RANTAKYLÄN UUSI KOULU DIGITAALISET OPPIMIS- JA OPETUSRATKAISUT
Loppuraportti Rantakylän uuden koulun hankinnan valmistelu 1.3. – 31.12.2015. Tekes: Huippuostajat – Innovatiiviset julkiset hankinnat Teksti: Harri Forsberg Taitto: Heidi Huovinen
3
Sisällysluettelo
1
JOHDANTO ................................................................................................................................................................................................................ 2
2
PROJEKTIN TAVOITTEET ............................................................................................................................................................................................. 4
3
HYÖDYT PROJEKTIIN OSALLISTUVILLE SIDOSRYHMILLE ............................................................................................................................................. 5
4
TOTEUTUS ................................................................................................................................................................................................................. 8 4.1
TYÖPAKETIT JA TOTEUTETUT TOIMENPITEET ...............................................................................................................................................................................8
4.2 SIDOSRYHMÄT .......................................................................................................................................................................................................................10 4.3 5
6
PROJEKTISSA JÄRJESTETYT TILAISUUDET ...................................................................................................................................................................................13
TULOKSET ................................................................................................................................................................................................................ 13 5.1
HANKINTAMALLI – KÄÄNTEINEN KILPAILUTUS ..........................................................................................................................................................................13
5.2
HANKINTAMALLI – SUUNNITTELUTIEDON SIIRTO SUUNNITTELUPROSESSIIN .....................................................................................................................................17
5.3
TOIMINTAMALLI – OPPIMISYMPÄRISTÖN SUUNNITTELU .............................................................................................................................................................18
5.4
TOIMINTAMALLI – VAATIMUSMÄÄRITTELYN LAATIMINEN ...........................................................................................................................................................23
5.5
TOIMINTAMALLI – YRITYSVUOROPUHELU ................................................................................................................................................................................27
5.6
TARJOUSPYYNTÖÖN LIITETTÄVÄT DOKUMENTIT ........................................................................................................................................................................30
5.7
ESIMERKKI MAAILMANLUOKAN OPPIMISYMPÄRISTÖSTÄ .............................................................................................................................................................31
LIITTEET ................................................................................................................................................................................................................... 32
2
1. Johdanto OPS 2016 – Esi- ja perusopetuksen opetussuunnitelma asettaa tulevaisuuden koululle uusia haasteita: ”Kaikilla kouluasteilla uudet perusteet korostavat oppimisen iloa ja oppilaiden omaa aktiivista roolia. Tärkeitä ovat vuorovaikutustaidot ja yhdessä tekeminen sekä kasvaminen kestävään elämäntapaan. Tulevaisuuden haasteisiin vastataan laajaalaista osaamista vahvistamalla.” Rantakylän yhtenäiskoulu on noin 700 lapsen ja nuoren oppilaitos ja 80 aikuisen työpaikka. Koulu on viime vuosina panostanut yhtenäisen perusopetuksen ja monipuolisen oppimisen sekä oppimisympäristön kehittämiseen, ja koulu on saanut tästä kehittämistyöstä kansallisia palkintoja ja kansainvälistä näkyvyyttä. Mikkelin kaupunki päätti käynnistää Rantakylän yhtenäiskoulun täydellisen peruskorjauksen suunnittelun vuonna 2014 ja siihen liittyen kehitys- ja innovaatioprojektin. Kokonaisvaltaista suunnittelua varten haluttiin koulun henkilöstön ja oppilaiden lisäksi myös alueen asukkaat, yritykset ja yhteisöt osallistumaan suunnitteluun. Innovaatioprojektin aikana haluttiin haastaa myös kansallisia ja paikallisia yrityksiä, yhteisöjä sekä yliopisto- ja korkeakoulutoimijoita aitoon markkinavuoropuheluun parhaiden ratkaisujen löytämiseksi. Tästä seurauksena ja jatkumona nämä vuoropu-
helukumppanit tulevat olemaan Uuden Koulun kehittämiskumppaneita jatkossakin. Projektin teemoja ovat: Aktiivinen oppija - oppimisen jatkuva metamorfoosi* Tiede osaksi koulutyötä Uusi täydennyskoulutusmalli Tieto- ja viestintäteknologia kansalaistaitona Elämykselliset – kokemukselliset - toimivat tilat → Uusi suomalainen koulukonsepti *) muodonmuutos
Koulun täydellinen peruskorjaus aloitetaan kesällä 2016. Lopputuloksena syntyy edelläkävijäkoulu, joka toimii jatkossa kansallisena uuden oppimisympäristön ja oppimisen mallikouluna. Projektin toteutuksen viitekehyksenä on tavoite innovatiivisesta hankinnasta, joka tässä tapauksessa on koulun ”Digitaalinen oppimis- ja opetusympäristö”.
