Archivo y Gesti贸n Documental
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Nuestra Propuesta de Valor maat Gknowledge es una Compañía de Consultoría, Tecnología, Outsourcing y Corporate que da una respuesta integral a la Gestión Documental así como Externalización y Gestión de Archivos con una amplia experiencia en el Sector de Entidades Financieras, Editorial, Museos y Archivos. – Digitalización – Archivo Electrónico – Archivo Físico – Custodia – Almacenaje – Logística (envío y recuperación) – Sistemas de Información y Gestión Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información que cumple con las normativas ISO-27001
Gestión Documental y Archivo La Gestión Documental y Archivo es un elemento crítico en la Gestión de la Información de una Organización. Las empresas deben disponer de una estrategia para gestionar contenidos de manera eficiente a lo largo de todo su ciclo de vida. • • • • •
Creación Gestión Almacenamiento Distribución y Recuperación Destrucción Controlada
maat Gknowledge cuenta con Soluciones Tecnológicas, Medios Humanos y Materiales para dar una respuesta una integral al “Ciclo de Vida del Documento” de cualquier área funcional de la Organización y en múltiples Sectores de Actividad (Entidades Financieras, Seguros, Administración Pública, Distribución Comercial,…)
Áreas Funcionales • Gestión Administrativa • Logística • Gestión Documental y Archivo
Sistemas de Archivo y Gestión Documental. ¿Qué le ofrecemos?
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Servicios de Digitalización de Documentos maat Gknowledge posibilita la Conversión de todo tipo de documentos a formato digital con los precios más competitivos del mercado y ofreciendo la posibilidad de incorporar el servicio OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) para la posterior búsqueda de esa información digitalizada.
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Facilitar la consulta de sus documentos Ahorrar espacio físico Agilizar el acceso a sus documentos
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Servicios de Archivo Electrónico maat Gknowledge cuenta con soluciones de servicios y software para gestionar de principio a fin el ciclo de vida de la información documental, desde su creación o captura hasta su archivo definitivo y/o destrucción controlada, dotando a las organizaciones con una Plataforma de Servicios Avanzados para la conservación, recuperación y consulta a largo plazo de sus documentos y contenidos. • • •
Ahorro de fuertes inversiones en costes de infraestructura. Integración con Sistemas de Información y Gestión del Cliente. Integración con Sistemas de Información y Gestión del Cliente.
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Niveles de servicio. Indicadores de Calidad Actividad Recogida documentación
Digitalización de documentos y Revisión de datos Gestión documental
Archivado
Expurgo
SLAS o Traslado de documentación desde Oficinas del Cliente a su Almacén: Menos de 4 horas (99%) o Traslado de documentación desde la Red de Oficinas a su Almacén: Menos de 48 horas (99%) o Exactitud de las validaciones realizadas (99,8%) sobre los parámetros fijados o Digitalización en 24 horas toda la información recibida en el día (99%) o Caídas de sistemas de más 4 horas o Número de caídas/mes o Exactitud de los datos sistema-documento digitalizado (99,8%) o Exactitud del inventario de las entidades documentales custodiadas (99,8%) o Inexistencia de documentos extraviados, destruidos o dañados durante la custodia (100%) o Plazo de entrega de las entidades documentales (99%) o Para la solicitud de un volumen muy grande de documentos (+100) el plazo de entrega será de 1 semana o Expurgo documentación controlado con su certificado (100%)
Servicios de Custodia maat Gknowledge cuenta con Servicios de custodia de archivos documentales, incorporando todos los elementos logísticos, tecnológicos y humanos necesarios para prestar un servicio de alta calidad, orientado a mejorar la eficacia del negocio de sus clientes. • • • •
Consulta del documento sin riesgos de deterioro Localización directa, ahorro en tiempos de búsquedas Acceso remoto al expediente Envío del original, seguimiento y recuperación
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Servicios de Almacenaje de Documentación maat Gknowledge pone a disposición de sus clientes un espacio organizado e informatizado de acuerdo a las necesidades de su empresa, conociendo en todo momento el volumen almacenado y sus variaciones. Los servicios de recogida, manipulación, cuantificación y almacenamiento suponen importantes costes para muchas empresas que precisan gestionar el almacenaje y manipulación de diferentes productos de forma ágil, transparente y eficaz.
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Servicios de Logística y Mensajería • maat Gknowledge le ofrece la posibilidad de hacer llegar sus documentos y archivos en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas. • maat Gknowledge cuenta con una Plataforma Logística así como una flota de vehículos que permite recuperar la información original en cualquier momento y en cualquier lugar. • maat Gknowledge cuenta igualmente con Servicios de Valija Administrativa (Hipotecas, Remesas,…) que garantizan el envío ante cualquier instancia Administrativa. • maat Gknowledge cuenta con un Sistema de Información y Gestión que permite un hacer seguimiento de los envíos a través de cualquier medio (Internet, intranet, teléfono móvil, televisión,…)
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Tecnología. Integración con Sistemas maat Gknwoledge cuenta con Sistemas de Información y Gestión avanzados para la Gestión Documental adaptándose a los requerimientos de cualquier Organización posibilitando el diseño y conformación de Organizaciones Virtuales a través del despliegue de “infraestructuras GRID” que en la práctica posibilita compartir, colaborar, transferir y consultar la información de manera personalizada en función de los atributos y privilegios de cada usuario. Las herramientas de Gestión Documental de maat Gknowledge posibilitan: • • • • •
Almacenamiento Work-Flow Documental Data Warehouse Gestión del Conocimiento Sistemas de Atención Telefónica Multicanal
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Referencias / Casos de Éxito maat Gknowledge – Caja Rural de Toledo: • Prevención de blanqueo de capitales (digitalización de DNI de 300.000 clientes) • Digitalización de documentación administrativa
Conta Dock – ABC (Grupo Vocento) – Grupo CLH
– Arzobispado de Toledo: • Digitalización de archivos históricos
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Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Banco del Neuquén (Argentina) Horizonte, Compañía de Seguros Laboratorio Central Hospital Italiano (Argentina) Centro de Servicios de Formación, Información y Asesoramiento para el sector cooperativo de Toledo (CSCoop).
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Servicios de Gestión Documental Contacte con nosotros: Email: • documental@maat-g.com Página web: • http://www.maat-g.com/documental • http://documental.knowleer.com Teléfono: • 902 007 232
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