PrevioOffice2013UNITEC by MOS2015

Prólogo del editor La visión de Wiley para la serie Microsoft Official Academic Course es proveer a los estudiantes e instructores de las habilidades y conocimientos que requieren para usar eficazmente la tecnología Microsoft en todos los aspectos de su vida personal y profesional. La instrucción de calidad se requiere para ayudar, tanto a educadores como estudiantes, a obtener lo mejor de las herramientas de software de Microsoft y ser más productivos. Así, nuestra misión es hacer de nuestros programas de instrucción confiables compañeros educativos para toda la vida. Para lograr esta misión, Wiley y Microsoft se han asociado para desarrollar los programas educativos de la más alta calidad para trabajadores de la información, profesionales en las tecnologías de la información y desarrolladores. Los materiales creados por esta asociación llevan el nombre comercial de “Microsoft Official Academic Course,” asegurando, tanto a instructores como a estudiantes, que el contenido de estos libros de texto está totalmente avalado por Microsoft y que provee información e instrucción de la más alta calidad sobre sus productos. Los libros de texto de Microsoft Official Academic Course son “oficiales” en más de un sentido: son el software educativo oficialmente aprobado por los miembros de la Microsoft IT Academy. La serie Microsoft Official Academic Course se enfoca en el desarrollo de la fuerza laboral. Estos programas están dirigidos a aquellos estudiantes que buscan ingresar en la fuerza laboral, cambiar de trabajo o embarcarse en nuevas carreras como trabajadores de la información, profesionales en tecnologías de la información y desarrolladores. Los programas Microsoft Official Academic Course abordan sus necesidades enfatizando auténticos escenarios de lugar de trabajo con una abundancia de proyectos, ejercicios, casos y evaluaciones. Los programas Microsoft Official Academic Course están asociados a la extensa investigación y al análisis de tareas en el trabajo que se usaron para crear los exámenes Microsoft Office Specialist (MOS). Los libros de texto se enfocan en habilidades reales para trabajos reales. Conforme los estudiantes trabajan en los proyectos y ejercicios en los libros de texto, aumentan su nivel de conocimiento y su capacidad de aplicar la tecnología Microsoft más reciente a las tareas diarias. Estos estudiantes también obtienen las credenciales para crear un currículum vítae que los ayude a encontrar un trabajo, conservar el actual o complementar su educación. El concepto de aprendizaje para toda la vida es hoy de suma utilidad. Los roles laborales y hasta categorías laborales enteras están cambiando tan rápido que ninguno de nosotros podemos mantenernos competitivos y productivos sin estar continuamente actualizando nuestras habilidades y capacidades. La oferta de Microsoft Official Academic Course y su enfoque en la preparación para los exámenes de certificación de Microsoft proveen un medio para que las personas adquieran y pongan al día, de manera efectiva, sus habilidades y conocimientos. Wiley apoya a los estudiantes en este esfuerzo a través del desarrollo y distribución de estos cursos como la editorial académica oficial de Microsoft.

Joe Heider Vicepresidente, Wiley Global Education

¿Por qué la certificación MOS? Microsoft Office Specialist (MOS) 2013 es una credencial valiosa que reconoce las habilidades en computación para utilizar todas las características y funcionalidad de la suite Microsoft Office 2013. En el ámbito laboral, Microsoft Office Specialist es la principal herramienta que las empresas utilizan para validar el dominio que tienen sus empleados de las herramientas de productividad actuales y en la tecnología, ayudándoles a seleccionar a candidatos para el trabajo con base en los estándares reconocidos a nivel mundial para validar las habilidades. Los resultados de un estudio de investigación mostraron que los negocios que cuentan con empleados certificados son más productivos en comparación con aquellos que no están certificados y que, por lo tanto, los empleados certificados son de gran valor para sus empresas. En el ámbito académico, al igual que en el ámbito laboral, las instituciones se actualizan para utilizar Office 2013 para buscar maneras de proteger y maximizar su inversión en la tecnología. Al ofrecer certificaciones, validan dicha decisión debido a la importancia de las aplicaciones de Office 2013, como lo son Word, Excel y PowerPoint, las cuales se pueden emplear de manera efectiva para mostrar el incremento en la preparación académica y en la fuerza laboral. Las personas buscan la certificación para incrementar su sentido personal de logro y para crear oportunidades de progreso al establecer una posición de liderazgo en sus escuelas o departamentos y, en consecuencia, sus habilidades sobresalen en las admisiones competitivas en los colegios y en el ámbito laboral.

ACERCA DEL AUTOR Linda Silva Linda ha sido profesora durante diecinueve años y ha trabajado en El Paso Community College durante más de treinta y siete años. En la actualidad es profesora de tiempo completo en el programa Asistente Administrativo; además, es la Coordinadora del distrito. La institución El Paso Community College cuenta con cinco campus que cubren las necesidades educativas de la comunidad y ha sido reconocida como el colegio comunitario que ha crecido más rápido en Texas, así como el más grande emisor de títulos para los estudiantes hispanos de la nación. Linda cree que la institución EPCC es “el mejor lugar para empezar” y “el mejor lugar para continuar”. El programa Asistente Administrativo ha adquirido libros de texto de la serie MOAC y los estudiantes que se inscribieron al programa son motivados a tomar cursos sobre las aplicaciones de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook), los cuales los preparan para el examen Microsoft Office Specialist. Linda presenta los exámenes antes que sus alumnos y los desafía a superar su puntaje. Linda disfruta del arte de la enseñanza innovadora y cuando no está dando clases, se involucra en desafíos que son nuevos y emocionantes. Su familia siempre la ha apoyado, especialmente cuando trabajó en los libros de Word 2010 y 2013. Este libro está dedicado a su madre, Miriam, y en memoria de su padre, Santiago, quienes le brindaron su amor y apoyo para cumplir sus sueños. Agradece especialmente a sus hermanas Dorothy, Hazel, Josie, a su hermano Sonny y a su hijo David, quienes le brindan su amor, inspiración y apoyo.

Prefacio Bienvenido al programa Microsoft Offical Academic Course (MOAC) para el sistema Microsoft Office 2013. MOAC representa la colaboración entre Microsoft Learning y la editorial John Wiley & Sons, Inc. Microsoft y Wiley se han unido para producir una serie de libros de texto que ofrecen soluciones educativas convincentes e innovadoras a los instructores y experiencias de aprendizaje superiores a los alumnos. Inspirados e informados por un conocimiento minucioso de los creadores de Microsoft Office y Windows, y elaborados por una editorial reconocida a nivel mundial por la calidad pedagógica de sus productos, estos libros de texto maximizan la transferencia de habilidades en un tiempo mínimo. Los alumnos son desafiados a usar sus nuevas habilidades técnicas como miembros altamente productivos de la fuerza laboral. Debido a que esta base de conocimientos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2010 y creador de los exámenes Microsoft Office Specialist (MOS) (www. microsoft. com/learning/mcp/mcts), puede estar seguro de que recibirá la cobertura de temas más relevante para el éxito personal y profesional de los alumnos. La participación directa de Microsoft no solo asegura que el contenido del libro de texto de MOAC es preciso y actual, también significa que los alumnos recibirán la mejor instrucción posible que permita su éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo.

PROGRAMA MICROSOFT® OFFICIAL ACADEMIC La serie de Microsoft Official Academic Course es un programa completo para instructores e instituciones para preparar e impartir grandes cursos sobre las tecnologías de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambio en la tecnología y en el currículo desarrollado por Microsoft, existen necesidades actuales que van más allá de las herramientas de enseñanza del salón de clases que deben satisfacerse para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa MOAC procura proveer las soluciones a todas esas necesidades de manera sistemática para asegurar una experiencia de curso exitosa y gratificante, tanto para el instructor como para el alumno (capacitación técnica y curricular para la preparación del instructor con nuevos lanzamientos de software; el estudiante utilizará el software en casa para la adquisición de habilidades, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un gran conjunto de herramientas para la enseñanza en el salón de clases y en el laboratorio). Todos estos factores son importantes para la fácil impartición de un curso interesante sobre el software de Microsoft y todos son provistos con el programa MOAC. Pensamos en el modelo siguiente como un indicador para asegurar que lo apoyamos totalmente en su objetivo de impartir un buen curso. Conforme evalúe sus opciones en cuanto a materiales de enseñanza, se sugiere que use el modelo para compararlas con otros productos disponibles.

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Convenciones y características usadas en este libro Este libro usa convenciones para fuentes, símbolos y encabezados específicos para resaltar información importante o para dirigir su atención hacia pasos especiales. Para más información sobre las características en cada lección, consulte la sección Descripción del libro.

Convención

Significado

En resumen

Proporciona un breve resumen del contenido que se cubrirá en la sección siguiente.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inicia Word? 1.1.1

Señala el punto en el texto donde se cubre un objetivo de certificación específico. Asimismo, le da la oportunidad de verificar su comprensión sobre un objetivo de MOS específico y si es necesario, repasar la sección donde se cubrió.

`` Tome nota

Le proporciona sugerencias útiles relacionadas con tareas o temas específicos.

Señala la secuencia de instrucciones para el desarrollo de una práctica en la plataforma de aprendizaje en línea. ÔÔ Otra manera

MM Resolución de problemas

ALT+Tab

Indica un procedimiento alterno para lograr cierta tarea. Los asistentes de lectura alertan sobre dificultades que puede encontrar. Un signo de más (+) entre dos nombres clave significa que debe presionar ambas teclas al mismo tiempo. Las teclas que se le pide presionar en un ejercicio aparecerán en la fuente que se muestra aquí.

Una impresora compartida puede ser utilizada por varias Los términos clave aparecen en negrita. personas

Índice Lección 1. Conociendo Word..........................................10 • Miniproyecto 1............................................ 11 ÔÔ Iniciar Word 2013............................................ 11 ÔÔ Utilizar la Cinta de opciones......................... 13 ÔÔ Uso de la Minibarra de herramientas.......... 13 ÔÔ Uso de la Barra de herramientas de acceso rápido................................................. 13 ÔÔ Utilizar las Teclas de acceso.......................... 14 ÔÔ Uso del botón Ayuda..................................... 17 ÔÔ Mostrar caracteres no imprimibles.............. 18 ÔÔ Ocultar espacios en blanco........................... 18 ÔÔ Utilizar Autocompletar.................................. 19 ÔÔ Escribir texto en un documento................... 19 ÔÔ Guardar un documento por primera vez .... 20 ÔÔ Guardar un documento en una carpeta...... 20 ÔÔ Guardar un documento con un nombre diferente.............................................................. 21 ÔÔ Mostrar las extensiones de archivo............. 21 ÔÔ Seleccionar un formato de archivo diferente.............................................................. 23 ÔÔ Convertir un documento............................... 23

Lección 2. Conceptos básicos de edición....................24 • Miniproyecto 1............................................25 ÔÔ Abrir un documento existente...................... 25 ÔÔ Cambiar las vistas de un documento.......... 26 ÔÔ Uso de los comandos del grupo Mostrar.... 26 ÔÔ Uso del Zoom................................................ 27 ÔÔ Modificar las vistas de la ventana................ 28 ÔÔ Uso del mouse y de la barra de desplazamiento para navegar........................... 29 ÔÔ Uso del teclado para navegar....................... 29 ÔÔ Realizar búsquedas en un documento......... 30 ÔÔ Buscar y reemplazar texto en un documento..................................................... 31 ÔÔ Uso del comando Ir a para navegar en un documento extenso................................. 32 ÔÔ Seleccionar, reemplazar y eliminar texto ... 33 ÔÔ Copiar y pegar texto con los comandos del Portapapeles............................... 35 ÔÔ Utilizar el mouse para copiar o mover texto......................................................... 36 ÔÔ Eliminar párrafos en blanco.......................... 37

Lección 3. Aplicar formato a caracteres......................38 • Miniproyecto 1............................................39 ÔÔ Cambiar el tipo y el tamaño de fuente........ 39 ÔÔ Aplicar atributos a los caracteres................. 40 ÔÔ Cambiar mayúsculas y minúsculas............. 40 ÔÔ Resaltar texto................................................. 41 ÔÔ Utilizar la herramienta Copiar formato........ 41 ÔÔ Aplicar estilos................................................ 42 ÔÔ Modificar estilos............................................ 43 ÔÔ Aplicar formato a un texto con WordArt...... 43

ÔÔ Insertar un gráfico WordArt.......................... 43

• Miniproyecto 2............................................44 ÔÔ Utilizar el botón Borrar formato................... 44 ÔÔ Aplicar formato a documentos existentes en otros formatos de archivo.......... 44

Lección 4. Aplicar formato a los párrafos....................45 • Miniproyecto 1............................................46 ÔÔ Aplicar sangrías............................................. 46

• Miniproyecto 2............................................47 ÔÔ Cambiar la alineación . ................................. 47 ÔÔ Aplicar sombreado a un párrafo.................. 49 ÔÔ Colocar un borde alrededor de un párrafo o texto.................................................... 50 ÔÔ Borrar los formatos de un párrafo............... 50 ÔÔ Aplicar interlineado....................................... 51

• Miniproyecto 3............................................51 ÔÔ Aplicar espaciado de párrafo........................ 52 ÔÔ Crear una lista con viñetas........................... 53

• Miniproyecto 4............................................53 ÔÔ Crear una lista numerada............................. 54 ÔÔ Crear una lista multinivel.............................. 55 ÔÔ Ordenar el contenido de una lista................ 55

• Miniproyecto 5............................................55 ÔÔ Modificar una lista multinivel....................... 56 ÔÔ Establecer tabulaciones en la regla............. 57

• Miniproyecto 6............................................57 ÔÔ Utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones....................................................... 58 ÔÔ Mover tabulaciones....................................... 58 ÔÔ Eliminar tabulaciones.................................... 58

• Miniproyecto 7............................................59 ÔÔ Configurar tabulaciones................................ 59

Lección 5. Administrar el flujo de un texto...................60 • Miniproyecto 1............................................61 ÔÔ Configurar márgenes.................................... 61 ÔÔ Seleccionar la orientación de la página....... 61 ÔÔ Escoger el tamaño del papel........................ 62 ÔÔ Insertar y eliminar un salto de página manual.................................................... 62 ÔÔ Insertar un salto de sección.......................... 63

• Miniproyecto 2............................................64 ÔÔ Uso de guiones.............................................. 64 ÔÔ Insertar números de línea............................. 64

• Miniproyecto 3............................................65 ÔÔ Insertar espacios de no separación.............. 65

• Miniproyecto 4............................................65 ÔÔ Insertar saltos de línea.................................. 65 ÔÔ Insertar una tabla arrastrando el mouse..... 66 ÔÔ Utilizar el cuadro de diálogo Insertar tabla....................................................... 66

Lección 6. Crear tablas ....................................................66 • Miniproyecto 1............................................67 ÔÔ Dibujar una tabla........................................... 67 ÔÔ Insertar una tabla rápida............................... 67 ÔÔ Insertar texto a una tabla.............................. 68

Lección 7. Trabajar con temas, conjuntos de estilos, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto................................................................................69 • Miniproyecto 1............................................70 ÔÔ Aplicar formato a un documento con un tema..................................................................... 70 ÔÔ Crear y personalizar un tema de documento 72 ÔÔ Aplicar espaciado entre un párrafo . ........... 72 ÔÔ Aplicar un conjunto de estilos a un documento.......................................................... 73 ÔÔ Insertar un color de página........................... 73 ÔÔ Aplicar formato al color de fondo de una página.................................................................. 74 ÔÔ Insertar una marca de agua.......................... 74 ÔÔ Agregar un borde de página......................... 75 ÔÔ Utilizar bloques de creación predefinidos... 75

• Miniproyecto 2............................................76

• Miniproyecto 1............................................91 ÔÔ Aplicar formato a un documento de investigación ...................................................... 91 ÔÔ Crear citas...................................................... 92 ÔÔ Modificar una cita y una fuente.................... 92 ÔÔ Administrar fuentes....................................... 92 ÔÔ Eliminar una cita . ......................................... 93 ÔÔ Agregar títulos .............................................. 94 ÔÔ Agregar títulos a una ilustración.................. 94 ÔÔ Agregar un encabezado con un número de página............................................................. 94 ÔÔ Actualizar una página de trabajos citados ................................................................ 95 ÔÔ Eliminar una página de trabajos citados .... 95 ÔÔ Insertar un hipervínculo ............................... 96 ÔÔ Quitar un hipervínculo e información en pantalla................................................................ 96 ÔÔ Agregar una dirección de correo electrónico como hipervínculo.......................... 96

• Miniproyecto 2............................................97 ÔÔ Agregar un marcador.................................... 97 ÔÔ Agregar títulos a una ecuación ................... 97

ÔÔ Insertar una ecuación.................................... 76

Lección 11. Realizar combinación de correspondencia...............................................................98

Lección 8. Utilizar ilustraciones y gráficos..................77

• Miniproyecto 1............................................99

• Miniproyecto 1............................................78 ÔÔ Insertar imágenes ......................................... 78 ÔÔ Aplicar formato a las imágenes................... 78 ÔÔ Aplicar Estilos de imagen............................. 79 ÔÔ Convertir una imagen a un gráfico SmartArt................................................. 79 ÔÔ Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artísticos........... 79 ÔÔ Quitar fondos................................................. 80 ÔÔ Colocar texto alrededor de una imagen...... 81 ÔÔ Insertar una captura o recorte de pantalla.. 81 ÔÔ Restablecer una imagen................................ 82 ÔÔ Comprimir imágenes.................................... 82 ÔÔ Insertar un gráfico......................................... 83

Lección 9. Revisar documentos......................................84 • Miniproyecto 1............................................85 ÔÔ Utilizar la herramienta Ortografía y gramática............................................................. 85 ÔÔ Volver a revisar ortografía y gramática....... 85 ÔÔ Cambiar los ajustes de gramática................ 86 ÔÔ Conocer el significado de una palabra........ 86 ÔÔ Buscar palabras utilizando el diccionario de sinónimos ..................................................... 87 ÔÔ Insertar, modificar y eliminar un comentario.......................................................... 88 ÔÔ Ver comentarios en línea y en globos y ocultar y mostrar los comentarios de un revisor............................................................ 89

Lección 10. Aplicar formato a un documento de investigación................................................................90

ÔÔ Configurar el documento principal utilizando el Asistente para combinar correspondencia................................................. 99

• Miniproyecto 2..........................................100 ÔÔ Configurar el documento principal manualmente.....................................................100

Lección 12. Mantener documentos y macros............101 • Miniproyecto 1..........................................102 ÔÔ Trabajar con documentos maestros y subdocumentos.................................................102 ÔÔ Guardar el documento maestro..................102 ÔÔ Crear subdocumentos..................................103 ÔÔ Guardar subdocumentos.............................103 ÔÔ Expandir y contraer subdocumentos..........103 ÔÔ Promover y disminuir los subdocumentos.................................................104 ÔÔ Volver a organizar los subdocumentos......104

• Miniproyecto 2..........................................105 ÔÔ Modificar un subdocumento individual.....105 ÔÔ Grabar una macro........................................106 ÔÔ Ejecutar una macro......................................106 ÔÔ Eliminar una macro......................................106

Lección 13. Proteger y compartir documentos..........109 • Miniproyecto 1..........................................110 ÔÔ Proteger un documento...............................110 ÔÔ Establecer una contraseña de acceso en un documento...............................................110

ÔÔ Proteger un documento como solo lectura.................................................................111 ÔÔ Administrar versiones de documentos......112 ÔÔ Restablecer una versión anterior del documento.........................................................112 ÔÔ Recuperar documentos sin guardar............112

• Miniproyecto 2..........................................113 ÔÔ Aplicar protección utilizando la Cinta de opciones.............................................................113

Lección 14. Utilizar Opciones avanzadas...................114 • Miniproyecto 1..........................................115 ÔÔ Personalizar Word.........................................115 ÔÔ Cambiar las opciones para mostrar el contenido............................................................115

• Miniproyecto 2..........................................115 ÔÔ Activar o desactivar la herramienta de Autoformato.......................................................115 ÔÔ Configurar opciones de Guardar.................117

• Miniproyecto 3..........................................117 ÔÔ Utilizar opciones Avanzadas........................118 ÔÔ Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones.........118

Microsoft速 Official Academic Course

Microsoft速 Word 2013

Lección 1

Conociendo Word

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PANTALLA INICIAL DE MICROSOFT WORD Antes de empezar a trabajar en Microsoft Word, necesitará familiarizarse con la interfaz de usuario principal (IU). Cuando abre un documento en blanco en Microsoft Word 2013, aparece una pantalla similar a la mostrada en la Figura 1-1. B

A M J N

I H

Ñ Figura 1-1 Pantalla inicial de Microsoft Word 2013 A) Logotipo de Microsoft Word / B) Barra de herramientas de acceso rápido / C) Pestañas / D) Título del documento / E) Botón Ayuda / F) Minimizar / G) Restaurar/Maximizar / H) Contraer la Cinta de opciones / I) Cerrar / J) Iniciar sesión en la cuenta de Microsoft / K) Regla Horizontal / L) Punto de inserción / M) Cinta de opciones / N) Regla vertical / Ñ) Barra de Tareas / O) Barra de estado / P) Documento en blanco / Q) Control deslizante del Zoom.

Microsoft diseñó la interfaz de usuario de Word para ofrecer un acceso fácil a los comandos que utilice con frecuencia cuando cree y edite documentos (observe que su pantalla puede variar con respecto a la imagen aquí mostrada, dependiendo de la configuración del programa). Utilice la Figura 1-1 como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

BMiniproyecto 1

Iniciar Word 2013

En resumen Microsoft Word es una herramienta de procesamiento de textos que sirve para la creación de diferentes tipos de documentos utilizados en un entorno escolar y laboral. La apariencia de Microsoft Word 2013 es similar a la de Word 2010 pero con herramientas mejoradas. El icono de Word tiene una nueva apariencia, además cuenta con un fondo de Office que se puede personalizar, este aparece arriba de la Cinta de opciones, acceso inmediato a su cuenta de OneDrive, también cuenta con una opción para trabajar en el Modo de lectura, texto de etiquetas que se muestra en azul cuando está activo, una barra de estado que se muestra en un fondo azul y otras nuevas características interesantes. La primera vez que inicia Word, se abre la pantalla de archivos Recientes. Esta pantalla le permite crear un nuevo documento desde una página en blanco o desde una plantilla. Cuando abandona un documento y regresa a él, Word 2013 reanuda desde donde lo dejó.

Iniciar Word 2013 En este ejercicio, aprenderá a iniciar Word utilizando Windows 8 o Windows 7. Por motivos educativos, se empleará Windows 8 para comenzar a trabajar en Word 2013. Microsoft Windows 8 es el sistema operativo más reciente que interactúa con su computadora de escritorio, laptop o dispositivos táctiles, como un monitor táctil o una tableta. También se muestran los pasos a seguir para iniciar Word 2013 usando Windows 7. Cuando utiliza Windows 8, la pantalla que ve se llama Pantalla de inicio de Windows. Tiene la opción de elegir con qué aplicación comenzar usando el mouse, o si cuenta con un monitor táctil puede tocar la aplicación con la que desea comenzar. La pantalla de Inicio le da acceso a su correo electrónico, OneDrive, Internet Explorer, fotos, juegos, música, vídeo y, por supuesto, la última versión de las aplicaciones de Microsoft Office. Las tabletas que tienen instalado Windows RT y las aplicaciones de Office 2013 se pueden personalizar al igual que con su computadora de escritorio. Incluso si no tiene instalado Office 2013 en su dispositivo de computadora, puede crear, ver y realizar modificaciones simples en documentos de Word utilizando una aplicación web de Word en línea. Las aplicaciones web de Office están disponibles para Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las aplicaciones web de Office se ejecutan utilizando un navegador web, como Internet Explorer. Una de las diferencias entre la aplicación web de Office y la aplicación Word 2013 instalada en su computadora es el número de herramientas disponibles. La aplicación web de Word le permite crear, abrir y editar documentos con los comandos más básicos. Es una magnífica manera de crear un documento simple y compartirlo. La principal ventaja de utilizar la aplicación instalada de Word 2013 en su computadora es el acceso total que tiene a todas las herramientas y así poder crear un documento con una apariencia profesional. Microsoft cuenta con un espacio de almacenamiento en línea conocido como la Nube. Dispone de 7 GB de espacio de almacenamiento en línea y puede compartir y administrar sus documentos con quien sea. Antes de que pueda utilizarlo, necesita crear una cuenta de perfil de Microsoft. Una vez que cree su cuenta, verá lo fácil que es compartir y administrar sus documentos con otras personas. Windows 8 trabaja de manera consistente con Office 2013. En la esquina superior derecha de la pantalla de Windows 8 se muestra su perfil de la cuenta una vez que está activada. Si está conectado en su cuenta de Microsoft, esta aparecerá en el mismo lugar que cada una de las aplicaciones de Office 2013. Microsoft le ha facilitado la tarea de trabajar en sus documentos en cualquier computadora y le recuerda en dónde se quedó.

ÔÔ Otra manera En Windows 7 puede utilizar el cuadro Buscar programas y archivos, escriba Microsoft Word 2013 y presione la tecla Intro. También puede buscar un programa o archivo haciendo clic en el botón Iniciar y después introduciendo los dos primeros caracteres del nombre del programa o archivo en el cuadro Buscar; aparecerán los archivos y programas que comiencen con esas letras en el menú Iniciar. Al hacer clic derecho en el icono Word 2013 puede anclar Word 2013 al menú Iniciar y a la Barra de tareas, de manera que siempre esté visible.

Para comenzar a utilizar Word 2013, localice el icono de Word y haga clic con el botón izquierdo del mouse, en caso de que utilice un monitor táctil, toque el icono. Si en su escuela trabajan con Windows 7, inicie Word 2013 haciendo doble clic en el icono del programa de Word en su escritorio, o seleccionando Microsoft Word 2013 desde el menú Iniciar. Cuando se ejecuta Word, se abre el programa con la nueva pantalla Word 2013. En el lado izquierdo de la pantalla, debajo de Reciente, podrá ver una lista de documentos a los que se ha accedido recientemente. El panel derecho muestra una página de un documento en blanco y varias plantillas para crear documentos personalizados. Para crear un documento en blanco haga clic en la página Documento en blanco y Word lo abrirá. El punto de inserción parpadeante en el lado superior izquierdo de un documento es el lugar en el cual empezará a introducir su texto. Cuando coloca el cursor cerca del mismo, el punto de inserción cambia a una “I” a lo que se conoce como puntero en I. `` Tome nota Las lecciones de este libro se crearon para utilizar el sistema operativo Windows 8. Si su computadora tiene el sistema operativo Windows 7, algunas capturas de pantalla y pasos podrían ser ligeramente diferentes de los que se muestran en el libro.

@@ Iniciar Word Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ÔÔ Otra manera Para los usuarios de Windows 7, cuando se instala Office en su computadora se agrega un icono de acceso rápido al menú Iniciar o en su escritorio. Haga doble clic en el icono de acceso rápido en su escritorio para iniciar Word sin tener que ir al menú Iniciar.

Trabajar con herramientas

`` Tome nota Windows 8 y Windows 7 es para usuarios de PC en el hogar, trabajo y escuela. Ambas son herramientas muy útiles que controlan la interfaz del usuario, los dispositivos de almacenamiento, otros software, dispositivos periféricos, redes/seguridad, recursos del sistema y programación de tareas. Windows 8 es el sistema operativo estándar más reciente para computadoras, laptops y tabletas. Windows 8 también incluye varias versiones, como Windows 8 Pro y Windows RT que lo ayudarán con sus necesidades personales y en cómo utilizar su dispositivo. Windows 8 es una mejora de Windows 7, ya que es compatible para dispositivos con habilidades táctiles, además de los tradicionales comandos del mouse y el teclado. Puede iniciar con Windows 8 utilizando el Narrador. En el teclado, presione la tecla con el logotipo de Windows y presione la tecla Intro. Para salir del Narrador, presione Bloq Mayús+Esc. En resumen La ventana de Word 2010 cuenta con varias herramientas en pantalla para ayudarlo a crear y editar documentos de forma rápida y eficiente. En esta sección, aprenderá a localizar y utilizar la Cinta de opciones, la Minibarra de herramientas y la Barra de herramientas de acceso rápido para acceder a los comandos de Word. Un comando es una instrucción basada en una acción que se da a Word al hacer clic en un botón o al introducir información en un cuadro de comando. También aprenderá a utilizar las teclas de acceso, herramientas que realzan las combinaciones de teclas y aparecen como pequeñas letras en la Cinta de opciones. Las teclas de acceso también se conocen como Sugerencias de tecla.

ÔÔ Otra manera Puede encontrar una fuente rápidamente introduciendo los primeros tres caracteres del nombre en el cuadro de comando Fuente.

ÔÔ Otra manera Para ordenar la pantalla, haga clic en el botón ^ que se encuentra arriba de la barra de desplazamiento vertical, en la esquina derecha, o presione la combinación de teclas Ctrl+F1. Al mantener presionadas las teclas Ctrl y F1 se consigue una tecla de alternancia, la cual oculta la Cinta de opciones y después la muestra.

Utilizar la Cinta de opciones En Word 2013, la Cinta de opciones contiene varios comandos separados por pestañas. Microsoft ha representado cada una de las aplicaciones de Office con un color. Word es representado con el color azul y el texto de la pestaña activa es azul, esta es una de las nuevas características en Word 2013. Cada pestaña contiene varios grupos o colecciones de comandos de Word que están relacionados. Por ejemplo, en la pestaña Inicio, los niveles de agrupación son: Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición. Cada grupo contiene uno o más comandos que cuentan con un menú desplegable, o una lista de opciones relacionadas con ellos. Algunos grupos cuentan con un iniciador de cuadro de diálogo (una pequeña flecha en la esquina inferior derecha del grupo), puede hacer clic en él para ejecutar un cuadro de diálogo, el cual muestra opciones o información que puede utilizar para ejecutar un comando. En este ejercicio aprenderá a usar la Cinta de opciones al activar las pestañas, ocultar y mostrar grupos de comandos y emplear el iniciador de cuadro de diálogo y las listas desplegables. En todos los programas de Office 2013 la Cinta de opciones es contextual, lo que significa que muestra comandos relacionados con el tipo de documento u objeto que se abre y aparece en pantalla.

@@ Uso de la Cinta de opciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Uso de la Minibarra de herramientas En este ejercicio aprenderá a utilizar la Minibarra de herramientas, una pequeña barra con los comandos más empleados que aparecen cuando apunta a un texto seleccionado. La Minibarra de herramientas se muestra una vez que se ha seleccionado un texto. También aprenderá a mostrar el menú contextual, el cual contiene una lista de comandos que son de utilidad. Para mostrar el menú contextual, debe hacer clic derecho en el texto seleccionado. Si ya está familiarizado con la Minibarra de herramientas, notará que hay nuevos comandos que se han agregado.

@@ Uso de la Minibarra de herramientas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Uso de la Barra de herramientas de acceso rápido La Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra arriba de la Cinta de opciones y contiene los comandos más utilizados por los usuarios, como Guardar, Deshacer y Repetir, estos comandos se muestran de manera predeterminada cuando inicia Word 2013. Puede personalizar el contenido de la Barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en la flecha desplegable que se encuentra en el lado derecho de la barra de herramientas y seleccionando las opciones del menú que aparece. Microsoft ha agregado la opción Modo mouse/toque a Word 2013. Si cuenta con un dispositivo táctil, puede utilizar el Modo toque. El Modo toque le da más espacio entre los botones e iconos para evitar que presione uno por error con su dedo o con el stylus. En este ejercicio aprenderá a personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido, también aprenderá a cambiar su posición en la Cinta de opciones.

ÔÔ Otra manera Presione Ctrl+Z para utilizar el comando Deshacer. Presione Ctrl+Y para repetir el último comando.

88 Listo para la certificación ¿Cómo se personaliza la Barra de herramientas de acceso rápido? 1.4.3.

Al hacer clic por primera vez en el botón Guardar , en la Barra de herramientas de acceso rápido, se abre la pantalla Guardar como. Guardar como también aparece como un comando enlistado en el grupo Backstage al hacer clic en la pestaña Archivo. Cuando guarda un documento por primera vez, necesita especificar el nombre del archivo y la ubicación donde desea guardar el documento. Puede guardar un documento en su memoria flash, OneDrive, computadora o en cualquier otro dispositivo portable. Después de seleccionar una ubicación para guardar, como su computadora, el cuadro de diálogo Guardar como le permite seleccionar el formato de archivo. El comando Deshacer le permite cancelar o deshacer el último comando o acción. Puede hacer clic en el comando Deshacer, cuantas veces sea necesario, para deshacer los comandos que se hayan ejecutado previamente. También, si hace clic en la flecha desplegable junto al comando Deshacer, aparecerá un historial de las acciones que puede deshacer. Al hacer clic en el comando Repetir se repite su última acción. Observe que los comandos en la Barra de herramientas de acceso rápido no están disponibles si el botón es más tenue.

@@ Uso de la Barra de herramientas de acceso rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Utilizar las Teclas de acceso En Word 2013, las Teclas de acceso le permiten iniciar un comando usando el teclado. Las Teclas de acceso también se conocen como Sugerencias de tecla. Cada comando en la Cinta de opciones y en la Barra de herramientas de acceso rápido cuenta con una Sugerencia de tecla. Para mostrar las Sugerencias de tecla, presione la tecla Alt; estas aparecen en pequeñas letras de color negro en la pestaña. En la Barra de herramientas de acceso rápido aparecen números en los comandos. En este ejercicio, aprenderá a mostrar la Sugerencias de teclas y a emplear las Teclas de acceso.

@@ Utilizar las Teclas de acceso Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Los métodos abreviados del teclado son teclas o combinaciones de teclas que se presionan juntas para ejecutar un comando. Los métodos abreviados ofrecen una opción rápida de ejecutar comandos sin tener que quitar las manos del teclado. Los métodos abreviados del teclado de versiones anteriores de Word que comienzan con Ctrl se quedan igual, tales como Ctrl+C (copiar) y Ctrl+V (pegar). Sin embargo, Office 2007 y 2010 introdujeron las Teclas de acceso, las cuales se activan presionando la tecla Alt. Más adelante en esta lección aprenderá a utilizar la Ayuda para conocer más sobre los métodos abreviados del teclado.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE VISTA BACKSTAGE Antes de comenzar a trabajar en la vista Backstage, necesita familiarizarse con la nueva IU de Microsoft Office. La primera vez que inicia Microsoft Word 2013, para abrir un documento, y hace clic en la pestaña Archivo, debe ver una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 1-2. A esta se le conoce como la vista Backstage. A

Figura 1-2 Backstage- Nueva Pantalla Abrir A) Icono Regresar al documento / B) Comandos de la vista Backstage.

Utilice la Figura 1-2 como una referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Abrir la vista Backstage

En resumen La vista Backstage ofrece un rápido acceso a los comandos para realizar tareas de administración de archivos, como abrir, cerrar, guardar, imprimir y compartir documentos de Word.

La nueva apariencia de la vista Backstage muestra el panel de comandos en el lado izquierdo. Estos comandos le permiten abrir, guardar, imprimir, compartir y exportar documentos para mostrar cuentas y personalizar opciones en Word 2013. A continuación se muestra una breve visión general de los comandos en la vista Backstage de Word 2013: • Información: las opciones en este grupo preparan y marcan documentos como finales de manera que no es posible realizarles cambios; protegen documentos con una contraseña o restringen los permisos; protegen la integridad del documento agregando una firma digital; revisan documentos en caso de que haya información personal; comprueban la accesibilidad y compatibilidad del documento y administran diferentes versiones de un documento. Las Propiedades del documento también se pueden abrir desde este comando. • Nuevo: crea un nuevo documento desde una página en blanco o una plantilla. • Abrir: muestra las ubicaciones que se abrieron recientemente en donde se guardaron documentos para un rápido acceso. • Guardar: guarda el documento actual utilizando el formato de Word y la ubicación que seleccionó la última vez que empleó el comando Guardar como. • Guardar como: le permite guardar un documento en varias ubicaciones, como en su computadora, su dispositivo flash, OneDrive y un área del escritorio. Este comando también guarda un documento en diferentes formatos de archivo (por ejemplo, .pdf, .txt, .rtf, .htm y más). • Imprimir: cuenta con varios grupos de opciones. Las opciones en Imprimir le permiten enviar los documentos de forma directa a la impresora predeterminada y seleccionar el número de copias a imprimir. Las opciones en Impresora le permiten seleccionar una impresora y configurar sus propiedades; las opciones en Configuración le permiten cambiar la configuración de la página. La pantalla Vista preliminar le permite revisar visualmente su documento en busca de errores antes de imprimirlo. • Compartir: permite compartir documentos con familia, amigos y compañeros utilizando OneDrive, correo electrónico, presentándolo en línea o publicar vínculos en un blog o en una página de red social. • Exportar: los documentos se guardar en PDF, XPS u otro tipo de formato. • Cerrar: cierra un documento abierto (el programa continúa abierto). • Cuenta: muestra la manera en que puede acceder a sus documentos desde cualquier cuenta y la manera en que se comparte la información a través de Flicker, Facebook, LinkedIn y Twitter. Las cuentas deben estar activadas para poder verlas. • Opciones: cuenta con opciones de configuración de Word. Los ajustes de Word se pueden cambiar en opciones generales, opciones de comprobación de documentos, de guardado, preferencias de idioma, opciones de edición y opciones para la administración de complementos y plantillas, así como opciones para mantener los documentos seguros.

@@ Uso de la vista Backstage Utilice su plataforma de aprendizaje ÔÔ Otra manera También puede activar la vista Backstage presionando la combinación de teclas Alt+1. Al utilizar este método abreviado se abren las Teclas de acceso en la vista Backstage.

Utilizar el botón de Ayuda de Microsoft Word

Curso: Word

`` Tome nota En la Lección 13 aprenderá más sobre las opciones de la vista Backstage.

En resumen Microsoft Word 2013 cuenta con opciones para acceder a la herramienta Ayuda presionando la tecla F1 o haciendo clic en el signo de interrogación que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. Puede acceder a la ayuda desde Office.com o desde su computadora.

`` Tome nota Cuando pasa el mouse sobre algún comando en la Cinta de opciones, aparece un cuadro con información en pantalla mostrando el nombre del comando e información adicional sobre este. También puede hacer clic en el botón Ayuda para obtener más información.

Uso del botón Ayuda La Ayuda de Microsoft Word es muy similar a un navegador de Internet, con muchos de los mismos botones como Atrás, Adelante, Inicio, Imprimir y Usar texto largo para una fácil lectura. Para acceder a la Ayuda, presione la tecla F1 o haga clic en el signo de interrogación que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. Una forma rápida de obtener información de Ayuda es escribir una palabra o palabras en el cuadro de búsqueda y luego hacer clic en el botón Buscar. Word mostrará una lista con los vínculos de las búsquedas más comunes, para acceder a un tema haga clic en el vínculo. En la sección Introducción se encuentran más vínculos a vídeos, capacitación, tips para tabletas y más. En este ejercicio aprenderá a abrir la Ayuda de Word y a utilizarla escribiendo las palabras de búsqueda. La pantalla de Ayuda muestra el contenido disponible en línea (debe estar conectado a Internet para poder acceder a él). La ventaja de estar conectado a Internet es que tendrá acceso a los artículos, vídeo y capacitación más recientes cuando utiliza el comando Ayuda. Puede Imprimir la información de Ayuda en la ventana principal de Ayuda de Word, haciendo clic en el botón Imprimir, así como mantener visible la pantalla de Ayuda para poder referirse a esta más rápido. También puede acceder a la ayuda desde su equipo iniciando el comando.

@@ Uso del botón Ayuda Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Crear un documento

En resumen Puede crear un documento desde una página en blanco o puede utilizar una plantilla que tenga un formato ya aplicado. Cuando comienza a introducir texto en el punto de inserción en un documento en blanco, debe comenzar a crear un documento de Word. A medida que escribe, Word inserta el texto del lado izquierdo del punto de inserción y utiliza los ajustes predeterminados de Word para los márgenes y el interlineado. Además, Word cuenta con varias herramientas y funciones automáticas para facilitar la creación de un documento, incluyendo los caracteres no imprimibles, Autocompletar y Word Wrap.

Cuando comienza a escribir el texto en el documento, este se inserta del lado izquierdo del punto de inserción y se crea el documento utilizando los ajustes predeterminados de Word para los márgenes y el espaciado entre líneas. Las opciones predeterminadas para los márgenes son de 2.5 cm superior e inferior y 3 cm izquierdo y derecho, el espaciado entre líneas es de 1.08 y el espaciado posterior es de 8 puntos. Más adelante aprenderá a iniciar un nuevo documento seleccionando un documento con espaciado sencillo con márgenes de 2.5 cm.

Mostrar caracteres no imprimibles Cuando se crea un documento, Word inserta caracteres no imprimibles que representan los símbolos para ciertos comandos de formato, como es el caso de los párrafos (¶), sangrías y tabulaciones ( ) y espacios entre palabras (•). Estos símbolos pueden ayudarlo a crear y editar su documento. De manera predeterminada, estos símbolos se encuentran ocultos. Para poder verlos, haga clic en el botón Mostrar todo (¶) en el grupo Párrafo, en la pestaña Inicio. Cuando imprima su documento, estos símbolos ocultos no aparecerán. En este ejercicio, aprenderá a mostrar los caracteres no imprimibles en Word. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se activa el comando Mostrar todo? 1.4.7

@@ Mostrar caracteres no imprimibles Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Después de crear su primer documento, verá el nombre del archivo en la Barra de título del documento, el cual se muestra como Documento1. Word asigna números en orden cronológico a todos los archivos subsecuentes que abra en esa sesión. Cuando guarda y asigna nombres a sus documentos, el nombre que asigna reemplaza el nombre asignado originalmente por Word. Cuando cierra y vuelve a abrir Word, empezará nuevamente en 1 la asignación cronológica de números.

Ocultar espacios en blanco El espacio en blanco es el que existe entre las páginas de un documento. Aparece en la parte superior e inferior de cada página junto con un área gris que separa las páginas. De manera predeterminada, aparece en la vista Diseño de impresión. Puede cambiar la vista del documento para reducir la cantidad de espacio gris que aparece haciendo doble clic entre las páginas. En este ejercicio, aprenderá a ocultar y mostrar los espacios en blanco.

@@ Ocultar espacios en blanco Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Utilizar Autocompletar ÔÔ Otra manera Para utilizar la función Autocompletar, puede introducir los primeros cuatro caracteres del día actual de la semana y después presionar Intro o F3.

El comando Autocompletar completa de forma automática el texto de la fecha actual, día de la semana y mes. Cuando ingresa las primeras cuatro letras del día de la semana, aparece un recuadro con información en pantalla con una sugerencia para completar el texto; presione Intro para aceptar la sugerencia. La función Autocompletar reduce la cantidad de tiempo que se invierte en ingresar el contenido o frases en un documento. Esta función está activada de manera predeterminada y puede desactivarla desde la configuración de Opciones de Word. En este ejercicio utilizará la herramienta Autocompletar de Word.

@@ Utilizar Autocompletar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Escribir texto en un documento Escribir texto en un documento es una tarea muy sencilla en Word. El programa establece márgenes y medidas para el espaciado entre líneas predeterminadas para los nuevos documentos y el ajuste de texto se aplica de forma automática a la siguiente línea cuando se alcanza el margen derecho. Presione la tecla Intro para separar los párrafos y crear líneas en blanco. En esta lección, creará una carta utilizando el formato Estilo bloque con puntuación mixta. Asegúrese de escribir el texto del documento exactamente como se muestra en los pasos que se indican a continuación, en las siguientes lecciones aprenderá a aplicar formato a un documento. Cuando envíe correspondencia profesional a sus clientes, debe asegurarse que el documento esté en un formato aceptable y sin errores. El formato de cartas en Estilo bloque contiene una puntuación abierta o mixta y es común en los documentos empresariales. El formato Estilo bloque alinea el texto respecto al margen izquierdo, incluyendo la fecha, dirección, saludo, cuerpo de la carta, despedida y firma. La puntuación abierta no incluye puntuación después del saludo o de la despedida, mientras que la puntuación mixta lleva dos puntos después del saludo y una coma después de la despedida. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crear un nuevo documento? 1.1.1

@@ Escribir texto en un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para crear un nuevo documento en blanco, haga clic en la pestaña Archivo y posteriormente en el comando Nuevo. Seleccione la primera opción, Documento en blanco, Word 2013 abrirá automáticamente un nuevo documento. También puede abrir un nuevo documento en blanco utilizando la combinación de teclas Ctrl+U. Siempre es importante guardar su documento antes de cerrar el programa. Sin embargo, si cierra el documento o Word por accidente, aparecerá un mensaje preguntándole si desea guardar los cambios en su documento. Seleccione Guardar para guardar y cerrar, No guardar para cerrar sin guardar o Cancelar si quiere detener el proceso para cerrar. Los comandos de Ortografía y gramática se verán en una lección posterior.

Guardar un documento

En resumen De manera predeterminada, los documentos creados se guardan con un nombre de archivo específico que tenga relación con el contenido del documento, de forma que pueda localizar el archivo rápidamente. Después de editar un documento existente, se puede guardar con un nuevo nombre de archivo, formato de archivo o en otra ubicación. Cuando guarda un documento en la Nube, como OneDrive, tiene acceso a sus documentos desde cualquier equipo o tableta y podrá compartirlos con otras personas. En algunos casos, es probable que desee guardar los documentos originales y editados en el mismo lugar pero con diferentes nombres de archivo. Guardar el documento original le permite referirse a este en una fecha futura desde cualquier equipo.

Guardar un documento por primera vez

ÔÔ Otra manera También puede guardar un documento haciendo clic en el botón Guardar, en la Barra de herramientas de acceso rápido, o presionando la combinación de teclas Ctrl+G.

Cuando guarda un documento por primera vez, debe especificar un nombre de archivo, el tipo de archivo y el lugar en donde pueda acceder al documento. El nombre del archivo debe ayudar a los usuarios en la búsqueda e identificación del mismo y su ubicación debe resultar práctica para los usuarios que utilizarán dicho archivo. Puede guardar los archivos en dispositivos de almacenamiento portátil como memorias USB Flash, en el escritorio de su computadora, en el disco duro o en una ubicación en red o en OneDrive. Word 2013 ha mejorado el comando Guardar como, este permite a los usuarios guardar su trabajo en la nube y acceder al documento rápidamente desde cualquier equipo o tableta. En la Lección 13 aprenderá a guardar documentos en OneDrive. En este ejercicio, aprenderá a guardar un documento con un nombre de archivo específico.

@@ Guardar un documento por primera vez Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Guardar un documento en una carpeta Las carpetas le permiten organizar los documentos que crea en Word. Los documentos que abre para Word 2013 están organizados en carpetas por lección. Con el fin de ayudarlo a administrar sus documentos se ha creado una carpeta para esta lección. También puede crear una carpeta dentro de otra, la nueva carpeta se conoce como subcarpeta. Recuerde siempre revisar la ruta de ubicación completa que aparece en la barra de dirección de Guardar como para asegurarse de que la ruta sea la correcta. En este ejercicio, creará una nueva carpeta y guardará el documento con el nombre del archivo original.

@@ Guardar un documento en una carpeta Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word MM Resolución de problemas

La Autorrecuperación es una herramienta que guarda automáticamente sus datos en intervalos programados. De manera predeterminada, Word 2013 guarda su trabajo cada 10 minutos. Esto hace que sea posible recuperar una parte de su trabajo en caso de que ocurra un problema. Pese a esta opción, se recomienda guardar frecuentemente sus documentos cuando se encuentre trabajando. Haga clic en el botón Guardar con regularidad para evitar la pérdida de su trabajo en caso de un apagón o de un fallo de su computadora.

ÔÔ Otra manera El cuadro de diálogo Guardar como se puede abrir al presionar F12. Para localizar la carpeta para guardar, haga clic en la flecha desplegable que está junto a la barra de dirección en la parte superior del cuadro de diálogo, desplácese por la lista y haga clic en la carpeta.

Guardar un documento con un nombre diferente Puede utilizar el comando Guardar como para almacenar una copia de su documento con un nombre de archivo nuevo, en otra ubicación o en un tipo de archivo diferente. En este ejercicio, aprenderá a guardar un documento existente con un nombre de archivo nuevo en Word 2013.

@@ Guardar un documento en una carpeta con un nombre diferente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Mostrar las extensiones de archivo Word le da la opción de guardar su documento en una diversidad de formatos considerados como tipos de archivos no nativos (vea la Figura 1-3); por ejemplo, como plantilla de Word, página web, formato de texto enriquecido y como PDF (Formato de Documento Portátil) lo que guarda el documento y conserva el formato aplicado para su visualización e impresión. El tipo de archivo del documento se encuentra implícito en su nombre a través de la extensión. Un documento guardado con uno de los tipos de archivos mostrados en la Figura 1-3 se puede abrir y editar en Word. Las extensiones de archivo están asociadas con ciertos programas. La lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como muestra los tipos de formatos de archivo que están disponibles en Windows 8 y Windows 7. La Tabla 1-1 ofrece una descripción de algunos de las extensiones de archivo. En este ejercicio, aprenderá a mostrar las extensiones de archivo en Windows 8 y Windows 7.

El campo Tipo despliega una lista de diferentes tipos de archivo

Figura 1-3 Tipos de formatos de archivo

Tabla 1-1 Extensiones de archivo

Tipo de archivo

Descripción

Documento de Word (*.docx)

Utilizado para Microsoft Word 2007, 2010 y 2013.

Word 97-2003 (*.doc)

Utilizado para Microsoft Word 97-2003.

Plantilla de Word (*.dotx)

Plantilla de Microsoft Word para 2007, 2010 y 2013.

Plantilla de Word 97-2003 (*.dot)

Plantilla de Microsoft Word para 97-2003.

PDF (*.pdf)

El Formato de Documento Portátil conserva el formato asignado para su edición, visualización e impresión. Los archivos PDF se abren en Adobe Reader. En Word 2013, puede editar documentos PDF.

Documento XPS (*.xps)

XPS es un formato de archivo que conserva el formato del documento y permite que este se pueda compartir.

Página web (*.htm,*.html)

Las dos extensiones se identifican como archivos HTML que significa Lenguaje de Marcado de Hipertexto. Este tipo de documentos se abre en un navegador web.

Formato de texto enriquecido (*.rtf)

Los documentos RTF se abren con programas de edición de texto como el Bloc de notas, WordPad y Microsoft Word. Se permite el formato limitado.

Texto sin formato (*.txt)

Los documentos TXT se encuentran asociados con el Bloc de notas, WordPad y Microsoft Word. La extensión .txt no permite la aplicación de formato sino solo de espacios y saltos de línea.

Texto de OpenDocument (*.odt)

Se utiliza en algunas aplicaciones de procesamiento de texto como OpenOffice.org y Google.docs. Se puede perder parte del formato de Microsoft Word cuando se guardan archivos en este formato.

@@ Mostrar las extensiones de archivo en Windows 8 Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word ÔÔ Otra manera En Windows 8, las extensiones de archivo están desactivadas. Si las extensiones de su equipo están ocultas, puede mostrarlas en Windows 8. Haga clic en la herramienta Buscar de Windows 8. Escriba Panel de control. Seleccione Panel de control > Herramientas > Opciones de carpeta > pestaña Ver. Quite la selección de la casilla de verificación Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivos conocidos.

@@ Mostrar las extensiones de archivo en Windows 7 Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Seleccionar un formato de archivo diferente Es probable que algunas personas y compañías no hayan actualizado su suite de Office a la versión más reciente de Office 2013 y sigan trabajando en una versión anterior, como Word 2003. Cambiar el formato de archivo permite abrir y editar sus documentos sin perder el formato del texto. En este ejercicio, aprenderá a guardar un documento en un formato compatible con una versión anterior de Word. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo guardar un documento en un formato de archivo diferente? 1.5.2

@@ Seleccionar un formato de archivo diferente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Convertir un documento El Modo de compatibilidad le permite trabajar en un documento de Word que se haya elaborado en una versión anterior sin la necesidad de guardar el archivo en un formato diferente. En este ejercicio, aprenderá a utilizar el comando Convertir para eliminar las opciones de compatibilidad y convertir el documento al formato de archivo de Word 2013. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se mantiene la compatibilidad con versiones anteriores convirtiendo un documento? 1.5.7

ÔÔ Otra manera De manera predeterminada, las extensiones de archivo están desactivadas. Si las extensiones de su equipo están ocultas, puede mostrarlas en Windows 7 utilizando uno de estos métodos: seleccione Iniciar > Panel de control > Apariencia y personalización > Opciones de carpeta; o bien, Iniciar, escriba Opciones de carpeta en el cuadro de búsqueda y presione Intro.

@@ Convertir un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Exportar un documento a PDF Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota El formato PDF es una opción muy popular en los documentos para guardar y conservar el formato del documento para que los usuarios puedan verlos. Ahora Word 2013 le permite editar documentos que se hayan guardado en formato PDF. En lecciones posteriores aprenderá a editar un documento PDF. Para hacer modificaciones en formato PDF, debe descargar el complemento apropiado desde microsoft.com.

Lección 2

Conceptos básicos de edición

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE LA PESTAÑA VISTA Word ofrece diferentes formas de ver un documento, encontrar un texto u objetos rápidamente, así como manipular ventanas. Después de abrir un documento puede acceder a comandos relacionados en la pestaña Vista, como se muestra en la Figura 2-1. Utilice esta figura como una referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro. A

D Figura 2-1 Pestaña Vista

A) Botón Minimizar / B) Botón Restaurar / C) Botón Cerrar / D) Menú Opciones de presentación de la Cinta de opciones / E) Grupo Macros / F) Grupo Ventana / G) Grupo Zoom / H) Grupo Mostrar / I) Grupo Vistas.

Word ofrece opciones para cambiar la apariencia de un documento para poder verlo en Modo de lectura, Diseño de impresión, Diseño web, Esquema y Borrador. También puede cambiar la apariencia de la pantalla agregando reglas horizontales y reglas verticales o líneas de cuadrícula; aumentando o reduciendo la vista del documento; organizando las ventanas; viendo el documento en paralelo o bien, dividiéndolo. Además, el Panel de navegación cuenta con opciones para examinar y realizar una búsqueda en un documento.

BMiniproyecto 1

Cambiar y organizar las vistas de un documento

En resumen Puede activar las funciones para mostrar líneas de cuadrícula, imágenes en miniatura y reglas para ayudarlo a navegar en un documento o bien, puede acercar o alejar el documento. Word le permite abrir y organizar varias ventanas de documentos. En esta sección aprenderá sobre todas estas funciones.

Abrir un documento existente Word le permite abrir archivos que se hayan guardado en formato de Word o en otros formatos comunes como .RTF, .TXT o .PDF. Puede modificar documentos en Word y guardarlo en el formato de archivo original o en otro formato. El botón Abrir en el cuadro de diálogo Abrir contiene una flecha desplegable que muestra opciones para abrir un documento de una manera diferente. Vea la Tabla 2-1 para ver una lista de las opciones. En este ejercicio, aprenderá a abrir un documento utilizando el cuadro de diálogo Abrir. Tabla 2-1 Opciones para abrir un documento

Lista

Descripción

Abrir como de Solo lectura

Abre el documento como solo lectura, no se pueden realizar cambios en este.

Abrir como copia

Abre una copia del documento original.

Abrir en el explorador Abrir con transformación

Abre el documento que se guardó como página web en un navegador de Internet. Abre documentos que se guardaron con un formato de archivo XML.

Abrir en Vista protegida

Abre documentos en una vista protegida. Para poder modificar el documento tiene que hacer clic en Habilitar edición.

Abrir y reparar

Abre y repara los defectos de un documento.

Al hacer clic en el comando Abrir, en la pestaña Archivo, se abre la nueva pantalla Abrir. Puede encontrar rápidamente un archivo en Documentos recientes en donde se muestran hasta 25 documentos que haya utilizado. Desde cualquier computadora, puede abrir documentos que se hayan guardado en la Nube empleando OneDrive. O bien, puede abrir documentos que estén guardados en su Equipo local. El cuadro de diálogo Abrir aparece cuando hace clic en Equipo y luego en Examinar. Puede abrir documentos existentes desde ubicaciones como un dispositivo flash, un disco duro, una ubicación de red o un dispositivo portátil. En este ejercicio todos los archivos de datos se guardarán en su equipo. ÔÔ Otra manera Para abrir rápidamente un documento, haga doble clic en el nombre del archivo.

@@ Abrir un documento existente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Cambiar las vistas de un documento La pestaña Vista, en la Cinta de opciones, cuenta con diferentes grupos de comandos como Vistas, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros. En esta sección aprenderá a utilizar el grupo de comandos Vistas para cambiar la forma en que Word muestra un documento. Word cuenta con cinco opciones de Vistas de documento:

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambian las vistas de un documento? 1.4.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se personaliza la Cinta de opciones? 1.4.4

• Modo de lectura: cambia el diseño de página del documento con una fuente más grande para facilitar la lectura. Algunas herramientas están disponibles para editar y navegar por un documento. Para avanzar a la página siguiente, haga clic en el botón de flecha que se encuentra del lado derecho de la pantalla, o tóquela si está utilizando una pantalla táctil. • Diseño de impresión: es la vista predeterminada. Muestra cómo lucirá el documento cuando se imprima; además, le permite usar la Cinta de opciones para crear y editar su documento. • Diseño web: muestra cómo se vería el documento en una página web. • Esquema: muestra el documento como si fuera un esquema y además cuenta con una pestaña Esquema con comandos para crear y editar esquemas. • Borrador: se utiliza estrictamente para editar el texto. Los elementos avanzados como diagramas, gráficos, imágenes y otros objetos se encuentran ocultos.

@@ Cambiar las vistas de un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Uso de los comandos del grupo Mostrar El grupo Mostrar tiene varias opciones para utilizar diferentes herramientas en pantalla que le permitirán crear, editar y navegar en el documento. En este ejercicio, mostrará la Regla y las Líneas de la cuadrícula así como el uso del Panel de navegación para practicar la búsqueda por títulos, páginas y textos. Las reglas son herramientas de medición que sirven para alinear textos, gráficos y otros elementos utilizados en el documento. La Regla horizontal cambia la sangría de primera línea, la sangría francesa, así como las sangrías izquierda y derecha. Los marcadores aparecen en la Regla como sangría de primera línea , sangría francesa , sangría izquierda y sangría derecha . Se pueden establecer ajustes en las tabulaciones directamente en la Regla horizontal, sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo. Las Líneas de la cuadrícula proporcionan una cuadrícula con líneas verticales y horizontales, estas le ayudarán a alinear gráficos y otros elementos en sus documentos. Las Líneas de la cuadrícula se pueden activar únicamente en la vista Diseño de impresión y son objetos que no se imprimen. El Panel de navegación aparece en la parte izquierda de la ventana cada vez que lo selecciona en el grupo Mostrar. El Panel de navegación tiene tres pestañas. La primera pestaña, Títulos, muestra la estructura del mismo por niveles con base en los títulos que contiene el documento. La segunda pestaña, Páginas, muestra imágenes en miniatura (imágenes pequeñas de las páginas de su documento). La tercera pestaña, Resultados, muestra una vista de resultados de búsqueda cuando haya utilizado la herramienta de búsqueda del Panel de navegación (señalado por un cuadro de búsqueda y el icono de una lupa) para buscar texto u objetos en su documento.

En la pestaña Resultados, el usuario puede introducir texto en el cuadro Buscar y Word buscará en el documento cada incidencia. Debajo de la pestaña Resultados aparece una lista con el texto u objetos que se encontraron en el documento en el orden en que aparecen estos elementos en el documento. Por ejemplo, el cuadro de búsqueda de resultados puede indicar que el primer resultado aparece en la página cinco, el siguiente en la página ocho y así sucesivamente. El documento aparece resaltado en amarillo y el texto aparece en negritas en la pestaña Resultados. También puede ver los resultados de la búsqueda en otras pestañas. En la primera pestaña Títulos, se resaltará en amarillo la sección que contenga el resultado de la búsqueda. En la segunda pestaña Páginas, los resultados encontrados aparecerán en miniatura y resaltados en un amarillo claro. Para reiniciar el cuadro de búsqueda, haga clic en la X que aparece en el cuadro de búsqueda. En este ejercicio aprenderá a utilizar los comandos del grupo Mostrar. Más adelante en esta lección, aprenderá a usar el Panel de navegación.

@@ Uso de los comandos del grupo Mostrar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Uso del Zoom

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic en la imagen del porcentaje, que se encuentra a la derecha del control deslizante de Zoom, para abrir el cuadro de diálogo Zoom.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se utiliza el comando Zoom? 1.4.2

El grupo Zoom le permite acercarse para tener una mejor vista de la página o alejarse para poder apreciar mejor el documento en un tamaño más pequeño. Estos comandos también le permiten determinar cuántas páginas mostrará Word en una sola pantalla. La función Zoom de objetos es nueva en el Modo de lectura y le permite ampliar objetos como tablas, gráficas o imágenes mientras se encuentra en el Modo de lectura. En la Lección 6 practicará utilizando el Zoom de objetos. En este ejercicio usará los comandos del grupo Zoom para ver una o dos páginas, además usará el control deslizante de Zoom en la Barra de estado para aumentar o disminuir el tamaño de la imagen. En el grupo Zoom, el botón Ancho de página expande el documento a lo ancho de la ventana. El botón Zoom abre el cuadro de diálogo Zoom en donde podrá encontrar más opciones para acercar y alejar el documento. También puede introducir un número específico en el cuadro de porcentaje para modificar la vista o ver varias páginas. De la misma manera, en la sección Zoom puede expandir el documento haciendo clic para seleccionar una cantidad específica de zoom con un máximo de 200%. La sección Vista previa muestra cómo aparecerá el documento en la pantalla. El control deslizante de Zoom sirve para acercar o alejar el documento y se encuentra en la parte inferior derecha de la Barra de estado. El control deslizante del Zoom también se encuentra en la pantalla Imprimir en la vista Backstage.

@@ Uso del Zoom Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para utilizar la opción Varias páginas en el cuadro de diálogo Zoom, mueva el mouse sobre las imágenes en miniatura y haga clic en el número de páginas para mostrar en la pantalla.

Modificar las vistas de la ventana Los comandos del grupo Ventana le permiten abrir y acomodar múltiples ventanas del documento en la pantalla. En este ejercicio aprenderá a manipular la ventana de la pantalla creando un segundo documento en una nueva ventana, acomodando todos los documentos abiertos en una sola pantalla, separando el documento para observar las diferentes partes, acomodando la vista de los documentos en paralelo, restaurando la posición de las ventanas para dividir la pantalla de forma pareja y alternando las ventanas. A continuación se muestra una guía básica de los comandos del grupo Ventana: • El botón Nueva ventana abrirá una ventana nueva mostrando el documento actual; esta ventana muestra el nombre del documento en la Barra de título seguido del número 2. Cada nueva ventana que abra en el mismo documento recibirá un número, ordenando cronológicamente. Esta herramienta le permite trabajar en diferentes partes de su documento. • El botón Organizar todo muestra dos o más ventanas en la pantalla al mismo tiempo. Esto es de utilidad cuando se quiere comparar dos documentos o utilizar información de un documento a otro. • El comando Dividir divide la ventana de un documento en dos ventanas que se desplazan independientemente. Esto le permite visualizar dos partes del documento al mismo tiempo. • El botón Ver en paralelo le permite visualizar documentos uno al lado del otro. Cuando aplique la función Ver en paralelo puede utilizar el comando Desplazamiento sincrónico para vincular el desplazamiento de los dos documentos y así poder desplazarse por los dos al mismo tiempo. • El botón Restablecer posición de la ventana se utiliza con la Vista en paralelo, cuando está viendo dos documentos en paralelo este comando acomoda el documento para que aparezcan en la pantalla en partes iguales. • El botón Cambiar ventanas le permite seleccionar cuál documento será el que se encuentre activo (es decir, el documento que esté listo para editarse). El nombre del documento activo aparecerá en la Barra de título del documento.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambian las vistas de un documento? 1.4.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se divide una ventana? 1.4.5

Es posible que necesite quitar una ventana de la pantalla sin cerrar la aplicación. Aquí es cuando los tres botones en la esquina superior derecha de la pantalla de Word son de utilidad. El botón Minimizar minimiza la ventana (es decir la ventana desaparece y se remplaza con un icono en la Barra de estado). El botón Restaurar regresa un documento a su tamaño original (ya sea minimizándolo o maximizándolo). Finalmente, el botón Cerrar cierra la ventana. Si solo tiene un documento de Word abierto, este botón también cerrará Word.

@@ Modificar las vistas de la ventana Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Navegar y buscar en un documento

En resumen Como ha podido ver, el Panel de navegación contiene comandos para moverse y realizar búsquedas en un documento. También puede utilizar las opciones del comando Buscar, el mouse, las barras de desplazamiento y las combinaciones de teclas para navegar en los documentos de Word. En esta sección practicará el uso del mouse, las barras de desplazamiento, las combinaciones de teclas, el Panel de navegación y varios comandos para moverse rápidamente a través de un documento, así como para buscar textos específicos, imágenes u otros elementos del documento para después quitarlos o reemplazarlos.

La barra de desplazamiento permite al usuario moverse de arriba a abajo en un documento. En Word, la barra de desplazamiento vertical aparece en el lado derecho de la ventana del documento, (en caso de que la ventana sea más grande que el área de visualización, aparecerá una barra de desplazamiento horizontal, en la parte inferior de la ventana, para permitirle desplazarse de izquierda a derecha a lo ancho del documento). Puede hacer clic en los botones de desplazamiento para moverse de arriba a abajo una línea a la vez; o bien, puede hacer clic y mantener presionado el botón de desplazamiento para moverse más rápido. También puede hacer clic y arrastrar el cuadro de desplazamiento para moverse aún más rápido en el documento, o solo haga clic en el cuadro de desplazamiento para ver el recuadro con información en pantalla que indica en qué posición del documento se encuentra.

Uso del mouse y de la barra de desplazamiento para navegar El uso del mouse en combinación con la barra de desplazamiento representa una forma sencilla de desplazarse en un documento.

@@ Uso del mouse y de la barra de desplazamiento para navegar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Uso del teclado para navegar El teclado es una herramienta útil para moverse en un documento a través de las teclas de dirección, así como de otros comandos del teclado.

@@ Uso del teclado para navegar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

La Tabla 2-2 contiene las combinaciones de teclas y teclas de comandos que se pueden utilizar para navegar en un documento. Utilice la Ayuda de Windows para ver más combinaciones de teclas. Tabla 2-2 Combinaciones de teclas para navegar en un documento

Combinación de teclas Flecha izquierda Flecha derecha Flecha hacia arriba Flecha hacia abajo Fin Inicio Re Pág Av Pág

Movimiento Un carácter hacia la izquierda Un carácter hacia la derecha Una línea hacia arriba Una línea hacia abajo Final de la línea Inicio de la línea Avanza hacia arriba Avanza hacia abajo

Ctrl+Av Pág Ctrl+Re Pág

Avanza una página hacia abajo Avanza una página hacia arriba

Ctrl+Inicio

Regresa al principio del documento

Ctrl+Fin

Avanza al final del documento

Realizar búsquedas en un documento Ahora el comando Buscar de Word se encuentra en la pestaña Resultados, en el Panel de navegación. Puede abrir el Panel de navegación en el grupo Mostrar en la pestaña Vista, también puede abrirlo haciendo clic en el botón Buscar en la pestaña Inicio, en el grupo Edición. Con el Panel de navegación puede localizar texto, imágenes, objetos y ecuaciones en el documento. Este contendrá el texto resaltado y la pestaña Resultados mostrará el resultado en negritas. Word coloca los resultados en el orden en el cual aparecen en el documento. En este ejercicio aprenderá a utilizar el Panel de navegación para buscar cada incidencia de una palabra específica en el documento. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, se encuentra una flecha desplegable junto al botón Buscar, la cual abre el menú con los comandos Buscar, Búsqueda avanzada e Ir a. El comando Buscar abrirá el Panel de navegación con la pestaña Resultados abierta, el comando Búsqueda avanzada abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar activada y el comando Ir a abrirá el mismo cuadro de diálogo, pero con la pestaña Ir a activada. En el grupo Edición, el comando Reemplazar abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Reemplazar activada. El comando Seleccionar ofrece opciones para seleccionar texto u objetos. Para resaltar en la pantalla cada incidencia de una palabra o frase, debe activar el comando Búsqueda avanzada. Para hacer esto, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Buscar en el documento, (Figura 2-2), enseguida haga clic en Búsqueda avanzada. Se abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el cuadro Buscar, escriba la palabra o frase y posteriormente haga clic en la flecha desplegable, en el botón Resaltado de lectura. Finalmente seleccione Resaltar todo. El texto resaltado se hará visible cuando cierre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Para desaparecer todas las apariciones del texto, regrese a las opciones de Búsqueda avanzada, haga clic en el botón Resaltado de lectura y enseguida seleccione la opción Borrar resaltado.

A B C D Figura 2-2. Panel de navegación con opciones adicionales A) La lupa y la flecha desplegable muestra opciones de comandos adicionales / B) La Búsqueda avanzada abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar activada / C) La opción Reemplazar abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Reemplazar activada / D) La opción Ir a abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Ir a activada.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se busca texto? 1.2.1

@@ Uso del Panel de navegación para la búsqueda de texto en un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para finalizar su búsqueda haga clic en el icono X en el cuadro de texto. ÔÔ Otra manera Para abrir el Panel de navegación utilizando el teclado, presione la combinación de teclas Ctrl+F o haga clic en la flecha desplegable del grupo Editar en la pestaña Inicio.

Para más opciones de búsqueda, haga clic en el botón Más>> en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el área Opciones de búsqueda elija un criterio adicional para redefinir el proceso de búsqueda, como Coincidir mayúsculas y minúsculas o Solo palabras completas. La opción Usar caracteres comodín sirve para buscar palabras o frases que contengan letras específicas o combinaciones de letras. Puede ingresar un signo de interrogación (?) para representar un solo carácter; por ejemplo, si se escribe b?to, encontrará bato, bito y buto. De la misma manera puede ingresar un asterisco (*) para representar una cadena de caracteres; por ejemplo, si se escribe m*to encontrará mato, momento o mediano formato. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar puede hacer clic en el botón Formato para buscar un formato específico como Fuente, Párrafo o Estilo. También puede hacer clic en el botón Especial para encontrar elementos especiales en un documento como un campo, marca de nota al final o salto de sección.

Buscar y reemplazar texto en un documento En el grupo Edición, en la pestaña Inicio, el comando Reemplazar abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Puede utilizar esta herramienta para sustituir una palabra o frase por otra. También pude emplear el comando Buscar y reemplazar para cambiar el formato, ya sea a un color específico de fuente, negrita o cursiva. También es posible buscar y reemplazar caracteres especiales y elementos del documento como saltos de página y tabulaciones. En este ejercicio aprenderá a buscar y reemplazar una palabra con un tipo de formato específico.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se encuentra texto en un documento? 2.1.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se utiliza el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para aplicar formato a un texto? 2.2.2

@@ Reemplazar texto en un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Puede utilizar la herramienta Buscar y reemplazar para sustituir elementos de puntuación específica en un documento. Por ejemplo, si presionó la barra espaciadora dos veces al final de cada oración y ahora quiere reemplazarlo con un solo espacio. Para hacer esto, en el cuadro Buscar presione la Barra espaciadora dos veces y en el cuadro Reemplazar con, presione la Barra espaciadora una vez y haga clic en el botón Reemplazar todos. Word reemplazará todas las apariciones de doble espacio con solo uno. Cuando se reemplaza un texto, puede confirmar cada reemplazo para asegurar que sea correcto, haciendo clic en el botón Reemplazar en lugar de Reemplazar todos. Utilizar el comando Buscar y reemplazar lo ayudará a encontrar texto y evitar errores.

MM Resolución de problemas

En caso de encontrar dificultades mientras utiliza el comando Reemplazar para realizar el reemplazo con algún formato o con uno de los elementos especiales, vuelva a abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Revise el cuadro Buscar, para asegurarse de introducir los elementos correctos así como su escritura correcta. Debajo del cuadro Reemplazar con, se encuentra el formato que se aplicará al sustituir el texto. Por ejemplo, si está reemplazando texto con un color y en negritas, podrá ver este formato debajo del cuadro Reemplazar con: Fuente: Negrita, Color de fuente: Rojo.

Uso del comando Ir a para navegar en un documento extenso ÔÔ Otra manera También puede abrir la pestaña Ir a en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar presionando las teclas Ctrl+L, o la tecla F5.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo puede ir a lugares específicos en un documento? 1.2.4

En un documento extenso, tal vez necesitará desplazarse lo más rápido posible. El comando Ir a y el botón Seleccionar son un método para navegar en un documento rápidamente. En este ejercicio aprenderá a utilizar el comando Ir a para moverse rápidamente en un documento extenso. Puede usar el comando Ir a para dirigirse a una página, tabla, gráfico, ecuación o a cualquier otro tipo de elemento en el documento. Para moverse al elemento siguiente o anterior del mismo tipo, deje vacío el cuadro de búsqueda y haga clic en el botón Anterior o Siguiente. El comando Ir a se encuentra en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

@@ Uso del comando Ir a Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Word da seguimiento a los lugares donde ingresó o editó texto. Para ir a una búsqueda anterior en su documento, solo presione las teclas Mayús+F5. Después de guardar el documento en su computadora, dispositivo flash o OneDrive, Word 2013 le recordará en dónde dejó su documento.

Seleccionar, reemplazar y eliminar texto

En resumen Word cuenta con varias herramientas para seleccionar, eliminar y reemplazar texto. También puede aplicar formato en el texto seleccionado. En este ejercicio utilizará el mouse y el teclado para seleccionar texto, eliminarlo o reemplazarlo por otro.

Seleccionar, reemplazar y eliminar texto ÔÔ Otra manera El botón Seleccionar, que se encuentra en la sección Edición de la pestaña Inicio, le permite seleccionar todo el texto en un documento, o seleccionar texto con formato similar.

Es posible eliminar texto en un documento de Word presionando la tecla Retroceso, para así eliminar los caracteres que se encuentran a la izquierda del punto de inserción o presionando la tecla Supr para borrar los caracteres que se encuentren a la derecha del punto de inserción; o bien, seleccionando el texto y presionando la tecla Supr o Retroceso. En este ejercicio aprenderá a seleccionar y eliminar texto, así como a introducir texto nuevo. También practicará utilizando los botones Deshacer y Repetir en la Barra de herramientas de acceso rápido. La función selección múltiple de Word le permite seleccionar varios elementos del texto que no sean adyacentes. Por ejemplo, para seleccionar líneas alternadas en un párrafo, seleccione la primera línea, después mantenga presionada la tecla Ctrl al mismo tiempo que selecciona las otras líneas, haciendo clic con el botón izquierdo del mouse. Para reemplazar texto en un documento de Word, seleccione el texto y escriba el nuevo. Para cancelar una selección haga clic en un espacio en blanco del documento en pantalla.

@@ Seleccionar, reemplazar y eliminar texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word Como ha podido observar, cada vez que coloca el puntero del mouse hacia la izquierda del margen, este cambia por una flecha de selección, que le permite seleccionar líneas completas que se encuentren a la derecha del puntero. Después podrá desplazarse hacia abajo para continuar seleccionando palabras adyacentes, líneas de texto o párrafos completos. La Tabla 2-3 enlista todo esto, así como otras técnicas para seleccionar texto con el mouse. Tabla 2-3 Seleccionar texto con el mouse

Para seleccionar Cualquier cantidad de texto Palabra Línea

Haga esto Haga clic y arrastre por el texto Haga doble clic en la palabra Haga clic con el puntero del mouse en el margen izquierdo

Varias líneas

Arrastre el puntero en el margen izquierdo

Oración

Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cualquier parte de la oración

Párrafo

Haga doble clic en el margen izquierdo o haga clic tres veces en el párrafo

Todo el documento

Haga tres veces clic en el margen izquierdo

También puede hacer uso de los comandos del teclado para seleccionar texto. La Tabla 2-4 muestra las combinaciones de teclas que puede utilizar para seleccionar texto. Tabla 2-4 Seleccionar texto con el teclado

Cortar, copiar y pegar texto

Para seleccionar Un carácter hacia la derecha Un carácter hacia la izquierda Hacia el final de una palabra

Haga esto Mayús + Flecha derecha Mayús + Flecha izquierda Ctrl+Mayús + Flecha derecha

Hacia el principio de una palabra

Ctrl+Mayús + Flecha izquierda

Hacia el final de una línea

Mayús + Fin

Hacia el principio de una línea

Mayús + Inicio

Hacia el final del documento Hacia el principio del documento Todo el documento Hacia el final de un párrafo

Ctrl+Mayús + Fin Ctrl+Mayús + Inicio Ctrl+A Ctrl+Mayús + Flecha hacia abajo

En resumen A menudo es necesario copiar o quitar texto de alguna parte del documento y colocarlo en otra. Cuando utiliza los comandos Copiar o Cortar, el Portapapeles almacena los elementos para que pueda pegarlos en otra parte del documento o en otro archivo de Office. Cuando corta un texto, Word lo quita del lugar original y coloca el texto borrado en el Portapapeles. Cuando copia texto, Word coloca un duplicado del texto en el Portapapeles. El comando Pegar coloca el texto del Portapapeles en su nueva ubicación en el documento original, o en uno nuevo. En este ejercicio aprenderá las dos maneras de copiar y mover texto utilizando el Portapapeles y el mouse.

Las entradas que se colocan en el Portapapeles se pueden introducir en cualquier parte del documento, colocando el punto de inserción en la nueva ubicación y seleccionando una de las tres Opciones de pegado, como se muestra en la Figura 2-3 y en la Tabla 2-5. Tabla 2-5 Descripción de las Opciones de pegado

Opciones de pegado

Descripción

Elementos colocados en el Portapapeles

Aparece como

Mantener formato de origen

Mantiene el formato original en el texto seleccionado, incluyendo hipervínculos.

