Dubรกn Ortega
Juliana Gallego
Natalia Restrepo
1
Tabla de contenido FICHA TÉCNICA MANUAL DE EVENTOS ............................................................. 3 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4 ¿QUE ES UN EVENTO? ......................................................................................... 5 ESTRUCTURA DE UN EVENTO............................................................................. 6 CLASIFICACIÓN TIPO Y CLASES.......................................................................... 7 CUALES SON LAS ETAPAS .................................................................................. 8 PRE-EVENTO.......................................................................................................... 9 PLANEACIÓN .................................................................................................... 10 EVENTO ................................................................................................................ 18 DIRECCIÓN ....................................................................................................... 19 SUPERVISIÓN ................................................................................................... 20 POST EVENTO ..................................................................................................... 21 EVALUACIÓN .................................................................................................... 23 GLOSARIO ............................................................................................................ 25 BIBLIOGRAFÍAS.................................................................................................... 26
2
FICHA TÉCNICA MANUAL DE EVENTOS Nombre: MANUAL EMPRESARIALES
PARA
LA
ELABORACIÓN
DE
EVENTOS
Autor(es): Angie Natalia Restrepo Velosa Jenny Juliana Gallego Mejía Jorge Dubán Ortega Osorio Correo: Programa De Formación: Tecnólogo En Gestión Administrativa Ficha: 1260786 Área De Aplicación: Competencia organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. Descripción: el presente manual cumple la función de dar a conocer las etapas y formas de hacer un evento con base al proceso administrativo, de esta forma efectuar un evento de calidad.
Fecha De Elaboración: 10 de Abril de 2018 Recurso Tecnológicos: computador, internet Aplicativos: Word, Pdf, Flipsnack Links: https://www.flipsnack.com/es/
3
INTRODUCCIÓN
El propósito de este manual es ofrecer una guía en la organización y celebración de eventos. Una vez que han decidido organizar un evento es necesario también empezar a preparar un comité organizador. El éxito de un evento depende, muy a menudo, de la planeación y organización. Igualmente, la capacidad total del comité organizador.
Así como también hay que tener en cuenta todo el proceso administrativo al igual que las fases del evento para que este se desarrolle de manera eficiente y eficaz. En este manual se definen de forma detallada y precisa la estructura orgánica formal y funcional de la coordinación de la creación de un evento, así como apoyar de manera oportuna con el material adecuado a los departamentos que lo conforman.
4
¿QUE ES UN EVENTO?
Evento es un término que hace referencia a un hecho dado inesperadamente y modifica las circunstancias que rodean al mismo. Igualmente, también puede tratarse de un suceso atravesando una ardua planificación, para que cada aspecto que lo conforme esté bajo control.
El evento puede ser motivado por causas sociales, deportivas, políticas, religiosas o artísticas. Generalmente, se busca organizar todos los factores en juego, de esta manera se llevaría la reunión como se pautó en un comienzo, sin percance alguno. Sin embargo, más allá de crear estas concentraciones con fines humanos, un evento puede ser, en el ámbito científico, aquél suceso de gran importancia para el desarrollo de la vida tanto dentro como fuera del planeta, que puede ser ubicado dentro del espacio-tiempo; por ejemplo, muy seguido se utiliza la expresión “evento meteorológico”, para hablar de naturales climáticos.
5
ESTRUCTURA DE UN EVENTO
PLAN ESTRATÉGICO DE LA ORGANIZACIÓN
Plan Director De Eventos
Plan Estratégico Del Evento
PORQUÉ Objetivos Metas
Plan Operacional
Plan Estructural
QUÉ Fases Periodos Tareas Responsabilida des Actividades
QUIÉN
CÓMO
CON QUÉ
DÓNDE
CUANDO
Proveedores Infraestructura Financiación
Políticas, Normas Y Procesos
Recursos materiales, Humanos, Tecnológicos
Instalaci ones Equipa miento
Calendario
6
CLASIFICACIÓN TIPO Y CLASES CLASIFICACION SI TIENEN DIVISIONES
CLASE CORPORATIVO
Ferias, congresos, convenciones, exposiciones, ruedas de prensa, visitas, inauguraciones. etc.
SOCIALES
Nacimientos, bodas, eventos infantiles, fiestas.
CULTURALES
Festivales conmemoraciones presentación de obras, exposiciones, congreso, ferias, mesas de debate.
RELIGIOSOS
sacramentos, navidad, semana santa, retiros, fiestas patronales, canonizaciones, convivencias
CIENTIFICOS Y ACADEMICOS
Simposios, congresos, foros, convenciones, mesas redondas, jornadas, paneles, debates, conferencias.
POLITICOS
debates , congresos , lanzamiento de campañas, cierre de campañas , firmas de acuerdo , cenas de gala, homenajes y reconocimiento
DEPORTIVOS
Campeonatos, juegos nacionales, internacionales, competencias, intercolegiados, campeonatos interempresarios.
