Silabo Administración Logística

ESCUELA DE EDUCACION SUPERIOR TECNICO PROFESIONAL DE LA POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ - PUNO

CURSO

: ADMINISTRACION

LOGÍSTICA

SEMESTRE

: IV – SEMESTRE 2016.

DOCENTES

: ROGER FREDDY FERNANDEZ BURGOS LUIS CENTENO LUJAN CONSTANTINO PARICELA HUANCOLLO JUAN PEREZ PEREZ VICTOR HUGO QUINTANA PACCO

PUNO – PERÚ 2016

SILABO ADMINISTRACIÓN LOGISTICA I.

DATOS GENERALES PROGRAMA EJE CURRICULAR AREA EDUCATIVA AREA COGNITIVA HORAS SEMESTRALES HORAS SEMANALES CRÉDITOS PERIODO ACADEMICO

II.

: : : : : : :

Proceso Regular Formación Técnico-Policial Formación Básica Ciencias Administrativas 72 horas académicas 04 3.0 IV semestre

SUMILLA La Asignatura forma parte del Currículo de Estudios de las Escuelas de Educación Superior Técnico Profesional de la Policía Nacional del Perú; sus contenidos comprenden aspectos generales de la Administración Logística, los procedimientos y normatividad legal vigente relacionados con la Administración de los recursos materiales en las organizaciones y en la Policía Nacional del Perú.

III.

OBJETIVOS A.

OBJETIVO GENERAL Capacitar en el dominio de las funciones, estructura y disposiciones legales a cerca del Sistema Logístico para una administración eficiente y eficaz.

B.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Conoce y explica la Administración Logística y su importancia en el desempeño de la gestión administrativa de las organizaciones.

2. Establecer con claridad los pasos a seguir en todo el proceso de compras y control de inventarios 3. Comprender el proceso de almacenamiento 4. Entender el sistema de abastecimiento y Contrataciones del Estado.

IV.

CONTENIDOS I UNIDAD TEORIA, ORGANIZACIÓN Y ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION LOGÍSTICA.  Primera Sesión Antecedentes. Concepto de Logística. Otros PRIMERA conceptos. Administración Logística. Objetivo.

SEMANA Importancia.

(04 horas)  Segunda Sesión Sistema de Apoyo Logístico. Fundamentos de Apoyo logístico. Organización de Apoyo Logístico. Sistema Logístico. Elementos del Sistema Logístico.  Primera Sesión Posición de la Logística en la Organización. Ventajas.

SEGUNDA Relación con otras funciones gerenciales de la SEMANA empresa.

(04 horas)  Segunda Sesión Actividades logísticas: el transporte, control de inventarios, compras, packing de protección.

Almacenamiento, manipulación de mercaderías, picking, distribución, entrega, almacenamiento de información.  Primera Sesión TERCERA Logística: “justo a tiempo”, Los cinco ceros del SEMANA enfoque just in time.

(04 horas)  Segunda Sesión El método “ABC”: una herramienta para la toma de decisión en el ámbito logístico.

Aplicación de las “5-S” en logística: 1. seire (arreglar) 2. seiton (ordenar) 3. seisou (limpiar) 4. seiketsu (mantener) 5. Shitsuke (conservar) II UNIDAD ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE COMPRAS  Primera Sesión Proceso de Compra.

Generalidades.

CUARTA Aprovisionamiento. La función de compras.

SEMANA Actividades de la función de compras.

(04 horas)  Segunda Sesión La Gestión de Compras. Normas para realizar las compras  Primera Sesión

QUINTA SEMANA (04 horas)



Calculo del lote económico de compras. La orden de compra.

Segunda Sesión La distribución de las copias de la orden de compra u orden de servicio. Reingeniería de compras.

III UNIDAD ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES Y CONTROL DE INVENTARIOS  Primera Sesión SEXTA Concepto de almacén. Origen de almacén. Ciclo SEMANA de almacenamiento. La zona de almacenaje.

(04 horas)  Segunda Sesión Medios de almacenaje. Tipos de almacenaje.

SETIMA  Primera Sesión SEMANA Catálogos de los bienes y materiales en la PNP. (04 horas)  Segunda Sesión Sistemas de almacenamiento OCTAVA  Primera Sesión SEMANA EXAMEN PARCIAL I (04 horas)  Segunda Sesión Registro y control de existencias NOVENA  Primera Sesión SEMANA Inventario físico de almacén. Tipos de inventario.

(04 horas)  Segunda Sesión Taller: “Técnicas para realizar un inventario”  Primera Sesión DÉCIMA Taller: “Técnicas de registro y control de SEMANA existencias” (04 horas)  Segunda Sesión Bajas de bienes. Organización de la División de almacenes.

DÉCIMO  Primera Sesión PRIMERA Taller: “Procedimientos de bajas de bienes” SEMANA  Segunda Sesión (04 horas) Normatividad y documentos usados en almacén.  Primera Sesión DÉCIMO Definición. Stock o existencias. Clasificación de SEGUNDA los inventarios.

SEMANA  Segunda Sesión (04 horas) Técnica selectiva de control de stock.

Clasificación de la curva ABC.

 DÉCIMO TERCERA SEMANA (04 horas)



Primera Sesión Definición. Importancia. Objetivos. Categorías de mantenimiento.

Segunda Sesión Escalones de mantenimiento. Tipos de mantenimiento. Organización de la División de Mantenimiento de la DIRLOG-PNP.

IV UNIDAD ABASTECIMIENTO Y CONTRATACIONES DEL ESTADO  Primera Sesión DÉCIMO EXAMEN PARCIAL II CUARTA Segunda Sesión SEMANA Abastecimiento y Contrataciones del Estado. Las (04 horas) compras estatales. El concepto de compras. Las contrataciones del estado en el Perú. El sistema de abastecimientos.  Primera Sesión DÉCIMO Ciclo de aprovisionamiento logístico. Planificación y QUINTA programación.

SEMANA  Segunda Sesión (04 horas) Etapas de ejecución del proceso de selección. Etapa de ejecución contractual. Principales procesos técnicos de abastecimiento.  Primera Sesión DÉCIMO Ciclo de aprovisionamiento logístico. Plan anual de SEXTA adquisiciones. El expediente de contratación. Etapas SEMANA de ejecución del proceso de selección.

(04 horas) Segunda Sesión Las Contrataciones del Estado. Organismos. Seace.

Organización y responsabilidades en las contrataciones.

Elementos básicos de las contrataciones. Contrataciones entre Estados.

DÉCIMO  Primera Sesión SEPTIMA Procesos de selección. Licitación pública. Concurso SEMANA público.

(04 horas)  Segunda Sesión Adjudicación directa. Adjudicación de menor cuantía.

DÉCIMO OCTAVA EXAMEN FINAL SEMANA (04 hora)

V.

VI.

PROCEDIMIENTOS DIDÁCTICOS A.

Las técnicas de enseñanza se orientarán a la interacción permanente docente – educando, enmarcadas en la cultura participativa, el trabajo en equipo.

B.

El desarrollo de los contenidos curriculares serán eminentemente objetivos mediante el empleo de Mapas Conceptuales.

EQUIPOS Y MATERIALES El docente para el desarrollo de la asignatura empleará los siguientes equipos y materiales: A.

EQUIPOS Retroproyector, video grabadora, computador, proyector multimedia.

B.

MATERIALES Proveerá separatas a los educandos, así como utilizará o videos para reforzar las técnicas de enseñanza.

VII.

transparencias

EVALUACIÓN La asistencia a las sesiones teóricas y prácticas es obligatoria, debiéndose tener en cuenta lo establecido en el Manual de Régimen de Educación de las Escuelas de Formación de la PNP. El proceso de evaluación del aprendizaje será permanente, comprenderá: A.

Evaluación Formativa Interactiva, en relación a la participación activa del alumno en el aula. El promedio de las intervenciones orales constituirá Nota de Paso Oral.

B.

Evaluación Formativa o de Proceso para comprobar el rendimiento académico, pronosticar posibilidades de desarrollo y reorientar la metodología, compromete la aplicación de: 1.

Talleres.

2.

Exposiciones.

3.

Dos exámenes escritos parciales (8ª y 14ª semana), enmarcados en los modelos de la Prueba Objetiva, pudiendo, además, contener preguntas tipo desarrollo y situación problema, en las que prime el empleo de la capacidad reflexiva, la correlación de criterios, el análisis y el pensamiento lógico.

4.

Un trabajo de investigación monográfica que se valorará en su forma y contenido.

C.

Evaluación Sumativa orientada a comprobar el nivel de desarrollo cognoscitivo, reflexivo y del pensamiento lógico, para lo cual se aplicará un examen final (18ª semana), de similar característica empleada en los exámenes parciales.

D.

El Promedio General se calculará en concordancia con las disposiciones establecidas en el Manual de Régimen de Educación de las Escuelas de Formación de la PNP, conforme se detalla a continuación: Promedio General: PG = PEP (3) + PO (1) + TA (2) +EF (4) 10 PEP = PO = TA = EF =

VIII.

Promedio de Exámenes Parciales Paso Oral Trabajo de Investigación Monográfica Examen Final

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

1. ROJAS LOPEZ, M. (2011) Logística Integral. Ediciones de la U. Bogotá, Colombia.

2. TELESUP (2014) Gestión de Logística. Consorcio Telesup. Lima, Perú 3. KOLB FRANCOIS. “La Logística. Como administrar las compras y los almacenes”.

4. MARTHAN G. César. “Enciclopedia de Logística Empresarial”.

5. SEGURA SANTIAGO. “Gestión de Stock”.

6. TORREY MOTTA, Marco. “Técnicas Industriales de Producción” 7. VALDEZ PALACIOS, Armando. “Administración Logística”.

I UNIDAD TEORIA, ORGANIZACIÓN Y ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION LOGÍSTICA. 1. ANTECEDENTES DE LA LOGISTICA Los orígenes de la logística cuyo término proviene del campo militar, relacionado con la adquisición y suministro de materiales requeridos para cumplir una misión aplicada a la actividad empresarial, se remontan a la década de los cincuenta. Una vez concluida la segunda guerra mundial, la demanda creció en los países industrializados y la capacidad de distribución era inferior a la de venta y producción.

Esto ocasionó la proliferación de los productos en los departamentos de mercadeo, que optaron por vender cualquier artículo en cualquier lugar posible, y los canales de distribución comenzaron a ser obsoletos. Por tanto la alta gerencia, consiente que la distribución física tenía que ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos, comenzó a probar modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución y esta comenzó a tener identidad propia dentro de la estructura de la organización. Así se dan los orígenes de la logística en los que el departamento de distribución controlaba el almacenamiento, el transporte y en parte el manejo de pedidos.

2. LOGÍSTICA El término "logística" (del inglés: Logistics) ha sido tomado del ámbito militar para ser utilizado en el mundo empresarial como el término que, se refiere: 1. Al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la realización de sus actividades.

2. Al conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el envío de productos terminados al punto de consumo o de uso.

Por tanto, no es una exageración el decir que el éxito final de un proyecto depende en una buena parte, de la logística.

El diccionario de términos sobre contrataciones y adquisiciones del estado, define a la "logística", en los siguientes términos: Es la ciencia y el arte, que ocupa uno de los grandes campos de acción de toda empresa y comprende todas las actividades directamente relacionadas con la satisfacción de necesidades físicas o materiales que se requieren, para asegurar el normal funcionamiento de la Empresa u Organización.

El Manual de Logística de la PNP, define a la logística en los siguientes términos: "Logística es el conjunto de actividades directamente relacionadas con la satisfacción de las necesidades físicas de las Unidades. Incluye las operaciones de abastecimiento, mantenimiento, evacuación y hospitalización, transportes y diversos".

Como observamos esta definición difiere en algunos términos pero que en realidad, la logística como función es una sola, la de proveer de los medios o materiales al elemento humano o a la empresa, para el trabajo cotidiano que esta desarrolla como organización.

3. OTROS CONCEPTOS DE LOGÍSTICA Logística es definida a continuación por varios autores: Jhon F. Magee (1968) en su libro "Industrial Logística" definió la logística como "el movimiento de los materiales desde una fuente u origen hasta un destino o usuario".

Según (BALLOU 1991) “la logística empresarial abarca todas las actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de productos que tienen lugar entre los puntos de adquisición y de consumo”.

Los autores la definen como un "sistema que garantiza el flujo eficiente de materiales o personas y de su información asociada desde un origen o fuente hasta un cliente o destino, incluyendo un flujo financiero".

"La logística es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas y componentes, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento apropiado".

La definición de logística, permite asociar el término logística directamente con el flujo de materiales, desde el proveedor a un cliente, e incluso debe reconocerse que éste es el objeto sobre el cual recae la acción de la logística. Como se aprecia existe consenso entre los autores consultados en considerar que la logística se ocupa de la gestión del flujo físico que comienza en la fuente de suministro y termina en el punto de consumo.

4. ADMINISTRACION LOGISTICA Es el planeamiento, organización, empleo y control de los recursos materiales de una organización, a fin de asegurar un adecuado apoyo a las operaciones propias de funcionamiento de la organización, que le permitan cumplir los objetivos empresariales en la forma más económica y eficiente.

5. OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA Su objetivo fundamental es: entregar los surtidos requeridos, con la calidad deseada, en las cantidades necesarias, en el momento preciso, en el lugar adecuado y con el menor costo posible. Se analiza partiendo de la misión de cada entidad y se tendrá por ejemplo la existencia de una logística industrial, una logística de los servicios o una logística del comercio o comercial.

6. IMPORTANCIA DE LA LOGISTICA César Marthans Garro en su obra "Logística empresarial", nos dice al respecto: La logística, en cualquier tipo de empresa, siempre ha constituido uno de los aspectos más importantes del funcionamiento de ella.

Esta importancia se ha incrementado notablemente, con el advenimiento de nuevos y sofisticados procedimientos destinados a acelerar la producción, lo que a su vez, ha hecho que la logística adquiera un valor determinante, en su propósito de apoyar todas las operaciones de la empresa, desde su planeamiento, hasta la fase final del proceso empresarial.

Todas estas operaciones requiere de un planeamiento logístico, para determinar las necesidades; planeamiento que se va desarrollando en los distintos niveles que la empresa considere para su funcionamiento, operación o producción. La logística se encargará entonces, de organizar los recursos materiales, para satisfacer las necesidades que plantee la empresa como indispensables para su funcionamiento, determinando inclusive, las fuentes internacionales que pudieran proveer esos recursos.

Indudablemente, estamos acostumbrados a ver que en las organizaciones de las empresas pequeñas o de mediana envergadura, no aparezca un ente logístico como tal; pero de ninguna manera esto quiere decir que se esté prescindiendo de las actividades logísticas. Lo que es realidad sucede, es que esta función es absorbida por otros elementos, generalmente de operaciones o de producción. O en su defecto es considerada como una o más actividades dentro del ente administrativo de la empresa.

Sin embargo, en empresas grandes o muy importantes, la logística se hace imprescindible, creciendo en forma tal, que adquiere grandes proporciones, haciéndose indispensable y convirtiéndose en el "engranaje" principal, de todo el complicado sistema empresarial. Su importancia llega a ser tal, al extremo que si no funciona adecuadamente la logística, tampoco marcha bien la empresa, generando una serie de problemas que al final, representa decididamente el factor en el cual se basa el éxito económico de la empresa. Por eso, se dice con frecuencia y con mucha razón, que "a mayor importancia de la empresa, se requiere dar mayor importancia a la logística".

ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA. La organización logística de manera general se basa en las funciones logísticas, de manera que no puede existir una organización logística modelo para todas las empresas, aun cuando tengan la misma producción o servicio.

1. SISTEMA DE APOYO LOGISTICO. Es la estructura que se da al conjunto de elementos que conforman el Ente logístico, a fin de que puedan cumplir sus funciones eficazmente, dentro de la empresa; de manera que este sistema posea una capacidad inmediata de respuesta ante requerimientos o contingencias, y con estandarización de procedimientos que optimice la operatividad logística.

En realidad el sistema logístico es un conjunto jerarquizado de componentes interrelacionados, que permiten el normal desarrollo de las actividades de la organización. Y que determinen se logre los objetivos globales.

2. FUNDAMENTOS DEL APOYO LOGISTICO. La experiencia exitosa de grandes empresas, ha permitido establecer que, cualquiera que sea el sistema de apoyo logística que se conciba, para que sea eficaz, debe sustentarse en los siguientes fundamentos: a) Objetivo Logístico.

Toda estructura logística básicamente debe orientarse a determinar las necesidades singulares de la empresa. Que por regla nunca son iguales a los requerimientos de otra empresa de similares características. b) Standardización de procedimientos.

Dentro de la empresa los procedimientos de apoyo logístico deben ser similares, durante todo el tiempo, previendo las posibles eventualidades que se requieran en situaciones cambiantes de la producción. c) Simplicidad.

Significa que el apoyo logístico no debe ser complicado, evitando la existencia de niveles intermedios, preocupándose únicamente en que todas las operaciones se realicen normalmente y limitándose a mantener la capacidad operativa de la empresa. d) Economía.

Este fundamento expresa que todas las actividades logísticas, debe demandar el monto estrictamente indispensable para satisfacer las necesidades de la empresa. e) Seguridad.

La seguridad es una necesidad permanente en todas las actividades logísticas, que se realiza en apoyo de las operaciones de la empresa. La seguridad puede ser técnica o de operación, dirigida prevenir accidentes o fallas por el manejo deficiente o inadecuado de equipo materiales. Y una seguridad material, orientada a la conservación y almacenamiento apropiado de los materiales propios de la empresa, como resultado de la aplicación de medidas de carácter técnico, dadas por los fabricantes.

F) Oportunidad.

Las necesidades materiales de la empresa deben satisfechas, en el momento oportuno y en las condiciones deseadas, para que se considere una labor logística optima, que contribuya en la eficacia de la producción.

3. ORGANIZACIÓN DEL APOYO LOGISTICO La organización del sistema de abastecimiento, debe comprender: a) Un eficaz procedimiento de pedido b) Un órgano ejecutivo (compras), encargado de atender los pedidos, ordenando su entrega o efectuando las adquisiciones, según se disponga o no, de los artículos solicitados. c) Un sistema de control de stock, capaz de proporcionar la información actualizada; y d) Personal y facilidades para gestionar, recibir, almacenar, mantener y distribuir los artículos.

4. SISTEMA LOGISTICO. Un sistema está constituido por una serie de elementos que integrándose y relacionándose entre ellos, contribuyen a lograr un fin determinado, es decir alcanzar un objetivo. En las empresas existen diferentes sistemas, entre los cuales, el de logística tiene una influencia directa en el desarrollo de las actividades y por ello es esencial para su funcionamiento.

Los elementos que conforman un sistema constituyen la estructura sobre la cual éste basa su accionar y es por ello que el Sistema Logístico en la Empresa está estructurado sobre la base de los siguientes elementos: 5. ELEMENTOS DEL SISTEMA LOGISTICO. A. Adquisiciones y su Control.

Dentro del sistema es el elemento prioritario o la actividad que se realiza al descubrir o detectar la necesidad y actúa accionado por el control de producción y de inventarios, o por los usuarios, para que se pueda disponer de los materiales, sea para su utilización inmediata, sea para la renovación oportuna de las existencias.

Para los materiales de consumo constante, esenciales para apoyar las actividades normales de la empresa, este elemento es accionado por el control de inventarios o el de producción, en cambio para aquellos materiales de

consumo esporádico, son los usuarios los que a través de sus pedidos lo ponen en acción.

El control de las adquisiciones es parte de la actividad diaria de este elemento, con la finalidad de que los materiales lleguen oportunamente y de evitar las duplicidades.6 B. Almacenes.