MICROSOFT. COM

Combinar formato

Si el texto contiene diferentes tamaños y colores de fuente, la opción Combinar formato producirá el texto en Calibri (Cuerpo) 11 pts. Cuando se encuentre en un documento nuevo. Si se pega dentro del mismo documento se utilizará el formato del destino.

Pegar

Mantener sólo texto

Sin importar la fuente, tamaño y formato, al momento de pegar, el texto siempre aparecerá en la fuente Calibri (Cuerpo) 11 pts.

Colegio

A B Figura 2-3 Opciones de pegado A) Mantener formato de origen / B) Combinar formato / C) Mantener solo texto

ÔÔ Otra manera Para copiar elementos en el Portapapeles utilizando el teclado, seleccione un elemento y presione las teclas Ctrl+C. Para cortar un elemento con el teclado, presione las teclas Ctrl+X. Para pegar un elemento que se guardó recientemente en el Portapapeles, haga clic para colocar el punto de inserción y presione las teclas Ctrl+V. Para abrir el menú contextual que contenga los comandos Cortar, Copiar y Pegar, haga clic derecho.

Copiar y pegar texto con los comandos del Portapapeles El Portapapeles le permite cortar o copiar múltiples elementos y pegarlos en un documento de Office. En este ejercicio aprenderá a utilizar el comando Portapapeles en la pestaña Inicio para copiar y mover texto. Los elementos recopilados permanecen en el Portapapeles hasta que todos los programas de Office se cierren o hasta que haga clic en el botón Borrar todo, el cual se encuentra en el panel de tareas del Portapapeles. El Portapapeles puede contener hasta 24 elementos, en caso de agregar otro elemento, se eliminará el primero y el elemento más reciente se colocará al principio de la lista. Cada entrada en el Portapapeles tiene un icono que representa el programa de Office en el que se originó y una parte del texto copiado o una vista en miniatura, en caso de que se trate de un gráfico. De manera predeterminada, cada vez que se selecciona un texto, aparece un mensaje en la Barra de estado mostrando cuántas palabras se han seleccionado y el número total de palabras en el documento.

@@ Uso del Portapapeles para copiar y mover texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota El panel de tareas Portapapeles puede verse diferente, dependiendo de la cantidad de elementos que se hayan almacenado en él.

La flecha desplegable Opciones, en la parte inferior del panel de tareas Portapapeles, cuenta con varias opciones para abrir el Portapapeles. La Tabla 2-6 describe estas opciones. Tabla 2-6 Opciones para abrir un documento

Opciones

Descripción

Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office

Muestra automáticamente el Portapapeles al copiar un elemento.

Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl+C dos veces

Muestra automáticamente el Portapapeles cuando se presionan las teclas Ctrl+C dos veces.

Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office

El Portapapeles no se muestra al cortar o copiar texto.

Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la Barra de tareas

Muestra el icono del Portapapeles en el área de estado, en la Barra de tareas, cuando el Portapapeles está activo. Esta opción está activada de manera predeterminada.

Mostrar estado cerca de la Barra de tareas al copiar.

Muestra un mensaje de “Elemento recopilado” cada vez que se copian los elementos en el Portapapeles. Esta opción está activada de manera predeterminada.

Utilizar el mouse para copiar o mover texto Para mover un texto seleccionado, utilice el mouse para arrastrarlo y colocarlo en su nueva ubicación. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra el mouse para copiar el texto. Al arrastrar el mouse, el puntero mostrará un recuadro mientras mueve el texto o un recuadro con el signo (+) cuando lo copia. El texto que haya cortado o copiado utilizando el mouse no se almacenará en el Portapapeles. En esta sección, aprenderá a emplear el mouse para copiar y mover texto. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se utilizan los comandos copiar y pegar? 2.1.3

@@ Utilizar el mouse para copiar o mover texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

MM Resolución de problemas

La opción de arrastrar y colocar se encuentra activada de manera predeterminada, así que podrá arrastrar el puntero para mover y copiar texto. Se puede activar y desactivar esta opción usando la vista Backstage. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones, después haga clic en Avanzadas y debajo de Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el texto. Las opciones avanzadas de Word se verán en la Lección 14.

Eliminar párrafos en blanco A medida que crea un documento o revisa uno existente, es buena idea ir eliminando las líneas en blanco que sobran entre los párrafos. En esta sección, aprenderá a eliminar espacios en blanco. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se eliminan párrafos en blanco? 2.1.5

Cambiar la información de las propiedades

@@ Eliminar párrafos en blanco Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word En resumen La vista Backstage le permite acceder a las propiedades para agregar información sobre el documento (nombre del autor, asunto, compañía y más). En este ejercicio, aprenderá dos formas de agregar información a las propiedades.

Las propiedades del documento identifican al creador del documento, la fecha en que se creó, asunto, categoría y palabras clave que se pueden utilizar para realizar búsquedas en el documento. El panel Propiedades del documento se muestra en el documento de la pantalla, accediendo al comando Información, en la vista Backstage, y seleccionando la opción Mostrar el panel de documentos. Esta opción muestra el panel Propiedades del documento debajo de la Cinta de opciones. Puede acceder a las Propiedades avanzadas haciendo clic en la flecha desplegable, en las Propiedades del documento, o puede abrirlo desde la vista Backstage. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega información a las propiedades del documento? 1.4.6

@@ Cambiar la información de las propiedades Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Lección 3

Aplicar formato a caracteres

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE EL GRUPO FUENTE A medida que aprende a aplicar formato al texto debe familiarizarse con el grupo Fuente. El grupo Fuente, que aparece en la Figura 3-1, se encuentra en la pestaña Inicio, en la Cinta de opciones. A

C D

F G Ñ

H Figura 3-1 El grupo Fuente

A) Fuente / B) Tamaño de fuente /C) Aumentar tamaño de fuente / D) Disminuir tamaño de fuente/ E) Cambiar mayúsculas y minúsculas / F) Borrar formato / G) Color de fuente / H) Color de resaltado del texto / I) Efectos de texto / J) Superíndice / K) Subíndice/ L) Tachado / M) Subrayado / N) Cursiva / Ñ) Negrita.

El grupo Fuente contiene los comandos necesarios para modificar la apariencia de un texto. Los caracteres pueden tener fuente, tamaño de fuente, color de texto y sombra/iluminación específica. Utilice la Figura 3-1 como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

BMiniproyecto 1

Aplicar formato a caracteres manualmente

ÔÔ Otra manera Puede abrir el cuadro de diálogo Fuente haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente. También puede hacer clic derecho en el texto seleccionado y presionar la combinación de teclas Ctrl+Mayus+F o Ctrl+M.

En resumen Cuando se aplica formato a los caracteres, el texto luce más atractivo y puede cambiar la apariencia del documento. Seleccionar la fuente apropiada para su documento es importante, ya que es necesario que este sea legible.

Cambiar el tipo y el tamaño de fuente Un carácter es cualquier letra, número, símbolo o signo de puntuación. Cuando aplica formato a un carácter, se utiliza una fuente para cambiar la apariencia del texto. Una fuente es una tipografía que aplica un estilo a los caracteres. Cada fuente tiene un nombre único; por ejemplo, Times New Roman, Garamond o Arial. La fuente predeterminada para Word es Calibri. Microsoft Word cuenta con una variedad de fuentes y tamaños de fuente para ayudarle a expresar el mensaje pretendido en un documento. Si desea que su documento llame la atención, seleccione una fuente adecuada que haga legible su documento. En este ejercicio utilizará los comandos del grupo Fuente y de la Minibarra de herramientas para aplicar una fuente y un tamaño específicos al texto seleccionado. Los tamaños de fuente se miden en puntos. El tamaño en puntos se refiere a la altura de los caracteres (un punto equivale aproximadamente a 1⁄72 de pulgada). El rango de los tamaños en puntos va desde unos muy pequeños de 8 puntos a los 72 puntos o más. A continuación se presentan algunos ejemplos de fuentes y tamaños. Este es un ejemplo de Garamond en 10 puntos.

Este es un ejemplo de Arial en 14 puntos. Este es un ejemplo de Comic Sans MS en 14 puntos. El grupo Fuente, en la pestaña Inicio, presenta los menús para elegir el tipo de letra y tamaño de fuente. La Minibarra de herramientas contiene los mismos comandos, puede acceder a ellos si hace clic derecho y utiliza el menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Fuente. Para modificar la fuente o el tamaño del texto a través de cualquiera de estas herramientas, primero debe seleccionar el texto. Otra forma de cambiar el tamaño del texto es seleccionándolo y haciendo clic en el botón Agrandar fuente para agrandar el tamaño de una fuente o en el botón Encoger fuente para disminuir su tamaño.

@@ Cambiar el tipo y el tamaño de fuente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Courier New es ejemplo de una fuente monoespaciada, lo que significa que el espacio proporcional tiene la misma cantidad de espacio horizontal. Times New Roman es un ejemplo de fuente proporcional, puesto que el espaciado horizontal varía. Hay dos tipos de fuentes proporcionales: las serif y las sans serif. Las fuentes Serif tienen líneas pequeñas en los extremos de sus caracteres y se utilizan generalmente en grandes cantidades de texto. Las fuentes Sans serif no tienen estas extensiones. Times New Roman y Courier New son ejemplo de la fuente serif; mientras que Arial y Calibri lo son de fuentes sans serif.

Aplicar atributos a los caracteres

ÔÔ Otra manera También puede seleccionar el texto y presionar la combinación de teclas Ctrl+N para aplicar el formato negrita. ÔÔ Otra manera También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl+K para aplicar el formato cursiva al texto seleccionado. ÔÔ Otra manera También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl+S para aplicar el formato subrayado al texto seleccionado.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambian los atributos de una fuente? 2.2.1

Además de cambiar el tipo y tamaño de la fuente, la apariencia de los caracteres puede cambiarse al aplicar énfasis al texto. En este ejercicio aprenderá a aplicar atributos a los caracteres como negrita, cursiva, subrayado, colores de fuente y otros efectos, en los documentos de Word. El grupo Fuente, en la pestaña Inicio, contiene los comandos para aplicar atributos como Negrita, Cursiva y Subrayado, que resaltan las palabras o frases en su documento. Puede utilizar un atributo a la vez, como Negrita, o combinarlas como Negrita subrayado. Seleccione el texto para aplicar uno o más atributos a los caracteres utilizando los comandos correspondientes del grupo Fuente: la Minibarra de herramientas. Para abrir el cuadro de diálogo Fuente emplee uno de los métodos abreviados del teclado, como Ctrl+M o haga clic derecho para acceder al menú contextual. Haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo, en el grupo Fuente, para abrir el cuadro de diálogo Fuente y tener acceso a más opciones de formato para los caracteres. Se puede especificar un color de fuente, estilo de subrayado y una variedad de efectos como versalitas, tachado, superíndice, subíndice y sombra. El comando Efectos de texto agrega una apariencia distintiva al texto seleccionado; por ejemplo, contorno, sombra, iluminado y reflejo. Para agregar los efectos de texto a una selección, haga clic en la flecha desplegable del botón efectos de texto y seleccione una de las opciones disponibles en el menú. También puede acceder a los efectos de texto abriendo el cuadro de diálogo Fuente. Al final de la lección aprenderá a eliminar el efecto seleccionando el texto y haciendo clic en el botón Borrar formato, que se encuentra en el grupo Fuente.

@@ Aplicar atributos a los caracteres Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Cambiar mayúsculas y minúsculas Cuando necesita cambiar entre las mayúsculas y minúsculas del texto, Word cuenta con varias opciones que le permiten elegir de manera sencilla la que necesite. Por ejemplo, si accidentalmente presiona la tecla Bloq Mayús y no se da cuenta hasta que agregó dos párrafos en su documento, puede utilizar el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas para arreglar este problema sin tener que volver a escribir los párrafos. En este ejercicio aprenderá a usar las opciones del comando Cambiar mayúsculas y minúsculas de Word.

El menú Cambiar mayúsculas y minúsculas en el grupo Fuente tiene cinco opciones: • Tipo oración: pone en mayúscula la primera letra de cada oración. • minúscula: cambia todos los caracteres a minúsculas. • MAYÚSCULAS: cambia todos los caracteres a mayúsculas. • Poner en mayúsculas cada palabra: pone en mayúscula el primer carácter de cada palabra. • Alternar MAY/min: cambia cada carácter en minúscula y viceversa.

@@ Cambiar mayúsculas y minúsculas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Resaltar texto La herramienta Color de resaltado del texto, en el grupo Fuente, le permite aplicar un color de resaltado en el texto para enfatizar la importancia del mismo y hacerlo llamativo. Por ejemplo, puede marcar su libro con un marcador amarillo para resaltar las partes más importantes del libro. En este ejercicio aprenderá a utilizar la herramienta Color de resaltado del texto en Word 2013 para agregar un color de resaltado al texto seleccionado. Para resaltar texto, primero selecciónelo, luego haga clic en el botón Color de resaltado del texto y seleccione el color que necesite. Para eliminar el resaltado, seleccione el texto resaltado y elija la opción Sin color en el menú Color de resaltado del texto. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se resalta texto? 2.2.8

Utilizar la herramienta

Copiar formato

@@ Resaltar texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word En resumen Para aplicar formato al texto y lograr que tenga la apariencia que desea, podría necesitar copiar formatos existentes. La herramienta Copiar formato le ayudará a copiar formatos para utilizarlos en otras áreas del documento sin necesidad de repetir los mismos pasos.

Utilizar la herramienta Copiar formato ÔÔ Otra manera El botón Copiar formato también se encuentra disponible en la Minibarra de herramientas.

El comando Copiar formato se encuentra en el grupo Portapapeles, en la pestaña Inicio, y se utiliza para copiar los atributos y formato de un bloque de texto para aplicarlo a otro. Cuando activa la herramienta Copiar formato, el puntero del mouse se convierte en una brocha. Al hacer clic una vez en el botón Copiar formato, podrá copiar y aplicar el formato una vez; si hace doble clic, podrá aplicar el formato copiado en todos los lugares que seleccione. En este ejercicio, aprenderá a usar la herramienta Copiar formato para copiar y aplicar formatos a un texto seleccionado.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica formato utilizando la herramienta Copiar formato? 2.2.3

Aplicar formato a texto con estilos

@@ Utilizar la herramienta Copiar formato Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word En resumen Word cuenta con Estilos rápidos predefinidos que sirven para aplicar formato a los documentos de manera rápida, utilizando una variedad de estilos de carácter y de párrafo. Se puede modificar un estilo existente o crear uno nuevo y colocarlo en la lista de Estilos rápidos, en un documento actual o en una plantilla. En este ejercicio aprenderá a aplicar un estilo, así como a modificar un estilo existente.

El panel Estilos contiene los mismos estilos rápidos que los de la galería. Cada vez que se coloca el puntero del mouse sobre un estilo, en la lista aparece un recuadro con información en pantalla mostrando las propiedades del mismo. Existen dos tipos de estilos: estilos de párrafo y estilos de carácter. Los estilos de párrafo se encuentran señalados en el panel Estilos, con una marca de párrafo que se encuentra a la derecha del nombre. Cuando se elige la opción estilos de párrafo, se aplica el formato instantáneamente a todo el texto del párrafo en el lugar en donde se encuentre el punto de inserción, sin importar si está seleccionado o no. En el grupo Estilos, la marca de párrafo aparece junto al nombre del estilo. Los estilos de carácter se aplican a caracteres individuales o a palabras que se hayan seleccionado. Los estilos de carácter se acompañan de una a minúscula a un lado de ellos. Puede ver la letra a minúscula en la galería Estilos iniciando el cuadro de diálogo, o presionando la combinación de teclas Alt+Ctrl+Mayus+S. En algunos casos, un estilo puede utilizarse para un párrafo y para un carácter. Los estilos vinculados contienen una marca de párrafo así como una a minúscula junto a ellos. Seleccione el texto al que desea aplicar un estilo vinculado. En la Lección 2 aprendió a ver un documento en el Panel de navegación utilizando una de las tres pestañas. Cuando aplica un estilo a un documento, como en los títulos, puede realizar búsquedas en su documento rápidamente.

Aplicar estilos En este ejercicio aprenderá a usar los Estilos de Word para aplicar estilos a párrafos y caracteres a un texto, y así crear una apariencia uniforme y ordenada en su documento. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican estilos a un texto? 2.2.9

@@ Aplicar un estilo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Modificar estilos Se pueden realizar modificaciones a un estilo existente utilizando el cuadro de diálogo Modificar estilo. Word cuenta con opciones en donde puede colocar los cambios que realizó al estilo, como agregarlo en la galería Estilos, al documento actual o aplicarlo a un nuevo documento basado en una plantilla. En este ejercicio aprenderá a usar las opciones del cuadro de diálogo Modificar estilo para cambiar los estilos en Word. Puede realizar cambios a un estilo haciendo clic derecho en un estilo en la galería, o en la ventana de Estilos, y después hacer clic en la opción Modificar. Las propiedades de un carácter se pueden aplicar a un estilo haciendo clic en el botón Negrita , Cursiva y en Subrayado . De manera similar al hacer clic en la flecha desplegable del botón Fuente y Tamaño, podrá ajustar estos cambios. El cuadro de diálogo Modificar estilo tiene opciones en donde podrá colocar los nuevos estilos. El estilo modificado se podrá colocar en la galería Estilos donde podrá acceder de manera rápida. Al seleccionar la opción Solo en este documento, hará que solamente se vea afectado el documento actual. Al seleccionar la opción Documentos nuevos basados en esta plantilla se asegura de aplicar el mismo estilo. Por ejemplo, está escribiendo un documento de investigación en grupo y le gustaría que el documento luzca uniforme. Al entregar a cada uno de los miembros del grupo una copia de la plantilla asegurará una consistencia en el formato del documento y todos los estilos se actualizarán automáticamente. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica el atributo de un estilo existente? 2.2.11

Aplicar formato a un texto con

WordArt

@@ Modificar estilos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word En resumen Word cuenta con atractivos efectos para texto. WordArt tiene efectos especiales que puede aplicar a su texto para hacerlo más llamativo.

Aplicar formato a un texto con WordArt WordArt es una herramienta que crea efectos decorativos en el texto. Por ejemplo, puede aplicar efectos al texto al agregar sombras, reflexión, iluminación, bordes suaves, bisel, giro 3D. Cuando empiece a trabajar con WordArt, aparecerá la pestaña Herramientas de dibujo, la cual le permite aplicar formato al WordArt agregando efectos especiales.

Insertar un gráfico WordArt

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica un gráfico WordArt a un texto? 2.2.10

Word 2013 ha mejorado WordArt con más colores brillantes y formas, así como con una galería de estilos de texto. Cuando se inserta un gráfico WordArt, se abre la pestaña Formato en las Herramientas de dibujo. En este ejercicio aprenderá a insertar un gráfico WordArt en un documento.

@@ Insertar WordArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Eliminar formato de texto

En resumen Cuando se aplica formato a un documento, algunas veces necesita probar con varias opciones antes de obtener la apariencia deseada. Es fácil eliminar un formato no deseado utilizando el botón Borrar formato de Word.

Utilizar el botón Borrar formato La herramienta Borrar formato se encuentra en el grupo Fuente y en el grupo Estilos. En este ejercicio aprenderá a utilizar la herramienta Borrar formato. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se elimina el formato en un documento? 2.2.6

@@ Utilizar el botón Borrar formato Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 2 Aplicar formato a documentos existentes en otros formatos de archivo En Word 2013 puede editar, aplicar formato y guardar un documento PDF. También puede abrir, editar y guardar documentos que se guardaron en otro formato de archivo, como RTF y TXT. Cada documento tiene propiedades y puede determinar qué desea compartir; en la Lección 13 aprenderá más sobre compartir y excluir contenido. En la Lección 1 aprendió a exportar un documento como un archivo PDF. En este ejercicio, aprenderá a importar un archivo PDF, aplicar formato y guardar como un archivo PDF.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se abre un archivo desde un formato de archivo diferente? 1.1.4 88 Listo para la certificación ¿Cómo se edita un archivo PDF? 1.1.5

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se importa un archivo PDF? 2.2.3

`` Tome nota Importar documentos que se guardaron en otros formatos de archivo, como PDF, le permite editar el documento y guardarlo como PDF o en formato de Word 2013.

@@ Importar un archivo PDF y aplicar formato Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Lección 4

Aplicar formato a los párrafos

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA SANGRÍA Y ESPACIO EN EL CUADRO DE DIÁLOGO PÁRRAFO El cuadro de diálogo Párrafo cuenta con comandos para cambiar la alineación, sangría y espaciado de un párrafo. La pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo se muestra en la Figura 4-1. Utilice esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro. B

C A

D I

H Figura 4-1 Pestaña Sangría y espacio en el cuadro de diálogo Párrafo A) Haga clic en las flechas para aumentar o disminuir la sangría Izquierda o Derecha / B) Opciones de Alineación / C) Seleccionar sangrías especiales: (ninguno), Primera línea y Sangría francesa / D) Haga clic en la flecha desplegable para ver las opciones de Interlineado / E) Ajustes predeterminados de Interlineado. Haga clic en las flechas para ajustar el Interlineado / F) Área de Vista previa / G) Opción para cambiar la configuración y establecerla como predeterminada / H) Abre el cuadro de diálogo Tabulaciones / I) Espaciado Anterior y Posterior de un párrafo.

BMiniproyecto 1

Aplicar formato a los párrafos

En resumen Dar formato a un párrafo es esencial para crear un documento eficaz y con una apariencia profesional. Cuando un documento tiene un formato adecuado y el texto tiene un buen espacio y posición, el lector puede enfocarse en el contenido. Word cuenta con elementos de formato para párrafos con los cuales puede determinar la alineación de un párrafo, así como establecer la sangría y el interlineado entre párrafos. Estos elementos de formato también le permiten eliminar todo el formato de un párrafo.

Aplicar sangrías

ÔÔ Otra manera También puede colocar el punto de inserción en el lugar donde quiera colocar la sangría y después arrastrar el marcador de sangría de primera línea en la regla hacia el lugar donde desea que se aplique la sangría.

Las sangrías pueden usarse para resaltar un párrafo y de esta forma destacarlo del resto del texto. Los documentos de Word pueden incluir sangría de primera línea, francesa y negativa. Los comandos para aplicar sangría se encuentran en el grupo Párrafo, en la pestaña Inicio, y también se pueden localizar en el grupo Párrafo en la pestaña Diseño de página. Ambos grupos de comandos abren un cuadro de diálogo que le permite acceder a comandos adicionales. En este ejercicio aprenderá a aplicar sangrías usando el cuadro de diálogo y la regla. Una sangría es el espacio en blanco que se encuentra entre el texto y el margen izquierdo o derecho. La sangría de primera línea inserta un espacio en blanco entre el margen izquierdo y la primera línea del párrafo (la medida de 1.27 cm está predeterminada en el sistema para esta sangría). La sangría francesa, común en documentos legales y bibliografías, empieza con la primera línea del párrafo completa desde el margen izquierdo y el resto de las líneas con sangría del lado del margen izquierdo. La sangría negativa extiende el texto del párrafo hacia el lado derecho del margen. Puede aplicar una sangría del lado izquierdo, derecho o ambos, así como determinar su tamaño usando las herramientas de Word para aplicar formato a un párrafo. También puede arrastrar el marcador en la regla para aplicar sangrías. La Tabla 4-1 muestra la imagen de cada tipo de sangría tal como aparecen en la regla. Tabla 4-1 Tipo de sangrías en la regla

Opciones de sangría

Marcador relacionado en la regla

Sangría de primera línea Sangría francesa Sangría izquierda Sangría derecha Sangría negativa

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican sangrías? 2.2.7

@@ Aplicar sangrías de primera línea Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

MM Resolución de problemas

Haga clic en el botón Vista y seleccione la opción Regla en el grupo Mostrar.

@@ Aplicar sangrías francesas ÔÔ Otra manera Para agregar una sangría a la primera línea de un párrafo, haga clic enfrente de la línea y presione la tecla Tab. Para agregar sangría a todo un párrafo, seleccione el párrafo completo y presione la tecla Tab. ÔÔ Otra manera Para acceder al cuadro de diálogo Párrafo utilizando un métodos rápido, coloque el punto de inserción en el párrafo y enseguida haga clic derecho y seleccione la opción Párrafo del menú contextual que aparece.

Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Aplicar sangrías izquierda y derecha Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Aplicar sangrías negativas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para cambiar la sangría de un párrafo utilice la regla o el cuadro de diálogo Párrafo en la pestaña Inicio, o en la pestaña Diseño de página.

BMiniproyecto 2 Cambiar la alineación La alineación de un párrafo se refiere a la forma en que se posiciona un texto dentro de los márgenes. De manera predeterminada el texto de un documento está alineado hacia la izquierda en la parte superior de la página. Al aplicar formato a un documento tal vez se encuentre con la necesidad de cambiar la alineación horizontal o vertical. En este ejercicio aprenderá a alinear el texto hacia la izquierda, hacia la derecha, centrarlo y justificarlo, así como a centrarlo en la alineación vertical. La alineación horizontal se refiere a la manera en que se posiciona un texto dentro de los márgenes izquierdo y derecho. Existen cuatro tipos de alineación horizontal: alineado a la izquierda, centrado, alineado a la derecha o justificado. Se puede cambiar la alineación horizontal en el grupo Párrafo que se encuentra en la pestaña Inicio o en la pestaña Diseño de página. Cuando se abra el cuadro de diálogo, encontrará seleccionada la pestaña Sangría y espacio: debajo de la sección General se puede cambiar la alineación de un párrafo; o bien, puede utilizar combinaciones de teclas como se muestra en la Tabla 4-2.

Tabla 4-2 Opciones de alineación horizontal

Combinación de teclas

Descripción

Alinear texto a la izquierda

Ctrl+Q

Alinea el texto hacia el margen izquierdo, dejando la orilla derecha desigual.

Centrar

Ctrl+T

Centra el texto dentro de los márgenes izquierdo y derecho, dejando ambas orillas desiguales.

Alinear texto a la derecha

Ctrl+D

Alinea el texto hacia el margen derecho, dejando la orilla izquierda desigual.

Ctrl+J

Alinea el texto hacia los márgenes izquierdo y derecho, agregando un espacio extra entre las palabras, según sea necesario, para obtener un aspecto limpio.

Opciones

Botón

Justificar

La alineación vertical se refiere a la forma en que se posiciona un texto entre los márgenes superior e inferior de la página. Se puede alinear el texto verticalmente hacia el lado superior, abajo, centrarlo o justificarlo. La alineación vertical se encuentra predeterminada hacia el margen superior. La opción Centrar alinea el texto entre los márgenes inferior y superior de manera uniforme. La alineación Abajo coloca el texto hacia el margen inferior del documento. Finalmente, la alineación vertical Justificada alinea los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho (Ver Tabla 4-3). Tabla 4-3 Opciones de alineación vertical

Opciones

Descripción

Alineación vertical Superior

Alinea el texto hacia la parte superior del margen.

Alineación vertical Centrada

Alinea el texto entre los márgenes superior e inferior.

Alineación vertical Abajo

Alinea el texto hacia el margen inferior.

Alineación vertical Justificada

Alinea el texto uniformemente entre el margen superior, inferior, izquierdo y derecho.

Existen dos formas para aplicar la alineación vertical:

• En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, inicie el cuadro de

diálogo Configurar página. En la pestaña Diseño, en la sección Página, encontrará el menú desplegable Alineación vertical. • También puede ir a la pestaña Archivo, seleccionar la opción Imprimir y hacer clic en Configurar página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. En la pestaña Diseño, en la sección Página, encontrará el menú desplegable Alineación vertical.

@@ Cambiar la alineación a justificado Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Cambiar la alineación a la derecha Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Cambiar la alineación al centro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Cambiar la alineación a la izquierda Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Cambiar la alineación vertical Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Aplicar sombreado a un párrafo En este ejercicio aprenderá a utilizar la herramienta Sombreado para dar color al fondo de un texto o párrafo seleccionado. Para aplicar sombreado a un párrafo, haga clic en el botón Sombreado en el grupo Párrafo en la pestaña Inicio. Para seleccionar otro color, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto al botón Sombreado y elija un color de la paleta Colores del tema o en Colores estándar del menú de Sombreado (coloque el punto de inserción sobre el color para que aparezca un recuadro con información en pantalla mostrando el nombre específico del color). Para eliminar el sombreado, haga clic en la opción Sin color. Haga clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo Colores, en donde podrá encontrar más opciones. Puede seleccionar uno de los colores estándar en la pestaña Estándar o puede crear un color personalizado en la pestaña Personalizado.

@@ Aplicar sombreado a un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ÔÔ Otra manera También se puede acceder al cuadro de diálogo Bordes y sombreado haciendo clic en la flecha desplegable junto al botón Bordes y seleccionando la opción Bordes y sombreado.

Colocar un borde alrededor de un párrafo o texto Al igual que el sombreado, los bordes pueden añadir interés y énfasis a un párrafo. Se puede dar formato a los bordes con una variedad de estilos, colores y anchos. En este ejercicio aprenderá a usar las opciones de Bordes para aplicar bordes a un párrafo en su documento de Word. Puede aplicar bordes a un párrafo haciendo clic en el botón Bordes, que se encuentra en la pestaña Inicio en el grupo Párrafo. Para cambiar de estilo a un borde haga clic en la flecha desplegable, la cual se localiza junto al botón Bordes. Para más opciones, haga clic en Bordes y sombreado del menú Bordes para abrir el cuadro de diálogo Bordes y sombreado con la pestaña Bordes abierta. En este cuadro de diálogo podrá escoger entre una variedad de colores y estilos de bordes, incluso podrá eliminar un borde completamente. Este cuadro de diálogo también contiene pestañas con opciones de borde de página y sombreado.

@@ Colocar un borde alrededor de un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota También es posible agregar bordes a páginas, secciones, tablas, celdas, objetos gráficos e imágenes.

@@ Colocar un borde alrededor de un texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ÔÔ Otra manera También puede seleccionar el texto o párrafo al hacer clic en la flecha desplegable del comando Bordes, en el grupo Párrafo, y enseguida seleccionar la opción Sin borde.

@@ Borrar los bordes de un texto o un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Borrar los formatos de un párrafo Después de aplicar formato a un párrafo, tal vez decida quitar el formato o empezar de nuevo. El comando Borrar formato proporciona una manera fácil de cambiar un párrafo a texto sin formato. Cuando ejecuta este comando se elimina todo el formato, la fuente y su tamaño regresan a la configuración original del documento. En este ejercicio aprenderá a usar el comando Borrar formato para eliminar el formato en los párrafos seleccionados en Word.

@@ Borrar los formatos de un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 3

Aplicar interlineado en el texto y entre párrafos

En resumen En Word es posible determinar la cantidad de espacio que separa las líneas en un texto; así como establecer el espacio entre párrafos. De manera predeterminada el interlineado de Word es de 1.08, que es el espacio que existe entre cada línea. El interlineado se basa en los párrafos y se puede personalizar especificando un número de puntos. El espacio entre párrafos es de 8 puntos después de un párrafo, lo cual afecta el espacio de arriba y de abajo del párrafo. Entre más grande sea el número en puntos, más grande será el espacio entre los párrafos. En este ejercicio aprenderá a aplicar el interlineado entre líneas y párrafos.

Aplicar interlineado El interlineado es la cantidad de espacio que existe entre las líneas de un texto en un párrafo. En este ejercicio aprenderá a establecer el interlineado usando una variedad de herramientas de formato de párrafo. Las opciones de interlineado se encuentran disponibles en la pestaña Inicio y en la pestaña Diseño de página, en el grupo Párrafo, utilizando el botón Espaciado entre líneas y párrafos. También se puede acceder a las opciones de interlineado a través de la pestaña Sangría y espacio en el cuadro de diálogo Párrafo. La pestaña Diseño es nueva en Word 2013, la cual incluye Espaciado entre párrafos. La Tabla 4-4 incluye información adicional en relación con las opciones de interlineado, así como su descripción. Tabla 4-4 Opciones de interlineado

Opciones

Combinación de teclas

Descripción

Sencillo

Ctrl+1

Acomoda la fuente más grande en una línea, más una cantidad pequeña de espacio extra.

1.5

Ctrl+5

Una y media veces la cantidad de espacio del interlineado sencillo.

Doble

Ctrl+2

Dos veces el interlineado sencillo.

Mínimo

Establece la cantidad mínima de espacio necesaria para ajustar la fuente más grande en la línea.

Exacto

Establece el espacio en una cantidad exacta que Word no puede ajustar.

Múltiple

Establece el espacio en una cantidad que aumenta o disminuye a partir del interlineado sencillo en el porcentaje que especifique. Por ejemplo, si establece un interlineado de 1.3 se incrementará el espacio en un 30 por ciento.

Sin espacio entre párrafos

El espaciado Anterior y Posterior se establece a 0 pt. y el interlineado a 1.

Compacto

El espaciado Anterior se establece a 0 pt., el Posterior a 4 pt. y el interlineado a 1.

Estrecho

El espaciado Anterior se establece a 0 pt., el Posterior a 6 pt. y el interlineado a 1.15.

Abierto

El espaciado Anterior se establece a 0 pt., el Posterior a 10 pt. y el interlineado a 1.15.

Moderado

El espaciado Anterior se establece a 0 pt., el Posterior a 6 pt. y el interlineado a 1.15.

Doble

El espaciado Anterior se establece a 0 pt., el Posterior a 8 pt. y el interlineado a 2.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica interlineado a un párrafo? 2.2.5

@@ Aplicar interlineado a un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Cuando utiliza el grupo Formato del documento para aplicar espaciado entre párrafos, no necesita seleccionar el documento para utilizar uno de los comandos de formato integrados.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica el interlineado en un párrafo? 3.3.4

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic derecho para abrir el cuadro de diálogo Párrafo.

@@ Modificar el interlineado en un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Aplicar espaciado de párrafo Por lo general, en los documentos de Word los párrafos se encuentran separados por un espacio en blanco, esto sucede cada vez que se presiona la tecla Intro al final de un párrafo, Word agrega el espacio designado arriba y abajo del párrafo. De manera predeterminada, el espacio después de un párrafo es de 8 puntos, mientras que el espacio anterior es de cero, pero puede cambiar esta configuración para un solo párrafo o para un documento completo. En este ejercicio aprenderá a aplicar el espaciado en un párrafo. Para incrementar o disminuir el espaciado en un párrafo, haga clic en las opciones Anterior o Posterior de la pestaña Sangría y espacio en el cuadro de diálogo Párrafo. También se puede cambiar el espaciado de párrafo dirigiéndose al grupo Párrafo en la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos, así podrá agregar un espacio antes o después del párrafo; o bien, eliminar el espacio antes o después del mismo.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica espaciado a un párrafo? 2.2.4

@@ Aplicar espaciado a un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 4

Crear y aplicar formato a una lista con viñetas

En resumen Las listas con viñetas son una forma efectiva de dar formato a una lista de elementos que no tienen que aparecer en un orden específico (las listas numeradas se utilizan con elementos que necesitan un orden). Los elementos de una lista con viñetas van acompañadas de un pequeño icono, ya sean puntos, diamantes, etc. En Word puede crear una lista con viñetas partiendo de cero; o bien, modificar las líneas de un texto en una lista con viñetas. Se puede escoger entre varios estilos de viñetas, crear niveles dentro de una lista e insertar un símbolo o imagen como viñeta.

Crear una lista con viñetas Al crear y aplicar formato a listas con viñetas se enfatizan los puntos más importantes en un documento. En este ejercicio aprenderá a crear, aplicar formato y modificar una lista con viñetas. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agregan viñetas en un documento? 3.3.1

@@ Crear una lista con viñetas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Modificar una lista con viñetas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para cambiar una lista con viñetas a una lista numerada (o viceversa), seleccione la lista y haga clic en cualquiera de los botones Viñetas o Numeración. Si desea eliminar de la biblioteca una de las viñetas, abra el menú de la flecha desplegable, Viñeta , enseguida en la Biblioteca de viñetas, seleccione la viñeta y haga clic derecho para eliminarla.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aumenta o disminuye el nivel de lista? 3.3.5 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una viñeta utilizando caracteres especiales? 3.3.2

@@ Cambiar el nivel de una lista con viñetas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Insertar símbolos de caracteres especiales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una viñeta de imagen? 3.3.2

@@ Insertar una imagen como viñeta Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word En los ejercicios anteriores aprendió a crear viñetas utilizando la Biblioteca de viñetas, insertar símbolos e imágenes como viñetas desde la web. También puede cambiar los niveles de viñeta aumentando o disminuyendo los niveles de lista. En este ejercicio aprenderá a ajustar la alineación de cualquier tipo de viñeta.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica la alineación de una lista con viñetas? 3.3.3

Crear y aplicar formato a una lista numerada

@@ Cambiar la alineación de las viñetas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

En resumen Puede agregar, de manera rápida, números a líneas de texto existente para crear una lista; o bien, Word puede crear automáticamente una lista numerada usando el teclado.

Crear una lista numerada En este ejercicio aprenderá a crear, aplicar formato y modificar una lista numerada. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una lista numerada? 3.3.1

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica una lista numerada? 3.3.6

@@ Crear una lista numerada Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Modificar una lista numerada Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para cambiar el formato de una lista numerada, haga clic en cualquier número para seleccionar la lista completa. Si selecciona también el texto, cambiará el formato del texto y el de los números.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica la alineación de una lista numerada? 3.3.3

@@ Cambiar la alineación de una lista numerada Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota El mismo proceso utilizado en la vista Backstage para activar o desactivar listas automáticas con viñetas con la herramienta Autoformato de Word se utiliza para las listas numeradas automáticas. En la Lección 14 aprenderá a utilizar las Opciones avanzadas de Word.

BMiniproyecto 5

Crear y modificar una lista multinivel

En resumen Word cuenta con una herramienta Multinivel que se utiliza para esquemas y otros documentos que requieran tener varios niveles, estos niveles pueden ser una combinación de letras y números.

Crear una lista multinivel Las listas multinivel se utilizan comúnmente en documentos donde se requieren subconjuntos de información en una lista, como para preparar una agenda, un esquema o las preguntas de un examen. Por ejemplo, puede emplear una lista multinivel para esquematizar una investigación. En este ejercicio aprenderá a crear y aplicar formato a una lista multinivel.

@@ Crear una lista multinivel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Utilice la tecla Tab o la combinación de teclas Mayús+Tab para moverse entre los diferente niveles.

Ordenar el contenido de una lista Puede ordenar una lista de un solo nivel de la misma forma en la cual ordena una columna en una tabla.

@@ Ordenar el contenido de una lista Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Modificar una lista multinivel Word proporciona diferentes opciones para cambiar la apariencia de una lista. Esto se puede realizar cambiando el nivel de la lista, definiendo una lista multinivel o definiendo un nuevo estilo de lista. Los mismos métodos que aprendió para modificar listas con viñetas y numeradas se utilizan para aumentar o disminuir los niveles. Algunos formatos como las viñetas redondas funcionan bien en la mayoría de los documentos.

@@ Modificar el nivel de una lista multinivel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE CUADRO DE DIÁLOGO TABULACIONES Las tabulaciones de Word insertan espacios en blanco antes o entre el texto y párrafos. Utilizará el cuadro de diálogo Tabulaciones para establecer o eliminar tabulaciones como se muestra en la Figura 4-2. Emplee esta figura como una referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro. C

H G

Figura 4-2 Cuadro de diálogo Tabulaciones y selector de tabulación A) Selector de tabulaciones / B) Se pueden arrastrar la tabulaciones a una nueva posición en la regla / C) Ingrese un número para colocar la tabulación / D) Tabulaciones predeterminadas / E) Se eliminan todas las tabulaciones / F) Elimina la tabulación seleccionada en el cuadro de posición de tabulación / G) Haga clic para establecer la posición de la tabulación / H) Haga clic para seleccionar un relleno.

BMiniproyecto 6

Establecer y modificar tabulaciones

En resumen Las tabulaciones se utilizan para alinear texto o números en su documento. Puede utilizar la Regla para establecer tabulaciones, pero para ser más preciso puede utilizar las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para establecer tabulaciones personalizadas, se aplican tabulaciones a los párrafos. Cuando se presiona la tecla Intro, los ajustes de la tabulación se pasan al siguiente párrafo.

`` Tome nota Para visualizar la forma en la cual se establece una tabulación, muestre los caracteres no imprimibles como se vio en la Lección 1.

Establecer tabulaciones en la regla De manera predeterminada, se establece una tabulación alineada a la izquierda a 1.25 cm una de otra en la regla. Para colocar una tabulación en una posición diferente en la regla, haga clic en el selector de tabulaciones que se encuentra en el extremo izquierdo de la regla, aparecerá un recuadro con información en pantalla mostrando el tipo de tabulación en el selector de tabulaciones. Las tabulaciones son parte del formato de un párrafo, el texto seleccionado se ve afectado por la configuración de la tabulación o cuando esta se modifica. En este ejercicio aprenderá a colocar tabulaciones en la regla de Word. La Tabla 4-5 contiene los tipos de tabulaciones disponibles en Word, así como sus descripciones. Para ver una tabulación en la regla, coloque el punto de inserción sobre el texto. Después de establecer las tabulaciones presione la tecla Tab, el punto de inserción se colocará en la posición establecida. Para mover una tabulación a una posición diferente en la regla, haga clic y arrástrela hacia su nueva ubicación. Tabla 4-5 Tabulaciones en la Regla

Nombre

Botón

Descripción

Tabulación izquierda

Alinea el texto hacia la izquierda de donde se colocó la tabulación en la regla horizontal.

Tabulación centrada

Centra el texto hacia el lugar donde indica la regla horizontal.

Tabulación derecha

Alinea el texto hacia la derecha de donde se colocó la tabulación en la regla horizontal.

Tabulación decimal

Alinea lo números alrededor de un punto decimal en el lugar indicado en la regla horizontal.

Barra de tabulaciones

Inserta una barra vertical en el lugar indicado en la regla horizontal.

@@ Establecer tabulaciones en la regla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word MM Resolución de problemas

Si no aparece la regla horizontal, haga clic en la pestaña Vista y haga clic en la casilla de verificación Regla.

Utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones ÔÔ Otra manera Para abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones, haga doble clic en cualquier tabulación en la regla. También puede acceder al cuadro de diálogo Párrafo en la pestaña Diseño de página. Además, puede hacer clic derecho en el texto seleccionado.

El cuadro de diálogo Tabulaciones es útil para establecer tabulaciones en un lugar preciso de la regla, así como para eliminar todas las tabulaciones y colocar rellenos de tabulación. Los rellenos de tabulación se identifican con símbolos; por ejemplo, líneas punteadas, con guiones o líneas continuas. En este ejercicio practicará estableciendo tabulaciones y rellenos usando el cuadro de diálogo.

@@ Utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Mover tabulaciones Las tabulaciones se pueden mover hacia una nueva posición en la regla, arrastrándola con el puntero del mouse o abriendo el cuadro de diálogo Tabulaciones.

@@ Mover tabulaciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Eliminar tabulaciones Se pueden eliminar las tabulaciones arrastrándolas fuera de la regla o usando el cuadro de diálogo Tabulaciones para quitar una o todas las tabulaciones. Para eliminar una tabulación de la regla, haga clic en ella y arrástrela fuera de la regla. Cuando suelte el botón del mouse la tabulación habrá desaparecido; o bien, puede abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones en donde podrá escoger entre eliminar una o todas las tabulaciones. En este ejercicio practicará borrando tabulaciones en un documento de Word.

@@ Eliminar tabulaciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 7 Configurar tabulaciones En las tabulaciones se puede cambiar la medida de 1.25 cm que es la opción predeterminada. Cada vez que presione la tecla Tab, la tabulación se moverá 1.25 cm en la regla; por ejemplo, si presiona la tecla Tab dos veces el punto de inserción se moverá 2.5 cm en la regla. En este ejercicio practicará la configuración de tabulaciones. ÔÔ Otra manera Puede presionar la combinación de teclas Ctrl+U para abrir un nuevo documento en blanco.

@@ Configurar tabulaciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Varias de las opciones de diseño de documentos prediseñadas de Word 2013, hacen posible crear documentos como índices o tablas de contenido sin tener que establecer tabulaciones manualmente.

Lección 5

Administrar el flujo de un texto

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA B

A E H

F Figura 5-1 Diseño de página

A) Menú Márgenes / B) Menú Orientación / C) Menú Saltos / D) Menú Números de línea / E) Iniciador de cuadro de diálogo Configurar página / F) Menú Guiones / G) Menú Columnas / H) Menú Tamaño.

La pestaña Diseño de página contiene los grupos de comandos que le ayudan a aplicar formato al diseño de un documento completo o a solo una sección del mismo. Los comandos del grupo Configurar página (vea la Figura 5-1) le permiten establecer márgenes, cambiar la orientación de un documento y ajustar el tamaño del papel, ya sea de todo el documento o solo secciones del mismo. Las columnas le permiten dividir su documento en dos o más partes. Cuando inserta saltos de sección, puede cambiar la configuración de página de una sección existente en el documento sin afectar las demás páginas. El comando Números de línea le permite hacer referencia a líneas específicas en el documento. El comando Guiones cuenta con opciones para agregar guiones a las palabras de un documento de manera automática o manual. Los espacios de no separación ajustan el texto con el siguiente para evitar saltos hacia el margen derecho. El grupo Párrafo cuenta con herramientas que controlan el flujo del párrafo en un documento y en las páginas. Se puede controlar la paginación evitando líneas viudas y huérfanas o manteniendo un texto y líneas juntas y determinando el lugar en donde se agregará un salto de página en el documento. Se puede manipular el flujo del texto en un documento creando varias columnas, personalizando la configuración de las mismas e insertando saltos de columna en el grupo Configurar página. Si bien la mayoría de los comandos que utilizará para controlar el diseño de su documento se encuentran en la pestaña Diseño de página, existen otros comandos útiles en la pestaña Insertar en el grupo Páginas.

BMiniproyecto 1

Configurar el diseño de página

En resumen El diseño de la página le ayudará a transmitir su mensaje. Aun cuando el contenido del documento es muy importante, tener los márgenes apropiados, la orientación de la página y el tamaño de la hoja, contribuyen a la legibilidad y apariencia del documento.

Configurar márgenes ÔÔ Otra manera También puede abrir el cuadro de diálogo Configurar página a través de la vista Backstage, haciendo clic en las pestañas Archivo, Imprimir y Configurar página.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambian los márgenes de un documento? 1.3.1

Los márgenes son los espacios en blanco que ocupan la parte superior, inferior y lados de un documento. La medida predeterminada de los márgenes en Word es de 2.54 cm; sin embargo, puede cambiarla usando los comandos del grupo Configurar página en la pestaña Diseño de página. También puede establecer los márgenes a través de una galería o bien utilizar la opción Márgenes personalizados en el cuadro de diálogo Configurar página. En el grupo Configurar página, haga clic en el menú Márgenes, en donde podrá escoger entre una lista de márgenes predefinidos. Seleccione el ajuste de su preferencia, el documento mostrará los cambios. Haga clic en el comando Márgenes personalizados para abrir el cuadro de diálogo Configurar página, en donde podrá especificar las medidas de los márgenes a su gusto. En este ejercicio podrá personalizar los márgenes.

@@ Configurar márgenes Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Seleccionar la orientación de la página La orientación de un documento determina en qué dirección se extenderá el texto en la página. Las medidas de un documento en vertical son de 21.59 cm x 27.94 cm y el texto se extiende a lo largo del lado más corto del documento, mientras que las medidas de un documento carta horizontal son de 27.94 cm x 21.59 cm y el texto se extiende a lo largo del lado más extenso de la página. Mientras planea el formato del documento, debe decidir la orientación de la página. La orientación vertical es un formato usado comúnmente para documentos de negocios, esta orientación extiende el texto a lo largo del lado más corto del documento. La orientación horizontal, comúnmente usada en folletos, gráficos, tablas, etc., orienta el texto a lo largo del lado más ancho de la página. En este ejercicio cambiará la orientación de la página de vertical (predeterminada) a horizontal. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia la orientación en un documento? 1.3.1

@@ Seleccionar la orientación de la página Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Escoger el tamaño del papel El tamaño estándar del papel es de 21.59 cm x 27.94 cm.; sin embargo, Word cuenta con varias opciones para aplicar formato a un documento con una variedad de tamaños de papel. Word cuenta con diferentes tamaños establecidos de documentos, o bien, puede personalizar el tamaño del papel haciendo clic en el comando Más tamaños de papel. Por ejemplo, las invitaciones, tarjetas postales, documentos legales o reportes requieren diferentes tamaños de papel. Muchas impresoras cuentan con opciones para imprimir en diferentes tamaños de papel y en algunos casos tal vez necesite cambiar o personalizar el tamaño de la hoja en Word. Por ejemplo, los documentos legales deben tener un formato de 21.59 cm x 35.56 cm. En este ejercicio cambiará el tamaño predeterminado de la página. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el tamaño de papel en un documento? 1.3.1

Trabajar con saltos

@@ Escoger el tamaño del papel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word En resumen Word automáticamente inicia una nueva página en documentos extensos cuando el texto llega a la parte inferior de la página. Sin embargo, en algunas ocasiones, mientras se encuentre trabajando en un documento que contiene varios objetos o diseños especiales, es posible que requiera controlar los saltos de página o sección. Puede insertar o eliminar estos saltos de página y sección manuales, así como controlar la colocación de guiones o establecer espacios de no separación en Word.

Insertar y eliminar un salto de página manual Un salto de página es el punto en donde termina una página y comienza una nueva. Word le permite determinar el lugar donde ocurrirá el salto, también puede decidir el lugar para insertar los saltos de página manuales o establecer una de las opciones específicas. Se muestran como una línea punteada con las palabras Salto de página en el centro cuando activa el botón Mostrar todo. En la vista Diseño de impresión, Word muestra el documento página por página, una después de otra. En este ejercicio aprenderá a insertarlos y a eliminarlos. El menú Saltos cuenta con opciones para insertar tres tipos de saltos:

• Página: inserta un salto de página manual en el lugar donde termina una página y empieza otra.

• Columna: inserta un salto de columna manual en el lugar en donde comenzará el texto de la siguiente columna después del salto. • Ajuste del texto: separa el texto alrededor de los objetos de páginas web; por ejemplo, distancia el título del resto del texto.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un salto de página manual? 2.3.5

@@ Insertar y eliminar un salto de página manual Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Haga clic en el botón Mostrar todo propósitos de edición.

para ver los saltos de página y de sección para

Insertar un salto de sección Un salto de sección se utiliza para crear varias secciones en el documento. Incluso puede crear diferentes secciones en la misma página. Cada sección puede tener su propio diseño y formato. Puede utilizar saltos de sección para crear secciones en un documento y, de esta manera, crear una página con márgenes y orientación diferentes del resto del documento. El salto de sección se muestra como una doble línea punteada con las palabras Salto de sección. Puede seleccionar y eliminar un salto de sección de la misma manera que elimina un salto de página. En este ejercicio insertará un salto de sección continua y después le cambiará los márgenes a esta sección. La Tabla 5-1 muestra los cuatro tipos de saltos de sección que se encuentran disponibles. Tabla 5-1 Tipos de saltos

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un salto de sección continua? 2.3.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un salto de página siguiente? 2.3.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un salto de página en una página par? 2.3.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un salto de página en una página impar? 2.3.2

Tipo

Descripción

Página siguiente

Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección en la siguiente página.

Continua

Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección en la misma página.

Página par

Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección en la siguiente página par.

Página impar

Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección en la siguiente página impar.

@@ Insertar un salto de sección Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word Los saltos de sección se pueden utilizar para cambiar los siguientes formatos:

• Columnas • Notas al pie y notas al final • Encabezados y pies de página • Numeración de líneas • Márgenes • Bordes de página • Numeración de página • Orientación o tamaño de la página • Origen del papel para una impresora • Alineación vertical del texto en una página

`` Tome nota Tenga en mente que cuando elimina un salto de sección, también se eliminará su formato.

BMiniproyecto 2 Uso de guiones Los guiones, representados por el signo de puntuación -, se utilizan para unir palabras y separar sílabas de una palabra. Cuando una palabra tiene un guion, las diferentes partes de la palabra pueden aparecer en diferentes líneas. De manera predeterminada, los guiones se encuentran desactivados en Word; esto quiere decir que todas las palabras aparecen en una sola línea y no con guiones y divididas. Sin embargo, mientras aplica formato a un documento tal vez necesite indicar cuándo colocar un guion. En este ejercicio practicará usando guiones en Word. A continuación observe las diferencias entre un documento con guiones y otro sin guiones. Sin guiones: Como socio estratégico de Servicios Médicos Integrales está involucrado en la logística del proyecto de reubicación. Con guiones: Como socio estratégico de Servicios Médicos Integrales está involucrado en la logística del proyecto de reubicación.

@@ Insertar guiones en un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Insertar números de línea Mostrar el número de línea hace que sea más fácil hacer referencia a lugares específicos en el documento. La numeración de línea coloca un número del lado izquierdo de cada línea. Puede iniciar un nuevo número por página, sección o bien eliminarlo. En este ejercicio, activará la numeración de líneas.

@@ Insertar números de línea Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 3 Insertar espacios de no separación ÔÔ Otra manera Puede presionar la combinación de teclas Ctrl+Mayús+Espacio para insertar un Espacio de no separación.

A medida que se acerca al margen derecho, Word determinará cuándo desplazar el texto a la siguiente línea. En algunos casos tal vez quiera mantener el texto junto en la misma línea, como en el caso de fechas (19 de noviembre de 20XX), número telefónicos (999)888-5555), nombres propios (LA Martínez), etc. En este ejercicio aprenderá a insertar espacios de no separación en Word, para mantener el texto seleccionado en una sola línea.

@@ Insertar un espacio de no separación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word MM Resolución de problemas

Para mantener un texto junto, debe seleccionar todos los espacios entre las palabras y seleccionar la opción Espacio de no separación en el cuadro de diálogo Símbolo.

BMiniproyecto 4 Insertar saltos de línea Utilizar un salto de línea en vez de comenzar un nuevo párrafo mantiene el texto junto cuando se cambia la alineación de un documento. Por ejemplo, si crea una página de título que contenga tres títulos separados con saltos de línea, no habrá necesidad de seleccionar texto cuando se cambie la alineación. Debido a que los tres títulos siguen siendo parte del mismo párrafo, al colocar el punto de inserción en cualquiera de los títulos permitirá que las líneas se muevan juntas cuando se cambie la alineación a centrada, alinear a la derecha o alinear a la izquierda. Aparece un carácter no imprimible en forma de una flecha curva en el documento indicando que se ha utilizado el comando salto de línea. En este ejercicio, aprenderá a insertar un salto de línea en Word, para alinear un texto junto.

@@ Insertar un salto de línea Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Lección 6

Crear tablas BMiniproyecto 1

Crear una tabla

En resumen Una tabla, como la que se muestra en la Figura 6-1, es la organización de información en filas horizontales y columnas verticales. Las celdas son los rectángulos que se forman cuando se intersectan las filas y las columnas. Las tablas son ideales para organizar información de manera ordenada. Los calendarios, facturas, fórmulas en tablas y listas de contactos son claros ejemplos de cómo las tablas se pueden encontrar y utilizar en la vida diaria. Word cuenta con varias opciones para crear tablas, incluyendo el método de arrastrar el mouse, el cuadro de diálogo Insertar tabla, las herramientas para dibujar tablas y el método de tablas rápidas. B

Figura 6-1 Tabla creada en Word A) Marcador de final de fila. Utilice la herramienta Mostrar todo para mostrarlo / B) La celda se conecta en la columna y la fila / C) Las columnas están alineadas verticalmente / D) Marcador de final de fila / E) Las filas están alineadas horizontalmente.

Insertar una tabla arrastrando el mouse En este ejercicio aprenderá qué rápido y fácil es crear una tabla desde el menú Tabla. Al utilizar este método podrá crear una tabla en blanco con un máximo de 8 filas y 10 columnas. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una tabla arrastrando el mouse? 3.1.3

@@ Insertar una tabla arrastrando el mouse Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Utilizar el cuadro de diálogo Insertar tabla El cuadro de diálogo Insertar tabla le permite crear tablas grandes con un máximo de 63 columnas y miles de filas. Observe que puede hacer clic en la flecha que apunta hacia arriba o hacia abajo; o bien, escribir el número de columnas y filas que necesite para la tabla. En este ejercicio usará el cuadro de diálogo Insertar tabla para insertar una tabla. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una tabla utilizando el cuadro de diálogo Insertar tabla? 3.1.3

@@ Utilizar el cuadro de diálogo Insertar tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Dibujar una tabla Word cuenta con opciones para dibujar una tabla compleja usando el comando Dibujar tabla, este le permite dibujarla como lo haría con un lápiz y papel. El comando Dibujar tabla transforma el puntero del mouse en un lápiz con el cual podrá dibujar el contorno de una tabla para después dibujar las filas y columnas en el lugar donde las requiera. En este ejercicio usará este comando, el cual se encuentra en el menú Tabla. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una tabla personalizada? 3.1.3

@@ Dibujar una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Ha aprendido tres formas de insertar una tabla en blanco. Un texto que se encuentra separado por comas, tabulaciones, párrafos u otro tipo de carácter, se puede convertir en tabla usando el comando Convertir texto en tabla, que se encuentra en el menú Tabla.

MM Resolución de problemas

Cuando dibuje tablas con el lápiz, podrá trazar cuadrados, rectángulos y líneas. Si está tratando de dibujar una línea recta y mueve el lápiz fuera de la línea, Word interpretará que está tratando de dibujar un rectángulo e insertará uno; si esto sucede, solo haga clic en el botón Deshacer, en la Barra de herramientas de acceso rápido, y vuélvalo a intentar. Le tomará un poco de práctica aprender la diferencia entre dibujar líneas rectas y rectángulos.

Insertar una tabla rápida Las tablas rápidas son tablas predefinidas de diversos formatos. Word cuenta con una variedad de tablas rápidas, las cuales puede insertar en un documento. La tabla rápida Calendario se puede modificar para que muestre el mes y año actual. En este ejercicio, insertará una tabla rápida de calendario en un documento. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una tabla utilizando Tablas rápidas? 3.1.5

@@ Insertar una tabla rápida Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Se puede mover una tabla a una página nueva o a un documento nuevo haciendo clic en el controlador de movimiento para seleccionar la tabla y después utilizar los comandos Cortar y Pegar. Emplee el comando Copiar para dejar una copia de la tabla en su ubicación original.

Insertar texto a una tabla Para agregar texto a una tabla, el punto de inserción debe estar colocado en la tabla en el lugar donde se agregarán los datos. Para moverse a la siguiente celda, presione la tecla Tab; para moverse a la celda anterior, presione la combinación de teclas Mayús+Tab. En este ejercicio aprenderá a agregar texto y a moverse de una celda a otra en una tabla.

@@ Insertar texto a una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA DISEÑO DE LAS HERRAMIENTAS DE TABLA EN LA CINTA DE OPCIONES Después de insertar una tabla, Word mostrará las Herramientas de tabla en la Cinta de opciones como se observa en la Figura 6-2. Es importante que se familiarice con los comandos que se encuentran disponibles en la pestaña Diseño, debajo de Herramientas de tabla. Utilice esta figura como referencia a lo largo de la lección, así como en el resto del libro. A

Figura 6-2 Pestaña Diseño de las Herramientas de tabla en la Cinta de opciones

A) Las Herramientas de tabla se muestran en la Cinta de opciones cuando se inserta una tabla / B) Grupo Opciones de estilo de tabla / C) Grupo Estilos de tabla / D) El grupo Bordes es nuevo en las Herramientas de tabla.

Lección 7

Trabajar con temas, conjuntos de estilos, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA DISEÑO La pestaña Diseño es nueva en Word 2013 y ofrece diferentes maneras de aplicar formato a un documento utilizando temas o seleccionando alguna opción de la galería Formato del documento. Al cambiar la apariencia de un documento puede atraer la atención de la audiencia. Después de abrir un documento, puede acceder a los comandos de la pestaña Diseño, como se muestra en la Figura 7-1. Utilice esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

B Figura 7-1 Pestaña Diseño

A) Grupo Formato del documento / B) Grupo Fondo de página.

Word cuenta con opciones para cambiar la apariencia de un documento con conjuntos de estilo preestablecidos, utilizando temas o seleccionando opciones de la galería Formato del documento. Una vez que se aplica un tema o un formato de documento, se pueden cambiar o personalizar los colores, fuentes y efectos. También tiene la opción de establecer un formato predeterminado sin tener que reconfigurarlo cada vez que trabaje en un nuevo documento. Otra herramienta nueva en Word 2013 es Espaciado entre párrafos; el interlineado y el espaciado entre párrafos se pueden modificar rápidamente seleccionando uno de los valores preestablecidos. Al cambiar la apariencia del fondo de un documento atraerá la atención de las personas.

BMiniproyecto 1

Crear, personalizar y aplicar formato a un tema

En resumen Word cuenta con herramientas como temas que le ayudarán a crear documentos creativos y profesionales. En esta lección aprenderá a cambiar la apariencia de un documento usando un tema existente y después creará y personalizará un tema.

Aplicar formato a un documento con un tema Los formatos predefinidos le permiten cambiar la apariencia de un documento simplemente seleccionando y aplicando un tema. Un tema de documento es un conjunto de opciones de formatos predefinidos, los cuales incluyen colores, fuentes y efectos del tema. En este ejercicio aprenderá a aplicar un tema de documento en Word. Los colores del tema incluyen cuatro colores de texto y fondo, seis colores de énfasis y dos colores de hipervínculos. Haga clic en el botón Colores para cambiar los colores del tema actual como se muestra en la Figura 7-2.

Figura 7-2 Menú Colores

Las fuentes del tema contienen un estilo de fuente para el encabezado y uno para el cuerpo del texto. Haga clic en el botón Fuentes para cambiar las fuentes del tema actual como se muestra en la Figura 7-3.

Figura 7-3 Menú Fuentes

Los efectos del tema son un conjunto de líneas y efectos de relleno. Haga clic en el botón Efectos para cambiar el efecto del tema actual como se muestra en la Figura 7-4.

Figura 7-4 Menú Efectos

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el tema de un documento? 1.3.2

@@ Aplicar formato a un documento con un tema Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Al aplicar un tema se cambiará el diseño de todo el documento.

ÔÔ Otra manera También puede editar los colores y fuentes en el grupo Estilos, en el comando Estilos, o utilizar la combinación de teclas Alt+Ctrl+Mayús+S.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea un color personalizado y se aplica a un documento? 1.3.2

Crear y personalizar un tema de documento En un entorno de negocios, la empresa tal vez requiera mostrar consistencia personalizando un tema para usarlo en informes que se utilicen en toda la organización. En este ejercicio creará, personalizará y aplicará un nuevo tema a un documento.

@@ Crear y personalizar un color de documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota A lo largo de este capítulo, verá información que aparece entre corchetes, como [su dirección de correo electrónico]. La información que se encuentra dentro de los corchetes consiste en una serie de indicaciones que debe seguir y no un texto que deba escribir letra por letra. Debe seguir una acción o sustituir texto. No ingrese el texto que aparece entre corchetes. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una fuente personalizada y se aplica a un documento? 1.3.2

@@ Crear y personalizar una fuente de documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Una forma rápida de cambiar las fuentes es introduciendo el nombre de la fuente.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea un efecto personalizado y se aplica a un documento? 1.3.2

@@ Crear y personalizar efectos del documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Los formatos del documento son los mismos para todos los programas de Office y pueden compartir la misma apariencia.

Aplicar espaciado entre un párrafo Al aplicar el comando Espaciado entre párrafos se cambia el interlineado y el espaciado de párrafos en todo el documento. Puede aplicar una de las opciones predefinidas o personalizar una. Cuando personaliza el espaciado de un párrafo, se abre el cuadro de diálogo Administrar estilos y tiene la opción de crear un nuevo estilo, editarlo y restringirlo. El comando Administrar estilos no se verá en esta lección, ya que es un comando avanzado. También tiene la opción de regresar un documento a su configuración predeterminada.

@@ Aplicar espaciado entre un párrafo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Aplicar formato a un documento utilizando

En resumen Word 2013 cuenta con un nuevo grupo llamado Formato del documento en la pestaña Diseño. El grupo Formato del documento cuenta con diferentes conjuntos de estilos que cambian la apariencia de todo el documento.

conjuntos de estilos

Aplicar un conjunto de estilos a un documento En la Lección 3 aprendió a aplicar estilos a un texto utilizando la galería de Estilos y en esta sección aplicará un conjunto de estilos que afectará todo el documento. Estos conjuntos de estilos son estilos predefinidos con fuentes y espaciados de párrafo preestablecidos. Tiene la opción de regresar el documento a la configuración predeterminada o guardar un nuevo conjunto de estilos. En este ejercicio aprenderá a aplicar un conjunto de estilos.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el estilo de un documento? 1.3.3

Aplicar formato al fondo de un documento

@@ Aplicar un conjunto de estilos a un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

En resumen Las herramientas de realce de Word permiten al usuario crear documentos con un formato creativo cambiando el color de fondo, insertando marca de agua y agregando bordes al documento.

Insertar un color de página Agregar color al fondo de una portada de un informe da un toque de originalidad. Tal vez quiera diferenciar su trabajo del resto, por ejemplo, agregando color al fondo de la primera página. Es importante que utilice los colores de fondo con moderación y que escoja un color que no interfiera con la legibilidad del texto; por ejemplo, si el texto es obscuro, entonces el fondo deberá ser claro y si el texto es claro un fondo obscuro mejorará la legibilidad. Word también le permite agregar interesantes efectos de relleno, como degradados, texturas, tramas e imágenes. En este ejercicio aprenderá a insertar un color de página en un documento.

@@ Insertar un color de página Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Aplicar formato al color de fondo de una página Puede aplicar formato al color de fondo de una página, ya sea con un solo color o con un efecto de relleno como degradado, textura, trama o una imagen. Un relleno degradado es un relleno de forma que cambia de un color a otro basándose en el estilo de sombreado seleccionado o aplicado con uno de los colores preestablecidos. El diseño de los colores de página le da énfasis al documento. En este ejercicio aprenderá a aplicar formato al fondo de una página usando dos colores y cambiando el estilo de sombreado.

@@ Aplicar formato al color de fondo de una página Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Insertar una marca de agua En el ámbito empresarial, algunos documentos pueden contener información que requiere de un trato especial y la naturaleza del documento deberá ser transmitida en sus páginas. Word cuenta con texto predefinido, conocido como marca de agua, el cual se muestra ligeramente detrás del texto, con palabras como confidencial, borrador o urgente. Las marcas de agua se pueden personalizar para incluir texto, imágenes o logotipos de la empresa. En este ejercicio aprenderá a insertar una marca de agua, una imagen y a personalizar una marca de agua. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una marca de agua? 1.3.5

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una marca de agua personalizada? 1.3.5

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una marca de agua de imagen? 1.3.5

@@ Insertar una marca de agua Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Insertar una marca de agua personalizada Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Insertar una marca de agua de imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Eliminar una marca de agua Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Agregar un borde de página El comando Bordes de página le permite insertar un borde alrededor de la página de un documento. Agregar un borde a una página le ayuda a mejorar la apariencia del documento. Aplicar elementos como cambiar el color, ancho y estilo le agrega énfasis a la página. En esta lección aprenderá a agregar elementos al borde de página y los insertará en un documento.

@@ Agregar un borde de página Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Utilizar elementos rápidos en un documento

En resumen Los bloques de creación contienen varias partes reutilizables de contenido, tales como texto, gráficos y objetos. Los bloques de creación son fáciles de administrar e insertar en un documento para crear un formato rápido. Los bloques de creación se encuentran organizados en galerías y ordenados por categoría. En la galería Bloques de creación podrá insertar portadas, encabezados, pies de página, números de página, cuadros de texto y marcas de agua. En este ejercicio aprenderá a utilizar los bloques de creación e insertar campos en un documento.

Utilizar bloques de creación predefinidos Otro término para los bloques de creación es autotexto y ambas herramientas se utilizan de la misma forma. Word cuenta con un número predefinido de bloques de creación; sin embargo, también puede crear o personalizar sus propios bloques de creación y utilizarlos en otros documentos. En el Organizador de bloques de creación puede administrar bloques de creación para editarlos, eliminarlos y/o insertarlos. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo, se enlistan los bloques de creación ordenados por nombre; la columna Galería indica la galería que contiene cada bloque de creación y la columna Categoría indica el tipo de elemento, mientras que la columna Plantilla indica en qué plantilla está almacenado el elemento. Puede utilizar los botones del cuadro de diálogo para eliminar y editar bloques de creación seleccionados. En el panel derecho puede previsualizar sus selecciones. En este ejercicio aprenderá a utilizar los bloques de creación e insertar campos en un documento. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una marca de agua utilizando elementos rápidos? 5.1.1

@@ Utilizar bloques de creación predefinidos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

MM Resolución de problemas

Para ajustar el ancho, se puede ajustar la columna Nombre arrastrando la barra de ajuste de columna, que se encuentra a la derecha. MM Resolución de problemas

Quite la selección del cuadro de texto y vuelva a seleccionarlo para ver el borde alrededor del cuadro de texto.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se anexa una portada a un documento existente? 2.1.1

@@ Insertar una portada utilizando bloques de creación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ÔÔ Otra manera En la pestaña Insertar, en el grupo Páginas, haga clic en el botón Portada para insertar una portada.

MM Resolución de problemas

Si tiene problemas a la hora de guardar el nombre del autor, realice alguna de las siguientes acciones: (1) haga clic derecho junto al marcador de posición y haga clic en Eliminar control de contenido; (2) cambie el nombre del autor en la sección Propiedades de la vista Backstage; (3) haga clic en la pestaña Archivo y enseguida haga clic en Opciones. En la categoría General, debajo de la sección Personalizar la copia de Microsoft Office, introduzca el nombre del autor en el cuadro Nombre de usuario (escriba sus iniciales). En la lección 9 aprenderá a cambiar el Nombre de usuario.

BMiniproyecto 2 Insertar una ecuación ÔÔ Otra manera En la pestaña Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en el botón Ecuación y en el menú predefinido seleccione una ecuación.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega una ecuación a un documento existente? 2.1.1

Microsoft Word 2013 cuenta con ecuaciones predefinidas, las cuales se pueden insertar desde la galería Elementos rápidos o usando el comando Ecuación. Cuando crea una tabla que contiene valores, puede calcular el resultado insertando una ecuación. Las mismas reglas que se usan en las matemáticas se aplican cuando se insertan ecuaciones. Puede utilizar la pestaña Diseño en Herramientas de ecuación, la cual se abre cada vez que se inserta una ecuación en un documento, para editar o crear su propia ecuación. En este ejercicio aprenderá a insertar una ecuación en un documento.

@@ Insertar una ecuación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Lección 8

Utilizar ilustraciones y gráficos

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA INSERTAR Y HERRAMIENTAS DE IMAGEN La pestaña Insertar, como se muestra en la Figura 8-1, contiene un grupo de herramientas que puede utilizar para agregar gráficos a un documento en Word 2013. Los comandos del grupo Ilustraciones le permiten agregar varios tipos de gráficos para mejorar los documentos de Word, incluyendo imágenes, imágenes prediseñadas, formas, SmartArt, gráficos y capturas de pantalla. La pestaña Herramientas de imagen (Figura 8-2) es una pestaña de comando contextual que aparece después de haber agregado una imagen en un documento de Word. Las opciones de formato que se encuentran en la pestaña Herramientas de imagen le permiten realizar cambios a los gráficos; por ejemplo, eliminar el fondo, aplicar correcciones para mejorar el brillo, nitidez y contraste de una imagen, aplicar color, bordes y efectos artísticos, así como resaltar una imagen con efectos de imagen, recortando, cambiando el tamaño y colocando la imagen en el documento. A

F Figura 8-1 Pestaña Insertar

A) Inserta Imágenes en línea / B) Inserta gráficos SmartArt / C) Inserta imágenes / D) Inserta formas / E) Inserta un gráfico / F) Inserta una captura o recorte de pantalla.

Figura 8-2 Pestaña Herramientas de imagen A) El comando Quitar fondo elimina las posiones no deseadas de una imagen seleccionada / B) Las correcciones resaltan el brillo, contraste y nitidez de la imagen / C) El comando Color cambia y mejora la calidad de color / D) El comando Comprimir imágenes reduce el tamaño de la imagen / E) Efectos de imagen / F) Contorno de imagen / G) Cambia la posición de una imagen como un objeto en línea / H) El comando Ajustar texto cambia la imagen por un objeto flotante / I) Alinea el objeto en la página / J) Tamaño por altura y ancho / K) Restablece la imagen eliminando el formato / L) El comando Cambiar imagen le permite seleccionar otra imagen / M) El botón Más muestra la galería de Estilos de imagen / N) Diseño de imagen / Ñ) El Panel de selección hace que sea más fácil seleccionar un objeto / O) Girar objeto / P) Recorta los bordes no deseados de una imagen / Q) Inicia el cuadro de diálogo Diseño.

Utilice esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

BMiniproyecto 1

Insertar y aplicar formato a las imágenes de un documento

En resumen Word cuenta con varias herramientas que le ayudarán a llamar la atención de los lectores con ilustraciones que incluyan imágenes, formas, SmartArt, gráficos y capturas de pantalla. Se puede aplicar formato a las imágenes de diferentes formas, ya sea convirtiéndolas a SmartArt, agregando títulos, cambiando el tamaño, recortándolas y girándolas, aplicando estilos, ajustando el color y el tono, así como aplicándoles efectos artísticos y colocando imágenes en el documento. Word también le permite insertar capturas de pantalla y recortes de pantalla, así como comprimir y restablecer las imágenes que se hayan agregado en un documento.

Insertar imágenes De manera predeterminada, cuando inserta una imagen en un documento, Word lo marca como un objeto incrustado, lo que significa que se convierte en parte del documento y ya no guarda conexión con la imagen original. Insertar una imagen es muy similar a abrir un archivo de un documento; el botón Imágenes, de la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, se utiliza para abrir imágenes en vez de abrir la vista Backstage. En este ejercicio aprenderá a insertar una imagen. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una imagen? 5.3.1

@@ Insertar imágenes Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Otra opción consiste en insertar una imagen como un objeto vinculado, lo cual crea una conexión entre el documento y la imagen; sin embargo, no se combinan en el mismo archivo. Usar objetos vinculados ayuda a minimizar el tamaño del archivo del documento final, que incluya imágenes, fotografías y otros objetos que puedan ocupar el espacio del archivo, pero esta opción no se recomienda para crear un documento que se vaya a compartir con otros usuarios, ya que es probable que no se tenga acceso a las imágenes. ÔÔ Otra manera También puede girar una imagen seleccionándola y arrastrando el controlador de giro (la flecha redonda que aparece en la parte superior del objeto seleccionado) hacia la dirección que desee girar la imagen. El botón Girar también se encuentra en el grupo Organizar.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el tamaño de una imagen? 5.3.4

Aplicar formato a las imágenes La pestaña Formato, en las Herramientas de imagen, aparece cada vez que se inserta una imagen en un documento, o cada vez que selecciona una imagen insertada en el documento. Las Herramientas de imagen tienen varias opciones, tales como recortar, girar, cambiar el tamaño y escala. Cuando se recorta una imagen se recortan los bordes horizontales o verticales para deshacerse de las áreas no deseadas. La escala incrementa o disminuye el porcentaje de la altura y ancho de la imagen original. En este ejercicio aprenderá a recortar, girar, cambiar el tamaño y la escala de una imagen en un documento.

@@ Recortar, girar, cambiar el tamaño y la escala de una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Con el botón Recortar, se eliminan los espacios no deseados de la imagen y al cambiar la escala, la imagen original incrementa o disminuye su tamaño para ajustarse al documento.

Aplicar Estilos de imagen Aplicar un Estilo de imagen a una imagen le permite seleccionar entre una variedad de diseños, los cuales le darán una apariencia llamativa. Al escoger entre las diferentes opciones que se encuentran en el grupo Estilos de imagen, podrá escoger entre Estilos rápidos, Contorno de imagen y Efectos de la imagen, los cuales le ayudarán a agregar interés a la imagen. El título es una pequeña descripción que se utiliza en imágenes, tablas y ecuaciones. Agregar título a una imagen da la posibilidad al lector de obtener información observando la imagen. Cuando se aplica formato a una imagen usando la pestaña Diseño de imagen tiene la posibilidad de utilizar uno de los gráficos SmartArt predefinidos, los cuales tienen marcadores de posición para los títulos. En este ejercicio aprenderá a aplicar un estilo rápido, insertar un borde, agregar efectos, así como agregar un título aplicando un gráfico SmartArt en una imagen. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica un estilo a una imagen? 5.3.5

@@ Aplicar Estilos de imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Convertir una imagen a un gráfico SmartArt Los gráficos SmartArt contienen diseños con formato y con marcadores de posición que le permiten introducir texto como título. En este ejercicio aprenderá a convertir una imagen en un gráfico SmartArt con título. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se convierte una imagen en un gráfico SmartArt? 5.2.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica un nuevo color a un gráfico SmartArt? 5.2.3 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se convierte una forma en un gráfico SmartArt? 5.2.3

@@ Convertir una imagen a un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artísticos A pesar de que Word no cuenta con todas las herramientas avanzadas del programa de edición de fotografía, sí ofrece varias formas de ajustar imágenes: utilizando la pestaña Formato de las Herramientas de imagen, incluyendo un corrector de brillo, contraste y color de una imagen, así como agregar efectos artísticos (vaya a la Tabla 8-1 para ver la lista de opciones). La herramienta Efectos artísticos puede dar a la imagen una apariencia de dibujo, bosquejo o pintura. En este ejercicio ajustará el brillo, contraste y color de una imagen y aplicará efectos artísticos.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el tamaño de un gráfico SmartArt? 5.2.3

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el color de una imagen? 5.3.4 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican efectos artísticos en una imagen? 5.3.2

@@ Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artísticos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word Tabla 8-1 El grupo Ajustar cuenta con opciones para resaltar una imagen o regresarla a su forma original

Tipo

Propósito

Quitar fondo

Quita las partes no deseadas del fondo. Ajustan la nitidez de la imagen resaltando el color de los píxeles.

