Organizar a rotina administrativa da escola by Mari Comunicação Projetos e Ideias

Organizar a rotina administrativa da escola Cristina Durzi Sarsur Vallim

EngenheiraQuímicagraduada pela UFMG, Pós-graduação MBA em Marketing pelo IBMEC de Belo Horizonte, Professora de Química, Coordenadora de Segmento e Diretora do Colégio Pitágoras de Belo Horizonte.

1.ª edição 2009

Diretoria de Produtos e Serviços Paulo César Dias de Moura Gerência Editorial Adriana Batista Gonçalves Produção Editorial e Gráfica Alex Alves Bastos Daniela Pereira de Melo Danielle Benfica Denise de Barros Guimarães Gabrielle Cunha Vieira Hélio Martins Joana Paula de Souza Júnia Kelle Teles Martins Luciano Pereira Marins Marcelo Correa de Paula Marcos Eustáquio Gomes Mariana do Espirito Santo Priscilla Alves do Nascimento Raquel Barcelos e Melo Tatiane Aline do Carmo e Melo Pesquisa Iconográfica e Autorização de Textos Lilian Ferreira de Souza Luana Félix da Silva Luciana Marinho da Silva Miriam Carla Martins Roberta Mara de Souza Lima Consultoria e Coordenação Pedagógica Aldeir Antonio Neto Rocha Aparecida Costa de Almeida Cornélia Cristina Sampaio Brandão Gustavo Celso de Magalhães Lydston Rodrigues de Carvalho Marinette de Cácia Freitas Raquel Cristina dos Santos Faria

Projeto Gráfico e eletrônica Mariana do Espírito Santo

editoração

Preparação e Revisão de Texto Língua e Estilo Ltda. Ilustração Guto Respi Impressão e Acabamento Reprodução proibida. Art. 184 do Código Penal e Lei 9.610 de 19 de fevereiro de 1998. Todos os direitos reservados.

Rua Paraíba, 330 – 17.º andar 30130-140 – Belo Horizonte – MG Tel.: (31) 2126-0853 www.eeducacional.com.br

Dados internacionais de catalogação na publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) V188o

Vallim, Cristina Durzi Sarsur Organizar a rotina administrativa da escola / Cristina Durzi Sarsur Vallim. – Belo Horizonte: Editora Educacional, 2009. 40p. (Coleção é fácil)

ISBN: 978-85-60539-78-9 1. Administração escolar. I. Título. II. Série.

CDU 371.11

Apresentaçcao O processo de organização de uma rotina escolar envolve, entre outras tarefas, detalhado planejamento, escolha e explicitação de indicadores de desempenho e um processo decomunicaçãocompetentecomtodaacomunidadeescolar. Todas essas tarefas são inter-relacionadas e, quando bem executadas, favorecem o crescimento das instituições e o sucesso e alto desempenho de seus alunos. Os tópicos aqui tratados, de alguma forma, ajudam os diretores, coordenadores e supervisores, enfim, todos os líderes escolares a aprimorar os seus processos de gestão cominstrumentosdemuitautilidadepráticaedefácilacesso e manuseio. Vale aqui lembrar que o sucesso de uma instituição é responsabilidade de todos, mas a condução do processo de gestão é de responsabilidade do líder, que dá diretrizes, infunde orientações de longo prazo e constrói, junto com a equipe, a missão e as metas para todos os colaboradores e envolvidos na prestação do serviço.

Sumario A organização da rotina escolar por meio dos documentos oficiais

Arotinaescolar

Grandes processos da escola

A administração dos setores e a distribuição de tarefas

Coleta e utilização de dados para tomada de decisão

O registro e o ciclo de melhoramento de processos

Considerações finais

A organizaçãcao da rotina escolar por meio dos documentos offiificiais Existem documentos obrigatórios que as escolas devem apresentar aos órgãos públicos que regulam a educação em âmbito nacional, estadual ou municipal, que as ajudam a organizar a sua rotina e são muito úteis para tomada de decisões administrativas, disciplinares e pedagógicas. A utilização adequada desses documentos deve ser vista como um benefício e não como burocracia desnecessária.

