02 proceso administrativo

Administraci贸n

Planeaci贸n Estrat茅gica

Unidad II

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Administración Proceso de la Planeacion Estrategica

Análisis de sensibilizacion

Objetivos estratégicos

Integración de equipos de trabajo

Formulación de misión, visión y valores

Revisión de lo formulado

Diagnóstico Proyectos • programas •Asignación de recursos

Establecimiento de Metas

Auditoria Administrativa

Estrategias

Indicadores

Análisis del entorno Presupuestos

Formulación Unidad II

Implementación

Retroalimentación B.U.A.P. - 2010

Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administración

• Introducción

• Antecedentes • Organigrama • Misión • Visión • Valores

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Administración

• Introducción

• Antecedentes: • Nombre de la empresa • Giro de la empresa • Fecha de fundación • Ubicación • Información relevante • Clientes

• Expectativas

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Administración

• Introducción

• Antecedentes • Organigrama • Misión • Visión • Valores

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Administración • Introducción

• Organigrama: Tipos de estructura en las empresas y función de los administradores

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Administraciรณn โ ข Introducciรณn: Organigramas Funcionales

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Administraciรณn โ ข Introducciรณn: Organigramas por Proyectos

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Administración • Introducción: Organigramas de Matriz Débil.

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Administraciรณn โ ข Introducciรณn: Organigramas de Matriz Balanceda. LESA... (Ver Organigrama)

Unidad II

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Administraciรณn โ ข Introducciรณn: Organigramas de Matriz Fuerte.

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Administración

• Introducción

• Antecedentes • Organigrama • Misión • Visión • Valores

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Administración • Introducción

• Misión: El enunciado de la misión es una declaración de la razón de ser de una organización. Refleja cuál es su compromiso con los clientes, con los empleados, los propietarios y la sociedad, y es esencial para establecer objetivos y formular estrategias, así como para distinguir a una organización de otras similares.

• Debe contestar las siguientes preguntas • ¿Quiénes somos?  Identidad de la dependencia • ¿Qué hacemos?  Determinación sintética del quehacer sustantivo y estratégico • ¿Para qué lo hacemos?  Finalidad del servicio • ¿Para quién lo hacemos?  Población que se beneficia • ¿A través de qué lo hacemos?  Medios y recursos con los que se cuenta • Ver misión de LESA

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Administración

• Introducción

• Antecedentes • Organigrama • Misión • Visión • Valores

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Administración • Introducción

• Visión: La visión responde a cómo se quiere que sea la organización en el futuro, a dónde se la quiere llevar, a qué posicionamiento estratégico debe ser conducida.

• Ejemplo: Ser una empresa electrónica líder en el mercado nacional de las comunicaciones inalámbricas.

• Valores: Los valores representan las convicciones de las personas encargadas de dirigir la empresa hacia el éxito • Asegúrese de que cada uno de sus valores refleje claramente la forma en que usted funciona diariamente, o usted arruinará su credibilidad • Ejemplo: Compromiso, honestidad, puntualidad, bienestar, calidad, amabilidad, etc.

• Ver visión y valores de LESA

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Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administración

• Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento A. Acerca de los clientes 1. Sé cual es el beneficio esperado por mis clientes 2. Sé qué servicio(s) esperan mis cliente(s) 3. Sé cuanto me compran mis clientes 4. Sé cada cuándo compran 5. Sé porque compran 6. Sé por qué eligen una marca en vez de otra 7. Sé quién me compra 8. Sé qué artículos piden la mayoría de los clientes 9. Sé qué artículos o servicios me brindan la mayor utilidad 10. Sé qué servicios adicionales prefiere mi cliente Suma de las respuestas

