Selling cookbook by MC Slovakia

Selling cookbook

Obsah Predhovor ......................................................................................................................................................... 3 1. Research........................................................................................................................................................ 4 2. CRM ................................................................................................................................................................. 4 Ako teda treba pracovať s CRM, aby sme si boli istí, že firmu môžeme osloviť? ............. 4 Ako sa teda zapíše spoločnosť do CRM?........................................................................................... 6 3. Príprava pred prvým telefonátom ...................................................................................................... 7 4. Prvý telefonát .............................................................................................................................................. 8 5. Prvý kontaktný email .............................................................................................................................14 6. Naše milované CRM ................................................................................................................................15 7. Príprava pred meetingom ....................................................................................................................15 8. Samotný meeting .....................................................................................................................................16 8.1 Príchod a podanie ruky..................................................................................................................16 8.2 Občerstvenie ......................................................................................................................................16 8.3 Vizitky ...................................................................................................................................................16 8.4 Ice Break ..............................................................................................................................................17 8.5 Úvod do stretnutia ...........................................................................................................................17 8.6 Očakávanie od meetingu ...............................................................................................................17 8.7 Samotný flow meetingu:................................................................................................................17 1. Predstavenie AIESEC ....................................................................................................................17 2. Získavanie informácií o firme ...................................................................................................19 3. Hľadáš možnosti spolupráce .....................................................................................................21 4. Zhrnutie a ďalší postup ...............................................................................................................22 9. Po stretnutí ................................................................................................................................................23 10. Firma chce stážistu! .............................................................................................................................23 10.1 Dotazník a návrh zmluvy ............................................................................................................23 10.2 Mám vyplnený dotazník, čo s ním? .........................................................................................24 10.3 Podpis zmluvy ................................................................................................................................25

Predhovor Vítam ťa pri čítaní manuálu ako správne a efektívne predať stážistu(a celkovo myšlienku AIESEC) externému partnerovi. Tento dokument má poslúžiť ako návod pri tvojich začiatkoch v sellingu, ale aj ako taký „refresh“ informácií. A prečo táto kuchárka vznikla? Selling je jedna z najdôležitejších častí AIESEC. Ak selleri nevedia správne predať AIESEC produkty, či už firmám, školám, alebo škôlkam, nastáva reťazová reakcia, ktorou sú ovplyvnené 3 strany: 1. zahraničné pobočky AIESEC pretože nevzniká dostatočne veľa príležitostí pre zahraničných stážistov, aby prišli na Slovensko 2. firmy, pretože sú ukrátené o viaceré benefity (čítaj ďalej a dozvieš sa aké) 3. a v neposlednom rade aj tvoje LC pretože do pobočky neprichádza také množstvo finančných príjmov, koľko by mohlo. Nikto učený z neba nespadol a každý úspešný seller musel niekde začať. Musel spraviť prvý telefonát, napísať prvý email, ísť na prvé stretnutie. Táto teória by ti mala pomôcť spraviť tieto prvé kroky. Pamätaj, že selling sa treba učiť krok po kroku, nejde všetko naraz. Možno hneď pri prvom telefonáte zakopneš, na meetingu sľúbiš niečo nesplniteľné, či zabudneš zapísať output do CRM. Chyby sa stávajú. Najdôležitejšie je z každej skúsenosti sa poučiť a ísť ďalej, nevzdať sa. Manuál, ktorý ťa naučí ako čo najúspešnejšie predávať, je rozdelený do viacerých častí: Nájdeš tu info ako postupovať pri prvotnom prieskumu trhu a čo treba urobiť pred prvým telefonátom. Ďalej sa dočítaš ako viesť prvý telefonát tak, aby sa ti podarilo dohodnúť stretnutie s firmou. Pridávam aj príklad oslovovacieho emailu v prípade, že firma nemá telefonický kontakt. Taktiež prediskutujeme, ako by mal vyzerať meeting, tipy a triky čo hovoriť, ako odpovedať na niektoré námietky. Prečítaš si aj o tom, ako správne robiť follow up po calle / meetingu, ako pracovať s CRM, a aký je postup pre uzatvorenie zmluvy. Ako vidíš je toho celkom veľa na preberanie, preto myslím, že neostáva nič iné, len sa vrhnúť do práce! 

1. Research Ako prvá vec, ktorou treba začať predtým, než chceme hocičo predať, je spraviť research firiem, ktoré chceme osloviť. Existuje nespočetné množstvo zdrojov – Google, databázy, internetové zoznamy, staré sheety od predchádzajúcich sellerov,... Tento prvotný research zavisí najmä od segmentácie, teda aký typ firmy hľadáme (menšia/väčšia/startup/marketingová/IT/...). Pri prvotnom prieskume trhu si treba všímať aspekty ako napríklad koľko firma pôsobí na Slovensku, koľko má zamestnancov, či a kde má office (vlastné priestory vs. hub, inkubátor), v akých jazykoch má svoju webovú stránku, či má voľné pracovné pozície (potenciál pre stážistu?), či má na seba nejaký relevantý kontakt... Všetky tieto informácie môžu pomôcť pri rozhodovaní, či táto firma by potencionálne mala záujem o stážistu alebo nie. To, na aký segment sa budeš orientovať, by malo byť rozhodnuté v spolupráci s tvojím TLD a/alebo VP.

2. CRM Prvotný research potencionálnych firiem je dôležitý prvý krok, potom však prichádza ešte dôležitejšia časť- skontrolovať, či tieto firmy vlastne osloviť môžeš. Tento fakt sa zisťuje cez CRM. CRM je v AIESEC databáza všetkých firiem, inštitúcií, škôl, škôlok, či organizácií, s ktorými niektorá pobočka v rámci Slovenska už niekedy prišla do styku. A prečo je dôležité skontrolovať CRM pred kontaktovaním firmy? 1. aby sa jedna firma nekontaktovala viackrát viacerými sellermi (ak by išlo o firmu s častou spoluprácou zbytočne by sme vytvárali nedorozumenia, ktoré v očiach firmy nie sú moc pozitívne) 2. aby sa predišlo pokute v prípade kontaktovania firmy, ktorá už spadá pod iné LC (áno, v prípade, že kontaktuješ firmu inej pobočky bez jej povolenia a príde sa na to, tvoja pobočka dostane pokutu)

Ako teda treba pracovať s CRM, aby sme si boli istí, že firmu môžeme osloviť? CRM funguje na základe Identifikačného čísla organizácie (IČO), ktoré slúži ako registračné číslo každej spoločnosti. Preto do CRM môžeme zaregistrovať len tie spoločnosti, ktoré sú zapísané v Obchodnom registri Slovenskej Republiky (ORSR). Z toho vyplýva, že by sme nemali oslovovať spoločnosti, ktoré sú ešte v inkubátore alebo nemajú žiadnu oficiálnu formu → keďže nie sme schopní zapísať akúkoľvek komunikáciu do databázy, túto komunikáciu si nevie nikto iný skontrolovať a prípadne na ňu nadväzovať. A pamätaj, že čo nie je zapísané v CRM, akoby sa nikdy nestalo. Ale aby to nebolo len teoreticky, môj príklad budem ilustrovať na spoločnosti Dell. Takže keď si otvoríš www.orsr.sk, ako prvé si nájdeš dole „Vyhľadávanie podľa: obchodného mena“. Do okienka „Obchodné meno“ napíšeš Dell. Vo výsledkoch vyhľadávania si nájdeš správnu spoločnosť a klikneš na „Aktuálny výpis“. Otvorí sa ti okno so základnými informáciami o firme. Horná časť okna bude vyzerať takto:

IČO spoločnosti Dell s.r.o. je 35 848 481. Presne toto čísla je referencia, cez ktorú budeme hľadať spoločnosť v našej CRM databáze (áno, dá sa to aj čisto len cez názov spoločnosti, ale ak má viacero spoločností v názve rovnaké slovo, vypíše ti to viacero spoločností, cez ktoré sa treba následne prelúskať – ak si to chceš skúsiť tak skús zadať napríklad slovo „holding“). Poďme teda do CRM. Po prihlásení cez tvoje prihlasovacie údaje do www.crm.aiesec.sk sa preklikni do záložky „Organizations“. Ako vidíš, organizácie možno vyhľadávať cez viacero možností okrem registračného čísla (Reg #), čo je v našom prípade IČO – možno vyhľadávať cez meno firmy, LC, mesto, či telefónne číslo. Ak však chceš vyhľadať len 1 konkrétnu spoločnosť, najpraktickejšie to je cez registračné číslo. Logicky, každá spoločnosť má svoje vlastné IČO, takže pri zadaní tejto referencie ti vypíše maximálne jednu spoločnosť (v prípade, že táto spoločnosť ešte nepatrí pod žiadne LC, tak ti to nenájde nič).

