Meetings Västsverige Göteborg, #02 sep 2012 by Meetings Västsverige

VÄSTSVERIGE MEDFÖLJER MEETINGS INTERNATIONAL #51 2012 S I DR UB R I K

Göteborg #02 SEP 2012

O. LLE LARKÖ PROFESSOR, SAHLGRENSKA AKADEMIN

Jag räckte upp handen

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

clarion loves meetings en unik mötesplats i Göteborg På Drottningtorget

i centrala Göteborg ligger Clarion Hotel Post. I det anrika Posthuset har vi öppnat upp en helt ny mötesplats med 500 hotellrum, unika möteslokaler och möteskapacitet för upp till 1 000 personer. Med den senaste tekniken och modern inredning i de fantastiska lokalerna är ett besök i huset i sig en upplevelse. Lägg till ett mat och dryckeskoncept där stjärnkocken Marcus Samuelsson är kreativ motor och du har ett nytt självklart val när det gäller nästa möte eller vistelse i Göteborg. Varmt välkommen till Clarion Hotel Post - The New Face of Gothenburg. Läs mer på www.clarionpost.se eller följ oss på www.facebook.com/clarionpost för de allra senaste nyheterna.

S I DR UB R I K

Conny Brännberg, vice ordförande för Västsvenska Turistrådet

VI HJÄLPER DEN LOKALA VÄRDEN ATT BLI EN HJÄLTE Mötesstrategin för Västsvenska Turistrådet bygger på ett starkt lokalt engagemang. För att förverkliga strategin behövs det ett aktivt regionalt förankringsarbete där man arbetar in mötesindustrin i den egna kommunens och kommunalförbundets planer och strategier. Det är i princip alltid en lokal värd som tar initiativ till att ett möte genomförs på en ort. Det är hon/han som bjuder in sina kollegor från andra delar av landet eller världen. Den lokala värden är motorn och hjälten i vår satsning på mötesindustrins utveckling i Västsverige. Mycket snart kan vi se tydliga resultat av det arbete vi har påbörjat, men den fulla effekten tar det flera år att avläsa. Det är först när många människor – beslutsfattare, forskare, myndighetschefer och andra som är engagerade i olika nätverk, forskarorganisationer och föreningar – blivit medvetna om vilka möjligheter som finns i mötesindustrin – som vi ser resultaten. Västsvenska Turistrådet är den motor, det stöd och den katalysator

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

som på ett effektivt sätt underlättar och snabbar på arbetet. Vi skapar fler Convention Bureauer som genererar fler möten. Två positiva ekonomiska effekter av att vi producerar allt fler möten i västra Sverige är också fler hotellnätter och restaurangbesök. Det är en av huvudorsakerna till att Västsvenska Turistrådet är engagerat i frågan. I första hand handlar det om att skapa ett forsknings- och innovationsklimat som stimulerar inflyttning och företagsutveckling, att nationellt och internationellt stärka universitetens, högskolornas och forskningsinstitutens varumärken, och därmed underlätta deras rekrytering av studenter och forskare. Det genererar också större möjligheter för nyföretagandet och stärker befintliga företag i Västra Götaland. Vi har Convention Bureauer i Göteborg, Borås och Skövde och det kommer flera. Nu måste vi få många fler att inse att det inte handlar om turism. Istället ska vi höja blicken för att vi har ett verktyg för samhällsutveckling där vi bör kunna vara helt

överens mellan olika partier. Det verktyget måste kontinuerligt förfinas med nya kunskaper. Mötesindustrins utveckling kräver helt andra kunskaper och på en helt annan nivå. Det finns ett bra förslag för hur Sverige ska kunna använda sin mötesstrategi. Vi i Västsverige går före, vårt projekt, som vi utvecklar ytterligare i Västra Götalandsregionen, har kommit långt. Nu ska vi komma ännu längre. Vi ska vara piloten och språngbrädan för forskning och utveckling genom att hjälpa forskare att skapa fler möten i vår region. Vi har möjligheterna och den enda begränsningen som finns, finns inom oss själva. Conny Brännberg vice ordförande för Västsvenska Turistrådet För mer information om Västsvenska Turistrådet kontakta carin.klemetz@vastsverige.com

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

M Ö T EN S OM G Ö R S K I LLN A D

Olle Larkö, professor, Sahlgrenska akademin

KONGRESSER ÄR VIKTIGA MÖTESPLATSER FÖR NY KUNSKAP – Om man inte åker på kongresser borde man inte få vara yrkesverksam. I Sverige har vi en väldigt slapp hantering av läkarkåren. Vi har inga krav på att vidareutbilda oss. Om man deltar på internationella kongresser säkerställer vi att den vanliga läkaren håller sig uppdaterad. Det säger Olle Larkö, hudläkare, professor och dekanus på Sahlgrenska akademin. Under sina 30 år som aktiv har han varit på fyra, fem kongresser om året, totalt uppskattar han sin medverkan i över 100 medicinska möten. Han är kritisk till avsaknaden av svensk vidareutbildning av läkare, och räds inte att framföra sina åsikter. – Jag blev klar med min utbildning 1977, och har inte behövt öppna en bok sedan dess, men kan ändå vara läkare. Så är det inte i andra länder. I USA får man inte behålla sin licens om man inte åker på kongresser. Man klockas när man går in på ett föredrag och när man går ut. Deras system kallas CME, Continuous Medical Education. Det är någonting man kan tycka skulle finnas också i Sverige men så är det inte. Olle Larkö säger att hudläkares lilla specialitet står för sex procent av all sjukvård och en procent av budgeten. – Inom vårt område är mängden ny information som är faktagranskad

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

av vetenskapsmän, och som jag borde läsa, motsvarande 700 sidor om dagen sju dagar i veckan. Vi har inga krav på att läsa någonting alls. I Sverige går det utmärkt att läsa Fantomen eller DN. Det kan jag tycka är en stor skam. Men så har vi också en och annan dunderblunder i sjukvården. Professor Larkö vill inte ha ett kontrollsamhälle, men säger att vi nog vill att doktorerna vi går till ska vara uppdaterade. Som patient vill vi träffa en läkare som vi vet har tagit del av de senaste rönen inom sitt område. – Vi har lagt om hela den svenska läkarutbildningen till ett kontinuerligt lärande. Man kanske inte kan allt när man går ut från utbildningen. Därför har man internationella kongresser så man inte behöver läsa 700 sidor varje dag. För två år sedan genomfördes European Academy of Dermatology and Venereology, EADV, på Svenska Mässan i Göteborg, med 8 000 deltagare. Olle Larkö var huvudansvarig för mötet eller som han säger ”Det stora hudäventyret”. Så här gick det till när han räckte upp handen för att få kongressen till Göteborg. – Jag satt i styrelsen för EADV under en sexårsperiod. Där diskuteras nya kongresstäder i stort hela tiden. Man tittar framåt kanske tre, fyra år och fattar beslut om var de ska

ligga. Redan 1999 hade vi föreslagit Göteborg men förlorade då mot Amsterdam. – Vi föreslog Göteborg 2006, styrelsen kontrade med Stockholm. Sedan hade vi en diskussion inom Sverige, men Stockholm var inte beredd att ta hand om kongressen och vi var inte redo att göra mötet i Stockholm. När vi kommit överens inom Sverige blev beslutet att Göteborg skulle få kongressen 2010. EADV-kongressen är en av de allra största kongresserna som har genomförts i Göteborg. Hur gick samarbetet med Göteborg Convention Bureau och Göteborg & Co? – Vi fick massor av hjälp av dem och mycket lokal hjälp i övrigt. En av anledningarna till att man får en sådan här kongress alls är att verksamheten här i staden fungerar väldigt bra. Olle Larkö nämner att det är nära till allt i Göteborg, och det finns många restauranger där många av de obokade, i många fall väldigt betydelsefulla möten, äger rum utanför föreläsningstid. – Det mesta funkade bra. På mäs�san var det inget strul, men vi hade kanske förväntat oss att det tredje tornet skulle vara klart på Gothia. Några deltagare fick bo i Borås, men det är ju knappast en av de viktigare frågorna.

