2015
CONTABILIDAD GENERAL Libros Contables, Ajustes, Balance de Comprobaci贸n y Hoja de Trabajo
Mariangy Vivas 19.097.712
Editorial Muchos hombres de negocios, sobre todo los pequeños empresarios, se preguntan a veces: ¿Por qué tengo que gastar mi tiempo en anotar y calcular cifras que no me van a servir para nada? Si bien es cierto que la normativa legal hace aumentar en cierta medida el trabajo administrativo, tanto registro de datos como de archivo, pero es un error creer que ese registro y archivo de datos es una obligación inútil, un tiempo perdido o un derroche de recursos. Los registros contables no solo sirven para calcular el impuesto que se debe pagar, o para demostrar la solvencia del empresario individual o de la sociedad mercantil que exigen los bancos al concederle un crédito. Sirve también para conocer aspectos como: La situación patrimonial y financiera de la empresa, bien sea en un momento dado o bien en una perspectiva temporal más amplia. Los aumentos y disminuciones del patrimonio, esto es, las pérdidas y las ganancias. El empresario no obtiene esta información a través del balance general, sino de la cuenta de resultados. La evolución de la empresa, que se puede conocer anotando de forma ordenada y cotidiana todos los acontecimientos que ocurren en la misma. Esta información actualizada ayudara al empresario a tomar decisiones más eficaces y racionales, es decir, decisiones basadas en hechos y no en simples hipótesis. Las tendencias de las principales variables de la explotación de los recursos propios.
Libros Contables y Estados Financieros La contabilidad general implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en una empresa. Para esto es necesidad llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras, por lo tanto, implica el control de todas sus operaciones diarias: compra, venta, gastos, inversiones, etc. El contador debe registrar, analizar, clasificar y resumir dichas operaciones para volcarlas en un estado o balance con información veraz. Para ello, se apoya en diferentes libros contables ya que sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar, así como también permite observar el estado financiero y económico de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Los libros contables principales de acuerdo a las disposiciones legales de nuestro país son los siguientes: Inventario y Balances Diario Mayor Auxiliares Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este
Los libros Diario y Mayor recogen el día a día de las actividades de la empresa, que se reflejan en los balances al final de cada periodo.
libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. El Libro Diario se registra por orden cronológico todos los movimientos de la empresa, como el pago de facturas por parte de clientes, compra de productos, sueldos y salarios pagados a empleados, entre otros. Este permite conocer cuáles han sido los ingresos y gastos de la empresa en un cierto periodo. Los Libros Contables y sus auxiliares son La información contenida en el Libro indispensables para Mayor es la misma que la reflejada en el la toma de diario, pero está convenientemente decisiones en una empresa. desglosada y clasificada para facilitar la lectura y el manejo de los datos más significativos. A tal efecto, el mayor puede desglosarse en varios mayores auxiliares, en los que se recoge la información específica, clasificada por cuentas o partidas principales. El Libro Diario sirve de base al Libro Mayor y a los mayores auxiliares, al pasarse la información registrada en el primero a los auxiliares correspondientes, según el plan contable que aplica la empresa. Los Libros Contables y sus auxiliares son importantes para la toma de decisiones, ya que sirven de base para la confección de los estados contables, como el balance y el estado de resultados. Estos estados financieros constituyen una de las bases, aunque no la única, sobre la cual se fundamentan las decisiones económicas que inciden sobre el futuro de la empresa. Su importancia relativa ha ido variando en los últimos años en función del desarrollo de la ciencia contable. Tradicionalmente se pensaba que el balance era el estado financiero fundamental, por ser el que mejor reflejaba la situación patrimonial y la composición de los recursos de la empresa. Sin embargo, ha ido adquiriendo preeminencia el estado de resultados. Mientras el
balance refleja una situación estática, como puede ser la existencia de un beneficio reflejado en el saldo, el Legalidad Contable: Los libros de contabilidad estado de resultados es el exponente deben conservarse por del aspecto dinámico de la empresa, lo menos diez años, contados desde el cierre pues refleja como se ha producido ese de aquellos o la fecha beneficio. del último asiento. Las cifras del balance y del estado de resultados sirven de base para confeccionar otros estados financieros, como el de origen y aplicación de fondos (flujo de fondos), donde se aprecia detalladamente su movimiento a lo largo del ejercicio.