2
3
tekehittämishankkeissa ja yliopistojen ja muiden tiedeyhteisöjen tutkimushankkeissa
2. Projektin tavoitteet Projektin tavoitteena oli kehittää uusia innovatiivisia hankintamalleja, joita ei ole käytetty koulurakentamisessa. Hankintamallia voidaan jatkossa hyödyntää Mikkelissä ja muissa kunnissa. Tavoite 1: Luoda toimintamalli, jonka avulla suunnitellaan ja rakennetaan maailmanluokan oppimisratkaisuja mahdollistava oppimisympäristö (työpaketit 3-5)
luodaan uusien toimintatapojen ideointiprosessi, jolla oppimista, opetustyötä ja opettajuutta kehitetään kouluyhteisössä yhteisesti kokeillaan uuden opetustilan/oppimisympäristön suunnittelua virtuaalisesti 3D–studiossa tuotetaan hankinnan tarjouspyyntöjä varten vaatimusmäärittely, johon kirjataan em. suunnittelutyön aikana tehtyjen havaintojen ja oivallusten perusteella rakenteelliset ja teknologiset vaatimukset
Tavoite 2: Luoda toimintamalli, jolla on merkittävä vaikutus kotimaisten, digitaalisiin oppimisratkaisuihin liittyvää teknologiaa tuottavien yritysten tuotekehitykseen ja liiketoimintaan (työpaketit 1-2)
Tavoite 3: Tuottaa opas, joka kuvaa innovatiivisten julkisten hankintatapojen toteuttamista hankittaessa kouluihin uusia digitaalisia oppimisratkaisuja (työpaketti 6)
opas jaetaan asiasta kiinnostuneille ka koulujen saneerauksia ja rakentamista suunnitteleville tahoille
Tulokset:
esimerkkejä (2-3 kpl) maailmanluokan oppimisympäristöistä
prosessikuvaus vaatimusmäärittelyn laatimisesta
rakennusurakan tarjouspyyntöä täydentäviä dokumentteja (vaatimusmäärittely) ja innovatiivisen näkökulman sisältämää kriteeristöä tarjousvertailuun
prosessikuvauksen yritysten, yhteisöjen ja tiedemaailman kanssa käytävän vuoro-puhelun toteutusmallista
innovatiivisen julkisen hankinnan opas e-kirjana
luodaan prosessi, joka käynnistää ja sallii jatkuvan vuoropuhelun ja yhteistyön yritysten kanssa oppimista tukevissa tuo-
4
3. Hyödyt projektiin osallistuville sidosryhmille Mikkelin kaupungille Mikkelin kaupungin sivistystoimi ja erityisesti Rantakylän koulu säilyttävät ja vahvistavat asemaansa edelläkävijänä. Rantakylän koulusta halutaan sellainen, että se vahvistaa Mikkelin vetovoimaa ja kaupungin asemaa eteenpäin pyrkivänä ennakkoluuttomana toimijana. Uuteen koulukonseptiin halutaan tutustua maanlaajuisesti, mikä tuottaa koululle ja Mikkelin kaupungille tunnettavuutta kansallisesti ja kansainvälisesti. Koulun kiinnostavuutta on myös mahdollista hyödyntää kesäisin esimerkiksi kansainväliseen leiritoimintaan ja myös jonkinasteinen ”kouluturismi” on mahdollista. Kouluun integroitu teknologia mahdollistaa oppimiseen liittyvän teknologian tutkimuksen ja kehityksen yhteistyössä esimerkiksi yliopistojen kanssa, mikä voi tuoda Mikkelin kaupungille merkittäviä rahallisia panostuksia, esimerkiksi EU:n tai Maailmanpankin kautta.
5
Rantakylän uuden koulun oppilaille ja henkilökunnalle Rantakylän uuden koulun käyttäjät, opettajat, oppilaat, koulun henkilökunta ja alueen asukkaat hyötyvät innovatiivisista tilaratkaisuista, joissa älykäs teknologia on integroitu arkipäivään ja uudet oppimismallit luovat edellytykset hyvälle oppimiselle, viihtyisälle työpaikalle ja alueen toimivalle keskukselle. Käytännössä Rantakylän koulun oppilailla on mahdollista kehittyä uudenlaisen teknologiayhteiskunnan jäseniksi, joiden taidot ylittävät kansallisen keskitason ja on mahdollista että yksittäiset lahjakkaat oppilaat saavat koulutukseensa ja ammattiinsa taustan, joka voi turvata heille merkittäviä uusia mahdollisuuksia elämässään. Uudenlainen koulu voi myös vaikuttaa syrjäytymistä ehkäisevästi, ympäristö voi motivoida myös hankalamman taustan omaavia innokkaaseen opiskeluun ja siten hyviin tuloksiin koulunkäynnissään. Projektiin osallistuville sidosryhmille Projektiin osallistuvat yritykset saavat mahdollisuuksia tuoda omat ajatukset ja näkemykset suunnitteluun ja toteutukseen. Yrityksille tarjotaan myös konkreettisia demonstraatioympäristöjen toteutusmahdollisuuksia. Yritykset saavat referenssikohteen ja kehityskumppanin, jota hyödyntäen on mahdollista ha-
kea tutkimus- ja kehitysrahoitusta, mikä olisi muuten käytännössä lähes mahdotonta. Koulu kehitysympäristönä mahdollistaa myös yhteistyötä siten, että yritysten ja eri osapuolten osaamiset voivat täydentää toisiaan. Näin on mahdollista saada aikaan kokonaisuuksia, jotka ovat toimivampia kuin yksittäiset ratkaisut, joita yritykset yksin voisivat aikaansaada. Koulun suunnittelu- ja hankintaprosessi luo jo yhteyksiä yritysten välille ja tarjontatapa myös aktivoi niitä yhteistyöhön yhteisten tavoitteiden toteuttamiseksi. Tällä on merkitystä esimerkiksi yritysten kansainvälisen viennin suhteen, koska kokonaisuutta on aina helpompi tarjota markkinoille kuin yksittäisiä pieniä tuotteita. Projektiin osallistuvat tiedeyhteisöt voivat tutkia uutta oppimista ja opettajuutta ja uuden teknologian mahdollistamia uusia sovelluksia ja ratkaisuja, koska kouluympäristön IT infrastruktuuri mahdollistaa sen eri tavoin kuin ennen.
tään mahdollista kun valmiudet näiden käyttöönottoon on rakennettu kouluun. Tämä koskee myös asenneilmapiiriä ja uteliaisuutta uuden kokeiluun, mikä tulee esiin oppilaissa ja opettajissa, kun ympäristöstä on tehty valmiiksi teknologiaa tukeva. Tällä on olennainen merkitys, koska tulevaisuuden oppimisteknologiat ovat opetukseen sovellettua teknologiaa sen sijaan mitä tällä hetkellä on käytössä kun opetusta sovelletaan laitteisiin sopivaksi. Koska tällaiset valmiudet ovat olemassa, on olemassa ainutlaatuisia edellytyksiä nostaa suomalaista osaamista maailman kärkeen ja saada siitä myös merkittävästi näkyvää. Yhteiskunnalle Yhteiskunta saa edelläkävijäkoulu -konseptin, jota voidaan monistaa muualle Suomeen. Tutkimuksen ja kehityksen avulla tätä arvoa voidaan kasvattaa suuremmassa määrin kuin edes tällä hetkellä on mahdollista ennustaa.
