PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2008-2012
POLITICAS PLAN ESTRATÉGICO Durante el proceso de capacitación, formación y acompañamiento en Planeación Estratégica, se construyeron las políticas para la orientación de la Junta Directiva y el comité de Gerencia a través de los siguientes documentos: • Código de Ética de FONTEBO 2007-2012 • Plan de políticas directivas y anexo de objetivos estratégicos 2007 a 2012 • Documento de protocolo de comunicación, (código de convivencia) de Junta Directiva. Estos documentos, constituyen los procedimientos preliminares del direccionamiento estratégico de la organización.
CODIGO DE ETICA PLAN ESTRATÉGICO
El siguiente es el código de Ética de FONTEBO, con base en el cual se establece el manual de convivencia en la gestión de la transformación hacia una cultura organizacional que facilita el liderazgo social de FONTEBO centrado en la calidad del servicio al cliente.
DEFINICIÓN DE POLITICAS
La ruta definida a seguir en el despliegue de políticas y valores corporativos, en el marco del desarrollo del Plan Estratégico y gestión de la cultura organizacional de servicio de 2007 a 2012 fue:
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 2007 – 2012 Se precisan dos políticas transversales a todas las áreas de la organización, ya que integralmente, nos debemos a la misión de servicio a los clientes segmentados por FONTEBO y actualizados periódicamente. Los procesos de comunicación y atención en el servicio son competencia transversal para todas las áreas y personal de FONTEBO, tanto en la atención del cliente interno como externo. POLÍTICAS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. TRANSVERSALES A LA ORGANIZACIÓN. • Actualizar y hacer uso de la base de datos, segmentando la población e identificando perfiles propios, fundamentales para la creación y proyección de servicios y/o productos. • Promover y sostener comunicación y participación activa con entidades del sector solidario, financiero y con ETB, para estar a tono con las directrices emanadas desde el marco político, económico y social, y así, incentivar el desarrollo y producción de conocimiento en FONTEBO.
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 2007 – 2012 EJES 1. Lograr la satisfacción del cliente.
2. Establecer Apertura del vínculo
POLÍTICAS
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Política 1: - Lograr el establecimiento de nichos de mercado social Garantizar la fidelidad de en la población de asociados y sus beneficiarios, del los clientes. sector de las telecomunicaciones, etc. - Satisfacer de forma asertiva las necesidades y expectativas de los asociados a FONTEBO - Conocer periódicamente las características cambiantes de la población e identificar indicadores para la evolución de resultados. - Política 2: - Identificar y definir marcos de referencia de acción del trabajo participativo para poder vislumbrar de forma más técnica y objetiva el desarrollo de la visión empresarial de FONTEBO. - Generar sistemas y métodos de información actualizada de ETB y así promover alianzas en proyectos orientados al desarrollo integral de los asociados y sus familias. Política: Reformar el contrato social, para garantizar capacidad Lograr la reforma de legal a la apertura del vínculo. Estatuto por consenso.
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 2007 – 2012 EJES
POLÍTICAS
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Políticas: 3. Optimizar Potenciar la calidad portafolio de - Lograr equilibrio financiero enfocado a fortalecer de los servicios. servicios la ventaja competitiva del fondo frente al sector financiero y competencia. - Garantizar la rotación de cartera que genere los recursos necesarios, para la prestación de los servicios. - Incrementar las colocaciones para fortalecer la ventaja competitiva del fondo frente al sector financiero, con responsabilidad social. 4. Mejora continua
Política: Establecer estrategia de servicio con altos índices de calidad, con base en criterios de dirección.
Reconocer el estado actual de FONTEBO.
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 2007 – 2012 EJES 5.Capacitación
POLÍTICAS
OBJETIVO ESTRATÉGICO Políticas: Transformar cultura y - Ser conscientes del mejoramiento en los generar conocimientos aplicados para generar las responsabilidad competencias en beneficio general de FONTEBO. social. - Formar liderazgo estratégico directivo en FONTEBO, para garantizar el mejoramiento continuo de sus directivos. - Generar un compromiso de desarrollo en los líderes de FONTEBO, para garantizar su posicionamiento a futuro. - Institucionalizar el programa de mentores que transfieran conocimiento y capital intelectual a los nuevos líderes. - Desarrollar la vocación del servicio en el cliente interno, para lograr el sentido de pertenencia del cliente externo.
