Versão E-Book Beta RC 9 (17/05/2010)
Pesquisa e elaboração: ANALUCE QUEIROZ Design e Layout: MARCUS MALHEIROS
RECIBO DO MANUAL
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Recebi o Manual do Funcionário, de propriedade da QUALYMED, contendo informações e instruções a serem seguidas, e que não podem ser divulgadas a terceiros por nenhum meio, e nem sob nenhum pretexto. Declaro ler o presente Manual, e que estou de acordo em respeitar todos os seus preceitos, devendo mantêlos sob minha guarda, para consultas. Estou ciente, que este manual é de propriedade da Empresa, devendo ser devolvido à mesma por ocasião do término do meu contrato de trabalho, ou em qualquer momento quando solicitado. Recife, ____ de _______________ de _________ Assinatura: _________________________________ N.º Manual: Versão: Nome Funcionário: Cargo: Departamento: 1.ª Via: QUALYMED - Pasta do Funcionário / Gerência Pessoal 2.ª Via Funcionário
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
CARTA DA DIRETORIA EXECUTIVA
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Prezado (a) Funcionário (a): É com prazer que nós o recebemos em nossa casa para o inicio de uma convivência profissional que esperamos ser saudável e proveitosa. A partir de agora, você faz parte da família QUALYMED, o que é muito importante para todos nós. Sua integração será feita por meio de orientações de seu superior imediato, de colegas e desse manual, que contém a nossa cultura do comprometimento, e tem por objetivo mostrar-lhe informações sobre remuneração e benefícios, normas de trabalho e suas responsabilidades e acontecerá da seguinte forma: - Apresentação da empresa, leitura orientada do manual, detalhamento e discussão das atribuições do cargo assumido; - Visita a todos os setores da empresa, apresentação aos companheiros de trabalho e orientação funcional; - Experimentação orientada, da tarefa relativa ao cargo assumido. Leia-o com atenção, conheça seus direitos e deveres, não hesite em questionar todas as suas dúvidas sobre as atribuições de seu cargo ou sobre as normas de trabalho, como horários, direitos, fardamentos, etc, para que assim possa otimizar seu desempenho na empresa. Utilize-o quando precisar. Esperamos que você aproveite ao máximo essa oportunidade que a QUALYMED lhe proporcionou e participe de todos os treinamentos oferecidos,cuja finalidade é contribuir para sua formação profissional, tenha certeza de nossa acolhida e conte conosco. Desejamos-lhe sucesso e esperamos que - com empenho, força de vontade, conhecimentos e habilidades somados ao apoio da QUALYMED - você atinja seus objetivos profissionais e pessoais. Seja bem-vindo!
APRESENTAÇÃO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO O manual do funcionário da QUALYMED é um guia prático através do qual a Diretoria define os procedimentos de rotina, informa e orienta seu pessoal no sentido de que se consiga formar e manter uma equipe de trabalho coesa e capaz de alcançar os objetivos desejados nas melhores condições de eficiência, bem estar e progresso profissional. Ao fazer a entrega desse manual a diretoria está certa da colaboração espontânea de todos os seus companheiros de trabalho, seja em relação ao acatamento das determinações nele contidas ou quanto à criação de conceitos positivos a respeito das mudanças ambientais, funcionais e comportamentais, preconizadas na política de organização da empresa.
QUALYMED: ORIGEM, POSIÇÃO AUTAL E PLANOS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO A EMPRESA A QUALYMED - Comércio de Artigos Médicos Ltda, atua no mercado hospitalar desde 2003, oferecendo soluções e inovações tecnológicas através de produtos médicos cirúrgicos de importante reconhecimento mundial. A QUALYMED é uma empresa jovem, porém com forte atuação no ramo de distribuição de produtos médicos hospitalares e tem como área de atuação nos Estados do Rio Grande do Norte, Paraíba e Pernambuco com sede em Recife. Hoje representamos e distribuímos marcas e produtos consagrados no mundo todo com especial destaque para os fabricantes Medtronic, Covidien e Hollister, empresas que estão sempre na vanguarda de de seu tempo e oferecem soluções avançadas para o alívio da dor, o restabelecimento da saúde e a melhora da qualidade de vida das pessoas. Atuamos fortemente nos principais hospitais das capitais: Recife, João Pessoa, Natal, além de cidades do interior como Caruaru e Campina Grande. Para que tudo isso seja possível, contamos com uma forte equipe de profissionais, especializada e dedicada em prover soluções práticas, ágeis e econômicas. MISSÃO Fornecer soluções de tecnologia biomédica, comercializando produtos, instrumentos ou aparelhos que promovam o restabelecimento da saúde. VISÃO Estar entre as 5 maiores empresas de distribuição de produtos hospitalares com atuação de Recife a Natal até o ano de 2015, expandindo cada vez mais suas fronteiras no mercado do Nordeste do Brasil apostando e investindo sempre na qualificação dos seus processos, dos seus profissionais e na inovação tecnológica.
ESTRUTURA ORGÂNICA
MANUAL DO FUNCIONÁRIO A estrutura orgânica da empresa subdividi-se em: - SOCIAL: O quadro social da QUALYMED é constituído de três membros: - Benedito Souza Gebrim - Marina de Lima - Maria Patrícia Cavalcante Sampaio - FUNCIONAMENTO: A estrutura que serve de suporte ao funcionamento da empresa é do tipo ‘Linearfuncional’ e a cadeia de comando ou escala hierárquica está distribuída, conforme organograma abaixo:
POLÍTICA DE GESTÃO DE PESSOAS, PRINCÍPIOS E VALORES
MANUAL DO FUNCIONÁRIO A QUALYMED tem o objetivo de gerar um ambiente organizacional harmonioso e favorável à motivação das pessoas, onde elas sintam prazer em trabalhar levando-as a contribuírem e se comprometerem de modo que possam se desenvolver profissional e pessoalmente resultando na excelência do desempenho e dos resultados organizacionais. Acreditamos que nossos funcionários constituem o principal fator de geração de resultados. A transparência nos critérios adotados pela empresa, como treinamento adequado o estímulo à participação, à inovação e à criatividade, oferecendo salários e benefícios compatíveis com os resultados da empresa, as práticas de mercado de seu segmento comercial, e os canais de comunicação com os empregados são algumas das ações desenvolvidas. Os nossos princípios e valores têm como alicerce: confiabilidade, transparência ética, respeito pelas pessoas, trabalho em equipe, companheirismo e profissionalismo e se aplicam a todas as nossas transações, descrevendo, portanto o comportamento esperado de todos aqueles que trabalham na QUALYMED, independente de seu nível hierárquico. A QUALYMED entende que esta é a principal maneira de um profissional obter, com seu trabalho, satisfação pessoal e recompensa material, ao longo do tempo. Consideramos as mudanças como um bem, um fator inerente ao negocio; valorizamos os profissionais que assumem riscos e incentivamos novas idéias; preocupamo-nos em desenvolver boas relações com nossos parceiros e fornecedores, baseadas em regras claras e justas.
