Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
TALLER 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL I
LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA 2012
1
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
TALLER 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL I
LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ
DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología, Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA QUINDIO 2012
2
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
ÍNDICE
TEMA
Página
INTRODUCCIÓN
4
OBJETIVOS
5
1. TALLER NO 1 1.1.
Cuestionario
2. RESPUESTAS AL CUESTIONARIO TALLER No 1
6 6 9
3. CONCLUSIONES
21
4. BIBLIOGRAFÍA
22
5. REFERENCIAS VIRTUALES
22
3
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
INTRODUCCIÓN
Interesante encontrarnos con un archivo en cualquier empresa, administrado por un experto, quien desarrolla sus competencias y cumple tareas para atender a las políticas de la entidad pública, privada o mixta.
Gracias a la anterior aseveración, se deben conocer los conceptos asociados a Gestión Documental, producción y flujo documental en las empresas, componentes de un programa de gestión documental, asociados a la legalidad
o normatividad
vigente, elementos que se mostrarán en este trabajo como ejes del proceso de aprendizaje para la adquisición de competencias laborales asociadas a la Profesión en Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística.
4
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
OBJETIVOS
GENERAL Abordar temas generales de la Gestión documental, asociados a sus diversos acontecimientos de trascendencia y aplicabilidad en las Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología, Archivística.
ESPECÍFICOS
Consultar varias fuentes de información: Guías, textos, videos, entre otros formatos que contengan información sobre temas específicos de la Gestión Documental. Asociar conceptos aprendidos en Teoría Archivística con los elementos propios de la Gestión Documental.
Mencionar los aspectos legislativos que aportan al desarrollo de la Gestión Documental.
Resaltar la importancia del Programa de Gestión Documental en el proceso de formación y desempeño laboral del Profesional de Ciencias de la Información. Rescatar elementos que aportan a los derechos de los ciudadanos privacidad de los documentos.
y la
5
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
1. TALLER No 1 1.1.
Cuestionario
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental. 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden.
6
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.
7
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gesti贸n Documental Universidad del Quind铆o
8
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gesti贸n Documental Universidad del Quind铆o 2. RESPUESTAS AL CUESTIONARIO TALLER No 1 1. Origen de la Gesti贸n Documental
9
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío 3. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas asociadas a la eficiencia, eficacia y efectividad en el manejo y la organización sistematizada de la documentación producida- recibida por una entidad pública, privada o mixta; en este proceso se evidencia el ciclo vital del documento.
4. Documento: Se puede definir como toda información o expresión a través de un lenguaje natural o convencional registrada en cualquier tipo de soporte (físico, virtual, digital).
4.1.
Documento de Archivo: Se refiere a toda clase de información producida o recibida por una entidad pública, privada o mixta de acuerdo a sus actividades económicas, sociales o funciones.
5. Definición Archivo General de la Nación Es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística en el ámbito nacional. Organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
10
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío 5.1.
Ley de creación del AGN Ley 80 de Diciembre 22 de 1989, mediante la cual se crea el Archivo General de la Nación en Colombia. Especificando en su artículo primero: “Crease el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, de orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá D.E.”. Ver: http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/reglamentacio n/ley_80_de_1989.pdf
6. Sistema Nacional de Archivos “Es un conjunto de instituciones archivística articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”. (Tomado de la Ley 594 de 2000, Titulo II, Articulo 5)
Logosímbolo que identifica al Sistema Nacional de Archivos
El ente es reconocido y reglamentado en Colombia, mediante Decreto 4124 de Diciembre 10 de 2004.
11
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
7. Ley que dicta la Ley General de Archivos Ley 594 de Julio 14 de 2000.
Ver: http://espiraldelconocimiento1.wordpress.com/tag/ley-general-de-archivos/
8. Qué dice La Ley General de Archivos en el título V. Gestión de Documentos, Artículo 21
“Programas de gestión documental, las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso las nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Parágrafo: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales”.
