CICLO DE INGRESOS El estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características
específicas
del
mismo.
Para auxiliarse el auditor deberá basarse en los boletines de la serie 6000 de las Normas y Procedimientos de Auditoría emitidos por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Ciclo de Ingresos Funciones típicas. El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son: Otorgamiento de crédito Toma de pedidos Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio Facturación Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crédito Determinación del costo de ventas
Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes Ventas. Costo de ventas. Ingresos de caja. Devoluciones o rebajas sobre ventas. Descuentos por pronto pago. Provisiones para cuentas de cobro dudoso. Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. Gastos de comisiones. Creación de pasivos por el impuesto de ventas. Provisiones para gastos de garantía.
Formas y documentos importantes. Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser: Pedidos de clientes. Ordenes de venta y embarque. Conocimientos de embarque. Facturas de venta. Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas. Avisos de remesas de clientes. Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.
Métodos y procedimientos de control
El objetivo principal de apoyar los procedimientos de control del ciclo de ingresos son los siguientes: La autorización y la exactitud de los contratos con los clientes Los contratos con los clientes están sujetos a revisión completa y autorización previa a la aprobación (procedimientos de aceptación de clientes están en su lugar). Todos los pedidos recibidos (para teléfonos celulares) deben ser reportados de manera oportuna para permitir a almacén para pedir y preparar los productos solicitados. Precios, tarifas especiales y descuentos, así como los precios de los teléfonos celulares deberán ser aprobados en un nivel adecuado y citados de conformidad con la política actual
Facturación Todos los servicios de comunicación celular o por mercancías suministradas deben ser registrados y reconocidos en los registros contables en el período adecuado. La facturación de los bienes y servicios (teléfonos celulares) debe ser completa, precisa y reconocida en el período contable adecuado. Billings registrados en el sistema de facturación deberá ser reconciliado con el libro mayor general en forma regular. Cuentas por cobrar Los procedimientos de control de crédito estarán destinadas a garantizar las políticas de recogida coherente y eficaz de crédito no se aplican y créditos no autorizados que se concede a los clientes con solvencia dudosa.
Recibos de caja Todos los recibos de caja deben ser reconocidos en los libros de forma oportuna y con precisión se aplica a cuentas de clientes en el auxiliar o servir de base para las ventas de reconocimiento (en los libros de Rusia). Flujo de los procedimientos de control de transacciones La estructura de control interno de una entidad comprende las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una garantía razonable de que los objetivos específicos de la entidad se logrará. La estructura de control interno puede incluir una amplia variedad de objetivos y políticas y procedimientos conexos. Sobre todo los procedimientos importantes que se tratarán en el ciclo de ingresos son los siguientes: La autorización y la exactitud de los contratos con los clientes Autorización y exactitud de los pedidos de ventas - las solicitudes del cliente para productos y servicios y, en consecuencia los contratos de servicios que cumplen los criterios de la administración debe ser aprobado y debe ser informado con precisión sobre una base oportuna. 1. Controles para garantizar la validez de la Tipo de autorización de órdenes de venta: procedimiento de control de
Responsable
Aprobación por el nivel adecuado de gestión de los precios establecidos, las tasas por minuto, tarifas especiales y precios (para los teléfonos celulares), los clientes, los límites de crédito y los términos. Los precios actuales, los clientes, los límites de crédito y las condiciones se ponen a disposición para el personal de la entrada. Aprobación por las personas autorizadas de los pedidos y contratos de servicios como a los clientes, precios, crédito, cantidades y términos de referencia a los datos documentados aprobados por la dirección. La aprobación es hecha por personas que no participan en la función de ventas, ni en la preparación de los pedidos de ventas o contratos.
se establece el procedimiento de
Director Financiero
sobre una base regular
Departamento de ventas
sobre una base regular
Director Financiero
2. Controles para garantizar el registro Tipo de Responsable exacto de los pedidos de ventas y contratos procedimiento de de servicios: control de Registro preciso de los pedidos recibidos sobre una base Departamento y los contratos celebrados como a los regular de ventas clientes, precios, cantidades y condiciones para su uso en el procesamiento posterior. Los controles de supervisión 3. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba: Examen y aprobación de un funcionario designado de órdenes de venta por un importe determinado, y los pedidos / contratos de servicios con precios especiales, términos o los descuentos.