M ÖTEN S O M GÖR S KI LL N A D

Desto mer betydelsefullt är det vetenskapliga arbetet. Olle Larkö beskriver det som väldigt lyckat. – Utan att skryta är Sahlgrenskas hudklinik ledande i landet, kanske också den största. Hela kliniken var intresserad av att vi genomförde den här kongressen. Vi hade tidigare gjort nordiska möten, och hade en diskussion om att det egentligen var Sverige

informationen från andra länder så att de slipper göra alla undersökningar själva. – Svensk sjukvård är ganska inåtriktad, lite som att gå i en spegelsal. Vi åker till Stockholm och de kommer till oss. – Vi måste titta betydligt mer på andra länder. Bara att åka till Danmark, Holland eller Tyskland, där

”Om man inte åker på kongresser borde man inte få vara yrkesverksam” som arrangerade kongressen, och vi fick lite hjälp med den vetenskapliga bedömningen av de abstracts som anmäldes från annat håll i Sverige. Som president för hudkongressen vill Olle Larkö framhålla general sekreteraren John Paoli, ett adminitrativt geni. Då var han 35 år med stor arbetskapacitet, något som Olle Larkö säger är nödvändigt på den tjänsten när det gäller kongressarbete i den här dimensionen. – Det vi vill med våra kongresser är att säkerställa att den vanliga hudläkaren håller sig uppdaterad. Vi måste ha forskningssamordning. En del forskar på hud, andra på allergier, hiv och könssjukdomar. Vi måste samordna det här arbetet och det gör vi med våra kongresser. Olle Larkö har varit vetenskapligt aktiv länge och säger att det är omöjligt att bedriva vetenskap och samtidigt inte vara en engagerad i kongresserna. Här lär man sig nya behandlingsmetoder, lär känna människor och berikas. Det går också att spara lite pengar genom att hämta

de har betydligt högre produktivitet, alltså träffar fler patienter per dag än svenska läkare, är väldigt viktigt. I Sverige är det mer sirap i systemet. Man har skurit ned på administrativ personal så läkarna gör mer administration. – Kongresser ger en internationell avstämning som berättar om vi är på rätt väg. Förberedelser inför en kongress sköter sig inte själv. Några personer måste exempelvis göra jobbet med att bjuda in föreläsare och forskare. – Jag säger som jag tycker: Om man inte åker på kongresser borde man inte få vara yrkesverksam. Men i Sverige är det helt okej. Vi struntar fullständigt i om våra doktorer utbildar sig eller inte. Det här är inget som patienter känner till. Men det kanske är bra att de är ovetande? Olle Larkö säger att när han och hans kollegor är deltagare på internationella kongresser kan de dela med sig av sina erfarenheter till andra, men också få ny kunskap som kan göra skillnad i mötet med patienter.

– De som var med och arbetade med vår kongress plockade inte ut några egna löner. I ett sånt här arbete blir man känd utomlands, vad det nu kan föra med sig. På frågan vad kongressen betyder för Göteborgs universitet och dess utveckling svarar Olle Larkö att många internationella besökare tycker att det är svårt att se vad som är sjukhuset och vad som är universitetet. I Sverige är det uppdelat, i USA och Kina är det oftast samma ägare till universitet och sjukhus. – Vi behöver fortsätta att utveckla vårt samarbete. Vi har det vi har, det är inte mycket att fundera på. Vi har ett otroligt bra samarbete, men vi kan komma längre om vi arbetar tillsammans ännu tätare. Olle Larkö säger att han avstår från att vara huvudansvarig igen för en kongress i den här storleken. – Men vi har pigga medarbetare som säkert är sugna. Någon nämnde att hudkongressen omsätter 70 miljoner kronor. Ett stort möte bidrar också väldigt mycket till stadens utveckling. De personer som Olle Larkö arbetade tillsammans med i kommittén under arbetet med att få hudkongressen till Göteborg inspirerades, precis som han själv, att åka på fler medicinska möten. – Alla som var med från Sahlgrenska är vetenskapligt aktiva och kända internationellt, annars får man inte sådana uppdrag. Miljön på Sahlgrenska är väldigt pro utbildning och pro forskning. Just nu kanske 8 000 delegater är gränsen för vad Göteborg klarar av? För två år sedan fanns ju inte Clarion Hotel Post och det tredje tornet på Gothia Hotel var inte påbörjat.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

M Ö JLI G H ET ER

Välkomstreceptionen på Operan

KONGRESSER BYGGER VARUMÄRKEN I maj genomfördes det enskilt största företagseventet någonsin i Göteborg: Astra Techs världskongress med över 2 400 deltagare från 48 länder. När företaget började planera sin tredje världskongress skickade de ut en Request for Proposal till 16 europeiska städer, samtliga svarade. Beskeden som kom var snabba och raka. ”Mycket proffsigt”, säger Patrik Flygh, Project Manager, International Congresses & Events. Därefter besöktes åtta av destinationerna, tre valdes ut till finalen: London, Milano och Göteborg. Djupare förhandlingar med städerna inleddes och presenterades för Astra Techs ledning. Det var inte för att företaget har sitt huvudkontor i Göteborg som staden vann mötet. – Det blev en extra bonus. Göteborg vann för att deras upplägg och uppställning var bäst. Det är unikt att man kan gå mellan nästan varje hotell till och från Svenska Mässan och till Scandinavium där vi hade en middag för 2 300 personer. Patrik Flygh säger att London gav ett mycket professionellt intryck, de ville verkligen ha affären. – Florens fick oss att åka dit men deras lokaler klarade inte ett sådant här arrangemang, vilket de borde ha förstått redan på förhand. Även om staden har charm måste vårt vetenskapliga program komma i första hand och där räckte Florens inte till. Patrik Flygh är generös med beröm och säger att Göteborg Convention

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

Bureau, med Lennart Johansson i spetsen, gör ett så bra arbete att många andra europeiska städer försöker skapa ett liknande arbetssätt. – Göteborgs stads agerande för att få med sig hela staden gör att det inte finns några problem utan bara möjligheter. Svenska Mässan får också uppskattande ord av Patrik Flygh som tycker att mässans medarbetare var outstanding. En vecka före kongressen samlades 350 av dem för att ta del av vad som skulle hända under evenemanget. – Vi berättade om vårt varumärke, vad vi står för och ville med arrangemanget. Vi träffade också alla tretton hotell, och fick möjlighet att informera dem också. Det här sättet att arbeta på tror jag kan vara svårt i någon annan stad i Europa. Det genomfördes stora upphandlingar av eventbyråer inför kongressen. Det var en lång process, men ofrånkomlig för att hålla den höga kvalitetsnivå som är nödvändig för företagets varumärke. Processen tog en och en halv månad. De bjöd in eventbyråer, informerade om temat och vad de ville åstadkomma. Briefingen tog två timmar och byråerna fick en budget som skulle hållas. Därefter fick byråerna pitcha. Två togs ut till final i vilken de fick presentera sina förslag för ledningen. – Vi delade eventen mellan två byråer eftersom vi gjorde

bedömningen att det blev för mycket för en byrå att klara båda kvällsevenemangen. Eventbyrån Stark utsågs för att hålla i arrangemanget på Operan. Uppdraget att göra middagen på Scandinavium gick till Occasion. Patrik Flygh berättar att de byggde upp allt från noll och med nya leverantörer som de aldrig jobbat med tidigare. Att det gick smidigt tror han beror på att de samlat på sig erfarenhet från de två tidigare världskongresserna. En tredje eventbyrå, The Selva Group, tog hand om alla amerikanska gäster. På onsdagskvällen före mötets öppnande genomfördes en pre congress med cirka 700 deltagare. Morgonen därpå började det vetenskapliga programmet vilket bjöd på 153 talare från hela världen. Valet av professionell kongressorganisatör, PCO, avgjordes genom en upphandling. Pitchen stod mellan sex företag: Amex, Congrex, CWT, Hansen, Gerle och MCI. Valet föll på MCI och Ovation, som är deras Destination Management Company. – Det var en rejäl upphandling, och jag måste säga att det är hög standard på PCOerna i vårt land. Att MCI tog sin världsorganisation till Göteborg gjorde att vi valde dem. Delegia fick uppdraget att ta hand om registreringssystemet. Patrik Flygh berättar att de använde deras kongress-app Mint med stor framgång. Mint är en mobil tjänst som