ASPECTOS GERAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Os nossos funcionários e representantes comerciais atuam em todas as áreas, colaborando de maneira decisiva para a formação de nossa imagem junto ao público, no atendimento aos nossos clientes e fornecedores. O trabalho de cada um de nós é de fundamental importância, bem como para todo aquele que utiliza nossos serviços, direta ou indiretamente. Portanto, a sua atitude profissional, o seu comportamento pessoal, a sua apresentação, a obrigatoriedade de dar um retorno (feed back) a quem lhe fez um pedido formal ou não, e até o modo como você atende ao telefone, são fatores de suma importância para a manutenção de nossa imagem e da qualidade de nossos serviços. Segundo a Lei 4.886/65, artigo 1º “O Representante Comercial autônomo é pessoa física, sem relação de emprego e que desempenha em caráter não eventual, a mediação para realização de negócios mercantis, agenciando propostas ou pedidos, para transmiti-los aos representados, praticando ou não atos relacionados com a execução dos negócios”. Para isso é indispensável um contrato com elementos de condições e requisitos gerais da representação. Sendo, porém necessário que sejam respeitadas algumas normas e fluxos de informações descritas nesse manual. A QUALYMED pretende atingir seus objetivos mantendo boas relações de trabalho por meio de compreensão, cooperação, harmonia e respeito em todos os níveis, sempre considerando os direitos e os deveres de cada parte, conforme consta desse Manual. É assegurado a cada funcionário o direito de solicitar ou sugerir soluções para problemas ou mal entendidos, a fim de melhorar as condições de trabalho e as relações sociais na empresa. Os canais apropriados que a QUALYMED coloca à sua disposição, para isso, são: a intranet, sua gerência, o Setor Pessoal e a diretoria.
O Setor Pessoal está aberto a todos os empregados ou não empregado pronto para esclarecer dúvidas próprias da área, bem como orientar quanto aos procedimentos, condutas e demais obrigações correlatas. Também é de responsabilidade do setor, a distribuição do vale transporte e identificação funcional. Qualquer dúvida envie um email para o Setor Pessoal que você será prontamente atendido.
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Ao funcionário da QUALYMED é assegurado: - VÍNCULO EMPREGATÍCIO O vínculo empregatício com assinatura da Carteira Profissional, bem como o cumprimento rigoroso de todos os dispositivos Constitucionais, TrabalhistaPrevidenciários e Sindicais que existam em benefício do empregado. - AMBIENTE DE TRABALHO SAUDÁVEL Locais de trabalho e horários condizentes com as exigências legais no que respeita à higiene, conforto e segurança. - TREINAMENTO O Treinamento dos funcionários tem como finalidade desenvolver os conhecimentos profissionais, visando assim, atingir o maior potencial de cada um, seja através de cursos internos ou externos, seminários ou palestras. - SALÁRIOS Sua atualização é feita periodicamente por pesquisas próprias ou conduzidas em parceria com outras empresas, procurando manter um equilíbrio entre os salários pagos, para os diferentes cargos de seu quadro de pessoal, e os salários médios de mercado, e aplicando o acordo/dissídio da categoria. O pagamento do salário é creditado em conta bancária e realizado duas vezes por mês, da seguinte forma: . No dia 20, o adiantamento quinzenal que compreende: 40% do salário; . O saldo é creditado no dia 5 do mês seguinte, com os demais descontos legais. (INSS; Imposto de Renda (quando incidente); Vale Transporte; Contribuição e Mensalidade Sindical).
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - COMISSÕES E PREMIAÇÕES De acordo com a apreciação das gerencias e diretorias os valores referentes às comissões e premiações serão calculados – ao pessoal da área comercial de acordo com as venda e alcance de metas, ao pessoal da área administrativa de acordo com a matriz de desempenho. Os valores serão creditados nas contas no dia 10 do mês seguinte. Quando o dia 5, 10 ou 20 não for dia útil, o pagamento será antecipado para o dia útil anterior. - AUXÍLIO-REFEIÇÃO O valor do benefício é disponibilizado mensalmente por meio de cartão eletrônico com senha para que todos os trabalhadores possam, com muito mais praticidade e segurança, realizar o pagamento de suas refeições em restaurantes, lanchonetes e similares. E conforme a utilização, o saldo é gradualmente descontado. O saldo remanescente é acumulado para o mês seguinte. A despesa com re-emissão do cartão será descontada do funcionário. - VALE TRANSPORTE O Vale Transporte é concedido ao funcionário que utiliza o sistema de transporte coletivo para deslocamento da residência ao trabalho e vice-versa, no que exceder a 6% do salário gasto com condução. A despesa com re-emissão do cartão será descontada do funcionário. - VALE COMBUSTÍVEL É concedido exclusivamente ao funcionário da equipe comercial, que utiliza automóvel próprio para deslocamento da residência ao trabalho e no setor de atuação. Exceção aberta ao funcionário administrativo se dá na forma de reembolso na seguinte proporção: distância em km entre a residência do e a empresa (ida e volta), e é de 01 litro de gasolina por cada 10km rodados. O valor do benefício é disponibilizado mensalmente por meio de cartão eletrônico com senha. Para que os trabalhadores possam com muito mais praticidade e segurança, realizar o pagamento de despesas com abastecimento. E conforme a utilização, o saldo é gradualmente descontado. O saldo remanescente é acumulado para o mês seguinte. A despesa com re-emissão do cartão será descontada do funcionário.
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - UNIFORMES O fornecimento de uniformes é um benefício proporcionado pela empresa ao corpo administrativo, porque transmite impressões como organização, seriedade e competência, além de contribuirem para melhoria da auto-estima dos funcionários. Os funcionários receberão o uniforme quando forem efetivados nos setores, após o período de experiência de 90 (noventa) dias. O prazo para substituição do uniforme será de 01 (um) ano ou quando ocorrer danificação da peça. - ASSISTÊNCIA MÉDICO-HOSPITALAR A QUALYMED dá oportunidade a seus funcionários de participarem de convênio com empresas que prestam serviços de assistência médico-hospitalar, sendo o valor descontado 50% em folha - CELULAR O aparelho com chip é oferecido ao corpo comercial, para agilizar a comunicação com os clientes, colegas e superiores, pois é uma ferramenta indispensável ao desenvolvimento das atividades, o funcionário receberá no momento da admissão devendo devolvê-lo nos casos de afastamento como férias e demissão.
- 13.º SALÁRIO É uma gratificação dada ao funcionário pelo trabalho executado no decorrer do ano. O pagamento é concedido anualmente, de acordo com a quantidade de meses trabalhados durante o ano. A primeira parcela é paga até o dia 30 de Novembro, no valor correspondente a 50% da remuneração mensal. O restante é pago até o dia 20 de Dezembro. - FÉRIAS + 1/3 O funcionário tem direito a Férias anuais, respeitado conforme o numero de faltas na tabela abaixo:
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO
Nº DE FALTAS
Nº DE DIAS DE FÉRIAS
Até 05 de 06 a 14 de 15 a 23 de 24 a 32 a partir de 33
30 24 18 12 0
Ausências legais: . 2 dias corridos nos casos de falecimento do cônjuge, de familiares (pai, mãe, filhos); . 5 dias corridos em virtude de casamento; . 1 dias corridos nos casos de nascimento de filho (ao pai); . 1 dia por ano para doação de sangue, devidamente Comprovada; Sobre a remuneração de férias é acrescido o valor correspondente a 1/3 (um terço) da remuneração. A programação de férias é aprovada pela chefia do funcionário, de acordo com as necessidades da área e ou da Empresa. - FGTS – FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO A empresa deposita mensalmente um valor equivalente a 8% dos vencimentos mensais em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal. O saldo é corrigido mensalmente e você poderá utilizá-lo conforme legislação específica. O Saque do FGTS ocorre nas seguintes situações: . Demissão do funcionário pela Empresa Sem Justa Causa; . Aquisição de casa própria ou amortização de prestações; . Morte (retirada pelo(a) cônjuge ou dependentes); . Aposentadoria.
