Guia muestra by maria diaz

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y USO DE LPS EN PROYECTOS DE ALTURA

Contenido Introducción 5 Last Planner System

Proceso de Implementación

Diágnostico del entorno Estrategia y primeros pasos

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Estrategia Fase de preparación Fase de entrenamiento Desarrollo de planes piloto

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Introducción LPS es un sistema desarrollado en los años 90 por Glenn Ballard para la planificación y control de la producción en los proyectos. Con este sistema se busca disminuir la incertidumbre y variabilidad que afectan a los proyectos y generan sobrecostos o pérdidas de tiempo. A medida que se adaptaba el sistema en las diversas empresas, surgían dudas sobre cómo es el proceso de implementación, qué se necesita, quiénes intervienen y cuál es el objetivo, y sobre cómo se debería usar la herramienta. Parte de estas dudas se han resuelto por medio de diversos papers, conferencias y presentaciones y en el año 2021, Glenn Ballard e Iris Tommelien desarrollaron junto con otros investigadores y académicos una actualización al sistema la cual incluía estas investigaciones y otras con el fin de ampliar el alcance del sistema. Sin embargo, aún no presentaba un marco de referencia para la implantación y uso del sistema. Esta guía busca brindar un documento de soporte para las organizaciones y para las personas que utilizan el sistema de last planner system o plantean implementarlo. La guía se desarrolla en dos partes, la primera habla del proceso de implementación a nivel organizacional de la empresa, la segunda parte habla del uso de la herramienta en las zonas de trabajo. Al final, se explican otras herramientas que potencializan el sistema y el glosario de términos. A lo largo del texto las pablaras último planificador o contratista hacen referencia a la persona que ejecuta las actividades de la programación; en cuanto a Last planner system se puede encontrar como LPS, herramienta, sistema, método o metodología.

Last Planner System Last planner system o “ultimo planificador”, es un sistema de control de producción que contiene elementos de planeación, programación y ejecución (Ballard & Tommelein, 2016). Este sistema busca, a través de la participación de todos los actores del proyecto, mejorar la confiabilidad de producción en las obras mediante la gestión de compromisos que son creados por los últimos planificadores o contratistas de un proyecto. Para esto conecta lo que se debe hacer, con lo que se puede hacer y con lo que se realizará. Para lograr un flujo continuo de producción el sistema se compone de cinco actos, los dos primeros buscan identificar el trabajo/actividades que se deben realizar y planificarlo, el tercer acto se enfoca en permitir que lo que se ha planificado se pueda realizar, el cuarta acto se enfoca en lo que se realizará y el último acto se enfoca en la mejora continua (Richert, 2017). Cada acto busca desarrollar a mayor detalle las actividades a ejecutar.

Proceso de Implementación 7

El proceso de implementación es un plan de acción que indica los pasos a tomar (desde la parte teórica y humana) y permite actuar de acuerdo con el entorno, por lo cual se inicia con un diagnóstico para mapear la empresa, seguido la estrategia y de último el desarrollo de planes piloto.

Diágnostico del entorno Para iniciar con el proceso de implementación de LPS en una empresa, lo primero es entender por qué es necesario adoptar esta nueva metodología y dónde LPS puede agregar valor a la empresa; para esto es importante conocer cómo es la empresa en la que se va a implementar para realizar un diagnóstico en el que se mapea y visualiza cómo es el flujo de trabajo, los procesos e información y al mismo tiempo, se realiza un análisis del entorno social de la empresa para conocer quiénes son las personas que allí trabajan. Uno de los resultados de este diagnóstico son los obstáculos o falencias que la empresa posee, estos se deben relacionar e integrar con la solución que plantea last planner system, en este punto se debe ser preciso para que las personas de la organización encuentren la utilidad al sistema. Con este resultado, se realiza una presentación a nivel organizacional, en la que se invita a todas las personas involucradas en la gestión y ejecución de proyectos como director de obra, residentes, personal de costos, compras, contratación, inspector de calidad. El objetivo de esta reunión es presentar los resultados del diagnóstico de la empresa, mostrar la necesidad del cambio y, por último, explicar como la herramienta puede solucionar las falencias presentadas. De esta manera, se hace clara la razón de cambio y se justifica los cambios futuros a realizar. Una vez el personal administrativo acepta y reconoce la necesidad del cambio, se realiza una reunión con los contratistas, quienes son las personas que ejecutan las actividades dentro de las obras de construcción. En esta reunión se expone la razón de cambio, se explica el nuevo sistema a implementar y se hace énfasis en la responsabilidad y rol que ellos tienen en el proceso. El fin de este primer paso es dar a conocer a la empresa y su personal el estado actual de las operaciones y la existencia de last planner system.

