Meetings Västsverige Skövde/Skaraborg, #02 sep 2012 by Meetings Västsverige

VÄSTSVERIGE MEDFÖLJER MEETINGS INTERNATIONAL #51 2012 S I DR UB R I K

Skövde/Skaraborg #02 SEP 2012

CHRISTINA JOSEFSSON KOMMUNDIREKTÖR

Vi är motor för att skapa mötesplatser

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

VI HAR LÄGET OCH RESURSERNA F Ö R AT T O R D N A K O N F E R E N S E N FIRST MEETING First Hotel Billingehus i Skövde är vackert beläget på toppen av Billingen, med vidunderlig panoramautsikt över staden. Skövde, som ligger vid foten av Billingen, bär på över 600 års historia och är en rik kulturskatt. Hotellet erbjuder tillsammans med de magnifika omgivningarna ett brett utbud när det gäller nöje, aktiviteter och konferensmöjligheter. Vårt utomhusbad, 12-håls golfbana och konferenskapacitet på totalt 2200 personer gör det möjligt att arrangera många olika typer av möten och events här, samtidigt som hotellet är ett perfekt semestermål för familjer. Vi har 26 specialbyggda konferenslokaler avsedda för 2–1 300 personer. Alla lokaler är ljusa med frisk luft och god akustik. Vi ställer i ordning lokalerna enligt dina önskemål och ordnar all utrustning du behöver. Många företag använder vår stora mässhall Blå Hallen, för mässor och kickoffer, ofta i kombination med en konferens. Möjligheterna är praktiskt taget obegränsade. Välkommen att kontakta oss

FIRST HOTEL BILLINGEHUS / SKÖVDE Te l 0 5 0 0 - 4 4 5 7 0 0 / w w w. b i l l i n g e h u s . s e / c o n f e r e n c e . b i l l i n g e h u s @ f i r s t h o t e l s . s e

S I DR UB R I K

Conny Brännberg, vice ordförande för Västsvenska Turistrådet

VI HJÄLPER DEN LOKALA VÄRDEN ATT BLI EN HJÄLTE Mötesstrategin för Västsvenska Turistrådet bygger på ett starkt lokalt engagemang. För att förverkliga strategin behövs det ett aktivt regionalt förankringsarbete där man arbetar in mötesindustrin i den egna kommunens och kommunalförbundets planer och strategier. Det är i princip alltid en lokal värd som tar initiativ till att ett möte genomförs på en ort. Det är hon/han som bjuder in sina kollegor från andra delar av landet eller världen. Den lokala värden är motorn och hjälten i vår satsning på mötesindustrins utveckling i Västsverige. Mycket snart kan vi se tydliga resultat av det arbete vi har påbörjat, men den fulla effekten tar det flera år att avläsa. Det är först när många människor – beslutsfattare, forskare, myndighetschefer och andra som är engagerade i olika nätverk, forskarorganisationer och föreningar – blivit medvetna om vilka möjligheter som finns i mötesindustrin – som vi ser resultaten. Västsvenska Turistrådet är den motor, det stöd och den katalysator

som på ett effektivt sätt underlättar och snabbar på arbetet. Vi skapar fler Convention Bureauer som genererar fler möten. Två positiva ekonomiska effekter av att vi producerar allt fler möten i västra Sverige är också fler hotellnätter och restaurangbesök. Det är en av huvudorsakerna till att Västsvenska Turistrådet är engagerat i frågan. I första hand handlar det om att skapa ett forsknings- och innovationsklimat som stimulerar inflyttning och företagsutveckling, att nationellt och internationellt stärka universitetens, högskolornas och forskningsinstitutens varumärken, och därmed underlätta deras rekrytering av studenter och forskare. Det genererar också större möjligheter för nyföretagandet och stärker befintliga företag i Västra Götaland. Vi har Convention Bureauer i Göteborg, Borås och Skövde och det kommer flera. Nu måste vi få många fler att inse att det inte handlar om turism. Istället ska vi höja blicken för att vi har ett verktyg för samhällsutveckling där vi bör kunna vara helt

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

överens mellan olika partier. Det verktyget måste kontinuerligt förfinas med nya kunskaper. Mötesindustrins utveckling kräver helt andra kunskaper och på en helt annan nivå. Det finns ett bra förslag för hur Sverige ska kunna använda sin mötesstrategi. Vi i Västsverige går före, vårt projekt, som vi utvecklar ytterligare i Västra Götalandsregionen, har kommit långt. Nu ska vi komma ännu längre. Vi ska vara piloten och språngbrädan för forskning och utveckling genom att hjälpa forskare att skapa fler möten i vår region. Vi har möjligheterna och den enda begränsningen som finns, finns inom oss själva. Conny Brännberg vice ordförande för Västsvenska Turistrådet För mer information om Västsvenska Turistrådet kontakta carin.klemetz@vastsverige.com

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

T I LLVÄ X T

Christina Josefsson, kommundirektör, Skövde

MÖTEN SKAPAR TILLVÄXT – Det gäller att ta fram idéer utifrån vad som är specifikt i området, så att man kan sticka ut. Det är också angeläget att hela organisationen förstår betydelsen av att möten skapar tillväxt, och att det blir många som jobbar för att skapa möten. Platsen där mötet ligger är också väsentlig, att kunna visa upp något unikt. Det säger Christina Josefsson, kommundirektör i Skövde, och ett betydelsefullt namn inom staden och för dess fortsatta utveckling. Hon berättar att de har jobbat fram Vision 2025 och mejslat ut de mest betydelsefulla områdena för att orten ska växa. Målet är att bli en välkomnande och växande region där människor, verkar och mår bra. – Det krävs ett tätt samarbete med regionen, skapande av attraktiva boendemiljöer, kunskapsutveckling och arbetstillfällen med ett blomstrande näringsliv, tillvaratagande av vår underbara natur och miljö i ännu högre grad, som exempelvis Billingen, och att göra det tillsammans med näringsliv, högskolan och andra intressenter.

