosquitero recién diseñado con un tratamiento especial para reducir la incidencia de la malaria o un servicio para determinar modos de reducir la cantidad de combustible, calor o electricidad utilizados en un proceso agroindustrial. Podría tratarse también de adaptaciones de productos para abordar el problema del cambio climático de la zona. En casi todos los casos, el producto o servicio que se ofrece conllevará una tecnología. La propuesta debe demostrar, en primer lugar, que el producto o servicio propuesto tenga sentido. Luego, debe demostrarse con claridad que la tecnología propuesta es apropiada. Lanzarse a explicar en detalle una tecnología antes de explicar su adecuación a las circunstancias en cuestión revierte el proceso y, por lo tanto, habría que evitarse. La propuesta debe ser clara con respecto al producto o servicio que se ofrece. Los productos o servicios se describen con frases tales como “electricidad doméstica”, “producción menos contaminante” o “combustible mejorado para cocinar”. Tecnología para concretar el producto o servicio: la propuesta debe demostrar brevemente el dominio de la tecnología que se propone para concretar la fabricación del producto o el suministro del servicio. Las tecnologías suelen describirse con frases tales como “paneles solares fotovoltaicos” o “central hidroeléctrica de salto mediano con turbina Francis”. Las tecnologías también incluyen mejoras para hacer un uso más eficaz de los recursos o por cambios en las circunstancias locales (la adición de neumáticos a los carros de tiro es una adaptación a los caminos pavimentados; las plantas resistentes a la sequía tienen un propósito similar en un mundo rico en gases de efecto invernadero). Grupo de clientes a quien se proveerá el producto o servicio: los clientes a quienes se ofrecerá el producto o servicio o el grupo de clientes a quien va dirigido un programa patrocinado por un tercero. Pertinencia: la propuesta debe explicar por qué es apropiado un producto o servicio en particular para un grupo de clientes (bajo costo, beneficios significativos, mejor que otras alternativas) y por qué es conveniente (menor costo, fácil mantenimiento) y sostenible la tecnología para concretarlo.
Dónde: Lugar, mercado y contexto se aplicará la propuesta? Esta pregunta se requiere al lugar, al mercado y al contexto operativo y regulatorio donde se llevará a cabo la propuesta. En este caso, el “dónde” asume varios significados. En primer lugar, se requiere al lugar físico en el que se llevará a cabo lo que se propone. Vale
decir, el pueblo o la ciudad, el distrito o el río donde se aplicará la propuesta. Luego, se refiere a las circunstancias socioeconómicas, políticas y gubernamentales que definen el contexto. Geografía la propuesta debe vincularse claramente a un lugar geográfico específico. Es útil ubicar en un mapa la locación o el territorio de servicio, ya que así se ubica al lugar en el contexto más amplio de la región o el país. Mercado el territorio de servicio de la propuesta tiene ciertas características sociales, económicas y culturales que es preciso describir. En general, la distribución de los ingresos y la riqueza en el área es un dato importante que debe presentarse con claridad y documentarse bien. Marco reglamentario las leyes y normas que gobiernan la creación y el funcionamiento de lo que se propone se encuadran en lo que se denomina “marco reglamentario”. Normalmente, hay leyes y normas nacionales y locales que cumplir. La propuesta debe indicar todas las leyes habilitantes y las normas de aplicación pertinentes a la propuesta. Éstas pueden incluir normas ambientales, de seguridad o de construcción.