SEGÚN SU DIMENSION Locales, internacionales, regionales, planetarios, mega eventos SEGÚN SU NATURALEZA Deportivos, culturales, corporativos, sociales, religiosos, científicos, académicos SEGUN SU GRADO DE EXCLUSIVIDAD Públicos, privados, internos y externos
SEGÚN SU CRITERIO ECONOMICO Auto-subsidiado y subsidiado
NO TIENEN DIVISIONES PROMOCIONALES
TIPOS
NFORMATIVOS INTERCAMBIO DE EXPERIENCIA INFORMATIVO DIDACTICO REFUERZO DE RELACIONES
7
8
9
PLANEACIÓN Todos aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento, el pre-evento tiene pasos determinados en los cuales se cumplen una función:
1. Previsión: Determinación de Objetivos. Objetivos Generales: deben estar claramente definidos. • • • • •
Educativos Informativos Comerciales De difusión Motivacionales
Objetivos particulares: • • •
Objetivos del Ente que lleva lo adelante. Objetivos de los participantes. Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.
2. Nombrar comité organizador • •
Coordinador general: es el responsable general del desarrollo del evento, supervisando las labores de las comisiones Comités de trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistemáticamente.
Es importante tener en cuenta que los comités son variables dependiendo de la magnitud del evento, los comités más frecuentes son: • •
Comisión de logística: se encarga de las actividades inherentes al apoyo operativo y hace posible la función del evento Comisión de promoción relaciones públicas y protocolo: atiende las actividades de promoción y difusión del evento, todo lo relacionado con protocolo y asistencia.
10
ORGANIGRAMA
Comite de Apoyo
Cordinador General Comite Organizador
•
Determinar las funciones, actividades y tareas de cada comité del evento.
3. Seleccionar la fecha: • se debe tener en cuenta si hay suficiente tiempo para la organización requerida • evitar que coincida con la fecha de otro evento • tener en cuenta si es mejor programarla a principio o fin de semana
4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento:
• •
Participantes: personas que asisten al evento en calidad de público Expositores o exponentes: son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento
11
• • •
5. • • • • • • •
Delegados: asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular Invitados especiales: personas que por su prestigio, reconocimiento le confieren notoriedad al evento Acompañantes: no están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales. Seleccionar el lugar o lugares de realización: Ciudad sede Instalaciones especificase donde se realizará el evento Capacidad Comodidad Iluminación Equipos Acceso
12
6. Elaborar cronograma de actividades a desarrollar:
CRONOGRAMA
13
7. Estimación de recursos
Humanos: personal profesional especializado y obrero que se requiere para la realización del evento Materiales: implementos necesarios (lápices, carpetas, mesas, sillas, entre otros) y las instalaciones a utilizar. Técnicos: equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronograma, etc.
8. Elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiación:
14
9. Promoción del evento:
10. Diseño y elaboración de impresos
15
11. Selección y capacitación del personal: Se escoge el personal adecuado para: • • • •
Las presentaciones musicales. Presentación de premios. Palabras de conmemoración del evento. Equipo de banquete.
NORMAS (EJEMPLO)
• • •
Y
REGLAMENTO
Puntual asistencia Todos los asistentes deben firmar asistencia Uso apropiado del uniforme
16
• • • • • •
Porte adecuado del carnet institucional No hacer uso del celular No consumir alimentos durante el evento Tener en cuenta las rutas y vías de evacuación ante una emergencia No interrumpir mientras que los expositores estén hablando. No retirarse del evento
12. Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios:
17
18
Recepción de los participantes y traslado alojamiento
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Registro de los participantes Realización del acto de inauguración Realización coctel de bienvenida Implantación del programa general de actividades Clausura del evento Realización evento social de despedida Traslado de los participantes a los terminales de transporte
DIRECCIÓN Liderazgo: En la actividad propuesta del evento, se espera interactuar con los asistentes el estilo de liderazgo democrático; llevado a cabo por una persona que toma en cuenta la participación de los demás miembros de la empresa que aporten y expresen su opinión, para mejorar lo que se quiere llegar a hacer; de esta manera se genera colaboración y crecimiento entre los participantes de la organización.
19
Motivación: Se felicita y resalta frente a los asistentes, las capacidades y opiniones que cada persona destaca durante el evento. Comunicación: La comunicación será asertiva y verbal, se espera hablar con claridad y cortesía respetando las opiniones de las demás personas que participaran en la actividad del evento.
SUPERVISIÓN:
LISTA DE COTEJO ASPECTOS A EVALUAR 1. Se tomó lista de los asistentes.
