DMS - IT-Bestenliste

Einzelpreis 9,00 EUR ISSN 2194-4644

DMS Bestenliste

Die innovativsten IT-LĂśsungen fĂźr den Mittelstand 2012

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DMS: Sieger, Landessieger, Nominierte und BEST OF-Lรถsungen

Sieger

2 DMS

Landessieger

Nominiert

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Editorial

„Information ist billig, Wissen teuer, Weisheit selten.“ (unbekannt)

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

HORST BRÄUNER

Information ist allgegenwärtig und wir sind zum passiven Konsumenten geworden, obwohl wir doch eigentlich eine Informationsgesellschaft sein wollen, der auf Knopfdruck aktuell benötigtes Wissen parat steht.

Die heute üblichen, klassischen Dokumenten Management Systeme (DMS) müssen sich zu Informations-Management-Systemen wandeln, wenn sie unseren zukünftigen Erwartungen gerecht werden wollen. Wir fordern Informationszentralen, die die unterschiedlichsten Inhalte und Quellen integrieren – seien es bloße Texte, aber auch Tabellen, E-Mails, Kontakte, Termine, Blogs, Soziale Netze, Wikis, Bilder und andere Medien. Sie sollen uns auf Knopfdruck nur die Information liefern, die wir in dem entscheidenden Moment erwarten. Die DMS der Zukunft sind unser erweitertes Gedächtnis.

Die zukünftigen, leistungsfähigen Systeme verfügen über Suchfunktionen, die sowohl den Sprach- als auch den Bedeutungswandel von Begriffen berücksichtigen und zudem noch „semantisch“ agieren. Sprachwandel zeigt sich z. B. am Begriff für „Frau“. Der ehemals positiven Bezeichnung „Wib“ entspricht das heutige „Weib“ in keinster Weise. Bedeutungswandel wird u.a. an Personen wie „Andreas Hofer“ verständlich, der für Napoleon der Terrorist per se war und heute als Freiheitskämpfer gesehen wird. „Semantisches“ Verhalten lässt sich an Fragen, wie „Wo gab es Dinosaurier?“, „Wann gab es Dinosaurier?“, „Zu welcher Zeit gab es Dinosaurier?“, erklären. Eine semantische („sprach-verstehende“) Suchfunktion müsste auf die erste Frage einen räumlichen Bezug liefern und auf die beiden weiteren Fragen jeweils dasselbe, zeitliche Ergebnis.

Damit diese DMS auch der nächsten und übernächsten Generation erfolgreich dienen, ist ein entscheidender Faktor das Thema „OpenSource“. Herstellerspezifische Dateiformate und proprietäre Software sind nicht zukunftsgerichtet. Sie sind einerseits zu kurzlebig und führen andererseits zu einer 2-Klassen-Gesellschaft.

Draußen sind die, die sich das proprietäre Werkzeug nicht leisten können oder wollen. Nur offene und freie Formate und Programme ermöglichen eine globale Wissensgesellschaft.

Die Kombination offenes, freies und semantisches Dokumenten Management System ist die Antwort auf die Frage, welche IT unsere Informationsgesellschaft in den nächsten Jahren entwickeln und nutzen sollte.

Der INNOVATIONSPREIS-IT fördert Entwicklungen und ermutigt Pioniere, neue Wege zu gehen und für Übermorgen zu denken. Er ist Motivation für Innovationen, auch auf dem Gebiet der DMS.

Inhalt Horst Bräuner Leiter EDV Stadtverwaltung Schwäbisch Hall

Seite 4 Kategoriesieger Seite 5 Landessieger Seite 7 Nominiert/ BEST OF-Lösungen

Impressum Die IT-Bestenliste wird herausgegeben von der Huber Verlag für Neue Medien GmbH. Alle Rechte vorbehalten.

Verlag & Redaktion: Huber Verlag für Neue Medien GmbH, Lorenzstraße 29, D-76135 Karlsruhe www.huberverlag.de

Seite 11 IT und Mittelstand

Gestaltung und Satz: abcdruck GmbH, Waldhofer Straße 19, D-69123 Heidelberg, www.abcdruck.de

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DMS 3

Kategoriesieger DMS

INNOVATIONSPREIS-IT

SIEGER 2012

DMS

Fabasoft Folio Cloud Folio Cloud ist die europäische Business Cloud für die sichere und nahtlose Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern über das Internet.

In Teamrooms – geschützten Bereichen, zu denen nur berechtige, eingeladene und authentifizierte Geschäftskontakte Zutritt haben – arbeiten Business-Teams sicher und effizient zusammen, auch mobil über Tablets und Smartphones.