Correcciones

El brillo y el contraste alteran los ajustes de la imagen entre claro y obscuro. La saturación de color puede aplicar un color intenso o tenue. El tono de color ajusta el color dominante de una imagen que contiene un color que predomina, modificando la temperatura del color para resaltar los detalles.

Color

La opción Volver a colorear ajusta la imagen cambiando el color a escala de grises, a un tono sepia o a otro color, para agregar mayor impacto. Efectos artísticos

Aplica diferentes cambios a una imagen para darle una apariencia de un boceto con lápiz, un dibujo de línea, de desenfoque, esponja de acuarela, grano de película, fotocopia, texturizador y más.

Comprimir imágenes

Reduce el tamaño de un archivo.

Cambiar imagen

Cambia una imagen mientras se mantiene el tamaño de la imagen actual.

Restablecer imagen

Elimina todo el formato de la imagen o restablece la imagen y la regresa a su tamaño original.

Quitar fondos Quitar fondo es una herramienta que suprime las partes de la imagen que haya insertado en el documento. Se pueden utilizar las opciones del botón Quitar fondo para eliminar automáticamente el fondo de la imagen o para marcar y quitar una parte específica de la imagen. En este ejercicio aprenderá a usar las herramientas del botón Quitar fondo.

@@ Quitar fondo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Es posible que necesite un poco de práctica para quitar un fondo y, en consecuencia, es posible que también necesite utilizar el botón Deshacer para volver a empezar.

Colocar texto alrededor de una imagen ÔÔ Otra manera La herramienta Ajustar texto se encuentra en el grupo Organizar de la pestaña Formato y ofrece opciones adicionales para el ajuste de texto.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se ajusta texto alrededor de una imagen? 5.3.6 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia la posición de una imagen en un documento? 5.3.7

Es sencillo colocar imágenes y texto juntos en una página, usando los comandos de Word, Posición y Ajustar texto. El comando Posición automáticamente coloca el objeto en un lugar de la página que haya seleccionado. El comando Ajustar texto determina la manera en que el texto se ajustará alrededor de la imagen u otros objetos en la página, dependiendo de la opción que haya seleccionado. Para configurar la imagen como un objeto en línea que se mueva junto con el texto que lo rodea, seleccione la opción En línea con el texto. Por otro lado, si escoge el formato de imagen como un objeto flotante, Word colocará la imagen exactamente en la página y permitirá al texto ajustarse alrededor de la misma usando algunos de los formatos disponibles. En este ejercicio aprenderá a colocar texto alrededor de una imagen, como lo vio en la Lección 3.

@@ Colocar texto alrededor de una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Insertar una captura o recorte de pantalla La herramienta Captura como su nombre lo dice, captura una imagen de toda la pantalla, o parte de ella, y la guarda en el formato de su elección. Las capturas de pantalla capturan la ventana completa de una aplicación que esté abierta. Por otro lado, los recortes de pantalla son imágenes que capturan solo una parte de la pantalla que haya seleccionado. En este ejercicio aprenderá a insertar una captura y un recorte de pantalla.

@@ Insertar una captura de pantalla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Insertar un recorte de pantalla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Restablecer y comprimir imágenes

En resumen Cuando comprime una imagen se reduce el tamaño de archivo, haciendo el documento más fácil de compartir. Las imágenes más grandes pueden ocupar mucho espacio dejándole poca memoria para guardar trabajos adicionales. Cuando se comprime una imagen, esta ocupa menos espacio en la memoria, lo cual le permite abrir y guardar su documento rápidamente y se reduce el tiempo de descarga al compartir archivos. Al restablecer una imagen se eliminan todos los cambios de formato que se hayan realizado a la imagen, incluyendo los cambios en el contraste, color, brillo y estilo.

Restablecer una imagen Cuando se utiliza el comando Restablecer imagen, el brillo y contraste se regresan a su ajuste original. La resolución de la imagen se puede controlar restableciendo o comprimiendo la imagen. En este ejercicio aprenderá a restablecer una imagen.

@@ Restablecer una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Comprimir imágenes Algunos documentos pueden contener imágenes que desee compartir por correo electrónico. Las imágenes pueden tener varios tamaños y dependiendo del tamaño de la imagen, debe considerar el tiempo de descarga que tomará al enviarla por correo electrónico. Al comprimir imágenes se reduce el tamaño pero también se reduce la resolución y la calidad de la imagen; sin embargo, una imagen sin comprimir crea un archivo más grande. Hay opciones avanzadas disponibles en la vista Backstage, las cuales se verán en la Lección 14. En este ejercicio aprenderá a comprimir y restablecer imágenes para enviarlas por correo electrónico.

@@ Comprimir imágenes Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

MM Resolución de problemas

La compresión no será visible. Para verificar que el archivo es más pequeño después de comprimir la imagen, puede comparar las propiedades del documento antes y después de utilizar el comando Comprimir imágenes. Tenga en mente que si la imagen es originalmente más pequeña que el tamaño de la opción de compresión escogida, no se llevará a cabo la compresión.

Insertar y aplicar formato a un gráfico

En resumen Existen dos maneras de insertar un gráfico en Word, una es utilizar Word para crear un gráfico, la otra es insertar un gráfico desde Excel. Cuando se inserta un gráfico en un documento, se abre una pequeña hoja de cálculo junto con la pestaña Herramientas de gráficos. La pestaña Herramientas de gráficos es una pestaña contextual que aparece después de insertar un gráfico. Los datos se agregan directamente en la hoja de cálculo. Los datos constan de etiquetas y valores. Una etiqueta es un nombre descriptivo que se puede identificar fácilmente cuando se agregan datos a la hoja de cálculo. Una celda es el punto de intersección entre una columna y una fila. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo, el gráfico comienza a cambiar en el documento. La segunda forma es utilizar Excel para crear el gráfico y vincularlo a su documento de Word de manera que siempre se actualicen los valores del gráfico de Word cuando se modifique el archivo de Excel. Para este caso, utilizará el comando Pegado especial o Pegar vínculo.

Insertar un gráfico En esta lección ha trabajado con los documentos Vacaciones_familiares, de manera que su trabajo es dar seguimiento a los gastos calculados y crear un gráfico. En este ejercicio aprenderá a insertar y aplicar formato a un gráfico y reemplazará los valores predeterminados por otros (vea la Figura 8-3). B

Figura 8-3 Pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos A) Botón Diseño rápido / B) Cambiar los colores del estilo aplicado / C) Los estilos de gráficos dan un efecto visual al gráfico / D) El botón Más abre la galería de estilos de gráfico / E) Cambia el tipo de gráfico sin tener que volver a introducir la información.

@@ Insertar un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Aplicar formato a un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Lección 9

Revisar documentos

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE EN RESUMEN El grupo Revisión cuenta con comandos para iniciar las funciones de Ortografía y gramática de Word, buscar en referencias, usar el diccionario de sinónimos y el contador de palabras por caracteres, párrafos y líneas. El grupo Idioma contiene comandos para traducir palabras o párrafos además de una opción para seleccionar el idioma. Estos y otros comandos para revisar y editar documentos de Word se pueden encontrar en la pestaña Revisar, como se muestra en la Figura 9-1. B

Figura 9-1 Grupos Revisión e Idioma A) Abre el panel Ortografía / B) Busca el significado de una palabra / C) Una referencia con palabras similares que sustituye a otra palabra / D) Word muestra el número de palabras, líneas y párrafos utilizados en un documento / E) Traduce palabras o párrafos en diferentes idiomas / F) Opciones de idioma / G) El contador de palabras se encuentra en la barra de estado / H) Word revisa automáticamente el documento en busca de errores. Una marca de verificación blanca indica que el documento no tiene errores y una X blanca indica que hay errores.

Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.

BMiniproyecto 1

Validar el contenido usando las opciones de la herramienta

Ortografía y gramática

En resumen Es buena idea revisar un documento antes de enviarlo o imprimirlo para asegurarse de que este no contenga errores. Word cuenta con herramientas de revisión, tales como Ortografía y gramática, el botón Definir, el botón Sinónimos y el Contador de palabras. Todas estas herramientas y comandos se localizan en la pestaña Revisar en la Cinta de opciones. En la Barra de estado también podrá encontrar los botones Contar palabras y Errores de revisión encontrados, los cuales le dan un acceso rápido a algunas herramientas de revisión. Word automáticamente muestra el Contador de palabras en la Barra de estado.

Utilizar la herramienta Ortografía y gramática La herramienta Ortografía y gramática de Microsoft Word, como su nombre lo indica, revisa estos aspectos en el documento y se encuentra activa de manera predeterminada. Word subraya con una línea roja curveada las palabras que tengan errores ortográficos y con una línea verde curveada los errores de gramática. Generalmente los nombres propios no se encuentran en el diccionario, así que estos se subrayan con una línea roja curveada a pesar de que la palabra esté escrita correctamente. Si hay una palabra que utilice con frecuencia y que no se encuentre en el diccionario, puede agregarla. En esta lección no se verá el tema de agregar palabras al diccionario. Word también detecta si una palabra no es usada correctamente y la subraya con una línea azul curveada; es decir, la palabra se encuentra en el diccionario pero no se está usando de acuerdo al contexto. En este ejercicio aprenderá a utilizar la herramienta Ortografía y gramática de Word, así como sus opciones para revisar y corregir un documento.

@@ Revisar ortografía y gramática Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota La opción Omitir una vez ignorará la incidencia una vez y se detendrá en la siguiente.

Volver a revisar ortografía y gramática ÔÔ Otra manera Haga clic en el botón Errores de revisión en la Barra de estado (o presione la tecla F7) para abrir el panel Ortografía. También puede hacer clic derecho en una palabra que tenga un error ortográfico y Word mostrará un menú contextual con palabras sugeridas.

Word cuenta con la opción para que los usuarios omitan palabras con faltas de ortografía. En este caso, el usuario anterior omitió los errores ortográficos. Cuando se ignora un error, este ya no aparecerá marcado con una línea roja hasta que vuelva a revisar el documento. A continuación volverá a revisar un documento para asegurarse que se han corregido todos los errores.

@@ Volver a revisar ortografía y gramática Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Cuando Word detecta un error ortográfico, se puede elegir entre corregir solo una palabra o todas las incidencias de la misma. Haga clic en Cambiar para corregir solo la palabra marcada o haga clic en Cambiar todas para cambiar todas las incidencias de esa palabra en el documento.

`` Tome nota Si inicia el corrector de Ortografía y gramática en medio del documento, este hará la revisión a partir de ese punto hasta el final del documento. Aparecerá un cuadro emergente preguntando si desea iniciar la revisión desde el principio del documento.

Cambiar los ajustes de gramática Los ajustes de gramática de Word le permiten establecer la puntuación y otras pautas de estilo, las cuales el programa buscará para detectar errores. Puede cambiar la revisión de estilo de escritura por revisión gramatical; o bien, por reglas de estilo, tales como el laísmo, uso de mayúsculas, puntuación, etc. En este ejercicio aprenderá a cambiar los ajustes de estilo y personalizar de acuerdo a sus necesidades.

@@ Cambiar los ajustes de gramática Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota El estándar actual es de un espacio después de un signo de puntuación. Sin embargo, en este ejemplo utilizaremos dos espacios para ilustrar de una manera más clara las habilidades de corrección de errores de Word.

ÔÔ Otra manera Presione la combinación de teclas Ctrl+F7 para abrir el panel Diccionario Español o haga clic derecho en el texto seleccionado para utilizar el método del menú contextual.

Conocer el significado de una palabra Microsoft Word ha agregado un nuevo comando para conocer el significado de una palabra. Esto es de mucha ayuda, especialmente cuando no tiene disponible un diccionario. Antes de hacer clic en el botón Definir, necesita instalar el diccionario en su computadora. En este ejercicio aprenderá a definir palabras en un documento.

@@ Conocer el significado de una palabra Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Buscar palabras utilizando el diccionario de sinónimos ÔÔ Otra manera Presione la combinación de teclas Mayús+F7 para abrir el panel Sinónimos o haga clic derecho en el texto seleccionado para utilizar el método del menú contextual.

Como su nombre lo dice, un diccionario de sinónimos muestra una lista de sinónimos y antónimos de palabras comunes que le ayudarán a expandir sus opciones de palabras en su documento. Un sinónimo se define como una palabra que tiene el mismo significado que otra, por ejemplo: genial y magnífico. Un antónimo es el significado opuesto de una palabra, como bueno y malo. El Diccionario de sinónimos es una estupenda herramienta cuando trabaja en investigaciones u otros documentos, ya que le ayudará a evitar el uso de las mismas palabras varias veces. Si tiene dificultades para pronunciar una palabra, puede escuchar su pronunciación en el panel Sinónimos. En el siguiente ejercicio aprenderá a utilizar el Diccionario de sinónimos.

@@ Buscar palabras utilizando el Diccionario de sinónimos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Configurar los ajustes de

Autocorrección

ÔÔ Otra manera También puede utilizar el comando Buscar y reemplazar para reemplazar palabras o frases.

En resumen El panel Revisión del cuadro de diálogo Opciones de Word también contiene opciones para ajustar la herramienta Autocorrección de Word. Autocorrección es una herramienta que reemplaza símbolos, comúnmente palabras mal escritas y abreviaturas para cadenas de texto específicas. Por ejemplo, para agregar el símbolo marca registrada, teclee (r) y automáticamente se insertará el símbolo ®. En resumen, se puede decir que la herramienta Autocorrección ahorra tiempo a la hora de introducir texto. En el cuadro de diálogo Autocorrección podrá administrar la lista de excepciones, tales como no poner en mayúscula la primera letra de una abreviatura. También podrá permitir el uso de dos letras mayúsculas juntas, como en la ID de un estudiante; o bien, podrá personalizar y agregar o eliminar texto. La herramienta Autocorrección se encuentra activada de manera predeterminada, pero puede utilizar las opciones de Autocorrección para activarla o desactivarla. En esta lección aprenderá a emplear la herramienta Autocorrección para reemplazar texto e insertar símbolos en un documento, así como practicar activando y desactivando la herramienta Autocorrección.

@@ Configurar las opciones de Autocorrección Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un carácter especial? 2.1.7

@@ Insertar caracteres especiales utilizando la Autocorrección Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Desactivar la Autocorrección Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Utilizar excepciones de Autocorrección Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Insertar y modificar comentarios en un documento

En resumen La herramienta Comentarios de Word permite a los revisores integrar personas y comunicarse en diferentes entornos. La nueva apariencia visual atrae la atención con la nueva Tarjeta de contacto que se muestra en el lado derecho del documento con el nombre y foto de la persona, esto identifica al usuario que realiza los comentarios y que cuenta con una cuenta activa de Microsoft. La Tarjeta de contacto le permite ver si la persona está disponible para comunicarse con ella a través de MI, voz, vídeo u otro sitio social reciente.

La nueva vista de comentarios predeterminada de Word 2013 es la Revisión simple, la cual da al documento una apariencia más ordenada y aparece un pequeño globo a un lado del documento. Si utiliza su tableta o computadora para leer sus comentarios, tiene la opción para leer el documento sin que aparezcan las revisiones en la pantalla, lo que facilita la lectura. A

Figura 9-2 Grupo Comentarios A) Insertar un nuevo comentario / B) Eliminar comentario / C) Moverse al comentario anterior / D) Moverse al siguiente comentario / E) Mostrar comentarios junto al documento en la Tarjeta de contacto / F) La opción Revisiones simples es nueva en Word 2013 y es la vista predeterminada.

Insertar, modificar y eliminar un comentario Los comandos del grupo Comentarios, en la pestaña Revisar, se utilizan para insertar comentarios para su uso personal o para retroalimentar a otras personas. Cuando se muestra la Tarjeta de contacto, quiere decir que la persona cuenta con una cuenta de Microsoft y que se ha registrado a una de las aplicaciones de Office 2013. Cuando se agrega un comentario a un documento, aparece el perfil de la persona en una tarjeta cuando se muestran los comentarios. Microsoft ha mejorado la herramienta de comentarios permitiéndole comunicarse con las personas que han realizado comentarios en su documento gracias a la Tarjeta de contacto. Otra nueva herramienta en Word 2013 es marcar un comentario como listo en vez de eliminarlo. Puede agregar comentarios fácilmente utilizando el botón Nuevo comentario o empleando el menú contextual. Puede eliminar comentarios, marcarlos como listos y eliminarlos. Puede desplazarse por un documento con comentarios usando los botones de navegación en la Cinta de opciones. En este ejercicio aprenderá a insertar, navegar, modificar, eliminar y marcar un comentario como listo.

@@ Insertar un comentario Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Navegar y modificar un comentario Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ÔÔ Otra manera También puede eliminar un comentario haciendo clic derecho sobre el mismo y del menú contextual seleccione la opción Eliminar comentario.

@@ Mostrar comentarios Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Eliminar y marcar comentarios como listo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Puede deshacer esta acción haciendo clic derecho en los comentarios de manera individual, y hacer clic en Marcar comentario como listo para quitar la marca de verificación. Elimine la marca de verificación para ambos comentarios.

Visualizar

En resumen

comentarios

Como aprendió previamente en esta lección, Word muestra los comentarios como pequeños globos en el documento con la opción Revisión simple activada de manera predeterminada. Los comentarios se pueden mostrar en línea en el documento o como globos. Los Globos son marcas de revisión y cuando se muestran los comentarios, la tarjeta de contacto aparece en el lado derecho del documento al hacer clic en el icono de la persona. Los comentarios en línea se encuentran ocultos; aparecen las iniciales entre paréntesis junto al texto seleccionado. Aparecen recuadros con información en pantalla cuando los comentarios se muestran en línea y se mueve el puntero del mouse sobre el comentario en línea. Tanto los globos como los comentarios en línea se pueden utilizar con control de cambios, lo cual se verá más adelante en esta lección.

El menú Mostrar marcas le permite cambiar la forma en que aparecen los comentarios y determinar cuáles mostrar. Cuando esté en la vista Borrador, algunos elementos del documento no serán visibles.

Ver comentarios en línea y en globos y ocultar y mostrar los comentarios de un revisor En este ejercicio aprenderá a cambiar los comentarios que se muestran en globos en línea. En lecciones posteriores creará una cuenta de Microsoft de manera que cuando agregue comentarios, se mostrará su perfil.

@@ Ver comentarios en línea Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Ver comentarios en globos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Lección 10

Aplicar formato a un documento de investigación

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA REFERENCIAS Los comandos en la pestaña Referencias se utilizan para crear una tabla de contenido, citas con notas al pie y notas al final, títulos, índices y tablas de autoridades. Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro. A

R Figura 10-1 Pestaña Referencias

A) Tabla de contenido. El contenido que tenga un título se agregará a la Tabla de contenido / B) Agrega texto a la tabla de contenido / C) Actualiza la tabla de contenido / D) Insertar nota al final / E) Siguiente nota al pie / F) Insertar nota al pie / G) Administrar fuentes / H) Insertar cita / I) Bibliografía / J) Estilo. Seleccione un estilo de escritura / K) Insertar título / L) Insertar Tabla de ilustraciones / M) Actualizar tabla / N) Referencia cruzada / Ñ) Insertar índice / O) Actualizar índice / P) Marcar entrada / Q) Insertar Tabla de autoridades / R) Marcar cita.

BMiniproyecto 1

Aplicar formato a un documento de investigación

En resumen El estilo MLA (Modern Language Association) se ha adoptado como el estilo utilizado por varios colegios y universidades. En esta sección utilizaremos el estilo MLA para mostrar cómo se aplica formato a un documento de investigación. Las directrices del estilo MLA se siguen actualizando para que los estándares se adecuen a los documentos de sitios web, publicaciones digitales, entrevistas, fuentes electrónicas y más. Más adelante en esta lección hablaremos de estilos alternativos y le mostraremos cómo aplicar formato con alguno de ellos (estilo APA).

Aplicar formato a un documento de investigación Como estudiante universitario, es probable que tome una clase de redacción para alguno de sus cursos de humanidades o artes liberales. A medida que comienza a trabajar en su documento de investigación, lo esquematizará para hacerlo más manejable y ayudarlo a mantenerse organizado. En una lección aprenderá más sobre los esquemas y podrá reforzar sus habilidades. Al aplicar formato a un documento con estilos de títulos hará que sea más fácil crear una tabla de contenido. Recuerde que en la Lección 2 aprendió a activar el Panel de navegación y a navegar en un documento por títulos, al insertar una tabla de contenido podrá dirigirse a ese título rápidamente. Word le ha facilitado la tarea de aplicar formato a su documento de investigación, agregar y administrar sus fuentes, seleccionar un estilo, insertar una bibliografía, insertar títulos, crear una tabla de contenido y agregar notas al pie y notas al final. Aprenderá a citar sus fuentes para evitar plagio. Compromete su trabajo al copiar la mayor parte del contenido, peor aún, tomar crédito por este. En este ejercicio aprenderá a aplicar las habilidades que ha aprendido en lecciones anteriores; también aprenderá a aplicar formato a un documento de investigación utilizando el estilo MLA, aprenderá a insertar citas, títulos, notas al pie, notas al final, una tabla de contenido, bibliografía, hipervínculos y marcadores.

@@ Aplicar formato a un documento de investigación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Crear citas

En resumen Ahora que aplicó formato a su documento de investigación, debe agregar citas en el documento. Se deben incluir las fuentes de las citas en documentos tales como investigaciones, artículos o informes que analizan o describen la investigación que haya realizado sobre un tema. Cuando cita una fuente, debe hacerlo en una ubicación importante dentro del texto. Word le permite insertar una cita y crear una fuente al mismo tiempo. Estas se pueden administrar, modificar o eliminar cuando sea necesario.

Crear citas Una cita es una nota que menciona la fuente de cierta información. Existen varias reglas que se pueden insertar a una cita específica. En esta lección aprenderá a utilizar la citación en texto, la cual consiste en colocar paréntesis después de una cita, incluye el nombre del autor y el número de página. Observe que también puede modificar citas. Una fuente incluye toda la información sobre dónde se obtuvieron ciertos datos, de manera que el lector pueda encontrar el trabajo original. La fuente puede ser un libro, un informe, un artículo de un periódico o un sitio web. Cuando agrega una nueva cita a un documento, también crea una nueva fuente que aparecerá en la bibliografía. Una bibliografía es una lista de fuentes, la cual se encuentra al final de un documento. A esta sección también se le conoce como página de trabajos citados. Cada vez que crea una nueva fuente en un documento, la información se guarda en su computadora en una lista maestra, de manera que pueda encontrar una fuente que haya utilizado en otros documentos. Word también crea una lista actual que contiene todas las fuentes dentro de su documento actual. Esta lista se puede modificar en cualquier momento. Si no cuenta con todos los datos de la fuente puede insertar un marcador de posición, el cual se puede llenar más adelante. Para agregar un marcador de posición, haga clic en la opción Agregar nuevo marcador de posición del menú Insertar cita. En este ejercicio aprenderá a crear una cita. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una cita? 4.1.6

@@ Crear citas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Modificar una cita y una fuente

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifican los estilos de cita? 4.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un marcador de posición de cita? 4.1.5

Word le facilita la tarea de editar fuentes ofreciendo menús en los marcadores de posición de cita y permitiendo un fácil acceso a los cuadros de diálogo utilizados para modificar las citas y fuentes.

@@ Modificar una cita y una fuente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Administrar fuentes El Administrador de fuentes muestra todas las fuentes que ha creado y cuenta con opciones para administrarlas. El Administrador de fuentes bibliográficas muestra dos listas: la lista general, la cual contiene todas las fuentes de todos los documentos que ha creado utilizando Word y la lista actual, la cual incluye todas la fuentes que ha creado en el documento actual. El Administrador de fuentes bibliográficas le permite administrar estas fuentes ordenándolas, moviéndolas, copiándolas, eliminándolas o creando fuentes. En este ejercicio aprenderá a administrar sus fuentes.

@@ Administrar fuentes Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ÔÔ Otra manera Puede eliminar una fuente de la lista general o la lista actual y desde la bibliografía seleccionando la fuente en el Administrador de fuentes y haciendo clic en el botón Eliminar.

Eliminar una cita Puede eliminar una cita de su documento sin eliminar los datos de la fuente. Los datos de la fuente se quedarán en el documento actual y en la lista general; más adelante, si decide que necesita citar esa fuente en otra ubicación, podrá seleccionarla desde el menú Insertar cita. Si desea eliminar las citas permanentemente, podrá hacerlo abriendo el cuadro de diálogo Administrador de fuentes y después seleccionando la fuente y haciendo clic en el botón Eliminar. En este ejercicio aprenderá a eliminar una cita sin eliminar la fuente.

@@ Eliminar una cita Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE CUADRO DE DIÁLOGO TÍTULO Cuando trabaje con títulos en un documento utilizará el cuadro de diálogo Título (Figura 10-2). Desde aquí puede seleccionar varias opciones de títulos, incluyendo rótulos y numeración.

A B

D Figura 10-2 Cuadro de diálogo Título A) El rótulo aparece automáticamente en el cuadro. De manera predeterminada, se muestra Ilustración 1 / B) Excluir el rótulo del título. Esta opción está desactivada de manera predeterminada / C) Botón Nuevo rótulo / D) Botón Autotítulo / E) Opciones de rótulos / F) Botón Numeración.

Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.A

Agregar títulos

En resumen Automáticamente, Word puede agregar títulos en su documento cuando tiene tablas, figuras u otro tipo de objetos; o bien, puede agregar títulos manualmente.

Agregar títulos ÔÔ Otra manera Para insertar una imagen en el documento, haga doble clic en el nombre del archivo en el cuadro Insertar imagen.

88 Listo para la certificación -¿Cómo se agrega un título a una tabla? 4.2.1

Un título es una línea de texto que describe un objeto y puede aparecer arriba o debajo del objeto que está siendo descrito. A medida que continúe trabajando en su documento, puede decidir agregar una tabla o una imagen. Agregar un título debajo o arriba de la tabla puede ser informativo para cualquiera que lea su informe. Conforme siga trabajando con títulos, aprenderá que estos se pueden utilizar para figuras y ecuaciones. Para este ejercicio, creará uno de estos tipos de títulos, pero no lo utilizará en su documento. En este ejercicio aprenderá a agregar un título a una figura, a una tabla y a una ecuación.

@@ Agregar títulos a una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Agregar títulos a una ilustración 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega un título a una ilustración? 4.2.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el rótulo de un título? 4.2.4

Crear y modificar encabezados y pies de página

El mismo proceso que utilizó para agregar títulos a una tabla se utiliza para las figuras o cualquier otro objeto. Su documento de investigación contiene dos imágenes y le gustaría insertar un título para cada imagen. En este ejercicio insertará un título para las imágenes que insertó anteriormente.

@@ Agregar títulos a una ilustración Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

En resumen Un encabezado aparece en la parte superior de la página de un documento y el pie de página aparece en la parte inferior. El grupo Encabezado y pie de página se encuentra en la pestaña Insertar y cuenta con comandos para insertar encabezados, pies de página y números de página integrados en un documento de Word.

El botón Número de página, en el grupo Encabezado y pie de página, cuenta con comandos para insertar números de página en el encabezado, el pie de página o en el margen de una página utilizando la galería integrada. En este ejercicio aprenderá a insertar números de página en un documento.

Agregar un encabezado con un número de página 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega un número de página? 1.3.6 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un encabezado? 1.3.4

Necesita agregar un encabezado en cada página que muestre su apellido seguido de un número de página, de acuerdo al estilo MLA.

@@ Agregar un encabezado con un número de página Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Crear una página de trabajos citados

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una bibliografía? 4.1.7

En resumen Word cuenta con una galería de formatos de bibliografía de donde podrá elegir, esta galería le permite generar automáticamente una bibliografía a partir de las fuentes de la Lista general del cuadro de diálogo Administrador de fuentes. Una bibliografía es una página que enlista todas las fuentes de su documento. Asegúrese de seguir las indicaciones de su maestro sobre qué formato utilizar. Puede elegir insertar una bibliografía al final del documento o bien, puede insertar un salto de página para crear una nueva página para la bibliografía. Después de insertar la bibliografía, Word le permite actualizarla agregando y eliminando fuentes o quitando la bibliografía. Una bibliografía es lo mismo que crear una página de trabajos citados. En este ejercicio aprenderá a insertar una página de trabajos citados.

@@ Insertar una página de trabajos citados Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Actualizar una página de trabajos citados ÔÔ Otra manera También puede actualizar una bibliografía presionando la tecla F9.

Después de agregar nuevas fuentes o modificarlas, necesita actualizar la bibliografía para que muestre los cambios que haya realizado. Cuando pasa su cursor sobre la bibliografía, Word muestra el marcador de posición, de la misma manera en que se insertan citas. De este modo, puede seleccionar la bibliografía utilizando la pestaña del marcador de posición; para mostrar el marcador de posición, coloque el punto de inserción en el título de la bibliografía, aparecerá una flecha apuntando hacia abajo; haga clic en el icono para mostrar la pestaña de marcador de posición. En este ejercicio aprenderá a actualizar una página de trabajos citados.

@@ Actualizar una página de trabajos citados Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Eliminar una página de trabajos citados Puede eliminar una bibliografía fácilmente. Sin embargo, recuerde que la información de la fuente seguirá guardada en el documento actual, así como dentro de la Lista general de Word. Cuando Word inserta una bibliografía, se inserta un marcador de posición dentro de otro. Para eliminar toda la bibliografía, haga clic en la pestaña del marcador de posición que se encuentra junto al título y presione la tecla Supr.

@@ Eliminar una página de trabajos citados Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Insertar hipervínculos

En resumen También se pueden agregar hipervínculos a un documento de investigación o a cualquier documento que requiera un vínculo que ayude al lector a encontrar rápidamente la fuente a la que está haciendo referencia en su documento. Es probable que su maestro requiera que comparta su documento en línea con otras personas; lo cual permitirá a sus lectores seguir los vínculos en su documento. En otra lección, aprenderá a utilizar el comando Presentar en línea, el cual creará de manera automática vínculos en su documento. Un hipervínculo es una manera de pasar de una ubicación a otra, ya sea en el mismo documento o a una ubicación externa. Para seguir el vínculo, debe presionar la tecla Ctrl y hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre el hipervínculo. Los hipervínculos se pueden aplicar a un texto o a gráficos, los hipervínculos pueden ser vínculos externos hacia una página web o hacia una ubicación específica dentro del documento, como un marcador o un título; o bien, hacia una dirección de correo electrónico o a un documento diferente.

Insertar un hipervínculo Los hipervínculos siguen una ubicación específica dentro del documento, a una página web, a un documento diferente o a una dirección de correo electrónico. En este ejercicio aprenderá a insertar un hipervínculo a un texto y a una imagen, agregar información en pantalla y eliminar un hipervínculo e información en pantalla. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un hipervínculo? 1.2.2

ÔÔ Otra manera Haga clic derecho para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo o Modificar hipervínculo.

@@ Insertar un hipervínculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Quitar un hipervínculo e información en pantalla Al quitar un hipervínculo este ya no estará vinculado a un documento o a una ubicación web externa y se quita de la misma forma en que elimina texto o imágenes. Al quitar la información en pantalla esta se borra y no aparece más en el hipervínculo; sin embargo, el vínculo permanecerá activo. En este ejercicio aprenderá a quitar un hipervínculo y la información en pantalla.

@@ Quitar un hipervínculo e información en pantalla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Agregar una dirección de correo electrónico como hipervínculo Un vínculo a una dirección de correo electrónico se utiliza como información de contacto, retroalimentación o solicitudes de información. En este ejercicio aprenderá a agregar un correo electrónico como un hipervínculo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea un hipervínculo de correo electrónico? 1.2.2

@@ Agregar una dirección de correo electrónico como hipervínculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Los vínculos a correos electrónicos se pueden aplicar a un texto o imágenes.

Crear marcadores

En resumen Un marcador es un punto de referencia a una ubicación o un texto seleccionado al cual se le coloca un nombre e identifica para referirse a este en el futuro. Por ejemplo, si desea volver a visitar una página en un documento y localizar un texto, deberá crear un marcador y utilizar el cuadro de diálogo Marcador para dirigirse a esta rápidamente buscando el nombre del marcador que creó.

Agregar un marcador

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea un marcador? 1.2.3

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se utiliza el comando Ir a? 1.2.4

Para su trabajo de investigación deberá compartir su trabajo en línea e insertar marcadores en su documento que facilitarán a sus lectores la navegación por su documento. En este ejercicio aprenderá a agregar un marcador a un documento. Los nombres de los marcadores pueden contener números, pero deben empezar con una letra. No podrá agregar espacios a los nombres de los marcadores, así que utilice un guion bajo para separar las palabras; o bien, deje las palabras juntas. Por ejemplo Intercambiar_secretos o IntercambiarSecretos.

@@ Agregar un marcador Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

MM Resolución de problemas

Si su marcador no funciona apropiadamente, elimínelo, seleccione el texto, introduzca el mismo texto y haga clic en Agregar.

BMiniproyecto 2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega un título a una tabla? 4.2.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega un título a una ilustración? 4.2.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia la posición de un título? 4.2.2

Agregar títulos a una ecuación El mismo método que se utilizó para agregar un título a una tabla y a una ilustración se utiliza para ecuaciones, simplemente tiene que seleccionar un objeto diferente en la lista de Rótulo o crear un nuevo rótulo. Si va a escribir una investigación que contiene ecuaciones, es probable que desee agregar una descripción para cada ecuación. Este documento no contiene ninguna ecuación, así que creará un nuevo documento. Cuando vuelve a abrir el cuadro de diálogo Título, se mostrarán los rótulos y formato de número que seleccionó anteriormente junto con el siguiente número secuencial. Por ejemplo, si insertó el título “Ilustración 1” la siguiente vez que abra el cuadro de diálogo Título en ese documento se mostrará el título “Ilustración 2”. En este ejercicio aprenderá a agregar un título, cambiar la posición y el formato de número.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el formato de un título? 4.2.3

Lección 11

Realizar combinación de correspondencia

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA CORRESPONDENCIA Los comandos de la pestaña Correspondencia se utilizan para realizar combinaciones de correspondencia, así como para crear sobres y etiquetas para enviar un correo a un grupo (vea la Figura 11-1).

Figura 11-1 Pestaña Correspondencia A) Grupo Crear / B) Grupo Iniciar combinación de correspondencia / C) Grupo Escribir e insertar campos / D) Grupo Vista previa de resultados / E) Grupo Finalizar.

BMiniproyecto 1

Configurar la combinación de correspondencia

En resumen Las combinaciones de correspondencia son de utilidad para crear diferentes documentos que tengan la misma información básica y que estén personalizados con información única del origen de datos; por ejemplo, una carta modelo, la cual se enviará a diferentes clientes utilizando distintos nombres de destinatarios y direcciones. Básicamente, las combinaciones de correspondencia se utilizan para correspondencia interna y externa, tales como memorándums, etiquetas, invitaciones, etc. Un documento con combinación de correspondencia contiene la misma información que recibirán todos los destinatarios. La lista de las personas que recibirán el documento se crea en el origen de datos. Como se mencionó anteriormente, el origen de datos es la lista de los destinatarios, que además contiene la información para cada persona, con datos que varían como el nombre de la persona, dirección, ciudad, código postal, número de teléfono, etc. El origen de datos se puede crear como una tabla utilizando Word, ya que proporciona los campos para que pueda introducir los datos en estos. También se pueden personalizar los campos para que se ajusten a su documento. Se pueden utilizar otros programas para el origen de datos, tales como una hoja de cálculo de Excel, una tabla o una consulta de Access; o bien, una lista de contactos de Outlook.

Configurar el documento principal utilizando el Asistente para combinar correspondencia Para empezar la combinación de correspondencia, el documento principal se establece en un documento nuevo o en uno existente. El documento principal contiene texto y gráficos, los cuales son los mismos para cada versión del documento combinado. El Asistente para combinar correspondencia es un proceso paso a paso para configurar un documento principal y después crear o utilizar una lista existente, que puede ser una base de datos, hoja de cálculo, tabla u otra fuente, después se tomarán estas dos fuentes de información y se combinarán en un documento. En este ejercicio aprenderá a establecer un documento principal utilizando el Asistente para combinar correspondencia, estableciendo combinación de correspondencia manualmente, utilizando la Comprobación automática de errores y obteniendo una vista previa e imprimiendo el documento combinado.

@@ Configurar el documento principal utilizando el Asistente para combinar correspondencia Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Paso 1: Seleccionar el tipo de documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Paso 2: Seleccionar el documento inicial Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Paso 3: Seleccionar los destinatarios Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Paso 4: Escribir la carta Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Paso 5: Vista previa de la carta Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Paso 6: Completar la combinación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 2 Configurar el documento principal manualmente Puede empezar a trabajar con la combinación de correspondencia, escribiendo por sí mismo la carta y utilizando información de un origen de datos existente; o bien, creando su propia lista de origen de datos e introduciendo la información del destinatario. También puede obtener sus contactos utilizando Outlook. No necesita tener un programa de bases de datos instalado en la computadora, ya que en Word podrá crear la lista de destinatarios fácilmente. Es sencillo crear una tabla en Word, debido a que los campos están identificados y es fácil personalizarlos. Después de configurar su documento, se insertarán el bloque de dirección y la línea de saludo de la misma forma en que lo aprendió en el paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Para obtener la vista previa de los resultados y revisar los errores, debe utilizar las herramientas disponibles en el grupo Vista previa de resultados y después realizar la combinación. En este ejercicio aprenderá a crear un documento, introducir información, insertar una fuente de datos existente, insertar un bloque de dirección y una línea de saludo, también revisará los errores en la vista previa de las cartas y aprenderá a realizar una combinación.

@@ Configurar el documento principal manualmente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

100

Lección 12

Mantener documentos y macros

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE LA VISTA ESQUEMA Cuando abre la vista Esquema desde la pestaña Vista, aparece la pestaña Esquema, la cual contiene botones que le permiten trabajar con documentos extensos y ordenar el documento en pequeñas secciones (Figura 12-1). C

A N Ñ

T Figura 12-1 Pestaña Esquema

A) Promover al nivel más alto / B) Promover a un nivel más alto / C) Niveles de esquema / D) Disminuir a un nivel más bajo / E) Disminuir al nivel más bajo / F) Mostrar formato del texto / G) Mostrar niveles / H) Mostrar documento. Expande el grupo para mostrar más comandos / I) Crear subdocumentos / J) El comando Insertar busca un archivo existente para incrustarlo en un subdocumento K) Combinar subdocumentos en uno solo / L) Dividir subdocumentos / M) Botón Cerrar vista Esquema / N) Mover hacia arriba / Ñ) Mover hacia abajo / O) Expandir / P) Contraer / Q) Mostrar solo la primera línea. Se encuentra desactivada de manera predeterminada / R) Contraer subdocumentos / S) Desvincula un subdocumento / T) Bloquea subdocumentos para evitar cambios no deseados.

Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.

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BMiniproyecto 1

Organizar las vistas de un documento

En resumen Crear un documento maestro le permite trabajar eficientemente con informes grandes; por ejemplo, el documento de su investigación u otro tipo de informes extensos. Estos documentos extensos se pueden dividir en subdocumentos, lo que permite que este sea más manipulable y fácil de modificar.

Trabajar con documentos maestros y subdocumentos El documento maestro es el documento principal creado en Word; por ejemplo, un documento de investigación. Un documento de investigación u otro tipo de informe extenso contiene un título, una hipótesis, una introducción, técnicas, resultados y trabajos citados, por mencionar algunos. Estos documentos suelen tener una extensión de 60 páginas, en consecuencia, revisar todo el documento puede ser un poco tedioso. Al trabajar con un documento maestro puede organizar las secciones de títulos en pequeñas secciones llamadas subdocumentos, que son las secciones dentro del documento maestro que se han separado en subsecciones. Cuando se crea un subdocumento, este se convierte en un archivo separado del documento maestro; sin embargo, sigue vinculado a este. Lo anterior le permitirá abrir un documento pequeño de 2 o 3 páginas en vez de uno de 20. Por ejemplo, creará un documento maestro para informes grandes y documentos de investigación. Cuando termine de aplicar formato a su documento principal con estilos de título, podrá separar en subdocumentos cada título y su contenido. Los subdocumentos se crean basándose en el estilo de título; los subdocumentos se guardan con el título como nombre de archivo. Como estudiante, es probable que tome una clase de redacción técnica para uno de sus cursos y seguramente deberá preparar un documento de investigación para sus clases. A medida que comienza a trabajar en su documento de investigación, lo esquematizará para hacerlo más manejable y ayudarlo a mantenerse organizado. Los documentos maestros y subdocumentos funcionan igual que las secciones de un documento. Puede modificar todo el documento maestro o puede trabajar en el subdocumento como un documento independiente. Cuando modifica y guarda un subdocumento de manera independiente, el documento maestro automáticamente se actualiza, ya que el subdocumento está vinculado al documento maestro. Cuando necesita revisar el documento maestro, todos los cambios de edición aparecen en el documento.

Guardar el documento maestro Para administrar el documento maestro, lo mejor es guardar este último junto con todos los subdocumentos en la misma carpeta. Crear una carpeta hace que sea más fácil localizar subdocumentos rápidamente. El documento en el que trabajará ya cuenta con formato de estilos de títulos. En este ejercicio aprenderá a crear una carpeta y a guardar el documento maestro.

@@ Guardar el documento maestro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

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Crear subdocumentos Un subdocumento es una parte del documento maestro y está separado en pequeñas secciones. Cada subdocumento tiene un nombre de archivo único basado en el estilo de título, el cual se aplica al documento cuando se crea. Como estudiante, esta herramienta le servirá para utilizarla en un documento de investigación grande, debido a que le permitirá trabajar en una sección del subdocumento a la vez, en lugar de tener todo el documento abierto. El primer paso es identificar los niveles de los subdocumentos tal y como lo haría para crear un esquema. Por ejemplo, el Nivel 1, Nivel 2 y Nivel 3 es similar a crear un esquema e identificar los títulos con números romanos I, II y III. Cuando aplica formato a su investigación, se aplica un estilo de título para cada nueva sección en su documento (los estilos se vieron en la Lección 3). Cuando edita subdocumentos de manera separada, el documento maestro se actualiza automáticamente. La pestaña Esquema cuenta con los botones para contraer y expandir que se correlacionan con el documento maestro. En este ejercicio, guardará el documento como un documento maestro en una carpeta específica y creará subdocumentos que se guardarán individualmente.

@@ Crear subdocumentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Guardar subdocumentos El siguiente paso es guardar el documento maestro junto con los subdocumentos. Word automáticamente crea el nombre de archivo de los subdocumentos con base en sus estilos de título. Se guardará como un archivo, pero en la misma carpeta. Por ejemplo, el documento en que está trabajando contiene varios títulos con un estilo Título 1 aplicado. Cuando se guarda el documento maestro, cada uno de los títulos y el texto que se encuentra debajo de este se guarda en un archivo separado de manera automática. En este ejercicio aprenderá a guardar el documento maestro con los subdocumentos.

@@ Guardar subdocumentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Ver los subdocumentos en el documento maestro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Expandir y contraer subdocumentos Para ver el documento principal con su contenido, haga clic en el botón Expandir subdocumentos en la pestaña Esquema. Una vez que hace clic en el botón Expandir, puede cambiar las vistas y el documento seguirá expandido. El botón Contraer subdocumentos cerrará los subdocumentos. En este ejercicio expandirá y contraerá los subdocumentos.

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@@ Expandir y contraer subdocumentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word MM Resolución de problemas

Si no ve el título y su contenido dentro de un borde, haga clic en el botón Mostrar documento en el grupo Documento maestro.

Promover y disminuir los subdocumentos ÔÔ Otra manera Puede hacer clic en la flecha desplegable del cuadro Nivel de esquema para seleccionar el nivel.

Cuando vuelve a organizar los niveles en un documento maestro, se mueve el título del documento a otro nivel utilizando los comandos de la pestaña Esquema, ya sea promoviendo o disminuyendo el nivel. Por ejemplo, para mover un tema de la investigación hacia otro título, debe disminuir el título. A medida que continúa trabajando en su investigación se da cuenta que el estilo Título 1, que aplicó a uno de los títulos, debe ser Título 2. En la pestaña Esquema tiene opciones para cambiar los niveles de los títulos utilizando los botones Promover y Disminuir. Es fácil disminuir un Nivel 1 a Nivel 2 o viceversa. Así que en este caso, disminuirá el Nivel 1 a Nivel 2. En este ejercicio, aprenderá a utilizar los botones Promover y Disminuir.

@@ Promover y disminuir los subdocumentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Volver a organizar los subdocumentos ÔÔ Otra manera Haga clic en el icono del subdocumento para seleccionar el título y su contenido. Utilice el método de arrastrar y colocar para mover a una nueva ubicación.

Se pueden volver a organizar los subdocumentos dentro del documento maestro. El orden de los subdocumentos se puede mover de una ubicación a otra mediante los comandos en la pestaña Esquema o utilizando el método “arrastrar y soltar”. Una vez que mueve un subdocumento, necesita desvincularlo y volver a crearlo. También puede combinar dos o más subdocumentos en un solo subdocumento. En este ejercicio aprenderá a organizar los subdocumentos.

@@ Volver a organizar los subdocumentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Desvincular subdocumentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

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Modificar un subdocumento individual Los subdocumentos se pueden manipular en el documento maestro o puede abrir el subdocumento en un archivo separado en su propia ventana. En este ejercicio, modificará un subdocumento en el documento maestro y modificará un subdocumento por separado.

@@ Modificar un subdocumento individual Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 2

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE GRABAR MACROS Es probable que en ocasiones tenga que realizar una tarea en Word una y otra vez. Si este es el caso, grabar macros le ayudará a simplificar la tarea. Usted forma parte del grupo de usuarios de Lakerville.NET y es responsable de entregar copias sobre los próximos talleres. Para grabar una macro deberá hacer uso de las habilidades que aprendió en lecciones anteriores. Por ejemplo, en la Lección 6 aprendió a crear y aplicar formato a tablas, así como a utilizar fórmulas dentro de las tablas. Siempre avanza en su trabajo, pero ahora está estancado debido a las tareas repetitivas. Es importante que aprenda a emplear las macros para administrar su tiempo de manera apropiada, incrementar la productividad y, aún, tener tiempo para usted. En este ejercicio aprenderá a grabar y ejecutar una macro.

Grabar macros

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se asigna un método abreviado del teclado a una macro? 1.4.9

En resumen Una macro es una secuencia de comandos grabada para automatizar una tarea. Es una serie de comandos y acciones que se pueden grabar y ejecutar cada vez que requiera realizar una tarea. Cuando crea una macro, puede ejecutarla manualmente o asignarla para que se ejecute cada vez que se presione una tecla específica o una combinación de teclas.

@@ Asignar métodos abreviados del teclado Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word Un método abreviado del teclado es una combinación de dos o más teclas que realiza una acción específica. En una lección anterior aplicó un método abreviado del teclado para abrir un nuevo documento presionando la combinación de teclas Ctrl+U o para aplicar formato de negritas presionó Ctrl+N. Word cuenta con diferentes métodos abreviados del teclado y estos están asignados a acciones específicas, por lo tanto no se pueden utilizar.

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`` Tome nota Word le permite ignorar métodos abreviados asignados, pero no desea hacer esto. Intente encontrar uno que no esté asignado.

Grabar una macro Una vez que determine qué método asignará a la macro, lo siguiente es grabar los pasos. Mientras Word graba la macro, verá que el puntero cambia a un puntero de grabación en la pantalla. En este punto, cada tecla que presione y cada clic del mouse se grabarán. Cuando trabaja con macros, no puede utilizar el mouse para seleccionar texto. En este ejercicio aprenderá a grabar sus pasos para crear y aplicar formato a una tabla. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se graba una macro? 1.4.8

@@ Grabar una macro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word El botón Grabar se activa, deberá ver el puntero del mouse en su pantalla. Mientras aparezca el icono en el documento, quiere decir que sigue grabando el proceso. Si necesita tomar un tiempo, haga clic en el comando Pausar grabación en el menú Macros. Si hace una pausa durante una macro, puede reanudar haciendo clic en Reanudar grabación.

Ejecutar una macro Una vez que se graba una macro, puede presionar el método abreviado del teclado para ejecutarla en un documento existente o en uno en blanco. En este ejercicio aprenderá a ejecutar su macro en un documento en blanco.

@@ Ejecutar una macro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word MM Resolución de problemas

Crear y ejecutar una macro requiere de práctica. Si su macro no se ejecuta correctamente, elimínela y repita los pasos desde el principio.

Eliminar una macro Ha decidido que ya no necesita esta macro y desea eliminarla. En este ejercicio aprenderá a eliminar una macro.

@@ Eliminar una macro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

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ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE CONTROLAR LA SEGURIDAD DE UNA MACRO Anteriormente aprendió a acelerar su trabajo utilizando macros. Ahora está interesado en saber cómo funciona la seguridad con las macros. La seguridad de una macro involucra contenido activo en archivos que pueden venir de sitios web que no tengan una firma digital o de alguien que haya escrito un código con un virus. Si alguien le envía un documento y este contiene macros con contenido activo, puede presentar un riesgo y daño para su computadora. Un hacker es una persona que escribe programas malignos, como virus, tratando de dañar su computadora o acceder a sus datos de manera ilegal. Es común escuchar sobre hackers que se infiltran a grandes empresas y acceden a información confidencial. Las compañías cuentan con protección que identifica y detiene el acceso a los datos de sus redes, por esto es importante cuando trabaja con macros saber cuáles son sus fuentes confiables. Word cuenta con protección de virus de macro que viene de fuentes y ubicaciones de confianza. Esta protección de macro determina si es seguro ejecutar la macro en su computadora. Desea asegurarse que las macros que vienen de otras fuentes vengan de editores confiables. Una firma digital es un código firmado digitalmente por una compañía o una persona. Puede crear su propia firma digital pero no será expedida por una autoridad de certificación confiable. En este ejercicio, aprenderá a revisar la protección en su sistema. B

G Figura 12-2 Pestaña Desarrollador

A) Abre el editor Visual Basic / B) Macros. Abre el cuadro de diálogo donde se guardan las macros grabadas / C) Grabar macro / D) Seguridad de macros. Está vinculada a la configuración de macros en el Centro de confianza / E) Grupo Asignación / F) Restringir edición. Limita la edición de su documento por parte de otras personas / G) Grupo Plantillas.

Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.

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Controlar la seguridad de una macro

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifican los ajustes de una macro? 1.4.10

En resumen La protección de una macro tiene medidas de seguridad para determinar si la fuente de una macro es segura para ejecutarse.

@@ Revisar los ajustes de seguridad de una macro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word A continuación aprenderá a agregar la pestaña Desarrollador a la Cinta de opciones.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se administra la seguridad de una macro? 1.4.10

@@ Revisar la pestaña Desarrollador Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para más información sobre las macros utilice la herramienta Ayuda presionando la tecla F1 o haciendo clic en el botón Ayuda.

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Lección 13

Proteger y compartir documentos

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE EN RESUMEN En Word 2013, la vista Backstage cuenta con comandos que le permiten registrarse en una cuenta de Microsoft, proteger, inspeccionar, compartir documentos y administrar versiones de sus documentos como se muestra en la Figura 13-1. A

Figura 13-1 Vista Backstage A) La vista Backstage cuenta con comandos para proteger, inspeccionar y administrar sus documentos. La flecha desplegable contiene comandos adicionales / B) Acceder a las propiedades.

Utilice la Figura 13-1 como referencia para esta lección.

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BMiniproyecto 1

Proteger y compartir documentos

Proteger un documento Es probable que en ocasiones necesite establecer una contraseña para documentos importantes. Estos documentos pueden ser nóminas, presupuestos, evaluaciones del empleado o correspondencia de contratación. Existen dos tipos de opciones para proteger un documento: las herramientas del comando Guardar como y Restringir edición. Este tipo de documentos están destinados a ciertas personas, al resto se les negará el acceso. Quienes tengan acceso a los documentos confidenciales contarán con una contraseña para abrir y modificar el documento. Cuando guarda un documento, puede hacerlo con una contraseña para abrir el documento como solo lectura. Las personas que reciban este documento solo lo podrán leer. Si desea que ciertas personas realicen cambios, entonces les debe proporcionar la contraseña para permitirles la edición. Administrar documentos con contraseña le puede ayudar a supervisar tareas importantes mientras mantiene la protección de este tipo de documentos. Incluso puede restringir el tipo de edición a realizar en un documento, utilizando el comando Restringir edición.

Establecer una contraseña de acceso en un documento Designar una contraseña a un documento para que se abra en modo de solo lectura y permitir modificaciones es una manera de proteger material confidencial. En este ejercicio aprenderá a configurar y eliminar contraseñas en un formulario de evaluación. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega una contraseña a un documento? 1.5.5

@@ Establecer una contraseña de acceso en un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Eliminar una contraseña Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Es muy importante que recuerde la contraseña; si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Escriba y guarde la contraseña en un lugar seguro. Utilice contraseñas fuertes que combinen mayúsculas y minúsculas, así como números y símbolos. Las contraseñas débiles no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña fuerte es: W5!dk8aG y una contraseña débil es: CAR381. Las contraseñas deben ser de 8 o más caracteres. Una contraseña que utiliza 14 o más caracteres es aún mejor.

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Proteger un documento como solo lectura ÔÔ Otra manera Existen dos maneras de abrir el panel Restringir edición: desde la pestaña Desarrollador seleccionando la opción Restringir edición o desde la pestaña Revisar.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se protege un documento con contraseña? 1.5.5

Puede garantizar la seguridad de un documento protegiéndolo de cambios de formato y restringir su edición. Como lo aprendió, un documento puede tener una contraseña cifrada de manera que este sea de solo lectura; o bien, para permitir modificaciones. Otra manera de proteger su documento es restringiendo la edición. Esto permite que el documento se abra sin una contraseña, pero se restringe el tipo de cambios que se pueden realizar en el documento. Por ejemplo, puede limitar el cambio de formato a estilos específicos o es probable que desee que se puedan agregar solo comentarios, llenar formularios o realizar cambios que tengan seguimiento. Usted decide a quién comparte el documento y qué tipo de restricciones agrega. En este ejercicio aprenderá a configurar un documento como de solo lectura, lo restringirá a solo comentarios y al formato.

@@ Proteger un documento como solo lectura Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Restringir un documento a solo comentarios Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Limitar los estilos de formato en un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota La restricción de comentarios se puede realizar en todo el documento; o bien, seleccionar partes en donde se permitirán los cambios.

Administrar versiones de documentos

En resumen Recuperar los documentos por versiones o recuperar un archivo que no se guardó ahora es más fácil en Microsoft. Si por accidente borró un documento o apagó la computadora sin guardar, Word le puede ayudar a recuperar su documento utilizando el Administrador de versiones. Las versiones de un documento se pueden administrar en la vista Backstage empleando el comando Información y seleccionando la versión que desea guardar. Word cuenta con una opción para recuperar documentos sin guardar el documento cada diez minutos de manera predeterminada. Podrá recuperar versiones de su documento siempre y cuando no haya cerrado el documento o programa. También puede recuperar los documentos en caso de que Word haya dejado de funcionar por alguna razón pero no podrá ver las versiones anteriores hasta que el documento se guarde. En la sección Administrar versiones, también puede buscar archivos sin guardar. En este ejercicio administrará la versión de un documento con un archivo existente, un archivo nuevo y recuperará una versión sin guardar.

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Administrar versiones de documentos El comando Autorrecuperación le ofrece la flexibilidad de guardar sus documentos de Word o hacer copias de seguridad más frecuentes. En este ejercicio aprenderá a cambiar la configuración predeterminada de Guardar de 10 minutos a 3 minutos.

@@ Administrar versiones de documentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Haga clic en la flecha desplegable de Administrar versiones para que pueda seleccionar la opción Recuperar documentos sin guardar. Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir y mostrará archivos específicamente de la ubicación de destino en donde se almacenan los archivos sin guardar.

Restablecer una versión anterior del documento ÔÔ Otra manera En la pantalla del documento, haga clic en Editar de todas formas para que el documento regrese a su estado original.

La función Autorrecuperación guarda el documento automáticamente por periodos de tiempo e indicará Hoy como la fecha actual. En el ejercicio anterior cambió la configuración de Guardar de los 10 minutos predeterminados a 3 minutos. A medida que modifica el documento, la función Autorrecuperación autoguardará los cambios. Los cambios en diferentes versiones se pueden encontrar en la vista Backstage en la sección Administrar versiones. En este ejercicio, restablecerá una versión anterior de su documento.

@@ Restablecer una versión anterior del documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Recuperar documentos sin guardar A medida que continúa trabajando con documentos, puede buscar o recuperar archivos sin guardar a través de la función Administrar versiones en la vista Backstage. También puede abrir un documento con base en el tiempo o la última versión dentro de dicha sesión. En este ejercicio recuperará un archivo sin guardar.

@@ Recuperar documentos sin guardar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word MM Resolución de problemas

Si no aparece el mensaje en la pantalla para que guarde el documento, puede cambiar las preferencias de Autorrecuperación. La opción predeterminada de Autorrecuperación indica guardar cada diez minutos y se puede encontrar en la vista Backstage, comando Opciones, categoría Guardar. Para propósitos educativos, es posible que tenga que cambiar la configuración a tres o cinco minutos. Cierre el documento sin guardar y el mensaje le indicará que el archivo se guardará temporalmente.

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ÔÔ Otra manera En el cuadro de diálogo Abrir de los archivos sin guardar, haga clic en el botón Organizar y luego en Eliminar. En el mensaje ¿Está seguro que desea mover este archivo a la Papelera de reciclaje? Haga clic en Sí.

@@ Eliminar todas las versiones en borrador Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word `` Tome nota Los documentos no guardados recuperados se encuentran en una ubicación específica en el disco duro. Una extensión de archivo ASD se ha asignado a los documentos no guardados. Los archivos que están en los Archivos no guardados recuperados son archivos temporales hasta que se guardan.

BMiniproyecto 2 ÔÔ Otra manera En la pantalla del documento, haga clic en Editar de todas formas para que el documento regrese a su estado original.

@@ Marcar un documento como final Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Los documentos que se han marcado como finales en el programa Microsoft Office 2013 no serán de solo lectura si se encuentra abierta una versión anterior de los programas de Microsoft Office. Es importante resaltar que el comando Marcar como final no es una herramienta de seguridad. Cualquier persona que reciba una copia electrónica que se ha marcado como final puede modificar el documento eliminando el estado Marcado como final del documento.

Aplicar protección utilizando la Cinta de opciones El cifrado protege un documento y no se puede abrir si no se cuenta con la contraseña. 88 Listo para la certificación - Cómo se protege un documento con contraseña? 1.5.5

@@ Cifrar un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para quitar la protección del documento debe estar en el documento (con la contraseña apropiada). En el documento, vaya a la vista Backstage, haga clic en el botón Proteger documento, seleccione Cifrar con contraseña, elimine la contraseña del cuadro de diálogo y haga clic en Guardar.

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Lección 14

Utilizar Opciones avanzadas

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE OPCIONES DE WORD El cuadro de diálogo Opciones de Word le proporciona una gran variedad de métodos que le servirán para personalizar la forma en que se utiliza Word. Cuenta con diez grupos de opciones a los cuales podrá acceder haciendo clic en la pestaña Archivo y seleccionando el botón Opciones (Figura 14-1). B

D F

Figura 14-1 Cuadro de diálogo Opciones de Word mostrando los ajustes Generales A) Opciones de Word por categoría / B) Las marcas de verificación indican que las funciones están activadas. Estas son las opciones predeterminadas / C) Los recuadros con información en pantalla están activados pero se pueden desactivar / D) Agregar nombre del usuario e iniciales / E) Opción para cambiar el tema / F) El Fondo de Office aparecerá cuando inicie sesión en la cuenta de Microsoft. Hay opciones disponibles para cambiar el fondo a nubes, circuito, tres anillos y más.

Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.

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BMiniproyecto 1

Personalizar Word

En resumen Se puede personalizar Word a través de diferentes opciones, las cuales se encuentran en el cuadro de diálogo Opciones de Word.

Personalizar Word En lecciones anteriores abrió el cuadro de diálogo Opciones de Word en la vista Backstage y modificó los ajustes predeterminados. El comando General contiene algunas de las opciones más utilizadas, las cuales se pueden personalizar en Word. Tómese algún tiempo para explorar el contenido de cada comando. Entre más familiarizado esté con las opciones disponibles, mejor podrá personalizar Word para que se ajuste a sus necesidades. En este ejercicio aprenderá a personalizar Word y agregará información a las propiedades.

@@ Personalizar Word Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Cambiar las opciones para mostrar el contenido El comando Mostrar, localizado en el cuadro de diálogo Opciones de Word, contiene opciones para cambiar la forma en que se muestra el contenido de un documento en la pantalla y al imprimirlo. Al cambiar estas opciones, no solo se afecta el documento actual sino todos los documentos. Seleccione o quite la selección de las casillas de verificación de las opciones que desee activar o desactivar. Varias de estas opciones se mantendrán igual en todos los documentos de Word hasta que vuelva a modificarlas. En este ejercicio aprenderá a cambiar las opciones de mostrar.

@@ Cambiar las opciones para mostrar el contenido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 2 Activar o desactivar la herramienta de Autoformato Cuando está activada la función Autoformato se encuentra activada mientras escribe, Word le permite aplicar formato rápidamente al agregar listas numeradas y con viñetas, fracciones, números, bordes, números ordinales y texto con guiones. Otras opciones disponibles son Aplicar mientras escribe y Mientras escribe, automáticamente. Cuando aplica el formato automático, puede deshacer los cambios utilizando el botón Opciones de Autocorrección en el cuadro de diálogo Autocorrección. En este ejercicio aprenderá a desactivar algunas funciones empleando el botón Opciones de Autocorrección.

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Para acceder a Autoformato mientras escribe, debe abrir el cuadro de diálogo Opciones de Word y seleccionar la opción Revisión. Enseguida abrir el cuadro de diálogo Autocorrección. Las tablas 14-1 y 14-3 ofrecen una descripción de lo que sucederá después de realizar cierta acción. Tabla 14-1 Autoformato mientras escribe

Reemplazar mientras escribe

Descripción

"Comillas rectas" con “comillas tipográficas”

Las comillas rectas ("") y el apóstrofe recto ( ' ) son reemplazados por comillas curveadas de apertura y de cierre (“ “) y apóstrofes curveados.

Fracciones (1/2) por carácter de fracción ½

Cuando introduce “1/2”, este se reemplaza por ½. Esta opción solo reemplaza ¼, ½ y ¾.

*Negrita* y _cursiva_ por formato real

El formato de negrita se aplicará cuando el texto comience y termine con un asterisco ( * ). El formato de cursiva se aplicará al texto que comience y termine con guiones bajos ( _ ). Por ejemplo, el texto *Autoformato* se convertirá en Autoformato y _texto_ se convertirá en texto. De manera predeterminada esta función está desactivada y debe activarla antes de usarla.

Rutas de red e Internet por hipervínculos

Word reconoce automáticamente cuando se escribe una dirección de Internet, ruta de red o dirección de correo electrónico y automáticamente los reemplazará con un hipervínculo.

Ordinales (1°) por superíndice

Se establece el orden de secuencias de números. Por ejemplo, 1o, 2o y 3o.

Guiones (--) con guion largo (—)

Reemplaza dos guiones secuenciales con un guion largo ( — ); un guion con un espacio antes y después ( - ) será reemplazado por un guion más largo (–). Tabla 14-2 Aplicar mientras escribe

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Aplicar mientras escribe

Descripción

Listas automáticas con viñetas

Cuando ingresa uno de estos caracteres *, -, > seguido de un espacio y de apretar la tecla Tab, se creará una lista con viñetas.

Líneas de borde

Cuando ingresa tres caracteres consecutivos (~, #, *, -, _, o =) en una nueva línea y enseguida presiona la tecla Intro, aparecerá una línea con ese carácter a través del documento.

Estilos de títulos integrados

Cuando se escriben menos de cinco palabras en el título y presiona dos veces la tecla Intro, se aplicará el estilo de título integrado. Cada nuevo título que agregue debe agregar una nueva línea presionando la tecla Tab. Por ejemplo, para Título 1, agregue una línea, para Título 2, presione la tecla Tab y para Título 3 presiones dos veces la tecla Tab.

Listas automáticas con números

Cuando inicia una lista numerada e ingresa el número 1 seguida de un punto de la tecla Tab, se crea una lista numerada.

Tablas

Se crea una fila de tabla cuando introduce +-----+-----+----+-----+ y enseguida presiona la tecla Intro. Se crean cuatro columnas y una fila. El número de guiones entre los símbolos de más es el ancho de columna.

Tabla 14-3 Mientras escribe, automáticamente

Mientras escribe, automáticamente

Descripción

Dar al primer elemento de las listas el formato del anterior.

Aplica formato al principio del texto de un elemento de lista como el formato de la lista anterior.

Establecer la primera sangría y la sangría izquierda con tabulaciones y retrocesos.

Agrega sangría a la primera línea de un párrafo colocando el cursor antes de la primera línea y presionando enseguida la tecla Tab. Se agrega sangría a todo el párrafo colocando el cursor antes de cualquier línea en el párrafo, con excepción de la primera línea, y presionando enseguida la tecla Tab. Coloca el punto de inserción antes de la primera línea y enseguida presiona la tecla Retroceso para eliminar la sangría.

Definir estilos basándose en el formato personal.

Cuando se ha agregado formato a un texto de manera manual, el mismo estilo se aplicará cuando presione la tecla Intro.

@@ Activar o desactivar la herramienta de Autoformato Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

BMiniproyecto 3 Configurar opciones de Guardar El comando Guardar, del cuadro de diálogo Opciones de Word, contiene opciones para personalizar la forma en que se guardan los documentos, incluyendo archivos de respaldo para proteger la información de sus documentos, compartir archivos utilizando un servidor de administración de documentos e incrustando fuentes en un archivo. Por ejemplo, puede cambiar el formato predeterminado empleado para guardar documentos; o bien, cambiar la frecuencia con que se respaldan sus documentos utilizando la herramienta Autorrecuperación. La carpeta de documentos localizada en la unidad C, es la carpeta de trabajo predeterminada para todos los documentos creados en los programas de Microsoft Office. Aparece una carpeta amarilla en la barra de tareas y lo dirige a los ajustes predeterminados de sus carpetas y archivos. En las opciones del comando Guardar puede escoger una carpeta predeterminada de trabajo diferente; por ejemplo, su memoria USB. En este ejercicio aprenderá a cambiar y configurar las opciones de guardado.

@@ Configurar las opciones de Guardar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

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`` Tome nota Cualquier cambio que se realice en la carpeta predeterminada de trabajo, únicamente se advertirá en la aplicación que esté utilizando actualmente. Por ejemplo, si se selecciona una carpeta predeterminada de trabajo diferente en Word, la carpeta predeterminada de trabajo de Excel seguirá siendo Documentos, si utiliza Windows 8 o Windows 7.

Utilizar opciones Avanzadas ÔÔ Otra manera Puede presionar la combinación de teclas Ctrl+U para abrir un nuevo documento en blanco.

El comando Avanzadas, del cuadro de diálogo Opciones de Word, contiene opciones avanzadas para trabajar con Word, incluyendo opciones para editar, mostrar, imprimir y guardar. Existen varias opciones disponibles pero el comando Avanzadas contiene la mayoría de las opciones. Algunas se encuentran seleccionadas predeterminadamente, otras no. Busque y observe cómo utilizar algunas opciones para trabajar eficientemente en Word. Además de todas estas opciones que puede encontrar aquí, también puede acceder a cuadros de diálogo para seguir personalizando. En este ejercicio aprenderá a usar las opciones Avanzadas.

@@ Utilizar opciones Avanzadas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones ÔÔ Otra manera Puede abrir las opciones de personalización utilizando el comando Personalizar barra de herramientas de acceso rápido seleccionando la opción Más comandos en el menú.

Los comandos Personalizar cinta de opciones y Barra de herramientas de acceso rápido le permiten personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido, la Cinta de opciones y los métodos abreviados de teclado. Agregar los comandos usados con más frecuencia a la Barra de herramientas de acceso rápido le permite acceder a esos comandos con un solo clic. Únicamente se pueden agregar comandos a la Barra de herramientas de acceso rápido. El contenido de la mayoría de las listas, como los valores de sangrías y espaciado, así como los estilos individuales (los cuales también aparecen en la Cinta de opciones) no se pueden agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido. En este ejercicio agregará comandos a la Barra de herramientas de acceso rápido, personalizará los métodos abreviados del teclado y la Cinta de opciones.

@@ Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

`` Tome nota Para quitar un comando de la Barra de herramientas de acceso rápido, coloque el punto de inserción sobre el comando en la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic derecho, enseguida seleccione la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

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ÔÔ Otra manera También puede agregar un elemento en la Barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido o haciendo clic derecho en cualquier parte de la Barra de herramientas de acceso rápido.

@@ Personalizar el teclado Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

@@ Personalizar la Cinta de opciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Word

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Microsoft速 Official Academic Course

Microsoft速 Excel 2013

Índice

Lección 1. Descripción general...................................124 • Miniproyecto 1......................................... 125 ÔÔ Abrir Excel....................................................125 ÔÔ Utilizar las herramientas en pantalla.........126 ÔÔ Navegar en la Cinta de opciones................127 ÔÔ Introducción a la vista Backstage de Office............................................................128 ÔÔ Usar la pestaña Archivo y la vista Backstage de Microsoft Office.........................128 ÔÔ Cambiar la vista de Excel............................129 ÔÔ Dividir la ventana.........................................129 ÔÔ Abrir una nueva ventana............................130 ÔÔ Abrir un libro existente...............................130 ÔÔ Abrir un libro desde OneDrive...................131 ÔÔ Utilizar el sistema de Ayuda.......................132

Lección 4. Utilizar fórmulas básicas..........................146 • Miniproyecto 1......................................... 147 ÔÔ Crear una fórmula que realice una suma..................................................................149 ÔÔ Crear una fórmula que realice una resta...................................................................149

• Miniproyecto 2......................................... 149 ÔÔ Crear una fórmula que realice una multiplicación....................................................150 ÔÔ Crear una fórmula que realice una división..............................................................150

• Miniproyecto 2......................................... 133

• Miniproyecto 3......................................... 150

ÔÔ Navegar a través de los datos con el comando Ir a.....................................................134

ÔÔ Utilizar referencias de celda relativa en una fórmula..................................................150 ÔÔ Utilizar referencias de celda absoluta en una fórmula..................................................151 ÔÔ Utilizar referencias de celda mixta en una fórmula..................................................152 ÔÔ Utilizar referencias de celda externas........152 ÔÔ Hacer referencias a datos en otra hoja de cálculo..................................................152 ÔÔ Hacer referencia a datos en otro libro.......153

Lección 2. Trabajar con Microsoft® Excel 2013.......135 • Miniproyecto 1......................................... 136 ÔÔ Crear un libro desde cero...........................136 ÔÔ Cambiar entre libros abiertos.....................136 ÔÔ Nombrar y guardar un libro ......................137 ÔÔ Guardar en OneDrive..................................137 ÔÔ Guardar un libro con un nombre diferente 137 ÔÔ Guardar un libro en un formato anterior de Excel .................................................................138 ÔÔ Guardar en diferentes formatos de archivo .........................................................138

Lección 3. Utilizar la vista Backstage de Office.......139 • Miniproyecto 1......................................... 140 ÔÔ Imprimir y obtener una vista previa de un documento..............................................140

• Miniproyecto 2......................................... 140 ÔÔ Utilizar el comando Impresión rápida para imprimir una hoja de cálculo..................141 ÔÔ Establecer el área de impresión.................141

• Miniproyecto 3......................................... 141 ÔÔ Imprimir las hojas de cálculo seleccionadas....................................................141

• Miniproyecto 4......................................... 154 ÔÔ Nombrar un rango.......................................154 ÔÔ Cambiar el tamaño de un rango................156 ÔÔ Crear una fórmula que utilice un rango con nombre.......................................................156 ÔÔ Seguimiento de rangos con nombre.........156

Lección 5. Utilizar funciones........................................157 • Miniproyecto 1......................................... 158 ÔÔ Explorar fechas............................................159 ÔÔ Utilizar la función HOY................................159 ÔÔ Utilizar la función AHORA...........................159

• Miniproyecto 2......................................... 160 ÔÔ Utilizar la función SUMA............................160 ÔÔ Utilizar la función CONTAR.........................160 ÔÔ Utilizar la función CONTARA......................161 ÔÔ Utilizar la función PROMEDIO....................161 ÔÔ Utilizar la función MIN................................161

• Miniproyecto 4......................................... 142

• Miniproyecto 3......................................... 162

ÔÔ Imprimir los libros seleccionados..............142 ÔÔ Aplicar opciones de impresión...................142 ÔÔ Cambiar una impresora..............................142

ÔÔ Utilizar la función MAX...............................162 ÔÔ Utilizar la función PAGO..............................162

• Miniproyecto 5......................................... 143 ÔÔ Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido....................................................143 ÔÔ Personalizar la Cinta de opciones..............143 ÔÔ Personalizar la configuración predeterminada de Excel.................................144 ÔÔ Restablecer la configuración predeterminada, la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de accesorápido.........144

• Miniproyecto 6......................................... 145

122

ÔÔ Seleccionar una plantilla desde la opción Nuevo................................................................145 ÔÔ Buscar plantillas adicionales......................145

• Miniproyecto 4......................................... 163 ÔÔ Seleccionar y crear rangos para calcular subtotales............................................163 ÔÔ Crear fórmulas para calcular subtotales....163

• Miniproyecto 5......................................... 164 ÔÔ Modificar los rangos para calcular subtotales..........................................................164 ÔÔ Revisar mensajes de error..........................164

• Miniproyecto 6......................................... 165 ÔÔ Rastrear una fórmula y eliminar flechas de rastreo..........................................................165

Lección 6. Dar formato a celdas y rangos.................166 • Miniproyecto 1......................................... 167

ÔÔ Abrir archivos no nativos directamente en Excel ............................................................193

• Miniproyecto 2......................................... 193 ÔÔ Obtener datos externos..............................193

ÔÔ Insertar celdas en una hoja de cálculo.......167 ÔÔ Eliminar celdas de una hoja de cálculo.....167

• Miniproyecto 3......................................... 194

• Miniproyecto 2......................................... 168

ÔÔ Anexar datos a una hoja de cálculo...........194

ÔÔ Alinear y dar sangría al contenido de la celda.........................................................168 ÔÔ Cambiar la orientación del texto................169 ÔÔ Elegir fuentes y tamaños de fuente...........170 ÔÔ Cambiar el color de la fuente.....................171 ÔÔ Aplicar atributos de caracteres especiales .........................................................171 ÔÔ Rellenar celdas con color............................172 ÔÔ Aplicar formatos de número......................173

Lección 10. Uso de fórmulas avanzadas....................195

• Miniproyecto 3......................................... 173 ÔÔ Ajustar texto en una celda..........................174 ÔÔ Combinar celdas y dividir celdas combinadas.......................................................175 ÔÔ Colocar bordes alrededor de las celdas....175

Lección 7. Dar formato a hojas de cálculo................176 • Miniproyecto 1......................................... 177 ÔÔ Insertar o eliminar una fila o columna.......177 ÔÔ Modificar el alto de fila y el ancho de columna.............................................................177 ÔÔ Dar formato a toda una fila o columna . ...179 ÔÔ Mostrar y ocultar una fila o columna.........179

• Miniproyecto 2......................................... 180 ÔÔ Transponer filas o columnas......................180 ÔÔ Elegir un tema para un libro.......................180 ÔÔ Personalizar un tema...................................181 ÔÔ Personalizar un tema seleccionando colores...............................................................181 ÔÔ Personalizar un tema seleccionando fuentes y efectos...............................................182

Lección 8. Administrar las hojas de cálculo.............183 • Miniproyecto 1......................................... 184 ÔÔ Copiar una hoja de cálculo.........................184 ÔÔ Cambiar el nombre a una hoja de cálculo..........................................................185 ÔÔ Mover las hojas de cálculo en el libro.......185 ÔÔ Cambiar el color de etiqueta de una hoja de cálculo..................................................185 ÔÔ Mostrar y ocultar hojas de cálculo.............186 ÔÔ Insertar una nueva hoja de cálculo en un libro ........................................................186 ÔÔ Eliminar una hoja de cálculo de un libro..............................................................187 ÔÔ Trabajar con varias hojas de cálculo en un libro ........................................................188 ÔÔ Mostrar y ocultar ventanas de hojas de cálculo en un libro.......................................189 ÔÔ Localizar datos con el comando Buscar................................................................190 ÔÔ Reemplazar datos con el comando Reemplazar........................................................191

Lección 9. Trabajar con datos y macros.....................192

• Miniproyecto 1......................................... 198 ÔÔ Usar SUMAR.SI...........................................198 ÔÔ Usar SUMAR.SI.CONJUNTO......................199 ÔÔ Usar CONTAR.SI..........................................200 ÔÔ Usar CONTAR.SI.CONJUNTO.....................200 ÔÔ Usar PROMEDIO.SI . ...................................201 ÔÔ Usar PROMEDIO.SI.CONJUNTO ...............201

Lección 11. Dar seguridad y compartir libros...........203

• Miniproyecto 1......................................... 204 ÔÔ Proteger una hoja de cálculo......................204 ÔÔ Proteger un libro..........................................204

• Miniproyecto 2......................................... 206 ÔÔ Permitir que varios usuarios editen un libro de forma simultánea........................................206

• Miniproyecto 3......................................... 207 ÔÔ Usar Inspeccionar documento...................207 ÔÔ Marcar un documento como final..............208 ÔÔ Distribuir un libro por correo electrónico..208

Lección 12. Crear gráficos ...........................................210 • Miniproyecto 1......................................... 211

ÔÔ Seleccionar los datos a incluir en un gráfico..........................................................213 ÔÔ Mover un gráfico.........................................214 ÔÔ Seleccionar el gráfico adecuado para sus datos...........................................................214 ÔÔ Usar gráficos recomendados.....................216 ÔÔ Crear un gráfico de barra............................216 ÔÔ Dar formato a un gráfico con un estilo rápido.................................................................218 ÔÔ Dar formato a un gráfico con un Diseño rápido.................................................................218 ÔÔ Editar y agregar texto en gráficos..............221 ÔÔ Dar formato a una serie de datos...............221 ÔÔ Cambiar el borde del gráfico......................222 ÔÔ Modificar la leyenda de un gráfico............222 ÔÔ Agregar elementos a un gráfico.................222 ÔÔ Eliminar elementos de un gráfico..............223 ÔÔ Agregar series de datos adicionales..........223 ÔÔ Cambiar el tamaño de un gráfico...............224 ÔÔ Seleccionar un tipo diferente de gráfico....224 ÔÔ Cambiar entre filas y columnas en datos fuente . ..............................................................224 ÔÔ Agregar un gráfico o minigráficos.............225 ÔÔ Trabajar con totales.....................................225 ÔÔ Aplicar formato condicional.......................225

Lección 13. Agregar imágenes y figuras a una hoja de cálculo.......................................................227 • Miniproyecto 1......................................... 228 ÔÔ Insertar una imagen desde archivo............228 ÔÔ Insertar una imagen en línea......................228

• Miniproyecto 1......................................... 193

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Lección 1

Descripción general

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PANTALLA DE INICIO DE MICROSOFT EXCEL Microsoft Office Excel 2013 cuenta con herramientas poderosas que permiten a los usuarios organizar, analizar, gestionar y compartir información fácilmente. La base de Excel y las ubicaciones en las cuales puede trabajar son celdas, filas y columnas dentro de una hoja de cálculo y las hojas de cálculo como parte de un libro. Las herramientas que utilizará con estas ubicaciones están dentro de una banda ancha, llamada Cinta de opciones, localizada en la parte superior de la ventana. La Cinta de opciones está organizada en pestañas de comandos. Cada pestaña está dividida en grupos de comandos específicos de tareas apropiadas para el tipo de trabajo que el usuario esté realizando. Las pestañas y grupos presentados en Excel 2010 reemplazan los menús y las herramientas que fueron presentadas en Excel 2007 y en versiones anteriores. Debido a que se puede personalizar la Cinta de opciones y que dependiendo de su configuración pueden aparecer nuevas opciones, como las pestañas Desarrollador, Complementos y Powerpivot, su pantalla podría ser diferente a la Figura 1-1. A

E F H

Figura 1-1 Libro en blanco de Excel A) Pestaña Archivo / B) Barra de herramientas de acceso rápido / C) Pestañas de comandos / D) Barra de Título / E) Cinta de opciones / F) Cuadro de nombre de celda / G) Celda Activa / H) Barra de Fórmulas / I) Etiquetas de columna / J) Etiquetas de fila / K) Pestañas de Hoja.

