EVALUACIÓN FINAL
LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ADMINISTRACIÓN ARCHIVÍSTICA MEDELLÍN, ANTIOQUIA 2013
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EVALUACIÓN FINAL
LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ
DOCENTE MARÍA CLEMENCIA RIVERA CRUZ Profesional en Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ADMINISTRACIÓN ARCHIVÍSTICA MEDELLÍN, ANTIOQUIA 2013
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ÍNDICE
Temas
Páginas
INTRODUCCIÓN
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OBJETIVOS
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CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN FINAL
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CONCLUSIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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INTRODUCCIÓN
El trabajo final de la asignatura de administración archivística, toma como base la lectura del documento: “Administración de Archivos electrónicos”, partiendo de esta gran premisa nos lleva a la reflexión de las diversas tareas que se deben desarrollar desde la profesión, acá en este ejercicio se dará respuesta al análisis realizado posterior a la lectura del tema central del área del conocimiento. Seguidamente la actividad nos llevará a la reflexión sobre el concepto de seguridad informática y sus implicaciones sobre la cultura del cero papel, como tercero, relacionamos el significado de los archivos dentro del contexto actual y la relación que éste guarda con la relación del archivista.
Finalmente producto de la acción académica de la consulta de bases de datos de la Universidad del Quindío se formularán conclusiones no sólo en la pregunta dos, sino en general de la actividad final del semestre, con el objetivo de proyectarse como profesional en Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística.
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OBJETIVOS
GENERAL Realizar el proceso de evaluación final del área de Administración Archivística, resolviendo las preguntas del cuestionario relacionado con la lectura de “Administración de Archivos Electrónicos”, los subtemas relacionados con la informática y la responsabilidad del Profesional en Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística.
ESPECÍFICOS
❖ Leer el documento “Administración de Archivos Electrónicos” en su capítulo cinco. ❖ Observar los videos sobre archivos del futuro, firma electrónica, firma digital propuestos por la docente en la plataforma del CIDBA. ❖ Responder a las preguntas planteadas en el cuestionario de evaluación final para el área de Administración Archivística. ❖ Plantear una serie de conclusiones relacionadas con el ejercicio desarrollado en la evaluación final del área de Administración Archivística.
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CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN FINAL
1. Construya en términos generales una sinopsis del documento “Administración de Archivos Electrónicos” donde se observen de forma clara el análisis – y – elabore una conclusión. 2. Que significa para usted el concepto de “Seguridad Informática” – que implica para la archivística y los archivos – es preciso revisar los tres últimos vídeos puestos en plataforma - en esta época donde en las instituciones se está trabajando con documentos “Mixtos” a razón de la oficina sin papel. 3. ¿Cuál puede ser el significado de los archivos dentro del contexto actual “Archivos electrónicos” de acuerdo a su respuesta relaciónelo con la labor del archivista.
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1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS SINOPSIS
Se evidencia en el contexto del tema sobre archivos electrónico una serie de elementos básicos sobre la definición de archivos electrónicos, la relación de los mismos con respecto a los archivos físicos, su tratamiento realmente igual para el proceso de recepción, conservación, consulta, preservación y destino final. Se hace necesario resaltar la organización sistemática que se presenta en el tratamiento de los archivos, básicamente están determinadas las directrices que desde el ejercicio profesional en el área de la archivística se deben aplicar en la administración de los archivos electrónicos y digitales producidos por una empresa que cuenta con un software o no de gestión documental. El documento titulado “Administración de Archivos Electrónicos”, está redactado al estilo manual de procedimientos sobre archivos electrónicos, contiene generalidades, se determina que toda información almacenada en un formato que sólo una computadora puede descifrar, un otro medio electrónico puede procesar, aportándole a la satisfacción de la necesidad de información de cualquier usuario, igualmente se aclara que el archivo no es el medio que almacena la información sino la información que está en él. Se asocia el uso de las Tablas de Retención de Archivos y la obligatoriedad de uso del Sistema de Clasificación de Archivos. Se establece la identificación de los archivos electrónicos, como los documentos generados por aplicaciones automatizadas, la cual necesita de las herramientas ofimáticas para la producción, conservación, preservación y posterior consulta, congruente con esto se tiene en cuenta los recursos como el correo electrónico, se resalta que la validez es la misma que los archivos tradicionales o en formato impreso, también se aplica el principio de la no multiplicación de la información, la vinculación de la firma electrónica como eje de apoyo para la originalidad, asociándolo una serie de requisitos legales, partiendo de la incorporación del sonido y símbolo que hace única e irremplazable la firma del autor como una producto a puño, tinta y grafía impresa en el papel; determinando unos criterios de control sobre la actividad de la firma electrónica