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 2007 – 2012 EJES
5.Capacitación
POLÍTICAS
OBJETIVO ESTRATÉGICO Políticas: Transformar cultura - Diseñar y estructurar los procesos y y generar desarrollo de competencias laborales y responsabilidad sociales en los asociados y sus familias. social. - Institucionalizar la cultura de la calidad y del trabajo en equipo, para lograr y proyectar el liderazgo social de FONTEBO. - Aplicar el reglamento Disciplinario a quienes incumplan los compromisos establecidos en el código de ética, en todos los niveles de la organización.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 2007 – 2012 Eje Temático
What Qué
Who Quién
How Cómo
1. Satisfacción del Cliente
Dar respuesta al asociado en el menor tiempo posible
DEDS, Dir. Financiera, Gerencia, Junta Directiva
Personalizada, orientada. Nuevos productos
2. Apertura del Vínculo
Definir estrategia mediática con Comisión de Reforma Estatutaria
3. Optimización del Identificar y Portafolio de aprovechar la Servicios cadena de valor
Maximizar el valor agregado
Equipo de Trabajo
Dir. Financiera, Gerencia, JD, DEDS.
When Cuándo
Where Dónde
Permanentemente En todas la áreas de FONTEBO y ETB Brindando Estableciendo un acompañamiento cronograma de FONTEBO a la Comisión reuniones
Realizando un diagnóstico de producto cliente. Reposicionando a FONTEBO en ETB
Permanentemente FONTEBO y (Trimestralmente) áreas de ETB
Renovando y ampliando el Permanentemente FONTEBO, portafolio de (Sujeto a fecha de Cliente interno servicios. diagnóstico) y externo Migrar hacia una Gerencia de Mercadeo Social
Why Por qué – Para qué Garantizar la fidelidad de clientes Lograr la reforma de Estatuto por consenso.
Potenciar la calidad de los servicios
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 2007 – 2012 Eje Temático
4. Mejora Continua
5.Capacitación
What Qué
Who Quién
J u n t a Diagnóstico Directiva de Clima y Organizacio Administ nal ración (área de Gestión Humana ) Creación de Formación J u n t a d e Directiva Formadores y Administ ración
How Cómo
When Cuándo
Where Dónde
Why Por qué – Para qué
Aplicando un instrumento P r i m e r a FONTEBO de medición s e m a n a d e y tabulación, junio elaborando informe
Reconocer el estado actual de Fontebo
Adoptando u n m o d e l o 2º semestre FONTEBO pedagógico de 2007 social
Transformar cultura y g e n e r a r responsabili dad social.
MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Somos una organización solidaria del sector de las telecomunicaciones, con un amplio portafolio de servicios de calidad, comprometidos con la formación de líderes para generar bienestar y desarrollo económico sostenible, con responsabilidad social. VISIÓN Ser en el 2012 la Organización Solidaria líder del sector de las telecomunicaciones, con mayor inversión social y desarrollo humano sostenible con proyección en América Latina.
PROYECTOS DE PLANEACION ESTRATEGICA 2008- 2012
RESUMEN DE PROYECTOS PROYECTO
PLANEACIÓN ESTRÁTEGICA 2008 ‐ 2012 JUSTIFICACIÓN (LLUVIA DE IDEAS)
IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
1
ORGANIZAR, MEJORAR,ESTANDARIZAR, SOSTENIMIENTO, CONTROL, MEJORA SERVICIO
OBJETIVO GENERAL IMPLEMENTAR EN FONTEBO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BASADO EN LA NORMA ISO 9001
PROMOCIONAR, DIFUNDIR, SERVICIO, COSTOS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO VENTAS, COMERCIALIZACIÓN, PUBLICIDAD
DEFINIR EL MODELO DE MERCADEO CON BASE EN LAS NECESIDADES DE FONTEBO PARA PROMOCIONAR EL PORTAFOLIO DE SERVICIOS
DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE CALIDAD, COMPETENCIAS, NECESIDADES, INTERNO CAPACITACIÓN, BIENESTAR, RECONOCIMIENTO
DISEÑAR E IMPLEMENTAR PROGRAMAS QUE PERMITAN EL DESARROLLO POR COMPETENCIAS Y BIENESTAR DEL CLIENTE INTERNO
2
3
DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN
4
INFORMACIÓN, IMAGEN, ORGANIZACIÓN, PUBLICIDAD, POSICIONAMIENTO
.
ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SATISFACCIÓN, NECESIDADES, SERVICIO, SERVICIO AL CLIENTE OPORTUNIDAD, FIDELIZACIÓN, PERCEPCIÓN
5
RIESGO, CONTROL, CONFIDENCIALIDAD, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD PREVENCIÓN, ACTUALIZACIÓN, OPTIMIZACIÓN, INFORMÁTICA PREVENCIÓN CONFIDENCIALIDAD, ORGANIZACIÓN, 7 DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL INFORMACIÓN, IMAGEN, EIFICIENCIA, AGILIDAD, SERVICIOS 6
IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET
ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB
8
9
DEFINIR LAS POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA, TANTO INTERNA COMO EXTERNA CREAR Y MANTENER ESTRATEGIAS DE SERVICIO QUE PERMITAN MEDIR LA PERCEPCIÓN Y SATISFACCIÓN DEL ASOCIADO SOBRE EL PORTAFOLIO DE SERVICIOS OFRECIDOS POR FONTEBO DEFINIR LAS POLÍTICAS E INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA CORPORATIVA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL IMPLEMENTAR EN FONTEBO UNA HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN INTERNA QUE PERMITA UNA MAYOR FLUIDEZ DE LA INFORMACIÓN FACILITAR LA COMUNICACIÓN EXTERNA A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB
ESTADO DE LOS PROYECTOS PROYECTO
ESTADO
IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
MANTENIMIENTO
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO
EJECUCION Y EVALUACION DE CAMPAÑAS
DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO
EJECUCION
DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN
.
ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SERVICIO AL CLIENTE
EJECUCION DE ACCIONES DE MEJORA Y DIVULGACION MANTENIMIENTO Y EJECUCION DE ACCIONES DE MEJORA
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
EN EJECUCION
DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
ETAPA FINAL DE ENTREGA
IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET
EJECUTADO
ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB
EJECUTADO
IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
JUSTIFICACION Este proyecto le permitir谩 a FONTEBO impulsar y orientar una Cultura de Calidad que propicie la mejora en los procesos, servicios, el desarrollo de capacidades del personal, fortalecimiento de la confianza de los Asociados y una gesti贸n eficiente orientada a resultados.
OBJETIVO Implementar en Fontebo un Sistema de gesti贸n de la Calidad basado en la Norma ISO 9.001.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer las condiciones Generales en que se Encuentra Fontebo
Definir y Desarrollar el plan de Sensibilización y capacitación de la norma y empoderar al personal para que gestione efectivamente el sistema.
Controlar y verificar el funcionamiento del Sistema de calidad implementado
Elaborar el Diagnóstico inicial de Fontebo vs. la norma ISO 9.001
Realizar auditorias al Sistema de Gestión de Calidad
Determinar el plan de Acción con el fin de dar cumplimiento a la Norma.
Desarrollar el plan de acción propuesto
Realizar un seguimiento al SGC después de la certificación.
Obtener la certificación de Fontebo en ISO 9001 Realizar Auditorias periódicas y efectuar los correctivos del caso.
FASES DE DESARROLLO 2. Diagnostico y Plan de Acción
1. Sensibilización y Capacitación
6. Mantenimiento del sistema y Auditorias de Seguimiento
ISO 9001 Versión 2008
5. Proceso de Certificación
3. Implementación
4. Estabilización del sistema
CRONOGRAMA
Abril 28 de 2010
Bogotรก D.C.
JUSTIFICACIÓN
La planificación es un requisito indispensable para el logro de los obje6vos y del desempeño sa6sfactorio de la organización. Por tanto el Presupuesto de Caja como herramienta fundamental para la proyección y control de los recursos de efec6vo de FONTEBO, debe reflejar su comportamiento económico, aminorando la incer6dumbre, y los riesgos por asumir, con información en 6empo real.
OBJETIVO GENERAL
Sistema6zar la herramienta de previsión de Ingresos y Gastos en efec6vo, el Presupuesto de Caja, como módulo d e l s o L w a r e o p e r a c i o n a l , p a r a d i n a m i za r s u funcionamiento y así facilitar la toma de decisiones económicas, financieras y sociales de FONTEBO, dentro de las condiciones y temporalidad, previstas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
– Contar con información detallada de los flujos de efec6vo del Fondo, en 6empo real. – Establecer un control permanente sobre los flujos de efec6vo, para la disposición de los sobrantes y/ó faltantes. – Evaluar la razonabilidad del comportamiento de los flujos de efec6vo proyectados, para op6mizar la administración de los recursos.
