INFORME DE GESTIÓN 2002-2009
contenido 04
ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN
05
PRESENTACIÓN DE LA GERENCIA
06
ENTORNO SOCIAL Y MACROECONÓMICO
09
GESTIÓN SOCIAL Educación Salud Recreación y Deporte Cultura Bienestar Social
25
GESTIÓN COMERCIAL Ingreso de Asociados Servicio al Cliente Asesores Comerciales
29
GESTIÓN COMUNICACIONES
33
GESTIÓN FINANCIERA Resultados Financieros Activo Pasivo Patrimonio Presupuesto de Caja
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GESTIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA Talento Humano Sistema de Gestión de Calidad Tecnología Asesoría jurídica
Órganos de Administración
Dignatarios Junta Directiva Fernando Alberto Osma Pachón Carlos Abel Granados Saavedra Heriberto Restrepo Naranjo
Presidente Vicepresidente Secretario
Administración Miller García Perdomo Blanca Milena Ruíz Parra Milena Rocio Carreño Rivera
04 Informe de Gestión 2002-2009
Gerente Directora Financiera Directora Educación y Desarrollo Social
Presentación de la Gerencia
E
l Sector Solidario inició con mucha expectativa el año 2009, principalmente por la fluctuación inusual de los mercados y la crisis de la economía mundial, hechos que generaron fusión de grandes empresas y liquidación de algunas otras, ocasionando temores y difcultades en el sector financiero, puesto que los expertos no sabían a ciencia cierta el rumbo que podría tomar la economía, la confianza de los inversionistas, la fluctuación permanente de las tasas interés de los créditos y sobre todo la intervención del estado en el mercado de bienes y servicios. Contrario a todo ese panorama y pronósticos no muy positivos, empresas del tercer sector de la economía como FONTEBO, salen fortalecidas y presentan resultados extraordinarios, indicadores que nunca se habían generado en la historia económica y financiera del Fondo de Empleados y Pensionados de E.T.B. Estos buenos resultados son la aplicación de políticas y medidas adoptadas oportunamente por la Junta Directiva, con el concurso y asesoría de Comités como el de Crédito, Riesgo de Liquidez y Cartera, y la debida ejecución de la administración del Fondo.
Señor(a) Asociado(a), en el presente informe podrá usted observar la evolución de FONTEBO en los últimos años, partiendo del estado de crisis encontrado en el año 2002, época en la cual todos los indicadores del Fondo eran adversos y se pronosticaba su liquidación, pasando por el año 2006, en el que la Superintendencia de la Economía Solidaria devolvió el Fondo a sus naturales dueños con resultados positivos, generando buenos excedentes, cumpliendo su objeto social y sobre todo con la credibilidad y confianza de los Asociados; hasta el año 2009, período de verdadera bonanza, superando las metas fijadas, aumentando signifcativamente sus activos, fortaleciendo su patrimonio y liquidez para la prestación de sus servicios. Presentamos para su información una gestión modelo de empresa solidaria.
Miller García Perdomo Gerente
Informe de Gestión 2002-2009 05
Entorno Social y Macroeconómico1
L
a situación general de la Economía Solidaria en Colombia atraviesa por una coyuntura que no se había visto en años anteriores, lo cual plantea varios escenarios a analizar en lo que respecta al mercado de los fondos de empleados. En primer lugar, se ha redactado el documento CONPES para el sector, el cual tiene su antecesor en el año 1995, lo cual implica que en los próximos años habrá nueva legislación que lo reglamentará como pasó con el anterior y la promulgación de la ley 454 de 1998. En segundo lugar, el aumento del uso del crédito en el Sector Solidario refleja el incremento de la confianza del público hacia las entidades del sector, que bien puede mostrar una recuperación de los mismos, a pesar que los contratos de tercerización del empleo y el incremento de las “mal llamadas” cooperativas de trabajo Asociado, han reducido el número de contratos laborales y por ende la nómina de asociados de fondos de empleados. En tercer lugar, se constituye como una amenaza y a la vez, como una oportunidad, la llegada de varios bancos extranjeros y algunos nacionales que le están apostando al nicho histórico de los asociados, al sector solidario y en particular, al mercado de los fondos de empleados. En cuarto lugar, aparece el tema de integración, intercooperación y trabajo en red del sector solidario y dada la creación de la Federación Nacional de Fondos de Empleados, hay una situación para analizar en particular en este aspecto.
En quinto y último lugar, aparecen elementos poco mencionados en el análisis del mercado solidario y son las secuelas de la crisis internacional para la economía, y de la crisis de las llamadas pirámides del año 2008. Las estadísticas, el CONPES y los Fondos de Empleados Según el documento CONPES, fechado el pasado mes de enero de 2010, a finales de 2008 el Sector Solidario estaba conformado por 10.055 organizaciones distribuidas entre cooperativas (7.833), fondos de empleados (1.972) y asociaciones mutuales (250). El crecimiento total del número de entidades reportadas del sector en 2008 (5,8%) fue de nivel similar al reportado en 2007 (5,9%). Durante los últimos cinco años este crecimiento ha sido del 7.6% promedio anual. En particular los fondos de empleados han seguido aumentando en número de entidades en una proporción del 3% anual desde el 2006 y mantienen una tasa de participación del 20% en el total de entidades del sector solidario2. El documento presenta siete líneas de acción que de cumplirse, van a afectar a los fondos de empleados de diferente manera: 1) Regulación para el desarrollo empresarial; 2) Ajuste institucional del sector para el desarrollo empresarial; 3) Simplificación y racionalización de los trámites para el registro y la supervisión de la forma solidaria; 4) Fortalecimiento del suministro de información y estadís-
1 Bibliografía: CONPES (2010). Consejo Nacional de Política Económica y Social República de Colombia, Departamento Nacional de Planeación – Documento Conpes: política de desarrollo empresarial para el sector de la economía solidaria. Documento recuperado de internet de la URL www.ascoop.coop/WEB/images/conpessolidario.pdf el pasado 28 de febrero de 2010. Portafolio (2010). Documento recuperado de la Internet, de la URL: www.portafolio.com.co/economia/finanzas/sector-financiero-colombiano-obtuvo-utilidades-por-84-billones-de-pesos-en-2009_7215047-3 el 1 de marzo de 2010. 2
CONPES 2010, 8
06 Informe de Gestión 2002-2009
ticas del sector; 5) Prevención del uso inadecuado de las cooperativas (CTA) y precooperativas de trabajo asociado (PCTA) ; 6) Optimización de los esquemas de regulación y supervisión para la prestación de servicios financieros y, 7) Facilitamiento del acceso a instrumentos de fomento. De estas siete líneas se destacan lo relacionado al control de las CTA y las PCTA, la regulación de la actividad financiera y el acceso a instrumentos de fomento. Por su parte, la coherencia o no coherencia de las medidas del nuevo gobierno, podrán perjudicar o favorecer, respectivamente, el control y la supervisión de las PCTA y las CTA, y lo que es aún más necesario que el alcance del CONPES no menciona, es la revisión sobre las formas de contratación y la ley laboral que rige en el país. De pirámides, crisis internacionales, intercooperación y créditos en el sector solidario La crisis social y económica que se vio a finales del año 2008, por cuenta de la caída de las bolsas de valores del mundo, evidenciando una crisis económica internacional que nació de los problemas en el mercado hipotecario de los EEUU, se sumó a la situación social y financiera que evidenciaron los desplomes de las denominadas “pirámides” en el territorio nacional. No obstante, hay elementos de esta crisis que no han sido analizados desde la perspectiva del Sector Solidario. Primero que todo, ninguna cooperativa o fondo de empleados cayó con la intervención del Estado de las firmas DMG, DFRE y otras de similar actividad. Por el contrario, la situación dio muestras que las directivas de fondos de empleados y cooperativas de ahorro y crédito manejan los recursos con prudencia financiera y coherencia doctrinal.
