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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ CENTRO UNIVERSITARIO ESCUINTLA MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CURSO: SISTEMAS DE INFORMACIÓ INFORMACIÓN GERENCIAL
ENSAYO ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN MUNICIPAL DE PLANIFICACIÓN, MUNICIPALIDAD DE CHIQUIMULILLA
Por: Eddy Roberth Aquino Carné: 1528-05-1309 Escuintla, 05 de abril de 2,012
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RESÚMEN
Las exigencias del entorno cada día son más evidentes y con un alto grado de complejidad, sin embargo, los sistemas de información han contribuido grandemente en las diversas organizaciones para generar los informes y resultados según los requerimientos que demanda la sociedad. La dirección municipal de planificación de la municipalidad de Chiquimulilla, Santa Rosa, actualmente ha encontrado en los sistemas una herramienta útil y de gran beneficio, ya que le permite realizar las gestiones de proyectos de manera planificada, organizada y sobre todo apegada a los controles, que hoy en día son más exigidos para una adecuada inversión municipal, lo que permite y garantiza una gestión municipal competitiva al servicio de las necesidades de las comunidades para alcanzar un mayor desarrollo.
Palabras clave: demanda, sistemas, planificación, controles, competitiva.
ABSTRACT Environmental demands are increasingly more evident and with a high degree of complexity, however, information systems have contributed greatly in the various organizations to generate reports and results according to the requirements demanded by society. The municipal department of planning of the municipality of Chiquimulilla, Santa Rosa, has now found a useful tool systems and of great benefit, allowing you to perform the steps of projects in a planned, organized and mostly attached to the controls, today are required for proper municipal investment, allowing municipal management and ensures competitive to serve the needs of communities to achieve greater development.
Keywords: demand, systems, planning, controls, competitive
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INTRODUCCIÓN
Hoy en día las organizaciones necesitan ser competitivas para hacerle frente a los desafíos y exigencias que cada vez son mayores, producto de innovaciones y demandas insatisfechas a lo largo de las actividades comerciales y de servicios que se desarrollan en cada una de ella. Una de las herramientas que las empresas necesitan adoptar para ser eficientes es la utilización de los sistemas de información, ya que facilitan la transmisión, evaluación y análisis de los resultados, los cuales permiten tomar las decisiones de mayor beneficio. Los sistemas de información que se analizan en la Dirección Municipal de Planificación de la Municipalidad de Chiquimulilla, Santa Rosa, son: El Sistemas Nacional de Inversión Publica -SNIP-, El sistema de Guatecompras y El Sistemas de contabilidad integrada -SICOIN-, los cuales permiten alcanzar los siguientes objetivos: a) mejorar la calidad de la inversión a través de invertir en proyectos de alta rentabilidad económica y social, b) generar trasparencia, rapidez y eficiencia en las compras que el Estado realiza de los bienes y servicios y c) controlar la ejecución presupuestaria, registrando los ingresos y gastos de los programas y los proyectos. Cada uno de los sistemas garantiza que la administración municipal cumpla con los procedimientos y normas establecidas para alcanzar una inversión transparente y apegada a las necesidades de las comunidades. Es importante indicar que los sistemas de información han simplificado los procesos y han agilizado los informes, sin embargo, como todo proceso necesita de una tecnología adecuada y de retroalimentación constante para estar actualizado y atento a los cambios que genera el entorno.
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I. ANÁLISIS DEL SOFTWARE “En la actualidad se reconoce ampliamente que el conocimiento de sistemas de información es esencial para los gerentes porque la mayoría de las organizaciones necesitan información para sobrevivir y prosperar. Los sistemas de información pueden ayudar a las compañías a ampliar su alcance hasta lugares muy retirados, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujos de trabajo y quizá de cambiar profundamente la manera de conducir sus negocios” (Laudon & Laudon, 2004) Los sistemas de información proporcionan a las organizaciones los datos e informaciones necesarias para tomar decisiones que beneficien y permitan que ésta se adhiera a los cambios tecnológicos de manera eficaz y eficientemente. El análisis del sistema de información en este caso se desarrolló en la Municipalidad de Chiquimulilla, Departamento de Santa Rosa, específicamente en el departamento de la Dirección Municipal de Planificación, -DMP-, debido a la importancia que genera el desarrollo de la gestión y formulación de proyectos de desarrollo social y comunitario, en donde se priorizan las diversas necesidades y se hace uso de la vía idónea para la ejecución de los mismos. La Dirección Municipal de Planificación fue creada en el año 2,004 en la Municipalidad de Chiquimulilla, su área de influencia es todo el municipio lo cual lo constituye 499 kilómetros cuadrados y con 318 lugares poblados distribuidos de la siguiente manera: 1 casco urbano (dividido en 5 Barrios y 8 colonias) 37 aldeas 72 caseríos, 202 fincas y 6 parajes (Diagnostico Municipal, 2011). Dicha oficina coordinará y consolidará los diagnósticos, planes, programas y proyectos de desarrollo del municipio. (Congreso, 2002)