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BMiniproyecto 1

Iniciar Excel

En resumen Para trabajar eficientemente en Microsoft Excel, necesita familiarizarse con su interfaz principal de usuario. Puede abrir Microsoft Excel 2013 en Windows 8 moviéndose a la esquina inferior izquierda de su pantalla, haciendo clic en Inicio, después haciendo clic derecho en un área vacía de la pantalla Inicio, posteriormente en Todos los programas y finalmente en Excel 2013.

Excel se abre hacia una lista de plantillas y en la mayoría de los casos elige Libro en blanco o abre un archivo anterior. Un libro o archivo de hoja de cálculo aparece en la Figura 1-1. Imagine un libro de Excel como un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre del programa (Excel) aparecen en la barra de título, en la parte superior de la pantalla. Libro1 (o Libro2, Libro3, etc.) es un título temporal para su libro hasta que guarde el libro con un nombre de su elección. El nuevo libro contiene de forma predefinida una hoja de cálculo (Hoja1), similar a la primera página en un libro, donde introduce información. Si un libro tiene más páginas (u hojas de cálculo), utiliza las etiquetas de las hojas que están ubicadas justo arriba de la barra de estado y están identificadas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Puede renombrar las hojas de cálculo para identificar su contenido y agregar más hojas de cálculo con el botón Hoja nueva (+) conforme sea necesario.

Abrir Excel En este ejercicio, aprenderá a utilizar la pantalla de Inicio para abrir Excel y ver la primera hoja de cálculo en blanco del nuevo libro. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo inicia Excel? 1.1.1

@@ Iniciar Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Si utiliza Excel repetidamente, deseará anclar su aplicación a la pantalla de Inicio. Desde la pantalla Todos los programas, haga clic en la aplicación y elija Anclar a Inicio. También puede elegir Anclar a la barra de tareas para hacer clic en el icono, en la parte inferior de la pantalla del Escritorio de Windows, para iniciar Excel. Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta de filas, columnas y celdas. Cada columna de la hoja de cálculo inicia en la parte superior de la hoja de cálculo y continúa hasta el extremo inferior de la hoja de cálculo y es identificada por una letra. Cada fila inicia en el borde izquierdo de la hoja de cálculo y continúa a la derecha y está identificada por un número. Cada cuadro o celda en la cuadrícula está identificado por la intersección de una columna y una fila. Por lo tanto, la primera celda en una hoja de cálculo es A1. Se ingresa información tecleándola en la celda seleccionada o activa, la cual está delineada por un rectángulo en negrita, conocido también como celda actual o resaltada.

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Trabajar en la ventana de Excel

En resumen Cuando inicia Excel y hace clic en el libro en blanco, el programa abre un libro nuevo y muestra una hoja de cálculo en blanco. Acaba de aprender acerca de algunos de los componentes más importantes de la hoja de cálculo de Excel, tales como filas, columnas y celdas. En esta sección explorará la ventana de Excel y aprenderá a identificar y personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido, la Cinta de opciones y otras herramientas y componentes importantes en pantalla. También aprenderá a abrir y usar la vista Backstage, la cual es el reemplazo de Microsoft para el botón Office y los comandos del menú Archivo encontrados en versiones anteriores de Office.

Utilizar las herramientas en pantalla La barra de herramientas de acceso rápido le proporciona acceso rápido y sencillo a las herramientas que utiliza a menudo en cualquier sesión de Excel. Aparece en el lado izquierdo de la barra de título, arriba de la Cinta de opciones (aunque puede mover la Barra de herramientas debajo de la Cinta de opciones si la desea más cerca de su área de trabajo). Puede agregar y eliminar comandos de la barra de herramientas de forma que contenga solo aquellos comandos que utiliza frecuentemente. En esta lección aprenderá a mover y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando y eliminando comandos. También aprenderá a usar los Recuadros con información en pantalla, los cuales son pequeños rectángulos en pantalla que muestran un texto descriptivo cuando descansa el puntero del mouse en un comando o control. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo manipula la Barra de herramientas de acceso rápido? 1.4.3

ÔÔ Otra manera Para agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido puede hacer clic derecho en cualquier icono de la Cinta de opciones y luego en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

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@@ Usar las herramientas en pantalla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Utilice los Recuadros con información en pantalla para recordar la función de un comando. Los Recuadros con información en pantalla mejorados se visualizan en un rectángulo más grande que contiene más texto descriptivo que un Recuadro con información en pantalla regular. La mayoría de los Recuadros con información en pantalla mejorados contienen un enlace a un tema de ayuda.

`` Tome nota Para agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido que no aparecen en la lista desplegable, haga clic en Más comandos en la lista desplegable. El cuadro de diálogo Opciones de Excel se abrirá. También puede hacer clic derecho en la barra de herramientas de acceso rápido o en cualquier pestaña de la Cinta de opciones y seleccionar Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

De forma predefinida, la Barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer. A medida que utilice Excel, personalice la barra de herramientas de acceso rápido para que contenga los comandos que más emplee. Sin embargo, no elimine los comandos Deshacer y Rehacer, pues no están disponibles en las pestañas de comandos de la Cinta de opciones.

Navegar en la Cinta de opciones La Cinta de opciones organiza herramientas y comandos en una interfaz intuitiva. Tener los comandos visibles en la superficie de trabajo le permite trabajar rápida y eficientemente y es muy útil para usuarios nuevos. La Cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2013 está conformada por una serie de pestañas, cada una relacionada con tipos específicos de tareas que los usuarios realizan en Excel. Presionando y liberando la tecla Alt, puede revelar las Sugerencias de teclas o pequeños símbolos mostrando los métodos abreviados del teclado para pestañas y comandos específicos en la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido. En este ejercicio, aprenderá a navegar entre las pestañas de Excel y usar sus comandos y Sugerencias de teclas. `` Tome nota Las Sugerencias de teclas se conocen también como hotkeys. Cuando utilice la Ayuda de Microsoft Office 2013 no encontrará ninguna referencia a este nombre, únicamente al término Sugerencias de teclas. Dentro de cada pestaña en la Cinta de opciones, los comandos son organizados en tareas relacionadas llamadas grupos de comandos o simplemente grupos, como se muestra en la Figura 1-2. Por ejemplo, considere la pestaña Inicio. Cuando visualice la pestaña Inicio, observe el grupo Portapapeles, el cual contiene los botones para cortar, copiar y pegar datos. Estos comandos le permiten revisar, mover y repetir datos en una hoja de cálculo. De forma similar, puede utilizar comandos en el grupo Modificar para llenar celdas adyacentes, ordenar y filtrar datos, encontrar datos específicos dentro de una hoja de cálculo y realizar otras tareas relacionadas para modificar los datos de la hoja de cálculo. Algunos de los comandos tienen una flecha de opciones que contiene opciones adicionales para el comando. En algunos de los grupos de comandos hay iconos en la esquina inferior derecha del grupo. Estos Iniciadores de cuadro de diálogo abren un cuadro de diálogo y proporcionan más opciones que las visualizadas en la Cinta de opciones. B

Figura 1-2 Grupos de comandos de la pestaña Inicio A) Grupo Portapapeles / B) Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Portapapeles / C) Grupo Fuente / D) Grupo Alineación / E) Grupo Celdas / F) Grupo Modificar/ G) Grupo Número / H) Grupo Estilos.

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@@ Navegar en la Cinta de opciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Introducción a la vista Backstage de Office La nueva función más notable en Microsoft Office 2010 y 2013 es la vista Backstage. La vista Backstage le muestra las opciones para administrar archivos, tales como abrir, guardar, imprimir y documentar archivos. La vista Backstage se revisará a profundidad en la Lección 3, pero necesitará saber cómo acceder a esta sección a través de comandos simples en esta lección.

@@ Abrir la vista Backstage Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Los diferentes comandos predefinidos dependen de lo que está haciendo. Cuando está trabajando en un libro en blanco o sin libros abiertos, la vista Backstage muestra el comando Abrir, el cual muestra diferentes opciones para abrir archivos. Si ha comenzado a teclear en un documento, de manera predeterminada la vista Backstage va a Información.

Usar la pestaña Archivo y la vista Backstage de Microsoft Office En Microsoft Office 2013, hacer clic en la pestaña Archivo lo lleva a la vista Backstage, con su Barra de navegación de comandos en el lado izquierdo de la ventana de Excel. La vista Backstage le ayuda a acceder y usar las funciones de gestión de archivos, así como la Cinta de opciones ofrece comandos que controlan las características de autoría de Excel. En este ejercicio, aprenderá a usar la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. También utilizará los comandos de la vista Backstage para crear un nuevo libro en blanco.

@@ Usar la pestaña Archivo y la vista Backstage de Microsoft Office Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Como ha observado, un nuevo libro en blanco en Excel 2013 contiene una hoja de cálculo. Puede ingresar datos en la primera hoja de cálculo y hacer clic en el botón de Hoja nueva para crear otra hoja de cálculo y luego ingresar datos. Excel guarda todas las hojas de cálculo en un libro, en lugar de en documentos separados.

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Cambiar la vista de Excel

En resumen En la Cinta de opciones, la pestaña Vista contiene comandos para controlar la apariencia del documento visualizado. También puede abrir y organizar nuevas ventanas y dividir ventanas para visualizaciones en paralelo de diferentes partes de su documento.

Cambiar la vista de Excel

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se regresa a la vista Normal? 1.4.6 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia a la vista Diseño de página? 1.4.6 ÔÔ Otra manera También puede cambiar la vista entre Normal, Salto de página y Zoom utilizando los iconos en la barra de estado, en la parte inferior de la pantalla.

Como se mencionó en la sección anterior, algunos grupos en las pestañas de la Cinta de opciones tienen una flecha en su esquina inferior derecha llamada Iniciador de cuadro de diálogo. Al hacer clic en la flecha se abre un cuadro de diálogo o una ventana que contiene más opciones para ese grupo particular de comandos. En este ejercicio, aprenderá a utilizar los comandos de la pestaña Vista (incluyendo aquellos a los que accede a través del Iniciador de cuadro de diálogo) para cambiar la vista de Excel.

@@ Cambiar la vista de Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Como se demostró en este ejercicio, puede acceder a una vista preliminar de su hoja de cálculo impresa haciendo clic en la pestaña Vista, en la Cinta de opciones, y luego haciendo clic en Diseño de página en el grupo Vistas de libro. Esta vista le permite ajustar las páginas antes de la impresión. Puede cambiar el diseño de su hoja de cálculo y el formato tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede utilizar reglas para medir el ancho y el alto de su ventana y determinar si necesita cambiar sus márgenes o la orientación de la impresión.

Dividir la ventana Cuando una hoja de cálculo contiene muchos datos, puede observar solo una pequeña porción de la hoja de cálculo en las vistas Normal y Diseño de página de Excel. El comando Dividir le permite superar esta limitación viendo la hoja de cálculo en dos paneles de cuatro cuadrantes. Antes de usar este comando, puede utilizar las barras de desplazamiento a la derecha y en la parte inferior de la ventana para visualizar diferentes secciones de la hoja de cálculo al mismo tiempo que compara o contrasta datos; o bien, ver qué efecto podría tener en una parte distante de la hoja de cálculo. En este ejercicio, aprenderá a dividir la ventana de Excel y utilizar las barras de desplazamiento para ver diferentes secciones de una hoja de cálculo. También practicará ingresando datos en las celdas dentro de las ventanas divididas y aprenderá a eliminar la división para regresar a la vista de una sola ventana.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo divide una ventana? 1.4.13

@@ Dividir la ventana Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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`` Tome nota El comando Dividir es especialmente útil cuando necesita comparar varias secciones de una hoja de cálculo grande. Cuando utiliza una hoja de cálculo que contiene una pequeña cantidad de datos, es fácil deslizarse a través de la hoja de cálculo y enfocarse en celdas específicas. Sin embargo, a medida que gane experiencia trabajando con Excel, podría encontrarse trabajando en hojas de cálculo mucho más grandes. La habilidad para ver más de una sección de la hoja de cálculo al mismo tiempo utilizando ventanas divididas, es especialmente útil cuando necesita comparar diferentes secciones de datos.

Abrir una nueva ventana Dividir una ventana le permite ver dos secciones de una hoja de cálculo en paralelo. También puede ver dos secciones de una hoja de cálculo utilizando el comando Nueva ventana, en la pestaña Vista, para abrir una nueva ventana en Excel. También puede aprender a usar el comando Cambiar ventanas para cambiar la ventana activa y aprender a cerrar varias ventanas. ÔÔ Otra manera También puede utilizar el comando Organizar todo para visualizar ventanas abiertas en paralelo, de forma que pueda comparar varias partes de una hoja de cálculo grande. Utilice Ver en paralelo y el Desplazamiento sincrónico para que las dos ventanas se deslicen juntas.

Trabajar con un libro existente

ÔÔ Otra manera Para visualizar las opciones de Abrir en la vista Backstage sin usar la pestaña Archivo, presione las teclas Ctrl+A. Para visualizar el cuadro de diálogo Abrir, presione las teclas Ctrl+F12.

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@@ Abrir una nueva ventana Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Hacer clic en el botón Cerrar ventana, cierra solo la nueva vista abierta al inicio de este ejercicio. Si utiliza el comando Cerrar en la pestaña Archivo, cerrará todo el libro.

En resumen Muchos libros requieren de actualizaciones frecuentes debido a que datos existentes han cambiado o nuevos datos deben ser agregados. Los trabajadores frecuentemente abren un libro existente, actualizan información y luego guardan el libro para ser revisado posteriormente. A menudo, los archivos son creados por una persona y luego usados y/o actualizados por otros. Los nombres de los archivos deberían reflejar el tipo de datos contenidos en el archivo. Un nombre de archivo descriptivo le permite ubicar y recuperar archivos rápidamente. Los nombres de archivo pueden ser de hasta 255 caracteres de longitud, incluyendo la extensión del nombre del archivo. Sin embargo, la mayoría de los trabajadores utilizan nombres de archivo descriptivos que identifican claramente el contenido del libro.

Abrir un libro existente Cuando guarda un archivo de Excel 2013, el programa agrega automáticamente la extensión .xlsx al final del nombre del archivo. Esta extensión identifica el programa en el cual el archivo puede ser abierto (por ejemplo, .xlsx es la extensión de archivo usada en Excel). Para abrir un archivo, debe identificar la ubicación (tal como la red o OneDrive), unidad y carpeta que contiene el archivo. En su entorno computacional local, su unidad por lo general es designada como C:. La red o unidades flash pueden tener otras letras, tales como E: o S:.

@@ Abrir un libro existente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

ÔÔ Otra manera Puede presionar las teclas Alt+F4 para cerrar el archivo actual y Excel al mismo tiempo.

`` Tome nota A lo largo de este libro, observará que aparece información en corchetes, como [su dirección de correo electrónico]. Se pretende que la información contenida en los corchetes sean indicaciones específicas para usted y no algo que deba escribir de forma literal. Le indican realizar una acción o sustituir texto. No escriba el texto que aparece dentro de los corchetes. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo Abrir enlista solo los archivos que fueron creados en el programa que esté utilizando, en este caso, Excel. Para ver archivos creados en otros programas, puede seleccionar Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivos (a un lado del cuadro de nombres de archivo) en la parte inferior del cuadro de diálogo Abrir. Si está familiarizado con Microsoft Word, sabrá que cuando abre un archivo, el programa coloca su cursor y la visualización de la pantalla en el inicio del documento. Cuando abre un libro de Excel, sin embargo, la celda activa es la misma que estaba activa cuando guardó el archivo la última vez. Por ejemplo, cuando abre el libro Información de Empleados de Contoso, A22 es la celda activa en la vista Normal, debido a que A22 fue la celda activa visualizada en la vista Normal cuando el archivo se guardó por última vez. Esta función le permitirá continuar trabajando en la misma ubicación cuando regrese al libro.

Abrir un libro desde OneDrive OneDrive es una función de Microsoft que le permite trabajar con archivos en la nube, una ubicación que está disponible desde cualquier equipo en el mundo, siempre y cuando tenga conexión a Internet. Cuando se instala Office 2013, tiene la opción de instalar OneDrive o puede ir al sitio Microsoft.com, buscar la descarga de OneDrive e instalarlo en otro momento.

@@ Abrir un libro desde OneDrive Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Trabajar con el sistema de Ayuda de Excel

En resumen El sistema de Ayuda de Excel 2013 es rico en información, ilustraciones y consejos que pueden ayudarle a terminar cualquier tarea a medida que crea hojas de cálculo y libros. Cuando instala Excel, se instalan automáticamente miles de temas de ayuda en su equipo. Excel también puede acceder a miles de temas de ayuda en línea.

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Utilizar el sistema de Ayuda Buscar la información correcta en el sistema de Ayuda de Excel es fácil: puede elegir un tema desde las búsquedas populares, ver las novedades, entrenarse o realizar búsquedas de palabras clave introduciendo términos que describan mejor la tarea que desea realizar. En este ejercicio, aprenderá a abrir la ventana de Ayuda y a moverse entre sus temas en línea y sin conexión. `` Tome nota Si no está seguro de lo que hace una herramienta en pantalla, solo apunte a ella. Una vez que el puntero del mouse descansa en una herramienta, aparece un cuadro llamado Recuadro con información en pantalla. Un Recuadro con información en pantalla básico muestra el nombre de la herramienta y una tecla de acceso directo (si existe un acceso directo a esa herramienta). Algunas de las herramientas de la Cinta de opciones tienen Recuadros con información en pantalla mejorados, los cuales proporcionan una descripción breve de la herramienta. ÔÔ Otra manera También puede presionar F1 para abrir la ventana de Ayuda.

ÔÔ Otra manera También puede presionar Ctrl+T para mantener la ventana de Ayuda como la ventana superior.

@@ Utilizar el sistema de Ayuda Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel La ventana de Ayuda de Excel le proporciona acceso a varios temas de ayuda que ofrecen información acerca de funciones o herramientas específicas de Excel. Los temas de Ayuda pueden ayudarle virtualmente con cualquier tarea, característica o problema que encuentre cuando trabaje con Excel. La ventana Ayuda está configurada como un navegador, con enlaces a categorías y temas específicos y cuenta con algunas de las mismas herramientas que encuentra en su navegador web, incluyendo: • Atrás: salta al tema de ayuda abierto anteriormente. • Adelante: salta al siguiente tema de ayuda abierto. • Página principal: regresa a la ventana inicial de Ayuda. • Imprimir: le permite imprimir el tema actual de ayuda. • Usar texto largo: muestra texto más largo en la ventana de Ayuda.

Figura 1-3 La Barra de herramientas de Ayuda de Excel

`` Tome nota Muchos cuadros de diálogo de Excel contienen un botón de Ayuda. Cuando hace clic en él, una ventana de Ayuda se abre con información acerca de ese cuadro de diálogo.

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Puede buscar ayuda de varias formas. Por ejemplo, puede hacer clic en uno de los enlaces debajo de Búsquedas populares o hacer clic en un tema enlistado debajo de Introducción o Conceptos básicos y avanzados. También puede teclear una palabra clave o una frase en el Cuadro de búsqueda y luego presionar la tecla Intro. Cuando hace esto, los temas de ayuda relacionados aparecen en la ventana Ayuda. Cuando hace clic en la flecha al lado de Excel Ayuda en la parte superior de la ventana de Ayuda, el menú resultante le permite elegir entre buscar temas de ayuda que estén disponibles en línea y solo aquellos temas instalados en su equipo (denominada Ayuda sin conexión). Si su equipo tiene una conexión “siempre activa” a Internet, tal como un cable módem o una conexión LAN, podría desear seleccionar Excel Ayuda de Office.com, el cual es el sistema de Ayuda integrado de Microsoft que se utiliza en línea. Si su equipo utiliza un módem de marcado telefónico o si simplemente elige no acceder a la información de ayuda en línea, elija Excel Ayuda desde la opción de su equipo para acceder a los temas instalados en su equipo.

BMiniproyecto 2 Navegar por una hoja de cálculo Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas y más de dieciséis mil columnas. Hay varias formas de moverse a través de las hojas de cálculo que contienen numerosas filas y columnas. Puede usar las teclas de dirección, las barras de desplazamiento o el mouse para navegar a través de una hoja de cálculo. En los siguientes ejercicios, explorará los diferentes métodos para moverse a través de una hoja de cálculo. `` Tome nota Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña dependiendo de sus necesidades. Las columnas disponibles van desde A hasta XFD y las filas disponibles van desde 1 hasta 1,048,576. 88 Listo para la certificación - ¿Dónde está ubicado el Cuadro de nombres y para qué se utiliza? 1.2.5

@@ Navegar por una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Ctrl+Flecha le permite moverse al inicio o final de los rangos de datos. El título de la hoja de cálculo, el cual se extiende a todas las columnas, no es considerado parte del rango de datos de la hoja de cálculo.

`` Tome nota Cuando Bloq Despl está activado, se muestra BLOQ MAYÚS en el lado izquierdo de la Barra de estado. Para usar las teclas de flecha para moverse entre celdas, debe desactivar Bloq Despl. Algunos teclados vienen equipados con una tecla de Bloq Despl en el teclado; sin embargo, otros no. Esta es una opción, no una necesidad.

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Navegar a través de los datos con el comando Ir a El libro usado en estos ejercicios no es ni largo ni particularmente complicado. Cuando comienza a trabajar con bases de datos más grandes o conjuntos más grandes de libros, podría desear tener medios más sencillos para navegar por los datos que solamente deslizarse por ellos. El Cuadro de nombres indica la celda actual en la que se encuentra, también le proporciona la oportunidad de dar un nombre a la celda o a un rango de celdas. El comando Ir a puede llevarlo a puntos particulares en una hoja de cálculo, incluyendo celdas y rangos de celdas a los cuales les ha asignado un nombre. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo da un nombre a un rango y va a la celda o rango usando el cuadro de diálogo Ir a? 1.2.4

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@@ Navegar a través de los datos con el comando Ir a Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Lección 2

Trabajar con Microsoft® Excel 2013

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA INICIO DE EXCEL La Cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2013 está conformada de una serie de pestañas, cada una relacionada a tipos específicos de tareas que realiza en Excel. La pestaña INICIO, que aparece en la Figura 2-1, contiene los comandos que más usa la gente cuando crea documentos de Excel. Tener los comandos visibles en la superficie de trabajo le permite ver a primera vista la mayoría de las tareas que desea realizar. Cada pestaña contiene grupos de comandos relacionados con tareas o funciones específicas. B

H Figura 2-1 Cinta de opciones, barra de fórmulas y opciones de comandos

A) Pegar / B) Cortar/ C) Copiar / D) Iniciador de cuadro de diálogo de comandos / E) Grupos de comandos / F) Flechas de opciones de comando / G) Barra de fórmulas / H) Marcador de columna.

Algunos comandos tienen una flecha junto a ellos. En la Figura 2-1, observe las flechas de opciones asociadas con Autosuma y Buscar y seleccionar. Esto indica que además de la tarea predeterminada, otras opciones están asociadas con la tarea. De forma similar, algunos de los grupos tienen Iniciadores de cuadro de diálogo. Al hacer clic en estos, aparecen comandos adicionales que no están incluidos en la Cinta de opciones. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación y Número tienen cuadros de diálogo asociados, mientras que Estilos, Celdas y Modificar no los tienen.

135

BMiniproyecto 1

Crear libros

En resumen Hay tres formas de crear un nuevo libro de Microsoft Excel. Puede abrir un nuevo libro en blanco usando la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage o al iniciar Excel. Puede abrir un libro existente de Excel, ingresar datos nuevos o adicionales y guardar el archivo con un nuevo nombre, lo que crearía un nuevo libro. También puede usar una plantilla para crear un nuevo libro. Una plantilla es un modelo que está configurado para mostrar ciertos tipos de datos, tales como reportes de ventas, facturas, etcétera.

Crear un libro desde cero ÔÔ Otra manera Cuando trabaja en Excel, puede abrir un libro en blanco con la combinación de teclas Ctrl+U.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea un nuevo archivo de libro? 1.1.1

Para crear un nuevo libro, inicie Excel y seleccione un libro en blanco u otro tipo de plantilla. Si está trabajando en Excel y desea iniciar un nuevo libro, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo y luego haga clic en Libro en blanco. Las hojas de cálculo a menudo inician con texto que describe el contenido de la hoja de cálculo. En este ejercicio, creará dos libros de Excel: uno con la dirección de una compañía y otro con un mensaje rápido telefónico.

@@ Crear un libro desde cero Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Cambiar entre libros abiertos ÔÔ Otra manera También puede cambiarse entre dos libros recientemente activos con la combinación de teclas Ctrl+Tab.

La capacidad para trabajar con multitareas es apreciada por la mayoría de los empleados. Windows y Excel le permiten trabajar en varios proyectos simultáneamente. Cuando suena el teléfono, puede ir rápidamente a otra área, tomar notas o investigar una pregunta y luego regresar a su trabajo. Si tiene varios libros abiertos, podría necesitar moverse rápidamente entre los libros para finalizar sus tareas.

@@ Cambiar entre libros abiertos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota A diferencia de versiones anteriores, Excel ahora muestra cada libro en una ventana separada.

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Guardar libros

En resumen Cuando guarda un archivo, puede guardarlo en una carpeta en el disco duro de su equipo, una unidad de red, disco, CD, unidad USB, OneDrive o en otra ubicación de almacenamiento. Primero debe identificar dónde será guardado el documento. El proceso para guardar un libro es el mismo, sin importar la ubicación o dispositivo de almacenamiento.

Nombrar y guardar un libro ÔÔ Otra manera También puede guardar el libro con Ctrl+G.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo nombra y guarda un libro en una ubicación específica? 1.5.2

Cuando guarda un archivo la primera vez, se le realizan dos preguntas importantes: ¿Dónde desea guardar el archivo? ¿Qué nombre le proporcionará al archivo? En esta lección, responderá estas preguntas para dos archivos distintos. De forma predeterminada, en todas las aplicaciones de Office, los documentos se guardan en la carpeta Mis Documentos.

@@ Nombrar y guardar un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Guarde su libro con frecuencia y especialmente antes de abrir otro libro, imprimir o después de introducir información.

Guardar en OneDrive OneDrive es una aplicación en la nube que le permite almacenar sus archivos de forma que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otras personas si lo desea. OneDrive también es un gran lugar para almacenar archivos de documentos importantes. OneDrive viene con Windows 8 o puede instalar la aplicación de escritorio gratuita en Windows 7 y Windows Vista. Este ejercicio asume que tiene Windows 8 con OneDrive incluido. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo guarda un archivo en OneDrive? 1.5.8

@@ Guardar en OneDrive Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Guardar un libro con un nombre diferente Puede cambiar el nombre a un libro existente para crear un nuevo libro. Por ejemplo, la dirección que creó en el ejercicio anterior es la actual. Cuando tiene varias oficinas, puede guardar el archivo con un nuevo nombre y usarlo para ingresar datos de otra oficina. También puede usar un libro existente como plantilla para crear nuevos libros. En este ejercicio, aprenderá a usar el cuadro de diálogo Guardar como para realizar cualquiera de estas opciones. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia el nombre y guarda un libro existente? 1.5.2

@@ Guardar un libro con un nombre diferente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

137

`` Tome nota Las plantillas se guardan automáticamente en otra ubicación de forma que puedan ser abiertas con la opción Archivo, Nuevo. Crear una plantilla y usarla para que cada libro nuevo esté basado en el archivo de ejemplo elimina la posibilidad de perder datos por sobrescribir un archivo después de ingresar nuevos datos. Para usar una plantilla, elija Archivo > Nuevo > Personal y seleccione la plantilla que guardó. Cuando salga, se le pedirá guardar el archivo con un nuevo nombre.

Guardar un libro en un formato anterior de Excel Los archivos creados en versiones anteriores de Excel se pueden abrir y revisar en Excel 2013. Sin embargo, si algunos de sus usuarios no tienen la última versión o usan otras aplicaciones, podrían no ser capaces de abrir su archivo. Puede guardar una copia de un libro de Excel 2013 (con la extensión de archivo .xlsx) como una versión que sea compatible con Excel 97 utilizando Excel 2013 (con la extensión de archivo .xls). El símbolo del programa que aparece con los nombres de archivos será diferente, por lo que es recomendable asignar un nombre diferente al archivo de la edición anterior. También es buena idea revisar las funciones que podrían perderse con el comprobador de compatibilidad de Excel. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo guarda un libro para usarlo en una versión anterior de Excel? 1.5.6

@@ Guardar un libro en un formato anterior de Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Guardar en diferentes formatos de archivo Es posible guardar un archivo de Excel 2013 en un formato diferente a .xlsx o .xls. Los formatos de archivo que se incluyan como opciones en el cuadro de diálogo Guardar como, o en la pestaña Archivo, dependerán de los que pueda soportar la aplicación. Cuando guarda un archivo en otro formato de archivo, algunos datos, formatos y características se pueden perder.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo guarda un libro en formato PDF? 1.5.2

@@ Guardar en diferentes formatos de archivo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Adobe PDF (Formato de Documento Portátil) garantiza que su archivo impreso o visualizado mantenga el formato que desea, sin permitir que se pueda modificar con facilidad. También puede guardar sus libros en un formato de página web para usarlo en sitios web con las opciones Página web de un solo archivo o Página web. Para importar datos en otro formato, también puede intentar con formatos de Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas). Todas estas opciones están disponibles en el menú desplegable Tipo en Guardar como o en la pestaña Archivo.

138

Lección 3

Utilizar la vista Backstage de Office

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE VISTA BACKSTAGE DE MICROSOFT EXCEL 2013 La Cinta de opciones es una interfaz visual diseñada para trabajar en un archivo y realizar tareas como cambiar fuentes, crear tablas y dar formato a números. La vista Backstage, por otro lado, es una interfaz visual que le permite usar y dominar las características de gestión de archivos de Excel, funciones que hacen posible aplicar cosas que no se refieren a contenido en sí. El panel de navegación, al lado izquierdo de la vista Backstage (Figura 3-1), le proporciona acceso al libro y a comandos relacionados con el archivo a través de una serie de pestañas, incluyendo Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Algunas de las pestañas le proporcionan pestañas adicionales. Otras pestañas le permiten seleccionar muchas opciones y diferentes ajustes. Finalmente, algunas pestañas realizan una tarea y lo llevan de regreso al libro. D

C Figura 3-1 Vista Backstage—Pestaña Abrir A) Botón Regresar al documento / B) Cerrar Libro / C) Pestañas del panel de navegación / D) Las pestañas adicionales cambiarán la tercera parte de la pantalla / E) Cerrar ventana.

`` Tome nota El comando Salir ya no está disponible en Office 2013, al menos no de la misma forma en que estaba disponible en las versiones anteriores. En este caso, la pestaña Cerrar de la vista Backstage cierra el libro. El botón Cerrar (X) en la esquina superior derecha de la ventana de Excel 2013 cierra Excel (Figura 3-1).

139

BMiniproyecto 1

Acceder y usar la vista Backstage ÔÔ Otra manera También puede presionar Alt+A para seleccionar Archivo e ir a la vista Backstage.

En resumen En la ventana de Excel 2013, observe la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. Este es su acceso a la vista Backstage. Cuando hace clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage, observa el panel de navegación que contiene muchos de los mismos comandos que pueden ser accedidos a través del botón Microsoft Office en las versiones anteriores de Excel. En esta sección, accederá a la vista Backstage y usará esos comandos para cerrar un archivo.

@@ Acceder a la vista Backstage Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 2

Imprimir con la vista Backstage

En resumen La vista Backstage contiene los comandos y opciones de impresión de Excel. Puede usar los ajustes de impresión para manipular los elementos del libro, tales como márgenes, orientación, tamaño de papel, etcétera.

Imprimir y obtener una vista previa de un documento La vista Backstage incluye la opción Imprimir con el panel Vista previa de impresión de forma que pueda previsualizar su libro a medida que haga clic en las Opciones de impresión. Las Opciones de impresión son una serie de ajustes que le permiten cambiar la forma en la cual se imprime un documento. Puede imprimir el documento de forma horizontal o vertical, visualizar las líneas de división en la página, escalar el texto para ajustarlo a una sola página y seleccionar muchas otras opciones. En este ejercicio, creará un formulario para una cena y aprenderá a usar las opciones de impresión y vista previa de impresión en Excel. ÔÔ Otra manera Otra manera para crear un nuevo libro es con la combinación de teclas Ctrl+U. ÔÔ Otra manera También puede activar la vista Backstage y acceder a las opciones en Imprimir presionando Ctrl+P.

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@@ Imprimir y obtener una vista previa de un documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Abrir ubicación de archivo le permite acceder a la carpeta donde está ubicado el archivo actual.

Utilizar el comando Impresión rápida para imprimir una hoja de cálculo Utilice la opción Imprimir de la vista Backstage cuando necesite revisar un borrador de una hoja de cálculo antes de estar listo para imprimir el libro final. Si hace clic en el icono Impresión rápida en la Barra de herramientas de acceso rápido, la hoja de cálculo se enviará directamente a la impresora. El comando Impresión rápida, localizado en la Barra de herramientas de acceso rápido, es útil debido a que las hojas de cálculo se imprimen frecuentemente para su revisión y modificación, o para distribuirlas a otras personas. @@ Utilizar el comando Impresión rápida para imprimir una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Pregunte a su instructor si puede imprimir en el salón de clase. Si no, observe todos los documentos en el modo de vista previa para ver cómo se imprimiría el documento cuando se solicite enviar un documento a impresión en este libro.

Establecer el área de impresión Puede utilizar las opciones de Imprimir en la vista Backstage para imprimir solo una parte seleccionada o un área de impresión de un libro de Excel. En este ejercicio, aprenderá a seleccionar un área de un libro para su impresión. Imprima solo la lista de artículos y haga que un par de personas verifique que son los artículos que deberían llevar las personas a la cena compartida. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo establece el área de impresión en una hoja de cálculo? 1.5.1

@@ Establecer el área de impresión Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 3 Imprimir las hojas de cálculo seleccionadas En este ejercicio, aprenderá a acceder a las Opciones para imprimir hojas de cálculo individuales en un libro. Puede usar estas opciones para imprimir solo la hoja de cálculo actual o para imprimir varias hojas de cálculo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo imprime hojas de cálculo seleccionadas? 1.5.3

@@ Imprimir las hojas de cálculo seleccionadas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Imprimir los libros seleccionados En la mayoría de los casos, en las empresas los libros están compuestos de varias hojas de cálculo. Es mucho más sencillo imprimir un libro completo que imprimir las hojas de cálculo individuales del libro. En este ejercicio, usará comandos en la vista Backstage para imprimir un libro completo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo imprime un libro? 1.5.7

@@ Imprimir los libros seleccionados Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 4 88 Listo para la certificación - ¿Cómo establece la escala de impresión para hacer más grande todo el documento? 1.5.4

88 Listo para la certificación - ¿Cómo aplica las opciones de impresión? 1.5.7 ÔÔ Otra manera Puede personalizar la configuración y las opciones del libro desde la pestaña Diseño de página en los grupos Configurar página, Ajustar área de impresión y opciones de la hoja.

Aplicar opciones de impresión El comando Imprimir de la vista Backstage ofrece una variedad de opciones para personalizar los libros impresos. Este ejercicio lo prepara para personalizar opciones, tales como configuración de página, escalado, selección de papel y márgenes, usando los comandos de la vista Backstage.

@@ Aplicar opciones de impresión Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Cambiar una impresora En muchas empresas se imprimen documentos en varias impresoras. Algunas de las impresoras le permiten imprimir documentos a color. Otras impresoras podrían tener opciones especiales como tamaños de papel más grandes. Algunas impresoras imprimen rápidamente documentos de muchas páginas. En este ejercicio, aprenderá a cambiar la impresora seleccionada usando la vista Backstage. `` Tome nota Si utiliza varias impresoras en su oficina, asegúrese que comprende los costos asociados con la impresión en cada impresora, algunas impresoras pueden imprimir alrededor de un centavo por página, por otro lado otras pueden ser de casi un dólar por página. Otras Opciones para imprimir le permiten enviar un documento por medio de correo electrónico (ver la Lección 11) o a una ubicación compartida (ver la Lección 1).

@@ Cambiar una impresora Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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MM Resolución de problemas

Para cambiar la impresora predeterminada en Windows 8, haga clic en el botón Inicio, escriba Dispositivos e impresoras, haga clic en Configuración, después en Cambiar dispositivos e impresoras, finalmente en su impresora y seleccione Establecer como impresora predeterminada.

BMiniproyecto 5

Cambiar el entorno de Excel

En resumen La vista Backstage también ofrece una variedad de comandos y opciones para cambiar el entorno de trabajo de Excel. En esta sección, aprenderá a manipular varios elementos del entorno de Excel, como la Cinta de opciones, la Barra de herramientas de acceso rápido, los ajustes predefinidos de Excel y las propiedades del libro. Los ajustes predefinidos son opciones que determinan cómo se comportará Excel cuando realice una acción. Por ejemplo, una impresora predeterminada es en la que siempre se imprimen sus documentos a menos que cambie la configuración. De forma predefinida, hay una hoja de cálculo en un libro y la fuente es de 11 puntos, pero también puede cambiar esa configuración.

Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido

ÔÔ Otra manera Puede hacer clic derecho en cualquier botón en la Cinta de opciones y seleccionar Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido para agregarlo instantáneamente a la Barra de herramientas de acceso rápido.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo personaliza la Barra de herramientas de acceso rápido? 1.4.3

No puede cambiar el tamaño de la Barra de herramientas de acceso rápido, pero puede personalizarla agregando y eliminando botones de comandos. En este ejercicio, personalizará la Barra de herramientas de acceso rápido agregando comandos para funciones que utiliza con frecuencia en Excel y organizando los botones de comando en la Barra de herramientas para que se acomoden a sus necesidades de trabajo y estilo. `` Tome nota Después de cambiar el entorno de Excel en estos ejercicios, puede regresar a lo predefinido en el ejercicio y restablecer la configuración predeterminada, la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido.

@@ Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Personalizar la Cinta de opciones Como se mencionó en la Lección 1, la Cinta de opciones es una interfaz visual que le permite manipular elementos en su hoja de cálculo. Puede agregar una nueva pestaña a la Cinta de opciones, agregar un grupo en cualquier pestaña de la Cinta de opciones y agregar comandos en un grupo. Un grupo de comandos en las pestañas predeterminadas de la Cinta de opciones está relacionado con su funcionalidad. Por ejemplo, en la pestaña Inicio, el grupo Fuente le permite cambiar la fuente, tamaño de fuente, agregar negrita, cursiva o subrayado o cambiar el color de la celda o fuente. El cuadro de diálogo Opciones de Excel también ofrece opciones para personalizar la Cinta de opciones. Puede agregar y eliminar comandos y puede cambiar

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la ubicación de los comandos en la Cinta de opciones para hacer accesibles aquellos que utilice con frecuencia, de forma más conveniente. En este ejercicio, empleará los comandos del cuadro de diálogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaña y grupo de comandos que contenga los comandos que usa con regularidad. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo personaliza la Cinta de opciones? 1.4.4

@@ Personalizar la Cinta de opciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Personalizar la configuración predeterminada de Excel Los comandos del cuadro de diálogo Opciones de Excel también le permiten modificar la configuración predeterminada de Excel. Estas opciones predeterminadas pueden incluir propiedades de la hoja de cálculo, ajustes de impresora, estilos y tamaño de la fuente y mucho más. Por defecto, por ejemplo, Excel 2013 se abre con una hoja de cálculo en un nuevo libro y un tamaño de fuente predefinido de 11 puntos. En este ejercicio, cambiará la configuración predefinida de Excel usando la vista Backstage.

@@ Personalizar la configuración predeterminada de Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Restablecer la configuración predeterminada, la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido Debería pensar un poco en cómo ser más productivo con Excel. Puesto que esta lección le muestra ejemplos de cómo cambiar la configuración, deseará regresar su configuración a su estado natural hasta que esté listo para hacer cambios.

@@ Restablecer la configuración predeterminada, la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Los cambios en la Cinta de opciones y en la Barra de herramientas de acceso rápido son inmediatos, pero necesita abrir un nuevo libro en blanco para notar el cambio para el número de libros visualizados.

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BMiniproyecto 6

Acceder y utilizar plantillas de

Excel

En resumen Excel tiene varias plantillas que están disponibles cuando inicia Excel o cuando hace clic en la pestaña Archivo y selecciona Nuevo. Las plantillas son archivos que ya incluyen formato y fórmulas con diseños, herramientas y tipos específicos de datos. Este ejercicio lo familiariza con la ubicación de las plantillas y cómo seleccionarlas y utilizarlas.

Seleccionar una plantilla desde la opción Nuevo Las plantillas le permiten crear libros profesionales en una fracción de tiempo. Los ejemplos de estos son los presupuestos, modelos de préstamos, facturas, calendarios, etcétera. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea un nuevo libro utilizando una plantilla? 1.1.2

@@ Seleccionar una plantilla desde la opción Nuevo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

En algunos casos necesitará buscar una plantilla que no aparece de forma predeterminada. Si no puede encontrar la plantilla Seguimiento de proyectos, escriba en el cuadro de búsqueda.

`` Tome nota Puede modificar este nuevo libro con su nombre, nombre de la compañía e imágenes favoritas para personalizar su calendario y hacerlo propio o utilizarlo como regalo.

Buscar plantillas adicionales Hay miles de plantillas disponibles en línea para usted, muchas más de las que hay en la ventana Nuevo.

@@ Buscar plantillas adicionales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Lección 4

Utilizar fórmulas básicas

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Excel le permite crear cualquier fórmula simplemente escribiendo en una celda o utilizando el puntero del mouse para seleccionar celdas e incluirlas en una fórmula. Por ejemplo, puede crear fórmulas básicas para una suma, resta, multiplicación y división empleando estos métodos. Sin embargo, como ha descubierto en las lecciones anteriores, la interfaz de usuario ofrece herramientas que facilitan trabajar con datos. En esta lección, empleará algunos grupos de comandos en la pestaña Fórmulas para visualizar fórmulas y rangos con nombre para usarlos en fórmulas. Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiarice con algunos de los grupos de comandos en la pestaña Fórmulas y empléelos para trabajar con las fórmulas. Aprenderá más acerca de los comandos en la pestaña Fórmulas en la siguiente lección, la cual trata sobre funciones. B

G Figura 4-1 - Pestaña Fórmulas en Excel 2013. A) Cuadro de nombres / B) Pestaña Fórmulas / C) Ver y editar rangos con nombre / D) Asignar nombre / E) Crear desde la selección / F) Mostrar fórmulas / G) Barra de fórmulas.

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B Miniproyecto 1

Comprender y mostrar fórmulas

88 Listo para la certificación - ¿Cómo visualiza una fórmula en Excel? 1.4.10

En resumen La fortaleza real de Excel es su capacidad para realizar cálculos comunes y complejos. La fórmula es uno de los elementos esenciales de Excel, el cual le permite sumar, restar, multiplicar y dividir números. Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula es almacenada internamente y los resultados son visualizados en la celda. Puede ver la fórmula subyacente en la Barra de fórmulas cuando la celda está activa, cuando hace doble clic en la celda para modificarla y utilizando la Barra de fórmulas.

@@ Mostrar fórmulas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Las fórmulas deberían ser escritas sin espacios, pero si teclea espacios, Excel los eliminará cuando presione la tecla Intro.

`` Tome nota Mientras esté visualizando fórmulas, no observará los resultados de las mismas. Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos, tales como suma, resta, multiplicación y división, con valores en una hoja de cálculo. En Excel, un valor puede ser un número o la dirección de una celda en términos de fórmulas. Una fórmula consta de dos elementos: operandos y operadores de cálculo. Los operandos identifican los valores a ser utilizados en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante o una variable como la referencia de una celda, un rango de celdas u otra fórmula. Una constante es un valor numérico o texto que se ingresa directamente en una fórmula. Una variable es un símbolo o nombre que representa otra cosa, la cual puede ser una dirección de celda, un rango de celdas, etc. Los operadores de cálculo especifican los cálculos a ser realizados. Para permitir que Excel distinga fórmulas de datos, todas las fórmulas comienzan con un signo de igual (=). `` Tome nota Puede iniciar una fórmula con un signo de más (+) o menos (−) como operador de cálculo inicial, pero Excel lo cambia a un signo de igual cuando presione la tecla Intro. Excel no reconoce una construcción como 3+4= como fórmula legítima. Excel lo trata como una cadena de caracteres ordinaria Excel utiliza cuatro tipos de operadores de cálculo: aritméticos, de comparación, concatenación de texto y referencia. Esta lección cubre algunos operadores aritméticos y el signo de igual, el cual es un operador de comparación. Los operadores aritméticos están en la Tabla 4-1.

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Tabla 4-1 - Operadores aritméticos de Excel

Operador aritmético +

Nombre

Cálculo

Ejemplo

Signo de más

Suma

5+2

−

Signo de menos

Resta Negación

5–2 –5

Asterisco

Multiplicación

5*2

Barra diagonal Signo de porcentaje Signo de intercalación

División

5/2

Porcentaje

20%

Exponenciación

5^2

% ^

Cuando construye una fórmula, esta aparece en la Barra de fórmulas y en la celda. Cuando termina la fórmula y presiona la tecla Intro, el valor se visualiza en la celda y la fórmula se visualiza en la Barra de fórmulas si selecciona la celda. Puede modificar una fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas de la misma forma en la que modifica cualquier entrada. Cuando hace clic en el botón Mostrar fórmulas en la pestaña Fórmulas, todas las fórmulas en su hoja de cálculo se visualizan. Haga clic en el botón Mostrar fórmulas otra vez para desactivar la visualización de fórmulas.

Entender el orden de las operaciones

88 Listo para la certificación - ¿Cómo determina el orden de los operadores aritméticos en una fórmula de Excel? 4.1.2

En resumen

Si utiliza más de un operador en una fórmula, Excel sigue un orden específico, llamado orden de operaciones para calcular la fórmula. Los paréntesis juegan una función importante en el control del orden de las operaciones.

@@ Entender el orden de las operaciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Excel aplica las reglas matemáticas para determinar cómo calcular las fórmulas. El siguiente es el orden en el cual son aplicados los operadores aritméticos: • Número negativo (−) • Porciento (%) • Exponenciación (ˆ) • Multiplicación (*) y división (/) (izquierda a derecha) • Suma (+) y Resta (−) (izquierda a derecha) Por ejemplo, considere la ecuación original: 7 + 8 * 3 / 2 − 4 = 15 Siguiendo las prioridades de los operadores aritméticos, la primera operación es el 8 multiplicado por 3 y ese resultado es dividido por 2. Luego 7 se suma y 4 se resta.

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Puede usar paréntesis en una fórmula para anular el orden estándar de las operaciones. Excel realiza primero los cálculos dentro de paréntesis en las fórmulas. Los paréntesis dentro de paréntesis se llaman paréntesis anidados. Los cálculos primero se realizan en las fórmulas en el conjunto más interior de paréntesis y de izquierda a derecha si los paréntesis anidados son del mismo nivel. Por lo tanto, el resultado de la siguiente ecuación con paréntesis es diferente a la anterior: ((7 + 8) * (3 / 2)) − 4 = 18.5 Siguiendo las prioridades de operadores aritméticos, la primera operación es la suma de 7 + 8 multiplicada por el cociente de 3 dividido por 2. Luego, 4 es sustraído. MM Resolución de problemas

Mientras modifica una fórmula compleja, si decide revertir a la fórmula original e iniciar otra vez, solo presione la tecla Esc. Si ya ha presionado Intro, necesitará hacer clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido.

B Miniproyecto 2

Construir fórmulas básicas

En resumen Todos los días realiza cálculos matemáticos básicos en su cabeza o usando papel. Excel también es útil para realizar cálculos básicos. Aunque probablemente no utilizará Excel para agregar o sustraer números pequeños, es importante aprender a crear fórmulas simples en Excel, el cual sirve para construir bloques para cálculos más complejos. Esta sección le muestra cómo crear fórmulas básicas que le permiten realizar una suma, resta, multiplicación y división.

Crear una fórmula que realice una suma Puede sumar dos o más números en Excel utilizando el signo de más entre cada número. Para usar el formato apropiado de Excel, debe incluir el símbolo de igual al inicio de la fórmula.

@@ Crear una fórmula que realice una suma Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Cuando se introducen fórmulas que realizan una suma, si un número positivo es ingresado primero, no es necesario colocar un signo de más. Si comete un error al ingresar sus datos, puede seleccionar la celda con la fórmula errónea, presionar F2 para entrar al modo de modificación de la celda y editar su fórmula. Una vez que haga sus correcciones, presione la tecla Intro para fijarla.

Crear una fórmula que realice una resta La resta funciona de la misma forma que la suma, excepto que introduce un signo de menos (–) en lugar de un signo de más (+) entre los valores en la fórmula.

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@@ Crear una fórmula que realice una resta Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Cuando modificó la fórmula para restar 100 de 1700, podría haber ingresado =1200+500−100 o = −100+1200+500. Cualquier fórmula produce un 1600 positivo.

Crear una fórmula que realice una multiplicación La multiplicación no solo utiliza los valores en las celdas, sino otros números que introduzca. El símbolo de la multiplicación es el asterisco (*).

@@ Crear una fórmula que realice una multiplicación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Crear una fórmula que realice una división La división funciona de la misma forma que la multiplicación, excepto que el símbolo para la división es la barra diagonal (/).

@@ Crear una fórmula que realice una división Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

B Miniproyecto 3

Utilizar referencias de celda en fórmulas

En resumen Como aprendió en la Lección 1, “Descripción general”, cada celda en una hoja de cálculo de Excel tiene un identificador único que indica su columna y fila, tal como A1 (columna A, fila 1) o E4 (columna E, fila 4). Cuando crea una fórmula, puede hacer referencia al identificador de una celda en lugar de teclear el número que aparece en esa celda. Una referencia de celda identifica la ubicación de una celda en la hoja de cálculo, basado en su letra de columna y número de fila. Utilizar una referencia de celda en lugar de los datos visualizados en las celdas le proporciona más flexibilidad en su hoja de cálculo. Si los datos en una celda cambian, cualquier fórmula que haga referencia a la celda también lo hará. Por ejemplo, si la celda E1 contiene el número 12 pero luego cambia a 15, cualquier fórmula que haga referencia a la celda E1 cambiará automáticamente. El mismo principio se aplica a la celda que contiene una fórmula y se le hace referencia en otra fórmula.

Utilizar referencias de celda relativa en una fórmula Una referencia de celda relativa es una que ajusta el identificador de celda automáticamente si inserta o elimina columnas o filas o si copia la fórmula en otra celda. Una referencia de celda relativa es, por lo tanto, una que cambia sus referencias “con relación” a la ubicación donde se copie o mueva.

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88 Listo para la certificación - ¿Cómo utiliza una referencia de celda relativa en una fórmula? 4.1.1

@@ Utilizar referencias de celda relativa en una fórmula Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Puede utilizar mayúsculas o minúsculas cuando teclee la referencia a una celda en una fórmula. Por ejemplo, no importa si teclea B4 o b4 en la fórmula que introduzca. Utilice las referencias de celda relativa cuando desee que la referencia se ajuste automáticamente cuando copie o llene la fórmula a través de filas o bajo columnas en rangos de celdas. Por defecto, las nuevas fórmulas en Excel emplean referencias relativas. En este ejercicio, aprenderá dos métodos para crear fórmulas usando referencias relativas: • Teclear la fórmula directamente en la celda. • Hacer clic en una celda para incluirla en la fórmula en lugar de teclear la referencia de la celda.

Por lo general, el segundo método es más rápido y elimina la posibilidad de teclear un identificador incorrecto de celda, especialmente si necesita crear una fórmula con muchas referencias de celda. Por ejemplo, fácilmente puede haber un error al teclear =D2+D7+D9+D12+D14 en lugar de solo hacer clic en cada celda y agregarla a la fórmula. También puede hacer referencia a un rango de celdas en una fórmula, sobre la cual aprenderá posteriormente en esta lección. Las referencias en Excel hacen surgir otro punto importante acerca de Excel. Cuando realiza operaciones matemáticas en una serie de números en papel, por lo general están uno junto al otro en una columna o una sola fila. En una hoja de cálculo, los números no tienen que ser adyacentes. Puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas en cualquier lugar de la hoja de cálculo. `` Tome nota Cuando construya una hoja de cálculo, planee utilizar referencias de celda relativa a menos que conozca alguna razón para no ajustar el identificador de la celda cuando inserta o elimina columnas y filas.

Utilizar referencias de celda absoluta en una fórmula Algunas veces no desea que la referencia a una celda cambie cuando la mueve o la copia. Para hacer una referencia de celda absoluta, utilice el signo de dólar ($) antes de la columna y la fila de la celda a la cual desea hacer referencia. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo utiliza una referencia de celda absoluta en una fórmula? ? 4.1.1

@@ Utilizar una referencia de celda absoluta en una fórmula Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

151

Una referencia de celda absoluta hace referencia a una celda o rango específico de celdas sin importar en dónde esté ubicada la fórmula en una hoja de cálculo. Las referencias de celda absoluta incluyen dos signos de dólar en la fórmula, precediendo a la letra de la columna y al número de fila. La referencia de celda absoluta $B$3, por ejemplo, hace referencia a la columna (B) y a la fila (3). Cuando copia la fórmula a cualquier otra celda en la hoja de cálculo, la referencia absoluta no se ajustará a las celdas destino.

Utilizar referencias de celda mixta en una fórmula También puede crear una referencia mixta en la cual una columna o fila es absoluta y la otra es relativa. Por ejemplo, si la referencia de celda en una fórmula es $A5 o A$5, tendría una referencia mixta en la cual un componente es absoluto y el otro relativo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo utiliza una referencia de celda mixta en una fórmula? 4.1.1

@@ Utilizar una referencia de celda mixta en una fórmula Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que emplea una referencia absoluta de columna o fila, pero no ambas. En el ejercicio, la porción de la columna de la referencia de la celda es absoluta y permanece sin cambios en la fórmula sin importar dónde se copie la fórmula. La porción de la fila de la fórmula es relativa (ningún signo de dólar precede el número 3 de la fila), de forma que la parte de la referencia de celda cambia cuando la celda se copia. Si copia una fórmula a través de filas o columnas, la referencia relativa automáticamente se ajusta y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, cuando copió la fórmula que contiene la referencia mixta $B3 a una celda diferente en la columna C, la referencia en la celda destino cambió a $B4. La referencia de la columna permaneció igual debido a que esa porción de la fórmula es absoluta. La referencia de la fila se ajustó porque es relativa.

Utilizar referencias de celda externas Ha creado o modificado referencias de celda que refieren a celdas en la misma hoja de cálculo. Sin embargo, también puede hacer referencia a celdas en otras hojas de cálculo en el mismo libro o de otro libro. Las referencias a las celdas ubicadas en un libro separado son consideradas referencias externas. A menos que especifique otra hoja de cálculo o libro, Excel asume que sus referencias de celda están en la hoja de cálculo actual.

Hacer referencias a datos en otra hoja de cálculo Una referencia externa se refiere a una celda o rango en una hoja de cálculo en otro libro de Excel o a un nombre definido en otro libro (aprenderá a definir nombres de rangos posteriormente en esta lección). Podría necesitar utilizar esta estrategia, por ejemplo, para crear un resumen de datos en una hoja de cálculo basada en datos ubicados en otra hoja de cálculo. Los principios básicos para construir estas fórmulas son los mismos que para construir fórmulas que hacen referencia a datos dentro de una hoja de cálculo.

@@ Hacer referencia a datos en otra hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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El formato general de una fórmula que hace referencia a una celda en una hoja de cálculo diferente es Nombredelahoja!DirecciondelaCelda. Es decir, se introduce el nombre externo de la hoja de cálculo seguido por un signo de exclamación y luego la dirección de la celda en la hoja de cálculo externa. Para los nombres de hojas de cálculo que incluyen uno o más espacios, necesita encerrar el nombre con marcas de comillas simples, similar a 'Nombre de la Hoja'!Direcciondelacelda. También puede hacer referencia a un rango de celdas en una hoja de cálculo externa. Por ejemplo, en el ejercicio puede utilizar una fórmula similar, =SUMA('Detalles de Gastos'!B8:M8)/12, para llevar a cabo la misma tarea. La porción B8:M8 se conoce como rango, como aprendió en la Lección 2 “Trabajar con Microsoft Excel 2013”. Esta fórmula agrega los valores en el rango B8:M8 y luego los divide entre 12 para generar el pago promedio para la electricidad al término de un año. Aprenderá a trabajar con rangos de celdas después de la siguiente sección. Microsoft llama vínculos a referencias a celdas en otra hoja de cálculo o en otro libro debido a que esencialmente está vinculando datos en esas ubicaciones remotas. Excel cuenta con varias funciones para ayudarle a crear fórmulas fácilmente. Una de las funciones más comunes, SUMA, suma los valores en una serie de celdas especificadas en un rango. La construcción =SUMA(D2:D5) es lo mismo que especificar =D2+D3+D4+D5.

Hacer referencia a datos en otro libro El procedimiento para hacer referencia a datos en otro libro es casi el mismo que para hacer referencia a datos en otra hoja de cálculo en el mismo libro. La diferencia es que, cuando crea una referencia a celdas en otro libro, debe encerrar el nombre del otro libro en corchetes ([]) y ambos libros deben estar abiertos.

@@ Hacer referencia a datos en otro libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El par de corchetes [ ] identifican el nombre del archivo del libro y Resumen! identifica la hoja de cálculo dentro de ese archivo. Si los datos en una celda referenciada en la hoja de cálculo 04 Presupuesto 2012 cambian, también lo harán los datos en la celda correspondiente en la hoja de cálculo Resumen en el libro 04 Solución Presupuesto Referencia a Celdas. Esto se mantiene si guarda el libro 04 Solución Presupuesto Referencia a Celdas bajo un nombre de archivo diferente. Si no tiene el libro externo abierto cuando crea la fórmula, aparece el cuadro de diálogo Actualizar valores. Debe navegar a la ubicación del libro 04Presupuesto2012.xlsx, seleccionar el archivo y hacer clic en Aceptar. Si cierra ambos libros y vuelve a abrir solo 04 Solución Presupuesto Referencia a Celdas, la ruta completa al libro 04 Presupuesto 2012 se visualiza en la barra de fórmulas (Figura 4-2).

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B Figure 4-2 - La ruta completa al libro vinculado. A) La fórmula incluye una referencia externa a la hoja de cálculo Resumen en el libro 04Presupuesto2012 / B) La celda C3 contiene la fórmula con una referencia externa.

Si cierra y luego vuelve a abrir el libro que contiene la referencia de celda al libro externo, aparece un mensaje solicitándole actualizar sus vínculos (Figura 4-3).

Figure 4-3 - Cuadro de diálogo solicitándole actualizar los vínculos.

B Miniproyecto 4

Utilizar rangos de celdas en fórmulas

En resumen En Excel, los grupos de celdas se conocen como rangos. Las celdas en el grupo son contiguas o no contiguas. Puede nombrar (definir) rangos, cambiar el tamaño de los rangos después de definirlos y utilizar rangos nombrados en Fórmulas. El Cuadro de nombres y el Administrador de nombres le ayudan a dar seguimiento a los rangos y sus direcciones de celdas. También puede usar el comando Pegar nombres para crear una lista de rangos con nombre y su dirección en una hoja de cálculo

Nombrar un rango Cuando hace referencia al mismo rango de celdas una y otra vez, podría ser más conveniente proporcionarle un nombre. Excel reconoce el nombre como el rango de celdas y utiliza los valores en esas celdas para hacer lo que se le especifique. Por ejemplo, si tiene una serie de cifras de ventas en una columna, en lugar de hacer referencia a ellas como el rango C4:C10, puede nombrarlas como Ventas3T. Cada vez que emplee el nombre Ventas3T en una fórmula, Excel utilizará los valores en esas celdas. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo nombra rangos en una hoja de cálculo? 2.3.4

@@ Nombrar un rango de celdas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Cuando nombre un rango, si aparece un mensaje mencionando que el nombre ya existe, abra el Administrador de nombres (visto en la sección “Cambiar el tamaño de un rango”) y edite el nombre existente o elimínelo e introduzca un nombre diferente.

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Como aprendió en la Lección 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que selecciona para realizar operaciones en todas las celdas seleccionadas. Hace referencia a un rango de celdas separando la primera y última celda en el rango por dos puntos, tal como B1:B9 y D4:G9. Los totales y subtotales en 04 Solución Presupuesto Rangos utilizan rangos de celdas en sus fórmulas. Un rango con nombre es un grupo de celdas y ocasionalmente una sola celda con un nombre designado. La razón más común para nombrar un rango es hacer referencia a él en fórmulas y funciones. Nombrar los rangos o una celda individual de acuerdo a los datos que contiene es una técnica de ahorro de energía, aunque podría no parecerlo tanto cuando trabaja con archivos de datos limitados en ejercicios prácticos. Sin embargo, nombrar un rango en una hoja de cálculo grande o compleja le permite ir rápidamente a la ubicación, similar a marcar las páginas de un libro. Después de seleccionar un rango de celdas, puede nombrar el rango utilizando tres métodos: • Tecleando un nombre en el Cuadro de nombres al lado de la Barra de fórmulas. • Utilizando el cuadro de diálogo Nombre nuevo. • Utilizando el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección. Las reglas y lineamientos para asignar nombres a rangos incluyen lo siguiente: • Los nombres de rangos pueden ser de hasta 255 caracteres de longitud. • Los nombres de rango pueden iniciar con una letra, el carácter de subrayado (_) o una diagonal invertida (\). El resto del nombre puede incluir caracteres de letras, números, puntos y de subrayado, pero no una diagonal invertida. • Los nombres de rango no pueden constar únicamente de las letras "C", "c", "R" o "r", las cuales se utilizan como accesos directos para seleccionar columnas y filas. • Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda utilizar el carácter de guion bajo (_) o punto (.) para separar palabras, como en Lista_de_ frutas y Presupuesto.Personal. • Los nombres de rango no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o $B$3. Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo específica o todo el libro. El ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual Excel reconoce el nombre no calificado. Excel requiere que un nombre deba ser único dentro de su ámbito, pero puede utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, si selecciona un nombre de hoja de cálculo desde la lista Ámbito, el ámbito está en el nivel de la hoja de cálculo local. Si selecciona Libro, el ámbito está en el nivel de hoja de cálculo global. Si definió un rango con nombre después de haber ingresado una referencia de celda en una fórmula, podría desear actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una celda vacía, haga clic en la flecha al lado de Asignar nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el cuadro de diálogo Aplicar nombres, haga clic en uno o más nombres y luego en Aceptar. `` Tome nota Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes en otras hojas de cálculo dentro de un libro. Incluya el nombre de la hoja de cálculo entre paréntesis antes del nombre del rango para identificar a cuál hoja de cálculo está haciendo referencia.

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Después de crear rangos con nombre, puede seleccionar un nombre en la lista desplegable del cuadro de nombres para seleccionar un rango con nombre en la hoja de cálculo.

Cambiar el tamaño de un rango Podría desear cambiar el tamaño de un rango para incluir o excluir datos que no consideró cuando creó el rango.

@@ Cambiar el tamaño de un rango Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

ÔÔ Otra manera Introduzca la fórmula y el nombre del rango, como en =SUMA(Gastos1T) directamente en la celda.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo hace referencia a rangos con nombre en una fórmula? 4.1.3

Para cambiar los parámetros del rango con nombre, puede redefinir fácilmente el rango utilizando el Administrador de nombres en la pestaña Fórmulas. El Administrador de nombres contiene toda la información sobre los rangos con nombre.

Crear una fórmula que utilice un rango con nombre Puede utilizar el nombre de cualquier rango en una fórmula, al igual que puede utilizar un identificador de celda.

@@ Crear una fórmula que utilice un rango con nombre Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Seguimiento de rangos con nombre Como ha observado, la lista desplegable del Cuadro de nombres contiene una lista de rangos con nombre para la hoja de cálculo actual. Cuando selecciona un rango con nombre del Cuadro de nombres, el rango resalta en la hoja de cálculo. El cuadro de diálogo Administrador de nombres le permite trabajar con todos los nombres definidos en el libro. El comando Pegar nombres le permite mantener una lista de rangos con nombre y sus direcciones de celdas como datos en una hoja de cálculo.

@@ Dar seguimiento a rangos con nombre Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Puede utilizar el Administrador de nombres para confirmar el valor y la referencia de un rango de nombres o para determinar su ámbito. Además, puede agregar, cambiar o eliminar nombres. Es más sencillo recordar nombres que memorizar celdas y rangos de celdas. Puede crear una lista de nombres definidos en un libro utilizando el comando Pegar lista. Hacerlo simplifica el seguimiento de sus datos.

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Lección 5

Utilizar funciones

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA FÓRMULAS La pestaña Fórmulas en Excel 2013, que aparece en la Figura 5-1, le da acceso a una biblioteca de fórmulas y funciones. En esta pestaña puede utilizar comandos para insertar rápidamente funciones, insertar totales y visualizar un mapa visual de las celdas que son dependientes en una fórmula. A

G Figura 5-1 La pestaña Fórmulas en Excel 2013 A) Insertar función / B) AutoSuma / C) Biblioteca de funciones / D) Rastrear precedentes / E) Rastrear dependientes / F) Evaluar fórmula / G) Botón Insertar función al lado de la Barra de fórmulas.

En esta lección aprenderá a utilizar una variedad de funciones simples para realizar cálculos en una hoja de cálculo de presupuestos. También aprenderá técnicas para calcular subtotales, a trabajar con errores de fórmulas y a imprimir fórmulas.

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BMiniproyecto 1

Explorar funciones

En resumen Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo. Las funciones integradas en Excel están diseñadas para realizar diferentes tipos de cálculos, de simples a complejos. Cuando aplica una función a datos específicos, elimina el tiempo que le tomaría diseñar manualmente una fórmula. Utilizar funciones garantiza la exactitud de los resultados de la fórmula. Puede escribir funciones directamente en Excel o utilizar las herramientas en la pestaña Fórmulas para rellenar fórmulas con la sintaxis correcta.

@@ Explorar funciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Las funciones son una forma simplificada de ingresar fórmulas. Los parámetros de una función se conocen como argumentos. Cada nombre de función es seguido por paréntesis, el cual permite a Excel saber dónde inician y terminan los argumentos. Los argumentos aparecen dentro de paréntesis y son realizados de izquierda a derecha. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un valor constante, una referencia a una sola celda, un rango de celdas o hasta otra función. Si una función contiene varios argumentos, estos se separan con comas. Aun las funciones que no requieren argumentos deben tener paréntesis después del nombre, como en =HOY(). La Tabla 5-1 enlista las funciones comunes de Excel, las cuales se cubren en esta lección. Tabla 5-1 Funciones comunes de Excel

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Función

Descripción

Sintaxis de fórmula

PROMEDIO

Calcula la media aritmética o promedio para los valores en un rango de celdas.

=PROMEDIO(primer valor, segundo valor,...)

MAX

Analiza una lista de argumentos para determinar el valor más alto (lo opuesto a la función MIN).

=MAX(primer valor, segundo valor,...)

MIN

Determina el valor más pequeño de una lista dada de números o argumentos.

=MIN(primer valor, segundo valor,...)

AHORA

Devuelve la fecha y hora actual.

=AHORA()

PAGO

Determina el pago de un préstamo basado en la tasa de interés de un préstamo, el número de pagos a hacerse y la cantidad del préstamo.

=PAGO(tasa, nper, va)

SUBTOTALES

Retorna un subtotal para una lista

=SUBTOTALES(número de función,ref1,[ref2],...)

SUMA

Toma todos los valores en cada celda especificada y totaliza sus valores.

=SUMA(primer valor, segundo valor,...)

HOY

Devuelve la fecha actual.

=HOY()

Visualizar fechas y horas con funciones

En resumen En Excel, las fechas son números. Cuando observa una fecha en una hoja de cálculo, en realidad es un valor numérico con un formato para que se vea como una fecha. El mismo principio se aplica con la hora. Dos funciones muestran la fecha actual y/o la hora en una hoja de cálculo: AHORA y HOY. AHORA devuelve la fecha y hora actual, mientras que HOY devuelve la fecha actual pero no la hora. Ninguna de estas funciones utiliza argumentos, de forma que se insertan paréntesis en blanco después de ellas. Con AHORA y HOY, puede crear automáticamente fechas y horas actualizadas en hojas de cálculo que revise y actualice frecuentemente.

Explorar fechas Excel almacena fechas como números seriales secuenciales. De forma predefinida, 1 enero, 1900, es el número serial 1 y 2 enero, 1900, es el número serial 2, etc. Cada fecha es un número que representa el número de días que han pasado desde 1 enero, 1900. Puede agregar, sustraer, multiplicar y dividir utilizando una fecha, al igual que puede hacerlo con cualquier otro número. La manera en la que se visualizará la fecha dependerá del formato que le asigne.

@@ Explorar fechas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Utilizar la función HOY La función HOY devuelve la fecha actual en una hoja de cálculo. El valor que da la función HOY se actualiza automáticamente cada vez que realiza un cambio en la hoja de cálculo. Para especificar una fecha que no cambie, ingrese manualmente la fecha que desee.

@@ Utilizar la función HOY Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El formato predeterminado para la función HOY es dd/mm/aaaa, pero puede hacer que aparezca en cualquier formato de fecha. También puede utilizar HOY para calcular un intervalo. Por ejemplo, puede ingresar una fórmula para calcular el número de años que ha vivido creando una fórmula para sustraer su fecha de nacimiento de la fecha actual, como esta: =AÑO(HOY())-1993.

Utilizar la función AHORA La función AHORA devuelve la fecha de hoy y la hora actual, en el formato predeterminado de dd/mm/aaaa hh:mm. Puede aplicar cualquier formato de fecha u hora a valores que devuelva la función AHORA.

@@ Utilizar la función AHORA Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Al igual que HOY, la función AHORA se actualiza automáticamente cada vez que hace cambios a la hoja de cálculo. Sin embargo, puesto que devuelve la hora, su valor cambia cada vez que guarda la hoja de cálculo, aun si son varias veces en un solo día. Además de visualizar la fecha y hora actual, podría utilizar la función AHORA en un cálculo que requiera un valor basado en la fecha y hora actuales.

BMiniproyecto 2

Resumir datos con funciones

En resumen Las funciones proporcionan una forma sencilla de realizar un trabajo matemático en un rango de celdas, rápida y convenientemente. Esta sección le muestra cómo utilizar algunas funciones básicas en Excel: SUMA, CONTAR, CONTARA, PROMEDIO, MIN y MAX.

Utilizar la función SUMA Sumar un rango de celdas es uno de los cálculos más comunes realizados en datos de la hoja de cálculo. La función SUMA calcula el total de todas las celdas en un rango de forma fácil y con exactitud. AutoSuma hace eso aún más fácil calculando (de forma predefinida) el total de la celda adyacente hasta la primera celda no numérica, utilizando la función SUMA en su fórmula. SUMA, por lo general, es la primera función que la mayoría de las personas aprenden a emplear en Excel. De hecho, ya la observó en acción en la Lección 4, “Utilizar fórmulas básicas.” 88 Listo para la certificación -¿Cómo crea una fórmula con la función SUMA? 4.2.1

@@ Utilizar la función SUMA Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Si obtiene un mensaje de error cuando ingrese una fórmula básica de Excel, recuerde que todas las fórmulas deben iniciar con un signo de igual (=). Una función simplemente es una fórmula predefinida, de forma que debe utilizar el signo de igual. La alternativa para la función SUMA es crear una fórmula de adición utilizando las referencias de celda para que cada valor de celda sea agregado, como lo siguiente: =B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7 La forma más sencilla para lograr los mismos resultados es utilizar la función SUMA o Autosuma. Autosuma es una herramienta integrada de Excel que reconoce celdas adyacentes en filas y columnas como la selección lógica para realizar la autosuma.

Utilizar la función CONTAR Las funciones estadísticas, como SUMA y CONTAR, compilan y clasifican datos para presentar información importante. Utilice la función CONTAR cuando desee determinar cuántas celdas en un rango contienen un número.

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88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula con la función CONTAR? 4.2.3

@@ Utilizar la función CONTAR Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

En este ejercicio, podría haber incluido el encabezado de la fila—Subtotales de gastos no públicos—en el rango de la fórmula, junto con los datos en las celdas B6 hasta M6. La función CONTAR hace caso omiso de A6 debido a que no contiene un número y la función hace caso omiso de celdas en blanco. Observará este efecto utilizando CONTARA en el siguiente ejercicio.

Utilizar la función CONTARA La función CONTARA devuelve el número de celdas en el rango seleccionado que contengan texto o valores, pero no celdas en blanco. En este ejercicio, utilizará el botón Insertar función en la Barra de fórmulas para ingresar la función.

@@ Utilizar la función CONTARA Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Utilizar la función PROMEDIO La función PROMEDIO agrega un rango de celdas y luego divide el número de entradas de celda, determinando el valor medio de todos los valores en el rango. Con respecto a su presupuesto personal, debido a que el costo de la electricidad y el gas fluctúan por temporada, podría ser interesante promediar mensualmente la cantidad que podría gastar sobre el curso de un año completo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula con la función PROMEDIO? 4.2.4

@@ Utilizar la función PROMEDIO Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Utilizar la función MIN La función MIN le permite determinar el valor mínimo en un rango de celdas. Utilizaremos esta función para determinar cuáles serán sus facturas mínimas de electricidad y gas. En lugar de ingresar la fórmula manualmente, usará el grupo Biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas para crear la fórmula. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula con la función MIN? 4.2.2

@@ Utilizar la función MIN Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Utilizar la función MAX La función MAX devuelve el valor más grande en un conjunto de valores. La función MAX funciona de la misma forma que MIN, excepto que MAX determina el valor máximo en un arreglo de celdas. Para utilizar MAX en una fórmula, ingresaremos la función manualmente. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula con la función MAX? 4.2.2

@@ Utilizar la función MAX Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 3

Utilizar una función financiera

En resumen Las funciones proporcionan una amplia variedad de cálculos predefinidos de los cuales puede elegir, permitiéndole realizar fácilmente cálculos complejos y utilizarlos en su hoja de cálculo. Hasta ahora ha trabajado con funciones matemáticas y estadísticas. Las funciones financieras, por otro lado, están diseñadas específicamente para varias tareas financieras en las que podría trabajar.

Utilizar la función PAGO La función PAGO requiere una serie de entradas con respecto a tasas de interés, cantidad del préstamo (principal) y duración del préstamo; luego calcula el pago resultante del préstamo. En este ejercicio estará interesado en adquirir una televisión de pantalla plana grande, un sistema de sonido y una consola de videojuegos con varios juegos. Calcule los pagos que necesita hacer en un préstamo de dos años para adquirir el equipo.

@@ Utilizar la función PAGO Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel La función PAGO calcula el pago de un préstamo y utiliza la sintaxis =PAGO(tasa, nper, va, [vf], [tipo]). Los tres argumentos requeridos para la función PAGO son:

• Tasa: la tasa de interés por periodo (por ejemplo, por mes). • Nper: el número total de pagos para el préstamo. • Va: el valor presente del préstamo, en otras palabras, cuánto debe, también conocido como capital.

