Accounting information in our country under the background of electronic business

Management Science and Research September 2014, Volume 3, Issue 3, PP.84-88

Accounting Information in Our Country under the Background of Electronic Business Tongqiang Jiang, Fei Jiang# School of Computer and Information Engineering, Beijing Technology and Business University, 100048, China #Email: jiangfeixy@126.com

Abstract Based on the brief analysis of the current situation of accounting information in China, this paper comes up with the problems to realize comprehensive accounting information and analyzes the electronic documents as well as the data standardization construction. In addition, it puts forward the idea of using two-dimensional code technology to solve these problems.

Keywords: Accounting Information; Business and Financial Integration; Information Trace Back; Electronic Documents; Data Standardization; Two-Dimensional Code Technology

电子商务背景下我国会计信息化* 姜同强，蒋菲 北京工商大学计算机与信息工程学院，100048 摘要：在简要分析我国会计信息化现状的基础上提出实现全面会计信息化所面临的问题，并具体分析了凭证电子化以及 数据标准化建设这两方面问题，接下来提出了采用二维码技术来解决该问题1的设想。 关键词：会计信息化；业务财务一体化；信息追溯；凭证电子化；数据标准化；二维码技术

引言 全球经济信息化对传统的会计管理模式产生了巨大的冲击，会计信息化已成为会计适应当今社会经济 发展的必然趋势。我国企业会计信息化工作规范称，会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信 息技术手段开展会计核算，以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程 [1]。目前 我国会计信息化水平有了明显提高，在经历了核算信息化和管理信息化之后，会计信息化将进入标准化、 智能化和知识化的时代。

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我国会计信息化现状 在物联网、云计算及大数据环境下，会计信息系统由核算型和管理型会计信息系统向决策支持型会计

信息系统过渡。核算型会计信息系统面向会计业务的处理，追求的目标就是用计算机替代人工操作，我国 目前大多数中小企业会计核算业务中使用的信息系统都属于核算型会计信息系统。管理型会计信息系统主 要通过计算机存储的数据位管理规划和实时控制提供参考信息。决策支持型会计信息系统则利用现有管理 信息系统 (ManagementInformationSystems,MIS) 数据库的大量结构化信息和现有数据库以外的半结构化和非 结构化信息使决策者能够通过财务数据追溯业务数据模拟实际经营活动中可能出现的问题，制定最优的决 策方案，实现管理者的全局管控。我国目前通用的会计软件基本已完成核算型向管理型的过渡。 众所周知，在我国加入 WTO 以后，一些新的管理理念流入中国，企业会计信息化建设通过远程网络运

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基金资助：受科研基地建设—国有资产管理协同创新中心支持资助 (19005418036)。 - 84 www.ivypub.org/msr

用，能够把国内各地区分支机构、国际跨国机构的相关信息联系起来。由 SAP、用友、金蝶的 ERP 系统呈 三足鼎立的发展趋势可见，我国会计信息化发展迅速。ERP 系统以财务为中心，将资金流、物流及信息流 一体化、集成化，实现了财务系统与供应、生产、销售等系统信息集成和数据共享，使企业内部之间以及 相关价值链主体之间能及时传递、整理、分析和反馈财务信息[1]。然而在迅猛发展的电子商务环境下，要满 足会计信息系统的标准化、跨地区以及跨平台要求，实现面向决策的会计信息化还需要进一步加强全面电 子化以及数据标准化建设。

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我国企业会计信息化问题 电子商务背景下会计信息化面临着多方面的问题，如会计信息的准确性、安全性受到威胁，缺乏会计

专业的技术人才，企业业务流程重组变革以及相关法律法规还不完善等等。因此需要强化数据处理的控 制、深化安全性与保密性管理、加强既掌握财务理论又精通电子商务理论技术的复合型全面型人才的培养 以及法律法规建设等。原始数据在进入会计信息系统时要由专人进行严格的审核和校验；利用身份认证、 权限和记录日志把计算机用户读写或修改信息的权限控制在一定级别范围之内；利用防火墙技术防御病 毒，把不合法侵入访问抵御在内部网络以外；在信息流通的各个环节采用加密技术，防止网络信息数据传 递过程的泄密。目前财政部制定的企业会计信息化工作规范、财政业务基础数据规范等文件对会计软件和 服务作出相关规定，但在企业信息化过程中还需进一步加强落实并制定电子商务环境下的法律法规来进行 网络经济行为约束。 企业要实现全面会计信息化除了面临以上问题还涉及两个基本问题，即凭证电子化及数据标准化。