Lo segundo es que la crisis mostró una animadversión del público en general frente al sistema financiero tradicional, sin embargo esta antipatía se vio contradicha al notar el crecimiento de las utilidades del sistema financiero en el año 2009 (8,4 billones de pesos3). Tal coyuntura de finales del 2008 debió haber sido aprovechada de manera agresiva por las cooperativas y los fondos de empleados, pues era la oportunidad de mostrar una solidez financiera acompañada de la distribución de beneficios reales en comparación con los altos costos bancarios y con la no distribución de ganancias, ni siquiera con tasas de interés “de oportunidad”. No obstante, las estadísticas muestran que el sector creció en depósitos y cartera4, pero no en la proporción de los bancos tradicionales. ¿Qué hace falta para aprovechar coyunturas como la vivida en el 2008 y de cara a una prospectiva económica y social? Definitivamente y para concluir, se hace necesaria la integración del sector, no sólo en los aspectos netamente de asociación gremial en lo referente a los negocios y actividades económicas y sociales que se pueden hacer en red. La creación de una nueva entidad gremial en los fondos de empleados puede no ser la solución si además se generan fraccionamientos en la institucionalidad previa, no obstante, si esta nueva entidad promueve los negocios en red, la inversión en infraestructura tecnológica para las actividades de intercooperación de los fondos de empleados, las posibilidades de la misma pueden ser favorables, si además tiene acogida y convocatoria entre más fondos que entiendan la importancia de la real integración para competir mejor y evidenciar las ventajas competitivas del sector. 3 4
Portafolio. 2010
CONPES 2010. 12
Informe de Gestión 2002-2009 07
En el plano de la competencia en el nicho histórico de los fondos de empleados, aparecen dos propuestas del sector cooperativo y una más del sector financiero tradicional. La Cooperativa Financiera Juriscoop y el Banco Comercial Coomeva, están enfilando sus estrategias de mercadeo y penetración en nichos conocidos por todos: los profesionales de Colombia y por supuesto, empleados y asociados a fondos de empleados. Por su parte, el grupo Sarmiento Angulo va a incursionar en el mercado de “la base de la pirámide” a partir de su estrategia con el Grameen Bank de llegar a sectores no atendidos por este grupo financiero colombiano en el pasado y ahí llegarán a tocar la puerta de los asociados a los fondos de empleados. Es necesario que los fondos de empleados entiendan que salvo alguna nueva ley o reglamentación específica, nada sustancial vendrá del nuevo gobierno dado que además no ha habido una propuesta de ningún candidato o grupo político por el fomento y formulación de políticas para los fondos de empleados y en general, para el sector de la economía social y solidaria. Igualmente importante, se hace necesario más que antes, fortalecer los procesos de educación en el modelo y para el modelo solidario con un ingrediente adicional: la formación financiera solidaria, la cual no depende de la tasa de interés, que es bien entendida por los banqueros tradicionales, sino que depende más de los valores agregados, las transferencias solidarias, la distribución de beneficios sociales que al ser monetizados en las cuentas del balance social, se convierten en económicos y en una ventaja competitiva muy fuerte para mantenerse y crecer en el nuevo mercado con nuevos competidores que están por llegar.
08 Informe de Gestión 2002-2009
Gesti贸n Social
Informe de Gesti贸n 2002-2009 09
educación BENEFICIADOS POR CONVENIOS
Para FONTEBO uno de los mayores compromisos es el apoyo a la educación de sus Asociados y familias, por tanto durante los últimos años la inversión a nivel social ha estado encaminada principalmente a fortalecer programas de educación formal, no formal y de desarrollo de habilidades los cuales con el diseño de políticas se ajustaron a un proceso de evaluación y selección que permite asegurar la prestación de servicios de calidad.
A través de los subsidios, las tarifas preferenciales, los descuentos especiales y los convenios, con universidades e instituciones educativas reconocidas, dentro del período de 2003 a 2009 se beneficiaron 6.705 Asociados y beneficiarios.
10 Informe de Gestión 2002-2009
CAPACITACIONES
FONTEBO año a año programa capacitaciones para sus Asociados y beneficiarios, dentro de los cuales se incluyen directivos y comités de apoyo, esto en convenio con diferentes entidades educativas, y con el claro objetivo de contribuir a su formación personal, profesional y práctica, y para fortalecer sus competencias administrativas.
BONO ESCOLAR
Buscando aliviar la carga económica que representa para los Asociados el pago de gastos escolares, iniciando año y como reconocimiento a la fidelidad a su Fondo, a partir del año 2004 se viene entregando anualmente un bono, el cual es aprobado por la Junta Directiva después un juicioso estudio de los resultados financieros del año anterior. En el período de 2003 a 2009 se logró la formación de 2.904 Asociados y beneficiarios en temas tales como: economía solidaria, funciones de comités de control social, disciplinario y apelaciones, responsabilidad social, alta gerencia, dirección efectiva, fundamentos y organización corporativa, planeación estratégica, ingeniería financiera, riesgo de liquidez marketing, informática básica, autocad, excel básico y avanzado, redacción, comunicación, formadores ambientales, arte country, navideño y bordado líquido.
TOTAL DESEMBOLSADO
ASOCIADOS PREVISTOS A BENEFICIARSE
ASOCIADOS BENEFICIADOS
VALOR BONO
2004
4957
$60,000
$297
5106
2005
4668
$60,000
$280
4668
2006
4348
$80,000
$348
4348
2007
4156
$110,000
$457
4156
2008
3910
$90,000
$352
3910
2009
3842
$110,000
$423
3842
2010*
3395
$125,000
$424
4000
AÑO
(MILLONES)
* A Febrero de 2010
Informe de Gestión 2002-2009 11
CRÉDITO EDUCATIVO
Esta línea de crédito tiene como objeto la financiación de estudios a todo nivel de Asociados y beneficiarios, para así impulsar su desarrollo académico. En el año 2005 con el fin de atender la necesidad de una financiación flexible en su forma de pago, se creó adicionalmente la modalidad rotativa. FONTEBO dentro del período de 2006 a 2009 colocó por esta línea $1.639 Millones, a una tasa disminuida en el periodo 2009 al 11.5 % Nominal Anual, 0.96% periódica mensual.
BENEFICIADOS POR CONVENIOS
Desde el año 2002, FONTEBO ofrece en servicios de salud para sus Asociados planes colectivos de medicina prepagada con entidades reconocidas, y ventajas superiores a las del mercado, como el cubrimiento excepcional de preexistencias.
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Importantes logros se alcanzaron en la tarea social durante el 2009, con amplios beneficios y un Portafolio que cumple con las expectativas de los Asociados y sus familias.
12 Informe de Gestión 2002-2009
]
salud SERVICIOS CON PAGO DIFERIDO
A través del servicio de pago diferido sin costo, en planes de medicina prepagada y odontológicos prestados a través de convenio, se beneficiaron del año 2003 a 2009, 2.258 Asociados y beneficiarios, por un valor total de $3.661 Millones.
PROGRAMAS
En el 2009 FONTEBO adelantó sin costo programas preventivos de salud visual, oral, y de medicina general en apoyo de sus convenios con el Instituto de Córnea, la Clínica Odontológica Sanz y Chejab y Cafesalud, de los cuales se beneficiaron 878 Asociados y beneficiarios.
Además a través del programa de vacunación contra neumococo, durante el período 2008 a 2009, se vieron favorecidos 192 Asociados y beneficiarios, asumiendo el Fondo sobre su costo, un valor total de $12,7 Millones.
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recreación y deporte
D
entro del período del año 2003 a 2009 FONTEBO prestó el servicio de pago diferido sin costo para prácticas deportivas y recreativas a través de los convenios inscritos, a 13.836 Asociados y beneficiarios, por un valor total de $385 Millones. CENTRO RECREACIONAL FONTEBO
El Centro Recreacional alojó en sus instalaciones entre el año 2004 y el 2009 a aproximadamente 42.000 personas, y 19.000 personas han disfrutado durante este periodo del plan día solar. Los visitas al CRF la realizan invitados y asistentes ocasionales, gracias a los diferentes convenios que posee FONTEBO con otros Fondos y Cooperativas -Fonsodi, GranFondo, Fondo de Empleados del Hospital Militar (Fondehosmil), Coltítulos, Cooacueducto, Fondo de Empleados del Banco Colpatria (Febancol), Fondo de Empleados del Club El Nogal (Fonnogal), Fondo de Empleados de Avesco (Fevesco), Fondo de Empleados de Parque Nacionales (Fonparques), Fondo de Empleados de Foto Japón (Futuro) y Fondo de Empleados de Empresas Extranjeras de Servicio Aéreo (Fedeaa)-, y Asociados y sus beneficiarios.