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - PIS – PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL Todo trabalhador cadastrado no PIS até 04/10/88, que possua saldo de Quotas, tem direito aos rendimentos anuais do PIS. O funcionário que ainda não possuir cadastro no PIS, será automaticamente cadastrado por ocasião de sua admissão. Pagamento do Abono Salarial Tem direito a um salário mínimo, pago pela Caixa Econômica Federal, o funcionário que receber até 2 salários mínimos por mês, e que for cadastrado a 5 anos no PIS/PASEP. Saque: É concedido em duas situações: Na aposentadoria, No caso de morte, pelos dependentes. As datas para o recebimento do abono ou rendimentos do PIS, variam de acordo com a data de nascimento do funcionário, e são divulgadas pela CEF. - LICENÇA MATERNIDADE Trata-se de beneficio à gestante e amamentação do filho recém nascido. Os vencimentos no período de licença, são plenamente garantidos conforme a lei em vigor. Corresponde a 120 dias de afastamento, remunerados, distribuídos da seguinte forma: 28 dias antes do parto, mais 92 dias após o nascimento do filho.
Você sabe como funciona o benefício da licença-maternidade em outros países? Austrália: licença de 52 (cinqüenta e duas) semanas não remuneradas, ou seja, 1 (um) ano; Argentina: licença de 3 meses remunerada pelo governo e 3 meses opcionais sem remuneração; China: licença de 3 meses não remunerada; Cuba: 18 semanas de licença pagas pelo governo; Espanha: licença de 16 semanas paga pelo governo; Estados Unidos: licença de até 12 semanas paga pelo governo França: 3 meses de licença em caso de parto normal e 4 meses em caso de cesariana. Os custos são pagos pelo governo; Índia: para o setor privado, não há previsão legal específica e a licença varia de acordo com a empresa. Funcionários públicos têm direito a 4 meses e meio; Itália: cinco meses de licença. O governo paga 80% do salário; Japão: licença de até 14 semanas. Dependendo da empresa, 60% da remuneração é coberta por seguradoras ou governo; Portugal: 4 meses de licença remunerada pelo governo; Uruguai: licença de 12 semanas paga pelo governo.
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - LICENÇA PATERNIDADE Beneficio concedido ao funcionário, quando do nascimento de filho, visando que o mesmo possa dar a devida assistência à mãe e à criança, bem como possa efetuar o registro do nascimento de seu filho. Esta licença corresponde a 1 (um) dia corrido (consecutivo) de afastamento remunerado, a partir da data do nascimento, inclusive. O funcionário, quando do nascimento do filho, deve comunicar e comprovar (certidão ou documento equivalente) à Gerência de Pessoal e ou chefia direta, para que possa fazer uso desta licença na forma da lei. - SALÁRIO FAMÍLIA É um direito de todo funcionário de receber a importância correspondente por filho de até 14 anos incompletos ou inválido. TABELA A PARTIR DE 01 DE JANEIRO DE 2010 - REMUNERAÇÃO (R$)
SALÁRIO-FAMÍLIA VALOR (R$)
Até 531,12 De 531,13 até 798,30 Acima de 798,30
27,24 19,19 0,00
Quem paga este benefício? Será pago mensalmente ao empregado e deduzido quando do recolhimento das contribuições sobre a folha de salário. Qual a carência? O INSS não exige carência para conceder esse benefício. Quais os documentos devem ser apresentados para recebimento do Salário família? - Certidão de nascimento do filho ou termo tutelar; - Atestado de vacinação obrigatória, quando menor de 7 anos, devendo ser apresentado anualmente todo mês de maio; - Comprovante de freqüência à escola, a partir de 7 anos, apresentando semestralmente nos meses de maio e novembro. - O funcionário só terá direito ao recebimento do salário família a partir do mês em que apresentar os documentos acima. - Os valores serão creditados mensalmente em folha de pagamento.
DIREITOS E BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO
- ACIDENTE DE TRABALHO É o acidente que acontece ao funcionário quando este está a serviço da Empresa, podendo ocorrer dentro ou fora da mesma. Também é considerado acidente de trabalho, quando o funcionário no percurso de sua Residência / Empresa e da Empresa / Residência, seja em condução própria ou não, venha a se acidentar, desde que no caminho e no horário normal do trajeto. Quando da ocorrência de um acidente de trabalho, o funcionário ou seus familiares, devem comunicar imediatamente a Gerência de Pessoal, para que esta possa emitir a “CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho”, para envio ao hospital do INSS - juntamente com a carteira profissional atualizada. Estes procedimentos é que irão regularizar o afastamento do trabalho, bem como o registro junto ao INSS. - AUXÍLIO DOENÇA Trata-se de beneficio pago ao empregado, pelo INSS, a partir do 16.º dia de afastamento do trabalho, por motivo de saúde. O valor é pago com base num percentual do “salário benefício” determinado pelo INSS. Os primeiros quinze dias são pagos integralmente pela Empresa. Para utilizar deste benefício o empregado deverá ter 12 contribuições ao INSS registrada na carteira profissional, mesmo que de diferentes Empresas. O Empregado ou seus familiares, devem contatar o setor pessoal até o 15.º dia, a contar do inicio de seu afastamento, munido dos seguintes documentos: Atestado medico dos primeiros quinze dias, relatório médico com o código da doença, formulário do INSS a ser preenchido pela Empresa. - SOCORRO FINANCEIRO Eventualmente a empresa poderá emprestar dinheiro ao funcionário nos casos, previamente analisados, em que o funcionário se encontre em dificuldades financeiras. Na condição de até 02 vezes o valor de seu salário médio (últimos 12 meses) e concederá o prazo máximo para reembolso 06 parcelas subseqüentes e iguais.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
DEVERES DO FUNCIONÁRIO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Quando um funcionário é admitido na QUALYMED, ele firma um compromisso com a Empresa. De um lado, a QUALYMED zelará pelos direitos do colaborador, buscando ampliá-los, bem como procurará garantir que todos tenham boas condições de trabalho. Por outro lado, o funcionário assume deveres e responsabilidades, visando garantir altos padrões de serviço da Empresa. O regulamento interno de trabalho, que segue nas próximas páginas, contém normas que disciplinam as suas relações com a QUALYMED. Como cidadãos de uma comunidade, temos nossos deveres. Como funcionários de uma empresa também. Normas de conduta, quando observadas individualmente, beneficiam a todos. Portanto, este item servirá mais como um lembrete para você. Normas
Respeite as normas da empresa. Assim estará contribuindo para o bem-estar geral, com os conseqüentes reflexos positivos para você, como pessoa.