2.1 凭证电子化 会计信息化的普及改变了传统的手工劳动的模式，但是现行的会计信息系统依旧采用纸质形式的会计 档案保存模式，会计档案电子化步伐需加快进程。例如目前很多单位的费用报销流程依然繁琐费时，需要 各级领导签字盖章后再到财务处进行登记处理，原始凭证也是纸质的单据。日前发展改革委、财政部、税 务总局以及档案局联合发布了《关于组织开展电子发票以及电子会计档案综合试点工作的通知》 [3]，在北 京、上海、重庆、青岛、深圳、南京、成都、杭州等国家电子商务示范城市组织开支电子发票机电子会计 档案政策试点工作，旨在通过改革现有发票和会计档案管理规制，加快会计档案电子化，深化电子发票应 用，降低电子商务企业经营成本，推进可信交易环境建设，方便网络消费者维权。由京东、海尔、苏宁等 电子商务企业针对网购开具电子发票；中国电信、中国联通、中国人保财险等企业建设电子会计档案，接 收、记账、归档保存电子商务企业开具的电子发票。 电子发票真正实现从赋码、申领、开具、存证、交换、单位归户及个人归集、核销入账以及包括纳税 人登记、申报等全业务流程、全生命周期管理，所有业务处理均可按不同角色在线完成，实现全程无纸 化。但众所周知要普及电子发票的应用还有一个长远的过程而且这只是会计档案电子化的一个方面。在日 趋频繁的经济活动中，会计档案的数量呈几何级数式的增长，多数企业采用影像方式管理传统的纸质会计 档案，这并非实现了会计档案真正意义上的电子化管理。 对于电子商务环境下的经济活动，从活动一开始对所有票据实施电子化管理将有效优化企业的业务流 程，如图 1 是传统会计核算流程，图 2 是电子商务环境下会计核算流程。通过凭证电子化会计部门将不再需 要大量人员管理原始凭证并登记账簿和编制账簿，而电子商务环境下对经济活动业务的处理直接驱动会计 记账，减少人工操作的同时还提高业务数据和会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享，也为实现 财务数据追溯奠定基础。

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成本计算，确定盈亏

经济活动 产生信息

由各有关部门 填制原始凭证

初始数据

会计部门接 收原始凭证

运用账户和复式记账 会 计 部 门 审 核 原 始 凭 证

编 制 记 账 凭 证

登 记 账 簿

编 制 财 务 报 表

由会计部门填 制原始凭证 对账

图 1 传统会计审核流程 经济活动产 生电子单据

各部门流转审核 相关电子单据

生成记账凭证

数据库

生成各种账簿

产生会计报表

定期

会计信息系统系统 随时 会计信息使用者

图 2 电子商务下会计审核流程

2.2 数据标准化 决策支持型会计信息系统需要通过以业务系统数据为支撑将随需应变的决策信息推送到决策者手中， 然而目前在数据采集端，仅局限于结构化的会计数据，当需要追溯到业务状态时，无法通过非结构化信息 来还原经济业务；如在互联互通方面，既没有考虑移动网络对数据采集带来了影响，也没有架起会计、业 务和决策之间动态的信息桥梁[3]。而会计数据与业务数据融合的前提是需要进一步加强数据标准化，实现结 构化会计数据、半结构化会计数据以及非结构化会计数据的统一管理，最终实现将会计核算与其他经营管 理活动有机结合的目标。在电子商务大力发展的今天，财务信息化是实现业务运营信息化、物流信息化的 基础，是企业全面信息化的核心，更重要的是推动企业电子商务功能的实现，提高企业协作能力的催化 剂。

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我国会计信息化的电子化及数据标准化问题探究 在网络环境下，会计信息系统可以通过企业内部网、企业外部网以及互联网直接获得有关的数据信

息，而这些数据越来越多地以电子形式直接存储在计算机网络之中，要实现会计和业务一体化处理，将企 业的业务活动实时转化为会计的信息，实现经营活动和财务在线管理，同时能够满足从财务信息追溯到业 务信息的要求，这就涉及到如何将业务数据与财务数据标准化。然而当前，财务数据和业务数据之间依然 - 86 www.ivypub.org/msr