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Debido a que la municipalidad promueve toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio, es necesario que la Dirección Municipal de Planificación priorice juntamente con los Consejos Comunitarios de Desarrollo los proyectos de beneficio común. Por tal motivo es importante que se cuente con sistemas de información adecuados para llevarlos a cabo y lograr una ejecución y operación efectiva. Dentro de los sistemas que se utilizan en la Dirección Municipal de Planificación, se describen 3 tipos: Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado de Guatemala (GUATECOMPRAS), Sistema de Inversión Publica (SNIP), y
el Sistema de Contabilidad
Integrada Gobiernos Locales (SICOIN-GL). El sistema de GUATECOMPRAS, es un instrumento que brinda información de las Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en un mercado electrónico, operado a través de Internet, es decir, “comprar y contratar bienes y servicios, de manera libre y sobre todo a la vista de todos; lo que permite aún más la trasparencia, rapidez y eficiencia en las compras que se realizan”.1 De igual forma genera información de los proveedores y de importantes reducciones de los costos al momento de las adquisiciones. Además se registra todo el proceso de ofertar hasta la adjudicación del servicio, adjuntando cada requerimiento estipulado para la municipalidad y publicándolo para conocimiento de las personas en general. El sistema de Inversión Pública -SNIP-, es el encargado de mejorar la calidad de la inversión a través de invertir en proyectos de alta rentabilidad económica y social. Nos permite asegurar la
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www.guatecompras.gt
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viabilidad física y financiera de los proyectos que se priorizan juntamente con los Consejos Municipales de Desarrollo y el Concejo Municipal. La oficina de planificación posee su usuario y contraseña para hacer uso del sistema, el cual es asesorado por la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-, en la ejecución de un proyecto se hace uso del modulo de proyectos y del modulo de seguimiento, en el primero se describe toda la información que conlleva un expediente de proyecto, desde el perfil hasta la documentación técnica, en el segundo se ingresa el avance físico del proyecto, el cual es realizado por el ingeniero Supervisor Municipal y el avance financiero el cual se registra los pagos realizados de acuerdo a los avances físicos hasta darlo por finalizado.2 Este sistema es de vital importancia a la Contraloría General de Cuentas ya que ellos tienen acceso y verifican el proceso de cada proyecto. El Sistema de Contabilidad Integrada Gobiernos Locales (SICOIN-GL), es la herramienta informática que lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y los proyectos.3 En la Dirección Municipal de Planificación se utiliza para registrar los proyectos y realizar los pagos respectivos, se ingresa toda la documentación desde la solicitud de la comunidad, la papelería legal de la constructora y la papelería que la municipalidad realiza para cada proyecto. Garantiza el SICOIN-GL la correcta aplicación del presupuesto municipal y el cumplimiento de las partidas presupuestarias para los proyectos planificados. Cada sistema que se desarrolla en el departamento de la Dirección Municipal de Planificación garantiza una correcta aplicación de la inversión, lo cual permite a las instituciones como la 2
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Ver anexo 1 (Módulos del Snip)
Ver anexo 2 (Modulo de SICOIN-GL)
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Contraloría General de Cuentas llevar un mejor control de los desembolsos realizados a través de la municipalidad, a demás de contribuir con la trasparencia del gobierno municipal y de las políticas del Ministerio de Finanzas Publicas y la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia. En el transcurso de estos años sean venido actualizando dichos sistemas, los cuales permiten estar a la vanguardia y cumplir con las exigencias del entorno que cada día son mayores. En el año 2,011 entro en vigencia en la municipalidad el sistema del SICOIN, el cual vino a sustituir al SIAF-MUNI, mejorando el proceso de registro de los ingresos y los egresos. En tanto que el sistema del SNIP y GUATECOMPRAS únicamente agregaron ciertas modificaciones para cumplir con ciertas exigencias, sin embargo, la base sigue siendo la misma. Los tres sistemas que se utilizan se inician en la Dirección Municipal de Planificación de la municipalidad de Chiquimulilla donde se genera la entrada, almacenamiento y salida de datos, información que es requerida por el Concejo Municipal, la Directora Financiera Municipal, la Secretaria Municipal, El Ministerio de Finanzas Publicas, La Secretaria de Planificación de la Presidencia, La Contraloría General de Cuentas, las empresas constructoras ganadoras y la misma Dirección Municipal de Planificación, para verificar los avances, pagos y la correcta aplicación de los procedimientos en el desarrollo de un expediente de proyecto, los tres sistemas se desarrollan en línea a través de internet, a través del sistema turbo net. Los tres primeros meses del año por lo general se almacena información diariamente en el sistema del SNIP, la cual se almacena y envía a las oficinas Departamentales de SEGEPLAN, esta información es necesaria para presupuestar los proyectos de los Consejos de Desarrollo para el año entrante. El sistema de GUATECOMPRAS la información que se genera es de vital importancia para las adjudicaciones de proyectos y darles el seguimiento necesario y legal, el