CRONOGRAMA
Ajuste Estructura Modelo
3era. Semana Sep6embre 2008
1era. Semana Octubre 2008
Definición Requerimientos 2da. Semana Octubre 2008 2da. Semana Marzo 2009 Desarrollo Módulo Desarrollo Módulo empresa so9ware
3era. Semana Marzo 2009
Desarrollo Elaboración y Ejecución Presupuestal Consolidada
3era. Semana Marzo 2009
4ta. Semana Agosto 2009
Validación y Pruebas Desarrollo Presupuestal Consolidado
2da. Semana Sep6embre 2009
4ta. Semana Febrero 2010
Desarrollo Elaboración y Ejecución Presupuestal por Áreas
2da. Semana Abril 2010
2da. Semana Julio 2010
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO
JUSTIFICACION Los servicios que ofrece actualmente FONTEBO, son para el bienestar y satisfacci贸n de los asociados y sus beneficiarios, quienes cuentan con valores agregados y diferenciales que garantizan ventajas en los servicios de cr茅dito, ahorro permanente y a la vista, auxilios, subsidios, convenios y el Centro Recreacional, sin embargo, no cuenta con estrategias para promocionar, difundir, comercializar y posicionar dichos servicios ante sus asociados, con el fin de aumentar la demanda de los mismos, crear sentido de pertinencia y satisfacci贸n.
OBJETIVO Definir un Modelo de Mercadeo con base en las necesidades de los asociados de FONTEBO, para promocionar el portafolio de servicio, instrumento que se medirá semestral y anualmente de conformidad a la demanda y variaciones del mercado.
OBJETIVO ESPECIFICOS • Definir el alcance y políticas del modelo de mercadeo. • Evaluar y definir el Portafolio de Servicios. • Definir campañas de mercadeo para cada uno de los servicios que tiene FONTEBO.
.
PLAN DE ACCION • Definir objetivos, políticas y estrategias del modelo de mercadeo • Hacer el análisis de la información arrojada por la encuesta realizada por FONTEBO en junio de 2008. • Recopilación y consolidación de históricos de comportamiento por servicio. • Evaluación de los proveedores de EDS. • Elaboración informe de resultados. • Diseño del portafolio de servicios. • Priorización de las campañas de mercadeo por servicio. • Ejecución de las campañas. • Seguimiento y evaluación de las campañas de mercadeo.
CRONOGRAMA 2.010 AREA O DEPARTAMENTO
ENERO
CAMPAÑA ACTIVIDADES Reunión concertación y coord. Campaña Segmentación bases BIENVENIDO A de datos - Diseño, impresión y publicación FONTEBO PENSIONADOS de piezas publicitarias - Convocatorias NUESTRO Publicación en medios PORTAFOLIO EN (pág.web, carteleras, MELGAR etc) - Envío correos ENCUESTA DE email y celular - Envío ESTUDIO DE NECE. Y cartas - Seguimiento y EVALUACION DE LA evaluación campaña SATIS.
