REVISTA DIGITAL
EDICIÓN ESPECIAL
NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ESCRITA
BS. 1.500,00
JULIO 2016
CONTENIDO Normas de la Comunicación y Expresión Escrita………………………………………… 3 Características de la Comunicación Escrita………………………………………………… 4 Ventajas y Desventajas……………………………….……………………………………………… 4 Normas de Ortografía…………………………………………………………………………….……5 Métodos Estructurales de la Comunicación Escrita……………………………….…….6 Párrafo y sus Tipos………………………………………………………………………………….……7 Página ………………….………………………………………………………………………………….….8 Cartas………………….…………………………………………………………………………………….…9 Memorándum……………….………………………………………………………………………….…9 Circular……….……………….…………………………………………………………………………….10 Memoparte..……………….…………………………………………………………………………….10 Minuta………..……………….…………………………………………………………………………...11 Acta…………..……………….……………………………………………………………………………..11 Informe……………….………………………………………..………………………………….……….12 Oficio…………………………….…………………………………………………………………………..13 Orden del Día……………….……………………………………………………………………………14 Telegrama…………………….……………………………………………………………………………14 Curriculum Vitae………….……………………………………………………………………………15 Tips…………….……………….…………………………………………………………………………….16 Referencias..……………….…………………………………………………………………………….17 Publicidad...……………….……………………………………………………………………….…….18 Revista Digital de información Sobre las Normas de la Comunicación y Expresión Escrita
Editorial Grupo I Corresponsales Emili Perdomo - Mayecleem Quero Roselys Polanco - Saydileth Perdomo Karla Giménez
NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL La finalidad de la comunicación escrita, debe ser principalmente, que el mensaje llegue y sea entendible por el destinatario para así dar la respuesta mas adecuada. Para que el mismo sea entendido correctamente se debe tomar en cuenta algunas normas de la expresión escrita, las cuales son primordiales: Normas generales de expresión escrita. Normas de ortografía, sintaxis y puntuación. La forma, estructura y contenido de los escritos. Conocimiento de las siglas y abreviaturas. Es importante mencionar que la comunicación escrita dentro de las organizaciones, debe cumplir ciertos requisitos para que sea efectiva, estos requisitos son: Brevedad: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al final no nos acordamos del principio de la comunicación. Para conseguir que la comunicación sea breve debemos: Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar de en una frase más larga o intentar decir lo mismo con menos palabras. Evitar los detalles excesivos. Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios. Sencillez: hará que se nos entienda con mayor facilidad. Para ello podemos: Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos. Usar palabras de uso común. Dinamismo: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de entender. Para ello podemos: Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más información, son más cortas y son más reales que las frases en forma pasiva. Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al interlocutor. Positividad: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre lo desfavorable. Con ello conseguiremos que nuestra comunicación sea más fluida y agradable. Orden: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos: Construir oraciones que tengan unidad: con sólo una idea principal. Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento. Cuando se redacta un documento empresarial, la imagen que damos con él , es la imagen que el receptor va a tener de nuestra empresa u organización, por lo que debemos cuidar, con especial esmero, las normas de ortografía.
Emili Perdomo C.I. 17.354.986
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Características de la Comunicación Escrita Claridad: Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia. Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que dé lugar a dudas. Precisión: Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal vez la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas. Síntesis: En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo más importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras. Naturalidad: Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder. Cortesía: Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.
Ventajas: • • •
Reflexión. Se registra información. Es fuente de consulta.
Desventajas: • • • •
No hay retroalimentación inmediata. Si está mal redactado se mal interpretará el mensaje. Baja el nivel de interdependencia. Fomenta el aislamiento.