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3 3 1 1 3 3 2 2 3 1 22

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Administración

• Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento B. Acerca de los competidores 1. Sé qué servicios ofrecen mis competidores 2. Sé quiénes son mis competidores directos 3. Sé cuáles son los productos sustitutos de los que yo ofrezco 4. Sé quiénes compran a mis competidores 5. Sé porqué compran a mis competidores 6. Sé quién podría convertirse en mi competidor 7. Sé cómo me comparan los clientes con mis competidores 8. Sé cuales son mis ventajas competitivas 9. Conozco los planes de la competencia 10. Sé cuáles son las ventajas competitivas de los competidores Suma de las respuestas

Unidad II

1 1 2 1 1 0 2 2 0 1 11

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Administración

• Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento C. Acerca de los proveedores 1. Estoy satisfecho con el servicio de mis proveedores 2. Conozco personalmente a mis proveedores 3. Mis proveedores me ofrecen descuentos 4. Mis proveedores me entregan a tiempo 5. A mis proveedores les importo como cliente 6. Sé quiénes pondrían ser nuevos proveedores 7. Conozco las condiciones de venta de todos los proveedores 8. Mis proveedores conocen mis necesidades 9. Mis proveedores me ofrecen crédito 10. Liquido a tiempo mis adeudos con proveedores Suma de las respuestas

Unidad II

2 1 2 3 1 2 1 1 2 3 18

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Administración

• Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento D. Acerca de otros factores 1. Esto enterado de los cambios que ocurren en la economía 1 2. Conozco los impuestos que los cambios económicos puede tener mi negocio 1 3. Sabría qué medidas tomar, en caso de cambios en la situación del país 2 4. Conozco avances tecnológicos que me podrían ayudar 3 5. Conozco los competidores que están haciendo con nuevas tecnologías 2 6. Estoy atento a los cambios socioculturales que ocurren 1 7. Me anticipo en mis productos a los cambios socioculturales que ocurren 2 8. Conozco los productos con los cuales compito a partir de la apertura comercial2 9. Estoy atento a los cambios que se están dando como resultado de la apertura comercial 2 10. Me estoy adaptando para hacer frente a las posibles consecuencias que me pueda ocasionar la apertura 1 Suma de respuestas 17

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Administraciรณn

โ ข Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento E. Acerca de tus recursos 1. Le doy mantenimiento adecuado a mis instalaciones y equipos 2. Mis clientes estรกn satisfechos con mis instalaciones 3. Mis equipos funcionan adecuadamente 4. Mis inventarios son suficientes para llevar a cabo mi operaciรณn 5. Tengo el producto cuando el cliente lo necesita 6. Puedo conseguir nuevos empleados cuando se van los anteriores 7. Los nuevos empleados tienen las habilidades que se necesitan en mi negocio 8. Liquido mis deudas a tiempo 9. Dispongo de dinero cuando lo requiero 10. Ahorro para reponer y ampliar mi equipo Suma de respuestas

Unidad II

3 1 3 2 3 1 2 3 1 1 20

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Administración

• Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento F. Acerca de la estructura organizacional 1. Conozco cuáles son las tareas que se tienen que llevar a cabo en la empresa 2. Asigno las tareas en una forma ordenada 3. Cada quién sabe lo que tiene que hacer 4. Los colaboradores se encuentra ubicados en áreas comunes 5. Cada quién hace lo que tiene que hacer 6. Cuando se delega autoridad permite que el trabajador contribuya en la toma de decisiones 7. Las órdenes las doy a través de los jefes inmediatos de las distintas áreas respetando los niveles jerárquicos 8. Me entero rápido de que sucede en la empresa 9. Los trabajadores se enteran de lo que yo quiero que se haga 10. Conocen los trabajadores sus funciones Suma de respuestas Unidad II

