INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL by Mary Z.

UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTION DOCUMENTAL

MARÍA CONSUELO ZAMORA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL Bogotá, 13 de Octubre de 2012

UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTION DOCUMENTAL

MARÍA CONSUELO ZAMORA

Docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

TABLA DE CONTENIDO

Introducción Objetivos Unidad 1: introducción a la gestión documental

1. Origen de la gestión documental

2. Mi definición de gestión documental según el concepto que emite el AGN

3. mi definición de documento y documento de archivo según el concepto 8 que emite el AGN 8 4. Definición y creación del archivo general de la nación 5. Sistema Nacional de Archivos

6. ¿cuál es la ley por medio de la cual se dicta la ley general de archivos?

7. ¿qué dice la ley general de archivos en el título V, gestión de documentos, 10 artículo 21? 10 8. Objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental 9. Aspectos que deben considerarse para elaborar un programa de gestión 11 documental 12 10. Pasos de un programa de gestión documental 11. Importancia de las tablas de retención documental, (TRD) 11.1

Etapas de las TRD

12 13

12. Importancia y ventajas de la implementación de un programa de gestión documental

13. Tabla normativa

14. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Conclusiones

Referencias bibliográficas y virtuales

INTRODUCCIÓN

En la actualidad el documento es indispensable en todo trámite cotidiano, desde las situaciones más cotidianas como la identificación, hasta las grandes compañías en las que se hace necesario intervención profesional, ya que si no se administra correctamente la cantidad de producción documental, se alcanzan puntos críticos de almacenamiento y se hace difícil la recuperación y la conservación e incluso se puede perder información vital, que puede desaparecer una compañía. En este trabajo desarrollare, con el fin de aprehender y hacer propios los conceptos elementales en gestión documental y su evolución histórica. Hare un breve recorrido textual sobre el Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación, su origen y funciones y de igual forma hare un breve recuento sobre la importancia de las TRD e implementación de un programa de gestión documental y los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Obtener conceptos teóricos elementales sobre archivística y los componentes para la implementación de un plan de gestión documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS      

Adquirir conocimientos básicos y propios sobre la terminología archivística Identificar los elementos y objetivos de un plan de gestión documental Conocer la normalización legal existente Analizar el marco legal del Archivo General de la Nación Consultar a nivel general la definición del Sistema Nacional de Archivos Formular los derechos del ciudadano sobre la privacidad del documento

UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTION DOCUMENTAL

1. ORIGEN DE LA GESTION DOCUMENTAL Los archivos y las bibliotecas no se distinguían salvo que se podría decir que la biblioteca era la colección de obras literarias y artísticas y el archivo la colección de registros y textos administrativos. Su origen se remonta a la llegada de la escritura hace 5000 años a.C., con los sumerios y sus tablillas con caracteres cuneiformes las cuales eran guardadas en los templos y se denominaron Archives, en estas tablas se transcribían las leyes oficiales, de decisiones judiciales y contratos entre personas. El establecimiento de la primera biblioteca se atribuye a Ramsés II de Egipto (r 1304-1237), como los egipcios utilizaban el papiro y sus escritos en su mayoría eran administrativos y litúrgicos, es a partir de esa fecha aproximada que se empieza a diferenciar la biblioteca del archivo como sitio de guarda de documentos que representan la historia administrativa de un pueblo, sin embargo, físicamente no se separaron hasta siglos después. Los archivos, como testimonio del sector público administrativo, alcanzaron un alto nivel de perfeccionamiento bajo los griegos y los romanos. Al decaer los imperios la iglesia retomo estas actividades cayendo en desuso y extendiéndose de Italia hacia el norte. Durante la revolución francesa surgió el concepto de archivo como un depósito central nacional de registros del presente y pasado del gobierno y como una fuente de información con acceso al pueblo. A partir de esto los archivos de otras naciones abrieron las puertas al público. Mientras más se acercaba el siglo XX, se prestó atención a los archivos particulares, cuya función comprendía no solo el historial del establecimiento particular, sino la estructura probatoria de la manera como se llevaba a cabo un negocio. En Estados Unidos solo hasta 1926 se legislo sobre un Archivo Nacional, que en 1950 acumulo 680.000 y para ello se habían establecido criterios para depurar o conservar temporal o permanentemente dando inicio al término de retención y por supuesto a la gestión documental en América. Los documentos más importantes eran trasladados a Archivos Nacionales y a su llegada son fumigados, limpiados y guardados en espacios controlados y adecuados. Los países latinos han copiado y han sido influenciados por Estados Unidos, en cuanto al tratamiento de la documentación y su preservación. En Colombia se dio la instrucción de crear el archivo en 1826, sin embargo, los documentos de la época fueron tramitados amarrándolos en bultos y amontonándolos en cualquier lugar y la naturaleza hizo efecto. Por ello en 1966 se convocó licitación para organizar el archivo nacional el cual se inició su construcción y terminado en 1968.