M ÖJ L I GHETER

kopplar ihop mötesdeltagare med varandra under mötet. När en världskongress kommer till en destination vill mötet gärna uppmärksammas, något som delegaterna märker redan vid ankomsten på flygplatsen. – Man kunde se oss i hela Göteborg och det startade med banderollen ”Welcome to Astra Tech

Patrik Flygh, Project Manager, International Congresses & Events, Astra Tech

i världen inom tandimplantat, men har i år klättrat till tredje plats. Som varumärke rankas företaget som nummer ett på den globala implantatmarknaden. I september köptes Astra Tech av amerikanska Dentsply. Genom att slås ihop med ett tyskt systerbolag, Densply Friadent och bilda Dentsply Implants är företaget på god väg mot

”Vårt vetenskapliga program måste komma i första hand” World Congress Gothenburg” på Landvetter. Där fick vi vara på insidan med en egen monter där våra medarbetare tog emot kongressgäster från tisdagen till fredagen. Till eventet kom över 2 400 deltagare, 350 var Astra Techs anställda från hela världen. Mötet hade också 450 medföljande som skulle bo någonstans. Patrik Flygh konstaterar att de hade gäster på tretton hotell, alla bemannade med hospitality desks. Uppskattningsvis rörde det sig om 2 700 till 2 800 rum per natt. Talarna bodde på Gothia eftersom det vetenskapliga programmet genomfördes på Svenska Mässan. Från samtliga hotell gick det transferbussar till mässanläggningen, liksom till arrangemangen på Operan och Scandinavium. Utställningsytan på var 2 500 kvadratmeter, med Astra Tech som enda utställare. Resultatet handlar om försäljning och om att bygga varumärket. För sju, åtta år sedan var bolaget nummer sju storleksmässigt

en andraplats på världsmarknaden. – Den som tror att det är lätt att få 2 400 deltagare till ett möte bara för att man är nummer ett som varumärke i världen har fel. I synnerhet när de som kom till kongressen betalade för sin egen medverkan. Det vetenskapliga programmet handlade inte bara om Astra Techs utbud utan var ett öppet vetenskapligt program. Enligt Patrik Flygh är det vetenskapliga programmet det viktigaste med hela kongressen. Som mest fanns det fyra parallella sessioner att välja mellan. Världens ledande forskare och key opinion leaders inom dental implantologi kom till Göteborg. – Det är rena guldgruvan för de som vill hålla sig uppdaterade inom det senaste när det gäller terapi, forskning och utveckling. Att arbeta för att kongressen skulle genomföras med så lite miljöpåverkan som möjligt var självklart, och de satsade så långt det gick på närproducerad mat. Vatten som tappats på glas och plastflaskor valdes också

bort. Istället fick alla gäster en egen återanvändningsbar vattenflaska. Påfyllningen fick de sköta själva vid tankstationer som var direktkopplade till vattenledningarna. Försöket slog så väl ut att mässan ska fortsätta att använda konceptet med vattenstationer. Och tack vare ett nära samarbete med Water Aid samlades det också in 460 000 kronor till organisationen under kongressen. Temat för företagseventet var ”Creating the future by going back to the roots”. – För att kunna se in i framtiden måste man även dra lärdom av det som skett i historien. För oss handlar implantologi om kontinuerlig utveckling och utan historia finns det ingen framtid. Temat sammanfattar att nya rön baseras på långtidsresultat och dokumenterade erfarenheter. Det sociala programmet är alltid viktigt. Redan på onsdagskvällen hölls en ”Speakers’ Dinner” på Börsen, en plats som inte används så ofta för företagsevenemang. Välkomstreceptionen var på Operan för 3 000 minglande gäster, och fredagens program innehöll en ”International Dinner” på Scandinavium för 2 300 personer, det enskilt största sittande middagseventet arenan någonsin gjort. Genomförandet av världskongressen innebär många nya lärdomar och insikter. – De flesta av oss som gjorde den här kongressen har varit med på alla tre världskongresserna, vi har stor erfarenhet och har skapat en kunskapsbank vi har stor nytta av framöver.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

M Ö JLI G H ET ER

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

P R OF ESS I ON A L C ON G R ESS OR G A N I S ER

Marie Jacobsson, operativ chef, Congrex

EN PCO LÄMNAR INGET ÅT SLUMPEN Congrex är Sveriges och Skand inaviens största Professional Congress Organiser, PCO, och specialiserat på att erbjuda tjänster för möten och event, konferenser, kongresser, association management samt reseoch hotellarrangemang. I Sverige har Congrex 120 medarbetare fördelade på kontoren i Stockholm, Göteborg, Uppsala och Malmö. Totalt i världen är de drygt 400 anställda. Marie Jacobsson är operativ chef för Congrex i Skandinavien och med Göteborg som bas. ”Vad är en PCO och varför ska vi anlita en?” är frågor som hon är van att besvara. – Kongresser, möten och events är effektiva verktyg för att framgångsrikt förmedla ett budskap till rätt målgrupp. En professionell kongressorganisatör tar dig genom alla steg i planeringsarbetet. När du anlitar en PCO lämnas inget åt slumpen samtidigt som man skapar förutsättningar för effektiva möten och minnesvärda events. En väl genomförd konferens och kongress skapar inspiration och

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

motivation. Bakom varje framgångsrikt möte ligger många timmar av förberedelser och administration. En PCO har expertkunskaper och stor erfarenhet av genomförandet av kongresser och event. – Många som tar på sig ansvaret för värdskapet och planerar en kongress, gör det utöver sitt ordinarie jobb som exempelvis läkare eller en professionell inom vilket akademiskt specialområde som helst. Därför kan det finnas både kunskapsluckor, avsaknad av arbetskraft eller tidsbrist, det mest troliga är en kombination av alla de faktorerna. Det är där vi kan hjälpa till. De flesta PCO-företag erbjuder ett brett utbud av tjänster och stöd, men kan också anpassa sig till den nivå som efterfrågas alternativt erbjuda sina tjänster till specifika delar av ett evenemang. Det är viktigt att komma ihåg att organisationskommittén eller föreningens/organisationens beslutsfattare har kvar den beslutsmakten.

Vanliga tjänster hos en PCO är: 1. Projektledning, logistikhantering, hantering av anmälningar, catering, kreativa event, ekonomistyrning och budgetering, grafisk formgivning och konceptframtagning. 2. Behovsanalys inför lokalbokning, möteslokaler efter budget och behov, prisjämförelser mellan olika anläggningar, prisförhandling och kontraktering. 3. Ekonomi- och fakturahantering, budgetkontroll och hanteringar av tredjepartskostnader, prisjämförelser och finansiella rapporter. 4. Utställningshantering, samordning av monterplanering på utställningar, mässor etcetera. Koordinering av monterbygge och bemanning. 5. Resor och hotellhantering, webbaserad bokningsmotor för reseoch hotellbokningar, transporter.