Ak si hľadáš v CRM firmy, ktoré by si chcel potencionálne osloviť, máš len dve možnosti: 1. Ako v prípade Dell, táto spoločnosť už je v CRM zapísaná, konkrétne ju má pod sebou Dominika Pappová z LC Bratislava. Keď si rozklikneš symbol oka, ukáže ti všetky informácie ohľadom tejto firmy: najdôležitejšie sú základné informácie, predošlá komunikácia a kontaktné osoby. Keď ti CRM ukáže, že firma patrí pod tvoju pobočku, môžeš si pozrieť predošlú komunikáciu medzi AIESEC a firmou (ako som už spomínala, čo nie je zapísané 5

v CRM akoby sa ani nestalo, preto by tam všetka komunikácia mala byť). Existuje totižto možnosť, že hoci je firma už zapísaná, mohla byť oslovená len raz pred dlhším časom, kedy mohli povedať, že napríklad nemajú záujem o stretnutie kvôli finančným ťažkostiam. Z toho vyplýva, že tieto ťažkosti už mohli prekonať a preto by bolo vhodné firmu osloviť znovu. - v prípade, že vznikne takáto situácia a chcel by si firmu osloviť, posielaš predošlému „majiteľovi “ firmy v CRM request na povolenie kontaktovania. Tento request by mu mal prísť na email, cez ktorý je dotyčný v CRM registrovaný, ale vždy je lepšie človeka kontaktovať aj priamo cez správu. Keď ti druhá strana tento request potvrdí, staneš sa vlastne novým „majiteľom“ firmy a máš možnosť pridávať komunikáciu do CRM (inak sa ti tam táto možnosť vôbec neponúka) Ak je tam však zapísaný meeting spred 2 mesiacov, vtedy nie je vhodné firmu oslovovať znova. Všetko zavisí od predošlej komunikácie a outputu z nej. 2. Druhou možnosťou je, že spoločnosť v CRM ešte zapísaná nie je. V tom prípade firmu osloviť môžeš. Pred hocijakou komunikáciou však treba firmu zapísať do našej databázy, aby sa vyhlo už vyššie spomínaným nedorozumeniam.

Ako sa teda zapíše spoločnosť do CRM? Na ilustráciu si zoberme spoločnosť IngenioSlovakia, s.r.o. s IČO 35 937 840. Keď som naťukala toto registračné číslo do CRM, napísalo mi „No companies in the database“. Avšak všimni si okno „add Organization“.

Po kliknutí na túto ikonku sa ti otvorí okno, do ktorého vpíšeš základné informácie.

Po kliknutí na „Save“ sa ti automaticky otvorí okno s informáciami o spoločnosti. Tu môžeš po kliknutí na „edit“ špecifikovať akému odboru sa spoločnosť venuje, pridať nejakú description, alebo upraviť zadané informácie. Vyššie si môžeš všimnúť záložky Basic Info, Details, Communication, Contacts, Attachment, Maps.

Dôležité je na začiatok pridať nejaký kontakt - ak nezadáš žiadny kontakt, nevieš pridať žiadnu novú komunikáciu V prípade Ingenio je konateľom Mgr. Peter Langer. Jediný kontakt, ktorý je dostupný, je email api@ingen.io. Preto po kliknutí na add zadáš všetky dostupné kontaktné informácie (ak je viacero komunikačných osôb s rôznymi číslami/emailami, pridaj ich všetky).

Teraz už máš pod sebou zapísanú spoločnosť, ktorú nikto iný nemá právo osloviť bez tvojho povolenia. Tak čo ďalej?

3. Príprava pred prvým telefonátom Ja viem, jedna vec je robiť si research v pohodlíčku domova pri počítači a ťukať niečo do databázy, a druhá vec je naozaj zdvihnúť ten telefón a zavolať, rozprávať sa s reálnou osobou. Čo teda treba spraviť pred prvým telefonátom aby sme si boli istí, že sme dobre pripravení?  Správny research a relevantnosť  Skontrolovanie CRM / zapísanie novej firmy  Meno kontaktnej osoby a pozícia (v prípade menšej spoločnosti by to mal byť konateľ, v prípade väčšej personálne alebo obchodné oddelenie)  Telefónne číslo  Sídlo spoločnosti kde by sa meeting mohol konať  Skontrolovanie môjho vlastného kalendára – vždy si nájdi minimálne 2 – 3 voľné termíny (konkrétny čas), kedy na stretnutie reálne môžeš ísť

 Vhodné miesto pre telefonovanie – niekde kde je ticho a vieš, že ťa nikto nevyruší uprostred telefonátu  Správne naladenie je tiež dôležité. Treba myslieť pozitívne a brať telefón do ruky s dôverou, že si stretnutie dohodneš. Ak sa budeš do telefónu usmievať, možno sa budeš cítiť ako blb, ale osoba na druhej strane úsmev vycíti z tónu tvojho hlasu  Správny čas – ideálne je telefonovať v pracovné dni doobeda 9:00-11:00 a poobede 13:30-15:30  Papier a pero, poprípade počítač alebo niečo, kam si môžeš písať poznámky Je dobré je vyhnúť sa telefonovaniu pondelok ráno a piatok poobede keďže pracovné nasadenie vtedy býva o dosť nižšie – myslím, že dôvod netreba vysvetlovať 

4. Prvý telefonát Keď už si si teda istý, že máš všetko potrebné pripravené, treba ten telefonát reálne spraviť . Krok po kroku si prejdeme, čo je dobré hovoriť, aby si zvýšil svoje šance na dohodnutie stretnutia. Ešte predtým si však upresníme, aké typy telefonátov v AIESEC robíme: Cold call Úplne prvý telefonát do novej firmy, ktorá ešte nebola nikým nikdy z AIESEC kontaktovaná (aspoň podľa CRM!). Cieľ telefonátu: dohodnúť si stretnutie s firmou. Telefonát má byť čo najkratší, najstručnejší a najefektívnejší. Má zaujať firmu, aby sa chcela dozvedieť viac (ale na osobnom stretnutí!). Nemá byť informatívny, nedávame žiadne detailné informácie (o čom by potom bolo stretnutie? ). Warm call Telefonát do firmy, ktorá už bola predtým kontaktovaná – môžeš nadväzovať na predošlú komunikáciu za účelom dohodnutia ďalších krokov či zisťovať dodatočné informácie potrebné na nájdenie vhodného stážistu. Takýto typ telefonátu je jednoduchší keďže sme už s dotyčnou osobou komunikovali a teda vie kto sme, odkiaľ voláme a prečo. Nech už robíš cold call alebo warm call, zapamätaj si veľmi dôležitú vec: nie sme predajcovia cez telefón. Telefonujeme, aby sme dohodli stretnutia alebo získali nejaké informácie. Do telefónu neopisujeme projekty, konferencie, ani nič čo by firma mohla kúpiť, toto všetko si nechávame na osobné stretnutie (viac o tom ako reagovať na otázky typu „povedzte mi to do telefónu“ nájdeš nižšie). Takže teraz prišiel konečne čas pozrieť sa na to, ako by mal správny telefonát vyzerať. V ideálnom prípade by mal flow telefonátu vyzerať takto: 1. Meno, AIESEC Bratislava, pozdrav

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Overenie, či volám správnej osobe Overenie, či nevolám nevhod Povedať dôvod telefonátu = dohodnúť si stretnutie Prípadné vyjednávanie o stretnutí Potvrdiť si miesto a koľko bude stretnutie trvať Zhrnúť, na čom sme sa dohodli Rozlúčiť sa