2. MI DEFINICIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL CONCEPTO QUE EMITE EL AGN El Archivo General de la Nación define la gestión de documentos, mediante ley 594/2000 en el artículo 3, como “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” Archivo no solo es la estructura física de almacenamiento, es la producción del documento en sí, sin importar el soporte en el que se encuentre y el cual se acumula por una persona natural o jurídica respetando los principios, con el fin de que sirvan como evidencia informativa e histórica a quien lo consulte. De acuerdo a esto la gestión documental se enmarca dentro del concepto de archivo global, teniendo en cuenta procesos de producción, recepción, distribución, consulta, organización recuperación y disposición final de los documentos, utilizando instrumentos de gestión como las tablas de retención y valoración documental con el fin de identificar los documentos que produce, recibe y debe conservar según la normativa.

3. MI DEFINICIÓN DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO SEGÚN EL CONCEPTO QUE EMITE EL AGN El Archivo General de la Nación, mediante ley 594/2000 en el artículo 3, define el documento archivo como “registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones” y el Acuerdo No. 027-2006, define documento como “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.” Según esto documento archivo es la información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Documento es la fuente de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

4. DEFINICION Y CREACION DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Durante el gobierno del general Santos Acosta, se promulgó el decreto orgánico de los Archivos Nacionales el 17 de enero de 1868, disponiendo la reunión de los archivos de las cuatro secretarías de 8

Estado y obligando a la creación de un solo cuerpo documental que se denominó Archivos Nacionales de Colombia, dando lugar además a la Sección 4ª del Ministerio del Interior y Relaciones Exteriores. En 1968, cuando se creó el Instituto Colombiano de Cultura, el Archivo Nacional pasó a ser dependencia del nuevo organismo. Finalmente, fue transformado en Archivo General de la Nación en virtud de la ley 80 del 22 de diciembre de 1989, la cual hizo efectiva su creación como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio del Interior. Así se amplían los horizontes del Archivo y este organismo, renovado, pretende influir en los diversos ramos de la Administración Pública, concientizando a sus funcionarios de la importancia que tiene para el país el buen cuidado de los documentos que producen y están bajo su custodia, en todos los niveles gubernamentales, a lo largo y ancho del país.

5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Ley General de Archivos (Ley 594/2000) define el Sistema Nacional de Archivos como el “conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura”

6. ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS? LEY 594 DE 2000 - (julio 14) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

7. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21? Ley 594/00 “Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.” Este artículo contempla el deber de toda entidad pública a implementar programas de Gestión Documental, con herramientas basadas en las TIC y con personal idóneo que aplique los principios y procesos archivísticos de forma profesional y ética.

8. OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 10

9. ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Análisis de la información recolectada Elaboración y representación de las tablas de retención. Diagnóstico y análisis de la tipología documental Formulación y desarrollo de estrategias Elaboración política institucional de archivos Procesos y procedimiento de trabajo Instrumentos técnicos archivísticos (TRD – TVD) Tener un espacio adecuado Apoyo tecnológico a los procesos del sistema de gestión de archivos Implementación del sistema de gestión de archivos Organizar el archivo de gestión i. ii. iii. iv. v.

vi. vii. viii. ix. x. xi. xii.

Clasificar los documentos: documentos de archivo y de apoyo Elaborar separadores para series y subseries Clasificación documental series y subseries Principio de orden original identificar cada una de las unidades documentales así: a) Código de la Oficina b) Código de la Serie c) Código de la Subserie d) Nombre del Expediente Ordenar: alfabético, numérico, cronológico, geográfico… Depurar Foliar Ubicación física Identificar los archivadores Clasificar, separar, ubicar físicamente y eliminar los documentos de apoyo Inventario documental

10. PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los pasos para implementar un PGD son ocho: Producción de documentos Recepción de documentos Distribución de documentos Trámite de documentos Organización de documentos Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final de documentos

11. IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, (TRD) Una institución se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

11.1 ETAPAS DE LAS TRD Las etapas para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental, TRD son: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PARA LA INSTITUCIÓN Compilación de la información institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. Identificación y definición de unidades documentales. Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificación de valores primarios de la documentación. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. Valoración y Selección Documental. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.

APLICACIÓN Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. Instructivo para su aplicación Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma

12. IMPORTANCIA Y VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente la productividad empresarial mediante la implantación de un PGD. La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base: o o o

Nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad. Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor o archivo documental central. Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de consulta de documentos dentro del sistema de gestión documental. Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integraci ón en el sistema de gestión documental como metadatos.

Algunas de las ventajas de implementar un Sistema de Gestión Documental en una empresa son: Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...) 14

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda. Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos: - No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido. - No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente. - El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse. Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original. Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también). Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente. Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales. Reducción de costes de acceso a la documentación (ej.: sistemas de identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización) por agilizar sus procesos de trabajo

Ventajas de implementar un Programa de Gestión Documental – PGD en una empresa: Simplicidad: en una forma sencilla y rápida las personas involucradas pueden acceder a toda la documentación de la empresa. Seguridad: la información está más segura contra pérdidas, y accesos no autorizados. Ahorro: reducción del espacio de almacenamiento, y del tiempo empleado en realizar las búsquedas y almacenamiento.

