Halvårsrapport: Kommunikationsavdelningen våren 2023 EKONOMIHÖGSKOLAN | LUNDS UNIVERSITET
INNEHÅLL Sid 1
Kommunikationsavdelningen på Ekonomihögskolan: Vem och vad
Sid 2
Översikt av kommunikationsverksamheten
Sid 5
Forts. Översikt av kommunikationsverksamheten
Sid 7
Forts. Översikt av kommunikationsverksamheten
Sid 8
Forts. Översikt av kommunikationsverksamheten
Sid 11 Kommunikation i siffror, våren 2023 Sid 12 Forts. Kommunikation i siffror, våren 2023 Sid 15 Kommunikation i bilder, våren 2023 Sid 16 Kommunikatonsarbetets mål Sid 19 Forts. Kommunikatonsarbetets mål Sid 20 Hur kan kommunikationsarbetet stärka Ekonomihögskolans varumärke? Sid 23 Framgångar i siffror Sid 24 Forts. Framgångar i siffror Sid 27 Framåt! Hösten 2023
S Sid 1
Kommunikationsavdelningen på Ekonomihögskolan: Vem och vad Ekonomihögskolans kommunikationsteam utgör från och med senvåren 2023 en egen avdelning vid Ekonomihögskolans kansli. Avdelningen består av en avdelningschef och fem kommunikatörer. Kommunikatörerna utvecklar skolans kommunikations- och varumärkesplattform, synliggör och kommunicerar Ekonomihögskolans verksamhet och ger stöd till fakultetens ledning i dess kommunikation. Studentrekrytering, forskningskommunikation, press- och mediearbete, webb, sociala medier, råd kring kommunikationsplanering och -material är några av de områden som kommunikationsavdelningen arbetar med. I teamet finns följande ansvarsområden: •
Forskning och press
•
Internkommunikation
•
Samverkan (partnerföretag, alumni, karriär)
•
Student och utbildning
•
Webb
•
Film, podd och livestreaming
Ett ansvarsområde eller flera kan ligga på en person i teamet men alla kan täcka upp för varandra och stötta vid behov. Även om kommunikatörerna tar primärt ansvar för de olika ansvarsområdena jobbar de dagligen som ett team. Detta blir extra tydligt exempelvis i samband med events och livesändningar; då kan flera kommunikatörer vara involverade. Även kampanjer och marknadsföring av utbildningar eller nyheter blir ofta gemensamma projekt.
Sid 2
Översikt av kommunikationsverksamheten våren 2023 FORSKNINGSKOMMUNIKATION Under våren 2023 innefattade arbetet med forskningskommunikation ett antal forskningsrelaterade nyhetsartiklar på Ekonomihögskolans webb, pressmeddelanden och inlägg på sociala medier. Webinarier, sk ”Morning talks”, intervjuer, kommentarer och föreläsningar streamades och spelades in. En ny forskningspodd startade och poddar med forskare spelades in och publicerades på Ekonomihögskolans webbplats. Föreläsningar med forskning i fokus genomfördes samt boksläpp/boksamtal. För övrigt bedrevs webbarbete, produktion av artiklar till LUM samt till lu.se. Bidrag och stöd till både LU:s och Ekonomihögskolans forskningskommunikativa verksamhet, både på kanslinivå och institutionsnivå producerades också. Mer information i siffror nedan. Övrigt forskningskommunikativt arbete innebar produktion och utskick av ett externt nyhetsbrev med forskningsnyheter ett antal gånger under våren samt bevakning och dokumentation av doktoranders spikningar av avhandlingar. Nya avhandlingar är för övrigt ett av de material som forskningskommunikatören använder regelbundet för nyhetsartiklar och sociala medier. Andra verktyg och material som ger innehåll är exempelvis Retriever, LU Research Portal och forskningsnyhetsbrev från andra lärosäten och forskningscentra. INTERNKOMMUNIKATION Under våren 2023 innefattade arbetet med internkommunikation ett antal nyhetsartiklar på LUSEM Staff Pages med målgrupp personal. Syftet med de interna nyheterna är att tala om med vad och hur ledningen jobbar, vad kollegor (forskare, lärare, administrativ personal) har på gång, vad som händer på skolan i form av aktiviteter intressanta för personalen samt att kommunicera viktiga meddelanden och information för anställda på Ekonomihögskolan. Grundläggande är att skapa trygghet på arbetsplatsen och en stolthet över den forskning, undervisning och aktiviteter som genomförs. Nya sätt att möta interna behov av kommunikation är under ständig utveckling (forts. nästa uppslag).