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FONTEBO entregó 1.534 subsidios del 30% para practicas deportivas y recreativas a través de los convenios con Bodytech, Cafam, Hard body y Compensar por valor de $ 64 Millones
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CREDITO DE VACACIONES
La línea de crédito de vacaciones ofrece una cómoda financiación de las necesidades de turismo y recreación de los Asociados y su núcleo familiar, a una tasa de interés actual del 1.21% mes vencido y un plazo máximo de pago de 24 meses. Del año 2003 al 2009 se beneficiaron con esta línea 1.084 Asociados con una colocación de $4.427 Millones.
Informe de Gestión 2002-2009 15
EVENTOS DEPORTIVOS
Los Asociados y sus familias por medio de las actividades de recreación y deporte organizadas y subsidiadas por FONTEBO, participaron de actividades de bienestar en las que invirtieron su tiempo libre, lo que contribuyó a generar alternativas para su desarrollo tanto personal como social.
ACTIVIDAD
La inversión realizada por FONTEBO en eventos deportivos dentro del período 2006 a 2009 ascendió a $235 Millones. Alrededor de 7.431 Asociados y sus familias disfrutaron de actividad física y sano esparcimiento respondiendo a programas organizados por el Fondo para adultos y niños.
Salitre mágico (dos jornadas)
6200
Día adulto mayor y niños en condición de discapacidad
150
Media maratón de Bogotá
60
Campeonato de fútbol
433
Campeonato de billar
70
Campeonato de tejo
49
Campeonato de minitejo
37
Campeonato de rana
35
Campeonato de bolos
480
Campeonato tenis de mesa (infantil)
150
Campeonato de ajedrez (infantil)
171
Total Asociados Beneficiados 16 Informe de Gestión 2002-2009
BENEFICIADOS
7.835
cultura
L
as conferencias, obras de teatro, musicales de ballet, presentaciones de humoristas entre otros, han hecho parte del repertorio cultural que FONTEBO ha ofrecido a sus Asociados y beneficiarios. En el año 2007, se destacaron: el Show con el humorista Camilo Cifuentes, en el que se contó con la presencia de 800 personas, el mano a mano de Mariachis con más de 1.000 asistentes. Y con el objetivo de promover el bienestar de sus Asociados se realizó la conferencia de Calidad de Vida y Mejoramiento Personal en la que participaron 450 personas en las instalaciones de Compensar.
FOTOS
Durante el año 2009, asistieron 3.212 personas a eventos tales como: la presentación del Mariachi Contemporáneo y el Trío Martino, la obra de teatro infantil Las aventuras de Indo, Rassgo y Zas, un Ciclo de Cineforos, la Conferencia de la Dra. Lucia Nader y para el cierre, la presentación del Ballet de Colombia de Sonia Osorio, eventos de recordación, gran magnitud y a los que respondieron animada y activamente los Asociados, con una inversión total de $47 Millones.
[
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Del año 2006 al 2008 FONTEBO invirtieron $114 millones de pesos en eventos culturales.
Informe de Gestión 2002-2009 17
D
e igual manera FONTEBO lideró el Primer Encuentro de Fondos en el año 2006, cuyo objetivo fue el de compartir experiencias y conocimientos, para producir a mediano y largo plazo, herramientas que coadyuvaran a la toma de decisiones de cada empresa y beneficiar a los Asociados y al sector solidario. Éste evento, contó con la participación de la Superintendencia de Economía Solidaria, Analfe y un listado importante de Fondos de: Bancafé (CORBANCA), Banco de Colombia (FEBANCOLOMBIA), BBVA Colombia (FOE), ICA (FEDI), ICBF(FONBIENESTAR), Empresas Públicas de Medellín (FEPEP), Gas Natural, SENA (SES) y Splendor Flowers.
Con el planteamiento de nuevas estrategias, se programa un Segundo Encuentro de Fondos con la Universidad de la Salle, el cual se llevó a cabo en el mes de Septiembre del año 2009, en el que participaron más de 15 Fondos de Empleados a nivel nacional, 130 personas. De este como principales conclusiones se plantea la creación de redes, construcción de planes estratégicos y exigencia al gobierno de su participación directa, para influir en todas las normas que puedan afectar al sector solidario.
En este encuentro participaron personalidades conocedoras de la problemática de las nuevas formas de organización de trabajo de los diferentes sectores - público, privado-, trabajadores y medios de comunicación. Fruto de lo anterior FONTEBO continúa siendo ejemplo para la integración en el Sector Solidario. 18 Informe de Gestión 2002-2009
bienestar social AUXILIO DE NACIMIENTO Las familias de los Asociados encuentran acompañamiento, en un momento tan importante como lo es el del nacimiento de un nuevo integrante de la familia FONTEBO. Para el período comprendido entre los años 2003 al 2009, se entregaron 839 auxilios de nacimiento por un valor total de $164 Millones.
AUXILIO PÓSTUMO Luego de un análisis de sostenibilidad financiera del Auxilio Póstumo, en Octubre del año 2005 se traslada el riesgo de cubrimiento de los reconocimientos a los beneficiarios del Asociado fallecido, que hasta ese momento asumía FONTEBO, a una Póliza de Vida tomada con una Compañía Aseguradora. Por lo que además se establecen nuevos montos de indemnización de acuerdo al tiempo de vinculación de los Asociados al Fondo.
Desde Octubre de 2005 a 2009, se reconocieron 181 indemnizaciones por valor de $3.092 Millones, que cubrió la Póliza, resguardando de esta manera el patrimonio de FONTEBO.
AUXILIO DE ESPECIALIZACIÓN El acceso de los Asociados a programas académicos de postgrado como Especializaciones y Maestrías, con el apoyo de FONTEBO, por medio del Auxilio de Especialización, en los últimos siete años fue de 954 personas, por un monto total de $725 Millones. Informe de Gestión 2002-2009 19
AUXILIO EXEQUIAL FONTEBO ofrece a sus Asociados por medio de convenio establecido con una Compañía Aseguradora, a partir de Abril del año 2006, un servicio funerario de gran cobertura -anteriormente asumido total y de manera voluntaria por el Asociado-, y sin costo para estos, por medio de una Póliza Exequial, que incluye seguro de vida en caso de fallecimiento del asociado, su conyugue, hijo(s) y padre(s), siempre y cuando no se excedan los límites de edad condicionados.
Dentro del período de 2007 a 2009 fueron beneficiadas por la Póliza Exequial 394 personas, con una indemnización total de $591 Millones.
PÓLIZA DE INCENDIO En cumpliendo de la Ley 546 de Diciembre 23 de 1999, por medio de la cual se dictan normas en materia de vivienda, los bienes dados en garantía deben estar asegurados contra riesgos. Hecho por el cual FONTEBO a través del servicio prestado por una Compañía Aseguradora facilita a sus Asociados el pago diferido de la Póliza de Incendio constituida sobre los inmuebles dados en garantía de obligaciones de crédito, sin costo a un plazo máximo de ocho (8) meses, y a una competitiva tarifa, liquidada sobre el valor comercial y/ó de compra del inmueble. 20 Informe de Gestión 2002-2009
PÓLIZA DE VEHICULO Como respuesta a la oportunidad ofrecida por FONTEBO a los Asociados, para asegurar sus vehículos por medio de un servicio de calidad, con posibilidades de pago diferido sin costo, amplia gestión comercial y el constante acompañamiento del Corredor de Seguros administrador de la Póliza, se ha logrado la extensión de su cobertura al año 2009.
AÑO
BENEFICIADOS
VALOR
2002
28
$21
2003
95
$96
2004
123
$112
2005
114
$121
2006
101
$91
2007
112
$103
2008
108
$95
2009
185
$140
GASTOS NOTARIALES POR CONSTITUCIÓN DE HIPOTECAS A partir de Agosto de 2006, con el fin de beneficiar a sus Asociados, FONTEBO asume el rubro correspondiente a gastos notariales (sin incluir IVA) generados en el trámite de los créditos de Compra de Vivienda, en lo correspondiente a la constitución ó modificación de hipotecas en primer grado abiertas y sin límite de cuantía a favor del Fondo.