En annan av kommunens nära samarbetspartners är försvarsmakten, med vilken de har bildat ett försvarsmaktsråd utifrån att soldater blir anställda och på så vis stannar längre i staden och förhoppningsvis blir blivande invånare. På frågan hur betydelsefulla mötesfrågorna är för utvecklingen av Skövde svarar kommundirektören att Skaraborg har arbetat tydligt med en gemensam strategi för att stärka turismen, och målet är att följa den nationella strategin att dubbla inkomsterna från turismen från år 2007 till 2015 (år 2020 för den nationella strategin). Christina Josefsson säger att det har gett ett gott resultat. Hittills har intäkterna ökat med 44 procent. I det arbetet har Next Skövde fått i uppdrag att för Skaraborg arbeta med möten, lyckas vi stärker det hela regionen. För Skövdes del förstärker det också varumärket, handel och hotellverksamhet. Kan Christina Josefsson tänka sig att kommunen skapar en strategi för hur mötesindustrin ska kunna utvecklas, och därmed dra till sig

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

högskola och näringsliv i ett starkare samarbete? – Under en lång tid har vi arbetat hårt efter en långsiktig strategi med utvecklingen av vår teknik- och forskningspark Gothia Science Park. Det är en tydlig strategi som skapar förutsättningar för människor att träffas, utbyta idéer och kunskap. Parken växer ständigt och vi ser närmast fram emot att sätta spaden i marken för nästa etapp, vilket tillför ytterligare 300 kontorsplatser. Kommunen har också valt att investera i företaget Next Skövde Destinationsutveckling som erbjuder spetskompetens och driver utvecklingen av Skövde som mötesplats. – Naturligtvis sluter vi upp bakom och bidrar med insatser till de strategier våra bolag tar fram. När det gäller högskolan ser vi den som en oerhört betydelsefull part i det framtida arbetet och vi jobbar redan ihop med flera strategier som blir betydelsefulla för framtiden. När det gäller hur man kan få politik, högskola, näringsliv och andra aktörer i samhället att

T ILLVÄ XT

”Next Skövde har fått i uppdrag att för Skaraborg arbeta med möten, lyckas vi stärker det hela regionen”

samarbeta ännu mer för att utveckla orten anser Christina Josefsson att de redan har tagit fram sin vision, varumärkesstrategi och strategiska planer i nära samverkan med dem. Att de strävar åt samma håll är en enorm styrka, menar hon. För att lyckas med samverkan krävs också att det finns ett förtroende och en samsyn mellan olika aktörer. – Vi vill agera motor för att skapa mötesplatser där människor träffas och skapar relationer, vilket förhoppningsvis leder till än fler samarbeten över gränserna. Viktigt är också att aktivt fortsätta på vår inslagna linje att ha olika aktörer representerade i våra styrelser och styrgrupper. Christina Josefsson förklarar att de har identifierat tre kärnvärden vilka är Skövdes styrkeområden: Det första är kraft, ett ständigt driv, nytänkande, vi får saker att hända. Nummer två är mod. Vi vågar satsa, visa framfötterna, utvecklas och prova nya saker, vi har svarat ja när många skulle sagt nej. Det tredje är den glädje, värme och humor och den äkta känsla som finns här. Det präglar staden och vi är mycket måna om att göra det tillsammans mellan olika parter, vilket ger en otrolig styrka.

Hur kan en ledande, kommunal tjänsteman som Christina Josefsson hjälpa till för att skapa fler möten, kongresser och stora evenemang till Skövde? – I vår vision har vi uttalat att vi ska agera draglok för möten, kongresser och stora evenemang. Min roll är jätteviktig för att uppmuntra mina medarbetare och min omgivning att lägga sina regionala och nationella möten i Skövde. Jag ser gärna att vi blir ännu bättre på att vara stolta över vår mötesplats, och agerar aktivt för att visa staden för fler. I dialogen med Next Skövde för jag fram betydelsen av att vi jobbar med möten. I arbetet med strategin för Skaraborg har kommunen haft ett nära samarbete med Västsvenska Turistrådet, ett samarbete som Christina Josefsson säger har varit ovärderligt. – Jag har haft möjlighet att följa arbetet och fått insyn i vilken kompetens som finns och är nödvändig att sprida för att vi ska kunna öka intäkterna. Framför allt handlar det om att ta tillvara kunskap om affärsmässighet. Högskolor brukar vara drivande motorer för regional utveckling. Så är det även med Högskolan i Skövde.

Christina Josefsson säger att högskolan är jätteviktig och en avgörande faktor för orten idag men även för framtidens kompetensförsörjning. Högskolan bidrar i mycket stor utsträckning till kunskapsutbyten. Den lockar också nya människor till Skövde, vilket Christina Josefsson tycker är angeläget för platsens profilering och varumärkesbyggande. Den lokala stoltheten och nationella kännedomen är betydelsefulla faktorer för utvecklingen för att människor ska uppfatta staden positivt. När det gäller planerna på att bygga ett nytt kongresscenter säger kommundirektören att det är en politisk prioritering. – Vi har påbörjat en dialog om det ska sättas igång en förstudie, men någon tidsplan kan jag i dagsläget inte lämna.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

T I LLVÄ X T

Leif Walterum, kommunalråd (C)

SÅ SKAPAR VI FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT MÖTESINDUSTRIN SKA VÄXA Skövde är en tillväxtkommun som ökar med cirka 400 invånare per år. Kommunen arbetar mycket för att staden ska stärka sin roll som ett delregionalt kluster i västra Götaland. I det ingår att bredda och vässa näringslivet med fler kvalificerade arbetstillfällen genom bland annat fortsatt utbyggnad av Gothia Science Park, stärka Högskolan i Skövde, sätta staden på den nationella kartan som en mer känd och attraktiv tillväxtregion, allt i linje med Skövde Vision 2025. Ett av de tre kommunalråden är Leif Walterum (C), och han ser en stor potential när det gäller att utveckla Skövdes mötesindustris möjligheter. Hur viktiga är mötesfrågorna för utvecklingen av Skövde? – De är oerhört viktiga, Skövde är av tradition en plats att mötas på och utvecklingspotentialen är stor. Att skapa en strategi för att utveckla

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

mötesindustrin i samverkan med bland andra Högskolan i Skövde, Sveriges Lantbruksuniversitet i Skara, Skaraborgs sjukhus, försvarsmakten och näringslivet är en intressant väg att gå för att forma en samsyn om möjligheterna och tillväxtpotentialen för mötesindustrin. Jag lovar att lyfta frågan i politiska forum. På frågan hur man kan få politik, högskola och näringsliv att samarbeta för att utveckla en stad som Skövde, tar Leif Walterum den nya portalen på Gothia Science Park-området som ett bra exempel. Små och stora mötesplatser skapar kreativa miljöer inte bara för att utveckla en stad utan hela Skövderegionen. Men den främsta styrkan är västra stambanan och närheten till Stockholm och Göteborg. – Den andra starka sidan är att här finns kraft, mod och styrka att göra det där lilla extra som gör livet gott. Därutöver är Skövde en av landets