Sid 5
Forts. Översikt av kommunikationsverksamheten våren 2023 Arbetet med internkommunikation våren 2023 innebar också ett antal events för personalen, de sk Meetingpoint Ljusgården. Till dessa träffar bjuds personalen och kårens styrelse in och idén är att lyssna på en forskare eller annan expert som i korthet berättar något intressant från sitt forskningsfält och samtidigt äta frukost och mingla med kollegor. Ett flertal filmer producerades också i form av korta föreläsningar, reseberättelser med rektor och kollegor samt expertkommentarer med forskare. Dessa videoklipp publicerades på Ekonomihögskolans YouTube-kanal och spreds internt i bland annat nyhetsbrev. Övrigt internkommunikativt arbete under våren bestod av nyhetsbrev, LUSEM Staff News (varannan vecka), mailutskick, produktion av skyltar och trycksaker som exempelvis Ekonomihögskolans verksamhetmål och resursfördelning. SAMVERKAN Under våren 2023 innefattade arbetet med samverkanskommunikation webbinarier, nyhetsartiklar, strategiskt stöd till och marknadsföring av events, trycksaksproduktion, stöd till livestreamade föreläsningar och arbete med sociala medier. Inte minst relaterat till företagssidan skrevs nyhetsartiklar och inlägg på sociala medier, framför allt LinkedIn. Kommunikativt stöd gavs till Career services och Alumniverksamheten i form av sociala medier, webbinnehåll och nyheter. En livesänd föreläsning om sportswashing genomfördes då forskare från Ekonomihögskolan samt en person från företagssidan intervjuades. Intervjun direktsändes och filmades. Stort stöd gavs under våren till ett antal större konferenser, exempelvis den internationella konferensen CCTC 2023 i form av marknadsföring, kommunikation via sociala medier och webb samt produktion av ett omfattande program (85-sidig informationskatalog). Arbetet med och det kommunikativa stödet till Sustainable Future Hub fortsatte under våren 2023 och avslutades i juni, då hubben upphörde som verksamhet.
Sid 7
Forts. Översikt av kommunikationsverksamheten våren 2023 Kommunikationsarbetet bestod av nyhetsartiklar för webben, nyhetsbrev och stöd vid föreläsningar. Som en officiell avslutning skrevs en summerande artikel om vad som gjorts inom hubben, en artikel som publicerades på lusem.lu.se. WEBB Under våren 2023 inleddes Ekonomihögskolans nya webbprojekt, det vill säga övergången från nuvarande webblösning Pimcore till den universitetsgemensamma webblösningen Drupal. Grundförutsättningarna är dels ett ledningsbeslut på Ekonomihögskolan och dels ett godkännande av Lunds universitets webbavdelning. Detta arbete inbegriper de flesta delarna av verksamheten och leds av en visstidsanställd projektledare under ett år. Publicister inom Ekonomihögskolan är involverade i arbetet liksom institutionsledningarna. Webbprojektet har för övrigt en styrgrupp bestående av projektledaren, kanslichef och kommunikationsavdelningens avdelningschef. Projektet berknas vara klart i april 2024. FILM, PODD, LIVESTREAM Under våren 2023 fortsatte arbetet i Ekonomihögskolans OBT Studio och i poddstudion där en rutin och strategi för film- och poddproduktion har utvecklats sedan januari 2021, då filmstudion stod klar att användas. Produktionen har stadigt ökat sedan dess och under våren 2023 utvecklades arbetet ytterligare. Intresset inom fakulteten, men även externt, har ökat och bokningarna har blivit allt fler. Lärare, forskare och personal inom professional services bokar tid i eller utanför studion för framför allt film för undervisning, film om forskning för ansökningar eller konferenser, filmer med målgrupp studenter (program, kurser, alumner) och film och/eller streaming av symposier eller konferenser. Kommunikationsavdelningen använder både film- och poddstudions tjänster regelbundet för intervjuer, panelsamtal, expert- och nyhetskommentarer samt för Ekonomihögskolans egen podd.
