Organización y dirección de centros de informática by Miguel Alejandro León Santos

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMÁTICA

Estructura Organizacional El desarrollo informático y de estructura organizacional, demuestra que la evolución de cambios tecnológicos obliga a una adaptación y tropicalización de la forma de organización, en aras de responder a las demandas cambiantes de los usuarios y la institución. Aunque las estructuras organizacionales no son buenas o malas; sino apropiadas o inapropiadas, la correcta selección de la estructura es importante para garantizar el apoyo y funcionamiento de una organización a través de la ubicación jerárquica de las entidades organizacionales o agrupaciones funcionales y de procesos y, las interrelaciones organizacionales de esas entidades, En el enfoque a una estructura por procesos, la organización encuentra el camino hacia una integración de sistemas, trabajo en equipo, un control del proceso. También, un uso inteligente de la tecnología y una orientación de servicio al usuario. Los procesos permiten brindar una idea de lo que se hace, cómo se hace y cómo mejorarlo, permiten asociar productos y servicios con funciones y responsabilidades para así determinar afinidades organizacionales y funcionales. Asimismo, establecen y mejoran el flujo continuo, proactivo y sistemático. Los procesos son elementos esenciales para la identificación y toma de decisiones estratégicas pues permiten integrar funciones que eleven el desempeño de los procesos individualmente. La etapa organizacional del Centro de Informática, esta sustentada en un análisis de funciones, procesos y elementos estratégicos que facilitarán la operacionalización de la organización y garantizará áreas de especialización, flujos de información funcional entre áreas, un liderazgo compartido y por especialización teniendo como eje de coordinación, el trabajo en equipo y la autodirección del personal a través de las áreas específicas de apoyo. Tiene una visión de procesos que cruzan las áreas funcionales tradicionales, inyecta dinamismo y control en la estructura organizacional. Estructura organizacional. Hay dos definiciones: Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Funciones Del Personal Dentro de una empresa, el Centro de proceso de Datos ó Centro de cómputo cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:  Explotación de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.  Soporte técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y Organización y dirección de los centros de informática.

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evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.  Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Las funciones de gestión y administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos. Área Directiva El área directiva realiza, un alto nivel, las funciones de planeación, organización, administración de personal y control; además de coordinar las actividades de las áreas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de información de un organismo. Un centro de cómputo es una unidad, que proporciona servicios a toda una organización y su área directiva es el enlace principal entre las otras áreas y el centro mismo. Es en esta área en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relación costo-beneficio y una vez establecido los proyectos, que se encargan de asignar las tareas al personal técnico que se requiera. Toda su función se enfoca a cumplir los objetivos de la organización a través de la toma de decisiones adecuadas para la automatización de los proyectos. La persona encargada de esta área debe poseer además de conocimientos técnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propósitos y metas así como las necesidades de cómputo del organismo y tenor capacidad para supervisar personal altamente calificado.

Departamento o Área De Operaciones Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. En esencia el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el “hardware” necesario y obtener la información resultante del proceso de datos

Departamento O Área De Producción Y Control Tanto la Producción como el Control de Calidad de la misma, son parte de las funciones de este Departamento. Funciones.  Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios.  Usar las técnicas de construcción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.  Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.

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Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.  Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios

Departamento O Área De Análisis De Sistemas Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización. Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema. Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo. Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia práctica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación. Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.

Departamento O Área De Programación El grupo de programación es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: “Programadores junior” o “Aprendices de Programación” que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, “Programadores Senior” son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes. Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo. Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilización del equipo. Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo

Departamento O Área De Implementación Organización y dirección de los centros de informática.

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Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios. Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:  Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.  Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.  Validar los nuevos procedimientos y políticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados.  Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final.  Elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de capacitación de los nuevos usuarios.  Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.  Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida

Departamento O Área De Soporte Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia, planificación, instalación y mantenimiento. Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:  Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware.  Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.  Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.  Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria para la resolución de los problemas técnicos en su área.  Realizar la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.  Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas instalados.  Participar en el diseño de la Arquitectura de Sistemas. Departamento O Área De Teleinformática Es quien se encarga de proporcionar los servicios de mantenimiento, reparación e instalación de los equipos de voz, datos, video. Instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones.  Instalar, configurar y garantizar la seguridad de los servidores, a través de los cuales la Dirección de Servicios de Cómputo proporciona diversos servicios a usuarios y particulares.  Diseñar e instalar las redes de voz, datos y video.  Garantizar la operabilidad de las redes de voz, datos y videoconferencia las 24 horas del día los 365 días del año.  Planear el crecimiento y actualización de la infraestructura de red y telecomunicaciones.  Aplicar herramientas y procedimientos que permitan garantizar la seguridad de la información almacenada en los servidores de correo electrónico e Internet.  Monitorear los cambios tecnológicos en materia de hardware, software y redes de computadoras, documentando los resultados que se obtengan.  Realizar estudios de mercado referentes a componentes y refacciones para equipo de cómputo y de telecomunicaciones, que permitan garantizar ventajas en cuanto a precio y calidad.  Proporcionar asesoría técnica para la adquisición de equipo de cómputo, sistemas operativos y software de seguridad. Organización y dirección de los centros de informática.

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Supervisar la operación del equipo de suministro de energía eléctrica, sistemas de enfriamiento, sistemas de respaldo de energía y tierras físicas en las diferentes instalaciones de la Dirección de Servicios de Cómputo. Programar el mantenimiento preventivo, y solicitar y coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas de energía eléctrica de los cuartos de equipo de telecomunicaciones de las diferentes instalaciones de la Dirección de Servicios de Cómputo. Comunicar a los encargados de salas de cómputo y administradores de servidores sobre vulnerabilidad y huecos de seguridad de software, mediante la emisión de boletines y la actualización de la página de virus. Administrar el acceso vía modem a la red. Hacer válidas las garantías de equipo de cómputo y de telecomunicaciones ante centros de servicio. Instalar conexiones vía módem de usuarios externos e internos. Administrar el servicio de telefonía para. Proponer a la dependencia, la baja de equipo de cómputo y telecomunicaciones, por resultar irreparable. Elaborar estadísticas de uso e infraestructura de la red. Generar y publicar información del uso y desempeño del Centro de Operación de la Red. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.

Delimitación De Responsabilidades Del Personal De Las Diferentes Áreas El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Su importancia es tal, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas. Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP).

Gerente Encargado de dirigir y administrar el área de Procesamiento de Datos, así como relacionarse con las otras áreas del centro de cómputo. Formula y administra todo el procesamiento de la información que maneja el Centro de Cómputo.

Jefe De Área Como jefe sus funciones serán, entre otras: supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa Supervisores Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida. Organización y dirección de los centros de informática.

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Capturistas Los capturistas de datos son los primeros en manejar y convertir los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora. Este tipo de personal puede operar diferentes dispositivos de teclado para proporcionar los datos directamente a la computadora. No obstante la importancia del trabajo de los preparadores de datos su educación no requiere una formación técnica formal, un mecanógrafo competente puede adquirir en pocas horas de instrucción especializada las habilidades necesarias para la preparación de datos. Bibliotecario Los bibliotecarios son los que: 1. Establecen alianzas con otras instituciones similares a la que pertenece con el fin de formar grupos más grandes para tener mayor capacidad de negociación y controlar los incrementos de precio de las colecciones o bien enfrentar los presupuestos insuficientes. 2. Son los que tienen el poder de negociación con los proveedores de los servicios electrónicos y exigir a éstos el cambio de sus políticas para que resulten más ventajosas para los clientes. 3. Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se está invirtiendo, ya que en la mayoría de los casos los contratos son de arrendamiento de la información y no en la adquisición de la misma. 4. Generan análisis de costo-beneficio de los recursos contratados, con el fin de contar con indicadores que les permitan tomar decisiones. 5. Tienen una visión integradora de los servicios con el fin de facilitar su consulta. 6. Cuentan con estrategias de búsquedas de información en forma óptima, tales como la “infopragmática”. 7. Generan, adoptan o adaptan políticas, normas y estándares internacionales para sus procesos o servicios. 8. No es necesario que los bibliotecarios sean expertos en telecomunicaciones, redes de cómputo, programación, etc. Debemos recordar que hay diversos profesionales que dominan esas técnicas y pueden ser valiosos aliados. 9. Considerando que el conocimiento no es universal, es decir, no es posible que todos entendamos todo, el bibliotecario deberá concentrar sus esfuerzos en la comunidad de usuarios para la que fue creada la biblioteca. Esto es aplicable tanto para bibliotecas digitales como para las tradicionales. 10. Los profesionales de otras áreas que pueden verse relacionados con esta profesión son vistos como enemigos y no como aliados, por lo que es importante cambiar esta percepción. Controles Administrativos CONTROL ADMINISTRATIVO El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de sí o no. En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza. Control post-acción. En este caso se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control.