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El siguiente grupo de políticas se asocian a la administración de los documentos creados desde los correos electrónicos, aparte de mencionar en la identificación de archivos electrónicos que, éstos tienen la misma estructura de un contexto, contenido y estructura. En este caso se conserva igual pero le hace saber al lector que se deben conservar ciertas características como la hora, destinatario, remitente y otros datos de transmisión, seguidamente se aclara que la empresa debe tener políticas para la depuración, conservación y preservación que incluya esta clase de archivos electrónicos. Se hace mención de los documentos de trabajo, su proceso de creación, cuando se convierte en borrador y documento definitivo teniendo presente las funciones de la empresa o de la oficina productora. Consecuente con el anterior elemento de administración, el documento base nos enseña que las bases de datos o sistema electrónico de la información son parte de los archivos electrónicos, acá se debe entender que propiamente su función es: organización, procesamiento, transmisión y divulgación de información; considerándose muy a menudo la actualización permanente de la documentación de cada sistema de electrónico de información (Base de datos). Se presenta la necesidad de los requisitos que debe tener la documentación que hace parte de la base de datos. Igualmente se plantean las rutinas de purgación, retención, migración, disposición como criterios indispensables sobre el Sistema electrónico de información. Se identifica que el mantenimiento de los archivos electrónicos es esencial, planteando la utilización de un sistema electrónico de administración bajo unos parámetros que permita la mantener la integralidad de los archivos, así mismo se tendrá en cuenta que dentro de la administración de los documentos se deber permitir al usuario, el control de la creación, clasificación, almacenamiento, accesibilidad, recuperación, seguridad, asociados al Sistema de Clasificación de Archivo y Tablas de Retención de Archivos.
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Respecto a la estructura de carpetas son parte activa del Sistema de Clasificación de Archivos, se presentan como alternativa para mantener organizados sistemáticamente los archivos electrónicos, categorizándolos de acuerdo a las carpetas creadas desde el archivo de gestión. Indican en este espacio la importancia de generar una carpeta general como elemento raíz de almacenamiento de otras carpetas que contienen los documentos, se fijan los pasos de administración de las mismas para evitar errores y facilitarle al administrador y sus usuarios el proceso de conservación, consulta y retención, acá en este apartado se tiene presente la tarea de etiquetado para la identificación de las carpetas. Se continua con el cuidado y manejo del medio electrónico, identificando que los archivos son elementos frágiles, proyectando su conservación por más de una década, siempre y cuando se utilicen los formatos adecuados que permitan conservación y preservación, siendo así, se generan las políticas, explicando qué se debe realizar y cómo: la migración de datos (información-transferencia-conservación), selección y mantenimiento de los medios de almacenamiento (ambiente y vida útil), especificando los criterios para la selección del medio, sus características y técnicas apropiadas, los riesgos por irregularidades e imperfectos en su funcionamiento. Luego se pasa a indicar el manejo y mantenimiento del medio, sus cuidados, tener pendiente la vida útil, la delicadeza en realizar maniobras de administración que no vayan a interferir en la información contenida en el medio de almacenamiento, por el anterior motivo se vincula un reglamento y normas de seguridad e higiene sobre el producto administrado por profesional y sus colaboradores en el área de archivo. Otros aspectos a los que hacen mención es la seguridad como eje de ética y confidencialidad sobre el formato electrónico, el uso responsable de las contraseñas, las normas de seguridad informática sobre los recursos electrónicos. El recurso de la copia de respaldo es un menester apropiado para el momento de pérdida parcial, total de la información, resultado de un error mecánico del sistema o por manipulación del ser humano. asociado a lo anterior se tiene presente la recuperación de los archivos electrónicos, una función que debe realizar el personal de la empresa, ellos-ellas deben estar en la capacidad de recuperar información eliminada por accidente o intencionalmente para que los archivos sigan siendo útiles hasta su fecha de disposición final debidamente autorizada, de la misma forma aplicar la migración de información si el sistema es reemplazado o actualizado por una versión superior, en caso de desastre los administradores deben poseer un plan de recuperación, sobre todo en los archivos de valor histórico.