2 2 2 3 3 3

3 3 3 3 27

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Administración

• Cuestionario gerencial: Se contesta con 0 = Total desconocimiento y 3 = Total conocimiento G. Acerca de las habilidades 1. Conozco cuáles son las actividades críticas del negocio 2. Poseemos las habilidades necesarias para realizar cualquier actividad de negocio 3. Me aseguro de asignar las actividades críticas a la gente adecuada 4. Me aseguro de contratar gente con las habilidades necesarias para su buen desempeño en el negocio 5. Me aseguro de capacitar a las personas para que hagan bien sus actividades 6. Me aseguro de siempre tener con quien sustituir a aquél o aquéllos que desarrollan actividades críticas 7. Conozco las habilidades que tienen mis competidores 8. Conozco las habilidades de mi personal 9. Hago que mis empleados se preocupen por ser los mejores en el negocio 10. Me actualizo para tratar de ser el mejor en el negocio Suma de respuestas Unidad II

1 2 2 2 1 0 0 2 2 2 14

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Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administraciรณn

โ ข Matriz FODA preliminar

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Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administración

• Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

• Fortaleza: Es una posición favorable que posee la organización en relación con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la sitúa en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o ante una amenaza. Factor Interno • Debilidad: Es una posición desfavorable que tiene la organización con respecto a alguno de sus elementos y que la ubica en condiciones de no poder responder eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno. Factor Interno • Amenaza: Situación desfavorable, actual o futura que presenta el ambiente a la organización, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los daños potenciales sobre el desempeño y la supervivencia de la misma. Factor externo

• Oportunidad: Es una situación favorable, actual o futura, que ofrece el ambiente a la organización, cuyo aprovechamiento adecuado o oportunidad mejoraría su posición de competencia. Factor externo

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Administración

• Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

•

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Administración

• Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) LESA…

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Administraciรณn

โ ข Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

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Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administración

• Análisis FODA por función sustantiva

• Se describen cada una de las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades que se han incluido en la matriz.

• Es importante tener el detalle de cada uno de ellos, ya que a partir de su descripción se corrobora si las relaciones hechas en los cuadrantes internos de la matriz, realmente se relacionan y a partir ellos es posible establecer nuevos objetivos.

• Los objetivos se generan a partir de las relaciones • FORTALEZAS – OPORTUNIDADES (buscando MAXIMIZAR – MAXIMIZAR) • FORTALEZAS – AMENAZAS (buscando MAXIMIZAR – MINIMIZAR) • DEBILIDADES – OPORTUNIDADES (buscando MINIMIZAR – MAXIMIZAR) • DEBILIDADES – AMENAZAS (buscando MINIMIZAR – MINIMIZAR)

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Administración

• Análisis FODA por función sustantiva

• Objetivos • Son los resultados generales que la organización pretende alcanzar a largo plazo inspirada por su misión • Un objetivo estratégico es el marco de referencia en el cual se orientan: las estrategias, los programas y los proyectos • Los objetivos estratégicos deben responder directa y estrechamente a la visión y a la misión de la organización y deben ser coherentes a dichos enunciados • Los objetivos tienen que ir expresados en infinitivo (ar – er – ir)

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Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

Unidad II

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos: • Aquellos establecidos a través de los cruces en la matriz FODA • Por ejemplo si existe una Debilidad = Poco equipo de cómputo y una Fortaleza = Ingreso mayor al esperado el último año se puede plantear un nuevo objetivo a partir de este cruce: • “Actualizar el equipo de cómputo en aquellas áreas de trabajo dónde sea requerido de acuerdo al estudio que el área de sistemas recomiende; tomando un 20% de superávit registrado el año anterior”

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

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Administración

• Proyectos:

• Estrategias • Las estrategias son los medios por los cuales una organización pretende lograr sus metas y objetivos (Mintzberg) • En el ámbito de la administración de empresas, se dice que existe consistencia estratégica cuando las acciones de una organización son coherentes con las expectativas de la Dirección, y éstas a su vez lo son con el mercado y su entorno.

• Ejemplo de estrategia: F2 – A1: Ofrecer a nuestros clientes los productos a manera de prueba conteniendo restricciones en los accesos a módulos más relevantes para que sólo les permita valorar el uso de los programas, a fin de crear clientes potenciales más fácilmente.