Kokeellisten asetelmien, prototyyppien, demonstraatioiden ja pilottien toteutus ympäristöön on helpompaa ja usein pelkäs-
6
Suomalainen koulu on murroksessa ja Suomi tietotekniikan soveltamisessa jo jälkijunassa. Oppiminen on yksi merkittävä sovellusalue, jossa tämä jälkeen jääminen voidaan ohittaa. Oppimisteknologian kehittäminen edellyttäisi merkittäviä kansallisia panostuksia, mutta ajasta johtuen ne eivät ole mahdollisia. Kuitenkin mikrotasolla toteutettu kehitys voi yhtä hyvin saada aikaan merkittäviä uudistuksia, mihin tämä koulu voi vaikuttaa. Jatkossa perustamisensa jälkeen koulu voi yhteistyöllä saada aikaan kansallista vaikuttavuutta ja suunnitteluhankkeen aikana syntynyt yhteistyö luo tälle erittäin hyvän taustan. Mikrotasolla tehty ratkaisu voidaan toteuttaa uudelleen jatkossa jokaisessa koulujen uudistushankkeessa ja siten vaikutuksia levittää laajalle kansallisesti. Kansallinen osaaminen on välttämätön pohja sille että suomalaisella koululla on olemassa vientimarkkinoita, koska tarjonnan sinne on oltava konkreettista ja sen on osoitettava merkittäviä tuloksia.
7
4. Toteutus 4.1. Työpaketit ja toteutetut toimenpiteet Projekti jaettiin kuuteen (6) työpakettiin. Kuvassa projektin työpaketit ja niiden keskinäinen riippuvuus.
8
9
10
11
4.2
Sidosryhmät Projektiin osallistuivat/kontaktoitiin seuraavat sidosryhmät:
Mikkelin kaupunki / Lupaus 2016 – ohjelma, tämän projektin asettaja, http://www.mikkeli.fi/lupaus Mikkelin kaupunki/sivistystoimi o Sivistystoimen johto o Rantakylän koulun opettajat Mikkelin kaupunki/tekninen toimi o Tilakeskus Arkkitehtitoimisto ARK Oy Kuopiosta Digital Mikkeli -klusteri Yrityksiä o kontakteja sähköpostilla 95 osoitteeseen (liite 3) o yli 30 yritystä osallistui tilaisuuksiin (liite 4) o suoria yritystapaamisia ja – tutustumiskäyntejä (liite 6) o Multisense Oy, vuorovaikutusteknologioita toteuttava yritys Tiedeyhteisöjä osallistujia neljästä (4) tiedeyhteisöstä (liite 7) o mm. Tampereen yliopisto, Informaatiotieteiden yksikkö, TAUCHI tutkimuskeskus
Projektin ohjausryhmä: Seija Manninen, kasvatus- ja opetusjohtaja, Mikkelin kaupunki Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja, Mikkelin kaupunki Jouni Riihelä, tekninen johtaja, Mikkelin kaupunki Riitta Väänänen, kiinteistöjohtaja, Mikkelin kaupunki Juha Ropponen, ohjelmajohtaja, Mikkelin kaupunki Eija Tynkkynen, rehtori, Rantakylän yhtenäiskoulu Ulla Peräkorpi, suunnittelija, Aducate, Itä-Suomen yliopisto Maarit Randelin, vanhempainneuvosto, Rantakylän koulu Kristiina Leppänen, projektisihteeri, Mikkelin kaupunki Harri Forsberg, projektipäällikkö, Mikkelin kaupunki Ohjausryhmä on kokoontunut kuusi (6) kertaa. Projektiryhmä: Eija Tynkkynen, rehtori, Rantakylän yhtenäiskoulu Mari Muinonen, opettaja, Rantakylän yhtenäiskoulu Alla Miller, opettaja, Rantakylän yhtenäiskoulu Jorma Rannaste, tietohallinto, Mikkelin kaupunki Ville Venäläinen, TKI-yksikön johtaja, Otavan Opisto Riitta Väänänen, kiinteistöjohtaja, Mikkelin kaupunki Harri Forsberg, projektipäällikkö, Mikkelin kaupunki Projektiryhmä on kokoontunut kolme (3) kertaa ryhmänä ja sen jäsenet ovat osallistuneet tilaisuuksiin erikseen.
12
4.3 Projektissa järjestetyt tilaisuudet
5. Tulokset 5.1 Hankintamalli – Käänteinen kilpailutus
Ajankohta 8.4. 17.4. 17.–18.5. 20.5. 25.5. 16.6. 19.–20.8. 3.- 4.9. 21.9. 21.9. 28.9.– 3.10. 15.10. 19.10. 24.10. 27.10. 1.11. 2.11.
13
Tilaisuus Kick-off Rantakylän koululla Vierailu ITK2015 Hämeenlinna Vierailu Hellerop Skole, Kööpenhamina Ideariihi 1, Rantakylän koulu Ideariihi 2, Rantakylän koulu Vuoropuhelu 1 yrityksille, Mikkeli Vierailu Finpeda + Oulun yliopisto, Oulu Vierailu Rehtoripäivät 2015, Mikkeli Vuoropuhelu 2 suunnittelijoille, Mikkeli Ideariihi 3 vanhemmille, Rantakylän koulu Nettityöpajat 5 kpl yrityksille/tiedeyhteisöille, skype Vaatimusmäärittely-työpaja 1, Rantakylän koulu Vaatimusmäärittely-työpaja 2, Rantakylän koulu Vaatimusmäärittely-työpaja 3, Rantakylän koulu Vaatimusmäärittely-työpaja 4, arkkitehtitoimisto, Kuopio Piirustusten katselmointi-työpaja, Rantakylän koulu Vaatimusmäärittely-työpaja 5, Rantakylän koulu
Projektin tavoitteena oli kehittää uusia innovatiivisia hankintamalleja, joita ei ole käytetty koulurakentamisessa. Projektin aikana järjestetyissä tilaisuuksissa ja käydyissä keskusteluissa on erityisesti painotettu innovatiivisten julkisten hankintojen ohjeistuksesta seuraavia periaatteita:
Informoi markkinoita omista suunnitelmistasi mahdollisimman aikaisin ja perusta osaava organisaatio, joka kykenee käsittelemään innovaatioita
Tunnista markkinoilla olevat innovatiiviset ratkaisut, informoi markkinoita tarpeista ja keskustele siitä, kuinka ne voidaan saavuttaa
Tunnista avainsidosryhmät, sitouta ne mukaan projektiin ja luo ryhmälle yhteiset tavoitteet
Anna tarjoajille mahdollisuus ehdottaa ideoita ja ole avoin vaihtoehdoille, kysy ratkaisua mutta älä määrää sitä
Päätä, mitkä kustannus- ja laatunäkökulmat pitää ottaa huomioon ja määritä näitä näkökulmia tukevat valintakriteerit