Teraz prakticky: - Prosím Langer Kristína Vavrová, AIESEC Bratislava, dobrý deň - Dobrý deň Dovolala som sa správne pánovi magistrovi Langerovi, konateľovi spoločnosti Ingenio? - Áno to som ja Máte na mňa minútu? - Áno, žiadny problém Kontaktujem vás v mene medzinárodnej organizácie vedenej mladými ľuďmi, ktorá spája študentskú a korporátnu sféru. Verím, že vaša spoločnosť je vhodným kandidátom na spoluprácu s našou organizáciou, preto by som si s vami rada dohodla osobné stretnutie, na ktorom by sme mohli prediskutovať možnosti spolupráce. Našli by ste si na mňa čas v stredu o 15tej alebo v piatok o 11tej? Bolo by to tak na 30 – 40 minút. - Veľmi rád. Môžeme sa dohodnúť na ten piatok o 11tej Výborne, píšem si. Mohli by ste mi prosím ešte potvrdiť, že sa stretneme na Legionárskej 13 v Bratislave? - Áno, stretneme sa u nás vo firme Dobre, takže sa stretneme tento týždeň v piatok o 11:00 u vás vo firme. V prípade akýchkoľvek zmien vás môžem kontaktovať na tomto telefónnom čísle? - Áno, presne tak Ďakujem vám teda za váš čas a budem sa tešiť na naše stretnutie. Želám ešte pekný deň! - Ďakujem, dovidenia Dovidenia Poďme si teraz rozobrať každý jeden bod nášho telefónneho outlinu: 1. Meno, AIESEC Bratislava, pozdrav Dúfam, že je jasné, prečo treba hovoriť celé meno. Potom oznámiš osobe, ktorú kontaktuješ, v mene akej organizácie voláš, a až potom zaželáš dobrý deň / ráno / poobedie / alebo hocičo čo je relevantné. Prečo želáme dobrý deň až na konci? Jednoducho preto, že keď to zaželáš na začiatku, prvé, čo osoba na druhom konci linky spraví, že ti odpovie – „dobrý deň (alebo čokoľvek relevantné)“. Toto spôsobí, že musíš zopakovať svoje meno a organizáciu ešte raz, keďže ti skočili do reči. A povedzme si pravdu, pri prvom telefonáte ťa to môže vyviesť z miery.

2. Overenie, či volám správnej osobe Vo väčších organizáciach sa môže stať, že telefón zdvihne sekretárka alebo asistent, ktorý sa nepredstaví. Občas aj konateľ firmy môže zdvihnúť telefón s jednoduchým „prosím?“ (koľkokrát si tak zdvihol telefón ty?). Takže predtým než sa budem snažiť dohodnúť stretnutie s asistentkou, overím si, či som sa dovolala správne. Ak nie, pokúšam sa dostať k správnej osobe prepojením. 3. Overenie, či nevolám nevhod Počas dňa môžeš zastihnúť konateľa firmy pri hocičom. Môže práve sedieť v kancelárii a piť kávu, ale taktiež môže šoférovať, pripravovať sa na meeting, jesť, variť, alebo aj sedieť na záchode . Preto je dôležité overiť si, či nerušíš svojím telefonátom. Nie je totiž moc príjemné keď ťa človek v polovici tvojej vety preruší, že vlastne nemá čas telefonovať, či sa môžeš ozvať neskôr (alebo môže byť netrpezlivý a hneď ti povedať, že nemá o nič záujem). Takže otázka „Máte na mňa minútu / chvíľu?“ má jednoznačne svoj význam. 4. Povedať dôvod telefonátu = dohodnúť si stretnutie Teraz sa dostávame k tomu hlavnému prečo telefonujeme, a to je dohodnúť si stretnutie. Ale keďže s málokým by si si dohodol stretnutie keby len tak zavoláš a povieš, že máš záujem o stretnutie, treba v krátkosti predstaviť AIESEC a naznačiť, čím sa zaoberá. Tu je pár tipov, ktoré môžeš použiť: - organizácia riadená mladými ľuďmi - medzinárodná organizácia pôsobiaca vo viac ako 120 krajinách sveta - spájame študentskú a korporátnu sféru - rozvíjame spoločnosti po celom svete - rozvíjame mladých ľudí vo viac ako 120 krajinách sveta a zároveň podporujeme malé a stredné spoločnosti (toto sa hodí ak voláš do menšej spoločnosti, nie do takej čo má 5000 zamestnancov ) Spojenie “študentská organizácia” nepoužívame, keďže to pôsobí amatérsky a neskúsene. “Organizácia vedená mladými ľuďmi je vlastne to isté len zameníš slovo student  Je na tebe, akú formulku si poskladáš / vytvoríš. Je však dôležité aby to bola jedna, maximálne dve kratšie jednoduché vety. Ak poskytneš priveľa informácií, osoba na druhom konci sa začne vypytovať a chytať ťa za slovíčka s otázkou, či by si to mohol vysvetliť. Taktiež by to mohli použiť ako výhovorku, aby telefonát ukončili.  To, čo povieš do telefónu sa tiež môže odvíjať od tvojho market researchu o Napr. keď zistíš, že spoločnosť hľadá nového zamestnanca, môžeš povedať, že poskytujeme príležitosť najať mladé talenty alebo dostať sa do kontaktu s nimi, poprípade vieme poskytnúť osobu vhodnú pre externú spoluprácu  snaž sa nájsť nejaké spoločné body medzi firmou a AIESEC a toto prvotné predstavenie upraviť aj podľa toho – firmu vždy zaujmeš viac keď vidí prepojenie medzi ich a našou činnosťou

Vždy opakuj, že bližšie a podrobnejšie informácie by si rád prediskutoval na osobnom stretnutí (keď budeš čítať ďalej, dostaneme sa k tomu, ako odpovedať na otázky a prečo je dôležité vždy končiť svoju odpoveď návrhom na stretnutie). Po povedaní tejto tvojej formulky treba ihneď navrhnúť stretnutie, aby konateľ pochopil, prečo vlastne voláš. Taktiež vždy navrhni 2 termíny schôdzky. Pri navrhnutí iba jedného je dosť malá šanca, že sa trafíš do voľného okna v kalendári konateľa. Ak však navrhneš dva termíny, pravdepodobnosť je oveľa väčšia a málokedy sa stane, že ťa človek odmietne s tým, že nemôže (keď navrhneš dva termíny tiež pôsobíš presvedčivejšie). 5. Prípadné vyjednávanie o stretnutí Teraz prichádza asi najviac „tricky“ časť telefonátov. Poďme prediskutovať, aké námietky môže konateľ mať, aké otázky sa môžu vyskytnúť, a ako na ne správne reagovať:  V prvom rade sa môžeš dostať k asistentke, ktorá ťa nebude chcieť prepojiť. Asistentka je zamestnaná hlavne kvôli tomu, aby filtrovala telefonáty a dokumenty, ktoré nie sú pre vyššie postavených také dôležité. Preto treba byť do telefonátu príjemný a nahodiť čo najprofesionálnejší slovník. Pamätaj si, pri styku so sekretárkou máš len jeden cieľ = dostať sa ku konateľovi alebo kontaktnej osobe, s ktorou chceš dohodnúť stretnutie o „Prečo voláte?“  Rada by som si s pánom riaditeľom dohodla osobné /obchodné stretnutie. o „Pán riaditeľ teraz nemá čas / má dôležité stretnutie / je mimo kancelárie“  Mohli by ste mi povedať kedy bude mať čas / kedy sa vráti? o „...Nemohla by som to vybaviť ja?“  Ste veľmi láskavá, ale potrebovala by som s ním hovoriť osobne. Rada by som zavolala znova, viete mi povedať kedy bude k dispozícii? = stále mysli na to, že sa musíš dostať ku konateľovi. Ak ťa nebude chcieť prepojiť, jednoducho povedz, že zavoláš neskôr / na druhý deň. Ak budeš dostatočne neodbytný, šanca, že ťa prepojí bude väčšia. Veď trpezlivosť ruže prináša, či nie? -

ak vieš, že ti telefón zdvihla asistentka a nevieš presné meno osoby, s ktorou si chceš dohodnúť meeting, je dobré povedať niečo takéto: „Dobrý deň, volám z medzinárodnej organizácie, ktorá vie sprostredkovať stážistu zo zahraničia. Preto by som rada hovorila s niekým, kto je za takéto záležitosti u vás vo firme zodpovedný“ + pred prepojením sa pýtam na meno osoby!!!

- áno, síce sme si predtým hovorili, že nepredávať cez telefón, ale asistentke vec spomenúť môžme. Ona nemá právo nás odpísať, že stážistu nepotrebujú keďže je „len“ sekretárka. Takisto sa môžme vyhnúť zbytočným naťahovačkám a prepájaniam cez telefón. Veľmi neželanou odpoveďou od asistentky je: o „Pán riaditeľ nemá záujem“ = táto odpoveď by sa vôbec nemala vyskytnúť, keďže cez telefón nepredávame a už vôbec nie asistentke. A opäť, asistentka väčšinou nemá právo povedať niečo takéto v mene riaditeľa. 