Tipo de Responsable procedimiento de control de la observancia del Director procedimiento Financiero
Integridad de los Contratos de Servicios y de los pedidos de ventas - Todas las solicitudes de los clientes de bienes y servicios debe ser notificado. 1. Controles para garantizar la integridad de las órdenes de venta:
Tipo de Responsable procedimiento de control de la observancia del Departamento procedimiento de ventas
El uso de prenumerados pedidos de ventas y contratos u otros medios en el registro de todos los pedidos. De Contabilidad para la secuencia de - "-prenumerados los pedidos de ventas y contratos y el seguimiento de los pedidos de los desaparecidos. Los controles de vigilancia 2. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba: Examen por un funcionario encargado de los resultados de seguimiento de los documentos que faltaban.
Tipo de procedimiento de control de sobre una base regular
- "--
Responsable
Director Financiero
Procedimientos escritos 3. Asegurar el funcionamiento adecuado de los controles por encima de
Tipo de procedimiento de control de
La existencia de procedimientos escritos se establece el relativos a la entrada para las actividades procedimiento de de la función.
Responsable
Director Financiero
La prestación de servicios / Transporte marítimo de función Integridad de los envíos - Todos los envíos realizados y los servicios prestados debe ser notificado. 1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de las mercaderías enviadas y los servicios prestados: El uso de documentos prenumerados, registros u otros medios en el registro de todos los traslados y los servicios prestados (Por generadas por ordenador los documentos de embarque, la asignación por computadora de un número secuencial de los documentos - "minutos de uso" de memoria). De Contabilidad para la secuencia de los documentos de embarque prenumerados o registros de los servicios prestados (acta de denuncia de uso), y el seguimiento de los documentos que faltaban.
Tipo de procedimiento de control de
Responsable
se establece el procedimiento de
departamento de facturación, almacén de carga
sobre una base regular
- "--
Equiparación de los documentos de envío de las órdenes de venta y los registros de los servicios prestados (acta de denuncia de uso) con contratos de servicios y el seguimiento de las órdenes de largo sin igual, por personas distintas de las que mantienen los registros de órdenes de no coincidentes.
sobre una base regular (para las ventas de teléfonos), sobre una base periódica para los servicios celulares
- "--
Los controles de vigilancia 2. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba: Examen por un funcionario encargado de los resultados del seguimiento de las órdenes sin igual y falta de documentos.
Tipo de procedimiento de control de sobre una base regular
Responsable
Adjunto Jefe de Contabilidad
Precisión de prestación del servicio / Envíos - Los envíos realizados y los servicios deben ser sobre la base de órdenes de clientes autorizados '/ contratos de servicios, y debe ser informado con precisión sobre una base oportuna. 1. Controles para garantizar la validez de los traslados y los servicios prestados. Envío de bienes o prestación de servicios no se hacen sin una orden de venta autorizados / contrato de servicios.
Tipo de procedimiento de control de la observancia del procedimiento
2. Controles para garantizar la exactitud del registro de los envíos y los servicios prestados: Conteo físico de las mercancías en el momento del envío por personas distintas de las que: a) tenga la custodia o el acceso a los inventarios; b) Autorizar o hacer envíos. Registro preciso de los servicios prestados como a la descripción, fechas, cantidades y otros datos pertinentes para su uso en el procesamiento posterior. El uso de los documentos de embarque verificado en posteriores anuncio de las cantidades a los registros auxiliares de inventario. La adhesión a los procedimientos documentados por los servicios prestados / envío de corte (todos los días y al final del período).
