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Greenax – Next Generation ERP für den Handel – Umsetzung innovativer Business-Konzepte auf aktueller Technologie-Basis

Redaktion: Michael Wockenfuß, SoftM AG Peter Herzog, Bison Schweiz AG Christian Glas, PAC

Greenax - Next Generation ERP für den Handel

Inhalt

VORBEMERKUNG............................................................................3 EINFÜHRUNG...................................................................................4 ANFORDERUNGEN AN EIN MODERNES ERP-SYSTEM FÜR DEN HANDEL...........................................................................................6 1. Plattform-Unabhängigkeit ............................................................6 2. Internet-Architektur .....................................................................7 3. Flexibilität...................................................................................9 4. Integration................................................................................ 11 5. Sicherheit................................................................................. 13 6. Ergonomie................................................................................ 14 7. Performance............................................................................. 16 8. Referenzmodelle ....................................................................... 18 9. Investitionssicherheit................................................................ 19 RESÜMEE...................................................................................... 21

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VORBEMERKUNG In den vergangenen Jahren haben sich ERP-Systeme zum Rückgrat vieler Unternehmen entwickelt. Geschäftskritische Applikationen verbinden fast

alle

Unternehmensaktivitäten und -bereiche und sind längst über die Standardfunktionalitäten der ERP-Anfänge wie

beispielsweise Finanzbuchhaltung und Personalwesen

herausgewachsen. Themen wie Warenwirtschaft, SCM, BI und CRM, sowie selbstverständlich auch vertikale Funktionalitäten spielen eine immer größere Rolle in der ERP-Landschaft. ERP-Systeme bilden daher für Unternehmen eine wesentliche Grundlage dafür, Prozesse steuern, Effizienz steigern und Kosten senken zu können.

Anlässlich der Einführung der neuen ERP-Lösung „Greenax“ beauftragten SoftM und Bison das unabhängige Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) mit der Erstellung dieses White Papers, das dem Leser einen kompakten Einblick in die Anforderungen mittelständischer Handelsunternehmen an eine ERP-Lösung aus objektiver, neutraler Sicht vermitteln soll.

Das White Paper wurde von SoftM, Bison

und Pierre Audoin Consultants

(PAC) gemeinsam verfasst. Dabei arbeitete PAC die Anforderungen eines modernen Handelsunternehmens an eine ERP-Lösung heraus, SoftM und Bison antworteten auf diese Herausforderungen mit Detail-Informationen über die neue ERP-Lösung Greenax.

Das Ziel dieses White Papers ist es, diese Anforderungen an Funktionalität und Technologie auch für Leser außerhalb der IT-Abteilungen darzustellen. Mit dem White Paper wird Handelsunternehmen ein Katalog wichtiger Kriterien zur Auswahl eines ERPProdukts an die Hand gegeben. IT-Anforderungen werden hier aus betriebswirtschaftlicher Sicht formuliert, was bedeutet, dass IT als Mittel zur Erreichung von Geschäftszielen und nicht als Selbstzweck dargestellt wird.

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EINFÜHRUNG Handelsunternehmen haben mit einer Vielzahl von Herausforderungen zu kämpfen.

Sicherlich macht ein gutes ERP-System nicht automatisch ein erfolgreiches Unternehmen.

Ohne die notwendige Unterstützung der IT, insbesondere der Prozessunterstützung durch ein modernes ERP-System, ist es jedoch in der heutigen Zeit nicht möglich, erfolgreich auf die Herausforderungen von Markt und Wettbewerb zu reagieren.

Strategien und Prozesse zeichnen sich heute durch zunehmende Flexibilität aus.

Besonders im Handel steigt die Komplexität der Geschäftsprozesse stetig: Unterschiedlichste Artikel, Sortimentsvielfalt, Saisonalität, die wachsende Individualisierung der Kunden und ständig neue gesetzliche Regelungen erfordern eine hohe Veränderbarkeit, Anpassungsfähigkeit und somit die Flexibilität eines ERP-Systems.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist Integrationsfähigkeit. Durch Integration von Daten und Prozessen wird der Informationsfluss beschleunigt und Prozesse können automatisiert und heterogene IT-Landschaften konsolidiert werden. Integrationsfähigkeit und Flexibilität in der Prozessgestaltung spielen aber auch aufgrund fortschreitender Globalisierung im Handelssektor eine entscheidende Rolle. Ein Unternehmen in der Branche betrachtet längst nicht mehr nur sich allein. Prozesse machen nicht vor Unternehmensgrenzen halt. Besonders im Handel steht z.B. zunehmend Global Sourcing auf der Tagesordnung und neue Lieferanten müssen schnell integriert werden können. Der Handel hat in den letzten Jahren reagiert und im Sinne von Efficient Consumer Response (ECR) Standards wie z.B. EAN128 und SINFOS geschaffen, um die Lieferanten-Handels-Beziehungen zu optimieren. Zur Umsetzung dieser Strategien bedarf es moderner offener Technologien sowie innovativer Tools für die Daten- und Prozess-Integration.

Nicht nur externe Kooperation (mit Zulieferern, Partnern, Kunden), sondern auch die interne Zusammenarbeit (Zentrale-Filialen-Lager) ist für nachhaltigen Erfolg von Bedeutung. Gleichzeitig wird auch Mobilität (z.B. Web-Fähigkeit) immer wichtiger, da diese die Geschwindigkeit des Informationsflusses erhöht und Daten zeitnah und am Ort des Geschehens verfügbar macht. Die Service-Qualität steigt und Kooperationen mit Lieferanten und Partnern können intensiviert werden. Ein innovatives ERP-System von heute sollte eine Organisation fit für die Lösung der Anforderungen von morgen machen und die Nachhaltigkeit des geschäftlichen Erfolgs sichern.