Este elemento es responsable de guardar ubicados los materiales, conservándolos en condiciones óptimas para su utilización; en él deben incluirse los de planta; materias primas, artículos en proceso y productos terminados; así como los externos ubicados en otras áreas, incluyendo los de las empresas distribuidoras y en algunos casos, las tiendas de venta al por menor o detallistas. Se consideran como elementos del sistema todos los tipos de almacenes, porque el Sistema Logístico actúa en el proceso del flujo de materiales y éste, como ya se ha indicado, comprende desde su origen o fuente de abastecimiento, hasta la entrega al último usuario, pudiéndose seleccionar los canales a través de los cuales le interesa a la empresa llegar a los clientes con sus productos terminados.1 C. Inventario y su Control.

Es conocido que los inventarios o existencias de materiales, constituyen la razón de la actividad logística en la empresa, y que deben actuar como amortiguadores en las operaciones a fin de permitir que el sistema se desarrolle con efectividad y economía. Esta función de amortiguación se realiza mediante el almacenaje de los materiales y el control permanente para conseguir una renovación adecuada que facilite la fabricación, así como la adquisición y el transporte de aquellos artículos necesarios no existentes, de manera de contar con ellos en el tiempo requerido, en el lugar preciso y en las cantidades convenientes. (...)

D. Medios de Transporte y de Manipulación.

Los costos de transporte y de manipulación han influido cada vez más en los costos del material en los últimos años, tanto en el abastecimiento de los materiales como en la distribución física, pero además los adelantos técnicos de los medios de transporte han influido en la variación de las políticas de compras y de inventarios de las empresas. Estos aspectos hacen resaltar la importancia de este elemento dentro del Sistema, que incluye no sólo los movimientos hacia la planta y aquellos considerados en la distribución física o sea hacia los clientes.

Se requiere, por lo tanto, considerar todas las formas de transporte y manipulación de los materiales, aún los externos del proveedor hacia la planta y de ésta hacia los clientes, por cuanto estos costos constituyen parte del costo de adquisición, en el primer caso, y de distribución física, en el segundo.

E. Comunicaciones.

El Sistema Logístico debe contar con elementos de comunicación para procesar las órdenes de compra; para impartir o hacer llegar a los proveedores, 1

VALDEZ PALACIO Armando. Administración Logística. Ediciones Sagsa. Págs. 54

instrucciones sobre los materiales solicitados o sobre los medios de transportes a utilizar; para comunicar especificaciones relativas a las características físicas de los artículos o definir variaciones que puedan presentarse después de emitida la orden de compra. El mantenimiento de registros sobre las existencias en almacén o en tránsito, facilitará la comunicación da datos sobre inventarios y permitirá la rápida toma de decisiones en relación con el embarque de los artículos solicitados o de los movimientos de materiales.

Al diseñar el sistema, es conveniente considerar las necesidades de comunicación y los medios que para ello se requieren, de manera de estar en aptitud de enviar o recibir información sobre materiales, precios, cantidades, etc., a y de sus proveedores, clientes, distribuidores, etc. Además de lo indicado hay que pensar en disponer de equipos que permitan a la empresa, procesar la información que dará lugar a producir o mover inventarios; completar o renovar existencias, ordenar la fabricación de artículos determinados; emitir solicitudes a los proveedores y clientes; o cualquier otra información, disposición o acción que sea conveniente para el funcionamiento efectivo del sistema, las actividades de la empresa y de sus dependencias.

F. Planeamiento y Control de Producción.

Constituye uno de los elementos más importantes del sistema logístico, mediante el cual se elaboran los planes de tiempo y unidades que deben producirse y que permiten detectar y determinar la cantidad y variedad de materiales que se requieren para cumplir el plan elaborado. El cálculo detallado de los requerimientos de materias primas, semi -elaborados, piezas y partes, etc., así como su disponibilidad, adquisición o fabricación en la propia empresa, es una de las tareas de éste elemento, el que además debe efectuar el seguimiento en la ejecución de los planes, controlando el empleo de los materiales en las diferentes etapas de la producción y la cantidad de unidades producidas. El planeamiento provee las bases para efectuar el control y asegurar que los recursos asignados se empleen para alcanzar los objetivos que dieron lugar a los planes. El control debe estar siempre en relación a los planes preparados, de manera de lograr que la medición de la perfomance sea posible y se pueda realizar fácilmente y sin dificultades.

G. Personal.

En el Sistema Logístico, no todo se refiere a facilidades físicas como almacenes, medios de transporte y de comunicaciones, computadoras, registros, etc., también hay que incluir al personal que acciona, dirige y trabaja dentro de él. Los ejecutivos y trabajadores que toman decisiones, los que compran, almacenan, manipulan y mueven materiales, controlan los inventarios, y en general todo el personal que, en forma constante, piensa y actúa para mejorar el sistema y proporcionar servicio eficiente. Por ello es que constituye el elemento básico de la estructura del sistema logístico, que con su trabajo lo hace funcionar; los medios con que cuenta ayudan para que el servicio sea más rápido y eficiente, pero no hay que olvidar que antes de que apareciesen los equipos de procesamiento de datos y de manipulación de materiales, existían los inventarios, los almacenes, las adquisiciones y se manipulaban materiales, todo en forma manual, lógicamente más lento y de acuerdo con la demanda de la época. El ingenio humano ha creado medios

mecanizados y electrónicos para producir más cantidad, para procesar la información y para que sean utilizados por el hombre, el cual debe tener presente que las industrias, en su mayor parte, fueron el siguiente paso de la artesanía. Debe pues reconocerse lo imprescindible del concurso del personal al cual hay que asignar las funciones que, de acuerdo a sus capacidades pueda desempeñar mejor, considerando sus conocimientos y su experiencia, velando por su capacitación y entrenamiento, y procurando hacerles conocer y comprender las características y políticas del sistema logístico y su beneficio para la empresa y para ellos.

POSICIÓN DE LA LOGÍSTICA EN LA ORGANIZACIÓN La misión del sistema logístico de la empresa es proporcionar un buen servicio al cliente, apoyando los esfuerzos de producción y marketing de la empresa. El sistema logístico, por consiguiente, está funcionalmente subordinado a los departamentos de producción y marketing, ya que dicho sistema debe responder con eficacia y eficiencia a las necesidades operacionales y estratégicas de estas funciones. Cuanto mayor sea la empresa y la importancia estratégica del servicio al cliente para la naturaleza de ésta, más importante se hará colocar la función logística dentro de la organización, a la par de otras áreas funcionales importantes en términos de rango y autoridad.2 1. VENTAJAS La existencia de la dependencia logística, responsable del flujo de los materiales, presenta ventajas o beneficios específicos para el funcionamiento de la entidad.

Entre éstas se consideran las siguientes: A. Coordinación con los proveedores.Uno de los aspectos importantes en la actividad compradora, es sin duda la relación que se origina y mantiene con los proveedores y fuentes de abastecimiento, ya que éstos son los que proporcionan los materiales necesarios para la empresa y es el comprador, o debe serlo, el que negocia con él, exige su cumplimiento, busca nuevas fuentes donde proveerse, obtiene datos sobre los materiales que le interesan o sobre nuevas técnicas de importancia para la empresa, etc., es por eso que sin ceder en sus exigencias de cumplimiento, las relaciones deben ser cordiales y amistosas, procurando mejorarlas de ser posible, para obtener las mayores ventajas para el servicio que presta la administración logística.

B.

2

Mejora la rotación de los inventarios.Al reunir en una sola dependencia a todos los elementos que tienen a su cargo las actividades del flujo de materiales, se podrá mejorar la rotación de inventarios por el conocimiento obtenido, a través de Compras, de los tiempos de demora; lo que unido a la información permanente de las existencias, proporcionada por Control de Inventarios y el estrecho contacto con los proveedores, permitirá lograr una visión completa y veraz de la forma de actuar para, conocimiento de los requerimientos y necesidades de los usuarios, lograr la reducción de las existencias y permitir una mayor rotación anual de los inventarios.

GALVEZ MENESE Gerardo y otro. Enciclopedia del management. Pág. 667.

C.

Servicio a Producción más seguro.El conocimiento conjunto de las posibilidades y cumplimiento de los proveedores, de la situación de los inventarios, de los almacenes y sus capacidades, de las necesidades y requerimientos de la producción y de su propia responsabilidad y autoridad, permite a la dependencia logística tomar decisiones adecuadas y oportunas, asegurando el servicio hacia las líneas de producción, de manera de abastecerlas en las cantidades necesarias, sin demoras ni retardos y con la calidad más conveniente.

D.

Ahorro en embalaje y manipulación de materiales.Mediante el planeamiento coordinado de las actividades de compras, control de inventarios, almacenes, manipulación de materiales y embalaje y por el empleo adecuado del personal dedicado a estas tareas se pueden lograr ahorros interesantes en el flujo de materiales.

E.

Coordinación y Comunicaciones mejores.En el desarrollo de las operaciones de una compañía, es sumamente importante la coordinación de todas las actividades para obtener un mejor rendimiento. Para alcanzar dicha coordinación se requieren disponer de una comunicación ágil, fácil y permanente que haga llegar a todos los elementos de la empresa, las informaciones y datos que necesitan para su trabajo.

En el aspecto logístico los dos aspectos mencionados, coordinación y comunicaciones, son vitales para sus actividades internas y externas y la centralización bajo una gerencia, ayuda a conseguirlas, no sólo entre sus elementos, sino también con las dependencias usuarias, principalmente la de Producción.

F.

Ahorro en el transporte de materiales.Pueden alcanzarse ahorros significativos en el transporte de materiales, si se proporciona a la dependencia de tráfico, la autoridad e independencia suficiente para que pueda elegir, en base a sus conocimientos, experiencia y contactos, el medio más adecuado y económico, en función del tipo, características y cantidad del material solicitado o despachado.

G . Evita duplicidad de esfuerzos.En el accionar del flujo de materiales a través de las diferentes operaciones de la empresa, se efectúan una serie de tareas que muchas veces son duplicadas sin necesidad, sólo porque la función logística no se ha centralizado. Al centralizarse se evitan duplicidades tales como: registro de control y su mantenimiento durante las operaciones, manipulación, almacenaje, acomodo y ordenamiento, embalaje y despacho de los materiales.

H . Centralización de la responsabilidad.Más grave que la duplicidad de esfuerzos es la división de la responsabilidad, lo que es muy frecuente cuando se fraccionan las actividades logísticas y se reparten entre las dependencias de la empresa. En cambio al centralizarlas bajo un solo mando, se está también centralizando la responsabilidad total del servicio en el Gerente de Logística, permitiéndole formar un equipo, desarrollarlo y entrenarlo de manera tal que ninguno de sus componentes trate de sobresalir

por su cuenta en detrimento de los demás, ya que la base de su accionar eficiente y del éxito está en la coordinación, la cual depende del Gerente de la dependencia unificada.

2. RELACIONES CON OTRAS FUNCIONES GERENCIALES DE LA EMPRESA Actualmente las técnicas de análisis, los métodos de comunicación, el manejo de la información y los medios de manipulación y transporte de materiales, permiten construir sistemas logísticos efectivos que pueden ser dirigidos y controlados de una manera responsable y equilibrada. La gerencia logística, debe mostrarse colaboradora en sus relaciones con los otros ejecutivos y obtener coordinación y apoyo para alcanzar resultados realmente efectivos, es decir verdaderas reducciones de costos en las actividades a su cargo, sin afectar el desempeño de las otras dependencias.

A. Logística - Gerencia General. (...) la ubicación de la dependencia logística en la organización de la empresa, es uno de los problemas que se presentan al centralizar las actividades relacionadas con ella. Se considera problema porque conforme han venido funcionando, las decisiones se han tomado, solamente, teniendo en cuenta satisfacer al usuario, y por lo tanto, atendiendo sus exigencias y, a veces, caprichos, sin pensar en la importancia económica que cada decisión podía tener para la empresa. Se debe basar las decisiones en procedimientos ordenados y lógicos; examinar datos e informaciones; utilizar el planeamiento, la organización y el control para lograr que los usuarios cuenten siempre con existencias, midiendo al mismo tiempo el costo que para la empresa significan todas estas actividades y tendiendo a reducirlos mediante procedimientos que permitan armonizar ambos aspectos en forma permanente, contar con materiales al menor costo posible (.. .)

B. Logística - Producción.

En las empresas fabriles la atención de los directivos se concentra en la producción, haciendo que todas las funciones giren alrededor de ella. Es indudable la importancia que tiene esta función como principal consumidora de materiales y por ello, es que normalmente las actividades logísticas han estado bajo su dependencia y, aún en la actualidad, son muchas las empresas que las subordinan a la dirección o gerencia de producción. Sin embargo, un breve análisis de la función principal de ambos elementos, nos permitirá establecer que la mejor relación entre ellos debe ser enfocada desde el punto de vista de sus objetivos, tratando de unificarlos en base a su contribución eficaz a los beneficios generales de la empresa. Desde este punto de vista, se encontrará que la relación entre los elementos debe ser de coordinación y no de subordinación, no existiendo razones para que alguna de ellas domine y si más bien para que, mediante el desempeño coordinado de ambos, pueda producción contar con los materiales que requiere, sin tener preocupaciones extras a su verdadera y principal función, la transformación de las materias primas en productos terminados a costos verdaderamente competitivos.

C.

Logística - Finanzas - Contabilidad.

A Finanzas y Contabilidad, le compete el empleo eficiente del capital que la empresa tiene y el control de las actividades en relación con el manejo de dicho capital. Las relaciones con Logística son constantes ya que logística genera los mayores desembolsos que se efectúan en la empresa, tanto en relación a los materiales de usos constante, como en la adquisición de bienes del activo fijo, aspectos ambos que sólo pueden ser efectuados teniendo en cuenta la disponibilidad de dinero efectivo y las posibilidades de contar con recursos que puedan ser comprometidos para pagos futuros.

D.

Logística - Comercialización.

La comercialización de los productos que fabrica una empresa, es otro de los aspectos que como Producción lo consideran los directivos como de gran importancia, lo que es lógico por cuanto es ésta actividad la generadora de ingresos para la empresa. Sin embargo, dicha importancia no debe ser sobrevalorizada, al extremo de subordinar las otras actividades a ella.3

E.

Logística - Ingeniería del Producto La relación entre estos dos elementos se centra principalmente en la utilización de componentes normalizados para la producción del artículo, para su embalaje y para las características, sobre todo sabiendo que la ingeniería del producto se ocupa del diseño de nuevos artículos y responde a los pedidos de variación que pueda hacerle Comercialización y que Logística tratará de controlar los riesgos que ello significa para los costos logísticos (renovación, posesión, distribución).4

F.

Logística - Control de calidad A éste elemento le compete, como su nombre lo indica, controlar la calidad de los productos que fabrica la empresa y además aquellos que son adquiridos para la producción u otras dependencias. Por ello es que la actividad logística

3 4

VALDEZ PALACIO Armando. Administración Logística. Ediciones Sagsa. Págs. 74 - 76 VALDEZ PALACIO Armando. Administración Logística. Ediciones Sagsa. Págs. 76

debe establecer coordinaciones y obtener la colaboración, de manera de asegurarse la calidad adecuada, haciendo certificar por el control de calidad.5 1. ACTIVIDADES LOGÍSTICAS 1.1. EL TRANSPORTE.Elemento de mucha importancia dentro de la distribución física. Para transportar productos de una ciudad a otra se utilizan las diferentes vías de comunicación.

TIPOS DE TRANSPORTE:     

Vehículos automotores Ferrocarriles Vías fluviales Líneas aéreas Transporte multimodal.

El sistema de transporte implica un aprovechamiento de la tecnología del mismo, es decir, tomar las ventajas que pueden ofrecer los procedimientos de manejo físico que las vías existentes ofrecen.

El costo y la capacidad de transporte no son los únicos factores que deben ser tomados en cuenta en el transporte de los productos, es decir para la selección del transporte la seguridad también cuenta y es muy importante porque crea beneficios de tiempo y lugar para sus productos y tiene repercusión directa en la disponibilidad del mismo producto.

Criterios para la selección de transporte   

  

Costos.- Se evalúa si el medio de transporte en realidad equivale a los que cuesta en comparación con los demás medios.

Tiempos en tránsito.- es el tiempo total en el cual las mercancías se encuentran en poder del transportista.

Confiabilidad.- Se refiere a la integridad tanto en la seriedad como en la consistencia del servicio que ofrezca el medio de transporte. El tiempo y la confiabilidad afectan los costos de exigencia del vendedor además de las posibles ventas que, por no tener disponible la mercancía no se puede realizar.

Capacidad.- Es el espacio que tiene el transporte para dar un servicio adecuado a cada tipo de mercancía, ya que existen productos diferentes y por tanto existirá un trato diferente.

Asequibilidad.- Es el conocimiento, por parte del transportista de la ruta o red específica para llevar las mercancías.

Seguridad.- La mercancía debe llegar en óptimas condiciones donde el consumidor, generalmente el transporte se hace responsable de todas las pérdidas de la mercadería.

VALDEZ PALACIO Armando. Administración Logística. Ediciones Sagsa. Págs.77

1.2. CONTROL DE INVENTARIOS.Inventario es la cantidad de artículos que se guarda en los almacenes que la empresa necesita para sus operaciones. Estos artículos son materias primas, artículos de consumo, semiacabados, partes y piezas accesorios, herramientas, productos terminados todo lo que necesita una empresa para funcionar y hay que mantener en lugares adecuados renovándolos oportunamente y controlarlos a cada uno.

Es importante el control de inventarios, su mantenimiento y renovación que mantiene en el tiempo y lograrlo se requiere una constante toma de decisiones para tener un buen stock que permita su normal distribución y la cantidad minina que hay que almacenar.

Administrar los inventarios supone continuidad y control para contar con los niveles óptimos de stock que contribuyan la eficiencia de las ventas, producción y reduzcan los costos al mismo tiempo El control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

1.3. COMPRAS.Las compras han evolucionado de la simple función de servicio, a una función directiva donde hay que tomar decisiones. La finalidad de las compras al adquirir materiales, suministros, herramientas, maquinarias, equipos, etc. De la calidad adecuada, en la cantidad necesaria, el momento y lugar preciso y al precio más conveniente.

Los objetivos de las compras son: a.- Continuidad de abastecimiento. b.- Inversión mínima c.- Evitar duplicidades, desperdicios o inutilizaciones. d.- Mantener niveles de calidad. e.- Obtener costo bajos compatibles con la calidad y servicio. f.- Mantener la posición competitiva de las empresas.

Normas para comprar.- se debe adquirir con:    

Calidad Cantidad Momento u oportunidad Precio conveniente

 Calidad.- Debe estar con concordancia a las normas técnicas dirigidas. La calidad debe definirse, es decir significa que se debe comprar de acuerdo a las propiedades y especificaciones exigidas.

La calidad no se mide por el precio, es común pensar que a mayor precio se obtiene mejor calidad, lo que no siempre es así.

La calidad debe ser la conveniente, no siempre se adquiere la mejor calidad, hay que aceptar un mínimo de exigencias al adquirirse.  Cantidad.- Estar seguro de que la cantidad que se adquiera es correcta, debe estar capacitado para responder al consumo y establecer la cantidad económica.

Para comprar es importante saber que ponemos a disposición de los usuarios que puedan satisfacer sus necesidades, tres aspectos son importantes:  Las necesidades de consumo.  Las ventajas económicas.  La seguridad de su almacenamiento.  Momento que hay que comprar.- El momento evita gastos inútiles y compras de último minuto, para esto hay que considerar el consumo, al tiempo de demora, la vía a utilizar, la cantidad a adquirir y la distancia del proveedor.  Precio más conveniente.- Es relevante el precio de adquisición, es un elemento básico del precio de venta, gran parte del precio de venta de un artículo está formado por el de compra. Por lo tanto será competitivo para exponer a sus consumidores.

El precio en función de la cantidad y calidad. No se trata de buscar lo más barato sino el más bajo precio con calidad mínima requerida y cantidad necesaria.

El precio no es solamente uno de los factores que forman el costo de compra, hay que considerar el transporte, embalaje, recepción, almacenamiento, buscando incurrir en menores costos que repercuten en un precio más bajo.