FEBRE MARZ ABRIL RO O
MAYO
JUNIO JULIO
AGOST SEPTIE OCTUB NOVIE DICIEM O MBRE RE MBRE BRE PRESUPUEST O
1234123412341234123451234123412341234123412341234
JORNADA CENTRALES
SERVICIO AL CLIENTE Y EDS
ASOCIADOS SIN CREDITO LINEA DE CREDITO IMPUESTOS
CREDITO
LINEA DE CREDITO COMPRA DE CARTERA LINEA DE CREDITO VACACIONES LINEA DE CREDITO VIVIENDA LINEA DE CREDITO EDUCATIVO
Reunión concertación y coord. Campaña Segmentación bases de datos - Diseño, impresión y publicación de piezas publicitarias - Convocatorias Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
30.000.000
7,200,000
CRONOGRAMA 2.010 AREA O DEPARTAMENTO
ACTIVIDADES
BRIGADA DE CONDONACIONES
CARTERA
TESORERIA
ENERO FEBRERO MARZO
CAMPAÑA
Reunión concertación y coord. Campaña Segmentación bases de datos - Diseño, impresión y publicación de piezas publicitarias Convocatorias Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
RECUPERACION DE CARTERA (MENSAJES DE EDUCACION)
Reunión concertación y coord. Campaña Segmentación bases de datos - Diseño, impresión y publicación de piezas publicitarias Convocatorias Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
AVATF
Reunión concertación y coord. Campaña Segmentación bases de datos - Diseño, impresión y publicación de piezas publicitarias Convocatorias Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 341
ABRIL 2
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEM NOVIEMB DICIEMBR OCTUBRE BRE RE E
PRESUPUESTO
3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
4.500.000
1.200.000
CRONOGRAMA 2.010 AREA O DEPARTAMENTO
ENERO CAMPAÑA
FEBRE RO MARZO ABRIL
MAYO
JUNIO JULIO
AGOST SEPTIE OCTUB NOVIE DICIEM O MBRE RE MBRE BRE
PRESUPUESTO
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 SEMANA DE LA SALUD JORNADA DE SALUD VISUAL JORNADA DE SALUD ORAL EL DÍA DEL AHORRO
Reunión concertación y coord. Campaña Segmentación FERIA PROVEEDORES bases de datos Diseño, impresión FERIA NAVIDEÑA y publicación de piezas CRF (PROMOCION publicitarias NUEVOS PLANES) Convocatorias DEPORTES Publicación en medios (pág.web, CULTURA carteleras, etc) Envío correos RECREACION email y celular SALUD - PREVENCIÓN Envío cartas Seguimiento y evaluación CAPACITACIÓN campaña OLIMPIADA DEPORTIVA INFATIL (FUT, BOL, XBOX, PATIN, FUTBOLIN, COCA) CUMPLEAÑOS DE FONTEBO
EDS
CUMPLEAÑOS DE LOS ASOCIADOS
21,200,000
DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO
JUSTIFICACION En estas épocas de cambios y proyección de producción y mercados con altos estándares de calidad y competencia, es importante contar con un recurso humano altamente evaluado y ponderado donde se puedan realizar programas de motivación y capacitación de acuerdo a las necesidades de Fontebo. Se hace necesario implementar una estrategia orientada a la productividad y efectividad en la gestión, teniendo una información permanente de los indicadores de gestión con el fin de mantener un control sobre la efectividad y calidad en la prestación del servicio y mejorando la imagen de la empresa en el mercado.
OBJETIVO Diseñar e implementar programas que permitan el desarrollo por competencias y bienestar del cliente interno.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Validar perfiles y definir las diferentes funciones para los cargos en cada una de las áreas. • Elaborar políticas salariales teniendo en cuenta las competencias y niveles jerárquicos. • Implementar el modelo e instrumentos de la evaluación del desempeño por competencias. • Medir las necesidades de capacitación de los colaboradores de Fontebo.
CRONOGRAMA TALENTO HUMANO 2009-2010 DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO ACTIVIDADES 1. Validación y aprobación de perfiles y descripciones de cargos (manuales de funciones)
CRONOGRAMA ACTIVIDADES 2009 ENE FEB
CRONOGRAMA 2010
MA MA ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC R R
2. Elaborar políticas salariales, de reconocimientos, compensaciones y sanciones 3. Evaluación integral 360 grados a los colaboradores de FONTEBO 4. MEDIR LAS NECESIDADES DE LOS COLABORADORES DE FONTEBO 4.1 Encuesta a los colaboradores sobre las necesidades de capacitación. 5. Medición de Clima Organizacional 6. Actualización al Reglamento Interno de Trabajo 7. Actualización al Manual de Convivencia 8. Implementar el Modelo e Instrumento de Evaluación de Desempeño por Competencias
DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN
JUSTIFICACION Para poder gestionar de forma eficaz las comunicaciones a FONTEBO, es necesario crear un marco de cultura institucional adecuado, en el que todas las personas aporten al proceso, a fin de que utilicen las herramientas (tecnológicas o no) adecuadas, y se fomente el flujo de mensajes en todas las direcciones. Esto ayudará a disminuir la incertidumbre, reforzar las metas de la organización y encaminar esfuerzos hacia una empresa ágil, efectiva y más competitiva.
OBJETIVO
Describir el proceso de la comunicación en FONTEBO; a fin de entender como se desarrolla según los contextos de interacción presentes en el FONDO.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Identificar herramientas y canales de comunicación que permitan la eficaz implementación de los proyectos de trabajo de FONTEBO. • Identificar e implementar una estrategia que permita conocer y apropiar la misión, visión, valores políticos y objetivos de calidad institucionales en los trabajadores del FONDO y sus asociados. • Definir y afianzar procesos que permitan conocer y adoptar los procedimientos e instructivos para las comunicaciones internas y externas • Optimizar un mecanismo de difusión que permita mantener informado al personal sobre temas relacionados con sus tareas y desarrollo personal.