Emili Perdomo C.I. 17.354.986
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Normas de Ortografía En la Ortografía podemos encontrar cuatro aspectos importantes, los cuales son: Uso de las Mayúsculas. Uso de las Distintas Letras (por ejemplo: la B, la V, la H, la G o la M). Acentuación. Los Signos de Puntuación y Otros Signos, a continuación mostramos la definición para cada uno: El Punto: indica una ruptura en el pensamiento. La Coma: señala una pausa. El Punto y Coma: una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para señalar la separación entre los elementos de una lista. Los Dos Puntos: son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido; establecen una pausa en la línea de pensamiento, pero no demasiado larga. El Guión: es un signo útil. Puede tener dos significados: Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y continúa en el siguiente y para unir las dos partes de algunas palabras compuestas. Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para desarrollar una exposición. Los Puntos Suspensivos : indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que la frase o el párrafo lo hayan hecho.
Mayecleem Quero C.I. 17.195.987
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Métodos Estructurales de la Comunicación Escrita La comunicación textual, precisa de una estructura para lograr que sea clara, sencilla, objetiva, amena y concreta. Existen varios métodos para acondicionar el contenido que deseamos trasmitir, dependiendo del propósito que se tenga al redactar. 1.- Método Rudyard Kipling. 2.- Marshall MacLuhan. El Método Rudyard: se aplica a la información periodística, y su propósito consiste en integrar en un todo armónico, los elementos dispersos. Para lograr esto debe responder a las siguientes preguntas:
¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Por qué?. Al uso de éstas preguntas, se les conoce también como “método estructura Wh”, en vista de que las palabras en inglés utilizadas en planteamiento, comienzan con la letra “wh”.
El de Marshall MacLuhan lleva el siguiente proceso: Se identifica al objetivo o situación sobre la que se va a escribir. Se asignan las posibles relaciones que pueda tener con otro objeto u objetos, situaciones, hechos o circunstancias. Fundamenta tesis. Elabora conclusiones.
Mayecleem Quero C.I. 17.195.987
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL El Párrafo
Es una unidad de puntuación. Un conjunto de oraciones o un período oracional que comienza con letra mayúscula y termina en un punto y aparte. Pero es también una unidad del texto y una unidad de información. Todo escrito de una cierta extensión está estructurado en bloques reciben el nombre de párrafos. Se puede distinguir visualmente porque está separado en bloques con o sin sangrías, separados por espacios en blanco. El párrafo es cada una de las partes de un escrito que desarrolla una idea parcial y concreta de las que conforman la composición total. El párrafo es una unidad de texto superior a la oración. Al igual que un texto está formado por párrafos, el párrafo está formado por oraciones. La extensión del párrafo o el número de oraciones que lo componen es variables y se determina por la idea central que éste desarrolla. La idea central organiza y determina la naturaleza del párrafo. Las demás oraciones o frases amplían o explican la idea central.
Tipos de Párrafos Podemos
clasificar
el
párrafo
del
modo
siguiente:
-El Párrafo Introductorio: Se utiliza para plantear la tesis o el problema que se va a tratar y para anunciar el desarrollo posterior. -El Párrafo de Desarrollo: Por lo general dedicamos varios párrafos para el desarrollo del tema que vamos a tratar. Estos párrafos pueden construirse mediante el comentario de un hecho, la enumeración de los diversos aspectos de un problema o bien mediante la ejemplificación, la demostración, la argumentación o la explicación de un procedimiento, etc. -El Párrafo de Conclusión: La conclusión o párrafo final de un escrito, se emplea para resumir las ideas principales o bien para hacer el comentario final de un escrito.
Roselys Polanco C.I. 15.107.636
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Las Páginas El tamaño de las hojas de papel que se utilizan es el DIN 4A, de 210 x 297 mm. Generalmente se usa papel blanco, brillante y, como mínimo de 80 gr. En la actualidad se utiliza también papel reciclado, lo cual da a la organización una imagen positiva de respeto hacia el medio ambiente. Los márgenes Izquierdo y Superior deben ser de 4 cm o más., Derecho e Inferior deben ser de 3 cm o más. Si un documento tiene mas de una pagina, el margen superior de la primera es mas grande que las demás para poder introducir los datos de identificación y el titulo. Un documento contiene tres parte: El Encabezamiento, El Texto y el Pie.