T ILLVÄ XT

”Som politiker kan jag arbeta för att skapa förutsättningar för mötesindustrin att växa”

billigaste kommuner att bo i med låga avgifter och taxor, låg skatt och en väl fungerande kommunal service som får ett mycket högt betyg av kommunmedborgarna. Leif Walterum ser många möjligheter för hur Skövde Convention Bureau och den övriga mötesindustrin på orten kan generera fler möten, kongresser och konferenser till staden. Han menar att det handlar om att vara möjliggörare, att bygga nätverk och odla kontakter. Men även att marknadsföra Skövdes position efter västra stambanan, mitt emellan Stockholm och Göteborg. – Som politiker kan jag arbeta för att skapa förutsättningar för mötesindustrin att växa. Jag driver frågan om att Skövde ska få en kongress- och konserthall etablerad centralt och i nära samverkan med en hotellkedja. När det gäller hur viktigt regionens arbete är för att bygga upp mer kompetens inom mötesindustrins frågor anser Leif Walterum att kunskap är ett viktigt smörjmedel. Dessutom är den betydelsefull för att hjälpa till med kunnande som de i kommunerna inte alltid har själva. En annan viktig motor för utvecklingen är Högskolan i Skövde vilken bidrar till att höja kompetensnivån, attrahera forskning

och stärka näringslivet. Därutöver har högskolan under framför allt de senaste tio åren bidragit till fler kaféer och restauranger samt ett livligare nöjesliv. Planerna för att försöka skapa ett nytt kongresscenter är uppe till diskussion. – Vi är tyvärr inte framme vid beslut ännu. Själv är jag starkt pådrivande för att få till stånd en ny kongress- och konserthall. Jag anser att det ökar möjligheterna för mötesindustrin i Skövde att ta steget till nationell toppklass och bidra positivt till näringslivets utveckling i vår kommun och region. Leif Walterum säger att bildandet av Next Skövde är ett verktyg och ett led i att öka engagemanget och kunskapen om mötesindustrin i staden. Han betonar också vikten av omvärldsanalys. – Som politiker är det viktigt att spana utanför den egna kommunen för att se och lära av andra. Mötesindustrin är växande, möten föder nya möten precis som handel föder ny handel. I januari nästa år arrangeras en internationell jordbrukskongress i Skövde. Kommunen har gått in med 100 000 kronor i arrangemanget. Till

kongressen ”Young Farming” kommer politiker, företagare, forskare, konsumenter och unga lantbrukare från EUs medlemsländer. Totalt rör det sig om ett hundratal internationella gäster. Förhoppningen är även att EUs jordbrukskommissionär ska delta. Kongressen ska hållas i Stadshuset, kulturhuset och på Billingehus. – Skövde kommun har en tradition av att stötta större arrangemang i kommunen. I Vision 2025 har vi bestämt att vi ska öka kännedomen om vår stad. Att vara en av huvudsponsorerna och få möjlighet att exponeras nationellt och internationellt bidrar till det.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

M Ö JLI G H ET ER

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

Anne Persson, professor, Högskolan i Skövde Foto: Högskolan i Skövde

N ÄT VER K

MITT NÄTVERK HAR TILL STOR DEL BYGGTS UPP TACK VARE MÖTEN MED ANDRA FORSKARE Att delta i konferenser och workshops för att presentera och diskutera forskningens resultat och utveckling är en naturlig del i en forskares vardag. Det säger Anne Persson, fil dr och professor i datavetenskap, inriktning informationssystemutveckling på Forskningscentrum för informationsteknologi vid Högskolan i Skövde. Hon är också dekan för fakultetsnämnden för teknik och natur vid högskolan. – Att vara med på den här typen av möten är viktigt för att få feedback på min egen forskning och för att hålla mig uppdaterad med andras forskning inom ämnet. Även i mitt arbete som dekan deltar jag i konferenser. Anne Persson har ägnat sig åt forskning i snart tjugo år och deltar normalt i tre, fyra konferenser per år. Hon säger att detta är nödvändigt för nätverksbyggande, för att få nya influenser och feedback på den egna forskningen. – Det nätverk jag som forskare har idag har till stor del byggts upp tack vare möten med andra forskare i olika slags sammanhang. De personliga kontakter man får på konferenser kan

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

också bidra till att rekrytera framgångsrika forskare till Högskolan i Skövde. Forskare ingår ofta i flera olika nationella och internationella nätverk. Så är det även för Anne Persson. – Jag är medlem i flera nätverk nationellt, bland annat ett inom mitt ämne med kollegor från andra universitet och högskolor. Nätverk skapas också naturligt inom olika specialområden inom forskningen. Till exempel är jag med i ett nätverk inom området e-hälsa. Som dekan deltar Anne Persson också i ett nationellt nätverk som arbetar med kvalitetsfrågor inom akademisk utbildning. Internationellt finns hon med i arbetet kring flera vetenskapliga konferenser där värdskapet cirkulerar mellan kollegorna i nätverket. Hon anser att det är angeläget för högskolan att visa för det omgivande samhället att högskolans forskare är aktiva inom olika forskningsområden. – Om vi arrangerar konferenser här i Skövde kan vi även bjuda in företag och organisationer som vi samarbetar med. Det ger dem

N ÄT VERK

”Som deltagare får man nya intryck och möjlighet att få feedback på sin egen forskning”

möjlighet att ta del av det senaste inom forskningen vilket kan inspirera till nya samverkansprojekt. Vilken betydelse har det för forskningens utveckling på högskolan att arrangera konferenser? - Inom forskarsamhället är det angeläget att visa att forskare vill ta ett ansvar för gemensamma aktiviteter, som till exempel konferenser, både nationellt och det internationellt. Om mötet dessutom hålls i Skövde har fler forskare från högskolan möjlighet att delta eftersom man inte behöver ta kostnaden för resa och boende. Vi kan då öka kvalitén i forskning genom att fler av våra forskare får möjligheten att få nya intryck och feedback på sin egen forskning. Anne Persson poängterar det sociala programmets betydelse för nätverkandet. Eftersom vetenskapliga konferenser oftast också har någon social aktivitet kan man få nya vänner och bekanta vilka man sedan kan samarbeta med inom forskningen. – Sådant nätverksbyggande är absolut nödvändigt för att föra forskningen framåt. Hon konstaterar vidare att det är viktigt för Skövde som stad att det kommer nationella och

internationella gäster som stannar några dagar i orten med omnejd. – Vi har mycket att erbjuda. Besökare brukar uppskatta att komma till en plats där det är nära till allt och där naturen finns inpå knuten. På frågan om det borde vara akademiskt meriterande att delta i och arrangera konferenser svarar hon: – I mitt område är det meriterande att delta i konferenser eftersom den forskning man presenterar där dokumenteras i en artikel som publiceras i en bok. Då kan andra forskare, även de som inte var med på mötet, ta del av min forskning. Anne Persson säger också att det anses vara meriterande och ger status att arrangera en vetenskaplig konferens. När det gäller vad Skövde Convention Bureau och staden kan göra för att generera ännu bättre förutsättningar för fler möten svarar Anne Persson: – När man arrangerar en vetenskaplig konferens är det betydelsefullt att det finns bra möteslokaler som inte är alltför dyra eftersom deltagaravgiften oftast tas ut enligt självkostnadsprincipen och utan vinstsyfte. Höga avgifter betyder få deltagare. God mat till rimligt pris är också viktigt. Konferenser med