Leia-as, atentamente e no caso de dúvidas procure seu superior imediato ou Setor Pessoal.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
REGULAMENTO INTERNO DE TRABALHO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - ADMISSÃO É condicionada à entrevista de seleção e entrevista técnica, bem como sua aprovação nas mesmas. Também condiciona-se à apresentação de todos os documentos exigidos por lei e outros a critério da QUALYMED. (ver anexo 1) Nenhuma admissão será realizada sem o prévio exame de saúde ocupacional (ASO – Atestado de Saúde Ocupacional). O funcionário deverá apresentar o número da agência e conta corrente ou poupança aberta no banco Banco do Brasil, onde lhe serão creditados mensalmente o valor de seu salário. Ao ser admitido na QUALYMED, várias informações são registradas no seu prontuário qualquer alteração dessas informações, como mudança de endereço, estado civil, nascimento de filhos e conclusão de cursos, deverão ser comunicadas ao Setor Pessoal. É vedada a admissão sem o devido registro em carteira, mesmo sob hipótese de o candidato está recebendo auxílio desemprego. E também a admissão de pessoas que possuam grau de parentesco, ou gozem de amizade explícita por algum dos contratantes; - PERÍODO DE EXPERIÊNCIA Será de 45 Dias renovável automaticamente por mais 45 dias, onde consta cláusula de direito recíproco de rescisão contratual, mediante comunicação de véspera. - IDENTIDADE FUNCIONAL O uso da identidade funcional (crachá) é obrigatório dentro das dependências da QUALYMED. Ao entrar na Empresa o funcionário deverá colocar o crachá de forma visível, na altura do tórax, retirando-o somente na saída.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
REGULAMENTO INTERNO DE TRABALHO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE São atitudes profissionais esperadas de um funcionário da QUALYMED. Todo funcionário tem seu horário de trabalho estabelecido em seu contrato de trabalho. O não cumprimento integral dessa jornada, sem motivo justificado implica em descontos e insubordinação sujeito a penalizações. O horário de trabalho estabelecido deve ser cumprido por todos os funcionários, podendo entretanto, ser alterado, conforme a necessidade de serviço e a critério exclusivo da Empresa. Os funcionários deverão estar em seus respectivos lugares de trabalho no horário inicial de sua jornada, não sendo permitidos atrasos, exceto se as justificativas apresentadas estiverem em consonância com as normas internas da QUALYMED. - HORAS EXTRAS Não é permitido ao funcionário trabalhar em regime de hora extra, salvo com autorização expressa da sua Diretoria. Considera-se horas extras, apenas aquelas devidamente solicitadas e autorizadas através do formulário “comunicação interna”, vistadas pela Gerência de Pessoal sob carimbo. - FALTAS E ATRASOS Faltas não justificadas pelo seu superior imediato, além de trazerem prejuízos ao salário, são descontadas do período de férias e 13o salário, obedecidos os limites legais. Precisando faltar, procure avisar seu superior antecipadamente. Não sendo possível, avise-o tão logo possa. As faltas motivadas por doença devem ser comprovadas por meio de Atestado Médico, que deve obrigatoriamente apresentar o CID do qual o funcionário foi submetido, sem o qual não será considerado como válido. - SIGILO Os assuntos e informações pertinentes ao seu trabalho e à QUALYMED não devem ser divulgados a pessoas ou entidades estranhas. Cuide para que os papéis e arquivos eletrônicos de seu trabalho fiquem bem guardados e não sejam retirados do local, sem a permissão de seu superior imediato.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
REGULAMENTO INTERNO DE TRABALHO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - RELAÇÕES HUMANAS Todos os funcionários, sem distinção de cargo ou função, devem colaborar de forma eficaz, com a realização dos fins da QUALYMED e com os colegas, cultivando o espírito de equipe na realização dos serviços em prol dos objetivos da nossa Empresa. A harmonia, cordialidade, respeito, transparência e compreensão devem predominar nos contatos estabelecidos, tanto com os clientes internos como os externos, independente da posição hierárquica. O sentimento de equipe deve predominar na execução de todas as tarefas, visando a realização dos objetivos da QUALYMED, a Diretoria, procurará sempre que solicitada julgar conveniente, colaborar na solução de problemas e questões de ordem pessoal, familiar ou moral dos funcionários com respeito e absoluto sigilo. - ATENDIMENTO AO CLIENTE
É de sua responsabilidade, ao ser acionado por um cliente, atendê-lo bem, ainda que seja no encaminhamento para um outro setor responsável. - APRESENTAÇÃO PESSOAL A imagem do funcionário reflete a imagem da empresa e vice-versa. É fundamental que você a preserve, usando roupas adequadas ao seu ambiente de trabalho, cuidando de sua aparência e higiene pessoal - CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS EM GERAL Benefícios como pagamento de cursos, plano de saúde e fardamento, serão concedidos na condição de desconto na folha de pagamento do funcionário em 50%. Os outros 50% serão financiados pela empresa.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
USO ADEQUADO DOS RECURSOS DA EMPRESA
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Os recursos da empresa estão dimensionados para atender suas necessidades operacionais, agilizar sistemas de informação, integrar colaboradores, reduzir custos e melhorar a eficiência dos processos. Portanto, utilize-os de forma, racional, moderada e com bom senso. - TELEFONE As linhas telefônicas e celulares devem estar sempre à disposição dos clientes e da empresa, pois grande parte dos serviços é processada por esse meio. Assim, utilize-as para casos pessoais com moderação e bom senso. - PRESERVAÇÃO DO MATERIAL E EQUIPAMENTOS Cuide bem de tudo o que a empresa lhe confiar, como máquinas, ferramentas, computadores, móveis, armários, telefones e materiais. Acione a área responsável sempre que notar algum defeito nos equipamentos, instrumentos ou instalações. Lembre-se que é de sua responsabilidade guardar seus equipamentos, instrumentos e ferramentas de trabalho, bem como desligá-los e cobri-los, quando for o caso, antes de sair de seu local de trabalho. Quando em viagem a trabalho, é de sua responsabilidade a guarda das ferramentas e instrumentos em seu poder. Não é permitida a saída de funcionários da QUALYMED com qualquer tipo de equipamento ou material sem autorização prévia. - DESPERDÍCIO DE MATERIAL O uso indevido e desnecessário de material implica em aumento de custos. Isto não é bom nem para você nem para a empresa. Portanto procure utilizar adequadamente e racionalmente todos os materiais, ferramentas, impressos e suprimentos. Evite o desperdício. - CONSERVAÇÃO DO AMBIENTE Já que você preserva sua própria aparência, nada mais natural do que preservar o seu local de trabalho, mantendo limpo e não jogando papéis e cinzas no chão.