1.4. PACKING DE PROTECCIÓN.El packaging (embalaje) es la ciencia, el arte y la tecnología orientada al guardado y protección de productos para su distribución, almacenaje, venta y uso. El packaging además se refiere a los procesos de diseño, evaluación y producción de envases y cajas de cartón.

El packaging puede ser descrito como el sistema coordinado de preparación de productos y/o bienes para el transporte, el almacenaje, la logística y el consumo.

El packaging contiene, protege, preserva, transporta, informa y vende. Está absolutamente integrado en gobiernos, empresas, negocios, instituciones, industrias y uso personal.

1.5. ALMACENAMIENTO.Se requiere de un lugar para guardar los productos se mantiene un inventario. Aquí se toma en cuenta el tamaño, cantidad y ubicación de las instalaciones para almacenarlos.

Funciones del almacén - Recibir mercancías. Se responsabiliza de las mercancías que recibe de transportistas externos o provenientes de una fábrica cercana.

- Identificar mercancías. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de cada artículo. A veces es necesario marcar los artículos mediante claves, el código de barras, etc.

- Clasificar mercancías, como su nombre lo indica, se clasifican mercancías en las áreas apropiadas.

- Enviar las mercancías al almacén. Tiene identificado el lugar donde se encuentran las mercancías.

- Conservar las mercancías, protege las mercancías hasta cuando se las necesite.

- Retirar, seleccionar o escoger mercancías. Los artículos deben seleccionarse en forma eficaz del lugar donde se encuentran adecuadamente almacenados para el siguiente paso.

- Ordenar el embarque. Los artículos que integran el embarque se agrupan y revisan para comprobar que estén completos o determinar la causa de los faltantes.

- Despachar el embarque. El pedido se empaca de forma apropiada se lleva al vehículo de transporte correspondiente y se preparar los documentos necesarios.

1.6. MANIPULACIÓN DE MERCADERÍAS.En el almacenamiento de mercaderías tienen una serie de movimientos que produce gasto y deterioros que afectan a los resultados de la empresa. La función de manipulación es un arte o ciencia que involucra movimientos, preparación, colocación y embalaje de existencias, en cualquier estado líquido, solidó, etc. El flujo o proceso de mercaderías son acciones de levantarlos, transportarlos y pasarlos que no se puede eliminar sino mejorar, simplificar y lograr mayor productividad, reducir costos y tiempo de producción.

La manipulación de materiales encierra cuatro aspectos importantes: 1. Movimiento.- Supone trasladar de un punto de almacenaje a otro, para lo cual hay que levantarlos, acondicionarlos y moverlos, realizar estas operaciones de manera eficiente, oportuna y rápida.

2. Tiempo.- Es necesario el tiempo preciso, ser oportuno en el movimiento para llevar el material a su lugar.

3. Cantidad.- La demanda es constante dentro del proceso de fabricación y está en función de las cantidades de artículos a producción y corresponde a manipulación, asegurar que cada puesto de trabajo disponga la cantidad exacta.

4. Espacio.- Significa el costo de posesión el costo de tener los insumos a disposición en almacenaje.

La manipulación de materiales en el menor tiempo posible y con el mínimo esfuerzo.

1.7. PICKING.La preparación de pedidos es la tarea más costosa y de mayor dedicación en número de operarios para la mayoría de los almacenes. Se ha desarrollado una serie de tecnologías destinadas a reducir la falta de valor añadido en las tareas inherentes en este proceso. Avalados por años de experiencia, se puede ayudarle a implantar una estrategia rápida, precisa, eficiente y económica de picking para cualquier tipo de producto o perfil de pedidos, y así reducir los costos de transacción y obtener una ventaja competitiva sobre otros proveedores.

Una nueva generación de productos está a su alcance para lograr cualquier objetivo. La experiencia en este campo ha ayudado a numerosos clientes de todo el mundo a la hora de considerar el picking no como un costo, sino como una ventaja competitiva con un alto potencial de ahorro y un rápido retorno de la inversión.

Beneficios de nuestras Tecnologías de Picking:  Mayor eficiencia  Rapidez en la preparación de pedidos  Incremento de la productividad  Eficaz servicio al cliente  Fluidez en la cadena de suministro 1.8. DISTRIBUCIÓN.Cuando hablamos de distribución nos referimos a la gestión de un amplio conjunto de actividades para llevar el producto desde la fábrica al consumidor. ¿Cómo llevar el producto al cliente? y ¿Cómo vender más?

Una tendencia clara en muchos sectores de la distribución es la creciente concentración de las empresas. En muchos países se ha pasado de pequeños supermercados independientes, a que la mayor parte de ventas la realice un reducido grupo de grandes empresas. Los almacenes de grandes cadenas tienen ventaja de comprar en grandes cantidades a los proveedores, siendo así se consigue mejores precios.

También tenemos en la distribución la especialización, es decir las tiendas se especializan en vender determinados productos, o determinadas marcas. Ej. Tienda de Ropa deportiva.

Esta distribución puede ser:   

Vender directamente al consumidor final o venta directa.

Tener vendedores o un sistema de ventas para vender a las tiendas y están a los consumidores finales.

Los fabricantes vendan a mayoristas y estos a las tiendas.

FLUJO DE LA LOGÍSTICA

2. Logística “justo a tiempo” (JUST IN TIME), JIT El sistema de producción Just In Time (JIT) o justo a tiempo fue desarrollado por la empresa japonesa Toyota Motor Corporation y adaptado por muchas empresas en Europa y Estados Unidos a principios de los años ochenta y, aunque su fin primordial es el aumento del beneficio por medio de la reducción de costos, permite además conseguir otros tres objetivos específicos orientados a lo largo del objetivo principal: 1. Control cuantitativo, al permitir la adaptación en cantidad y variedad, a las fluctuaciones diarias y mensuales de la demanda.

2. Calidad asegurada, al tenerse la certeza de que cada proceso únicamente proporciona al proceso siguiente unidades en buen estado.

3. Respeto a la dimensión humana en cuanto al sistema utiliza recursos humanos para alcanzar sus objetivos de costo.

El Just in Time es un método racional de producción que elimina los elementos innecesarios con el fin primordial de aumentar el beneficio mediante la reducción de costos. Su idea básica radica en producir, en todas las fases del proceso de fabricación, lo que se necesita, en el momento adecuado y en la cantidad requerida en cada caso.

Al ser el JIT un sistema basado en la demanda, ésta, al situarse en el extremo del canal logístico, tira de los productos hacia el mercado y la producción y los aprovisionamientos y las compras se generan de una manera concatenada a medida que el cliente consume. El Just in Time Impulsa el agrupamiento de suministros en pocos proveedores, fomentando el mantenimiento de relaciones estables a largo plazo con el objetivo de que dichos proveedores sitúen sus

fábricas cerca de la empresa cliente, lo que deriva en una reducción de costos y facilita la coordinación entre vendedor y comprador.

Las ventajas competitivas se obtienen diferenciándose de los demás: consiguiendo productos y servicios a un coste más bajo o a una mejor calidad y plazo de entrega más reducido o una combinación de todo ello, y mejorando la gestión de la cadena de suministros.

Se consiguen ventajas competitivas mediante estrategias de producción y comercialización que trabajen unidas para reducir costos, así como disponer de un sistema de producción que pueda dar cobertura a un marketing que proporcione al cliente un producto diferenciado.

LOS CINCO CEROS DEL ENFOQUE JUST IN TIME 1. CERO DEFECTOS: los defectos causan excesos de costos e irregularidades que acaban traduciéndose en stocks Uno de los planteamientos del JIT, es hacer las cosas bien a la primera, con ello conseguiremos la calidad deseada y ahorro en costos por concepto de materiales no despilfarrados, ahorro de energía y de horas de proceso hombre - máquina, al no tener que repetir las tareas.

2. CERO AVERIAS: las averías proporciona retrasos y parones en la producción y son una de las causas que hacen que se mantengan stocks. El establecimiento de programas de mantenimiento productivo y la implicación de los operarios en las tareas de entretenimiento y conservación de las maquinas que manejan para las operaciones de producción, hace que las averías se reduzcan al mínimo y en consecuencia no será necesario mantener stocks para cubrir tales contingencias.

3. CERO STOCKS: en toda la cadena logística ya que son un despilfarro, porque suponen tener inmovilizados recursos monetarios, lo que se traduce en un costo para la empresa. Además ocupan espacio y requieren vigilancia, todo ello unido a que ocultan problemas que redundan en una gestión inadecuada y baja productividad para la empresa.

4. CERO PLAZOS: para dar un servicio adecuado al cliente y evitar que se acumulen stocks en algún tramo del conducto logístico. El plazo de entrega es junto al precio y la calidad una de las variables competitivas de los productos de una empresa.

5. CERO PAPEL: El JIT insiste en la búsqueda de la simplicidad. Intenta eliminar en la medida de lo posible cualquier burocracia. Captar y distribuir la información a través de medios informáticos, locuaz ayuda a simplificar notablemente las tareas administrativas. a. APLICACIÓN DE LAS “5-S” EN LOGÍSTICA Basada en palabras japonesas que comienzan con una "S", esta filosofía se enfoca en trabajo efectivo, organización del lugar, y procesos estandarizados de trabajo.

5S simplifica el ambiente de trabajo, reduce los desperdicios y actividades que no agregan valor, al tiempo que incrementa la seguridad y eficiencia de calidad.

Seiri (Ordenamiento o Acomodo) La primera S se refiere a eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea necesario. Una forma efectiva de identificar estos elementos que habrán de ser eliminados es llamada "etiquetado en rojo". En efecto una tarjeta roja (de expulsión) es colocada a cada artículo que se considera no necesario para la operación. En seguida, estos artículos son llevados a un área de almacenamiento transitorio. Más tarde, si se confirmó que eran innecesarios, estos se dividirán en dos clases, los que son utilizables para otra operación y los inútiles que serán descartados. Este paso de ordenamiento es una manera excelente de liberar espacios de piso desechando cosas tales como: herramientas rotas, aditamentos o herramientas obsoletas, recortes y excesos de materia prima. Este paso también ayuda a eliminar la mentalidad de "Por si acaso".

Seiton (Todo en Su Lugar) Es la segunda "S" y se enfoca a sistemas de guardado eficientes y efectivos.

1. ¿Qué necesito para hacer mi trabajo?

2. ¿Dónde lo necesito tener?

3. ¿Cuántas piezas de ello necesito?

Algunas estrategias para este proceso de "todo en Su lugar" son: pintura de pisos delimitando claramente áreas de trabajo y ubicaciones, tablas con siluetas, así como estantería modular y/o gabinetes para tener en su lugar cosas como un bote de basura, una escoba, trapeador, cubeta, etc. ¡No nos imaginamos cómo se pierde tiempo buscando una escoba que no está en su lugar! Esa simple escoba debe tener su lugar donde todo el que la necesite, la halle. "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar."

Seisou (¡Que Brille!)

Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos y hasta basura, y relocalizado lo que sí necesitamos, viene una súper-limpieza del área. Cuando se logre por primera vez, habrá que mantener una diaria limpieza a fin de conservar el buen aspecto y comodidad de esta mejora. Se desarrollará en los trabajadores un orgullo por lo limpia y ordenada que tienen su área de trabajo. Este paso de limpieza realmente desarrolla un buen sentido de propiedad en los trabajadores.

Al mismo comienzan a resultar evidentes problemas que antes eran ocultados por el desorden y suciedad. Así, se dan cuenta de fugas de aceite, aire, refrigerante, partes con excesiva vibración o temperatura, rriesgos de contaminación, partes fatigadas, deformadas, rotas, desalinea-miento. Estos elementos, cuando no se atienden, pueden llevarnos a una falla del equipo y pérdidas de producción, factores que afectan las utilidades de la empresa.

Seiketsu (Estandarizar) Al implementar las 5S's, nos debemos concentrar en estandarizar las mejores prácticas en nuestra área de trabajo. Dejemos que los trabajadores participen en el desarrollo de estos estándares o normas. Ellos son muy valiosas fuentes de información en lo que se refiere a su trabajo, pero con frecuencia no se les toma en cuenta. Pensemos en lo que McDonalds, Pizza Hut, UPS, el Ejército de los EE.UU. serían si no tuvieran efectivas normas de trabajo o estándares.

Shitsuke (Sostener) Esta será, con mucho, la "S" más difícil de alcanzar e implementar. La naturaleza humana es resistir al cambio y no pocas organizaciones se han encontrado dentro de un taller sucio y amontonado a solo unos meses de haber intentado la implementación de las "5S's". Existe la tendencia de volver a la tranquilidad del "Status Quo" y la "vieja" forma de hacer las cosas. El sostenimiento consiste en establecer un nuevo "estatus quo" y una nueva serie de normas o estándares en la organización del área de trabajo.

Una vez bien implementado, el proceso de las 5S's eleva la moral, crea impresiones positivas en los clientes y aumenta la eficiencia la organización. No solo se sienten los trabajadores mejor acerca del lugar donde trabajan, sino que el efecto de superación continua genera menores desperdicios, mejor calidad de productos, cualquiera de los cuales, hace a nuestra organización más remunerativa y competitiva en el mercado.

Los principios de las “cinco s” Si analizamos las cinco palabras que describen el programa, se puede observar que las tres primeras (Seiri, Seiton, Seiso) se refieren a las cosas, pues están dirigidas a clasificar las mismas, organizarlas ordenadamente y mantener todo limpio. Las dos siguientes (Seiketsu y Shitsuke) están dirigidas al desarrollo personal, pues se orientan al cuidado de la salud física y mental y a la disciplina como hábito de comportamiento confiable.

Por otra parte, las cuatro ‘s’ adicionales que se utilizan para su implementación, enlazan a la persona con su ambiente a través del compromiso consigo mismo y con los demás (Shitsukoku) y con la empresa por medio de la coordinación (Seishoo) y la estandarización (Seido).

1. Seiri: Es un principio de selección. Clasificamos las cosas necesarias diferenciándolas de las innecesarias. Pensemos por un momento en nuestra casa. Cuántos objetos tenemos y que no utilizamos nunca: herramientas inservibles, cajas vacías y rotas, botellas de vidrio y de plásticos desechables, revistas y periódicos viejos. Hagamos un ejercicio de clasificar sólo lo necesario y veremos cómo respiramos mejor en nuestro ambiente, cómo crece nuestra autoestima al eliminar todas aquellas cosas que son “necesarias pero que no sirven para nada”.

2. Seiton: Después de haber seleccionado lo necesario, viene la organización. Hay que ordenar los elementos necesarios poniendo cada cosa en su lugar, Cuán común es la frase: “En mi desorden, yo sé dónde tengo las cosas”, pero la verdad es que a veces cuánto tiempo se pierde buscando algo y no lo encontramos sino después, cuando ya no se necesita. Las llaves de la casa o del vehículo son el mejor ejemplo. En la oficina, cada papel o carpeta, debe tener un sitio específico de manera que cualquier persona pueda ubicarlos. Recuerdo la frase de un supervisor que me decía “A mí me enseñaron a manejar un solo papel a la vez”.

Quería decir:

Mantén limpio tu escritorio, solamente coloca a mano lo que vayas a utilizar, lo demás guárdalo en su lugar para cuando le corresponda su turno. Con la organización y el orden logramos administrar mejor el tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo”.

Es decir, que el tiempo también hay que organizarlo, diferenciando lo que se debe hacer urgentemente, lo importante y lo que puede esperar.

Seisou: Significa mantener limpio el lugar de trabajo y todos los ambientes en los cuales nos desenvolvemos. Mantener limpios todos los lugares de la casa nos permitirá detectar cualquier falla, como por ejemplo una puerta del gabinete que está a punto de ceder, una lavadora que se está comenzando a oxidar por una de sus partes, tornillos flojos…Esto no es labor de una sola persona, es una labor de equipo familiar, de manera que todos deben tener conciencia de la importancia de la limpieza. Es común escuchar a nuestros padres y, especialmente a nuestras madres, decir “Por un lado limpio y ustedes van detrás ensuciando”. No nos damos cuenta que un ambiente agradable es motivador, produce sensación de bienestar y alegría, reduce la contaminación y nos permite ahorrar porque se previenen accidentes y daños a los equipos de la casa, así como evitamos también enfermedades. Si nos acostumbramos a practicar el hábito de la limpieza en nuestra casa, la convertiremos en virtud que servirá de ejemplo a nuestros compañeros de trabajo y a todos los que nos rodean.

Seiketsu: Consiste en practicar el sentido de la salud. Es el resultado de haber desarrollado como hábito la práctica del Seiri, el Seiton y el Seisou. El Seiketsu está relacionado con la pulcritud, con la imagen que proyectamos. No se trata de aparentar estar limpios y ordenados sino serlo de verdad, las veinticuatro horas del día. En este momento recuerdo un facilitador de la fuerza de ventas en la compañía para la cual trabajaba, que nos decía: “antes de salir a la calle, mírense en el espejo y sabrán cómo los verán los clientes”.

En efecto, la higiene y la limpieza nos hace sentir bien y si “yo estoy bien, tú estás bien”, como se predica en el análisis transaccional.

Shitsuke: Así como en las empresas, también en nuestros hogares hay normas de comportamiento. Esto significa que hay un jefe del hogar y unos miembros que actúan sobre la base de valores y principios que se fundamentan en la misión de la familia, y en su cultura. Pero para que se dé la coherencia familiar, la sinergia y la integridad, es preciso que cada uno de los miembros del grupo esté comprometido con el Shitsuke, es decir, con la disciplina y más que con ella, con la autodisciplina; así, nuestros padres y hermanos se desenvolverán en un clima armónico de amor y felicidad.

El éxito del ser humano en la vida depende en gran medida de su capacidad para saber interpretar los signos de los tiempos que le van advirtiendo a cada individuo cuál es el rumbo de su vida, según sus propias potencialidades, sus habilidades, sus destrezas, y sus competencias.

La gerencia también debe comprender los muchos beneficios que las 5 S para la totalidad de la empresa; entre estos mencionamos:          

Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; los empleados con autodisciplina están siempre participando en las 5 S, asumen un interés real en el kaizen y se puede confiar en su adhesión a los estándares.

Destaca los muchos tipos de desperdicios en el lugar de trabajo; reconocimiento de los problemas es el primer paso para la eliminación del desperdicio.

La eliminación del desperdicio intensifica el proceso de las 5 S. Señala anormalidades, tales como productos defectuosos y excedentes de inventario.

Reduce el movimiento innecesario, y el trabajo innecesariamente agotador.

Permite que se identifique visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, líneas desbalanceadas, averías en las máquinas y demoras en las entregas.

Resuelve grandes problemas de logística de una forma simple.

Hace visibles los problemas de calidad.

Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación.

Reduce los accidentes industriales mediante la eliminación de pisos aceitosos y resbalosos, ambientes sucios, ropa inadecuada y operaciones

II UNIDAD ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE COMPRAS 1. PROCESO DE LA COMPRA.Generalidades: Antes de iniciar sus operaciones, una empresa requiere de materiales, insumos, etc.

Esta función de abastecer estos materiales es de responsabilidad de la logística, y dentro de la logística esta función está encargada al APROVISIONAMIENTO también conocido como Abastecimiento.

Vemos entonces que el aprovisionamiento es una logística de entrada y por lo tanto la primera fase del proceso logístico.

Aquí veremos cómo funciona el proceso del aprovisionamiento; estudiaremos el proceso técnico de las compras, determinando el lote económico de compra, y como seleccionar y registrar a los proveedores.

1. Aprovisionamiento Conocido también como abastecimiento; es una función básica de la cadena logística y está constituida por un conjunto de actividades técnico administrativas cuya misión consiste en asegurar a la empresa; las materias primas, materiales y suministros que garanticen su operación y desarrollo.