Accesibilidad: La documentación es accesible por todos, pues se transforma en un recurso compartido con ciertas tipos y características comunes, Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc. Eficiencia de la organización: la eficiencia mejora al tener un acceso más rápido a la información., permitiendo además una mejora en la toma de decisiones.

13. TABLA NORMATIVA Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación

Norma

Explicación Con la salvedad de los documentos considerados como reservados, la ley ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. La inviolabilidad del secreto profesional es una garantía que Art. 74 Const. Pol/91 ampara a las personas que ejercen las denominadas Todas las personas tienen derecho a profesiones liberales, fundamento de la vida universitaria y acceder a los documentos públicos del desarrollo social. salvo los casos que establezca la ley Este derecho es reconocido en tratados internacionales, permitiendo el control ciudadano sobre los agentes estatales, sobre las decisiones y el uso del poder y los recursos públicos, garantizando la lucha contra la corrupción. Art. 54. Ley 31/92 Publicidad y Los documentos de trabajo que hayan servido de sustento Reserva de Documentos. Los para decisiones adoptadas por la Junta Directiva en su documentos en los cuales consten las carácter de autoridad monetaria cambiaria y crediticia, actuaciones y decisiones de carácter serán de acceso público a menos que por razones de interés general que con base en aquellas haya general para la economía nacional, a juicio de la Junta, adoptado la Junta Directiva en su deben mantenerse bajo reserva que en ningún caso podrá condición de autoridad monetaria, cambiaria y crediticia, no están sujetos exceder de tres (3) años, contados a partir de su elaboración. a reserva alguna. Art. 79. Ley 190/95 Será causal de Un funcionario público solo debe negar el acceso a los mala conducta el hecho de que un documentos públicos siempre que sea motivada, con base funcionario público obstaculice, en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando retarde o niegue inmotivadamente el exista norma especial que atribuya la facultad de informar a acceso de la ciudadanía, en general, y un funcionario de superior jerarquía de los medios de comunicación, en 16

particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley Art. 95. Ley 270/96 Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales. Art. 9. Ley 527/99 integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Las TIC traen consigo expansión en todas las áreas y la gestión documental se incluye, de forma autentica y legal siempre y cuando cumplan los documentos, con características que demuestre ser original y su validez será igualmente reconocida que un documento impreso.

Un mensaje de datos es válido y se reconoce como un documento impreso si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta, si es confiable y relevante.

14. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. a. El artículo 15 de la Constitución considera el habeas data como un derecho fundamental. La Constitución Política de 1991 en su art. 15. Sobre derecho a la intimidad dice: (…) La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. b. El documento privado, se define en el código civil, como “aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un 17

funcionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración. Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades. No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público”.1 c. La Constitución Colombiana consagra en el inciso 2 del Art. 74 “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable”. Por consiguiente toda información que una persona obtenga con ocasión del ejercicio de una determinada actividad o profesión, independientemente de su contenido, está protegida por el secreto profesional. 2 d. Protección de datos en Colombia: En el 2007 se presentó un proyecto de ley que fue declarado inconstitucional, sobre la protección de datos en Colombia. Para 2012 El Congreso y la Corte Constitucional han respaldado una nueva ley sobre protección de datos personales, con el fin de alcanzar los estándares internacionales de seguridad en el tratamiento de información. Uno de los elementos innovadores de la ley, consiste en las facultades que se le otorgan a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad competente en materia de datos personales, a través de la creación de una Delegatura especializada, la cual se encarga de garantizar el cumplimiento de los deberes impuestos a los Encargados y Responsables del tratamiento de las bases de datos. e. El habeas data está reglamentado en la Ley 1266 de diciembre de 2008, que en su Art 1° menciona el objeto: “La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.”

1 2

Código Civil Colombiano el art. 251. Leyer. 2010 Colombia, Corte Constitucional. Sentencia T-440, mayo 29/03, M.P.: Manuel José Cepeda

CONCLUSIONES

La gestión documental procura el tratamiento completo, permanente y fiable de los documentos y la información que se genera en un negocio. Con este trabajo introductorio e investigativo contribuyo al estudio acerca de la evolución de la gestión documental, los conceptos elementales dados por el Archivo General de la Nación y el Sistema General de Archivos y la normativa básica colombiana tanto a nivel institucional como de sociedad. Identificamos los pasos, aspectos y objetivos generales de un programa de gestión documental y obtuvimos conocimientos generales acerca de la importancia, ventajas y etapas de las Tablas de Retención Documental.

Finalmente enfocamos la importancia de implementar un programa de gestión documental en una empresa que recibe, produce y transfiere documentos en función de sus actividades, contando con espacios físicos, recurso humano y tecnológico apropiados de conservación y consulta eficaz de la información contenida en los archivos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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