vällagad mat är uppskattade. Sedan är det också angeläget att det finns tillräckligt många hotell på rimligt avstånd från möteslokalen och att lokaltrafiken fungerar bra. Anne Perssons råd till Skövde Convention Bureau är att samarbeta med grannkommunerna för att kunna erbjuda trevliga sociala aktiviteter i varierande prisklasser. – Ge lättillgänglig information till mötesdelegaterna om hur man reser till, från och i Skövde, och hur man kan roa sig och erbjud konferensrabatt vid hotellbokning.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

S I DR UB R I K

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

H JÄ LT E

Anna Möller, gatuchef, Skövde kommun

ATT GENOMFÖRA ETT MÖTE GER SÅ MYCKET TILLBAKA Anna Möller är utbildad civilingenjör vid Luleå tekniska högskola. Hon erkänner att det var slumpen som förde henne till Skövde, eller rent av kärleken. Sjutton år efter sin examen är hon gift, har två barn, och älskar Skövde och hela trakten. Idag är Anna Möller gatuchef i kommunen med ambitionen att också bygga nätverk och kunskaper. På meritlistan står en kongress och snart ännu en. Hon vill arbeta för att fler i Skövde bidrar till att generera nya möten till orten. Hur kom det sig att hon blev ”handuppräckare” och den lokala värden för mötet? – Jag har aldrig tänkt så, men handuppräckare är nog en bra beskrivning av mig. Det är inget medvetet val, jag tror att det ligger i personligheten. Jag har svårt att hålla tyst och uttrycker alltid min åsikt. Effekten är både positiv och negativ. Samtidigt är det sätt att kunna påverka. Det är ofta så att man själv åker på att göra grejer när man en gång har öppnat munnen, fast det är ju bara kul. Enligt Skövde Convention Bureau är Anna Möller en hjälte. Orsaken

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

är de möten hon har varit med om att genomföra. I fjol var hon värd för branschorganisationen Svenskt Vattens årsmöte med cirka 450 delegater. Organisationen samlar landets alla huvudmän för vatten och avlopp, oftast kommunerna. Kongressen pågick i två dagar med stämmoförhandlingar, seminarier och utställningar. Nästa kongress genomförs i vår. ”Gatukontorsdagarna” är ett liknande evenemang fast för kommunernas gatukontor. Mötet arrangeras av Sveriges kommunaltekniska förening tillsammans med en värdkommun, det vill säga Skövde. Det blir också en tvådagarskongress med seminarier, utställare och studiebesök. Antalet deltagare beräknas till närmare 200 personer. – Det är smickrande och roligt att få chansen att visa upp Skövde och vad vi har att erbjuda. Det fanns ingen tvekan om att vi skulle hålla oss framme. Något jag själv uppskattar när jag är på möte i en annan stad är att samla intryck från den arrangerande orten och ta med godbitarna hem. Jag hoppas på samma sätt att

H J Ä LTE

”Ett modernt kongresshus med flexibla lokaler underlättar oerhört mycket när det gäller att arrangera möten”

de som kommer hittar godbitar här hos oss. Anna Möller konstaterar att en uppenbar fördel med Skövde är att det är lätt att ta sig dit med tåg. Både kongressen förra året, och det kommande mötet, genomförs i Skövde Kulturhus som ligger precis intill stationen. Dessutom finns det hotell inom gångavstånd. – Det positiva är att det blir en intim känsla när arrangemanget hålls samlat inne i stadskärnan. Nackdelen är stadens storlek, tillgången på hotellrum och möteslokaler. Årsmötet förra året med 450 deltagare var på gränsen till vad Skövde kan hantera. På frågan vilken betydelse Anna Möller tror att ett kongresshus och Skövde Convention Bureau har för att kunna skapa fler regionala, nationella och även internationella möten i staden blir svaret: – Ett modernt kongresshus med flexibla lokaler underlättar oerhört mycket när det gäller att arrangera möten. Jag tror att Skövde med sitt geografiska läge har en stor potential att utvecklas som mötesstad. Anna Möller berättar att vid Svenskt Vattens årsmöte förra året var Skövde Convention Bureaus nya organisationen i sin linda och bara delvis

inblandad i arrangemanget. Vårens kommande mötet sköts i huvudsak av en kongressarrangör som är anlitad av Sveriges Kommunaltekniska förening för samtliga arrangemang som föreningen är inblandad i. Skövde Convention Bureau är bara marginellt involverad. Att ha en professionell kongressarrangör, PCO, när man ska genomföra möten tycker Anna Möller är viktigt. – De är vana vid att ta hand om alla detaljer som vi noviser inte tänker på, men som är otroligt betydelsefulla för att mötet ska bli bra. Jag tror att en tydlig kongress- och konferensarrangör, och en Convention Bureau på orten, kan bidra till att fler vågar ta på sig att arrangera möten. – Genom att sprida information om vilka tjänster Skövde Convention Bureau kan erbjuda till företag och organisationer i Skövde med omnejd tror jag att fler vågar ta steget. Presentera hela koncept där den okunnige förstår vilken hjälp som finns att få. Idéer till möten och arrangemang tror jag inte saknas. Anna Möller ser mycket fram emot att genomföra mötet nästa år. – Jag hoppas verkligen att det inte är sista gången. Sedan ska jag försöka påverka personer jag träffar att själva

ta steget. Det är inte så farligt som man tror utan ger istället mycket tillbaka. Den stad Anna Möller flyttade till 1995 är inte densamma som hon ser nu, det är mycket tack vare högskolan och studenterna, menar hon, och tillägger att det bara är att titta på vilken betydelse högskolan har haft för ortens utveckling de senaste åren. – En otroligt betydelsefull faktor om Skövde ska fortsätta utvecklas är att höja den genomsnittliga utbildningsnivån. Högskolan har en betydelsefull del i att få hit personer som utbildar sig. Sedan måste näringsliv och kommun få dem att stanna kvar genom att erbjuda kvalificerade, intressanta jobb, bra bostäder, rikt kulturliv, skolor i framkant, stort utbud i handeln … vilken utmaning!