*En Millones de pesos
De lo cual se beneficiaron para el período de 2006 a 2009 alrededor de 80 Asociados, con un reconociendo total de $12,5 Millones.
[
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En la actualidad están cubiertos por esta póliza de Incendio 373 predios de Asociados, con un monto asegurado total de $37.144 Millones.
Informe de Gestión 2002-2009 21
CRÉDITO DE VIVIENDA En los últimos cuatro años, de 2006 a 2009, el Fondo otorgó 231 obligaciones para compra de vivienda, a una tasa de interés altamente competitiva. Además favoreció a 44 Asociados con el otorgamiento de crédito para la compra de cartera hipotecaria, aliviando sus condiciones de pago con cuotas flexibles, lográndose así una colocación total de $13.969 Millones de pesos.
CRÉDITO DE BIENESTAR SOCIAL FONTEBO ofrece a los Asociados cuatro líneas de crédito de consumo, para sus inversiones de libre destinación, dentro de las que se destaca la línea de bienestar social con su alta colocación. En el año 2009 el Fondo implementó la compra de cartera, con el fin de facilitar el pago de obligaciones adquiridas en el sector financiero con riesgo de no pago, por su alto costo para el Asociado, ofreciendo así FONTEBO la facilidad de descuento por libranza, una baja tasa de interés (disminuida en siete puntos) y sin costos ocultos tales como las cuotas de manejo y cobros por transacción, entre otros. Para el período de 2006 a 2009 fueron otorgados por esta Línea de Crédito 3.999 obligaciones, por un monto total de $31.239 Millones. 22 Informe de Gestión 2002-2009
CRÉDITO DE CALAMIDAD FONTEBO en el período 2009 ajustó el alcance de la línea de crédito de Calamidad para financiar la atención del Asociado en sucesos imprevistos, repentinos, ajenos a su voluntad, ocurridos en la vivienda, que afectan su patrimonio ó salud, y le ponen en condiciones desmejoramiento grave físico, moral, económico ó social.
INVERSIÓN EN BIENESTAR SOCIAL 2009 CON CARGO A GASTOS Y COSTOS
$3,468.81
SEGUROS Vida Asociados
$19.04
Incendio Deudores
$1.39 GASTOS LEGALES
Notariales de Constitución o Modificación
$3.22
Garantías Hipotecarias GASTOS VARIOS Bono Escolar
$424.63 COSTO DE PRESTACION DE SERVICIOS
Intereses AVATF
$494.94
Intereses Ahorro Permanente
$2,525.59
CON CARGO A EXCEDENTES
$1,290.99
FONDOS SOCIALES Educación
$344.93
Solidaridad
$520.39
Recreación
$333.17
Bienestar Social - Póstumo TOTAL AÑO 2009
$92.50 $4,759.80
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Gesti贸n Comercial
Informe de Gesti贸n 2002-2009 25
ingreso de asociados
R
eflejo de la confianza que tienen las personas en FONTEBO, es notorio su interés por seguir perteneciendo ó retornar a esta Entidad Solidaria, la cual se ha concentrado en el desarrollo de estrategias para la vinculación de Asociados, flexibilizando en el año 2005 las condiciones estatutarias e implementando agresivas estrategias comerciales.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SERVICIO AL CLIENTE Dentro de la filosofía organizacional en FONTEBO, el servicio se ha convertido en un factor diferenciador y de competencia. Es así, como en el año 2007 se inicia con la implementación de buzones de sugerencias en las instalaciones de FONTEBO y en el Centro Recreacional, con el fin de recoger las inquietudes de los Asociados para atenderlas. En el año 2007 se abre un espacio en la página web, para que los Asociados se comuniquen con FONTEBO por este medio, y en el año 2008 y 2009 se establece un modelo de servicio que permite analizar, sugerir y diseñar estrategias de servicio para satisfacer las diferentes y cambiantes necesidades del Asociado, con la creación de una Asistencia de Servicio al Cliente en la cual el Asociado puede manifestar sus dudas, sugerencias, inquietudes o reclamos y obtener solución. Como planes de acción se ejecutaron la elaboración de manuales de servicio telefónico, atención de PQRS, seguimiento y medición de la satisfacción y la calidad de servicio, y la aplicación de acciones de mejora.
26 Informe de Gestión 2002-2009
servicio al cliente PRIMERA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE CLIENTES Con el fin de entender las nuevas necesidades de los Asociados y no Asociados, conocer nivel de satisfacción sobre los servicios del Fondo, diseñar campañas de mercadeo enfocadas a nuevos servicios, trabajar con los no Asociados para que cambien su percepción del Fondo y actualizar la información de los Asociados, se realizó en el año 2008 el primer Estudio masivo de Satisfacción de Clientes. En esta encuesta participaron 1.215 empleados activos de ETB y 551 Asociados pensionados. Como resultado de esta encuesta los participantes calificaron como promedio de satisfacción el 71% frente a los servicios prestados por el Fondo.
ASESORES COMERCIALES Como estrategia de mejoramiento comercial FONTEBO implementaron a partir del año 2005 visitas a cuarenta Centrales Telefónicas de ETB, por medio de charlas informativas con el fin de hacer presencia institucional, difundir los servicios del Fondo y brindar un servicio personalizado a los Asociados. Las que en el año 2009 con la conformación de un grupo interdisciplinario de funcionarios -Gerente, Directora Financiera, de Educación y Desarrollo Social, Líder de Crédito, Coordinadora de Mercadeo, de Servicio al Cliente y asesores de crédito-, de manera masiva promocionaron y socializaron el portafolio de servicios con la entrega de material publicitario La fuerza comercial se apalancó con la constitución de un equipo de asesores que contactan al Asociado en sus lugares de trabajo y/ó residencia, permitiéndole ahorrar tiempo y costo en su desplazamiento y facilitar trámites como afiliaciones, solicitudes de crédito, actualización de datos, ampliación de la información del portafolio, y aclaración de la reglamentación vigente.
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A partir del año 2009 la realización de encuestas de monitoreo, permitió evaluar actuales políticas e implementar acciones de mejora.
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Gesti贸n Comunicaciones
Informe de Gesti贸n 2002-2009 29
medios de comunicación
F
ONTEBO en la búsqueda de fortalecer los canales de contacto con el Asociado y su familia, y con el objetivo fundamental de mantenerlos informados de los servicios prestados, ha implementado herramientas como:
Fontebo
Periódico FONTEBO 90 Días: Desde hace aproximadamente dos años se convirtió en una unidad de negocio auto sostenible a través de las pautas publicitarias, anuncios, entre otros, en él, se recopila la información más importante registrada durante los tres meses anteriores del Fondo.