存在着难以跨越的鸿沟。同样以费用报销流程为例，有集团企业通过扫描差旅报销原始凭证，给扫描图像 添加标签，再通过图像处理技术识别转化为对应文本，进而编制记账凭证，其中通过标签管理能够实现从 报表到总账、从总账到明细账、从明细账到凭证、从凭证到分录、从分录到原始单据的联查功能。该企业 认为他们以此实现了业务与财务一体化，并能够从财务数据追溯到业务数据。然而，这样提取的数据存在 一定的不准确性，而且没有完全实现凭证电子化。 在此笔者设想采用应用广泛的二维码技术来实现财务数据溯源和过程管理控制。二维条形码是用某种 特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息的；在代码编 制上巧妙地利用构成计算机内部逻辑基础的比特流（由 0、1 构成）的概念，使用若干个与二进制相对应的 几何形体来表示文字数值信息，通过图象输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息自动处理。目前常 用的二维码有：DataMatrix、QRCode、PDF417、Code16K 等，而市场上被微信、支付宝、微博等应用广泛 的二维码是 QRCode。近 20 年以来，二维码一直应用在表单、存货盘点、资料备援等企业的物流和商品识 别中，例如英国航空公司在 2010 年逐渐实施手机二维码登机牌取代传统的纸张式登记证措施；韩国第二大 连锁超市 Homeplus 在地铁通道的屏蔽门上设置“虚拟货架”，人们只需要使用手持设备扫描货架上的产品 二维码，就能够实现商品的购买，然后送货到家；美国科研人员试图将隐形二维码使用到银行票据上，以 及烟、酒、食品、药品等领域的防伪过程中；我国铁道部实名制后的火车票通过信息加密的二维码来进行 车票防伪，同时通过专业设备扫描解密可以看到车票信息和乘车人资料，提高查验票效率。 二维码之所以广泛应用在于具有如下几个特点： 高密度编码，信息容量大：可容纳 2710 个数字或者 1108 个字节，或者 500 多个汉字。 编码广泛：可以把图片、声音、文字、签字、指纹等可以数字化的信息进行编码。 容错能力强，具有纠错功能：局部损坏面积达 50%认可恢复信息。 译码可靠性高：误码率不超过千万分之一。 可引入加密措施：保密性好、防伪性好。 成本低、易制作、持久耐用。 使用激光或 CCD 阅读器识读便捷。 虽然现在市面上也有三维条码或者叫做数字信息全息图，能够用于表示计算机中的所有信息，包括： 音频、图像、视频、全世界各国文字；不再有二维条码承载数据量的局限性，但是目前应用还不够成熟。 二维码在国内外广泛应用及其特征表明它是能够用于凭证、票据的电子化管理。 在此笔者希望通过给订单、票据等添加二维码信息，通过读取二维码信息实现数据提取并自动生成财 务报表。二维码电子凭证在线上线下互动 (O2O) 中成为线下 (Offline) 现实世界和线上 (Online) 虚拟世界互 动中起着不可或缺的作用，电子化凭证承载订单、支付、消费体验等商务行为信息，而这些信息是可以追 溯的[6]。要完全实现会计信息化首先需要原始凭证电子化，包括发票、保险单、收据等，进而实现财务信息 的追溯。虽然目前基于二维码电子标签的应用主要是交换名片、上网、文本识别、溯源以及比价等，但是 借助电子商务环境中的云计算和云服务能力，笔者相信将其用于会计信息化建设会在电子发票的基础上将 取得质的进步。 在给订单等业务凭证添加二维码电子标签之前，需要解决凭证的可信度问题，在此笔者认为可以在二 维码电子标签中采用数字签名和加密技术以保证原始凭证的有效性。通过电子化凭证的流转可以减少大部 分纸质凭证的使用，同时节约大量的时间成本，使资源得到更有效合理应用。例如费用报销流程中可以直 接通过会计信息系统进行网上申报，从申报员到部门经理审批，财务人员受理到财务总监审批再到高层领 导审批等系列流程，在每一子流程处理完毕之后，给二维码添加相应的数字签名信息，确保报销过程真实 有效。再者在订单处理中二维码电子标签除了包含订单号、订单类型、商品数量、单价等可以转化为记账 凭证的数据，还可以添加业务员工号等信息，从而实现财务数据追溯到业务数据，如可以溯源某个业务员 - 87 www.ivypub.org/msr

的绩效等，以此协助企业管理者的决策分析，制定相应的考核与激励制度。 二维码电子标签和二维码电子凭证目前广泛用于电子商务的业务领域，对应的二维码生成算法也比较 成熟，笔者认为若将其用到财务信息化建设中，根据财务信息化是企业全面信息化的核心，将在很大程度 上推进企业的信息化建设，并实现无纸化办公，节约社会资源。

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结论 在电子商务发展日益壮大的今天，我们已生活在一个网络化、信息化的时代，为了适应时代的需求，

社会将加大步伐进行会计信息化及企业全面信息化建设。会计信息系统将逐步由管理型过渡到以决策型为 中心，管理型与核算型为基础。本文笔者提出通过二维码技术实现会计信息化目标之下原始凭证电子化及 数据标准化的设想，下一步将研究如何通过二维码生成器生成二维码财务原始凭证，并通过数据提取完成 记账凭证及财务报表的编制。

References [1] 财政部. 企业会计信息化工作规范. 2013.12 http://kjs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201312/t20131216_1025312.html [2] 陈信汛. 集团财务信息化系统的建设——江钨集团财务信息化系统建设调研报告[D]. 成都: 西南财经大学, 2010.11.

[3] 中国会计网. 关于组织开展电子发票以及电子会计档案综合试点工作的通知, 2013.12 [4] http://www.canet.com.cn/news/kjdt/201312/24-337592.html [5] 王舰. 智能化立体动态会计信息平台研究[D]. 青岛: 中国海洋大学, 2013.5.

[6] 张波. 移动互联网时代的商业革命[M]. 北京: 机械工业出版社, 2014: 21-46.

【作者简介】 1

姜同强，男，汉，硕士，教授，企业

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蒋菲，女，汉，学士，硕士在读，企业信

信息化，1986 年毕业于北京大学数学

息化，2009 年毕业于北京工商大学信息管

系概率统计专业，获理学士学位，1999

理与信息系统专业，获管理学学士学位，

年毕业于中国科技大学研究生院，获软

现就读于北京工商大学计算机与信息工程

件理论与工程方向工学硕士学位，现任

学院管理科学与工程专业。

北京工商大学计算机与信息工程学院副

Email:jiangfeixy@126.com

院长，硕士生导师。 Email:jiangtq@th.btbu.edu.cn

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