Se inicia con la identificación de la NECESIDADES de las diferentes unidades y principalmente del área de producción; concluye con el grado de SATISFACCIÓN de tales necesidades. a. Planeamiento del abastecimiento o aprovisionamiento a.1. Previsiones logísticas; mediante proyecciones acertadas para adelantarse a las variaciones de las operaciones logísticas, como consecuencia de la influencia de los factores internos y/o externos a la empresa, esto permitirá afrontar con los recursos necesarios, situaciones de incertidumbre y riesgo; evitando así sobrestocks o una rotura de stocks. a.2. Logística estratégica es la planeación enfocada como un conjunto integrado en la que se definirán los objetivos para periodos de mediano y largo plazo. a.3. Logística operativa; se encarga de los planes de las actividades del soporte de abastecimiento con la finalidad de obtener resultados de apoyo logístico en corto plazo, un mes, seis meses, hasta un año, son herramientas fundamentales para las operaciones logísticas. b. Fijación y evaluación de necesidades A fin de satisfacer las necesidades del subsistema productivo de la empresa, requiere de investigación en materia de productos y materiales que el mercado ofrece, y que

su incorporación pueda representar innovación en los productos de nuestra empresa, aportando ventajas comparativas que los posicionen mejor en el mercado; esto implica fijar y evaluar las necesidades para el logro dl objetivos en términos de calidad, cantidad, precio, oportunidad y servicios.

2. La función de compras Su objeto es la adquisición de los bienes y servicios que la empresa requiere para su funcionamiento, para este fin es necesario establecer políticas de logística adecuadas, por ejemplo: en las limitaciones financieras, la gerencia de una empresa adopta como política mantener stocks a 90 días, los compradores sabrán que cualquier negociación que realicen deberá, estar dentro de esos límites; como vemos se deben establecer políticas sobre la calidad, cantidad, precio, tiempo o plazos de entrega y forma de pago.

3. Actividades de la función de compras: a. b. c. d.

Investigar e identificar fuentes de aprovisionamiento (proveedores).

Formulación del presupuesto y el pro! rama anual de adquisiciones.

Seleccionar proveedores.

Gestionar y negociar con proveedores: cantidad, calidad, oportunidad, precios y condiciones generales. e. Colocar las órdenes de compra o servicios. f. Investigación de nuevos productos que aparecen en el mercado. g. Disposición final de los sobrantes y productos obsoletos.

4. La gestión de compras a. Proceso de compras y contrataciones Conjunto de operaciones técnico, administrativas y jurídicas orientadas a la consecución de la propiedad, disponibilidad y facilidad de utilización de bienes y servicios en forma permanente o parcial a cambio de un pago.

Las operaciones de compras constituyen uno de los elementos de apoyo de la empresa capaz de generar valor agregado Clasificación: 1) Por el ámbito territorial

Las compras internacionales Se realizan a precios: 2) Forma de pago

Compras locales Compra nacionales Compras Internacionales F.O.B. (Libre a bordo) CIF (Costo, seguro y Flete) C&F (Costo y Flete) Compra con pago adelantado Compra con pago contra entrega Compra a crédito

3) Por sector de aplicación

Compras privadas Compras estatales

Ley contrataciones y adquisiciones Ley de Presupuesto

b. Sistema de información del proceso de compras Conjunto interrelacionado de hechos tendientes a las recopilaciones, clasificación, procesamiento, análisis e interpretación de datos que sirven de instrumento básico para la provisión o suministro de recursos materiales y/o servicios no personales de tal manera que satisfaga las necesidades del usuario.

Un buen sistema de información permite: - Localizar y seleccionar las mejores - Conocer la oferta, demanda y precio - Conocer las necesidades de la empresa

P A R A

- Procesar: cotizaciones, solicitudes de compra, presupuestos, - Comparar precios, conseguir mejores condiciones de pago y entrega - Determinar y/u otorgar la buena pro

- Mantener un registro de O/C y archivo de documentos de internamiento - Confeccionar informes

c. Métodos para comprar    

En grandes cantidades para reserva.

En cantidades proporcionales a los planes de producción, En pequeñas cantidades para consumo.

De suministro continuo.

1. En grandes cantidades para reserva o especulación: es independiente del proceso industrial, se compra cuando los precios son bajos y revender a mayor precio o para mantener un buen stock.

2. En cantidades según planes de producción: son compras realizadas según el avance de los planes de producción.

3. Compras en pequeñas cantidades para consumo: éstas se efectúan cuando el producto es necesario, a veces dependen del hecho, de que la empresa produce según pedidos o en lotes de importancia limitada.

4. De suministro continuo: son las compras que pueden preverse haciendo un análisis de las estadísticas de los consumos donde se observa la frecuencia del uso de algunos productos.

5. Normas para realizar las compras Existen cuatro aspectos básicos a tener en cuenta en la adquisición: - Calidad - Cantidad - Momento en que hay que comprar - Precio 1. Calidad: la calidad está definida por la utilización que se va a dar al artículo que se requiere, las normas de calidad deben estar en función de ello: la calidad debe definirse; no debe medirse por el precio; debe ser la más conveniente;

debe estar siempre disponible: Por esa razón las compras debe disponer de las especificaciones necesarias.

2. Cantidad: estar seguro de que la cantidad que se adquiere es la correcta, porque se debe estar capacitado para determinar si la cantidad queje solicitan responde al consumo y al mismo tiempo poder establecer la cantidad económica; se debe equilibrar tres aspectos al hacer una adquisición: las necesidades de consumo, las ventajas económicas y la seguridad de su almacenamiento. Por tanto, las normas para la cantidad son: basarse en el control de existencias; estar respaldada por' una necesidad; no debe estar influenciada por el precio; tener en cuenta el tiempo de demora; tener en cuenta el tipo de transporte; y, tener en cuenta el espacio disponible.

3. Momento en que hay que comprar: esta determinación evita gastos inútiles y compras de último minuto; para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la vía a utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor. El momento en que hay que comprar depende de un BUEN SISTEMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS. 4. Precio: se debe tener presente que el precio de adquisición de un elemento del precio de venta; debe relacionarse con la cantidad y calidad; EI precio no es solamente el valor de compra, hay que tener presente el transporte, embalaje, recepción, almacenamiento, etc.

6. El proceso técnico de las compras 6.1. Selección y registro de proveedores: se debe iniciar con un estudio del mercado de productos y de proveedores, lo cual implica reunir información sobre la producción, distribución y venta del o los productos; localizar a los proveedores potenciales, para seleccionar de entre ellos al que reúna las mejores condiciones para nuestra política de compras. En la calificación de los proveedores podemos tener en cuenta los siguientes factores: la calidad, plazos de entrega, seguridad de las entregas, flexibilidad, continuidad, nivel tecnológico, precios.

6.2. Evaluación de proveedores: se afirma que una compra ha sido eficiente cuando se ha realizado una buena selección de proveedores. Una buena evaluación de proveedores aumenta las ganancias de la empresa; con esta finalidad se emplean métodos estadísticos, modelos matemáticos con ayuda de las computadoras, por ejemplo: las gráficas y evaluaciones estadísticas. La medición del proveedor y el comprador se basa en la responsabilidad de: precio. Tiempo, cantidad, y calidad; veamos algunos índices más usados: Índice de precios = (precio más bajo / precio promedio) x 100 Índice de calidad = (lotes aceptados / lotes servidos) x 100 Índice de servicio = (piezas entregadas / total piezas solicitadas) x 100 La evaluación del mercado de proveedores consiste en estudiar, evaluar, detectar, localizar y ayudar a desarrollar a nuevas fuentes de abastecimiento, y actualizar los registros de proveedores.

Aspectos importantes a estudiar: - Estudio y evaluación de antecedentes comerciales e imagen del proveedor.

- Evaluación de su constitución, objetivos, capacidad productiva y su fuerza laboral.

- Estudio y evaluación de su perfil financiero (conocer detalladamente la capacidad y respaldo financiero del futuro proveedor), la evaluación financiera consiste en analizar las capacidades de endeudamiento, de liquidez y de rentabilidad del manejo operativo y administrativo de sus empresas.

6.3. Solicitud de cotización: conocidas las necesidades, tanto cualitativas como cuantitativas y su distribución en el tiempo y espacio; y efectuada la selección de proveedores, será preciso efectuar la oportuna solicitud de cotización, con el fin de que aquellas proveedores potenciales, indiquen las condiciones de precio, calidad, plazos y medios de entrega en los que están dispuestos a efectuar la venta. La petición debe ser clara, con todos los datos precisos, en especial las especificaciones cualitativas, las cantidades y los plazos de entrega, para que cada proveedor potencial formule sus ofertas de precio y condiciones de pago. En todos los casos que sea posible, es aconsejable solicitar muestras; recibidas las ofertas (cotizaciones) se podrán efectuar comparaciones entre ellas respecto a: 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Calidades ofertadas Plazos de entrega Precios Condiciones de pago Puntos de envío o recepción Métodos de envío o fijación de condiciones de porte y seguros Impuestos y gravámenes

7. Cálculo del lote económico de compras (Q) Mediante este cálculo, se minimiza los costos totales que genera una operación de compra (costos de preparación de pedidos más los costos de mantenimiento de los stocks).

7.1. Costos de preparación: son los costos que generan las actividades desde la solicitud de pedido por el usuario hasta que el producto esté físicamente en el almacén (trámite del pedido, elaboración de la orden de compra, transportes: seguros, manipulación, control de calidad, recepción, ubicación en el almacén).

7.2. Costo de mantenimiento de stocks: está definido como un porcentaje del precio de compra, determinado de los diferentes costos que se incurren por tener el producto en el almacén (espacio ocupado, control stocks, registro, obsolescencia, seguro, costo de oportunidad, etc.).

Donde: Q = Lote económico óptimo A = Necesidad anual del producto S = Costo de preparación P = Precio unitario del producto

K = Costo de posesión en % Ejemplo: Se desea determinar las cantidades económica a pedir del articulo X3; cuya demanda anual es de 200,000, los costos de preparación (ordenar) es de S/. 4000 por cada orden; el costo de posesión se calcula en 20% del valor del inventario promedio; y el precio del artículo en el mercado es de S/.30.00 por unidad.

Solución: Q :: ¿?

A :: 200,000 S :: S/. 4,000.00 P :: S/.. 30.00 K = 20% = 0.20

Q = 2(200000 )(4000) /(30)(0.2) Q = 16,329.93 unidades

Como vemos, la cantidad de 16,329.93 obtenida mediante el modelo se debe ajustar a enteros, dado que los productos son unidades enteras Podemos ajustar Q = 16,330 unidades 8. Orden de compra Es el perfeccionamiento de un contrato El oferente (proveedor) manifiesta su voluntad de vender algo a un precio y el comprador manifiesta su voluntad de aceptar la oferta.

El CONTRATO en términos de derecho perfeccionado, es un contrato que produce efectos legales, se contraen obligaciones crea un vínculo jurídico con el proveedor.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:          

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido Número de orden de compra Nombre y dirección del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y de pago Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden  Firma autorizada 9. La distribución de las copias de la orden de compra u orden de servicio

Para evitar implicancias negativas, como duplicación de pagos o falta de fondos para el pago a proveedores, doble recepción por parte del almacén, etc., veremos que es necesario que las copias de las órdenes de compra u órdenes de servicio se distribuyan: 1. Copia al almacén; para que puedan con anticipación preparar un espacio físico para recibir el material, la pre-asignación de códigos de ubicación, coordinar el apoyo de control de calidad cuando sea necesario.

2. Copia a finanzas; para que pueda efectuar la provisión de fondos, para el pago oportuno al proveedor, etc.

ORDEN DE COMPRA SUNAT SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

Nombre de la dependencia Dirección de la dependencia

INTENDENCIA REGIONAL CUSCO Calle Santa Teresa N° 370

Teléfono/Fax RUC:

084 - 227721 20131312955

SEÑORES: JORSA SA RUC: 20313463631 NOMBRE COMERCIAL: Boticas Arcangel DIRECCIÓN: Portal de Mantas132 Cusco.

TELEFONO / FAX 3.

NUMERO O/C 20052N00000009 LUGAR DE ATENCIÓN

FECHA DE EMISIÓN 14-11-2005

Intendencia Regional Cusco.

De acuerdo a su propuesta de fecha 31 de noviembre del 2005, les agradeceremos se sirvan atender lo siguiente:

ITEM

CANTIDAD

UNID

DESCRIPCIÓN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

100 150 70 1400 240 70 1400 1200 1050 50 900 100 280 500 50 22 900 900 900 53 20 1000 52 40 1000 100 70 20 700 800 700 15

Frascos Frascos paquetes unidades unidades Frascos unidades unidades unidades rollo unidades unidades unidades unidades tubos Frascos unidades unidades unidades Frascos Frascos unidades sobres unidades unidades rollo rollo tubos unidades unidades unidades tubos

Agua Oxigenada x 120 ml Alcohol de 70° x 120 ml Algodón Hidrófilo x 100 gr.

Apronax 550 ng caja x 100 tb Clorotrimetrón 4 mg caja x 20 tb Colirio Eyemo x 30 ml Contrex caja x 100 tb Curitas caja x 100 tb Dolocodralán caja x 100 tb Esparadrapo antialergico x 4x5 x 5.0 Frutenzima caja x 100 Gasa Check Mediana 5mts Gaseovet caja x 20 tb Gravol 50 mg caja x 100 tb Hirudoid crema x 14 gr.

Isodine Solución 60 ml Mylanta II caja x 100 tb Panadol caja de 100 tb Plidan compuesto caja x 100 tb Repelente floresta extremo Rifocina spray x 20 ml Sal de Andrews caja x 100 sobres Sales de rehidratación Oral Termómetro oral Tonopan caja x 100 tb Vendas elásticas 3x5 y' Vendas elásticas 6x5 y' Multimisin en crema 14gr Buscapina caja x 100 tb Triobal caja por 100tb Multibiotico por caja de 100 tb Kenakort x 60gr

Precio unitario S/.

0.99 0.79 2.35 1.22 0.56 8.06 0.58 0.03 0.57 11.94 0.92 0.89 0.66 1.09 17.15 12.10 0.56 0.28 0.82 7.54 38.40 0.34 0.91 1.30 0.95 0.90 1.66 28.50 0.77 0.79 2.15 25.17

Precio Total S/.

99.00 118.50 164.50 1708.00 134.40 564.20 812.00 36.00 598.50 597.00 828.00 89.00 184.80 545.00 857.50 266.20 504.00 252.00 738.00 399.62 768.00 340.00 47.32 52.00 950.00 90.00 116.20 570.00 539.00 632.00 1505.00 377.55

33 36 37 38 39 40

15 15 20 20 1000 1000

tubos Frascos Frascos Frascos unidades unidades

Lamisil Martiolate Incoloro x 60 ml Aceptil rojo Mentolatum x 30 gr.

Doloflan Extra Forte Digravin

20.64 6.73 9.20 4.67 0.87 0.90

309.60 100.95 184.00 93.40 870.00 900.00

TOTAL S/.

15,414.82 2,928.82 18,343.64

FORMA DE PAGO: Cheque de Gerencia.

PLAZO DE ENTREGA: 08 días hábiles de recepcionada la Orden de Compra.

LUGAR DE ENTREGA: Calle Santa Teresa 370 –Cusco SOLICITADO POR: Intendencia Regional Cusco PROCESO DE SELECCIÓN N° : 0019-2005-2N0000-SUNAT. SUB TOTAL IGV 19 % Son: Dieciocho mil trescientos cuarenta y tres con 64/100 nuevos soles.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA USUARIO

SOLICITUD DE COMPRA

RECEPCION

DEVOLUCION SOLICITUD

FACTIBILIDA D

No Si

REVISION DE ESPECIFICACI ONES

COMPRAS

No Si

VERIFICAR EXISTENCIAS

Si No

COTIZACION

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

RECEPCION

ALMACEN

ALMACENAMI ENTO

CONTABILIDA D

ORDEN COMPRA

PAGO DE FACTURA

INFORME A CONTABILIDAD

Si N

VERIFICACION

10. Reingeniería de compras.

La propuesta que plantea la Reingeneria es reinventar la forma de comprar partiendo de cero, de la hoja en blanco, con equipos de personas que no estén en el área de compras, para que aporten una visión diferente de la forma de comprar. Sin criticar la forma de trabajo que se hacía hasta entonces, puesto que hacer algo nuevo no implica que lo anterior no funcione.

En esta búsqueda de nuevas oportunidades, la comunicación es la base del aprendizaje conjunto. La experiencia debe ser compartida, con libertad, responsabilidad y ética. ¿Cómo se crea un Equipo de re - ingeniería de compras?. Se eligen coordinadores que no pertenezcan al área de compras, este elige al equipo formado por dos, tres personas más.

Estos equipos son "ad hoc" para el proyecto. Al finalizar el mismo, se disuelve el equipo. De esta forma se logra polivalencia y flexibilidad. Pero no ha de ser un equipo liberado, sino que deben dedicar como mucho una hora al día a esa labor. ¿Cómo es el proceso? Creado el equipo, se visita otra experiencia en una empresa que ya lo haya implantado como aprendizaje, se analiza la realidad de la propia empresa y el ABC de las familias de productos con más o menos impacto en el volumen de compras, y se distribuyen equitativamente entre los equipos. El equipo es el que va definir qué objetivos quiere alcanzar en cada familia, siempre ambiciosos para que merezca la pena el esfuerzo.

III UNIDAD ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES Y CONTROL DE INVENTARIOS EL ALMACEN 1.- Conceptos Básicos Un almacén, es básicamente un espacio, recinto o instalación donde suele guardarse las mercancías, el termino almacén deriva del árabe “ALMAIZAN” y es una casa o edificio donde se guardan géneros de cualquier clase.

Por tanto, un almacén fundamentalmente se encarga de guardar el stock, pero no debemos confundir los términos. La gestión de stock no será la misma que la gestión de almacén, la primera se encarga de aprovisionar para un buen nivel de servicio mientras que la segunda intenta realizar las operaciones de almacenamiento (algunas veces de preparación y producción) con los mínimos recursos propios del almacén (como son espacio, la maquinaria y el personal).

El almacén controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos.

2.- Tipos de Almacén El gasto de las instalaciones físicas del almacenaje es importante dentro del costo de distribución física. Existen dos tipos de almacenes: 

Almacenes privados. Son propiedad de una empresa que los opera con objeto de distribuir sus propios productos.



Almacenes públicos. Son organizaciones mercantiles, cuya principal actividad es proporcionar almacenaje para la distribución física de los productos de otras empresas sobre la base del alquiler. Estos almacenes llegan a ofrecer productos, etc. La diferencia entre unos y otros estriba en que los privados el gasto es un costo variable y en los públicos el gasto es un costo fijo como seguros, impuestos e intereses.

3.- Función de los Almacenes: 1.

2.

3.

4.

5.

Mantienen las materias primas cubriéndolos de incendios, robos y deterioros.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Además:

▪

Recibir mercancías. Se responsabiliza de las mercancías que recibe de transportistas externos o provenientes de una fábrica cercana.

Identificar mercancías. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de cada artículo. A veces es necesario marcar los artículos mediante una clave, el código de barras etc.

Clasificar mercancías. Como su nombre lo indica, se clasifican las mercancías en las áreas apropiadas.

Enviar las mercancías al almacén. Tiene identificado el lugar donde se encuentra las mercancías.

Conservar mercancías. Protege las mercancías hasta que se necesite.

Retirar, seleccionar o escoger mercancías. Los artículos deben seleccionarse en forma eficaz del lugar donde se encuentran adecuadamente almacenados para el siguiente paso.

Ordenar el embarque. Los artículos que integran el embarque se agrupan y revisan para comprobar que estén completos o determinar la causa de los faltantes.

Despachar el embarque. El pedido se empaca de forma apropiada, se lleva el vehículo de transporte correspondiente y se preparan los documentos necesarios.

▪

▪ ▪ ▪ ▪

▪

▪

4.- Función de las Existencias: Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de: 1.

2.

3.

4.

Retraso en el abastecimiento de materiales. abastecimiento parcial Compra o producción en totales económicos.

Rapidez y eficacia en atención a las necesidades

5.- Equipos de Almacén 5.1.

Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

5.2.

Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

5.3.

Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

5.4.

Proceso Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.

5.4.2. De manera similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirlos en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

5.4.1.

5.4.3.