Nachhaltigkeit ist auch im Hinblick auf das ERP-System sehr bedeutend. Die Investition in ein ERP-System ist immer eine langfristige Investition, da gerade im Handel die

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durchschnittliche Nutzungsdauer eines ERP-Systems sehr hoch ist. Deshalb ist das Thema Investitionssicherheit von großer Bedeutung. Dies bezieht sich sowohl auf die Zukunftsfähigkeit der Technologie als auch auf die Produkt-Roadmap und die Stabilität des Anbieters.

Das Greenax-Konzept: Integration, Offenheit, Prozessorientierung, InternetFähigkeit Die Summe der hier genannten Anforderungen ist nur mit einem komplett neu konzipierten ERP-Produkt für den Handel zu erfüllen. Zwar lässt sich auch ein herkömmliches ERPSystem öffnen, integrieren, mit Workflows ausstatten und modernisieren, doch gibt es hierbei Grenzen. So lassen sich Schnittstellen ab einer bestimmten Anzahl kaum mehr managen und Veränderungen der Geschäftsprozesse und -modelle können aufwändige Programmierung nach sich ziehen. Im deutlichen Kontrast zu herkömmlichen Systemen verbindet Greenax die folgenden Konzepte: •

Integrationsplattform (für Daten, Prozesse, Systeme, Abteilungen, Unternehmen, Portale);

•

Offenheit (für Standards, Neuerungen, Komponenten) und serviceorientierte Architektur (SOA) auf Basis von J2EE;

•

Prozessorientierung (Kombinierbarkeit der Funktionskomponenten, Workflows) ergänzend zur Funktionsorientierung;

•

Internet-Fähigkeit (Zugang zum System an jedem Ort zu jeder Zeit, standortübergreifende Zusammenarbeit);

•

Modernste und überall verfügbare Ergonomie auf Basis von Web und Rich Clients;

•

Plattform-Neutralität in Bezug auf Hardware, Betriebssysteme, Datenbanken.

Greenax entspricht mit diesem umfassenden Ansatz den Zielsetzungen der Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit. Es spielt keine Rolle, wie sich die Geschäftsprozesse entwickeln, welche Kooperationen ein Unternehmen eingeht und wie sich die Firmenorganisation durch Fusionen, Aufkäufe und Verkäufe von Unternehmen verändert, Greenax bleibt aktuell, integrierend und integrierbar, service- und prozessorientiert. Wie das Greenax-Konzept im Einzelnen umgesetzt wird, zeigen die folgenden Abschnitte.

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ANFORDERUNGEN AN EIN MODERNES ERP-SYSTEM FÜR DEN HANDEL 1. Plattform-Unabhängigkeit Für ERP-Hersteller ist es notwendig, ihren Kunden Plattform-Wahlfreiheit zu gewährleisten. Aufgrund der Dominanz von Altsystemen, die über Jahre hinweg gewachsen sind, prägt System-Heterogeneität die IT-Landschaft des typischen Handelsunternehmens. Deswegen ist die Plattform-Unabhängigkeit einer ERP-Lösung ein wesentlicher Baustein, um die bisherigen IT-Investitionen eines Kunden zu schützen und damit auch seinen Anforderungen entsprechen zu können. Dies bedeutet letztlich die Unterstützung von marktüblicher Hardware sowie verschiedener Betriebssysteme. O b Unix, MS Windows, Linux oder OS 400, der Kunde sollte die freie Wahl haben, insbesondere im Mittelstand. Nicht zuletzt gewinnt Linux im Handel immer mehr an Bedeutung, da diese Plattform deutliche Kostenvorteile gegenüber anderen Systemen bringt. Was für Hardware und Betriebssysteme gilt, trifft auch auf Datenbanken, sei es nun Oracle, DB2 oder MS-SQL Server, zu.

Die IT wird zunehmend als Service gesehen. Deshalb ist es erforderlich, dass ein ERPSystem an den Bedarf des jeweiligen Users angepasst ist. Ob Fachkräfte bei der Kommissionierung im Lager, Manager oder Außendienstmitarbeiter, für sie alle sollte die Information zu jeder Zeit abrufbar sein, vom Client oder via Browser. In der Tat geht der Trend hin zu „Managed-Client“-ERP-Systemen, die Rich Client und Web Client unterstützen.

Greenax: Wahlmöglichkeiten bei Servern, Datenbanken, Clients Greenax ist „pure JAVA“, basiert auf dem J2EE-Standard und ist damit per se plattformunabhängig. Das neue ERP-Produkt unterstützt serverseitig bekannte Betriebssysteme wie MS Windows und Linux. Bei Datenbanken kann der GreenaxAnwender zwischen Oracle, DB2 und MS-SQL-Server wählen. Investitionen in Greenax bleiben langfristig erhalten, auch nach einem Wechsel von Betriebssystem, Server oder Datenbank, denn die Systemkonfiguration erfolgt in einem eigenen Repository auf Meta-Daten-Ebene. Gerade Handelsunternehmen benötigen ein breites Spektrum an Frontends (Thin Client, Rich Client, Touchscreens, Kassensysteme, mobile Geräte), um etwa in der Auftragserfassung vor Ort, in der Lagerverwaltung und

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Kommissionierung oder in Verkaufsräumen optimal arbeiten zu können. Die GreenaxEntwicklungsumgebung unterstützt zentral das User-Interface-Design für Rich Clients ebenso wie für Web Clients.

