management policy guidelines of pt mipacko farrela

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN PENDAHULUAN

Nomor

:

PKM/01

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

1 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

1. PENDAHULUAN 1.1. Pengantar PT. MIPACKO FARRELA sejak didirikan tahun 2008 sampai saat ini berkomitmen penuh terhadap peningkatan mutu yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan.

Komitmen tersebut ditunjukkan dengan mengimplementasikan sebuah sistem manajemen yang terintegrasi untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Era globalisasi telah merambah ke seluruh bagian dunia dan ini tentunya kepada PT. MIPACKO FARRELA sudah masuk dan telah berada di tengah-tengah persaingan bisnis global yang tentunya memerlukan upaya yang sungguh-sungguh agar kita dapat bertahan serta berkembang menjadi pelaku bisnis yang handal.

Dengan mengemban visi menjadi perusahaan garment handuk & selimut berbahan microfiber yang terkemuka di Indonesia, PT. MIPACKO FARRELA menyadari bahkan mempunyai komitmen yang kuat untuk selalu menghasilkan produk serta pelayanan bermutu tinggi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Penerapan system manajemen mutu yang efektif dan terintegrasi akan menjamin sinergi dari semua bagian dalam menjalankan proses produksi untuk menghasilkan produk garment handuk & selimut yang bermutu tinggi. Sistem yang sudah berjalan dengan baik bukan hanya perlu dijaga tetapi juga perlu dikembangkan secara terus menerus untuk memastikan agar tetap menjamin kebutuhan dimasa yang akan datang.

Penerapan

system

manajemen

mutu,

merupakan

bukti

nyata

pengembangan system yang dilakukan untuk menjawan tantangan masa depan.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN RUANG LINGKUP & DEFINISI

Nomor

: PKM/02

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 2 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

2. RUANG LINGKUP DAN DEFINISI 2.1. Ruang Lingkup Penerapan ISO 9001 : 2015 / SNI ISO 9001 : 2015 merupakan bagian dari Pedoman Kebijakan Manajemen, dilaksanakan di semua bagian PT. MIPACKO FARRELA yang memproduksi garment handuk dan selimut berbahan microfiber yang mencakup semua persyaratan-persyaratan yang ada, kecuali ; klausal 8.3.4 ( d ) tentang validasi design dan pengembangan, serta klausal 8.5.1 ( f ) validasi proses produksi.

2.2. Referensi Beberapa standar berikut yang menjadi referensi dalam penerapan sistem manajemen mutu di PT. MIPACKO FARRELA :  ISO 9001 : 2015

:

Persyaratan Sistem Manajemen Mutu

 ISO 9000 : 2015

:

Dasar dan Kosakata Sistem Manajemen Mutu

 ISO 19011 : 2011

:

Standar Audit Mutu dan Lingkungan

 ISO 31000 : 2009

:

Prinsip dan Petunjuk Manajemen Resiko

2.3. Definisi Audit

:

Kegiatan yang dilakukan secara sistematis independent dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti dan mengevaluasi secara obyektif apakah kriteria audit sudah dipenuhi;

Code of Conduct

:

Pedoman perilaku;

Data

:

Fakta pada sebuah benda atau kejadian;

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN RUANG LINGKUP & DEFINISI

Nomor

: PKM/02

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 3 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Engagement

:

Terlibat dan berkontribusi dalam kegiatan mencapai tujuan;

Improvement

:

Kegiatan untuk meningkatan kinerja

Informasi

:

Data yang memiliki makna

Kebijakan

:

Kegiatan Pencegahan

:

Maksud dan arahan sebauah organisasi yang secara formal ditetapkan oleh pimpinan puncak; Kegiatan untuk menghilangkan penyebab potensial dari ketidaksesuaian;

Kegiatan Perbaikan

:

Kegiatan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian agar kejadian tidak berulang;

Kepuasan Pelanggan

:

Persepsi pelanggan tentang mereka sudah terpenuhi;

Ketidaksesuaian

:

Tidak terpenuhinya persyaratan;

Kompetensi

:

Kemampuan pengetahuan, ketrampilan dan sikap untuk mencapai tujuan yang dimaksud;