Responsable Facturación
Tipo de Responsable procedimiento de control de sobre una base almacén a su regular cargo
- "--
Facturación - "--
la observancia del procedimiento
almacén a cargo Director Financiero
Los controles de supervisión 3. Para garantizar la continuación de las operaciones de los controles de arriba:
Tipo de procedimiento de control de
La designación de un funcionario la asignación de la designado para supervisar la prestación de persona servicios y operaciones de transporte marítimo.
Responsable
Director Financiero
Los procedimientos escritos 4. Para Tipo de Responsable garantizar el funcionamiento adecuado procedimiento de de los controles de arriba: control de La existencia de procedimientos por establecimiento de los Director escrito sobre las actividades marítimas procedimientos de Financiero función.
Facturación Integridad de los Billings - Todos los envíos realizados y los servicios deben ser facturados y registrados en el libro mayor general y los registros auxiliares. 1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de la facturación de mercancías enviadas y los servicios prestados: Para las facturas generadas por ordenador, la asignación por computadora de la secuencia numérica de las facturas (en los sistemas manuales - la utilización de prenumerados y controlado las facturas de venta en el registro de todas las facturas.)
Tipo de procedimiento de control de se establece el procedimiento de
Responsable
Las facturas se generan de forma automática por el sistema informático basado en los registros informáticos de los traslados y servicios prestados a los clientes.
- "--
Facturación
Para facturas presentadas manualmente Adecuación de las facturas de venta con el envío de documentos o registros de los servicios prestados, y el seguimiento de los envíos largos sin igual o servicios por personas distintas de las que mantienen los registros de los elementos no coincidentes.
sobre una base regular
Facturación
Adjunto Jefe de Contabilidad
2. Controles para garantizar la integridad de Tipo de la síntesis de la facturación de mercancías procedimiento enviadas y servicios prestados: de control de
Responsable
Contabilidad para la secuencia de sobre una base prenumerados facturas preparadas regular manualmente, y el seguimiento de los desaparecidos y / o duplicados de facturas por personas distintas de las que (1) preparar las facturas, (2) los envíos de registro, (3) proceso de transacciones de cuentas por cobrar, (4) hacer frente a los ingresos en efectivo (5) autorizar la anulación de las facturas, (6) preparar notas de crédito. (7) registro de los bienes devueltos y las pretensiones o (8) están involucrados en las operaciones de informática y programación.
Adjunto Jefe de Contabilidad
Una inspección pormenorizada de las sobre una base facturas de las ventas (cantidades facturadas) regular en contra de las impresiones ( "minutos de uso", informa), el seguimiento de las facturas sin transformar, y la investigación y la corrección de las diferencias por los derechos de las personas que no sean incompatibles.
- "--
La Reconciliación (por ordenador o usuarios) - "-de los totales de control de la facturación para el envío a la cuenta por cobrar con los totales de control de los informes anteriores. La reconciliación, y la investigación y la corrección de las diferencias, por quien no tenía funciones incompatibles.
- "--
Formularios de entrada prenumerados la adhesión al revista y la rendición de cuentas relacionadas procedimiento con todos los números de cada período. establecido
- "--
Los controles de supervisión 3. Para Tipo de asegurar el funcionamiento continuo de procedimiento de los controles de arriba: control de Examen por un funcionario encargado de sobre una base los resultados del seguimiento de los periódica traslados y servicios incomparables.
Responsable
Director Financiero
Examen por un funcionario encargado de los resultados de seguimiento de los documentos que faltaban. Los procedimientos escritos 4. Para garantizar el funcionamiento adecuado de los controles de arriba: La existencia de procedimientos por escrito sobre los procedimientos de facturación y el resumen de las facturas de ventas.