Folio Cloud ermöglicht den Zugang mit „Digital ID“, der staatlich geprüften Identität, für absolute Klarheit, mit wem Sie online zusammenarbeiten. Für Compliance und Transparenz bietet Folio CloudVersionierung, Auditing und strukturierte, individuell gestaltbare Geschäftsprozesse.

Fabasoft D Software GmbH THE SQUAIRE 14, Am Flughafen 60549 Frankfurt/Main Deutschland Tel. +49 (69) 6435515-0 Fax +49 (69) 6435515-99 office@fabasoft.com www.fabasoft.com

Folio Cloud ist durch Cloud-Apps erweiterbar (www.cloudappstore. com), sofort global verfügbar, bietet End-to-End-Security und ist zertifiziert nach allen relevanten Standards für Sicherheit und Zuverlässigkeit. Die Daten bleiben in Europa. Die Cloud basiert nicht auf amerikanischen Softwareprodukten, daher haben US-Behörden gemäß US Patriot Act keinen Zugriff.

Jury-Statement INNOVATION bedeutet für mich, dass wir es wagen, Experimente am Rand unseres Wissens zu versuchen und dafür die Freiheit gewinnen, die Dinge einmal anders zu betrachten.

Prof. Dr. Christoph Meinel

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Landessieger Mecklenburg-Vorpommern

quinsee Enterprise Search quinsee ist die Suchmaschine für das Intranet, für Dateisysteme, für Portale oder Datenbanken. Die unternehmensweite Suchlösung spürt Datenbestände unterschiedlicher Formate auf verschiedenen Medien auf und stellt sie den richtigen Personen schnell zur Verfügung. Sie zeichnet sich durch einfachste Bedienung und einfache Integration in vorhandene Anwendungen aus.

Der Nutzer sucht wie mit bekannten Suchmaschinen im Internet.

Neben der allgemeinen Suchmaske sind Suchoptionen vorhanden, die eine präzisere Suche ermöglichen, u. a. wird die Suche nach Metainformationen über Facetten und die Auswahl über Verzeichnisbäume unterstützt. quinsee richtet sich an Unternehmen, die keine großen DokumentenManagement-Lösungen brauchen. Zur Nutzung der Suchlösung muss die IT-Organisation nicht umgestellt werden.

Einfach einmal installieren und Datenquellen einrichten. quinsee ist eine der schnellsten und einfachsten Dokumentenverwaltungslösungen und kann ohne Aufwand eingesetzt werden.

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SIEGER 2012

MECKLENBURGVORPOMMERN

dr.heydenreich GmbH Gützkower Landstraße 11a 17489 Greifswald Deutschland Tel. +49 (3834) 889810 Fax +49 (3834) 889819 info@drheydenreich.de www.drheydenreich.de

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Landessieger Sachsen

INNOVATIONSPREIS-IT

SIEGER 2012

SACHSEN

xima media GmbH Sudhausweg 9 01099 Dresden Deutschland Tel. +49 (351) 81050-0 Fax +49 (351) 81050-20 kontakt@xima.de www.xima.de

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xima® FormCycle – einfach Daten erfassen „xima® FormCycle ist die moderne Software für interaktive und intelligente Datenerfassung. So können fast ohne Programmierung komplette Web-Anwendungen, z. B. interaktive Online-Formulare, erstellt und betrieben werden.

Das leistet die Software: – Formulardesigner und Formularprogrammierung, – Bereitstellung und Administration stat. und dyn. Formulare, – Ad-hoc Workflow- und Vorgangsbearbeitung, – Anbindung beliebiger Drittsysteme, – Mandantenfähige Benutzer-und Rollenverwaltung.

Mit xima® FormCycle entscheiden Sie sich für die modernste und flexibelste Formularlösung am Markt. Das nur von der Anzahl der Projekte abhängige Lizenzierungsmodell bietet zwischen 2.500 und 20.000 EUR breite Möglichkeiten für die Umsetzung kleiner wie großer Formularerfassungslösungen.

Haben Sie Interesse an xima® FormCycle? Dann bestellen Sie jederzeit unverbindlich einen Testzugang oder melden Sie sich an zu einem kostenlosen Webinar.

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Nominierte/ BEST OF-Lösungen

amagno – Das magnetische DMS

INNOVATIONSPREIS-IT

amagno hat das Thema Dokumentenmanagement neu durchdacht.

