IDS de Centroamérica
Año I, Vol. 21
Nuevos Tiempos Procesos, Gente y Tecnología
"Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad." Jean de la Bruyere
La gestión del tiempo debe redundar en más eficiencia y más efectividad, sino es así, es más tiempo perdido. CÓMO
SER
MÁS
EFICIENTE
Para ser más eficiente es importante determinar cuándo se es más productivo y qué le hace perder el tiempo. Para averiguar estas dos cosas, es muy útil apuntar durante una semana (al menos 3 o 4 días) todo lo que hace y el tiempo que emplea en cada cosa. Durante un día normal, todos tenemos picos de productividad, que no son los mismos para todas las personas, después hay momentos de productividad normal-buena y ratos en los que me cuesta mucho concentrarse y se pierde el tiempo con cualquier cosa. Haga el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en sus momentos productivos, y deje el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que su productividad aumente y que se sienta más satisfecho al ver que hace y acaba más cosas (el truco está en acabar, no en empezar y dejar a medias). También, tiene que conocer cómo pierde el tiempo, las actividades o tareas que supuesta-
mente le van a llevar cinco minutos y sin darse cuenta ha perdido media mañana. Ahora ya sabe cuándo es más productivo y que “ladrones” de su tiempo debe eliminar o limitar, aquí tiene otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:
Agrupe tareas: en vez de mirar su correo cada 15 minutos, propóngase hacerlo 3 veces al día. Programe períodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, internet,...).
CÓMO
SER
MÁS
EFECTIVO
La segunda parte consiste en ser más efectivo, en centrarte en las cosas importantes, las que le van a dar mejores resultados. En resumen, en saber priorizar. Aquí le informo de tres métodos: 1. Los cuatro cuadrantes (técnica descrita en el libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen Covey). Consiste en agrupar sus tareas en uno de estos cuadrantes:
importante y urgente importante y no urgente no importante y urgente no importante y no urgente.
"Sólo le falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo". G. M. de Jovellanos
Primero se centra en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas importantes no lleguen a ser urgentes. 2. Ley de Pareto. El 80% de tus resultados provienen de un 20% de tu trabajo. Identifique ese 20% y hágalo primero. Por ejemplo, si tiene una lista de 20 tareas, utilizando este sistema, sólo 4 serían las realmente importantes, decida cuáles son y encárguese de ellas primero. 3. Responda a estas preguntas. ¿Qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? y si sólo tuviera que hacer una cosa, ¿qué sería? LO
MÁS
IMPORTANTE
Ahora ya conoce cómo ser más eficiente y más efectivo, y se notará en su trabajo, pero hay una tercera parte, la más importante: “querer”. Como todo en esta vida, ser más productivo depende de si quiere seguir adelante a pesar de los obstáculos e imprevistos que le surjan. Así que piense, ¿necesita ser más eficiente, más efectivo o las dos cosas? ¿Está dispuesto a hacer lo que haga falta?
*Basado en Art. de Aida Baída Gil