MODULO 1 CONTABILIDAD HOTELERA FLUJOS DE INGRESOS, FLUJOS DE EGRESOS, DISEÑO DE FORMAS DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE UN HOTEL. Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como: A)
Principales.
B)
Secundarios.
Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar. Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento, peluquería, etc, todo lo que haga más cómoda la estancia del visitante. OPERACIONES PRINCIPALES Y CONTROL ADMINISTRATIVO. HOSPEDAJE: La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la reservación se exige un depósito correspondiente al importe de una noche. REGISTRO Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias, para enviarlas a: al tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento de ropería y al tablero de información. El objeto de este registro es: Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes. Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros. Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes. Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de llaves en sus revisiones diarias. APERTURA DE ESTADO DE CUENTA. Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped,
día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos fiscales. LIMPIEZA Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS. INFORME DEL AMA DE LLAVES Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias, accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y será responsabilidad de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte. Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de contabilidad. INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS. La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos, fuera de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación. Enviará el original a la gerencia y la copia junto con el informe del auditor nocturno, el departamento de contabilidad para su verificación y registro.
FUENTES DE LOS INGRESOS, CONTROL INTERNO DE INGRESOS En el área de alojamiento una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperable. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como elaborada. Las características de su ciclo de operaciones: En algunas actividades industriales o comerciales es largo el tiempo que transcurre desde la compra y recepción de las materias primas para la producción o mercancías para la venta y el momento de la venta del producto terminado, algunas veces muchos meses. Otra de las características básicas de la actividad económica financiera del hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las operaciones son prácticamente diarias. Los comestibles recibidos por la mañana a menudo se procesan más tarde esa misma mañana y se venden el mismo día. La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los ingresos, con las consiguientes implicaciones en el resultado final de la actividad. La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económico sociales,
(estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o de su área geográfica de emplazamiento. Esta estructura de operación, con altibajos cíclicos da lugar a las denominadas temporadas altas o de máximo nivel de producción y a las temporadas bajas con escaso o ningún nivel de ingresos, lo que produce en muchos casos la necesidad del cierre total o parcial de la instalación hotelera durante la temporada baja. LA COMANDA. El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados. CUENTA CHEQUE. Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas. El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros. OTROS SERVICIOS. Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. Deberán registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario de cada servicio. EL AUDITOR NOCTURNO. Se encarga de: A) Revisar y verificar los informes diarios de ingresos en cada departamento, así como los cortes de caja. B) Verificar que los conceptos contenidos en los informes departamentales se encuentren registrados en las cuentas de los huéspedes. C) Verificar la corrección de saldos individuales de los huéspedes. D) Preparar el Informe del Auditor Nocturno para manifestar a cada departamento los ingresos recibidos. E) Compara el informe del ama de llaves con el informe de ocupación de cuartos. F) Verifica que el importe total de rentas que consigna el informe de ocupación de cuartos, coincida con el saldo total de la máquina registradora.
CATÁLOGO DE CUENTAS Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital Cuentas de resultados acreedoras
Cuentas de resultados deudoras Cuentas puente Subcuentas más importantes o que presentan dificultad para su uso o interpretación CUENTAS DE ACTIVO Fondo fijo caja Bancos Huéspedes particulares Agencias de viajes Funcionarios y empleados Documentos por cobrar Cheques devueltos Deudores diversos Rentas por cobrar Anticipo a proveedores Estimación para cuentas y documentos incobrables Anticipo a contratistas IVA acreditable Almacén de alimentos Almacén de bebidas Almacén de suministros generales Terrenos Depreciación acumulada de edificios y construcciones Edificios y construcciones mobiliario y equipo Depreciación acumulada de mobiliario y equipo Herramientas Construcciones en proceso Equipo de operación Equipo de transporte Depreciación acumulada de equipo de transporte Deposito en garantía Inversiones en valores Gastos pagados por anticipado Gastos preoperatorios y de inauguración Amortización acumulada de gastos preoperatorios y de inauguración Gastos de organización