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Gracias a una a la org exc Edición No. 16 - Marzo de 2010 Periódico del Fondo de Empleados y Pensionados de la Empresa de anización elente planea fondos ción fina del pre soc Telecomunicaciones de Bogotá D.C. S.A. E.S.P. ETB nciera, Directiva iales, al tra supuesto y de trasla bajo ded , la adm cación icado de nuestros aux dar el riesgo y Desar inistración y la financiero ilio pós rol tumo a Sociales Dirección la Junta que , se han lo en compañ una com del cubrimien ha per de Edu ciales, ía ven to del pañía ase de ido zaciones mitido mante los Comit den eje Vincúles gur ner el por fall és ten deportiva tro de los que cutando pro e a las pago de adora lo za eci gra mie ien encont mas sodo nto activida das po ramos preven s, culturales, r FONT des so ción fre en cuenta la rel de nuestros indemniact ción en rec EBO. ciales nte a la asociados ación del salud con reativas y cam ividades neficio organitasa de , tiempo una las que pañ asegur Para de terminar esta serie de artícuy sus fam población de en el 200 as de De afil abilidad. iasde el más de ilias. inicio de los y dando cumplimiento a lo or12.100 9 se be- año Asociados la vig 2005 Esto, sin por la Asamblea N° 43 de llones por al año 2009, encia dedenado la ten pól se han iza en de respon er en cuenta realizada el 31 de marpagdelegados los meses indemnizaci el ado 3.0 sab que one ilid ade de FONTEB s. En elzo de 2008, 92 ad social se publica por éste más del Enero y O, transcurs mique vie Febrero trabajo han reconocid los Auxili se cuenta medio, la ocuarta y última entrega ne des o $ 76 del año de póstum con arrolla os de Na mil o por la 0, ya denominado PARA NO de Fallec del201 artículo cimiento, servicios únicos ndo crim Compañí lones de pes imiento, inados os de aux se Postgrado com a de Se la vida EQUIVOCARNOS. que en ilio guros , Póstum o de 60 año en 23 millon de 8 Ver pág 14 Liberty, es o y de s y 53 momento nuestros aso las diferentes dismillones por asociados cia 60. eta menores por aso tos aso s importantes. dos, los acomp pas de ciados ciados añan en se benefic Para el 2009, mayores Los aux cuatrocie iaron de ilios, los Una de n- dos dichos má las dec aux en s de ilios. el isiones la Junta pacitac 2009 por 200 2455 subsidios más imp Directiva ion millones entregaortant durante enunciada es, y las dem su ges es que tomó ás ventaj de pesos, las tión, fue caNuestro s, constituye n el fac as anteri la de El orm editorial Fondo, ente del Gerente Miller García disfrutan tor del rencial destaca los pasos que se do y par cual los invitam difePerdomo, de ticipando. os adieron continu desde la intervención de Fonar tebo hasta nuestros días, relacionando hasta los éxitos más destacados que han colocado al Fondo en el lugar donde se encuentra. 8 Ver pág 3
Fontebo con Certificación de Calidad ISO 9001:2008
Para no equivocarnos
Misión cumplida
Galeria
Más foto
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ertificacDeportes ión ISO 9001
El presidente de la Junta Directiva de Fontebo Fernando Osma y el gerente Miller García Perdomo, comparten con los lideres de gestión de calidad y los colaboradores de la entidad.
En una ceremonia especial, con la presencia de autoridades nacionales y locales Fontebo el primer Fondo de Bogotá y el cuarto del país recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2008 que significa la culminación de un esfuerzo de todo un equipo. 8 Sigue pág 8
La importancia de de la Asamblea General Record excedentes Por: Carlos Hernando Cubillos
La Asamblea General, próxima a reunirse, tiene una trascendencia muy importante en los actuales momentos de la coyuntura social y económica del país. Estamos atravesando momentos muy especiales en la vida del sector de las telecomunicaciones y en particular en nuestro Fondo. Hemos llegado a tener un primer puesto en Bogotá y ocupamos el cuarto en el país, no sólo por su gestión administrativa y de Porta-
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folio de Servicios, el más completo del mercado, sino que hemos alcanzado la Certificación de Calidad ISO 9001, que nos coloca en un lugar muy destacado dentro del sector. En esta administración con esfuerzos conjuntos y planificados de la Junta Directiva, la gerencia y los comités, hemos alcanzado un récord en los excedentes, como nunca antes se había registrado en la historia de Fontebo. 8 Sigue pág 5
en Fontebo en el 2009 Al cierre del ejercicio económico del año 2009, Fontebo logró unos excedentes de $4.762 Millones de pesos que obedecieron en gran parte a ingresos fuera de la operación. 8 Sigue pág 13
Listado completo y fotos de los ganadores del Campeonato de Bolos Fontebo-ETB 8 Ver pág 17
Entrega de Bono Escolar La entrega del Bono Escolar se convirtió en una actividad muy exitosa. Los Asociados, lograron actualizar su información y reclamar el Bono en las Oficinas de Fontebo. 8 Ver pág 12
w.fontebo PRIMER FONDO DE BOGOTÁwwCERTIFICADO EN CALIDAD .com
30 Informe de Gestión 2002-2009
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La Junta Directiva aprobó el proyecto de digitalización del archivo. Con este proyecto, se pretende, además de dar un salto tecnológico en el manejo, almacenamiento y conservación de documentos, descongestionar el archivo de la entidad con el fin de prestar un servicio más oportuno a los asociados y asegurar la información histórica, que constituye uno de los principales activos de la organización. Esta gestión es un paso trascendental, en la agilización de trámites y en toda la operación de
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Fontebo con sus Asociados. Serán digitalizados, entre otros documentos, las hojas de vida de los Asociados, las garantías y pagarés de obligaciones vigentes.El proceso iniciará durante la segunda semana del mes de Octubre, bajo la dirección de la Coordinación Administrativa En estas condiciones, los archivos quedarán sistematizados para consultar en tiempo real y en cualquier momento.
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A partir del 5 de octubre, Fontebo vuelve a atender a sus Asociados en el punto de atención al trabajador. Todos los días, de lunes a viernes de 1:00pm a 5:00pm. Acérquese a la ventanilla del Fondo. Conozca nuestras nuevas tasas de interés, las nuevas facilidades para acceder a crédito y el portafolio de servicios y beneficios.
TEATRO: Aventuras de Razzgo, Indo y Zaz A tramitar la nueva cédula Fontebo invita a los Asociados y beneficiarios para que participen de la obra de Teatro Infantil de Jairo Aníbal Niño Las aventuras de Razzgo, Indo y Zaz, el dia 24 de octubre en el Teatro Ecci. Es un evento para compartir con los niños. Mayor Información Departamento de Educación y Desarrollo Piso 9.
Valor de la boleta $2.000 Incluye refrigeriO
Boletas disponibles en la caja de Fontebo
Para Fontebo es muy importante que los Asociados tramiten la nueva cédula de ciudadanía. Hay que recordar, que a partir del primero de Enero de 2010, el documento antiguo no tendrá vigencia. Hay muchas campañas para que se acerquen a la Registraduría y hagan la gestión correspondiente, se eviten retrasos y demoras en sus trámites futuros, no solo de Fontebo, sino en los asuntos de la Administración Pública y Privada. Se insiste a los Asociados adelantar el trámite o allegar a su hoja de vida la cédula nueva, ya que el documento antiguo, es válido hasta el 31 de diciembre de 2009.También es importante actualizar su información en Fontebo.
TORNEO INTERNO DE BOLOS 2009 DEL 4 DE OCTUBRE AL 22 DE NOVIEMBRE LUGAR BOLERA EL SALITRE (Avda Calle 63 No. 68 - 99)
TELEFONOS 2 501648 ; 2 501586
Semanario: Contiene la información más relevante en resumen ocurrida en la semana, ubicada en las carteleras de las oficinas del Fondo.
FECHAS DE PROGRAMACION
Modalidad de Equipos (8 líneas) 1ra. ronda 2da. Ronda Modalidad Parejas (4 líneas) Parejas A Parejas B Modalidad Individual (4 líneas) Semifinal Modalidad Todo Evento (5 líneas) Final
Oct 4 y 17 de 2009 Oct 18 y 24 de 2009 Oct 25 y Nov 7 de 2009 Nov 7 y 8 de 2009 Nov 21 de 2009 Nov 22 de 2009
Premiación por categorías: ETB y Fontebo Modalidad de Equipos
(8 Lineas)
Los 20 primeros equipos en la categoría ETB Los 7 primeros en la categoría Fontebo
Modalidad Parejas
(4 Lineas)
Las 20 primeras parejas A y B en la categoría ETB Las 10 primeras parejas A y B en la categoría Fontebo
Modalidad Individual
(4 Lineas)
Los 10 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría ETB Los 5 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría Fontebo
"Modalidad Todo Evento (5 Líneas) (Para un total de 21 líneas)."
Los 15 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría ETB Los 5 primeros jugadores femenino y masculino en la categoría Fontebo
Mejor línea Femenina y Masculina jugada en las rondas de equipos y parejas Premios especiales para la categoría ETB REGLA DE ORO: Para acceder a la premiación el (los) jugador (es) debe (n) haber jugado la totalidad de las líneas en la respectiva modalidad. Si la ubicación de la premiación esta ocupado por alguien que no cumpla esta regla, los premios serán cedidos a los siguientes jugadores de acuerdo a su clasificación.
Página Web: En el mes de Diciembre del año 2009 se creó una página web moderna, de fácil acceso, la cual permite obtener el estado de cuenta, cambios de claves para acceso de información de los usuarios de manera automática, simuladores de créditos, títulos AVATF, y de tarifas del Centro Recreacional, impresión de formatos, avisos clasificados y los servicios financieros y sociales con información detallada de requisitos, montos, tarifas, entre otros.