O calendário letivo é um dos mais importantes documentos da escola e o seu cumprimento, além de obrigatório, organiza o ano letivo de toda a comunidade escolar: alunos, professores, equipe técnica e pais. A sua divulgação deve ser ampla e feita no ato da matrícula para os alunos e seus representantes legais. Internamente, deve ser entregue no primeiro dia letivo a todos os professores e funcionários. 7 Esse documento deve ser cuidadosamente elaborado no ano anterior ao ano letivo registrado no calendário

e, sempre que possível, deve contemplar a - Número de participação de todos da comunidade escolar, dias letivos principalmente da equipe técnica e dos - Feriados professores. Para buscar a participação nacionais e a colaboração dos setores, uma sugestão - Feriados é distribuir um exemplar em branco ou municipais com algumas premissas básicas aos representantes de todos os segmentos da - Recessos escola para que eles contribuam com as previstos em convenções suas ideias. Após um prazo combinado, é só coletivas de recolher, analisar e consolidar as sugestões trabalho num único calendário para validação de - Datas todos. Esse processo garante o cumprimento e o comprometimento das pessoas com as comemorativas previstas na demandas e necessidades da escola. Essa legislação construção coletiva pode dar sentido de educacional responsabilidade e participação. vigente

Um padrão gráfico limpo e de fácil leitura também é recomendado. Devemos sempre lembrar que esse documento comandará o tempo de todos da escola por um ano letivo inteiro.

(atualmente 5/11, Dia Nacional da Língua Portuguesa e 20/11, Dia Nacional da Consciência Negra)

Regimento Escolar O Regimento Escolar é um documento administrativo e normativo que todas as escolas devem ter e que contém regrasdefuncionamentoenormasparaboaconvivênciadas pessoasquenelaatuam.Eleéobrigatórioeéexplicitado com basenosprincípios,valoresepressupostoscontempladosno Projeto Pedagógico da escola e na legislação educacional vigente no país, nesse caso, Lei 9394/96. Não se pode alterar um Regimento Escolar durante o ano letivoeémuitocompreensívelomotivo,jáquemudarregras, objetivos, atribuiçõese determinações durante a prestação de serviço e de um contrato sem que a comunidade e a SEE sejam comunicadas e estejam de acordo é inadequado. Diante disso, quando houver necessidade de alterações no Regimento Escolar, elas deverão ser feitas ao final do ano letivo, ou seja, entre o final de um e o início do outro.

Todo Regimento Escolar deve conter, no mínimo, alguns elementos construtivos que são essenciais para que o documento seja utilizado com a eficiência e a eficácia necessárias. São eles: Objetivos e finalidades da escola: descreve os pressupostos educacionais, as finalidades educativas, os objetivos de cada segmento em que a escola atuar, etc. Dedica-se à área pedagógica da escola. Identificação e caracterização da Instituição de Ensino: deve conter nome, endereço, constituição da empresa. Gestão administrativa e normas de convivência: explicita os deveres e direitos do pessoal docente e discente, bem como sanções, atribuições e restrições. Organização administrativa: descreve as funções e os cargos do organograma, aperfeiçoamento profissional, organizações docentes e discentes, bem como as associações e órgãos colegiados, quando houver. Processo de avaliação utilizado na escola: deve-se registrar como é feita a avaliação dos alunos com suas especificidades exigidas pela faixa etária e pela série cursada. Essa descrição deve ser minuciosa e cuidadosa porque aí estão pautados os critérios de promoção e reprovação adotados pela escola.

Organização da vida escolar: explica como é elaborada a documentação dos alunos, dos professores e da secretaria.

Um bom regimento dá segurança e ampara todas as ações e decisões do diretor e de toda a comunidade educacional. Ele deveregistrarexatamentecomoaescolatrabalhaequaissão as suas bases educativas. Como sugestão, a escola deve elaborar, pautada no Regimento Escolar, um guia para os alunos e para os professores e a equipe técnica, que comunique com clareza as orientações previstas no regimento. Regras, normas, procedimentos devem ser registrados, comunicados e acordados através desse guia que será utilizado durante o anoletivo.Étambémuminstrumentodecomunicaçãoentrea família e a escola.

Plano Curricular Especifica quais disciplinas serão ministradas por série e com que frequência semanal elas acontecerão. Deve estar em consonância com os objetivos e as finalidades educativas descritas no regimento, no Projeto Pedagógico e nos planejamentos dos professores.

Existem outros documentos, não oficiais, que ajudam muito na organização da escola.

Planejamentos e calendário de eventos e de datas de apoio são, apesar de não obrigatórios, importantíssimos para a boa condução do ano letivo.

Os planejamentos explicitam quais atividades serão realizadas durante o ano, como e quando serão feitas. Apesardaresistênciadealgumasequipesemelaborá-los, devemos investir muito na sua confecção e discussão para evitarmostempoposteriormentepara“apagarincêndios”tão comuns nas escolas.

Um calendário de eventos evita atropelos e desgastes devido ao excesso ou à escassez de atividades durante alguns períodos do ano. Festa e provas, excursões e avaliações, etc. devem ser evitados. Esse calendário orienta inclusive as despesas, os orçamentos e fluxos de caixa das escolas, já que, se os eventos estão previamente planejados, seus custos também poderão ser. Como sugestão, se a escola nunca elaborou esse calendário de suporte, o primeiro deve ser 12 baseado nas atividades e na agenda do ano anterior. Façam uma reunião com a equipe pedagógica, levantem as necessidades e os eventos de todas as séries e segmentos e os registrem num único documento. Esse é um instrumento que fica cada vez mais preciso com o decorrer do tempo e da sua utilização.