Sid 8
Forts. Översikt av kommunikationsverksamheten våren 2023 UTBILDNINGSKOMMUNIKATION Utbildningskommunikation kretsar framför allt kring utbildningsinformation och studentrekrytering. Under tidig vår 2023 innebar detta arbete framför allt avslutande kommunikationsarbete mot målgrupp presumtiva masterstudenter, vars ansökan stängde i mitten av januari. En kampanj i samarbete med en mediabyrå pågick decemberjanuari och avslutades strax innan ansökan stängde. Utvärdering där statistik genomgicks gjordes i slutet av januari. Arbetet inför den nationella ansökans öppnande 15 mars påbörjades därefter vilket innebar webbarbete, informationsspridning via sociala medier samt produktion av fysiskt informationsmaterial. Under våren pågick även arbetet inför masteransökan som öppnar under hösten vilket innebär tätt samarbete med centrala studentrekryteringen vid LU i form av bland annat möten, uppdatering av webbinformation och så kallade fact sheets. I detta arbete rymdes flertalet möten med programchefer, koordinatorer och studievägledare för att uppdatera informationen. Vidare producerades material till universitetets utbildningskatalog. Övrigt utbildningskommunikativt arbete under våren 2023 innebar framför allt uppdatering av utbildningswebben, produktion av studentnyheter till webb och/eller sociala medier, samarbete med studentambassadörerna samt olika studentaktiviteter som exempelvis besök av gymnasieklasser. För övrigt arbetade utbildningskommunikatören med projekt och kommunikationsstöd relaterat till karriär- och alumnirverksamheten, Academic Skills Services samt internationella avdelningen.
Sid 11
Kommunikation i siffror, våren 2023 Nedan följer en översikt av antal genomförda aktiviteter, publicerade nyhetsartiklar, skickade och publicerade pressmeddelanden, skickade nyhetsbrev samt postade inlägg och händelser på sociala medier. Då all kommunikation är målgruppsanpassad anges målgrupper vid varje avsnitt förutom då det gäller sociala medier eftersom dessa redan är målgruppsanpassade (LinkedIn: Extern/företag/forskare/alumner, Facebook: Studenter/ Extern, Instagram: Studenter, Twitter: Extern/företag/forskare). ANTAL NYHETSARTIKLAR, MÅLGRUPP EXTERN 21 på svenska 20 på engelska (varav en del även publicerats på staff.lusem.lu.se) ANTAL NYHETSARTIKLAR, MÅLGRUPP PERSONAL 53 på engelska (varav en del även publicerats på lusem.lu.se) ANTAL NYHETSARTIKLAR, MÅLGRUPP STUDENTER 7 på svenska 7 på engelska ANTAL PRESSMEDDELANDEN 5 på svenska ANTAL NYHETSBREV (SAMTLIGA PÅ ENGELSKA) Internt: LUSEM Staff News 10 Externt: Latest news | Research | Education | Collaboration | 2 Externt: Sustainable Future Hub newsletter 3
Sid 12
Forts. Kommunikation i siffror, våren 2023 ANTAL INLÄGG SOCIALA MEDIER Facebook 10 Instagram 27 LinkedIn 36 Twitter/X 19 (inklusive retweets) GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRODUKTIONER Boksamtal/Boksläpp 2 Filmer 26 Zoom sessioner 14 Livestreams 4 Intresseföreläsningar för allmänheten 3 Meetingpoint Ljusgården 3 Morning talks 2 Sustainable Future Hub 2 Poddar 3 Wellness Weeks 6
Förutom ovan nämnda aktiviteter, nyheter etc. har kommunikationsavdelningen ansvarat för bland annat spridning (kalendarier, utskick, sociala medier m.m.), framtagning av material som posters och konferensprogram, filmning och streaming, fotografering och annan teknik vid ett antal konferenser, boksläpp, seminarier och föreläsningar på institutionsnivå under våren.