Correos Electrónicos: a los Asociados que han registrado sus correos electrónicos se remite la información de actividades sociales y financieras. Además pueden tener contacto con las diferentes áreas del Fondo e interponer solicitudes, quejas o reclamos por medio de los correos institucionales y especialmente en servicio al cliente
Mensajes de Texto: FONTEBO comunica los eventos y campañas de servicios y realiza cobro de cartera de manera preventiva y correctiva a través de los números celulares autorizados por los Asociados.
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Gesti贸n Financiera
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resultados financieros SITUACIÓN AL MOMENTO DE LA INTERVENCIÓN
Atraso de cinco (5) meses en los registros contables.
Sobrevaloración del Centro Recreacional FONTEBO de $637 Millones
MEDIDAS DE MEJORA Revisión exhaustiva del origen de las inconsistencias, lo que permitió aclarar los saldos de las cuentas de balance y presentar a Diciembre 31 de 2003 los registros contables al día. Se logró obtener estados financieros razonables y confiables dictaminados por la Revisoría Fiscal, y reportados oportunamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Se realizó el Avalúo de las instalaciones de FONTEBO y se incorporó su registro en la contabilidad, con una recuperación de provisión de la sede de Bogota fue de $546 Millones y del CRF con una desvalorización de $445 Millones. Conforme al Decreto Reglamentario 1537 de 2007, Artículo 2, se realizó el avalúo de los inmuebles de FONTEBO cada tres (3) años y los registros contables fueron actualizados de conformidad.
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SITUACIÓN AL MOMENTO DE LA INTERVENCIÓN
Cuentas Contables Puente sin conciliar, diferencias encontradas entre el módulo de cartera y los registros contables con un saldo de $5.313 Millones
MEDIDAS DE MEJORA Análisis de cuentas en donde se detectaron las siguientes anomalías: dobles pagos aplicados a créditos de cartera, sin ingresar dineros al Fondo, registro de devoluciones no reales por imputación errada en el sistema, diferencia en la aplicación y contabilización de los intereses, devoluciones registradas en el Sistema Diálogo pendientes de cancelar. Depuración de cuentas llegando a saldos reales en contabilidad, proceso que se continúa realizando, y que permite asegurar la razonabilidad de las cifras reportadas en los Estados Financieros.
Cuenta de Ahorro permanente y Aportes Sociales sin conciliar, presentando diferencias con el módulo de cartera por valor de $366 millones y $92 Millones respectivamente.
Se aclararon las diferencias mencionadas y se obtuvo la conciliación de cifras registradas en contabilidad vs. Módulo de cartera.
No se tenía contabilidad del CRF
Se estableció un centro de costos específico para llevar el control de las operaciones del Centro Recreacional en un estado financiero independiente.
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activo DISPONIBLE FONTEBO al año 2002 presentó un saldo de $623 Millones en este rubro, siendo notoria la situación de iliquidez que se presentaba por el alto endeudamiento financiero -$4.281 Millones- y atender los requerimientos de crédito de los Asociados.
FONDO DE LIQUIDEZ A partir del año 2003, se inició la normalización escalonada del Fondo de Liquidez para el cumplimiento del Decreto 790 de Marzo 31 de 2003, expedido por el Gobierno Nacional, cuyo objetivo es el mantenimiento de la liquidez necesaria para atender los retiros y proteger los depósitos de los Asociados. Este fue constituido en su totalidad a Diciembre 31 de 2004. La inversión de dichos recursos persigue la mejor rentabilidad a bajo riesgo.
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A 2006 se logró disponer recursos del orden de $2.720 Millones, y en 2007, por efecto del volumen del ingreso por colocaciones ($29.685 Millones) el cierre del ejercicio mostró un disponible de $670 Millones. No obstante el cumplimiento de las metas en cuanto a colocación de créditos en 2008 -$18.518 Millones- y 2009 -$30.298 Millones-, FONTEBO cerró con una liquidez en recursos de tesorería superior a los $4.107 Millones.
INVERSIONES Actualmente FONTEBO posee las siguientes inversiones:
COLVATEL S.A.: Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos: Acciones suscritas y pagadas por valor de $676 Millones, de las cuales se recibieron dividendos correspondientes a los periodos 2007 y 2008, durante el periodo 2009, por valor de $2.268 Millones. COMCEL Comunicación Celular S.A.: Acciones suscritas y pagadas por valor de $225 Millones de las cuales se recibieron dividendos durante el año 2009 por valor de $151 Millones. COOPDESARROLLO: Aportes realizados por valor de $315 Millones, entidad que después de su proceso liquidatorio, fue reactivada con aprobación de sus Asociados y constituida como COOPCENTRAL.
ANALFE: Aportes Sociales por valor de $1,2 Millones SEGUROS LA EQUIDAD: Aportes Sociales y Depósitos Especiales por valor de $11 Millones. FINANCIAFONDOS O.C.: Aportes Sociales por valor de $5,8 Millones. Informe de Gestión 2002-2009 37
COLOCACIONES El reglamento de Crédito y Cartera ha sufrido constantes mejoras en búsqueda de la maximización de la colocación de recursos en los Asociados, asegurando sus mejores condiciones de recuperación y respaldo. Dentro de las acciones adoptadas en el último periodo para extender la colocación se destaca:
• Reducción en las tasas de interés debido a la agresiva campaña del sector financiero para colocar recursos por libranza. • Recogida de saldo en obligaciones canceladas en un 50%, que posteriormente se amplió a un 70% • Compra de cartera previo estudio de acuerdo a las condiciones reglamentadas y giro a nombre de la entidad bancaria. 38 Informe de Gestión 2002-2009
• Dentro de los meses de junio a Agosto se ampliaron los montos en equisitos de garantías. • Adicional a esto se realizó una campaña comercial apoyados en un grupo de asesores para atender solicitudes de crédito en los puestos de trabajo y/ó residencias de los Asociados.
CARTERA Este rubro comprende los créditos otorgados y desembolsados por el Fondo, en la clasificación de consumo, vivienda y microcrédito, bajo las modalidades aprobadas y en desarrollo del giro especializado de cada una de ellas, constituyendo a 2009 el 78.52% del total de los activos.
Los indicadores registrados, son resultado de cada una de las estrategias y políticas adoptadas durante los años comprendidos desde el 2002 al 2009, que permitieron optimizar el cobro de la cartera, disminuir el riesgo crediticio y retribuir estos resultados en la optimización del portafolio, ampliando las líneas de crédito y servicios, lo que además significa para los Asociados un mayor número de alternativas de financiamiento. Ya que al momento de la intervención se detectó que se habían otorgado créditos sin las garantías debidas y requeridas por la reglamentación, como lo es la constitución de hipoteca en primer grado abierta y sin limite de cuantía sobre el predio objeto de la compra, gracias a la gestión y a las reformas a nivel de reglamentación en estos últimos años se ha logrado la normalización paulatina y respaldo con provisiones adicionales con el fin de minimizar su riesgo y fortalecer su respaldo.
Es satisfactorio haber logrado en estos años, uno de los principales objetivos del Fondo, otorgar créditos a los asociados en forma oportuna y eficaz, a un bajo costo para mejorar su nivel de vida y satisfacer sus necesidades principales, teniendo un índice de morosidad de cartera –calidad de cartera-, para el año 2009, del 3,9% sin arrastre de calificación y del 4.7% con arrastre, sobre un total de $53.295 Millones.
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PROVISIONES DE CARTERA En materia de provisiones, FONTEBO constituyó a partir del año 2003 las provisiones general e individual de la cartera de créditos según lo establecido en el artículo 11º de la Resolución 1507 de Noviembre 27 de 2001 y las modificaciones de la Resolución 1152 de Julio 8 de 2002, ratificadas en el Capítulo II, numeral 6 de la Circular Básica Contable 004 de Agosto 28 de 2008, de $1.584 Millones al cierre de ejercicio del año 2009.