A rotina escolar A escola tem processos que são previsíveis, rotineiros e simples, e os gestores da instituição devem dedicar um bom tempo na descrição e no detalhamento deles. Esse tempo utilizado na descrição e no treinamento das equipes será revertido em qualidade nos serviços e será útil na solução das emergências. Sabemos que algumas atividades acontecem na escola com frequência e em ciclos determinados, por exemplo, todos os dias temos entrada e saída de alunos, semanalmente temos hasteamento da bandeira e execução do Hino Nacional, mensalmente temos avaliações e aplicamos provas, trimestralmentetemosentregadeboletins,anualmentetemos encerramento do 2.º período ou nono ano / oitava série, etc. Essas atividades, de modo geral, apesar de rotineiras parecem ser executadas como atividades eventuais e não como processuais. E qual é a diferença? Ela está no tratamento que se dá dentro da instituição ao que é processual e ao que é eventual. Como explicitado no nome, o processual faz parte da rotina, geralmente é feito com frequência determinada, e a sua execução faz parte da rotina de trabalho de algum funcionário específico dentro da escola. Caso esse funcionário se ausente no dia específico da atividade, todos da escola se fragilizam e se sentem inseguros para dar prosseguimento ao trabalho. O ideal é 13 sempre ter mais de um funcionário treinado para executar cada tarefa e, sempre que possível, fazer um rodízio de tarefas e funcionários dentro da escola.

aCheck List sequência de itens ou ações que devem ser feitos e conferidos durante a realização dos processos.

Além disso, é ideal ter um registro com a descrição da tarefa, por exemplo, um procedimento operacional da ação ou um check list da atividade.

O formulário a seguir exemplifica um processo que todas as escolas vivem ao término do ano, que é a matrícula de alunos para o ano posterior. Dentro de muitas atividades previstas para a matrícula, a elaboração e o envio dos documentos são sempre feitos da mesma maneira. Adescrição desse processo bem como o seu cumprimento evitam atropelos e correrias, e o tempo disponível da equipe pode ser dedicado a apresentar bem a escola para os pais que a visitarem, ou elaborar os planejamentos do ano seguinte com os professores, por exemplo. A elaboração de instrumentos e material de treinamento que ajudem os operadores, ou pessoal do atendimento a trabalharem e descreverem as suas rotinas favorece o controle e a padronização dos processos e minimizaerros.Todaaescoladeveterinúmerosdocumentos como esses e a sua utilização deve ser ampla e frequente. Podemos registrar, por exemplo, como gostaríamos que as provas fossem aplicadas, como gostaríamos de receber as famílias para um evento, ou como elaborar um material de apoio, ou como fazemos o processo de cobrança de 14 inadimplentes. Os exemplos são infinitos e os benefícios do registro são muitos. O simples fato de se registrar como fazemos determinada tarefa já nos auxilia no melhoramento da sua execução.

O quê?

Quem?

Quando?

Definir a data de envio dos envelopes Diretoria de matrícula para as famílias.

Novembro do ano anterior

Elaborar impressos de matrícula (conteúdo do envelope).

Secretaria Escolar

60 dias antes do início da matrícula

Gerar os arquivos dos contratos de Secretaria prestação de serviço e enviar para a Escolar gráfica.

45 dias antes do início da matrícula

Providenciar a montagem do envelope de matrícula, enviando para Secretaria a gráfica os contratos de prestação Escolar de serviço e impressos.

30 dias antes do início da matrícula

Montar o envelope de matrícula.

Gráfica

Receber da gráfica os envelopes de Secretaria matrícula, fazer a sua conferência. Escolar

29 dias antes do início da matrícula 19 dias antes

Financeiro

18 dias antes do início da matrícula

Entregar os envelopes de matrícula.

Disciplinário / Correio

17 dias antes do início da matrícula

Definir e organizar o local para efetivação da matrícula.

Gerente 30 dias antes do Administrativo início da matrícula

Convocar funcionários para efetivação da matrícula.

Gerente 15 dias antes do Administrativo início da matrícula

Retirar os envelopes dos devedores.

7 dias antes do Estabelecer horário dos funcionários Gerente Administrativo início da matrícula para efetivação da matrícula. Treinar os funcionários para efetivação da matrícula.

Secretaria Escolar

7 dias antes do início da matrícula

Receber as famílias com a devolução Funcionário do envelope de matrículas. escalado

Durante o período estabelecido

Lançar diariamente o número de matrículas na estatística.