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Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico. Sistemas de control Sistema de control por excepción. Según el principio de Pareto “en un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeño porcentaje en términos de causas es equivalente a un porcentaje grande en términos de efecto”. Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un pronóstico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección respectiva. Sistema de información y control. El sistema de información es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeación y control. Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compañía y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: • Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. • Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización, incluyendo un análisis de los sistemas de información para que se lleve a cabo la integración de la empresa. • Garantizar la obtención de los objetivos de la organización, lo cual se puede lograr mediante la fijación de objetivos estratégicos, que arrastrarían todas las demás metas. • Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentación para la identificación de problemas. En este sentido se requiere una operación continua de los sistemas de información.

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RECLUTAMIENTO Y CONTRATACION Reclutar es atraer candidatos dispuestos a someterse a un proceso de selección que culmine en la creación de un vínculo legal entre la empresa y el trabajador. El reclutamiento del personal es una gran responsabilidad. Una vez teniendo al personal seleccionado se lleva a cabo una introducción para poder hacer de un buen candidato un empleado.

Algunos puestos en el centro de computo estarán limitados a los universitarios graduados escogidos cada año para desarrollo, otros, pueden ampliar su margen de aceptación e incluir a aquellos que se escojan entre los niveles de la empresa, otros mas comprenderán la selección de hombres experimentados de fuera y dentro de la empresa para llenar las posiciones requeridas en el centro de cómputo. Para llevar a cabo el reclutamiento se tienen que tomar en cuenta los siguientes puntos:

Nivel académico.- El nivel académico del prospecto puede variar dependiendo del puesto que este aspire a ocupar. Especialidad.- Esta se deberá exigir cuando el prospecto aspira a un puesto en el que el conocimiento de dicha área o especialidad sea de vital importancia para el desarrollo de sus actividades. Experiencia.- La experiencia solicitada dependerá de las labores que se realizan en cada puesto, no todos los puestos exigen la misma “cantidad” de experiencia. Recomendaciones.- Lo preferible es evitar las recomendaciones verbales de los amigos del candidato; sin embargo se debe de tomar en cuenta que algunas empresas ( en particular las sindicalizadas ), para poder ser considerado “prospecto”, se debe ser familiar de algún empleado de dicha empresa, por lo tanto en estos casos las “recomendaciones” resultan prácticamente obligatorias. Un buen reclutamiento es aquél que logra reunir a un buen número de buenos candidatos.

Las principales fuentes a las que se puede recurrir en la búsqueda de candidatos al puesto son: Búsqueda interna. -Se da en el caso en que las empresas dan prioridad a los candidatos internos para ocupar los puestos vacantes. Anuncios.- Son uno de los métodos más populares de comunicarle al público que una organización tiene una vacante. Puede colocarse en periódicos locales, publicaciones, periódicos regionales o periódicos profesionales de distribución nacional. Referencias de empleados.- Una de las mejores fuentes de individuos que se desempeñan en forma eficiente en el puesto es una recomendación de un empleado actual.

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Agencias de empleo.- Las empresas pueden hacer uso de las agencias de empleo como fuente de candidatos.

SELECCIÓN. Tras conseguir el número y tipo de candidatos adecuados, los cuáles se ajustan a los requisitos del puesto o puestos vacantes. Se procederá a realizar a la elección de entre los candidatos de aquel que mejor satisface los requisitos del puesto. Las empresas tendrán en cuenta en los próximos años para reclutar personal serán:     

Liderazgo, Adaptación a los cambios, Gestión de las personas, Trabajo en equipo, Gestión de los conocimientos