Los argumentos opcionales incluyen el valor futuro (vf), el cual es un saldo en efectivo que desea alcanzar una vez que se haya hecho el último pago y el tipo, el cual indica cuando se obtienen los pagos utilizando el número 1 (deuda al inicio de un periodo) o 0 (deuda al final de un periodo). Cuando las funciones llevan más de un argumento, los ingresa en un solo conjunto de paréntesis, separados por comas.

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Para propósitos de su presupuesto, incluya el signo negativo (-) al inicio de la función PAGO (=–PAGO(S3/12, S4*12,S5), debido a que la función calcula un pago como valor negativo de forma predefinida. Incluyendo el signo negativo, el pago aparece como número positivo. Aquí se sigue una regla matemática básica: el negativo de un negativo es un positivo. Divida el primer conjunto de valores entre 12 debido a que 7.5% es la tasa de interés anual y dividir entre 12 le proporciona la tasa de interés mensual. Multiplique el segundo conjunto de valores por 12 para convertir el plazo del préstamo de años a meses.

BMiniproyecto 4

Utilizar fórmulas para crear subtotales

En resumen Muchos expertos de Excel utilizan fórmulas para crear subtotales. Calcular subtotales le permite analizar fácilmente grandes conjuntos de datos. Puede especificar rangos para subtotales aun si los rangos no son continuos. En esta sección, aprenderá a usar la función SUBTOTALES aplicada a rangos de celdas y rangos con nombre.

Seleccionar y crear rangos para calcular subtotales Aprendió cómo seleccionar rangos y nombrarlos en la Lección 4. Utilizará esas habilidades en esta sección para calcular el subtotal de secciones de la hoja de cálculo de su presupuesto.

@@ Seleccionar y crear rangos para calcular subtotales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Crear fórmulas para calcular subtotales Puede calcular subtotales utilizando la función SUBTOTALES, la cual devuelve un subtotal para una lista. Esta función reconoce valores, referencias de celda, rangos y rangos con nombre y calcula totales utilizando SUMA, PROMEDIO, CONTAR y muchas otras funciones. Este ejercicio le muestra cómo usar la función SUBTOTALES para sumar rangos de celdas con nombre o sin nombre.

@@ Crear fórmulas para calcular subtotales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel La función SUBTOTALES utiliza la sintaxis =SUBTOTALES(num_función,ref1,[ref2],...). A medida que ingrese la función SUBTOTALES, Excel muestra una lista de números de función para el primer argumento. El número de función para la SUMA es 9. Puede aprender los números de función para las otras funciones, tal como PROMEDIO, CONTAR y CONTARA, busque la función SUBTOTALES en la Ayuda de Excel. Ref1 es la primera referencia de celda, rango de celdas o rango con nombre que desea calcular en el subtotal. Puede incluir celdas adicionales o rangos separándolos con comas.

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En el ejercicio también utilizó la función SUBTOTALES para calcular el total para el presupuesto en la celda N17. Crear un total es una técnica de contabilidad estándar y le permite dar seguimiento y ajustar subtotales mientras mantiene el total final.

Modificar los rangos para calcular subtotales Una vez que crea un rango en un subtotal, puede modificarlo fácilmente cambiando el rango en la fórmula. También puede modificar rangos que ya están siendo utilizados en fórmulas que se incluyan en la función SUBTOTALES.

@@ Modificar los rangos para calcular subtotales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 5

Descubrir errores de fórmula

En resumen Las fórmulas, debido a las matemáticas algunas veces complejas detrás de ellas, son propensas a errores cuando las ingresa de forma manual. Afortunadamente, Excel cuenta con herramientas fáciles de usar para buscar y corregir problemas. En este ejercicio, creará un error intencionalmente y luego aprenderá a corregirlo.

Revisar mensajes de error La mejor forma para resolver un error es analizando el mensaje de error que Excel le proporciona. Un icono de advertencia aparece en el lado izquierdo de los errores de la celda y al hacer clic en ese icono aparece un menú emergente con una evaluación de fórmulas y comandos de edición de fórmulas y acceso a la Ayuda de Excel.

@@ Revisar un mensaje de error Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Observe el pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda S6. Esto significa que la celda contiene un error de fórmula. Para evaluar el error en la fórmula, seleccione la opción Mostrar pasos de cálculo desde el menú emergente que aparece al hacer clic en el icono de advertencia. El cuadro de diálogo Evaluar fórmula, que aparece en la Figura 5-2, indica que la primera parte de la función es incorrecta. En este caso, la referencia a la celda R3 apunta a una celda que contiene texto. La referencia de celda debería ser S3, la cual contiene la cifra del interés.

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Figura 5-2 Cuadro de diálogo Evaluar fórmula

Una vez que sabe cómo corregir un error, puede hacer clic en el icono de advertencia y seleccionar Modificar en la Barra de fórmulas desde el menú emergente. Haga las correcciones necesarias directamente en la fórmula.

Rastrear una fórmula y eliminar flechas de rastreo No siempre es fácil resolver un error en una fórmula, aun utilizando el comando Mostrar pasos de cálculo, el cuadro de diálogo Evaluar fórmula y la Ayuda de Excel. Otro método es usar las flechas de rastreo, las cuales muestran las relaciones entre las fórmulas y las celdas a las que hacen referencia.

@@ Rastrear una fórmula y eliminar flechas de rastreo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Puede utilizar la opción para rastrear precedentes y rastrear dependientes para fórmulas que hacen referencia a celdas en otro libro. Sin embargo, el libro externo debe estar abierto antes de que utilice los comandos de rastreo.

BMiniproyecto 6

Visualizar e imprimir fórmulas

ÔÔ Otra manera También puede visualizar fórmulas en la hoja de cálculo presionando las teclas Ctrl+` (la marca de acento grave). Por lo general, la marca de acento grave está ubicada en una tecla en la parte superior izquierda del teclado.

En resumen Cuando audita fórmulas en una hoja de cálculo, puede resultarle de utilidad imprimir la hoja de cálculo con las fórmulas visualizadas. En este ejercicio, visualizará las fórmulas para impresión.

@@ Imprimir fórmulas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Lección 6

Dar formato a celdas y rangos

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE DAR FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO DE EXCEL La pestaña Inicio de Excel que aparece en la Figura 6-1 contiene comandos de formato y edición que le ayudan a mejorar la apariencia y legibilidad de sus hojas de cálculo. Utilizará los comandos de casi cualquier grupo en esta pestaña a medida que aprende a aplicar formato a datos, copiar formato y aplicar estilos.

Figura 6-1 La pestaña Inicio A) Atributos de carácter / B) Comandos de alineación de texto / C) Formatos de número / D) Comandos de estilo / E) Comando Insertar, Eliminar y Formato de celdas.

Excel proporciona muchas formas para dar formato a texto y valores en una hoja de cálculo. Por lo general, en el mundo de los negocios las hojas de cálculo se imprimen o comparten con otras personas. En consecuencia, deseará que sus hojas de cálculo sean tan atractivas como sea posible.

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BMiniproyecto 1

Insertar y eliminar celdas

En resumen Después de crear una hoja de cálculo, podría decidir agregar más datos o eliminar datos innecesarios. Aunque puede insertar o eliminar filas y columnas enteras, algunas veces solo necesita trabajar con una sola celda o un rango de celdas. Puede insertar o eliminar celdas individuales o rangos de celdas, pero sea consciente que hacerlo afectará la ubicación de otras celdas.

Insertar celdas en una hoja de cálculo Cuando inserta una celda en una columna, forzará a las demás celdas en la misma columna a moverse hacia abajo. Insertar una celda en una fila cambia el orden de las celdas en la misma fila a la derecha. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo inserta celdas en una hoja de cálculo? 2.1.6

ÔÔ Otra manera Puede hacer clic derecho en una celda y seleccionar Insertar desde el menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Insertar.

@@ Insertar celdas en una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Las adiciones y los cambios son actividades comunes en los libros de Microsoft Office Excel 2013. Después de crear y guardar un libro de Excel que dé seguimiento al número de pacientes tratados mensualmente, el asistente administrativo de Contoso descubrió que eran necesarias correcciones y se necesitaba agregar datos adicionales. En el ejercicio anterior, hizo las correcciones y adiciones. Utilizará la misma hoja de cálculo posteriormente en esta lección para determinar si debe contratar a un practicante de enfermería basado en el número promedio de horas trabajadas por los empleados. Cuando hace clic en la flecha del comando Insertar en el grupo Celdas en la pestaña Inicio, el menú indica que puede insertar celdas, filas, columnas de la hoja de cálculo o hasta una nueva hoja de cálculo en un libro con facilidad. Si hace clic en el botón Insertar en el grupo Celdas, una celda en blanco es insertada y de forma predefinida, las celdas existentes se mueven hacia abajo en la columna. Sin embargo, si hace clic en la flecha del botón Insertar y selecciona Insertar celdas, se abre el cuadro de diálogo Insertar y puede elegir desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de cálculo.

ÔÔ Otra manera Puede hacer clic derecho en una celda y seleccionar Eliminar desde el menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Eliminar. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo elimina una celda de una hoja de cálculo? 2.1.6

Eliminar celdas de una hoja de cálculo Cuando elimina celdas en una hoja de cálculo, elimina una o más celdas, forzando a otras celdas a moverse hacia arriba o hacia la izquierda.

@@ Eliminar celdas de una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Cuando hace clic en la flecha debajo del comando Eliminar en el grupo Celdas, en la pestaña Inicio, observe que puede eliminar una celda, una fila, una columna de una hoja de cálculo o una hoja de cálculo completa. Eliminar una celda no es lo mismo que borrar el contenido de una celda, lo cual aprendió en la Lección 2, “Trabajando con Microsoft Excel 2013.” Piense que una hoja de cálculo de Excel es similar a varias pilas de cajas. Las cajas están alineadas una al lado de otra y encima una arriba de otra en forma de una cuadrícula. El lado abierto de cada caja está hacia usted. Puede tomar el contenido de una caja, por lo tanto, puede modificar la caja, pero la caja permanece en la pila. Esto es equivalente a borrar el contenido de una celda. El mismo principio aplica cuando presiona Supr en el teclado, solo elimina el contenido de la celda. Sin embargo, cuando saca una caja de la pila, toda la caja es eliminada. Esto es lo mismo que eliminar una celda utilizando el comando Eliminar celdas.

BMiniproyecto 2

Dar formato manualmente al contenido de la celda

En resumen Excel proporciona muchas herramientas para dar formato al contenido de las celdas. Al aplicar formato puede hacer sus hojas de cálculo más sencillas de comprender, llamar la atención hacia información importante y proporcionar un toque profesional. Las herramientas que necesita para hacer que sus hojas de cálculo se vean excepcionales están ubicadas en varios grupos en la pestaña Inicio, en la Cinta de opciones.

Alinear y dar sangría al contenido de la celda Excel le permite alinear texto y números horizontal y verticalmente. Alinear significa ordenar en una línea o dar alineación. La alineación horizontal incluye izquierda, derecha y centrar. La alineación vertical incluye superior, en medio e inferior. Puede utilizar los comandos de alineación en el grupo Alineación en la pestaña Inicio, o los comandos en el cuadro de diálogo Formato de celdas, para cambiar la alineación del contenido de las celdas. La sangría mueve el contenido de la celda más cerca al borde derecho de una celda. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo alinea el contenido de una celda en una hoja de cálculo? 2.2.2

@@ Alinear el contenido de la celda Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

El formato manual se aplica solo para las celdas seleccionadas. Por lo tanto, necesita seleccionar la celda o rango de celdas antes de aplicar el formato. De forma predefinida, cuando ingresa caracteres alfabéticos o caracteres alfabéticos combinados con números o símbolos, el contenido de la celda es alineado a la izquierda horizontalmente, lo que significa que se alinea junto con el lado izquierdo de la celda. Cuando introduce números, el contenido es alineado a la derecha; es decir, se alinea con el lado derecho de la celda. Cuando centra el contenido, se alinea con el punto medio de una celda.

168

ÔÔ Otra manera Puede acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas haciendo clic derecho en la etiqueta de una celda, columna o fila y seleccionar Formato de celdas.

La alineación vertical afecta la ubicación del contenido verticalmente dentro de una celda. Sus opciones en el grupo Alineación en la pestaña Inicio son Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y Alinear en la parte inferior. También puede seleccionar Justificar o Distribuido, disponibles en el cuadro de diálogo Formato de celdas (Figura 6-2). Para acceder al cuadro de diálogo, haga clic en el Iniciador de cuadro de diálogo, en la esquina inferior derecha del grupo Alineación, en la pestaña Inicio.

Figura 6-2 Cuadro de diálogo Formato de celdas

A continuación se describe cada tipo de alineación vertical: • Superior (o Alinear en la parte superior): la línea superior de texto aparece en la parte superior de la celda. • Centro (o Alinear en el medio): el texto es centrado a la mitad entre las partes superior e inferior de la celda. • Inferior (o Alinear en la parte inferior): el texto aparece en la parte inferior de la celda. Esta es la alineación vertical predeterminada. • Justificar: el texto es esparcido uniformemente a lo largo de la celda. Excel ajustará el texto y automáticamente ajustará la altura de la fila, si es necesario.

• Distribuido: el texto se esparce uniformemente entre la parte superior e inferior de la celda, separado por espacios en blanco. ÔÔ Otra manera Puede presionar la tecla Alt+O, luego la tecla 6 para establecer la sangría del contenido de una celda.

@@ Establecer sangría al contenido de las celdas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Establecer una sangría en una hoja de cálculo de Excel a menudo se realiza en texto subordinado para mejorar la legibilidad.

Cambiar la orientación del texto Cambiar la orientación del texto puede ayudarle a ajustar los encabezados al largo de la columna o fila en un espacio pequeño sin cambiar el tamaño de la fuente o el ancho de columna. Puede encontrar la herramienta Orientación en el grupo Alineación, en la pestaña Inicio.

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@@ Cambiar la orientación del texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Elegir fuentes y tamaños de fuente Una fuente es un conjunto de propiedades de texto que afectan el tipo de letra, tamaño y aspectos similares de texto. La fuente predeterminada o predefinida para texto ordinario en Excel 2013 es Calibri, 11 puntos. Puede cambiar la fuente para una celda seleccionada, un rango de celdas, columnas, filas y hasta caracteres específicos dentro de una celda. Para cambiar la fuente, seleccione una nueva en el menú Fuente en el grupo Fuente de la pestaña Inicio. También puede cambiar el tamaño en el cuadro Tamaño de fuente o haga clic en Aumentar tamaño de fuente o Disminuir tamaño de fuente hasta alcanzar el tamaño que desee en el cuadro Tamaño de fuente. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia las fuentes y tamaños de fuente en una hoja de cálculo? 2.2.3

@@ Elegir fuentes y tamaños de fuente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Excel cuenta con muchas fuentes: Arial, Calibri, Times New Roman, entre otras. Para mejorar el diseño general de una hoja de cálculo, el tamaño de fuente, por lo general, se hace más grande para títulos y etiquetas. El tamaño de fuente se mide en puntos. Cada vez que hace clic en Disminuir tamaño de fuente o Aumentar tamaño de fuente, el tamaño cambia a una cantidad establecida que coincide con las opciones del tamaño en la lista de Tamaño de fuente. Los puntos se refieren a la medida de la altura de los caracteres en una celda. Un punto es igual a 1/72 pulgadas. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel (seleccione Archivo, luego haga clic en Opciones), en la sección General, puede cambiar la fuente predeterminada utilizada en todos los libros nuevos.

MM Resolución de problemas

Si elige una fuente y/o tamaño de fuente distinto al predeterminado, esa fuente se utilizará solo en los libros que cree después de cambiar las opciones predeterminadas y reiniciar Excel. Los libros existentes no son afectados. Siempre que seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la Minibarra de herramientas (Figura 6-3), para aplicar las funciones de formato seleccionadas. La Minibarra de herramientas es una herramienta de formato que aparece encima o debajo del menú de accesos directos cuando hace clic derecho en una celda. Esta barra de herramientas única proporciona los comandos de formato más utilizados. A diferencia de la Barra de herramientas de acceso rápido, que puede ser personalizada, no puede personalizar la Minibarra de herramientas.

Figura 6-3 La Minibarra de herramientas

170

Cambiar el color de la fuente Excel le permite elegir entre miles de colores para aplicarlos a los datos en las hojas de cálculo. Abra el menú Color de fuente en el grupo Fuente, en la pestaña Inicio, para trabajar con colores del tema y la paleta de colores estándar, o haga clic en Más colores para acceder a una selección mucho más amplia de colores.

@@ Cambiar el color de la fuente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El color aplicado recientemente aparece en el botón Color de fuente. Para aplicar ese color, haga una selección y luego haga clic en Color de fuente. Para aplicar un color diferente de texto, haga clic en la flecha al lado del botón Color de fuente. Puede elegir un color de tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo Colores, en el cual puede elegir colores estándar adicionales o crear colores con sus propias especificaciones. ÔÔ Otra manera Puede presionar Ctrl+N para aplicar el tipo de letra negrita, Ctrl+K para aplicar cursiva o Ctrl+S para aplicar subrayado al texto seleccionado.

Aplicar atributos de caracteres especiales Un atributo es una función de formato, como texto en negrita, cursiva o subrayado. Puede aplicar atributos de carácter en Excel seleccionando los datos que serán afectados y haciendo clic en un botón en el grupo Fuente, en la pestaña Inicio.

@@ Aplicar atributos de caracteres especiales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Los atributos de caracteres especiales proporcionan una apariencia visual más allá de cambiar la fuente y el tamaño de fuente. También puede llamar la atención a datos específicos aplicando estas funciones especiales. Para aplicar un subrayado, haga clic en el botón Subrayado en el grupo Fuente. También puede hacer clic en la flecha al lado del botón Subrayado y seleccionar la opción Subrayado doble de la lista. Cuando aplica el subrayado a las celdas, solo el contenido de la celda aparece subrayado, como se muestra en la Figura 6-4. Para crear la apariencia de una línea continua o subrayada, a través de la parte inferior de una celda, necesita aplicar un borde. Aprenderá más sobre los bordes posteriormente en esta lección.

Figura 6-4 Seleccionar celdas y luego seleccionar el icono Subrayar simplemente subraya el contenido, no la celda.

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Rellenar celdas con color Cuando se da formato a hojas de cálculo, a menudo encontrará que desea aplicar un sombreado o resaltado coloreado al fondo de las celdas para hacerlas destacar del resto de las celdas. Utilice la herramienta Color de relleno en el grupo Fuente, en la pestaña Inicio, para lograr este tipo de resaltado. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo aplica un color de relleno o resaltado a las celdas en una hoja de cálculo? 2.2.7

@@ Rellenar celdas con color Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Sin Relleno (limpio) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utilizó para aplicar el color de fuente también se emplea para el color de fondo. De la misma manera que cuando selecciona un color de fuente, después de seleccionar un color y aplicarlo al fondo de la celda, el botón de Color de relleno tomará ese color. Para aplicar el color que se muestra en el botón Color de relleno, simplemente haga una selección y luego haga clic en el botón. Para aplicar un color de relleno diferente, haga clic en la flecha al lado de Color de relleno y aplique un color de tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo Colores y efectuar una mezcla de colores personalizados. Puede aplicar un patrón de efecto a las celdas, también un color de fondo. Para hacerlo, primero seleccione el rango de celdas al cual desea aplicar un color de fondo con efectos de relleno, luego haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente. Se abre el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Relleno. Como se muestra en la Figura 6-5, seleccione el cuadro Estilo de Trama para agregar un patrón al color de fondo.

Figura 6-5 Agregar un patrón al color de fondo de una celda

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BMiniproyecto 3 Aplicar formatos de número Normalmente, los valores que introduce en las celdas están sin formato y consisten de una cadena de números. Por lo tanto, deberá dar formato a los números de forma que sean más sencillos de leer o sean consistentes, por ejemplo, en la cantidad de cifras decimales. Puede utilizar las herramientas en el grupo Número, en la pestaña Inicio, para aplicar una amplia variedad de formatos de número, que van desde monedas hasta notación científica. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo aplica formato de números en una hoja de cálculo? 2.2.6

ÔÔ Otra manera También puede aplicar formatos de número utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas. Solo haga clic derecho en una celda o rango de celdas y seleccione Formato de celdas desde el menú emergente. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número.

@@ Aplicar formatos de número Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Dar formato a números no afecta el valor en la celda, dar formato simplemente cambia la apariencia de los números. El menú Formato de número contiene varias opciones que le permiten aplicar rápidamente formatos de número comunes. Cuando hace clic en una de esas opciones, la celda activa toma el formato de número especificado. También puede seleccionar un rango de celdas (o hasta una fila o columna entera) antes de hacer clic en una opción de formato de número. Si selecciona más de una celda, Excel aplica el formato de número para todas las celdas seleccionadas. La Tabla 6-1 resume varios formatos disponibles en el menú Formato de número. Tabla 6-1 Opciones preestablecidas del formato de número en Excel disponibles en el menú Formato de número

Formato de número

Descripción

General

Este es el formato predeterminado que Excel aplica cuando introduce texto o un número en una celda.

Número

Este formato es utilizado para la visualización general de números, con dos cifras decimales de forma predefinida.

Moneda

Este formato es utilizado para valores monetarios generales y muestra el símbolo de moneda de forma predefinida con dos cifras decimales.

Contabilidad

Este formato también es utilizado para valores monetarios. Los símbolos de moneda y puntos decimales son alineados en este formato.

Fecha corta

Este formato muestra días, meses y años en el estilo dd/mm/aaaa de forma predefinida.

Fecha larga

Este formato muestra fechas en un formato largo, tal como domingo, enero 10, 2014.

Hora

Este formato aplica un solo formato: 12:00:00 am. Si desea elegir otro formato de hora, debe utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Porcentaje

Este formato muestra el número con un signo de porcentaje y dos cifras decimales.

Fracción

Este formato muestra el número como una fracción.

Científica

Este formato muestra números en notación exponencial (con una E): por ejemplo, 2.00E+05 = 200,000; 2.05E+05 = 205,000.

173

En la mayoría de los casos, los formatos de número en el menú Formato de número serán adecuados. Sin embargo, ocasionalmente deseará tener más control sobre el aspecto de los valores. Excel puede controlar los formatos de los números a través del cuadro de diálogo Formato de celdas. La pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas tiene 12 categorías de formatos de número de las cuales elegir, la mayoría de las cuales también están disponibles desde el menú Formato de número. Sin embargo, cuando selecciona una categoría del cuadro de lista en el cuadro de diálogo Formato de celdas, el lado derecho de la pestaña cambia para mostrar las opciones. Por ejemplo, la categoría Número tiene tres opciones que puede controlar: • El número de cifras decimales a visualizar. • Si se debe utilizar un separador de millares. • Cómo mostrar números negativos. Observe que el cuadro de lista de Números negativos tiene cuatro opciones, dos de las cuales visualizan valores negativos en rojo. Estas opciones cambian dependiendo del número de cifras decimales y de si elige separar millares. Advierta que una sección de Muestra, cerca de la parte superior del cuadro de diálogo, previsualiza cómo aparece la celda activa con el formato de número seleccionado. Después de realizar sus elecciones, haga clic en Aceptar para aplicar el formato de número para todas las celdas seleccionadas. Las categorías de formato de número que son únicas para la pestaña Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas se describen en la Tabla 6-2. Tabla 6-2 Categorías adicionales de formatos de número

Formato de número

Descripción

Especial

Contiene cuatro formatos adicionales de número específicos para su país. En los Estados Unidos, hay cuatro (Zip Code, Zip Code +4, Phone Number y Social Security Number), en Canadá hay dos (Phone Number y Social Insurance Number), en la mayoría del resto de los países no hay ninguno.

Personalizada

Le permite definir formatos personalizados de número que no están incluidos en otra categoría.

Texto

Cuando se aplica a un valor, causa que Excel trate el valor como texto (aun si se ve como un número). La función es útil para elementos como números de parte.

Ajustar texto en una celda Cuando a una celda se le da formato para ajustar texto, los datos que son muy grandes para visualizarlos dentro del ancho de la celda automáticamente se visualizan en la siguiente línea dentro de la celda. El texto ajustado también incrementa el alto de la fila automáticamente. Si después cambia el ancho de la columna, el ajuste de texto y la altura de la fila se ajustarán de forma automática.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo ajusta texto en una celda? 2.2.5

174

@@ Ajustar texto en una celda Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o celdas apropiadas y haciendo clic en el botón Ajustar texto nuevamente. MM Resolución de problemas

Si elige una fuente y/o tamaño de fuente distinta a la predeterminada, esa fuente se utilizará solo en los libros que cree después que cambie las opciones predeterminadas y reinicie Excel. Los libros existentes no son afectados.

Combinar celdas y dividir celdas combinadas Combinar es una herramienta útil cuando combina datos de otras fuentes y como un medio para centrar un encabezado a través de varias columnas. Una celda combinada combina dos o más celdas en una sola. Separar celdas o dividirlas, separa celdas previamente combinadas. El botón Combinar y centrar en el grupo Alineación, en la pestaña Inicio, proporciona varios comandos de combinación. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo combina dos o más celdas en una hoja de cálculo? 2.2.1

@@ Combinar y dividir celdas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas adyacentes horizontal o verticalmente. Cuando combina celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda más grande que abarca varias columnas o filas. Para separar o dividir celdas justo después de combinarlas, presione las teclas Ctrl+Z. De otra manera, abra el menú Combinar y centrar y seleccione Separar celdas para dividir las celdas combinadas. Puede separar celdas que hayan sido combinadas en celdas separadas nuevamente, pero no puede dividir una sola celda de la hoja de cálculo que no haya sido combinada.

Colocar bordes alrededor de las celdas Puede utilizar bordes para mejorar el interés visual de una hoja de cálculo y para hacerla más sencilla de leer. Puede aplicar estilos de borde predefinidos de Excel o personalizar bordes especificando un estilo y color de línea de su elección.

@@ Colocar bordes alrededor de las celdas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Los bordes a menudo se utilizan para establecer encabezados, etiquetas o totales. En el grupo Fuente, el botón Bordes muestra el estilo de borde utilizado recientemente y el nombre del botón cambia a ese nombre de estilo. Haga clic en el botón Borde (no en la flecha) para aplicar ese estilo o puede hacer clic en la flecha y elegir un estilo de borde diferente. Haga clic en Más bordes para aplicar un borde diagonal o personalizado. En la pestaña Borde del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un estilo de línea y un color. Puede seleccionar un estilo de borde de los preestablecidos o crear un estilo con las opciones de colocación de líneas en el área Borde. Para quitar un borde, solo haga clic en la línea del borde en el panel de Vista previa en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

175

Lección 7

Dar formato a hojas de cálculo

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE DAR FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO DE EXCEL Excel 2013 cuenta con muchas herramientas para mejorar la apariencia de sus hojas de cálculo, ya sea vistas en pantalla o impresas. Para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo en el monitor de una computadora o para preparar una hoja de cálculo para imprimirla utilizará comandos, principalmente en la pestaña Inicio y en la pestaña Diseño de página, como se indica en la Figura 7-1. Utilizar y aplicar opciones de formato desde los grupos de comandos en esas pestañas garantiza que sus hojas de cálculo sean más útiles, más legibles y más atractivas.

Figura 7-1 Grupos de comandos de la pestaña Inicio y la pestaña Diseño de página A) Comando Estilos de celdas / B) Grupo celdas / C) Grupo Temas / D) Grupo Configurar página / E) Grupo Ajustar área de impresión / F) Grupo Opciones de la hoja.

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BMiniproyecto 1

Trabajar con filas y columnas

En resumen Microsoft diseñó las hojas de cálculo de Excel para que sean flexibles, permitiéndole insertar o eliminar filas y columnas en una hoja de cálculo existente, aumentar o disminuir el alto de una fila y el ancho de una columna y aplicar todo tipo de formato a filas y columnas enteras. También puede ocultar y hacer visibles filas y columnas y hasta transponer datos de forma que los datos en una fila aparezcan en una columna y viceversa.

Insertar o eliminar una fila o columna Muchas veces, después de haber introducido datos en una hoja de cálculo, necesitará insertar filas o columnas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda de la fila debajo de la cual desea que aparezca la nueva fila. La nueva fila es después insertada arriba de la celda o fila seleccionada. Para insertar varias filas, seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Insertar columnas funciona de la misma forma, excepto que las columnas se insertan a la izquierda de la celda o columna seleccionada. Por defecto, la columna insertada tiene el mismo formato que la columna a la izquierda. Eliminar una fila o columna es muy sencillo, solo seleccione y elimine. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo inserta una fila en una hoja de cálculo? 1.3.3 88 Listo para la certificación - ¿Cómo elimina una fila de una hoja de cálculo? 1.3.3 ÔÔ Otra manera Para eliminar una fila completa, seleccione la fila o filas a eliminar, haga clic derecho en la selección y seleccione Eliminar desde el menú contextual.

@@ Insertar y eliminar filas y columnas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El encabezado de la fila o encabezado de la columna es su letra o número de identificación. Seleccione una fila o columna entera haciendo clic en su encabezado. Para seleccionar varias filas o columnas adyacentes, haga clic en el encabezado de la primera fila o columna, sostenga la tecla Mayús y luego haga clic en el último encabezado. También puede seleccionar varias filas o columnas no adyacentes. Solo haga clic en el encabezado de la primera fila o columna y luego mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en otros encabezados.

Modificar el alto de fila y el ancho de columna Por defecto, todas las columnas en una nueva hoja de cálculo son del mismo ancho y todas las filas son del mismo alto. En la mayoría de las hojas de cálculo, deseará cambiar algunas opciones predeterminadas de las columnas o filas para acomodar los datos de la hoja de cálculo. Modificar el alto de las filas o el ancho de las columnas puede hacer que el contenido de las hojas de cálculo sea más sencillo de leer y aumentar su atractivo visual. Puede establecer una fila o una columna a un alto o ancho específico o cambiar el ancho o alto para que se ajuste a su contenido. Para cambiar los ajustes de alto y ancho, utilice los comandos de Formato en el grupo Celdas en la pestaña Inicio o utilice el menú contextual que aparece cuando hace clic derecho a una fila o columna seleccionada. También puede hacer doble clic o arrastrar el límite, el cual es la línea entre las filas o columnas.

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88 Listo para la certificación - ¿Cómo ajusta el ancho de una columna en una hoja de cálculo? 1.3.5 88 Listo para la certificación - ¿Cómo ajusta el alto de una fila en una hoja de cálculo? 1.3.5

ÔÔ Otra manera Para acceder al cuadro de diálogo Ancho de columna, seleccione la columna, haga clic derecho y seleccione Ancho de columna desde el menú contextual.

@@ Modificar el alto de fila y el ancho de columna Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El alto de fila, o la medida de la parte superior a la parte inferior de una fila, se mide en puntos, un punto es igual a 1/72 de pulgada. El alto predeterminado de una fila es de 15 puntos, pero puede especificar el alto de una fila de 0 a 409 puntos. El ancho de columna es la medida de izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basado en la fuente y el tamaño de fuente predeterminado). Si el ancho de una columna o el alto de una fila se establecen en 0, la columna o fila correspondiente se ocultará. Como aprendió en la Lección 2, cuando el texto que introdujo excede el ancho de la columna, el texto se desborda a la siguiente columna o es truncado cuando la siguiente celda contiene datos. De forma similar, si el valor introducido en una columna excede el ancho de la columna, aparecen los símbolos ####, lo cual indica que el número es más grande que el ancho de la columna. `` Tome nota Para autoajustar rápidamente las entradas en todas las filas en una hoja de cálculo, haga clic en el icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de su hoja de cálculo (en la intersección de los encabezados de columnas y filas), luego haga doble clic en alguno de los límites de las filas. Dependiendo de la alineación de los datos en sus columnas, los datos de la hoja de cálculo pueden verse amontonados o muy vacíos cuando utiliza la opción Autoajustar ancho de columna, debido a que esta opción ajusta el ancho de columna al ancho exacto de la entrada más larga en la columna. Por lo tanto, después de utilizar esta opción, puede desear utilizar el mouse para arrastrar el límite derecho de la columna para las columnas que se vean amontonadas o tengan mucho espacio en blanco. El espacio en blanco es el área vacía del documento, en el cual no aparece contenido. `` Tome nota Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna a otras columnas. Para hacerlo, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en el encabezado de la columna o columnas a las cuales desea aplicar el ancho de columna. En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado para todas las columnas en una hoja de cálculo o un libro. Para hacerlo, haga clic en Formato y luego seleccione Ancho predeterminado. En el cuadro de diálogo Ancho estándar, escriba una nueva medida de columna predeterminada. Observe que cuando cambia el ancho de columna o alto de fila predeterminado, las columnas y las filas que contienen datos o que han recibido formato anteriormente los mantienen.

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Dar formato a toda una fila o columna Es probable que desee aplicar un mismo formato a toda una fila o columna para ahorrar tiempo, lograr una apariencia uniforme y alinear el contenido de las celdas de una manera consistente. Para aplicar formato a una fila o columna, haga clic en el encabezado de la fila o columna para seleccionarla y luego aplique el formato o estilo apropiado.

@@ Dar formato a toda una fila o columna Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel En este ejercicio pudo haber seleccionado rangos de datos y luego aplicado formato. Por ejemplo, pudo haber seleccionado A4:I4 y centrado los encabezados. Sin embargo, dar formato a las filas y columnas en lugar de aplicar formato a un rango de celdas que contienen datos tiene una ventaja: cuando inserta filas o columnas o agrega datos adicionales a una hoja de cálculo, en el futuro los nuevos datos tendrán el formato correcto. Algunos formatos no se deberían aplicar a toda una fila o columna. Por ejemplo, cuando aplica un estilo de celda con un efecto de subrayado, como el estilo de celda Encabezado 1 a toda una fila, observará el subrayado en todas las celdas en blanco hasta el final de la fila (celda XFD1).

Mostrar y ocultar una fila o columna Puede no desear o necesitar que todas las filas y columnas en una hoja de cálculo estén visibles todo el tiempo, particularmente si la hoja de cálculo contiene un gran número de filas o columnas. Puede ocultar una fila o una columna utilizando el comando Ocultar o estableciendo el alto de una fila o el ancho de una columna a cero. Cuando las filas se ocultan, no aparecen en la pantalla o en las impresiones, pero los datos estarán ahí aunque no sean visibles. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo oculta una fila o una columna en una hoja de cálculo? 1.4.2

@@ Mostrar y ocultar una fila o columna Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Cuando selecciona las filas 2 y 4 para mostrar una fila oculta, debe seleccionarlas de forma que incluya las filas ocultas. Presione la tecla Mayús cuando seleccione la fila 4 o seleccione la fila 2 y arrastre para incluir la fila 4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y haga clic en la fila 4, la fila oculta no se mostrará. Además, seleccionar solo los datos en las filas no liberará la fila oculta.

ÔÔ Otra manera Para mostrar una fila o columna, haga doble clic en las líneas dobles del encabezado de una fila o columna que indique contenido oculto.

Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas de datos importantes o ajenos que no esté utilizando o no desee que sean visibles mientras trabaja en otras áreas de la hoja de cálculo. Con el comando Ocultar simplemente los oculta de la vista, pero aún existirán en la hoja de cálculo. Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila de arriba y la fila debajo de la fila o filas ocultas y utilice el comando Mostrar filas. Para visualizar columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes y siga los mismos pasos utilizados para visualizar filas ocultas.

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Puede utilizar la función Ir a, presentada en la Lección 1, para buscar una fila o columna oculta y luego hacerla visible.

Transponer filas o columnas Transponer una fila o columna provoca que los datos de su celda cambien de orientación. Una fila de datos se convertirá en una columna de datos y la columna de datos se convertirá en una fila de datos. Puede utilizar el comando Pegado especial para realizar este tipo de copiado irregular de celdas. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la casilla de verificación Transponer, para transponer una fila o columna de datos. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo transpone una fila o columna? 2.3.3

@@ Transponer filas o columnas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 2

Utilizar Temas

En resumen Un tema de documento es un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que pueden ser aplicados a todo un libro o elementos específicos dentro de un libro como gráficos o tablas. Puede utilizar documentos temáticos para dar formato fácilmente a todo un documento y darle una apariencia fresca y profesional. Los temas se pueden compartir a través de las aplicaciones de Office como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, permitiéndole dar a sus documentos de Office una apariencia uniforme en términos de colores, fuentes y efectos. (Los Efectos, como sombras o biseles, modifican la apariencia de un objeto).

Elegir un tema para un libro Excel tiene varios documentos temáticos predefinidos. Cuando aplica un tema a un libro, los colores, fuentes y efectos contenidos dentro de ese tema remplazan cualquier estilo que haya sido aplicado a las celdas o rangos. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia el tema de un libro? 1.3.4

@@ Elegir un tema para un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El tema de documento predeterminado en Excel 2013 se llama Office. Los temas de documento son consistentes en todos los programas de Microsoft Office 2013. Aplicar un nuevo tema cambia fuentes y colores y el color de las formas y SmartArt, tablas, gráficos y otros objetos. Recuerde que los estilos de celda se utilizan para dar formato a celdas o rangos específicos dentro de una hoja de cálculo: los temas de documento se usan para aplicar conjuntos de estilos (colores, fuentes, líneas y efectos de relleno) a un documento completo.

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Muchos estilos de celda utilizan formatos de tema consistentes, de forma que aplicar un nuevo tema determina cuáles fuentes y colores son utilizados por los estilos. Es por eso que pudo observar un cambio en la galería de Estilos después de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo, los estilos son independientes de los temas y puede cambiar los estilos sin importar el tema que esté aplicado a un documento. `` Tome nota Cuando aplica un estilo de celda de encabezado al texto y luego aumenta el tamaño de fuente en esa celda, el tamaño de fuente no cambiará después de aplicar un nuevo tema de documento. Si no cambia el tamaño de fuente del texto del encabezado, aplique un estilo de celda de encabezado y luego aplique un nuevo tema, el texto del encabezado se visualizará en el tamaño de fuente predeterminado en el nuevo tema.

Personalizar un tema Puede crear un tema personalizado haciendo cambios a uno o más de los componentes existentes del tema, colores, fuentes o efectos (efectos de línea y relleno). Los cambios que haga a uno o más componentes de un tema afectan inmediatamente los estilos que haya aplicado en el documento activo. Muchas compañías crean un tema personalizado y lo utilizan de forma consistente. Puede experimentar aplicando varios temas predefinidos hasta que decida la “apariencia” que más le guste.

Personalizar un tema seleccionando colores Aunque Excel proporciona varios temas que puede aplicar a su libro, puede modificar el esquema de colores a cualquier tema. Luego puede guardar el nuevo esquema de colores y utilizarlo en un tema personalizado.

@@ Personalizar un tema seleccionando colores Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Para regresar todos los elementos de colores de tema a sus colores originales, haga clic en el botón Restablecer, en el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, antes de hacer clic en Guardar. En el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, haga clic en el botón al lado del elemento de color que desee cambiar. Los colores de tema son presentados en cada galería de colores con un conjunto de líneas y sombras basadas en esos colores. Al seleccionar colores desde este conjunto, puede hacer elecciones de formato para piezas individuales de contenido que seguirán los temas. Cuando los colores de tema cambian, la galería de colores cambia y también todo el contenido del documento que los utiliza. Los colores de tema (conocidos como esquemas de colores) contienen cuatro colores de texto y fondo, seis énfasis de colores y dos colores de hipertexto. Es fácil crear su propio tema que pueda ser aplicado a todos sus libros de Excel y otros documentos de Office 2013. Puede elegir cualquier otro esquema de colores o puede crear su propia combinación de colores.

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Personalizar un tema seleccionando fuentes y efectos Ahora que ha personalizado el color de sus temas, está listo para elegir la fuente para su tema. Utilice fuentes y efectos que creen una apariencia única para sus documentos. Los temas contienen una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo. Cuando hace clic en el botón Fuentes del tema, observará el nombre de la fuente del encabezado y la fuente del cuerpo que es utilizada para cada tema.

@@ Personalizar un tema seleccionando fuentes y efectos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Si su fuente personalizada de tema no es aplicada automáticamente, haga clic en Estilo de celda y haga clic en la fuente de encabezado personalizada para aplicarla. Por ejemplo, haga clic en A1, vaya a Estilo de celda en la pestaña Inicio y seleccione Título. Puede personalizar cualquier tema integrado cambiando los atributos del tema. Por ejemplo, digamos que le gustan los colores en el tema Orgánico pero desea utilizar una fuente diferente. En esta situación, primero aplique el tema Orgánico, luego haga clic en Fuentes del tema y aplique la fuente de su elección. Luego puede guardar el tema resultante y aplicarlo a otros documentos. No puede cambiar los efectos del tema integrado, pero puede aplicar un efecto integrado diferente para modificar la apariencia del tema que esté editando del cual puede cambiar el sombreado, biselado u otros efectos. Si desea eliminar un tema personalizado, abra la galería Temas, haga clic derecho en Personalizar tema en la parte superior de la galería, después seleccione Eliminar desde el menú emergente. El mismo principio aplica para los esquemas de colores, esquemas de fuentes y esquemas de efectos personalizados.

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Lección 8

Administrar las hojas de cálculo

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE ADMINISTRACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO Piense en un libro de Excel como una colección de los tipos de cosas que solía registrar en papel y colocaba en una carpeta que luego almacenaba en un archivero. Un libro no incluye los contenidos de todo el archivero, solo los registros que pertenecen a un tema. Las transacciones del negocio que se desarrollan en un periodo de tiempo, como en una semana o mes específicos, pueden conformar un libro. Si está llevando un registro de las actividades de sus clientes, puede crear un libro que detalle, en categorías, la forma en que sus clientes ocupan su tiempo y utilizar una pestaña para cada una de estas categorías. Si sus clientes pagan en diferentes ciclos, entonces tal vez necesite un libro que muestre cuándo se le debe cobrar a cada cliente. Una buena forma de dividir el libro en hojas de cálculo es subcategorizando las transacciones en días, como los registros para un spa. Otra opción es tener cada hoja representando un cierto departamento de ventas, esto supone que su libro se utiliza como libro de contabilidad. Excel también se puede usar para muchos otros propósitos, además de llevar el registro de la contabilidad del negocio. En esta lección, se familiarizará con la forma en la cual un libro contiene las hojas de cálculo y en cómo manipular estas hojas en el libro, de forma similar a como reorganiza los contenidos de una carpeta de su archivero. A diferencia del viejo archivero, contará con algunas herramientas que le recordarán que se encuentra utilizando una computadora, como el comando Buscar, para ayudarlo a encontrar ciertos contenidos. Encontrará los comandos para esta lección en los grupos Celdas y Modificar, que están ubicados en la pestaña Inicio (Figura 8-1). F

A B C E

D Figura 8-1 Comandos para organizar hojas de cálculo A) Menú emergente para el manejo de las hojas de cálculo / B) Insertar partes en un libro de trabajo / C) Eliminar hojas de cálculo de un libro de trabajo / D) Insertar hoja de cálculo / E) Menú desplegable para el manejo de las hojas de cálculo / F) Ocultar y mostrar hojas de cálculo / G) Mover y copiar hojas de cálculo

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B Miniproyecto 1

Organizar hojas de cálculo

En resumen Cuando crea un nuevo libro de Excel, de forma predeterminada contendrá una hoja de cálculo en blanco. Tal vez necesite solo una, pero puede agregar más cuando necesite más hojas de trabajo que se relacionen con el mismo tema. Básicamente no hay límites en la cantidad de hojas de cálculo que puede contener un libro. El orden de las hojas de cálculo en un libro se determina por la secuencia de etiquetas en la parte inferior de la ventana de Excel. Estas etiquetas se utilizan para moverse entre las hojas de cálculo en la ventana. De esta manera, podrá organizar las hojas en un orden determinado que le ayude a encontrarlas con rapidez y así mantener el contenido agrupado.

Copiar una hoja de cálculo Hay una clara diferencia entre copiar los contenidos de una hoja de cálculo a otra y copiar por completo toda la hoja de cálculo. El objetivo de esta lección cubre la última de estas tareas, y una gran razón por la cual necesitaría hacer esto es para crear un nuevo formulario que sea idéntico en estilo y formato a uno existente, de manera que pueda agregar datos nuevos. Imagínese un tipo de libro de contabilidad que publique para usted mismo, una hoja a la vez. Tal vez necesite eliminar algunos o todos los datos copiados en la nueva hoja de cálculo, dependiendo de cuántos datos haya realmente ingresado y si son compatibles con la nueva hoja de cálculo. Copiar una hoja de cálculo lo duplica todo, incluyendo el formato, los datos y las fórmulas. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo copia y mueve hojas de cálculo? 1.1.6

ÔÔ Otra manera Puede hacer clic derecho en una etiqueta de una hoja de cálculo para mostrar el menú contextual y luego seleccionar Mover o copiar para abrir el cuadro de diálogo Mover o copiar.

@@ Copiar una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Cuando necesite una hoja de cálculo que contenga los estilos, formato y fórmulas que funcionen bien en una hoja de cálculo existente, es fácil solo copiar la existente y colocarla donde la necesite en el libro. Cuando resulte conveniente, deberá copiar la hoja existente antes de agregarle datos, aunque esto no siempre es posible. Su hoja de cálculo copiada contiene un duplicado de los datos existentes en la hoja original, los cuales puede borrar con facilidad sin eliminar el formato que necesite conservar. En el ejercicio anterior utilizó dos métodos para copiar una hoja de cálculo, lo que dio como resultado un libro con tres hojas. Excel da a cada hoja copiada un nombre, seguido de un número entre paréntesis, como Lunes (3). El comando Mover o copiar hoja del menú Formato es más explícito, ya que muestra un cuadro de diálogo con todas las opciones. El segundo método es un tipo de atajo en el cual sostiene el puntero sobre la etiqueta de la hoja de cálculo a la vez que presiona Ctrl y mueve la hoja copiada hacia su nueva ubicación. En la Figura 8-2 puede ver cómo el puntero del mouse le ayuda al señalizar simbólicamente que se encuentra copiando una hoja de cálculo. Puede utilizar el método que más le agrade.

Figura 8-2 Copiar una hoja de cálculo utilizando el mouse

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ÔÔ Otra manera También puede hacer clic derecho en la etiqueta de la hoja de cálculo para mostrar el menú contextual y seleccionar Cambiar nombre.

Cambiar el nombre a una hoja de cálculo El nombre que Excel da a la hoja de cálculo recién copiada se supone que es temporal, ya que Excel no puede adivinar el nombre que usted le dará. En el ejemplo, es obvio que no queremos varias hojas con el nombre lunes, y el día para el cual ingresó las transacciones resulta que es martes.

@@ Cambiar el nombre a una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Mover las hojas de cálculo en el libro Si fuera a entregar una carpeta llena de documentos valiosos a una persona importante como su jefe, la secuencia de los documentos en esa carpeta sería relevante. No colocaría solo un montón de papeles en la carpeta, ya que su jefe puede ser el tipo de persona que lee el contenido de principio a fin en un orden cronológico. Lo mismo aplica al organizar las hojas de cálculo en un libro. Es de poca ayuda no contar con una organización que tenga una secuencia adecuada, incluso si al principio no le parece obvio y debe terminar haciendo la secuencia usted mismo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia el orden de las hojas de cálculo? 1.2.3

@@ Mover las hojas de cálculo en el libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota La hoja de cálculo que ve cuando abre un libro la primera vez, es la hoja que quedó activa la última vez que guardó el libro, sin importar el orden de las etiquetas.

Cambiar el color de etiqueta de una hoja de cálculo En Excel 2013, las “etiquetas” que denotan los nombres de las hojas de cálculo en un libro se asemejan a las etiquetas en la vida real. Una característica que las etiquetas tienen en el mundo real, especialmente cuando se utilizan para dividir los documentos en carpetas, es el color. Si su empresa ya utiliza códigos de colores para denotar categorías de documentos en los archiveros, o si solo necesita los colores para ayudarlo a distinguir entre las diferentes hojas de cálculo de un libro, puede aplicar una cinta de color en cada etiqueta de cada hoja de cálculo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia el color de las etiquetas de las hojas de cálculo? 1.3.1

@@ Cambiar el color de etiqueta de una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Cuando copia una hoja de cálculo cuya etiqueta tiene un color, el color se copia a la nueva hoja de cálculo junto con sus contenidos y formato.

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Mostrar y ocultar hojas de cálculo No necesitará que todos los elementos de datos en un libro estén visibles para todos los usuarios, en especial si entrena a un nuevo usuario para que trabaje con Excel y no quiere confundirlo. Por ejemplo, muchos libros de trabajo tienen tablas de búsqueda y otros datos auxiliares, los cuales deberán actualizarse de vez en cuando, pero no necesitarán estar siempre visibles para quienes utilicen el libro. Por esta razón, puede ocultar una hoja de cálculo y mostrarla para trabajar con ella de nuevo. Ocultar una hoja no la hace confidencial porque todas las hojas son fáciles de mostrar y ciertamente Excel sabe que aún se encuentra en el libro. Ocultarlas simplemente quita cosas que le estorban como cuando guarda cosas en los cajones de su escritorio para mantenerlas fuera de vista. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo oculta una hoja de cálculo? 1.4.1

@@ Mostrar y ocultar una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Cuando un libro contiene hojas de cálculo ocultas, el comando Mostrar hojas se habilita en el menú Formato y el comando Ocultar se habilita en el menú contextual cuando hace clic derecho en cualquier etiqueta. Para ocultar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl, haga clic en las etiquetas de cada hoja que desee ocultar, después haga clic derecho en cualquiera de estas etiquetas y haga clic en Ocultar en el menú contextual. Sin embargo, solo puede volver a mostrar una hoja de cálculo a la vez. Puede hacer clic derecho en cualquier etiqueta visible y hacer clic en Mostrar para abrir el cuadro de diálogo Mostrar con la lista Mostrar hojas, en la cual podrá seleccionar la hoja de cálculo que hará visible.

Insertar una nueva hoja de cálculo en un libro Cuando crea un nuevo libro, la última versión de Excel coloca solo una hoja de cálculo. Para la mayoría de las tareas cotidianas, le sorprenderá la frecuencia con la que necesitará más de una. No hay forma de que un libro pueda estar demasiado lleno, al menos desde la perspectiva de Excel. Puede seguir agregando hojas de cálculo por siempre, aunque en la realidad le será más fácil tener una cantidad pequeña y práctica. Si sus tareas se hacen tan complejas como para necesitar docenas de hojas de cálculo a la vez, tal vez considere dividir las hojas en varios libros. Excel reconoce las referencias a las celdas que cruzan los límites de los libros de trabajo, para que estos no se limiten solo a hojas de cálculo que se relacionen entre sí. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo agrega hojas de cálculo a un libro existente? 1.1.5

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@@ Insertar una nueva hoja de cálculo en un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

ÔÔ Otra manera Excel cuenta con un proceso para insertar muchas cosas diferentes en un libro, una de las cuales es una hoja de cálculo. Haga clic derecho en la etiqueta a la derecha del punto donde desee colocar la nueva hoja de cálculo y luego haga clic en Insertar. Para insertar una hoja de cálculo en blanco (lo opuesto a una hoja de cálculo con contenido), seleccione Hoja de cálculo en el cuadro de diálogo Insertar como se muestra en la Figura 8-3. Aparecerán algunos ejemplos de hojas de cálculo preconfiguradas bajo la pestaña Soluciones de la hoja de cálculo.

Figura 8-3 Cuadro de diálogo Insertar

`` Tome nota Además de los elementos comunes de Excel como una hoja de cálculo y un gráfico, el cuadro de diálogo Insertar también puede contener plantillas que usted haya creado o descargado. De esta manera, si crea una hoja de cálculo para que sea reutilizable, puede guardarla como una plantilla e insertar nuevas copias basadas en el mismo diseño, a medida que las necesite.

Eliminar una hoja de cálculo de un libro Eliminar una hoja de cálculo de un libro es un proceso sencillo. Cualquier problema vendrá después si tiene que reconciliar fórmulas que tal vez hagan referencia a datos en la hoja eliminada. Revise los contenidos de la hoja que vaya a eliminar y asegúrese que no se requieren por otro elemento en otra hoja de cálculo.

@@ Eliminar una hoja de cálculo de un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Puede utilizar la Barra de etiquetas para eliminar más de una hoja de cálculo a la vez. Para seleccionar un bloque de hojas de cálculo cuyas etiquetas se encuentren adyacentes entre sí, haga clic en la etiqueta en un extremo del bloque; luego, manteniendo presionada la tecla Mayús, haga clic en la etiqueta al otro extremo. Para seleccionar un grupo de hojas de cálculo que pudieran no estar adyacentes, haga clic en la etiqueta de una hoja de cálculo y, mientras presiona la tecla Ctrl, haga clic en las demás etiquetas. Una vez que todas las etiquetas que desee eliminar estén seleccionadas, haga clic derecho en cualquiera de las etiquetas y en el menú contextual haga clic en Eliminar. MM Resolución de problemas

Aunque Excel ofrece una forma confiable para deshacer muchas de las cosas que hace con los libros de trabajo por accidente (presionando Ctrl +Z para deshacer los errores que haya hecho), no puede deshacer la eliminación de una hoja de cálculo de un libro. Para evitar perder el trabajo de horas, guarde su libro con frecuencia. De esa manera, si elimina una hoja de cálculo por accidente, podrá al menos recuperar una versión ligeramente anterior a partir del archivo guardado.

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Trabajar con varias hojas de cálculo en un libro

En resumen Un beneficio de tener varias hojas de cálculo basadas en el mismo diseño, es que los datos que aparezcan en la misma celda o celdas podrán ser seleccionados, también podrá realizar cambios a los datos y verlos reflejados en todas las hojas de manera simultánea. Excel no sabe por adelantado cuáles hojas de trabajo se parecerán, por lo que tendrá que seleccionarlas usted mismo y colocarlas en un grupo. Podrá saber que Excel ha agrupado hojas de cálculo cuando la palabra [Grupo] aparezca en la Barra de título. Cuando vea [Grupo], todo lo que escriba en una hoja del grupo, o ciertos cambios que realice a una hoja del grupo, se replicarán a las demás. En resumen, para trabajar con cada hoja de forma individual, tendrá primero que desagrupar las hojas de cálculo.

Trabajar con varias hojas de cálculo en un libro Usted puede ver secciones de varias hojas de cálculo de un libro de forma simultánea, lo cual resulta útil cuando necesita realizar comparaciones entre los datos que aparecen en las hojas. No tiene que cerrar una ventana y abrir otra, ir de un lado a otro y confiar en su memoria para completar los detalles de lo que no puede ver. En este ejercicio, agrupará varias hojas de cálculo para hacerles cambios que afecten a todas y las colocará de tal forma que pueda comparar sus contenidos.

@@ Trabajar con varias hojas de cálculo en un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Puede pegar datos desde el Portapapeles en varias hojas de cálculo de forma simultánea cuando se les agrupa de esta manera. Sin embargo, no puede pegar datos vinculados (ver la Lección 6 “Dar formato a celdas y rangos”) hacia varias hojas de cálculo, solo a una.

ÔÔ Otra manera Otra manera de desagrupar un conjunto de hojas de cálculo es haciendo clic derecho en cualquiera de las etiquetas y haciendo clic en Desagrupar hojas.

Suponga que agrupó varias hojas de cálculo como lo aprendió con anterioridad. Cuando intenta copiar o cortar datos de cualquiera de las hojas de cálculo en un grupo, Excel asume que se encuentra intentando extraer datos de todo el grupo. Por eso cuando intente pegar esos datos en una hoja de cálculo individual sin agrupar (tal vez en otro libro) no podrá hacerlo. La razón es que Excel espera que el área en la cual va a pegar los datos sea del mismo tamaño al de los datos copiados o cortados, los cuales en este caso vienen de varias hojas de cálculo. Por lo tanto, si intenta pegar datos en un grupo de hojas de cálculo que son la misma cantidad en relación con el área de datos copiados o cortados, sí podrá hacerlo. `` Tome nota Cuando hay muy poco espacio para que todas las etiquetas de las hojas de cálculo sean visibles en la Barra de etiquetas, aparecen flechas de desplazamiento a la izquierda y derecha en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice estas flechas para desplazarse hacia la izquierda o derecha hasta que encuentre la etiqueta que necesite. Cuando guarde un libro que tenga varias ventanas abiertas y luego cierre el libro, al abrirlo nuevamente se abrirán también las ventanas. Por lo tanto, no necesitará crear nuevamente varias ventanas con el comando Nueva ventana.

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Mostrar y ocultar ventanas de hojas de cálculo en un libro Hay dos formas de imaginarse los elementos con los que se encuentra trabajando en esta lección, como hojas de cálculo en un libro de Excel y como ventanas en su Escritorio. Ya sabe cómo ocultar hojas de cálculo y la razón de hacerlo puede ser porque necesita retirar algunos datos que no deban verse todo el tiempo. La diferencia en este ejercicio es que simplemente cambiará la vista del libro, no sus contenidos.

@@ Mostrar y ocultar ventanas de hojas de cálculo en un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El cuadro de diálogo Mostrar muestra los títulos de las ventanas como aparecen en sus respectivas barras de títulos. Desafortunadamente, estos se comprenden de los nombres del libro en los cuales aparecen las hojas de cálculo, no de los títulos de las hojas de cálculo como se verían en la barra de las etiquetas. Si oculta más de una ventana, tal vez necesite adivinar cuál tiene los contenidos que intente mostrar, a menos que recuerde el número que le asignó Excel a la ventana cuando invocó el comando Nueva ventana, lo cual no será problema si solo ocultó una ventana. Tenga en cuenta que si oculta más de una, no impactaría de forma negativa el libro si se equivoca al mostrarla. `` Tome nota Ocultar una hoja de cálculo de Excel y minimizar una ventana en Windows parece tener el mismo efecto, pero no actúan exactamente igual. Específicamente, cuando oculta una ventana de Excel, esta desaparece de la Barra de tareas de Windows y no podrá restaurarla desde ahí (solo desde Excel). Sin embargo, si intenta ocultar todas las ventanas de Excel, se quedará al menos una abierta. No habrá ninguna hoja de cálculo en la ventana pero estarán las pestañas de la Cinta de opciones, por lo que podrá seguir operando el programa, ya que necesitará la pestaña Vista para mostrar una ventana.

Usar zoom e inmovilizar para cambiar la vista en pantalla

En resumen Microsoft Windows tiene una aproximación general de qué tan grande es su pantalla. La mayoría de las veces se intentará procesar el contenido de los documentos como las hojas de cálculo, al mismo tamaño que si lo imprimiera en una hoja de papel. Ese tamaño aproximado es a lo que Excel llama “100%”. Por lo que el 50% es igual a la mitad del tamaño si imprimiera su hoja de cálculo, mientras que el 200% equivale al doble del tamaño. Puede ajustar o hacer zoom para ampliar la visualización en cualquier momento para que los contenidos sean fáciles de leer, o para acomodar más contenido en la pantalla sin impactar el tamaño de la hoja de cálculo cuando la imprima. Cuando guarde el libro, Excel guardará la ampliación de cada una de las hojas de cálculo.

Usted ya conoce lo que es un panel de vidrio en la ventana de su casa. En algunas aplicaciones de Windows, incluyendo Excel, un panel es una sección de una ventana dividida. Con frecuencia, con hojas de cálculo que funcionan como formularios de captura reservará una fila de celdas para utilizarlas como encabezados, pero cuando la cantidad de datos que quiera ingresar sea demasiada, puede perder de vista esa fila de encabezados cuando necesite desplazarse hacia abajo. Excel le proporciona un método para inmovilizar secciones de una hoja de cálculo, de

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forma que cuando se desplace hacia abajo, o inclusive cuando realice ampliaciones, no pierda de vista a cuáles elementos se refieren los encabezados. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se utiliza el zoom? 1.4.9 88 Listo para la certificación - ¿Cómo inmoviliza paneles? 1.4.11 ÔÔ Otra manera Para elegir una ampliación de pantalla específica, en lugar de hacerlo de forma manual, haga clic en Zoom en la pestaña Vista y en el cuadro de diálogo Zoom, bajo Ampliación, en el cuadro Personalizado, ingrese un número y haga clic en Aceptar.

Buscar y reemplazar datos

ÔÔ Otra manera También puede abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la combinación de teclas Ctrl+L.

@@ Usar Zoom e Inmovilizar para cambiar la vista en pantalla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Si está acostumbrado a utilizar el scroll del mouse para desplazarse hacia arriba y abajo, puede utilizar el mismo scroll mientras presiona la tecla Ctrl para hacer acercamientos y alejamientos a la hoja de cálculo. `` Tome nota Los comandos Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna en el menú Inmovilizar del grupo Ventana no trabajan en conjunto. Por ejemplo, si elige Inmovilizar primera columna, se moviliza todo lo que se haya inmovilizado con anterioridad, incluyendo la fila superior con Inmovilizar fila superior. En resumen Si ha utilizado un procesador de palabras con anterioridad, como Microsoft Word, probablemente ha usado el comando Buscar, el cual localiza un pasaje de texto. Y si ha escrito una carta o un memorándum, tal vez ha usado el comando Buscar y reemplazar para cambiar una palabra en un documento. Excel tiene un comando Buscar y un comando Buscar y reemplazar que funcionan de forma similar, solo que estos navegan por las celdas en lugar de por los párrafos.

Localizar datos con el comando Buscar Con Excel puede utilizar el comando Buscar para localizar texto que haya ingresado a manera de datos, como el nombre de una persona, así como valores que sean el resultado de fórmulas, lo cual es importante, porque si está seguro que el valor $10,000 está en alguna celda pero nunca ha ingresado esos dígitos en el sistema directamente, puede encontrarlo aunque sea la suma de una columna o el resultado de una fórmula. `` Tome nota El comando Buscar no encuentra contenidos en una hoja de cálculo oculta.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo busca datos en un libro? 1.2.1

@@ Localizar datos con el comando Buscar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Si no puede ver la lista completa que se muestra aquí, desplácese hacia arriba o abajo con la barra de desplazamiento en el extremo derecho de la lista, o expanda el cuadro de diálogo para hacerlo más grande. Haga clic sostenido en la esquina inferior izquierda del marco y luego arrastre hacia abajo para ajustar la longitud del marco.

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MM Resolución de problemas

Cuando elije la opción Coincidir con el contenido de toda la celda en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, Excel omite las celdas cuyos contenidos no coinciden exactamente con el texto en el cuadro Buscar. Por ejemplo, en el caso de buscar “Elizabeth”, se omitiría la celda que contenga “Elizabeth H.” si la opción Coincidir con el contenido de toda la celda se encuentra seleccionada.

`` Tome nota Excel busca el texto o valores en una hoja de cálculo o libro escaneando a partir de la celda actual hacia abajo, no hacia arriba. Por lo tanto, si la celda activa está por debajo del texto que está buscando, puede encontrar el primer elemento en las celdas de abajo. A medida que siga haciendo clic en Buscar siguiente, eventualmente Excel buscará desde el principio y encontrará el texto sobre la celda de referencia original. ÔÔ Otra manera También puede abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la combinación de teclas Ctrl+L.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo busca y reemplaza datos? 2.1.2

Reemplazar datos con el comando Reemplazar Las funciones para buscar y reemplazar texto están localizadas en el mismo cuadro de diálogo, aunque Excel le da dos formas para hacerlo. Tal vez ya haya notado la pestaña Buscar en la parte superior del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. La pestaña Reemplazar se encuentra junto a ella. El comando Reemplazar difiere de Buscar en un aspecto importante, ya que agrega un cuadro de texto para los contenidos que intenta insertar en lugar de las coincidencias que encuentre Excel. De esta manera, si escribió mal un nombre en todo el libro, podrá corregirlo solo una vez y hacer que la corrección se refleje en todos lados.

@@ Reemplazar datos con el comando Reemplazar Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Utilice Reemplazar todo solo cuando esté seguro que necesita reemplazar cada una de las instancias de un texto o elemento de datos. Habrá ocasiones cuando necesite reemplazar solo algunas instancias pero no todas ellas y será imposible explicar a Excel cómo seleccionar las que deben cambiar y las que no. En tal caso, puede revisar cada instancia una a una en una lista y tomar la decisión por sí mismo. Haga clic en Buscar siguiente para que Excel le muestre la siguiente instancia y entonces haga clic en Reemplazar si realmente necesita reemplazarla, o en Buscar siguiente si quiere omitirla e ir a la siguiente.

`` Tome nota Cuando necesite buscar y reemplazar texto o partes de una fórmula solo en una sección de una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas en las cuales realizará la búsqueda. Cuando abra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, no utilice Reemplazar todo (que buscará en toda la hoja de cálculo o libro dependiendo de la opción seleccionada). En su lugar, haga clic en Reemplazar para que Excel reemplace la instancia del texto coincidente en la celda activa y luego se busque automáticamente la siguiente instancia dentro del bloque. Observe la ubicación de la celda activa con cuidado. Continúe haciendo clic en Reemplazar hasta que la celda llegue al final del bloque.

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Lección 9

Trabajar con datos y macros

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE PESTAÑA DATOS La mayoría de los ejercicios en esta lección utilizan la pestaña Datos. Aunque no se suponía que los programas de hojas de cálculo como Excel se emplearan como motores de cálculo, con frecuencia resulta conveniente llevar un registro y los cálculos en el mismo programa. Aunque tal vez imagine que la tarea de ingresar datos es aburrida y repetitiva, Excel facilita importar datos de otras fuentes que no estén a su alcance y organizarlos y administrarlos de forma apropiada al traerlos a un libro. La Figura 9-1 muestra la pestaña Datos en una ventana maximizada de Excel con otras herramientas que utilizará en esta lección. A

J Figura 9-1 La pestaña Datos

A) Pestaña Datos / B) Ordenar de A a Z (Ordenar de menor a mayor) / C) Ordenar por varios criterios / D) Eliminar filas duplicadas / E) Agrupar filas o columnas / F) Desagrupar filas o columnas / G) Insertar filas de subtotales / H) Importar de fuentes que no son Excel / I) Ordenar Z a A (Ordenar de mayor a menor) / J) Filtrar columnas.

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BMiniproyecto 1

Importar datos

En resumen Cuando trabaja con un libro que requiere de una gran cantidad de datos, algo que puede desear es que los datos ya existan de alguna forma y no tenga que ingresarlos manualmente. Si los datos que necesita en Excel tienen su origen fuera de Excel, entonces lo que Excel necesita es ser capaz de recibir los datos de tal manera que tenga sentido dónde comenzarán las celdas y los registros. Se pueden importar hasta los archivos de texto simple cuyos valores se encuentran separados (delimitados) por comas, ya que estas actúan como divisores que Excel puede reconocer. Las bases de datos relacionales complejas se comprenden de diversas tablas y por lo tanto no se pueden importar de forma directa. Entonces, el truco es ser capaz de abrir una conexión con la base de datos (como un canal de comunicación) y transmitir las tablas específicas que necesite en Excel, de tal forma que Excel pueda realizar un análisis fácilmente (interpretar carácter por carácter).

Abrir archivos no nativos directamente en Excel Excel cuenta con dos formatos de datos principales: uno viejo que pertenecía y se operaba por Microsoft y cuyos archivos terminan con la extensión .XLS y un formato .XLSX más nuevo basado en XML cuyas especificaciones se han compartido de manera pública. Ya que el nuevo formato es público, hay más programas y servicios que publican datos a un formato que acepte Excel. Pero no todos lo hacen, muchos servicios proveen datos en un formato XML básico que Excel puede importar. En este caso, no hay garantía de que las columnas se alineen apropiadamente o que los encabezados se coloquen donde deban ir en la tabla. El “común denominador más bajo” para la compatibilidad de archivos es el archivo .CSV, el cual es texto plano que utiliza ciertos caracteres, como comas y comillas a manera de delimitadores (caracteres que separan los datos entre sí) y que Excel no interpretará como parte del contenido de la celda. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo abre un archivo no nativo directamente en Excel? 1.1.4

@@ Abrir archivos no nativos directamente en Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 2 Obtener datos externos En el mundo de las computadoras existen bases de datos y archivos de datos. Puesto que las bases de datos se almacenan en archivos, una pregunta racional es: ¿cuál es la diferencia? Un archivo de datos almacena una serie de registros en un formato relativamente sencillo, y Excel es un programa que utiliza archivos de datos de esta manera. Una base de datos es un sistema más complejo que puede almacenar una gran cantidad de datos relacionados; requiere de un programa que sea capaz de evaluar y procesar esos datos. Por lo tanto, cuando Excel importa datos de una base de datos en lugar de un archivo de datos (como en el ejercicio anterior), abre un programa, comienza un proceso de comunicación con ese programa y lo instruye para que transmita los datos que necesita.

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`` Tome nota En este ejercicio, utilizará un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access instalado en su computadora para realizarlo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se importan archivos? 1.1.3

@@ Obtener datos externos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

BMiniproyecto 3 Anexar datos a una hoja de cálculo Después de importar datos desde otro formato o base de datos a una hoja de cálculo, probablemente dedicará una buena cantidad de tiempo reconciliando los datos con los registros existentes. En los dos ejercicios anteriores, tuvo mucha suerte al importar datos en hojas de cálculo en blanco. En una situación más real, deberá traer datos de otras fuentes a una hoja llena y tendrá que realizar un esfuerzo para que de alguna forma encaje.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo anexa datos a una hoja de cálculo? 2.1.1

@@ Anexar datos a una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

En el curso de la historia, las carpetas donde solían colocarse los archivos con datos viejos podían dejar de existir. Este es en efecto el caso con el archivo XML original a partir del cual importó datos a la hoja de cálculo. Algunas versiones del analizador sintáctico de Microsoft XML verán esto como un error y otros no. Una variedad de factores pueden contribuir para determinar el analizador de XML que tenga su PC. Cualquiera sea el caso, no se trata de un error y no necesita prestarle atención.

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Lección 10

Uso de fórmulas avanzadas

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE LA PESTAÑA FÓRMULAS En esta lección utilizará comandos en la pestaña Fórmulas para crear fórmulas que resuman los datos condicionalmente, busquen datos, apliquen una lógica condicional y modifiquen texto. La pestaña Fórmulas aparece en la Figura 10-1. A B

E Figura 10-1 Pestaña Fórmulas

A) Utilice para aplicar una lógica condicional (SI, Y, O…) / B) Utilice para modificar texto / C) Utilice para crear fórmulas BUSCARV y BUSCARH / D) Matemáticas y trigonométricas contienen SUMA y SUMAR. SI / E) Utilice fórmulas estadísticas para CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI, PROMEDIO. SI.CONJUNTO / F) Cree y utilice rangos de nombres en las fórmulas.

La pestaña Fórmulas contiene los grupos de comando que utiliza para crear y aplicar fórmulas avanzadas en Excel. Utilice esta ilustración como referencia en esta lección. La Tabla 10-1 muestra el resumen de funciones de esta lección e incluye dónde se localizan las funciones en la pestaña Fórmulas.

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Tabla 10-1 Ubicación y descripción de funciones en esta lección

Función

Categoría

Sintaxis

Descripción

SUMAR.SI

Matemáticas y trigonométricas

SUMAR.SI (rango, criterio, rango_suma)

Suma las celdas en el rango (Rango_ suma) que cumplen determinado criterio.

SUMAR. SI.CONJUNTO

Matemáticas y trigonométricas

SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma, rango_criterios, criterio)

Suma las celdas del Rango_suma que cumplen con varios criterios.

CONTAR.SI

Más funciones > Estadísticas

CONTAR.SI (rango, criterio)

Cuenta el número de celdas en el rango que coinciden con el criterio.

CONTAR. SI.CONJUNTO

Más funciones > Estadísticas

CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios, criterio)

Cuenta el número de celdas (Rango_ criterios#) que cumplen con varios criterios

PROMEDIO.SI

Más funciones > Estadísticas

PROMEDIO.SI (rango, criterio, rango_promedio)

Busca el promedio (media aritmética) de las celdas (Rango_promedio) que cumplen un determinado criterio.

PROMEDIO. SI.CONJUNTO

Más funciones > Estadísticas

PROMEDIO.SI.CONJUNTO (rango_promedio, rango_ criterios, criterio)

Busca la media aritmética de las celdas (Rango_promedio) que cumplen un conjunto de criterios.

Búsqueda y referencia

BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_ columnas, ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la matriz de valores (Matriz_ buscar_en) y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada (Indicador_columnas).

Búsqueda y referencia

BUSCARH (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_ filas, ordenado)

Busca un valor en la primera fila de la matriz de valores (Matriz_buscar_en) y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada (Indicador_filas).

Lógicas

SI (prueba_logica, valor_si_ verdadero, valor_si_falso)

Cuando la Prueba_lógica es VERDADERA se devuelve un valor (Valor_si_verdadero) y un valor diferente en caso de que sea FALSO.

Y(valor_lógico1, valor_lógico2)

Muestra un valor de VERDADERO si todos los valores (Valor_lógico1) son VERDADEROS y un valor FALSO si alguno de los valores (Valor_lógico1) es FALSO.

BUSCARV

BUSCARH

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Lógicas

O (valor_lógico1, valor_ lógico2)

Muestra un valor de VERDADERO si alguno de los valores (Valor_lógico1) es VERDADERO y un valor FALSO si todos los valores (Valor_lógico1) son FALSOS.

Lógicas

NO (valor_lógico)

Si el valor lógico es VERDADERO, el resultado será FALSO y si el valor lógico es FALSO el resultado será VERDADERO.

SI.ERROR

Lógicas

SI.ERROR (valor, valor_si_ error)

Muestra un Valor_si_error si la fórmula evalúa un valor que contiene un error en caso contrario el resultado será un valor.

IZQUIERDA

Texto

IZQUIERDA (texto, núm_de_ caracteres)

Devuelve el número de caracteres del lado derecho del texto.

DERECHA

Texto

DERECHA (texto, núm_de_ caracteres)

Devuelve el número de caracteres del lado derecho del texto.

EXTRAE

Texto

EXTRAE (texto, posición_ inicial, núm_de_caracteres)

Muestra el número de caracteres (Núm_de_caracteres) del texto comenzando con la posición inicial.

LIMPIAR

Texto

LIMPIAR (texto)

Quita todos los espacios al principio y al final del texto.

NOMPROPIO

Texto

NOMPROPIO (texto)

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un texto.

MAYUSC

Texto

MAYUSC (texto)

Convierte el texto a mayúsculas.

MINUSC

Texto

MINUSC (texto)

Convierte el texto a minúsculas.

CONCATENAR

Texto

CONCATENAR (texto1, texto2)

Une varios elementos de texto (Texto1, Texto2…).

ENCONTRAR

Texto

ENCONTRAR (texto_buscado, dentrodel_texto, núm_inicial)

Devuelve la posición inicial (Dentro del texto) de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto (Texto_ buscado).

SUSTITUIR

Texto

SUSTITUIR (Texto, Texto_ original, Texto_nuevo, Núm_ de_ocurrencia)

Reemplaza un texto existente (Texto_original) con texto nuevo (Texto_nuevo).

Lógicas

197

BMiniproyecto 1

Usar fórmulas para resumir datos condicionalmente

En resumen Como lo aprendió en la Lección 4, “Usar fórmulas básicas”, una fórmula es una ecuación que realiza cálculos como una suma, una resta, una multiplicación y una división con los valores de una hoja de cálculo. Cuando ingresa una fórmula en una celda, esta se almacena de forma interna y el resultado aparece en la celda. Las fórmulas dan resultados y soluciones que le ayudan a evaluar y analizar datos. Como aprendió en la Lección 6, “Dar formatos a celdas y rangos”, puede utilizar un formato condicional que cambia la apariencia de un rango de celdas con base en un criterio, para ayudarlo a analizar datos, detectar problemas críticos, identificar patrones y explorar tendencias de forma visual. Las fórmulas condicionales agregan otra dimensión al análisis de datos al resumir los datos que cumplan con uno o más criterios. Un criterio puede ser un número, texto o expresión que evalúe cuál celda sumar, contar o promediar. Una fórmula condicional es una en la cual el resultado se determina por la presencia o ausencia de una condición en particular. Las fórmulas condicionales utilizadas en Excel incluyen las funciones SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI que verifican un criterio y SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO que verifican varios criterios.

Usar SUMAR.SI La función SUMAR.SI calcula el total de aquellas celdas que cumplan con los criterios o condiciones dadas. La sintaxis para la función SUMAR.SI es SUMAR.SI (rango, criterio, rango_ suma). Los valores que una función utiliza para realizar operaciones o cálculos en una fórmula se conocen como argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la función son Rango, Criterio y Rango_suma que, cuando se utilizan juntos, crean una fórmula condicional en la cual solo las celdas que cumplan con un criterio establecido, se sumarán. Las celdas dentro del rango que no cumplan con el criterio no se incluirán en el total. Si utiliza los números en el rango para la suma, el argumento Rango_suma no será requerido. Sin embargo, si se encuentra utilizando el criterio para evaluar cuáles valores sumar de una columna diferente, entonces, el rango se convierte en los valores evaluados y el Rango_suma determina cuáles números totalizar en las mismas filas como criterios coincidentes. En este capítulo, los argumentos opcionales se encontrarán en cursiva. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula que sume solo valores que cumplan con un criterio? 4.3.1

@@ Usar la función SUMAR.SI Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel La Tabla 10-2 explica el significado de cada argumento en la sintaxis SUMAR.SI. Observe que si omite rango_suma en la fórmula, Excel evaluará y sumará las celdas en el rango si cumplen con el criterio.

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Tabla 10-2 Argumentos en la sintaxis de SUMAR.SI

Argumento

Explicación

Rango

El rango de celdas que desea que la función evalúe. También suma las celdas coincidentes si Rango_suma se encuentra en blanco.

Criterio Rango_suma

La condición o criterio en la forma de un número, expresión o ingreso de texto que define cuáles celdas se sumarán. Las celdas a sumarse, si las celdas de la fila correspondiente en el rango cumplen con el criterio. Si se deja en blanco, utilice el rango de las celdas a sumar y el rango de las celdas que se evaluarán según los criterios.