P R OFESSI O NA L CO NGRESS ORGANISE R

”Göteborg ligger långt ner på listan och helt klart under Stockholm prismässigt”

För att ytterligare hjälpa föreningar och organisationer att utvecklas arbetar PCO-företag allt oftare med association management. AMC står för Association Management Company och sådana bolag erbjuder kanslitjänster anpassade efter din förenings eller organisations behov. Det kan vara sekretariatstjänster, serviceoptimering och verksamhetskontroll, kommunikation med medlemmar, projektledning, hantering av ackrediterings- och certifieringsprojekt, medlemsbearbetning och marknadsföring, kommunikation och PR-aktiviteter samt genomförande av kurser, seminarier och workshops. Det kan också omfatta hantering och granskning av stadgar, organisationsplan, verksamhetsplan och hantering av medlemsförmåner. När det gäller stora möten på den regionala marknaden i västra Sverige och möjligheter till utveckling, ser Marie Jacobsson en jättepotential för Göteborg. – Den stora fördelen är att Göteborg och de som är inblandade i stadens kongresser samarbetar. Vi har Göteborg Convention Bureau som verkligen satsar, även om jag tycker att de borde ha fler anställda på kongressidan. Visst är det kul att

få möten med 8 000 deltagare, men det finns många möten som är på 1 000–5 000 personer också. Marie Jacobsson konstaterar att utbudet av stora anläggningar som ligger centralt är bra för nästan alla möten i den storleksklassen. Det är korta transportsträckor och man kan även åka båt mellan stadsdelarna. Att det är gångavstånd mellan nästan alla hotell och de stora mötesalternativen är ännu en fördel. Till och med det längsta avståndet, från Svenska Mässan till Eriksbergshallen, betraktas som en kort transportsträcka. – En konkurrensfördel för mötesplatsen Göteborg och Sverige är att vi inte har de restriktioner som finns i många andra länder. Göteborg är en stor mötesstad men väldigt lätthanterlig i sitt format för kongresser. Marie Jacobsson berättar att de nyligen genomförde en kongress i Buenos Aires för en kund. De gjorde som vanligt och packade bland annat ner gem, tejp och post-it-lappar. – Vi fick inte ta in produkterna i landet eftersom de gick att köpa på plats. Värre var att vi behövde använda tio datorer för registreringen. Vi fick beskedet att de datorer som skulle användas på plats skulle skickas minst sex veckor i förväg till

tullmyndigheterna i Argentina … däremot fick vi ta med våra egna, personliga datorer. Utvecklingen pekar på att större antal föreningar vill ha med sig sin egen Core PCO, det vill säga att kongressorganisatören följer med kongressen oavsett var i världen den genomförs. – Allt fler föreningar och organisationer börjar i allt högre grad att använda sina egna sekretariat. De sköter projektledning och deltagarhantering själva, men trots det arbetar vi fortfarande med väldigt många kongresser. Vi har tjugo, trettio kunder som vi följer med när kongresserna flyttar utan att vi för den skull har ett kontrakt som säger att vi är deras Core PCO. – Congrex Sverige genomför cirka 150 konferenser och kongresser per år, för tjugo av dem är vi Core PCO. Men vi hjälper också företag, stat, kommun och landsting med meeting management för att optimera deras möten, det är cirka 5 000–6 000 möten med olika innehåll per år. När det gäller arbetet att få arrangera framtidens kongresser i västra Sverige svarar Marie Jacobsson att Convention Bureauerna, CVBerna, mest arbetar för att ta dit befintliga

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

P R OF ESS I ON A L C ON G R ESS OR G A N I S ER

”Destinationer har blivit svartlistade som kongressorter för att de är för turistiska”

möten, det vill säga möten som flyttar från ort till ort. – Det är inte lätt att vara med och skapa nya kongresser. Det är för få människor på landets CVBer för att de ska hinna fördjupa sin analys och komma fram till alla potentiella möten. Vi får arbeta hårdare för att få hit affärerna. Kanske är det vad som styr vårt samarbete med hotellen och anläggningarna. Det är inte alltid hotell och anläggningar kan matcha de priser som vissa föreningar och organisationer vill ha. Enligt Marie Jacobsson säger många ute i Europa att svenska hotellpriser är för höga. Det har hon svårt att förstå. – Det kommer fram när man frågar de som kommer hit och bor på hotell under en kongress. När vi gör samma jämförelser ligger Göteborg långt ner på listan och helt klart under Stockholm prismässigt. Här har vi mer att arbeta med marknads- och informationsmässigt. I mötesindustrin har nationella och internationella nätverk stor betydelse för att dela kunskap. Marie Jacobsson bekräftar deras betydelse: – Vi är med i globala nätverk som ICCA, IAPCO och MPI. Det är väldigt viktigt för oss att vara med i

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

framkant av mötesindustrins utveckling. Framtidens frågor är många. Enligt Marie Jacobsson vet de att många anställda avsätter 25 procent av sin tid på externa och interna möten. ”Här kommer vi att bli mer ifrågasatta.” Det blir också allt vanligare att räkna på Return On Investment. Framöver tror hon också att det ställs ännu större krav för att överhuvudtaget få resa till möten, det finns varken finns tid eller pengar att låta alla som vill åka på allt de vill. Congrex Sweden ska också bli ännu mer mötesexperter och hjälpa kunderna att maximera så mycket som möjligt av de möten de genomför och reser till. De ska också arbeta mer med media, och kanske i ännu högre grad hjälpa kunden att nå ut med sitt budskap i samhället på ett effektivt sätt. Marie Jacobsson kan också tänka sig att erbjuda talarcoachning. – Allt fler människor inser också att mål och syfte är det viktiga. Det märks internt för när kunder ringer får de betydligt fler frågor om mål och syfte med mötet. En annan förändring är att många kongressorganisatörer redan idag väljer bort destinationer som har en för tydlig prägel av turism. Det beror

på den Pharma Code som finns inom läkemedelsindustrin. – Det betyder till exempel att vi inte längre får skriva i materialet att staden Milano är fantastisk. Flera destinationer har blivit svartlistade som kongressdestinationer för att de är för turistiska. Något som förvånar Marie Jacobsson är att det byggs nya mötesanläggningar utan att det förekommer en dialog med dem som är experter på möten, PCOerna. – Det är till och med gratis att prata med oss. På Svenska Mässan fungerar dialogen bra, och de ansvariga arkitekterna intervjuar oss innan de sätter igång. Och nu har Elite Park Hotel planer och vill ha våra synpunkter. Det är den rätta vägen.

