Política de Plan Política Anti-Fraude y Anti-Soborno y Corrupción
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Gobernanza Director(a) de Aseguramiento Global (GA) Asamblea de Miembros 21/11/2014 Final 21/11/2017 Inglés (versiones disponibles en francés y español) Plan International Inc. y Subsidiarias, Organizaciones Nacionales y Subsidiarias Vínculo a Código de Conducta y Política del Silbato Vínculo a Procedimiento Global de Quejas Vínculo a Política de Conflicto de Interés Vínculo al Proceso de Gestión Contractual Vínculo al Manual de Operaciones - Compras Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude
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Política Anti-Fraude y Anti-Soborno y Corrupción Síntesis/Propósito Esta política describe las responsabilidades de gerentes, empleados y voluntarios de Plan con respecto a los riesgos de fraude y de soborno y corrupción. Los principios y definiciones incluidos en esta política también se extienden a las relaciones de Plan con organizaciones externas (incluyendo pero no limitado a socios implementadores, contratistas, funcionarios gubernamentales y donantes).
Política Introducción
A fin de asegurar que Plan (es decir, Plan International Inc. y subsidiarias y Organizaciones Nacionales de Plan y subsidiarias) continúe manteniendo altos estándares de rendición de cuentas, transparencia y cumplimiento legal,1 es imperativo que Plan pueda proporcionar orientaciones claras a su personal, en torno a su estructura organizativa para enfrentar riesgos de fraude y corrupción.
La presente política establece las responsabilidades específicas de gerentes, empleados y voluntarios con relación a riesgos de fraude y de soborno y corrupción. También es una demostración clara del compromiso por parte del liderazgo principal y órganos rectores de Plan por la promoción de una cultura de integridad y transparencia a lo largo y ancho de la organización. Política
Plan mantiene una política de cero tolerancia ante el fraude y la corrupción, y exige que en todo momento su personal y voluntarios actúen con honestidad e integridad y protejan los bienes y recursos por los que son responsables. El fraude y la corrupción son amenazas constantes al patrimonio y la reputación de Plan y por lo tanto deben ser objeto de preocupación de todos(as) los/las miembros de su personal y voluntarios(as). PIan toma muy en serio cualquier acto o intento de fraude o corrupción por miembros de su personal, sus voluntarios(as), sus contratistas o sus empleados(as), sus socios(as) implementadores(as) o agentes que actúen en nombre de Plan. Los/Las empleados(as) y voluntarios(as) involucrados(as) en actos o intentos de fraude o corrupción de cualquier índole estarán sujetos(as) a acciones disciplinarias, incluyendo su destitución (de estar obligados[as] legalmente), y podrán ser reportados(as) a las autoridades policiales y judiciales para su procesamiento penal. Plan realizará todos los esfuerzos legales posibles para recuperar cualesquiera fondos perdidos por fraude de parte de los/las responsables. Ámbito de aplicación El alcance de esta política aplica a todo el personal y voluntarios(as) de PIan International Inc. y de las Organizaciones Nacionales de Plan, y a los/las empleados(as) de subsidiarias. Los principios y definiciones de esta política también rigen las relaciones entre Plan y organizaciones externas (incluyendo pero no limitándose a socios(as) implementadores(as), contratistas y donantes). Definiciones: ¿Qué son el Fraude, el Soborno y la Corrupción?
El UK Bribery Act 2010 o Ley del Reino Unido Contra el Soborno del año 2010 y el US Foreign Corrupt Practices Act 1977 o Ley de los Estados Unidos Sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero del año 1977, entre otras normas, imponen estrictos requisitos legales y procesales globales sobre Plan y su personal. 1
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El Fraude es un engaño civil o penal para obtener beneficio financiero o personal injusto o ilegal o para causar pérdida a otros, como por ejemplo la apropiación indebida de activos, abuso de autoridad, falsa representación y/o el perjuicio de los derechos de otros(as). Adicionalmente los actos de robo están incluidos en esta política. El Soborno y la Corrupción implican el intercambio cómplice (o tentativa) de beneficios privados y el abuso de la autoridad encomendada. Esto incluye ofrecer, prometer, proporcionar, aceptar o solicitar…
dinero, un regalo u otra ventaja privada... como incentivo a o recompensa por… hacer algo que es ilegal, un abuso de poder o autoridad, una violación de confianza o deber, o que sea inapropiado de alguna otra manera, en el proceso de realizar las actividades de la organización.