Die innovativen Magnete bieten eine neue Art der Ablage. Dateien, digitalisierte Belege und E-Mails werden automatisch gem. Nummern, Regeln, Schlagworten und anderen Themen abgelegt. Dies beschleunigt das Speichern und verhindert Falschablage.

NOMINIERT 2012

DMS

amagno GmbH & Co. KG Donnerschweer Straße 52 26123 Oldenburg Deutschland Tel. +49 4415007243 Fax +49 4415007244 info@amagno.de www.amagno.de

BEST OF-Lösungen DMS

DOPE Suite DOPE ist weit mehr als eine Korrespondenzlösung. Die DOPE-Community bildet ein starkes Netzwerk aus hervorragenden Experten, bestehend aus Kunden, Partnern und Spezialisten, die gemeinsam ihren Beitrag zur Weiterentwicklung von DOPE beitragen.

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icon Systemhaus GmbH Sophienstr. 40 70178 Stuttgart Deutschland Tel. +49 (711) 806098-0 Fax +49 (711) 806098-299 info@icongmbh.de www.icongmbh.de

DMS 7

BEST OF-Lösungen DMS

PROXESS PROXESS ist ein skalierbares DokumentenManagement-System für Windows- und Webplattformen, ausgestattet mit einem umfassenden Funktionsumfang. Es bestehen Schnittstellen zu den wichtigen ERP-Systemen, zu E-Mail-Archivsystemen, zu Lösungen der automatischen Belegerkennung und zu Workflowsystemen.

Akzentum GmbH Westerwaldstr. 29 56579 Rengsdorf Deutschland Tel. +49 (2634) 6655-300 Fax +49 (2634) 6655-398 info@akzentum.de www.akzentum.de

image2data macht weiter, wo OCR aufhört.

Mit image2data steht eine Data-CaptureLösung zur Verfügung, die sich dank integrierter Skript-Programmierung zuverlässig und individuell auf alle Geschäftsprozesse abstimmen und in sämtliche Anwendungen automatisierbar integrieren lässt.

norpa GmbH Flughafenstraße 52a 22335 Hamburg Deutschland Tel. +49 (40) 21978611 Fax +49 (33055) 208615 info@norpa.de www.norpa.eu

1997 gegründet bietet Smart-Store ScanDienstleistung für alle gängigen DMS- und Archivsysteme am Markt; Aktenlagerung und Digitalisierung werden als einmalige Kombination in einem System angeboten.

Kunden aus ganz Deutschland und jeder Branche vertrauen uns täglich bis 50.000 Blatt Papier zum Scannen an.

Smart-Store Am Geestkamp 40 28719 Bremen Deutschland Tel. +49 (421) 3967600 Fax +49 (421) 3968607 Kontakt@Smart-Store.de www.Smart-Store.de

Machen Sie doch mal ordentlich Druck in Ihrem Unternehmen und bereiten Sie Ihre AS/400 Spools so auf, dass sie nicht nur kundentauglich sind, sondern zu einer Visitenkarte Ihres Hauses werden.

Verbessern Sie das Corporate Design Ihrer Firmendokumente durch einheitliche Logos, Barcodes, Grafiken usw.

Meinikat Informationssysteme GmbH Lange Straße 37 31547 Rehburg-Loccum Deutschland Tel. +49 (5037) 3000127 Fax +49 (5037) 3000128 info@meinikat.de www.meinikat.de

image2data

Datenarchivierung

SpoolDesigner

Language Guide System LGS2 – webbasiertes Prozessmanagement für die Sprachadaption von InDesignDokumenten.

Das LGS2 vereinfacht und standardisiert das Lokalisieren globaler Kommunikation.

Von der Projektvergabe über die Übersetzung bis hin zur Abstimmung. CI-konform, zentral gesteuert und überwacht.

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LOTS OF DOTS MediaGroup. AG August-Horch-Straße 20 55129 Mainz Deutschland Tel. +49 (6131) 91003-0 Fax +49 (6131) 9100340 vertrieb@lots-of-dots.de www.lots-of-dots.de

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BEST OF-Lösungen DMS

SMC DoubleFind SMC DoubleFind ist eine technologisch führende Dublettenprüfung. Adressdubletten werden hoch performant lokalisiert und können entweder manuell oder nach einem selbst zu konfigurierenden Regelwerk aufgelöst werden. Beim Import werden neue Datensätze mit bestehenden Daten in kurzer Zeit abgeglichen.

SMC InformationsTechnologien AG Meraner Straße 43 86165 Augsburg Deutschland Tel. +49 (821) 720-620 Fax +49 (821) 720-6262 info@smc-it.de www.smc-it.de

Finden statt suchen!