2. Internet-Architektur Das Internet dient mehr und mehr als Medium für die Ausführung kritischer Transaktionen.

Kundenzufriedenheit wird unter anderem daran gemessen, wie schnell und akkurat Informationen bzw. Produkte geliefert werden. In diesem Zusammenhang wird heute Themen wie Transparenz und Visibilität in der Supply Chain, und zwar unabhängig von Ort und Zeit, große Bedeutung beigemessen. Der schnelle Zugriff auf Informationen und Datenaustausch via Marktplätze, Portale, WebEDI und Portal-Shop-Technologie ist inzwischen ein Muss für jeden, der wettbewerbsfähig bleiben will. Gerade für ERPLösungen ist Internet-Fähigkeit heute eine essentielle Anforderung. Nicht zuletzt müssen internetbasierte Lösungen auch Administrator-Aufgaben wie Rollen-Verteilung, Vergabe von Zugriffsrechten, und deren Verwaltung innerhalb des ERP-Systems erlauben.

Gerade im Mittelstand, wo IT-Kapazitäten begrenzt sind, können so gewaltige Einsparungen erzielt werden, vor allem im Hinblick auf eine immer stärkere Dezentralisierung der Beschaffungs- und Absatzmärkte. Um sicherzustellen, dass die ERP-Architektur internetfähig ist, sollte eine moderne ERP-Lösung TCP/IP- und XMLStandards ebenso wie Web Services unterstützen. Dennoch reicht für Applikationen Internet-Fähigkeit allein nicht aus, da es dem Internet an Zuverlässigkeit und Sicherheit mangelt. Daher benötigen User ERP-Lösungen, die diesen Schwächen mit einer durchdachten Internet-Architektur und entsprechenden Sicherheitsfunktionen Rechnung tragen.

In diesem Zusammenhang sollte das Thema Bandbreiten Erwähnung finden. Noch immer haben viele Internet-User mit geringen Brandbreiten zu kämpfen, gerade wenn sie von zu Hause aus oder von unterwegs auf ein ERP-System zugreifen wollen. Aus diesem Grund sollte das übertragene Datenvolumen im Internet so gering wie möglich sein, um eine angemessene Response-Zeit, auch bei niedrigen Bandbreiten zu gewährleisten.

Greenax: Internet-Architektur und optimierter Datentransfer Greenax basiert auf der J2EE-Architektur, bietet den Zugriff via http/https und sichert das ERP-System über Firewalls ab. Den Usern bietet Greenax Zugriff via Internet mit

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Hilfe eines beliebigen aktuellen Standard-Browsers. Greenax unterstützt die Administration von Rollen und Zugriffsrechten. So kann jeder User im Rahmen seiner Berechtigungen an jedem beliebigen Ort mit Internetanschluss und 24 Stunden am Tag mit Greenax arbeiten, zum Beispiel Informationen über Produkte abrufen und Aufträge erfassen – auch dafür genügt ein Browser.

Der aktuelle Zustand eines Benutzers ist persistent gespeichert, dadurch weiß der Server immer, wo sich ein User im Prozess befindet, und kann nach einer Kommunikationsunterbrechung dort wieder ansetzen. Der User fängt an der Stelle im Prozess wieder an, wo er das System verlassen hat.

Auch bei geringer Bandbreite der Internet-Verbindung, beispielsweise in ländlichen Gebieten, ist die Arbeit mit Greenax über das Netz kein Problem. Der Bedarf an Bandbreite ist aufgrund eines optimierten Datentransfers und Komprimierung minimal.

Eine innovative Software-Architektur bildet die Basis von Greenax.

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3. Flexibilität Noch nie haben sich die wirtschaftlichen Anforderungen an ein Unternehmen, insbesondere im Handel, so rasant verändert wie

heute. Änderungen der

Kundenbedürfnisse, des Wettbewerbsumfelds, des Lieferanten- oder Partnerumfelds stellen Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Dementsprechend ist die Gültigkeit einer Geschäftsstrategie und umso mehr der IT-Strategie wesentlich kürzer als noch vor ein paar Jahren. Diese Entwicklung wird sich eher noch beschleunigen, weshalb Handelsunternehmen in der Lage sein müssen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Folglich sollte eine ERP-Lösung die Flexibilität eines Unternehmens erhöhen.

Flexibilität eines ERP-Systems beschreibt im Kern die Möglichkeit, Prozesse und deren IT-Unterstützung schnell und effizient optimieren zu können, indem Veränderungen am System vorgenommen werden. Hier geht es um Themen wie Erweiterbarkeit, Anpassungsfähigkeit (Customising), Skalierbarkeit, Offenheit, Integrationsfähigkeit, wobei die Release-Fähigkeit des Systems nicht darunter leiden darf. WorkflowIntegration und -Modellierung sind ebenfalls wichtige Themen in diesem Umfeld.

Greenax: Flexibilität auf allen Ebenen Die Internetfähigkeit, die Prozessorientierung, die gesamte Konfigurationsfähigkeit sowie das Konzept des „Data Integrator“ garantieren, dass Greenax-Anwender rasch auf Änderungen im Lieferanten-, Kunden-, Partner- und Wettbewerbsumfeld reagieren können. Der Informationsaustausch mit Geschäftspartnern erfolgt im Dialog via Internetzugriff und auf Datenebene sorgt der Data Integrator dafür, dass Daten und Geschäftsdokumente ohne Probleme ausgetauscht werden können.

Bei der Änderung von Geschäftsprozessen bietet Greenax ein umfangreiches Instrumentarium, um die Abläufe neuen Gegebenheiten anzupassen. Die Basis bildet die serviceorientierte Architektur (SOA), durch die Funktionen als Services zur Verfügung gestellt werden. Greenax unterscheidet in seiner Anwendungs-Architektur konsequent zwischen Funktionalität und Prozessdefinition. So stehen die Funktionen, z.B. eine Preisberechnung, als Services im gesamten System zur Verfügung und können mit entsprechenden Definitionen in den jeweiligen Prozess eingebettet werden, eine Preisberechnung z.B. in einen Vertriebsprozess. Mit dem Workflow Designer werden die Prozesse modelliert und über die Workflow Engine zum Ablauf gebracht.