La corrupción puede incluir el nepotismo o el favoritismo. Ni el fraude ni la corrupción están restringidos a la ganancia monetaria o material (de cualquier cuantía), y pueden incluir beneficios intangibles como el estatus o la información, y pueden ser de beneficio a un individuo o a un grupo de interés. Falta de Represalias por reportar fraude o por negarse a pagar sobornos Plan apoya a su personal a tomar pasos firmes contra el fraude y la corrupción, y velará porque su personal no sufra evaluaciones negativas de rendimiento, consecuencias adversas relacionadas a su empleo o represalias por reportar sospechas de fraude y/o de corrupción (refiérase a la Política de Denuncias) o por rehusarse a pagar sobornos. En cuanto a sobornos esto se aplica a todos los casos, incluso cuando esta negativa a pagar sobornos tenga implicaciones negativas para la ejecución programática de Plan. El imperativo a largo plazo de promover la integridad en la toma de decisiones supera los obstáculos a corto plazo para la planificación táctica. En efecto, el pago de sobornos en sí mismo perpetúa los riesgos y la cultura de corrupción. Por lo tanto, Plan prohíbe las represalias por rehusar o reportar el pago de sobornos, o por señalar o ayudar a atender una preocupación en relación al fraude o la corrupción. Las represalias son motivo de acción disciplinaria, incluyendo la destitución. La Coacción Podrán surgir circunstancias en las que se realicen pagos para proteger al personal de Plan o a quienes les rodean de amenazas inminentes a sus vida, su salud, su seguridad o su libertad. El personal que realice pagos bajo coacción tan extrema como ésta deben reportar el incidente pero no estarán sujetos a sanciones por parte de Plan. Responsabilidades Específicas a Roles Plan se compromete a prevenir el fraude y la corrupción y a crear una cultura anti-fraude y anti-corrupción. Para tal fin, Plan:
Desarrollará e implementará controles efectivos para prevenir el fraude y la corrupción a todos los niveles
Procurará que, en casos de fraude o corrupción, se realice una pronta y efectiva investigación
Tomará acciones disciplinarias y legales apropiadas en todos los casos que lo ameriten
Tomará todas las medidas apropiadas y razonables para recuperar pérdidas financieras
Evaluará sus sistemas y procedimientos de prevención de fraudes o actos de corrupción similares, y
Garantizará que los riesgos de fraude y corrupción sean tomados en consideración en su planificación de programas.
Cuando los requerimientos de donantes con respecto a procedimientos de investigación relativos a fondos de donaciones entren en conflicto con esta política, los requisitos de los donantes tendrán preferencia.
Responsabilidades del Personal
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Todo el personal es responsable de:
Actuar con propiedad en el uso de los bienes y recursos de Plan Conducirse de acuerdo a los principios establecidos en el Código de Conducta, incluyendo:
Declarar a la mayor brevedad posible cualquier conflicto de interés real o aparente que pueda afectar sus responsabilidades (más detalles en la Política de Conflictos de Interés)
Alertar a su supervisor(a) inmediato(a) cuando consideren que existen oportunidades de fraude o corrupción
Reportar cuanto antes a su supervisor(a) inmediato(a) detalles sobre (a) cualquier acto presunto o real de fraude o corrupción (b) cualquier acto o evento sospechoso que podría dar lugar a sospechas de fraude o corrupción Si por cualquier motivo un(a) miembro del equipo no se siente capaz de reportar un presunto caso de fraude o corrupción a su supervisor(a) inmediato(a), debe informar a un(a) gerente de mayor jerarquía o al/a la directora(a) de Global Assurance. El personal debe remitirse a lo establecido en la Política de Denuncias de Plan cuando no se sientan en capacidad de reportar un presunto caso de fraude o corrupción a su supervisor(a) inmediato(a) o consideran que sus inquietudes no ha sido debidamente atendidas. El servicio confidencial de denuncias Safecall está disponible con este propósito (ver Apéndice A)
Apoyar cualquier investigación poniendo a disposición toda la información pertinente y cooperando en las entrevistas.