Amortización acumulada de Gastos de organización Gastos de instalación Amortización acumulada de gtos de instalación Adaptaciones a locales arrendados Amortización acumulada de adaptaciones a locales arrendados Licencias de funcionamiento CUENTAS DE PASIVO Proveedores Acreedores diversos Documentos por pagar Impuestos por pagar Sueldos y salarios por pagar Préstamos bancarios a corto plazo Participación de los trabajadores en las utilidades Depósitos por rentas y concesiones Depósitos para reservaciones Provisiones para indemnizaciones gratificaciones al personal IVA por pagar Provisión para reposición de equipo de operación Préstamos hipotecarios CUENTAS DE CAPITAL Capital social Reserva legal Utilidades por aplicar (perdidas) Pérdidas y ganancias CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS Ventas Rentas, comisiones y concesiones Otros ingresos Descuentos sobre compras CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS Costo de venta de alimentos y bebidas Costo de ventas, planta de lavandería
Costo de ventas, tintorería (se supone que el hotel no cuenta con este servicio) Costo de ventas teléfono Costo de ventas telégrafo Ajustes y descuentos Sueldos y prestaciones CUENTAS PUENTE Compras contado Ventas contado Ventas a crédito Sueldos y salarios Propinas pendientes de pago Reembolsos pendientes de pago
FUENTES DE LOS EGRESOS, CONTROL INTERNO DE LOS EGRESOS. Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de salida se llevan a la misma cuenta de costos. El costo de la operación de un hotel, es decir el costo de la producción o prestación de sus servicios puede definirse: como la expresión monetaria de los recursos de todo tipo empleados en el proceso de atención a los huéspedes y usuarios de los servicios del hotel; incluye los gastos por concepto de comestibles, bebidas, materiales de todo tipo, combustibles, energía y otros objetos de trabajo consumidos en el proceso, así como los gastos por la remuneración del trabajo, la depreciación de equipos, edificios y otros medios, la promoción y el marketing, el mantenimiento de las instalaciones, los impuestos y otros gastos que se originen como resultado de las actividades que desarrolle la entidad hotelera. Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Un costo directo, es aquél que puede identificarse directamente con un proceso, producto, trabajo, o servicio. Como ejemplo de costos directos puede citarse el costo de los comestibles que se consumen en un restaurante o el salario del cantinero de un bar. Un costo indirecto es aquél que no puede atribuirse directamente a una producción o servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel o la depreciación del edificio; los costos indirectos se pueden distribuir a las producciones, servicios o puntos de venta del hotel de acuerdo con una base o índice que refleje la manera en que se supone que se utilizan o aplican esos elementos indirectos en las producciones o servicios a los que se distribuye. Pero las bases de distribución de los costos indirectos son generalmente arbitrarias (al arbitrio) o se fundamentan en bases teóricas o cuestiones de criterios, por lo que actualmente la mayoría de las entidades
rechazan la distribución de los costos indirectos y los registran como tales por su naturaleza. En sentido general la mayoría de los hoteles tienen una alta proporción de costos fijos y analizándolo desde el punto de vista de los departamentos productivos del hotel, el mayor porcentaje de los costos fijos ocurre en el área de alojamiento, muchos de los gastos del área de alojamiento son de una naturaleza fija, siendo los principales, la depreciación, la operación y mantenimiento de las instalaciones. Como gastos variables pueden señalarse el lavado de la lencería, los artículos para los huéspedes y otros gastos eventuales, constituyendo estos gastos un porcentaje relativamente pequeño de la producción de alojamiento. (El consumo de agua y electricidad tiene una parte fija y otra variable). En cuanto a las operaciones de gastronomía, el porciento de gastos fijos es más bien bajo en relación con el volumen de los ingresos por ese concepto. Los efectos de la inestabilidad de los ingresos y el efecto combinado de un alto porcentaje de costos fijos, fluctuaciones en los volúmenes de ventas y capacidad sobrante o sub-utilizada, producen una condición de inestabilidad en las actividades que no es común en muchas otras actividades. Mientras mayor sea el porcentaje de costos fijos, será más difícil mantener una adecuada productividad mediante la manipulación o control de los costos variables. En tales circunstancias, además de prestar una adecuada atención al control de los costos, debe existir una mayor preocupación por el incremento de los ingresos del hotel. La mayor implicación de una estructura de costos fijos altos en un hotel, es que el tradicional enfoque de los problemas de registro y control orientado generalmente hacia los costos, (control y su consecuente reducción) es solamente parcialmente importante. El análisis de los costos, el control de los costos, los estados de costo, etc., (muchos de esos costos de naturaleza no controlable), no son suficientes para atacar los obstáculos de la productividad hotelera. En vez de esto se debe mirar también, hacia la parte de los ingresos en el Estado de Resultado y buscar soluciones al aumento del volumen total de ventas, la estructura de las ventas, los márgenes de utilidad departamentales, los niveles de ocupación, los ingresos opcionales o de bolsillo, los sistemas de precios, etc., ya que el peso de los costos fijos sólo puede asimilarse productivamente aumentando los ingresos. Cuando las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra. La eficiencia de todo procedimiento de control Interno contable depende de: La consistencia de los empleados que realizan la función. Conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa. La efectividad entonces, depende del número adecuado de empleados COMPETENTES para hacer el trabajo en cada nivel.