Sid 15
Kommunikation i bilder, våren 2023 Bildcollaget på motstående sida vill illustrera ett hastigt nedslag i alla de nyheter, intervjuer, inlägg på sociala medier, nyhetsbrev, poddar, filmer, pressmeddelanden och events som kommunikationsavdelningen producerade, koordinerade och spred under våren 2023.
Sid 16
Kommunikationsarbetets mål Kommunikationsavdelningen strävar efter att skapa goda förutsättningar för Ekonomihögskolan att nå verksamhetsmålen inom forskning, utbildning och samverkan. Ekonomihögskolans kommunikationsavdelning synliggör och kommunicerar Ekonomihögskolan internt och externt samt ger stöd till fakultetens ledning och verksamheter i kommunikationsfrågor. Huvudfokus är att visa hur Ekonomihögskolan via forskning, utbildning och samverkan gör skillnad i en värld i ständig förändring. Medarbetarna på kommunikationsavdelningen bedriver ett strategiskt kommunikationsarbete på flera olika plan. Det handlar till exempel om att vårda och stärka fakultetens varumärke internt och externt samt att sprida nya forskningsrön. De tillgängliggör även viktig information till presumtiva studenter samt bidrar till att upprätthålla och utveckla samarbetet med företag, alumner och det omgivande samhället. Samhällsrelevansen är avgörande; kommunikationsinsatserna ska kopplas till aktuella samhällsfrågor och trender för att öka relevansen för målgrupperna. Internt ska nyheter och information stärka ledningens närvaro i organisationen. Det ska också bidra till en tydlighet mellan ledning och medarbetare samtidigt som en vi-känsla ska byggas upp. Kommunikationsstrategin tjänar som ett riktmärke för kommunikationsavdelningens arbete. Därför ska den, liksom kommunikationsplanen, ses över och uppdateras årligen. På så sätt kan avdelningen mer effektivt hantera information och kommunicera vid kris. Genomgående ska kommunikationen alltid präglas av ett strategiskt målgruppstänk, där kommunikatörerna anpassar innehåll och kanalval utifrån de förväntade målgrupperna. Kommunikationsavdelningens uppdrag innefattar också ett övergripande ansvar för webbplatserna samt kommunikativt stöd till institutionerna med målet att säkerställa en enhetlig och effektiv kommunikation. Samarbetet med Lunds universitets kommunikationsavdelning ska vara tätt och i frågor som rör exempelvis gemensam grafisk profil ansvarar avdelningen för att fakulteten följer dessa.