Roselys Polanco C.I. 15.107.636
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Las Cartas Al papel escrito que tiene la finalidad de comunicar algún asunto determinado, entre dos personas o más, se le denomina carta. Existen diferentes tipos de cartas:
Carta Comercial
La carta comercial es aquella que representa a una sociedad o institución hacia algún similar para tratar asuntos de negocios, dependiendo de la forma del membrete, color y papel de la carta. Sus partes son: Membrete Lugar y fecha Destinatario Vocativo Texto Despedida Antefirma Firma Cargo Anexos Otros datos Referencias finales
Memorándum Este escrito tiene la función de recordar algún asunto o dar alguna instrucción, también se le conoce con el nombre de memorando, es informal y no se debe sancionar a ninguna persona con el mismo. Su formato es media carta, tiene el nombre Memorándum al centro, el texto es extenso, la fecha se puede abreviar, se finaliza con un “atentamente” y es interno, puede utilizarse para dar alguna indicación a algún subordinado, notas de compromisos, etc. Sus componentes son: Membrete La palabra memorándum centrada Asunto Fecha Dirección Texto Despedida Antefirma Firma Referencias finales En algunos casos algunos de los elementos puedes omitirse cuando no es tan formal el asunto.
Saydileth Perdomo C.I. 19.779.100
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Circular Es un escrito el cual se tiene que comunicar a varias personas al mismo tiempo. A través de este se tramitan asuntos oficiales y mercantiles, por ello se deben adecuar a las normas de redacción del oficio y carta, sin que dejen de ser colectivas. Sus partes son: Membrete La palabra Circular centrada Numero o clasificación Asunto Fecha Dirección Texto Despedida Antefirma Firma Referencias Finales Esta puede ser interna o externa. La escritura debe de ser muy cuidadosa ya que el lector tiene que entender que solo ha sido escrita para el, de lo contrario no la leerá.
Memoparte También conocido como recado, es un texto administrativo el cual es breve conciso y no deja lugar a dudas. Por lo mismo se escribe en papeles pequeños y no tiene y se dan órdenes, sugerencias, información, etc.
Saydileth Perdomo C.I. 19.779.100
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL
Minuta Es una especie de acta, solo que más breve y que servirá para, en futuro, para redactar el acta formal. Contiene el motivo de la reunión, los participantes, hora y lugar, etc. La finalidad de la minuta es ser archivado en un minutario, en el mismo se pueden archivar otro tipo de documentos como cartas, memorandos, etc., para así tener un control cronológico de algún asunto. El formato de encabezado del texto puede organizarse de la siguiente manera: Minuta de la sesión de trabajo Lugar de la reunión Fecha de la sesión Relación de asistentes Objetivo de la reunión
Acta Es el documento en donde se registra de forma escrita los hechos de una reunión. El acta contiene los siguientes datos básicos: Ciudad Hora Fecha Lugar Nombre del organismo Relación de asistentes Objeto que lo exponen Relación secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas Hora de finalización Se tiene que dar fe del acta por un funcionario público, en caso de ser un acta privada o no contar con algún funcionario público que de fe, se requerirá la presencia de testigos.
Saydileth Perdomo C.I. 19.779.100
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Informe Los informes son comunicados que pueden ser de lo más simple hasta lo más completos, su función es ayudar a las personas a comprender el ambiente y normas que se tienen en un lugar de trabajo, así como ayuda a los funcionarios a tomar decisiones. Hay que ver quién y para quien se va a redactar el informe, ya que puede darse para colegas, especialistas, gerentes, etc. Existen dos tipos de informes: El Administrativo y El Científico. El Administrativo es un instrumento por el cual una organización da información hacia fuera de la misma, no tiene que ser muy extenso y tiene que ser concreto y objetivo. El científico se caracteriza por ser detallado y extenso, este es con fines de investigación y educativos.