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Über die Funktionen für Business Process Management kann ein

neuer

Geschäftsprozess mit allen definierten Regeln, Rollen und Routen sofort laufen, es ist keine Programmierarbeit erforderlich. Sogar firmenübergreifende Workflows lassen sich auf diesem Wege modellieren und in Kraft setzen. Schneller und komfortabler lässt sich die IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen nicht realisieren.

Auf lange Sicht wird die Flexibilität des Anwenderunternehmens durch die „Workbench“ sichergestellt, die ein individuelles releasefähiges Customizing der Greenax-Anwendung ermöglicht. In ihr sind die Referenzmodelle hinterlegt. Sie stellen eine besondere Konfiguration des Standards dar, die auf eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Kunden abgestimmt ist und in sich konsistente, releasefähige Standardvarianten bildet.

Die Konfiguration von Prozessen, Benutzeroberflächen, Regelwerken, Selektionen, Auswertungen, Vorgabewerten, Prüfungen sowie das Reporting und das gesamte Output-Management bleiben bei einem Release-Wechsel erhalten.

Durch das automatisierte Release-Handling wird die Individualisierung nicht zum Hemmschuh der technologischen Modernisierung. Das Unternehmen kann daher laufend und problemlos von technologischen und funktionalen Entwicklungen profitieren, ohne seine konfigurierte Individualität zu verlieren. Der Anpassungs- und Wartungsaufwand erhöht sich dadurch nicht. Greenax durchbricht im Interesse der Anwender die Faustregel: Je mehr Individualisierung einer Installation, desto komplizierter und aufwändiger der Release-Wechsel. Für Greenax-Anwender gilt eine andere Regel: Individualisierung und Weiterentwicklung sind zwei Seiten derselben Medaille.

Workflow Designer: Die grafische Modellierung verbunden mit einer leistungsfähigen Workflow Engine ermöglicht eine schnelle Umsetzung von Geschäftsabläufen in Workflows.

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4. Integration Die Integrationsfähigkeit stellt einen besonders kritischen Erfolgsfaktor dar. Aufgrund des heute und zukünftig hohen Bedarfs an Kollaboration mit Partnern und Kunden, der zunehmenden Nutzung mobiler Endgeräte sowohl im Shop als auch im Lager, dem Trend zur Vertikalisierung und der immer engeren Integration und Vernetzung der Supply Chains ist es absolut erforderlich, dass moderne ERP-Lösungen entsprechende Komponenten zur Integration enthalten, also EAI-Fähigkeiten aufweisen. Über die Internet-Fähigkeit hinaus müssen ERP-Lösungen auch bestimmte Standards wie Web Services unterstützen können. Mit entsprechenden Konnektoren, Web-ServicesFähigkeiten und einer offenen und standardbasierten Technologie-Plattform wird sichergestellt, dass Anwendungen (Drittsysteme etwa für Zeiterfassung oder Kassen, MS Office, Altsysteme) innerhalb und außerhalb des Unternehmens miteinander kommunizieren können, aber auch dass sich die künftige serviceorientierte Architektur“ (SOA) einführen lässt. Auch wenn sich die SOA-Technologie noch in einem Frühstadium befindet, ist von der Durchsetzung dieser Architektur auszugehen, gerade im Handel, wo Schnelligkeit und Flexibilität entscheidende Erfolgsfaktoren darstellen.

Nicht zuletzt sind Investitionen im Handel sehr zukunftsorientiert, weshalb es auch Aufgabe eines ERP-Herstellers ist, den Handel in seiner durch permanent neue Anforderungen geprägten IT-Strategie zu begleiten.

Greenax: Integration ohne Kostenexplosion Greenax ist maßgeschneidert für Unternehmen, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten und in Supply Networks eingebettet sind. So bietet die J2EE-Architektur direkt Kommunikationsmöglichkeiten (beispielsweise JMS), welche innerhalb der GreenaxTechnologie gezielt angewandt werden.

Zur Integration von Softwaresystemen – auch über Firmengrenzen hinweg – bietet Greenax ein zukunftsweisendes Konzept. Während bei der bisherigen Integration im ERP-Bereich bei mehreren Systemen eine große Zahl von Schnittstellen entsteht, steuert Greenax den Datenaustausch zwischen Systemen und Prozessen auf Basis einer entkoppelten message-basierten Architektur (disconnected message based architecture). Der Data Integrator mit dem „Integration Server“ fungiert als Drehscheibe im Integrationsprozess und verbindet dabei verschiedene Dienste im Inter-, Intra- und Extranet. Neu ist, dass Geschäftsobjekte wie Kundendaten, Aufträge, Lieferantennotizen in eine allgemein gültige Form umgewandelt werden: das „standardisierte Business-

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Dokument“ (SBD). Damit existiert eine saubere, einheitliche Grundlage für die Umwandlung der Daten in beliebige Zielformate. Konnektoren sorgen für den Zugang zu Datenbanken und File-Systemen, Adaptoren darauf aufbauend für die Verbindung zu Quell- und Zielsystemen. Der Data Integrator ist damit die Kommunikationszentrale, die nicht nur Portale, Websites und Marktplätze mit dem ERP-System und Datenbanken verknüpft, sondern auch ERP-Systeme der Partner, Logistiksysteme und BusinessIntelligence-Systeme. Der enorme Vorteil dieses Integrationskonzepts: Auch bei steigender Anzahl der vernetzten Systeme bleibt die Anzahl der Schnittstellen überschaubar. Es kommt mit der Vermehrung der Systeme nicht zu einer exponentiellen Vermehrung der Schnittstellen und Wartungskosten. Greenax bietet eine neu konzipierte, rationelle und in den Kosten überschaubare Integration.