Sid 19
Forts. Kommunikationsarbetets mål Utvärdering av kommunikationsinsatser och deras inverkan på verksamhetsmålen samt en mätning för att kunna utvärdera insatsernas effektivitet ska göras regelbundet. Målsättning och strategi för kommunikationsarbetet på Ekonomihögskolan ska vara synkade med ledningens målsättning och strategi. Sammanfattningsvis är kommunikationsavdelningens mål i det dagliga arbetet att: •
Skapa enhetlig, effektiv och målgruppsanpassad kommunikation
•
Skapa kommunikativa förutsättningar för en tydlig och närvarande ledning
•
Sprida samhällsrelevant forskning
•
Vårda och bygga vidare på fakultetens externa relationer
•
Ge studenterna tillgänglig och relevant information
•
Vårda Ekonomihögskolans varumärke
•
Skapa trygghet internt
Sid 20
Hur kan kommunikationsarbetet stärka Ekonomihögskolans varumärke? Att stärka Ekonomihögskolans varumärke innebär för kommunikationsavdelningen främst att synliggöra den impact som fakultetens arbete inom utbildning, forskning och samverkan har, både lokalt och globalt. Bilden som förmedlas ska vara en starkt forskningsorienterad högskola, intressant att verka vid och samarbeta med och som samtidigt är attraktiv och ett förstahandsval för studenterna, både nationella och internationella. Kunskap, bredd, engagemang och målsättning som finns i allt som görs i Ekonomihögskolans namn ska belysas. För att nå de nämnda målen arbetar kommunikationsavdelningen aktivt och strategiskt på sociala medier och med nyhetsspridning, ger öppna föreläsningar och andra aktiviteter samt bygger viktiga nätverk med exempelvis press, andra lärosäten, externa samarbetspartners och alumner. Varumärkesbyggandet innebär också att kontinuerligt utveckla en internationellt gångbar kommunikation, behålla och öka intresset hos presumtiva studenter och alumner, skapa trygghet internt och stärka rollen som en attraktiv arbetsgivare. Att arbeta mer aktivt med så kallad Employer branding är något som började diskuteras under senvåren 2023, med fortsättning under hösten 2023, som ett samarbete mellan kommunikationsavdelningen, HR-avdelningen och Career services. Employer branding-arbetet innefattar framför allt att tydliggöra karriärvägar för unga forskare, sprida kunskap om ranking- och ackrediteringsarbetet samt att synliggöra åtgärder som gynnar medarbetarna, exempelvis arbete på ledningsnivå, projekt inom lokala skyddskommittén och jämlikhetsarbete. Ledord för detta arbete kan läsas i Ekonomihögskolans strategiska plan: ”LUSEM strives to be the employer of choice, and in relation to our staff we stand for clear responsibilities, active career planning and fair remuneration.” En grundläggande förutsättning för att varumärket ska förbli starkt och välrenommerat är att i all kommunikation använda rätt profilfärger, typsnitt och logotyp, detta för att ge en enhetlig och professionell framtoning, differentiera oss från konkurrenter samt via en varumärkesigenkänning skapa en känsla av tillhörighet och positivism. För mer information, stöd och hjälp kring rutiner och praktiska kommunikationsfrågor finns i Ekonomihögskolans kommunikationsguide som är utvecklad och regelbundet uppdateras av kommunikationsavdelningen.
Sid 23
Framgångar i siffror Siffrorna nedan avser våren 2023 (1 januari-30 juni). • •
• •
•