locais
- FUMANTES Se você é fumante, lembre-se que existem na empresa próprios e sinalizados para as pessoas fumarem.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
PROCEDIMENTOS NÃO RECOMENDADO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Muito embora a experiência comprove que a maioria dos funcionários das empresas procedem dentro dos padrões normais e que em conseqüência, raras são vezes em que as penas disciplinares internas são aplicadas, é necessário que constem dos manuais aqueles procedimentos que constituem ‘falta grave’ e que, conforme estabelece a CLT., os infratores poderão ser demitidos por ‘justa causa’. PENALIDADES Aos funcionários transgressores das normas deste Regulamento Interno, independente de cargo ou função, aplicam-se as seguintes penalidades: Advertência Verbal, Advertência Formal, Suspensão e Demissão. PROIBIÇÕES - Introduzir pessoas estranhas na Empresa sem a devida autorização; - Fazer parte de empresas ou iniciativas que concorram com quaisquer atividades da QUALYMED; - Ocupar-se de qualquer atividade que possa prejudicar os interesses e os serviços da QUALYMED; - Ausentar-se do local/setor de trabalho, a não ser por necessidades de seu serviço e autorização superior; - Usar os telefones ou celulares para fins particulares, sem comunicar à Gerência; - Danificar moveis, máquinas e equipamentos ou outros bens do patrimônio; - Promover algazarra, brincadeiras e discussões durante a jornada de trabalho; - Usar palavras ou gestos impróprios à moralidade e respeito, nas dependências internas; - O comércio de roupas, doces, jóias, cosméticos, ou qualquer outro produto ou serviço e também promover empréstimo de dinheiro dentro da empresa; - Arquivar nos servidores material particular; -Os serviços de e-mail e de Internet devem ser usados com bom senso para não sobrecarregar o tráfego de informações do servidor e intranet. Portanto, não devem ser enviados e-mails e nem baixados arquivos particulares cujo conteúdo seja: jogos, vídeos, músicas, imagens e fotos, nem enviar e-mails particulares para muitos destinatários, e também não acessar “sites” de bate-papo, jogos, cenas obscenas e semelhantes. CONSTITUEM ‘FALTA GRAVE’ NA QUALYMED - Realizar por conta própria quaisquer negócios envolvendo o nome da empresa, utilizando carimbos, impressos e formulários, mercadorias ou bens patrimoniais, em desacordo com os procedimentos de rotina e sem autorização expressa da diretoria; - Desobedecer ordens de seus superiores, a menos que sejam absurdas;
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
PROCEDIMENTOS NÃO RECOMENDADO
MANUAL DO FUNCIONÁRIO - Levar para si ou para outrem documentos, mercadorias ou bens patrimoniais da empresa; - Levar ou emprestar sem autorização da diretoria, materiais ou ferramentas, para serviços de interesse seu ou de terceiros, mesmo sob alegação de trazê-lo de volta após o uso; - Tratar de maneira depreciativa, desrespeitar, desacatar ou agredir colegas de trabalho, clientes ou visitantes, sejam quais forem; - Receber sem estar autorizado, cartas memorandos, notificações, intimações ou quaisquer outras correspondências endereçadas à Qualymed; - Divulgar sob qualquer pretexto, assuntos da vida particular de colega de trabalho, o que dá margem ao surgimento de um clima de fofocas, intrigas e desentendimentos.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO DIRETOR ADMINISTRATIVO / FINANCEIRO Estabelecer, em conjunto com os integrantes da sua Diretoria, através de reuniões periódicas e sistemáticas para análise crítica de objetivos, metas, estratégias, ações e indicadores de desempenho a fim de identificar problemas na rotina diária de trabalho, nos planejamentos, nas variáveis de resultados esperados, e nos problemas de motivação com os colaboradores, que possam vir a afetar o desempenho da empresa. - Participar de reuniões com fornecedores, bancos e prestadores de serviços; - Montar planos de carreira, benefícios, remuneração, premiação e motivação para os funcionários da empresa; - Providenciar capacitação para todos os integrantes - Cobrar de seus colaboradores o cumprimento dos objetivos e metas, conforme as negociações realizadas e que poderão servir para avaliação de desempenho das pessoas e equipes; - Alimentar as outras áreas da empresa (seus gerentes, nas reuniões de análise crítica ou diariamente, de maneira informal) com informações necessárias e adequadas (claras, objetivas e documentadas), para as operações e decisões pertinentes; - Administrar os conflitos de relacionamento na sua equipe, também os problemas de caráter pessoal e particular, sempre buscando aumentar a motivação das pessoas, torná-las mais felizes com o quê realizam e, assim, ajudar a QUALYMED a alcançar seus desafios; - Auxiliar a empresa na geração de desafios estratégicos, elaboração do plano estratégico, tático operacional ou de negócio, conforme a sua cultura, complexidade e necessidade premente; - Coordenar ações e/ou cobrá-las, do pessoal que compõe a sua equipe, sobre a atualização em novas tecnologias operacionais de trabalho pertinentes a sua área, para que a QUALYMED possa caminhar na direção da sua Missão e dos Princípios de Gestão; - Estabelecer ações para que a atividade Administrativo/Financeira disponibilize relatórios operacionais diários ou informativos adequados que demonstre o cumprimento de suas metas e resultados alcançados. - Providenciar para que a informática construa ou compre sistemas “on line“, capazes de disponibilizar informações pertinentes e adequadas, para todos os empregados, tais que agilizem as decisões, melhorem a qualidade dos serviços; - Manter a Direção Executiva informada sobre resultados financeiros, novidades na área operacional, tecnologias e processos pertinentes, capazes de auxiliá-la nas decisões, na redução de custos, no aumento da rentabilidade, na mudança de estratégias de negócios e motivação da equipe.
QUALIDADE E TECNOLOGIA SERVIÇO DA VIDA
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO GERENTE ADMINISTRATIVO Definir e implantar processos administrativos que garantam a otimização da estrutura organizacional e o pleno desempenho das atividades; Atuar na gestão da equipe administrativa, assessorar na administração das finanças da empresa. Realizar atividades de controle, elaborando relatórios gerenciais para suprir a diretoria com informações gerenciais, subsidiando-a em análises e tomadas de decisões. - Prestar assessoramento às diretorias e demais gerências; - Supervisionar / coordenar atividades de escritório; - Relacionamento com instituições bancárias; - Responsável pela área financeira, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, planejamento financeiro e folha de pagamento.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO ASSISTENTE FINANCEIRO Exercer as atividades de tesouraria, contas a pagar e a receber, visando assegurar o cumprimento das obrigações financeiras e recebimento dos créditos da empresa observando os seguintes procedimentos: - Validar a documentação de suporte; - Identificar verbas depositadas por transferência bancária; - Verificar, conferir, arrecadar e registrar todos os recebimentos; - Garantir a cobrança das faturas; - Preparar os meios de pagamento; - Recolher e verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques e transferências bancárias; - Efetuar e registrar os pagamentos autorizados; - Administrar o fundo fixo; - Apresentar a posição financeira e definir com a diretoria as prioridades de pagamentos até às 11hs; - Emitir todos os relatórios da posição financeira diária e mensal; - Emitir relatórios financeiros/comerciais para os sócios de Salvador até o dia 05 de cada mês; - Arquivar toda a documentação de suporte; - Enviar mensalmente para a contabilidade todos os documentos referentes aos movimentos financeiros
Regras gerais: - Todas as saídas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e contabilizadas; - Pagamentos em espécie devem ser reduzidos ao indispensável, privilegiando o movimento por bancos (cheques, transferências, etc); - A programação para pagamentos deve respeitar o prazo mínimo de 72hs; - O pagamento do relatório de despesas (anexo 2) e de eventos (anexo 3) devem ser previamente aprovados pela gerência respeitando o prazo acima; - O pagamento antecipado do relatório de Reporte de Eventos deverá ser aprovado e assinado pela diretoria com até 3 dias da data do evento. Devendo ser apresentado a comprovação da despesa no dia seguinte; - Pagamentos por cheque são nominativos, cruzados na presença dos documentos a pagar; - Recebimentos por cheques devem ser imediatamente cruzados caso não tenha sido feito pelo emitente; - O acesso aos pagamentos deve ser restrito à tesouraria.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO Fluxos de pagamentos:
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA Exercer os procedimentos administrativos com eficiência e eficácia para o perfeito funcionamento da empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico. - Fazer cumprir as rotinas e procedimentos administrativos do escritório; - Executar internamente o papel do Setor Pessoal procedendo todo o processo para admissão (anexo 1) e a rescisão de contratos de pessoal junto ao departamento externo (empresa contratada), - Organizar e atualizar a pasta de funcionários e prestar todas as informações solicitadas com referência ao assunto; - Acompanhar e controlar a obtenção e renovação de todas as certidões que garantem a regularização do funcionamento da empresa, bem como o atendimento à fiscalizações; - Emitir de proposta de fornecimento aos clientes; - Cadastrar todos os produtos do portfólio no sistema; - Solicitar o pedido de compras aos fornecedores, bem como rastrear os despachos das encomendas junto às transportadoras; - Analisar e controlar dos gastos fixos da empresa; - Emitir Notas Fiscais, boletos bancários e recibos; - Enviar e solicitar documentos junto à contabilidade; - Efetuar o processo de solicitação e reserva de: Passagens aéreas, hotéis, translados, eventos médicos, aniversários e secretariar a diretoria; - Cotar e comprar de material de expediente; - Controlar os contratos fornecedores, prestação de serviços, aluguel, manutenção e equipamentos de comodato.