 



Nemáme záujem o „Do telefónu som vám poskytla len veľmi stručné informácie o tom, čo naša organizácia robí. Verím, že keď budem mať šancu všetky benefity podrobne opísať pri osobnom stretnutí, vzbudí to váš záujem (nezabudni opäť navrhnúť nejaké termíny)“ o Ak stále tvrdí, že nemajú záujem = skús si dohodnúť stretnutie čisto informačného charakteru – aby vedeli, prečo vlastne existujeme a čo robíme, do budúcnosti Nemáme peniaze o „Uvedomujeme si, že pracovná sila je v tejto dobe nákladná záležitosť pre firmy, ale naša organizácia sprostredkuváva stážistov za oveľa priatelnejších podmienok, aj čo sa týka financií. Rada by som vám to však ozrejmila na osobnom stretnutí...“ Nepotrebujeme stážistu o „Prečo si myslíte, že je pre vás neužitočný?“ (väčšinou si vymyslia nejakú výhovorku, ktorá sa dá ukecať na stretnutie) Nemám čas na stretnutie o „Samozrejme, chápem, že ste veľmi zaneprázdnený/-á. Viete mi povedať kedy budete mať voľnejší kalendár aby som sa vám znovu ozvala?“ (v tomto prípade nezabudni na follow up, zapísať si niekam pripomienku, že sa firme treba opäť ozvať) Nemáme záujem o mladého človeka bez skúseností o „My v AIESEC sprostredkuvávame stážistov, ktorí sú buď vysokoškolskí študenti alebo čerství absolventi, takže určitú úroveň vzdelania musia mať. Taktiež záleží na každej firme, aké si určí kritériá pre tohto stážistu. Viac by som vám však povedala na osobnom stretnutí...“ Nemôžte mi to povedať cez telefón? o „Rada by som, ale naša oganizácia má široké produktové portfólio a ponúka viacero možností pre firmy, preto vás nechcem oberať o čas zbytočne dlhým telefonátom, radšej by som všetko prediskutovala na osobnom stretnutí....“ Orientujeme sa na slovenský trh, nepotrebujeme nikoho zo zahraničia o „A chceli by ste sa dozvedieť ako sa robí napríklad marketing v iných krajinách? Takýto zahraničný praktikant môže priaznivo pôsobiť aj na vašich zamestnancov, môžu spoznať inú kultúru či zlepšiť si jazykové schopnosti. Taktiež v našej organizácii nepracujeme iba so stážistami



ale máme aj iné úrovne spolupráce s firmami. Viacej by som vám však rada povedala na osobnom stretnutí....“ Nemali by sme takého stážistu na čo použiť o „Práve preto by som si s vami rada dohodla osobné stretnutie, kde vám môžem načrtnúť spoluprácu s inými firmami a aké benefity im takýto stážista priniesol. Našli by ste si čas...“ Nemáme dobré skúsenosti so zahraničnými stážistami o „Môžem sa spýtať či bol tento stážista od AIESEC alebo od inej organizácie? Ak sme to neboli my, rada by som vám na osobnom stretnutí opísala ako sa líšime od iných organizácií a aké výhody ponúkame.“ Keď budeme mať záujem o stážistu, zariadime si to sami o „Rozumiem, môžem sa však spýtať kto vám bude zariaďovať víza a všetky dokumenty potrebné, aby stážista mohol legálne pricestovať na Slovensko? Máte na to špeciálne určenú osobu? A čo by ste povedali, keby sme vás od týchto povinností odľahčili a všetko zariadili my?“

Najdôležitejšie pravidlo, ktoré treba pri vyjednávaní dodržiavať je vždy svoju otázku zakončiť ponukou na stretnutie. To je dôvod, prečo voláš.Ak ju zakončíš len argumentom, človek na druhej strane bude na 100% hľadať len ďalší argument.

6. Potvrdiť si miesto a koľko bude stretnutie trvať Môže sa stať, že osoba na druhom konci linky bude rátať s tým, že vieš, kde majú office. Aj keď si to predtým vyhľadáš v rámci prípravy na telefonát, je dôležité potvrdiť si to. Napríklad sa môže stať, že sa presťahovali a neupdatovali svoju webovú stránku. Bolo by to dosť naprd, keby v deň a v čas vašej schôdzky voláš konateľovi, že kde to vlastne máš byť, pretože si asi na zlom mieste a nevieš nájsť ich kanceláriu. Taktiež druhú stranu informuj, koľko bude schôdzka trvať. Pre zaneprázdnených majiteľov firiem je tento fakt dosť dôležitý. Potom ti pri stretnutí nemôžu povedať, že majú o 15 minút ďalšie stretnutie, a že dúfajú, že to stihnete. 7. Zhrnúť, na čom sme sa dohodli Pred ukončením telefonátu treba zrekapitulovať to, čo bolo dohodnuté: čas a miesto, poprípade niečo ďalšie (napríklad prinesenie materiálov, ak si konateľ vypýta). Je tiež dobré overiť si, či v prípade hocijakých zmien môžeš dotyčnú osobu kontaktovať na tom istom telefónnom čísle (pre istotu, človek nikdy nevie). 8. Rozlúčiť sa No a samozrejme na konci treba zanechať dobrý dojem a pekne a slušne sa rozlúčiť  Tip: keď sa chceš počas telefonátu spýtať na hocijakú otázku, nezačínaj záporne: namiesto “Nenašli by ste si čas…?”sa radšej spýtaj “Našli by ste si čas…?” Je to kvôli tomu, že pri otázke začínajucej na “Ne-“ ľudia automaticky majú tendenciu odpovedať záporne keďže otázka záporne aj začína – je to akoby si mu vsugerovával, že treba odpovedať odmietnutím. 13

5. Prvý kontaktný email Jasné, že nie každá spoločnosť má na svojej webovej stránke k dispozícii telefónne číslo, na ktoré môžeš priamo volať. Niektoré tam majú len kontaktný email. A čo s tým? Viem, že písať čisto email nemá taký efekt ako telefonát. Je to však aspoň nejaký kontakt so spoločnosťou a vždy existuje šanca, že si to tá spoločnosť prečíta a ozve sa spať (mne sa to napríklad neraz stalo ). Takže ako by mal taký email vyzerať? Tu je nejaký príklad: Predmet emailu: AIESEC Bratislava: Návrh spolupráce Vážený pán …, / Dobrý deň, moje meno je Kristína Vavrová a dovoľujem si Vás osloviť v mene organizácie AIESEC. AIESEC je medzinárodná organizácia vedená mladými ľuďmi. V súčasnosti sme najväčšou organizáciou na svete, ktorá pôsobí v 126 krajinách sveta. Naším hlavným cieľom a činnosťou je rozvoj mladých ľudí a ich líderských schopností, a to ich zapojením do medzinárodného prostredia a uplatnenia akademických znalostí v praxi. Tento cieľ realizujeme hlavne prostredníctvom odborných zahraničných stáží. [MÔŽEŠ PRIDAŤ, NEMUSÍŠ: Našim členom dávame možnosť viesť vlastný tím či celú pobočku, čím sa rozvíjajú a kariérne rastú. Taktiež organizujeme lokálne, národné i medzinárodné konferencie, workshopy a tréningy, čím si zvyšujú kvalitu svojho vzdelania. V konečnom dôsledku prinášame zisk firmám, študentom, nám i celej spoločnosti.] Vašu firmu by som rada oslovila v rámci projektu -NÁZOV PROJEKTU-. Je to projekt určený pre začínajúce spoločnosti, ktorý má pomôcť pri ich rozvoji. Ide o krátkodobý projekt, ktorý trvá XY týždňov/. Verím tomu, že spoluprácou na tomto projekte by Vaša firma vysoko profitovala, preto by som Vám vyššie spomínaný project rada predstavila pri osobnom stretnutí. Budem sa tešiť na Vašu prípadnú odpoveď. Zásady emailu: - ideálne adresujem ho konateľovi spoločnosti a použijem jeho meno - v krátkosti predstavím, čo AIESEC robí – samozrejme tento text si môžeš upraviť ako uznáš za vhodné a čo považuješ za dôležité - Môžem mierne naznačiť, čo by sme im chceli predať – v závislosti v akom tíme robíš a čo konkrétne predávaš si to uprav (poprípade tam môžeš pridať niečo v zmysle, že ponúkame dva typy projektov, Global Talent Entrepreneur a Global Talent, jeden je krátkodobejší a druhý dlhodobejší – názvy používať nemusíš, stačí naznačiť, že existujú dva rôzne druhy) - Spomenutie osobného stretnutia a čakanie na odpoveď, modlenie sa nech ich to zaujme aj cez email  - V prípade, že máš k dispozícii nejaký informačný leták / prezentáciu o AIESEC tak to kľudne prihoď do prílohy. Nie je moc vhodné tam dávať napr. prezentáciu o tom ktorom projekte – je to ako pri telefonáte, že človek tam môže nájsť veľa 14

dôvodov prečo nie a neozvú sa ti vôbec späť, keďže pri emaili nemáš takú okamžitú spätnú väzbu ako pri telefonáte maj vždy updatnutú pätu mailu nech firmy vidia našich aktuálnych partnerov

Cez email nenavrhujeme možné dátumy stretnutia, keďže netušíme, kedy nám dotyčný odpíše. Až v prípade, že sa ozvú späť, tak v odpovedi navrhneme možné termíny stretnutia.