Ningún sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la mejora continua del mismo. REVISION DE CONTROL INTERNO Toda organización requiere de revisión de los procesos del control interno, y normalmente se requiere que sea una persona no involucrada en el proceso de funciones de la empresa, esta persona puede ser un AUDITOR EXTERNO o personal corporativo. PROCESO DE REVISIÓN • El contador Público emprende la auditoría y juzga la bondad del control interno en cada área de las operaciones de la empresa. • Mientras más fuerte sea el sistema de control interno, mayor es la confianza que el contador puede otorgar respecto a la integridad de los estados financieros de la empresa. RESULTADOS Cuando los controles internos de la compañía son fuertes, el trabajo de auditoría puede efectuarse con más rapidez, con menos investigación de detalle y por tanto a menor costo. Para el auditor el estudio del control interno representa también una parte importante de su trabajo. Si los controles son débiles normalmente los resultados se traducen en DESORGANIZACION, despilfarro, fraude, ineficiencia y operaciones improductivas. Veremos a continuación algunas aplicaciones dentro de los Hoteles a través del cuestionario que para tal efecto se implementa y se recomienda llevarlo a cabo por área específica del hotel y por rubros que requieren de mayor revisión y control. Efectivo en Caja y Bancos Resguardos de caja Chica y arqueos, por lo menos tres veces al mes y SORPRESIVOS. Conciliaciones Bancarias, analizadas y depuradas, su elaboración no debe exceder de más de un mes. Revisión quincenal. Arqueos al proceso de venta de divisas, revisión del proceso. Cuentas por Cobrar Arqueo de Cartera, tanto nacional como extranjera Revisión de cobros vs. depósitos en Bancos Revisión de tarifas y cruce vs. la facturación y contratos con clientes. Inventarios Rotación de Inventarios vs la política adoptada por el hotel. Entradas y salidas de almacén. Revisión de Máximos y Mínimos. Pruebas selectivas de productos. (Inventario físico). Caducidad de los productos.
Proveedores Revisión de facturas vs registro del pasivo en libros Revisión de los requisitos fiscales Revisión de contratos de pagos de Servicios Revisión de los pagos vs. Bancos. Cuenta bancaria Verificar que los cheques sean para abono en cuenta. Sello de pagado en la factura Soporte documental (requisición compra, o. compra, entrada al almacén, salidas en especie, etc.) Revisión de cheques retenidos en caja por periodos no mayores a lo establecido en la política. Lo importante para que realmente sea efectivo es: 1.- Aplicación regular. (Bimestral- trimestral) 2.- Revisión de cambios posibles. 3.- Revisión por el Director o Gerente del Hotel. 4.- Tomar acciones sobre los puntos críticos. 5.- SEGUIMIENTO.
SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de salida o requisiciones de almacén etc. POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios: De ocupación de cuartos de ventas de alimentos y bebidas Diario de tintorería Teléfonos Telégrafos Lavandería De lectura para uso del auditor nocturno POLIZAS DE COMPRAS
Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL BANCO Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día. POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa. Se usará como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos. POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS Se expedirá por provisión para pago de nóminas, honorarios, sueldos, etc. Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc. Por ajustes, traspasos etc. POLIZA DE CUENTA POR COBRAR Se formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros. POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos en alimentos, bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos, telégrafos, estacionamiento etc. POLIZA DE COSTO Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos y bebidas: Ventas totales Ajustes y descuentos Relación de cortesidad a precio de venta Relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta Importe de inventarios iniciales Importe de compras netas Costo de ventas bruto Costo de ventas aparentes Relación de los inventarios finales debidamente valuados Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados, traspasos entre los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes, roturas y pérdidas al costo.
Costo de ventas neto Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas netas. OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de: Cajas registradoras de recepción Cajas registradoras por departamento Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos
LIBROS Y REGISTROS PRINCIPALES SON: Inventario y balances Mayor Diario general Libro de actas Diario de ingresos por ventas Diario de cuentas por cobrar Diario de compras Diario de egresos o de cheques expedidos Diario de ingresos o de depósitos al banco Diario de operaciones diversas Diario de salidas de almacén
Bibliografía http://html.rincondelvago.com/contabilidades-especiales_1.html
Título: “CONTABILIDAD HOTELERA” Aportado por: María Elena González - megp_us@hotmail.com
Fuente de información. Normas y procedimientos de auditoría. Luis Manuel Rivera. Director de Finanzas Grupo GOH. IMCP. Instituto mexicano de contadores Públicos.