VALORIZACIONES La valorización registrada en los estados financieros se encuentra representada en el superávit que genera el mayor o menor valor intrínseco de las Acciones propiedad de FONTEBO. Al año 2009 se registra por valorización de las acciones de Colvatel S.A. por $1.873 Millones y de las acciones de Comcel por valor de $391 Millones. Adicionalmente se registró para el año 2009, conforme a los avalúos practicados por firmas reconocidas, la valorización del inmueble Centro Recreacional, por valor de $300 Millones, y en los Bienes de arte y Cultura por valor de $4,3 Millones.
ACTIVOS FIJOS Partiendo de la base de datos de activos fijos, se realizó una verificación física de cada uno estableciendo su ubicación, número de placa, registro, y el estado actual para el caso de activos obsoletos, valores que fueron trasladados a cuentas de orden. Se verificó el cálculo de la depreciación contable y se realizaron los ajustes respectivos. En la actualidad los activos de FONTEBO se encuentran registrados por número de placa en la base de datos del aplicativo SIMCO Plus, arrojando un saldo debidamente conciliado con las cifras de contabilidad. Los inmuebles de FONTEBO, que se encuentran representados en el Edificio INCA y el Centro Recreacional FONTEBO, y del mismo modo las obras de arte, fueron ya avaluados por una firma miembro de la Lonja de Propiedad Raíz de Bogotá, Fedelonjas y Camacol.
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pasivo AVATF En la búsqueda del aseguramiento de la sostenibilidad del servicio de ahorro voluntario a término fijo, se procedió al ajuste de las tasas de interés reconocidas -7 puntos en promedio-, sin perder de vista la conservación de su competitividad frente a las diferentes alternativas de ahorro e inversión en entidades del sector financiero, ofreciendo un mínimo riesgo y a su vez manteniendo recursos suficientes para atender las colocaciones de crédito.
En el año 2009 se creó y aprobó el Reglamento de Ahorro Voluntario a Término Fijo (AVATF), buscando agilizar los procedimientos acorde a la Normatividad y operatividad vigente.
Con el objeto de crear una cultura de fidelización de Asociados ahorradores, se lanzó una campaña de mercadeo durante el último trimestre de 2008, lo que generó un incremento en el saldo de AVATF´S superior a $1.430 Millones durante el año 2009.
AHORRO PERMANENTE El Ahorro Permanente es base fundamental para el desarrollo de la actividad crediticia en FONTEBO, ya que es una de las fuentes de recursos interna más importante para la colocación de créditos en sus diferentes líneas. Hoy, gracias a la depuración realizada a partir del año 2002 y las estrategias para incentivarlo, la entidad cuenta con sus recursos para la colocación de créditos sin necesidad de apalancarse en recursos externos y reconoce rendimientos a sus Asociados, para el año 2009, a una tasa del 6.5% N.A.T.V. Informe de Gestión 2002-2009 41
OBLIGACIONES FINANCIERAS A Octubre de 2002 se poseía un alto endeudamiento financiero, el cual fue superado a través de la refinanciación de las obligaciones logrando la disminución de sus costos, y un flujo de caja para la prestación de servicios como subsidios, auxilios, crédito y la cobertura de los gastos de operación del Fondo. Con el objeto de atender la demanda de crédito de los Asociados en aumento, durante la vigencia de 2008, se retomó el apalancamiento con recursos de entidades financieras - Banco de Bogotá y Banco de Occidente - las cuales autorizaron cupos de tesorería con tasas blandas (DTF + 3.5), lo que permitió disponer de un flujo de efectivo con un margen de intermediación favorable para el Fondo y benéfico para los Asociados por la prestación oportuna del servicio de crédito.
FONDOS SOCIALES FONTEBO cuenta con fondos permanentes o agotables, constituidos por la Asamblea General, para adelantar labores orientadas a la salud, educación, previsión, recreación y deporte, trabajo social, solidaridad, o beneficio póstumo, para los Asociados y su núcleo familiar, los cuales son alimentados por los excedentes. A través de estos se otorgaron subsidios, auxilios y se realizaron actividades de bienestar social en general con una inversión en el 2009 de $1.290 Millones.
EJECUCIÓN
SALDO
Fondo de Educación
344.93
791.39
Fondo Social de Educación
116.86
143.36
Subsidio de Formación (30%)
121.25
402.22
Subsidio de Especialización
106.80
245.81
Fondo de Solidaridad
FONDOS
520.37
83.78
Aux. Hospitalarios ( Vacunación)
29.36
25.7
Aux. Exequial
352.56
33.11
Auxilio de Calamidad Doméstica
20.99
20.07
Aux. Nacimiento
117.46
4.9
Fondo de Recreación
333.16
52.77
Subsidio Desarrollo de Habilidades (30%)
67.03
52.77
Fondo Social de Recreación
266.13
0
92.5
1.463,09
1.290,96
2.391,03
Fondo Aux. Póstumo TOTAL
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ENERO A DICIEMBRE
patrimonio APORTES SOCIALES Al representar éstos la capitalización permanente que hacen los Asociados y que incrementan el patrimonio del Fondo en el desarrollo normal de sus operaciones, son parte del respaldo que tienen los Asociados para la adquisición de los diferentes servicios, como garantía inicial. De acuerdo con el artículo 46 de los estatutos, la fuente de incremento de esta cuenta corresponde al 10% del valor descontado mensualmente, que presenta fluctuaciones debido a la alta rotación de Asociados (desvinculación forzosa y/o voluntaria). Al cierre del año 2009, poseen una participación del 27.79% del total del patrimonio.
El capital social generado por Revalorización de Aportes equivale a $207,8 Millones, consecuente a la propuesta llevada a la pasada Asamblea General de Delegados en el año 2009 y aprobada por este máximo órgano de administración.
Informe de Gestión 2002-2009 43
EXCEDENTES DEL EJERCICIO Los resultados logrados al cierre del ejercicio económico anual generados sustancialmente por la prestación de servicios a los Asociados y beneficiarios, correspondientes a los ingresos previa deducción de costos y gastos, dentro del período comprendido entre el año 2006 a 2009, denota para el año 2009 un gran incremento, apalancado en los ingresos no operacionales por los dividendos recibido de nuestras inversiones en Colvatel, por valor de $2.268 Millones y en Comcel, por valor de $151 Millones.
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PRESUPUESTO DE CAJA A partir del año 2006 se implementó el Presupuesto de de Caja como una herramienta para determinar la disponibilidad de recursos en Tesorería y así poder tomar decisiones ajustadas a la realidad de la Organización. Cada año, producto del análisis y teniendo en cuenta los históricos de la entidad se ha logrado que la ejecución sea lo más acorde posible a lo proyectado, buscando los mayores beneficios para los Asociados sin sacrificar rentabilidad y liquidez, y procurando austeridad en los gastos.
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Gesti贸n de Control Interno y Gesti贸n Administrativa
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control interno
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partir del año 2002 se reactivó el área de auditoría interna como instrumento importante en materia de control, llevándose a cabo un conjunto de acciones con el propósito de garantizar la efectividad, legalidad y transparencia de la gestión administrativa de FONTEBO, y procurando la adecuada utilización de los recursos y de la información. El autocontrol se convierte a partir del año 2007 en la herramienta vital que permite monitorear el cumplimiento de las disposiciones de orden legal y estatutario en cada una de las áreas, a través de procesos y procedimientos. Se sumó al control y revisión, el de cada uno de los procedimientos ejecutados al interior de FONTEBO y del Centro Recreacional FONTEBO, siendo especialmente riguroso en la verificación de las solicitudes de créditos radicadas, facturas de proveedores, cuentas de cobro, devoluciones a asociados, cruces de cuenta, solicitud de auxilios y subsidios. El desarrollo de auditorias a áreas como la de Tesorería, Informática, Archivo Central, permitió identificar riesgos, plantear la mejora a los procesos internos asegurando su operación con calidad y por tanto su estabilidad para la óptima funcionalidad del Fondo. Se veló por todos los activos que posee FONTEBO incluyendo los del CRF, estableciendo un control que permitió prevenir y evitar las pérdidas y el mal uso de estos.