6. Naše milované CRM Ako už bolo kdesi vyššie spomínané, čo nie je zapísané v CRM, akoby sa nikdy nestalo. Preto vždy po telefonáte / emaili treba zapísať túto informáciu do systému. Dovolím si povedať, že tento prvý kontakt je jeden z najdôležitejších, pretože ak aj nemá spoločnosť zatiaľ záujem o bližšiu spoluprácu, v budúcnosti si tvoji nástupcovia vedia nájsť presný dátum a dôvod, a môžu naň nadväzovať. Jedna vec je, keď si pod seba nahádžeš 100 spoločností v CRM (áno, super), ale druhá je naozaj tam všetko zapisovať - nech sa vyhneme zbytočným nedorozumeniam.

7. Príprava pred meetingom Keďže pevne verím, že si bol úspešný pri telefonáte a podarilo sa ti dohodnúť stretnutie, poďme sa pozrieť na to, ako by mala vyzerať príprava pred meetingom: - ak je to tvoja prvá schôdzka a nie si si istý, či ju zvládneš, skús sa spýtať svojho team lídra alebo starších sellerov, či niektorý z nich nebude mať čas, aby išiel s tebou - skonotroluj si presné miesto stretnutia, ako sa tam dostaneš a koľko by ti to malo trvať. Zváž, či v tom čase sú nejaké zápchy, aby si tam išiel s dostatočnou časovou rezervou – meškať hneď pri prvej schôdzke nezanechá bohvieaký dojem - taktiež tam však neprídi o 20 minút skôr. Radšej si daj kolečko okolo budovy alebo vystúp o zastávku skôr a prejdi sa. Ideálne je vstúpiť do budovy tak 5 minút pred začiatkom meetingu a ohlásiť sa na recepcii, u sekretárky alebo podobne. - Zapíš si niekam meno osoby, s ktorou máš stretnutie a telefónny kontakt. V prípade, že sa niečo cestou stane, nech môžeš dotyčnému zavolať a informovať ho, že budeš meškať. Taktiež je fajn hodiť si to do mobilu, lebo sa môže stať, že dotyčný ti bude volať s tým, že mu do toho niečo prišlo a potrebuje schôdzku odložiť. Potom aspoň vieš, komu zdvíhaš telefón. - Prvý dojem je veľmi dôležitý, takže dbaj na to, aby si tam neprišiel strapatý a zničený po prežúrovanej noci. Treba sa upraviť, zobrať čisté oblečenie a nezabudni ani na ako-tak čisté topánky. Voňavka tiež nie je zlý nápad, všetko však treba s mierou - Nezabudni si vizitku (ak máš), propagačné materiály, tablet, ak tam máš prezentáciu, poprípade aj dotazník ohľadom stážistu či návrh zmluvy (pri tomto návrhu zmluvy pozor, stačí všeobecný bez vypísaných údajov – spoločnosť sa môže zlaknúť, že si moc hŕŕ hŕŕ a chceš podpisovať na prvom stretnutí zmluvu). Samozrejme ber si so sebou aj papier a pero, keď bude treba niečo zapísať

A to najdôležitejšie nakoniec: zisti si informácie o firme – čo je to za firmu, koľko má zamestnancov, čo robia, s kým spolupracujú, koľko pôsobia na Slovensku. Je super, ak si napríklad hodíš meno firmy do Google a pozrieš sa, či ti to nevyhodí nejaký zaujímavý článok alebo rozhovor, na ktorý môžeš nadväzovať na stretnutí (zaručí ti to nejaké to malé plus v očiach druhej strany).

8. Samotný meeting 8.1 Príchod a podanie ruky -

„Dobrý deň, Kristína Vavrová, teší ma / rada vás spoznávam“ rýchly, pevnejší stisk ruky ti pomôže získať sebadôveru, ocení ho aj druhá strana, nadobudne lepší prvý dojem o pozor na mokré a studené ruky o priame podanie ruky (neotáčaj dlaň hore – značí to pocit nadradenosti voči druhej strane - ani dolu – pocit podradenosti) o ruku by mal podávať starší mladšiemu, žena mužovi, vyššie postavený nižšie postavenému (čiže presný opak oproti pravidlám kto koho zdraví prvý) pri podaní rúk udržiavaj očný kontakt mysli na osobnú zónu druhej strany – netreba sa priblížiť na viac ako 1m – 80cm, čo je akceptovateľná vzdialenosť v prípade, že ide o business meeting (na Slovensku) úsmev! Aj keď sa cítiš napäto a nervózne, snaž sa to zamaskovať

Na meeting vždy prichádzaj s vedomím, že si rovnocenný partner a nie “len študent zo študentskej organizácie”. Takéto zmýšľanie ti vôbec nepridá na sebavedomí a druhá strana to ľahko vycíti. Ideš na stretnutie navrhnúť možnú spoluprácu, z ktorej môže firma jednoznačne profitovať, taktiež aj AIESEC. Ideš im ponúknuť WIN-WIN situáciu a nie žobrať o pomoc

8.2 Občerstvenie Druhá strana by mala zo slušnosti vždy niečo ponúknuť na pitie. Je na tebe či si niečo dáš alebo nie, ale pohár vody nikoho nezabije. - pozor na bublinkové minerálky, väčšinou z nich človek grgá, čo by nebolo práve najslušnejšie - záleží o ako dlhé stretnutie pôjde, môžeš si vypýtať aj kávu, ale pozor: o ak nemá dotyčný sekretárku, nech zbytočne nezabijete 5 minút tým, že ti bude chystať kávičku o neolizujeme lyžičku

8.3 Vizitky Ak máš, môžeš ju podať, ale až po sadnutí si. Taktiež prijmeš tú, čo ti podáva druhá strana a položíš si ju na stôl (dobrý ťahák ak náhodou zabudneš meno).

8.4 Ice Break Je fajn začať jednanie s nejakou uvolnenejšou atmosférou a nezáväzným rozhovorom, nesiliť to však. Niekedy je lepšie mlčať než povedať, že má peknú sošku na stole – to skôr vyvolá neželané napätie a nervozitu z tvojej strany. Ak ťa však niečo úprimne zaujme tak neváhaj a pýtaj sa. Tu môžeš využiť priestor aj na diskusiu o vygooglenom článku, ktorý som spomínala vyššie. Taktiež si môžeš napr. nájsť dotyčného na LinkedIN (veď kto by tam už v tejto dobe nebol) a získané informácie taktiež využiť na začatie nejakej uvoľnenej témy.

8.5 Úvod do stretnutia Predstav flow meetingu –je to dôležité aby druhá strana vedela, čo sa bude vlastne diať. Ten je nasledovný: 1. predstavíš AIESEC a čo robíme 2. zisťovanie potrieb = ty sa pýtaš a získavaš informácie o fungovaní spoločnosti, čo robí, ako dlho... 3. hľadáš možnosti spolupráce 4. zhrnutie a dohodnutie ďalšieho postupu Taktiež si treba potvrdiť, koľko času si na teba dotyčný vytvoril. Do telefónu si ho informoval, že to bude trvať 30-40 minút, takže minimálne toľko času by mal na teba mať. - v prípade, že ti povie, že má len 15 minút, kľudne sa ho spýtaj, že čo sa od telefonátu zmenilo, keďže ste sa dohodli inak (netreba byť útočný ale toto je chyba z jeho strany a treba mu to dať aspoň trochu pocítiť – nech si nemyslí, že za to, že si mladý človek, on si môže robiť čo chce ). - taktiež sa ho môžeš spýtať ako navrhuje riešiť túto situáciu pretože za 15 minút nestihnete prebrať všetko a neúplné informácie, ktoré firma získa, nebudú stačiť k nadobudnutiu presvedčeniu, že spolupráca sa im vyplatí Nakoniec sa treba spýtať, či im takýto flow meetingu vyhovuje a či by chceli niečo doplniť. Pri tomto odsúhlasení však pozor pretože sa tým stáva flow meetingu záväznou dohodou medzi tebou a dotyčnou osobou takže ho treba aj dodržiavať.