Käyty ideointi, vuoropuhelut ja keskustelut ovat nostaneet ratkaistavaksi sen, miten varmistetaan, että vaatimusmäärittelytyössä esiin nousseet maailmanluokan oppimisympäristön vaatimukset suunnittelun teknologisten ratkaisujen hankinta- ja kilpailutustapojen valinnan rakentamisen käyttöpalveluiden ylläpidon suhteen otetaan huomioon koulun rakentamisessa. Em. asioiden huomioon ottaminen päätetiin varmistaa seuraavilla toimenpiteillä:
erikoissuunnittelijoita tarvitaan varmistamaan rakenteellisten ja teknologisten ratkaisujen toteutus o tilakeskus rakentamisesta vastaava osastona kilpailuttavat erikoissuunnittelijat kalustus- ja digiteknisten ratkaisujen hankinta toteutetaan käänteisellä kilpailutuksella
osa luma-tilojen kalustehankinnoista tehdään suorahankintana tai käytetään neuvottelumenettelyä o ratkaisujen tarjonta on vähäistä ja normaalia tarjouskilpailua ei saa toteutettua tarjoajien pienen määrän vuoksi
Käänteisen kilpailutuksen toteutus Käänteinen kilpailutus (käytetty myös nimitystä ”ranskalainen urakka” tai ”kiinteähintainen kilpailutus”) on hyvä hankintamenetelmä, kun hankintayksikön talous on tiukassa ja hankintojen tulisi ehdottomasti pysyä budjetissa Käänteisen kilpailutuksen pääsääntö, että hankintayksikkö määrittää kilpailutettavan palvelun tai tavaran hinnan valmiiksi ja käyttää hankinnassa vertailuperusteina laatua ja määrää. Hankinnan valmisteluvaiheessa
määritetään hankinnan arvo, eli budjetoitu kustannus, jonka pitää perustua kustannustietoisuuteen, markkinakartoituksessa saatuihin tietoihin tai kokemukseen vastaavan tyyppisistä hankinnoista
määritetään ne konkreettiset asiat, joita voidaan käyttää tuotteen/palvelun vertailussa, esim.
14
o o o o o o
tarjoukseen sisältyvien tuotteiden/palveluiden määrät yksityiskohdat, joiden perusteella soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin arvioidaan takuuehdot huolto- ja korjauspalveluiden saatavuus ekologisuus (hiilijalanjälki, kierrätettävyys, jne.) jne.
Erityisen tarkkaan pitää miettiä laatuvertailun perusteita asetettaessa, että suoritettu vertailu ja siitä annetut pisteet on perusteltavissa avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättä. Lisäksi tuotteiden tai palveluiden ominaisuuksia vertailtaessa tulee asettaa lähtötaso ja ilmoittaa mistä saa lisäpisteitä. Käänteisessä kilpailutuksessa korostuu tarjoavan yrityksen ammattitaito ja tätä toimintatapaa kannattaakin käyttää silloin kun hankittavan palvelun tai tuotevalikoiman määrittäminen edellyttää erityisosaamista. Hankintayksiköllä ei välttämättä ole viimeisintä tietoa hankittavien tuotteiden innovaatioista tai kaikista erikoisominaisuuksista. Käyttämällä käänteistä kilpailutusta mahdollistetaan tarjoavan yrityksen tuotekehityksen innovaatioiden ja uusimman tiedon ja teknologian saaminen.
15
Käänteistä kilpailutusta varten on tässä projektissa tuotettu ”Digitaalisten oppimis- ja opetusratkaisujen” vaatimusmäärittely ja käyttötapauskuvaukset (liitteet 1 ja 2). Vaatimusmäärittelyä käytetään käänteisen kilpailutuksen tarjousvertailussa.
vaatimusmäärittelyyn merkitään kunkin vaatimuksen hyödyllisyys rakennuttajalle ja painoarvo pisteytystä varten käyttötapakuvauksissa kuvataan niitä asioita, joihin hankinnan ratkaisumallilla haetaan muutosta/parannusta/kehitystä käyttötapakuvauksen laatimisen yhteydessä rakennuttaja joutuu miettimään, mikä oikeasti on tärkeätä ja se auttaa tarjoajaa ymmärtämään, mihin rakennuttaja hakee ratkaisua
Kuva: Vaatimusmäärittelyssä on kuvattu teknologinen vaatimus ”Internet” ja sen tärkeys ”1-pakollinen”. Ellei tarjoajan ratkaisu sisällä kaikkia pakollisia vaatimuksia, hylätään tarjous puutteellisena.
Kuva: Vaatimusmäärittelyssä on kuvattu teknologinen vaatimus ”Työryhmäverkot” ja sen tärkeys ”2-hyödyllinen”. Tarjoajan ratkaisun ei tarvitse täyttää hyödyllisiä vaatimuksia ollakseen hyväksyttävissä. Jos ratkaisu täyttää hyödyllisiä vaatimuksia, saa niistä lisäpisteitä vaatimusmäärittelyssä mainitun verran. Kts. kuva alla.
Kuva: Hyödyllisen vaatimuksen täyttämisetä saatavat lisäpisteet on mainittu vaatimusmäärittelyssä.. Jos ratkaisu täyttää hyödyllisiä vaatimuksia, saa niistä lisäpisteitä vaatimusmäärittelyssä mainitun verran.
16
5.2 Hankintamalli – Suunnittelutiedon siirto suunnitteluprosessiin Suunnittelun käytännön toteutus Koska suunnitteluprosessi on ollut pitkä ja sitonut osallistuneiden tahojen resursseja tuntuvasti, ja tulokset ovat myös merkittävää uudenlaista tietoa, on tarpeen että tiedon viemiseen itse tekniseen suunnitteluun kiinnitetään vastaavasti huomiota. Teknisessä suunnittelussa usein helposti käyttäjän siihen tuoma tieto hukkuu, jos sen käyttö jää pelkästään suunnittelijoiden vastuulle. Koska ison kokonaisuuden suunnittelu on muutenkin varsin monimutkainen prosessi, kun siinä yhteen sovitetaan monenlaisia tietoja, on käyttäjätieto otettava prosessissa käyttöön samaan tyyliin kuin erikoissuunnittelut osana koko prosessia. Isossa suunnitteluhankkeessa on enemmän kuin todennäköistä että käyttäjätiedot unohtuvat etenkin silloin kun kyse on uusien asioiden toteutuksesta. Tällöin suunnittelun sisältö ei noudata aikaisempaa kaavaa, tai suunnittelua määrittävät asiat ovat vieraita eri suunnittelualueille ja siten ne työnnetään sivuun kun on tarpeen saada ns. olennainen suunnitelluksi.