Karla Giménez C.I. 17.013.938
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Oficio El oficio es la sustitución de carta convencional para instituciones y oficinas de gobierno. El documento tiene una serie de elementos los cuales son necesarios incluir en el oficio tales como: Nombre de la dependencia que tramita Numero de escrito Clasificación del expediente Asunto Expresiones Lema de la institución Jerarquía del firmante Membrete Fecha y lugar Destinatario Antecedentes del oficio Despedida Lema Nombre del firmante Datos finales Algunos tipos de oficio son: De Correspondencia Exterior: Se dirige a una persona ajena a la dependencia. De Correspondencia Interior: Se dirige a una persona de la misma dependencia. De respuesta: Con respecto a un asunto ya iniciado, y se citan los antecedentes. Con párrafos Clasificados: Cuando se tocan varios temas específicos. De inserción de Texto: Dentro de las ideas del texto se intercalan otros textos ajenos al mismo.
Karla Giménez C.I. 17.013.938
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NORMAS DE LA COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ORAL Orden del Día Es un documento que ayuda a facilitar las reuniones determinando los temas que se van a discutir.
Telegrama Es un mensaje el cual se transmite vía terrestre dentro de la misma ciudad o país, e inclusive continente. Si tiene que cruzar el mar se le denomina cablegrama o radiograma dependiendo del medio por el cual se transmita. Como es un medio el cual el precio lo ponen las compañías que dan el servicio, existen dos tipos de telegramas: Elíptico: Utiliza todas las palabras, signos, etc., para que la idea pueda ser entendida a la perfección. Enclítico: Solo utiliza palabras clave como pronombres para dar la idea general. El telegrama puede ser de orden ordinario o urgente, y se escribe al final del mensaje.
Karla Giménez C.I. 17.013.938
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Curriculum Vitae Es un documento el cual contiene la información de identidad de un individuo y describe su historia personal con algún propósito determinado. Se hará un recuento de todo los hechos significativos en importantes para que el destinatario lo tenga en consideración. Los elementos más importantes son: Nombre y apellidos Fecha de nacimiento Sexo Nombre del padre y la madre Profesión o actividad principal Estado civil Número de hijos Domicilio habitual y accidental Teléfono Altura, peso y señas corporales Títulos, diplomas y grados académicos Historia Profesional Referencias Firma
Mayecleem Quero C.I. 17.195.987
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Tips para mejorar la Comunicación Escrita Ordena tu material con una secuencia lógica y cubra estas preguntas: Quién, Qué, Cómo, Cuándo, Cuánto, Dónde. Escriba de la misma manera en que le hablaría a los miembros de su equipo de trabajo. Envíe copias sólo a las personas directamente involucradas. Use un lenguaje simple y destaque los términos e ideas importantes utilizando diseño y contexto en lugar de repetición. Use frases y párrafos cortos. No incluya detalles adicionales y documentos pertinentes en el texto principal, adjúntelos al final como apéndices. Use frases asertivas al comenzar la carta y acentúe los aspectos positivos de su propuesta. Refleje su comprensión en cuanto a las necesidades de sus lectores usando muchas oraciones en segunda persona. Emplee un lenguaje libre de prejuicios, maneje los sujetos en plural, los pronombres y nombres en neutral o plural y evite los posesivos. Lea su trabajo en voz alta antes de enviarlo y haga los cambios necesarios hasta que lo entienda bien. Guarde copias de los trabajos escritos que le parezcan particularmente efectivos y remítase a estas copias con frecuencia.
Emili Perdomo - Mayecleem Quero - Roselys Polanco - Saydileth Perdomo - Karla Giménez
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REFERENCIAS
http://blog.dharmacon.net/tips/hab-blandas/tips-para-habilidades-blandas-como-mejorar-nuestra-comu nicacion-escrita / http://modelo-carta.com/ http://www.mailxmail.com/curso-comunicacion-escrita/normas-comunicacion-expresion-escrita http://slideshowes.com/doc/668116/normas-de-comunicaci%C3%B3n-y-expresi%C3%B3n-escrita
Emili Perdomo - Mayecleem Quero - Roselys Polanco - Saydileth Perdomo - Karla GimĂŠnez
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Emili Perdomo - Mayecleem Quero - Roselys Polanco - Saydileth Perdomo - Karla GimĂŠnez
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