Découverte du tableur avec Calc

Découverte du tableur Support de formation des Médiathèques du Pays de Romans

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Table des matières 1. Découverte du tableur............................................................3

1.1. Les principales fonctions...............................................................................3 1.2. La fenêtre calc: le classeur............................................................................3 1.3. Quelques notions à connaître.........................................................................3

2. La mise en page de votre feuille................................................5

2.1. Format, orientation du papier et marges...........................................................5 2.2. En-tête et pied de page................................................................................5 2.3. Imprimer .................................................................................................6 2.3.1. Les numéros de lignes et les lettres des colonnes sur toutes les pages.....................6 2.3.2. Les titres des lignes ou des colonnes sur toutes les pages.....................................6

3. La mise en forme dans les cellules.............................................7

3.1. Mise en forme de l’écriture dans une cellule.......................................................7 3.2. Alignement dans une cellule...........................................................................7 3.3. Fusionner des cellules..................................................................................7 3.4. Mettre des bordures et une couleur de remplissage..............................................8 3.5. Mettre en forme le format des nombres............................................................8 3.6. La mise en forme conditionnelle.....................................................................8

4. La mise en forme des lignes et des colonnes................................9

4.1. Modification manuelle..................................................................................9 4.2. Modification automatique .............................................................................9 4.3. Ajout de lignes ou de colonnes......................................................................10 4.4. Suppression de lignes ou de colonnes ..............................................................10

5. Que faire avec le tableur ? ....................................................11

5.1. Les tris et les filtres...................................................................................11 5.1.1. Les tris................................................................................................11 5.1.1. Les filtres.............................................................................................11 5.2. Les calculs simples et plus complexes..............................................................11 5.2.1. La barre de formule.................................................................................11 5.2.2. Copier des formules.................................................................................12 5.3. Les graphiques..........................................................................................12

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1. Découverte du tableur

1.1. Les principales fonctions Bases de données : grâce à cette fonction, vous allez pouvoir élaborer des listes que vous pourrez trier et filtrer afin d’en tirer les éléments dont vous avez besoin.

Formules : avec le tableur vous élaborerez des devis, des factures, de la comptabilité plus ou moins complexe en utilisant des formules qui automatiseront le calcul.

Les graphiques : le tableur vous permettra d’illustrer un point important d’un tableau sous formes de graphique.

1.2. La fenêtre calc: le classeur Nom du classeur

Barre des menus

Cellules A1 et B13

Onglets des feuilles de calcul

1.3. Quelques notions à connaître Renommer une feuille de calcul : Faites un clic droit sur l’onglet de la feuille que vous voulez renommer. Cliquez sur "Renommer la feuille". Une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez donner un nom à votre feuille.

Validez votre nouveau nom en cliquant sur "OK"

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Supprimer une feuille de calcul : Faites un clic droit sur l’onglet de la feuille que vous voulez supprimer. Cliquez sur "Supprimer la feuille" et validez votre action en cliquant sur "Oui"

Insérer une nouvelle feuille de calcul : Faites un clic droit sur l’onglet d’une feuille et dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur "Insérer une feuille". Indiquez l’endroit où vous voulez que cette nouvelle feuille s’insère.

Vous pouvez également passer par le menu "Insertion"  "Feuille..."

Dupliquer une feuille de calcul : Clic droit sur l'onglet de la feuille que vous voulez dupliquer. Cliquez sur "Déplacer / Copier la feuille..."

Vous avez sur une feuille fait le gabarit d'un document que vous pouvez dupliquer.

Vérifier que la case que vous voulez copier soit cochée

Imprimer en partie ou en totalité une feuille de calcul : "Fichier"  "Imprimer..."

Pour imprimer la totalité du classeur

Pour imprimer les feuilles sélectionnées

Pour imprimer les cellules sélectionnées

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2. La mise en page de votre feuille 2.1. Format, orientation du papier et marges "Format"  "Page..."  onglet "Page"

A cet endroit, vous allez pouvoir demander que votre table soit alignée horizontalement et verticalement

2.2. En-tête et pied de page "Format"  "Page..."  onglet "En-tête" "Format"  "Page..."  onglet "Pied de page"

1. Paramétrez votre en-tête

2. Cliquez sur "Editer"

3. Remplissez les zones et ajouter les champs dont vous avez besoin (n° de page, nombre de pages,...)

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2.3. Imprimer ...

2.3.1. Les numéros de lignes et les lettres des colonnes sur toutes les pages "Format"  "Page..."  onglet "Classeur"

Activez la case "En-tête de colonnes / lignes"

2.3.2. Les titres des lignes ou des colonnes sur toutes les pages Votre tableau est trop grand pour tenir sur une page, il est donc utile que les titres de vos colonnes et de vos lignes se répètent sur toutes les feuilles.

"Format"  "Zone d’impression..."  "Éditer"

1. Cliquez sur l’icône placée à droite dans la zone ligne à répéter : une boîte de dialogue va s’afficher sur votre page

2. Sélectionnez la ou les lignes que vous voulez voir se répéter lors de l’impression

3. La boîte de dialogue affiche $1, votre ligne sera répétée

4. Faites de nouveau apparaître la totalité de la boîte de dialogue afin de répéter la même opération pour les colonnes

Une fois vos zones de colonnes et de lignes définies, n’oubliez pas de cliquer sur "OK" pour valider votre demande.