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Se finaliza con la preservación de los archivos, ahí van incluidos los sistemas electrónicos, su preservación está regida por las Tablas de Retención de Archivos, cumpliéndose con el ciclo vital del documento, se priorizan políticas de preservación de los documentos y archivos audiovisuales. La disposición final de los archivos, la abordan con políticas que contemplan las rutinas de limpieza periódica sobre los archivos transitorios o temporales, el cumplimiento de los funcionarios obedeciendo a lo establecido en las Tablas de Retención de Archivos y las Tablas de Retención de Archivos. Igualmente que pasa con la información almacenada no sólo en medio electrónico, se debe asignar la clasificación para ambos de acuerdo al Sistema de Clasificación de Archivos. Sobre la destrucción de archivos electrónicos, en este modelo de manual se tiene en cuenta que el administrador debe seguir las indicaciones desde la Tabla de Retención de Archivos, se asocian procedimientos como, qué se debe hacer antes de la destrucción autorizada de archivos electrónicos, información que debe aparecer en la lista de documentos electrónicos a eliminar, dónde debe almacenarse la lista elaborada, que ocurre con otros medios magnéticos y ópticos del conjunto de archivos electrónicos de la empresa.
CONCLUSIONES Se puede confirmar que el desarrollo empresarial en todo contexto, necesita de los archivos electrónicos, su tratamiento desde la producción, conservación, preservación para su constante consulta y lo más interesante la institucionalidad requiere de personal idóneo en el área de Administración Archivística para llevar a cabo la aplicación de las políticas presentadas por el autor en el Manual de disposición de los archivos electrónicos. Se aprendió que la ética profesional juega un papel fundamental para el desempeño de los colaboradores que alimentan las bases de datos que contienen los archivos digitales y sus documentos. Se identificó lo indispensable del trabajo multidisciplinario o en equipo que requiere esencialmente de un manejo seguro e íntegro de la documentación contenida en los archivos electrónicos.
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Se descubrió que la práctica con responsabilidad de los diferentes pasos o políticas consignadas en el documento base de “Administración de archivos electrónicos”, exigen ser cuidadosos con la seguridad informática e informativa, el tener políticas claras y precisas en un Manual de Procedimientos para una empresa permite optimizar recursos y bajar costos al interior de la empresa.
2. SEGURIDAD INFORMÁTICA
Hace alusión a la protección de la infraestructura y el funcionamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, que contiene información de archivos electrónicos, vinculado a las bases de datos, que signifiquen un riesgo para los usuarios, la estructura de software y hardware. El aspecto de la seguridad informática implica para los archivos y la archivística, la importancia de la ética profesional asociada a los conocimientos claros que se debe tener para el proceso de administración de archivos no sólo electrónico, sino impreso, la responsabilidad social que debe tenerse como Profesional en Ciencia de la Información, sobre la confidencialidad, seguridad en el manejo de la información. De la misma manera que se vincula como mínimo para la seguridad informática en forma dinámica, los siguientes elementos: organización e implantación del proceso de seguridad, análisis, gestión y control de riesgos, protección de las instalaciones, mejora continua en proceso de seguridad y otros elementos que tienen estrecha relación con la administración archivística de los archivos electrónicos, los cuales van asociados permanentemente a la arquitectura informática sobre la seguridad de las aplicaciones. Lo que implica en la participación del archivista está dado en su participación en el proceso de administración de bases de datos, por ejemplo como lo mencionado en el artículo de la Revista Cubana de de Ciencias Informáticas (RCCI), quienes muestran a las bases de datos como una alternativa de almacenamiento de información, la cual debe poseer recursos electrónicos con seguridad confiable, fiable, disponible e integra;
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asociándolos a la gran cantidad de gestores de bases de datos las cuales requieren de autenticación, una serie de permisos definidos automáticamente controlados por el software de programación remota o local. Si se observa el manejo que los profesionales del presente y la proyección del futuro, muestran al cristal holográfico como una herramienta esencial de aporte para la conservación, preservación, consulta de los archivos anteriores y posteriores que genera el ser humano desde su actividad comercial, personal, educativa como una estrategia de inmortalización frente a la revolución de los archivos electrónicos. Por el anterior motivo y como es el caso de muchas empresas del sector público y privado en Colombia y el mundo, trabajan la seguridad informática asociandola a la cultura del cero papel para permitir aportarle al ambiente menos contaminación.