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talento humano
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n el ámbito del Talento Humano, una de las situaciones encontradas en la época de la intervención fueron los altos costos administrativos y la carga prestacional , y por otra parte, la existencia de manuales de funciones y procedimientos poco prácticos. Es así como en el año 2004, se desmontó el 90% de las prestaciones extralegales representando un ahorro aproximado de $200 Millones anuales para FONTEBO. Así mismo, se disminuyó la carga prestacional, a través del plan estratégico integral (PEI), con la reestructuración administrativa, operacional y funcional del Fondo, y con la implementación de Manuales de Funciones, el Reglamento Interno de Trabajo y el de Convivencia. En Noviembre de ese mismo año y viendo la necesidad de separar el vínculo que de años atrás mantenían los empleados como Asociados al Fondo y con el ánimo de lograr su independencia y autonomía en las actuaciones como trabajadores, se impulsó la creación del Fondo de Empleados de FONTEBO (FONDEF), aportando FONTEBO como capital semilla la suma de $5.000.000.
A partir de éste mismo período el área de Talento Humano, adelanta diferentes actividades enfocadas al bienestar de los trabajadores como es la capacitación, orientada a mejorar la calidad de vida de los empleados y optimizar la prestación del servicio al cliente. Dentro de los proyectos que hacen parte de la planeación estratégica del año 2009, se reestructuraron los manuales de funciones y los perfiles de los cargos con el fin de ajustarlos a las necesidades actuales de FONTEBO y se esquematizó el Cronograma de Capacitación de acuerdo a las necesidades de cada área . En Diciembre de 2009, se da inicio al programa de Evaluación del Desempeño bajo la modalidad de 360º, como herramienta para valorar las habilidades y destrezas de los trabajadores, permite conocer sus debilidades y fortalezas en el desarrollo permanente de sus gestiones con el fin de realizar programas de mejoramiento en el servicio, productividad, efectividad y aseguramiento de la calidad.
En el año 2007 se diseñó una nueva estructura organizacional fundamentada en dos ejes misionales: la Dirección Financiera y la de Educación y desarrollo Social. Informe de Gestión 2002-2009 49
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e acuerdo a lo establecido en el PEI, a través del área administrativa se desarrollaron los siguientes proyectos: En Abril de 2007 después del levantamiento de información y de la identificación de la tipología documental, se implementó el Software de Correspondencia -herramienta tecnológica, que responde al manejo del correo entrante y saliente-, y la creación y desarrollo del área del CRI -Centro de Recepción de Información-, para ejercer el control eficiente de los documentos y conocer de manera exacta los trámites que se pueden realizar con los mismos. En Diciembre de 2007 se suscribió el contrato para la ejecución y desarrollo del Proyecto de Gestión Documental, en donde se realizó la clasificación, organización, valoración documental y depuración de toda la información de los Asociados, dando como resultado la creación del Centro Documental de FONTEBO, con base en las normas archivísticas vigentes emanadas por el Archivo General de la Nación.
Para complementar el trabajo de organización y modernización del archivo central, en Octubre de 2009 y después de realizar la convocatoria para la presentación de propuestas, se aprobó el Proyecto de Digitalización del Archivo el cual se encuentra en su etapa final de ejecución. La calidad es una exigencia hoy en día en todos los procesos productivos de las Organizaciones no solo en el resultado final de los productos y/o servicios que suministra, sino también en los aspectos internos y procedimientos.
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gestión de calidad
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a implementación del SGC de FONTEBO se inicia con la etapa de sensibilización en Junio de 2007, contextualizando en la norma a todos los colaboradores, Integrantes de Junta Directiva y algunos Asociados, y culminó con la Auditoria de Certificación, realizada por la Firma Bureau Veritas Certification el 18 de Diciembre de 2009.
Implementación del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 SENSIBILIZACIÓN
Contextualización en la norma ISO a todos los colaboradores y Junta Directiva
DIAGNÓSTICO
Estudio y Evaluación de las prácticas relativas a la calidad en FONTEBO y su comparación con los requisitos exigidos y establecidos en las normas ISO 9000.
IMPLEMENTACIÓN Y ESTABILIZACIÓN
• Identificación de los procesos determinando secuencia e interacción • Caracterización de los procesos • Elaboración, revisión y aprobación de toda la documentación del sistema. Se cuenta con 60 procedimientos, 103 instructivos, 3 manuales, más de 300 formatos internos y 118 formatos externos. • Definición y documentación del Manual de Calidad • Actualización de los manuales de funciones, creación de perfiles y competencias por cargo.
CERTIFICACIÓN
Preauditoria realizada por el ente certificador para detectar no conformidades y hacer correciones respectivas antes de la auditoria de certificación.
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tecnología
E
l Área de Informática ha sido partícipe de la implementación de nuevos software para lograr que la operación diaria de la entidad sea mas eficiente y la atención de las necesidades estén acorde con la problemática de la actividad diaria. Para el año 2002 se encontró un software que no brindaba la confiabilidad necesaria para soportar las tareas administrativas y financieras del Fondo; pese a su alto costo de adquisición en cuantía ($650 Millones) y una interventoría de $60 Millones. Por lo que se intentó una concertación con la firma proveedora y al no obtener los resultados esperados se realizó una reclamación ante la compañía aseguradora, en defensa de los intereses del Fondo, con lo que se obtuvo una indemnización por la suma de $112,5 Millones de pesos, que se destinaron para adquirir el nuevo software Simco Plus.
Para hacer un seguimiento detallado del destino de las correspondencia de origen externo e interno, en Abril del 2007 el Fondo tomo la decisión de adquirir un software que nos permitiera elaborar esta función, ARGOS. Teniendo en cuenta que la entidad necesitaba poder hacer un análisis de dichos documentos para poder establecer cuales están en vigencia o no, aplicando la tabla de retención documental se adquirió un software especializado en esta función en Diciembre de 2007. SAD En Diciembre de 2009, como complemento de lo anterior fue necesario adquirir un software que nos permite la consulta en línea en cualquier momento de los documentos. DOCUNET En cumplimiento de las disposiciones legales, fue prioridad el licenciamiento en el año 2009, de Microsoft, Oracle, Linux, PL SQL Developer e Informix.
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asesoría jurídica
L
a oficina jurídica fue creada a partir del año 2003, con el propósito de brindar asesoría a los distintos estamentos de FONTEBO - Asamblea, Junta Directiva, Comités, Gerencia - y prestar apoyo en las labores que realizan las distintas áreas que conforman la estructura organizacional de FONTEBO. Durante el tiempo transcurrido, esta oficina ha ejercido sus funciones en dos principales escenarios: el primero, orientando y elaborando los proyectos de reformas de estatutos y la creación y reforma de los reglamentos de servicios -Ahorro, Crédito y demás conexos a la actividad principal del Fondo-, de conformidad con las normas legales y estatutarias, para su posterior consideración y aprobación de la Junta Directiva y la Asamblea General, según sea el caso. Se ha encargado asi mismo de la revisión y verificación de los actos administrativos que se expiden en relación con el ingreso y retiro de Asociados y el reconocimiento de valores a favor de beneficiarios y herederos de Asociados fallecidos. Un segundo escenario de sus funciones, ha comprendido la elaboración de los diferentes convenios y contratos del giro normal de operaciones del Fondo, que han sido convenientes en la prestación de servicios de previsión y seguridad social y otros requeridos para el funcionamiento normal de la entidad.
De igual manera, le ha correspondido a la oficina jurídica, efectuar el estudio de títulos para verificar si existen limitaciones al dominio, que impidan la disposición libre del inmueble que busca adquirir el Asociado, la elaboración de minutas de constitución y cancelación de hipoteca y prenda, la verificación previa al desembolso del crédito aprobado, para determinar que las garantías hipotecarias estén debidamente constituidas y registradas en la oficina de Registro e Instrumentos públicos y que las pólizas ofrecidas para amparar los bienes inmuebles estén debidamente constituidas. Todo lo anterior se ha venido cumpliendo en salvaguarda de los intereses patrimoniales de los Asociados y del Fondo, como la preservación de su seguridad jurídica.
INFORME DE PROCESOS 2003-2010. TIPO PROCESO
GESTIÓN
Institucional
Atención de quince (15) Tutelas
Laboral
Dos (2) procesos con sentencia y uno (1) conciliado
Civil
Cuatro (4) procesos con sentencia y dos (2) en trámite.
Penal
Dos (2) procesos en trámite
Ejecutivo
Trámite de cien (100) procesos singulares, hipotecarios o mixtos, cuarenta y seis (46) de ellos terminados por pago
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