Konteks Organisasi

:

Isu internal organisasi;

Kriteria Audit

:

Kumpulan dari kebijakan-kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi untuk dibandingkan dengan bukti yang ditemukan;

Manajemen

:

Mengkoordinasikan kegiatan untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi;

dan

eksternal

bagaimana

yang

harapan

mempengaruhi

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN RUANG LINGKUP & DEFINISI

Nomor

: PKM/02

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 4 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Manajemen Resiko

:

Kumpulan dari kebijakan, prosedur untuk mengelola, memonitor dan mengendalikan resiko organisasi;

Misi

:

Langkah-langkah operasional untuk mencapai visi;

Mutu

:

Tingkat karakteristik yang melekat pada suatu produk untuk memenuhi persyaratan;

Nilai-Nilai

:

Landasan pola piker dan prilaku untukmemotivasi tercapainya misi dan visi;

Organisasi

:

Perseroan atau kelompok yang memiliki fungsi, tanggung jawab dan wewenang serta saling berhubungan untuk mencapai tujuan;

Manajemen Resiko

:

Kumpulan dari kebijakan, prosedur untuk mengelola, memonitor dan mengendalikan resiko organisasi;

Perbaikan

:

Kegiatan untuk menghilangkan ketidaksesuaian;

Pihak-pihak berkepentingan

:

Perseorangan atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh sebuah kegiatan atau keputusan organisasi

Pimpinan puncak

:

Managing Director

Prosedur

:

Cara yang spesifik untuk melaksanakan kegiatan atau proses

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN RUANG LINGKUP & DEFINISI

Nomor

:

PKM/02

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

5 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Proses

:

Kegiatan-kegiatan yang saling terhubung dan berinteraksi untuk mengubah masukan menjadi keluaran;

Resiko

:

Akibat dari ketidakpastian;

Sistem

:

Kesatuan dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi;

Validasi

:

Pembuktian melalui perhitungan atau memastikan tujuan yang dimaksudkan sudah tercapai;

Verifikasi

:

Pembuktian melalui pengukuran atau membandingkan bukti dengan persyaratan;

Visi

:

Tujuan yang hendak dicapai oleh sebuah organisasi.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN COMPANY PROFILE

Nomor

:

PKM/03

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

6 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

3. TENTANG PT. MIPACKO FARRELA 3.1. Profil Perusahaan Nama Pendiri

:

Yudi Sudarmadi

Tahun Pendirian

:

2008

Alamat Perusahaan

:

Jl. Terusan Panyileukan No. 8 Bandung 40614

Bidang Usaha

:

Produsen Tekstil Rumah Tangga

Pangsa Pasar

:

Domestik ( 60% ) dan Eksport ( 40% )

Standar Mutu Produk

:

Standard Nasional Indonesia

Kapasitas Produksi

:

6.000.000 Pcs per tahun

Jumlah Tenaga Kerja

:

70 Orang

3.2. Visi, Misi 3.2.1. Visi

:

Menjadi perusahaan penyedia produk Tekstil Rumah Tangga terbaik di Indonesia.

3.2.2. Misi

:

Manyediakan berbagai produk Tekstil Rumah Tangga yang hadir di setiap rumah di Indonesia.

3.3.

Kebijakan Mutu

1. Menghasilkan produk handuk dan selimut microfiber yang bermutu tinggi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan; 2. Meningkatkan efisiensi di segala bidang untuk menghasilkan produk dengan harga yang kompetitif; 3. Meningkatkan kompetensi dan engagement karyawan melalui pengembangan

diri melalui pelatihan;

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN COMPANY PROFILE

Nomor

: PKM/03

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 7 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

4. Mengembangan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan 5. Menjalin hubungan yang harmonis dengan pihak supplier untuk konsistensi suplai yang konsisten dengan persyaratan yang disetujui.

6. Berusaha untuk selalu memberikan kepuasan terhadap pelanggan internal maupun eksternal.

3.4.

Struktur Organisasi

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN COMPANY PROFILE

Nomor

: PKM/03

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 8 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

3.5.