- "--
Tipo de procedimiento de control de establecimiento de los procedimientos de
- "--
Responsable
Director Financiero
Exactitud del procesamiento y síntesis de Billings - Billings (incluidos los gastos de bienes y servicios vendidos y las ventas relacionadas con los gastos en que éstos se basan en la facturación) debe basarse en los envíos realizados y servicios prestados (en minutos realmente utilizados por el cliente), debe ser calculado con precisión , y debe ser exacta y puntual resumen y registrados en las cuentas correctas en el libro mayor general y los registros auxiliares. 1. Controles para garantizar la validez de las Tipo de ventas registradas procedimiento de control de Verificación de los precios facturados a los con base en pedidos de venta autorizados o listas de pruebas precios, por personas distintas de las que (1) preparar las facturas de venta o (2) están involucrados en la función de entrada de pedidos (para las facturas generadas por ordenador, donde los precios se almacenan en el actual maestro de precios autorizados archivo de controles adecuados sobre el archivo maestro). Asegurarse de que preparadas manualmente sobre una base las facturas de venta han sido revisados y regular aprobados como válidos antes de anuncio de las cantidades que el control de cuentas por cobrar y los registros auxiliares.
Responsable
Adjunto Jefe de Contabilidad
- "--
2. Controles para garantizar la exactitud de Tipo de las ventas registradas: procedimiento de control de De Verificación de las extensiones y las sobre una base zapatas de las facturas por personas distintas periódica de las que se preparan las facturas de venta. (Para las facturas generadas por ordenador, la garantía adecuada de la propiedad de la lógica del programa.).
3. Controles para garantizar la corrección de la cuenta de la clasificación de Comprobación de la codificación de las facturas.
Tipo de procedimiento de control de sobre una base regular
Responsable
Adjunto Jefe de Contabilidad
Responsable
Adjunto Jefe de Contabilidad
4. Controles para garantizar la exactitud de Tipo de resumen procedimiento de control de Verificación de la exactitud matemática de sobre una base los resúmenes (por ejemplo, por refootings regular periódico o un acuerdo de control independiente de los totales), utilizado como base de datos del libro mayor general. Periodo de las comparaciones período de sobre una base las cantidades de que se repitan las periódica entradas.
Responsable
Adjunto Jefe de Contabilidad
Director Financiero
La adhesión a cortar documentado-off y el período de los procedimientos de cierre.
al final del período
Los controles de supervisión 5. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles de arriba: Examen por un funcionario designado de informe de excepción sobre la verificación y comprobación de las facturas. Examen y aprobación de un funcionario designado de las facturas por un importe determinado, y facturas con precios
Tipo de Responsable procedimiento de control de sobre una base Jefe de periódica Contabilidad sobre una base regular
- "--
Director Financiero
especiales, términos o los descuentos. Examen y aprobación de cada entrada del - "-diario por un funcionario designado que no participaron en su preparación.
6. Procedimientos escritos para garantizar el buen funcionamiento de los controles de arriba: La existencia de procedimientos por escrito sobre las actividades en materia de facturación y el resumen de las facturas de ventas.
Tipo de procedimiento de control de se establece el procedimiento de
Jefe de Contabilidad
Responsable
Director Financiero
Cuentas por cobrar relacionadas con los procedimientos Justificación de los saldos - la validez, exactitud e integridad de los saldos registrados de los créditos y las ventas deben ser periódicamente justificados. 1. Controles para garantizar la validez, integridad y exactitud de los saldos registrados: Comparación periódica de los saldos registrados con las cantidades presupuestadas, de períodos anteriores y las estadísticas de la industria. Mantenimiento de las cuentas de la filial de registros por cobrar por personas distintas de las que (1) preparar, revisar o aprobar las cuentas por cobrar de documentación, (2) mantener la cuenta de control o (3) frente a la función de los ingresos en efectivo. La reconciliación periódica de los registros auxiliares de cuentas por cobrar relacionadas con la cuenta de control e investigación de las diferencias por personas distintas de las que (1) puesto de cuentas auxiliares del crédito registros, (2) mantener la cuenta de control, (3) representan las facturas de venta y notas de crédito o (4) hacer frente a la función de los ingresos en efectivo
Tipo de procedimiento de control de sobre una base periódica
Responsable
Director Financiero
nombramiento de la persona
Jefe de Contabilidad
sobre una base periódica
Adjunto Jefe de Contabilidad
Envío periódico de las declaraciones de los
- "--
- "--
clientes, y la investigación de excepciones por parte de personas sin derechos incompatibles. Revisión periódica de los saldos de crédito en - "-las cuentas por cobrar para determinar sus causas.