CONTRATACIÓN Aceptada y aprovechada la selección del candidato, se procede a su contratación, entendida como la relación jurídica en la cual el nuevo empleado se compromete a prestar sus servicios intelectuales o manuales al patrón: y éste a su vez, se compromete a retribuirlos económicamente, ofreciéndole prestaciones adicionales. En la entrevista que se efectúa para la contratación se establecen la fecha en la que deberá iniciar sus labores, el horario, sueldo o salario, según sea el caso, las prestaciones, etc. Realizada la contratación, se procede, casi en forma inmediata, a realizar los trámites de incorporación o afiliación al Registro Federal de Contribuyentes, el IMSS, el INFONAVIT, etc., elaborándose el expediente correspondiente, el cual estará integrado por: Solicitud de empleo Copia del contrato de trabajo. Avisos de altas a los distintos organismos. Reportes de faltas, sanciones, calificación de méritos, etc. Promociones. TIPOS DE CONTRATOS Contratos indefinidos  Contratos duración determinada  Contratos a tiempo parcial  Contratos formativos  Contratos para trabajadores minusválidos  Contratos de trabajo para la realización de proyectos de investigación

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INDUCCIÓN Corresponde a aquellos esfuerzos que la empresa debe de realizar para lograr la adaptación del nuevo empleado a su nuevo trabajo y a la empresa en gral. Es muy importante, pues si no es desarrollada convenientemente el nuevo empleado puede perder interés en su trabajo o bien podría cometer serios errores que le costarían muy caro a la empresa. Objetivos. Presentación del nuevo empleado con el resto de la empresa, (tanto con las personas como con las instalaciones). Enseñar los muestrarios, catálogos y manuales de procedimiento y todos los formatos y documentos que los auxilian para conocer y entender mejor y mas rápido los sistemas. Presentación con los clientes, proveedores y demás personas importantes que tengan relación con su trabajo.

La inducción se trasmite en tres tipos de información:   

Información general sobre la rutina diaria. Un repaso de la historia organizacional y la finalidad de la empresa. Presentación de las políticas, reglas de la empresa y presentación del personal.

Contenido de una inducción. Conferencias o pláticas. Película o un video de la planta de la nueva empresa. Presentar al nuevo empleado físicamente de manera amistosa. Descripción del puesto. Nombrar un auxiliar temporal para que brinde ayuda en cuanto a resolución. Entrenamiento preliminar para tareas especificas. Orientación física. Proporcionar el manual de bienvenida (inducción).

Manual de inducción Bienvenida. Breve Historia de la Empresa. Misión y Visión. Organización. Productos que fabrica, distribuye o comercializa. Instalaciones, estructura física. Planes y Beneficios. Condiciones de trabajo. Formas de comportamiento interno. Las relaciones del subordinado con otros empleados necesitan una cuidadosa explicación.

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Debe ser presentado personalmente a los administradores con quienes habrá de tener mucho contacto, de tal modo que la información y las tramitaciones se lleven a cabo sin interrupción.

Evaluación del desempeño del personal La evaluación del desempeño es el proceso de revisar la anterior actividad productiva individual a fin de evaluar la contribución que hayan hecho hacia el logro de los objetivos del sistema administrativo, la evaluación del desempeño es una actividad continua y se centra en los recursos humanos relativamente nuevos así como en los que tienen cierto tiempo dentro de la organización. Uno de sus principales propósitos es proporcionar retroalimentación a los miembros de la organización acerca de cómo pueden volverse más productivos.

Los principales beneficiarios son el Individuo, el Jefe, la empresa y la comunidad. 1.- Beneficios para el jefe. Evaluar el desempeño y el comportamiento de lo subordinados, teniendo como base variables y factores de evaluación y principalmente contando con un sistema de medida capaz de neutralizar la subjetividad. Proponer medidas con el fin de mejorar el patrón de comportamiento de los empleados. Permite comunicarse con sus subordinados para hacer comprender la mecánica de evaluación del desempeño como un sistema objetivo y la forma como se esta desarrollando su desempeño mediante ese sistema.

2.-Beneficios para el subordinado. Conoce los aspectos de comportamiento y de desempeño que la empresa mas aprecia en sus trabajadores. Conoce cuales son las expectativas de su jefe respecto de su desempeño, así mismo según él, sus puntos débiles y fuertes. Conoce cuales son las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para mejorar su desempeño.

3.- Beneficiarios para la empresa. Condiciones de evaluar su potencial humano y definir la contribución de cada empleado. Puede identificar a los empleados que necesitan perfeccionarse en determinadas áreas, seleccionar a los empleados que tienen condiciones de crecimiento y de desarrollo. Estimular la productividad y mejorar las relaciones humanas en el trabajo.

Elementos de un sistema de evaluación. Organización y dirección de los centros de informática.