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

Unidad II

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Administración

• Proyectos:

• Líneas de acción • Son las políticas o lineamientos generales que se definen para atender un asunto determinado.

• Son los pasos detallados y en orden de cómo se va a lograr un objetivo.

• Normalmente las líneas de acción pueden estar ligadas a un plan de trabajo que puede ser representado en una gráfica de Gantt con estimación de tiempos.

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

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Administración

• Proyectos:

• Indicadores • Son la base de un sistema de evaluación y monitoreo en la ejecución de las tareas organizacionales • Determinan los focos de atención en la administración de los programas y actividades organizacionales, proporcionando tanto a los directivos como al personal en la operación, información clave para el éxito de su gestión.

• Es un valor numérico que provee una medida para ponderar el desempeño cuantitativo y/o cualitativo de un sistema • Un sistema bien diseñado de indicadores debe proporcionar un representación coherente de los resultados en las diferentes áreas

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Administración

• Proyectos:

• Indicadores • Dimensiones de los indicadores • Impacto • Cobertura • Eficiencia • Calidad o satisfacción • Alineación de recursos

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Administración

• Proyectos:

• Indicadores

Unidad II

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Administración

• Proyectos:

• Indicadores • Funciones • Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.

• Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos • Suministran datos que permiten dar cuenta del cumplimiento de los compromisos

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Administración

• Proyectos:

• Indicadores • Consideraciones para construirlos • Que sean factibles en: tiempo, costo y capacidad técnica para obtenerlos • Que el beneficio de tenerlos sea mayor que el costo de generarlos • Utilizar información de las fuentes de datos oficiales en la medida que sea posible • Que sean aceptables, útiles por su validez, confiabilidad y pertinencia • Tener la participación de todos los responsables de cada uno de los procesos

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Administración

• Proyectos:

• Indicadores • Elaboración de los indicadores • Se tiene que obtener un resultado que nos muestre el porcentaje de efectividad del mismo

Numerador Denominador • Ejemplo:

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X Factor de Escala

Total de Clientes en el mes Total de clientes del mismo mes el año anterior

X 100

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

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Administración

• Proyectos:

• Metas • Las metas describen el valor numérico a lograr para cada indicador, y se establecen en función de las necesidades y expectativas de los usuarios • Para establecer las metas de los indicadores es muy útil identificar la “meta ideal o estándar”, es decir el valor numérico necesario para poder considerar que cada componente crítico de éxito se ha logrado.

• Las metas deben tener una especificación cuantitativa (numérica) de cuánto deseamos lograr y para cuándo (fecha).

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Administración

• Proyectos:

• Metas retadoras • Deben comprometer mejoras en el desempeño • Una vez aceptadas, generan mayor efectividad y compromiso de los involucrados en su logro, que las metas fáciles de lograr.

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Administración

• Proyectos:

• Características de las metas • Las metas establecidas deben ser factibles de alcanzar • Las unidades responsables deben realizar un análisis del desempeño histórico, investigación referencial, necesidades de los usuarios, capacidad de respuesta actual y potencial de mejora estimado

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Administración

• Proyectos:

• Objetivos • Estrategias • Líneas de acción • Indicadores • Metas • Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

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Administración

• Proyectos:

• Plan de trabajo (Gráfica de Gantt) • Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.

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Administración

• Proyectos:

• Plan de trabajo (Gráfica de Gantt) • Para la planifiación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del presupuesto.

• El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.

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Administración

• Proyectos:

• Plan de trabajo (Gráfica de Gantt) • En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo • Los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente

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Administración

• Proyectos:

• Plan de trabajo (Gráfica de Gantt)

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Administración

• Planeación Estratégica

• Introducción • Cuestionario gerencial • Matriz FODA preliminar • Matriz FODA • Análisis FODA por función sustantiva • Proyectos • Conclusiones

• Bibliografía

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Administración

• Conclusiones:

• La proposición final, a la que se llega después de la consideración de la evidencia, de las discusiones o de las premisas

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Administración

• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

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