Zum Thema Web Services und SOA: Sämtliche Adaptoren des Data Integrators können mit einem Web-Service-Interface ausgestattet werden. Dies bedeutet, dass ein „Data Integrator Reader“ oder „Data Integrator Writer“ einen Web Service entweder aufrufen (Reader) kann oder als Web Service aufgerufen (Writer) wird. Gerade im Handel bietet der Einsatz dieser Web Services den Nutzen, dass Informationen online ausgetauscht werden können und dadurch die Reaktionsfähigkeit gesteigert wird.

Integrierte EAI-Technologie: Data Integrator.

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5. Sicherheit Bei ERP-Lösungen wird Sicherheit vor allem aus betriebswirtschaftlicher Sicht eines Unternehmens betrachtet. Denn letztendlich soll das System vor

allem

Geschäftsprozesse erleichtern, Effizienz steigern und somit Kosten senken. Dabei ist Stabilität, also Wiederanlauf-Sicherheit, unabdingbar. Nach Unterbrechungen sollte jeder User dort weitermachen können, wo er aufgehört hat, selbstverständlich unabhängig vom Zugriffsort.

Das Thema Prozess-Sicherheit hat ebenfalls herausragende Bedeutung. Das ERPSystem muss dem Nutzer einen bestimmten Prozess vorgeben, den dieser nicht umgehen darf. Es sollte für den Nutzer aber auch die Möglichkeit bestehen, einzelne Teile eines Prozesses in vorgegebenen Grenzen flexibel, seinen eigenen Bedürfnissen entsprechend zu gestalten.

Das Thema Compliance, vor allem im Zusammenhang mit Basel II, spielt für den Mittelstand eine außerordentlich bedeutende Rolle. Neben dem zusätzlichen Bedarf an Datenanalyse sind hier der Bereich Sicherheit und eben auch IT-Sicherheit sehr wichtig.

Vor allem der Schutz vor dem Zugriff Unbefugter auf geschäftskritische Daten wird zu einem wichtigen Kriterium. Vor diesem Hintergrund gewinnt eine effektive User- und Rechte-Verwaltung innerhalb eines ERP-Systems an Bedeutung.

Greenax: Integration in ein umfassendes Sicherheitskonzept Handelsunternehmen benötigen heute ein umfassendes Konzept für ein kontinuierliches Risiko- und Sicherheits-Management, das je nach individuellem Bedarf vom FirewallManagement (Intrusion-Detection-Systeme) bis zu „Security for Mobility“ reichen kann.

Der Trend geht heute dahin, die verschiedenen Sicherheitsanforderungen eines Unternehmens unabhängig von konkreten Anwendungen zu erfüllen, unter anderem durch Virtual Private Networks (VPN) oder Continuous Data Protection (CDP) .

Greenax

bietet

im

Kontext

eines

umfassenden,

auf

die

individuellen

Unternehmensanforderungen zugeschnittenen Sicherheitskonzepte einige wichtige, um nicht zu sagen unverzichtbare Bausteine: Neben dem Zugang zum ERP-System über Benutzername und Passwort können Anwenderunternehmen die in Zukunft eine große Rolle spielende Digitale Signatur (public and private key) nutzen.

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Die bei ERP-Systemen geforderte Stabilität und „Wiederanlaufsicherheit“ ist bei Greenax in vollem Umfang gewährleistet. Jede Aktivität eines Prozesses ist eine in sich geschlossene Transaktion. Zusätzlich können mehrere Transaktionen zu einer logischen Transaktion zusammengefasst werden, um Datenkonsistenz zu gewährleisten. Alle User-Interaktionen werden persistent aufgezeichnet. Dies ermöglicht das Aufsetzen nach einem Systemabsturz oder auch nach einer Abmeldung vom System – exakt an dem Ort, an dem das System verlassen wurde. Dabei spielt es keine Rolle, von welchem Client zugegriffen wird, ob über Web oder Rich Client. Ähnliches gilt für ProzessSicherheit. Da in Greenax jede User-Interaktion durch einen Workflow gesteuert wird und jeder Workflow im Sinne der Prozesslandschaft eines Unternehmens konfiguriert werden kann, hat das Anwenderunternehmen die Garantie, dass Tätigkeiten anhand der definierten Prozesse ausgeführt werden.

Zum Thema Compliance: Der Entwicklungsprozess von Greenax unterliegt einem Audit, das von Ernst & Young durchgeführt wird.

Sicherheitsaspekte von Web Services sind außerordentlich vielschichtig: Das Konzept von Greenax reicht hier von „Authentification“ und „Authorization“ über „Integrity“ und „Privacy“ bis hin zu Verbindlichkeit und „Auditing“ (Auslesbarkeit, wer wann auf welchen Web Service zugegriffen hat).

6. Ergonomie Eine intuitive, einfache und schnelle Bedienbarkeit sowie der Mehrwert des Systems müssen für den User auf den ersten Blick erkennbar sein. Dadurch sinken Schulungsaufwand und Produktionsausfall, während gleichzeitig die Motivation der User steigt, das neue System und all seine Funktionen zu nutzen.

Im Zusammenhang mit Ergonomie muss auch das Thema Personalisierbarkeit eines ERP-Systems betrachtet werden, wobei verschiedene Ebenen wesentlich sind: Entsprechend Funktion sollten Rollen-Profile definiert werden, welche gegebenenfalls noch vereinzelt durch den Administrator angepasst werden können. Außerdem sollte auch der einzelne User ohne Hilfe des Administrators bis zu einem vordefinierten Level seine Systemoberfläche nach eigenen Präferenzen schnell und vor allem einfach und intuitiv anpassen können.