12
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
9. Objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental
Teniendo en cuenta las directrices del Archivo General de la Nación, se debe generar una identidad con: Aplicar racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. Manejar integralmente los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. Integrar los estamentos institucionales en torno a los objetivos comunes y a una política informativa total. Evitar la acumulación innecesaria de la información a través de la evaluación y evaluación constante de los documentos. Reducir costos documental.
en
la
producción
y
conservación
del
acervo
Lograr la simplificación de los trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. Normalizar las tareas y funciones archivísticas a la luz de la nueva concepción del archivo total y de calidad.
13
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
10.Aspectos para elaborar un programa de Gestión Documental
1. Identificar un lugar adecuado para el almacenamiento documental. 2. Identificar los recursos humanos (profesionales, técnicos, tecnológicos, asistenciales) como apoyo al proceso de Gestión documental. 3. Adoptar normas legales vigentes asociadas a la administración documental.
4. Establecer estrategias técnicas y tecnológicas para la conservación, restauración, preservación, consulta documental. 5. Establecer mecanismo de búsqueda para la recuperación de la información.
6. Proporcionar Manuales de procedimientos para la administración documental. 11.Pasos de un programa de Gestión Documental
Producción de documentos Recepción de documentos Distribución de documentos Trámite de documentos Organización de documentos Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final de documentos 14
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
12. Importancia de las Tablas de Retención Documental LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON IMPORTANTES EN UN ARCHIVO
Aportan al proceso de sistema de gestión de la calidad en su normatividad vigente. Herramientas de trabajo esencial en administración documental. Garantiza selección, conservación y preservación de los documentos. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo. Facilitan la sistematización y su relación con el aspecto organizacional a partir del concepto Archivo Total y competitivo. Permite identificar los documentos que sirven de apoyo para cada una de las etapas en las gestiones de la empresa dándole rango de importancia a partir de su ciclo vital. Se identifican y evidencian las funciones institucionales. Son un elemento del control ante la producción y la tramitología.
12.1. Etapas que comprenden las Tablas de Retención Documental, TRD A continuación se presentan las etapas generales que se deber llevar a cabo para la elaboración de las Tablas de Retención Documental en un archivo: 1. Investigación preliminar para la Institución. a) Compilación de la información institucional. b) Entrevista con los productores.
15
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestiรณn Documental Universidad del Quindรญo
2. Anรกlisis e interpretaciรณn de la informaciรณn recolectada. a) Conformaciรณn de series y subseries, tipos documentales basados en una encuesta de estudio documental. b) Valoraciรณn y selecciรณn documental. 3. Elaboraciรณn y presentaciรณn de las Tablas de Retenciรณn Documental a) Elaboraciรณn de propuesta sobre Tabla de Retenciรณn Documental, con elementos claros para ser estudiada y aplicada por la dependencia que lo aplica. b) La propuesta debe ser avalada por un comitรฉ evaluador de documentos, para su estudio y tramite de adopciรณn. 4. Aplicaciรณn Tablas de Retenciรณn a) Se expedirรก un acto administrativo para su aplicaciรณn. b) Proceso de capacitaciรณn, elaboraciรณn de instructivos que refuercen y normalicen la organizaciรณn de los documentos, archivos de gestiรณn y preparaciรณn de transferencias documentales. c) Procedimientos de transferencias documentales primarias y secundarias, limpieza documental, eliminaciรณn del material metรกlico, material afectado por biodeterioro. Todo bajo un cronograma establecido por la Unidad de archivo de la entidad.
16
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío 5. Proceso de actualización y seguimiento de la tabla de Retención Documental.
a) Establecer cronograma de seguimiento y aplicación de un plan de mejoramiento.
a) Las modificaciones de la Tabla de Retención Documental que surjan en el seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluados por la Unidad de archivo de la entidad y aprobadas por el comité de archivo de la misma.
13. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Se hace importante el Programa de Gestión Documental en una empresa por que establece parámetros claros para la administración documental desde la instancia conocida comúnmente como archivo. Ventajas 1. Agilidad para la búsqueda de la información. 2. Estabilidad administrativa, económica, gerencial. 3. Mejoramiento en la prestación de sus servicios a los clientes externos e internos. 4. Optimización del tiempo y los diversos recursos de la empresa. 5. Aporte a la aplicación sistemática de los principios de calidad.
17
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío 14.Normas de Programa de Gestión Documental
1. CPC. Artículo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. 2. CPC. Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. 3. Ley 951 de 2005: Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión. 4. CPC. Artículo 74: Todas las personas tienen derecho acceder a los documentos públicos salvo casos que establezca la ley. 5. Decreto 624 de 1989. Artículo 633: La información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos. La Dirección General de los Impuestos Nacional prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. CPC. Constitución Política de Colombia. Proceso de interpretación y/o explicación de los enunciados: CONSTITUCIÓN POLÍTICA COLOMBIA Artículo 27: Está determinado como eje esencial, transformador del aspecto educativo, gracias a la participación de las instituciones formadoras no sólo en la básica, sino programas profesionales, técnicos y tecnólogos, entre otras modalidades a las cuales tiene derecho la ciudadanía; quienes deben aprovechar los espacios de Gestión Documental en el país para avanzar en su aprendizaje con la constante motivación respecto a la consulta, lectura, intercambio responsable de la información contenida en los documentos atesorados en un archivo, los cuales actúan como escuelas de aprehender y aprendizaje innovador para sus administradores y / o usuarios. Artículo 71: Hace alusión a la apertura de puertas que contienen el conocimiento desde cada una de sus dimensiones, aportándole a la libertad de expresión cultural, artística, elementos que siempre están vinculados a la Gestión Documental en el preciso momento que el Profesional de Ciencias de la Información, está dispuesto a responder con la asesoría, guía, entrega de la documentación pertinente y acertada al usuario. De igual forma un programa de gestión documental siempre debe tener unas bases legales confiables, congruentes con las leyes, normas, decretos vigentes, lo anterior convierte al archivo en un ente confiable para la ciudadanía colombiana.
18
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío Ley 951 de 2005: Al interior de aspecto es muy importante resaltar que al interior del Programa de Gestión Documental debe existir no sólo el aspecto legal y técnico, sino que se debe vincular el informe de gestión como herramienta de control, vigilancia y estrategia de mejoramiento continuo en los procesos asociados a la empresa y al PGD. Lo anterior le aporta a la entidad en eficiencia, eficacia, calidad, traducidos en una gestión documental con transparencia. CPC. Artículo 74: El Programa de Gestión Documental debe siempre contemplar en uno de sus componentes la libertad de acceso a la información como un manifiesto o política permanente que beneficie a los ciudadanos; siempre y cuando existan mecanismos para la solicitud con antelación, respetuosa de la información de carácter público. Decreto 624 de 1989. Artículo 633: El programa de gestión documental debe ser un documento competente que en sus aspectos de aplicación legal, dará validez de igualdad u originalidad a los documentos magnéticos en cualquier parte del territorio nacional o el mundo.
15.Los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos Después de realizar un proceso de consulta en diferentes medios informativos, leyes, decretos, normas reglamentarias, no encontraos que: La Constitución Política de Colombia en su Titulo II, Capitulo I, Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las Informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. De igual forma “la correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, o en los casos de formalidades que establezca la ley”. La anterior aseveración fue apoyada y ampliada para su conforme aplicabilidad en la Ley de Habeas Data (Ley estatutaria No 1266 de Diciembre 31 de 2008) donde se le brinda el derecho a la privacidad de la información en la base de datos personales del ciudadano, asociándolo a la sensibilidad de la administración de la información. 19
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío Respecto a su vinculo con el Código Civil Colombiano se concibe al documento privado como: “aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración. Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades. No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público”.