17
Hankkeessa jossa on tarkoitus toteuttaa kokonaan uusia asioita käyttäjien tarpeiden pohjalta, on tarpeen varsin tarkkaan huolehtia siitä että ne toteutuvat suunnittelussa ja rakentamisessa. Käyttäjätiedon integrointi suunnitteluun on tarpeen toteuttaa seuraavasti tässä hankkeessa. Koska käyttäjät ovat olleet mukana määrittämässä tarpeita osana innovatiivista hankintaprosessia ja nämä tarpeet on myös dokumentoitu varsin hyvin, on mahdollista että käyttäjän kanta eri osa-alueisiin ja tarkempaan suunnittelutietoon on yhtenäistä, mutta sen hallinta edellyttää enemmän tietoa ja osaamista kuin mitä esimerkiksi koulun henkilöstöllä voi olla. Tästä syystä on tarpeen nimetä yksi tai kaksi käyttäjien edustajaa suunnitteluprosessiin, jossa he koko prosessin ajan huolehtivat siitä että käyttäjätieto pysyy suunnittelussa mukana. Näiden edustajien tulee hallita riittävässä määrin kokonaissuunnittelun osa-alueita, jotta he pystyvät seuraamaan suunnittelua, keskustelemaan, neuvottelemaan ja kontribuoimaan suunnitteluun tarvittavissa määrin. Jossain kohdin voi olla että heidän tulee myös pystyä opastamaan erikoissuunnittelua siinä, miten käyttäjien tarvitsemat tai tarkoittamat asiat voidaan toteuttaa käytännössä tai suunnittelutiedoksi, jota urakoitsijat voivat ymmärtää.
Suunnittelujen käynnistyessä nämä käyttäjien edustajat esitellään suunnittelijoille tai suunnittelutiimille/ kokoukselle siten että heillä on uskottu asema käyttäjien edustajina ja suunnitteluprosessiin osallistujina. Suunnittelun aikana ja sen edistyessä käyttäjien edustajat perehtyvät hyvin suunnitteludokumentteihin ja suunnittelun vaiheisiin siten että he kykenevät seuraamaan mukana ja huolehtimaan siitä että käyttäjien tuottama suunnittelutieto pysyy suunnittelussa ja sisällytetään suunnitteluun. He osallistuvat jokaiseen suunnittelukokoukseen ja seuraavat tässä toteutetun tiedon pohjalta sitä miten suunnitteluun voidaan integroida tieto joka on tuotettu tässä hankkeessa. Suunnittelun päätyttyä, käyttäjien edustajat ovat tarjousvaiheessa käytettävissä siten että tarjoajat voivat saada heiltä lisätietoa käyttäjätietoja koskien. Urakointivaiheessa he ovat edelleen käytössä siten, että he voivat tuoda käyttäjien tarkoittamia ominaisuuksia ja piirteitä silloin kun on kysymys rakentamisesta ja asentamisesta työmaalla.
5.3 Toimintamalli – Oppimisympäristön suunnittelu Ideoista käytännöksi Projektin tavoitteena oli luoda toimintamalli, jonka avulla voidaan ideoida, suunnitella ja toteuttaa mahdollisimman laajasti kuultujen, luettujen, havaittujen, itseopittujen ja toisilta opittujen hyvien käytänteiden kehittämisen uusiksi toimintatavoiksi. Tuloksen kannalta on keskeistä ymmärtää, että ideoiden ja hyvien käytänteiden saattaminen uusiksi toimintatavoiksi on suunniteltua, pitkäjännitteistä, systemaattista ja johdettua toimintaa. Ideoista käytännöksi -prosessin vaiheita ovat: 1. Toimeksianto tilaajalta. Tilaaja on tässä yhteydessä ymmärrettävä rakennuttajaksi, esim. kaupungin tilakeskus. Tilaajan kanssa sovitaan, mitä asiakokonaisuuksia tai osa-aluetta lähdetään kehittämään 2. Tavoitteiden määrittely. Määritellään/päätetään, mikä osa-aluetta tai kokonaisuutta lähdetään kehittämään, ellei tilaajalta ole saatu toimeksiantoa. Määritellään laajuus, rajaukset, sidosryhmät ja työskentelymenetelmät ja määritellään tavoitteena oleva lopputulos.
18
3. Toteutussuunnitelman laatiminen. Tehdään toteuttamiskelpoinen suunnitelma, jossa on tarkemmin kuvattu
työskentelymenetelmä ideoitavat teemat taustoineen, alustuksineen ja kysymyksineen tavoitteena oleva lopputulos kohderyhmät tilaisuuksien käytännön järjestelyt ja vastuuhenkilöt
4. Toteutus
varataan tilat ja tarvittavat välineet kutsut kohderyhmälle työstetään teemoja suunnitelman mukaan tuotetaan suunniteltu lopputulos
5. Toimitetaan lopputulos tilaajalle Tässä projektissa lopputulos oli ”Vaatimusmäärittely”, jota käytetään kalustuksen ja teknologiahankintojen kilpailutuksessa ja liitetään rakennusurakan tarjouspyyntöön.