Costos de Almacenamiento Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores serán los costos de existencias. El costo de existencias (CE es la suma de los sos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CP) Vemos:

5.4.3.1.

Cálculo del Costo de Almacenamiento: El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación: CA = Q/2x Tx Px I Donde:

Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.

T= Tiempo de almacenamiento.

P= Precio Unitario de material y, I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el CA está compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una fórmula más amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tosas expresadas en porcentaje): Ta = Tasa de almacenamiento Físico: Ta = 100 x Ax Ca CxP Donde: Ax= Área ocupada por las existencias.

Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.

C= Consumo anual del material.

P= Precio Unitario material.

Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias: Tb= 100x Ganancia QxP Donde: Q x P= Valor de los productos almacenados.

Tc= Tasa de seguros del material almacenado Tc= 100x Costo anual del equipo QxP Td= Tasa de transporte, manipulación y distribución del material Td= 100x devaluación anual del equipo

QxP Te= Tasa de absoloscencia del material: Te= 100x Pérdidas anuales por antigüedad QxP En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas: TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf 5.4.3.2.

Calculo del Costo de pedido: El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra.

Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el número de pedidos procesados en el pedido.

CP= Costo anual de los pedidos (CAP) Numero de pedidos en el año (N) El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año: Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos. Materiales utilizados en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros).

Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE: CE = CA + CP Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el CE.

6.

Técnicas de Almacenamiento de Materiales El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:   

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que serán almacenados.

Tipos de materiales que serán almacenados.

  

Número de artículos guardados.

Velocidad de atención necesaria.

Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son: 6.1.

Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones.

Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.

6.2.

Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.

6.3.

Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

6.4.

Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros.

Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.

6.5.

Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento más simple y económico.

Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.

7.

6.6.

Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero

6.7.

Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas.

6.8.

Contenedores flexible: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

Inventario Físico Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones: Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias físicas (cantidad real en existencia).

7.2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, 7.1.

en valores monetarios.

7.3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación.

7.5. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

7.4.

8.- Codificación de Materiales Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

8.1.

8.2.

8.3.

8.4.

8.5.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso,

medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

CLASIFICACIÓN Catalogación Simplificación Especificación Normalización Estandarización CODIFICACIÓN 9.

Clasificación y Codificación de los Materiales Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos.

Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: Código alfabético, numérico y alfanumérico.

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo.

AB --- 286 Código indicador Grupo Clase

El sistema alfa numérico de codificación de materiales.

El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca.

EL INVENTARIO 1.- CONCEPTOS GENERALES La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

2. ¿Qué son los inventarios?

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes: o o o o o o o o o

2.1.

Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final) El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a

2.2.

2.3.

2.4.

tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigir a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

3.- El Inventario Actual (Final) Se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

3.1.

Sistemas de inventario

3.1.1.

El Sistema de Inventario Perpetuo: En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario: Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancías vendidas

= Saldo Final El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.

Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones: 

La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.  Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo. 

Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.

3.1.1.1.

Asientos bajo el Sistema Perpetuo

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.

3.1.1.2.

3.1.2.

Registro en el diario

El Sistema de Inventario Periódico: En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes.

3.1.2.1.

Asientos bajo el Sistema Perpetuo

En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continuo llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo, al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.

3.2.

Cálculo Del Costo Del Inventario

Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancías.

El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, más el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta.

3.2.1.

Métodos de costeo de inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios.

Los métodos de costeo de inventarios son: costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras salidas (UEPS).

3.2.1.1.

3.2.1.2.

Costo Unitario Específico: Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de mercancía vendida es de $17,000 el costo específico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automóvil "x" es el único que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000.

Costo Promedio Ponderado: El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el

número de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).

3.2.1.3.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

3.2.1.4.

Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

3.2.2.

Control Interno sobre Inventarios El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1.

2.

3.

4.

5.

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de

alto costo unitario 6. Comprar el inventario en cantidades económicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

IV UNIDAD ABASTECIMIENTO Y CONTRATACIONES DEL ESTADO I.

Las Compras Estatales 1. El Concepto de Compras Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero; el acto de comprar es una de las actividades más antiguas de la humanidad. En la edad de piedra se intercambiaban una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), ahí es que nace las compras y las ventas.

El término compras corresponde al plural de la palabra compra, la misma puede referir diversas cuestiones de acuerdo al uso o contexto en el cual se la utilice.

En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido. Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.

Muchas veces al referirnos a compras utilizamos también la palabra adquisición. Comprar y adquirir para fines prácticos es igual pero debemos tener claro que no es lo mismo. Una compra es una adquisición pero una adquisición no necesariamente se da por medio de una compra. Adquirir significa hacerse dueño de algún objeto material o de algún derecho.

Una adquisición puede darse por varias vías, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que nos lo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vías para realizar una adquisición es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pago por la obtención de la propiedad de un bien o derecho. Por otro lado un abastecimiento implica realizar compras de manera cíclica y su función es asegurar que haya los recursos materiales que la entidad requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepción y almacenamiento (mediante el control y rotación de inventarios) de los recursos materiales.

Muchas organizaciones están reconociendo la importancia estratégica de las compras, la administración de abastecimiento y su impacto en la eficacia total.

Situaciones que dan origen a la compra en una organización Existen en lo general, dos situaciones que dan origen a la compra en las entidades, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe un requerimiento de compras por parte de un departamento u oficina de la entidad. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algún otra área, o de la función de mantenimiento que pueda ser cubierta mediante una compra.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando a los

proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos para recibir bienes y servicios requeridos y útiles a la organización.

II. Las Contrataciones del Estado en el Perú Las contrataciones en el Perú son procesos técnicos que corresponden al sistema de Abastecimientos y están sujetos a los Subsistemas que los comprenden. Las contrataciones del Estado están regulados actualmente por el Decreto Legislativo N° 1017, Ley Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N° 184-2008-EF, modificados por la Ley N° 29873 y el Decreto Supremo N° 13-2012-EF. 1.

El Sistema de Abastecimiento

El Sistema de Abastecimientos es creado en el Perú mediante el Decreto Ley N° 22056, Ley del Sistema Nacional de Abastecimientos (publicado 29 de diciembre de 1977), entrando en vigencia a partir del 1 de enero del 1978. Esta norma le atribuyó al “Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final”7.

El Sistema Administrativo de Abastecimientos, es el conjunto de principios, procesos técnicos de catalogación, programación, adquisición, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final.

En vista del incremento de las compras estatales, la regulación existente necesitó de normas que orientaran cada uno de los procesos que se realizaban en las entidades. De esta manera, se emite la Resolución Jefatural 118- 80INAP/DNA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento8 que aprueba 7 Normas Generales del Sistema de Abastecimientos: S.A. 01:

Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia

S.A. 02:

integridad de la Administración del Sistema de Abastecimientos

S.A. 03

Actualización y utilización de información para el Abastecimiento

S.A. 04:

Unidad de adquisiciones de bienes y servicios

S.A. 05:

Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes

S.A. 06:

Austeridad del abastecimiento

S.A. 07 :

Verificación del estado y utilización de los bienes y servicios

Tiempo después al emitirse el Reglamento de la Nueva Ley N° 26850 9 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por el Decreto Supremo N°039 – 98 - PCM se deja sin efecto las Normas Generales de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 0410. Quedando vigente para su utilización las S.A. del 05 al 07, de los cuales resaltan por su importancia práctica el S.A 05: Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes y el S.A 06: Austeridad del abastecimiento S.A. 05: Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA).

Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Ingresados “conforme” los bienes, se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa documentadamente al Kárdex, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ. Nº 335-90-INAP/DNA). Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración en las municipalidades.

S.A. 06: Austeridad del abastecimiento “En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la política gubernamental.

De acuerdo a esta norma, la austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública, cualquiera sea su denominación, estructura, ubicación, directivos, etc.

Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y Gerencia General o Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios.

Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento Los principales procesos técnicos de abastecimiento que las entidades públicas ejecutan son los de Programación, catalogación de bienes, registro de proveedores, registro y control y contratación y adquisición, recuperación de bienes, mantenimiento y seguridad, almacenamiento, distribución y disposición final.

Programación Este proceso comprende las siguientes actividades: -

Determinación de necesidades.

Consolidación de necesidades.

Formulación del plan de adquisiciones.

Ejecución de la programación.

Evaluación de la programación.

Catalogación de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: - Identificación de bienes no codificados.

- Actualización de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes Registro de proveedores A partir de la emisión del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado12 no existe obligación de formular un registro de proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el OSCE ex CONSUCODE a través del Registro Nacional de Proveedores - RNP. Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: - Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.

- Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

Contrataciones y Adquisiciones Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Legislativo 1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 184-2008-EF, modificado por la Ley N° 29783 y el Decreto Supremo 138-2012-EF Este proceso comprende desde la convocatoria Recuperación de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades:

- recolección o selección.

- reparación o reconstrucción.

- utilización.

Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.

Seguridad Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas, información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los procesos productivos.

Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia.

Distribución Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

Disposición final Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad.

1. Ciclo de Aprovisionamiento Logístico El ciclo de aprovisionamiento logístico, es el proceso ordenado de acciones logísticas o de abastecimiento para atender necesidad o problemas logísticos.

El “Ciclo Logístico” es aplicado en la Logística tanto a nivel Gerencial como Operativo. El abastecimiento público se reviste de mayores dificultades que el abastecimiento privado, debido al marco normativo que envuelve la compra pública. El gasto debe ser totalmente justificado y orientado al bienestar social.

El ciclo de aprovisionamiento logístico para las entidades de la Administración pública comprende las Etapas de Programación y Planificación, Proceso de Selección y Ejecución Contractual Etapa de Planificación y Programación

Esta etapa corresponde a las acciones previas a la realización del proceso de selección en el que se planifica y programa las contrataciones que se realizan en cada ejercicio presupuestal. Guarda coherencia con la programación presupuestal.

Comprende las siguientes acciones:      

Determinación de Necesidades Verificación de Presupuesto Institucional Plan Anual de Adquisiciones Expediente de Contratación Designación del Comité Especial Elaboración y aprobación de Bases

En esta etapa el Plan Anual de Adquisiciones (PAC) y el Expediente de Contratación, son de suma importancia porque su correcta formulación y oportuna aprobación generan las mejores condiciones para el desarrollo de la etapa de ejecución de los procesos de selección.

Plan Anual de Adquisiciones (PAC) Documento que comprende los requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de las metas presupuestarias establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades.

En la fase de programación y formulación del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinará, dentro del plazo señalado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades. Las Entidades utilizarán el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad.

Los requerimientos serán incluidos en el cuadro de necesidades que será remitido al órgano encargado de las contrataciones para su consolidación, valorización y posterior inclusión en el Plan Anual de Contrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el órgano encargado de las contrataciones revisará, evaluará y actualizará el proyecto de Plan Anual de Contrataciones sujetándolo a los montos de los créditos presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional El PAC contiene: 1. El objeto de la contratación 2. La descripción de los bienes, servicios u obras a contratar y el correspondiente código asignado en el Catálogo 3. El valor estimado de la contratación 4. El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, así como la modalidad de selección 5. La fuente de financiamiento 6. El tipo de moneda 7. Los niveles de centralización o desconcentración de la facultad de contratar 8. La fecha prevista de la convocatoria.

El Expediente de Contratación El Expediente de Contratación es el conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento. El Expediente de Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria.

Tratándose de obras, se adjuntará el Expediente Técnico respectivo y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública. En la modalidad de concurso oferta no se requerirá el Expediente Técnico, debiéndose anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública.

El Expediente de Contratación contiene: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Las características técnicas de lo que se va a contratar El estudio de las posibilidades que ofrece el mercado El valor referencial La disponibilidad presupuestal El tipo de proceso de selección La modalidad de selección, el sistema de contratación La modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso. (concurso oferta-llave en mano)

Etapas de Ejecución del Proceso de Selección Esta fase se realiza inmediatamente después en se hayan culminado las acciones previas de la etapa de planificación y programación y comprende la realización de cada una de las fases establecidas en las normas de contrataciones del Estado, se inicia con la convocatoria y concluye con el otorgamiento de la Buena Pro. Comprende las siguientes fases:         

Convocatoria Registro de Participantes Presentación de consultas y observaciones Absolución de consultas y observaciones Integración de Bases Presentación de Propuestas Evaluación y calificación de Propuestas Adjudicación de Buena Pro Perfeccionamiento del contrato

Etapa de Ejecución Contractual Esta fase comprende cada una de las acciones que se realizan desde la formalización de la relación contractual con el proveedor hasta la efectivización de su pago, después haber manifestado satisfacción y conformidad en la entrega de

los bienes, servicios u obras encargadas al proveedor o contratista. Comprende las siguientes acciones:     

Firma del contrato Ejecución de la prestación Declaración de conformidad Liquidación Pago

2. Las Contrataciones del Estado En las entidades del Estado, las compras se realizan como resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la entidad). Dicha necesidad debe de ser determinada para así poder justificar que se efectué una compra que satisfaga dicha necesidad. Una vez determinada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compra (y de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra entidad y se efectuara la compra.

En el Perú las compras estatales se llevan a cabo a través del Organismo Público Ejecutor denominado Central de Compras Públicas - Perú Compras, adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas. La Central de Compras Públicas - Perú Compras tiene personería jurídica de derecho público, con autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera, constituyendo Pliego Presupuestal14. Organismo que solo alcanza a las compras estatales del Gobierno Nacional y sus entidades. No se encuentran sujetas a éste organismo, las contrataciones y adquisiciones que efectúen los Gobiernos Regionales y Locales15, sin perjuicio de que éstos puedan solicitar participar en alguna de las modalidades a ser ejecutadas por esta central.

La Central de Compras Públicas - Perú Compras creada en el marco del Decreto Legislativo 1018, cuenta con las siguientes funciones: a) Realizar las Compras Corporativas obligatorias, de acuerdo a lo que se establezca en el Decreto Supremo correspondiente; aprobado con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros b) Realizar las Compras Corporativas facultativas que le encarguen otras Entidades del Estado c) Realizar las adquisiciones que le encarguen otras Entidades del Estado, de acuerdo al convenio correspondiente, incluyendo la determinación de las características técnicas de los bienes y servicios a contratar y el Valor Referencial; así como la aprobación del Expediente de Adquisiciones y las Bases del proceso correspondiente, hasta antes de la suscripción del Contrato

d) Asesorar a las Entidades del Estado que realicen Compras Corporativas facultativas; así como en la planificación y gestión de sus procesos de adquisiciones que realicen de manera institucional e) Promover y conducir los procesos de selección para la generación de Convenios Marco para la adquisición de bienes y servicios, así como suscribir los acuerdos correspondientes f) Llevar a cabo los procesos de selección para adquisiciones específicas que se le asignen mediante Decreto Supremo, aprobado con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros.

De esta manera la provisión de los bienes y servicios que requieren las entidades de la administración pública en el Perú, se obtienen a través de la Central de Compras Públicas - Perú Compras para el caso de las entidades del Gobierno Nacional y para el caso de los Gobiernos Regionales y Locales, a través de los procesos de selección que organizan y ejecutan cada entidad con la autonomía que sus leyes de creación lo permiten y en sujeción a los lineamientos, normas y directivas que emita el OSCE organismo encargado de la conducción de los procedimientos de contrataciones del estado. Para la realización de los procesos y procedimientos de contratación todas las entidades públicas, están obligadas a utilizar la plataforma electrónica del SEACE. El Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), es el sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas. Las Entidades están obligadas a utilizar el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), sin perjuicio de la utilización de otros regímenes especiales de contratación estatal, según sea el caso.

Por norma expresa se establece los criterios de incorporación gradual de las Entidades al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), considerando la infraestructura y condiciones tecnológicas que éstas posean o los medios disponibles para estos efectos16.

Principios de las Contrataciones del Estado Los principios que rigen las contrataciones son los establecidos en su norma regulatoria, sin perjuicio de la aplicación de otros principios generales del derecho público. Estos principios servirán también de criterio interpretativo e integrador para la aplicación de las Normas de Contrataciones del Estado.

Principios que rigen los procesos de contratación del estado: a) Principio de Promoción del Desarrollo Humano: La contratación pública debe coadyuvar al desarrollo humano en el ámbito nacional, de conformidad con los estándares universalmente aceptados sobre la materia. b) Principio de Moralidad: Todos los actos referidos a los procesos de contratación de las Entidades estarán sujetos a las reglas de honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.

c) Principio de Libre Concurrencia y Competencia: En los procesos de contrataciones se incluirán regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores. d) Principio de Imparcialidad: Los acuerdos y resoluciones de los funcionarios y órganos responsables de las contrataciones de la Entidad, se adoptarán en estricta aplicación de la presente norma y su Reglamento; así como en atención a criterios técnicos que permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas. e) Principio de Razonabilidad: En todos los procesos de selección el objeto de los contratos debe ser razonable, en términos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el interés público y el resultado esperado. f) Principio de Eficiencia: Las contrataciones que realicen las Entidades deberán efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecución y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles. Las contrataciones deben observar criterios de celeridad, economía y eficacia. g) Principio de Publicidad: Las convocatorias de los procesos de selección y los actos que se dicten como consecuencia deberán ser objeto de publicidad y difusión adecuada y suficiente a fi n de garantizar la libre concurrencia de los potenciales postores. h) Principio de Transparencia: Toda contratación deberá realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores tendrán acceso durante el proceso de selección a la documentación correspondiente, salvo las excepciones previstas en la presente norma y su Reglamento. La convocatoria, el otorgamiento de la Buena Pro y los resultados deben ser de público conocimiento. i) Principio de Economía: En toda contratación se aplicarán los criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos, debiéndose evitar exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las Bases y en los contratos. j) Principio de Vigencia Tecnológica: Los bienes, servicios o la ejecución de obras deben reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnológicas necesarias para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son contratados, y por un determinado y previsible tiempo de duración, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse si fuera el caso, con los avances científicos y tecnológicos. k) Principio de Trato Justo e Igualitario: Todo postor de bienes, servicios o de obras debe tener participación y acceso para contratar con las Entidades en condiciones semejantes, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas.

l) Principio de Equidad: Las prestaciones y derechos de las partes deberán guardar una razonable relación de equivalencia y proporcionalidad, sin perjuicio de las facultades que corresponden al Estado en la gestión del interés general. m) Principio de Sostenibilidad Ambiental: En toda contratación se aplicarán criterios para garantizar la sostenibilidad ambiental, procurando evitar impactos ambientales negativos en concordancia con las normas de la materia.

4. Organización y Responsabilidades en las Contrataciones Los procesos y procedimientos de contrataciones de bienes, servicios u obras requiere que cada Entidad determine en su Reglamento de Organización y Funciones u otros instrumentos de organización, el órgano u órganos responsables de programar, preparar, ejecutar y supervisar los procesos de contratación hasta su culminación, debiendo señalarse las actividades que competen a cada funcionario, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes.

Los funcionarios y servidores que formen parte del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, deberán estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones públicas, de acuerdo a los requisitos que sean establecidos en el Reglamento.

Mediante convenio, las Entidades podrán encargar a otras del Sector Público y/o Privado, nacional o internacional, la realización de sus procesos de contratación incluyendo los actos preparatorios que sean necesarios, conforme a los procedimientos y formalidades que se establezcan en el Reglamento de las contrataciones.

Son responsables de ejecutar las contrataciones: Titular de la Entidad.- Es la más alta autoridad ejecutiva que ejerce las funciones de aprobación, autorización y supervisión de las contrataciones y adquisiciones. En el caso de las empresas del Estado, el Titular de la Entidad es el Gerente General o el que haga sus veces y en caso de las municipalidades es el alcalde.

Area Usuaria.- Es el área cuyas necesidades requieren ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.

Comité Especial.- Es el encargado de conducir el proceso encargándose de su ejecución, desde la preparación de las bases hasta BUENA PRO. Es el encargado de seleccionar al proveedor sujetando su accionar a las normas de contrataciones. Órgano encargado de las contrataciones.- Es aquél órgano o unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una Entidad. Es la dependencia responsable de planificar y ejecutar las adquisiciones.