Regras gerais: - Todas as solicitações devem ser preenchidas através de formulários específicos como: proposta de fornecimento (anexo 4), faturamento, vale e sugestão de compras (anexo 5), faturamento de materiais especiais (anexo 6). E devem conter obrigatoriamente todos os dados como: nome, data, cliente/fornecedor, código, quantidade, descrição, preço e prazo de pagamento. E ainda, lote e observações (quando se tratar de faturamento de produtos consignados); - Os dois últimos dias do mês são exclusivos para faturamento, não sendo permitido outro tipo de atividade, salvo se solicitado pela direção; - As Notas Fiscais junto com os boletos bancários após emissão são protocoladas para entrega ao cliente e despachadas ao motorista ou vendedor que deverão trazer de volta o canhoto assinado para baixa no protocolo e arquivamento; - No caso de as NF’s e boletos seguirem através de Correios, devem ir com AR;
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO
Regras gerais (continuação): - As solicitações de propostas, faturamentos e pedidos de compra devem respeitar o prazo mínimo de 24h para disponibilização após a entrega, Os casos de urgências deverão ser solicitados e analisados pela direção Administrativa; - Todas as propostas são emitidas em três vias e disponibilizadas ao solicitante, sendo protocolada a entrega, sendo que uma via deve voltar assinada datada e carimbada com o aceite do cliente para então ser baixada do protocolo e arquivada na pasta de Propostas; - As sugestões de compras devem conter a aprovação e assinatura da direção financeira / comercial.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO Fluxos para Propostas, Faturamentos e Compras:
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO ESTOQUISTA Exercer as rotinas e procedimentos para a administração de materiais, como recepção, separação, registro, armazenagem, organização e expedição dos produtos. - Verificar na recepção se foi efetuado pedido de compra, embalagens danificadas, validades próximas; - Conferir as quantidades solicitadas com as constantes nas NF’s e nas embalagens; - Verificar as datas de validade, obedecendo aos critérios Controle de Qualidade; - Efetuar os registros dos produtos em formulários específicos e arquivá-los; - Lançar todos os dados da Nota no sistema, incluindo informações financeiras e de frete; - Armazenar as mercadorias nas prateleiras; - Expedir materiais solicitados para consignação, venda e amostra; - Controlar e gerenciar as contagens de produtos para inventário. Do estoque interno e externo. - Verificar, duas vezes ao dia, a temperatura e a umidade no termohigrômetro fixado na parede do setor e registrar no Relatório Controle de Temperatura (anexo 9).
Regras gerais: - No recebimento de mercadorias através de transportadoras, quando houver qualquer inconformidade deve-se entrar em contato com o fornecedor relatar a ocorrência e fazer a recusa no verso da Nota. É necessário preencher ficha de não conformidade e obter o ciente da direção administrativa; - As Notas Fiscais de fornecedores e Conhecimentos aéreos devem ser entregues no setor financeiro para conferência; - As solicitações para consignação, retirada (anexo 5) e amostra (anexo 8) devem conter obrigatoriamente todos os dados como: nome, data, cliente/fornecedor, código, quantidade, descrição e preço; no caso de amostra é necessário conter o visto da direção ou gerência; - No caso de emissão de “carta” de retirada para venda direta ou consignação a outro cliente, só poderá ser lançada no sistema com os produtos em mãos ou o documento manual assinado pelo cliente, para evitar erros de lançamentos de quantidades e lotes. Nesse caso o vendedor deve previamente ligar para o cliente depositário para confirmar as quantidades disponíveis, avisar que serão retirados e realizar o saque através de documento manual;
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO
Regras gerais (continuação): - As “cartas” de consignação, retirada e amostra serão emitidas no sistema em três vias, protocoladas e entregues ao vendedor ou motorista que deve voltar uma via assinada, datada e carimbada pelo cliente para baixa no protocolo e arquivamento nas pastas de cada cliente; - As solicitações de materiais para venda direta, devem ser feitas sempre através de NF, quando os produtos serão separados e disponibilizados para embalagem e/ou entrega; - As contagens do estoque interno e externo devem ocorrer sempre em paralelo e os relatórios emitidos no mesmo instante. No período em que se estiver ocorrendo esse balanço não serão permitidas movimentações de mercadorias, como faturamento, consignação, retirada ou amostras. - O relatório de inventário deve ser encaminhado para direção financeira sempre no primeiro dia útil do mês seguinte.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO Fluxo para Recebimento e Expedição de materiais:
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO ENCARREGADO DE T.I. Realizar suporte operacional e estratégico do conjunto de recursos tecnológicos e computacionais dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, e cuidar de áreas como planejamento, suporte ao software e hardware e processos de segurança e de rede. Criação gráfica e elaboração do projeto estético e funcional da web site. - Coordenar ações para que os sistemas de informações “on line” mantenham-se operando a contento e atualizados tecnologicamente, quer em termos de hardware, quer em termos de software; - Gerenciar Banco de Dados; - Desenvolver Layout para documentos internos e externos; - Criação de visual-aid; - Fazer a manutenção da rede interna de computadores; - Fazer a manutenção corretiva e preventiva dos computadores da empresa; - Promover integração de softwares cooperativos; - Aperfeiçoar custo de equipamentos, - Otimizar as conexões (internet / intranet); - Dar suporte a programas; - Buscar novas tecnologias no mercado; - Disponibilização / atualização de informações no site; - Fazer pesquisas nos sites da concorrência / fornecedores.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO Cuidar de toda a manutenção predial, suprimentos de copa e limpeza, ajudar na compra de materiais de consumo. Auxiliar na gestão dos fluxos de logística e área de administração e comercial. - Realizar serviços externos de bancos, entregas de materiais, documentos, transportadora, etc; - Fazer cotação e compra de materiais de copa, cozinha e limpeza; - Executar a retirada e entrega de materiais e notas fiscais aos hospitais; - Embalagem e postagem de materiais.
Regras gerais: - Atender com prioridade os serviços de bancos e documentos para licitação; - Entregar materiais e notas fiscais obedecendo a logística determinada.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO RECEPCIONISTA Atender ao telefone anotar e transmitir as informações e recados, preenchimento de planilhas e arquivamento de documentos. Inserir dados no sistema informático, recepção e distribuição de solicitações internas. - Operar o sistema de PABX, distribuindo as ligações e anotando os recados; - Auxiliar no cadastramento de clientes no sistema; - Auxiliar no arquivamento de documentos; - Recepcionar os formulários com solicitações do setor comercial e entregar aos destinatários; - Recepcionar os consumidores finais, preenchendo a ficha de pedido de compra (anexo 5); - Solicitar a chamada de correios e cartórios, bem como despachar e recepcionar as encomendas; - Receber, separar, distribuir e entregar correspondências e papéis e outros materiais.