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3. La mise en forme dans les cellules

3.1. Mise en forme de l’écriture dans une cellule

Comme pour le traitement de texte, vous pouvez utiliser la barre outil ou utilisez le menu "Format"  "Cellules..."  onglets "Police" et "Effets de caractères"

3.2. Alignement dans une cellule

Vous pouvez également utiliser le menu "Format"  "Cellules..."  onglet "Alignement" Orientation du texte

Dans votre cellule vous allez pouvoir center votre texte aussi bien verticalement qu'horizontalement C’est dans ce menu, que vous pourrez notamment demandé à votre texte de s’orienter à 90 °

3.3. Fusionner des cellules Sélectionnez les cellules que vous voulez fusionner, et cliquez sur l’icône qui permet de fusionner ou allez dans le "Format"  "Fusionner les cellules..."

2. On clique sur l’icône

1. On sélectionne les cellules

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3. Les cellules sont fusionnées

3.4. Mettre des bordures et une couleur de remplissage Sélectionnez la ou les cellules que vous voulez entourer d’une bordure.

Cliquez sur l’icône représentant la bordure

Vous pouvez également passer par le menu "Format"  "Cellules..."  onglet "Bordures" Vous aurez des options qui vous permettront de modifier l’épaisseur du trait, la couleur, …, c’est dans le même menu que vous accéderez à la couleur d’arrière plan ou en cliquant directement sur l’icône

3.5. Mettre en forme le format des nombres Après avoir sélectionné la cellule concernée, allez dans le menu "Format"  "Cellules..."  onglet "Nombres"

Sélectionnez la "Catégorie" : nombre, pourcentage, monétaire, ...

Indiquez le "Format" et les "Options"

Toutes ces options sont aussi accessibles à partir du menu contextuel (clic droit).

3.6. La mise en forme conditionnelle Grâce à cet outil, vous allez pouvoir mettre en évidence certains résultats ou certaines informations.

Attention toutefois aux problèmes de compatibilités entre excel et calc (une condition faite sous excel n'aura pas le même résultat sous openoffice calc).

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Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez mettre en place le formatage conditionnel puis ensuite allez dans le menu "Format"  "Formatage conditionnel..."

2. Indiquez les éléments de comparaison

1. Choisissez l’élément de comparaison

3. Indiquez le style que votre cellule devra prendre si la condition est remplie

4. La mise en forme des lignes et des colonnes 4.1. Modification manuelle 2. Votre curseur prend la forme de 1. Placez votre curseur sur les lignes qui séparent les colonnes ou les lignes

3. Cliquez sur le bouton gauche de votre souris, maintenez appuyé et déplacez votre curseur

4.2. Modification automatique Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez modifier, "Format"  "Colonne"  "Largeur..."

Indiquez votre valeur puis cliquez sur "OK"

Procédez de la même manière pour les lignes, "Format"  "Ligne"  "Hauteur..."

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4.3. Ajout de lignes ou de colonnes "Insertion"  "Lignes" ou "Insertion"  "Colonnes" Vous pouvez également utiliser le clic droit : Clic droit dans la feuille là où vous voulez insérer une ligne ou une colonne  "Insérer"

Sélectionnez votre choix et cliquez sur "OK"

Clic droit dans la zone grise des noms (A, B, C,... ou 1, 2, 3, …)

4.4. Suppression de lignes ou de colonnes Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous voulez supprimer - "Edition"  "Supprimer des cellules..."

OU - Clic droit  "Supprimer des colonnes",...

Clic droit sur la feuille - "Supprimer..."

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5. Que faire avec le tableur ?

5.1. Les tris et les filtres 5.1.1. Les tris Sélectionnez par exemple les colonnes que vous voulez trier (attention la première ligne n’est pas prise en compte) "Données"  "Trier..."

5.1.1. Les filtres Sélectionnez les intitulés de vos colonnes "Données"  "Filtre" "AutoFiltre"

5.2. Les calculs simples et plus complexes 5.2.1. La barre de formule 3

4

5

2 1

1 . zone de nom : affiche la cellule active, la plage de cellules sélectionnées,... et si vous avez mis le signe "=" dans votre cellule, les opérations les plus courantes.

2. assistant de fonction (vous pouvez également passer par "Insertion"  "Fonction..."

3. bouton de somme automatique (sigma) 4. bouton qui permet de débuter une formule par le signe "=" 5. zone où la formule ou la fonction saisie apparaît

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5.2.2. Copier des formules

1. Faites la somme en A4

2. Cliquez dans votre cellule A4, celle-ci est sélectionnée.

Amenez votre curseur en bas à droite de votre cellule, votre curseur prend la forme d’une croix, faites un clic gauche, maintenez votre clic appuyé et déplacez votre souris jusqu’en D4, relâchez votre clic

3. Les sommes des autres colonnes se font automatiquement, la fonction a été recopiée.

5.3. Les graphiques Sélectionnez les cellules à partir desquelles vous voulez faire un diagramme.

Cliquez sur l’assistant diagramme

Suivez pas à pas les différentes fenêtres jusqu’à la réalisation du diagramme.

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