Responsabilidades de los/las Gerentes La responsabilidad del día a día en la prevención y detección de casos de fraude y corrupción recae en los/las gerentes de línea bajo cuya responsabilidad:
Se identifican los riesgos a los que están expuestos los sistemas, operaciones y procedimientos Se desarrollan e implementan controles efectivos para prevenir y detectar fraude y corrupción Se asegurara el cumplimiento de dichos controles.
Los/Las Directores(as) Nacionales, Directores(as) de País, Directores(as) Regionales y Directores(as) de División son responsables por:
Garantizar que todos los casos de sospecha y/o presunción de fraude sean reportados a la mayor brevedad posible al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude utilizando el mecanismo de reporte estándar de incidentes. Vínculo al mismo: Incident Report Form
Adicionalmente, cuando el presunto fraude afecte fondos de donaciones, reportarlo a la Organización Nacional (NO, por sus siglas en inglés) relevante
Apoyar al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude a responder con una investigación apropiada.
Excepcionalmente los/las Directores(as) Nacionales (ND, por sus siglas en inglés) podrán, a su discreción y como alternativa a elevar la responsabilidad al/a la Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude, dirigir o delegar ellos/ellas mismos(as) las investigaciones y/o referir el tema a las respectivas autoridades policiales y judiciales nacionales si son casos circunscritos a las jurisdicciones de su país de NO y no involucran a ningún oficial de Plan fuera de su NO. En estos casos los requisitos de reporte total al/a la Jefe(a) de la Unidad AntiFraude se seguirán aplicando.
Responder a las recomendaciones hechas en los reportes de investigación subsiguientes.
Asegurarse que su personal y organizaciones externas son informados(as) y estén concientes de esta Política, de Procedimientos y Directrices suplementarios y de sus responsabilidades de acuerdo a las mismas durante su entrenamiento, incluyendo el que se proporcione a todo personal nuevo como parte de su proceso de inducción.
Los/Las ND también son responsables de reportar incidentes de fraude que afecten su NO al/a la Jefe(a) de la Junta de la NO.
Responsabilidades específicas a los roles para Plan
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Para Plan, el/la Director(a) de Finanzas es responsable de:
Establecer el sistema de control interno diseñado para contrarrestar el riesgo de fraude y corrupción y asegurar que dicho sistema sea adecuado y efectivo.
Para Plan, el/la Director(a) de Global Assurance es responsable de:
Asegurar que los riesgos de fraude y corrupción hayan sido apropiadamente identificados y evaluados por la gerencia
Comprobar que el marco de control interno haya sido apropiadamente diseñado para atender los riesgos de fraude y corrupción y que esté trabajando en forma efectiva
Asegurar que existan procedimientos para la pronta y apropiada investigación de todos los casos reales, supuestos o presuntos de fraude o corrupción a un nivel consistente.
Para Plan, el/la Jefe(a) de Gestión Global de Riesgos es responsable de:
Asegurar que las evaluaciones de riesgos de fraude y corrupción formen parte constante de todo el proceso de gestión de riesgos de Plan.
Responsabilidades específicas a los roles NO No todas las NO operan bajo un modelo organizativo común. Sin embargo los/las NDs deben asegurar que las responsabilidades equivalentes de oficiales específicos(as) de PII (arriba descritas) sean asignadas al personal designado de la NO para la NO, ya sea al/a la ND mismo(a) o delegadas a otra persona. La NO mantendrá un registro documental de estas responsabilidades.