8.6 Očakávanie od meetingu Je fajn sa na začiatku dotyčného opýtať prečo vlastne súhlasil so stretnutím a čo ho pri telefonáte zaujalo. Takto získaš predstavu, že aká bola ich prvotná motivácia spoznať AIESEC bližšie (hlavne či uvažujú správnym smerom) a môžeš na to počas stretnutia nadväzovať a odpichnúť sa od odpovede.

8.7 Samotný flow meetingu: 1. Predstavenie AIESEC Na začiatok sa kľudne môžeš spýtať, čo o AIESEC vlastne vedia. Ide oto, aby si zbytočne 5 minút nehovoril niečo, čo im je už známe, lebo dotyčný sa zrejme začne nudiť a prestane ťa vnímať.  „Môžem sa vás na úvod spýtať aké informácie o AIESEC máte?“ o „V podstate žiadne, len viem, že ste celosvetová organizácia“ 17

Možné odpovede a vysvetlenia AIESEC:  AIESEC je najväčšia medzinárodná organizácia na svete vedená mladými ľuďmi a čerstvými absolventami  Pôsobíme vo viac ako 120 krajinách sveta  Prvotná myšlienka vznikla po 2. svetovej vojne kvôli potrebe nastoliť a udržať mier medzi krajinami  Naším hlavným cieľom je rozvoj mladých ľudí a to buď prostredníctvom medzinárodných stáží alebo vzdelávaním našich členov  Každý rok sa celosvetovo podarí zorganizovať viac ako 5000 odborných stáží (malo by to vychádzať cca 1 stáž v priebehu 2 hodín takže na niektorých ľudí takýto prepočet dokáže urobiť dojem )  Spolupracujeme so spoločnosťami a rôznymi organizáciami, školami, škôlkami a prijímame na Slovenku zahraničných vysokoškolsky vzdelaných stážistov, ktorých do týchto inštitúcií potom umiestňujeme a zároveň posielame slovenských vysokoškolákov praxovať do zahraničia  Máme dokopy viac než 60,000 aktívnych členov, ktorí majú možnosť viesť svoj vlastný tím alebo celú pobočku, čím pracujú na svojom rozvoji a kariérnom raste. Taktiež sa pravidelne zúčastňujú rôznych národných či medzinárodných konferencií, kde prebiehajú rôzne workshopy, či tréningy o Ak by ich to zaujímalo viac tak môžeš spomenúť AIESEC Experience čiže akými skúsenosťami by si mal každý člen prejsť pre jeho plný rozvoj, poprípade môžeš povedať svoju story  Na Slovensku existuje 7 pobočiek: 2 v Bratislave, v Banskej Bystrici, Košiciach, Nitre, Prešove, a v Trnave. Ja zastupujem jednu z pobočiek v Bratislave, ktorá má sídlo na Ekonomickej univerzite.  Celosvetovo máme viac ako 5 000 globálnych partnerov (tu môžeš spomenúť napr. PWC, Electrolux, Husqvarna, Microsoft) a už sme zorganizovali viac ako 450 000 stáží počas 60 rokov existencie  Organizujeme podujatia ako sú Youth Speak Forum, Youth to Business, v minulosti Národne dni kariéry (tuto pozor, ak chceš spomínať podujatia musíš o nich aj niečo vedieť, lebo firma sa môže spýtať) V tejto časti je hlavne na tebe ako predstavíš AIESEC a ktoré z týchto informácií hore považuješ za dôležité spomenúť.  snaž sa nájsť nejaké spoločné body medzi firmou a AIESEC a toto prvotné predstavenie upraviť aj podľa toho – firmu vždy zaujmeš viac keď vidí prepojenie medzi ich a našou činnosťou

Je dôležité aby si predstavenie AIESEC prispôsobil tomu, čo by teoreticky mohlo spoločnosť zaujať – toto závisí od tvojho market researchu. Čiže ak napr. vieš priamo, že spoločnosť hľadá nového zamestnanca, môžeš načrtnúť už pri predstavení AIESEC, že existujú dva projekty, pri ktorých sprostredkuvávame stážistu. Ale opäť pozor, aby si neprešiel hneď do predaja projektu – pretože ako rýchlo sa môže skončiť telefonát, keď začneš predávať projekt bez bližších informácií o firme, tak rýchlo sa môže skončiť aj stretnutie a dotyčný ťa môže odpinkať nejakou výhovorkou. Preto po ľahšom predstavení AIESEC prechádzame rovno do zisťovania čo najviac informácií o firme = cez tento bod sa dostaneme k tomu, prečo by spoločnosť mala chcieť projekt kúpiť, čiže benefity, ktoré budeme k projektom vymenuvávať sa tiež prispôsobia potrebám firmy a nebudeme všetky len tak sypať z rukáva keď vieme, že polovica z nich spoločnosť netrápi. ZMYSLOM TOHTO CELÉHO PROCESU JE ABY SPOLOČNOSŤ NADOBUDLA POCIT, ŽE PROJEKT JE NAOZAJ PRE NICH VHODNÝ A NAOZAJ RIEŠI ICH AKTUÁLNE POTREBY. ČIŽE AJ KEĎ PREDÁVAME STÁLE 2 ROVNAKÉ PROJEKTY, KAŽDÁ SPOLOČNOSŤ BY MALA MAŤ POCIT, ŽE JE UŠITÝ A PRISPÔSOBENÝ PRESNE NA ICH POTREBY  2. Získavanie informácií o firme Keď dokončíš oboznámenie druhej strany o AIESEC a odpovieš na prípadné otázky, prišiel čas, aby si ty pozisťoval čo najviac informácií o firme. Nezabudni mať po ruke papier a pero, nech si všetko zapíšeš (aby sa nestalo, že odídeš z meetingu a vlastne si nebudeš pamätať, čo ti povedali – a ver mi, že ak trvá meeting 40 minút, tak si nespomenieš na každý detail ani keby čo robíš). V tejto časti ide o to, aby sme sa otázkami dopracovali k potrebám firmy – začínaš od toho, čo už existuje, cez plány do budúcnosti, až po potreby, ktoré treba k naplneniu cieľov. Je fajn ak začneš tak, aby dotyčný videl, že si si dal námahu zistiť nejaké informácie o spoločnosti - spraví to dobrý dojem a máš ako nadväzovať rozhovor. Takže nejaké tipy, ako začať túto časť meetingu a čo sa pýtať:  Na internete som sa o vás dočítala, že vyrábate ... / poskytujete ... služby / prišli ste s inováciou... Vedeli by ste mi bližšie opísať v čom presne spočíva vaša činnosť?  Na čo sa špecializujete?  Pôsobíte aj v zahraničí? Ako vnímate svoju pozíciu mimo Slovenska?  V akých krajinách pôsobíte? Aké je vaše súčasné postavenie na tomto trhu? Čo by vám pomohlo k ďalšiemu rastu na tomto trhu? Ako vám fungujú obchody v tejto krajine? Ako prebieha komunkácia?  Máte nejaké konkrétne plány do budúcna? Plánujete sa rozširovať / rozšíriť svoje portfólio?  Plánujete v najbližšej dobe preniknúť na nové trhy? Akú stratégiu pri tom používate? Na aké trhy by ste chceli preniknúť / V akých krajinách by ste chceli začať nové spolupráce?

    

Ako naväzujete nové obchodné vzťahy v zahraničí? Aké máte skúsenosti so študentami? Akú formu spolupráce im ponúkate? Máte vo svojej spoločnosti nejaký trainee program? Máte v súčasnosti k dispozícii nejaké juniorské / absolventské pozície? Akými vedomosťami a schopnosťami by mali uchádzači do vašej firmy disponovať? Naberáte v súčasnosti nových zamestnancov? Akým spôsobom ich naberáte? Máte nejaké aktivity v rámci Corporate Social Responsibility?