METODOLOGÍA • Recolección de información para el conocimiento del ciclo de comunicación. • Desarrollo y Aplicación de conceptos comunicativos al modelo de FONTEBO. • Revisión de matriz de comunicación, diseño de procedimientos y definición de medios. • Presentación de Desarrollo de Modelo. Divulgación y aplicación
PRESUPUESTO • Inversión: $ 1.600.000 Apoyo de Asesor de Comunicaciones.
CRONOGRAMA 2009 ETAPA
EJECUCIÓN
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Elaboración de Matriz de Comunicaciones
DIRECTORA EDS LIDER DE CALIDAD APOYO COMUNICACIONES
Presentación a Comité de Gerencia
DIRECTORA EDS LIDER DE CALIDAD APOYO COMUNICACIONES
Definición de Modelo de Comunicación, estructura, diseño y contenido
DIRECTORA EDS LIDER DE CALIDAD APOYO COMUNICACIONES
Elaboración de Procesos y Procedimientos de comunicación.
DIRECTORA EDS LIDER DE CALIDAD APOYO COMUNICACIONES
Consolidación y estructuración de información, diagrama de flujo
DIRECTORA EDS LIDER DE CALIDAD APOYO COMUNICACIONES
Recolección de Información del flujo y canales de comunicación interna y externa
DI NOVIEMB. C
OCTUBRE
DIRECTORA EDS LIDER DE CALIDAD APOYO COMUNICACIONES
2010 FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
Ajustes del Modelo
ASISTENTE DE SERVICO AL CLIENTE Y MERCADEO DIRECCION EDS
Aplicación, divulgación y socialización
ASISTENTE DE SERVICO AL CLIENTE Y MERCADEO DIRECCION EDS
ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SERVICIO AL CLIENTE
JUSTIFICACION Dentro de la filosofía organizacional en Fontebo, el tema de servicio se convierte en un factor diferenciador y de competencia. A través de la identificación y calificación del servicio por parte del asociado se asegura o no la permanencia significativa en el mercado, conservar los clientes a largo plazo y el crecimiento positivo, de acuerdo a la misión y visión de la empresa.
OBJETIVO Establecer un Modelo de Servicio al Cliente que permita analizar, sugerir y diseñar estrategias de servicio para satisfacer las diferentes y cambiantes necesidades del cliente externo, con altos niveles de calidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Establecer las políticas y estrategias del modelo de Servicio al Cliente. • Establecer las herramientas de medición de la calidad del servicio en FONTEBO. • Implementar los procedimientos y protocolos del modelo que aseguren una excelente calidad en el servicio y una alto grado de satisfacción del asociado.
PLAN DE ACCION • Diseño de Políticas de Servicio. • Elaboración de Procedimientos e Instructivos: Manual de Servicio Telefónico, PQRS y Medición de la Satisfacción y la Calidad del servicio. • Aplicación de Acciones de Mejora.
CRONOGRAMA 2.010 Encuestas de Seguimiento:
CRONOGRAMA SERVICIO AL CLIENTE 2.010
CRONOGRAMA SERVICIO AL CLIENTE 2.010
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
JUSTIFICACION Actualmente el auge de la tecnología nos ha llevado a utilizarla como herramienta de comunicación, permitiendo de esta manera una mayor accesibilidad a la información. Por esta razón se hace necesario crear un modelo de seguridad informática que nos ofrezca las herramientas para contrarrestar las vulnerabilidades a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Este modelo tiene como propósito establecer cada uno de las normas de seguridad para que de esta forma se pueda garantizar el funcionamiento de la infraestructura y seguridad de la información almacenada en los equipos de computo y servidores.
OBJETIVO Establecer y dar a conocer las normas para la utilización y cuidado de los recursos informáticos, con el propósito de proteger la infraestructura computacional y garantizar la seguridad de la información de FONTEBO.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Identificar todos los componentes y funcionalidades de la ISO27000, Norma 052/07 capitulo 10 de la Superintendencia Financiera y la ley 1273 de Mayo 01 del 2009, basado en el desarrollo de nuevas estrategias de seguridad informática que se aplican actualmente. • Realizar diferentes estrategias basadas en la continuidad del negocio, la confidencialidad, además del análisis del riesgo y el manejo de incidentes. • Sensibilizar a los usuarios de la necesidad de proteger los recursos informáticos.