El/La Jefe(a) de la Unidad Anti-Fraude (bajo el/la Director[a] de GA) es responsable globalmente de:
Conducir todas las investigaciones de fraude – excepto cuando el/la ND ha ejercido su discreción para dirigirlas, en las circunstancias arriba descritas. Al recibir cualquier denuncia de fraude o corrupción, ya sea de Plan o de una NO, él/ella determinará, en consulta con los/las Directores(as) involucrados(as), la naturaleza y composición de cualquier investigación subsiguiente. El personal que participa en las investigaciones será dirigido por él/ella o por la persona que él/ella delegue
Mantener capacidad investigativa dentro de la organización
Mantener registros de fraude y corrupción
Reportar al/a la Jefe(a) de la Junta de NO pertinente, por medio del/de la ND (a menos que no sea apropiado), los detalles de las investigaciones de fraude que dirige concernientes al personal de la NO o fondos de la NO dentro del país en cuestión
Reportar trimestralmente un resumen de todos los casos de fraude y corrupción al Comité de Auditoría Financiera (Financial Audit Committee o FAC) de la Junta Directiva Internacional. Para garantizar la supervisión mundial a nivel gerencial, antes de someterlos al FAC dichos informes trimestrales deben llegar al Comité de Gerencia Global
Proveer servicios de apoyo anti-fraude y anti-corrupción a la gerencia para ayudarla a reducir la exposición al riesgo de fraude y corrupción y asegurar el cumplimiento de dicha política.
El personal de la Unidad Anti-Fraude, Finanzas Globales y Aseguramiento Global están disponibles para ofrecer cualquier tipo de orientación y apoyo sobre temas de control y prevención de fraude y se exhorta a los/las gerentes a hacer uso de este servicio.
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APÉNDICE A – DIRECTRICES GENERALES (Las referencias en estas directrices podrán ser actualizadas periódicamente) Plan valora las relaciones duraderas, y se relaciona con sus proveedores, socios de programas, reguladores, agencias gubernamentales, funcionarios públicos, figuras políticas y otras partes interesadas en base a mérito, profesionalismo, confianza e integridad – nunca con pagos ilícitos, “favores” ilegales y otras acciones que podrían exponer a Plan a los numerosos riesgos de pérdida financiera, deterioro operacional, dependencia, chantaje, extorsión, sanción legal y daño a su reputación.
“NOes” - Plan prohíbe toda forma de fraude y corrupción con una política de tolerancia cero. No de ni reciba ningún tipo de pago u obsequio, ni proporcione ni reciba otros favores, para o de cualquier funcionario público, figura política, representante de un organismo regulador o agencia de gobierno, ni a o de cualquiera de nuestros proveedores, socios de programa o cualquier otro grupo (ya sea público o privado) con intención de influir o recompensar cualquier acto o decisión de conceder una licencia o aprobación regulatoria, obtener o retener negocios, o con el fin de obtener otra ventaja ilegal o inapropiada. Esta prohibición excluye regalos y hospitalidad de menor valor acordes con las prácticas generales de negocios, que no puedan ser interpretados como un incentivo.
“SÍes” - En situaciones críticas, actúe como detallamos a continuación:
Ignore o rechace cualquier insinuación para cometer actos de fraude o corrupción
Procure tener presente un testigo que le proporcione apoyo No acepte nada inapropiado, incluso si la propuesta sugerida incluye una “donación caritativa” Mantenga registros justos y precisos, documentando detalles de cualquier solicitud, intento o acto de fraude o corrupción, tan pronto le sea posible después de los hechos.