Bisnis Proses Proses Bisnis PT. MIPACKO FARRELA

PENINGKATAN BERKESINAMBUNGAN

MANAGING DIRECTOR MANAGEMENT REPRESENTATIVE GENERAL MANAGER

Tanggungjawab Manajemen

Realisasi Produk EVALUASI KEPUASAN PELANGGAN

PENERIMAAN ORDER

Umpan Balik

PPC

SKEDUL PENGIRIMAN

GUDANG

PENGIRIMAN

PROSES PRODUKSI

FINISHED GARMENT

Kepuasan Pelanggan

Tinjauan Manajemen

Audit Internal

Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Pengendalian Barang

Pengadaan Barang

Keuangan

Personalia

Administrasi

RENCANA KERJA/BUSINESS PLAN

Kebutuhan Pelanggan

Pengukuran, Analisis & Peningkatan

Pengelolaan Sumber Daya

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Nomor

: PKM/04

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 9/ 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

4. QUALITY MANAGEMENT SYSTEM 4.1. Tujuan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 / SNI ISO 9001 : 2015 di PT. MIPACKO FARRELA bertujuan untuk : 1. Menjamin penyediaan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan serta persyaratan lainnya dari pihak berkepentingan yang relevan dengan system manajemen mutu yang diterapkan; 2. Memfasilitasi peluang untuk selalu meningkatkan kepuasan pelanggan; 3. Mencapai tujuan perusahaan.

Agar tujuan yang dimaksud diatas dapat dicapai dengan baik, maka implementasinya didasarkan pada beberapa hal :  Prinsip Management Mutu;  Pendekatan Proses  Siklus PDCA;  Berpikir atas dasar resiko.

4.2. Prinsip Manajemen Mutu Perusahaan dalam meningkatkan kinerja organisasi menerapkan prinsip manajemen mutu, yaitu : 1.

Fokus kepada pelanggan Memahami bahwa memenuhi persyaratan pelanggan serta terus menerus berusaha melebihi harapan mereka adalah fokus utama dari penerapan sistem manajemen mutu.

2.

Kepemimpinan Pemimpin pada semua tingkatan menetapkan kesatu arah dan tujuan serta menciptakan kondisi agar setiap karyawan berkontribusi aktif dalam mencapai tujuan perusahaan.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

3.

Nomor

: PKM/04

Revisi

: 0

Tgl terbit

: 1/8/2016

Halaman

: 10 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Pelibatan karyawan Melalui kompetensi, pemberdayaan serta kontribusi setiap karyawan sesuai fungsi dan tugas masing-masing, dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

4.

Pendekatan Proses Kegiatan-kegiatan atau proses-proses organisasi yang dipahami, dikelola serta diintegrasikan dalam sebuah sistem,

5.

Peningkatan Peningkatan yang berkelanjutan atau continual improvement akan senantiasa memelihara kesuksesan perusahaan.

6.

Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti Data serta informasi yang akurat, dianalisa dan dievaluasi harus menjadi acuan dalam pengambilan keputusan

7. Manajemen Relasi Perusahaan harus mengelola hubungan mereka dengan semua pihak yang berkepentingan ( penyedia, pelanggan, pemilik modal, karyawan dll ) untuk menjamin kesuksesan yang berkelanjutan.

4.3. Pendekatan Proses Perusahaan memahami bahwa dalam mencapai tujuan yang diinginkan, maka perusahaan harus mengelolanya berdasarkan pendekatan proses yang saling terkait sebagai suatu sistem yang berkontribusi untuk efektivitas dan efesiensi.

Dengan mengaplikasikan pendekatan proses dalam sistem manajemen mutu maka, memungkinkan perusahaan : 1.

Memahami dan memenuhi persyaratan;

2.

Mempertimbangkan proses mana yang memberikan nilai tambah dan tidak memberikan nilai tambah;

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Nomor

:

PKM/04

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

11 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

1.

Mencapai kinerja proses yang efektif;

2.

Mengevaluasi data atau informasi dari setiap proses agar dapat dilakukan peningkatan.