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

UT VEC K LI N G

Petter Ullberg, vice vd för Svenska Mässan, vd Gothia Towers

ALLT UNDER ETT TAK När Hotel Gothia Towers tredje torn öppnar år 2015 uppstår en ny mötesplats. Petter Ullberg är vice vd för Svenska Mässan, vd för Gothia Towers och byggeneral för utbyggnaden, ett komplext utvecklingsprojekt som innehåller uppförandet av bland annat två hotell, ett torn, glasade gångbroar, restauranger, inomhusgata, hängande glaspool, provkök och en lobby under ombyggnad. Klar och invigd är hotellets nya profilrestaurang West Coast i anslutning till den nya lobbyn. – I USA skapar man fantastiska entréer till sina bästa hotell. När gästen kommer ska den uppmärksammas, där ligger vi i Sverige lite långt efter. Vi ska utforma landets mest välkomnande hotellentré med häftig belysning och ett väderskydd som ingen ännu har sett i det här landet. Inte nog med det. Petter Ullberg förklarar att genom att flytta in trottoaren i huset får hotellet en inomhusgata, ett gåstråk, på några hundra meter. Tanken är att man ska kunna gå torrskodd från Fokushuset hela vägen genom hotellet till mässan och strunta i om det regnar. Längs gatan ska det finnas affärer med vad Petter Ullberg kallar bra-att-ha-saker. Living Room är namnet på den nya fast food deluxe-restaurangen,

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

där hotellgästen kan ta med sig maten upp på rummet. Därutöver blir det ett litet provkök som också fungerar som en matstudio. Där kan man spela in tv-program och göra matlagningstester för företag och andra gäster. – Det är ett spännande koncept som flyttar fram våra positioner ytterligare. För fyra år sedan fick Petter Ullberg med sig hela styrelsen till Las Vegas på en kunskaps- och inspirationsturné. Där träffade de bland andra borgmästare Oscar B Goodman. – Vi fick en väldigt bra inblick i hur Las Vegas Convention Bureau arbetar och hur de jobbar med sin mötesindustri. Staden har ju konverterat från att ha varit en spelstad till att arbeta med evenemang, företagsevent och kongresser. Vi träffade också de stora företagen som driver hotellen. Las Vegas har börjat exportera sig, bland annat till Singapore. Där ligger Marina Bays Sands, ett enormt hotelloch möteskomplex med bland annat 2 500 hotellrum, 120 000 kvadratmeter utställningsyta och världens längsta utomhuspool, 150 meter, anlagd i en park som är 340 meter lång och ser ut som en banan.

– Som idé har hotellet inspirerat oss. Trots allt får vi 1 200 hotellrum och glasade gångar mellan våra tre torn på tjugonde våningen. Inspirationen till broarna hittade vi i Kuala Lumpur. Den första expansionen i hotell utbyggnaden blir Gothia Upper House. Här byggs enligt normer och regler för ett femstjärnigt hotell, men det är oklart om den delen får femstjärnig status. I Gothia Upper House ska de gestalta något speciellt, något som sticker ut. Petter Ullberg relaterar till ett hotell i Wien vars tak lyser. För egen del vill de skapa möjlighet för en västkustkonstnär att designa ett innertak som ett konstverk, vilket ska ljussättas med moderna möjligheter. Visionen är att kunna byta konstnär efter några år för en ständig pågående förnyelse av hotellet. Rummen är 31, 42 och 60 kvadratmeter stora juniorsviter samt en svit i två plan vilken, när man använder alla möjligheter, blir 150 kvadratmeter med tillhörande panoramafönster i två plan. De broar som förbinder de tre tornen ligger på våning 20 och får glasgolv så att intrycket blir luftigare. I våningen under ligger den våta avdelningen, och här skapas en för

U T VECKL I NG

Det tredje tornet på Hotel Gothia Towers öppnar 2015

”Det är inte betonggolv som är den stora varan i framtiden, det är mötet mellan människor”

svenska förhållanden unik pool. Det är en bassäng i glas som hänger utanför hissarna, 52 meter över havet. Här finns också en hamam-del med bland annat en ångbastu och ett gym. Den delen av utbyggnaden är klar redan nästa sommar. Det nya tornet får 29 våningar med en restaurang, tänkt som en festvåning, högst upp. Tornet är 100 meter högt och får sju hissar. Totalt får Hotel Gothia Towers 24 hissar, samtliga är uppgraderade och de kör 3,5 meter per sekund när bygget är klart. På våning 28 tillkommer några nya mötesrum. Hotellrummen blir klassiska Gothia-standardrum på 25 kvadratmeter, inredda med dubbelsäng och bäddsoffa. När det gäller miljöarbetet ska det ligga på hög nivå. Enligt Petter Ullberg får tornet en miljöstandard med nivå Very Good. BRE Environmental Assessment Method, Breeam, är ett av de mest spridda av de internationella miljöklassningssystemen i Europa. Petter Ullberg säger att till invigningskalaset i januari–februari 2015 har det också gjorts några förändringar inomhus med deras befintliga möteslokaler. Det är dags att gå från mässanläggning till mötesplats.

– Det är inte betonggolv som är den stora varan i framtiden, det är mötet mellan människor. Fina miljöer att vistas och prata i, effektiva möten, bra matställen, där man har folk boende nära … det blir en helt ny öppenhet. Han tar Las Vegas som exempel. Där flödar människor överallt, men det är bara till möteslokalen du kommer med din badge. I övrigt ska allt vara så öppet som möjligt. – Allt vi gör är för att generera större upplevelser för gästen, att skapa en stor känsla är det absolut viktigaste vi kan göra för att kunna stå för värdskap i världsklass. Allt under ett tak är vårt mål. – Det vi inte har idag är show och underhållning, men vi är på väg dit. Det här blir ett nav som man rör sig kring. På andra ställen håller man transportrörelsen igång genom ständiga förflyttningar, hos oss finns allt under ett tak. Läget betyder väldigt mycket för framgången. Maten är också betydelsefull i utvecklingen av Gothia och Svenska Mässan. Kulinarisk mentor är Christer Dahl, lagledare för kocklandslaget, som arbetar med att de ska hålla hög kvalitet och åstadkomma matupplevelser.

– Maten är en av våra kärnaffärer, den är en oerhört betydelsefull del av mötet. Tidigare var det mest betonggolvet på mässanläggningen som var kärnaffären. När Petter Ullberg började jobba på Svenska Mässan tog det en vecka att bygga en tredagars-mässa, i vissa fall hade man en vecka på sig att riva den. Idag är tid pengar på ett helt annat sätt. Han konstaterar att de måste hitta möjligheter som gör att de kan hålla kostnader under kontroll och ta betalt för rätt saker. – Vi går från betong till mattor, skulle man kunna säga. Det handlar om miljön, och här betyder belysning, upplevelser och känsla allt mer för att skapa de mötesmiljöer som redan finns, men i allt högre grad blir efterfrågade.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

S I DR UB R I K

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

M Ö T ES P L ATS

Daniel Stenbäck, vd Clarion Hotel Post

VI VILL INSPIRERA STADEN Idén var klockren. Bygg ett hotell i det gamla posthuset på Drottningtorget i Göteborg. Det blev Clarion Hotel Post och suget efter den nya mötesplatsen var så stort att det överträffade de vildaste förväntningar man kan ha på en hotellöppning. ”Vi vill vara göteborgarnas nya vardagsrum”, var budskapet till invånarna och som de rättade sig efter det. Hotel Post är det nya flaggskeppet på Drottningtorget som redan tidigare var omgett av hotell. När Post stod färdigt blev även de andra hotellen mer synliga och tydliga. En pusselbit lades sedan till i form av en uteservering som öppnade lagom till sommaren och togs emot med storm. Med Post bildades en helhet som saknats tidigare. Så här långt har hotellet överträffat alla prognoser. Restaurangen går fortfarande plus hundra procent upp mot budget. Hotellet ligger över den ekonomiska kalkylen och det är plussiffror på pris och beläggning. Totalt överträffas budgeten med över femtio procent, men också resultatet. Det hör inte till vanligheterna att ett nytt hotell går på plus direkt från start. Eller som Daniel Stenbäck, vd för