`` Tome nota En su libro, las celdas en la columna C no están resaltadas y las celdas C19, E19 y E20 están vacías. Si quiere condicionalmente resaltar un rango, vea la lección 6. MM Resolución de problemas

No es necesario escribir los signos de dólar o las comas cuando ingrese cantidades en dólares en el cuadro de diálogo Argumentos de función. Si los ingresa, Excel los eliminará de la fórmula y regresará un valor correcto.

`` Tome nota El resultado de la fórmula SUMAR.SI en C20 no incluye el valor de la propiedad en C15 porque se especifican valores mayores a $200,000. Para incluir este valor, el criterio necesitaría ser >= (mayor o igual a). Cuando hace clic en Recientes, la última función que utilizó aparece en la parte superior de la lista. De forma similar, cuando hace clic en Insertar función, el cuadro de diálogo Insertar función se abre con la última función utilizada resaltada. No necesita colapsar el cuadro de diálogo como lo hizo en el Paso 3. Puede directamente seleccionar el rango si el cuadro de diálogo no le estorba. Otra opción es mover el cuadro de diálogo arrastrando la Barra de título.

ÔÔ Otra manera Puede utilizar el botón Insertar función para encontrar una función o uno de los botones de funciones en la Biblioteca de funciones si conoce la categoría y nombre de la función.

Usar SUMAR.SI.CONJUNTO La función SUMAR.SI.CONJUNTO suma las celdas que cumplen varios criterios en un rango. Es importante observar que el orden de los argumentos en esta función es diferente a la usada con SUMAR.SI. En una fórmula SUMAR.SI, el argumento Rango_suma es el tercer argumento, en SUMAR.SI.CONJUNTO, es el primero. En este ejercicio creará y utilizará dos fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, cada una de las cuales analizará datos con base en dos criterios. La primera fórmula SUMAR.SI suma el precio de venta de las propiedades que Fabrikam vendió por más de $200,000 y que estuvieron en el mercado 60 días o menos. La segunda fórmula suma las propiedades que se vendieron con menos de 3% de diferencia respecto a su precio de lista en 60 días.

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@@ Usar la función SUMAR.SI.CONJUNTO Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel MM Resolución de problemas

Es buena idea presionar Tab después del último ingreso y previsualizar el resultado de la función para asegurarse de haber ingresado todos los argumentos correctamente. Las fórmulas que utilice en este ejercicio analizan los datos con dos criterios. Puede continuar y agregar hasta 127 criterios con los cuales pueda analizar datos. Puesto que el orden de los argumentos es diferente en SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, si quiere copiar y editar estas funciones, asegúrese de colocar los argumentos en el orden correcto (primero, segundo, tercero, etcétera).

ÔÔ Otra manera También puede seleccionar Insertar función y buscar la función por su nombre.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula que cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un criterio? 4.3.3

Usar CONTAR.SI En una fórmula condicional, la función CONTAR.SI cuenta el número de celdas en un rango dado que cumplen con una condición específica. La sintaxis para la función CONTAR.SI es CONTAR.SI (rango, criterio). El rango, es el rango de celdas que se van a contar con la fórmula y el criterio son las condiciones que se deben cumplir para que las celdas se cuenten. La condición puede ser un número, una expresión o un texto. En este ejercicio, practicará la función CONTAR.SI dos veces para calcular los valores de casas vendidas y listadas >=200,000. El rango que especificará en estas fórmulas CONTAR.SI serán los precios de las casas. Los criterios seleccionan solo aquellas casas que sean de $200,000 o más.

@@ Usar la función CONTAR.SI Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Usar CONTAR.SI.CONJUNTO La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumple con múltiples criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios, criterio1, rango_criterios2, criterio2, etc.). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En este ejercicio, realizará cálculos basados en múltiples criterios para la fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO. ÔÔ Otra manera En ejercicios anteriores, colapsó el cuadro de diálogo y seleccionó el rango, seleccione el rango sin colapsar el cuadro de diálogo y también puede ingresar el rango como lo hizo en este ejemplo.

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@@ Usar la función CONTAR.SI.CONJUNTO Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Una celda en el rango que identificó en el cuadro de diálogo Argumentos de función se cuenta solo si todos los criterios que especificó son VERDADEROS para esa celda. Si un criterio se refiere a una celda vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la considerará con un valor de 0.

`` Tome nota Cuando crea fórmulas, puede utilizar los caracteres especiales signo de interrogación (?) y asterisco (*), en su criterio. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter único, un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea encontrar un signo de interrogación o asterisco, escriba una tilde (`) antes del carácter. Aplicará esta técnica más adelante en la lección.

Usar PROMEDIO.SI La fórmula PROMEDIO.SI regresa la media aritmética de todas las celdas en un rango que cumplan con un criterio dado. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO.SI (rango, criterio, rango_promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el conjunto de celdas que desea promediar. Por ejemplo, en este ejercicio utilizará la función PROMEDIO.SI para calcular el número promedio de días que las propiedades valuadas en $200,000 o más estuvieron en el mercado antes de venderse. El rango en esta fórmula es B5:B16 (celdas que contienen el valor de las casas que se vendieron). El criterio es la condición contra la cual desea que se evalúen las celdas, en este caso >=200000. Rango_promedio es el conjunto de celdas a promediar (la cantidad de días que cada casa estuvo en el mercado antes de venderse). De la misma forma que con la fórmula SUMAR.SI, Rango_promedio es opcional si el rango contiene las celdas que coinciden con el criterio y se utilizan para el promedio. En este ejercicio, primero encontrará el promedio de las celdas en un rango y luego encontrará un promedio condicional. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo crea una fórmula que promedie el número de celdas en un rango que cumpla con un criterio? 4.3.2

@@ Usar la función PROMEDIO.SI Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Usar PROMEDIO.SI.CONJUNTO Una fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplan con múltiples criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO (Rango_ promedio, Rango_criterios1, Criterio1, Rango_criterios2, Criterio2, etc.). Aprenderá a aplicar la fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO en el siguiente ejercicio para encontrar el promedio de varios números en donde se cumplan dos criterios.

@@ Usar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Ingresó solo dos criterios para las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO que creó en ejercicios anteriores. Sin embargo, en libros grandes, con frecuencia necesitará utilizar varios criterios para que la fórmula devuelva un valor que sea significativo para sus análisis. Puede ingresar hasta 127 condiciones que los datos deban cumplir para que una celda se incluya en el resumen condicional que sea resultado de una fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

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Los siguientes enunciados resumen la manera en la cual se tratan los valores cuando ingresa una fórmula PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO: • Si se omite el Rango_promedio de los argumentos de función, se utiliza el rango. • Si una celda en un Rango_promedio se encuentra vacía, PROMEDIO.SI la ignora. • Si todo el rango está en blanco o contiene valores de texto, PROMEDIO.SI devuelve el valor de error #DIV0! • Si no hay celdas en el rango que cumplan el criterio, PROMEDIO.SI devuelve el valor de error #DIV/0!

202

Lección 11

Dar seguridad y compartir libros

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE LA PESTAÑA REVISAR Microsoft Excel cuenta con varias capas de seguridad y protección que le permiten controlar quién puede accesar y cambiar sus datos en Excel. Los comandos en la pestaña Revisar (Figura 11-1) le permiten proteger todo un libro para que solo usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos (el nivel más alto de protección). También puede proteger ciertas hojas de cálculo o elementos en el libro para evitar que los usuarios realicen cambios de manera accidental o deliberada o que eliminen datos importantes. La protección de datos es en especial importante cuando los archivos están compartidos y se editan por varios usuarios.

D Figura 11-1 Pestaña Revisar

A) Botón Proteger hoja / B) Botón Proteger libro / C) Botón Compartir libro / D) Botón Proteger y compartir libro.

Utilice esta imagen como referencia en esta lección a medida que aprenda a compartir y editar archivos utilizando las opciones de seguridad y protección de Excel.

203

BMiniproyecto 1

Dar seguridad a su trabajo antes de compartirlo con otros

En resumen Una contraseña es un texto que se debe teclear antes de que un usuario pueda acceder a un libro, hoja de cálculo o elementos en la hoja de cálculo. Puede asegurar todo un libro al restringir quién puede abrir y/o usar los datos en el libro y al requerir de una contraseña para ver y/o guardar cambios en el libro. También puede proporcionar protección adicional para algunas hojas de cálculo o elementos en el libro con o sin una contraseña.

Proteger una hoja de cálculo En un ambiente de trabajo, los libros se utilizan con frecuencia por más de un empleado. Cuando crea una hoja de cálculo que se accede por múltiples usuarios, con frecuencia necesitará protegerla para que un usuario no la cambie de forma accidental o intencional, mueva o elimine datos importantes. En el siguiente ejercicio, empleará las fórmulas ALEATORIO y ALEATORIO. ENTRE para crear números de ID únicos. Excel tiene dos funciones para números aleatorios: ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE. ALEATORIO no requiere de argumentos de función, por lo que no puede especificar la cantidad de dígitos que desea en el número devuelto por una fórmula ALEATORIO. Por el contrario, ALEATORIO.ENTRE le permite determinar los números iniciales y finales.

@@ Proteger una hoja de cálculo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel MM Resolución de problemas

La fórmula ALEATORIO.ENTRE genera un nuevo número aleatorio cada vez que se abre un libro o se modifica. Para conservar los números ID de empleados creados por la fórmula, deberá reemplazar la fórmula con los valores.

`` Tome nota La protección del libro y de elementos de una hoja de cálculo no debe confundirse con la seguridad de nivel de contraseña del libro de cálculo. La protección de elementos no puede proteger un libro de cálculo de usuarios que tienen intenciones maliciosas.

Proteger un libro Asignar una contraseña es una forma efectiva de evitar que los usuarios que no conozcan la contraseña puedan abrir el libro. Para proteger todo el libro, puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro. También puede necesitar una contraseña para abrir y ver un libro y una segunda contraseña para modificar los datos del libro. Las contraseñas que aplique a todo el libro proporcionan seguridad óptima para sus datos. En este momento, el libro 11 Datos nómina que guardó en el ejercicio anterior se puede ver por cualquiera que tenga acceso al sistema. Restringió la modificación del archivo pero no el acceso a los datos. En este ejercicio, limitará el acceso al libro al solicitar una contraseña para abrir el documento.

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Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Las contraseñas son sensibles a mayúsculas, por lo que debe escribir las letras mayúsculas y minúsculas de forma correcta. Si es posible, seleccione una contraseña fuerte que pueda recordar para que no tenga que escribirla. Una contraseña fuerte es la que combina letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos (considere por ejemplo la contraseña L11!e01 que utilizó en el ejercicio anterior). Una contraseña que usa 14 caracteres o más, se considera como más segura. Las contraseñas que emplean fechas de cumpleaños, números de casas, nombres de mascotas, etc., ofrecen muy poca protección contra personas que quieran buscar información como esta en las redes sociales o en el Internet. `` Tome nota Es muy importante que recuerde las contraseñas asignadas a los libros y las hojas de cálculo. Si olvida su contraseña, Microsoft no podrá recuperarla. Si es necesario, escriba las contraseñas y almacénelas en un lugar seguro lejos de la información que desee proteger. Cuando protege una hoja de cálculo, puede ocultar las fórmulas que no quiera que estén visibles en la Barra de fórmulas. Seleccione las celdas que contengan las fórmulas que desea ocultar. Después, en la pestaña Proteger del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla de verificación Oculta.

@@ Proteger un libro Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota La contraseña del libro es opcional, pero si no proporciona una, cualquier usuario puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos. MM Resolución de problemas

Cuando confirma la contraseña para evitar que alguien sin autorización vea un documento, se le recuerda que las contraseñas son sensibles a mayúsculas. Si la contraseña que ingresa en el cuadro de diálogo Confirmar contraseñas no es idéntica a la que ingresó en el cuadro de diálogo anterior, recibirá un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y reingrese la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña. Cuando guardó el libro Datos nómina Solución en el primer ejercicio de esta sección, cualquiera con acceso a la computadora o a la red lo podía ver. Como pudo advertir cuando abrió el archivo en este ejercicio, el libro se podía observar, pero la hoja de cálculo SSN no se podía modificar, con excepción de las celdas que estaban desbloqueadas. Si guarda el archivo con un nombre diferente, ese archivo estaría también protegido y no podría alterar los datos sin la contraseña que protege esa hoja de cálculo.

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Proteger la estructura de un libro evita que los usuarios vean hojas de cálculo que ha ocultado; inserten nuevas hojas de cálculo; o muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de cálculo. Seleccionar la casilla de verificación Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructuras y ventanas evita que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas cuando se abre el libro.

BMiniproyecto 2 Permitir que varios usuarios editen un libro de forma simultánea Crear y actualizar libros es con frecuencia un proceso colaborativo. Una hoja de cálculo o libro se envía con frecuencia a otros empleados para que puedan verificar los datos o realizar cambios. En Excel, puede crear un libro compartido, el cual está configurado para permitir que varios usuarios en la red vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cuando un usuario abre un libro compartido, puede ver los cambios realizados y guardados por otros usuarios. El comando Proteger y compartir libro evita que un usuario desactive la opción Control de cambios. Por ejemplo, el libro que creará en este ejercicio se usará por los asistentes médicos que registran todos los medicamentos que los médicos prescriben a los pacientes. Compartir este libro significa que más de un asistente médico podrá acceder al libro e ingresar datos al mismo tiempo. En este ejercicio, aprenderá a permitir que varios usuarios editen simultáneamente libros.

@@ Permitir que varios usuarios editen un libro de forma simultánea Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel En un libro compartido se conserva la información sobre los cambios que cada usuario realiza al editar el libro. El historial de cambios incluye el nombre de la persona que realizó el cambio, cuándo se realizó el cambio y cuáles datos se modificaron. Un libro compartido no soporta todas las herramientas de Excel. Por ejemplo, puede incluir celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, etc., antes de compartir el libro, pero estas herramientas no se podrán agregar por quien edite el libro compartido. Cuando protegió su libro compartido, evitó que quien usara el libro eliminara el historial de cambios. De forma predeterminada, los cambios realizados en el libro se conservarán por 30 días. Puede aumentar este tiempo en la pestaña Uso avanzado en el cuadro de diálogo Compartir libro. MM Resolución de problemas

Si desea asignar una contraseña a un libro compartido, deberá asignarla antes de compartir el libro. También puede dejar de compartir un libro y agregar la contraseña. Sin embargo, cuando deje de compartir un libro se perderá el historial de cambios.

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BMiniproyecto 3 Usar Inspeccionar documento Antes de compartir un documento importante con sus colegas o con personas externas a su organización, deberá revisar la ortografía, realizar correcciones y revisar los contenidos para asegurarse de que todo esté correcto y que el documento no contenga nada que no desee compartir con otras personas. También deberá revisar el documento de datos ocultos o información personal que pudiera estar almacenada en el libro o en las propiedades del documento. En Excel, Inspeccionar documento muestra varias opciones diferentes que le permiten encontrar y eliminar datos ocultos e información personal que es específica para los libros de Excel. Inspeccionar documento también encuentra datos XML, hojas de cálculo ocultas y contenido invisible. Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un libro de Excel. Esta información pudiera no ser visible inmediatamente al revisar el documento, pero es posible que otros puedan verla o recuperarla. Esta información incluye lo siguiente: • Comentarios y anotaciones: esta información permite a otras personas ver los nombres de quienes trabajaron en su libro, sus comentarios y los cambios que se realizaron en el libro. • Propiedades de documento e información personal: las propiedades de documento incluyen al autor, asunto y título, así como el nombre de la persona que guardó recientemente el libro y la fecha en la cual este se creó. • Encabezados y pies de página: los encabezados y los pies de página pueden incluir el nombre del autor, la fecha en la cual se creó el documento, etcétera. • Filas, columnas y hojas ocultas: las columnas se pueden ocultar para proteger datos sobre el salario o el número de seguridad social. Antes de eliminar filas o columnas ocultas, asegúrese que su eliminación no cambiará los cálculos en su hoja de cálculo.

@@ Usar Inspeccionar documento Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Se recomienda realizar una copia de su libro porque tal vez no pueda restaurar el contenido oculto que elimine en el proceso de inspección. Si intenta inspeccionar un documento que tiene cambios sin guardar, se le pedirá que guarde el documento antes de completar la inspección.

`` Tome nota Debe eliminar cada tipo de datos ocultos individualmente. Puede inspeccionar el documento de nuevo después de haber eliminado elementos.

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Cuando abrió el archivo de datos en este ejercicio, este contenía columnas ocultas, así como otra información que no quería compartir con otros. Primero creó una copia de su libro original porque no siempre es posible restaurar los datos que Inspeccionar documento elimina. Por esta razón, eliminó la información sensible de la copia, por lo que se conservan los datos intactos en el libro original. Si el libro original estuviera protegido, la copia lo estaría también y algunos de los elementos en el libro no podrían cambiar con Inspeccionar documento. Tendría que desproteger primero en el libro para ejecutar Inspeccionar documento.

Marcar un documento como final Antes de compartir un libro con otros usuarios puede utilizar el comando Marcar como final para hacer que el documento sea de solo lectura y evitar cambios en el mismo. Marcar un documento como final significa que está compartiendo una versión completa del documento y ayuda a evitar que los lectores realicen cambios de forma inadvertida al documento.

@@ Marcar un documento como final Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel El comando Marcar como final no es una herramienta de seguridad. Cualquiera que abra un archivo que se haya marcado como final puede editarlo al eliminar el estatus Marcado como final al hacer clic en el botón Editar de todos modos.

Distribuir un libro por correo electrónico y en la nube

En resumen Las formas más comunes de compartir datos de Excel es enviando libros por correo electrónico, fax e imprimiendo y distribuyendo copias impresas. El correo electrónico le permite compartir un libro enviándoselo a un usuario que puede realizar cambios o agregar comentarios y después enviárselo al siguiente usuario. Los cambios pueden entonces colocarse en un documento final. Puede enviar un libro por correo electrónico como un adjunto a través de Excel o de su programa de correo electrónico. También puede enviar una hoja de cálculo como si fuera un mensaje de correo en lugar de como un adjunto.

Distribuir un libro por correo electrónico La opción para enviar una hoja de cálculo como un mensaje de correo está disponible solo desde el comando Enviar por correo electrónico en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando agrega este comando en la barra de herramientas puede utilizar esta opción como acceso directo para enviar un libro como un adjunto. En los siguientes ejercicios aprenderá a enviar un libro como parte del cuerpo del mensaje y a enviar un libro como un archivo adjunto.

@@ Distribuir un libro por correo electrónico desde Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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@@ Distribuir una hoja de cálculo como un mensaje de correo electrónico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

@@ Distribuir un libro desde su programa de correo electrónico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel MM Resolución de problemas

Algunos programas de correo electrónico no envían documentos como adjunto si el documento se encuentra abierto en su computadora. Si recibe un mensaje como tal, cierre el documento y haga clic nuevamente en Enviar. Además, las opciones de menú pueden llamarse diferente a las anteriores para adjuntar un documento. El ejemplo es para Outlook 2013.

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Lección 12

Crear gráficos

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE LA PESTAÑA INSERTAR La pestaña Insertar contiene grupos de comandos que utilizará para crear gráficos en Excel (Figura 12-1). Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato, comenzará ingresando los datos para el gráfico en una hoja de cálculo. Después, seleccionará los datos y elegirá un tipo de gráfico que muestre los datos. Simplemente por seleccionar un tipo de gráfico, un diseño de gráfico y un estilo (los cuales son todos fáciles de localizar en las pestañas Insertar y Herramientas de gráficos), tendrá resultados profesionales instantáneos cada vez que cree un gráfico.

C Figura 12-1 Pestaña Insertar

A) Gráficos recomendados / B) Tipos de gráficos dentro del grupo Gráficos / C) Grupo Minigráficos.

Utilice esta ilustración como referencia en esta lección a medida que se familiarice con las capacidades para graficar de Excel para crear ilustraciones atractivas que comuniquen un análisis de sus datos.

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BMiniproyecto 1 En resumen

Construir gráficos

Un gráfico es una representación gráfica de datos numéricos en una hoja de cálculo. Los valores de datos se representan con gráficos con combinaciones de líneas, rectángulos verticales y horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando quiera crear un gráfico o cambiar un gráfico existente, puede elegir entre 11 tipos de gráficos con numerosos subtipos de gráficos. La Tabla 12-1 le da una breve descripción de cada tipo de gráfico de Excel. Tabla 12-1 Botones y opciones de la Cinta opciones

Botones y opciones de la Cinta de opciones

Nombre del gráfico

Función

Organización usual de datos

Columna

Útil para comparar valores por categorías o por cierto periodo. Los puntos de datos son rectángulos verticales.

Categorías (en cualquier orden) o el tiempo están generalmente en ejes horizontales y los valores están en ejes verticales.

Línea

Útil para mostrar tendencias en los datos en intervalos iguales. Muestra datos continuos a través del tiempo contra una escala común. Los valores se representan como puntos a través del tiempo.

Tiempo en unidades equivalentes en ejes horizontales y valores en ejes verticales.

Circular

Útil para comparar el tamaño de los elementos en una serie de datos y cómo cada porción se compara contra el todo. Los puntos de datos se muestran como un porcentaje de un círculo.

Solo una serie de datos y ninguno de los valores son negativos o cero.

Anillo

Útil para mostrar la relación de partes con un todo. Puede contener más de una serie de datos. Los valores se representan como secciones de una banda circular.

Las categorías son colores de bandas circulares y el tamaño de las bandas son los valores de cada banda.

Barra

Útil para comparaciones de ilustraciones entre elementos individuales cuando las etiquetas de los ejes son largas. Los valores se representan como rectángulos horizontales.

Las categorías o tiempo están a lo largo de un eje vertical y los valores están a lo largo de un eje horizontal.

Área

Útil para enfatizar la magnitud de cambios a través del tiempo. Se puede utilizar para dirigir la atención al valor total a través de una tendencia. Muestra las relaciones de las partes con un todo. Los valores se presentan como áreas sombreadas.

Categorías o tiempo están en el eje horizontal y los valores están en el eje vertical.

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Útil para mostrar las relaciones de un conjunto numérico contra otro conjunto de datos numéricos para ver si hay una correlación entre dos variables. Los valores se representan como puntos de datos individuales que son la intersección de un valor en un eje contra el otro valor en el otro eje.

La variable independiente está generalmente en el eje horizontal y la variable dependiente está en el eje vertical.

Burbuja

Útil para comparar tres conjuntos de valores.

El primer valor es la distancia horizontal, el segundo valor es la distancia vertical y el tercer valor es el tamaño de la burbuja.

Cotización

Útil para ilustrar la fluctuación de precios de cotización o datos científicos cuando hay un valor de inicio, final, alto y bajo durante cada periodo. También puede haber un valor separado adjunto a cada periodo de tiempo (como un volumen).

Para cada periodo de tiempo, hay de tres a cinco números.

Superficie

Útil para encontrar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. El resultado se ve similar a un mapa topográfico.

Tanto las categorías como los valores son valores numéricos.

Radial

Útil para mostrar múltiples variables para cada sujeto. Las variables generalmente no están relacionadas sino estandarizadas a la misma escala. El valor de cada variable es la distancia desde un punto central. Se representan valores como puntos que se irradian en espigas desde el centro.

La primera columna es la etiqueta de la espiga. La primera fila es la etiqueta de las unidades. Los valores para cada unidad disminuyen en cada columna comenzando en la segunda columna después de las etiquetas de fila. El valor máximo es el borde exterior del gráfico. El valor mínimo es en el centro del gráfico.

Combinado

Dos o más tipos de gráficos como lineal y de columna.

Dispersión

`` Tome nota Cuando se elabora una hoja de cálculo para un gráfico, el periodo normalmente se muestra en la primera fila y las categorías están en la primera columna. Hay un botón Cambiar entre filas y columnas en la pestaña Diseño que le permite cambiar la orientación de los datos como aparecen en el gráfico. La cuarta columna en la Tabla 12-1 asume la configuración predefinida para los datos en su gráfico. Debe saber cuáles son los estándares de su empresa porque el propósito de los gráficos es contar una historia rápidamente y si no siguen los estándares, los gráficos pueden fallar en su objetivo y confundir a la audiencia.

212

Seleccionar los datos a incluir en un gráfico La interfaz de la Cinta de opciones de Excel facilita la creación de un gráfico. Como verá en el siguiente ejercicio, puede crear uno de los tipos más comunes de gráficos haciendo clic en su imagen localizada en la pestaña Insertar. Sin embargo, más importante que el tipo de gráfico, lo es la selección de los datos que desee mostrar de forma gráfica. ¿Cuáles aspectos de los datos quiere que los demás observadores noten? La respuesta a esa pregunta es un factor importante en la selección de un tipo de gráfico apropiado. En este ejercicio aprenderá a seleccionar datos para usarlos en un gráfico de Excel que devuelva sus cálculos y datos en un gráfico circular a color con secciones identificadas por números o etiquetas. Hay dos metodologías para identificar los datos para su gráfico. Si diseña su hoja de cálculo de manera eficiente, puede seleccionar múltiples rangos a la vez que se convertirán en diferentes elementos del gráfico. La segunda manera es identificando el tipo de gráfico y luego seleccionando los datos para cada elemento del gráfico. Si crea muchos gráficos y eventualmente identifica sus propios tipos de gráficos, se puede beneficiar al utilizar el método anterior. Si sus gráficos son más complejos, se beneficiará si usa el segundo método. La primera parte de esta lección lo lleva a seleccionar los rangos primero y, en la segunda parte de la lección, agregará y eliminará ciertos elementos de un gráfico. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo selecciona fuentes de datos apropiados para los gráficos? 5.1.1

@@ Seleccionar los datos a incluir en un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Para eliminar un gráfico, haga clic en el espacio en blanco y presione la tecla Supr en su teclado. Si hace clic en el gráfico o en otro de sus elementos y presiona Supr, solo el elemento seleccionado se eliminará. MM Resolución de problemas

Cuando inserta un gráfico en su hoja de cálculo, aparecen las pestañas Herramientas de gráficos (DISEÑO y FORMATO) en la Cinta de opciones de Excel con la pestaña Diseño activa de forma predeterminada. Debe seleccionar la pestaña Insertar en la Cinta de opciones cada vez que desee insertar un gráfico. MM Resolución de problemas

Igual que cuando se elimina un elemento, si arrastra un elemento del gráfico, el mouse moverá el elemento dentro del gráfico.

`` Tome nota Si desea solo imprimir el gráfico de un libro, seleccione el gráfico antes de seleccionar Archivo, Imprimir.

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Este ejercicio ilustra que la selección de los datos de un gráfico debe contener suficiente información para interpretar los datos. Excel no distinguió entre la etiqueta de la columna B y su contenido cuando seleccionó solo los datos en la columna B. Aunque la etiqueta tiene formato como texto, puesto que la etiqueta de la columna es numérica, se interpretó como datos a incluirse en el gráfico. Cuando expande la selección para incluir las etiquetas de las filas, 2010 se reconoció correctamente como una etiqueta y se mostró como el título para el gráfico circular. Cuando selecciona datos y crea un gráfico circular, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo. A esto se le conoce como gráfico incrustado, lo que significa que se coloca en la hoja de cálculo en lugar de en una hoja de gráfico separada, una hoja que contenga solo el gráfico.

Mover un gráfico Cuando inserta un gráfico, de forma predeterminada se incrusta en la hoja de cálculo. Puede hacer clic en una esquina de un gráfico o en la parte de en medio de cualquier orilla para mostrar los controladores de tamaño (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos puntas). Puede utilizar los controladores de tamaño para cambiar el tamaño de un gráfico. Para mover el gráfico, necesita hacer clic y arrastrar el puntero del mouse de 4 puntas de color negro en un espacio en blanco. Tal vez desee revisar un gráfico con los datos de la hoja de cálculo o tener el gráfico solo. En este ejercicio, moverá un gráfico a una nueva hoja en el libro. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo coloca un gráfico en una hoja separada? 5.2.5

@@ Mover un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Si desea regresar el gráfico a la hoja Datos, puede ir a la pestaña 2010Circular, haga clic nuevamente en el botón Mover gráfico y en la opción Objeto en, seleccione Datos (el nombre de la hoja).

Seleccionar el gráfico adecuado para sus datos

88 Listo para la certificación - ¿Cómo elige el tipo de gráfico para sus datos? 5.1.1

88 Listo para la certificación - ¿Cómo selecciona tipos de gráficos apropiados para representar fuentes de datos? 5.1.1

214

Puede crear la mayoría de los gráficos; por ejemplo, gráficos de columnas o de barras, a partir de datos que haya organizado en filas o columnas en una hoja de cálculo. Algunos gráficos, como el circular y de burbujas, requieren de una organización específica en los datos. Un gráfico circular no se puede utilizar para comparaciones a través de periodos de tiempo o para analizar tendencias. El gráfico de columnas funciona bien para comparaciones. En un gráfico de columnas 2-D o 3-D, cada marcador de datos se representa con una columna. En una columna apilada, los marcadores de datos están apilados de forma que la parte superior de la columna es el total de la misma categoría (o tiempo) de cada serie de datos. Un gráfico de líneas muestra puntos conectados por una línea para cada valor. El gráfico de líneas enfatiza la tendencia o el cambio a través del tiempo y el gráfico de columnas resalta las diferencias entre categorías. En este ejercicio, aprenderá a crear un gráfico de columnas y un gráfico de líneas para ilustrar el incremento en las ventas de café y espresso en Café Fourth durante un periodo de cinco años.

@@ Seleccionar el gráfico adecuado para sus datos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Asegúrese de no incluir la fila 8, la fila de Ventas totales. De lo contrario, la última columna en cada año será enorme y afectará las otras columnas haciéndolas muy pequeñas. Es una práctica estándar no incluir los totales en los gráficos de columnas y de barras. En algunos casos puede ser de utilidad agregar una línea con los totales como un eje separado en la derecha.

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic derecho en un gráfico y seleccionar Mover gráfico.

`` Tome nota Tómese un minuto para estudiar los dos gráficos. En el gráfico de columnas, Café y espresso son por mucho la fuente de ingresos más grande, pero los accesorios de café están creciendo. En el gráfico de líneas, note que Café y espresso aumentan con el tiempo, pero que Accesorios de café aumentan más rápido. Los artículos de pastelería van disminuyendo y las ventas de Deli suben y bajan. Los gráficos de columna y línea proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos, ilustrando que el tipo de gráfico que elija depende del análisis que desee que aporte el gráfico. El gráfico circular, el cual muestra los valores como parte de un todo, indica la distribución de las ventas para un año. El gráfico de columna facilita la comparación entre artículos pero también por periodos. La fortaleza de un gráfico de línea es mostrar las tendencias a través del tiempo. El gráfico de línea que creó en este ejercicio se muestra en la Figura 12-2. El gráfico incluye marcadores de datos para indicar las ventas de cada año. Un marcador de datos es una barra, área, punto, porción, u otro símbolo en un gráfico que representa un solo punto o valor de datos que se origina de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.

B Figura 12-2 Gráfico de línea con marcadores de datos A) Marcador de datos / B) Serie de datos.

215

Usar gráficos recomendados Si es nuevo en la realización de gráficos, puede resultar abrumador tener hasta 11 opciones en cada uno de los 8 botones de gráficos, sin mencionar las opciones de tipos de datos adicionales en cada botón. Excel 2013 tiene una nueva herramienta para ayudarlo a reducir las opciones dependiendo de los datos que seleccione. Esta es la del botón Gráficos recomendados. En este ejercicio, seleccionará diferentes conjuntos de datos y observará las opciones seleccionadas por Gráficos recomendados.

@@ Usar gráficos recomendados Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

ÔÔ Otra manera También puede seleccionar los datos y presionar F11. Excel intenta determinar el mejor gráfico para los datos seleccionados y coloca este gráfico en una hoja separada en un paso.

`` Tome nota Observe que tres gráficos son recomendados esta vez, puesto que 2010-2014 está en la primera fila en el ejercicio anterior, los gráficos que muestran tendencias están incluidos (línea y columna). Dado que la primera columna está seleccionada esta vez, los gráficos que comparan elementos están seleccionados (barra, circular y columna). Hay un tipo de gráfico que se repite en los tipos de gráficos recomendados, los gráficos de columna se sugieren en los dos casos.

Crear un gráfico de barra Los gráficos de barra son similares a los gráficos de columna y se pueden usar para ilustrar comparaciones entre elementos individuales. Los datos que están organizados en columnas o en filas en una hoja de cálculo se pueden trazar en una gráfica de barra. Los gráficos de barra agrupados comparan valores por categorías. Los gráficos de barra apilados muestran la relación de elementos individuales con el todo de ese elemento. Los gráficos de barra lado a lado, que creará en este ejercicio, ilustran dos visualizaciones de los mismos datos. Usted puede experimentar con tipos de gráficos y seleccionar el que mejor transmita el mensaje que desea llevar a su audiencia.

@@ Crear un gráfico de barra Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Una recomendación en pantalla muestra el nombre del tipo de gráfico cuando pasa el puntero del mouse sobre su botón u opción de subtipo.

216

El grupo Gráficos en la pestaña Insertar contiene ocho botones que lo llevan a múltiples tipos de gráficos (incluyendo un tipo de gráfico combinado). Para crear uno de estos gráficos, seleccione los datos de la hoja de cálculo y haga clic en el botón y seleccione una de las opciones de los tipos de gráficos. Puede seleccionar cualquier tipo de gráfico haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo Gráficos para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Los Gráficos recomendados se muestran en la primera pestaña. Haga clic en la pestaña Todos los gráficos (Figura 12-3) para ver todos los tipos y subtipos de gráficos.

B ÔÔ Otra manera Puede abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico al hacer clic en Gráficos recomendados y luego haciendo clic en la pestaña Todos los gráficos. También puede elegir cualquier botón de gráficos y hacer clic en el botón Más gráficos en la parte inferior de cualquier menú.

A C

Figura 12-3 Pestaña Todos los gráficos en el cuadro de diálogo Insertar gráfico A) Cambiar tipo / B) Subtipo para cada tipo de gráfico / C) Cambiar la orientación de los datos.

Cuando hace clic en un tipo de gráfico en el panel izquierdo del cuadro de diálogo, el primer gráfico de ese tipo estará seleccionado en el panel derecho. Puede desplazarse por el panel derecho y seleccionar cualquier subtipo de gráfico. Se muestran diferentes ejemplos para determinar si desea interpretar los datos en filas y columnas o columnas y filas.

Dar formato a un gráfico con un diseño o estilo rápido

En resumen Después de crear un gráfico, puede instantáneamente cambiar su apariencia aplicando un estilo predefinido o esquema. Excel proporciona una variedad de diseños rápidos y estilos de los cuales puede elegir. Como se muestra en la Figura 12-4, cuando crea un gráfico, las herramientas de gráficos se vuelven disponibles en las pestañas Diseño y Formato y el botón Diseño rápido aparece en la Cinta de opciones.

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Figura 12-4 La pestaña Herramientas de gráficos cuando se inserta un gráfico A) Botón Diseño rápido / B) Botón Cambiar colores / C) Botones Estilos de diseño / D) Pestaña Diseño / E) Pestaña Herramienta de gráficos / F) Pestaña Formato.

Dar formato a un gráfico con un estilo rápido Los estilos predefinidos son herramientas que le ahorran tiempo que puede utilizar para mejorar la apariencia de sus gráficos. Los Estilos rápidos, como los define Microsoft, son estilos de gráficos disponibles en el grupo Estilos de diseño de la pestaña Diseño, en la pestaña Herramientas de gráficos. Se llaman Estilos rápidos porque puede hacer clic en uno en un instante en lugar de buscarlo en una galería. En este ejercicio, aplicará un Estilo rápido a su gráfico. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia rápidamente el estilo de un gráfico? 5.2.4

@@ Dar formato a un gráfico con un estilo rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Puede utilizar los botones Estilos de diseño cuando esté creando primero un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, o bien usarlos durante la edición de un gráfico, ya sea que este esté incrustado o en una hoja separada, como se muestra aquí.

Dar formato a un gráfico con un Diseño rápido Además de colores y patrones, puede cambiar los elementos que aparecen en su gráfico y el lugar en el cual aparecen. Esto incluye a elementos como los títulos de ejes, tablas de datos y el lugar en donde van las leyendas. En este ejercicio, aplicará un Diseño rápido a su gráfico para mostrar una tabla bajo el gráfico.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia rápidamente el diseño de un gráfico? 5.2.4

218

@@ Dar formato a un gráfico con un Diseño rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

También puede usar los botones de diseño a la derecha de un gráfico seleccionado para cambiar el estilo y el color y los elementos que aparecen en el gráfico. Haga clic en el gráfico y haga clic en el primer botón para seleccionar cuáles elementos aparecen en el gráfico (Figura 12-5).

Figura 12-5 Botón Elementos de gráfico

Haga clic en el segundo botón y seleccione cuál estilo y color desea (Figura 12-6).

Figura 12-6 Botón Estilos de gráfico: Opciones de estilo y color

219

Dar formato a las partes de un gráfico de forma manual

88 Listo para la certificación - ¿Cómo modifica elementos diferentes en el estilo de un gráfico? 5.2.3

En resumen La pestaña Formato proporciona una variedad de formas para dar formato a los elementos del gráfico. Para dar formato a un elemento del gráfico, haga clic en el elemento que desee cambiar, luego use los comandos apropiados de la pestaña Formato. La siguiente lista define algunos de los elementos del gráfico que puede modificar de forma manual en Excel. Estos elementos se ilustran en la Figura 12-7.

• Área del gráfico: todo el gráfico y sus elementos. • Área de trazado: el área delimitada por los ejes. • Eje: una línea que delimita el área de trazado utilizada como un marco de referencia para medición. • Serie de datos: fila o columna de datos representados por una línea, conjunto de columnas, barras u otro tipo de gráfico. • Título: texto descriptivo que está alineado a un eje o en la parte superior de un gráfico. • Etiquetas de datos: texto que proporciona información adicional sobre un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina de una celda en una hoja de cálculo. • Leyenda: un cuadro que identifica los patrones o colores que se asignan a la serie de datos o categorías en un gráfico.

B C D

F G

Figura 12-7 Elementos del gráfico A) Elemento del gráfico seleccionado / B) Título del gráfico / C) Área del gráfico / D) Área de trazado / E) Eje vertical (valor) / F) Eje horizontal (categoría) / G) Leyenda / H) Serie de datos Café y Espresso / I) Serie de datos Accesorios de café

220

`` Tome nota Para aprender los elementos del gráfico, haga clic en la lista desplegable Elementos de gráfico y seleccione cada uno de los elementos en los gráficos de ejemplo en su libro.

Editar y agregar texto en gráficos Hasta ahora hemos aceptado las etiquetas predefinidas en los gráficos creados. Puede editar etiquetas existentes de forma similar a como lo hace en una hoja de cálculo. Haga clic en la etiqueta, seleccione el texto y escriba el nuevo texto. Si el elemento no es visible, puede agregarlo activando la opción de los ELEMENTOS DE GRÁFICO o insertando un cuadro de texto.

@@ Editar y agregar texto en gráficos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Dar formato a una serie de datos Utilice los comandos en la pestaña Formato para agregar o cambiar colores de relleno o patrones aplicados a los elementos del gráfico. Seleccione el elemento a aplicar formato y haga clic en uno de los botones en la Cinta de opciones o muestre el panel Formato para agregar un color de relleno o patrón al elemento de gráfico seleccionado.

@@ Dar formato a una serie de datos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota El primer clic en la serie de datos selecciona toda la serie. El segundo clic selecciona el marcador individual para la serie. Cuando utiliza el mouse para apuntar a un elemento en el gráfico, el nombre del elemento aparece en un mensaje en pantalla. Puede seleccionar el elemento al que desea aplicar formato haciendo clic en la flecha junto al recuadro Elementos de gráfico en el grupo Selección actual en la pestaña Formato. Aquí se lista un elemento específico del gráfico. Cuando hace clic en la flecha, la lista incluirá todos los elementos que ha incluido en el gráfico mostrado.

221

Cambiar el borde del gráfico Puede crear un contorno alrededor de un elemento del gráfico. Solo seleccione el elemento y aplique uno de los contornos predefinidos o haga clic en Contorno de forma para dar formato a la forma de un elemento de gráfico seleccionado. También puede hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo Estilos de forma para mostrar el panel con opciones de menú para la manera en la cual luce el elemento. Inclusive puede aplicar un borde alrededor de todo el gráfico. Seleccione un elemento o el gráfico y use los contornos de color en el grupo Estilos de forma, en la pestaña Formato, o haga clic en Contorno de forma y elija un Tema o un color estándar para el borde.

@@ Cambiar el borde del gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Modificar la leyenda de un gráfico Puede modificar los contenidos de la leyenda, expandir o colapsar el recuadro de leyenda, editar el texto que se muestre y cambiar atributos de carácter. Un gráfico terminado debe ser individual, es decir, el gráfico debe contener suficientes datos para transmitir el mensaje. En el gráfico que modificará en este ejercicio, al cambiar los colores de fuente en la leyenda para que combine con los bloques en las columnas, se proporciona una ayuda visual adicional que permite al espectador ver rápidamente los ingresos para cada categoría. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo agrega una leyenda de un gráfico? 5.2.1

Modificar un gráfico

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic en un cuadro de texto, seleccionar el texto y escribir el nuevo texto.

@@ Modificar la leyenda de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

En resumen En ocasiones, el gráfico que agrega desde la pestaña Insertar y modificar con los Estilos rápidos y Diseños rápidos no es exactamente lo que desea. Además de usar las herramientas para crear y diseñar mencionadas con anterioridad, puede modificar un gráfico añadiéndole o eliminando elementos individuales o moviendo o cambiando de tamaño el gráfico. También puede cambiar el tipo de gráfico sin tener que eliminar el gráfico existente y crear uno nuevo o cambiar la forma en la cual Excel selecciona los datos y sus elementos cambiando las filas a columnas.

Agregar elementos a un gráfico Agregar elementos a un gráfico puede proporcionar información adicional que no estaba disponible en los datos que seleccionó para crear el gráfico. En algunos casos, agregar datos ayuda a tener gráficos más entendibles. En este ejercicio, aprenderá a utilizar el botón Elementos de gráfico para agregar elementos a un gráfico.

@@ Agregar elementos a un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Eliminar elementos de un gráfico Cuando un gráfico se satura, necesitará eliminar elementos no esenciales. Puede seleccionar un elemento en el gráfico y presionar la tecla Supr. También puede seleccionar un elemento en la lista desplegable Elementos de gráfico, en el grupo Selección actual, y presionar Supr. Utilizará esta opción en el siguiente ejercicio para eliminar elementos de algunos gráficos. Puesto que los años son obvios y no siempre necesita un título de eje, eliminará las etiquetas de título genéricas. También creará una copia de la etiqueta del gráfico Barra apilada y solo mostrará elementos crecientes, de forma consistente, en los cinco años. ÔÔ Otra manera También puede eliminar un elemento de un gráfico haciendo clic derecho en el elemento y seleccionando Eliminar.

@@ Eliminar elementos de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Compare este ejercicio con versiones anteriores de Excel cuando eliminaba series de un gráfico. El botón Filtros de gráficos hace que sea mucho más fácil colocar de nuevo las series.

`` Tome nota Es importante recordar que ya sea que el gráfico esté incrustado en la hoja de cálculo o localizado en una hoja de gráfico, el gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo. Cualquier cambio en los datos de la hoja de cálculo se refleja en el gráfico. Por lo tanto, si los datos de la hoja se eliminan, el gráfico también se eliminará.

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic en la pestaña Diseño y seleccionar el botón Seleccionar datos.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo agrega series de datos adicionales? 5.1.2

ÔÔ Otra manera También puede seleccionar los datos en la hoja de cálculo, haga clic en Copiar, haga clic en el gráfico y haga clic en Pegar para agregar una serie de datos al gráfico.

Agregar series de datos adicionales Es probable que necesite agregar datos adicionales a un gráfico. En este caso, el presidente de la compañía le ha pedido que cree una nueva hoja de datos que muestre al café y espresso y a café y té empaquetado y ver si puede ver tendencias nuevas.

@@ Agregar series de datos adicionales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota En la sección anterior, usó el botón Filtros de gráficos para eliminar series de datos. Puede utilizar el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos para eliminar series de datos.

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Cambiar el tamaño de un gráfico Puede apuntar a la esquina de un gráfico o a la mitad de cualquier lado para mostrar los controladores de tamaño (flechas de dos puntas). Utilice los controladores de tamaño para cambiar la altura o anchura del gráfico. Utilice los controladores de tamaño de la esquina para cambiar tanto la altura como la anchura. Aumentar el tamaño del gráfico lo hace más fácil de leer, especialmente si es un gráfico incrustado. Tenga cuidado cuando reduzca el tamaño de un gráfico. Los títulos y leyendas deben poder leerse. En este ejercicio, aprenderá a cambiar el tamaño del gráfico. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia el tamaño de un gráfico? 5.2.2

@@ Cambiar el tamaño de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Puede hacer clic en el controlador de selección en el borde del gráfico para incrementar la altura, la anchura o ambas.

Seleccionar un tipo diferente de gráfico Para la mayoría de los gráficos 2D y 3D, puede cambiar el tipo de gráfico y darle una apariencia completamente diferente. Si un gráfico contiene múltiples series de datos, también puede seleccionar un tipo diferente de gráfico para cualquier serie individual de datos, creando un gráfico combinado. Sin embargo, no puede combinar un gráfico 2D y 3D.

@@ Seleccionar un tipo diferente de gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Cambiar entre filas y columnas en datos fuente Tal vez desee cambiar la orientación de su gráfico para que las categorías estén en el eje horizontal en lugar de los años y viceversa. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo cambia entre filas y columnas en datos fuente? 5.1.3

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@@ Cambiar entre filas y columnas en datos fuente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Usar nuevas herramientas de análisis rápido

En resumen Excel 2013 incluye una nueva herramienta que permite el análisis de datos con unos cuantos clics del mouse. Cuando selecciona un rango de datos, aparece el botón Análisis rápido, permitiéndole crear rápidamente gráficos, agregar gráficos en miniatura llamados minigráficos, trabajar con totales, dar formato a los datos con formato condicional y crear tablas dinámicas.

Agregar un gráfico o minigráficos ÔÔ Otra manera También puede presionar Ctrl+Q para abrir la galería de Análisis rápido.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo agrega un minigráfico a un rango de datos? 2.3.2

Además de la pestaña Insertar y la tecla F11, el nuevo botón Análisis rápido le permite agregar gráficos a su libro. Después de agregar el gráfico, podrá modificarlo utilizando los ejercicios anteriores.

@@ Agregar un gráfico o minigráficos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota Si hace clic en la opción Más gráficos, Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar gráfico, con los Gráficos recomendados y todas las pestañas de gráficos comentados con anterioridad en esta lección.

`` Tome nota La pestaña Diseño cambia a Herramientas para minigráficos cuando tiene minigráficos seleccionados. Tómese el tiempo para explorar las opciones en la Cinta de opciones.

Trabajar con totales El botón Análisis rápido también puede agregar rápidamente funciones de SUMA, PROMEDIO y CONTAR, así como % del total o totales acumulados, ya sea en la fila inferior o a la derecha de los datos. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo utiliza Análisis rápido para agregar totales? 5.1.4

@@ Trabajar con totales Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

Aplicar formato condicional La galería Análisis rápido también tiene una pestaña Formato que le permite dar formato a los datos de la celda de formas diferentes. Puede mostrar barras pequeñas para que las celdas se vean como un gráfico de barras, cambiar los colores para valores altos y bajos y otras opciones.

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88 Listo para la certificación - ¿Cómo utiliza el Análisis rápido para aplicar formato condicional? 5.1.4

Crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos

@@ Aplicar formato condicional Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

En resumen Un informe de tabla dinámica y los gráficos dinámicos son formas colaborativas para rápidamente condensar y reorganizar grandes cantidades de datos. Utilice una tabla dinámica para analizar y mostrar los datos numéricos en detalle y responder preguntas imprevistas sobre sus datos. En este ejercicio, aprenderá a crear tablas dinámicas básicas.

Un informe de tabla dinámica y los gráficos dinámicos están especialmente diseñados para: • Consultar grandes cantidades de datos en diferentes maneras. • Subtotalizar y reunir datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y crear cálculos y fórmulas personalizadas. • Expandir y colapsar niveles de datos para filtrar sus resultados y profundizar en puntos a partir del resumen de datos para áreas de importancia. • Mover filas a columnas o columnas a filas dinámicas para examinar diferentes resúmenes de datos. • Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicionalmente al subconjunto de datos más útil e interesante para enfocarse en la información que usted quiere. • Proporcionar información concisa y atractiva en línea o impresa.

226

Lección 13

Agregar imágenes y figuras a una hoja de cálculo

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE LAS HERRAMIENTAS DE TEXTO E ILUSTRACIÓN DE LA PESTAÑA INSERTAR

Excel no es solo para utilizarlo con números o almacenar filas y columnas de registros. Contiene un conjunto robusto de herramientas para convertir datos en gráficos, conceptos y procesos en diagramas y agregar fotos, imágenes prediseñadas, formas y otros contenidos ilustrados para hacer que las hojas de cálculo sean más interesantes y fáciles de comprender. En esta lección, se enfocará en los diagramas, imágenes, formas y gráficos basados en texto como los cuadros de texto WordArt, los cuales se utilizan para mejorar una hoja de cálculo y ayudar a los que la vean a entender mejor su contenido. La mayoría de los elementos gráficos que puede agregar a una hoja de Excel se generan desde la pestaña Insertar, que aparece en la Figura 13-1, en los grupos Ilustraciones y Texto. Todo lo que se refiera a imágenes, imágenes prediseñadas SmartArt, formas, cuadros de texto y WordArt se encuentran en estas dos agrupaciones de botones. Una vez que haya insertado los elementos gráficos que necesite, se le presentarán herramientas para permitirle dar formato, cambiar tamaño y la posición de estos elementos de acuerdo a sus necesidades. A

Figura 13-1 Grupos Ilustraciones y Texto en la pestaña Insertar A) Grupo Ilustraciones / B) Grupo texto.

227

BMiniproyecto 1

Insertar imágenes

En resumen Como afirma el dicho, “Una imagen dice más que mil palabras” y, en el caso de Excel, las imágenes pueden decir más que mil celdas con texto y números. Agregar fotos e imágenes prediseñadas es fácil en Excel, lo cual convierte a una hoja de cálculo llena de números y texto en algo interesante de ver y leer.

Insertar una imagen desde archivo Un gráfico es un objeto de arte, como un dibujo (incluyendo las imágenes prediseñadas), imagen o figura. Tal vez el elemento gráfico común insertado en una hoja de cálculo, sin contar los gráficos de pastel o de barra, es la imagen. Con el botón Imágenes en la pestaña Insertar, es fácil y rápido agregar cualquier imagen que haya almacenado en su computadora (o en un dispositivo en la red a la cual tenga acceso), simplemente navegando a la carpeta donde esté almacenada la imagen y seleccionándola desde el cuadro de diálogo Insertar imagen. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo inserta una imagen en una hoja de cálculo? 5.3.3

@@ Insertar una imagen desde archivo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

MM Resolución de problemas

Si no ve su archivo de imagen en el cuadro de diálogo Insertar imagen después de navegar a la carpeta donde la tiene almacenada, haga clic en la lista desplegable Todas las imágenes a la derecha del cuadro Nombre de archivo. Excel muestra todas las imágenes soportadas como BMP, JPG, PNG, TIFF, etcétera. Cuando inserta un gráfico en Excel, la esquina superior izquierda del gráfico se alinea con la celda activa. Sin embargo, el gráfico aparece en la parte superior de la cuadrícula de la hoja de cálculo. Aunque el gráfico cubra todo el contenido de la cuadrícula, no afecta ese contenido y no se encuentra insertado en ninguna celda en la hoja. Puede mover el gráfico en la hoja de cálculo sin afectar los datos existentes u otros gráficos. Si decide que quiere usar una foto diferente, seleccione la imagen actual y en la pestaña Formato, en el grupo Ajustar, haga clic en el botón Cambiar imagen. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, seleccione otra imagen para reemplazar la imagen seleccionada en su hoja de cálculo.

Insertar una imagen en línea Las imágenes y las imágenes prediseñadas (dibujos y archivos de ilustraciones) pueden incrementar el atractivo de muchas hojas de cálculo. Puede obtener fácilmente imágenes gratuitas de Office.com o de la biblioteca de imágenes de Bing a través de una palabra clave de búsqueda. En lugar de hacer esto, puede examinar su propio OneDrive (el cual es parte de Office 365) para insertar una imagen que haya almacenado ahí. Todo esto se realiza con el botón Imágenes en línea, en la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones.

228

@@ Insertar Imágenes prediseñadas de Office.com Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel Después de buscar una imagen, si ninguna de las imágenes que devuelva Office.com cumple sus necesidades, escriba un nuevo criterio en el cuadro de búsqueda y presione Intro para empezar una nueva búsqueda. Un metadato es información almacenada sobre las imágenes, palabras que describen el contenido de la imagen, el nombre del fotógrafo, el tipo de imagen, la fecha en la que se tomó o editó la imagen, etc. Cualquier búsqueda de imágenes, a través de Office.com o de una herramienta de búsqueda de imágenes utiliza los metadatos almacenados en cada imagen para devolver resultados cuando un usuario busca una imagen que cumpla con sus necesidades.

@@ Insertar una imagen vía Búsqueda de imágenes de Bing Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

`` Tome nota La mayoría de las imágenes que encuentra en Internet tienen derechos de autor, aunque no vea un símbolo de derechos en la imagen. Si intenta usar una imagen que encuentre en Internet, necesitará contactar al propietario de la imagen y pedirle permiso. Como alternativa, puede buscar imágenes de dominio público para contar con imágenes que no estén restringidas por el derecho de autor o adquirir imágenes de una diversidad de sitios web de venta de imágenes.

@@ Insertar una imagen desde su OneDrive Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Excel

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Microsoft Official Academic Course 速

Microsoft速 PowerPoint 2013

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Índice Lección 4 Diseñar una presentación.................................. 234 • Miniproyecto 1........................................235 ÔÔ Aplicar un tema y una variante a una presentación.................................................... 235 ÔÔ Cambiar los colores del tema................... 236 ÔÔ Cambiar las fuentes del tema................... 236 ÔÔ Aplicar un diseño diferente de diapositiva 237 ÔÔ Seleccionar un fondo del tema................. 237 ÔÔ Personalizar el fondo................................. 238 ÔÔ Insertar fecha, pie de página y número de diapositiva................................... 238 ÔÔ Agregar un hipervínculo de texto............ 239 ÔÔ Agregar un hipervínculo gráfico.............. 240 ÔÔ Agregar una acción a una diapositiva..... 240 ÔÔ Probar vínculos en una presentación con diapositivas.............................................. 241 ÔÔ Crear secciones.......................................... 241

• Miniproyecto 2........................................241 ÔÔ Aplicar un tema a un patrón de diapositivas..................................................... 243

• Miniproyecto 3........................................243 ÔÔ Mover y cambiar el tamaño de los marcadores de posición................................. 244 ÔÔ Agregar nuevos elementos a unpatrón... 244 ÔÔ Trabajar con imágenes de fondo.............. 244 ÔÔ Crear un nuevo diseño.............................. 245

Lección 5. Agregar tablas a las diapositivas..................... 246 • Miniproyecto 1........................................247 ÔÔ Insertar una tabla....................................... 247 ÔÔ Dibujar una tabla....................................... 247 ÔÔ Utilizar una hoja de cálculo de Excel en PowerPoint...................................................... 248 ÔÔ Agregar filas y columnas.......................... 250 ÔÔ Eliminar filas o columnas......................... 250 ÔÔ Mover filas y columnas............................. 250 ÔÔ Cambiar el tamaño y distribuir filas y columnas......................................................... 251

• Miniproyecto 2........................................252 ÔÔ Combinar y dividir celdas de una tabla... 252 ÔÔ Cambiar la alineación y orientación del texto en la tabla........................................................ 252 ÔÔ Aplicar un estilo a una tabla..................... 253 ÔÔ Activar o desactivar las opciones de estilo de tabla.................................................. 253

• Miniproyecto 3........................................254 ÔÔ Agregar sombreado a las celdas.............. 254 ÔÔ Agregar bordes a las celdas de una tabla ......................................................... 254 ÔÔ Agregar efectos especiales a una tabla... 255

232

ÔÔ Agregar una imagen a una tabla.............. 255 ÔÔ Organizar una forma y una tabla ............ 256

Lección 6. Utilizar gráficos en una presentación.............. 257 ÔÔ Insertar un gráfico desde un marcador de posición de objetos................................... 258 ÔÔ Importar un gráfico desde Excel.............. 259 ÔÔ Mover y cambiar el tamaño de un gráfico 259 ÔÔ Seleccionar un tipo de gráfico diferente.. 260 ÔÔ Editar los datos de un gráfico................... 260 ÔÔ Aplicar y modificar un diseño rápido...... 261 ÔÔ Trabajar con una leyenda.......................... 262 ÔÔ Agregar y eliminar otros elementos de un gráfico 262 ÔÔ Aplicar estilos de gráfico.......................... 263 ÔÔ Cambiar el relleno del área del gráfico.... 263 ÔÔ Aplicar un borde al área del gráfico......... 264 ÔÔ Aplicar efectos de formato....................... 264 ÔÔ Aplicar formato a las series de datos de un gráfico 264 ÔÔ Ajustar y aplicar formato a los ejes del gráfico 265

Lección 7. Crear gráficos SmartArt................... 266

ÔÔ Insertar un gráfico SmartArt..................... 267 ÔÔ Agregar texto a gráficos SmartArt........... 268 ÔÔ Convertir texto o WordArt en un gráfico SmartArt 269 ÔÔ Aplicar un estilo a un gráfico SmartArt... 270 ÔÔ Seleccionar un color de tema para un gráfico SmartArt ......................................................... 270 ÔÔ Cambiar el diseño de un gráfico SmartArt 271 ÔÔ Agregar una nueva forma a un gráfico SmartArt 271 ÔÔ Eliminar una forma de un gráfico SmartArt 272 ÔÔ Invertir la orientación de un gráfico......... 273 ÔÔ Volver a ordenar las formas...................... 273 ÔÔ Promover y degradar formas................... 273 ÔÔ Seleccionar un tipo diferente de gráfico SmartArt 274 ÔÔ Cambiar la apariencia de la forma........... 274 ÔÔ Cambiar el formato del texto.................... 275 ÔÔ Convertir un gráfico SmartArt.................. 275

Lección 8 Agregar gráficos a una presentación............... 276 ÔÔ Insertar imágenes prediseñadas de Office.com.................................................. 277 ÔÔ Insertar una imagen desde un archivo.... 278 ÔÔ Cambiar una imagen................................. 278 ÔÔ Utilizar la regla, cuadrícula y las guías.... 279 ÔÔ Girar y voltear una imagen ...................... 279 ÔÔ Recortar una imagen................................. 280 ÔÔ Cambiar el tamaño de una imagen.......... 280

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ÔÔ Aplicar un estilo a una imagen................. 281 ÔÔ Corregir el brillo y la nitidez...................... 281 ÔÔ Aplicar ajustes de color............................. 282 ÔÔ Agregar efectos a una imagen................. 282 ÔÔ Agregar efectos de imagen....................... 282 ÔÔ Agregar efectos artísticos......................... 282 ÔÔ Quitar el fondo de una imagen ............... 283 ÔÔ Comprimir las imágenes de una presentación.................................................... 283 ÔÔ Dibujar líneas............................................. 284 ÔÔ Dibujar y cambiar el tamaño de las formas 285 ÔÔ Agregar texto a formas............................. 286 ÔÔ Aplicar formatos a las formas.................. 286 ÔÔ Crear una forma personalizada ............... 287 ÔÔ Establecer el orden de los objetos........... 288 ÔÔ Alinear objetos entre sí............................. 289 ÔÔ Agrupar objetos......................................... 290 ÔÔ Crear una presentación de álbum de fotografías....................................................... 291

Lección 9 Utilizar animación y multimedia....................... 292

ÔÔ Aplicar y modificar un efecto de transición 293 ÔÔ Determinar cómo avanzarán las diapositivas 294 ÔÔ Aplicar animaciones.................................. 294 ÔÔ Utilizar una trayectoria de animación...... 295 ÔÔ Modificar las opciones de inicio y la duración de una animación........................................... 295 ÔÔ Utilizar el Panel de animación.................. 296 ÔÔ Utilizar el comando Copiar animación.... 297 ÔÔ Agregar un archivo de audio en una diapositiva....................................................... 297 ÔÔ Agregar un vídeo en una diapositiva....... 298 ÔÔ Recortar un clip de vídeo ......................... 298 ÔÔ Aplicar formato a contenido de vídeo o audio 299 ÔÔ Elegir un marco de póster........................ 299 ÔÔ Aplicar estilo y formato a un vídeo.......... 299 ÔÔ Cambiar el tamaño y ordenar el contenido de vídeo o audio.................................................. 300 ÔÔ Comprimir archivos multimedia.............. 301 ÔÔ Seleccionar la orientación de una diapositiva 302

Lección 11 Exponer una presentación.................................. 302

ÔÔ Personalizar el Patrón de documentos.... 303 ÔÔ Exportar documentos a Word................... 304 ÔÔ Ocultar diapositivas seleccionadas.......... 304 ÔÔ Crear una presentación personalizada.... 305 ÔÔ Ensayar intervalos..................................... 306 ÔÔ Ajustar el intervalo de una diapositiva individual......................................................... 307 ÔÔ Borrar intervalos........................................ 307 ÔÔ Volver a grabar una presentación completa 307 ÔÔ Volver a grabar una diapositiva individual 308 ÔÔ Configurar una presentación con diapositivas 308 ÔÔ Desplazarse a través de una presentación

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lección 4

Diseñar una presentación

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE TEMAS Y VARIANTES DE MICROSOFT POWERPOINT PowerPoint ofrece docenas de temas y variantes únicos que se pueden aplicar a las presentaciones para dar formato a las diapositivas con colores, fuentes, efectos y fondos. La Figura 4-1 muestra la pestaña Diseño con la galería de Variantes abierta, en la cual se muestra el acceso a los comandos Colores, Fuentes, Efectos y Estilos de fondo. A

Figura 4-1 La pestaña Diseño A) Temas / B) Variantes / C) El menú de la galería Variantes contiene varios submenús / D) Submenú Colores.

Utilice los temas incorporados de PowerPoint para darle a su presentación un aspecto pulido y profesional sin tener que realizar muchos ejercicios de prueba y error. Puede obtener una vista previa de un tema colocando el puntero del mouse sobre él en la galería Temas y después aplicarlo a la presentación haciendo clic en él. Una vez que haya elegido un tema, puede seleccionar una de sus variantes en la galería Variantes.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 1

Aplicar formato a las presentaciones utilizando temas y diseños

En resumen Un tema de PowerPoint incluye un conjunto de colores diseñado para trabajar en armonía, un conjunto de fuentes (una para encabezados y una para el cuerpo del texto), efectos especiales que pueden aplicarse a objetos como imágenes o formas y, con frecuencia, un fondo gráfico. El tema también controla el diseño de los marcadores de posición de cada diapositiva. Utilice un tema para aplicar rápidamente una apariencia unificada a una o más diapositivas de una presentación (o a toda la presentación). También puede modificar un tema y guardar sus cambios como un nuevo tema personalizado. Los diseños de diapositiva controlan la posición del texto y de los objetos en una diapositiva individual. Puede seleccionar un diseño para cada diapositiva de acuerdo con el contenido que necesite agregar en ella.

PowerPoint facilita ver cómo se verá un tema en sus diapositivas, ofreciéndole una Vista previa activa: cuando pasa el puntero del mouse sobre cada tema de la galería, los formatos de ese tema se muestran en la diapositiva actual. Esta función del formato elimina gran parte de las adivinanzas en el proceso de diseño; si no le gusta la apariencia de un tema, solo mueva el puntero a un tema distinto o haga clic fuera de la galería para restablecer la apariencia anterior. Cuando hace clic en un tema, lo aplica a todas las diapositivas de una presentación. También puede aplicar un tema a una sola diapositiva o a una selección de diapositivas, seleccionando las diapositivas, haciendo clic derecho en el tema y eligiendo la opción Aplicar a las diapositivas seleccionadas. Un tema se diferencia de una plantilla en que no tiene contenido de muestra, sino solo especificaciones de formato.

Aplicar un tema y una variante a una presentación En este ejercicio, aprenderá cómo seleccionar un tema de la galería Temas para reemplazar el diseño en blanco predeterminado y crear un diseño visualmente más atractivo para sus presentaciones en PowerPoint. Nuevo en PowerPoint 2013: se puede aplicar una variante después de seleccionar un tema. Las variantes están disponibles solo en los temas y plantillas nuevas que vienen con PowerPoint 2013. El cambio más evidente que lleva a cabo una variante es la aplicación de colores diferentes, pero algunas variantes también realizan otros cambios, como un fondo gráfico diferente. Puede seleccionar una variante del grupo Variantes en la pestaña Diseño.

@@ Aplicar un tema y una variante a una presentación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Se puede mostrar el nombre del tema actual en la Barra de estado si se quiere. Para hacer eso, haga clic derecho en la Barra de estado y haga clic en Tema.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Cambiar los colores del tema Si no le agradan los colores que utiliza el tema que eligió, puede cambiarlos. Una manera de hacer esto es cambiar a una variante distinta, como vio en el ejercicio anterior. También puede seleccionar un color diferente de tema o puede crear su propio color de tema. Cuando aplica un color diferente de tema, las fuentes, los gráficos de fondo y los efectos de su tema actual siguen siendo los mismos, solo cambian los colores. En este ejercicio, elegirá un color diferente de tema para una presentación. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica el tema de una presentación? 1.2.7

@@ Cambiar los colores del tema Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Para crear una apariencia única, se pueden seleccionar nuevos colores para elementos del tema en el cuadro de diálogo Nuevos colores del tema. Este cuadro de diálogo muestra la paleta de colores del tema y señala a qué elementos se aplica cada color. Un área de vista previa muestra los colores en uso; cuando se cambian los colores, la vista previa cambia para mostrar cómo se armonizan los nuevos colores. Si no le agradan las selecciones que hizo, utilice el botón Restablecer del cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema para restablecer los colores predeterminados. Puede guardar un nuevo color del tema para tenerlo disponible para utilizarlo con cualquier tema. Los colores de temas guardados se muestran en la parte superior de la galería Colores del tema en la sección Personalizar.

Cambiar las fuentes del tema Cada tema proporciona una combinación de dos fuentes que se aplican a los encabezados y al cuerpo del texto. En conjunto, estas dos fuentes se llaman fuentes del tema. Una fuente del tema puede tener dos fuentes diferentes —una para los encabezados y otra para el cuerpo del texto— o la misma fuente para ambos. En el siguiente ejercicio, seleccionará una fuente diferente del tema para una presentación.

@@ Cambiar las fuentes del tema Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint PowerPoint ofrece una amplia variedad de combinaciones de fuentes para permitirle elegir entre las fuentes serif tradicionales y las fuentes contemporáneas sans serif. Una serifa es un pequeño remate o adorno en los extremos de cada letra, como las finas líneas verticales que cuelgan de los extremos superiores de una letra T mayúscula. La palabra sans del término sans serif es la palabra latina para “sin”. Significa que la fuente no tiene ningún “remate” o adorno en los extremos de cada letra. El cuerpo del texto de este libro utiliza una fuente serif, los encabezados utilizan una fuente sans serif. La decisión que tome depende mucho del tema de su presentación y de la impresión que está intentando transmitir con sus diapositivas.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Al igual que con los colores del tema, puede seleccionar sus propias fuentes del tema y guardarlas para que estén disponibles para aplicarlas a cualquier tema. Haga clic en Crear nuevas fuentes del tema en la parte inferior de la galería Fuentes del tema, seleccione una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo del texto y después guarde la combinación con un nuevo nombre.

Aplicar un diseño diferente de diapositiva La galería de diseños de diapositivas muestra los diseños disponibles en el tema que aplicó. Si hay más de un tema en uso en la presentación (por ejemplo, si aplicó un tema diferente únicamente a diapositivas seleccionadas), la galería de diseños de diapositivas muestra los diseños disponibles para todos los temas en uso, de modo que pueda elegir y decidir entre una variedad mayor de opciones de diseño. En este ejercicio, seleccionará un diseño diferente para una diapositiva.

@@ Aplicar un diseño diferente de diapositivas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Utilice la combinación de teclas Mayús+Intro después de escribir 457 para empezar una nueva línea sin empezar un nuevo párrafo. Los diseños que se muestran en la galería de diseños de diapositivas dependen de los diseños almacenados en el Patrón de diapositivas, acerca del cual aprenderá más adelante en esta lección.

Cambiar los fondos de las diapositivas

En resumen Los temas proporcionan un fondo predeterminado para todas las diapositivas a las que se dio formato con ese tema. Para personalizar un tema o llamar la atención sobre una o más diapositivas, puede aplicar un fondo diferente.

Seleccionar un fondo del tema La galería Estilos de fondo le permite elegir desde fondos sólidos claros u oscuros hasta fondos degradados que cambian gradualmente de claro a oscuro. Los colores de fondo están determinados por el tema. Algunos estilos de fondo incluyen efectos gráficos como líneas finas o texturas que cubren todo el fondo. Utilice la galería Estilos de fondo para aplicar rápidamente un fondo diferente de color sólido o degradado basado en los colores del tema. Puede aplicar un fondo a una o más diapositivas seleccionadas o a todas las diapositivas de la presentación. En este ejercicio, seleccionará un estilo de fondo de los fondos preestablecidos proporcionados por el tema y luego los personalizará con el panel de tareas Formato de fondo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica el fondo de una diapositiva? 2.1.5

@@ Seleccionar un fondo del tema Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint 237

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota Pase el mouse sobre un estilo de fondo para ver su nombre y una vista previa en la diapositiva actual. El área de la diapositiva que considera como “fondo” puede cambiar dependiendo del tema. Por ejemplo, algunos temas tienen gráficos superpuestos en un fondo de color, de modo que su elección de color de fondo solo se verá en unos cuantos sitios. ÔÔ Otra manera Abra el panel de tareas Dar formato al fondo haciendo clic derecho en cualquier área en blanco del fondo de la diapositiva y haciendo clic después en Formato del fondo en el menú contextual. O desde la galería Estilos de fondo (utilizada en el ejercicio anterior) haciendo clic en Formato del fondo. ÔÔ Otra manera Si hubiera querido aplicar el nuevo fondo a todas las diapositivas, podría haber hecho clic en Aplicar a todo antes de cerrar el panel de tareas en el paso 12.

Insertar fecha, pie de página y número de diapositiva

Personalizar el fondo Las mismas opciones de fondo que aprendió en la Lección 3 para los cuadros de texto también se aplican a los fondos de diapositivas. Utilice el panel de tareas Dar formato al fondo para crear y modificar cualquier fondo, incluso un fondo predeterminado del tema. Puede aplicar un relleno de color sólido o degradado o seleccionar una imagen o textura para el fondo. Las opciones para cada uno de estos tipos de relleno le permiten modificar el relleno de acuerdo con sus necesidades.

@@ Personalizar el fondo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Para cualquier opción de fondo, puede aumentar la transparencia para “limpiar” el fondo de modo que no se superponga a su texto. Para un color sólido, podría incrementar su transparencia. Para un fondo de relleno degradado, puede ajustar el degradado añadiendo o eliminando colores. De manera predeterminada, un nuevo fondo de diapositiva creado en el panel de tareas Dar formato al fondo se aplica únicamente a la diapositiva actual. Haga clic en el botón Aplicar a todo para aplicar el fondo a toda la presentación. En resumen Agregar fecha, pie de página y número de diapositiva a una presentación puede ayudarlo a identificar y organizar diapositivas. En este ejercicio, aprenderá cómo aplicar estos útiles elementos a una o más diapositivas.

Insertar fecha, pie de página y número de diapositiva Un pie de página es un texto que se repite en la parte inferior de cada diapositiva de una presentación (o en cualquier otra ubicación de la diapositiva donde se localice el marcador de posición del pie de página). Utilice un pie de página para registrar el título de la diapositiva, el nombre de la compañía u otra información importante que quiera que la audiencia tenga presente cuando vea las diapositivas. En este ejercicio, aplicará pie de página, fecha y número de diapositiva a una presentación de PowerPoint.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se controla el número de página? 1.2.5 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se insertan encabezados y pies de página? 1.2.6

ÔÔ Otra manera También se puede abrir el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página haciendo clic en el botón Fecha y hora o en el botón Número de diapositiva en la pestaña Insertar en el grupo Texto.

Vincular a páginas web y otros programas

@@ Insertar fecha, pie de página y número de diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota El cuadro del marcador de posición del pie de página no siempre está en la parte inferior de la diapositiva, puede estar en cualquier lugar de la diapositiva, dependiendo del diseño. Cuando inserta una fecha, tiene dos opciones: una fecha que se actualiza automáticamente al cambiar la fecha actual cada vez que se abre la presentación o una fecha fija, que se mantiene igual hasta que decida cambiarla. Si es importante señalar cuando se crearon o presentaron las diapositivas, utilice una fecha fija. Es posible que haya notado que el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página tiene otra pestaña, la pestaña Notas y documentos para distribuir. Cuando crea usted notas, páginas y documentos para distribuir, puede especificar un encabezado que aparezca en la parte superior de cada página. Los encabezados no aparecen en pantalla en la vista Presentación con diapositivas, solo en impresiones. También puede crear pies de página en las páginas de notas y los documentos para distribuir. En resumen Puede establecer en las diapositivas hipervínculos (accesos directos en los que se puede hacer clic) que le permitan saltar a una diapositiva específica de la presentación o a un contenido externo. Los hipervínculos pueden aparecer ya sea en un texto o en un gráfico.

Agregar un hipervínculo de texto Utilice el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para establecer vínculos entre diapositivas o de las diapositivas a otras ubicaciones. (La ubicación es la página, archivo o diapositiva que se abre cuando hace usted clic en un vínculo). Si selecciona texto antes de insertar el hipervínculo, ese texto se convertirá en el vínculo en el que se puede hacer clic. Si selecciona un gráfico antes de insertar el hipervínculo, este se anexará al gráfico, de modo que al hacer clic en él, se activa el hipervínculo. En este ejercicio, creará un hipervínculo de texto. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta un hipervínculo? 3.1.3

@@ Agregar un hipervínculo de texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Se pueden crear vínculos a varios tipos de ubicaciones utilizando el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. • Seleccione Archivo o página web existente para vincular a cualquier página web o a cualquier archivo en su sistema o red. Utilice el cuadro Buscar en, el botón Explorar la Web o el botón Buscar archivos para localizar la página o archivo deseado, o escriba la dirección URL o la ruta en el cuadro Dirección. • Seleccione Lugar de este documento para mostrar una lista de las diapositivas de la presentación actual y presentaciones personalizadas. Haga clic en la diapositiva o presentación personalizada que desee que se muestre cuando se haga clic en el vínculo. • Seleccione Crear nuevo documento para crear un vínculo a un nuevo documento. Proporcione la ruta y el nombre del nuevo documento y después decida si agrega contenido al nuevo documento ahora o más adelante.

• Seleccione Dirección de correo electrónico para escribir una dirección de correo electrónico a la que desee que se dirija el vínculo. Se pueden agregar hipervínculos a una diapositiva en la vista Normal, pero los vínculos solo funcionarán en la vista Presentación con diapositivas. ÔÔ Otra manera También se puede hacer clic derecho y seleccionar Hipervínculo para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Agregar un hipervínculo gráfico Los hipervínculos pueden anexarse a gráficos de modo que cuando se haga clic en el gráfico, se ejecute el hipervínculo. En este ejercicio, convertirá un gráfico existente en un hipervínculo.

@@ Agregar un hipervínculo gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Si necesita cambiar la ubicación de un vínculo, haga clic en cualquier lugar del vínculo y luego haga clic en el botón Hipervínculo o haga clic derecho en él y haga clic en Editar hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo Editar hipervínculo, que ofrece la misma funcionalidad que el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Puede eliminar un vínculo haciendo clic derecho en el vínculo y seleccionando Eliminar hipervínculo en el menú contextual.

Agregar una acción a una diapositiva Utilice acciones para realizar tareas como saltar a una nueva diapositiva o iniciar un programa diferente. Las acciones pueden aplicarse a textos o a formas como botones de acción. Un botón de acción es una forma de la galería Formas a la que le puede asignar un hipervínculo o alguna otra acción. (Puede asignar acciones a cualquier objeto, no solo un botón de acción. Sin embargo, los botones de acción están específicamente diseñados para ese propósito). Además de permitirle establecer vínculos a diapositivas o archivos específicos, puede utilizar la configuración de acción para ejecutar un programa en particular, ejecutar una macro o realizar una acción con un objeto, como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel incrustada. También puede reproducir un sonido de una lista de sonidos predeterminados o cualquier archivo de sonido que esté en su sistema.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ÔÔ Otra manera El botón Formas también está disponible en la pestaña Inicio en el grupo Dibujo. ÔÔ Otra manera Si arrastra para dibujar el botón en lugar de hacer clic, puede hacerlo del tamaño que guste.

@@ Agregar una acción a una diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint El cuadro de diálogo Configuración de la acción tiene dos pestañas que contienen opciones idénticas. La pestaña predeterminada, Clic del mouse, ofrece acciones que ocurrirán cuando haga clic con el puntero del mouse en el elemento de acción, tal como el botón de acción que dibujó en este ejercicio. La pestaña Pasar el mouse por encima ofrece acciones que ocurrirán cuando mueva el puntero del mouse sobre el elemento de acción. Por consiguiente, es posible anexar dos acciones distintas al mismo elemento. Por ejemplo, puede especificar que un botón de acción reproduzca un sonido si coloca el puntero del mouse sobre él y que muestre una nueva diapositiva si hace clic en él.