Todos os dias

Secretaria Escolar

15 15

E o que é eventual? É tudo aquilo que acontece sem previsão ou nunca aconteceu. Por exemplo, acidentes com alunos, visitas inesperadas de órgãos públicos, reuniões com pais que não foram agendadas, etc. Normalmente, as escolas interrompem as suas aulas para atender a uma atividade paralela, mas, se a rotina está sob controle e as aulas estão acontecendo normalmente, as pessoas podem se dedicar às atividades não rotineiras, ou seja, eventuais.

Administração e Finanças Formação de alunos • Operação • Conteúdo

16 Mercado

Captação de novos alunos

Relacionamento com os alunos

Grandes processos da escola As instituições educacionais têm como dois dos seus principais processos a captação e a formação de alunos. Saber disso, descrever os macrofluxos desses processos e os seus desdobramentos ajudará todos os colaboradores e participantes da cadeia cliente-fornecedor a compreender os desdobramentos do seu trabalho e as implicações dele no trabalho dos colegas e entre os setores. Os trabalhos dentro de uma escola são sempre interligados. Por exemplo, é necessário que a escola esteja aberta e limpa pontualmente para que as aulas comecem no horário previsto. É também necessário que o professor esteja em sala no horário da aula e que essa aula esteja bem planejada para sua perfeita execução. Nesse caso, a equipe de portaria e zeladoriasãofornecedores do professor, e o professor,por outro lado, é fornecedor dos alunos, etc. Nessa cadeia, há sempre alguém que tem o seu trabalho impactado quando um outro não executa bem o seu.

Gestão da Qualidade

Satisfação Aluno e família Conclusão do ciclo

Se analisarmos o macrofluxo anterior, veremos que todos os setores estão envolvidos em duas grandes tarefas que são a de captar e formar alunos. Nesse sentido, todos os profissionaisdaescolasãoresponsáveispelasduasgrandes atividades. Por exemplo, o porteiro também tem o papel de educador aoorientarumaluno,quandonecessário,sobreascondições aceitáveis para entrada na escola: no horário, devidamente identificado e trajado, etc. Por outro lado, um professor também tem, além de suas funções pedagógicas, o dever de captar e fidelizar os seus alunos quando dá boas aulas, relaciona-se bem com todos da comunidade escolar e tem profundo conhecimento dos conteúdos de sua disciplina: isso tem o poder de satisfazer as expectativas das famílias e dos alunos, tornando-os mais fiéis à escola É função dos gestores capacitar todos os participantes dessa teia de cliente-fornecedor e esclarecê-los sobre a importância do trabalho das tarefas bem feitas que têm o poder de impactar o trabalho do colega.

De nada adianta uma escola ter ótimos professores se as salas não são bem limpas e cuidadas, e o contrário também é verdade. Todos têm a mesma importância dentro da cadeia e, se o trabalho ou tarefa é menos importante, essa função é desnecessária.

Cada tarefa do macrofluxo anteriormente apresentado deve ser mais explicada em fluxos menores, e as grandes tarefas de cada um devem ser descritas com mais detalhes e com a participação dos envolvidos. Semprequepossível,deve-se buscar a participação das pessoas para a descrição das tarefas, já que o conhecimento do “como” é feito fica sempre registrado em “quem” o faz. Captação de alunos Buscar no mercado

Selecionar os alunos

Realizar a matrícula

Formação de alunos Comunicar Implementar Definir aos alunos,às diretrizes diretrizespara famílias e aos definidas o ano letivo professores Ministrar as aulas

Monitorar a sala de aula

Registrar os dados escolares

Cada tarefa do fluxo, por sua vez, também pode ser mais detalhada em fluxogramas que permitem a visualização do processo e a responsabilidade de cada um. Facilita também visualizar a ordem de cada tarefa e, se houver uma interrupção, quais setores serão mais impactados. O exemplo aqui descrito refere-se apenas a uma das ações da escola, muito importante, mas não a atividade fim. A 19 atividade fim é a educação, e nesses processos deve-se concentraraenergiadogestor.Essasferramentassãomuito úteis como instrumento de capacitação.

Equipes desentrosadas ou descomprometidas com o resultado final dos alunos, ou equipes que necessitam de acompanhamentoconstantedasupervisãooucoordenação podem ser beneficiadas e capacitadas se participarem da construção dos fluxos. Qualquer tarefa pode gerar um fluxo ou um procedimento operacional, e a sua utilização e construção é mais trabalhosa quando é feita pela primeira vez, mas seu uso traz benefícios imensuráveis. Captação de novos alunos

D.E Encomenda Processos e Campanha de Matrícula

E.L

S.E

C.P

Prepara Sistema para Seleção

Encomenda Provas de Seleção

Aprova, autoriza e veicula a Campanha Recebe Inscrições Divulga Resultados Efetiva Matrícula

C.O

DE: Departamento de Extensão EL: Equipe de Liderança SE : Secretaria Escolar CP : Coordenação Pedagógica CO: Coordenação Operacional