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

S I DR UB R I K

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

H JÄ LT E

Ylva Sandberg, Friluftfrämjandet Skövde

DET VAR JAG SOM RÄCKTE UPP HANDEN En helg i slutet av maj var Skövde centrum för Friluftsfrämjandet. Då genomfördes en riksstämma och en nationell barnledarkonferens i naturoch rekreationsområdet Billingen. Riksstämman är organisationens högsta beslutande organ och den genomförs vart tredje år. Närmare 400 friluftsfrämjare från hela landet deltog. Parallellt med stämman genomfördes ”Våryra 2012”, en nationell barnledarkonferens. Tanken med mötet var att erbjuda föreningens barnledare en möjlighet att träffas och utbyta erfarenheter. Mötet skulle också inspirera och ge kompetensutveckling. Ansvaret för båda arrangemangen låg centralt hos Friluftsfrämjandet, men för att kunna genomföra evenemanget var organisationen beroende av att medlemmar från lokalavdelningen hjälpte till. Hon som räckte upp handen och fick mötet till Skövde heter Ylva Sandberg, känd för sitt starka ideella engagemang i föreningen. Upprinnelsen till hennes engagemang daterar sig till 1997 då hon var på sin första riksstämma och barnledarkonferens i Idre. – Det var en så fantastisk upplevelse att den bidrog till att jag blev kvar i föreningen. Därför var det otroligt roligt att arrangera mötet eftersom det var min idé, och att dessutom vara den person som höll i det. För tre år sedan blev hon tillfrågad om att bli den person som ansvarar för ett nätverk kring barnledarna i

Sverige. Hon tackade ja och började spåna idéer. En av dem var att göra ett möte på Billingen. Ylva Sandberg skickade mejl till barnledarna, och nådde ungefär hälften av de fyra tusen ledare som finns. Var någon intresserad? Att Region Väst, som Skövde lokalavdelning tillhör, skulle vara först med en barnledarkonferens tyckte hon var självklart. Vad skulle lokalavdelningen tycka? Hon kontaktade också enhetschefen för Billinge fritidsområde, var det möjligt att vara där? Alla svar var välvilliga och idéerna började ta form. ”De fanns i mina tankar i två år.” En arbetsgrupp bildades med ledare från olika lokalavdelningar i Region Väst och Studiefrämjandets Skaraborgsavdelning. Under det första planeringsmötet våren 2011 fick arbetsgruppen reda på att Region Väst skulle hålla riksstämman året därpå. Den första idén var att stämman skulle ligga i Marstrand. Ylva Sandberg fick frågan om hon kunde tänka sig att flytta barnledarkonferensen dit. – Jag svarade att det var okej, men då ansvarar inte jag för den. Jag var mycket bestämd på den punkten eftersom jag såg möjligheterna uppe på Billingen. Lokalavdelningens torp ligger där, campingen finns i närheten, naturen är underbar, det finns möjlighet att välja hotell och tillgång till möteslokaler, allt på promenadavstånd. Hon var säker på att Marstrand skulle få mötet, men så kom beskedet från styrelsen i Region Väst: Vi har

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

beslutat att riksstämman ska läggas i Skövde. Vilken lättnad, då kunde jag jobba vidare. När det gäller förberedelserna inför mötet säger Ylva Sandberg att det handlar om samarbete. I hennes arbetsgrupp hade de inget med riksstämman att göra förutom att de försökte samarbeta och samköra så mycket som möjligt. Alla inom lokalavdelningen deltog, Studiefrämjandet gjorde ett jättestort jobb, barnledarna likaså. – Studiefrämjandet har erfarenhet av att arrangera stora event, utan dem hade vi inte klarat oss. Men det var fler som ställde upp. De som sköter anläggningen på Billingen hjälpte till med diverse material. Campingen var väldigt tillmötesgående, och i inbjudan till mötet presenterades olika alternativ för boende inom fritidsområdet: hotell, vandrarhem, tält- och husvagnsplats och stugor. Det togs fram ett bra pris för deltagare som föredrog att bo på hotell. När barnledarkonferensen genomfördes kunde Ylva Sandberg stolt andas ut och se sin vision förverkligas. – Allt fungerade. Vi hade våra inspirationsstationer runt Åsbotorpssjön, åt alla måltider utomhus och fredagens middag till barnledarna tillagades vid vår stuga. Jag hade hyrt massor av bänkar som placerades ut på gården. Det var magiskt.

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

C VB

Erika Vikström Szulc, affärsområdesansvarig möten, och Per Ekberg vd för Next Skövde

ENGAGERADE MÄNNISKOR FÅR MÖTEN TILL SKÖVDE Skövde och Skaraborg är en region med många starkt engagerade personer. Här finns flera nätverk och man kan tydligt se vilka områden som är viktiga: mat, IT, föreningsliv och spetsforskningen på högskolan. Skövde Convention Bureau, CVB, har inte varit verksam i ett år, men listan över prospekt växer liksom politikernas kunskap om mötesindustrins möjligheter för en bred tillväxt i regionen. Erika Vikström Szulc är affärsområdesansvarig för CVB-arbetet. Hon säger att under nästa år ska de fortsätta att etablera och utveckla mötesdestinationen Skövde, de ska vara ett stöd, ge bra service och information till arrangörer, näringen och beslutsfattare. På längre sikt är det angeläget att få igång budandet inom tidsperspektivet två till fem år, och utifrån den kartläggning som görs ta fram en prospektlista. – Vi ska också jobba för att möten och kongresser genomförs med en uttalad miljöprofil. Enligt Erika Vikström Szulc är högskolan i Skövde aktiv och utifrån destinationstanken en betydelsefull samarbetspartner. De har flera gemensamma pågående projekt, och högskolan är representerad i Skövde Convention Bureaus styrgrupp. För att kvalitetssäkra mötesdestinationen arbetar de med tre spår: De som vill rekrytera möten – införsäljning av destinationen.