Jefe de Contabilidad
De Evaluación de los saldos - la valoración de los saldos registrados de los créditos e indemnizaciones deben ser evaluados periódicamente. 1. Controles para garantizar los créditos se valoran a su valor de realización.
Tipo de procedimiento de control de
Responsable
Comparación de las disposiciones, las sobre una base amortizaciones, notas de crédito y otras periódica reducciones en efectivo a los créditos con los presupuestos y la información histórica.
Adjunto Jefe de Contabilidad
Preparación de un análisis por antigüedad de sobre una base los créditos y el seguimiento de los pagos regular vencidos (Compilación y la aprobación de una lista de desconexión). Reconciliación del total de análisis relacionados con el envejecimiento con el equilibrio de control de cuenta.
Un contador / R
El examen periódico de la fórmula utilizada sobre una base para determinar las disposiciones y subsidios periódica para cuentas de cobro dudoso.
- "--
La determinación periódica de las - "-disposiciones necesarias y de las cuentas de pérdidas y ganancias de una persona que no participan en las ventas, cuentas por cobrar y las funciones de grabación de dinero en efectivo.
Jefe de Contabilidad
La determinación periódica de deducciones adicionales (resultados, márgenes y otras reducciones de dinero en efectivo) por
- "--
- "--
personas que no participan en las ventas, cuentas por cobrar y las funciones de grabación de dinero en efectivo. Los controles de vigilancia 2. Para asegurar el funcionamiento continuo de los controles por encima de Examen por un funcionario designado de análisis por antigüedad de los créditos de partidas extraordinarias y los resultados del procedimiento de conciliación. Examen y aprobación de un funcionario designado de las disposiciones, las amortizaciones y deducciones adicionales realizados.
Tipo de procedimiento de control de sobre una base periódica
Responsable
Director Financiero
- "--
- "--
Procedimientos escritos 3. Asegurar el Tipo de funcionamiento adecuado de los controles procedimiento de por encima de los controles de arriba: control de
Responsable
La existencia de procedimientos por se establece el escrito sobre las cuentas de las actividades procedimiento de de la función por cobrar.
Director Financiero
Los procedimientos de control de entradas de efectivo Integridad de los procedimientos de los ingresos en efectivo, todos los ingresos en efectivo deberán registrarse en el libro mayor general y los registros auxiliares. 1. Controles para garantizar la integridad de Tipo de la grabación de los ingresos en efectivo: procedimiento de control de Prenumbering y el control de estados de se establece el cuenta bancarios que acrediten los ingresos en procedimiento efectivo de los clientes, que posteriormente se de contabilizan, en el registro de todos los ingresos en efectivo. Comparación, ya sea individualmente o en sobre una base total, de los registros de entradas en el libro de periódica entradas de efectivo con estados de cuenta bancarios como las fechas y los importes por personas distintas de las que (1) controlar los ingresos en efectivo o (2) mantener los registros de cuentas por cobrar (Este se realiza como parte de la conciliación bancaria.)
Responsable
Efectivo en banco contador
Adjunto Jefe de Contabilidad
2. Controles para garantizar la integridad de la síntesis de los ingresos en efectivo: Contabilidad para la secuencia de los documentos de los recibos de caja prenumerados y el seguimiento de los documentos que faltaban.
Tipo de Responsable procedimiento de control de sobre una base Adjunto Jefe regular de Contabilidad
Formularios de entrada prenumerados revista y la rendición de cuentas relacionadas con todos los números de cada período.