El área de Compras es un equipo especializado, que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan las demás unidades orgánicas de la entidad para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la entidad y los proveedores.

Dentro de las funciones que realiza el área de contrataciones podemos encontrar las siguientes: Investigación de precios, emisión de órdenes de compra y servicios, investigaciones de mercado, relaciones con los proveedores, etc.

Los funcionarios y servidores del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razón de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratación, deberán ser profesionales y/o técnicos debidamente certificados, debiendo reunir como mínimo los siguientes requisitos: 1. Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas; 2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) años; 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada, no menor de un (1) año.

El procedimiento de certificación será establecido según directivas emitidas por el OSCE. El OSCE administrará una base de datos de los profesionales y técnicos que cuenten con la respectiva certificación. Esta información será pública y de libre acceso en su portal institucional.

5. Elementos básicos de las contrataciones Están comprendidos en las normas de contrataciones del estado, todos los bienes intermedios (los necesarios para la producción de otros bienes) y bienes finales (los que se consumen directamente). Están comprendidos también los bienes necesarios para el equipamiento, la maquinaria, la ejecución obras y otros. De igual forma comprende los servicios en general y servicios de consultoría para la formulación de planes, proyectos, estudios, supervisión de obras y otros.

Están comprendidas las contrataciones que deben realizar las Entidades para proveerse de bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la calidad de contratante y cuyo valor referencial supere las TRES UIT En el caso de los gobiernos locales, “Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a las normas de la materia, debiendo hacerlo en acto público y preferentemente con las empresas calificadas constituidas en su jurisdicción, y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones.

Los procesos de contratación y adquisición se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados”.

Una función básica de las entidades y funcionarios responsables, es adquirir o contratar bienes, servicios y obras; de óptima calidad, en la cantidad necesaria, al precio correcto y en la fecha y condiciones pactadas con la mayor publicidad, utilizando los medios que se brindan para ello.

Para estos efectos, son elementos básicos en los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, la cantidad, calidad, precio y publicidad de los mismos.

Cantidad.- Representada por la porción de una magnitud o un número de unidades de bienes y servicios requeridos. Cuando La cantidad prevista de bienes y servicios en los procesos de selección, se modifiquen en más del veinticinco por ciento del valor estimado en el Plan Anual de Adquisiciones y ello cambie el tipo de proceso de selección, se deberá modificar el PAC. En los procesos de selección se aplicará el Sistema a suma alzada, cuando las cantidades, magnitudes de la prestación estén totalmente definidas en las especificaciones técnicas o Términos de Referencia - TdR, de lo contrario se utilizará el sistema de precios unitarios. El área usuaria es la responsable de definir con precisión las cantidades o magnitudes requeridas.

Calidad.- Se cumple con la calidad requerida cuando un conjunto de características inherentes al bien o al servicio cumple con los requisitos del grado de satisfacción esperados. El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características de la calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. En los procesos de selección se aplicará el Sistema a suma alzada, cuando las calidades de la prestación estén totalmente definidas en las especificaciones técnicas o Términos de Referencia – TdR. Durante la ejecución del contrato, en caso el contratista ofrezca bienes y/o servicios con iguales o mejores características técnicas, de calidad y de precios, la Entidad, previa evaluación, podrá modificar el contrato, siempre que tales bienes y/o servicios satisfagan su necesidad. Tales modificaciones no deberán variar en forma alguna las condiciones originales que motivaron la selección del contratista18.

Precio.- Considerada como "la cantidad de dinero que debe pagar un cliente para obtener el producto"19, en este caso los bienes, servicios u obras. Es un elemento esencial en las contrataciones del estado, en tanto da lugar a la generación del valor referencial. De esta manera a efectos de establecer el valor referencial, el estudio tomará en cuenta, cuando exista la información y corresponda, entre otros, los siguientes elementos; presupuestos y cotizaciones actualizados, los que deberán provenir de personas naturales o jurídicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda, a través de portales y/o páginas Web, catálogos, entre otros, debiendo emplearse como mínimo dos (2) fuentes. También tomará en cuenta cuando la información esté disponible: precios históricos, estructuras de costos, alternativas existentes según el nivel de comercialización, descuentos por volúmenes.

Publicidad.- Todas las entidades publicidad sujetas a las normas de contrataciones del Estado están obligadas a registrar información sobre su Plan Anual de Contrataciones, los procesos de selección, los contratos y su ejecución, y todos los actos que requieran ser publicados, conforme se establece en la Ley, el Reglamento y la Directiva que emita el OSCE. La obligatoriedad de publicidad en el SEACE incluye las contrataciones que realicen las Entidades con sujeción a regímenes especiales o a través de convenios nacionales e internacionales, con excepción de aquellas que se realicen bajo el ámbito del Sistema Nacional de Endeudamiento. Asimismo el valor referencial es público. Sin embargo, podrá ser reservado cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, previo informe del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, el cual deberá

ser aprobado por el Titular de ésta. La reserva del valor referencial deberá ser establecida en el Expediente de Contratación. En los casos de reserva del valor referencial, ésta cesa cuando el Comité Especial lo haga de conocimiento de los participantes en el acto de apertura de los sobres.

5. Contrataciones entre Estados Ninguna sociedad se abastece únicamente de los bienes y servicios que produce, haciéndose imprescindible efectuar compras a otros estados. En el caso de las compras públicas se presenta la misma situación las entidades que conforman la Administración Públicas y que están sujetas a las normas que regulan las contrataciones del Estado muchas veces requieren efectuar compras a otros estados. Estas contrataciones del Estado peruano con otro Estado no se encuentran bajo los alcances del Decreto Legislativo 1017. El procedimiento de contratación y la ejecución del contrato de Estado a Estado, se regula bajo los alcances del comercio internacional y por las normas y principios del derecho internacional, lo que no enerva la obligación de cumplir con la legislación nacional en los actos previos a la contratación.

Mediante decreto supremo refrendado por el titular del sector correspondiente se declara de interés nacional el objeto de la contratación y se autoriza la realización de los actos necesarios para la formalización de dicha contratación; para lo cual se requiere: i) estudio de mercado; ii) los informes técnico- económicos que evidencien las ventajas comparables para el Estado peruano de contratar directamente con otro Estado; iii) un informe de la of cina de presupuesto o la que haga sus veces del sector correspondiente que señale que se cuenta con el financiamiento necesario para dicha contratación, salvo que se requiera concertar una operación de endeudamiento, en cuyo caso, la misma debe estar contemplada en el Programa Anual de Endeudamiento del año respectivo; iv) declaratoria de viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), cuando corresponda. Si la contratación tiene como objeto la adquisición de bienes, la entrega puede realizarse en zona primaria o en el lugar que los gobiernos contratantes convengan. Si el objeto de contratación es un servicio este se realiza en el lugar donde las partes contratantes convengan20.

III.

Procesos de Selección 1. Tipos de procesos de selección: Licitación Pública, que se convoca para la contratación de bienes y obras, dentro de los márgenes que establecen las normas presupuestarias.

Concurso Público, que se convoca para la contratación de servicios, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias.

Adjudicación Directa, que se convoca para la contratación de bienes, servicios ejecución de obras, conforme a los márgenes establecidos por las normas presupuestarias.

La Adjudicación Directa puede ser Pública o Selectiva.

La Adjudicación Directa Pública se convoca cuando el monto de la contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa en las normas presupuestarias.

En caso contrario, se convoca a Adjudicación Directa Selectiva.

Adjudicación de Menor Cuantía, puede ser Adjudicación de Menor Cuantía Adjudicación de Menor Cuantía Derivada La Adjudicación de Menor Cuantía, que se convoca para: a) La contratación de bienes, servicios y obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por las normas presupuestarias para las Licitaciones Públicas o Concursos Públicos, según corresponda; b) La contratación de expertos independientes para que integren los Comités Especiales.

La Adjudicación de Menor Cuantía Derivada, se convoca para los procesos declarados desiertos, cuando corresponde.

Para la determinación del proceso de selección se considerará el objeto principal de la contratación y el valor referencial establecido por la Entidad para la contratación prevista. En el caso de contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del proceso de selección se determinará en función a la prestación que represente la mayor incidencia porcentual en el costo. En cualquier caso, los bienes o servicios que se requieran como complementarios entre sí, se consideran incluidos en la contratación objeto del contrato.

Mediante el proceso de selección según relación de ítems, la Entidad, teniendo en cuenta la viabilidad económica, técnica y/o administrativa de la vinculación, podrá convocar en un solo proceso la contratación de bienes, servicios u obras distintas pero vinculadas entre sí con montos individuales superiores a tres (3) UIT. A cada caso les serán aplicables las reglas correspondientes al proceso principal, con las excepciones previstas en el presente Reglamento, respetándose el objeto y monto de cada ítem.

En el caso de declaración de desierto de uno o varios ítems, el proceso de selección que corresponde para la segunda convocatoria será la Adjudicación de Menor Cuantía Derivada.

Mediante el proceso de selección por paquete, la Entidad agrupa, en el objeto del proceso, la contratación de varios bienes o servicios de igual o distinta clase, considerando que la contratación conjunta es más eficiente que efectuar contrataciones separadas de dichos bienes o servicios.

Las entidades preferentemente contratarán por paquete la elaboración de los estudios de preinversión de perfil, prefactibilidad y factibilidad, según corresponda, debiendo preverse en los términos de referencia que los resultados de cada nivel de estudio sean considerados en los niveles siguientes. Para la contratación de estudios de preinversión, el área usuaria en

coordinación con el órgano encargado de las contrataciones sustentará la convocatoria de los procesos de selección cuando tenga que realizarse por paquete, o en forma separada.

Los tipos de procesos de selección antes indicados, podrán sujetarse a las modalidades especiales de Convenio Marco y Subasta Inversa.

2. Etapas del proceso de selección Los procesos de selección contendrán las etapas siguientes, salvo las excepciones establecidas: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Convocatoria.

Registro de participantes.

Formulación y absolución de consultas.

Formulación y absolución de observaciones.

Integración de las Bases.

Presentación de propuestas.

Calificación y evaluación de propuestas.

Otorgamiento de la Buena Pro.

En los procesos de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía para obras y consultoría de obras se fusionarán las etapas 3 y 4. Asimismo, en los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para bienes y servicios no se incluirán en el proceso las etapas 3, 4 y 5.

El incumplimiento de alguna de las disposiciones que regulan el desarrollo de estas etapas constituye causal de nulidad de las etapas siguientes del proceso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56º de la Ley, y lo retrotrae al momento anterior a aquél en que se produjo dicho incumplimiento. Los procesos de selección culminan cuando se produce alguno de los siguientes eventos: 1. Se suscribe el contrato respectivo o se perfecciona éste.

2. Se cancela el proceso.

3. Se deja sin efecto el otorgamiento de la Buena Pro por causa imputable a la Entidad.

4. No se suscriba el contrato por las causales establecidas en el artículo 137º del Reglamento.

3. Plazos generales para los procesos de selección Los plazos en los procesos de selección, desde su convocatoria hasta la suscripción del contrato, se computan por días hábiles. Son inhábiles los días sábado, domingo y feriados no laborables, y los declarados por el Poder Ejecutivo o autoridades competentes. El plazo excluye el día inicial e incluye el día de vencimiento, salvo disposición distinta establecida en el Reglamento.

En las Licitaciones Públicas y Concursos Públicos, entre las fechas de convocatoria y de presentación de propuestas no deberán mediar menos de veintidós (22) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de la convocatoria en el SEACE. Asimismo, entre la integración de las Bases y la presentación de propuestas no podrán mediar menos de cinco (5) días hábiles,

computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. En las Adjudicaciones Directas mediarán no menos de diez (10) días hábiles entre la convocatoria y la presentación de propuestas y tres (3) días hábiles entre la integración de las bases y la presentación de las propuestas En las Adjudicaciones de Menor Cuantía para bienes y servicios, debe mediar entre la convocatoria y la fecha de presentación de las propuestas existirá un plazo no menor de dos (2) días hábiles. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, el plazo será no menor de seis (6) días hábiles.

En las Adjudicaciones de Menor Cuantía para la consultoría de obras o ejecución de obras, desde la convocatoria hasta la fecha de presentación de propuestas deberán mediar no menos de seis (6) días hábiles. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, el plazo será no menor de ocho (8) días hábiles IV.

Bienes y Servicios no comprendidos en las normas de Contrataciones Son bienes y servicios no comprendidos en las normas de contrataciones los siguientes: a) La contratación de trabajadores, empleados, servidores o funcionarios públicos sujetos a los regímenes de la carrera administrativa o laboral de la actividad privada b) La contratación de auditorías externas en o para las Entidades, la que se sujeta a las normas que rigen el Sistema Nacional de Control. Todas las demás contrataciones que efectúe la Contraloría General de la República se sujetan a lo dispuesto en el presente Decreto Legislativo y su Reglamento c) Las operaciones de endeudamiento y administración de deuda pública d) La contratación de asesoría legal y financiera y otros servicios especializados, vinculados directa o indirectamente a las operaciones de endeudamiento interno o externo y de administración de deuda pública e) Los contratos bancarios y financieros celebrados por las Entidades. f) Los contratos de locación de servicios o de servicios no personales que celebren las Entidades con personas naturales, con excepción de los contratos de consultoría. Asimismo, estarán fuera del ámbito de la presente norma, los contratos de locación de servicios celebrados con los presidentes de directorios o consejos directivos, que desempeñen funciones a tiempo completo en las Entidades o empresas del Estado g) Los actos de disposición y de administración y gestión de los bienes de propiedad estatal h) Las contrataciones cuyos montos, sean iguales o inferiores a tres (3) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción; salvo que se trate de bienes y servicios incluidos en el Catálogo de Convenios Marco

i) La contratación de notarios públicos para que ejerzan las funciones previstas en la presente norma y su Reglamento j) Los servicios brindados por conciliadores, árbitros, centros de conciliación, instituciones arbitrales y demás derivados de la función conciliatoria y arbitral k) Las contrataciones que deban realizarse con determinado proveedor, por mandato expreso de la ley o de la autoridad jurisdiccional l) La concesión de recursos naturales y obras públicas de infraestructura, bienes y servicios públicos m) La transferencia al sector privado de acciones y activos de propiedad del Estado, en el marco del proceso de privatización n) La modalidad de ejecución presupuestal directa contemplada en la normativa de la materia, salvo las contrataciones de bienes y servicios que se requieran para ello o) Las contrataciones realizadas con proveedores no domiciliados en el país cuyo mayor valor estimado de las prestaciones se realice en el territorio extranjero p) Las contrataciones que realicen las Misiones del Servicio Exterior de la República, exclusivamente para su funcionamiento y gestión, fuera del territorio nacional q) Las contrataciones de servicios de abogados, asesores legales y de cualquier otro tipo de asesoría requerida para la defensa del Estado en las controversias internacionales sobre inversión en foros arbitrales o judiciales r) Las compras de bienes que realicen las Entidades mediante remate público, las que se realizarán de conformidad con la normativa de la materia s) Los convenios de cooperación, gestión u otros de naturaleza análoga, suscritos entre Entidades, o entre éstas y organismos internacionales, siempre que se brinden los bienes, servicios u obras propios de la función que por ley les corresponde, y además no se persigan fines de lucro t) La contratación de servicios públicos, siempre que no exista la posibilidad de contratar con más de un proveedor u) Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos de organismos internacionales, Estados o entidades cooperantes, siempre que estén asociadas a donaciones u operaciones oficiales de crédito.

ANEXOS ESTRUCTURA ORGANICA DE UNIDAD DE LOGISTICA PNP MISION La Unidad de Logística es una Unidad Policial de apoyo, encargada de proveer bienes y servicios no personales a las Unidades PNP de la jurisdicción en cantidad, calidad, oportunidad y lugar adecuado, para satisfacer las necesidades del servicio policial.

FUNCIONES 1. Determinar las necesidades de abastecimiento de la XI-DIRTEPOL, para elaborar los requerimientos de los recursos logísticos, mediante la ejecución de los cuadros de necesidades.

2. Recepcionar, registrar, almacenar, calificar, mantener y controlar la existencia física de los bienes materiales para su distribución oportuna a las Unidades usuarias.

3. Proveer bienes y servicios no personales a las Unidades y Sub Unidades permitiendo una acción dinámica y eficiente en concordancia a su requerimiento y cuota de abastecimiento.

4. Efectuar el control de los bienes patrimoniales de la Institución.

5. Emitir disposiciones a fin de conservar operativa la flota vehicular a través del mantenimiento preventivo y/o reparaciones.

6. Programar, controlar y administrar el desarrollo de nuevas construcciones, instalaciones y/o mejoramiento de las existentes así como la adquisición y distribución de bienes muebles.

ESTRUCTURA ORGANICA 1. ORGANO DE DIRECCION a. Jefatura de la UNILOG 2. ORGANOS DE EJECUCIÓN a. Área de Abastecimiento (1) (2) (3) (4) (5) b. c. d. e. f.

Sección Adquisición de Bienes Sección Servicios Sección Alimentos para Animales Almacén Regional (prendas, repuestos y útiles de escritorio) Sección Control de Bienes Patrimoniales

Área de servicio de Veterinaria Regional Área de infraestructura Área de Carburantes y Lubricantes Área de Transportes Servicio de Maestranza

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE LOGISTICA (UNILOG)

REGION

OFAD

UNILOG. SECCION ADMINISTRACION

AREA DE ABASTECIMIENT O

AREA DE INFRAESTRUCTU RA

SECCION ADQUISICIONES

SECCION SERVICIOS AGUA Y LUZ

SECCION I. G. V. ALIMENTOS P/A.

ALMACEN DE REPUESTOS

ALMACEN DE PRENDAS

ALMACEN DE UTILES DE ESCRITORIO

AREA DE BIENES PATRIMONIALES

D..O. V.

AREA DE TRANSPORTES

MESA DE PARTES

AREA DE CARBURANTES

SERVICO DE MAESTRANZA

SERVICIO VETERINARIO

AREA DE MANTENIMIENT O

ORGANOS DE EJECUCIÓN DE LA UNIDAD DE LOGISTICA 1. AREA DE ABASTECIMIENTO a. Sección de Adquisiciones Es el área encargada de adquirir los bienes y materiales necesarios para el normal funcionamiento de la unidad.

Funciones  Efectuar las inscripciones en el Registro de Proveedores.  Recepcionar los requerimientos de las Unidades y Sub Unidades de la región policial  Elaborar el cuadro de requerimientos de Material de Escritorio y Limpieza.

Registro de Ordenes de Compra.  Elabora las Ordenes de Compra.  Elabora el Acta de otorgamiento de la Buena Pro. b. Sección Servicios Es el área encargada de adquirir o contratar los servicios de Terceros (mantenimiento y reparación) para el buen funcionamiento de los Bienes Muebles, Enseres, Inmuebles etc.

Funciones  Se encarga de llevar el control actualizado de los servicios de teléfono, agua y luz, de las unidades policiales en forma mensual.  Comprometer el pago de los arrendamientos mensuales de Locales que ocupan las Unidades PNP  Tramitar las facturas de los trabajos efectuados, para proceder a formular las Órdenes de Servicio y su remisión a la Unidad de Economía de la unidad para su pago.  Recepcionar los recibos de agua, luz, teléfono, alquiler de locales policiales, Arbitrios Municipales y otros de las diferentes dependencias de la DIRTEPOL, para proceder a formular las Ordenes de Servicio en forma separada por cada concepto, (Servicios Básicos, alquileres, arbitrios y otros) para su pago respectivo en la Unidad de Economía DIRTEPOL.  Ingresar al Sistema Integrado de Administración Financiera del sector público (SIAF), los compromisos de pago no cancelados para su posterior pago por devengado. c. Sección IGV, Alimento para Personas y Animales Es el área encargada de administrar el gasto por concepto de alimento para personas y animales (ganado Equipo y Canino), a cargo de las diferentes Unidades de la XI-DIRTEPOL. Funciones  Recepciona los requerimientos por concepto de alimento para personas y animales de las Unidades y/o Sub Unidades que tienen derecho.  Formula y remite las liquidaciones a la Unidad de economía DIRTEPOL, por concepto de Alimento para Personas y Animales.  Formula y remite las liquidaciones por Comisión del Servicio a la Unidad de Economía de la DIRTEPOL por concepto de IGV., del personal PNP.