Importante: . Planeje sempre o que você vai tratar, antes de fazer uma ligação; . Atenda ao telefone ao primeiro toque, com gentileza e presteza; . Fale o nome da empresa e o seu, seguidos de saudação, seja claro, breve e objetivo; . Anote, não confie na memória, tenha sempre à mão papel e caneta; . Solicite o nome e o telefone para posterior retorno, nunca deixe esperando quem o chamou; . Encerre a conversa cordialmente; . Realizar ligações para celulares apenas com autorização de chefia adm ou diretoria.
Regras gerais: - As solicitações de correios e cartórios e materiais de expediente devem ser feitas à recepção; - Os volcher’s de táxi e de combustível devem ser entregues à recepção logo após uso; - As cobranças recebidas tanto desses serviços com de correios e cartórios devem ser conferidas com as vias que ficam na empresa, antes de enviar ao setor financeiro; - Os formulários recebidos devem ser checados quanto ao completo preenchimento.
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ROTINAS ADMINISTRATIVAS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO AUXILIAR DE SERVIÇOS GERAIS: Zelar pela limpeza geral de salas, banheiros, área externa, entre outros ambientes. Executar atividades de copa. - Executar trabalho de conservação jardinagem e limpeza em geral em todas as dependências, móveis e equipamentos em geral; - Executar as atividades de copa, como preparo de alimentos; - Efetuar a limpeza e manutenção dos utensílios de copa; - Auxiliar nas tarefas de manutenção e reparo;
Regras gerais: -Lavar os banheiros diariamente, e fazer a manutenção duas vezes ao dia; - Manter a recepção e a copa sempre limpas e organizadas.
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ROTINAS COMERCIAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO DIRETOR COMERCIAL FUNÇÃO ESTRATÉGICA - Alinhar a área e a equipe com os objetivos e posicionamento estratégico da empresa. - Identificar e caracterizar os diferentes segmentos e negócios em que a empresa atua. - Desenhar cenários alternativos sobre o provável comportamento futuro dos segmentos e negócios que a empresa atua. - Propor à empresa a estratégia de crescimento. - Identificar os “fatores de competição” dos segmentos ou negócios em que a empresa atua. - Estabelecer os diferenciais competitivos para cada fator de competição identificado. - Escolher os canais de distribuição para cada segmento e negócio da empresa e definir remuneração dos canais. - Definir o posicionamento para cada segmento e negócio da empresa. - Propor à empresa a política de relacionamento com Clientes, Fornecedores e Concorrentes. FUNÇÃO PLANEJAMENTO - Definir o cenário e as premissas para a elaboração dos planos de vendas. - Elaborar plano de lançamento de novos produtos. - Elaborar o plano de vendas. Planejamento operacional de vendas. - Elaborar o plano de margem de contribuição. - Elaborar plano de precificação. - Elaborar plano de comunicação. - Elaborar plano promocional. - Elaborar o orçamento por área funcional. - Estabelecer metas de custo para cada função e atividade da área comercial. FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO - Propor a estrutura da área comercial conforme objetivos estratégicos e diferenciais competitivos da empresa. - Preencher os cargos da estrutura comercial com pessoal detentor das competências básicas necessárias. - Definir a estrutura de atendimento aos clientes conforme o tipo de segmento e negócio. - Dotar a área comercial da infra-estrutura necessária ao seu funcionamento incluído pessoal, instalações físicas, hardware e software. - Sistematizar rotinas, fluxos e processos das funções da área comercial. - Elaborar soluções em conjunto com outras diretorias.
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ROTINAS COMERCIAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO DIRETOR COMERCIAL (continuação) FUNÇÃO DIRIGIR - Promover clima colaborativo na equipe. - Elaborar instrumentos de avaliação de desempenho da equipe. - Identificar necessidades de treinamento na equipe da área comercial e providenciar planos de treinamento. FUNÇÃO CONTROLE - Propor o conjunto de indicadores de desempenho da área comercial que serão monitorados continuamente. - Montar sistema de informações comerciais. - Realizar pesquisas periódicas para avaliar as necessidades e o grau de satisfação dos usuários, clientes e representantes.- Interpretar os dados constantes nas pesquisas para orientar o setor de desenvolvimento de novos produtos, mudanças na política comercial e reorganização dos processos. - Auditar periodicamente as posições de mercado da empresa, elaborando planos para aproximar os indicadores em cada caso. - Propor e manter rituais de acompanhamento do desempenho dos indicadores da área comercial em conjunto com os subordinados. - Acompanhar os planos elaborados com uma frequência que permita a correção "a tempo" de influir as tendências.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO GERENTE COMERCIAL Prospecção de novos empreendimentos visita a clientes (médicos, hospitais, planos de saúde) demonstração e especificação de produtos, foco em metas e resultados. Gerenciar as atividades de vendas relativas a estratégias e diretrizes para comercialização dos produtos da empresa. Desenvolver estudos sobre potencial de vendas por região, visando à ampliação do volume de negócios. Acompanhar as atividades dos concorrentes para recomendar alterações dos objetivos, programas e políticas de vendas da empresa. Planejar, organizar e supervisionar todas as atividades comerciais da empresa, visando a atingir os objetivos estabelecidos de volume de vendas, participação de mercado e qualidade do atendimento. - Acompanhar e inspecionar o trabalho do setor de vendas; - Definir as funções e atribuições de cada membro da equipe; - Monitorar o desempenho e os resultados obtidos; - Otimizar os objetivos e metas; - Acompanhar os indicadores de resultado de vendas; - Avaliar os resultados de campanhas; - Avaliar e aprovar relatórios de despesas e eventos; - Avaliar e liberar materiais para amostra; - Criar campanhas de vendas com mix de produtos;
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ROTINAS COMERCIAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO ASSISTENTE COMERCIAL Realizar suporte operacional e estratégico para ações área comercial, na confecção de relatórios e confecção de materiais (peças marketing). - Assessorar a direção e gerencia comercial (confecção de relatórios e gráficos para análises de vendas); - Criar e produzir apresentações para treinamento interno e workshops; - Produzir os visuais marketings (produtos) para apresentação aos médicos e workshops; - Controlar a de saída (amostra grátis) e retorno (parecer técnico); - Confeccionar e atualizar as tabelas de preço de compra e venda; - Confeccionar e atualizar relatório de portfólio para entrega aos clientes; - Determinar o roteiro diário para logística de entrega de materiais e NF’s; - Atendimento interno ao cliente, disponibilidade de entrega, preço, frete...
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO CONSULTOR TÉCNICO Acompanhar as apresentação de área de vendas. descritivos, fazer aos produtos.
tendências do mercado e identificar ações da concorrência, e propostas para evolução de produtos; suporte técnico comercial a Para atendimento ao cliente, analisar especificações técnicas dos questionamento técnico, esclarecer questões técnicas relacionadas
- Apresentar a linha de produtos de forma técnica à equipe médica, CCIH, enfermagem e comissões de padronização, descrevendo as sua indicações, diferenciais e mostrar relações de custo x benefícios dos produtos; - Promover a padronização dos produtos, selecionando e avaliando, junto o depto de enfermagem nos serviços, os pacientes portadores de lesões para iniciar os testes prestando assessoria necessária, objetivando o parecer técnico e promover o conhecimento e divulgação dos produtos dentro das instituições públicas e privadas. - Realizar treinamento com os clientes para melhor direcionamento das coberturas. - Incentivar as vendas, e cobrar a utilização dos produtos junto às enfermeiras responsáveis. - Coordenar e controlar os produtos consignados junto às enfermeiras dos serviços, para mante-los abastecidos e realizar contagem mensal; - Manter atualizado seu cadastro de clientes; - Prospectar novos clientes e identificar novas oportunidades no mercado.