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

Clarion Hotel Post, säger: ”Allt kan bli bättre och allt är inte optimalt.” – Vi har haft vår första sommar med just sommargäster. Det kom många fler barn än vi trodde, vi har lärt oss nya saker hela tiden. Första veckan i juli var inte fullbokad och för första gången kände vi lite oro över vad som höll på att hända. Det visade sig att inga andra hotell i Göteborg heller hade full beläggning, det var helt enkelt inget shoppingväder. Alla låg lite efter, men vi kom ifatt och vid månadens slut överträffades prognosen vi satt upp. Daniel Stenbäck berättar att när fotbollslaget FC Barcelona kom till Göteborg för matchen mot Manchester United var det plötsligt fullt med skrikande fans utanför hotellet. – Då var det fullt. Spelarna var dock väldigt nöjda. ”Det var det bästa hotell de har bott på under de senaste tolv åren”, var det samlade budskapet vi fick när de skulle åka härifrån. Jag antar att de har sett ett och annat hotell under sina tolv senaste säsonger. Det är ingen enkel uppgift att ha ett nyöppnat hotell med över 500 anställda, där många av dem

M ÖTES PL ATS

dessutom är nya på arbetsmarknaden. Att gå från vacker personal till att ha medarbetare vuxna sin arbetsuppgift är ett stort steg och ingenting man kan begära att någon ska klara smärtfritt på ett halvår? – Vi fokuserar på att nå dit. Självklart har vi fått några klagomål, men det hade vi räknat med och underligt vore det väl annars? Nu har

Clarion Hotel Post, uteservering

fas, de har högre kompetens, nya interna krav och bättre erfarenhet. Hösten är välbokad och det finns ett stort sug efter hotellet som mötesplats. – Vi vet mer vad kunderna kräver och har bättre beredskap än när vi öppnade. Det är fortfarande ett nytt hotell och vi måste visa på den mångfald som vi kan erbjuda. Det är ju inte

”Vi kan drapera hotellet i eventets färger och företagets branding. Du får i princip ett helt hotell” vi starkare internt fokus på kvalitet. Vi lär oss oavbrutet och har under det här halvåret blivit lite mer vuxna. Förutom att öppna uteserveringen på terrassen har det tillkommit en liten sushi-restaurang med raw food, som fått det göteborgska namnet vRå food. I restaurangen, 48 platser, serveras svensk västkustbaserad sushi. Köket leds av Frida Ronge som bland annat har vunnit en silvermedalj i världsmästerskapet Seven Sushi Samurai i London. – Göteborg är redan en riktig matstad med stolta fiskkrogtraditioner, men vi adderar något nytt i och med öppnandet av vRå. Vi hoppas kunna inspirera staden genom att tillföra något nytt, det löper som en röd tråd i allt vi gör. I oktober är det dags för en annan nyhet. Då öppnar en vinkällare under terrassen. Här är tanken att ta emot mindre möten där man också vill smaka goda viner. Daniel Stenbäck säger att de är mycket mer förberedda inför hösten. Efter sex månader är de i en annan

heller inte så att alla känner till vårt hotell. Där har vi mycket att göra. När det gäller olika slags möten säger Daniel Stenbäck att det inte är optimalt att ha 1 100 personer i huset även om det finns lokaler för det. – Med 600–700 personer är vi som allra bäst. Det ska vi vara tydligare med i vår dialog med mötesindustrins kunder. Vi har några väldigt stora arrangemang under hösten, men nu är vi betydligt bättre förberedda. När ett relativt stort möte kommer till hotellet finns det möjligheter att synas ordentligt. – Vi kan drapera hotellet i eventets färger och företagets branding. Du får i princip ett helt hotell. Ska du bara ha ett grupprum och en liten konferens med en måltid är det flera hotell här i Göteborg som uppfyller det kriteriet. Men vill du ha det lilla extra är vi mer med i matchen.

M E E T INGS INT E RNAT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg www. meetingsvastsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

S I DR UB R I K

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

JAG VI LL !

DEN LOKALA VÄRDEN VEM ÄR DET? Varje år förflyttas nästan 11 000 möten mellan olika städer i världen. Av dem kan nästan 7 000 möten välja att komma till Sverige. Den här sortens möten – oftast kallade kongresser eftersom alla deltagare anmäler sig individuellt – genomförs varje år, inom en del ämnesområden har kongresser arrangerats kontinuerligt sedan i slutet av 1800-talet. Många kongresser har 50–100 deltagare, men genomsnittsstorleken i världen är nästan 700 personer där mötet varar i snitt fyra dagar. Megamöten kan samla över 25 000 delegater och pågå i en hel vecka. Det här kan man läsa mer om på International Conference and Congress Association, ICCA, en organisation som lagrar kunskap om mötesindustrin internationellt. www.iccaworld.com ICCA arbetar inte med politiska möten eller företagsmöten utan koncentrerar sig på kunnande kring vetenskapliga möten med över 50 deltagare som roterar mellan minst tre länder och arrangeras på regelbunden basis. Det finns lika många möten i världen vilka cirkulerar mellan olika nationer som det finns ICCA-möten. Lägg sedan till alla möten som hålls i Sverige … Lokal värd – annars inget möte Många människor har förstått värdet av att genomföra ett möte på den

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

egna orten. Därför är det stor konkurrens om var ett blivande möte ska hållas. Varje möte har också egna rutiner för hur man bestämmer var ett kommande möte ska arrangeras. En gemensam nämnare är att välja städer dit man är inbjuden av en person som vill vara värd för mötet. En lokal värd ska inte kunna alla detaljer kring genomförandet, det gör specialister. Värdskapet handlar om att bjuda in och att styra dagordning och upplägg av mötet. Sextio procent av världens möten handlar om vård, medicin och omsorg. I Västra Götaland finns många läkare, vårdcentraler, specialkliniker på sjukhusen, tandläkarmottagningar och många privata specialister. Alla är inte verksamma i en styrelse för en internationell organisation, men många deltar varje år i ett eller flera möten som om några år skulle kunna genomföras i Västra Götalandsregionen. I Sverige har läkare inget vidareutbildningskrav på sig för att få behålla legitimationen, till skillnad från ibland annat USA, därför är kongresser väldigt betydelsefulla fortbildningskanaler för de som arbetar inom vården. Västa Götalandsregionens 49 kommuner har alla en överförmyndare, en miljöchef, näringslivschef, matematiklärare, en chef för den tekniska förvaltningen, byggnads- och hälsovårdsinspektörer och många

andra ledare. Politiska partier genomför årligen regionala och ämnesvisa konferenser och regelbundet hålls partikongresser/stämmor som kan förläggas i regionen. Det finns flera aktiva personer i nationella idrotts-, kultur- och andra intresseorganisationer. Här finns lokalavdelningar av fackföreningar, yrkesföreningar, arbetsgivarföreningar och många, många fler. I Västra Götalandsregionen finns idag Convention Bureauer i Göteborg, Skövde/Skaraborg samt Borås/Sjuhäradsbygden och inom kort kommer ytterligare några orter att ha en Convention Bureau. Stolthet och lokala framgångar Genom att bjuda in till möten sätts ljuset på den egna verksamheten. Stolthet skapas och precis som inför OS i London gör hemmanationens atleter – de lokala värdarna – allt för att visa sig och sin verksamhet från den bästa sidan. Storbritannien blev tredje bästa nation i medaljstriden i årets olympiska spel. Ett möte i västra Götaland exponerar duktiga invånare och skapar därmed bättre förutsättningar för att de ska lyckas. Varför ett möte hos mig? Jag reser hellre Att bli värd för ett nationellt eller internationellt möte innebär nästan alltid att du får resa mer än någonsin därför att mötet måste förberedas.

J AG VI LL !