Tramita a la DIRLOG PNP, las solicitudes de beneficios del personal PNP en sus diversas Jerarquías por cambio de colocación y otros.  Formula y remite las liquidaciones a la Unidad de economía, por concepto de evacuación del personal, al Hospital Central PNP Lima. d. Almacén de Prendas Nro. 01 : RD. 481-DGPNP/EMG La Directiva: RD. 481-DGPNP/EMG, es el Manual de Procedimientos que regula los procedimientos de control de calidad, internamiento, almacenamiento y es el área encargada de recepcionar y distribuir los bienes y equipos procedentes de la DIRLOG PNP y/o aquellos bienes comprados por la Unidad Ejecutora Nro.022-XI-DIRTEPOL-AREQUIPA. Funciones  Coordinar con la División de Almacenes de la DIRLOG PNP sobre el requerimiento de prendas, para el personal Policial.  Se encarga de recepcionar de la DIRLOG PNP, como de la Sección Adquisiciones DIRTEPOL., los Bienes, Prendas, y distribuirlos a las diferentes Unidades y Sub Unidades de la DIRTEPOL.  Determinar las necesidades de cada Unidad para formular el Cuadro de Distribución del SOTCK en el almacén.  Recepcionar, registrar, almacenar y controlar la existencia física de los bienes y materiales para su distribución oportuna a las Unidades solicitantes.  Distribuir las Prendas y Bienes a las Unidades y Sub Unidades, permitiendo una acción dinámica y eficiente en concordancia a su requerimiento.  Llevar y tener registros de la afectación de prendas asignados para las Unidades y Sub Unidades de la DIRTEPOL. e. Almacén de Repuestos Nro. 02 Funciones  Verifica la conformidad de la recepción de repuestos, destinados al parque automotor de la DIRTEPOL, procedente de la DIRLOG PNP y/o adquiridos por la Sección Adquisiciones de la UNILOG, debiendo verificar que los ingresos de repuestos y/o material cuenten con la documentación sustentatoria.  Verifica la conformidad de la entrega de repuestos y/o material a las diferentes Unidades y Sub Unidades de la DIRTEPOL.  Lleva el control de Stock de repuestos y material de construcción con el Kardex y verifica que todos los bienes a cargo del Almacén de Repuestos cuenten con tarjetas de control visible.  Formular cuadros de requerimientos y distribución de repuestos y Bienes para el Parque Automotor de la DIRTEPOL.  Redactar juntamente con el Jefe de Almacén el Inventario Anual y Semestral sobre ingreso y salida de repuestos y bienes recepcionados. f. Almacén de Útiles de Escritorio Nro. 03 Funciones  Verifica la recepción de útiles de escritorio y de limpieza, adquiridos por la

DIRTEPOL.  Controlar, Supervisar y Registrar el ingreso y salida en las tarjetas kardex físico, que deben tener cada uno de los bienes adquiridos.  Formular el inventario anual de los útiles de escritorio y limpieza existentes en el almacén, correspondiente al año en curso.  Coordinar con el Jefe de la UNILOG-DIRTEPOL-A, para la formulación de los cuadros de distribución de los útiles de escritorio y limpieza a las diferentes Unidades y Sub Unidades de la DIRTEPOL.  Formular y remitir a la Unidad de Economía y Finanzas de la DIRTEPOL-A, el movimiento contable mensual de ingreso, salida y saldo de los útiles de escritorio y limpieza. g. Sección Bienes Patrimoniales Es el área encargada de establecer los lineamientos para la protección y conservación de los bienes muebles y enseres de la PNP, asignados a las Dependencias y/o Unidades Policiales.

Funciones  Tramita a la DIRLOG PNP, los requerimientos de Mobiliario, Equipos de Oficina, Enseres, Equipo de Cómputo que soliciten las Unidades y sub Unidades de la DIRTEPOL.  Tramita a la DIRLOG PNP la Resolución de ALTA de mobiliario y equipo de oficina, enseres, menaje y otros de las Unidades y sub Unidades por donación y/o afectación.  Tramita a la DIRLOG los requerimientos de equipos de comunicación y cómputo de las Unidades y Sub Unidades de la DIRTEPOL.  Tramita los Partes e Informes de los Equipos de Comunicación perdidos y/o por otro motivo.  Tramita a la DIRLOG PNP las Resoluciones de ALTA de los equipos de cómputo que han sido donados y/o afectados a las Unidades y/o Sub Unidades de la DIRTEPOL.  Formula y remite a la DIRLOG PNP, el Cuadro de Necesidades Logísticos de Bienes no personales de la DIRTEPOL.  Elabora los Cuadros de Existencia de Mobiliario y Equipo de Oficina, menaje, enseres equipo de Cómputo de la DIRTEPOL.  Formula las Resoluciones de BAJA de mobiliario, equipo de oficina, menaje y equipo de cómputo que se encuentran inoperativos e inservibles.

2. AREA DEL SERVICIO VETERINARIO Es el área encargada de supervisar, evaluar y coordinar el trabajo de los diferentes Servicios Veterinarios en el ámbito de la Región, formulando las recomendaciones pertinentes para un eficiente desempeño.

Funciones   

Asesoramiento técnico al Comando de la DIRTEPOL en asuntos inherentes a nivel logísticos (ganado equino, canes e insumos alimenticios).

Verificar inopinadamente la calidad y cantidad de los insumos alimenticios empleados en la preparación de la ración diaria de los semovientes.

El Servicio de Veterinaria Regional, apoya los procedimientos administrativos de las diferentes Unidades que cuentan con semovientes.

Perros Policiales (Para "ALTA") –

Al cumplir un año de edad el Can propuesto, el Oficial Médico Veterinario PNP, evalúa el Estado Fisiológico, Sanitario, Nutricional y adiestramiento del Can y formula el Informe solicitando su "ALTA" como Pero Policial, la DIRLOG PNP lo autoriza con Resolución Directoral.

Perros Policiales (Para "BAJA")

–

Por muerte súbita y/o extravío.- Se formula el Informe Administrativo Disciplinario correspondiente y se solicita a la DIRLOG PNP su BAJA.

–

Por "Inútil para el Servicio Policial".- Puede ser por senectud (vejez), incapacidad física, pérdida de temperamento y/o carácter etc., se formula el Informe correspondiente solicitando su BAJA a la DIRLOG PNP quien autoriza con Resolución Directoral.

3. AREA DE INFRAESTRUCTURA Es el área encargada de la documentación y regularización del Saneamiento físico-legal de los locales y terrenos de la PNP. Funciones     

Ejerce control administrativo y estadístico de los terrenos y locales a cargo de la DIRTEPOL. Realiza inspecciones periódicas en los terrenos y locales de propiedad de la Institución, cedidos en uso y/o alquilados.

Llevar el registro de locales de propiedad del estado, particulares y otros ocupados por las Unidades PNP. Efectúa la tramitación del Saneamiento físico legal de los terrenos que se encuentran sin ver saneados legalmente.

Mantiene una fluida comunicación con la DIRLOG y DIVINFRA, respecto de los daños sufridos en los diferentes bienes y muebles, por diversos motivos.

4. AREA DE TRANSPORTES Es el área encargada de administrar el Parque Automotor a cargo de la XIDIRTEPOL Arequipa, conforme a lo normado en los diferentes dispositivos, Directivas, etc. emitidos por el Comando.

Funciones  

Se encarga de actualizar los Cuadros del Parque Automotor, Grupos Electrógenos, Refrigeradoras y Cocinas (Operativas e Inoperativas) de la DIRTEPOL. Se encarga del control Administrativo - Disciplinario de los accidentes de tránsito, en que se encuentren comprometidos vehículos policiales, así como su trámite a la DIRLOG PNP, a la Unidad de Recursos Humanos de la DIRTEPOL y III ZJ.PNP (según sea el caso).



   

Recepciona y tramita documentación sobre requerimiento de nuevas Unidades Móviles a la DIRLOG PNP, así como reasignaciones vehiculares para las diferentes dependencias policiales dispuestas exclusivamente por el Comando Territorial.

Se encarga de regularizar el trámite de vehículos o equipos asignados, donados, transferidos y adjudicados a la DIRTEPOL Lleva el control de la Numeración Interna y Placas de Rodaje de los vehículos policiales, de conformidad a la Directiva Nº-04-16-2000 DGPNP. JUN2000.

Lleva el control de las Revistas Inopinadas dispuestas por el Comando Territorial, verificando la situación y estado operativo de los vehículos policiales que operan en la DIRTEPOL. Coordina, controla y formula la documentación conforme lo establecido en la directiva Nº 015-95-IN/01030702000, que norma el Procedimiento para la Venta de Adjudicación Directa y Licitación Privada de los vehículos policiales dados de BAJA en la DIRTEPOL.

5. AREA DE CARBURANTES Y LUBRICANTES Es el área encargada de establecer normas y procedimientos para la adecuada administración de los carburantes y lubricantes para el parque automotor y maquinaria de la Policía Nacional del Perú    



Funciones Formula el requerimiento mensual de la asignación de los combustibles para la flota Operativa de los vehículos motorizados de la PNP. Recepciona y verifica las tarjetas de Abastecimiento de Combustible, para la flota vehicular de la DIRTEPOL. Coordina con la Superintendencia de PETROPERU Mollendo, sobre el pago mensual que realiza la DIRLOG PNP. Efectúa los cálculos correspondientes de valorización y distribución de los combustibles con los lineamientos establecidos por el Comando, para las Unidades Policiales de acuerdo a la Estructura de precios para que los Grifos Concesionarios retiren de la Planta PETROPERU Mollendo.

Distribución de las Tarjetas de Abastecimiento de Combustible para la flota vehicular de la DIRTEPOL.

6. SERVICIO DE MAESTRANZA Encargada del mantenimiento y/o reparación del Parque Automotor a cargo de la DIRTEPOL, conforme a lo normado en los diferentes dispositivos, Directivas, etc.

Funciones    

Detección de fallas mecánicas y/o eléctricas que dan origen a la inoperatividad del parque automotor.

Formular el correspondiente Informe Técnico sobre el estado de operatividad que presentan las distintas unidades móviles.

Formular los pedidos de repuestos que sean necesarios a efecto de que las unidades móviles presente operatividad constante.

Efectuar Informes Técnicos de las unidades móviles de reciente incorporación.

       

Practicar la revisión mecánica periódica e inopinada a todas las unidades móviles del parque automotor.

Dictar las recomendaciones sobre uso, manejo y conservación de los vehículos motorizados.

Atender los pedidos y/o llamadas de auxilio mecánico eléctrico de las distintas unidades móviles durante las 24 horas del día.

Remitir, tramitar la documentación de carácter administrativo sobre unidades móviles del ámbito jurisdiccional.

Formular los inventarios físicos y pedido de repuestos ante la instancia respectiva.

Llevar el registro de los vehículos policiales que en forma diaria pasan revista de Operatividad Mensual, conforme al cronograma establecido.

Llevar el registro de Informes Técnicos con pedido de repuestos por Odómetro inoperativo.

Llevar el registro de vehículos policiales que han sufrido accidentes de tránsito.

BIENES PATRIMONIALES LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENES ESTATALES Nº29151.

TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1.- Objeto de la Ley La presente Ley establece las normas que regulan el ámbito, organización, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Bienes Estatales, en el marco del proceso de modernización de la gestión del Estado y en apoyo y fortalecimiento al proceso de descentralización.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación Las normas contenidas en la presente Ley, normas reglamentarias y aquellas que emita la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN son de estricto cumplimiento para las entidades que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales, en concordancia con las competencias y autonomías atribuidas por la Constitución Política del Perú y las leyes correspondientes; asimismo, para las personas naturales o jurídicas que ejerzan algún derecho sobre bienes estatales.

Artículo 3.- Bienes estatales Para los efectos de esta Ley, los bienes estatales comprenden los bienes muebles e inmuebles, de dominio privado y de dominio público, que tienen como titular al Estado o a cualquier entidad pública que conforma el Sistema Nacional de Bienes Estatales, independientemente del nivel de gobierno al que pertenezcan.

TÍTULO II, CAPÍTULO I SISTEMA NACIONAL DE BIENES ESTATALES Artículo 5.- Creación del Sistema Nacional de Bienes Estatales Créase el Sistema Nacional de Bienes Estatales como el conjunto de organismos, garantías y normas que regulan, de manera integral y coherente, los bienes estatales, en sus niveles de Gobierno Nacional, regional y local, a fin de lograr una administración ordenada, simplificada y eficiente, teniendo a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN como ente rector.

Artículo 6.- Finalidades del Sistema Nacional de Bienes Estatales El Sistema Nacional de Bienes Estatales tiene por finalidades: a) Contribuir al desarrollo del país promoviendo el saneamiento de la propiedad estatal, para incentivar la inversión pública y privada, procurando una eficiente gestión del portafolio mobiliario e inmobiliario del Estado. b) Ordenar, integrar y simplificar los procedimientos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes estatales a nivel del Gobierno Nacional, regional y local para lograr una gestión eficiente.

Artículo 8.- Entidades que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales Las entidades que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales, en cuanto administran o disponen bienes estatales, son las siguientes: a) La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN, como ente rector. b) El Gobierno Nacional integrado por el Poder Ejecutivo, incluyendo a los ministerios y organismos públicos descentralizados, el Poder Legislativo y el Poder Judicial. c) Los organismos públicos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes confieren autonomía.

d) Las entidades, organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas legalmente otorgadas. e) Los gobiernos regionales. f) Los gobiernos locales y sus empresas. g) Las empresas estatales de derecho público.

No se encuentran comprendidas en la presente Ley, las empresas estatales de derecho privado.

CONCORDANCIAS: D.S. N° 007-2008-VIVIENDA, Art. 72 (Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales) Artículo 11.- Acciones sobre los bienes estatales Las entidades públicas que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales realizarán los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes estatales, de acuerdo con lo dispuesto por la presente Ley y su reglamento.

Artículo 19.- Defensa de los bienes estatales Las entidades públicas deberán adoptar las acciones necesarias para la defensa administrativa y judicial de los bienes estatales de su propiedad o los que tengan a su cargo.

Artículo 22.- Prohibiciones de servidores y funcionarios públicos Los funcionarios y servidores públicos, así como toda persona que presta servicios en las entidades de la administración pública bajo cualquier régimen laboral o contractual, no pueden adquirir derechos reales por contrato, legado o subasta pública, directa o indirectamente o por persona interpuesta, respecto de los bienes de propiedad de la entidad pública a la que pertenecen, de los confiados a su administración o custodia ni de los que para ser transferidos requieren de su intervención.

Dichas prohibiciones se aplican también a los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad de las personas antes señaladas, así como a las personas jurídicas en las que todas las personas antes referidas tengan una participación superior al cinco por ciento (5%) del capital o patrimonio social, antes de adquirirse el derecho real.

Estas prohibiciones rigen hasta seis (6) meses después de que las personas impedidas cesen o renuncien en sus respectivos cargos.

Los actos administrativos y contratos que se suscriban, contraviniendo lo dispuesto en el presente artículo, son nulos de pleno derecho sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiera lugar.

DS. Nº007-2008-VIVIENDA, REGLAMENTO DE LA LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENES ESTATALES. Artículo 2.- De los términos 2.1.- Abreviaturas: En adelante y para los efectos de este Reglamento, se entenderá por: - Ley: La Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales - SBN: La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - Entidad(es): Aquella entidad pública comprendida en el Artículo 8 de la Ley.

- SNBE: El Sistema Nacional de Bienes Estatales.

- Reglamento: El Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales - SINABIP: El Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales 2.2.- Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por: a) Bienes de dominio público: Aquellos bienes estatales, destinados al uso público como playas, plazas, parques, infraestructura vial, vías férreas, caminos y otros, cuya administración, conservación y mantenimiento corresponde a una entidad; aquellos que sirven de soporte para la prestación de cualquier servicio público como los palacios, sedes gubernativas e institucionales, escuelas, hospitales, estadios, aportes reglamentarios, bienes reservados y afectados en uso a la defensa nacional, establecimientos penitenciarios, museos, cementerios, puertos, aeropuertos y otros destinados al cumplimiento de los fines de responsabilidad estatal, o cuya concesión compete al Estado. Tienen el carácter de inalienables e imprescriptibles. Sobre ellos, el Estado ejerce su potestad administrativa, reglamentaria y de tutela conforme a ley. e) Bienes Decomisados: Son aquellos incorporados al dominio del Estado en virtud de una sanción impuesta por decisión judicial o administrativa. f) Alta: Es el procedimiento que consiste en la incorporación física y contable de bienes al patrimonio del Estado o de una entidad. g) Baja: Es el procedimiento que consiste en la extracción contable de bienes del patrimonio del Estado o de una entidad. h) Saneamiento técnico - legal: Comprende todas las acciones destinadas a lograr que se inscriba en los Registros Públicos la situación real de los bienes muebles e inmuebles en relación a los derechos reales que sobre éstos ejerza el Estado y las entidades. i) Saneamiento contable: Se rige por las normas pertinentes de la Ley Nº 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad y demás normas sobre la materia.

2.3.- Precisiones de definiciones de la Ley: Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por: a) Actos de administración: Son aquellos a través de los cuales se ordena el uso y aprovechamiento de los bienes estatales como: usufructo, arrendamiento, afectación en uso, cesión de uso, comodato, declaratoria de fábrica, demolición y otros actos que no impliquen desplazamiento de dominio. b) Actos de disposición: Son aquellos que implican desplazamiento de dominio de los bienes estatales como: venta, permuta, transferencia de dominio fiduciario, transferencia de dominio en el Estado y constitución de derecho de superficie. c) Actos de adquisición: Son aquellos a través de los cuales se incorporan al patrimonio estatal o se formaliza el dominio a favor del Estado como: donación, dación en pago, decomiso, primera inscripción de dominio, reversión de dominio, asunción de titularidad por abandono y otros. j) Aprobar el Alta y la Baja de sus bienes. k) Realizar las demás acciones vinculadas a bienes muebles, tales como: k.1) Aprobar los actos de adquisición, administración y disposición. k.2) Organizar y presidir los actos mediante los cuales se dispone su enajenación. k.3) Codificarlos. k.4) Realizar Inventarios Anuales. l) Aplicar sanciones administrativas al personal que incumpla la normatividad sobre el SNBE, de acuerdo las normas de la materia.

m) Formular denuncias ante las autoridades correspondientes por el uso indebido o pérdida de sus bienes y de los que se encuentren bajo su administración. n) Realizar consultas a la SBN sobre la aplicación o interpretación de las normas sobre adquisición, registro, supervisión, administración y disposición de los bienes estatales. o) Las demás que establezca la normatividad vigente.

Artículo 11.- De la Unidad Orgánica responsable del control patrimonial La planificación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad de la entidad y de los que se encuentren bajo su administración, son de responsabilidad de la Unidad Orgánica existente para tal fin.

Artículo 16.- De la custodia y conservación de la documentación Los documentos sustentatorios de los registros constituyen información del SNBE, cuyo mantenimiento y custodia es responsabilidad de las entidades.

Artículo 24.- De la obligatoriedad de remitir información Tratándose de organismos formalizadores de propiedad y que tengan a su cargo la aprobación de habilitaciones urbanas, deberán registrar en el SINABIP y/o remitir a la SBN, la información referida sólo a las áreas de equipamiento urbano, usos comunales y/o aportes reglamentarios, debiendo proporcionar en todos los casos los planos de Trazado y Lotización de las áreas antes señaladas, los títulos de afectación en uso y partidas registrales correspondientes.