Möten som redan är på ingång – säkra upplevelsen av orten. Externa aktörer som bestämt sig för platsen, men vilka behöver hjälp av destinationen att få ut det bästa för just deras möte. Styrgruppen är betydelsefull för kvalitetssäkringen. Erika Vikström Szulc nämner representanter från bland andra högskolan, Gothia Science Park, ett Professional Congress Organiser-företag (PCO), eventleverantörer, försvarsmakten i Skövde, Skaraborgs sjukhus och hotellen. – De tillför alla olika bilder, behov och kunskap, vilket gör att vi utvecklas som mötesdestination. Arbetet har kommit igång med att kartlägga de nationella och internationella nätverken hos högskola, sjukvård, organisationer, föreningar och företag i Skövde. Här ser Erika Vikström Szulc många möjligheter framför allt på längre sikt. I allt fler städer har det skett ett politiskt uppvaknande om vad mötesindustrin kan åstadkomma. Utvecklas den mötespolitiska kompetensen likadant i Skövde? – Ja. Resan har börjat för många politiker och vårt mål är att få med ännu fler på tåget. Mötesindustriveckan och Imex Frankfurt är bra verktyg för att påskynda den resan, vi har haft med representanter på båda evenemangen. På frågan vilka som är de viktigaste instrumenten för rekryteringen

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

av möten idag till Skövde svarar Erika Vikström Szulc: – Nätverk, engagerade människor, närhet, småskalighet, kommunikationer och geografisk placering. Skövde Convention Bureau jobbar kontinuerligt med intern och extern marknadsföring. Projektet med tidningen Meetings Västsverige Skövde/ Skaraborg är en del av den interna marknadsföringen inom mötesdestinationen. – Vi har bara varit igång sen i december förra året och lär oss fortfarande mycket om vilka behov som finns. Per Ekberg är vd för Next Skövde där Skövde Convention Bureau ingår som ett affärsområde. Han menar att det är angeläget att öka kunskapen om Skövde som en attraktiv mötesdestination. Inte bara utifrån att ha rätt lokaler och anläggningar, utan också att antalet attraktiva sociala aktiviteter och möjligheter till kringaktiviteter i samband med möten blir fler. – Vi ska inte glömma vår placering vid stambanan. Vi ska fortsätta arbetet med att kartlägga och synliggöra de möten som sker här och i Skövderegionen och skapa nätverken som behövs för fortsatt utveckling.

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

JAG VI LL !

DEN LOKALA VÄRDEN VEM ÄR DET? Varje år förflyttas nästan 11 000 möten mellan olika städer i världen. Av dem kan nästan 7 000 möten välja att komma till Sverige. Den här sortens möten – oftast kallade kongresser eftersom alla deltagare anmäler sig individuellt – genomförs varje år, inom en del ämnesområden har kongresser arrangerats kontinuerligt sedan i slutet av 1800-talet. Många kongresser har 50–100 deltagare, men genomsnittsstorleken i världen är nästan 700 personer där mötet varar i snitt fyra dagar. Megamöten kan samla över 25 000 delegater och pågå i en hel vecka. Det här kan man läsa mer om på International Conference and Congress Association, ICCA, en organisation som lagrar kunskap om mötesindustrin internationellt. www.iccaworld.com ICCA arbetar inte med politiska möten eller företagsmöten utan koncentrerar sig på kunnande kring vetenskapliga möten med över 50 deltagare som roterar mellan minst tre länder och arrangeras på regelbunden basis. Det finns lika många möten i världen vilka cirkulerar mellan olika nationer som det finns ICCA-möten. Lägg sedan till alla möten som hålls i Sverige … Lokal värd – annars inget möte Många människor har förstått värdet av att genomföra ett möte på den

egna orten. Därför är det stor konkurrens om var ett blivande möte ska hållas. Varje möte har också egna rutiner för hur man bestämmer var ett kommande möte ska arrangeras. En gemensam nämnare är att välja städer dit man är inbjuden av en person som vill vara värd för mötet. En lokal värd ska inte kunna alla detaljer kring genomförandet, det gör specialister. Värdskapet handlar om att bjuda in och att styra dagordning och upplägg av mötet. Sextio procent av världens möten handlar om vård, medicin och omsorg. I Västra Götaland finns många läkare, vårdcentraler, specialkliniker på sjukhusen, tandläkarmottagningar och många privata specialister. Alla är inte verksamma i en styrelse för en internationell organisation, men många deltar varje år i ett eller flera möten som om några år skulle kunna genomföras i Västra Götalandsregionen. I Sverige har läkare inget vidareutbildningskrav på sig för att få behålla legitimationen, till skillnad från ibland annat USA, därför är kongresser väldigt betydelsefulla fortbildningskanaler för de som arbetar inom vården. Västa Götalandsregionens 49 kommuner har alla en överförmyndare, en miljöchef, näringslivschef, matematiklärare, en chef för den tekniska förvaltningen, byggnads- och hälsovårdsinspektörer och många

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

andra ledare. Politiska partier genomför årligen regionala och ämnesvisa konferenser och regelbundet hålls partikongresser/stämmor som kan förläggas i regionen. Det finns flera aktiva personer i nationella idrotts-, kultur- och andra intresseorganisationer. Här finns lokalavdelningar av fackföreningar, yrkesföreningar, arbetsgivarföreningar och många, många fler. I Västra Götalandsregionen finns idag Convention Bureauer i Göteborg, Skövde/Skaraborg samt Borås/Sjuhäradsbygden och inom kort kommer ytterligare några orter att ha en Convention Bureau. Stolthet och lokala framgångar Genom att bjuda in till möten sätts ljuset på den egna verksamheten. Stolthet skapas och precis som inför OS i London gör hemmanationens atleter – de lokala värdarna – allt för att visa sig och sin verksamhet från den bästa sidan. Storbritannien blev tredje bästa nation i medaljstriden i årets olympiska spel. Ett möte i västra Götaland exponerar duktiga invånare och skapar därmed bättre förutsättningar för att de ska lyckas. Varför ett möte hos mig? Jag reser hellre Att bli värd för ett nationellt eller internationellt möte innebär nästan alltid att du får resa mer än någonsin därför att mötet måste förberedas.

J AG VI LL !

Högskolan i Skövde. Foto: Ulf Nylén

”En gemensam nämnare är att välja städer dit man är inbjuden av en person som vill vara värd för mötet”

Som värd för ett blivande möte är du också betydelsefull för dina kollegor eftersom de sannolikt vill hålla föredrag och vara med och påverka programmet. Snabbt får du också ett utvecklat nationellt och internationellt nätverk vilket du kan ha stor nytta och glädje av i ditt ordinarie jobb, och du blir en person som många vill ha som sin gäst. Mötesdagarna får du inte resa bort, då är du värd för dina kollegor från hela Sverige och/eller från hela världen. Vi har inte råd Erfarenheten från tusentals nationella och internationella möten talar sitt tydliga språk. Tar man extern hjälp, som visserligen är en utgift, går mötet med vinst. Försöker man spara in på professionell projektledning får man göra allt arbete själv och mötet riskerar ofta att gå med förlust. Professionellt genomförda möten innebär att ens lokala värd avlastas med nästan allt det administrativa och tidsödande arbete som det innebär att arrangera ett möte. Samtidigt blir det pengar över. De värden som skapas i form av uppmärksamhet som rätt utnyttjad kan användas för att rekrytera nya