3. SIGNIFICADO DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS EN EL CONTEXTO ACTUAL
El significado de los archivos electrónicos en el contexto actual, es básicamente la respuesta a la necesidad del ser humano en su labor comercial de conservar, preservar y consultar con eficacia y agilidad los documentos contenidos en archivos electrónicos, aportarle un respiro al medio ambiente sobre disminuir la contaminación, optimización de los espacios físicos, evitar sobrecostos económicos. De todo lo anterior que el Profesional en Ciencia de la Información es pieza clave por tener entre sus conocimientos conceptos básicos, no sólo sobre la administración de archivos físicos, sino electrónicos, tiene claro y es preciso en aplicar los principios legislativos de la archivística, los cuales el profesional hace mención precisa congruente con su práctica en manuales, procesos y procedimientos desarrollados en la archivística del contexto actual. Del mismo modo que las diferentes empresas, preocupadas por la conservación y preservación de los archivos electrónicos, aplican la Norma UNE-ISO 16175 para identificar los alcances y las limitaciones del uso de los recursos informáticos y su funcionalidad sobre los archivos electrónicos, como también otros sectores que aportan a la seguridad informática desde el establecimiento de directrices de intervención como lo mencionan María José de Acuña y Xavier de Agenjo en su articulo “Archivos en la era digital: problema (y solución) de los recursos electrónicos”. El gran aporte
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que ellos nos dejan en el contexto actual, espacio participativo del profesional es la diversidad de funciones desde la digitalizaci贸n documental, la generaci贸n de contenidos en distintos idiomas para facilitar el acceso del usuario a su consulta en las bases de datos de archivos electr贸nicos.
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CONCLUSIONES
Practiqué la utilización de las bases de datos que proporciona la Universidad del Quindío desde su plataforma virtual, realizando exploración y lectura de los diferentes documentos relacionados con el tema de archivos electrónicos y afines.
Reconozco que para llegar a ser Profesional en Ciencia de la Información, debe tenerse conocimiento sobre el uso adecuado de las herramientas que proporciona las bases de datos asociadas a los archivos electrónicos y vinculadas con la seguridad informática actual y a futuro que debe enfrentarse la sociedad. Las lectura realizadas, no sólo de los documentos escritos, sino de los videos despiertan en mí como futuro profesional la tarea permanente en ser responsable directo del manejo adecuado de todo tipo de archivo electrónico.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
UNIVERSIDAD DE LAS CIENCIAS INFORMÁTICAS. “Algunas consideraciones sobre la seguridad informática”. Revista Cubana de Ciencias Informáticas. Vol. 7, No. 3, Julio - Septiembre, 2013. pág. 105 a 111. La Habana, Cuba. ISSN: 2227-1899.
RUBINOS CARVAJAL, Alejandro Manuel y NUEVO LEÓN, Heydi Alina. UNIVERSIDAD DE LAS CIENCIAS INFORMÁTICAS (RCCI). Seguridad en bases de datos. Revista Cubana de Ciencias Informáticas. 2011. 17pag. La Habana, Cuba. DE ACUÑA, María José y ANGEJO, Xavier. El profesional de la Información. Archivos en la era digital: problema (y solución) de los recursos electrónicos. Artículo. 2005.
Administración de Archivos Electrónicos [En línea]http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=60487 [Consultado el 24 de Noviembre de 2013]
Soy Autónomo. TECNOLOGÍA: LA FIRMA DIGITAL. [Vídeo en línea] http://www.youtube.com/watch?v=V7TFAQSK3-U[Consultado el 24 de Noviembre de 2013]
Documental: Archivos y documentos del futuro - "2057" [Vídeo en línea]http://www.youtube.com/watch?v=PjAbxqGRvqk [Consultado el 24 de Noviembre de 2013]
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