Probar vínculos en una presentación con diapositivas Los hipervínculos y los botones de acción trabajan solo en la vista Presentación con diapositivas, así que debe ingresarlos en la vista Presentación con diapositivas para probarlos. En este ejercicio, ingresarlas en la vista Presentación con diapositivas y probará los hipervínculos. ÔÔ Otra manera También se puede ingresará a la vista Presentación con diapositivas haciendo clic en la pestaña Presentación con diapositivas y luego en el grupo Iniciar presentación con diapositivas y otra vez clic en Desde el principio.

@@ Probar vínculos en una presentación con diapositivas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Cuando se activan vínculos o acciones durante una presentación con diapositivas, el destino del vínculo o acción se muestra en la pantalla completa, tal como lo hacen las diapositivas en la presentación con diapositivas. Después de trabajar con el contenido externo, si la presentación con diapositivas no reaparece automáticamente como la aplicación activa, se puede regresar a ella seleccionándola en la Barra de tareas de Windows.

BMiniproyecto 2

Trabajar con secciones

En resumen Para organizar una presentación larga, puede crear secciones, que son divisiones que agrupan diapositivas en grupos lógicos, tal como las carpetas organizan grupos de documentos relacionados. Después, puede trabajar con las secciones en lugar de con las diapositivas por separado, mover o borrar una sección completa como un grupo.

Crear secciones Se pueden crear secciones que organizan las diapositivas para manejarlas más fácilmente. Esta organización es especialmente útil en una presentación muy larga que cubre muchos temas; cada tema puede constituir una sección. En este ejercicio, creará algunas secciones y luego las utilizará para manipular el contenido.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se insertan títulos de sección? 2.3.1

@@ Crear secciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Las secciones ofrecen una manera sencilla de seleccionar grupos de diapositivas juntas, de modo que pueda moverlas, aplicarles formato o incluso eliminarlas. Para eliminar una sección completa, haga clic derecho en el título de la sección y haga clic en Eliminar sección y diapositivas. En el ejercicio anterior, quitó una sección, pero conservó las diapositivas. Las secciones también le permiten reorganizar fácilmente grupos de diapositivas, subiendo o bajando una sección. Las secciones son invisibles para la audiencia cuando hace una presentación con diapositivas. Si desea hacer más evidente que ha organizado la presentación en secciones, es posible que quiera insertar diapositivas de resumen al principio o al final de cada sección.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE VISTA PATRÓN DE DIAPOSITIVAS DE POWERPOINT La vista Patrón de diapositivas (véase la Figura 4-2) ofrece herramientas para modificar las diapositivas maestras en las que se basan todos los diseños y formatos de la presentación actual. Puede modificar el patrón de diapositivas mismo o cualquiera de los diseños del patrón individuales subordinados a él. C

Figura 4-2 Vista Patrón de diapositivas A) Modificar el Patrón de diapositivas para cambiar todos los diseños / B) Modificar cualquiera de los diseños del patrón para afectar solo a las diapositivas que utilizan ese diseño / C) Aplicar formato a la muestra aquí.

Utilice las herramientas de la pestaña Patrón de diapositivas y la diapositiva del panel de Navegación para personalizar formatos que aplicará a todas las diapositivas de una presentación. Si hace cambios a la primera diapositiva en el panel izquierdo, los cambios se aplicarán en todas las diapositivas. Si hace clic en un diseño específico debajo de ella para cambiarlo, los cambios se aplicarán en todas las diapositivas que utilizan ese diseño. 242

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 3

Personalizar patrones de diapositivas

En resumen El patrón de diapositivas para una presentación almacena información sobre el tema, el diseño de los marcadores de posición, los caracteres de viñeta y otros formatos actuales que afectan a todas las diapositivas de una presentación. Si quiere hacer cambios de diseño que se aplicarán a muchas o a todas las diapositivas de la presentación, puede ahorrar una gran cantidad de tiempo modificando el patrón de diapositivas en lugar de aplicar los cambios en cada diapositiva. La vista Patrón de diapositivas hace fácil cambiar formatos globalmente para una presentación mostrando el patrón de diapositivas y todos los diseños disponibles en la presentación actual. Personalizar un patrón de diapositivas facilita la aplicación uniforme de los cambios en toda la presentación.

Aplicar un tema a un patrón de diapositivas Para personalizar un patrón de diapositivas, utilice la vista Patrón de diapositivas. La vista Patrón de diapositivas tiene su propia pestaña en la Cinta de opciones para proporcionar herramientas que puede utilizar para cambiar los patrones. En este ejercicio, aplicará un tema a un patrón de diapositivas para cambiar su apariencia. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica un patrón de diapositivas? 1.2.1

@@ Aplicar un tema a un patrón de diapositivas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Recuerde, puede encontrar el nombre de un diseño o tema pasando el mouse sobre él. El patrón de diapositivas, que se muestra en la parte superior del panel izquierdo, se ve como una diapositiva de Título y objetos en blanco. Para hacer un cambio al patrón, edítelo tal como editaría cualquier diapositiva utilizando herramientas de cualquiera de las pestañas de la Cinta de opciones. Por ejemplo, para cambiar la fuente del título de la diapositiva, haga clic en el título, vaya a la pestaña Inicio y utilice la lista Fuente para seleccionar una nueva fuente. Cambie los caracteres de viñeta haciendo clic en cualquiera de los nueve niveles de viñetas y después seleccione un nuevo carácter de viñeta en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas. Algunos de los cambios que se hacen al patrón de diapositivas se muestran en las diapositivas maestras de otros diseños de diapositiva. También puede hacer clic en cualquiera de estos diseños para mostrarlos en el panel de Navegación para que pueda hacer cambios a ese diseño. Cualquiera de los cambios que se hagan en estos diseños se mostrarán en las diapositivas que utilizan esos diseños. Las diapositivas maestras que se modificaron se muestran en la galería de diseños de diapositiva para estar disponibles cuando se creen nuevas diapositivas.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ÔÔ Otra manera También se puede cambiar el tamaño de un marcador de posición arrastrando una de sus controladores de selección de sus bordes, tal como se hace con cualquier otro objeto.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica un diseño existente? 1.2.3

Mover y cambiar el tamaño de los marcadores de posición Quizá ha notado que algunos diseños colocan el contenido de la diapositiva en ubicaciones distintas de las de otros diseños. Esto es porque los marcadores de posición del patrón de diapositivas están posicionados de manera distinta. Puede mover y cambiar el tamaño de los marcadores de posición en el patrón de diapositivas para crear diferentes efectos por sí mismo. Cada patrón de diapositivas tiene un conjunto de diseños del patrón que determinan el número, tipo y posición de los marcadores de posición en un tipo particular de diapositiva. En la vista Patrón de diapositivas, los diseños del patrón están debajo del Patrón de diapositivas y ligeramente con sangría en el panel izquierdo para mostrar que están subordinados a él. Cualquiera de los cambios que haga al Patrón de diapositivas se reflejarán en los diseños del patrón. En este ejercicio, cambiará el diseño de un diseño del patrón en particular.

@@ Mover y cambiar el tamaño de los marcadores de posición de un diseño del patrón Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar nuevos elementos a un patrón Agregar un nuevo elemento a un diseño, como un cuadro de texto o una gráfica, lo coloca en todas las diapositivas que utilizan ese diseño. Agregar esos elementos al Patrón de diapositivas mismo los coloca en todas las diapositivas que utilicen ese tema, independientemente del diseño. Se podría colocar el logo de la compañía en cada diapositiva, por ejemplo, o una nota sobre el copyright. En este ejercicio, agregará un aviso de copyright al Patrón de diapositivas, lo que afecta a todos los diseños del patrón subordinados a él.

@@ Agregar un nuevo elemento a un patrón Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Trabajar con imágenes de fondo Muchos de los temas de PowerPoint incluyen imágenes de fondo que mejoran la apariencia de las diapositivas. Puede ocultar estas imágenes si así lo desea para un diseño del patrón en particular o borrarlas por completo del Patrón de diapositivas. También puede agregar sus propias imágenes de fondo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agrega una imagen de fondo? 1.2.4

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@@ Trabajar con imágenes de fondo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Crear un nuevo diseño

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea un nuevo diseño? 1.2.2 88 Listo para la certificación ¿Cómo se agrega un diseño de diapositiva? 2.1.1

Si necesita crear varias diapositivas con un diseño diferente de cualquiera de los diseños predeterminados, puede crear un nuevo diseño personalizado con sus propias especificaciones. O, si quiere que algunas diapositivas utilicen una versión modificada de uno de los diseños predeterminados, pero también quiere conservar el diseño original, es posible que desee crear su propio diseño de diapositiva personalizado. En este ejercicio, creará un diseño personalizado.

@@ Crear un nuevo diseño Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Se pueden utilizar las herramientas del grupo Diseño del patrón del Patrón de diapositivas para personalizar marcadores de posición para su nuevo diseño. Puede decidir si mostrar marcadores de posición de título o de pie de página y puede utilizar el botón Insertar marcador para seleccionar uno de varios marcadores de posición estándar, como Texto, Imagen, SmartArt o Tabla. Si insertó un marcador de posición de texto, puede aplicarle formato al texto del marcador de posición para que el texto aparezca de la manera en que quiere en las diapositivas. Si no especifica ningún formato, el texto aplicará el formato especificado en el patrón de diapositivas. `` Tome nota Los diseños personalizados se almacenan en la presentación en la que fueron creados. Cuando haya terminado el diseño personalizado, utilice el botón Cambiar nombre en la pestaña Patrón de diapositivas en el grupo Editar patrón para asignarle un nombre significativo al diseño personalizado. Después, estará disponible en la galería de diseños de diapositiva en cualquier momento en que quiera agregar una diapositiva a esa presentación.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lección 5

Agregar tablas a las diapositivas

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE UNA TABLA DE POWERPOINT Las tablas están diseñadas para organizar datos en filas y columnas (véase Figura 5-1). A

Figura 5-1 Una tabla de PowerPoint y la pestaña Herramientas de tabla en la Cinta de opciones. A) Pestaña Herramientas de tabla / B) Columna / C) Fila/ D) Celda.

La pestaña Diseño de las Herramientas de tabla, mostrada arriba, y la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla proporcionan herramientas para modificar y aplicar formato a una tabla. Estas pestañas se activan solo cuando se selecciona una tabla.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 1

Crear tablas

En resumen Cuando desee organizar datos complejos en una diapositiva, utilice una tabla. Una tabla es una cuadrícula en la cual puede escribirse texto en celdas individuales, que son las intersecciones de una columna y una fila. La estructura de columnas y filas de la tabla hace sencillo entender los datos. Si requiere organizar datos numéricos que puedan usarse en cálculos, puede insertar una hoja de cálculo de Excel directamente en la diapositiva y usar las herramientas de Excel para trabajar con los datos.

Insertar una tabla PowerPoint ha automatizado el proceso de crear una tabla de modo que simplemente tiene que especificar el número de columnas y filas y después introducir los datos para lograr un resultado profesional. PowerPoint ofrece varias maneras de insertar una tabla. La más simple es hacer clic en el icono Insertar tabla en cualquier marcador de contenido. También puede insertar una tabla con el botón Tabla en la pestaña Insertar. En este ejercicio, creará tablas utilizando ambos métodos. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una nueva tabla? 3.2.1

ÔÔ Otra manera Se puede abrir el cuadro de diálogo Insertar tabla haciendo clic en la flecha desplegable Tabla en la pestaña Insertar en el grupo Tablas y después hacer clic en Insertar tabla.

@@ Insertar una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint De manera predeterminada, PowerPoint cambia el tamaño de una nueva tabla para cubrir el ancho del marcador de posición de objetos. Si solo tiene unas cuantas columnas, es posible que la tabla le parezca algo espaciosa. Más adelante en esta lección aprenderá cómo ajustar el ancho de la columna y la altura de las filas para que se ajusten más adecuadamente a los datos que introdujo. Si necesita cambiar la posición de una tabla en una diapositiva, puede hacerlo simplemente arrastrando el marco exterior, igual que como lo hace con cualquier otro objeto en la diapositiva. Puede cambiar el tamaño de toda la tabla colocando el puntero del mouse sobre alguna de las esquinas de su marco, de modo que el puntero se convierte en una flecha de doble punta y arrastrándolo hacia adentro o hacia afuera. Arrastrar las esquinas del marco de una tabla cambia proporcionalmente el tamaño de todas las filas y columnas.

Dibujar una tabla Dibujar una tabla le permite crearla con diferentes tamaños de filas y columnas y con diferentes números de filas por columna (o columnas por fila). En este ejercicio dibujará una tabla.

@@ Dibujar una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota Arrastre para dibujar las líneas empezando ligeramente dentro del borde en lugar de hacerlo sobre el filo del borde. Si inicia arrastrando demasiado cerca del borde, PowerPoint crea el marco de una nueva tabla que se agrega a la tabla existente. Dibujar una tabla resulta útil cuando requiere una tabla que contenga números diferentes de filas o columnas en distintos lugares como vio en el ejercicio anterior. También se puede dibujar una tabla para crear filas y columnas de diferentes alturas y anchos. Más adelante en esta lección aprenderá como cambiar el tamaño, combinar o dividir filas y columnas de la tabla para crear la misma clase de efectos después de la creación de la tabla inicial.

Importar tablas de fuentes externas

En resumen Microsoft Office 2013 permite una gran integración entre sus programas. Si necesita mostrar datos numéricos en una diapositiva, por ejemplo, puede insertar una hoja de cálculo de Excel directamente en la diapositiva y usarla para manipular los datos como si estuviera en Excel.

Utilizar una hoja de cálculo de Excel en PowerPoint Si necesita mostrar datos numéricos en una diapositiva de PowerPoint, puede insertar una hoja de cálculo de Excel directamente en la diapositiva y utilizarla para manipular los datos tal como si estuviera en Excel. Insertar una hoja de cálculo de Excel (una hoja de cálculo de un libro de trabajo de Excel) le da acceso a todas las herramientas de manipulación y aplicación de formato de datos de Excel. Si quiere mostrar datos de Excel en una diapositiva y aún no ha creado la hoja de cálculo, tiene sentido crearla directamente en la diapositiva de PowerPoint. Una hoja de cálculo que se inserta de esta manera se incrusta en la diapositiva, se guarda junto con la presentación de PowerPoint pero puede editarse utilizando las herramientas de su aplicación de origen: Excel. Cuando inserta una hoja de cálculo utilizando el comando Hoja de cálculo de Excel, esta consistirá de solo cuatro celdas visibles. Arrastre el controlador de tamaño inferior o lateral (o el controlador de la esquina inferior derecha) para mostrar más celdas. Cuando haya terminado de insertar los datos, utilice estos controladores para ajustar el borde a fin de ocultar las celdas vacías que, de otro modo, se mostrarían en su diapositiva de PowerPoint. También puede cambiar el tamaño de una hoja de cálculo haciendo clic una vez en ella para mostrar el borde grueso azul claro del contenedor, y luego arrastrar el borde inferior, lateral o una esquina del marcador de posición. Esta acción aumenta o reduce el objeto en sí; sin embargo, no cambia el tamaño de la fuente de los datos incrustados, aun cuando el texto pueda verse más grande. Se puede editar una hoja de cálculo incrustada en cualquier momento haciendo doble clic en el objeto hoja de cálculo para abrirlo en Excel. Puede eliminar el objeto haciendo clic una vez en él para mostrar el borde grueso azul claro del contenedor y luego presionar la tecla Supr. En este ejercicio, insertará una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint. En cierta manera, la hoja de cálculo es como una tabla, pero también tiene sus diferencias. Verá las diferencias mientras trabaja en el ejercicio.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se importan tablas de fuentes externas? 3.2.4

@@ Insertar una hoja de cálculo de Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Cuando se abre una hoja de cálculo de Excel en la diapositiva, en realidad está trabajando en Excel. Para regresar a PowerPoint, haga clic fuera de la hoja de cálculo.

`` Tome nota Se sabe que una hoja de cálculo de Excel está abierta y lista para editarse en Excel cuando presenta el borde grueso sombreado. Si ya ha creado una hoja de cálculo en Excel y desea utilizar los datos en una diapositiva, tiene varias opciones adicionales para moverla de Excel a PowerPoint: • Seleccione los datos en Excel, cópielos en el Portapapeles y péguelos en la diapositiva de PowerPoint. Esta acción pega los datos de Excel como una tabla de PowerPoint que no puede editarse en Excel, pero puede modificarse como cualquier otra tabla de PowerPoint. Esta acción también funciona para tablas de Word, así como datos de otras aplicaciones. • Seleccione los datos en Excel, cópielos al Portapapeles, haga clic en la flecha desplegable del botón Pegar en PowerPoint y seleccione Pegado especial. En el cuadro de diálogo de Pegado especial. Seleccione pegar los datos como Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Los datos se incrustan entonces en la diapositiva igual que cuando utilizó el comando Hoja de cálculo de Excel. • Seleccione los datos en Excel, cópielos al Portapapeles y abra el cuadro de diálogo Pegado especial en PowerPoint. Seleccione pegar y vincular datos como Objeto Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Los datos quedan vinculados a la hoja de cálculo de Excel, de manera que, si hace un cambio en la hoja de cálculo de Excel, los datos en la diapositiva muestran el mismo cambio. • Haga clic en el botón Objeto de la pestaña Insertar para abrir el cuadro de diálogo Insertar objeto. Aquí puede escoger entre abrir un nuevo archivo de hoja de cálculo o navegar hasta un archivo existente y pegarlo en la diapositiva, vinculándolo o no. `` Tome nota El cuadro de diálogo Insertar objeto le permite crear varios objetos además de hojas de trabajo. Puede crear gráficos de Excel, gráficos, documentos de Word de varias versiones e incluso archivos de sonido. Puede utilizar el mismo procedimiento para copiar gráficos de Excel a diapositivas. Si simplemente pega un gráfico de Excel en una diapositiva, puede aplicarle formato utilizando las mismas herramientas que usa para trabajar con un gráfico de PowerPoint.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Modificar el diseño de una tabla

En resumen Con frecuencia es necesario modificar el diseño mientras trabaja con una tabla. Por ejemplo, es posible que necesite agregar o eliminar filas o columnas, mover datos en la tabla, ajustar el ancho de las columnas, o combinar o dividir celdas.

Agregar filas y columnas Una de las razones más comunes para cambiar la estructura de una tabla es agregar o eliminar datos de la tabla. En este ejercicio aprenderá que se pueden insertar fácilmente filas y columnas en las tablas de PowerPoint para mantener la exactitud de los datos y actualizarlos. En el siguiente ejercicio, agregará una fila y una columna a una tabla. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica el número de filas y columnas? 3.2.2

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic derecho en una celda, hacer clic en la flecha desplegable de Insertar en el menú contextual, y luego hacer clic en una opción para insertar celdas arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha.

@@ Agregar una fila y una columna Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Para agregar una nueva fila al final de la tabla, simplemente muévase a la última celda de la tabla (en la parte inferior derecha) y presione la tecla Tab. Por otra parte, las herramientas del grupo Filas y columnas en la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla hace muy fácil insertar nuevas filas y columnas exactamente donde las desea colocar en la tabla. Haga clic en una celda cerca de donde desea agregar la fila o columna y después haga clic en el botón correspondiente en la pestaña.

Eliminar filas o columnas ÔÔ Otra manera También se puede presionar Ctrl+Z para deshacer.

Cuando elimina filas y columnas, la tabla automáticamente cambia su tamaño para corresponder a la eliminación de los datos. Note, sin embargo, que las columnas no cambian su tamaño automáticamente para llenar el área ocupada anteriormente por una columna. Después de eliminar columnas, es posible que necesite modificar el tamaño de las columnas restantes en la tabla para ajustar el espacio. Aprenderá cómo cambiar el tamaño más adelante en esta lección. En este ejercicio, usted eliminará una columna y una fila.

@@ Eliminar filas o columnas ÔÔ Otra manera También puede hacer clic en la columna del extremo derecho y después, en la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla, hacer clic en Seleccionar y hacer clic en Seleccionar columna. ÔÔ Otra manera Si lo prefiere, puede utilizar los comandos de Cortar y Pegar de la pestaña Inicio para cortar y pegar o hacer clic derecho y seleccionar los comandos Cortar o Pegar en el menú contextual.

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Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Mover filas y columnas Mueva filas y columnas cuando necesite reorganizar los datos. Puede utilizar arrastrar y soltar o los comandos Cortar y Pegar para mover los datos de una fila o columna a una nueva fila o columna en blanco. En este ejercicio, insertará una nueva columna y luego moverá contenido a ella.

@@ Mover una columna Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Mover filas y columnas en PowerPoint es similar a mover filas y columnas en un programa de hojas de trabajo como Excel: debe asegurarse de tener una fila o columna en blanco en el cual insertar los nuevos datos. Si usted simplemente arrastra una fila o columna a una nueva ubicación, sobrescribirá los datos existentes en esa ubicación.

Cambiar el tamaño y distribuir filas y columnas Pueden cambiarse fácilmente la altura de las filas y el ancho de las columnas arrastrando o haciendo doble clic en los bordes de la celda. Ajuste el ancho de las columnas o la altura de las filas para eliminar el espacio no utilizado o aumentar el espacio para hacer que el texto de la tabla sea más legible. Arrastrar le permite ajustar “a simple vista” el ancho de las columnas y el alto de las filas de manera que se vean atractivos en la diapositiva. Hacer doble clic en la barra de división entre columnas le permite inmediatamente ajustar el ancho de la columna a la línea más larga. Sin embargo, hacer doble clic no ajusta la altura de las filas. Para cambiar el tamaño de una fila que debe aumentarse, arrastre su borde inferior. Para hacer que todas las filas y columnas tengan el mismo ancho, puede usar los botones Distribuir filas o Distribuir columnas. En este ejercicio, cambiará el tamaño de filas y columnas de dos maneras distintas y distribuirá uniformemente los anchos de las columnas.

@@ Cambiar el tamaño y distribuir filas y columnas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Hacer doble clic en el borde de una columna ajusta el ancho de la columna para que pueda contener la entrada más larga de la columna.

`` Tome nota Establecer el ancho en el grupo Tamaño de tabla controla el ancho de toda la tabla; establecer el ancho en el grupo Tamaño de celda controla solo el ancho de la columna en la cual está la celda activa. La celda activa es la que contiene el punto de inserción. No tiene que seleccionar toda la columna o fila para modificar el tamaño de todas las celdas de esa columna o fila. Si hace clic en cualquier celda y cambia el tamaño de una fila o columna, todas las celdas de esa fila o columna se ajustarán al mismo tiempo. Si el espacio en una tabla es demasiado estrecho, puede introducir más texto en las columnas y filas ajustando los márgenes de las celdas. El botón de Márgenes de celda del grupo Alineación en la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla le permite elegir entre cuatro diferentes opciones de margen de la celda que van desde Ninguna hasta Ancha, o crear márgenes personalizados.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Combinar y dividir celdas de una tabla

ÔÔ Otra manera Para combinar o dividir rápidamente, haga clic derecho en la celda o celdas seleccionadas y haga clic en Combinar o Dividir en el menú contextual.

Las funciones combinar y dividir le permiten ajustar cómo se adapta el contenido en las celdas de la tabla y modificar la estructura de la tabla sin aumentar o reducir el ancho total. Al combinar celdas, puede colocar contenido de manera que se expanda en más de una columna o fila. Cuando se combinan dos celdas, se retiene todo el contenido y se inserta un salto de párrafo entre el contenido. Utilice la función dividir cuando quiera dividir una sola fila o columna para acomodar entradas adicionales sin modificar las celdas restantes de la tabla. Cuando divide una celda que tiene contenido, este va a la celda de la extrema izquierda o a la celda superior; puede decidir mover parte o todo el contenido a la(s) nueva(s) celda(s) en blanco después de la división. Las funciones combinar y dividir pueden modificar la estructura interna de una tabla sin que se incremente o reduzca el ancho total. En este ejercicio practicará cómo combinar y dividir celdas de una tabla.

@@ Combinar y dividir celdas de una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint También puede dividir columnas o filas dibujando líneas adicionales con la opción Dibujar tabla, como lo hizo al inicio de esta lección. Puede usar la herramienta Borrador en la pestaña Diseño de Herramientas de tabla para combinar celdas borrando la línea divisora entre ellas.

BMiniproyecto 2

Aplicar formato a las tablas

En resumen PowerPoint proporciona formatos predeterminados para todas las tablas nuevas de modo que tengan una apariencia atractiva. Sin embargo, es posible que desee modificar el formato porque no le gustan los colores preestablecidos o porque desea una apariencia distinta. Utilice las herramientas de Diseño y Presentación de las Herramientas de tabla para aplicar nuevas opciones de formato.

Cambiar la alineación y orientación del texto en la tabla El texto puede alinearse tanto vertical como horizontalmente en una celda. También puede cambiar la orientación del texto (girar) para crear un interés visual. Utilice las mismas herramientas para alinear contenido horizontalmente en una celda de tabla que las que utiliza para alinear texto en un marcador de posición. El cambio de alineación en las celdas de una tabla puede aumentar la legibilidad, así como hacer más atractiva la tabla. Las opciones de alineación vertical controlan cómo aparece el contenido desde la parte superior hasta la parte inferior de la celda. La opción predeterminada es la alineación en la parte superior, pero los encabezados de las columnas algunas veces se ven mejor centrados verticalmente en las celdas de la tabla. Cuando los encabezados de las columnas tienen un número diferente de líneas, el procedimiento estándar es alinear todos los encabezados en la parte superior.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Utilice las opciones del menú Dirección de texto de la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla para cambiar la orientación del texto y obtener un efecto especial. Por ejemplo, el texto vertical o el texto que se lee de abajo hacia arriba forma un encabezado de una sola columna. En este ejercicio, cambiará la dirección del texto y la alineación en las celdas de una tabla.

@@ Alinear y orientar texto en una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

ÔÔ Otra manera Los botones para la alineación horizontal también aparecen en la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla.

`` Tome nota Cuando mueve el puntero del mouse en forma de I sobre un texto girado o apilado, su orientación cambia para ajustarse a la orientación del texto.

Aplicar un estilo a una tabla De manera predeterminada, las tablas de PowerPoint tienen un formato de Estilo rápido basado en los colores del tema actual. Puede elegir otro estilo de tabla para cambiar los formatos de color y sombreado. En este ejercicio, aplicará un estilo a una tabla. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se puede aplicar un estilo a una tabla? 3.2.3

@@ Aplicar un estilo a una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Los colores disponibles para los formatos de los Estilos de tabla están controlados por el tema. Si aplica un Estilo rápido y luego cambia el tema, los colores del Estilo de tabla se ajustan a los del nuevo tema. En ocasiones puede querer eliminar todo el formato de la tabla para presentar los datos en una cuadrícula sencilla sin colores de sombreado ni de bordes. Puede eliminar el formato haciendo clic en Borrar tabla en la parte inferior de la galería de Estilos de tabla. Una vez que haya borrado los formatos, puede volver a aplicarlos seleccionando cualquier Estilo de tabla.

Activar o desactivar las opciones de estilo de tabla Las opciones del grupo Opciones de estilo de tabla en la pestaña Diseño de las Herramientas de tabla le permiten ajustar qué parte de la tabla recibe un énfasis especial. Si, por ejemplo, su tabla tiene una fila que muestra los totales de cálculos, la opción Fila de totales aplica color a esa fila para que resalte. Puede utilizar cualquier número de estas opciones en una sola tabla o puede eliminar la selección de todas para conseguir un efecto más plano. Tenga presente que a veces existe una línea muy fina entre el énfasis efectivo y la confusión visual que puede resultar del exceso de énfasis. En este ejercicio, modificará los formatos aplicados a una tabla por un Estilo de tabla, activando y desactivando ciertas opciones.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Activar o desactivar las opciones de estilo de tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

BMiniproyecto 3 Agregar sombreado a las celdas Si no le gustan las opciones de Estilos de tabla o quiere tener más control sobre la aplicación de formatos, utilice las opciones de la pestaña Diseño de las Herramientas de tabla para crear rellenos sombreados, estilos de borde y efectos. Utilice el botón Sombreado para mostrar una paleta de colores con los colores del tema actual. También puede seleccionar un color de la paleta de Colores estándar o del cuadro de diálogo Colores, o elija una imagen, un degradado o relleno de textura. En este ejercicio, aprenderá a utilizar el botón Sombreado en la pestaña Diseño de las Herramientas de tabla para seleccionar su propia opción de relleno para las celdas de la tabla. En este ejercicio añadirá sombreado a las celdas

@@ Agregar sombreado a las celdas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint El menú Sombreado también ofrece la opción de Fondo de tabla. Puede utilizar este comando para insertar un color o una imagen para rellenar las celdas de una tabla. Aprenderá más adelante en esta lección cómo insertar imágenes como fondo. Tenga cuidado cuando aplique imágenes o rellenos de textura a una tabla completa. Su texto debe permanecer legible, así que seleccione un fondo claro, ajuste la transparencia si es necesario, o prepárese para convertir el texto a negritas.

Agregar bordes a las celdas de una tabla El menú Bordes le permite aplicar rápidamente bordes a todos los lados de las celdas seleccionadas o a un lado específico de una celda, ofreciéndole una gran flexibilidad al aplicar formatos a las celdas de una tabla. También puede eliminar todos los bordes de una celda o celdas seleccionadas eligiendo la opción Sin bordes. Después de haber seleccionado una opción de bordes, esta se muestra en el botón. Puede volver a aplicar fácilmente esa opción de borde simplemente haciendo clic en el botón. En este ejercicio agregará bordes a las celdas de la tabla.

@@ Agregar bordes a las celdas de una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota El botón Sombreado también muestra el último color de sombreado que eligió para volver a aplicar el mismo color. Note que también puede escoger bordes diagonales en el menú Bordes. Utilice un borde diagonal para dividir una celda de modo que pueda insertar dos valores en ella, uno en el lado izquierdo de la celda y el otro a la derecha, en el otro lado del borde diagonal. `` Tome nota Para insertar dos valores en una celda, establezca la alineación izquierda e introduzca el primer valor, luego presione Ctrl+Tab o utilice la barra espaciadora para moverse a la otra mitad de la celda para escribir el segundo valor.

Agregar efectos especiales a una tabla El grupo Estilos de tabla contiene un botón Efectos que le permite aplicar efectos especiales seleccionados. Utilizando el menú Efectos, puede aplicar efectos de bisel, sombra y reflexión a una tabla. Los biseles solo se pueden aplicar a celdas individuales o a una selección de celdas, en cambio, las sombras y reflexiones se aplican a toda la tabla.

@@ Agregar efectos especiales a una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar una imagen a una tabla Una imagen puede servir como fondo de una o más celdas de una tabla. La imagen no es el contenido de la celda, sino más bien un relleno de fondo, tal como lo sería un relleno de color. El texto de la celda aparece encima del relleno del fondo. En este ejercicio, aprenderá como agregar una imagen detrás del texto en algunas celdas de la tabla.

@@ Agregar una imagen a una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Anteriormente aprendió que puede seleccionar una imagen como fondo utilizando el comando Fondo de tabla en el menú Sombreado. Utilice esta opción si la imagen que desea utilizar ya tiene un formato que no saturará el texto de la tabla. Para tener un mayor control sobre la imagen que se utilizará como fondo de una tabla, insértela utilizando el panel de tareas Formato de forma, como lo hizo en este ejercicio. Puede insertar una imagen en una sola celda o en varias celdas seleccionadas, haciendo clic derecho en la celda seleccionada y escogiendo la opción Formato de forma. O puede insertar la imagen en todas las celdas, haciendo clic derecho en el marco del contenedor de la tabla y seleccionando después la opción Formato de forma. Las opciones de mosaico en el panel de tareas le permiten

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ajustar la manera en que se mostrarán los mosaicos en la tabla. Si no elige la opción mosaicos, aparecerá una copia de la imagen en cada celda de la tabla. El deslizador de Transparencia le permite hacer más tenue la imagen para que sea apropiada para el fondo. Las imágenes se pueden utilizar en otras cosas además que como efectos de fondo en tablas. También puede insertar una imagen como contenido de una tabla. Para hacer esto, haga clic en la celda y utilice el comando Imagen del menú Sombreado. La imagen que seleccionó, automáticamente cambia de tamaño para ajustarse en la celda seleccionada de la tabla.

Organizar una forma y una tabla PowerPoint le permite apilar un objeto encima de otro y después organizarlos para controlar cuál de ellos estará en la parte superior de la pila. Cualquiera de las áreas transparentes del objeto que se encuentren en la parte superior mostrarán el objeto que se encuentra debajo de este. En este ejercicio organizará una forma con una tabla, de modo que la forma sirva como un marco decorativo.

@@ Organizar una forma y una tabla Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lección 6

Utilizar gráficos en una presentación

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE UN GRÁFICO DE POWERPOINT Los gráficos pueden ayudar a su audiencia a entender las relaciones entre valores numéricos. La Figura 6-1 muestra un ejemplo de gráfico de PowerPoint con algunos componentes estándar del gráfico señalados.

Figura 6-1 Componentes de un gráfico A) Etiquetas del eje vertical / B) Punto de datos / C) Etiquetas del eje horizontal / D) Series de datos / E) Leyenda.

Un gráfico puede comparar varias series de datos (véase la Figura 6-1), donde cada serie está representada por un color o patrón diferente. Una leyenda explica lo que representa cada color. Las etiquetas de categoría del eje explican lo que representa la agrupación de barras (en el eje horizontal) y las etiquetas del eje vertical explican el significado de los valores numéricos (en el eje vertical). Los elementos opcionales que se encuentran detrás del gráfico, como las líneas de cuadrícula, ayudan a que la gráfica sea más legible.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 1

Crear gráficos

En resumen Los gráficos son representaciones visuales de datos numéricos. Los componentes de los gráficos, como columnas, barras, líneas o sectores circulares, hacen que sea fácil la comprensión de tendencias o comparar valores. Una vez que ha creado un gráfico en PowerPoint, puede modificar fácilmente los datos en los que se basa el gráfico, seleccionar un tipo diferente de gráfico para mostrar los datos, cambiar el diseño del gráfico y modificar sus formatos.

ÔÔ Otra manera Para insertar un gráfico en una diapositiva que no tiene un marcador de posición de objetos, haga clic en el botón Gráfico en la pestaña Insertar.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se insertan gráficos? 3.3.2

Insertar un gráfico desde un marcador de posición de objetos Excel se abre cuando se crea un gráfico en PowerPoint, y es en Excel donde se introducen los datos que quiere trazar en el gráfico. Después, cuando regresa a PowerPoint, el gráfico aparece con los datos representados en él. Al igual que con las tablas y otros objetos como diagramas e imágenes, la manera más sencilla de insertar un gráfico es hacer clic en el icono Insertar gráfico en cualquier marcador de posición de objetos. PowerPoint lo guía en el resto del camino para completar el gráfico. En el siguiente ejercicio, colocará un gráfico en una diapositiva, utilizando un marcador de posición de objetos.

@@ Insertar un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Como vio en el ejercicio anterior, se abre una ventana con una hoja de cálculo que le permite insertar los datos que crean el gráfico. Puede modificar los datos de la hoja de cálculo en cualquier momento que lo desee, haciendo clic en el botón Modificar datos en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos de PowerPoint (que aparece cuando se selecciona un gráfico). Cuando hace clic en Modificar datos en el grupo Datos, aparece un menú que le ofrece modificar los datos en PowerPoint (Modificar datos) o en Excel (Editar datos en Excel 2013). Si quiere utilizar datos de un libro de trabajo existente de Excel, abra el libro de trabajo y utilice las funciones Copiar y Pegar para transferir los datos a la hoja creada para los datos del gráfico. Ajuste el contorno del rango según se requiera. Cada tipo de gráfico de PowerPoint está diseñado para presentar un tipo específico de datos. Cuando crea usted un gráfico, debe seleccionar el tipo de gráfico que mejor muestre sus datos. Algunos de los tipos de gráfico más comúnmente utilizados se describen a continuación: • Gráficos de columnas: los gráficos de columnas se utilizan por lo general para mostrar cambios de datos durante un periodo de tiempo o para comparar elementos. Las categorías (como Trimestre I o 2014) se muestran en el eje horizontal (el eje X), y los valores se muestran en el eje vertical (el eje Y). • Gráficos de barras: los gráficos de barras se utilizan con frecuencia para comparar elementos individuales. Son especialmente útiles cuando los valores representan duraciones. Las categorías se muestran en el eje vertical y los valores en el eje horizontal.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

• Gráficos de líneas: los gráficos de líneas se utilizan mejor para mostrar valores en el tiempo o tendencias en los datos. Las categorías son, por lo general, elementos equidistantes, como meses o años y se muestran en el eje horizontal. • Gráficos circulares: los gráficos circulares se utilizan para mostrar la relación de una categoría individual respecto a la suma de todas las categorías. Los datos para un gráfico circular constituyen una sola columna o fila de datos en la hoja de trabajo. • Gráficos de área: los gráficos de área se utilizan para mostrar la cantidad de cambio en el tiempo, así como el valor total en toda una tendencia. Al igual que el gráfico circular, un gráfico de área puede mostrar la relación de una categoría individual respecto a la suma de todos los valores. Puede aprender más sobre los tipos y subtipos de gráficos y cómo está diseñado su uso consultando los archivos de Ayuda de PowerPoint.

Importar un gráfico desde Excel Puede crear el gráfico en Excel y luego copiar el gráfico terminado en PowerPoint utilizando el Portapapeles. Las herramientas para graficar de Excel son casi idénticas a las de PowerPoint, así que no hay mucha razón para crear el gráfico primero en Excel, pero si el gráfico ya existe en Excel, copiarlo a PowerPoint puede ahorrarle algún tiempo.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se importan gráficos de fuentes externas? 3.3.6

@@ Importar un gráfico de Excel Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Mover y cambiar el tamaño de un gráfico Además de mover los elementos individuales dentro de un gráfico, también puede mover y modificar el tamaño del gráfico. Las áreas punteadas del contorno del gráfico son controladores de tamaño. Puede modificar el tamaño de cualquier objeto arrastrando el controlador de un lado o de una esquina de su contenedor. Observe que si arrastra el controlador de un lado, puede “estirar” el contenedor y distorsionar sus objetos. Mantenga oprimida la tecla Mayús para conservar la relación alto-ancho (la relación de aspecto). Puede mover cualquier objeto, incluido un gráfico, arrastrándolo por su contorno. Cuando vea el puntero de cuatro puntas, solo haga clic y arrastre. En este ejercicio, modificará el tamaño de un gráfico y lo moverá.

@@ Mover y cambiar el tamaño de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota De manera opcional, puede mantener oprimida la tecla Mayús mientras cambia el tamaño para conservar la proporción de aspecto.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Modificar el tipo y los datos de un gráfico

En resumen No es poco frecuente tener que modificar un gráfico después de haberlo creado. Puede cambiar los datos en los que se basa el gráfico en cualquier momento o cambiar la manera en que se trazan esos datos. También puede agregar o eliminar elementos del gráfico como desee para personalizar su gráfico.

Seleccionar un tipo de gráfico diferente Después de crear un gráfico, puede decidir cambiar su tipo y/o su diseño. Si decide que el tipo de gráfico que eligió no muestra los datos de la manera que usted desea, puede seleccionar un tipo o subtipo de gráfico diferente. Los diferentes tipos de gráficos muestran las series de datos de diferente manera. Una serie de datos consiste en todos los puntos de datos para una categoría particular, como por ejemplo todos los puntos para los valores para cada temporada de 2014. Un punto de dato, llamado a veces marcador de datos, es un punto de una serie. El tipo de gráfico predeterminado es un gráfico de columnas. En este ejercicio, cambiará el tipo de un gráfico. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica el tipo de gráfico? 3.3.3

ÔÔ Otra manera También puede utilizar una manera abreviada para cambiar el tipo de gráfico. Haga clic derecho casi en cualquier lugar del gráfico y luego haga clic en Cambiar tipo de gráfico en el menú contextual.

@@ Seleccionar un tipo de gráfico diferente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Puede cambiar cualquier tipo de gráfico a cualquier otro tipo, pero el resultado puede no ser siempre el que esperaba y es posible que pierda algunos datos. Por ejemplo, cuando cambia de cualquier gráfico de varias series (como uno de barra agrupada o de línea) a un gráfico circular, solo la primera serie de datos aparece en el gráfico, ya que un gráfico circular solo puede mostrar un conjunto de datos. Si aplica un tipo de gráfico que no muestra los datos como usted desea, utilice la función Deshacer para revertir el cambio y luego intente otro tipo de gráfico.

MM Resolución de problemas

Cambiar de un tipo de gráfico 2D a un tipo 3D puede producir resultados inesperados. Para algunos tipos de gráfico, PowerPoint puede mostrar el nuevo tipo de gráfico en una vista de perspectiva girada que podría no gustarle. Es mejor que cuando cree el gráfico original decida si quiere utilizar 2D o 3D y luego apegarse a esas dimensiones cuando haga cualquier cambio de tipo de gráfico.

BMiniproyecto 2 Editar los datos de un gráfico Los datos de un gráfico se mantienen “presentes”, mientras el gráfico se conserve en la diapositiva. Puede reabrir la hoja de cálculo del gráfico en cualquier momento para ajustar los datos. Los cambios que haga en la hoja de cálculo de los datos del gráfico se reflejan de inmediato en el gráfico de PowerPoint. Utilice el botón Modificar datos para reactivar la hoja de datos en Excel y haga ahí sus cambios. También puede utilizar Cambiar entre filas y columnas para trazar los datos en diferentes ejes. 260

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Antes de que pueda editar los datos del gráfico, debe seleccionarlo. Para seleccionar una celda individual en la hoja de datos, haga clic en esa celda. Para seleccionar rangos de celdas, arrastre sobre ellas o haga clic en el encabezado de una columna o fila para seleccionar toda la fila o columna. En el siguiente ejercicio, practicará la edición de los datos de un gráfico, incluida la selección de celdas individuales y de columnas enteras.

@@ Editar los datos de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint La función Cambiar entre filas y columnas puede ser muy útil para ajustar la manera en que aparecen los datos en un gráfico. En esencia, las entradas de leyendas y las etiquetas del eje horizontal intercambian lugares. Si observa que su gráfico no parece mostrar los datos como usted quiere, trate de intercambiar filas y columnas para tener una perspectiva diferente de los datos.

Modificar los elementos del gráfico

En resumen Los elementos del gráfico son partes opcionales de un gráfico, como la leyenda, el título, las etiquetas de datos, la tabla de datos, los ejes, las etiquetas de los ejes, y demás. Puede aplicar Diseños rápidos que aplican combinaciones de estos elementos y puede activar o desactivar cada tipo de elemento individualmente y aplicarle diferentes opciones.

Aplicar y modificar un diseño rápido PowerPoint ofrece varios diseños de gráficos con formatos previos que puede aplicar rápidamente para modificar el diseño predeterminado. Estos diseños pueden ajustar la posición de las características, como la leyenda, o agregar elementos de gráficos como títulos y etiquetas de datos. En este ejercicio, seleccionará un diseño de gráfico diferente. Los gráficos de PowerPoint pueden personalizarse en una amplia variedad de maneras agregando y eliminando elementos del gráfico, como título, etiquetas y líneas de cuadrícula. Si no quiere perder tiempo agregando elementos, los diseños rápidos de PowerPoint pueden proporcionarle algunas opciones de apariencia estándar para elegir. Aprenderá cómo agregar elementos usted mismo más tarde en esta lección.

@@ Aplicar y modificar un diseño rápido Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Las vistas miniatura de la galería Diseños de gráficos muestran en miniatura el diseño y los elementos nuevos del gráfico.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Trabajar con una leyenda Como aprendió anteriormente en esta lección, una leyenda es una clave que dice lo que cada color o patrón del gráfico representa. Hay muchas opciones disponibles para agregar, posicionar y personalizar leyendas. Una leyenda es un elemento de gráfico muy importante, porque sin él, la audiencia no tiene manera de saber lo que representa cada barra, punto, línea o sector circular coloreados. En este ejercicio, practicará cómo agregar, modificar y mover una leyenda. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agregan leyendas a los gráficos? 3.3.4

@@ Trabajar con una leyenda Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar y eliminar otros elementos de un gráfico Los elementos como las etiquetas de los ejes, el título de un gráfico y las etiquetas de datos hacen que su gráfico sea más informativo. Utilice las herramientas de la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos para activar o desactivar elementos o ajustar la configuración de un elemento en particular. Los controles para estos elementos son muy similares a los controles de la leyenda que aprendió en el ejercicio anterior. Como vio en el ejercicio anterior, la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos tiene un botón Agregar elemento de gráfico que abre un sistema de menús para controlar elementos de gráfico de muchos tipos diferentes. Cada tipo de ese menú abre un submenú que incluye varias opciones básicas (inclusive Ninguno) más un comando Más, que abre un panel de tareas para controlar ese elemento. Puede eliminar elementos de un gráfico seleccionando Ninguno de su submenú o, en algunos casos, simplemente haciendo clic en el elemento para seleccionarlo y después presionar la tecla Supr. En este ejercicio, practicará cómo agregar y eliminar elementos de gráfico. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifican los parámetros de un gráfico? 3.3.5

@@ Agregar y eliminar elementos de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Aplicar elementos como el título de un gráfico o los títulos de los ejes por lo general reduce el tamaño del área de trazado y de los marcadores de datos. Puede compensar este ajuste cambiando el tamaño del gráfico como lo hizo en el paso 38 y/o reduciendo el tamaño de fuente de las etiquetas y títulos de los ejes, como aprenderá más adelante en esta lección.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 3

Aplicar formato a un gráfico

En resumen Una vez que tiene datos finales y ha agregado los elementos que desea incluir en el gráfico, puede hacer ajustes finales al tamaño y posición del gráfico y sus elementos, y aplicar un formato final. Utilice las herramientas de la pestaña Formato de las Herramientas de gráficos para aplicar formato a cualquier parte de un gráfico, incluida toda el área del gráfico, los marcadores de series de datos, la leyenda y las etiquetas y títulos del gráfico.

Aplicar estilos de gráfico Los estilos de gráfico proporcionan formato instantáneo para cambiar la apariencia de un gráfico. Un estilo puede cambiar los colores y contornos de los marcadores de datos, aplicar efectos a los marcadores de datos y aplicar color al gráfico o al área de trazado. Puede utilizar un estilo para aplicar formato a un gráfico si no tiene tiempo de ajustar el formato de elementos del gráfico como las series de datos o los puntos de datos individuales de una serie. En este ejercicio, aplicará estilo a un gráfico y luego lo modificará. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crean y modifican estilos de gráfico? 3.3.1

@@ Aplicar y modificar un estilo de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

BMiniproyecto 4 Cambiar el relleno del área del gráfico

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic derecho en un área en blanco del gráfico y luego hacer clic en Formato del área del gráfico en el menú contextual.

Para hacer que un gráfico realmente “resalte” en una diapositiva, puede cambiar su relleno predeterminado. Cuando cambia el relleno del área del gráfico, aplica usted formato a toda el área dentro del marco del gráfico. Cuando selecciona un relleno para el área del gráfico, tiene opciones conocidas; puede seleccionar un color de tema, imagen, degradado o textura. Procure que los colores armonicen con el tema actual y que esas imágenes o texturas no sobrecarguen los demás elementos del gráfico. No confunda el área del gráfico con el área de trazado. Mientras que el área del gráfico incluye todo lo que está dentro del marco del gráfico, el área de trazado solo incluye el área dentro del marco del gráfico donde se trazan los datos. El área de trazado por lo regular excluye los elementos adicionales, como la leyenda, el título del gráfico y la tabla de datos, pero algunos estilos de gráfico colocan la leyenda superpuesta al área de trazado. En este ejercicio, seleccionará el área del gráfico y cambiará su relleno.

@@ Cambiar el relleno del área del gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Cuando aplica formato a las partes de un gráfico, en ocasiones resulta un reto asegurarse de que ha seleccionado el elemento que quiere cambiar. Utilice la lista Elementos del gráfico en el grupo Selección actual, ya sea en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos o en la pestaña Formato de las Herramientas de gráficos para ayudarse a seleccionar el elemento que quiere. Esta lista identifica claramente todos los elementos del gráfico actual de modo que puede seleccionar fácilmente el que quiere modificar. También puede seleccionar cualquier elemento del gráfico para aplicarle formato haciendo clic derecho en él. El menú contextual muestra un comando de dar formato en la parte inferior que corresponde al elemento en el que hizo clic. Si hace clic derecho en una de las columnas del gráfico, por ejemplo, el menú contextual le ofrece el comando Dar formato a series de datos. El panel de tareas que se abre para aplicar formato cuando selecciona un elemento del gráfico ofrece opciones específicas para ese elemento. El panel de tareas Dar formato al eje, por ejemplo, le permite cambiar el intervalo entre marcas de graduación en el eje, el estilo de número, el color y estilo de la línea y la alineación de las etiquetas del eje.

Aplicar un borde al área del gráfico De manera predeterminada, el área del gráfico no muestra un borde. La falta de borde le permite al gráfico mezclarse a la perfección con el fondo de la diapositiva en la que lo coloca. Si prefiere, puede aplicar un borde que identifica con claridad el área del gráfico. En este ejercicio, agregará un borde a un gráfico.

@@ Aplicar un borde al área del gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Aplicar efectos de formato Puede aplicar a los gráficos algunos de los mismos tipos de efectos que aplica a otros objetos en PowerPoint. Por ejemplo, puede agregar biseles, efectos 3D y sombras. Algunos de estos efectos se aplican a elementos individuales del gráfico, mientras que otros se aplican al gráfico como un todo. En este ejercicio, aplicará efectos de formato a un gráfico.

@@ Aplicar efectos de formato Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Aplicar formato a las series de datos de un gráfico Como aprendió anteriormente, una serie de datos de un gráfico es la representación visual de los puntos de datos reales. Las series de datos pueden ser columnas, barras, líneas o sectores circulares. Puede darle al gráfico un atractivo considerablemente más visual, personalizando las opciones de relleno y borde de las series de datos y aplicando efectos. En este ejercicio, aplicará formato a series de datos.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Aplicar formato a las series de datos de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Si quiere aplicar formato a una sola barra de datos, haga clic en ella dos veces. Hay opciones casi ilimitadas para aplicar formato a las series de datos de un gráfico. Si dispone de tiempo suficiente, puede utilizar las opciones del panel de tareas Formato de la serie de datos y los menús Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para aplicar colores, imágenes, texturas, degradados, sombras, biseles y muchas otras opciones. Si su tiempo es limitado, puede conseguir efectos sofisticados simplemente aplicando un Estilo de forma de la galería Estilos de forma. En algunas situaciones, es posible que quiera aplicar formatos a un marcador de datos específico en lugar de a toda la serie de datos. Para seleccionar un solo marcador de datos, haga clic en él una vez para seleccionar la serie de datos y luego haga clic otra vez para eliminar los controladores de selección de los demás marcadores.

Ajustar y aplicar formato a los ejes del gráfico PowerPoint determina automáticamente la escala numérica que se usa en los ejes del gráfico, con el valor mínimo en cero (por lo regular) y el valor máximo ligeramente superior que el valor más grande que se graficará. Sin embargo, puede ajustar la escala del eje, si lo desea, para crear diferentes efectos. También puede aplicar formato a las etiquetas de los ejes, como aplicar a los números un formato de moneda o cambiar su fuente, tamaño de fuente y color de fuente, o cualquiera de las demás acciones para aplicar formatos de fuente que aprendió en las lecciones anteriores. En este ejercicio, practicará como aplicar formato a los ejes del gráfico.

@@ Ajustar el eje de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint De manera predeterminada, el eje y los formatos de un gráfico se ajustan automáticamente según sea necesario cuando hace cambios en el gráfico. No obstante, esté consciente de que si especifica valores exactos para las configuraciones, estas configuraciones permanecerán fijas aun cuando haga cambios en el gráfico.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lección 7

Crear gráficos SmartArt

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE ELEGIR UN GRÁFICO SMARTART PowerPoint ofrece ocho tipos diferentes de SmartArt con muchos diseños para cada tipo. La Figura 7-1 muestra el cuadro de diálogo que aparece cuando selecciona Insertar un gráfico SmartArt.

A B

Figura 7-1 El cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt A) Diseños SmartArt / B) Tipos SmartArt / C) Explicación de cómo puede utilizarse el diseño seleccionado.

Cuando hace clic en un diseño, el panel derecho del cuadro de diálogo le muestra una vista aumentada del diseño seleccionado y proporciona información sobre cómo utilizar el diseño. Esta descripción puede ayudarlo a decidir si el diseño será apropiado para su información.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 1

Agregar un gráfico SmartArt a una diapositiva

En resumen Utilice el icono Insertar gráfico SmartArt en cualquier marcador de posición de objetos para empezar un nuevo gráfico SmartArt. Después de haber elegido un tipo y un diseño, puede agregar texto al gráfico SmartArt. PowerPoint también le permite utilizar elementos de viñeta para crear SmartArt.

Insertar un gráfico SmartArt ÔÔ Otra manera Para insertar un gráfico SmartArt en una diapositiva que no tiene un marcador de posición de objetos, haga clic en el botón SmartArt en la pestaña Insertar.

Los gráficos SmartArt (llamados también diagramas SmartArt o simplemente SmartArt) son representaciones visuales de información que se desea comunicar. SmartArt muestra elementos de información relacionada de una manera gráfica que hace que las relaciones sean más fáciles de entender. Puede utilizar SmartArt para presentar información textual de una manera visualmente más interesante que los formatos numerados o con viñetas. Un organigrama es un tipo de SmartArt que muestra las relaciones entre el personal o entre departamentos de una organización. Los organigramas están incluidos en los diseños de Jerarquía. En este ejercicio, insertará un organigrama.

@@ Crear un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint El cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt clasifica su gran cantidad de diseños por tipos tales como Lista, Proceso, Jerarquía, etcétera. Un diseño SmartArt es una disposición particular de formas que puede adoptar un gráfico SmartArt. Las siguientes descripciones generales de los tipos de SmartArt pueden ayudarlo a elegir un tipo y un diseño específico dentro de ese tipo: • Los diseños del tipo Lista muestran información que no sigue un orden en particular, como una lista de artículos para comprar.

• Los diseños del tipo Proceso muestran los pasos de un proceso o línea de tiempo, como los pasos de un proceso de manufactura. • Los diseños del tipo Ciclo son útiles para mostrar un proceso que se repite, como un ciclo de enseñanza para la preparación de un semestre, impartición de una clase y entrega de calificaciones. • Los diseños del tipo Jerarquía muestran niveles de subordinación, como en un organigrama o el esquema de un torneo. • Los diseños del tipo Relación muestran conexiones entre los elementos, como la relación entre oferta y demanda. • Los diseños del tipo Matriz muestran cómo se relacionan las partes con el todo, de manera similar a un gráfico circular. • Los diseños del tipo Pirámide muestran relaciones en términos de proporción, desde el más grande en la base o parte inferior hasta el más pequeño en la punta o parte superior. • Los diseños del tipo Imagen incluyen marcadores de posición para uno o más gráficos además de los marcadores de posición de texto.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

También pueden encontrarse más diseños en Office.com. Haga clic en la categoría Office.com para ver lo que se encuentra disponible. Algunos diseños aparecen en más de un tipo de la lista. Por ejemplo, la mayoría de los diseños de Imagen también aparecen en otras categorías.

Agregar texto a gráficos SmartArt

ÔÔ Otra manera También se puede mostrar u ocultar el panel de texto al hacer clic en el símbolo de flecha que se encuentra en el lado izquierdo del marco SmartArt.

Un nuevo gráfico SmartArt aparece en la diapositiva con formas en blanco a las que hay que agregar texto (y, en algunos casos, imágenes) para crear la versión final. La apariencia y posición de estas formas están guiadas por el diseño que eligió, y el color de la forma está controlado por el tema actual. Cuando usted ingresa texto, PowerPoint modifica el tamaño de las formas para acomodar la línea más grande de texto. El tamaño de la fuente también se ajusta para que se adapte mejor y PowerPoint mantiene el mismo tamaño de fuente en todas las formas. En este ejercicio, aprenderá cómo agregar texto al organigrama que creó en el ejercicio anterior. Un organigrama, como el que creó en esta sección, tiene alguna terminología especial y requerimientos de diseño. En un organigrama, puede haber una sola forma de nivel superior, que por lo general está ocupada por el nombre de la persona o departamento que está a cargo de la organización. Las personas o departamentos que le reportan a la entidad de nivel superior son subordinados. Un asistente es una persona que le reporta directamente a un miembro del personal y, en general, aparece en un nivel separado.

@@ Agregar texto a un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint MM Resolución de problemas

No presione Intro después de escribir los nombres, ya que, al hacerlo, se inserta una nueva forma. Si accidentalmente lo hace, haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para deshacer la adición de la nueva forma.

ÔÔ Otra manera También se puede ocultar el panel de texto al hacer clic en el símbolo de flecha que se encuentra en el lado izquierdo del marco SmartArt o al hacer clic otra vez en el panel de Texto en la pestaña Diseño de las Herramientas de SmartArt

El texto en un gráfico SmartArt aparece ya sea dentro de una forma o como una lista con viñetas, dependiendo del tipo y el diseño. En el ejercicio anterior, insertó solo texto en las formas porque un organigrama no ofrece la opción de texto con viñetas. La Figura 7-2 muestra un tipo de lista que contiene tanto texto dentro de formas como texto con viñetas.

A) Texto de formas / B) Texto con viñetas.

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Figura 7-2 Texto de formas y texto con viñetas

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Se puede mostrar u ocultar el Panel de texto, el cual es un panel opcional a la izquierda de un gráfico SmartArt en el que se puede escribir el texto del gráfico. En el Panel de texto, el texto de formas (esto es, el texto que aparece dentro de las formas) aparece como los elementos de viñeta del nivel superior, y el texto que aparece en el gráfico con formato de texto con viñetas se muestra con sangría debajo del texto de formas. Este formato es similar a la manera en que aparecen varios niveles de texto con viñetas en un marcador de posición de objetos. Puede utilizar el Panel de texto para introducir texto o puede introducirlo directamente en cada forma. Haga clic junto a una viñeta en el Panel de texto o haga clic en cualquier marcador de posición [Texto] y empiece a escribir texto. Si necesita más elementos con viñetas que los que ofrece el diseño predeterminado, presione Intro al final del elemento con viñeta actual para agregar uno nuevo, o haga clic en el botón Agregar viñeta en el grupo Crear gráfico en la pestaña Diseño de las Herramientas de SmartArt. Si no quiere utilizar el Panel de texto, puede cerrarlo para quitarlo de la pantalla. Para volver a mostrarlo, haga clic en el botón Panel de texto en el borde izquierdo del contenedor SmartArt, o haga clic en el botón Panel de texto en el grupo Crear gráfico en la pestaña Diseño de las Herramientas de SmartArt. También puede hacer clic derecho en cualquier lugar del gráfico SmartArt y después hacer clic en Mostrar panel de texto en el menú contextual. `` Tome nota Si necesita editar texto que introdujo en una forma, puede hacer clic en él para activarlo y después editarlo como sea necesario. También puede hacer clic derecho en una forma, después hacer clic en Editar texto en el menú contextual y hacer los cambios necesarios.

Convertir texto o WordArt en un gráfico SmartArt ÔÔ Otra manera Haga clic derecho en una lista con viñetas y luego haga clic en Convertir a SmartArt en el menú contextual.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se convierten listas en gráficos SmartArt? 3.4.5

Cuando trabaja con texto de diapositiva, es posible que se dé cuenta de que la información funcionaría bien como un gráfico SmartArt. En esta situación, no tiene que reescribir el texto en las formas SmartArt. Simplemente convierta la lista con viñetas en un gráfico SmartArt. Puede crear un gráfico SmartArt a partir de cualquier lista con viñetas de una diapositiva o de cualquier objeto WordArt. Puede elegir uno de los diseños comunes de la galería Convertir a SmartArt o puede recurrir al cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt para seleccionar cualquier tipo o diseño. En este ejercicio, aprenderá cómo convertir una lista en un gráfico Ciclo de SmartArt, y convertirá texto WordArt en un objeto SmartArt.

@@ Convertir texto o WordArt en un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Es posible que note que el texto dentro de las formas es bastante pequeño. Aprenderá cómo modificar el tamaño de la forma y del texto más adelante en esta lección.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Modificar un gráfico SmartArt

En resumen Aunque un gráfico SmartArt expresa un interesante mensaje visual en una diapositiva en su estado predeterminado, probablemente quiera hacer algunos cambios en el gráfico para personalizarlo según el uso que quiere darle. Puede aplicarle una amplia variedad de cambios de formato para modificar su apariencia y también puede cambiar el diseño y la orientación y agregar o eliminar formas. Puede incluso cambiar el tipo del gráfico SmartArt por otro que se ajuste mejor a sus datos.

Aplicar un estilo a un gráfico SmartArt Al igual que con otros objetos gráficos, se puede aplicar rápida y fácilmente formato a un gráfico SmartArt utilizando un estilo SmartArt. Los estilos aplican rellenos, bordes y efectos para mejorar la apariencia de las formas del gráfico. En este ejercicio, aplicará un estilo.

@@ Aplicar un estilo a un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Los estilos SmartArt pueden mejorar instantáneamente un nuevo gráfico al aplicar efectos visuales a las formas. Sin embargo, revise cuidadosamente los resultados después de aplicar un estilo SmartArt. Si sus formas contienen varias líneas de texto, algunos de los estilos 3D pueden oscurecer el texto o causar que rebase los bordes, lo que no resulta una presentación muy atractiva. Si no le agrada el formato que aplicó, puede regresar fácilmente a la apariencia original del gráfico SmartArt. Haga clic en el botón Restablecer gráfico en la pestaña Diseño de las Herramientas de SmartArt para restablecer la apariencia predeterminada del gráfico SmartArt.

Seleccionar un color de tema para un gráfico SmartArt De manera predeterminada, SmartArt utiliza variantes de un solo color de tema. Utilice la galería Cambiar colores para aplicar un color de tema diferente. En este ejercicio, aplicará un color de tema diferente a un gráfico SmartArt. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el color de un gráfico SmartArt? 3.4.2

@@ Aplicar un color de tema a un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Diferenciar niveles de procesos por color le ofrece a su audiencia más pistas visuales que ayudan a entender el gráfico SmartArt.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ÔÔ Otra manera También se puede aplicar formato a una forma al hacer clic derecho en la forma, seleccionar Formato de forma y utilizar las opciones del panel de tareas Formato de forma.

La galería Cambiar colores ofrece una manera rápida de aplicar variaciones de los colores del tema a todo un gráfico SmartArt. Si las opciones de la galería no le proporcionan lo que está buscando, puede aplicar manualmente colores del tema (o cualquier color que no sea del tema), utilizando las herramientas de la pestaña Formato de las Herramientas de SmartArt. Haga clic en una forma individual o utilice las teclas Mayús o Ctrl para seleccionar más de una forma y después elija un estilo de forma de la galería Estilos de forma. También puede utilizar los botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para elegir nuevos colores, contornos o efectos para las formas seleccionadas. Si no le agradan los cambios que le hizo a una forma en particular, puede restablecer los formatos de la forma. Haga clic derecho en la forma y luego haga clic en Restablecer forma en el menú contextual.

Cambiar el diseño de un gráfico SmartArt Si decide que un diseño específico no presenta los datos como lo desea, puede elegir fácilmente un nuevo diseño. Un diseño diferente puede cambiar drásticamente la manera en que se presentan los datos. Los diseños diferentes pueden ajustarse en mayor o menor medida a sus datos, de modo que tal vez quiera probar diferentes diseños para encontrar el que corresponda mejor a los datos. En este ejercicio, cambiará un gráfico SmartArt con un diseño diferente.

@@ Cambiar el diseño de un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota La galería de Diseños muestra alternativas de diseño para el tipo actual. Cuando cambia un diseño, por lo general debe elegir de entre los diseños del tipo actual del gráfico SmartArt. En muchos casos, cambiar un diseño no constituirá un trabajo adicional, puesto que PowerPoint simplemente ajusta el texto actual en nuevas formas o configuraciones, como sucedió en este ejercicio. `` Tome nota También es posible convertir un tipo de gráfico SmartArt en otro. Aprenderá más sobre cómo hacer este tipo de cambios más adelante en esta lección. Sin embargo, en algunos casos, la información no se convertirá perfectamente de un diseño a otro. Algunos diseños permiten solo un número limitado de formas y, si su diseño original tiene más formas que el número permitido en el nuevo diseño, la información que no puede mostrarse en el nuevo diseño desaparecerá.

Agregar una nueva forma a un gráfico SmartArt Cuando se trabaja con SmartArt, es posible que requiera agregar formas para acomodar la información. Utilice el botón Agregar forma para elegir qué tipo de forma agregar y dónde insertarla en el gráfico. Agregar una nueva forma a un gráfico causa que todas las formas existentes cambien de tamaño o de ubicación para hacerle espacio a la nueva forma. 271

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se agregan formas a un gráfico SmartArt? 3.4.1

@@ Agregar una forma a un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Observe que la nueva forma, que está en un nuevo nivel, tiene un color de tema diferente para distinguirla del nivel anterior. `` Tome nota En el paso 52, hizo clic en el botón Agregar forma en lugar de en su flecha desplegable. PowerPoint hubiera agregado una nueva forma subordinada a la seleccionada. Las opciones disponibles en el menú desplegable Agregar forma dependen del tipo del gráfico SmartArt con el que se está trabajando. Puede elegir entre algunas o todas estas opciones. • Agregar forma detrás: inserta una nueva forma a la derecha de la forma seleccionada en el mismo nivel (Si el gráfico SmartArt muestra formas verticalmente, es posible que la nueva forma aparezca debajo de la forma seleccionada).

• Agregar forma delante: inserta una nueva forma a la izquierda de la forma seleccionada en el mismo nivel. (Si el gráfico SmartArt muestra formas verticalmente, la nueva forma puede aparecer encima de la forma seleccionada). • Agregar forma superior: inserta una nueva forma en el nivel de encima de la forma seleccionada. La nueva forma es superior a la forma seleccionada. • Agregar forma debajo: inserta una nueva forma en un nivel debajo de la forma seleccionada. La nueva forma es subordinada de la forma seleccionada. • Agregar asistente: inserta una nueva forma de asistente subordinada a la forma seleccionada. Esta opción está disponible solo en organigramas.

`` Tome nota En un organigrama, no se puede agregar una forma encima de la forma del nivel superior.

Eliminar una forma de un gráfico SmartArt Se pueden eliminar fácilmente formas que no son necesarias. Cuando se elimina una forma, PowerPoint modifica el tamaño de las demás formas para aprovechar el espacio libre en el contenedor SmartArt. El tamaño de las fuentes, por lo general, también aumenta en concordancia. Por esta razón, no se debe aplicar ningún formato manual al tamaño del texto o de la forma hasta que haya terminado de establecer el número de formas del gráfico. Más adelante en esta lección, aprenderá cómo aplicar manualmente formato al texto y a las formas.

@@ Eliminar una forma de un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Invertir la orientación de un gráfico Se puede cambiar la apariencia de un gráfico SmartArt, modificando la manera en que se posicionan sus formas. Puede utilizar los botones De derecha a izquierda y Diseño para ajustar la orientación del gráfico. En este ejercicio, invertirá la orientación de un gráfico y cambiará el diseño de una sección en un organigrama. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se invierte la orientación de un gráfico? 3.4.4

@@ Invertir la orientación de un gráfico Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Se puede utilizar el botón De derecha a izquierda con cualquier gráfico SmartArt que distribuya las formas y la información horizontalmente en la diapositiva. De derecha a izquierda no tiene impacto en los diseños que centran la información, como el tipo Pirámide. El botón Diseño está disponible solo en organigramas con una forma que es superior a las formas subordinadas seleccionadas. Si prefiere otro orden, no tiene que utilizar la orientación ni la posición predeterminadas de las formas. Puede hacer clic en cualquier forma para seleccionarla y arrastrarla a una nueva ubicación. Si la forma está conectada con otras formas, como en un organigrama, las líneas de conexión cambian de posición o forma para mantener la conexión.

Volver a ordenar las formas Además de cambiar toda la orientación del gráfico SmartArt, también puede volver a ordenar las formas individuales utilizando los botones Subir y Bajar. No obstante, esté consciente de que las direcciones “arriba” y “abajo” son relativas y, dependiendo de la posición de la forma, pueden no corresponder a la dirección real en que se están moviendo. En este ejercicio, moverá una forma a una ubicación diferente en un gráfico SmartArt. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se mueve texto dentro de las formas SmartArt? 3.4.3

@@ Mover una forma de un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Promover y degradar formas Puede agregar, eliminar o modificar formas promoviendo o degradando texto. Cuando promueve un elemento, lo sube o lo baja de nivel. Cuando degrada un elemento, lo subordina al elemento que se encuentra sobre él en la jerarquía. Este procedimiento es similar a cambiar el nivel de sangría de los elementos de una lista con viñetas. En el siguiente ejercicio, aprenderá cómo promover una forma.

@@ Promover una forma Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lo que sucede cuando promueve o degrada un elemento depende de si está promoviendo texto de forma o texto con viñetas: • En muchos tipos de gráficos SmartArt, no se puede promover en absoluto texto de forma, porque las formas ya son elementos de primer nivel de manera predeterminada. Una excepción son los gráficos jerárquicos como los organigramas. Puede promover cualquier forma excepto la forma del nivel superior; cuando promueve una forma, la sube al nivel superior de su posición original. • Si promueve un elemento con viñeta, se convierte en una forma que contiene texto de forma de primer nivel. • Si degrada un texto de forma, se convierte en un elemento con viñeta. • Si degrada un elemento de texto con viñeta, aumenta su sangría, tal y como sucede cuando ha subordinado un elemento con viñeta en una diapositiva. Cuando promueve un elemento con viñeta en un marcador de posición que contiene varios elementos con viñeta, los demás elementos con viñeta pueden quedar subordinados al nuevo texto de forma. En ese caso, es posible que requiera regresar los elementos con viñeta a su forma original. Puede utilizar las funciones de Cortar y Pegar en el Panel de texto para mover elementos con viñetas de una ubicación a otra.

Seleccionar un tipo diferente de gráfico SmartArt A veces, la parte más difícil de trabajar con SmartArt es seleccionar el tipo y el diseño que muestren mejor sus datos. Por fortuna, se puede cambiar fácilmente el tipo de gráfico SmartArt incluso después de haberlo creado y haberle aplicado formato. Algunos tipos de gráficos SmartArt se convertirán muy bien en diferentes tipos, mientras que otros no se ajustarán en absoluto al diseño de la forma del nuevo tipo. Es posible que necesite volver a introducir la información para mostrarla adecuadamente en un tipo diferente de gráfico SmartArt. El siguiente ejercicio le muestra cómo seleccionar un tipo y un diseño diferentes.

@@ Seleccionar un tipo y un diseño diferentes de gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Cambiar la apariencia de la forma Los ajustes finales a un gráfico SmartArt incluyen retocar los tamaños y modificar el formato del texto. PowerPoint aplica formato a formas de modo que todas se ajusten cómodamente en el marcador de posición. Si tiene solo unas cuantas formas, es posible que encuentre que estos ajustes se requieren en un gráfico donde las formas son más grandes de lo que necesitan ser para contener el texto. Por el contrario, es posible que quiera incrementar el tamaño de la forma para llamar la atención sobre una forma específica. Estos tipos de cambios en la apariencia pueden mejorar la presentación de un gráfico y hacerlo más fácil de leer. En este ejercicio, aprenderá cómo cambiar el tamaño de una forma.

@@ Cambiar el tamaño de forma Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

MM Resolución de problemas

Si selecciona el cuadro de texto en lugar de la forma, haga clic fuera del cuadro de texto para eliminar su selección y luego vuelva a intentarlo haciendo clic en el borde izquierdo de la forma con el puntero de cuatro puntas.

`` Tome nota También puede cambiar la apariencia de la forma seleccionando una forma totalmente nueva: haga clic derecho en una forma, haga clic en Cambiar forma y seleccione la forma deseada en la galería Formas. Tenga cuidado cuando aumente o reduzca el tamaño de una forma, ya que corre el riesgo de terminar con un gráfico de apariencia incongruente que es mucho menos atractivo que uno en el que los tamaños de las formas son idénticos o están graduados de acuerdo con un patrón evidente.

Cambiar el formato del texto PowerPoint ajusta automáticamente el tamaño de fuente para acomodarlo en las formas o a su alrededor. Si no le resulta atractivo el tamaño o el color de texto en un gráfico SmartArt o no le parece fácil de leer, puede utilizar las opciones de formato de la pestaña Inicio para ajustar formatos de fuente como tamaño, color o estilo. También puede ajustar la alineación en las formas tal como lo haría en cualquier marcador de posición de PowerPoint. Si modifica los formatos de texto con el gráfico SmartArt seleccionado, todo el texto dentro del gráfico mostrará el nuevo formato. Para aplicar un nuevo formato de texto a una sola forma, seleccione primero esa forma. Los marcadores de posición de texto se seleccionan de la misma manera que otros marcadores de posición de diapositivas. En este ejercicio aplicará formato al texto de un gráfico SmartArt.

@@ Cambiar el formato del texto Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Convertir un gráfico SmartArt Cuando convierte un gráfico SmartArt a texto, el texto del objeto SmartArt cambia a una lista con viñetas. El texto de la forma del nivel superior se convierte en un elemento de viñeta de nivel superior y los de las formas subordinadas se convierten en elementos subordinados de viñeta. Cuando convierte un gráfico SmartArt en formas, el diagrama cambia a un conjunto de formas y líneas de dibujo, como las que podría dibujar utilizando el botón Formas en la pestaña Insertar. En este ejercicio, convertirá diagramas SmartArt en texto y gráficos.

@@ Convertir un gráfico SmartArt Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lección 8

Agregar gráficos a una presentación

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE HERRAMIENTAS DE IMAGEN La pestaña Formato de las Herramientas de imagen (véase la Figura 8-1) permite aplicar efectos de formato a las imágenes. Después de seleccionar la imagen, aplíqueles formato haciendo clic en alguno de los botones de esta pestaña.

Figura 8-1 Pestaña Formato de las Herramientas de imagen A) Estilos de imagen / B) Efectos de la imagen / C) Contorno de imagen / D) Recortar una imagen / E) Modificar el tamaño de una imagen.

Puede utilizar las herramientas de la pestaña Formato de las Herramientas de imagen para aplicar Estilos de imagen, para añadir o eliminar su contorno, y aplicar efectos especiales como sombra, reflexión y giro 3D. Puede también recortar y establecer el tamaño de la imagen, corregir los colores y añadir efectos artísticos.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 1

Insertar y aplicar formato a las imágenes

En resumen Las imágenes pueden utilizarse para ilustrar el contenido de una diapositiva o para proporcionar un interés visual que ayude a mantener la atención de la audiencia. Se pueden insertar imágenes de las imágenes prediseñadas de Office.com o de una búsqueda de imágenes de Bing, o puede insertar una imagen que haya creado usted mismo o adquirido de otra fuente. PowerPoint le ofrece muchas opciones para mejorar la apariencia de las imágenes después de que las haya insertado. Puede modificar su posición y tamaño, girarlas, aplicarles efectos especiales como Estilos rápidos, ajuste de brillo y contraste e incluso modificar los colores para lograr un efecto especial. Si no le agradan los cambios de formato que realizó, puede restaurar la imagen a su apariencia original.

Insertar imágenes prediseñadas de Office.com

ÔÔ Otra manera Para insertar imágenes prediseñadas de Office. com en una diapositiva sin marcador de contenido, haga clic en el botón Imágenes en línea en la pestaña Insertar.

Microsoft le proporciona una gran colección de imágenes que los usuarios de PowerPoint pueden utilizar exentas de regalías en sus presentaciones. Para encontrar una imagen apropiada para su presentación en Office.com puede buscarla por palabra clave utilizando la función de Imágenes en línea en PowerPoint. Una palabra clave es un descriptor del contenido de una imagen, como por ejemplo, perro, árbol o flor. Cada imagen tiene asignadas varias palabras clave, por lo que puede encontrarla utilizando una variedad de búsquedas por palabra clave. Algunas de las imágenes de Office.com son fotografías mientras que otras son imágenes prediseñadas. Las imágenes prediseñadas son dibujos compuestos de líneas y formas generadas matemáticamente, similares a las líneas y formas que los usuarios pueden crear utilizando las herramientas de dibujo de PowerPoint. Las imágenes prediseñadas incrementan el tamaño del archivo de la presentación menos que las fotografías, pero tienen un aspecto menos realista. PowerPoint 2013 no distingue entre imágenes prediseñadas y fotografías cuando las busca en Office.com, así que es probable que los resultados de su búsqueda contengan una mezcla de tipos de imagen. `` Tome nota El termino ilustración se refiere a un trabajo de arte dibujado como las imágenes prediseñadas, y el termino fotografía se refiere a una imagen que fue capturada originalmente con una cámara digital o escaneada con un escáner.

@@ Insertar una imagen desde Office.com Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint En este ejercicio insertó una fotografía en lugar de una imagen prediseñada. Las fotografías proporcionan una apariencia más sofisticada y profesional a la presentación. Muchas imágenes prediseñadas tienen una apariencia humorística y es posible que no sean adecuadas para las comunicaciones corporativas o en presentaciones sobre temas más serios.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Cuando inserta una imagen en un marcador de posición de objetos, PowerPoint trata de colocar el gráfico que seleccionó en el marcador de posición de objetos. La imagen puede no utilizar toda el área del marcador de posición, dependiendo de su tamaño y forma. Si inserta una imagen en una diapositiva que no tiene un marcador de posición, por lo general aparecerá en el centro de la diapositiva. Puede ajustar el tamaño de la imagen y su posición arrastrándola, como aprenderá más adelante en esta lección. Si decide que no le gusta una imagen que insertó, puede eliminarla fácilmente. Haga clic en la imagen y después presione la tecla Supr para eliminarla de la diapositiva. ÔÔ Otra manera Haga clic en el icono Imágenes de cualquier marcador de posición de objetos para abrir el cuadro de diálogo Insertar imagen.