“SI VE ALGO, DIGA ALGO”
Informe sobre todas las sospechas, solicitudes, intentos o realización de actos de fraude o corrupción a su persona o a gerentes de mayor rango, o utilice el servicio confidencial de reportes Safecall. El Safecall puede ser contactado por medio de números telefónicos específicos a cada país, en línea o vía correo electrónico. Para detalles favor vea el enlace para SAFECALL
Señales de Alarma (‘Red Flags’) Los siguientes ejemplos de señales generales de alarma pueden causar sospechas y ser indicadores útiles de riesgos de fraude y corrupción (NB. esta no es una lista exclusiva):
Discrepancias entre registros financieros y contables, tales como … o descripciones de transacciones o asignaciones contables faltantes, vagas, inconsistentes o falsas; o inexistencia, falsificación o anomalía en los récords de identidad de la persona / agente / contraparte compensado(a); o remuneración excesiva o inusualmente elevada sin datos de respaldo; o patrones o estructuras inusuales de pago, uso de empresas fantasma u otros arreglos financieros; o cuentas de uso general o cuentas de gastos misceláneos que puedan utilizarse para ocultar pagos indebidos; o sobrefacturación; facturas y formularios de viaje y/o de gastos falsos o inexactos; cuentas o transacciones sin registrar. Un tercero no parece estar calificado para realizar las funciones que se ha comprometido a ejecutar para apoyar a Plan;
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Un tercero se rehúsa a certificar o proporcionar información sobre sus relaciones con el gobierno para verificar su conformidad con requisitos anti-corrupción: Solicitudes de pago de comisiones en un tercer país, o en efectivo o con fondos no rastreables; Fuerte dependencia de una parte interesada en contactos políticos o gubernamentales en lugar de en el personal calificado o en la inversión de tiempo para promover los intereses de Plan; La intención de mantener secreta la representación por medio de terceros; Ausencia de acuerdos escritos, políticas anti-soborno, entrenamiento o código de conducta en la empresa de destino; Declaraciones falsas o rechazo de la empresa de destino a cooperar en procesos de auditoría e investigación voluntaria.
Riesgos Específicos Las variadas operaciones de Plan están expuestas a riesgos de fraude y corrupción. Esto requiere que todo el personal de Plan esté conciente de y se adhiera a las siguientes normas:
Gratificaciones: Va en contra de la política de Plan que cualquier miembro de su equipo contraiga gastos en nombre de Plan para proporcionar regalos, viajes, entretenimiento u otras gratificaciones a terceros, con excepciones muy limitadas de gastos de hospitalidad de mínimo valor que cubran la asistencia de huéspedes externos a actividades de Plan, cuando dicha hospitalidad no cause la más mínima sospecha de irregularidad o influencia en la objetividad de la toma de decisiones. Esto no incluye los casos en los que Plan paga los gastos de un tercero (tal como una celebridad) involucrado en promover nuestro trabajo.
Oficiales de gobierno: Plan debe preservar relaciones colaborativas de integridad con diversos organismos gubernamentales para ingresar a sus respectivos países, establecer oficinas, contratar personal local y extranjero, gestionar fondos, conducir actividades programáticas, mantener su estatus de exención fiscal y así sucesivamente. En consecuencia, Plan no inducirá ni premiará la administración pública inadecuada. En particular:
Pagos de facilitación son pagos a funcionarios de gobierno para realizar o acelerar una función o proceso administrativo en curso en el que el resultado ya ha sido determinado previamente. Según la legislación aplicable a Plan, un pago de facilitación es considerado una forma de soborno, que Plan prohíbe bajo su política de ‘tolerancia cero’. El personal debe mantenerse alerta al riesgo de que estos pagos puedan están incluidos de manera solapada en las comisiones de agencias. Sin embargo, los pagos transparentes tipo per diem o dietas no son considerados facilitaciones.
Actividades programáticas: especialmente cuando agencias de gobierno están involucradas en la planificación y coordinación de actividades programáticas, por ejemplo, en respuesta a desastres y en grandes proyectos de infraestructura, funcionarios de gobierno específicos podrían tratar de influir de manera indebida el proceso decisorio de Plan en torno a la contratación de terceros, los subcontratos, la selección de socios y los pagos. A menos que el contrato correspondiente de provisión de fondos explícitamente requiera este tipo de participación gubernamental, Plan tomará dichas decisiones de manera objetivamente independiente de cualquier intento de influencia.