Prozesse beschleunigen, Effizienz steigern und Kosten senken sind Erfolgsfaktoren, um sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu sichern. Durch schnellen Zugriff sowie automatisches Archivieren gescannter oder digitaler Dokumente sparen Anwender Zeit, Kosten und Ressourcen.

keytech Software GmbH Suderwichstraße 68 45665 Recklinghausen Deutschland Tel. +49 (2361) 98580-0 Fax +49 (2361) 98580-23 info@keytech.de www.keytech.de

Der BuchStick ist ein kopiergeschützter USB-Stick mit einem speziellen Viewer für geschützte PDF-Dokumente, lauffähig unter Windows. Bei Bedarf werden die Inhalte schnell, komfortabel und günstig per Internet aktualisiert. Die Inhalte sind hierbei permanent verschlüsselt und an den Stick gebunden.

O.E.M. GmbH - Oliver Elm Marketing Heinrich-Barth-Straße 15 66115 Saarbrücken Deutschland Tel. +49 (681) 88009-0 Fax +49 (681) 88009-99 oem@oem.de www.oem.de

conats Archive ist eine E-Mail-Archivierungslösung auf Basis Lotus Notes für mittelständische und kleine Unternehmen.

Als zertifizierte und revisionssichere Lösung verwaltet die Software E-Mails und deren Anhänge, reduziert das Datenvolumen und erfüllt Compliance-Anforderungen.

conats GmbH Schulten-Sundern 6 48432 Rheine Deutschland Tel. +49 (700) 266287-835 Fax +49 (700) 266287-329 info@conats.com www.conats.com

keytech

BuchStick

conats Archive

TelliDocX - making documents smarter Machen Sie Ihre Dokumente einfach smarter! TelliDocX beobachtet alle Ihre Dokumente und reagiert automatisch. Es integriert sich problemlos in jedes Dateisystem und zeigt die Zusammenhänge der Daten in übersichtlichen Apps parallel an.

Per Dropzone indizieren Sie neue Dokumente in Sekunden in Ihr DMS.

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Ingenieurbüro Dr. Plesnik GmbH Reutershagweg 2 52074 Aachen Deutschland Tel. +49 (241) 14946-0 Fax +49 (241) 14946-39 service@plesnik.de www.plesnik.de

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BEST OF-Lösungen DMS

Avision MiWand 2 PRO „Copy to go“ mit Avisions Mobile Scanner MiWand 2 Pro - ein kleiner, schneller Handscanner für mobile User. Scans einfach via Kabel an gängige Tablet-PCs und Android-Smartphones übertragen – bestens geeignet als Peripheriegerät. Optional mit Dockingstation zum Einzugsscanner wandelbar.

Avision Europe GmbH Bischofstr. 101 47809 Krefeld Deutschland Tel. +49 (2151) 157590 Fax +49 (2151) 569814-2 info@avision.de www.avision.de

Die IT2 eAkte ist die perfekte Lösung für die Arbeit mit Personalakten auf Basis von SAP® HCM. Fachbereiche, Mitarbeiter und Führungskräfte können über SAP® GUI oder das Mitarbeiterportal mit der Personalakte arbeiten bzw. einfach und schnell ihre eigene Personalakte einsehen.

IT2 Solutions AG Hamburger Straße 28 24558 Henstedt-Ulzburg Deutschland Tel. +49 (4193) 7532-0 Fax +49 (4193) 7532-10 info@it2-solutions.com www.it2-solutions.com

yourMail reduziert durch smarte Tags den Aufwand für manuelles Sortieren und Ablegen von E-Mails, selbst in komplexen Strukturen. Die Suche wird ergänzt und vereinfacht. E-Mails können in Aufgaben umgewandelt und verwaltet werden. Zeit und Ressourcen werden geschont und Informationen optimal verwaltet.

yourTime Solutions GmbH Rudolf-Breitscheid-Straße 164 14482 Potsdam Deutschland Tel. +49 (331) 287971-19 info@yourTime-solutions.com www.yourtime-solutions.com

iMARC ist ein Archivsystem für alle EMail- und Groupware-Server und arbeitet unabhängig von Betriebssystem und Nutzungsart. Die Groupware-Lösung legt EMails als digitale Dokumente ab, erfüllt alle Compliance-Anforderungen und arbeitet dabei revisionssicher und dokumentenecht.

rent a brain GmbH Marie-Curie-Straße 19 73529 Schwäbisch Gmünd Deutschland Tel. +49 (7171) 92792-0 Fax +49 (7171) 92792-88 mail@rent-a-brain.de www.imarc-archiv.de

Der Austausch elektronischer Daten ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessautomatisierung in Unternehmen. Das dafür häufig eingesetzte Format XML unterstützen viele Anwendungen und ERP-Systeme aber nicht.