Adapun skematik representasi elemen dari suatu proses yang menunjukkan interaksi dari elemennya digambarkan sebagai berikut :

Titik awal

SUMBER MASUKAN PROSES PENDAHULUAN Misal : pada penyedia ( internal atau eksternal ) pada pelanggan, pada pihak terkait lainnya yang relevan.

Masukan

Titik akhir

Aktivitas

Keluaran

MATERI ENERGI INFORMASI

MATERI ENERGI INFORMASI

Misal : dalam bentuk material, sumber daya, persyaratan

Misal : dalam bentuk produk, jasa, keputusan.

PENERIMA KELUARAN

PROSES SELANJUTNYA Misal : pada pelanggan ( internal atau eksternal ) pada pelanggan, pada pihak terkait lainnya yang relevan.

Kemungkinan pengendalian dan titik pengecekan untuk memantau dan mengukur kinerja

4.4.

Siklus PDCA

Plan – Merencanakan Menentukan tujuan, proses, sumber daya, kebijakan, mengelola resiko dan kesempatan untuk memenuhi persyaratan pelanggan atau persyaratan lainnya.

Do – Melaksanakan Melakukan kegiatan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Nomor

:

PKM/04

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

12 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Check – Memeriksa Memeriksa atau mengukur proses dan membandingkan dengan kebijakan, tujuan, persyaratan, aktivitas yang direncanakan serta melaporkan hasil.

Action – Perbaiki Melakukan kegiatan untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja jika diperlukan.

4.5. Berpikir Atas Dasar Resiko Isu internal maupun eksternal serta kebutuhan dan harapan pihak-pihak berkepentingan memiliki aspek ketidakpastian yang mempengaruhi perusahaan dalam usahanya mencapai tujuan. Ketidakpastian ini memiliki dua sisi yaitu negatif yang disebut Resiko, dan sisi positif yang disebut dengan peluang. Mengatasi resiko dan memanfaatkan peluang menjadi dasar yang kuat untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaa sistem manajemen mutu. Mengambil suatu peluang juga harus mempertimbangkan resiko yang mingkin terjadi. PT. Mipacko Farre la berkomitmen untuk menerapkan manajemen resiko, mengelolanya secara efektif sehingga menunjang pencapaian tujuan perusahaan.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

13 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5. MANAJEMEN RESIKO 5.1. Definisi Resiko diartikan sebagai dampak dari ketidakpastian atau dapat juga diartikan sebagai kombinasi dari kemungkinan sebuah kejadian dan dampak yang ditimbulkannya.

Sedangkan Mannajemen Resiko adalah kumpulan dari kebijakan, prosedur untuk mengelola, memonitor dan mengendalikan resiko sebuah organisasi organisasi atau bias juga diartikan sebagai kegiatan-kegiatan yang terorganisir untuk mengontrol atau mengarahkan organisasi terkait resiko yang mungkin terjadi.

5.2. Tujuan Manajemen Resiko yang dikelola dengan baik dan benar akan mampu : 1. Meningkatkan kemungkinan mencapai tujuan 2. Mendorong manajemen untuk proaktif 3. Meningkatkan keyakinan dan kepercayaan pihak-pihak yang berkepentingan 4. Menjadi dasar pengambilan keputusan 5. Mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif 6. Mengurangi kerugian 7. Meningkatkan pembelajaran organisasi 8. Meningkatkan ketahanan organisasi 5.3. Prinsip Prinsip manajemen resiko merupakan pagar atau rambu-rambu yang harus dipatuhi dalam menerapkan manajemen resiko.

PT. MIPACKO FARRELA dalam menerapkan manajemen resiko menetapkan prinsipprinsip sbb : 1. Menjungjung tinggi visi, misi, kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan; 2. Tersusun secara sistematis dan responsif dalam mengantisipasi ketidakpastian, sehingga menjadi dasar dalam pengambilan keputusan; 3. Melibatkan peran serta semua karyawan pada level yang sesuai secara transparan; 4. Dikelola dan ditingkatkan secara terus menerus.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

14 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.4. Kerangka Kerja

Mandat & Komitmen

Kerangka Kerja Manajemen Resiko 1. Memahami konteks organisasi 2. Menetapkan kebijakan 3. Tugas & tanggung jawab 4. Integrasi proses 5. Sumber daya 6. Komunikasi internal dan pelaporan 7. Komunikasi eksternal dan pelaporan

Pelaksanaan Manajemmen Resiko - Pelaksanaan Kerangka Kerja - Pelaksanaan Proses

Pelaksanaan Manajemmen Resiko - Pelaksanaan Kerangka Kerja - Pelaksanaan Proses

Monitoring dan Review Kerangka Kerja

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

15 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.4.1. Memahami konteks organisasi Memahami konteks organisasi berarti memahami isu eksternal dan internal apa yang dapat berpengaruh terhadap perusahaan.