LUSEM Staff News (15 utskick våren 2023) har ca 350 personer i sändlistan och i snitt 90% öppningsgrad vilket innebär att 318 personer läste brevet. Ekonomihögskolans externa nyhetsbrev, Latest news; Research, Education, Collaboration. Newsletter from LUSEM (två utskick våren 2023) har ca 7500 personer i sändlistan och i snitt 45% öppningsgrad vilket innebär att ca 3375 personer läste nyhetsbrevet. Sustainable Future Hub Newsletter (3 utskick våren 2023) har ca 1000 personer i sändlistan och 50% öppningsgrad vilket innebär att ca 500 personer läste brevet. Ekonomihögskolans webbplatser: Fakultetssidorna hade totalt 724 341 sidvisningar med en genomsnittlig tid per sida om ca 1min 30 sek (ehl.lu.se, lusem.lu.se, staff.lusem.lu.se). Detta är ekvivalent med att våra webb-besökare under denna tid spenderade 755 hela dagar på fakultetens webbsidor. Av de events som arrangerades av Kommunikationsavdelningen under våren 2023 drog följande flest besökare: -Becoming a lighthouse for sustainable transformation (126 på livestream) -Boksamtal om Demokratiparadoxen (65 fysiska, 40 på livestream) Föreläsningar under Hållbarhetsveckan: -Viktigast på agendan: Näringslivets hållbarhetsresa (55 på plats) -Transformation Towards Sustainable Collective Mobility in Cities and Regions (60 på plats) -Morning Talk Circular textiles – Can tech scale and consumer behaviour change fast enough? (63 på länk)
Sid 24
Forts. Framgångar i siffror •
•
•
YouTube Ekonomihögskolans YouTube-kanal fick 12 866 visningar med en total visningstid på 958,2 timmar under våren 2023. Mest populär med 1 180 visningar var videon Lund University School of Economics and Management som handlar om Ekonomihögskolan, Lund som studentstad och studenternas åsikter om oss som lärosäte. Sociala Medier Linkedin: Nya följare våren 2023: 2 334. Totalt antal följare: 26 533. Instagram: Nya följare våren 2023: 380. Totalt antal följare: 2 719. Facebook: Nya följare våren 2023: 23. Totalt antal följare: 7 580. Twitter: Nya följare våren 2023: 54. Totalt antal följare: 1 931. Filmproduktion (livestreams, Zoomsändningar och filmer producerades av kommunikationsavdelningens film-manager i eller med hjälp av utrustningen i OBT Studio): 26 filmer 4 livestreamingar 14 Zoomsessioner Dessa produktioner handlade exempelvis om Eeedagarna, kandidatprogrammen, alumner, the Mentorship programme, Biopath, Career Services, Ljusgården pitch, Dragons at the University och DemoDay.
Sid 27
Framåt! Hösten 2023 De olika arbetsområdena inom kommunikationsverksamheten vid Ekonomihögskolan har sedan januari 2023 varsin dokumenterad strategi, utarbetade inom teamet och förankrade hos kanslichef och rektor. Dessa strategier utvärderades, sågs över och uppdaterades/ kompletterades i september 2023. En uppdatering ska göras två gånger per år eller vid behov. Syftet med strategierna är att ständigt aktualisera frågan ’Varför gör vi detta?´. Värdet av att se över arbetssätt och mål kan inte nog understrykas; att veta riktning, prioriteringar, lämpligast kanaler och bäst målgruppsanpassning. Strategierna ska alltid förankras och diskuteras med ledningen i ett kontinuerligt samarbete. Under hösten 2023 kommer följande aktiviteter och områden att prioriteras: • Webbarbete, övergång från webbverktyget pimcore till webbverktyget Drupal. • Öka och stärka kommunikationssamarbetet på Ekonomihögskolan med ledning, publicister på institutionsnivå samt forskare inom fakulteten. • Utveckling av utbildningsvisning för att förenkla sökvägar på utbildningswebben. • Öka och stärka kommunikationssamarbetet inom kansliet med kollegor inom samverkan, internationella avdelningen, biblioteket och ASKS. • Planera och ta fram kommunikationsstrategi inför nästkommande mandatperiod för Ekonomihögskolans ledning. • Forskningsimpact: Vad ska prioriteras och hur ska detta presenteras på webben. • Utveckla kommunikationsarbetet i samarbete med partnerföretag och andra externa intressenter. • Kulturnatten: Tre populärvetenskapliga föreläsningar. • Intern information om pågående ackrediteringsarbete. • Interna möten och forskartalks i form av Meetingpoint Ljusgården, poddinspelningar och Morning Talks. • Nyhetsbrev: LUSEM Staff News varannan vecka samt Externt nyhetsbrev, tre i höst. • Utveckla filmstudions mobila enheter samt rutinerna för livestreaming. Läs mer om Ekonomihögskolans kommunikationsarbete här: staff.lusem.lu.se/ communication
Making a difference