Aplica e corrige Provas

A administraçcao dos setores e a ~ distribuicao de tarefas A gestão centralizadora e amadora das escolas acarreta consequências desastrosas e tem perdido espaço hoje. Normalmente, o resultado da centralização é, ao contrário do que parece, o descontrole e a deficiente prestação do serviço. Saber delegar tarefas e responsabilidades, juntamente com um robusto programa de capacitação e treinamento, tem sido a solução encontrada pelos gestores. Quandoastarefassãodivididasentreaspessoaseossetores competentes e treinados para executá-las, a organização ganha em agilidade e qualidade. Atualmente, quanto mais pessoas forem capazes de efetuar determinada tarefa ou função, menos a organização fica presa às pessoas. A consequência é um sistema mais autônomo e eficiente. Os setores e os departamentos dentro da escola têm tarefas bem definidas que normalmente exigem profissionais específicos.Aequipedabibliotecatemcompetênciatécnica para trabalhar com livros e pesquisas, bem como a equipe da secretaria tem competência para responder pelos documentos oficiais da escola e dos alunos. Entretanto, em ambosossetores,porexemplo,existemperíodoscríticosde 21 trabalho. Unir forças só traz benefícios. Se tomarmos como exemplo estes setores, secretaria e biblioteca, a primeira tem os picos de trabalho durante

a impressão e conferência de boletins e matrícula. Já a segunda, durante o inventário de livros. É natural que, nessesmomentos,pessoasdeambosossetorespossamser transferidasmomentaneamenteparaauxiliarossetoresmais atarefados, e isso só será possível se houver entrosamento do grupo e a cooperação for um valor institucional. É tarefa do líder disseminar esse valor. O sucesso de cada setor é o que gera o sucesso da escola e, portanto, nenhum trabalho pode ser ignorado ou considerado menos relevante. Em todos os setores da escola, temos exemplos de como a descentralização das tarefas propicia a melhoria da prestação de serviços: a equipe da secretaria pode auxiliar na festa da família, e a equipe da biblioteca pode auxiliar no trabalho da excursão do 6.º ano, a equipe administrativa pode auxiliar na conferência dos envelopes de matrícula, etc. desde que todos estejam treinados para isso. O que é necessário para que isso aconteça? Emprimeirolugar,éprecisoqueogestortenhaconhecimento das competências de cada funcionário ou professor da equipe. O que mais esse colaborador poderá executar dentro da escola? Não com a intenção de sobrecarregá-lo com trabalho e tarefas, mas com o objetivo de oportunizar crescimento profissional. Um auxiliar pedagógico já tem condições de ser regente de turma? Um funcionário da 22 portaria tem condições de assumir funções pedagógicas? Essa prática de oportunizar o crescimento dentro da instituição motiva toda a equipe e fortalece o grupo.

Em segundo lugar, é preciso que o gestor treine pessoas para tarefas específicas. Cada processo da escola deve ser conhecido por mais de um funcionário para que, numa falta eventual, outro possa substituí-lo sem perda para a escola. Todo tempo gasto em treinamento é revertido na qualidade do serviço prestado. Hoje, é valorizado o funcionário que pode executar mais de uma tarefa, ao contrário do que foi no passado: quem controla a portaria é somente o porteiro e quem cuida da disciplina é o disciplinário.

O ciclo é simples e contínuo: observar e avaliar a equipe, treinar, treinar e treinar e, finalmente, oportunizar o crescimento.

Coleta e utilizacao de dados para ~ tomada de decisao Os autores especializados em coleta e análise de dados dizem que dado ruim é aquele que não é conhecido. Outros afirmam que “o que não pode ser medido não pode ser melhorado”. Ambas as afirmações são verdadeiras e perfeitamente adequadas às escolas. Tudo deve ser conhecido, medido, analisado para ser melhorado. É partindo dessa premissa que as escolas devem elaborar um sistema eficiente de coleta de dados, que podem ser acadêmicos,financeiroseadministrativos.Aanálisedesses dados transformando-os em informação permite ao gestor tomar decisões mais seguras e acertadas durante o seu trabalho cotidiano na escola. Inúmeros são os casos em que as decisões são equivocadas devido à inexistência de informações e dados históricos. Vamos exemplificar com um caso simples de evasão dos alunos da 3.ª série do Ensino Médio. Quais são as causas da evasão? Motivos financeiros? Baixo rendimento dos alunos? Insatisfaçãocomaescola? Intercâmbio?Aprovação em vestibulares?

Qual medida será mais adequada para minimizar essa evasão?Senãohouverumacuidadosacoletadeinformações e consequente identificação da causa, buscar uma solução torna-se difícil e basear-se apenas na intuição não é a melhor maneira de solucionar o problema. Podemos utilizar um formulário para coleta dessas informações no qual o aluno e sua família podem registrar quais as causas da saída.