Göteborgs Universitet

”En gemensam nämnare är att välja städer dit man är inbjuden av en person som vill vara värd för mötet”

Som värd för ett blivande möte är du också betydelsefull för dina kollegor eftersom de sannolikt vill hålla föredrag och vara med och påverka programmet. Snabbt får du också ett utvecklat nationellt och internationellt nätverk vilket du kan ha stor nytta och glädje av i ditt ordinarie jobb, och du blir en person som många vill ha som sin gäst. Mötesdagarna får du inte resa bort, då är du värd för dina kollegor från hela Sverige och/eller från hela världen. Vi har inte råd Erfarenheten från tusentals nationella och internationella möten talar sitt tydliga språk. Tar man extern hjälp, som visserligen är en utgift, går mötet med vinst. Försöker man spara in på professionell projektledning får man göra allt arbete själv och mötet riskerar ofta att gå med förlust. Professionellt genomförda möten innebär att ens lokala värd avlastas med nästan allt det administrativa och tidsödande arbete som det innebär att arrangera ett möte. Samtidigt blir det pengar över. De värden som skapas i form av uppmärksamhet som rätt utnyttjad kan användas för att rekrytera nya

medarbetare, behålla och stimulera dem och att exponera de egna kvaliteterna i verksamheten, kan ibland motivera en mindre förlust i själva mötet, men då som en del av PR-, rekryterings- eller marknadskostnader. De flesta som satt sig in i frågan inser att de inte har råd att avstå från att vara värd för mötet. Jag har inte tid Genom att ta in extern hjälp som avlastar administration och annan förberedelsetid, kan det rent av bli mer tid över till kärnverksamheten än annars. Alla kontakter som knyts, all den kunskap som tillförs den lokala värden och andra medarbetare på orten, alla idéer och erfarenheter som man får från tidigare års värdar och från de möten man gästar på väg fram till det egna mötet, gör nästan alltid att man själv och av andra uppfattas som mer effektiv än tidigare. Jag kan inte allt man behöver kunna Göteborgs-, Skövde/Skaraborgs- och Borås/Sjuhäradsregionens convention bureauer hjälper till med det mesta inför det att beslut fattas om vilken stad som ska väljas. Eftersom verksamheten finansieras av kommunerna

och näringslivet behöver inte du eller din organisation betala för den tjänsten. Arbetet är inte gratis men det kostar inte dig något. När en förening/organisation tillsammans med destinationens Convention Bureau har vunnit mötet till Västra Götaland bör ni kontraktera en Professional Congress Organizer, PCO, det vill säga ett företag som är specialiserat på att genomföra och administrera stora möten, hantera allt praktiskt, göra upphandlingar, hålla ordning på ekonomin, deltagarnas anmälningar, hotellrum, föredragshållare och hundratals saker till. Västra Götaland har mötesanläggningar, här finns mycket kompetens och outnyttjade möjligheter att utveckla och flytta kunskap till regionen. Känner du någon blivande lokal värd? Är du en av dem? Kontakta din Convention Bureau som hjälper dig att ta reda på förutsättningarna att bjuda in mötet. Kontaktuppgifter Göteborg Convention Bureau, 031-368 40 00 Borås Convention Bureau, 033-35 32 93/98 Skövde Convention Bureau, 0500-44 66 88

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

S I DR UB R I K

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

BID

VAD ÄR EN BID? HUR SKAPAS DEN? Varje år genomförs det olika slags möten som flyttar från ort till ort. Ett år kan ett möte arrangeras i Göteborg, året därpå i Borås eller Skövde. Den här sortens möten är intressanta för många destinationer eftersom de positiva effekterna av att få vara arrangör för ett möte är många. På hemorten kan man fokusera på det egna ämnet, vilket innebär att fler inser att ni är duktiga inom ert ämnesområde. En annan positiv effekt är att det är enklare att rekrytera nya medarbetare när de ser vilka förutsättningar som erbjuds. Ett möte på hemmaplan bidrar också till att dina kollegor blir stolta. Andra gynnsamma konsekvenser är att fler gäster exempelvis besöker ortens restauranger och tar del av kulturutbudet, vilket gör det mer intressant för företagare och användare av kultur att bedriva sina verksamheter. Det bidrar till att destinationen och lokalbefolkningen hamnar i ett nytt ljus när de gästande mötesdeltagarna inte är där. Men hur gör man för att vinna ett möte?

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Göteborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. corporate. goteborg. com

Alla möten är olika. Mötes arrangörer har varierande krav på lokaler, vilken standard hotellet ska ha, krav på utställningsytor och mycket annat. Alla anläggningar och städer kan inte tillfredsställa de växlande behov som arbetet med ett möte kan innebära. Convention Bureaun är specialister på att lista ut vilka krav som mötet ställer och på att tolka de villkor som är specificerade i förväg. EN BID – ANBUDET – GER ALLA SVAR Convention Bureaun har mallar att utgå ifrån för sina respektive städer där ortens möjligheter listas. Utifrån mallarna skapas specialanpassade presentationer som svarar på ditt mötes krav och behov. Det handlar med andra ord inte om att skicka en turistbroschyr. En bid är ett affärsdokument, en handling som beskriver grundläggande fakta om orten och vilka förutsättningar som finns. Det gäller logistik, prisläget, tekniska förutsättningar, vilket stöd den lokala värden får av den svenska moderföreningen och andra som kan

tänkas stödja ansökan. Biden ska även innehålla säljande information kring sociala programaktiviteter för deltagare, sponsorer och kommittéer. Mötet kostar, förutom stora summor pengar, deltagarnas tid och engagemang. Åtar man sig ett möte som orten inte klarar av riskerar den lokala värden sitt goda namn och rykte. Men har en bid arbetats fram, stämts av med anläggningar, hotell, teknikleverantörer med flera, kan den lokala värden och den beslutande organisationen känna sig säkra på att mötet blir framgångsrikt. Några vanliga frågor som en bid besvarar är: MÖTESLOKALER Räcker de när vi är maximalt antal deltagare i samma sal? Räcker antalet smårum, är de lagom stora? Hur ser lobbyn och entrén ut? Kan vi försäkra oss om att det bara är våra egna deltagare som släpps in? Var äter vi lunch, dricker kaffe? Är maten av tillräckligt hög kvalitet? Hur ligger anläggningen i förhållande till hotellet och olika slags kommunikationer?

BID

”En annan positiv effekt är att det är enklare att rekrytera nya medarbetare när de ser vilka förutsättningar som erbjuds”

RESAN Hur lätt är det att ta sig hit? Hur lång tid tar det jämfört med de städer vi tror eller vet att vi konkurrerar med? RESOR INOM ORTEN Hur enkelt är det att ta sig från/till flygplatsen och järnvägsstationen? Kan man parkera vid hotellen och/eller vid mötesanläggningen? Behöver vi förenkla transporterna inom orten eller räcker det med kollektivtrafikens utbud? BOENDE Var ska gästerna bo? Hur många hotellrum finns det på orten? Vilken standard och prisnivå har de? Hur ligger hotellen i förhållande till mötesplatsen? Hur många rum får vi preliminärboka? SOCIALT PROGRAM Vad gör vi på kvällarna? Var genomförs middagen för x hundra personer? Vilka teman ska vi välja? Vilka möjligheter finns för sponsorer, utställare och grupper av deltagare att boka en egen restaurang/ festvåning under de dagar mötet pågår? Vad kan vi erbjuda enskilda deltagares eventuella medföljare/respektive för programutbud i form av golf, kultur, shopping etcetera?