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EL sistema debe de ser valido y confiable, efectivo y aceptado. Los objetivos pueden presentarse en tres facetas: 1.- Permitir condiciones de medida del potencial humano en el sentido de determinar su plena aplicación. 2.- Permitir el tratamiento de los recursos humanos como un recurso básico de la organización. 3.- Proporcionar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización, teniendo presente por una parte los objetivos organizacionales y por otra, los objetivos individuales.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN. Cuando es necesario el uso de métodos subjetivos para medir el desempeño, los especialistas en personal reducen las posibilidades de distorsión mediante capacitación, retroalimentación y la selección adecuada de técnicas de evaluación. Estos métodos se dividen en:  

Métodos basados en el desempeño durante el pasado. Métodos basados en el desempeño durante el futuro.

Métodos de evaluación basados en desempeño durante el pasado. Estos métodos hacen referencia a sucesos ya ocurridos y que pueden ser medidos; pero es imposible cambiar algo que ya ocurrió. Algunos métodos utilizados son: 1.Escala de puntuación. 2.Listas de verificación. 3.Método de selección forzada. 4.Método de registro de acontecimientos criticos. 5.Escala de verificación conductual. 6.Métodos deverifición de campo. 7.Método de evaluación en grupo. 8.Método de categorización. 9.Método de distribución forzada 10.Comparación por pareja.

Nombre Método. Escala puntuación

del Definición

Ventajas

Desventajas

de El ev. Concede una O Aplicable a grupos O Eliminación de evaluación del numerosos de puestos desenvolvimiento del empleados. específicos del

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Listas Verificación

Selección Forzada

Evaluación grupo

empleado en una O Facilidad de desempeño de escala de alto y bajo. desarrollo. puestos. O Se imparte de O Surgimiento de manera sencilla. distorsiones involuntarias. de El ev. Otorga la O Económico O Posibles calificación mediante O De fácil distorsiones. oraciones que administración. O Interpretación describan el O Requiere de poca equivocada de desempeño del capacitación con los ciertos puntos. empleado. evaluadores. El ev. Selecciona la O Reducción de O Pueden limitar frase mas descriptiva distorsiones por su utilidad para del desempeño del parte del evaluador. ayudar al empleado. O Fácil de aplicar. empleado en su O Adaptable a gran desempeño. variedad de puestos. O Las afirmaciones de carácter general pueden no estar específicamente relacionadas con el puesto. en Se basa en la comparación entre el desempeño del empleado y el de sus compañeros de trabajo. Permite la evaluación de Mayor a Menor.

O Mayor agilidad en la evaluación por ser grupal. O Promueve la competencia entre empleados.

O La competencia puede ser desleal. O Las afirmaciones de carácter general pueden no estar específicamente relacionadas con el puesto.

Registro de El ev. Lleva una O Útil para Acontecimientos bitácora de las proporcionar Críticos. actuaciones mas información al destacadas. empleado. O Reduce el efecto de distorsión que tiene el ev. En la memoria de los acontecimientos recientes. Escala de Método de O Reduce Calificación de comparación de parámetros de Conducta desempeño del distorsión. empleado con O Efectúa un mayor determinados control de parámetros de desempeño del conducta empleado. específicos.

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Verificación Campo

de El representante del oMayor control en la depto.del`personal evaluación de los solicita información empleados. sobre el desempeño del empleado al supervisor inmediato y el resultado de esta evaluación se entrega al especialista que registra la puntuación.

Nombre del Definición Método. Comparación por El ev. Examina a cada empleado contra pareja todos los que están siendo evaluados. El numero de veces que un empleado se considere mejor que otro serán puntos agregados a su favor. Distribución Forzada

Ventajas

O Fácil de administrar. O Proporciona un factor muy confiable de desempeño. Cada ev. Ubica a sus empleados en O Se a precia la diferentes categorías. diferencia entre los empleados. Desventaja: Los factores personales y acontecimientos recientes continúan siendo fuente de distorsión.

Método de El evaluador coloca a los empleados de O Fácil categorización. mejor a peor. Se sabe que unos empleados administrar superan a otros, pero no es sencillo explicar. estipular por cuanto.

de y

Desventaja: Difícil de categorizar a los empleados cuantitativamente

Métodos de evaluación basados en desempeño durante el futuro. Son aquellos que se centran en el desempeño venidero mediante la evaluación potencial del empleado, o el establecimiento de objetivos de desempeño. Entre la técnicas básicas se encuentran: 1.Auto evaluaciones. 2.Administración por objetos.