Zakončovacia otázka: “Je ešte niečo o vašej spoločnosti a podnikaní, na čo som sa neopýtala a mala by som to vedieť?” Pravidlá pri pýtaní sa:  tak, ako ty si sa pýtal na začiatku, že čo vie dotyčný o AIESEC, buď pripravený, ak sa ťa aj on spýta to isté o ich firme – určite si nájdi aspoň základné informácie o tom, čo spoločnosť robí (potom sa môžeš vyhovoriť, že by si bol radšej, keby ti to sám povedal, aby si mal presné informácie)  pýtať sa otvorené otázky – nie také, na ktoré druhá strana odpovedá áno/nie  nechať ho rozkecať sa, každý podnikateľ rád hovorí o svojej firme, takže mu treba nechať priestor nech povie všetko, čo má na srdci  ísť zo všeobecného (základné info o spoločnosti) do konkrétneho (získať informácie, ktoré nie sú na webovej stránke)  nepýtať sa otázky z pamäti ale skús nadväzovať na odpovede – týmto ukážeš, že počúvaš, ale aj sa dostanete do hĺbky vecí (možno nejakého problému, ktorý vie AIESEC vyriešiť)  vždy sa pýtaj len jednu otázku. Ak vychrlíš 5 otázok naraz, odpovie ti len na tú poslednú a ostatné budeš musieť opakovať, ak si ich ešte budeš ty sám pamätať  nemusíš sa cítiť ako vyšetrovateľ na vypočúvaní – otázky kladieš, aby si získal relevantné informácie a nie aby si nejako zabil čas. Spoluprácou s AIESEC majú obe strany profitovať takže najprv treba nájsť to, s čím im dokážeme pomôcť  v ideálnom prípade ich s otázkami navedieš k tomu, že si sami uvedomia potrebu stážistu (poprípade iného produktu AIESEC)  ešte aby som doplnila bod vyššie, nezabúdaj, že stážisti nie sú jediným produktom AIESEC a sú aj iné úrovne spolupráce. Ak by spoločnosť prejavila záujem napríklad o konferenciu a ty nemáš príliš obsiahle informácie o tejto oblasti, napíš si to na papier a povedz, že ty v tejto oblasti nepracuješ ale kontaktuješ svojho kolegu a zistíš potrebné informácie, ktoré im potom podáš (nemusíš sa cítiť kvôli tomu trápne ani nič podobné, stavím sa, že keby sa spýtaš HR manažéra v Dell, že aké je rozlíšenie obrazovky niektorého z notebookov, tiež ti povie, že také informácie nemá, aj keď v Dell pracuje)  a asi to najdôležitejšie: POČÚVAŤ druhú stranu – cieľom tejto časti meetingu je zistiť potreby firmy a to sa dá len tým, že ich svojimi otázkami navedieš na tieto potreby a necháš ich rozprávať

Parafrázovanie Keď už sa pri pýtaní dostaneš hlbšie do potrieb firmy a uvidíš nejakú ich potrebu, s ktorou AIESEC dokáže pomôcť, treba si túto informáciu vždy overiť, aby neprišlo k nedorozumeniu (parafrázovanie môžeš využívať kedykoľvek, ak si nie si istý, či si správne pochopil, čo druhá strana hovorí). Cieľom parafrázovania je dostať potvrdenie od druhej strany, že ten problém naozaj majú (pri stretnutí sa vyhni slovu „problém“): - „Čiže chápem správne, že...?“ - „Takže vravíte, že...?“ Týmito otázkami sa vo vašom rozhovore zameriate na pravé potreby firmy, ktoré si aj druhá strana vďaka tomu uvedomí a bude už jednoduchšie navrhnúť im riešenie. 3. Hľadáš možnosti spolupráce Takže keď už vieme potreby firmy a vidíme tam možnosť predať AIESEC projekt, ideme na to  Ideálne je predstaviť to takto nejako: - „Na základe informácií, ktoré ste mi v posledných minútach povedali, rada by som vám predstavila projekt, ktorý je určený malým a stredným firmám / väčším firmám a ktorého cieľom je zvýšiť konkurencieschopnosť týchto firiem / uľahčiť vstup na nový trh / priniesť informácie o nových možnostiach firmy v zahraničí...“ - „Toto robíme prostredníctvom zahraničných odborných stáží kvalifikovaných študentov alebo čerstvých absolventov.“ - „S týmito projektami pôsobíme na Slovensku už niekoľko rokov a na jednej strane nimi pomáhame firmám zlepšovať postavenie na trhu, či už slovenskom alebo zahraničnom, a na druhej strane dávame mladým ľuďom príležitosť nabrať pracovné skúsenosti a praktické vzdelanie V tejto časti už naznačuješ firme, že stážista nie je profesionál s niekoľkoročnými skúsenosťami, ale mladý človek – je veľmi dôležité, aby firma túto skutočnosť pochopila a nadstavili si s nimi správne expectations, nech vidia, že je to win-win situácia. -

„Týmto projektom my ako organizácia naplňujeme náš primárny cieľ, je to zisk pre vašu firmu, pre nás, i pre stážistu.“ „Tento projekt sa volá Global Talent / Global Talent Entrepreneur = čas predstaviť podrobne projekt, nezabudni spomenúť tieto aspekty: o trvanie o hlavné oblasti, na ktoré sa zameriava (IT, MKT, BA,...) o benefity pre firmu  medzinárodné prostredie  aktívne využívanie cudzieho jazyka  kontakt so zahraničím  zlepšenie jazykových schopností  iný uhoľ pohľadu  nové skúsenosti  kvalifikovaná pracovná sila, ktorá je cenovo výhodnejšia než normálny zamestnanec

oživenie firemnej kultúry informácie o zahraničnom trhu propagácia medzi študentami (tým, že spolupracujú s AIESEC, rozšíri sa povedomie o ich firme medzi nami) – prostredníctvom uvedenia v pätičke emailu, či napísania blogu o firme služby AIESEC  výber stážistov z medzinárodnej databázy podľa dopredu dohodnutých kritérií  vybavenie všetkej potrebnej legislatívy pred príchodom stážistu na Slovensko  zoznámenie s novým prostredím povinnosti spoločnosti  koordinácia a podpora priebehu projektu cenové podmienky timeline – koľko cca reálne trvá, kým vie byť stážista fyzicky na Slovensku a začať robiť  pri tomto bode si nezabudni zistiť aké víza treba vybavovať pri ktorom projekte a koľko to trvá + treba pripočítať približný čas kým sa zverejní príležitosť v EXPE, čas matchingu a je dobré si nechať aj časovú rezervu, keby sa niečo skomplikuje podpis zmluvy, dotazník a výberový proces (bližšie info k tomuto nájdeš o niečo nižšie)   

o o o

“Nie sme HR (recrutimentová) agentúra pretože nielenže dodáme človeka na prácu, ale popri tom dodávame full servis = koordinujeme vízový process, prvotné triedenie stážistov podľa požiadaviek, zoznamovanie s prostredím,…” Otázky Samozrejme opäť treba nechať firme priestor na otázky, nech im dovysvetľuješ, čo nebolo dobre pochopené, poprípade poskytneš detailnejšie informácie, ak si to firma vyžaduje. Taktiež keď už máš istotu, že majú záujem o stážistu, treba zistiť ich konkrétne požiadavky. Je potrebné ešte na meetingu odkomunikovať, že čím všeobecnejšie požiadavky si firmá zadá, tým ľahšie a rýchlejšie sa stážista nájde. Ak si totižto dajú požiadavky typu Argentínčan s chemickým vzdelaním a praxou v IT, je veľmi malá pravdepodobnosť, že takéhoto človeka budeme mať aktuálne k dispozícii v našej databáze. 4. Zhrnutie a ďalší postup Na konci každého stretnutia treba pred odchodom zhrnúť všetko, na čom ste sa s firmou dohodli a čo ste diskutovali. Najdôležitejšie zo všetkého však je odchádzať zo stretnutia s tým, že obe strany vedia, čo bude nasledovať = treba sa dohodnúť na nejakom postupe, čo bude ďalej a čo má ktorá strana na starosti.