19
6. Integroidaan suunnittelutieto itse suunnitteluprosessiin (ei kuulu hankkeeseen mutta välttämätön lisäys siihen) koska tarkoituksena on rakentaa käyttäjien antamien tarpeiden pohjalta toteutettu koulu, ja käyttäjätiedon keräys- ja suunnitteluprosessi on ollut perusteellinen sekä suunnittelulle selvät tiedot tuottava, on tarpeen tuoda käyttäjien edustajat mukaan tekniseen suunnitteluun
he osallistuvat koko tekniseen suunnitteluprosessiin ja ovat käytössä vielä tarjousvaiheessa ja myös rakennusvaiheessa siten että he voivat huolehtia siitä että suunnittelutieto on mukana rakennusvaiheessa
7. Jatkotoimenpiteet, (ei kuulu hankkeeseen, mutta optionaalinen toimenpide) hankkeesta tiedotetaan paikallisesti, alueellisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti näkyvillä foorumeilla, valmistaudutaan hyvin siihen että kouluun tulee tutustumaan kohderyhmiä eri puolilta, myös ulkomailta projektin valmistuttua aloitetaan kouluratkaisuun perussuunnittelu jo hankkeeseen osallistuneiden yritysten ja tutkimusosapuolten kesken, samalla haetaan myös uusia partnereita, haetaan rahoituslähteitä ja -ohjelmia jne.
varmistetaan koulun käyttäjille tieto siitä, mitä siellä on tarjolla ja miten sitä voidaan hyödyntää, suunnitellaan mahdollisesti perehdytysohjelma esimerkiksi uusille oppilaille ja myös muille sidosryhmille, mahdollisesti käyttöohjeet jne.
Ideoista käytännöksi -toteutus ”Digitaaliset oppimis- ja opetusratkaisut” -projektissa Tässä projektissa asiakokonaisuus oli ”Digitaaliset oppimis- ja opetusratkaisut” ja työskentelymenetelmänä käytettiin sähköisellä alustalla toteutettuja ideariihiä.
Ideariihien tulokset ja yhteenvedot jaettiin käytettäväksi arkkitehtisuunnittelulle ja niistä poimittiin toteutettavia ominaisuuksia vaatimusmäärittelyyn. Käytäntö osoitti, että ideoita ja ehdotuksia tulee hyvin helposti myös muista kuin ennakkoon suunnitellusta asiakokonaisuudesta. Tämän vuoksi on tärkeää, että tilauudet alustetaan ja johdetaan hyvin. Toisaalta kaikki ideat ja ehdotukset ovat hyödyllisiä ja niitä pitää ottaa vastaan, ja toimittaa sellaisenaan tai jatkotyöstettyinä tilaajalle.
Tilaisuuksien valmistelusta ja toteutuksesta vastasi asiantuntijana/palvelutuottajana Owal Group Oy, jonka edustajien kanssa pidettiin enne tilaisuuksia muutama suunnittelukokous. Ideariihien 3 kpl teemat olivat: 1. uuden koulut tilat, tunnelma ja toiminnallisuus 2. uuden koulun digitaaliset ratkaisut 3. vanhempien kommentit uuden koulun tilaratkaisuihin Ideariihiin osallistuivat sivistystoimen viranhaltijat, opettajat, yritysten edustajia ja vanhemmat. Oppilaat osallistuivat tähän työvaiheeseen koulutyön puitteissa tekemällä opettajien johdolla omia ehdotuksia uuden koulun tiloille. Jokaisella ideariihellä oli agenda ja tavoite, jotka viestittiin riiheen osallistujille. Jokainen ideariihi vietiin läpi tämän mallin mukaan.
Kuva: Ideariihen agenda ja tavoite.
20
Kuva: Ote ideariihen yhteenvedosta, oppilaille t채rke채 asiat digitaalisuuteen liittyen.
21
Prosessikuvaus
22
5.4 Toimintamalli – Vaatimusmäärittelyn laatiminen Vaatimusmäärittely Vaatimusmäärittely on asiakirja,
23
jossa kuvataan asiakokonaisuuteen liittyviä ja sitä määritteleviä vaatimuksia toiminnallisella tasalla o ei mainita tuotenimiä o ei määritellä teknisiä ratkaisuja joka voidaan laatia useasta käsittelykulmasta esimerkki 1: tässä projektissa käsittelykulmat olivat o uusi ajattelu (kuvaa uuteen kouluun liittyviä käsitteitä ja toiminnan tavoitteita yleisellä tasolla, vrt. ”iso kuva”-käsite) o rakenteellinen infra (kuvaa tilojen rakenteellisia vaatimuksia digitaalisesta tulokulmasta) o teknologinen infra (kuvaa digitaalisia toimintaoja) esimerkki 2: tietojärjestelmähankinta, jossa käsittelykulmat olivat o toimintavaatimukset (sisältäen myös liiketoimintatavoitteet)
o käyttäjävaatimukset (kuvaa kaikki toimenpiteet, joita käyttäjä voi järjestelmää käyttäessään tehdä) o täydentävät vaatimukset (kuvaa yleisellä tasolla teknisiä vaatimuksia) jossa jokainen vaatimus o numeroidaan o annetaan luokitustieto (kategoria) o annetaan tärkeys (esim. 1–pakollinen, 2– hyödyllinen, 3–toivottu, 4–jatkokäsittelyyn) o annetaan tila (esim. tunnistettu, analysoitu, kuvattu, katselmoitu, hyväksytty, hylätty) joka toimii tarjouskilpailussa hankittavan kokonaisuuden määrittelijänä johon tarjoajat voivat kuvata omia ratkaisujaan vaatimuskohtaisesti jonka avulla voidaan objektiivisesti pisteyttää saadut tarjoukset käyttämällä hyväksi vaatimusten luokitus-, tärkeys- ja tilatietoja
Vaatimusmäärittely -toteutus ”Digitaaliset oppimis- ja opetusratkaisut” -projektissa Tässä projektissa vaatimusmäärittely toteutettiin kolmesta näkökulmasta:
jos ideariihessä ideoidulle vaatimukselle ei voida antaa selventävää kuvausta, ei ko. vaatimusta oteta vaatimusmäärittelyyn. Näin liian abstraktiset ja vain subjektiiviset vaatimukset karsiutuvat pois toteutuksesta.
Näkökulmat ovat: 1.
uusi ajattelu, kuvaa uuden opetussuunnitelman, opettajien ja sivistystoimen ajattelua uudesta koulusta rakenteellinen infra, kuvaa niitä vaatimuksia, joita uudesta ajattelusta tulee rakennuksen rakenteellisiin ominaisuuksiin teknologinen infra, kuvaa niitä vaatimuksia, joita uudesta ajattelusta tulee rakennuksen digiteknologisiin ratkaisuihin ja hankintoihin
2.
3.
