Faire ses comptes avec un logiciel de tableur Objectifs • • •
Découvrir Calc et/ou Excel Apprendre à rentrer ses dépenses Apprendre à faire un graphique à partir de ces dépenses
Présentation du logiciel Un tableur est un logiciel bureautique composé de cellules (=cases) dans lesquelles il est possible d’entrer du texte, des chiffres ou encore des formules de calcul. Ces cellules sont définies par une abscisse et une ordonnée, comme quand on joue à la bataille navale : la première cellule en haut à gauche s’appelle A1. Il a pour intérêt de pouvoir automatiser des calculs, de façon à ne pas avoir à les répéter plusieurs fois. D’autre part, le tableur est capable de créer des graphiques à partir de données qu’on lui fournit.
Lancer le logiciel et préparer son espace de travail Commencez par ouvrir Excel (Microsoft Office) ou Calc (Open Office). Remplissez la première ligne comme ci-dessous, ce seront les titres de nos colonnes.
Personnaliser son tableau Afin que notre tableau soit plus lisible et plus agréable à regarder, nous allons lui ajouter une mise en forme. Pour cela, sélectionnez les cellules A1 à F35 environ. Allez ensuite dans le menu « Mettre sous forme de tableau », et choisissez un style qui vous convient en cliquant dessus.
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Votre tableau change alors d’aspect. Vous remarquerez qu’une ligne avec Colonne 1, Colonne 2 etc. s’est ajoutée, elle nous permettra par la suite d’effectuer des tris.
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Mettre en place le calcul Commencez par remplir la première ligne avec les informations que vous avez concernant votre compte en banque.
Remplissez ensuite la seconde ligne, sauf la colonne « Solde », dans laquelle nous allons mettre la formule de calcul suivante : =F3-D4 POUR MIEUX COMPRENDRE Le symbole = indique au logiciel qu’il va devoir calculer lui-même.
Lorsque vous appuyez sur la touche « Entrée », le résultat s’affiche.
Automatiser le calcul Afin de ne pas avoir à taper cette formule de calcul à chaque nouvelle ligne, nous allons la répéter.
F3 désigne notre ancien solde tandis que D4 désigne notre nouveau débit. Le symbole – indique au logiciel le calcul qu’il a à faire : une soustraction.
Pour cela il faut que vous cliquiez sur la cellule dans laquelle vous avez mis la formule (F4) pour la sélectionner. Vous devez ensuite positionner votre souris sur le coin inférieur droit (là où il y a un petit point noir), cliquer dessus, et faire glisser cette formule de calcul tout le long de la colonne. Le coin sur lequel il faut cliquer
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Le montant se trouvant en F4 se copie alors sur toute la colonne. Pour vérifier que la répétition de formule a bien fonctionné, remplissez la ligne 5 avec un débit. Le solde doit s’actualiser automatiquement.
Mais comment faire si on a une entrée d’argent ? Bien sûr, vous n’aurez pas que des dépenses. Si vous voulez ajouter de l’argent, rentrez alors la somme dans « Crédit » et modifiez manuellement la formule dans la colonne « Solde » en doublecliquant dans la cellule F5.
En appuyant sur la touche « Entrée », le solde s’actualisera.
Faire un graphique des dépenses Pour pouvoir faire ce graphique, remplissez quelques lignes avec des dépenses et des rentrées d’argent.
Trier les dépenses par catégories et en faire le total Pour avoir les données nécessaires à la création du graphique, nous allons faire les totaux de chaque catégorie de dépense. Commencez par cliquer sur la petite flèche à côté de « Colonne2 » et choisissez « Alimentaire » avant de cliquer sur « Ok ». De cette façon, votre tableau n’affiche plus que les dépenses liées à l’alimentaire. Cliquez dans une autre cellule de votre feuille de calcul et retapez le mot « Alimentaire », dans la cellule juste à droite entrez la formule =somme(premierdébit ; deuxièmedébit), puis faites « Entrée ».
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Sélectionnez ensuite « Factures » dans l’outil de tri de la colonne 2, et faites le total de toutes les dépenses alimentaires grâce à la formule =somme. Répétez l’opération avec chaque catégorie de dépense jusqu’à obtenir un tableau de ce type :
Créer le graphique Sélectionnez le tableau dans lequel vous avez fait les totaux de chaque type de dépense, puis allez cliquer sur « Insertion » et ensuite « Secteurs ». Choisissez le modèle que vous préférez.
Le graphique de vos dépenses s’affiche alors, vous permettant de mieux visualiser quels sont vos principaux secteurs de dépenses.
Alimentaire Factures Loisirs Loyer Santé
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Si vous souhaitez afficher les résultats du graphique en pourcentages, choisissez la première mise en forme dans « Dispositions du graphique ».
Votre graphique est alors modifié, et les pourcentages affichés. Santé 2%
Mes dépenses
Alimentaire 7% Factures 12% Loisirs 1%
Loyer 78%
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