Hier hilft Compleo for XML und wandelt ERPOutput-Dateien in XML-Streams um.

Symtrax S.A. 226, Rue Georges Besse 30035 Nîmes Cedex 01 Frankreich Tel. +49 (800) 1833838 Fax +49 (800) 1833833 loesungen@eu-symtrax.com www.symtrax.de

IT2 eAkte

yourMail

iMARC

Compleo for XML

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IT und Mittelstand

IT und Mittelstand – Die Anforderungen wandeln sich Der Mittelstand ist ein Macher. Ihm mieren und damit Kosten zu sparen. verdankt Deutschland Wohlstand Mittelständische Unternehmen sind und Wachstum. Die kleinen und mitt- gut beraten, sich eine Lösung zu suleren Unternehmen konzentrieren chen, die genau auf ihre Bedürfnisse sich auf das, was sie gut können: zugeschnitten ist; IT-Dienstleister Auf ihre Kernkompetenzen und auf We r t s ch ö p f ung .

Zur Unterstützung für den einen oder anderen Unternehmensprozess wird zunehmend die Hilfe der IT hinzugezogen – häufig sind es Insellösungen und die Vernetzung untereinander ist, wenn überhaupt, nur mit großem Aufwand möglich. Oder man © Victoria - Fotolia.com muss mangels Angebot auf die abgespeckte Version einer für Groß- stehen vor der Herausforderung, unternehmen entwickelten IT-Lösung genau hinzusehen und Produkte anzugreifen, die das mittelständische zubieten, die ganz nah dran sind am Unternehmen veranlasst, sich der Mittelstand und seinen besonderen vorgegebenen IT anzupassen und Anforderungen. dazu führt, dass das, was es als mittelständisches Unternehmen – oft Mittelstand und IT wachsen immer traditionelle Familienunternehmen – mehr zusammen, die Bereitschaft ausmacht, ganz leicht aus den Augen auf beiden Seiten ist da. Der Mitverloren wird. telstand hat erkannt, dass IT ein guter Partner sein kann, wenn es Dabei ist erfolgreiche Unterneh- darum geht, im Wettbewerb auch mensführung unter den heute auf in Zukunft zu bestehen. Die IT sieht dem globalen Markt herrschenden das mittelständische Unternehmen Bedingungen nur durch den pass- zunehmend als individuelle Größe, genauen und effizienten Einsatz die auch als solche behandelt wird. von IT, Internet und Kommunikation Bedarfsgerecht entwickelte IT-Lösunmöglich. IT hilft, Prozesse zu opti- gen und -Leistungen können einfach,

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schnell und ohne großes Fachwissen in die Geschäftsmodelle kleiner und mittlerer Unternehmen eingebaut werden. Nicht nur Open-SourceLösungen bilden die individuellen Kerngeschäftsprozesse dieser Unternehmen so ab, wie sie sind.

Randprozessen wie Wissensmanagement oder Kommunikation in all ihren Ausprägungen wird vermehrt Aufmerksamkeit gewidmet – eine große Chance für das mittelständische Unternehmen der Zukunft.

Das World Wide Web ist treibende Kraft und gleichzeitig Lösung für viele bestehende Aufgabenstellungen.

Es garantiert dem Mittelstand Mobilität, Beweglichkeit und die Möglichkeit, mit der sich immer stärker beschleunigenden Entwicklung Schritt zu halten, während beispielsweise Cloud Computing gleichzeitig die Aufwände für das IT-System im kleinen oder mittleren Unternehmen minimiert.

IT und Mittelstand, Mittelstand und IT – starke Partner, wenn sie sich aufeinander einlassen. Ein Mittelstand, der sich weiterentwickeln möchte, wird nicht auf IT verzichten können, aber passen muss sie, zu ihm und seinen Anforderungen.

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IT-Lösungen für den Mittelstand gesucht!

Bewerben Sie sich jetzt für den INNOVATIONSPREIS-IT 2013!

Ist Ihre IT-Lösung: innovativ mittelstandsgeeignet zukunftsorientiert Dann nichts wie los – das Bewerbungsverfahren ist eröffnet. www.innovationspreis-it.de/bewerbung

Mittelstand. Innovation. Zukunft.