Estrategia y primeros pasos Después de la presentación se debe elaborar el camino que va a tomar la empresa, las etapas que se desarrollaran y los resultados que se esperan obtener.

Estrategia El desarrollo de la estrategia debe partir de encontrar la verdadera razón de cambio de la empresa, el por qué se necesita este sistema para lograr cumplir con las metas, esta “frase, oración u aspiración” será la motivación y propósito para las personas que forman al equipo de trabajo. Para encontrar ese por qué, se realiza una reunión con el equipo en la que a través de una lluvia de ideas sobre quién es la empresa, el por qué hace lo que hace y el por qué se requiere este cambio, se llega al propósito final. Lo importante de esta sección es que todos los integrantes se sientan relacionados y de acuerdo con la oración encontrada. Con el propósito general identificado se procede a establecer los objetivos específicos del plan. Estos se pueden entender cómo lo que se espera lograr en cada ámbito de la empresa como, por ejemplo, en el área de diseño, en el departamento de compras o en control de obra. Se recomienda formular objetivos a corto (un plazo de un año) y largo plazo (un plazo de cinco años) ya que estos serán lo que permitirán evaluar el desempeño y formulación del plan. Con los objetivos encontrados, se procede a definir el plan de acción o etapas del proceso. Este plan debería constar de una fase de preparación, entrenamiento y desarrollo de planes piloto.

“Encontrar la razón de cambio” Fase de preparación Esta fase es la que soporta y permite adecuar el sistema al entorno al que se va a implementar. Esta fase tiene dos objetivos, el primero es conocer el entorno de trabajo y el segundo es desarrollar la mayor cantidad de documentos de soporte para el uso del sistema. En esta fase encontramos seis pasos:

Encontrar y mapear la cultura La cultura es una serie de suposiciones, comportamientos, valores de una organización derivados de la experiencia de las personas al desarrollar las labores diarias a través del tiempo. (Christensen & Shu, 1999) Esta consta de tres niveles, el primero los artefactos, el segundo son las valores y normas y el tercero son los supuestos. LPS, si bien es una metodología para el control de la producción en las obras de construcción, implica un cambio en la manera de actuar de las personas y, por ende, es un aborda el tema cultural de una empresa. Como gestores del cambio se debe tener cuenta y estar atento a identificar la dinámica del grupo y sus tradiciones, reconocer potenciales lideres, conocer los comportamientos deseados y no deseados y la vulnerabilidad de la cultura. El resultado de conocer la cultura nos permite conocer cómo esta se manifiesta y por qué, de esta manera, se desarrolla cómo abordar LPS desde la perspectiva humana. Identificar cómo abordar la cultura Definir de qué manera vamos a manejar el cambio cultural de la organización y cómo se va a promover, para esto tenemos tres opciones (Tushman & O’reilly, 2002):

Definir los agentes de cambio y lideres (redes sociales) - roles y responsabilidades Encontrar cuales son los roles que se necesitan para desarrollar la herramienta, en que parte del proceso se requieren y cuál sería su alcance y responsabilidad. Con esto definido, se debe analizar si se cuenta con ese personal dentro de la empresa y si requiere o no capacitación para elaborar las nuevas funciones. Además, identificar que personas dentro de la organización son lideres innatos. Para esto se debe mapear las redes sociales informales dentro de una empresa; estas redes pueden ser redes de consejo, de confianza o de comunicación (Turner, 2020). Estos líderes serán los agentes de cambio que promuevan y ayuden a que las demás personas adopten e interioricen la nueva herramienta. Trabajar en pequeños cambios para crear la cultura y adaptación de cambio Para que los cambios se adopten estos deben ser graduales con resultados que se puedan visualizar a corto plazo. Por lo que se recomienda mientras se trabaja en identificar la cultura, se implementen pequeños cambios en las áreas de trabajo. Lo importante de estos cambios es que tengan un impacto en la manera en que las personas ejecutan las tareas. Este proceso es de prueba y error ya que algunos cambios pueden funcionar como otros no, lo esencial es empezar a adaptar al equipo al cambio, de esta manera cuando se implemente LPS, el equipo ya estará preparado para modificar la manera de trabajar. Creación de guías y listas de chequeo Paralelo, al proceso cultural es importante organizar y establecer la guía o paso a paso a seguir de los procesos de LPS, esto con el fin de tener un soporte en el uso de la herramienta. Parte de estas guías se desarrollan con base a la experiencia previa de los trabajadores de la constructora y se deberán modificar si se requiere para que cumplan con las necesidades de la obra. Dentro de esta creación se debe contar con: • Orden del día de cada una de las programaciones: maestra, fases, intermedia y semanal. • Lista de chequeo de análisis de restricciones. • Proceso de análisis de restricciones, causas de no cumplimiento. • Formato para llevar la información derivada de las programaciones. • Explicación de los indicadores a utilizar y su significado. • Diseño del tablero de control de producción de obra.