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3.Evaluación psicológica.

Nombre del Definición Método. Administración En donde el supervisor y el empleado por objetivos. establecen objetivos de desempeño deseables en mutuo acuerdo. Ya que de esta forma los empleados se motivan por su participación. Evaluación Consiste en entrevistas con profundidad, psicológica. exámenes psicológicos, platicas con los supervisores, etc.

Auto evaluaciones

Ventajas O Mayor comunicación entre ambas partes.

O Se elabora un buen perfil del empleado. O Se obtiene información acerca de la salud del empleado. Alienta el desarrollo individual del O optimiza la evaluación empleado. Fomenta la determinación de de las áreas de la objetivos personales. Resulta de la empresa. utilidad en la mejora de las áreas. O Promueve la superación personal.

Preparación de las evaluaciones del desempeño. La preparación consiste en dar a conocer el método, los estándares y los periodos de evaluación al personal, de forma anticipada y preferentemente por escrito; así como la definición de los puntos evaluables. Los estándares de medición de desempeño deben calificarlo elementos esenciales del puesto en específico.

Existen básicamente dos tipos de mediciones estándar: Mediciones objetivas.- Son de índole cuantitativa y las más recomendadas ya que ofrecen una medición más certera del desempeño del personal Mediciones subjetivas.- Son poco recomendadas ya que se basan en la opinión del evaluador, dando pie a evaluaciones incorrectas ocasionadas por prejuicios personales, efectos de acontecimientos recientes, tendencia a la medición central (tendencia a evitar calificaciones muy altas o muy bajas), efectos de halo o aureola (predisposición del evaluador a asignar una calificación), interferencias o razones subconscientes (deseo inconsciente de agradar y conquistar).

Estándares de Desempeño. Los sistemas de evaluación deben ser directamente relacionados con el puesto, o sea, el sistema califica elementos de importación vital para obtener éxito en el puesto. Es necesario que tenga niveles de medición.

Mediciones del desempeño. Organización y dirección de los centros de informática.

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Existen las dos tipos de mediciones: ØMediciones objetivas. ØMediciones Subjetivas.

Elementos subjetivos del calificador. Se da cuando el calificador no logra conservar imparcialidad en varios aspectos, los cuales son: 1) Prejuicios personales. 2) Efecto de acontecimientos recientes 3) Tendencia a la medición central 4) Efecto de halo o aureola 5) Interferencia de razones subconscientes.

PROMOCIÓN DEL PERSONAL Introducción Una promoción pretende el cambiar a un empleado a un puesto que comprenda un sueldo y posición más altos, y por ello requerimientos de rendimientos más altos. Los dos criterios básicos que usan la mayoría de las organizaciones son méritos y antigüedad. Los contratos sindicales a menudo requieren que se considere la antigüedad para las promociones. El movimiento de personal dentro de la organización (su promoción, transferencia, degradación y separación) constituye un aspecto fundamental de la administración de los recursos humanos. Las decisiones reales sobre la persona a quien conviene promover o despedir figuran entre las más difíciles e importantes que necesita tomar un gerente. Promociones Selección de los candidatos a promoción. Adoptando un programa general de promociones. La gerencia deberá resolver el problema aún más difícil de decidir quienes son los candidatos para promoción, ya que suele haber más individuos que vacantes. La selección se basa en la evaluación de los méritos relativos, las capacidades y la antigüedad. Si la promoción ha de ser un incentivo, entonces se deben promover los empleados que hayan mostrado el mejor desempeño (los más meritorios). Una fuente de descontento es que en muchos puestos el desempeño es reflejo de las actividades conjuntas de muchas personas o de factores fortuitos y esto dificulta la medición del mérito. Pero existe el factor de la capacidad. La capacidad es tan difícil de medir como el mérito. Las características especificas, las actitudes, la personalidad y las destrezas que unidad forman la capacidad suelen ser muy ambiguas. Se deben de hacer esfuerzos por premiar tanto el mérito como la capacidad, aunque ninguno es fácil de medir.