Fuente: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa. Editorial Oceano / Centrum
Balance de Comprobación y Hoja de Trabajo El Balance de Comprobación es el documento que se elabora para verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario principal han sido registrados en el libro mayor principal, respetando el principio de la partida doble. Es el listado que resume los saldos de las cuentas utilizadas en el Libro Mayor para verificar si los saldos deudores o acreedores son iguales. Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente. Este tipo de balance es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.
El balance de comprobación debe contener los siguientes datos: Nombre de la empresa. Frase “Balance de comprobación” Período o fecha de presentación. Folio del Mayor de cada cuenta. Nombre de la cuenta. Movimiento deudor y/o acreedor de las cuentas (en este balance sólo deben aparecer las cuentas que tienen saldo diferente de cero “0” Si al elaborar el balance de comprobación, las sumas de las columnas del Debe y el Haber no son iguales, es probable que ello se deba a cualquiera de las siguientes causas: Error en la suma de una o ambas columnas del balance. Error en la suma de los movimientos de alguna cuenta en el Libro Mayor. Haber cargado o abonado en las cuentas del Mayor una cantidad distinta de la registrada en el Libro Diario. Haber omitido, en el Libro Mayor, el registro de un cargo o un abono de uno o varios asientos del Libro Diario. Haber registrado en el Libro Diario un asiento sin considerar el equilibrio del cargo y del abono. Estos errores se pueden detectar con facilidad por medio del balance de comprobación. Sin embargo, puede haber otros que no sea posible descubrir por medio de éste, por ejemplo: Haber omitido en el Libro Mayor el traslado completo de un asiento de diario. Haber repetido en el Libro Mayor el traslado de un asiento completo de diario.
Haber cargado a una cuenta en lugar de otra. Haber cargado a una cuenta en lugar de otra. Estos cuatro errores no alteran la igualdad entre las sumas del debe y el haber del Balance de comprobación. Por lo tanto, este balance no es una garantía absoluta de la exactitud en el manejo de las cuentas del Mayor. Si el balance de comprobación cuadra, ello sólo indica que se ha respetado la teoría del cargo y del abono en los traslados a las cuentas del Libro Mayor. Pero no por ello el referido balance deja de ser un instrumento contable importante, ya que representa el único estado que muestra el resumen de los saldos de todas las cuentas del Libro Mayor. También existe un adminiculo contable que es de gran ayuda para la preparación de los balances, como es la Hoja de Trabajo, es un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordena la información para la elaboración de los estados financieros, es una herramienta de carácter interno es solo de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para el uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones de ser necesarias. Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situación económica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de sus operaciones, dicha información consigue
la empresa al realizar sus estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas (llamado también Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y con análisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y elaboración de los Estados Financieros. Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son: Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General) Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste y Clasificación, Balance Ajustado, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General). La hoja de trabajo tiene la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. A su vez consta de dichas columnas: Número de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su código. Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes. Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos Se obtienen los saldos ajustados Estado de pérdidas y ganancias Balance general TIC
CASO PRﾃ，TICO Balance de Comprobaciﾃｳn Preliminar
Asientos de Ajuste Registrar los asientos de ajuste listados abajo y recalcular los saldos ajustados para la afectación correspondiente a la hoja de trabajo. Posteriormente cancele las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y, ésta última pasarla al balance general o estado de situación financiera.
Elaboración de Hoja de Trabajo La hoja de trabajo básicamente consta de 12 columnas, como sigue: 1-2 Para el concepto 3-4 Para saldos preliminares (Debe y Haber). 5-6 Para los ajustes a las cuentas (Debe y Haber). 7-8 Para los saldos ajustados (Debe y Haber) 9-10 Para las cuentas de resultados, su cancelación y determinación de la utilidad o pérdida neta. 11-12 Para las cuentas de balance general.
Estado de Resultados Con base en las columnas del estado de resultados (pérdidas y ganancias) de la hoja de trabajo, se procede a elaborar el estado de resultados. En este caso se presentará por "Función" y no por "Naturaleza", ya que para este segundo método se requiere desglose de los conceptos que integran el costo de ventas y gastos de operación, los cuales no se cuenta para éste caso práctico. A modo de ejemplo de como es la presentación de los métodos anteriores:
Balance General Con base en las columnas del balance general de la hoja de trabajo, se procede a elaborar el balance general o estado de situaci贸n financiera.
Fuente: C.P.C. Roberto Ruiz Vel谩zquez. Facultad de Ciencias Administrativas. Universidad Aut贸noma de Baja California