Isu eksternal bias berupa faktor politik, ekonomi, sosial budaya, teknologi, lingkungan, peraturan perundangan dll.

Sedangkan isu internal dapat berupa kebijakan, struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, tujuan perusahaan, strategi perusahaan, sumber daya, sistem informasi, nilai biudaya dll.

Berikut adalah contoh-contoh faktor diatas : Politik

- Pemilu - Kebijakan Pemerintah

Ekonomi

- Tingkat Suku Bunga - Persaingan Global ( MEA, AFTA ) - Inflasi - UMK - Nilai Tukar - Harga Minyak Dunia

Sosial

- Daya Beli Masyarakat - Perubahan Prilaku Konsumen - Media Sosial - Trending Topic - Demo Buruh

Teknologi

- Teknologi Informasi - Teknologi Mesin - Teknologi Proses

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

16 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Lingkungan

- Cuaca Ekstrim - Bencana Alam - Limbah - Emisi - Go Green - Keterbatasan Air

Peraturan /Legal

- Hak Cipta - Ijin Import / Eksport - Peraturan Tender - Registrasi Brand - Penggunaan Tenaga Asing

Sumber Daya

- Kondisi Permesinaan - Kompetensi Karyawan - Loyalitas Karyawan - Komposisi Karyawan - Keterbatasan Bahan Baku

Strategi Perusahaan

- Marketing - Kekuatan Brand - Jaringan Distribusi - Investasi

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

17 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Proses

- Produk Cacat - SOP / WI / Standar Mutu & Proses

Nilai-nilai Budaya

- Kedisiplinan Karyawan - Etos Kerja - Produktivitas - Motivasi

5.4.2. Kebijakan Dalam penerapan manajemen resiko PT. MIPACKO FARRELA telah menetapkan kebijakan untuk menunjang keberhasilan penerapan manajemen resiko tersebut, yaitu : Penerapan Manajemen Resiko di PT. MIPACKO FARRELA, bertujuan untuk : 1. Mendukung proses produksi untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi serta memenuhi persyaratan pelanggan; 2. Mendorong efisiensi si segala bidang; 3. Menjamin tercapainya target perusahaan; Dalam menjalankan manajemen resiko PT. MIPACKO FARRELA, berkomitmen untuk : 1. Mengidentifikasi semua kemungkinan operasional, reporting, compliance;

resiko

baik

dalam

bidang

strategi,

2. Melaksanakan manajemen resiko secara efektif dengan melibatkan semua karyawan; 3. Meninjau secara berkala efektifitas pelaksanaan manajemen resiko; 4. Mengevaluasi dan mengembangkan manajemen resiko secara terus menerus; Kebijakan Manajemen Resiko ini dikomunikasikan kepada seluruh karyawan agar mereka paham akan tugas dan perannya.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

18 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.4.3. Tugas dan Tanggung Jawab Pimpinan Puncak ( Managing Director )

Menetapkan prinsip serta kebijakan manajemen resiko dan berkomitmen untuk menhimplementasikannya secara efektif dan terus menerus.

Management Representative

Mengembangkan, merealisasikan, dan menjaga kerangka kerja dari manajemen resiko.

Para Manager Departemen

Pemilik resiko, mengidentifikasi, melaksanakan, memonitor, mengevaluasi serta melaporkan manajemen resiko.

5.4.4. Proses Integrasi Manajemen Resiko PT. MIPACKO FARRELA mengintegrasikan Manajemen Resiko ke dalam proses sistem manajemen mutu agar penanganan manajemen perusahaan terfokus dan terkendali.