Precisión de la transformación y síntesis de los ingresos en efectivo - los ingresos en efectivo deben ser registradas con exactitud en cuanto a cantidades, fechas, nombres de clientes y números, y debe ser exacta y puntual resumen y registrados en las cuentas correctas en el libro mayor general y registros auxiliares. 1. Controles para garantizar la validez de Tipo de Responsable los recibos de efectivo: procedimiento de control de Asegurar que los ingresos en efectivo han sobre una base Adjunto Jefe de sido revisados y aprobados como válidos regular Contabilidad antes de anuncio de los ingresos en efectivo para el control de cuentas y registros auxiliares.
2. Controles para garantizar la corrección de la clasificación de la cuenta: Comprobación de la cuenta de la codificación de los ingresos en efectivo por publicar el libro mayor.
Tipo de procedimiento de control de sobre una base regular
Responsable
Adjunto Jefe de Contabilidad
3. Controles para garantizar la exactitud de la Tipo de Responsable síntesis de los ingresos en efectivo: procedimiento de control de Verificación de la exactitud matemática de sobre una base Jefe de los resúmenes (por ejemplo, por refootings periódica Contabilidad periódico o un acuerdo de control independiente de los totales) utilizados como
bases para las entradas del libro mayor general. Periodo de las comparaciones período de cantidades de que se repitan las entradas. La adhesión a cortar documentado-off y el período de los procedimientos de cierre. Los procedimientos escritos 4. Para garantizar el funcionamiento adecuado de los controles de arriba: La existencia de procedimientos por escrito sobre los ingresos en efectivo actividades de transformación y de resumen.
Tipo de Responsable procedimiento de control de se establece el Director procedimiento de Financiero
El acceso a los recibos de efectivo acceso a los ingresos en efectivo debe ser restringido a personal autorizado, y los ingresos en efectivo deberán depositarse en cuentas bancarias de inmediato. 1. Controles para garantizar la adecuación de las medidas de seguridad físicas:
Tipo de procedimiento de control de
Responsable
Adecuados controles físicos (por ejemplo, establecimiento de Jefe de los acuerdos de caja de seguridad, diseños los controles de Contabilidad de área de trabajo, caja de seguridad, etc) de efectivo en caja.
Los procedimientos escritos 2. Para continuar la operación de los controles sobre: La existencia de procedimientos por escrito sobre los ingresos en efectivo función de las actividades.
Tipo de procedimiento de control de se establece el procedimiento de
Responsable
Jefe de Contabilidad
Integridad de recepción y tratamiento de devoluciones de ventas (teléfonos) y las prestaciones-Todos los productos (teléfonos) debe ser devuelto inmediatamente informados y registrados en los registros contables. 1. Controles para garantizar la integridad de la grabación de las declaraciones y las dietas de: El uso de documentos prenumerados recibir, registros u otros medios para registrar todas las declaraciones realizadas. De Contabilidad para la secuencia de documentos prenumerados recepción y seguimiento de los documentos que faltaban. El uso de prenumerados y controlados de crédito y notas de débito, que posteriormente se contabilizan, en la grabación de todas las devoluciones y otros ajustes. La adecuación a las notas de crédito con documentos prenumerados la recepción y el seguimiento de los temas no igualada por personas distintas de las que mantienen los registros de los temas incomparable.
Tipo de Responsable procedimiento de control de se establece el Encargado de procedimiento de almacén de manera regular
- "--
- "--
Adjunto Jefe de Contabilidad
- "--
- "--
2. Controles para garantizar la exactitud de las declaraciones registradas y derechos de emisión: Conteo físico de las mercancías en el momento del regreso. Registro preciso de los rendimientos en cuanto a cantidades, la descripción, el cliente, fecha y otros datos de referencia para su uso en el procesamiento posterior.