Artículo 35.- De la Entrega y recepción de bienes La entrega o recepción de bienes en los actos de adquisición y disposición constará en Acta debidamente suscrita por los representantes de las partes intervinientes, con indicación expresa de su identificación así como del bien, debiendo contener datos como la ubicación, características generales, estado de conservación, finalidad a la que será destinado, entre otros.

Artículo 36.- De la Valorización La valorización de los predios objeto de los actos de disposición contenidos en el presente Reglamento deberá ser efectuada a valor comercial, por organismo especializado en la materia con reconocida y acreditada experiencia; y en caso de no existir en la zona, podrá ser efectuada por un perito tasador debidamente acreditado, conforme a las normas y procedimientos correspondientes. La valorización tendrá una vigencia de 6 meses contados a partir de su elaboración.

SUB CAP-III DONACION A FAVOR DEL ESTADO Artículo 53.- Del ofrecimiento de donación El ofrecimiento de donación a favor del Estado se presenta ante el Gobierno Regional, la SBN o la entidad beneficiada, acompañando los documentos que acrediten la propiedad del bien así como su valor comercial.

Artículo 54.- De la aceptación de la donación La aceptación de la donación, previa evaluación de los documentos presentados y emisión de un informe técnico - legal, se efectuará por Resolución de

la autoridad administrativa de la entidad beneficiaria, la SBN o el Gobierno Regional, de acuerdo con sus competencias. La Resolución se insertará en la Escritura Pública correspondiente, con arreglo a lo establecido en el artículo 1625 del Código Civil.

SUB CAP.V. INCAUTACIÓN Y DECOMISO Artículo 58.- De la Custodia de bienes incautados La custodia de los bienes incautados es de responsabilidad de las entidades competentes quienes procederán de acuerdo a las normas de la materia, sin perjuicio de lo establecido en normas especiales, estas entidades remitirán a la SBN la documentación correspondiente para su anotación preventiva en el SINABIP. Artículo 59.- Del decomiso de bienes Una vez que quede firme la sentencia condenatoria o el acto administrativo respectivo, las entidades que custodian bienes incautados, gestionarán la inscripción de los mismos a nombre del Estado ante los Registros Públicos. Culminado dicho trámite, remitirán la documentación respectiva a la SBN para su anotación definitiva en el SINABIP, a partir de lo cual la SBN asume la administración del bien decomisado.

SUB CAP. XI PERMUTA Artículo 81.- Del procedimiento La solicitud de permuta deberá ser presentada, por las personas naturales o jurídicas de derecho privado, ante la entidad propietaria del bien o el Gobierno Regional, según corresponda, debiendo acreditar el derecho de propiedad del bien ofrecido en permuta mediante los documentos que correspondan (copia literal de la partida registral respectiva, obtenida con una antigüedad no mayor a treinta -30- días de la fecha de expedición, documentos técnicos, entre otros), así como el valor comercial y, será aprobada, previa opinión técnica de la SBN, por Resolución del Titular del Pliego o de la máxima autoridad administrativa de la entidad, sustentada en un informe técnico - legal.

La permuta de bienes entre entidades públicas, será aprobada, previa opinión técnica de la SBN, por Resolución del Titular del Pliego o de la máxima autoridad administrativa de la entidad, sustentada en un informe técnico - legal.

Artículo 82.- De la diferencia de valores El Estado no podrá recibir en permuta un inmueble cuyo valor comercial sea inferior en un 20% al valor comercial del bien que entrega. Cuando el valor comercial del inmueble que entrega el Estado sea superior al que recibe, pero inferior al porcentaje antes indicado, el solicitante deberá pagar en dinero la diferencia de valor.

Dicho pago constituye ingresos propios de la entidad propietaria, debiendo efectuarse el depósito respectivo dentro de los diez (10) días naturales contados a partir de la respectiva comunicación.

En caso de ser mayor el valor comercial del bien que recibe el Estado, éste compensará en dinero la diferencia. Para lo cual, antes de la aprobación de la permuta deberá contarse con la disponibilidad presupuestaria respectiva.

Tratándose de la permuta entre entidades públicas, de existir diferencia entre el valor comercial de los inmuebles a permutar, operará la compensación de la diferencia.

Artículo 83.- De la permuta de aportes reglamentarios Excepcionalmente, el Estado representado por la SBN, previa conversión del bien al dominio privado del Estado, podrá entregar en permuta terrenos calificados como aportes reglamentarios siempre que éstos se encuentren bajo su administración directa.

SUB CAP. XV. AFECTACION EN USO Artículo 97.- De la definición Por la afectación en uso sólo se otorga el derecho de usar a título gratuito un predio a una entidad para que lo destine al uso o servicio público y excepcionalmente para fines de interés y desarrollo social. Las condiciones específicas de la afectación en uso serán establecidas en la Resolución que la aprueba o en sus anexos, de ser el caso.

Artículo 98.- Del derecho de reserva El Estado se reserva el derecho de poner término unilateralmente y de pleno derecho a la afectación en uso que otorgue, por razones de seguridad o interés público.

Artículo 99.- Del procedimiento La solicitud de afectación en uso, debidamente sustentada, se presentará ante la entidad competente, indicando el uso o servicio público al que se destinará.

Artículo 100.- De la entrega provisional En los casos en que peligre la seguridad del predio o exista interés nacional, la entidad competente podrá entregar su posesión a la entidad solicitante, mediante acta de entrega -recepción, en tanto se expida la respectiva Resolución, sin que ello signifique la aprobación previa de la solicitud.

Los gastos que demande la conservación del predio así como las obras que se ejecuten en el período de entrega provisional no son reembolsables.

Artículo 101.- Del plazo La afectación en uso es a plazo determinado o indeterminado, de acuerdo a la naturaleza del proyecto para el uso o servicio público, debiendo establecerse el mismo en la Resolución aprobatoria bajo sanción de nulidad. La entidad que aprueba el acto podrá modificar el plazo de acuerdo con la naturaleza del uso o servicio público, para lo cual emitirá la respectiva Resolución debidamente sustentada.

Artículo 102.- De las obligaciones de la entidad afectataria La entidad afectataria está obligada a: 1. Cumplir con la finalidad de la afectación en uso.

2. Conservar diligentemente el bien afectado, debiendo asumir los gastos de conservación, mantenimiento y tributarios del bien afectado.

3. Devolver el bien con todas sus partes integrantes y accesorias, sin más desgaste que el de su uso ordinario, al culminar la afectación en uso por cualquier causal.

4. Efectuar la declaratoria de la fábrica de las obras que haya ejecutado sobre el bien afectado, estando autorizada para suscribir los documentos públicos o privados que fueran necesarios para el efecto.

5. Las demás que se establezcan por norma expresa.

Artículo 103.- De la pluralidad de afectatarios Existe pluralidad de afectatarios cuando dos o más entidades destinan parcialmente un mismo inmueble a un servicio público; en estos casos, los gastos de conservación, mantenimiento y tributarios serán asumidos proporcionalmente por todas los afectatarios.

Artículo 104.- De las afectaciones por leyes especiales Las afectaciones en uso declaradas por leyes especiales en las que no exista indicación expresa de la finalidad ni plazo, se adecuarán a las estipulaciones del presente subcapítulo.

Artículo 105.- De la extinción de la afectación en uso La afectación en uso se extingue por: 1. Incumplimiento y/o desnaturalización de su finalidad.

2. Renuncia a la afectación.

3. Extinción de la entidad afectataria.

4. Destrucción del bien.

5. Consolidación del dominio.

6. Cese de la finalidad.

7. Otras que se determinen por norma expresa.

En todos los casos, se deberá expedir una Resolución de la autoridad administrativa de la entidad que concedió la afectación en la que se declare expresamente la extinción; dicha Resolución deberá ser sustentada en un informe técnico - legal. La Resolución constituye título suficiente para su inscripción en el Registro de Predios.

Artículo 106.- De los efectos de la extinción de la afectación en uso La extinción de la afectación en uso no otorga derecho de reembolso alguno por las obras o gastos que se hubieran ejecutado en el predio.

SUB CAP. XVI CESION EN USO Artículo 107.- De la definición Por la cesión en uso sólo se otorga el derecho, excepcional, de usar temporalmente a título gratuito un predio estatal a un particular, a efectos que lo destine a la ejecución de un proyecto de interés y/o desarrollo social, sin fines de lucro.

Los cesionarios presentarán a la entidad cedente, periódicamente y al culminar la ejecución del proyecto, informes de su gestión y de los logros y/o avances del proyecto. La Resolución que concede la cesión en uso establecerá la periodicidad de los informes, bajo sanción de nulidad.

Artículo 108.- Del plazo La cesión en uso tendrá plazo determinado, pudiendo prorrogarse a solicitud del interesado antes de su vencimiento siempre que el proyecto de interés y/o desarrollo social así lo requiera, lo que deberá estar debidamente sustentado. En caso no se indique en la Resolución respectiva el plazo, éste será de dos (02) años.

Artículo 109.- De la extinción de la cesión en uso La cesión en uso se extingue por: 1. Incumplimiento y/o desnaturalización de la finalidad de la cesión en uso.

2. Renuncia a la cesión en uso.

3. Extinción de la cesionaria.

4. Muerte del cesionario.

5. Consolidación de dominio.

6. Destrucción del bien.

7. Cese de la finalidad.

8. Otras que se determinen por norma expresa.

Artículo 110.- De la regulación supletoria Todo lo no previsto en el presente subcapítulo se regulará conforme a las disposiciones establecidas para la afectación en uso, en lo que fuera aplicable.

Artículo 118.- De los órganos responsables La Oficina General de Administración o la que haga sus veces de cada entidad es el órgano responsable del correcto registro, administración y disposición de sus bienes muebles.

En cumplimiento de las funciones que le son propias, el Órgano de Control Institucional participará en calidad de veedor en los procedimientos o actos que realice la entidad sobre su patrimonio mobiliario, de conformidad con la normatividad especial vigente.

Artículo 119.- Del registro en el SINABIP Los bienes muebles de propiedad estatal se registran en el SINABIP, sobre la base del inventario conciliado de conformidad con las disposiciones emitidas por la SBN. Artículo 120.- De la catalogación La SBN es la única entidad que aprueba y actualiza el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, el cual contiene los tipos de bienes muebles materia de incorporación al patrimonio estatal.

Artículo 121.- Del inventario El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.

Bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces, se efectuará un inventario anual en todas las entidades, con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior al de su presentación, y deberá ser remitido a la SBN entre los meses de enero y marzo de cada año. La información deberá remitirse a través del Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), la que será acompañada del Informe Final de Inventario y del Acta de Conciliación.

DIRECTIVA Nº004-2002/SBN.-PROCEDIMIENTOS PÁRA EL ALTA Y BAJA DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL Y SU RECEPCION POR LA SBN. ASPECTOS GENERALES.2.

DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL.2.1

Disposiciones Específicas.-

2.1.1 El Alta consiste en la incorporación física y contable de bienes muebles al patrimonio de la entidad pública, dentro de los 30 días de recepcionados con la documentación sustentatoria, la que se autoriza mediante Resolución Administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron.

2.1.2 La adquisición de bienes muebles mediante el procedimiento de compra no constituye causal de Alta que deba ser evaluada por el Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

2.1.3 Los bienes muebles que no cuenten con documentación que sustente su valor, deben ser valorizados mediante tasación para proceder al Alta en el patrimonio de la entidad pública.

2.1.4 Los vehículos y otros bienes muebles inscribibles, adquiridos por cualquier modalidad, deben ser inscritos en la correspondiente Oficina Registral a nombre de la entidad pública titular de los mismos.

2.2

Causales para el Alta de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.2.2.1 El Alta de bienes muebles procede por las siguientes causales:

a) b) c) d) e) f) g)

Saneamiento de bienes muebles.

Permuta.

Donación.

Reposición.

Fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles.

Reproducción de semovientes.

Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la SBN.

2.2.2 La causal de saneamiento de bienes muebles es de aplicación, de acuerdo con la normatividad que la regula.

2.2.3 La causal de permuta se aplica cuando la entidad pública recibe bienes muebles de entidades privadas o particulares, a cambio de la entrega de bienes muebles a los que ha dado de baja.

2.2.4 La causal de donación se utiliza cuando la entidad pública recibe bienes muebles, a título gratuito, por parte de otras entidades públicas, privadas o particulares.

2.2.5 La causal de reposición se usa cuando un bien de características iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial al bien que ha sido dado de baja por la entidad pública, es entregado a título gratuito a favor de ésta por el responsable de la pérdida, robo, sustracción o destrucción del bien; por la compañía aseguradora en el caso de siniestro de bienes asegurados; o por el proveedor en mérito a la garantía del bien adquirido.

2.2.6 La causal de fabricación, elaboración o manufactura de bienes muebles se aplica, cuando éstos son producidos por la entidad pública.

2.2.7 La causal de reproducción de semovientes se regula por las disposiciones internas que la entidad propietaria apruebe al respecto.

Las entidades titulares de los semovientes antes de invocar esta causal, deberán remitir a la SBN, las disposiciones internas a las que se hace referencia en el párrafo anterior.

2.2.8. Para cualquier otra causal de alta no tipificada, la entidad pública deberá presentar ante la SBN, un Informe Técnico-Legal sustentando la causal no prevista, con el objeto de que la SBN emita opinión favorable.

2.3

Procedimiento para el Alta de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.-

2.3.1 El Comité de Gestión Patrimonial es el encargado de elaborar el expediente administrativo que contendrá el Informe Técnico-Legal de los bienes muebles a darse de alta.

2.3.2 El Comité de Gestión Patrimonial elevará el expediente administrativo al Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones, para su evaluación.

2.3.3 El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones evaluará el expediente administrativo y de encontrarlo conforme, suscribirá el Acta del Acuerdo respectivo.

Asimismo, redactará y elevará el proyecto de Resolución a la Dirección General de Administración o la que haga sus veces, para que emita la Resolución que apruebe el Alta, la misma que deberá especificar lo siguiente: a) b) c) d)

Las causales del alta.

La cantidad de bienes muebles.

El total del valor de los bienes muebles.

La relación valorizada de los bienes muebles.

2.3.4. Aprobada el Alta de los bienes muebles, el Comité de Gestión Patrimonial asignará el correspondiente código patrimonial, el cual estará acorde con el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y con el Software Inventario Mobiliario Institucional, aprobados por la SBN. En caso de que el bien mueble no se encuentre descrito en el referido Catálogo, la entidad pública deberá solicitar a la SBN su incorporación, para lo cual deberá

presentar la Ficha de Incorporación de Tipos de Bienes Muebles al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

3.

DEL PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL.3.1

Disposiciones Específicas.-

3.1.1 La Baja consiste en la extracción física y contable de bienes muebles del patrimonio de la entidad pública, la que se autoriza mediante Resolución Administrativa con indicación expresa de las causales que la originaron.

3.1.2 Los vehículos y otros bienes muebles inscritos en la Oficina Registral correspondiente, deben estar libres de afectaciones antes de la baja.

3.1.3 La entidad pública, a través de la Dirección General de Administración o la que haga sus veces, remitirá a la SBN, dentro de los 20 días de emitida la Resolución de Baja, la siguiente documentación : a) Copia de la Resolución Administrativa que aprueba la Baja de los bienes muebles, con la relación de los mismos. a) Para el caso de vehículos y otros bienes muebles inscribibles, copia del Certificado de Identificación Vehícular expedido por la DIPROVE, del Certificado de Gravamen expedido por la Oficina Registral correspondiente y de la tarjeta de propiedad. a) Copia del Acta de Acuerdo del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

3.1.4 Los bienes muebles dados de baja quedarán bajo la responsabilidad y custodia de la Dirección General de Administración o la que haga sus veces en la entidad pública. No serán objeto de inventario ni podrán ser utilizados para las actividades que realiza la entidad pública.

3.1.5 Producida la Baja de los bienes muebles, la entidad pública tiene un plazo de 5 meses para disponer de dichos bienes, contados a partir de la emisión de la respectiva Resolución.

3.2

Causales para la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.-

1.1.1 La Baja de bienes muebles procede por las siguientes causales : a) b) c) d) e) f)

Estado de excedencia.

Obsolescencia técnica.

Mantenimiento o reparación onerosa.

Pérdida, robo o sustracción.

Destrucción o siniestro.

Reembolso o reposición.

g) Cuando el semoviente sobrepase su período reproductivo, padezca enfermedad incurable, sufra lesiones que lo inhabiliten permanentemente o muera. h) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la SBN. 3.2.2 La causal de estado de excedencia recae en los bienes que, encontrándose en condiciones operativas, no son utilizados por la entidad pública titular de los mismos y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.

3.2.3 La causal de obsolescencia técnica se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeño de las funciones inherentes a las entidades propietarias, en comparación a lo que se obtendría con bienes que cumplen las mismas funciones, debido a los cambios y avances tecnológicos.

3.2.4 La causal de mantenimiento o reparación onerosa procede cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es significativo, en relación con su valor real.

3.2.5 La causal de pérdida, robo y sustracción debe sustentarse con la denuncia policial y el Informe que emita la entidad pública.

3.2.6 La causal de siniestro recae en el bien que ha sufrido daño, pérdida, o destrucción parcial o total, a causa de un incendio o fenómeno de la naturaleza, lo cual deberá ser sustentado con la información de los daños ocasionados, expedida por organismos competentes, cuando corresponda.

La causal de destrucción opera cuando el bien ha sufrido un daño grave a consecuencia de hechos accidentales o provocados que no sean calificados como siniestro. Esta causal será sustentada sobre la base de la denuncia policial, cuando corresponda.

3.2.7 La causal de reposición es de aplicación cuando debido a la garantía otorgada por el proveedor, un bien es reemplazado por otro de características iguales, similares, mejores o equivalente en valor comercial.

La causal de reembolso procede cuando la reposición del bien no es posible y en su lugar existe un desembolso de dinero a favor de la entidad pública. El dinero a reembolsar debe corresponder al valor de adquisición o al valor comercial del bien, según sea el caso.

3.2.8 La causal de baja de semovientes, tipificada en el literal g) del numeral 3.2.1. de la presente Directiva, se regula por las disposiciones internas que la entidad propietaria apruebe al respecto.

Las entidades titulares de los semovientes deben remitir a la SBN, las disposiciones internas a las que se hace referencia en el párrafo anterior, con anterioridad a la invocación de dicha causal.

1.1.1 Para cualquier otra causal de baja no tipificada, la entidad pública debe presentar ante la SBN, un Informe Técnico-Legal que sustente la causal no prevista, con el objeto de que la SBN emita la opinión correspondiente.

3.3

Procedimiento para la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.-

3.3.1 El Comité de Gestión Patrimonial es el encargado de elaborar el expediente administrativo que contendrá el Informe Técnico-Legal de los bienes muebles a darse de baja.

3.3.2 El Comité de Gestión Patrimonial elevará el expediente administrativo al Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones, para su evaluación.

3.3.3 El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones evaluará el expediente administrativo y de encontrarlo conforme, suscribirá el Acta de Acuerdo respectivo.

Asimismo, redactará y elevará el proyecto de Resolución a la Dirección General de Administración o la que haga sus veces, para que emita la Resolución que aprueba la Baja, la misma que deberá especificar lo siguiente : a) Las causales de baja. b) La cantidad de bienes muebles. c) El total del valor de los bienes muebles. d) La relación valorizada de los bienes muebles.

3.3.4 La Resolución que aprueba la Baja de los bienes muebles deberá ser emitida dentro de los 30 días de haber recibido la documentación sustentatoria.

4.

RECEPCIÓN DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL A CARGO DE LA SBN.4.1 La SBN, a través de la Jefatura de Patrimonio Mobiliario, podrá recepcionar los bienes muebles que las entidades públicas, ponen a su disposición administrativa, previamente a su consentimiento.

4.2. Para proceder a recepcionar los bienes muebles, la entidad pública deberá cumplir con remitir a la SBN la siguiente documentación: a)

El Informe Técnico-Legal que sustenta la baja.

b) La relación de los bienes muebles a ser recepcionados, en reporte impreso y en base de datos, de conformidad con el Software Inventario Mobiliario Institucional.