CRONOGRAMA 2010 .
IMPLEMENTACIÓN VIRTUALIZACIÓN DE APLICACIONES
JUSTIFICACIÓN
Debido al crecimiento de FONTEBO se hace necesario buscar la mejor manera de ges6onar no solo los aplica6vos sino también el aprovechamiento de la infraestructura que se posee. Actualmente la solución mas viable es la virtualización porque nos ayudará ha construir una infraestructura mas flexible y organizada.
OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar una infraestructura de virtualización, que nos ayude a controlar los costos adicionales e incrementar la agilidad en la ejecución de procesos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Consolidar las aplicaciones que por sus caracterísicas puedan trabajar en máquinas virtuales. • Ampliar accesibilidad a las aplicaciones y datos para manejar un balanceo y de esta forma lograr rapidez en las aplicaciones. • Desarrollar una políica de recuperación de errores para evitar puntos críicos en la red FONTEBO.
IMPLEMENTACIÓN PLAN DE CONTINGENCIA BASE DE DATOS - ORACLE
JUSTIFICACIÓN
Para FONTEBO poder garanizar la coninuidad del negocio, se hace necesario crear un plan de coningencia que le ayude ha recuperarse rápidamente en caso de desastre. Por esta razón se debe configurar la base de datos en modo rack para cuando falle un equipo, otra maquina se encuentre en igualdad de condiciones para restablecer el servicio.
OBJETIVO GENERAL
Implementar una solución de almacenamiento comparido para garanizar alto rendimiento , alta disponibilidad y balanceo de cargas en el servidor de base de datos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Diseñar un plan de coningencia para permiir el normal funcionamiento en caso de accidente interno o externo. • Cumplir la reglamentación exigida en la circular 052 de la SuperFinanciera.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2010
ESTUDIO E IMPLEMENTACION PLANTA ELÉCTRICA
JUSTIFICACIÓN
FONTEBO no cuenta con una planta eléctrica que permita garanizar la coninuidad de la operación en caso de fallas eléctricas en el edificio o accidentes en el sector por un período no mayor de una hora y media.
OBJETIVO GENERAL
Adquirir una Planta Eléctrica que permita sostener el funcionamiento de las áreas y dar la atención requerida al asociado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Iniciar por fases la Actualización en el área de Informáica y Cuarto de Redes. • Extender la Actualizar del cableado estructurado a categorías adecuadas al mundo informáico de hoy en todo FONTEBO. • Agilizar los procesos de conexión internos entre Cliente ‐ Servidor para que la transferencia de información aumente
CRONOGRAMA
DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
JUSTIFICACION Luego de ejecutar la primera etapa del proceso de depuración de la documentación de FONTEBO, en la cual se organizó el archivo, se hace necesario dar continuidad, al mismo, a través de una segunda etapa que busca optimizar el medio de conservación y agilizar los procesos de consulta.
OBJETIVO Digitalizar el archivo físico de FONTEBO, correspondiente a carpetas de asociados, exasociados, garantías, avalúos, pagares, y la información que lo requiera de cada una de las áreas y direcciones de la organización.
OBJETIVO GENERAL Digitalizar el archivo central utilizando las técnicas reglamentadas por el archivo general de la nación.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Facilitar los medios de consulta del archivo central • Asegurar la información del Fondo, teniendo en cuenta que se constituye en uno de los activos más importantes de la organización • Lograr el avance tecnológico del área de archivo • Dar cumplimiento a uno de los requerimientos del sistema de gestión de calidad
ETAPAS DE DIGITALIZACIÓN 1. 2. 3.
Elaboración Cronograma de Trabajo. Recepción de Documentos. Alistamiento de Documentos. – Desencarpetar . – Retirar Ganchos Cosedora. – Desempaste de Libros. 4. Digitalización de Documentos. – Conversión de archivos físicos a digitales. – Control calidad de imágenes. 5. Empalmar documentos y realizar entrega a las respectivas áreas. 6. Creación de la estructura documental. 7. Indexación de imágenes. 8. Parametrización del aplicativo. 9. Migración bases de datos y repositorio de imágenes. 10. Capacitación. 11. Puesta en Marcha.