“La estandarización de la información permite unificar el sistema”

• Acceso a herramientas complementarias al sistema. • Diseño del tablero de control de producción de obra. Con estas guías se busca estandarizar la información a través de diversos grupos de trabajo y optimizar el tiempo y resultados.

Fase de entrenamiento La fase de entrenamiento es el momento en el que se enseña y explica la metodología a implementar a todo el equipo de la empresa y obra. Este entrenamiento se realiza a través de diversas sesiones las cuales detallan el sistema; todas las sesiones deben ir acompañadas de sesiones prácticas en las que a través de juegos se simulen los conceptos aprendidos.

Estas son las primeras sesiones que se recomiendan ya que abarcan los principios base y guía para desarrollar el sistema. Las siguientes sesiones dependerán del objetivo de la empresa, sin embargo, se proponen:

3 Sesiones

Desarrollo de planes piloto El desarrollo de los planes piloto inicia al finalizar el tiempo de entrenamiento o al finalizar la explicación de qué es y cómo funciona last planner system. Se recomienda iniciar el plan piloto en un proyecto que vaya a comenzar para poder implementarlo desde el inicio, ver todo el proceso y obtener los beneficios. Cuando la implementación se realiza en proyectos iniciados se tiene dos opciones, se realiza una pausa para trasladar y elaborar todo el proyecto bajo la metodología de LPS o se implementa parcialmente, sin embargo, estas implementaciones no alcanzan a desarrollar todo el potencial de la herramienta. La implementación y uso de LPS se recomienda realizarla de manera gradual, a medida que el equipo responde y cumple con los objetivos de cada plan piloto, se puede estructurar e implementar el siguiente. Esto con el fin de dar tiempo a los participantes de interactuar con el sistema y conocer qué se debe implementar de acuerdo con las necesidades y avances observados. El primer plan piloto alberga los componentes mínimos para ejecutar last planner system, los siguientes planes piloto profundizan en conceptos y métricas que ayudan a tener un mayor provecho de la herramienta y un alcance mayor. Se propone cuatro momentos de implementación:

PROGRAMACIÓN MAESTRA O FASE

PROGRAMACIÓN INTERMEDIA

PROGRAMACIÓN SEMANAL

HERRAMIENTAS DE APOYO

• Realización de la programación maestra • Identificación de hitos

• Realización de la programación maestra • Identificación de hitos • Identificación de fecha de inicio y final real

• Realización de la programación maestra • Identificación de hitos • Identificación de fecha de inicio y final real • Métrica MV • Líneas de Balance

• Realización de la programación intermedia • Asistencia personal administrativo • Identificación de restricciones

• Realización de la programación intermedia • Asistencia de todo el personal • Identificación de restricciones • Análisis de restricciones

• Realización de la programación maestra • Identificación de restricciones • Análisis de restricciones • Métrica TA • Métrica TMR

• Realización de la programación maestra • Identificación de restricciones • Análisis de restricciones • Métrica TA • Métrica TMR • Identificación de causas de atraso de actividades

• Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC

• Tablero de indicadores • Gemba Walks

• Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC • Análisis de métricas

• Tablero de indicadores • Gemba Walks

• Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC • Métrica CL • Métrica CU • Métrica PNC • Análisis de métricas

• Tablero de indicadores • Gemba Walks • Contratación • Plus Delta • Evaluación integral

• Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC • Métrica CL • Métrica CU • Métrica PNC • Métrica PCA • Análisis de métricas

• Tablero de indicadores • Gemba Walks • Contratación • Plus Delta • Evaluación integral • Modelo 3D

Es importante analizar al finalizar cada fase el proceso de evolución como empresa en la metodología LPS, a continuación, se presenta la matriz de madurez desarrollada por el equipo de Centro en excelente en gestión de producción - GEPUC de la Pontificia universidad católica de Chile (Baladrón Zanetti, 2017; Benjamín et al., 2016) Esta matriz evalúa desde 12 ámbitos el nivel de madurez de last planner system en una empresa; para esto califica cada ítem de acuerdo con si se utiliza o no en la empresa y la calidad del uso de ítem (Bien, regular, mal). De acuerdo con los valores calculados se obtiene un valor general por ámbito que luego se grafica en un diagrama de red y da una categoría de nivel de madurez, las cuales son:

Proceso de uso 17