Häufig außer Acht gelassen wird, dass Ergonomie eine stark subjektive und individuelle Komponente besitzt, die von jedem User anders wahrgenommen wird. So wird häufig

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Ergonomie mit einfacher Bedienbarkeit (meist mit der Maus) in Verbindung mit aussagekräftigen Grafiken gleichgesetzt, was auch oft auf sporadische Nutzer zutrifft.

Für so genannte „Power User“, also User, die permanent mit dem ERP-System arbeiten, steht allerdings das Kriterium Schnelligkeit im Vordergrund, da diese das System bereits in- und auswendig kennen. Diese User bevorzugen häufig die ausschließliche Bedienung mit der Tastatur, was zwar gewöhnungsbedürftig, aber wesentlich schneller als eine mausgestützte Bedienung ist. Ein gutes ERP-System sollte so flexibel sein, dass es immer beiden Nutzer-Typen genügt.

Greenax: Benutzerfreundlichkeit für Power User und intuitiv arbeitende Anwender Greenax lässt sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. Der Rich Client ist für den Power User die effiziente Oberfläche: Tastatursteuerung und „ShortKeys“ sind gleichbedeutend mit rascher Arbeit. Unternehmen mit einem raschen Mitarbeiterwechsel – im Handel zum Teil nichts Ungewöhnliches – müssen die Beschäftigten nicht lange in der Bedienung kryptischer Befehle schulen, denn die intuitive Bedienung mit der Maus ist jederzeit möglich. Wer länger dabei ist und schneller arbeiten will, kann sich selbst langsam zum Power User fortbilden. Schulung ist hierfür nicht erforderlich.

Als prozessorientierte ERP-Software mit ausgeprägter Workflow-Funktionalität bietet Greenax dem Benutzer die Möglichkeit, Workflows direkt aufzurufen. Des Weiteren kann der Benutzer sich durch den Strukturbaum von Greeanax navigieren oder seine individuellen Prozesse und Anwendungen als Favoriten im Navigationsbaum hinterlegen. Dabei können Favoriten bis auf Objektebene (z.B. ein bestimmter Vorgang, Kunde, Auftrag, eine Reklamation, etc.) definiert werden. Die Greenax-URL ermöglicht es, durch Eingabe von Begriffen direkt in die gewünschte Anwendung zu gelangen. Gibt der User beispielsweise „Kunde“, „Cus“, „Client“ oder „Customer“ ein, so landet er direkt in der Kundenverwaltung. Dadurch wird der Umgang mit Business-Objekten intuitiv. Je nachdem, ob ein qualitatives Geschäft oder ein Massengeschäft verarbeitet werden soll, stehen entsprechende User-Interface-Komponenten zur Verfügung, welche die Datenerfassung in Tabellen oder Formularen zulassen.

Der Rich Client orientiert sich im „Look & Feel“ an den Einstellungen des ClientBetriebssystems und fügt sich so ergonomisch ins bekannte Arbeitsumfeld des Benutzers ein. Zusätzlich kann das lokale „Skin“ durch den User verändert werden.

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Ähnliches gilt für die Browser-Konfiguration, die jeder User für seine Zwecke nach eigenem Belieben vornehmen kann.

Spider GUI – neue Möglichkeiten der Datenpräsentation (Scalable Vector Graphics).

7. Performance In Branchen, wo Marktanforderungen besonders schnelllebig sind, wie im Handel, kommt einer kurzen Reaktionsgeschwindigkeit entscheidende Bedeutung zu. Die zeitnahe Verfügbarkeit relevanter Informationen (Real-Time-Enterprise) stellt eine unerlässliche Voraussetzung

dafür

dar.

Ein

schneller

Überblick

über

aktuelle

Unternehmenskennzahlen, aber auch kurze Antwortzeiten gegenüber Lieferanten und Kunden sind unabdingbar. Auch dürfen bei

Auftragsspitzen beispielsweise

Antwortzeiten eines ERP-Systems die alltäglichen Arbeitsabläufe nicht beeinträchtigen, denn insbesondere die Schnelligkeit eines Systems hat einen immensen Einfluss auf die Nutzerakzeptanz.

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Langfristig ist eine exzellente Performance durch Skalierbarkeit zu gewährleisten – und zwar Skalierbarkeit sowohl bezogen auf eine steigende Nutzerzahl als auch auf komplexere Prozesse und Datenabfragen. Dieser Aspekt wird besonders wichtig im Hinblick auf die zukünftige Nutzung von RFID-Technologien, welche zu einer starken Erhöhung der zu verarbeitenden Datenmengen führen werden.

Ein performantes ERP-System steigert aber nicht nur die Effizienz der Abläufe, sondern benötigt auch geringere Hardware-Ressourcen, was IT-Kosten senkt.

Greenax: Getestete Performance Performance-Aspekte haben beim System-Design von Greenax eine zentrale Rolle gespielt. Im Zuge des Entwicklungsprozesses wird die Performance permanent überprüft und optimiert. Durch Autotesting werden jede Nacht automatisch Massentests an den entwickelten Prototypen verarbeitet. Damit behalten die Entwickler die PerformanceWerte sowohl beim Server wie auch auf den Clients im Blick.

Zu einer erstklassigen Performance trägt nicht zuletzt die 3-Tier-Architektur von Greenax bei. Alle Schichten können – insbesondere bei hohen Anforderungen an die GesamtPerformance – auf dedizierten und optimierten Systemen zum Laufen gebracht werden.

Jede Schicht kann getrennt für sich konfiguriert werden. Auch dadurch lassen sich die Response-Zeiten minimieren.