SI
NO
OBSERVACIÓN
2. Los participantes cumplieron con el reglamento. 3. Hubo participación activa de las demás unidades administrativas. 4. Se llevó a cabo la actividad de manera organizada. 5. Se presentaron inconvenientes al momento de la ejecución del evento. 6. Los recursos tecnológicos funcionaron de manera adecuada. 7. Se habló de manera clara y precisa.
20
21
POST- EVENTO Para tener la certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario hacer una evaluación determinando correctamente los parámetros y demás criterios que prevalecerán para estimar los porcentajes en cuanto al rendimiento de lo planeado.
Se recolecta toda la evidencia y las conclusiones del evento 1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento ✓ Conclusiones ✓ Elaboración de la memoria ✓ Información de tipo académica y administrativa
Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador en general y detectar las debilidades que se deben corregir.
Factores a evaluar: • • • • • •
Se alcanzó el objetivo del evento. Las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron. Los programas se cumplieron en su totalidad y con calidad. Los resultados fueron los esperados. Evaluación de los comités. Evaluación del personal.
22
INDICADORES • • • • •
Participantes Vs asistencia real. Expositores esperados Vs Expositores inscritos. Iniciación en horario programado Vs retrasos. Gastos esperados Vs gastos reales. Participantes Satisfechos Vs Participantes insatisfechos.
EVALUACIÓN Al finalizar el evento los comités se reúnen y empiezan a revisar el evento realizado por medio de los siguientes instrumentos.
LISTA DE VERIFICACIÓN No. Descripción 1. Se tuvo en cuenta el paso a paso realizado en la planeación 2. Se llevó a cabo y con claridad los procesos en la etapa de ejecución 3. El evento tuvo falencias 4. Se usaron los recursos tecnológicos como apoyo a la ejecución 5. Los recursos económicos fueron precisos para el buen funcionamiento del evento 6. El recurso humano cumplió con las actividades requeridas 7. El trato de los organizadores del evento fue el mejor hacia los invitados 8. El lugar donde se ejecutó el evento fue el adecuado 9. Se tuvo en cuenta la gestión del tiempo estipulado en el cronograma de actividades
SÍ NO OBSERVACIONES
23
Estos instrumentos nos sirven para observar la efectividad en el evento, graficar y tener en cuenta para un evento venidero. Encuestas acerca del evento para verificar la satisfacción de los asistentes.
Retro alimentación de los parámetros a corregir: ACCIONES INADECUADAS ✓ No utiliza términos adecuados a la hora de dirigirse al publico ✓ El video been presenta fallas de imagen en el transcurso del evento ✓ La prolongación del tiempo se va más allá de lo establecido
ACCIONES A CORREGIR ✓ Expresarse de buena manera a la hora de hablar con los asistentes ✓ Tener un video been de reserva por si el que esta tiene fallas ✓ Medir el tiempo del evento para que no prolongue tanto ya que podría ser algo aburridor para los asistentes
24
GLOSARIO ACTIVIDAD: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (utilización de los recursos tecnológicos, humanos, materiales y técnicos). CLIENTE: Persona que utiliza los servicios de un profesional o de una empresa, especialmente la que lo hace regularmente. CONVENCIÓN: Es un evento de vocación privada, generalmente organizada por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y por lo menos cincuenta participantes. COORDINAR: Disponer ordenadamente una serie de cosas de acuerdo con un método o sistema determinado. COSTOS: es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. CRONOGRAMA: Es una lista de todos los indicadores o actividades de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final. EXPOSITOR: Se refiere tanto a la empresa que exhibe sus productos o servicios en un stand de la exposición, como al staff asignado a manejar el stand donde se exhiben dichos productos o servicios. PRESUPUESTO: Es cálculo anticipado de los ingresos y egresos de una actividad económica. PROTOCOLO: Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales. PROCESO: Es el conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más entradas los transforma, generando un resultado. PROCEDIMIENTO: Es un método de ejecución o pasos a seguir, en forma secuenciada y sistemática, en la consecución de un fin. SIMPOSIO: Reunión de especialistas de una materia para tratar y discutir sobre algo concreto relacionado con su especialidad.
25
BIBLIOGRAFÍAS https://es.slideshare.net/pereyrastella/etapas-en-la-organizacin-de-eventos12493948 http://conceptodefinicion.de/evento/ https://es.slideshare.net/Sofiazamora/pre-evento-empresarial https://es.slideshare.net/pereyrastella/etapas-en-la-organizacin-de-eventos12493948
BASES DE DATOS •
DIGITALIA
Jiménez, M, Morales, J, Panizo, A. (2017, Febrero). Eventos y protocolo: La gestión estratégica de actos corporativos e institucionales. Digitalia, 25 – 30. http://www.digitaliapublishing.com.bdigital.sena.edu.co/visor/47383 Sánchez, R. (2003, Septiembre). Eventos: cómo organizarlos con éxito. Digitalia, 15- 17. http://www.digitaliapublishing.com.bdigital.sena.edu.co/visor/45255
26
27
28