20
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
3. CONCLUSIONES
Se permitió que el Profesional en Ciencia de la Información en formación, ejercitara su capacidad de consulta, análisis, búsqueda de datos para presentar y enriquecer las teorías anteriores y actuales, asociando su funcionalidad al interior de sus competencias laborales especificas en la administración del conocimiento. Gracias a la identificación de los pasos para implementar un programa de gestión documental en una empresa, alcanzamos el objetivo de asociar el trabajo de la teoría archivística con la organización sistemática y administrativa de un archivo.
Finalmente se aprendieron nuevos elementos legales vigentes para la administración con calidad y el acceso a la documentación, igualmente la identificación de la importancia del Archivo General de la Nación, AGN; quien actúa como ente rector de la normalización archivística en Colombia. Además de todo lo anterior permitió visionar al profesional de las ciencias de la información, documentación, bibliotecología y archivística en formación como un eje de apoyo gerencial de la administración de la documentación.
21
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
4. BIBLIOGRAFÍA
V. A. LEONARDO y Calderón Smith. Reglamentación legal del archivo en Colombia. Bogotá : Pontificia Universidad Javeriana. 1988, 330p ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá : Archivo General de la Nación de Colombia. 2006. p. 22- 28.
5. REFERENCIAS VIRTUALES
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594 de 2000. [En línea] http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 [Consultado el 13 de Octubre de 2012]
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No 027-2006. [En línea] http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUER DO_No_27_2006_Glosario.pdf. [Consultado el 13 de Octubre de 2012]
ORTIZ NARVAEZ, CARLOS. Modulo de aprendizaje en técnicas de archivo: organización de archivos de gestión administrativos y judiciales; teoría y práctica. [En línea] http://www.ejrlb.net/medios/docs/206/tecnicas_de_archivo.pdf Bogotá D.C. 2006. [Consultado el 13 de Octubre de 2012]
22
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío
Ley 80 de Diciembre 22 de 1989. [En línea] http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/reglamentacion/ley_80_de_1989.pdf [Consultada el 13 de Octubre de 2012]
Arévalo Jordan, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. [En línea] http://issuu.com/contextolimitada/docs/anon---diccionario-de-terminos-archivisticos--pdf?mode=embed&layout=http%3A%2F%2Fskin.issuu.com%2Fv%2Flight%2Flayout.xml&showFli pBtn=true , Buenos Aires. 2003 página. 131 [Consultado el 13 de Octubre de 2012]
Alonso Méndez, Víctor Alexander. Normatividad tablas de retención documental. [En línea] http://victoralonso1987.blogspot.com/2012/09/normatividad-tablas-de-retencion_16.html [Consultado el 14 de Octubre de 2012]
Ministerio del Interior. Decreto 1382 de 1995. [En línea] http://www.iescinoc.edu.co/NORMOGRAMA/decreto%201382%20de%201995.pdf [Consultado el 14 de Octubre de 2012]
Molina Londoño, Luis Fernando. Gestión documental en Bogotá. [En línea] http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/php/decide.php?patron=01.010101 [Consultado el 14 de Octubre de 2012]
Soluciones SIG. Etapas para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. [En línea] http://www.solucionessig.com/portal/tablas-de-retencion-documental/etapas [Consultado el 14 de Octubre 2012]
23
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gestión Documental Universidad del Quindío PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Constitución Política de Colombia. [En línea]. http://web.presidencia.gov.co/constitucion/index.pdf. [Consultada el 14 de Octubre de 2012]
Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 624 de Marzo 30 de 1989. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6533. [Consultado Octubre de 2012]
[En línea] el 15 de
El Abedul. Leyes de la República de Colombia : Ley 951 de 2005. [En línea] http://www.elabedul.net/San_Alejo/Leyes/Leyes_2005/ley_951_2005.php. [Consultado el 15 de Octubre de 2012]
24
Taller 1: Cuestionario Fundamentos Gesti贸n Documental Universidad del Quind铆o
25