Procedimientos escritos 3. Asegurar el funcionamiento adecuado de los controles de arriba: La existencia de procedimientos por escrito sobre las actividades en el procesamiento y la síntesis de las declaraciones de ventas y prestaciones.
Tipo de procedimiento de control de la observancia del procedimiento - "--
Tipo de procedimiento de control de se establece el procedimiento de
Responsable
almacén a cargo - "--
Responsable
Director Financiero
Fianzas. CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA Los adelantos u otras operaciones financieras por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentación de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efectuar la Tesorería ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito. Existen contratos que celebran las entidades públicas cuyas condiciones generales estipulan la presentación de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecución. Algunas de éstos son los contratos de obras, contratos por adquisición de bienes, servicios profesionales etc. que preven el pago de anticipos o adelantos, contra la presentación de cartas-fianzas. Asimismo, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado. Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes: La carta fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros. Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realización automática. Custodia organizada de las cartas-fianza,Control de vencimientos de cartasfianza La tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.
Crédito y cobranza. Control interno en crédito y cobranza: Generales de movimiento de fondos: a) Separación de funciones entre el manejo de fondos y registración de operaciones b) Concentración de la responsabilidad de la custodia de fondos c) Separación de los fondos provenientes de cobranzas con los destinados a pagos d) Rotación del personal e) Contabilización general de las operaciones relacionadas con los movimientos de fondos: f) Arqueos sorpresivos g) Conciliación del extracto bancario Propias de cobranza a) Utilización de recibos preenumerados: deben estar prenumerados y una copia de cada recibo debe quedar adherido al talonario. b) Liquidación inmediata de cobranza: Cuando la cobranza es hecha por los cobradores, estos deben trasladar el dinero a tesorería, sino deben efectuar depósitos o transferencia en los bancos. c) Control de los valores recibidos por correspondencia: la correspondencia debe abrirse en la secretaria y detallar la misma en una planilla para que los valores no se confundan con otro tipo de documentos. d) Concesión de descuentos por pronto pago: Debe estar autorizado por una persona que no efectué la cobranza ni emita el recibo, con el fin de evitar que este se quede con una parte del dinero cuando efectué el cobro. e) Endoso restrictivo de los cheques recibidos: es necesario que ni bien se reciba el cheque, a este se le inserte al dorso un endorso restrictivo, mediante un sello que tenga una leyenda que especifique por quien
puede ser depositado, así se evitaría que cualquiera que tenga el poder el cheque pueda cobrarlo. f) Cheque para depositar posteriormente: en este caso el control interno seria no aceptar este tipo de cheques ya que si en la fecha de cobro quiebra la empresa, este no se podría cobrar. g) Trasferencia de dinero: cada ves que se hace una transferencia del dinero este debe ser documentada para que se sepa quien es el responsable del mismo h) Custodia de documentos a cobrar: es importante que los documentos a cobrar no queden en poder de quien efectúa el cobro, de otra forma el dinero podría ser robado o usado transitoriamente. i) Deposito integro e inmediato de la cobranza: por ella se procura que diariamente se realice el deposito total de la cobranza y al mismo tiempo emitir un cheque para extraer los fondos necesarios del banco. esto sirve para verificar que la cobranza de cada día ha llegado al banco.
Confirmación de saldos de clientes.
Consiste en la obtención de una comunicación escrita de un tercero independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y de informar válidamente sobre la misma. La empresa auditada se dirige a la persona a la cual se pide confirmación que se solicita, pero la respuesta escrita de esta debe ser dirigida a los auditores. El auditor debe colocar personalmente en el correo la solicitud de confirmación La Técnica de Confirmación consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad. La técnica de la confirmación se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institución.
Ejemplo:
Circularizaciones de saldos (cuentas por cobrar, inventarios en consignación, acreedores).
Del saldo bancario que presenta la empresa en un momento determinado. Este saldo puede comprobarse, solicitando al banco o los bancos según el caso el saldo de la cuenta corriente a la fecha requerida, el cual una vez obtenido es comparado con el mostrado por la contabilidad de la empresa.