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Argumentos a favor de la antigüedad. Las pruebas de selección y opiniones de los supervisores lleva a muchos empleados a pensar que las promociones no se hacen de manera justa. Las acusaciones de favoritismo y discriminación pueden reducir el espíritu de trabajo y la productividad. Los sindicatos sostienen que mientras los gerentes tengan la facultad de escoger al candidato más apropiado para una promoción, le será fácil desalentar la libertad de expresión cuando empleados deseosos de progresar quisieran pronunciarse en contra de una política de la empresa. Para evitar esta dificultad muchos sugieren que las promociones se basen en algún criterio objetivo y que el único verdaderamente objetivo es la duración del servicio cuando la gerencia sabe que va promover al empleado más antiguo, lo más probable es que la empresa se preocupe de darle el adiestramiento que necesitará para pasar al nuevo puesto. La gerencia también perfeccionará sus procedimientos de selección inicial, pues una vez en la organización, el individuo tendrá su futuro relativamente asegurado.

Argumentos en contra de la antigüedad. Al hacer demasiado hincapié en antigüedad se pueden contrariar los conceptos que tienen los empleados acerca de la manera correcta de progresar: la promoción incompetentes basada únicamente en la duración de su servicio en una clara violación de la actitud cultural firmemente arraigada según la cual los premios deben ser en alguna forma proporcional a las realizaciones.

Promoción interna. La empresa da por supuesto que la organización pretende llenar la mayor parte de las vacantes con promociones internas y que los empleados obtendrán la capacitación necesaria mediante el adiestramiento en el trabajo. Una política para vacantes de nivel más alto seria tomar individuos de fuera de la organización, personas que tiene la educación formal necesaria y que están ocupando puestos análogos en otra firma. Así llenar una vacante tiene muchas ramificaciones.

Argumentos a favor de la promoción interna. Ninguna organización puede depender del alistamiento externo para suplir todas las necesidades. Ciertos puestos si son análogos de una empresa a otra pero la mayoría requieren conocimientos especiales que solamente se obtienen dentro de una organización misma. Los trayectos en la empresa permiten el adiestramiento en el trabajo siempre y cuando las posiciones estén dispuestas de tal manera que la experiencia adquirida en el desempeño de un cargo inferior prepare al individuo para el seguimiento escalón.

Promoción a nivel gerencial. Las promociones son el medio más importante de reconocer un desempeño excelente. Aun cuando las promociones sean justas y apropiadas, pueden dar origen a varios problemas. Un problema fundamental estriba en que los miembros de la organización que no reciben promoción

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alguna adoptan frecuentemente una actitud de resentimiento, la cual puede afectar a su moral y productividad. Si se informa quien es el candidato con mayores probabilidades (en caso de que la antigüedad no sea una consideración primordial) y se explica las promociones una vez que esta se realice, los subordinados estarán más dispuestos a aceptar la autoridad del gerente recién ascendido. Un problema importante de la promoción es la discriminación. Los programas de acción antidiscriminatoria, que tratan de asegurarse de que se prepare para el ascenso a los grupos que han sufrido discriminación, se han ido generalizando cada vez más. Son un medio de superar los efectos de la discriminación anterior.

Transferencias. Transferir a un empleado comprende solamente cambiarlo a otro puesto aproximadamente en el mismo nivel en la organización básicamente con el mismo sueldo requerimientos de rendimiento y status. El problema más común relacionado con las transferencias ocurre cuando un administrador ingenuo le aligera la carga de trabajo aun “empleado problema”.

Transferencias a nivel gerencial. Se utilizan para dar a las personas experiencias más amplias del trabajo como parte de su desarrollo y para llenar las vacantes a medida de que se producen. También se utilizan para mantener abiertos los peldaños de la promoción y para que los individuos no pierdan su interés por el trabajo.

Degradaciones y separaciones. Una separación comprende la terminación de un empleado ya sea voluntaria o involuntariamente. En las terminaciones voluntarias muchas organizaciones tratan de determinar porque se retira el empleado usando entrevistas de salida ese tipo de entrevista permite conocer las áreas problema de la organización que necesite corregirse. Las separaciones involuntarias se deben hacer solo como último recurso.

Separación y degradación a nivel gerencial. Si un gerente fracasa en un puesto, se le puede transferir, se le puede pedir que se someta a un programa de readiestramiento o de desarrollo o bien se le puede despedir. La transferencia puede ser una degradación, un cambio a otro puesto de igual nivel e incluso una “promoción” a un puesto con un título más impresionante pero de menor responsabilidad.

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