Exemplo de formulário de Pedidos de transferência O Sr.(a) ________________________________________________ __________________, responsável pelo aluno(a) _______________ _______________________________________________________ ________________da turma ________ e da ________série do Ensino _________________ deste estabelecimento, requer a transferência do mesmo para o Colégio____________________________________ da cidade de __________________________________________________ Belo Horizonte, ________de _____________ de ________. ______________________________ Assinatura do responsável

MOTIVO(S) PELO(S) QUAL(IS) REQUER A TRANSFERÊNCIA

Mudança de residência (BH)

Disciplina do aluno

Falta de adaptação do aluno

Atendimento pessoal

Organização da escola

Intercâmbio

Mudança de cidade

Horário de provas

A disciplina

Desejo de escola diferente

Acompanhamentoescolardoaluno

Sistema de avaliação

Dificuldades financeiras O ensino

Outros:

Baixo rendimento

_________________________

Material didático

Depois disso, podemos colocar esses motivos num gráfico e posteriormente em uma informação precisa: a maior parte dos alunos está saindo da escola antes da

conclusão do Ensino Médio porque estão com receio de serem reprovados, e estão buscando uma outra escola queospossibiliteterummelhor desempenho acadêmico.

MOTIVOS DA EVASÃO DOS ALUNOS DA 3.ª SÉRIE DO EM Baixo rendimento

Intercâmbio

Os dados são ainda mais necessários para a gestão financeira das instituições: percentual mensal de inadimplência, percentual acumuladodeinadimplência, evasão mensal, percentual 26

Saúde

Mudança de residência

anual de bolsistas, número dealunospagantes,controle diário de matrículas. Esses são exemplos de dados que devem ser coletados para consolidar um documento de dados históricos.

A análise de dados históricos é uma importante fonte de informação para que o gestor possa tomar decisões mais acertivas e confiáveis.

Podemos tomar como exemplo de dados financeiros os percentuais deinadimplência.Ocontrole da inadimplência mensal impacta diretamente o fluxo de caixa que, se está sem controle, impacta o gasto mensal com o dinheiro, ou seja, juros bancários e assim sucessivamente. Ainadimplênciamensalestá dentrodoslimitesaceitáveis para aquela escola? Qual é o limite aceitável? O ideal é não ter nenhuma inadimplência,massabemos que nos dias de hoje isso é praticamenteimpossível.Eo que é possível? As ações corretivas são mais precisas quando se têm os dados históricos e precisos, e coletá-los não é difícil.

Como decidir sobre o que fazer? Negociar com as famílias a qualquer preço ou ser mais firme na negociação? Essa resposta será dada atravésdosdadoshistóricos de inadimplência daquela escola. Naquele mês X, a inadimplência dessa escola nunca passou de Y%. Se isso aconteceu, quais são as causas? Basta se arquivar, mensalmente, o quanto deveria ser arrecadado durante o mês e o que de fato foi arrecadado. Essa relação nos dá a inadimplência mensal. A visualização é mais fácil quandoseelaboramgráficos com esses dados como mostra o exemplo a seguir. Reconhece-se que a escola tem feito um esforço para diminuir a inadimplência e os resultados são visíveis.

inadimplĂŞncia na escola x - 2004 - 2008 0

fev

mar

abr

maio

jun

jul

ago

set

out

28 28

nov 2004 dez

2005 2006 2007 2008

Épraticamenteimpossíveladministrarumaescolasemdados históricos. Quanto gastamos na comemoração do Dia das Mães nos anos anteriores? Quanto custou o presente do Dia das Crianças do ano passado? Qual foi o gasto mensal com a reposição das faltas dos professores? Qual foi o índice mensal de faltas de funcionários? Osexemplossãoinúmerose,semoconhecimentodosdados, pouco se pode fazer para melhorar os processos e torná-los mais eficientes. A coleta dessas informações é simples e só requer disciplina para buscá-las e registrá-las. Planilhas, gráficos e tabelas são as ferramentas mais utilizadas nesses casos.

O registro e o ciclo de melhoramento de processos O ciclo de melhoramento de processos envolve quatro etapasbemdefinidasqueacontecemnaseguintesequência avaliar de ações: planejar (identificar o problema e levantar causas)

(verificar se o que está sendo feito tem gerado os resultados esperados)

Fazer (executar o que foi planejado)

corrigir (o plano após a avaliação)

Essas etapas quando bem executadas trazem uma melhoria dos processos bem como ajudam a agir preventivamente. Temos inúmeros exemplos de aplicação de ciclos de melhoramento dentro da escola, que podem ser de natureza acadêmica e administrativa. Realização de eventos, aplicação de provas, cobranças de mensalidades em atraso são algumas dessas aplicações. 30 Explicitar um ciclo de melhoramento contínuo é simples e a sua utilização poderá ser incorporada à rotina da escola trazendo uma melhoria contínua dos serviços prestados.