Napríklad vyjasníš si s nimi, že im pošles dotazník, návrh zmluvy, poprípade ďalšie materiály, ktoré si vyžiadajú. Nezabudni, že ak si im sľúbil, že niečo zistíš, potom im tieto informácie aj pošleš (ako už som predtým písala, nie je žiadna hanba povedať, že nedisponuješ momentálne takými informáciami, ale rád to zistíš a následne pošles emailom). -

Ak sa náhodou stane, že spoločnosť nemá záujem o žiadny follow up, pretože ich naše projekty nezaujali, aj tak je pekné poslať outputový email, v ktorom zhrnieš o čom stretnutie bolo a informuješ ich, že ak by si to rozmysleli a mali záujem o spoluprácu, môžu ťa hocikedy kontaktovať Najlepšie je dohodnúť sa, že ty si prvá osoba, ktorá sa ozve tej druhej strane – vo firmách sú väčšinou veľmi zaneprázdnení a môže sa stať, že do ďalšieho dňa na teba zabudnú

9. Po stretnutí

Super, máš to (snáď úspešne) za sebou!  Ale teraz netreba zabúdať, že tvoja práca sa neskončila: - pochváľ sa svojmu teamlídrovi a ostatným team membrom, určite sa s tebou potešia, že si absolvoval stretnutie  - zapíš všetko do CRM – ako to už bolo párkrát spomínané, čo nie je zapísané v CRM, akoby sa ani nestalo. Preto tam toto stretnutie, o čom sa diskutovalo a aký je konečný output treba zapísať - a samozrejme opäť opakujem, že treba splniť, čo sa firme sľúbilo – zistiť informácie, poslať dokumenty, atď... toto treba spraviť v nejakom racionálnom timingu, nech spoločnosť na to zas týždeň nečaká – napríklad ak máš dokumenty k dispozícii, ale vieš, že ti trochu potrvá zistiť nejaké informácie, radšej pošli email s dokumentami hneď s tým, že ďalšie info pošleš, keď ich budeš mať k dispozícii

10. Firma chce stážistu!

Paráda, na stretnutí si bol úspešný a podarilo sa ti predať projekt! Super, cool, ale čo teraz? Tiež rozmýšľaš, aký je ďalší postup? Tak ja ti s tým trochu pomôžem:

10.1 Dotazník a návrh zmluvy Na to, aby sa mohol začať proces získania stážistu, treba v prvom rade poslať Job Questionnaire čiže Dotazník. V tomto dokumente si firma môže zadať kritériá, podľa ktorých sa stážista bude hľadať. Tento dokument môžeš so sebou zobrať už aj na stretnutie, nech ho druhej strane ukážeš, nie je to však nutné. Poprvé, je veľmi jednoduché orientovať sa v ňom a firma si ho vie vyplniť aj bez nejakého extra vysvetľovania. Po druhé, ak im tam necháš kópiu, ktorú následne budú chcieť vyplniť, musíš ísť opäť neskôr do firmy zobrať tento dokument, aby si mohol ďalej pokročiť v procese, čiže pre obe strany je elektronická forma pohodlnejšia.

S dotazníkom môžeš priamo poslať aj návrh zmluvy, do ktorej doplníš údaje firmy. Je dobré, ak si pred každým poslaním zmluvy aj prečítaš, čo posielaš, aby tam náhodou neboli nejaké neaktuálne alebo nerelevantné informácie. Nezabudni aj na VŠETKY prílohy k zmluve

10.2 Mám vyplnený dotazník, čo s ním? Keď si už firma vyplnila svoje požiadavky a poslala ti späť dotazník, nasleduje pre teba úloha nájsť 3 vzorové CVs, ktoré budú spĺňať požiadavky zadané firmou. Tieto vzory môžeš buď stiahnuť z nejakého sharovaného filu, ktorý máš od svojho teamlídra, LC VP, poprípade MC VP. Ďaľšou možnosťou je využitie rôznych nazdielaných sheetov, do ktorých AIESECári z rozličných krajín pridávajú svoju aktuálnu ponuku stáží a študentov hľadajúcich stáž (v tomto prípade teba zaujíma len tá časť so stážistami). Keď dostaneš tento Dotazník, poriadne si ho aj preštuduj a treba firme dokomunikovať správne expectations – záleží, na aký projekt sa bude stážista hľadať (v prípade GTE netreba pracovné víza keďže stážista oficiálne nepracuje a nedostáva plat = zjednodušenie procesu príchodu stážistu o minimálne polovicu a teda aj skrátenie doby tohto procesu) a taktiež záleží, akú krajinu by chceli (Európska Únia je opäť oveľa jednoduchšia). Predtým, než tieto CVčka pošleš však treba začierniť kontaktné údaje nech firma nikoho nekontaktuje! A prečo? 1. kým nie je podpísaná zmluva, nie sme nijako krytí, nie je faktúra, bez faktúry nie sú peniažky - nie sú zaviazaní zaplatiť nám čiže by mali stážistu zadarmo (jasné, že nie sú blbí a obišli by naše procesy keby majú už kontakt na tohoktorého stážistu) 2. ak berieš ľudí z nejakých sharovaných filov, môže to byť aj pár rokov staré CV a ten človek už môže byť úplne inde takže kontaktovať ho by bolo nerelevantné - . o tomto však spoločnosť samozrejme neinformujeme 

Ak firma bude chcieť osloviť práve tohto človeka, ktorého si mu poslal ako vzor, a mať s ním pohovor, treba odkomunikovať, že nevieš zaručiť či ten človek stále bude k dispozícii ( a potom wau prekvapenie, ozveš sa im späť, že ťa to veľmi mrzí, ale dotyčný si už našiel inú stáž). Je dôležité, aby vzorové CVčka spĺňali požiadavky firmy čo najviac. A prečo toto robím pred podpisom zmluvy? 1. Aby firma získala obraz o tom, aké CVčka môže dostať po podpise zmluvy, čiže aby boli uzrozumení s tým, že to nebudú so špičkovým vzdelaním a dlhoročnou praxou. Taktiež majú ešte stále šancu pozmeniť svoj Dotazník (ktorý sa im podpisom zmluvy stáva záväzný), čiže na základe týchto dokumentov si môžu uvedomiť, že nezadali presné informácie čím sa vyhneme zbytočným nezhodám. 2. Aby sme boli krytí – ak firma po prijatí týchto 3 CVčiek odsúhlasí, že takýchto stážistov by potencionálne chcela, budeme sa pri selektovaní zameriavať na podobných ľudí. Vtedy nás firma nemôže odrieknuť s tým, že o takýchto kandidátov nemá záujem, keďže to odsúhlasili 

Ok, takže po prijatí Dotazníku posielaš 3 vzorové Cvčka do firmy a čakáš na odpoveď. Teraz sú 2 možnosti: 1. firme sa niečo nepáči – zistíš, čo to je, môžeš si dohodnúť aj osobné stretnutie na dovysvetľovanie vecí, upraví sa Dotazník, spraví sa nový research alebo hocičo, čo bude následne spĺňať požiadavky firmy 2. firma je spokojná a súhlasí! V tomto prípade sa presúvame do ďalšieho bodu 

10.3 Podpis zmluvy Keď ti firma odsúhlasí, že takýchto kandidátov by potencionálne chcela a súhlasí aj s návrhom zmluvy, prišiel konečne čas na podpis! Toto sa dá buď osobným stretnutím alebo aj preskenovaním cez email. Ja preferujem osobné stretnutie, je to lepšie ak má firma ešte nejaké otázky. Nezabudni, že miesto na podpis je aj na všetkých prílohách k zmluve, takže treba vytlačiť aj toto (v prípade Exchange Policies snáď pochopia, že je zbytočné tlačiť 30 stranový dokument ). Predtým, než ideš do firmy po podpis nezabudni, že všetko treba vytlačiť 2x – jedna kópia ide firme a jedna AIESEC. A samozrejme nech ti to najprv podpíše tvoj LCP. Pred meetingom si vždy zmluvu poriadne preštuduj, aby si vedel, čo je v nej vlastne napísané. Môže sa stať, že sa ťa na niečo budú pýtať, že nech im to vysvetlíš, a odpoveď typu “ja som tú zmluvu nepísal” u firmy asi určite neobstojí. A keď už máš podpis, gratulujem!!! Zabezpečil si nový RA pre tvoju pobočku!  Aby sa však proces matchovania príliš nenaťahoval, treba hneď nahodiť novú formu do EXPY, nech sa nám potencionálni záujemcovia môžu hlásiť a ty im môžeš poslať prvú vlnu CVčiek.

P.S. Dúfam, že ti tento dokument pomohol pri základnom orientovaní sa v sellingu. Sú nejaké informácie už neaktuálne? Napísaný bol vo februári 2016 takže jasné, že sa niečo mohlo pomeniť. Ak máš nejaké pointy, ktoré treba opraviť, kontaktuj svojho TLD/current VP nech sa na to pozrie, poprípade opraví a updatne ostatných.