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ROTINAS COMERCIAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO CONSULTOR COMERCIAL Elaborar projetos propondo planos de ações para alavancagem de vendas. Descobrir e desenvolver novos clientes e mercados; dimensionar os produtos que atendam as necessidades dos clientes para formulação de propostas, negociando valores e prazos para o fechamento do negócio. Acompanhar a satisfação - Planejar ações de vendas; - Prospectar novos clientes e manter a fidelização dos atuais; - Observar a rotatividade dos materiais. -Realização de contagem e controle dos estoques de consignados nos serviços atentando a validade dos produtos. - Promover ações para evitar vencimento de validades; - Elaboração de uma rotina de reposições de estoque de consignações programadas nos serviços; - Atuar junto aos planos de saúde fechando parceiras com os convênios; - Verificar a qualidade de crédito do comprador. - Acompanhar junto com o setor financeiro a carteira de clientes inadimplentes, para evitar aumento de contas a receber em atraso; - Participar de feiras, congressos simpósios e conferências; - Manter atualizado seu cadastro de clientes.
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ROTINAS COMERCIAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO CONSULTOR COMERCIAL EXTERNO Atender o cliente governamental, visitar órgãos públicos ligados à saúde; buscando novas oportunidades de negócios através de participação em concorrências públicas, sites de participação eletrônica, pesquisa e acompanhamento de licitações de acordo com a filosofia e a missão da empresa fornecendo e recebendo informações sobre produtos, serviços, documentação e contatos. - Atentar para as descrições dos catálogos, SIAGEM e referências dos materiais nos protocolos, para que saiam em licitações futuras; - Analisar a confecção dos editais de licitações; - Verificar a qualidade de crédito do comprador; - Verificar processos licitatórios em andamento (adjudicações e homologações); - Elaborar documentação e proposta para participação e vendas em licitações presenciais e eletrônicas; - Manter atualizado seu cadastro de clientes; - Concretizar e prospectar oportunidades de vendas; - Fazer contagem nos hospitais que tiverem material consignado; - Observar a rotatividade dos materiais.
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MANUAL DO FUNCIONÁRIO REGRAS GERAIS PARA ÁREA COMERCIAL: - Conhecer os procedimentos de preenchimento de relatórios, prazos e fluxogramas; - Os relatórios de despesas (anexo 2) e de eventos (anexo 3) deverá ser aprovado pela gerência / diretoria, que será encaminhado ao setor financeiro para pagamento, devendo ser respeitado o prazo mínimo de 72hs de antecedência para recebimento; - O pagamento antecipado do relatório de Reporte de Eventos deverá ser aprovado e assinado pela diretoria com até 3 dias da data do evento. Devendo ser apresentado a comprovação da despesa no dia seguinte; - As sugestões de compras devem conter a aprovação e assinatura da direção financeira / comercial; - Todas as propostas são emitidas em duas vias e disponibilizadas ao solicitante, sendo protocolada a entrega, sendo que uma via deve voltar assinada datada e carimbada com o aceite do cliente para então ser baixada do protocolo e arquivada na pasta de Propostas; - Os dois últimos dias do mês são exclusivos para faturamento, não sendo permitido outro tipo de atividade, salvo se solicitado pela direção; - As Notas Fiscais junto com os boletos bancários após emissão são protocoladas para entrega ao cliente e despachadas ao motorista ou vendedor que deverão trazer de volta o canhoto assinado para baixa no protocolo e arquivamento; -As solicitações para consignação, retirada (anexo 5) e amostra (anexo 8) devem conter obrigatoriamente todos os dados como: nome, data, cliente/fornecedor, código, quantidade, descrição e preço; no caso de amostra é necessário conter o visto da direção ou gerência; - No caso de emissão de “carta” de retirada para venda direta ou consignação a outro cliente, só poderá ser lançada no sistema com os produtos em mãos ou o documento manual (anexo 5) assinado pelo cliente, para evitar erros de lançamentos de quantidades e lotes. Nesse caso o vendedor deve previamente ligar para o cliente depositário para confirmar as quantidades disponíveis, avisar que serão retirados e realizar o saque através de documento manual (anexo 5); - As “cartas” de consignação, retirada e amostra serão emitidas no sistema em três vias, protocoladas e entregues ao vendedor ou motorista que deve voltar uma via assinada, datada e carimbada pelo cliente para baixa no protocolo e arquivamento nas pastas de cada cliente; -As contagens do estoque interno e externo devem ocorrer sempre em paralelo e os relatórios emitidos no mesmo instante. No período em que se estiver ocorrendo esse balanço não serão permitidas movimentações de mercadorias, como faturamento, consignação, retirada ou amostras. A falta da contagem dos materiais consignados nos clientes mensalmente está diretamente vinculada ao pagamento da comissão, ou seja, o atraso de um acarretará na mesma proporção o atraso de outro.
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ROTINAS COMERCIAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO
REGRAS GERAIS PARA ÁREA COMERCIAL (continuação): - Sempre que um vendedor atender ao procedimento ou solicitação médica de outro vendedor receberá a comissão integral pelo atendimento. -As solicitações para apresentações, material gráfico e cartão de visita, devem ser feitas através de formulários específicos, (anexo 8) respeitando um prazo mínimo de 1 semana, 1 dia e 2 dias de antecedência respectivamente, após a entrega para disponibilização; -- As ‘cartas’ de amostra têm um prazo de 15 dias para devolução do Parecer Técnico; - Todos os valores e condições negociados e aprovados com os clientes devem ser informados imediatamente pelo vendedor responsável para atualização da tabela de venda; - Entregas de mercadorias para consumidores finais apenas para valores acima de R$ 100,00.
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DISPOSIÇÕES GERAIS
MANUAL DO FUNCIONÁRIO Ao concluir o presente Manual a diretoria está consciente de que nele foram abordados apenas os procedimentos mais rotineiros e que dificilmente o assunto poderia ser aqui esgotado. Os funcionários devem observar além do presente regulamento, circulares, avisos, comunicados e outras instruções expedidas pela Direção da QUALYMED. Os casos relativos aos direitos, deveres e procedimentos omissos ou não previstos neste regulamento, serão resolvidos pela QUALYMED à luz da CLT, de legislação complementar pertinente na razão e bom senso O presente regulamento, pode ser substituído por outro a qualquer tempo e hora, sempre que a QUALYMED julgar conveniente. Recife, 04 de Janeiros de 2010
JOSÉ RAIMUNDO SAMPAIO GOMES Diretor Administrativo / Financeiro
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MARIA PATRÍCIA CAVALCANTE SAMPAIO Diretora Comercial
MANUAL DO FUNCIONÁRIO VOCÊ Acreditamos em você! Você foi admitido por reunir condições e características adequadas às nossas necessidades. Estamos certos de que você não terá dificuldades em adaptar-se à sua nova vida profissional. Estamos está à sua disposição para ajudá-lo no que for preciso e prestar-lhe esclarecimentos sobre eventuais dúvidas. Sua missão como funcionário da QUALYMED começa agora. Seu esforço, somado ao de todos, contribuirá para tornar maior o sucesso do nosso empreendimento e o seu em particular. Seu sucesso profissional depende muito de você, ou seja, de seus conhecimentos, atitudes, eficiência, interesse, disposição e, por fim, de sua capacidade de assumir maiores responsabilidades. Seja bem-vindo e boa sorte!
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ANEXOS
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ATENÇÃO! TODOS OS ANEXOS FORAM EXCLUÍDOS NESSA VERSÃO
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