Todos os processos da escola podem ser melhorados. Qualquer atividade pode ser mais eficaz e eficiente desde que se queira ou necessite implementar melhorias e se utilize uma metodologia adequada. Um primeiro passo é a identificação do problema. Vamos tomar como exemplo uma dificuldade que os alunos do 6.º ano estão apresentando em redigir respostas adequadas às questões discursivas das provas. Devemos redigir com muita clareza o problema e buscar a participação das pessoas envolvidas no processo para a sua descrição. No exemplo escolhido, podemos citar, como participantes da equipe, os professores do 6.º ano que levantaram as dificuldades dos alunos, a supervisora do EnsinoFundamentaldosanosiniciaisefinais,asprofessoras do 5.º ano, etc. Podemos agendar um encontro, expor o problema tentando explicitá-lo com muita clareza. “Os nossos alunos do 6.º ano turma X não estão conseguindo redigircorretamenteasquestõesdiscursivasdasprovasdas disciplinas y e z.”

A composição do grupo de trabalho é muito importante e devemos incluir as pessoas ou os seus representantes, que tenham interesse na solução do problema, ou podem estar relacionadas à causa do problema e tenham liderança sobre o grupo. Isso é crítico para o sucesso do trabalho. O próximo passo é a identificação das possíveis causas. Por que isso está acontecendo? Temos algum dado que evidencia isso? Ainda é uma percepção ou já temos evidências reais? Devemos buscar um clima de confiança e transparência para que as pessoas possam expressar livremente o seu pensamento. Uma sugestão é a utilização da “tempestade de ideias” em que todas as opiniões são válidas e permitidas, e nenhuma forma de expressão pode ser proibida. De algum possível “absurdo”, poderá surgir a solução do problema. É importante reservar um tempo para que todos possam se expressar livremente, com calma e de forma respeitosa. Pode acontecer que, num primeiro momento, as opiniões e sugestões sejam superficiais, mas, à medida que se percebe a abertura e a transparência do grupo, as ideias vão aparecendo naturalmente. Esse grupo de trabalho deve ter um líder que deverá fazer a condução e a mediação do trabalho. 32

Depois disso, devemos agrupar as informações obtidas na “tempestade de ideias” em categorias. Por exemplo, sugestões de natureza pedagógica devem ficar juntas, bem como sugestões de natureza socioculturais, etc. Esse agrupamento possibilita a identificação do que são chamados“poucosvitais”.Aliteraturarelataque,nasolução dosproblemas,aidentificaçãocorretadascausasjágarante cerca de 80% do acerto na sua solução. Noexemplocitadoaqui,ascausasgeralmentesãodenatureza pedagógica,quepodem ser fragilidade dos professoresdos anos iniciais, falta de embasamento dos alunos, diferença entreoscritériosdecorreçãodasprovasnosdoissegmentos citados, falta de resolução de exercícios, a não realização dos deveres de casa, a cobrança nas provas de muito mais do que foi visto em sala, etc. Inúmeros podem ser os motivos dessa dificuldade e agrupá-los é fundamental. Mesmo já sabendo que são de natureza pedagógica, eles podem estar ligadosàspessoas(alunoseprofessores)ouaosprocessos da escola, por exemplo.

Um terceiro passo é a elaboração do planejamento do que será feito. O problema já foi explicitado, as possíveis causas já foram levantadas e agrupadas e agora precisamos eleger por onde devemos começar a agir. É uma tendência natural dos grupos buscar a solução do problema atacando as causas externas. Isso é compreensível, mas não deve ser permitido. Se a causa realmente for interna, ela deverá ser apontada, e a solução deverá passar por uma profunda discussão sobre o que deverá ser modificado internamente. Caberá ao líder do grupo mediar as discussões para que o trabalho seja produtivo e imparcial.

A preparação e o planejamento das ações fazem parte desta etapa. O que devemos fazer, como será feito, quem será o responsávelpelasatividades,dequantorecursonecessitaremos e aonde queremos chegar são questões que devem ser respondidasnesseplanejamento.Issodeveserregistradonum documento que é chamado de plano de ação, e um vigoroso processo de comunicação deve acompanhá-lo. Todas as pessoas envolvidas devem estar cientes do que será feito, como, por que e por quem, já que as ações elencadas como possível solução podem não ter nenhum efeito se as pessoas não participarem das atividades. Caberá ao diretor comunicar toda a equipe e buscar a compreensão e a cooperação de todas as pessoas envolvidas. No exemplo citado, professores, pais, alunos, equipe técnica devem saber o que deverão fazer para que o planejamento seja cumprido e o resultado esperado seja alcançado. O próximo passo é colocar em prática tudo aquilo que foi pensado e planejado pelo grupo, ou seja, agir, fazer, “colocar as mãos na massa”.