¿Quién : promotor, equipo otros participantes e interesados clave ¿Quien será el promotor principal de la propuesta y se ocupará de llevarla a cabo? ¿Quiénes más deben participar? Esta pregunta se refiere a todas las partes e instituciones cuya cooperación y apoyo se necesitan. Promotor: antes que nada, se debe definir el “promotor” y recalcar su importancia. El promotor es un individuo o un pequeño grupo que es indispensable para la aplicación fructífera de la propuesta; son aquellos hombres y mujeres que dedican tiempo y recursos financieros a la propuesta, que se comprometen a llevarla a la práctica y que están dispuestos a arriesgarse al fracaso. Si se hiciera una encuesta entre los donantes, los prestamistas y los inversionistas sobre los factores que consideran más importantes, la mayoría enfatizaría este componente esencial. No importa si se denomina “administración” o “equipo de proyecto”, “patrocinador” o “promotor”, “empresario” o “empresa”: el “promotor” no es más que lo que se acaba de explicar. Sobreestimar el proceso y el procedimiento por encima del elemento humano como fuerza impulsora y determinante del éxito es un defecto común de muchas propuestas. La responsabilidad, el compromiso y el riesgo caracterizan al promotor. Y es en general el promotor el que elabora la propuesta para presentarla a los demás. Propietarios y/o patrocinadores: los individuos o grupos que financian y patrocinan una propuesta. El promotor puede a su vez ser propietario y patrocinador. Los propietarios y patrocinadores aportan recursos a la propuesta. Estos recursos pueden ser fondos, bienes, reputación o conocimientos especializados. Además, los propietarios y patrocinadores se comprometen y garantizan la aplicación de la propuesta. Dirigencia: ya se trate de una empresa o de un proyecto que se realizará por medio de contratos, se espera que un cuerpo directivo ejecute el plan propuesto. El cuerpo directivo podría ser un directorio, un grupo de asesores o de supervisores (la forma estará dictada por la estructura y el contexto local), pero la propuesta debe señalar con claridad cómo se
tomarán o revisarán las decisiones importantes. ¿Quién tiene la autoridad y el control del presupuesto?. Empleados y personal Son los recursos humanos que se movilizarán para aplicar la propuesta. Debe quedar claro que se podrá contratar personal suficiente, capacitado y motivado, que lleve a cabo las diversas tareas necesarias para poner en práctica la propuesta con éxito. Debe quedar igualmente claro que, para que sea sostenible, el costo total del equipo completo debe presupuestarse y recuperarse con el tiempo. Contratistas y proveedores: son aquellos que suministran los bienes y servicios necesarios para que funcione un plan. En cierto sentido, son “socios”; en otro sentido, son partes esenciales sobre las que se puede ejercer poco control, pero de las que depende por completo la aplicación de la propuesta. Deben elegirse bien y objetivamente. En todas las elecciones de equipamientos, contratistas o proveedor de servicios, los promotores y habilitadores tienen que preguntarse: ¿qué plan B tenemos si fracasa el plan A? Organismos habilitantes: se necesitan permisos para usufructuar tierras públicas, para construir, para operar, para proteger el medio ambiente, para evitar situaciones peligrosas para la salud, para usar materiales peligrosos, para garantizar la seguridad, para constituirse como empresa, para comerciar e incluso para pagar impuestos. En la obtención de permisos participan organismos habilitantes que debe conocer y saber manejar el promotor. La propuesta debe demostrar esta capacidad. No es aconsejable dar los permisos “por sentados”, en especial cuando existe una buena relación personal o profesional; es preferible conocer y dominar las reglas del juego. Asesores profesionales: según la propuesta, conocimientos, prácticos aunados, en una sola idea.
tal
vez
se
necesiten
diversos
¿Cómo el plan Como se aplicará la propuesta? Como se completará la planificación? Como se financiará la propuesta? Como se llevarán a cabo los pasos de construcción y de actividades preoperacionales? Como se harán las operaciones, el mantenimiento, el seguimiento y las evaluaciones? Como se administrarán los riesgos y se abordarán los problemas? Como se supervisará y se notificará el progreso de las actividades?.
¿Por qué Beneficios ¿Por qué es importante la propuesta y por qué habría que prestarle apoyo? Esta pregunta se refiere a las expectativas, los impactos y los resultados que tendrán lugar si se aplica la propuesta según lo planeado. Lo esencial de este punto es captar y describir todos los beneficios que puede llegar a haber. Esos beneficios suelen agruparse en tres categorías bien definidas: sociales , ambientales y financieros. Impacto social y de desarrollo: puede haber un amplio rango de expectativas. Una de esas expectativas puede ser la mejora de la salud o la calidad de vida debido a una
reducción de la contaminación del aire en interiores. Otra podría ser mayor cantidad de tiempo para la educación y la producción de ingresos. Beneficios Ambientales: las expectativas ambientales pueden ir de lo muy local a lo verdaderamente mundial. La reducción de recursos no sostenibles, tales como la leña, es una; otra es la menor acumulación de dióxido de carbono en la atmósfera. Beneficios financieros Desde el punto de vista financiero, una propuesta es básicamente un resumen de cuentas donde consta el dinero que se gasta en aplicar lo que se propone y el que se recibe de los beneficiarios, ya sean estos grupos de clientes u otras partes dispuestas a patrocinar a esos clientes. Algunos beneficios financieros se consideran “comerciales”, lo que generalmente significa que hay un equilibrio entre las ganancias esperadas y los riesgos asumidos. Otros se describen como “casi comerciales”, “menos comerciales”, “de beneficencia” o con otros términos que en general implican que los beneficios no financieros —sociales y ambientales— complementan la ganancia puramente económica.