Vaatimusmäärittelyn laatiminen ja siinä esitettävän tiedon jalostaminen on johdettua ryhmä- tai työpajatyöskentelyä. Menetelmän etuna on se, että kaikki sidosryhmät joutuvat osallistumaan työskentelyyn pohtimalla ja kuvaamalla heille tärkeitä rakennuksen ja teknologian ominaisuuksia.
Kuva: Uusi ajattelu - Omatahtisuus – määritelty hyödylliseksi vaatimukseksi ja kuvattu vaatimusmäärittelyyn.
Rakenteellisten vaatimusten (rakenteellinen infra -välilehti) osalta päätetiin, että vaatimusmäärittely jaetaan tilakokonaisuuksiin, ja niille määritellään omat vaatimuksensa ”Uusi ajattelu”-teemojen puitteissa. Rakenteelliset vaatimukset huomioidaan rakennushankkeen alkuvaiheessa arkkitehtisuunnittelussa ja myöhemmin erikoissuunnittelussa.
Laatiminen aloitettiin siirtämällä ideariihissä työstetyt uudet ajatukset ”Uusi ajattelu” –välilehdelle:
kaikille vaatimuksille pyrittiin antamaan selventävä kuvaus siitä, mitä ko. vaatimus tarkoittaa käytännössä
24
Teknologisten vaatimusten (teknologinen infra) osata vaatimusmäärittely jaettiin seuraaviin kokonaisuuksiin:
tietoverkot mediajärjestelmä kulunvalvonta ja lukitus kiinteistön muut tekniset järjestelmät järjestelmien ylläpito
Teknologiset vaatimukset huomioidaan ko. alojen erityissuunnittelussa ja hankintojen yhteydessä tarjouspyynnön vaatimuksina. Vaatimusmäärittelyä käytetään tarjouspyynnön dokumenttina ja saatujen tarjousten vertailussa kuten kappaleessa 5.1. on kuvattu kohdassa ”Käänteisen kilpailutuksen toteutus”. Vaatimusmäärittely liitteenä 1.
25
Kuva: Teknologinen infra – Mediajärjestelmä – Langattomuus – määritelty pakolliseksi vaatimukseksi ja kuvattu vaatimusmäärittelyyn.
Prosessikuvaus
26
5.5 Toimintamalli – Yritysvuoropuhelu Projektin tavoitteena oli luoda toimintamalli, jolla on merkittävä vaikutus kotimaisten, digitaalisiin oppimisratkaisuihin liittyvää teknologiaa tuottavien yritysten tuotekehitykseen ja liiketoimintaan. Mallin tulisi olla sellainen, että se käynnistää ja sallii jatkuvan vuoropuhelun ja yhteistyön yritysten kanssa oppimista tukevissa tuotekehittämishankkeissa ja yliopistojen ja muiden tiedeyhteisöjen tutkimushankkeissa Projektiin osallistuvat yritykset saivat mahdollisuuksia tuoda omat ajatukset ja näkemykset suunnitteluun, toteutukseen ja hankintaan. Projektiin osallistuvat tiedeyhteisöt saivat taustatietoja siitä, voisivatko he käynnistää uutta oppimista ja opettajuutta tutkivia hankkeita Rantakylän koululla tai arvioida osallistumista yritysten tuotekehittämishankkeisiin. Vuoropuhelun käymistä tukee innovatiivisten julkisten hankintojen ohjeistuksesta seuraavat periaatteet:
27
informoi markkinoita omista suunnitelmistasi mahdollisimman aikaisin ja perusta osaava organisaatio, joka kykenee käsittelemään innovaatioita
tunnista markkinoilla olevat innovatiiviset ratkaisut, informoi markkinoita tarpeista ja keskustele siitä, kuinka ne voidaan saavuttaa anna tarjoajille mahdollisuus ehdottaa ideoita ja ole avoin vaihtoehdoille, kysy ratkaisua mutta älä määrää sitä
Yritysvuoropuhelu -prosessin vaiheita ovat: 1. Toimeksianto tilaajalta
tilaaja on tässä yhteydessä ymmärrettävä rakennuttajaksi, esim. kaupungin tilakeskus
tilaajan kanssa sovitaan, mitä tuote-, palvelu- tai osaamiskokonaisuutta edustavien yritysten kanssa vuoropuhelua käydään
2. Tavoitteiden määrittely
määritellään/päätetään, mitä tuote-, palvelu- tai osaamiskokonaisuutta lähdetään kehittämään, ellei tilaajalta ole saatu tavoitteita toimeksiantona
määritellään tavoitteena oleva lopputulos
listataan kontaktoitavat yritykset, tiedot saadaan koulun omista kontakteista ja nettihakujen perusteella
määritellään, mitä ja miten yrityksiä tiedotetaan omista suunnitelmista ml. HILMA
tässä projektissa lopputulos oli laajat tiedot yritysten tuotteita ja palveluista sekä näkemykset niistä koulurakentamisen ja teknologian hankintojen osa-alueista, joissa tarvitaan erityissuunnittelua
laaditaan eri kanavissa jaettavat markkinointiviestit ja kutsut
6. Tilaaja integroi suunnittelutiedon itse suunnitteluprosessiin, (ei kuulu hankkeeseen mutta välttämätön lisäys siihen). Tarkoituksena on hyödyntää markkinoilta satuja tietoja, tulisi tiedot siirtää suunnittelulle ja mahdollistaa yritysten edustajien osallistuminen tekniseen suunnitteluun
suunnitellaan tilaisuuksien käytännön järjestelyt ja vastuuhenkilöt
7. Jatkotoimenpiteet, (ei kuulu hankkeeseen, mutta optionaalinen toimenpide)
suunnitellaan tilaisuuksien työskentelymenetelmä
ideoidaan käsiteltävät teemat taustoineen, alustuksineen ja kysymyksineen
3. Toteutussuunnitelman laatiminen
4. Toteutus
varataan tilat ja tarvittavat välineet
kutsut kohderyhmälle
työstetään teemoja suunnitelman mukaan
varataan riittävästi aikaa yritysten tuote- ja palveluesittelyille sekä keskustelulle
tuotetaan suunniteltu lopputulos
5. Lopputuloksen toimitus tilaajalle
projektin valmistuttua jatketaan vuoropuhelua jo hankkeeseen osallistuneiden yritysten ja tutkimusosapuolten kesken
varmistetaan koulun käyttäjille tieto siitä, mitä markkinoilla on tarjolla ja miten tarjontaa voidaan hyödyntää
Toteutus ”Digitaaliset oppimis- ja opetusratkaisut” projektissa Tässä projektissa asiakokonaisuus oli ”Digitaaliset oppimis- ja opetusratkaisut” ja työskentelymenetelmänä käytettiin ohjattuja työpajoja, joihin yritykset kutsuttiin sähköpostilla ja HILMA-ilmoituksella. Työpajoissa yrityksillä oli mahdollisuus myös esitellä tuotteitaan ja palveluitaan. Kontaktoivat yritykset kerättiin opettajien omista yhteystiedoista ja ITK2015konferenssin yhteystiedoista.