Estaéumaetapadeexecuçãoeénecessáriomonitoramento das ações: elas estão acontecendo como foi planejado? Todos estão fazendo corretamente o que deveriam? Essas perguntas devem ser respondidas e elas serão úteis na fase seguinte. Devemos buscar incansavelmente cumprir o que foi previsto no plano de ação original, para que tenhamos subsídios e argumentos para efetuar outras mudanças caso sejam necessárias.

Um plano de ação só pode ser avaliado depois de um ciclo completo de execução. Uma avaliação anterior pode ser prematura e levar a conclusões erradas. Quais são os resultados obtidos até agora? Os alunos já estão mais competentes nas respostas às questões discursivas das provas? Esta é a etapa da avaliação.Avaliar tudo. Todas as ações, todos os prazos de seu cumprimento, os responsáveis pelo cumprimento, a relação entre o custo e o benefício sobre o investimento feito (quando houver), etc. Essa coleta de informações e dados também deve ser feita pelo grupo inicial de trabalho que propôs o plano para, em caso de necessidade, esse mesmo grupo que conhece bem o problema poder elaborar propostas de ações corretivas no plano. Avaliar com clareza e cautela e sempre com base em fatos e em dados é mais seguro e leva a melhores resultados.

A etapa final é agir corretivamente para melhorar os resultados obtidos. Depois de avaliado todo o processo, é hora de verificar quais as causas do insucesso. Por que os resultadosnãoforamosqueesperávamos?Comodevemos fazer para obtê-los? O que mais precisamos fazer para conseguirmos melhorar? Essas perguntas devem ser respondidas e existe sempre uma relação de causa e efeito entre as ações e os resultados. Mesmo quando os resultados obtidos foram os esperados, a etapa de agir corretivamente é importante, porque pode gerar mais melhoramentos. Ou seja, os resultados estão bons, mas podem ficar ainda melhores e é isso que esperamos. 36 36

Todas as etapas de construção do plano devem ser registradas e documentadas para facilitar possíveis necessidades de correção, bem como todo o processo de comunicação com a equipe envolvida.

Em síntese, os passos podem ser descritos assim:

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-Identificaçãodaoportunidade de melhoramento: explicitação do problema - Observação do problema -Análise do problema -Planejamento da ação

- Analisar os dados obtidos (coletar e comparar os dados)

Eliminação das causas de insucesso / Avaliação do processo Confrontodosresultadoscom as metas estabelecidas

-Implementar o plano de ação (comunicar, treinar a equipe, monitorar as ações do grupo)

- Agir corretivamente e incorporar o plano na rotina da escola

Criação de Times de Metas / Elaboração de PAs. Formação de grupos de estudo Criação de ações e melhorias partindo das metasprioritárias

Consideracoes fif i nais É importante ressaltar que a implementação de qualquer melhoria dentro das escolas passa pelas pessoas, que são a alma da instituição. Se quisermos serviços escolares consistentes e eficientes, devemos dar uma atenção especial à capacitação das equipes de professores e funcionários e também à sua motivação e satisfação. Ocontatodainstituiçãocomoalunotrazgrandesimplicações para as relações de prestação de serviço, e ele é feito, na maioria das vezes, por meio da interação professor / aluno e, em menor intensidade, pela equipe técnica / família. Compreendemos, portanto, que os melhores índices de satisfação com a nossa prestação de serviço poderão ser alcançadoscombaseemumconsistenteprojetodeeducação permanente em serviço e oferta de aprofundamento em conhecimentos didáticos e pedagógicos. Outro aspecto a ser cuidado dentro da escola é o clima de trabalho que existe entre todas as pessoas. Existe um clima de confiança e transparência?As pessoas estão motivadas e se sentem respeitadas? Se a resposta para alguma

dessas perguntas for sim, o gestor da equipe deve cuidar e trabalhar para que se estabeleça uma relação produtiva e de confiança entre as pessoas. É possível que o diretor ou a liderança direta das equipes não saiba ou não perceba a deterioração das relações dentro da instituição. Na maioria das vezes, o envolvimento da liderança com o operacional é tanto e tão intenso, que essa questão pode passar despercebida. Essa é uma questão estratégica e o sucesso de qualquer implementação de mudanças ou melhorias passa por esse caminho. É aconselhável a realização periódica de pesquisas para conhecimento do nível de satisfação da comunidade com a escola e, nesse caso, a comunidade interna, os professores e os funcionários, deve ser ouvida. Lembrando o que dissemos anteriormente, o dado ruim é o dado desconhecido, e não reconhecer qual o clima interno da escola pode levar ao desperdício de recursos e à dissipação de energia: tudo o que foi planejado pode não ser implementado ou não dar os resultados esperados se as pessoas não se envolverem verdadeiramente ou não se aliarem ao gestor.