Greenax sorgt generell für minimale Datenübertragung vom Server zum Client. Bei WebAnwendungen hängt die Performance stark von den eingesetzten Systemen (Browser, Rechner) und der Bandbreite des Internet-Anschlusses ab. Dank Eclipse-Rich-ClientPlatform (Eclipse RCP) wird heute beim Einsatz von

Rich Clients in den

Anwenderunternehmen ein sehr performantes Antwortverhalten erzielt.

Bei der Skalierbarkeit des ERP-Systems kommt es in erster Linie auf die Skalierbarkeit der Plattform an. Da Greenax plattformunabhängig ist, hat der Anwender jederzeit die Option, die Skalierbarkeit durch den Wechsel von einer (nicht ausbaufähigen) Plattform, die an ihre Grenzen stößt, zu einer skalierbaren Plattform zu erhöhen. Auch mögliche Probleme mit einer erhöhten Menge zu verarbeitender Daten lassen sich auf diesem Wege lösen. Dieser Aspekt kann z.B. bei massiver Nutzung von RFID-Technologie wichtig werden.

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8. Referenzmodelle Der Trend zur Einführung von Standardsoftware setzt sich fort. In diesem Zusammenhang ist ein modularer Aufbau notwendig, der sich an den individuellen Geschäftsprozessen eines Handelsunternehmens schnell und flexibel ausrichtet, da diese Branche sehr heterogen ist: Je nach Zielgruppe (Großhandel oder Einzelhandel) bzw. Sortiment können die vertikalen Prozesse deutlich divergieren. Im Großhandel zum Beispiel werden Themen wie Kundenbindung zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Aufgrund der sehr mittelständischen Struktur dieses Marktes müssen ERP-Lösungen integrierte CRM- und BI-Funktionalitäten anbieten. Auch der Einzelhandel ist alles andere als eine homogene Branche: Während beispielsweise bei Handelskooperationen vor allem der zentrale Einkauf eine große Bedeutung hat, ist die Rückverfolgbarkeit der Waren eines der wichtigsten Themen im Lebensmittel- oder Pharmahandel.

Aus diesem Grund müssen ERP-Systeme alle relevanten vertikalen Funktionen standardmäßig anbieten, selbstverständlich ohne die individuelle Anpassbarkeit auf die Kundenbedürfnisse zu vernachlässigen, da jedes Unternehmen ein einzigartiges Gebilde ist und daher ganz individuelle Anforderungen an eine Software hat. Gerade aber der mittelständische Handel erwartet auch Referenzmodelle für spezifische Ausprägungen des Handels (Subbranchen), damit nicht jeder Prozess von Null auf neu definiert und in der Software abgebildet werden muss. So hat der Anwender die Wahl, die standardmäßig vorgegebenen Prozesse zu nutzen oder sie an eigene Bedürfnisse anzupassen.

Greenax: Releasefähige Referenzmodelle Greenax kommt bereits mit verschiedenen Referenzmodellen auf den Markt, wie z.B. für den Großhandel, insbesondere den Konsumgüter-, Verbrauchs- und Gebrauchsgütersowie den Agrar-Großhandel.

Referenzmodelle lassen sich durch die Konfiguration von Funktionen in Greenax erstellen. Ein Referenzmodell entspricht einer

vorkonfektionierten Lösung.

Referenzmodelle sind Vererbungen des Standards und unterstützen dadurch auch die Release-Fähigkeit. Bison und SoftM planen, die Zahl der Referenzmodelle zügig zu erhöhen. Generell ist hier anzumerken, dass sich Greenax rasch individualisieren lässt.

Auf Basis der Standard-Referenzmodelle können Kunden-Referenzmodelle erstellt werden. Damit ist das Vorhandensein eines genau passenden StandardReferenzmodells für die Implementierung von Greenax nicht erforderlich.

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Durch die Verbindung aller Module auf der Supply Chain des Handels von CRM, Vertrieb, Distribution, Logistik und Business Intelligence können Kunden durchgängig und ohne Schnittstellen im selben System betreut werden. Dadurch erhöht sich auch die Service-Qualität der Mitarbeiter, weil sie vollständige Informationen und Auswertungen an der Hand haben.

9. Investitionssicherheit Investitionssicherheit ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht für Unternehmen eine der wichtigsten Anforderungen überhaupt. Die Relation von Kosten und Nutzen gewinnt im Handel eine besondere Bedeutung, da die Nutzungszeit eines ERP-Systems hier deutlich länger ist als in anderen Branchen. Bei der Bewertung des Kriteriums haben zwei Aspekte vorrangige Bedeutung: Einerseits geht es um die Eignung des Produkts, andererseits um die Verlässlichkeit und Kompetenz des Anbieters.

Eine ERP-Lösung wächst und verändert sich mit dem Unternehmen. Nur ein ERPSystem, das auf einer zukunftsweisenden Technologie, also auf Standard-Technologie wie z.B. J2EE basiert, kann langfristig durch Flexibilität, Prozessorientierung, PlattformUnabhängigkeit sowie Release-Fähigkeit die Investition schützen. Gleichzeitig sind eine klare Kommunikation des Anbieters in Form einer „Product Roadmap“ sowie eine klare Aussage bezüglich Wartungsverpflichtungen unbedingt notwendig.

Die Stabilität des Anbieters wiederum stellt ebenfalls ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems dar: Wie sieht seine Finanzlage aus? Wie setzt sich das Team zusammen? Speziell der Handel fordert außerdem von einem Anbieter eine hohe Branchenkompetenz sowie Geschäftsprozess- und Integrationserfahrung als unabdingbare Voraussetzung, denn der Kunde kauft nicht nur ein Produkt für heute, sondern auch eine Produktstrategie für morgen.