28
Prosessikuvaus
29
5.6 Tarjouspyyntöön liitettävät dokumentit Tässä projektissa tuotettu ”Digitaalisten oppimis- ja opetusratkaisujen” vaatimusmäärittely ja käyttötapauskuvaukset, joita voidaan käyttää hankintojen tarjouspyynnöissä. Esimerkiksi ajateltua kalustus- ja teknologiahankintojen käänteistä kilpailutusta varten tarvittavat dokumentit ovat varsinaisen tarjouspyynnön kaupallisen osan lisäksi:
vaatimusmäärittely o kuvaa hankinnan vaatimukset yleisellä tasolla o käytetään tarjousvertailun pisteytyksessä käyttötapauskuvaukset o kuvaavat tarjoajalle sen, miten koulun tiloissa arkipäivässä työskennellään
Kohdassa 5.1. on kuvattu myös tässä projektissa syntyneen suunnittelutiedon siirtämistä itse suunnitteluprosessiin. Myös tässä yhteydessä suositellaan vaatimusmäärittelyn käyttämistä erityisalojen suunnittelijoita kilpailutettaessa ja valittaessa.
30
5.7 Esimerkki maailmanluokan oppimisympäristöstä Projektin tilaisuuksissa ja keskusteluissa on tullut esiin useita merkitseviä näkökulmia, joiden huomioon ottaminen koulurakentamisessa tuottaa uudenlaisen koulurakennuksen. Käsitys on, että kysymys voi olla maailmanluokan oppimisympäristöstä.
Näkökulma
Ratkaisumalli
Digiteknologian käyttö opetustyössä
Opettaja tietää, miten digiteknologiaa voi käyttää. Keskeistä on voida itsenäisesti päättää asiasta ja kuvata se, mitä digiteknologialla haluttaisiin tehdä – ja sitten tehdä se. Teknologia tilataan sellaisena että se on helppokäyttöistä ja tarkoitettu oppimis- ja opetuskäyttöön erityisesti
Digiteknologia ympäristönä
Yritykset tietävät, miten digiteknologiaa hyväksi käyttäen voidaan tuottaa ympäristö, jossa opetustyötä tehdään. Yritykset haastetaan kuuntelemaan käyttäjiä siinä, miten ympäristö tukee oppimista ja opetusta, ja miten ratkaisuja on helppoa käyttää
Digiteknologian käyttö ja digitaalisen maailman opettaminen oppilaille
Oppilaat voivat vapaasti käyttää kaikkea digiteknologiaa ja digitaalista ympäristöä oppimiseen. Opettaja ohjaa oppimista.
Mitä enemmän ja monimutkaisempaa teknologiaa on käytössä, sen enemmän tuntuu olevan rajoituksia
Ratkaisussa tulisi pyrkiä oppimiseen, jota teknologia tukee. Ratkaisumalli, jossa hankittu teknologia määrää oppimistavat ja opetustyön sisällöt, ei ole oikea.
Tulevaisuuden megatrendit digiteknologian osalta
Vain langattoman verkon saavutettavuudella, ominaisuuksilla ja kapasiteetilla on merkitystä. Kaikki palvelut on saavutettavissa langattomasti. Laiteteknologiasta siirrytään sisältöön ja sisältöpalveluihin (siirtymä on jo käynnistynyt ja vauhti kiihtyy koko ajan).
31
Koulu on täysin poikkeava ympäristö verrattuna esim. yritykseen tai virastoon
Tyypillisesti 10-kertainen määrä ihmisiä ja 30-kertainen määrä laitteita. Täysin erilainen tapa käyttää tietotekniikkaa (avoimet ympäristöt, kaikkea pitää voida kokeilla, laiteriippumattomuus, BYOD, jne.). Tavoitetila: opetusmenetelmät ja –välineet seuraavat teknologian kehitystä, koulutyöhön ja oppimiseen pitää voida käyttää samoja palveluita ja välineitä kuin vapaa-ajallakin.
Vaatimusmäärittelytyössä esiin nousseet maailmanluokan oppimisympäristön vaatimukset Rantakylän uudella koululla
1.
Langattomat verkot ja palvelut on tuotettava luotettavasti 2000 yhtäaikaiselle käyttäjälle.
2.
Langaton media- ja palvelujärjestelmä, josta saatavilla internet-, näyttö-, tulostus-, info-, kuulutus- ja tilavarauspalvelut.
3.
Digitaalisten ympäristöjen integraatiot mahdollistavat rakennuksen korkean käytettävyyden ja käyttöasteen. Internet of Things, Big Data, jne.
4.
Käyttöpalvelujen hankinta. Tuki- ja ylläpitopalvelut määriteltävä SLA:lla.
5.
Yritysvuoropuhelulla ja koulun itsenäisellä hankintatavalla voidaan varmistaa jatkuva kärkipaikalla pysyminen.
6.
Hankintojen luonne; investointeja vai vuokraus; jälkimmäinen varmistaa teknologioiden päivityksen, investointi taas vanhenee
7.
Koulun hyödyntäminen myös julkisuudessa, sekä tutkimukseen ja kehitykseen kansallisesti ja kansainvälisesti
32
6. Liitteet
33
Liite 1.
Vaatimusmäärittely
Liite 2.
Käyttötapauskuvaukset
Liite 3.
Kontaktoitujen yritysten / henkilöiden sähköpostiosoitteet
Liite 4.
Tilaisuuksiin osallistuneet yritykset
Liite 5.
Ideariihien tulokset
Liite 6.
Suorat yritystapaamiset ja tutustumiskäynnit
Liite 7.
Hankkeeseen osallistuneet tiedeyhteisöt