medarbetare, behålla och stimulera dem och att exponera de egna kvaliteterna i verksamheten, kan ibland motivera en mindre förlust i själva mötet, men då som en del av PR-, rekryterings- eller marknadskostnader. De flesta som satt sig in i frågan inser att de inte har råd att avstå från att vara värd för mötet. Jag har inte tid Genom att ta in extern hjälp som avlastar administration och annan förberedelsetid, kan det rent av bli mer tid över till kärnverksamheten än annars. Alla kontakter som knyts, all den kunskap som tillförs den lokala värden och andra medarbetare på orten, alla idéer och erfarenheter som man får från tidigare års värdar och från de möten man gästar på väg fram till det egna mötet, gör nästan alltid att man själv och av andra uppfattas som mer effektiv än tidigare. Jag kan inte allt man behöver kunna Göteborgs-, Skövde/Skaraborgs- och Borås/Sjuhäradsregionens convention bureauer hjälper till med det mesta inför det att beslut fattas om vilken stad som ska väljas. Eftersom verksamheten finansieras av kommunerna

och näringslivet behöver inte du eller din organisation betala för den tjänsten. Arbetet är inte gratis men det kostar inte dig något. När en förening/organisation tillsammans med destinationens Convention Bureau har vunnit mötet till Västra Götaland bör ni kontraktera en Professional Congress Organizer, PCO, det vill säga ett företag som är specialiserat på att genomföra och administrera stora möten, hantera allt praktiskt, göra upphandlingar, hålla ordning på ekonomin, deltagarnas anmälningar, hotellrum, föredragshållare och hundratals saker till. Västra Götaland har mötesanläggningar, här finns mycket kompetens och outnyttjade möjligheter att utveckla och flytta kunskap till regionen. Känner du någon blivande lokal värd? Är du en av dem? Kontakta din Convention Bureau som hjälper dig att ta reda på förutsättningarna att bjuda in mötet. Kontaktuppgifter Göteborg Convention Bureau, 031-368 40 00 Borås Convention Bureau, 033-35 32 93/98 Skövde Convention Bureau, 0500-44 66 88

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

S I DR UB R I K

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

S ID RU BRI K

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

BID

VAD ÄR EN BID? HUR SKAPAS DEN? Varje år genomförs det olika slags möten som flyttar från ort till ort. Ett år kan ett möte arrangeras i Göteborg, året därpå i Borås eller Skövde. Den här sortens möten är intressanta för många destinationer eftersom de positiva effekterna av att få vara arrangör för ett möte är många. På hemorten kan man fokusera på det egna ämnet, vilket innebär att fler inser att ni är duktiga inom ert ämnesområde. En annan positiv effekt är att det är enklare att rekrytera nya medarbetare när de ser vilka förutsättningar som erbjuds. Ett möte på hemmaplan bidrar också till att dina kollegor blir stolta. Andra gynnsamma konsekvenser är att fler gäster exempelvis besöker ortens restauranger och tar del av kulturutbudet, vilket gör det mer intressant för företagare och användare av kultur att bedriva sina verksamheter. Det bidrar till att destinationen och lokalbefolkningen hamnar i ett nytt ljus när de gästande mötesdeltagarna inte är där. Men hur gör man för att vinna ett möte?

Alla möten är olika. Mötes arrangörer har varierande krav på lokaler, vilken standard hotellet ska ha, krav på utställningsytor och mycket annat. Alla anläggningar och städer kan inte tillfredsställa de växlande behov som arbetet med ett möte kan innebära. Convention Bureaun är specialister på att lista ut vilka krav som mötet ställer och på att tolka de villkor som är specificerade i förväg. EN BID – ANBUDET – GER ALLA SVAR Convention Bureaun har mallar att utgå ifrån för sina respektive städer där ortens möjligheter listas. Utifrån mallarna skapas specialanpassade presentationer som svarar på ditt mötes krav och behov. Det handlar med andra ord inte om att skicka en turistbroschyr. En bid är ett affärsdokument, en handling som beskriver grundläggande fakta om orten och vilka förutsättningar som finns. Det gäller logistik, prisläget, tekniska förutsättningar, vilket stöd den lokala värden får av den svenska moderföreningen och andra som kan

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Skövde/Skaraborg w w w. m e e t i n g s v a s t s v e r i g e. s e | www. nextskovde. se

tänkas stödja ansökan. Biden ska även innehålla säljande information kring sociala programaktiviteter för deltagare, sponsorer och kommittéer. Mötet kostar, förutom stora summor pengar, deltagarnas tid och engagemang. Åtar man sig ett möte som orten inte klarar av riskerar den lokala värden sitt goda namn och rykte. Men har en bid arbetats fram, stämts av med anläggningar, hotell, teknikleverantörer med flera, kan den lokala värden och den beslutande organisationen känna sig säkra på att mötet blir framgångsrikt. Några vanliga frågor som en bid besvarar är: MÖTESLOKALER Räcker de när vi är maximalt antal deltagare i samma sal? Räcker antalet smårum, är de lagom stora? Hur ser lobbyn och entrén ut? Kan vi försäkra oss om att det bara är våra egna deltagare som släpps in? Var äter vi lunch, dricker kaffe? Är maten av tillräckligt hög kvalitet? Hur ligger anläggningen i förhållande till hotellet och olika slags kommunikationer?

BID

”En annan positiv effekt är att det är enklare att rekrytera nya medarbetare när de ser vilka förutsättningar som erbjuds”

RESAN Hur lätt är det att ta sig hit? Hur lång tid tar det jämfört med de städer vi tror eller vet att vi konkurrerar med? RESOR INOM ORTEN Hur enkelt är det att ta sig från/till flygplatsen och järnvägsstationen? Kan man parkera vid hotellen och/eller vid mötesanläggningen? Behöver vi förenkla transporterna inom orten eller räcker det med kollektivtrafikens utbud? BOENDE Var ska gästerna bo? Hur många hotellrum finns det på orten? Vilken standard och prisnivå har de? Hur ligger hotellen i förhållande till mötesplatsen? Hur många rum får vi preliminärboka? SOCIALT PROGRAM Vad gör vi på kvällarna? Var genomförs middagen för x hundra personer? Vilka teman ska vi välja? Vilka möjligheter finns för sponsorer, utställare och grupper av deltagare att boka en egen restaurang/ festvåning under de dagar mötet pågår? Vad kan vi erbjuda enskilda deltagares eventuella medföljare/respektive för programutbud i form av golf, kultur, shopping etcetera?