5.4.5. Sumber Daya Sumber daya yang disiapkan untuk keberhasilan implementasi manajemen resiko di PT. MIPACKO FARRELA adalah : 1. Pengetahuan dan Keterampilan tentang Manajemen Resiko; 2. Prosedur yang terkait 3. Proses Training untuk meningkatkan Kompetensi Karyawan 5.4.6. Komunikasi Internal dan Eksternal Mekanisme komunikasi internal dan eksternal mengacu pada Matrix Komunikasi yang sudah disusun ( lampiran 1 )

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

19 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.4.7. Implementasi Manajemen Resiko PT. MIPACKO FARRELA mengimplementasikan kerangka kerja serta proses manajemen resiko yang telah disusun dan mengkomunikasikannya kepada seluruh karyawan.

5.4.8. Monitoring, Review dan Peningkatan Kerangka Kerja Manajemen Resiko.

Berdasarkan pengukuran dan pemantauan terhadap efektifitas pelaksanaan manajemen resiko maka PT. MIPACKO FARRELA akan melakukan peningkatan atau penyempurnaan terhadap kerangka kerja yang sudah disusun minimal 1 tahun sekali sebagai arahan dari hasil Tinjauan Manajemen.

5.5. Proses Manajemen resiko Proses manajemen resiko dipetakan dalam bentuk diagram untuk lebih memudahkan pemahamannya.

MENETAPKAN KONTEKS ORGANISASI

KOMUNIKASI & KONSULTASI

MONITOR & REVIEW PENILAIAN RESIKO Identifikasi Resiko Analisa Resiko Evaluasi Resiko Perlakuan Resiko

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

20 / 23

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.5.1. Komunikasi dan Konsultasi Dalam penerapan Manajemen Resiko Pimpinan Puncak ( Managing Director ) beserta Para Manager bertindak sebai Tim Konsultasi, bertugas antara lain : 1. Memastikan konteks organisasi telah ditetapkan dengan benar; 2. Memastikan semua kepentingan pihak-pihak yang terkait sudah dipahami dan dipertimbangkan; 3. Memastikan semua resiko sudah diidentifikasi dengan mencukupi; 4. Memastikan bahwa proses manajemen resiko sudah pertimbangan dari beberapa sudut pandang yang berbeda;

mengikutsertakan

5. Memberikan persetujuan serta dukungan terhadap perlakuan resiko yang akan dilakukan; 6. Menerapkan manajemen perubahan yang sesuai; 7. Mengembangkan cara komunikasi dan konsultasi yang lebih sesuai.

5.5.2. Menetapkan Konteks Organisasi Konteks organisasi yang sudah diidentifikasi, baik eksternal maupun internal harus dievaluasi, mana yang berpengaruh besar terhadap perusahaan. Selanjutnya factor internal dan eksternal ini dianalisa mengguinakan SWOT analysis. Parameter internal akan menjadi Strength ( kekuatan ) atau Weakness ( kelemahan ), sedangkan factor eksternal dapat menjadi Opportunity ( pelauang ) serta Threat ( ancaman ) bagi perusahaan.

Analisa SWOT menentukan strategi apa yang cocok dilakukan. Tindakan atau strategi yang diambil harus dianalisa kemungkinan dan dampak resiko yang akan ditimbulkan.

Secara garis besar, hal-hal yang mengidentifikasi terhadap resiko :

perlu

dilakukan

manajemen

1. Resiko dari perkembangan factor internal dan eksternal perusahaan; 2. Resiko dari dari pelaksanaan strategi 3. Resiko dari adanya perubahan 4. Resiko dari operasional

resiko

adalah

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

21 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.5.3. Menetapkan Kriteria Resiko PT. MIPACKO FARRELA , telah menetapkan kriteria Manajemen Resiko yang meliputi : 1. Kriteria Kemungkinan

: 1) Kecil sekali 2) Kecil 3) Sedang 4) Besar 5) Besar sekali

2. Kriteria Dampak

1) Kecil Sekali 2) Kecil 3) Sedang 4) Besar 5) Besar sekali

3. Kriteria Tingkat Resiko

1) Kecil 2) Sedang 3) Besar

Kriteria resiko akan devaluasi kesesuaiannya secara nerkala.