ORGANISATION Hur ska vi organisera arbetet? Hur garanterar vi att den lokala värden inte behöver göra allt själv? Hur sker anmälningar? Manuellt eller via internet? Hur marknadsförs mötet? Viken service får vi på plats av den person som hjälper till med allt praktiskt? EKONOMI Det krävs en väl genomarbetad och kvalitetssäkrad budget. Mötet ska minst gå på plus, minus noll. Helst ska det generera ett ekonomiskt överskott. Hur tryggas upphandlingar och uppföljning längs arbetets gång? UTSTÄLLNINGAR, SPONSORER, ANNAT LOKALT STÖD Vilka lokala subventioner från kommun, region och näringsliv kan vi få? Några andra aktörer? Kan vi få något utöver ekonomiskt stöd? Vad skulle det kunna vara? FÖRSLAG PÅ TEMA FÖR MÖTET En betydelsefull fråga: Kan vi utifrån våra specialkompetenser ha ett särskilt tema eller fokus som gör mötet extra intressant för deltagarna och intressant för media att bevaka.

LOKAL FÖRANKRING Den viktigaste frågan är nästan alltid vilken förankring den lokala värden har på den egna orten. Man behöver inte vara världsmästare, men att få bli värd för ett kommande möte innebär att man får ett stort – kanske det största – förtroende som kollegorna kan ge. Är du som lokal värd väl förankrad i nationella och internationella nätverk, i det lokala näringslivet och i ortens offentliga liv, borgar det för att du blir vald till värd för mötet. Frågeställningarna ovan är de som oftast återkommer när man ska skriva ett anbud. Självklart finns det många andra punkter också, och alla möten vill inte ha svar på frågorna ovan. Har du kontaktat din lokala Convention Bureau kan du känna dig lugn. Då ska du absolut kandidera för att få bli värd. Kontaktuppgifter Göteborg Convention Bureau, 031-368 40 00 Borås Convention Bureau, 033-35 32 93/98 Skövde Convention Bureau, 0500-44 66 88

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | G öteborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.c or por a te.gotebor g.c om

S I DR UB R I K

GÖTEBORG CONVENTION BUREAU www.corporate.goteborg.com Box 29, 401 20 Göteborg Besöksadress: Mässans gata 8 Tel: 031-368 40 00, Fax: 031-81 10 48 E-post: convention@goteborg.com

LENNART JOHANSSON Affärsområdeschef,

031-368 40 50, lennart.johansson@goteborg.com ANNA HYL ANDER Projektledare, Organisationsmöten,

031-368 40 51, anna.hylander@goteborg.com ANNELI STAHRE Projektledare, Organisationsmöten,

031-368 40 53, anneli.stahre@goteborg.com ANNIKA HALLMAN Projektledare, Organisationsmöten,

031-368 40 52, annika.hallman@goteborg.com ANTHONY BRIGHT Projektledare, Företagsmöten,

031-368 41 32, anthony.bright@goteborg.com

www.meetingsvastsverige.se

CHEFREDAKTÖR OCH ANSVARIG UTGIVARE Atti Soenarso

atti.soenarso@meetingsinternational.com PUBLISHER Roger Kellerman

roger.kellerman@meetingsinternational.com SKRIBENTER Roger Kellerman, Atti Soenarso. FOTOGRAF Sara Appelgren (alla foton där inte annat

anges). Övriga fotografer: Sergey Jarochkin, Michael Jay, Mark Wragg. DESIGN KellermanDesign.com KONTAKT Meetings International Publishing,

P.O. Box 224, SE-271 25 Ystad, Sweden, Editorial Office +46 8 612 42 20, Commercial Office +46 8 612 42 96, info@meetingsinternational.se, www.meetingsinternational.se TRYCKERI Trydells Tryckeri – miljöcertifierade enligt ISO 14001 ISSN 1651-9663

Eftertryck av artiklar och annat material, helt eller delvis, förbjuds utan tillstånd från förlaget. Citering uppmuntras däremot, så länge källan uppges.

ORDLISTA Mötesindustrin består av följande huvuddelar: kongresser, mässor, konferenser, företagsevent och incentive/belöningsresor. Abstract Gäller endast vetenskapliga kongresser. Sammandrag av forskares föredrag som skickas till kongresskommittén för bedömning om tid och utrymme ska ges under kongressen för muntlig presentation eller via poster. AIPC International Association Congress Venues. AMC Association Management Company. Hjälper föreningar och organisationer att med utgångspunkt i ett möte utveckla hela föreningen eller organisationen. Badge Namnskylt. Bid En inbjudan till en förening/organisation om att man vill vara värd för en internationell kongress. Buzz session Gruppmöte. Clinic Praktik. Conference Den engelska benämningen på en kongress. Convention Den amerikanska benämningen på en kongress. (För en amerikan är The Congress den styrande politiska församlingen.) Core PCO En PCO som är avtalsbunden till en organisation och följer en kongress från stad till stad under flera år. Kontraktstiden är oftast tre år. Corporate meetings Företagsmöten. Local PCO Vanligen en Professional Congress Organiser, PCO, som bara är verksam i en stad.

CVB Convention Bureau. Ägs av en stad och arbetar för att skapa fler möten, evenemang och kongresser åt staden. DMC Destination Management Company. Står internationellt för aktiviteter och upplevelser i samband med kongresser och företagsmöten. Eventbyrå Specialister på att skapa eller förstärka ett evenemangs budskap eller underhållning. Ledande byråer arbetar allt oftare med upplevelsebaserad kommunikation och varumärkesbyggande. Facilitator Neutral mötesledare. Läs mer på www.iaf.org. Fam trips Familiarization trips används i inledningsfasen där man bjuder in företrädare/ beslutsfattare hos en organisation inför en planerad kongress eller ett större evenemang för att besöka värdstaden, träffa rätt personer och förvissa sig om att staden kan erbjuda det mötet strävar efter. Function rooms Möteslokaler. IAPCO International Association of Professional Congress Organizers. ICCA International Congress & Convention Association. Keynote presentation Huvudföredrag. Konferens Ett enskilt möte som samlar personer kring ett för inbjudaren viktigt ämne. Konferensen har en beställare och en faktureringsadress för hela mötet.

Kongress Ett, vanligen, regelbundet återkommande möte som samlar enskilda personer kring ett specifikt ämne med individuell anmälning och betalning. MPI Meetings Professional International. Internationellt nätverk. Multitrack sessions Parallella sessioner. Open Space Ett mötesformat. PCO En Professional Congress Organiser är en fackmässig kongressorganisatör. Två av världens största PCO-företag finns i Sverige: Congrex och MCI Group. Poster En utställningsskärm som erbjuds en vetenskapsman som framfört en önskan om att få berätta om sin forskning för sina kollegor men inte fått plats som talare. Poster exhibition Utställning med affischer. RFP Request for Proposal. Begäran om offert för en kongress, konferens eller ett företagsmöte. Begärs hos CVBer eller kongressanläggningar. SBTA Swedish Business Travel Association. SITE Society of Incentive Travel Executives. Site inspection Inspektionsresa för kontroll av anläggningar, hotell och leverantörer för att se till att ett möte ska kunna genomföras som det är tänkt. Think-tank Expertgrupp.

Meeting expectations since 1918 Viktiga möten för få eller kraftfulla konferenser för många – hos oss är alla gäster

Tack vare vår kapacitet och kompetens ger vi dig en rad lönsamma mervärden.

lika viktiga. Välj mellan 50 flexibla möteslokaler som rymmer allt mellan två till

Välkommen till oss - tillsammans skapar vi oförglömliga möten.

10 000 personer. Här finner du även 704 förstklassiga hotellrum och sviter samt sju populära barer och restauranger. Tack vare vår erfarenhet och vårt brinnande

Mer information: svenskamassan.se 031-708 83 90.

engagemang ser vi till att just ditt möte blir precis så som du önskar.

Mässans gata/Korsvägen, SE-412 94 Göteborg

Vårt läge är optimalt. Vi ligger strategiskt placerade nära city med utmärkta kommunikationer, granne med nöjesparken Liseberg, Scandinavium och evenemangsstråkets alla andra scener och arenor, bara ett par kvarter från paradgatan Avenyn.