ORGANISATION Hur ska vi organisera arbetet? Hur garanterar vi att den lokala värden inte behöver göra allt själv? Hur sker anmälningar? Manuellt eller via internet? Hur marknadsförs mötet? Viken service får vi på plats av den person som hjälper till med allt praktiskt? EKONOMI Det krävs en väl genomarbetad och kvalitetssäkrad budget. Mötet ska minst gå på plus, minus noll. Helst ska det generera ett ekonomiskt överskott. Hur tryggas upphandlingar och uppföljning längs arbetets gång? UTSTÄLLNINGAR, SPONSORER, ANNAT LOKALT STÖD Vilka lokala subventioner från kommun, region och näringsliv kan vi få? Några andra aktörer? Kan vi få något utöver ekonomiskt stöd? Vad skulle det kunna vara? FÖRSLAG PÅ TEMA FÖR MÖTET En betydelsefull fråga: Kan vi utifrån våra specialkompetenser ha ett särskilt tema eller fokus som gör mötet extra intressant för deltagarna och intressant för media att bevaka.

LOKAL FÖRANKRING Den viktigaste frågan är nästan alltid vilken förankring den lokala värden har på den egna orten. Man behöver inte vara världsmästare, men att få bli värd för ett kommande möte innebär att man får ett stort – kanske det största – förtroende som kollegorna kan ge. Är du som lokal värd väl förankrad i nationella och internationella nätverk, i det lokala näringslivet och i ortens offentliga liv, borgar det för att du blir vald till värd för mötet. Frågeställningarna ovan är de som oftast återkommer när man ska skriva ett anbud. Självklart finns det många andra punkter också, och alla möten vill inte ha svar på frågorna ovan. Har du kontaktat din lokala Convention Bureau kan du känna dig lugn. Då ska du absolut kandidera för att få bli värd. Kontaktuppgifter Göteborg Convention Bureau, 031-368 40 00 Borås Convention Bureau, 033-35 32 93/98 Skövde Convention Bureau, 0500-44 66 88

M EET I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | S kövde/S karaborg w ww.meetingsva stsver ige.se | ww w.nextsk ovde.se

S I DR UB R I K

SKÖVDE CONVENTION BUREAU www.nextskovde.se

Next Skövde, Box 323, 541 23 Skövde Besöksadress: Långgatan 20 Tel: 0500-44 66 88, Fax: 0500-415 415 E-post: info@nextskovde.se

ERIKA VIKSTRÖM SZULC

ORDLISTA Mötesindustrin består av följande huvuddelar: kongresser, mässor, konferenser, företagsevent och incentive/belöningsresor.

Affärsområdesansvarig Möten 0704-54 44 99

per.ekberg@nextskovde.se

Abstract Gäller endast vetenskapliga kongresser. Sammandrag av forskares föredrag som skickas till kongresskommittén för bedömning om tid och utrymme ska ges under kongressen för muntlig presentation eller via poster.

www.meetingsvastsverige.se

AIPC International Association Congress Venues.

erika.vikstrom.szulc@nextskovde.se

PER EKBERG

VD 0500-44 66 88

AMC Association Management Company. Hjälper föreningar och organisationer att med utgångspunkt i ett möte utveckla hela föreningen eller organisationen. CHEFREDAKTÖR OCH ANSVARIG UTGIVARE Atti Soenarso

atti.soenarso@meetingsinternational.com PUBLISHER Roger Kellerman

roger.kellerman@meetingsinternational.com SKRIBENTER Roger Kellerman, Atti Soenarso. FOTOGRAF Sara Appelgren (alla foton

där inte annat anges). Övriga fotografer: Sergey Jarochkin, Michael Jay, Ulf Nylén, Mark Wragg. DESIGN KellermanDesign.com KONTAKT Meetings International Publishing,

P.O. Box 224, SE-271 25 Ystad, Sweden, Editorial Office +46 8 612 42 20, Commercial Office +46 8 612 42 96, info@meetingsinternational.se, www.meetingsinternational.se TRYCKERI Trydells Tryckeri – miljöcertifierade enligt ISO 14001 ISSN 1651-9663

Eftertryck av artiklar och annat material, helt eller delvis, förbjuds utan tillstånd från förlaget. Citering uppmuntras däremot, så länge källan uppges.

Badge Namnskylt. Bid En inbjudan till en förening/organisation om att man vill vara värd för en internationell kongress. Buzz session Gruppmöte. Clinic Praktik. Conference Den engelska benämningen på en kongress. Convention Den amerikanska benämningen på en kongress. (För en amerikan är The Congress den styrande politiska församlingen.) Core PCO En PCO som är avtalsbunden till en organisation och följer en kongress från stad till stad under flera år. Kontraktstiden är oftast tre år. Corporate meetings Företagsmöten. Local PCO Vanligen en Professional Congress Organiser, PCO, som bara är verksam i en stad.

CVB Convention Bureau. Ägs av en stad och arbetar för att skapa fler möten, evenemang och kongresser åt staden. DMC Destination Management Company. Står internationellt för aktiviteter och upplevelser i samband med kongresser och företagsmöten. Eventbyrå Specialister på att skapa eller förstärka ett evenemangs budskap eller underhållning. Ledande byråer arbetar allt oftare med upplevelsebaserad kommunikation och varumärkesbyggande. Facilitator Neutral mötesledare. Läs mer på www.iaf.org. Fam trips Familiarization trips används i inledningsfasen där man bjuder in företrädare/ beslutsfattare hos en organisation inför en planerad kongress eller ett större evenemang för att besöka värdstaden, träffa rätt personer och förvissa sig om att staden kan erbjuda det mötet strävar efter. Function rooms Möteslokaler. IAPCO International Association of Professional Congress Organizers. ICCA International Congress & Convention Association. Keynote presentation Huvudföredrag. Konferens Ett enskilt möte som samlar personer kring ett för inbjudaren viktigt ämne. Konferensen har en beställare och en faktureringsadress för hela mötet.

Kongress Ett, vanligen, regelbundet återkommande möte som samlar enskilda personer kring ett specifikt ämne med individuell anmälning och betalning. MPI Meetings Professional International. Internationellt nätverk. Multitrack sessions Parallella sessioner. Open Space Ett mötesformat. PCO En Professional Congress Organiser är en fackmässig kongressorganisatör. Två av världens största PCO-företag finns i Sverige: Congrex och MCI Group. Poster En utställningsskärm som erbjuds en vetenskapsman som framfört en önskan om att få berätta om sin forskning för sina kollegor men inte fått plats som talare. Poster exhibition Utställning med affischer. RFP Request for Proposal. Begäran om offert för en kongress, konferens eller ett företagsmöte. Begärs hos CVBer eller kongressanläggningar. SBTA Swedish Business Travel Association. SITE Society of Incentive Travel Executives. Site inspection Inspektionsresa för kontroll av anläggningar, hotell och leverantörer för att se till att ett möte ska kunna genomföras som det är tänkt. Think-tank Expertgrupp.