5.5.4. Penilaian Resiko 5.5.4.1. Identifikasi Resiko Menggali sebanyak mungkin resiko-resiko yang mungkin terjadi secara komprehensif, baik resiko strategis maupun operasional, berdasarkan informasi-informasi yang terkini serta relevan, serta jika memungkinkan melihat latar belakang dari informasi tersebut.

Dalam mengidentifikasi resiko perlu melibatkan orang-orang yang kompeten serta mengetahui seluk beluk permasalahannya.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

22 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

5.5.4.2. Analisa Resiko Proses memahami, mempertimbangkan penyebab dan sumber resiko, dampak yang ditimbulkan, positif atau negative serta kemungkinan kejadiannya, tindakan apa yang sudah dilakukan untuk mengatasi resiko tersebut dan bagaimana efektifitasny. Sebuah kejadian bias saja memiliki beberapa dampak sekaligus, jika terjadi demikian pilihlah dampak dengan nilai tertinggi sebagai acuan. Ini sebagai langkah aman untuk mengelola resiko yang akan terjadi. Perkalian antara nila kemungkinan dan nilai dampak akan menghasilkan tingkat resiko yang akan terjadi.

5.5.4.3. Evaluasi Resiko Evaluasi resiko menentukan tindakan apa yang akan diambil, berdasarkan analisa yang sudah dilakukan. Tingkat resiko yang didapat dalam proses analisa selanjutnya dibandingkan dengan kriteria resiko yang sudah disusun. Perbandingan ini kemudian melahirkan keputusan tindakan atau perlakuan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi resiko tersebut.

5.5.5. Perlakuan Resiko Tindakan atau perlakuan resiko dapat dilakukan dengan 3 ( tiga ) hal : 1. Dihindari

: Tidak mentolerir sedikitpun resiko terjadi, sehingga perlakuan yang diambil adalah tidak melakukan aktivitas yang menimbulkan resiko tersebut.

2. Dikurangi

: Memperkecil kemungkinan terjadinya mengambil tindakan antisipasi yang sesuai.

3. Ditransfer

: Membagi resiko dengan pihak ketiga, seperti asuransi ataupun kontrak.

resiko

dengan

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MANAJEMEN RESIKO

Nomor

:

PKM/05

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

23 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

Pemilihan ketiga perlakuan diatas, dapat didasarkan kepada beberapa hal, diantaranya : 1.

Perbandingan antara usaha dan biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang akan didapatkan.

2.

Pertimbangan hukum, undang-undang,

3.

Tingkat resiko yang ditolerir,

4.

Tanggung jawab sosial,

5.

Perlindungan alam, dll

5.5.6. Monitoring dan Review Monitoring dan review dimaksudkan untuk : 1. Memastikan manajemen resiko sudah dibuat dan dijalankan secara efektif dan efisien, 2. Mendapatkan masukan untuk memperbaiki penilaian resiko, 3. Sarana pembelajaran ( dari kesalahan, perubahan, trend, keberhasilan atau kegagalan sebelumnya ), 4. Mendeteksi lebih awal perubahan faktor internal dan eksternal, 5. Peningkatan / perubahan kriteria resiko dll, 6. Identifikasi resiko yang emergensi.

PEDOMAN KEBIJAKAN MANAJEMEN LAMPIRAN

Nomor

:

PKM/06

Revisi

:

0

Tgl terbit

:

1/8/2016

Halaman

:

24 / 24

DIBUAT OLEH :

DISAHKAN OLEH :

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

MANAGING DIRECTOR

6. LAMPIRAN Lampiran

1

Matriks Hubungan Bisnis Proses dan SMM ISO 9001 : 2015

Lampiran

2

Matriks Komunikasi Internal dan Eksternal

Lampiran

3

Standar Kriteria Kemungkinan dan Dampak Resiko

Lampiran

4

Standar Matriks Penilaian Resiko

Lampiran

5

Target Sasaran Mutu Perusahaan

Lampiran

6

Rencana Mutu