Greenax, Bison und SoftM Greenax „powered by Bison Solution“ ist ein innovatives Produkt. Die ERP-Software verfügt über eine hochmoderne Technologie-Plattform, die es in dieser Form im Bereich ERP bisher noch nicht gibt. Die Plattform stellt ein offenes System dar und wird evolutionär weiterentwickelt. Die Basis des Produkts Greenax bleibt damit auf lange Sicht zukunftsfähig.

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Die Technologie, die Greenax zugrunde liegt, wurde bereits ausgezeichnet. „Bison Solution“ erhielt sowohl den „Swiss Technology Award“ als auch den Sonderpreis „Informationen Managen“ der Stiftung Vontobel.

Je mehr sich im ERP-Umfeld offene Standards durchsetzen, je mehr Connectivity und Prozessorientierung der ERP-Systeme gefragt sind, je mehr die Anwender individuelle Prozesse in der Software abbilden wollen, desto mehr kommt Greenax in die engere und engste Wahl. Technologisch und funktionell ist Greenax die lange angekündigte, bisher nicht realisierte und nun konsequent umgesetzte komponentenorientierte Alternative zu rein funktionsorientierten und monolithischen ERP-Systemen. Den Anwendern garantiert Greenax ganz neue Handlungsspielräume in einem rasch sich verändernden Umfeld.

Die beiden Software-Anbieter SoftM und Bison verfügen mit einem gemeinsamen Umsatzvolumen von mehr als 100 Mio. Euro, rund 800 Mitarbeitern (Bison: 320, SoftM: 470) sowie insgesamt über 10.000 Software-Installationen über die Finanzkraft, das „Human Capital“ und die Erfahrung, die erforderlich sind, um eine innovative ERPSoftware auf dem Markt einzuführen. Sowohl Bison als auch SoftM verfügen über Kompetenz im Bereich Handel, da beide Unternehmen hier zahlreiche Installationen und erfolgreiche Projekte vorweisen können. Beide Firmen zählen auf ihrem jeweiligen Ursprungsmarkt zu den führenden ERP-Anbietern und zeichnen sich durch finanzielle Prosperität aus. In Greenax fließen über 30 Jahre ERP-Erfahrung mit hoher Kompetenz in Betriebswirtschaft, Technik und Branchenkenntnis ein. Durch diese Erfahrung und durch den besonderen technologischen Ansatz von Greenax können SoftM und Bison ihren Kunden versprechen, immer aktuell zu bleiben – betriebswirtschaftlich, technologisch und ergonomisch. Dies sorgt für die Nachhaltigkeit der Lösung und schützt Kundeninvestitionen.

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Greenax - Next Generation ERP für den Handel

RESÜMEE Handelsunternehmen befinden sich heute in einem rasanten Wandel. Sie stehen vor vielfältigen Herausforderungen, die die Anforderungen an eine moderne ERP-Lösung – das Rückgrat vieler Unternehmen – definieren: Margen sinken, Kosten steigen, Produktlebenszyklen werden kürzer, Kunden individueller, die Komplexität der Geschäftsprozesse steigt und der Handel muss ständig neuen gesetzlichen Regelungen Rechnung tragen.

Vor diesem Hintergrund ist Flexibilität eine Kernanforderung an ein modernes ERPSystem. Das Konzept von Greenax bietet diese notwendige Eigenschaft durch eine klare Prozessorientierung auf Basis einer serviceorientierten Architektur (SOA) und einer durchgängigen Workflow-Integration. Die Möglichkeit, das System über die Workbench an Prozessänderungen anzupassen, erhöht die Fähigkeit des Unternehmens, sich schnell auf veränderte Marktbedingungen einzustellen. Gleichzeitig berücksichtigt das Greenax-Konzept aber auch die besonderen Anforderungen, die speziell Handelsunternehmen an eine Unternehmenssoftware stellen, und eröffnet so die Möglichkeit einer durchgängigen Integration aller Prozesse der Wertschöpfungskette im Handel.

Den ebenfalls wichtigen Anforderungen, P l a t t f o r m - U n a b h ä n g i g k e i t und

Integrationsfähigkeit, wird das Konzept von Greenax gerecht, indem e s auf J2EETechnologie, also auf Standard-Technologie, basiert ist. Damit läuft das System nicht nur server-, sondern auch betriebssystem- und datenbankunabhängig. Zusätzlich bietet Greenax durch sein Integrationskonzept hohe Flexibilität und Offenheit und erleichtert so die Anbindung und Verknüpfung mit anderen Systemen (z.B. Lager, Partner, Shops etc.) bei gleichzeitiger Sicherstellung der Überschaubarkeit der Schnittstellen.

Trotz all der Möglichkeiten zur Individualisierung der Prozesse und Integration externer Systeme garantiert das Greenax-Konzept eine 100-prozentige Release-Fähigkeit, sodass neue Versionen eingespielt werden können, ohne die individuellen Einstellungen ändern zu müssen, und sorgt so für einen hohen Investitionsschutz.

Aufgrund seiner Prozessorientierung, Flexibilität, Plattform-Unabhängigkeit, Offenheit, Integrations- und Release-Fähigkeit bietet das

Konzept von

Greenax eine

zukunftsweisende Technologie , die Handelsunternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen von morgen zu bewältigen. Hinter Greenax stehen mit SoftM und Bison stabile Partner, die im Bereich Handel über langjährige Erfahrung und entsprechend exzellentes Know-how verfügen.

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Greenax - Next Generation ERP für den Handel

Herausgeber

SoftM Software und Beratung AG Messerschmittstraße 4 D-80992 München Telefon +49 (89) 1 43 29-0

Bison Schweiz AG Enterprise 1 CH-6210 Sursee

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