Esta técnica puede ser aplicada de diferentes formas:
De acuerdo a las respuestas esperadas:
Confirmación Positiva: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas circularizadas.
En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar la validez de la prueba. Es de utilidad cuando el volumen de cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las respuestas. La confirmación consiste en la respuesta a una investigación para corroborar información contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de comunicación con los deudores. [ NIA, 1998 ]
Ejemplo de confirmación positiva: OFICIO REMISORIO OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 2.00B Señores MUEBLES SEÑORIALES S.A. Santa Fe de Bogotá D.C. Estimados señores: En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo
la Auditoría
anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01). Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a
diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se
anexa. Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes.
La presente no es una cuenta de cobro
(Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar) Atentamente, OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente
FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):
Ciudad y fecha AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1-01 Ciudad Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. al 31 de diciembre de 2.00A es: Correcto Incorrecto
_____ _____ (En este caso, por favor indicar las causas a
continuación) _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ Atentamente, MUEBLES SEÑORIALES S.A. GERENTE (Firma y sello)
En el ejemplo anterior el auditor espera recibir respuesta de todas la empresas circularizadas. Como es natural, no todas responderán el requerimiento, por lo cual, el auditor establecerá un margen estadístico para que la prueba sea considerada válida. Este margen se establece a criterio de lo que puede ser considerado como Evidencia Suficiente y Competente. Esta confirmación se puede usar indistintamente con las cuentas de activo o de pasivo, pero es de amplia utilización en la cuentas de activo. Confirmación Negativa: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la empresa. Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a circularizar. El auditor gana mucho tiempo estudiando solamente las respuestas inconformes. Ejemplo de confirmación Negativa:
OFICIO REMISORIO
OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 2.00B Señores MUEBLES Señoriales S.A. Santa Fe de Bogotá D.C. Estimados señores: En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01). De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.00A a nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo). En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto, utilizando el sobre porteado que también se anexa. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de quince días después
de recibida la
presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto. Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar) Atentamente, OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente
FORMATO DE RESPUESTA (Incluido en el oficio remisorio):
OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 Ciudad y fecha AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1-01 Ciudad Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFIMUEBLES LTDA. Al 31 de diciembre de 2.00A NO ES CORRECTO por las siguientes razones: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Atentamente,
MUEBLES Señoriales S.A. GERENTE (Firma y sello)
FORMATO DE RESPUESTA: En este caso el auditor sólo espera recibir las respuestas inconformes con el saldo. Su uso también es común en cuentas de activo.
De acuerdo a la forma de enviar la solicitud: Confirmación Abierta: Cuando no se incluye el monto del saldo que se está corroborando. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando de confirman activos.
Ejemplo de confirmación abierta: OFICIO REMISORIO
OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 200B Señores MUEBLES SEÑORIALES S.A. Santa Fe de Bogotá D.C. Estimados señores: En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01). Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se solicitan una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se anexa. Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar) Atentamente, OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente
FORMATO DE RESPUESTA:
MUEBLES SEÑORIALES S.A. Ciudad y fecha AUDITORES ANDINOS LTDA. Avenida 26 # 1-01 Ciudad
Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo que aparece en los libros a 31
de
diciembre
de
2.00A
asciende
a
la
suma
de___________________________ ($____________)
Atentamente,
MUEBLES SEÑORIALES S.A. GERENTE
Como puede observarse, toda confirmación abierta es de carácter positivo, pues el auditor espera que le respondan todas las circulares, estableciendo un margen estadístico para la validez de la prueba.
Confirmación Cerrada: Cuando se incluye el monto del saldo a corroborar. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman pasivos. Los ejemplos de confirmación positiva y negativa presentados anteriormente son ejemplos de confirmación cerrada. También se puede concluir que toda confirmación negativa debe ser necesariamente cerrada.