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sistema de SICOIN, es fundamental para darle cumplimento al presupuesto y los fondos obtenidos. Cada uno de los sistemas utilizados en la Dirección Municipal de Planificación de la Municipalidad de Chiquimulilla, la información es manejada en un 100% en forma digital y en línea, al inicio de cada proyecto resulta un poco complicado su proceso, ya que es necesario cumplir con los pasos y plazos que se va generando en el sistema, lo que resulta un poco lento para su inicio, además de subir la documentación del proyecto a los sistemas, sin embargo, al momento de iniciados los trabajos en los proyectos, los procedimientos se vuelven rápidos lo que permite que los ejecutores puedan solicitar los avances físicos según su buen rendimiento. Es importante mencionar que los tres sistemas van aunados al desarrollo de los proyectos, ya que cada uno forma parte del proceso de ejecución, si no se cumple alguno de los sistemas, los proyectos no podrían realizarse y complicaría el desenvolviendo de los demás, limitándolo en los plazos, lo cual repercutiría sanciones o simplemente no se podrían satisfacer necesidades de la población. II. ANÁLISIS DEL HARWARE La oficina de la Dirección Municipal de Planificación cuenta con dos computadoras una de escritorio con las siguientes características: Intel(R) Core(TM) ¡3-2100 CPU @ 3.10GHz 3.09GHz 1.91 GB de RAM, Disco Duro de 500 GB, monitor de 15”, pantalla plana, mouse, dispositivos de almacenamiento USB de 2 y 8 GB, conexión a impresora canon 340 multifuncional (escáner, impresora, fotocopiadora) e impresora canon ip 2700.
Y una
computadora portátil: Intel(R) Pentium (R) Dual CPU T3400@ 2.16 GHz 2,17GHz 1 GB de
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RAM, Disco Duro 160 GB, monitor de 15”, conexión a las mismas impresoras descritas anteriormente. Toda la información que se genera es responsabilidad del Director Municipal de Planificación, que ingresa cada vez que sea requerido por cada proyecto, y cada vez que se necesite dar avances físicos y financieros. Cada avance es justificado con reporte del Ing. Supervisor Municipal. En el caso del sistema de GUATECOMPRAS, el mismo sistema da los tiempo y fechas para accesar y subir los documentos solicitados, en el caso del SNIP, se sube la información al inicio del proyecto y se da seguimiento por cada avance, de igual forma para el SICOIN-GL, se utiliza cada vez que se requiera hacer pagos según los avances físicos.
Los errores podrían ocasionar
sanciones por parte de la Contraloría General de Cuentas. III. USUARIOS FINALES DEL SISTEMA Los usuarios de los sistemas de información que actualmente se utilizan en la Dirección Municipal de Planificación de la Municipalidad de Chiquimulilla, se describen a continuación. Director Municipal de Planificación Asistente de la Dirección Municipal de Planificación Los sistemas utilizados son retroalimentados cada año principalmente el SNIP4, los demás (guatecompras y sicoin) de acuerdo a las necesidades que se presenten en la oficina, lo que permite un buen desenvolvimiento de los mismos.
Sin embargo, es importante conocer la
funciones de los sistemas para hacerlo fácil al momento de su proceso, de lo contrario es necesario tener asesores conocedores del ramo, ya que los aportes recibidos por la Municipalidad son mensuales y es necesarios darles salida según el presupuesto general.
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Anexo 3. (Notificación de capacitación de perfiles en el SNIP)
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CONCLUSIÓN
Solo hace unos años que las municipalidades llevaban los registros y archivos de forma manual, lo que retardaba grandemente los servicios y las personas muchas veces no podían suplir sus necesidades en el tiempo solicitado, generando dentro de las mismas incomodidades y una serie de disgustos por la ineficiencia de los resultados prestados. Hoy en día con los sistemas de información que ha adoptado las Direcciones Municipales de Planificación, los cambios han sido evidentes y de mejora para las municipalidades, ya que los controles, informes, servicios y resultados que se brinda, han contribuido a una gestión municipal eficiente. Toda la información que se genera a través de los sistemas (snip, guatecompras y sicoin) garantiza no solo resultados en el tiempo indicado sino que un desarrollo adecuado de la inversión, apegada a las necesidades identificadas y priorizadas por las comunidades. Los sistemas permiten que las funciones de la Dirección Municipal de Planificación se desarrollen conforme lo planificado y los resultados los obtengan tanto las personas como las instituciones para verificar, auditar y llevar el control de los ingresos y egresos generados. Los resultados obtenidos de los sistemas de información compensan las inversiones y gastos generados en equipo, ya que la población obtiene los servicios y la satisfacción de las labores que realiza la administración municipal.
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ANEXOS
Anexo No. 1. Modulo del SNIP
Anexo No. 2. Modulo del SICOIN GL
Anexo No. 3 Notificaci贸n de taller de perfiles al SNIP
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Congreso, R. d. (2002). Codigo Municipal. Guatemala: Ayala Jimenez Sucesores.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2004). Sistemas de Información Gerencial (Octava Edición ed.). México: Pearson Educación.
www.guatecompras.gt