Adquisiciones y alianzas: Al involucrar a actores externos, por ejemplo en alianzas para realizar adquisiciones y programación, el personal de Plan implementará las normas obligatorias, los procesos de mejores prácticas y las herramientas de facilitación aplicables, para cumplir con los requisitos legales y maximizar la efectividad de tales compromisos.
En la práctica, llevar a cabo procesos de auditoría bajo el concepto “Conoce a tu Contraparte”, implementar controles financieros y monitorear el desempeño son algunas de las mejores herramientas para combatir tanto el fraude como la corrupción. En General: Satisfacer las obligaciones arriba mencionadas usualmente requiere implementar un proceso de licitación, conducir una evaluación de procesos de auditoría e investigación voluntaria,
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seleccionar la mejor contraparte, y negociar los términos de referencia del contrato, segregar, limitar y delegar autorizaciones de gastos, todo bajo el principio de plena competencia y en relación a criterios objetivos, incluyendo la eficacia, calidad, y fijación de precios de los bienes / servicios propuestos.
El Manual de Operaciones Financieras para Plan International – Contrataciones (vínculo a: Finance Operations Manual – Procurement) establece responsabilidades funcionales específicas para la gestión de la cadena de suministro, cubriendo normas clave de compras, para asegurar que todos los bienes y servicios sean adquiridos con el mejor interés de Plan en mente. El Proceso de Gestión Contractual PII (vínculo a Contract Management Process) proporciona un diagrama sencillo de los pasos y herramientas necesarios para navegar muchas de estas complejidades de manera simple y racional. Se recomienda enfáticamente a los NOs de integrar controles y directrices similares y apropiados dentro de su marco de control y/o políticas y procedimientos de adquisición. Recursos Adicionales Transparencia Internacional – Prevención la Corrupción en las Operaciones Humanitarias Vínculo al original en inglés: http://www.transparency.org/whatwedo/pub/handbook_of_good_practices_preventing_corruption_in_huma nitarian_operations Vínculo a la traducción al español: http://www.transparency.org/whatwedo/publication/manual_de_buenas_practicas_prevencion_de_la_corrupc ion_en_las_operaciones_h Bond – Principios y Guías Anti-Soborno para ONGs Vínculo al original en inglés: http://www.transparency.org.uk/publications/15-publications/890-anti-bribery-principles-and-guidance-forngos LRN – Coordinando la Ley del Reino Unido Contra el Soborno y el cumplimiento con la Ley de los Estados Unidos Sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) Vínculo al original en inglés: http://www.lrn.com/sites/default/files/Coordinating%20UK%20Bribery%20Act%20and%20FCPA%20Compli ance_0.pdf Transparencia Internacional –Principios Empresariales para Contrarrestar el Soborno Vínculo al original en inglés: http://www.transparency.org/whatwedo/tools/business_principles_for_countering_bribery/1/
~~~ La corrupción es una plaga insidiosa que tiene una amplia gama de efectos corrosivos en las sociedades. Socava la democracia y el estado de derecho, da pie a violaciones de los derechos humanos, distorsiona los mercados, menoscaba la calidad de vida y permite el florecimiento de la delincuencia organizada, el terrorismo y otras amenazas a la seguridad humana. Este fenómeno maligno se encuentra en todos los países grandes y pequeños, ricos y pobres, pero es en el mundo en desarrollo en donde sus efectos son más destructivos. La corrupción lastima al pobre desproporcionadamente al desviar fondos destinados al desarrollo, socavando la capacidad del gobierno de proporcionar servicios básicos, alimentando la inequidad y la injusticia, y desalentando la inversión y la ayuda
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extranjeras. La corrupción es un elemento clave en el bajo desempeño económico, y un grave obstáculo a la reducción de la pobreza y el desarrollo. Secretario General de las Naciones Unidas Kofi Annan, Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción 2004
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