CRONOGRAMA PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL (DIGITALIZACION) ACTIVIDADES
INSTALACION DE EQUIPOS RECEPCION Y ALISTAMIENTO DOCUMENTAL DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS CREACION DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL INDEXACION DE DOCUMENTOS CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES PARAMETRIZACION DE USUARIOS MIGRACION DE IMÁGENES AL SERVIDOR DE FONTEBO CAPACITACION PERSONAL FONTEBO
2009
2010
OCTUBRE NOVIEMB. DICIEMB. ENERO FEBRERO MARZO 1
ABRIL
MAYO
JUNIO
2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET
JUSTIFICACION Actualmente FONTEBO se encuentra en una etapa muy importante debido al crecimiento, flujo de la información y variedad de operaciones, por esta razón se hace necesario implementar una herramienta que facilite las comunicaciones, ayudando a mejorar el flujo adecuado de la información y de esta manera cumplir con cada unos de los objetivos propuestos. Las ventajas de utilizar una herramienta como la Intranet es facilidad para compartir archivos, utilización del correo electrónico y otros medios de comunicación. Adicionalmente al utilizar de una forma adecuada la conexión a Internet se amplían las posibilidades, pues puede estar en contacto con las diferentes actividades de la empresa así no se encuentre en la oficina.
OBJETIVOS Implementar en FONTEBO una herramienta de comunicaci贸n interna que permita una mayor fluidez de la informaci贸n.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
CRONOGRAMA 2.009
ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB
JUSTIFICACION • Se hace necesario el cambio de la pagina web, teniendo en cuenta que la existente actualmente posee falencias a nivel de seguridad. • La pagina no cumple con las necesidades y expectativas de los asociados en cuanto a presentación y contenido. • A nivel de informática se requiere una plataforma mas generalizada para su actualización y manejo.
OBJETIVOS Facilitar a través de la pagina web la comunicación externa y la divulgacion de los servicios de FONTEBO.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Diseñar e implementar la página web como herramienta de comunicación que permita una interacción real entre los asociados y FONTEBO. • Modernización de los recursos comunicativos a nivel tecnol{ogico • Facilitar el acceso y consulta a la información del portafolio de servicios. • Actualizar permanentemente al asociado de cambios ocurridos al interior del fondo. • Divulgación de la imagen corporativa. • Mejoramiento de la presentación de la imagen corporativa • Prestar servicios de comunicación al asociado.
METODOLOGIA
PRESUPUESTO Costo Total Proyecto: $ 9.268.400
CRONOGRAMA CRONOGRAMA DE ELABORACION PAGINA WEB
AGOSTO
ETAPA
EJECUCIÓN
DIAS HÁBILES
FIRMA DEL CONTRATO, POLIZAS Y TRÁMITE ADMINISTRATIVO
FONTEBO ‐ SCRAV
5
DESARROLLO ARQUITECTURA INFORMACIÓN
FONTEBO ‐ SCRAV
3
COMPOSICIÓN GRÁFICA Y DEFINICIÓN DE ESTILOS INSTITUCIONALES
FONTEBO ‐ SCRAV
5
BOCETACIÓN Y GENERACIÓN PROPUESTAS
SCRAV
11
DESARROLLO DE APLICACIONES (SIMULADOR, ESTADOS DE CUENTA, COTIZADOR Y GENERADOR DE CERTIFICACIONES ) ‐ INGENIERIA SW
SCRAV
45
DEFINICIÓN PROPUESTA FINAL
FONTEBO ‐SCRAV
5
FONTEBO ‐ SCRAV
3
SCRAV
30
ELABORACIÓN RECURSOS Y ADAPTACIÓN GRÁFICA DE APLICACIONES
SCRAV
SEGÚN CANTIDAD APROX 5
PRUEBAS Y CORRECCIONES FINALES
FONTEBO ‐ SCRAV
ENTREGA DE MATERIAL Y ARCHIVOS FINALES LANZAMIENTO PAGINA WEB
ELABORACIÓN DE TEMPLATE DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MONTAJE, MIGRACIÓN DE INFORMACIÓN, PRUEBAS
1
2
3
SEPTIEMB. 4
1
2
3
4
OCTUBRE 1
2
3
NOVIEMB 4
1
2
3
DICIEMBRE 4
1
2
3
4
5
SCRAV
1
FONTEBO
1