Insertar una imagen desde un archivo No tiene que depender de los archivos de imágenes prediseñadas de PowerPoint para ilustrar sus presentaciones. Puede descargar muchas imágenes gratuitamente de Internet o crear sus propios archivos de imágenes utilizando una cámara digital. En este ejercicio insertará una imagen desde un archivo que ya está creado.

@@ Insertar una imagen desde un archivo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint PowerPoint acepta una variedad de formatos de archivo de imágenes, incluidos GIF; JPEG; PNG; TIFF; BMP y WMF. Tenga en cuenta que los formatos gráficos difieren en la manera en que almacenan la información grafica, así que algunos formatos crean archivos más grandes que otros. Si toma sus propias imágenes utilizando una cámara digital, no tiene que preocuparse por los derechos de autor, pero debe poner atención a los permisos de derechos de autor de las imágenes que localizó en otras fuentes. Es extremadamente fácil guardar en su sistema cualquier imagen de una página web. Si va a utilizar la imagen comercialmente, necesita ponerse en contacto con el dueño de los derechos de autor, si hay alguno, y solicitarle un permiso específico para reutilizar la imagen. `` Tome nota En algunos sitios del gobierno de los Estados Unidos, como la NASA (la fuente de la imagen que insertó en el ejercicio anterior), las imágenes están disponibles y no requieren permisos de derechos de autor.

Cambiar una imagen Después de insertar una imagen, si no es lo que quería puede eliminarla e insertar una diferente, ya sea de una fuente en línea o de otro archivo. Sin embargo, si ya había aplicado formato a la imagen, como aprenderá a hacer en el resto de esta lección, podría no querer perder el formato e iniciar de nuevo. En situaciones como esta, puede emplear el comando Cambiar imagen para intercambiar imágenes sin perder ninguno de los formatos aplicados a la imagen anterior.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Cambiar una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Utilizar la regla, cuadrícula y las guías En las vistas Normal, Esquema y Pagina de notas, se pueden activar en PowerPoint las reglas horizontal y vertical, que ayudan a medir el tamaño de un objeto en la diapositiva, así como la cantidad de espacio entre objetos. Las guías inteligentes aparecen automáticamente cuando se arrastran objetos en la diapositiva para ayudar a alinearlos con otros objetos en la diapositiva. Si desea que las guías permanezcan visibles, actívelas en la función Guías. Estas guías de dibujo son líneas móviles verticales y horizontales no imprimibles que se pueden utilizar cuando se posicionan objetos en la diapositiva. PowerPoint también proporciona una cuadrícula, un conjunto de líneas punteadas horizontales y verticales que cubren toda la diapositiva. En este ejercicio aprenderá como utilizar la regla, las guías y la cuadrícula para posicionar objetos de manera que se alineen con otros objetos en la diapositiva y aparezcan sistemáticamente a lo largo de la presentación. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se muestra la cuadrícula? 2.3.4 ÔÔ Otra manera Haga clic derecho afuera de cualquier marcador de posición y luego haga clic en Regla.

ÔÔ Otra manera Haga clic derecho en cualquier área vacía de la diapositiva, coloque el puntero sobre Cuadrícula y guías y seleccione Guías en el submenú. O bien, en la pestaña Vista, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Mostrar para abrir el cuadro de diálogo Cuadrícula y guías y marque o desmarque la casilla de verificación Guías. También se puede presionar Alt+F9 para intercambiar la aparición o no de las guías.

@@ Utilizar la regla, cuadrícula y las guías Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Si no le agrada la función Guías inteligentes puede desactivarla. Haga clic derecho en un área vacía de la diapositiva, coloque el puntero sobre Cuadrícula y guías y haga clic en Guías inteligentes. Repita el mismo procedimiento para volver a activar la función. De forma predeterminada, los objetos “se ajustan” —se alinean automáticamente— en la cuadrícula, aun cuando esta no esté visible. Esta función puede ser útil cuando está posicionando objetos, pero es posible que, algunas veces, encuentre que dificulta su posicionamiento preciso. Puede desactivar temporalmente el “ajuste”, manteniendo presionada la tecla Alt mientras arrastra el objeto. O bien, puede mostrar el cuadro de diálogo Cuadrícula y guías (haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Mostrar de la pestaña Vista) y desmarcar el cuadro de verificación Ajustar objetos a la cuadrícula.

Girar y voltear una imagen Se puede girar y voltear una imagen para cambiar su orientación en la diapositiva. La función Girar hace que la imagen dé vueltas sobre su centro; la función Voltear crea una imagen de espejo de ella. Las funciones Girar y Voltear pueden darle un interés visual adicional al gráfico o hacerlo más atractivo en la diapositiva.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Girar y voltear una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

ÔÔ Otra manera Haga clic en el botón Organizar en la pestaña Inicio, haga clic en Girar y seleccione una opción de giro.

PowerPoint ofrece un conjunto de opciones de giro, tales como girar 90 grados a la derecha o a la izquierda. Para mayor control sobre el giro, puede arrastrar el controlador de rotación que se encuentra arriba del objeto seleccionado, o haga clic en Más opciones de rotación en el menú del botón Girar para abrir el panel de tareas de Formato de imagen, donde puede introducir una cantidad específica de rotación en el cuadro de texto Giro.

Recortar una imagen Existen varias opciones para ajustar el tamaño de una imagen u otro objeto gráfico. Se puede recortar un objeto para eliminar parte del objeto, arrastrar un lado o una esquina, especificar medidas exactas para un objeto o ajustar la escala a un porcentaje de su tamaño original. Cuando se recorta una imagen, se elimina una porción del gráfico que se considera innecesario para enfocar la atención en la parte más importante de la imagen. La porción de la imagen que se recortó no se elimina. Se puede restaurar el material recortado utilizando el puntero de recortar para arrastrar hacia afuera y mostrar el material que se ocultó anteriormente. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se recorta una imagen? 3.5.2

@@ Recortar una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Cambiar el tamaño de una imagen En este ejercicio aprenderá tres maneras de ajustar el tamaño de una imagen: ya sea arrastrando simplemente una esquina, estableciendo las medidas en los controles Tamaño y Posición del panel de tareas Formato de imagen o estableciendo una medida en el grupo Tamaño en la pestaña Formato de las Herramientas de imagen. Puede utilizar estas opciones para cambiar el tamaño de cualquier objeto de la diapositiva. Por lo general, cuando cambia el tamaño de una imagen, desea mantener la relación de aspecto. La relación de aspecto es la correspondencia del ancho con el alto. De manera predeterminada, un cambio en el ancho de una imagen también se aplica a su alto para mantener la relación de aspecto. En algunos casos, es posible que quiera distorsionar una imagen a propósito, cambiando una dimensión más que la otra. Para hacer esto, debe desmarcar el cuadro de verificación Bloquear relación de aspecto en la sección Tamaño del panel de tareas Formato de imagen. Es libre de cambiar el ancho y el alto de manera independiente. También puede arrastrar un controlador de selección de un lado del objeto (no de una esquina), esta acción le permite ajustar cada dimensión por separado. En el siguiente ejercicio, cambiará el tamaño de un objeto y su relación de aspecto. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el tamaño de una imagen? 3.5.1

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@@ Cambiar el tamaño de una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota Si tiene dificultades para lograr el tamaño correcto por la aparición de las Guías inteligentes para ajustar la imagen en alineación con otros objetos de la diapositiva, desactive temporalmente las Guías inteligentes. Haga clic derecho en un área vacía de la diapositiva, coloque el puntero en Cuadrícula y guías y haga clic en Guías inteligentes. Repita el mismo procedimiento para volver a activar esta función. ÔÔ Otra manera Se puede abrir el panel de tareas Formato de imagen, haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Tamaño en la pestaña Formato de Herramientas de imagen. ÔÔ Otra manera También se puede especificar un porcentaje de las dimensiones originales en lugar de un tamaño exacto. Esta acción se denomina escalar.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican estilos a las imágenes? 3.5.4

Como vio en el paso 6, se puede restablecer una imagen a su aspecto original desde el panel de tareas para eliminar cualquier cambio que le haya hecho. También puede restablecer una imagen desde la pestaña Formato de las Herramientas de imagen. Para hacerlo, haga clic en la flecha desplegable del botón de Restablecer imagen y luego haga clic en Restablecer imagen y tamaño. Esta acción restablece no solo el tamaño de la imagen, sino también cualquier formato que le haya aplicado (lo que aprenderá más adelante en esta lección).

Aplicar un estilo a una imagen PowerPoint tiene varios estilos que puede utilizar para aplicar contorno y otros efectos a las imágenes. Puede aplicar fácilmente estilos con contorno grueso, sombras y efectos de reflexión, así como diferentes formas como óvalos y esquinas redondeadas. Utilice estos estilos para adornar sus imágenes o aplicarles un formato uniforme a lo largo de toda la presentación.

@@ Aplicar un estilo a una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota De manera predeterminada, el estilo del contorno de la imagen es negro o blanco, pero se puede aplicar cualquier color al contorno utilizando el botón Contorno de imagen después de aplicar el estilo. Si tiene varias imágenes en una presentación, tenga cuidado de no aplicar demasiados estilos diferentes a las imágenes. Utilizar solo uno o dos estilos a lo largo de toda la presentación hace que esta se vea más unificada y uniforme.

Corregir el brillo y la nitidez Es posible que necesite modificar la apariencia de una imagen para que se vea bien en una diapositiva. Esta acción es particularmente importante con imágenes que se insertan desde archivos, que pueden no haber sido fotografiadas utilizando los ajustes óptimos. En PowerPoint 2013, el Brillo, el Contraste y la Nitidez/Suavidad se controlan desde la misma sección del panel de tareas Formato de imagen. Para ajustes, puede seleccionar una opción en el menú del botón Correcciones. Para cantidades precisas, puede utilizar el panel de tareas.

281

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ÔÔ Otra manera Si le parece más fácil, puede utilizar las flechas de incremento para establecer los valores en lugar de arrastrar.

@@ Ajustar el brillo y la nitidez de una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Aplicar ajustes de color Los ajustes de color permiten corregir problemas menores de exposición o color en una imagen sin tener que acudir a un programa externo de edición de fotografías. Puede mejorar el aspecto de una imagen, realizando ajustes sutiles o aplicando ajustes drásticos que distorsionen la imagen para obtener un efecto especial. Cada una de las tres secciones de la paleta del botón Color controla un aspecto distinto del color. La Saturación de color determina la intensidad del color, con un rango que va desde 0% (escala de grises, sin color) hasta 400% (colores extremadamente intensos). El Tono de color se refiere al tinte sutil del color de la imagen, con un rango que va desde sombras cálidas (más rojo) hasta sombras frías (más azul). Volver a colorear permite seleccionar un baño de color para ponerlo sobre la imagen o ponerla en escala de grises, negro y blanco o decolorada. En este ejercicio hará algunas correcciones de color a una fotografía.

@@ Aplicar ajustes de color Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar efectos a una imagen Existen dos tipos de efectos que puede aplicar a una imagen: los Efectos de la imagen (como Iluminado, Sombra y Bisel), que afectan los bordes externos de la imagen, y los Efectos artísticos (tales como Boceto de tiza o Dibujo de línea) que afectan a toda la imagen.

Agregar efectos de imagen Los efectos de la imagen se aplican a los bordes de una imagen y no a la imagen en sí. Por ejemplo, puede aplicar un marco biselado a una imagen o suavizar sus bordes. En el siguiente ejercicio aplicará un efecto de bisel y de iluminado. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican efectos a una imagen? 3.5.3

@@ Agregar efectos de imagen a una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar efectos artísticos Los efectos artísticos le permiten transformar la imagen, no solo sus bordes externos. Algunos de los efectos, como el efecto Trazos de pintura que aplicará en este ejercicio, pueden hacer que la imagen luzca menos como una fotografía y más como un trabajo artístico hecho a mano.

282

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Agregar efectos artísticos a una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Quitar el fondo de una imagen Algunos formatos de archivo de gráficos, le permiten tener un fondo transparente, pero la mayoría de las fotografías no utilizan transparencia. Si desea hacer transparentes las áreas de un cierto color en la copia de la fotografía que utiliza en su presentación, lo puede hacer utilizando el comando Quitar fondo. En este ejercicio aprenderá a utilizar el comando Quitar fondo.

@@ Quitar el fondo de una imagen Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint MM Resolución de problemas

Si cometió un error e hizo clic muchas veces y todo el fondo se volvió negro, presione las teclas Ctrl+Z para deshacer la última acción y vuelva a intentarlo. La cantidad de esfuerzo requerida para quitar con precisión el fondo de una fotografía depende de la foto y de la cantidad de contraste entre el fondo y la imagen de primer plano. Es posible que necesite hacer clic varias veces en diferentes partes de la imagen para marcar las áreas que se van a conservar. Otras fotos pueden quedar casi perfectas con la configuración predeterminada. Es fácil cometer errores cuando marca las áreas que se van a eliminar del fondo. El comando Deshacer (Ctrl+Z) revierte la última acción y puede utilizarse cuando un área marcada no resulta como se esperaba. También se puede utilizar el comando Marcar las áreas para quitar en la pestaña Eliminación de fondo para marcar las áreas que erróneamente se marcaron para mantener.

Comprimir las imágenes de una presentación Cuando se agregan imágenes a una presentación, es posible que necesite tener en cuenta el tamaño final de la presentación. Las imágenes aumentarán considerablemente al tamaño del archivo de la presentación. Este incremento en el tamaño del archivo puede hacer que sea difícil guardar o trabajar con la presentación. Comprimir las imágenes reduce el tamaño del archivo de la presentación al disminuir su resolución (puntos por pulgada). Con esta acción será más fácil guardar la presentación y enviarla por correo electrónico a otras personas, además de que la muestra de una manera más rápida si tiene que trabajar en un proyector o sistema de cómputo lento. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se comprimen las imágenes? 5.3.4

@@ Comprimir las imágenes de una presentación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint 283

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

El programa de compresión le permite seleccionar varias opciones que pueden reducir el tamaño del archivo. Puede elegir, por ejemplo, eliminar las porciones ocultas de las imágenes recortadas. También puede elegir una configuración de destino. Si sabe que sus diapositivas van a ser presentadas en la red o proyectadas en un monitor, puede seleccionar la configuración con menor número de ppi (puntos por pulgada). Las presentaciones que van a ser proyectadas en una pantalla no tienen que tener la misma calidad que los materiales que van a imprimirse, ya que la propia pantalla del monitor está limitada en la calidad que puede mostrar. Se pueden comprimir las imágenes individualmente o aplicar la misma configuración a todas las imágenes de la presentación.

Agregar formas a las diapositivas

En resumen PowerPoint cuenta con herramientas de dibujo que permiten crear dibujos básicos o complejos. Utilice las herramientas líneas y formas para crear el dibujo. Se puede agregar fácilmente texto a las formas para identificarlas y luego aplicarles formato utilizando las opciones conocidas de relleno, contorno y efectos.

Dibujar líneas PowerPoint contiene varias herramientas de línea diferentes para que pueda trazar líneas horizontales, verticales, en diagonal o líneas de forma libre. Para dibujar una línea, seleccione la herramienta Líneas, haga clic donde desea que inicie la línea, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre para trazar la forma del tamaño deseado. Puede utilizar la tecla Mayús para restringir algunas formas a una apariencia específica. Por ejemplo, puede mantener presionada la tecla Mayús mientras dibuja una línea para restringirla a una orientación vertical, horizontal o en diagonal a 45 grados.

@@ Dibujar líneas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota También puede tener acceso a la galería Formas en la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo.

`` Tome nota Cuando mantiene presionada la tecla Mayús restringe la línea para que tenga exactamente una inclinación de 45 grados o para que sea exactamente vertical u horizontal mientras arrastra.

284

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Las formas seleccionadas tienen controladores de selección (también llamados controladores de tamaño) que puede utilizar para ajustar el tamaño del objeto. Algunas formas complejas tienen controladores de ajuste en forma de diamantes amarillos que le permiten modificarla. Arrastre una forma seleccionada a cualquier parte de la diapositiva para restablecerla. Las líneas y otras formas toman su color de acuerdo con el tema actual. Puede cambiar el color, así como el contorno y otros efectos, en cualquier momento mientras crea un dibujo.

Dibujar y cambiar el tamaño de las formas Muchas herramientas de forma de PowerPoint permiten crear formas de varios lados, elípticas e incluso formas libres. La galería Formas contiene más de 100 formas diferentes. Solo seleccione una forma y arrástrela a la diapositiva para dibujarla en ese lugar, o haga clic en la diapositiva para crear una forma con un tamaño y orientación preestablecidos.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambia el tamaño de una forma? 2.2.3 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se inserta una forma? 2.2.4

Cuando crea formas, puede simplemente calcular el tamaño y utilizar las reglas y la cuadrícula para ayudarse a establecer el tamaño o utilizar los ajustes de Alto y Ancho del grupo Tamaño en la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo para ajustar la escala de los objetos. Establecer medidas precisas puede ayudarlo a mantener la misma proporción cuando crea objetos de diferente forma, por ejemplo, cuando crea círculos y triángulos que tienen que ser del mismo alto y ancho. También puede restringir una forma mientras la dibuja manteniendo presionada la tecla Mayús para conservar su relación de aspecto. En el siguiente ejercicio dibujará algunas formas básicas.

@@ Dibujar y cambiar el tamaño de las formas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

MM Resolución de problemas

Si utiliza la herramienta Forma libre y regresa al punto exacto desde donde empezó a dibujar, PowerPoint automáticamente cierra y rellena la forma con color. Si su forma no se rellena, haga doble clic para terminarla, haga clic en deshacer y empiece de nuevo. Se puede ahorrar algo de tiempo cuando dibuja formas similares o idénticas, copiándolas. Copie una forma seleccionada, utilice la herramienta Pegar, para pegar una copia en la diapositiva, después, mueva o modifique la copia si es necesario. También se puede seleccionar la forma, mantener presionada la tecla Ctrl y arrastrar una copia de la forma a una nueva ubicación. Si está creando un dibujo en el que desea mostrar conexiones entre objetos, puede utilizar conectores del grupo Líneas en la galería Formas. Los conectores se ajustan automáticamente a los puntos de los lados de la forma, de manera que pueda dibujar fácilmente una flecha, por ejemplo, desde una forma hasta otra. Cuando cambia de lugar los objetos, los conectores permanecen juntos y se ajustan según sea necesario para mantener los vínculos entre las formas.

285

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Agregar texto a formas Con frecuencia, se puede mejorar un dibujo etiquetando las formas para indicar lo que representan. En PowerPoint, puede agregar texto simplemente haciendo clic y escribiéndolo. Cuando agrega texto a una forma, esta adopta la función de un cuadro de texto. PowerPoint ajusta el texto automáticamente en la forma como en un cuadro de texto; si la forma no es lo suficientemente grande para mostrar el texto, las palabras se cortan o el texto se extiende hacia arriba o debajo de la forma. Se puede resolver este problema cambiando el tamaño de la forma o modificando el tamaño del texto. Cuando agrega texto a una forma, puede utilizar cualquier opción de formato que desee, tal como lo hace cuando inserta texto en un marcador de posición o en un cuadro de texto. Para seleccionar el texto de una forma para editarlo, arrastre el puntero en forma de I sobre él. En el siguiente ejercicio agregará texto a las formas.

@@ Agregar texto a formas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Para ajustar la manera en que aparece el texto en una forma, haga clic derecho en ella, seleccione la opción Formato de forma y vaya a los ajustes de Cuadro de texto. Por ejemplo, puede alinear el texto verticalmente y horizontalmente dentro de la forma.

Aplicar formatos a las formas

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican contornos a las formas? 2.2.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican estilos a las formas? 2.2.6

Para dibujar líneas y formas, puede aplicar muchos de los mismos efectos de formato que aplica a otros objetos en PowerPoint. Por ejemplo, puede cambiar el color de relleno o la textura, agregar un contorno y utilizar efectos como sombras y bisel. También puede aplicar Estilos de forma para ahorrar tiempo al aplicar formato a una forma utilizando un estilo predeterminado. En el siguiente ejercicio aplicará formato a las formas cambiando sus contornos, rellenos y efectos y aplicándole Estilos de forma.

@@ Aplicar formato a las formas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Puede utilizar el botón de Contorno de forma en el grupo Dibujo de la pestaña Inicio o en el grupo de Estilos de forma en la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo. Para este momento, ya debe estar familiarizado con la aplicación de rellenos, contornos y efectos. Puede aplicar formato a las formas utilizando estas opciones, de la misma manera en que aplicó formato a las celdas de una tabla, los marcadores de datos de gráficos y las formas SmartArt en las lecciones anteriores.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Observe que puede tener acceso a las opciones de relleno, contorno y efectos, desde la pestaña Inicio o desde la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo. PowerPoint hace que estas opciones estén disponibles en ambas pestañas para reducir la cantidad de veces que tenga que cambiar de una pestaña a otra si también está aplicando formato a un texto. Ahorre tiempo cuando aplique el mismo tipo de formato a varios objetos, seleccionando todos los objetos que necesiten el mismo formato. Puede aplicar el formato solo una vez para modificar todos los objetos seleccionados. Para seleccionar varios objetos, utilice el método Clic-Mayús: haga clic en el primer objeto que quiere seleccionar, mantenga presionada la tecla Mayús, y luego haga clic en los demás objetos. Si selecciona un objeto por error, vuelva a hacer clic en él para excluirlo del grupo seleccionado.

Crear una forma personalizada Una de las nuevas funciones de Office 2013 mejor acogidas es la capacidad de combinar juntas varias líneas de dibujo y formas dentro de formas más complejas. Esta función hace que las herramientas de dibujo de las aplicaciones de Office sean mucho más útiles y flexibles. Puede sobreponer dos o más formas y después utilizar un comando que las combine. Hay varios comandos diferentes para crear formas personalizadas, cada uno de los cuales produce un efecto de combinación distinto. En este ejercicio combinará varias formas para crear una forma personalizada que utilizará como logo. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crea una forma personalizada? 2.2.5

@@ Crear una forma personalizada Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Como vio en el paso 40, existen varias opciones para combinar formas. Estas opciones se resumen en el cuadro 8-1. Operación

Descripción

Unión

Combina las áreas de ambas formas y adopta el formato de la forma superior.

Combinar

Incluye las áreas donde aparece una de las dos formas, pero excluye las áreas donde ambas formas se sobreponen.

Fragmentar

Combina las áreas de ambas formas, pero fragmenta las formas en varias piezas donde empieza y termina la superposición.

Ejemplo

287

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Ordenar y agrupar formas

Intersecar

Incluye solo las áreas donde la forma de hasta arriba se sobrepone a la forma de hasta abajo.

Restar

Incluye solo las áreas donde la forma de hasta arriba no se sobrepone a la forma de hasta abajo.

En resumen No es raro tener que ajustar el diseño de los objetos que agregó a las diapositivas. Es posible que se dé cuenta de que es necesario volver a ordenar los objetos de modo que no cubran otros objetos o que necesita alinearlos en la diapositiva para darles una apariencia más nítida. También puede agrupar objetos para que sea más fácil moverlos o cambiar el tamaño de todos al mismo tiempo.

Establecer el orden de los objetos Los objetos se apilan en una diapositiva en el orden en que los creó, de abajo hacia arriba. Si inserta un título en una diapositiva, debe ser el objeto que estará en el fondo de la pila. El último elemento que creó o agregó a la diapositiva se colocará en la parte superior de la pila. Puede imaginar cada objeto como en una capa invisible de la pila. Puede ajustar el orden en el que se apilan los objetos en la diapositiva, utilizando los comandos del grupo Organizar o el Panel de selección. Algunos objetos pueden cubrir otros objetos debido al orden en que los agregó a la diapositiva. Puede utilizar las opciones de Organizar para cambiar el lugar de los objetos de la pila: • Traer al frente: mueve el objeto seleccionado al frente de los demás objetos o en la parte superior de la pila, delante de todos los demás objetos. • Traer adelante: mueve un objeto una capa hacia el frente o hacia arriba de la pila. Utilice esta opción si necesita colocar un objeto arriba de algunos objetos pero debajo de otros. • Enviar al fondo: mueve un objeto hasta atrás o hasta el fondo de la pila, debajo de todos los demás objetos. • Enviar atrás: mueve un objeto una capa hacia atrás o hacia el fondo de la pila. En este ejercicio, usted ordenará algunos objetos, cambiando el orden de apilamiento. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se alinean y agrupan formas? 2.3.3

@@ Establecer el orden de los objetos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Las herramientas del comando Organizar están disponibles tanto en la pestaña Inicio como en la pestaña Formato de las Herramientas de imagen.

288

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

MM Resolución de problemas

El orden y numeración de los objetos en el panel puede verse afectado por muchas acciones. ÔÔ Otra manera En el paso 6 también puede utilizar el botón Traer adelante en la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo.

Puede ver claramente el orden de apilamiento de los objetos en una diapositiva utilizando el Panel de selección. Este panel es similar a la paleta de capas en programas como Illustrator o Photoshop. Le permite mover fácilmente objetos hacia arriba o hacia abajo en el orden de apilamiento. Puede hacer clic en el “ojo” de visibilidad para ocultar objetos que podrían estorbarle mientras trabaja en otro objeto, una funcionalidad muy útil cuando crea dibujos complejos. Si no desea utilizar el Panel de selección, puede utilizar las opciones del menú del botón Organizar en la pestaña Inicio para ordenar objetos, o puede utilizar los botones del grupo Organizar en la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo. También puede tener acceso fácilmente a estas opciones, haciendo clic derecho en un objeto y seleccionando el comando apropiado del menú contextual. `` Tome nota Las opciones de Organizar también se muestran en otras pestañas de Formato, como las pestañas Formato, tanto de las Herramientas de imagen como de las Herramientas de SmartArt.

Alinear objetos entre sí Sus dibujos tendrán una apariencia más agradable si los objetos similares están alineados entre sí o con la diapositiva. Utilice las opciones de alineación de PowerPoint para colocar bien los objetos. Las opciones de alineación de PowerPoint le permiten alinear objetos en una diapositiva, tanto horizontal como verticalmente: • Utilice Alinear a la izquierda, Alinear verticalmente, o Alinear a la derecha para alinear objetos horizontalmente, de modo que sus bordes izquierdos, sus centros verticales o sus bordes derechos estén alineados entre sí. • Utilice Alinear en la parte superior, Alinear al medio o Alinear en la parte inferior para alinear objetos verticalmente, de manera que sus bordes superiores, sus ejes horizontales o sus bordes inferiores estén alineados entre sí. También puede utilizar las opciones de distribución para espaciar los objetos de manera uniforme, tanto vertical como horizontalmente. Esta función puede ahorrarle mucho tiempo cuando tiene varios objetos que desea esparcir uniformemente en la diapositiva. PowerPoint le permite alinear (o distribuir) objetos entre sí o con la diapositiva. Si selecciona la opción Alinear objetos seleccionados en el menú Alinear, PowerPoint ajustará únicamente los objetos seleccionados. Si elige Alinear a la diapositiva, PowerPoint volverá a organizar los objetos utilizando toda el área de la diapositiva.

@@ Alinear objetos entre sí Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Agrupar objetos Cuando un dibujo está compuesto por varios objetos, puede ser tedioso mover cada uno si necesita reubicar el dibujo. Agrupar los objetos le permite trabajar con varios objetos como una unidad. En el siguiente ejercicio, agrupará objetos en una sola unidad.

@@ Agrupar objetos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Si un dibujo contiene varios objetos, tiene sentido agruparlos cuando el dibujo está terminado. Es más fácil reubicar un objeto agrupado y también se pueden aplicar cambios de formato a todos los objetos del grupo más rápidamente que si se aplicaran a cada objeto individualmente. Para seleccionar un grupo, haga clic en cualquier objeto del grupo. Si se da cuenta de que necesita trabajar más en un objeto del grupo, puede simplemente hacer clic en él para activarlo. Sigue siendo parte del grupo mientras lo modifica. La mayoría de las modificaciones se pueden hacer sin necesidad de desagrupar. (Excepción: no puede mover el objeto separadamente de su grupo). Si necesita eliminar un objeto o hacer cambios radicales en un grupo, puede utilizar la opción Desagrupar para separar el grupo en sus partes componentes. PowerPoint recuerda cuáles objetos estaban en el grupo, así que puede utilizar Reagrupar si desea restaurar el grupo. Si está creando un dibujo muy complejo, puede agrupar porciones de este y después agrupar estos grupos. Esto hace más fácil reutilizar partes del dibujo: simplemente desagrupe el dibujo completo, copie en otro lugar el grupo que necesita y reagrupe todo el grupo inicial. `` Tome nota Es fácil olvidar un objeto cuando se seleccionan partes de un dibujo complejo para crear un grupo. Para verificar que seleccionó todos los objetos, mueva el grupo. Podrá ver fácilmente si uno o más objetos no se mueven con el grupo. Deshaga el movimiento, haga clic en el grupo, haga clic en cualquiera de los otros objetos que necesite que pertenezcan al grupo y vuelva a ejecutar el comando Agrupar.

290

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 2

Crear una

En resumen

presentación

PowerPoint puede crear un tipo especial de presentación para situaciones cuyo propósito principal sea mostrar fotografías. Las presentaciones de álbum de fotografías son fáciles de crear y modificar utilizando la interfaz de cuadro de diálogo.

de álbum de fotografías

Crear una presentación de álbum de fotografías Una presentación de álbum de fotografías es útil cuando desea mostrar varias fotografías. Este tipo especial de presentación le permite establecer un formato uniforme que se aplicará automáticamente a todas las fotografías de la presentación. También puede especificar títulos para las imágenes y mostrarlas en color o en blanco y negro. En el siguiente ejercicio, creará una presentación de álbum de fotografías.

@@ Crear una presentación de álbum de fotografías Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Aunque está utilizando la pestaña Insertar, en realidad no está insertando el álbum de fotografías en la presentación existente, en su lugar, está creando un nuevo archivo completamente nuevo de presentación. Una presentación de álbum de fotografías es diferente de un archivo normal de presentación. Se podría crear el mismo resultado final, utilizando una presentación normal, pero no sería fácil cambiar el formato y manipularla después. Utilizando el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, se pueden volver a ordenar fácilmente las fotografías, decidir si mostrar o no los títulos, agregar cuadros de texto y más. Puede también aplicar rápidamente ajustes a las fotografías, como cambiarles el brillo y el contraste y girarlas. Las presentaciones de álbum de fotografías deben crearse desde cero; una presentación existente no puede convertirse en un álbum de fotografías.

291

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Lección 9

Utilizar animación y multimedia

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE EL PANEL DE ANIMACIÓN El Panel de animación (véase la Figura 9-1) le permite manejar todos los efectos de animación de la diapositiva activa. Cada objeto puede tener varios efectos de animación, incluidos entrada, salida, énfasis y tipo de efectos de trayectoria de animación.

A B

C D E

Figura 9-1 El Panel de animación A) Los iconos verdes indican efectos de entrada / B) El símbolo del mouse indica que el evento ocurre al hacer clic con el mouse / C) El símbolo del reloj indica que el efecto ocurre automáticamente / D) Los iconos amarillos indican efectos de énfasis / E) Los iconos rojos indican efectos de salida / F) Los botones Subir y Bajar le permiten reordenar las animaciones / G) La barra indica la duración de la animación.

Los profesionales de PowerPoint a menudo utilizan efectos complejos de secuencias de animación para agregar movimiento e interés a una presentación que de otro modo sería estática. Los efectos de animación aplicados a imágenes estáticas pueden ser una alternativa efectiva en costo para crear un vídeo con movimiento.

292

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

BMiniproyecto 1

Configurar transiciones de diapositivas

En resumen Las transiciones son efectos animados que ocurren cuando cambia de una diapositiva a otra. Difieren de las animaciones en que estas últimas se aplican a elementos individuales de una diapositiva, mientras que las transiciones se aplican solo a diapositivas completas. Se puede controlar el efecto, su velocidad, sus efectos de sonido (si los hay) y, en algunos casos, otras opciones como la dirección.

Aplicar y modificar un efecto de transición De manera predeterminada, no hay transiciones asignadas a las diapositivas. Cuando se pasa a la siguiente diapositiva, esta simplemente aparece en el lugar de la anterior. Para transiciones de aspecto más espectacular, se puede elegir uno de los efectos preestablecidos que ofrece PowerPoint y luego modificarlo según sea necesario. En este ejercicio, aplicará y personalizará un efecto de transición. Se puede aplicar cualquiera de los efectos de transición desde la pestaña Transiciones y modificar después las opciones de la transición seleccionada. Algunas transiciones tienen opciones de efectos que se pueden elegir con el botón Opciones de efectos; si selecciona una transición que no tiene ningún efecto, ese botón permanece inactivo. Si lo desea, puede asignar un sonido a una transición. Puede seleccionar cualquiera de los sonidos preestablecidos de PowerPoint en el menú Sonido o seleccionar Otro sonido en el menú para abrir un cuadro de diálogo con el que puede buscar sus propios sonidos. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se insertan transiciones entre diapositivas? 4.1.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifican las opciones de los efectos de transición? 4.1.3 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifica la duración de los efectos? 4.3.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se manejan varias transiciones? 4.1.2

La duración establecida para una transición es su velocidad de ejecución, es decir, el número de segundos que dura la ocurrencia del efecto. Cada transición tiene una duración predeterminada; aumente la duración para hacerla más lenta o reduzca la duración para hacerla más rápida. El botón Aplicar a todo copia la transición de la diapositiva activa a todas las demás diapositivas. Para eliminar la transición de todas las diapositivas al mismo tiempo, primero establezca en Ninguna la transición de una de las diapositivas y luego haga clic en Aplicar a todo.

@@ Aplicar y modificar un efecto de transición Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Observe que hay una pequeña estrella en la parte inferior derecha de la diapositiva 2. Esta indica que se le ha aplicado una transición o animación a esa diapositiva.

MM Resolución de problemas

Si no escucha el sonido, trate de activar la vista previa otra vez. Si sigue sin escuchar el sonido, asegúrese de que el sonido de su sistema no esté en el modo silenciado en Windows y que el volumen esté activado.

293

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota Observe que la Duración configurada se restablece a la predeterminada para la transición recién seleccionada, pero el sonido (Cámara) seleccionado previamente se conserva.

Determinar cómo avanzarán las diapositivas De manera predeterminada, la presentación avanza de una diapositiva a la siguiente cuando hace clic con el mouse. Se puede establecer que las diapositivas avancen automáticamente después de cierta cantidad de tiempo, manualmente con un clic del mouse (u otra señal, como oprimir la tecla Intro), o ambas. Si se seleccionan ambas opciones, la diapositiva avanzará inmediatamente si hace clic con el mouse, en caso contrario, el avance ocurrirá cuando transcurra el tiempo asignado. En este ejercicio, aprenderá cómo establecer que las diapositivas avancen automáticamente después de cierta cantidad de tiempo o que avancen manualmente después de un clic del mouse.

@@ Configurar las diapositivas para que avancen manual o automáticamente Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Cuando se crea una presentación que se ejecuta automáticamente, como por ejemplo la que se muestra en la presentación Vestíbulo, es importante que no se establezca ningún elemento para que se ejecute solamente con un clic del mouse, ya que la audiencia no tendrá acceso al mouse.

Animar el contenido de las diapositivas

En resumen Puede animar objetos individuales en una diapositiva para darle a la presentación un aspecto más activo y dinámico. Se puede establecer que los objetos entren o salgan de la diapositiva de una manera animada. Por ejemplo, una imagen podría entrar en la diapositiva, permanecer en pantalla por unos pocos segundos y luego volver a salir. También se puede animar texto; se puede establecer que aparezca todo el texto al mismo tiempo o un punto de viñeta a la vez.

Las animaciones son efectos aplicados a marcadores de posición u otros objetos para mover el objeto de manera única en la diapositiva. Las animaciones pueden dividirse en líneas generales en cuatro tipos: entrada, énfasis, salida y trayectorias de movimiento. Los efectos de entrada animan la entrada de un objeto en la diapositiva, independientemente de la entrada de la propia diapositiva. Si un objeto no tiene un efecto de entrada, entra al mismo tiempo que la diapositiva. Un efecto de énfasis modifica un objeto que ya se encuentra en la diapositiva, atrayendo hacia él la atención al moverlo o cambiar sus colores. Un efecto de salida causa que el objeto abandone la diapositiva antes de que salga la diapositiva. Un efecto de trayectoria de movimiento mueve el objeto desde el punto A hasta el punto B, siguiendo una trayectoria que se crea para dicho objeto.

Aplicar animaciones En la pestaña Animaciones, hay muchos efectos de animación disponibles para entrada, énfasis y salida de objetos. Puede aplicarlos tanto a objetos gráficos como a texto. Después de aplicar una animación, puede modificarla cambiando sus opciones. En este ejercicio, aplicará un efecto de animación y después lo modificará para personalizar el efecto. 294

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplica animación al texto? 4.2.2

@@ Aplicar y modificar animaciones Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Las opciones de texto como la que seleccionó en el paso 30 están disponibles solo cuando anima texto, no gráficos. Las animaciones de PowerPoint son muy personalizables, como vio en el ejercicio anterior. Puede ajustar su dirección, duración, opciones de texto y más. Algunos efectos de animación tienen opciones de efectos que se pueden seleccionar en el menú del botón Opciones de efectos. Si la animación no tiene opciones, el botón Opciones de efectos no está disponible. Cuando anima texto, tiene la opción de animar cada párrafo individualmente o animar todo el texto al mismo tiempo. Tenga presente que cada animación se activará (de manera predeterminada) con un clic del mouse y piense si desea introducir individualmente o no cada párrafo a la audiencia.

Utilizar una trayectoria de animación Las trayectorias de movimiento le permiten establecer que un gráfico se mueva de un lugar a otro. Puede empezar con una trayectoria predefinida, como aprenderá en este ejercicio y luego modificarla para afinarla. Para modificar la trayectoria, en la pestaña Animaciones, haga clic en Opciones de efectos y luego en Modificar puntos. Después puede arrastrar los puntos individuales que conforman la trayectoria. En este ejercicio, aplicará una trayectoria de animación a un gráfico. 88 Listo para la certificación ¿Cómo se agregan trayectorias a las animaciones? 4.2.3

@@ Utilizar una trayectoria de animación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint El punto de inicio está representado por una flecha (o en algunas trayectorias de movimiento, por un círculo). Si los puntos de inicio y final son el mismo punto, solo verá esa flecha o círculo verde; sin embargo, si el punto final es diferente, aparece como una flecha o círculo rojo. La trayectoria de movimiento que aplicó en los pasos anteriores tiene el mismo punto de inicio y final, así que solo aparece una flecha verde.

Modificar las opciones de inicio y la duración de una animación Cada animación tiene sus propias configuraciones de inicio, duración y retraso por separado. La duración de la animación determina qué tan rápidamente se ejecutará. Cada efecto de animación tiene una duración predeterminada, que se puede aumentar o reducir. El retraso es la cantidad de tiempo de espera entre la acción anterior y esta animación. Se podría, por ejemplo, utilizar un retraso para darle a la audiencia la oportunidad de leer algún texto en la pantalla. Al establecer estas propiedades, se pueden poner en secuencia varios efectos de animación para producir la apariencia exacta que usted desea. 295

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se modifican las opciones de animación? 4.2.4 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se configuran las opciones de inicio y final? 4.3.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se aplican animaciones a una forma? 4.2.1

88 Listo para la certificación ¿Cómo se utiliza el Panel de animación? 4.3.4 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se reordenan las animaciones? 4.3.3

Cada animación tiene sus propias opciones de inicio y configuraciones de duración, separadas de la diapositiva. Las opciones de inicio disponibles son: Al hacer clic (la predeterminada), Con la anterior y Después de la anterior. Al hacer clic espera un clic del mouse para iniciar la animación; la presentación con diapositivas se detiene hasta que recibe el clic. Con la anterior inicia la animación simultáneamente con el inicio de la acción anterior. Si es la primera animación de la diapositiva, la acción anterior es la entrada de la diapositiva; en caso contrario, la acción anterior es la animación previa de esa diapositiva. Después de la anterior inicia la animación después de que la acción anterior ha terminado. Si la acción anterior es muy rápida, es posible que no note ninguna diferencia entre Con la anterior y Después de la anterior. En este ejercicio, modificará las opciones de inicio y duración de una animación.

@@ Modificar las opciones de inicio y duración de una animación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Utilizar el Panel de animación Cuando una diapositiva contiene varias animaciones, podría resultar útil el Panel de animación para ver y organizar las animaciones. El Panel de animación muestra una lista de cada una de las animaciones asociadas con el contenido de la diapositiva activa y le permite hacerles ajustes finos. En el Panel de animación, puede reordenar animaciones, ajustar sus configuraciones y ver cómo se superponen e interactúan entre sí. Dentro del Panel de animación, un objeto animado que consiste de varios párrafos aparece de manera predeterminada como un solo elemento, de modo que puede aplicar la misma configuración a todos los párrafos. Puede expandir opcionalmente esa entrada a una lista de cada párrafo individual, de modo que pueda animarlos separadamente si así lo prefiere. En este ejercicio, utilizará el Panel de animación para afinar los efectos de animación de una diapositiva. Además de utilizar los controles de la pestaña Animación de la Cinta de opciones, puede mostrar un cuadro de diálogo para cada animación abriendo el menú Animación en el Panel de animación, y seleccionando Opciones de efectos. El nombre del cuadro de diálogo depende del tipo de animación. Dentro de este cuadro de diálogo hay configuraciones que, entre otras cosas, le permiten asociar un sonido a una animación e invertir el orden en que aparece una lista. Para eliminar una animación de la diapositiva, seleccione la animación ya sea en el Panel de animación o haciendo clic en el icono numerado a la izquierda del objeto en la diapositiva y después presione la tecla Supr en el teclado.

@@ Utilizar el Panel de animación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Cuando se expande la lista, cada elemento se edita por separado. Si desea cambiar las configuraciones de toda la lista, debe volver a contraer la lista antes de cambiar las configuraciones. 296

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Utilizar el comando Copiar animación El comando Copiar animación le permite seleccionar un objeto que ya tiene la animación que desea, incluidos el retraso, la duración, efectos de sonido y demás, y luego copiar esa animación a otro objeto. El comando Copiar animación es muy similar al de Copiar formato, pero funciona para animaciones en lugar de para formatos. Cuando hace clic en Copiar animación, el puntero del mouse se convierte en una brocha. Puede entonces navegar a cualquier otra diapositiva (o permanecer en la misma diapositiva) y hacer clic en otro objeto para aplicarle las mismas configuraciones de animación. Si hace doble clic en Copiar animación en lugar de un solo clic, el comando permanece activo hasta que lo desactive (haciendo clic otra vez en él o presionando la tecla Esc), para que pueda copiar la misma animación en varios objetos. En este ejercicio, copiará animación de un objeto a otro.

@@ Utilizar el comando Copiar animación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar clips multimedia en una presentación

En resumen Los clips de audio (sonido) y vídeo (imágenes en movimiento), al llamar la atención de la audiencia, pueden agregar más interés a una presentación que una presentación estática. Puede incluir sus propios clips de audio y vídeo que tenga grabados o que haya adquirido en discos, o seleccionar clips que puede encontrar en Office.com o en una Búsqueda de vídeos de Bing o mediante una búsqueda en YouTube. También puede aplicar estilos de formato al contenido de audio y vídeo de la misma manera que lo hace para imágenes.

Agregar un archivo de audio en una diapositiva Los archivos de audio pueden insertar efectos de sonido simples, bandas sonoras y/o narraciones pregrabadas en una presentación. Puede agregar audio de archivos de su propia computadora o de Office.com. Puede especificar cuándo se reproducirá el sonido, a qué volumen (en comparación con el nivel general del sonido) y qué controles de usuario estarán disponibles en la pantalla. Tiene varias opciones para agregar audio en una presentación: • Utilice Audio en mi PC si tiene un archivo de audio en un formato aceptado que desea insertar. PowerPoint puede aceptar archivos AIFF, AU, MIDI, MP3, WAV y WMA. • Utilice Audio en línea para abrir el cuadro de diálogo Insertar audio y buscar un archivo de audio de la misma manera en que buscó archivos de Imágenes prediseñadas de Office.com. • Utilice Grabar audio si desea grabar su propio audio para reproducirlo en la diapositiva. Debe contar con un micrófono para grabar audio. En este ejercicio, agregará un clip de audio de Office.com en la presentación, lo borrará y después agregará un clip de audio de los archivos de datos proporcionados para este ejercicio.

297

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se establecen opciones multimedia? 3.6.4

@@ Agregar un clip de audio en una diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Agregar un vídeo en una diapositiva Puede insertar vídeos de su propia colección para agregar interés o información visual a una presentación. PowerPoint acepta vídeos Flash, así como muchos formatos estándar como Windows Media, QuickTime y MP4. Puede insertar contenido de vídeo utilizando el botón Vídeo en la pestaña Insertar o utilizando el icono Insertar vídeo en un marcador de posición de objetos. En este ejercicio, insertará un clip de vídeo desde un archivo, establecerá que se reproduzca automáticamente y configurará algunas opciones de reproducción para él.

@@ Agregar un vídeo a una diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint Como vio en el ejercicio anterior, puede establecer que un clip se inicie automáticamente o con un clic y puede controlar su duración del fundido (tanto el Fundido de entrada como el Fundido de salida). Cuando atenúe un clip al entrar y salir, tenga cuidado de no dificultarle a la audiencia ver algo importante que sucede en el primer o último segundo del clip. Después de insertar un clip de vídeo, puede utilizar los controles del grupo Opciones de vídeo en la pestaña Reproducción de las Herramientas de vídeo para personalizar su reproducción. Las opciones disponibles son: • Iniciar: establece si el vídeo se inicia Automáticamente o Al hacer clic. • Reproducir a pantalla completa: cuando se empieza a reproducir el clip, se cambia al modo de pantalla completa. • Ocultar con reproducción detenida: cuando no se está reproduciendo el clip, no aparece en la diapositiva. Asegúrese de establecer Iniciar en Automáticamente si utiliza esta opción; en caso contrario, no tendrá manera de iniciar el clip. • Repetir la reproducción hasta su interrupción: el clip se repita una y otra vez hasta que aparece la siguiente diapositiva. • Rebobinar después de la reproducción: cuando termina la reproducción del clip, reaparece el primer cuadro del clip. (Cuando no se selecciona esta opción, el último cuadro del clip permanece en pantalla).

Recortar un clip de vídeo Es posible que las imágenes de vídeo sin editar que tiene a la mano requieran algunos recortes para que sean adecuadas para su presentación. Puede hacer esto editándolo en una aplicación de edición de vídeos externa, pero si todo lo que necesita es recortar algunas imágenes del principio y/o el final del clip, sería más fácil hacerlo en PowerPoint. En este ejercicio, recortará 2 segundos del principio y el final de un vídeo.

298

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se recorta la duración de clips multimedia? 3.6.2 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se establecen los tiempos de inicio y finalización? 3.6.3

@@ Recortar un clip de vídeo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Aplicar formato a contenido de vídeo o audio Se puede aplicar formato a cualquier clip de vídeo en una diapositiva y a cualquier clip de audio que tenga un icono visible en una diapositiva con los estilos predefinidos de PowerPoint. Esto funciona igual que el formato basado en estilos para objetos gráficos. Si selecciona un estilo de una galería. Después se puede personalizar como desee aplicándole formato. También puede seleccionar un cuadro del clip de vídeo que aparecerá en la diapositiva, en cualquier momento en que no se esté reproduciendo el clip de vídeo.

Elegir un marco de póster Un marco de póster es una imagen que se muestra en la diapositiva cuando el clip de vídeo no se está reproduciendo activamente. Puede utilizar una imagen externa, pero con frecuencia resulta más fácil seleccionar un marco del propio clip de vídeo. Los marcos de póster son útiles, porque a menudo el primer marco del clip de vídeo no es una imagen que sea significativa o reconocible. En lugar de seleccionar Marco actual del menú Marco de póster, como hará en este ejercicio, puede seleccionar Imagen de archivo para seleccionar su propia imagen. Para eliminar cualquier marco de póster de modo que el primer marco del clip de vídeo sea una vez más la imagen predeterminada para el clip, seleccione Restablecer en el menú. En este ejercicio, seleccionará un marco de póster para mostrarlo en un clip de vídeo.

@@ Elegir un marco de póster Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Aplicar estilo y formato a un vídeo Mientras que las herramientas de la pestaña Reproducción de las Herramientas de vídeo controlan los efectos de movimiento del clip, las herramientas de la pestaña Formato de las Herramientas de vídeo controlan su apariencia estática, incluidos sus bordes, efectos y cualquier corrección de color o contraste. Estas herramientas son muy similares a las que se utilizan para las imágenes gráficas, las cuales aprendió a usar en la Lección 8. En este ejercicio, aplicará un estilo de vídeo y algunas correcciones de imagen.

@@ Aplicar estilo y formato a un vídeo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota Parte de la apariencia del clip es la barra de control multimedia, o la barra gris gruesa que aparece detrás del clip. Si la presentación es autoejecutable, tal vez prefiera ocultarla de la audiencia. Para hacerlo, elimine las marcas de las casillas de verificación de los Controles de presentación multimedia en la pestaña Presentación con diapositivas.

Cambiar el tamaño y ordenar el contenido de vídeo o audio Se puede cambiar el tamaño de los clips de vídeo (y de los de audio que tienen un icono visible) y ordenarlos como cualquier otro contenido en una diapositiva. Puede arrastrarlos para moverlos o cambiar su tamaño o especificar medidas exactas. También puede alinearlos con otro contenido utilizando las herramientas de Alineación que aprendió a utilizar en la Lección 8 cuando trabajó con formas dibujadas. En este ejercicio, cambiará el tamaño de un clip de vídeo y lo alineará en la diapositiva utilizando las guías. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se ajusta el tamaño de la ventana multimedia? 3.6.1

@@ Cambiar el tamaño y ordenar un clip de vídeo Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Puesto que el borde del clip es luminoso, es posible que no parezca alinearse con precisión con las guías. Probablemente el borde luminoso sobrepase ligeramente las líneas. Existen muchas maneras de cambiar el tamaño y ordenar clips de audio y vídeo en PowerPoint. Para cambiar el tamaño de un clip, puede arrastrar uno de sus controladores de selección, introducir medidas precisas en las casillas Alto y Ancho en la pestaña Formato de las Herramientas de vídeo, o hacer clic derecho en el clip y seleccionar Tamaño y posición para abrir los controles de tamaño en el panel de tareas Dar formato a vídeo. Para mover (ordenar) un clip, puede arrastrarlo a donde quiera, con o sin las guías y/o las líneas de la cuadrícula para ayudarlo. También puede especificar una posición exacta en la sección Posición del panel de tareas Dar formato a vídeo, o utilizar el comando Alinear en la pestaña Formato de las Herramientas de vídeo para alinear el clip con otros clips o con la propia diapositiva. `` Tome nota El comando Alinear funciona solo si está alineando objetos similares. En el ejercicio anterior, no podría haber alineado el cuadro de texto y el clip de vídeo entre sí utilizando el comando Alinear, porque cuando selecciona ambos objetos, la pestaña Formato de las Herramientas de vídeo deja de estar disponible y es ahí donde se encuentra el comando Alinear.

300

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Comprimir archivos multimedia Si planea compartir una presentación que contiene clips de audio y vídeo, posiblemente quiera comprimir los archivos multimedia en la presentación para reducir el tamaño total del archivo. Este modo de compresión es similar al comando Comprimir imágenes para los gráficos, pero funciona con archivos de vídeo y audio. Puede seleccionar calidad alta, media o baja, dependiendo de cómo planee utilizar el archivo de la presentación. En el siguiente ejercicio, comprimirá los archivos multimedia en una presentación. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se comprimen los archivos multimedia? 5.3.4

@@ Comprimir archivos multimedia Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

301

Lección 1 - Conceptos Lección 11 básicos de PowerPoint

Exponer una presentación BMiniproyecto 1

Ajustar la orientación y el tamaño de una diapositiva

En resumen La orientación se refiere a la dirección en la que aparece el material en la página cuando se imprime. Una página impresa con orientación horizontal (panorámica) es más ancha que alta, como la imagen de un paisaje que muestra una amplia vista panorámica. Una página impresa con orientación vertical (retrato) es más alta que ancha, como la imagen de un retrato que se enfoca en una sola figura erguida. El tamaño de diapositiva se expresa como una proporción del alto con respecto al ancho, también conocida como relación de aspecto. Puede elegir una relación Estándar (4:3) o Panorámica (16:9) o puede establecer un tamaño de diapositiva personalizado con la proporción que prefiera.

`` Tome nota No confunda el tamaño de diapositiva con la resolución. La resolución se refiere al número de pixeles que contiene la visualización de una diapositiva en el monitor y es aplicable solo en la vista Presentación con diapositivas. La resolución se configura en el cuadro de diálogo Configurar presentación, que se cubre más adelante en esta lección.

Seleccionar la orientación de una diapositiva De manera predeterminada, las diapositivas se muestran más anchas que altas (orientación horizontal). Es posible que quiera cambiar la orientación de una presentación para un caso especial, por ejemplo, para acomodar gráficos grandes que tengan una orientación vertical o imprimir diapositivas con la misma orientación que otros materiales. Puede cambiar fácilmente esta orientación utilizando el cuadro de diálogo Tamaño de diapositiva o un comando de la Cinta de opciones. En este ejercicio, practicará cambiando la orientación de una diapositiva. No se pueden combinar las orientaciones horizontal y vertical en una sola presentación como lo hace en un documento con un procesador de palabras. Todas las diapositivas de una presentación deben tener la misma orientación. Sin embargo, si necesita mostrar una o más diapositivas con una orientación diferente, puede crear una presentación secundaria con la orientación diferente y luego proporcionar vínculos entre la presentación principal y la secundaria. Puede fácilmente hacer clic en el vínculo durante la presentación con diapositivas para pasar a la presentación secundaria y luego hacer clic en otro vínculo para regresar a la presentación principal.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se cambian las opciones de diseño de página? 1.3.1 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se configura la resolución de una presentación con diapositivas? 1.5.4

302

Los materiales de la presentación, como páginas de notas y documentos, se imprimen en orientación vertical de manera predeterminada, ya que esta orientación permite una colocación más eficiente de las imágenes de las diapositivas y el texto en la página. Ajustar la orientación para estos materiales le permite colocar más información a lo largo del eje más largo de la página, lo que resulta un beneficio adicional si tiene muchas notas para cada diapositiva.

@@ Seleccionar el tamaño y la orientación de una diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota Las medidas para el ancho y el alto en el cuadro de diálogo Tamaño de la diapositiva están en centímetros, pero un centímetro en un monitor puede verse diferente dependiendo del tamaño del monitor y la resolución de la pantalla. La principal preocupación es la relación entre el alto y el ancho. Por ejemplo, la relación de 33.867 cm por 19.05 cm expresada como una fracción es 16/9, la relación normal panorámica. Si no encuentra un tamaño adecuado para una necesidad específica, puede crear un tamaño de diapositiva personalizado. Ajuste el ancho y el alto como desee en el cuadro de diálogo Tamaño de diapositiva para crear un tamaño de diapositiva personalizado. Además de permitirle establecer el tamaño y la orientación de la diapositiva, el cuadro de diálogo Tamaño de diapositiva le permite seleccionar el número inicial para las diapositivas de una presentación. Esta opción es útil si está combinando varias presentaciones separadas en una sola presentación con diapositivas más amplia.

Personalizar

En resumen

los documentos

Se puede ayudar al público a seguir una presentación entregándole documentos que muestren versiones pequeñas de las diapositivas, organizadas de diversas maneras en una página. Los diseños de los documentos son controlados por el Patrón de documentos, tal como la apariencia de una diapositiva es controlada por el Patrón de diapositivas. Puede personalizar el Patrón de documentos para crear su propio diseño de documentos. También puede exportar documentos a Microsoft Word, donde puede personalizarlos aún más.

para el público

Personalizar el Patrón de documentos Se puede personalizar el diseño del Patrón de documentos, el cual controla cómo se aplica el formato a los documentos en PowerPoint. Se le pueden agregar cuadros de texto, activar o desactivar ciertos marcadores de posición y aplicar formato a esos marcadores de posición. En este ejercicio, personalizará el Patrón de documentos de varias maneras. Se pueden crear documentos que muestren una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas en una página. Si se hacen cambios a cualquiera de estos diseños, los cambios se reflejan en todos los demás diseños. No se puede ajustar la posición o el tamaño de los marcadores de posición de las diapositivas en el Patrón de documentos. (Pero lo puede hacer en Word, lo cual aprenderá en el siguiente ejercicio). Sin embargo, puede ajustar tanto el tamaño como la posición de los marcadores de posición de Título, Fecha, Pie de página y Número de página. También puede decidir ocultar algunos o todos estos marcadores de posición, eliminando la selección de sus cuadros de verificación en el grupo Marcadores de posición en la pestaña Patrón de documentos. La pestaña Patrón de documentos le permite cambiar la orientación tanto de las diapositivas como de los documentos, utilizando botones del grupo Configurar página. Para modificar aún más la apariencia de los documentos, puede cambiar los colores y fuentes del tema (pero no el tema actual) y aplicar un estilo de fondo diferente. Puede aplicar formato a los marcadores de posición de Título, Fecha, Pie de página y Número de página, así como cualquier cuadro de texto o marcador de posición, utilizando Estilos rápidos, rellenos y contornos.

303

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Note que también puede personalizar el Patrón de notas de la misma manera en que personalizó el Patrón de documentos. Haga clic en el botón Patrón de notas en la pestaña Vista para mostrar la pestaña Patrón de notas. El Patrón de notas le permite ajustar el tamaño y la posición de la imagen de la diapositiva, así como otros marcadores de posición de la página. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se establecen opciones de impresión de documentos? 1.4.1

@@ Personalizar el Patrón de documentos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Si el archivo se almacena en un servidor, es posible que vea un mensaje acerca de que los cambios realizados en esta vista podrían perderse cuando lo guarde en el servidor. Haga clic en Salir para continuar. `` Tome nota En algunos salones de clases, la impresión es limitada o no está disponible. Verifique con su instructor(a), si es necesario, para asegurarse de que puede imprimir un documento de varias páginas en su salón de clases.

Exportar documentos a Word Como observó en el ejercicio anterior, existe un límite para lo que puede hacer con los diseños de los documentos en PowerPoint. Para tener un control máximo sobre los documentos, incluida la capacidad de cambiar el tamaño de las imágenes de las diapositivas, debe exportar los documentos a Word. En este ejercicio, exportará documentos a Word.

@@ Exportar documentos a Word Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Seleccionar diapositivas para mostrar

En resumen Es posible que quiera presentar solo una parte de las diapositivas que ha preparado sobre un tema específico. Puede seleccionar las diapositivas que mostrará, ocultando diapositivas o creando una presentación con diapositivas personalizada.

Ocultar diapositivas seleccionadas Puede omitir diapositivas de una presentación, ocultándolas. Utilice el botón o el comando Ocultar diapositiva para ocultar una diapositiva y así no aparezca durante la presentación. En este ejercicio, ocultará una diapositiva.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se ocultan las diapositivas? 2.1.3

@@ Ocultar una diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

ÔÔ Otra manera Haga clic derecho en una diapositiva en el panel Diapositivas o en la vista Clasificador de diapositivas y después haga clic en Ocultar diapositiva en el menú contextual.

Cuando se oculta una diapositiva, todavía puede verla en la vista Normal y en la vista Clasificador de diapositivas. Se ha ocultado solo en la vista Presentación con diapositivas, cuando se presentan las diapositivas. Se puede dejar de ocultar una diapositiva, utilizando el mismo procedimiento que se usó para ocultarla.

ÔÔ Otra manera Establezca un rango de diapositivas para mostrar en el cuadro de diálogo Configurar presentación, que se cubrirá más adelante en esta lección.

Crear una presentación personalizada

Si resulta que desea mostrar durante la presentación una diapositiva oculta, puede mostrarla utilizando las herramientas de presentación de PowerPoint. Aprenderá más acerca de controlar una presentación con estas herramientas más adelante en esta lección.

En esta lección aprenderá cómo crear presentaciones personalizadas para personalizar presentaciones para diferentes grupos, utilizando diapositivas de una sola presentación. Una presentación sobre una revisión corporativa anual, por ejemplo, podría incluir información sobre la compañía como un todo, así como sobre las operaciones de cada departamento. Podría mostrar todas las diapositivas al consejo directivo y utilizar presentaciones personalizadas para mostrar a cada departamento las estadísticas generales de la compañía y la información específica de ese departamento. Las presentaciones personalizadas le permiten enfocar su atención en el material más importante para un público específico. En este ejercicio, creará una presentación personalizada que contiene un subconjunto de las diapositivas de la presentación principal. Puede crear cualquier número de presentaciones personalizadas en una sola presentación. Cuando configura una presentación para mostrarla, puede especificar que solo las diapositivas de la presentación personalizada se muestren. También puede decidir ejecutar la presentación mientras está en la vista Presentación con diapositivas. Seleccione las diapositivas para una presentación personalizada en el cuadro de diálogo Definir presentación personalizada. Agregue los títulos de las diapositivas de la presentación principal a la presentación personalizada: utilice las flechas que apuntan hacia arriba y hacia abajo que se encuentran a la derecha de las Diapositivas en la lista de la presentación personalizada para mover un título seleccionado hacia arriba o hacia abajo de la lista.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se crean presentaciones personalizadas? 1.5.1

@@ Crear una presentación personalizada Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Los paréntesis que rodean el número de la diapositiva 2 señalan que se trata de una diapositiva oculta.

305

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Después de que creó una presentación personalizada, su nombre aparece en la lista desplegable del botón Personalizar presentación, así como en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas. Puede ejecutar la presentación personalizada desde cualquiera de estas listas. También puede seleccionar la presentación personalizada en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y seleccionar las opciones para editar la presentación, eliminarla o copiarla.

Ensayar y grabar una presentación con diapositivas

En resumen Para asegurarse de que su público tenga suficiente tiempo para leer y absorber el contenido de las diapositivas, puede ensayar su presentación. Cuando ensaye una presentación, léala como si fuera una persona del público que ve las diapositivas por primera vez. Observe las imágenes, cuadros y diagramas para leer cualquier información que proporcionen. Después de su ensayo, tiene la opción de guardar los intervalos de tiempo que utilizará durante su presentación. No solo puede grabar los intervalos, sino también la narración (comentarios de audio grabados), anotaciones y otras características. Si no puede llegar a un público en tiempo real, grabar la presentación para una repetición posterior es una opción atractiva. Al igual que con los intervalos, puede grabar la presentación de principio a fin o volver a grabar diapositivas individuales.

Ensayar intervalos Ensayar una presentación puede ayudarlo a establecer los intervalos para ella. Los intervalos para cada diapositiva son particularmente importantes si tiene la intención de mostrar las diapositivas como una presentación autoejecutable que los espectadores no pueden controlar. Debe permitir que haya tiempo suficiente para que los espectadores lean y comprendan el contenido de cada diapositiva. (Aprenderá más sobre las presentaciones autoejecutables en la siguiente sección). Cuando ensaye, lea el texto de la diapositiva en voz alta (o en silencio para sí mismo) para ver cuánto tiempo debe aparecer en pantalla cada diapositiva. Puede decidir si guarda esos intervalos después de ensayar o los descarta. En este ejercicio, ensayará intervalos para una presentación y los grabará para usarlos después. La barra de herramientas Ensayo que se muestra cuando ensaya una presentación le muestra cuánto tiempo le lleva leer la diapositiva actual, así como el tiempo transcurrido en toda la presentación. Puede hacer una pausa en el ensayo si es necesario y después reanudarla cuando esté listo para continuar. También puede seleccionar empezar otra vez el intervalo de una diapositiva en particular. Observe que, al ensayar intervalos, estos se aplican a las diapositivas, lo que le permite a PowerPoint controlar las diapositivas por usted. La presentación puede ejecutarse automáticamente sin que tenga que hacer clic en botones para que avancen las diapositivas. Si tiene animaciones aplicadas a los objetos de la diapositiva, el ensayo establecerá el intervalo adecuado para la aparición en pantalla de esos objetos. No tiene que guardar los intervalos de las diapositivas si no desea que PowerPoint las controle por usted. Puede decirle a PowerPoint que no guarde los intervalos o puede eliminar la selección de Usar intervalos en el grupo Configurar de la pestaña Presentación con diapositivas para eliminar los intervalos de las diapositivas.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Ensayar y grabar intervalos Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Ajustar el intervalo de una diapositiva individual Después de grabar los intervalos de una presentación, puede decidir que necesita más o menos tiempo para una diapositiva en particular. Puede cambiar el intervalo en la pestaña Transiciones. En el siguiente ejercicio, cambiará el intervalo de una diapositiva individual

@@ Ajustar el intervalo de una diapositiva Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint ÔÔ Otra manera También puede desactivar todas las transiciones automáticas al desactivar la casilla de verificación Después de en la pestaña Transiciones, y después hacer clic en Aplicar a todo, o al eliminar la selección de la casilla de verificación Usar intervalos en la pestaña Presentación con diapositivas. Sin embargo, esto no elimina los intervalos; solo inhabilita su capacidad de ejecutarse automáticamente. Más adelante podría volver a habilitar los intervalos para todas las diapositivas y recuperar los intervalos establecidos previamente.

Borrar intervalos Si decide no utilizar intervalos automáticos, puede borrar fácilmente todos los intervalos de todas las diapositivas al mismo tiempo. El siguiente ejercicio le muestra cómo borrar los intervalos de todas las diapositivas.

@@ Borrar los intervalos de las diapositivas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Volver a grabar una presentación completa Grabar una presentación lo ayuda a compartir su trabajo de manera remota con personas que no hayan tenido la posibilidad de reunirse en una fecha y horario específicos para verla en vivo. Los integrantes del público pueden ver su presentación grabada cuando les convenga. Al grabar una presentación, se guardan la narración, las anotaciones y los intervalos. No se crea un archivo separado como grabación; todas las configuraciones se guardan en el archivo normal de PowerPoint. En el siguiente ejercicio, grabará una presentación de principio a fin. `` Tome nota Si desea guardar un archivo separado para distribución, considere hacer un vídeo de la presentación, un tema que se cubrió en la Lección 10. `` Tome nota Para grabar la narración, necesitará una computadora que tenga sonido disponible y un micrófono. Debe configurar y probar el micrófono con anticipación en Windows. En Windows 7, haga clic en Iniciar, escriba micrófono y luego haga clic en el vínculo Instalar un micrófono en la parte superior del menú Iniciar. Siga las indicaciones para preparar el micrófono para grabar. En Windows 8, en la pantalla Inicio, escriba micrófono y después haga clic en Configuraciones. En la lista de los resultados de búsqueda, haga clic en Instalar un micrófono y luego siga las indicaciones. 307

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Grabar una presentación desde el principio Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Si se equivoca mientras graba la narración, siga grabando. Puede volver a grabar diapositivas individuales después de que haya terminado.

Volver a grabar una diapositiva individual Si comete un error al grabar una diapositiva determinada, puede volver a grabarla. En el siguiente ejercicio, volverá a grabar una sola diapositiva.

@@ Grabar una presentación desde la diapositiva actual Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Configurar una presentación con diapositivas

En resumen El cuadro de diálogo Configurar presentación le permite tomar varias decisiones acerca de cómo mostrar las diapositivas durante una presentación.

Configurar una presentación con diapositivas El siguiente ejercicio lo guiará a través de los ajustes del cuadro de diálogo Configurar presentación. No todos estos ajustes son aplicables a la presentación que se está utilizando como ejemplo, pero todos son útiles para saber más acerca de la variedad de presentaciones que puede crear en el futuro. En este ejercicio, configurará diversos ajustes que controlan cómo se ejecutará una presentación con diapositivas en la vista Presentación con diapositivas. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se configuran las opciones de una presentación con diapositivas? 1.5.2

@@ Configurar una presentación con diapositivas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Esta opción se activa automáticamente si selecciona Examinada en exposición (pantalla completa) como el tipo de presentación. `` Tome nota El color de la pluma no es importante para esta presentación, porque esta será autoejecutable, pero es útil como referencia futura para saber cómo cambiarlo.

308

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

`` Tome nota La presentación personalizada Información corporativa se selecciona automáticamente porque es la única presentación personalizada.

`` Tome nota Si tiene varios monitores, los controles en la sección Varios monitores estarán disponibles. Con varios monitores, puede marcar la casilla de verificación Usar vista del moderador, de modo que un monitor muestre los controles del moderador (incluidas las notas del orador) y el otro muestre las diapositivas en el modo de pantalla completa. Cuando configura una presentación con diapositivas, tiene la opción de elegir el Tipo de presentación. Las opciones son: • Realizada por un orador (pantalla completa) es la opción para elegir si las diapositivas serán presentadas por un moderador (usted o alguna otra persona) para una audiencia en vivo. Las diapositivas se mostrarán en el tamaño de pantalla completa. • Examinada de forma individual (ventana) es la opción para elegir si está preparando una presentación para que un espectador la revise en su propia computadora. Las diapositivas se muestran dentro de una ventana que contiene una barra de título con controles de tamaño y cierre. También puede elegir mostrar una barra de desplazamiento para hacer más fácil que el espectador se desplace a través de las diapositivas. • Examinada en exposición (pantalla completa) es la opción para elegir si tiene la intención de hacer que la presentación se ejecute sin supervisión, sin moderador. Esta opción es una elección estándar para exposiciones u otros lugares donde las diapositivas pueden repetirse indefinidamente para que las vean los observadores el tiempo que deseen. También puede configurar la resolución de las diapositivas para un monitor específico. (El monitor predeterminado es Automático, que ajusta la resolución basada en el monitor en uso). Para establecer una resolución específica, seleccione un monitor de la lista desplegable Monitor de la presentación con diapositivas y después seleccione una resolución de la lista desplegable Resolución.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE HERRAMIENTAS DE PRESENTACIÓN EN LA VISTA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS

Cuando está en la vista Presentación con diapositivas, las herramientas de presentación aparecen en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Estas están tenues hasta que coloca el puntero sobre ellas; entonces se convierten en iconos brillantes en los que puede hacer clic para abrir menús. En la Figura 11-1, el botón Menú está activo y se muestra su menú.

F Figura 11-1 Las herramientas de presentación

A) Anterior / B) Siguiente / C) Pluma / D) Ver todas las diapositivas / E) Acercar / F) Menú.

También puede mostrar un menú de navegación haciendo clic derecho en cualquier lugar de la diapositiva. El menú del clic derecho contiene un comando adicional, Opciones del puntero, que abre el mismo menú que el botón Pluma en las herramientas de presentación. Si tiene un segundo monitor disponible, tiene la opción de mostrar la Vista del moderador en el monitor que la audiencia no ve. La Vista del moderador contiene muchas herramientas para controlar la presentación detrás de escenas, y proporciona una vista rápida de cualquier nota del orador que pueda haber incluido en el archivo de la presentación (véase la Figura 11-2).

I A

K Figura 11-2 Vista del moderador

A) Herramientas de pluma y puntero láser / B) Ver todas las diapositivas / C) Acercar la diapositiva / D) Pantalla en negro o normal / E) Menú / F) Anterior / G) Siguiente / H) Diapositiva siguiente / I) Notas del orador / J) Diapositiva que se muestra actualmente / K) Mostrar las notas en un tamaño de fuente mayor o menor.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

En resumen

Trabajar con

PowerPoint ofrece varias herramientas de presentación que puede utilizar durante una presentación para controlar la exposición de las diapositivas y marcar directamente en ellas si lo desea. Puede utilizar comandos del teclado, clics del mouse, herramientas de presentación o comandos de menú para controlar la presentación. Puede seleccionar varias opciones de marcaje y colores para hacer anotaciones en sus diapositivas durante la presentación.

las herramientas de presentación

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se navega dentro de una presentación con diapositivas? 1.5.6

Desplazarse a través de una presentación Existen muchas maneras de desplazarse a través de las diapositivas de una presentación. Puede simplemente hacer clic para moverse desde el principio hasta el final, ignorando cualquier diapositiva oculta. Si desea desplazarse a otras diapositivas que no están en la secuencia predeterminada, puede utilizar el menú de navegación, métodos abreviados del teclado u otras técnicas. En este ejercicio, practicará cómo desplazarse a través de una presentación. PowerPoint proporciona muchos métodos para que pueda utilizar las herramientas que le resulten más cómodas para avanzar, retroceder o ir a una diapositiva específica. La Tabla 11-1 resume las opciones de navegación más populares de la vista Presentación con diapositivas. Tabla 11-1 Opciones de navegación de la vista Presentación con diapositivas

Acción Mostrar la siguiente diapositiva o animación Mostrar la diapositiva o animación anterior Ir a la siguiente diapositiva si está oculta

Teclado

Mouse

Menú contextual del botón derecho

Herramientas de presentación

S, Intro, Barra espaciadora, Av Pág, Flecha derecha

Botón izquierdo del mouse.

Clic derecho, después clic en Siguiente.

Botón Siguiente.

A, Re Pág, Retroceso, Flecha izquierda

n/a

Clic derecho, después clic en Anterior.

Botón Anterior.

n/a

Clic derecho, después clic en Última diapositiva vista.

Botón Menú, después clic en Última diapositiva vista.

n/a

Clic derecho, después clic en Ver todas las diapositivas, luego clic en la vista miniatura de la diapositiva deseada.

Botón Ver todas las diapositivas, luego clic en la vista miniatura de la diapositiva deseada.

Ir a la última diapositiva vista

n/a

Ir a una diapositiva específica

Presione G y utilice las teclas de flecha para mover la selección a la diapositiva deseada, y luego presione Intro para mostrarla. Presione Ctrl+S para abrir el cuadro de diálogo Todas las diapositivas, haga clic en la diapositiva deseada y haga clic en Ir a. Introduzca el número de diapositiva y presione Intro.

311

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Finalizar la presentación

Esc

n/a

Clic derecho, después clic en Finalizar presentación.

Botón Menú, luego clic en Finalizar presentación.

Acercar una parte de la diapositiva actual

+ para acercar (presione otra vez para acercar más) – para alejar (presione otra vez para alejar más)

Clic derecho para regresar a la visualización normal después de acercar.

Clic derecho, después clic en Acercar. Clic en un área de la diapositiva para acercar esa área. Arrastre para mover la zona acercada.

Botón Zoom. Clic en un área de la diapositiva para acercar esa área. Arrastre para mover la zona acercada.

Obtener ayuda (resumen de comandos)

n/a

Clic derecho, después clic en Ayuda.

Botón Menú, luego clic en Ayuda.

Si seleccionó el tipo de presentación Examinada de forma individual (ventana) en el cuadro de diálogo Configurar presentación, las herramientas de presentación en la esquina inferior izquierda de la pantalla no se muestran y no puede utilizar el botón del mouse para ir a la siguiente diapositiva. Puede utilizar las opciones de teclado para ir a la diapositiva siguiente o a la anterior, o puede hacer clic derecho en la diapositiva y seleccionar Siguiente para avanzar o Anterior para retroceder a través de la diapositivas. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se navega dentro de una presentación con diapositivas? 1.5.6

ÔÔ Otra manera También puede iniciar la presentación desde el principio presionando F5. ÔÔ Otra manera Para ir a la siguiente diapositiva si está oculta, puede presionar H. ÔÔ Otra manera También puede finalizar la presentación, presionando la tecla Esc.

@@ Desplazarse a través de una presentación Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Una manera sencilla de reabrir la presentación Oferta final es: haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Abrir y haga clic en el archivo Oferta final en la parte superior de la lista de archivos recientes. Al ir trabajando con PowerPoint, se dará cuenta de que desarrolla una preferencia por las herramientas de navegación que le resultan más fáciles de utilizar. Por ejemplo, con frecuencia resulta más eficiente utilizar opciones del teclado, ya que pueden ser más rápidas que hacer clic derecho y seleccionar opciones de menús contextuales.

Utilizar la vista Moderador ÔÔ Otra manera También puede poner en negro la pantalla o volver a activarla presionando N. Si prefiere blanco, utilice en cambio la tecla B.

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La vista Moderador, como vio en la Figura 11-2, proporciona una interfaz para controlar una presentación en vivo. Puede utilizarla en otro monitor mientras sus diapositivas se muestran en la vista Presentación con diapositivas en el monitor o proyector que ve el público. La vista Moderador es nueva en PowerPoint 2013 y la puede mostrar inclusive cuando no tenga dos monitores. Esto le ofrece una oportunidad para practicar cómo trabajar con la vista Moderador antes de su presentación, independientemente del equipo con el que tenga que practicar. En este ejercicio tendrá una introducción a la vista Moderador y aprenderá algunas de sus herramientas y funciones.

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se utiliza la vista Moderador? 1.5.5

@@ Utilizar la vista Moderador Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Hacer anotaciones en las diapositivas con la pluma o el marcador de resaltado

ÔÔ Otra manera También se puede presionar E para eliminar todas las anotaciones de una diapositiva.

Mientras avanza en una presentación, es posible que desee hacer una pausa para destacar algunos puntos. Puede anotar (escribir) directamente en una diapositiva con las herramientas de anotación de PowerPoint. Puede controlar estas herramientas, como la configuración del color o el grosor del trazo de la pluma, mediante el menú Pluma en las herramientas de presentación. Están disponibles diversos tipos de plumas, grosores y colores. En el siguiente ejercicio, creará anotaciones de pluma durante una presentación con diapositivas. PowerPoint ofrece tres diferentes opciones de anotación: Puntero láser, Pluma y Marcador de resaltado. El Puntero láser no deja ninguna marca en la diapositiva. En cambio, la Pluma deja marcas donde la arrastra, aproximadamente del mismo grosor que una pluma. El Marcador de resaltador deja un trazo grueso de color semitransparente donde lo arrastra, así que no oscurece el contenido. Puede cambiar el color de tinta para cualquiera de estos tipos de pluma. Las opciones Pantalla negra y Pantalla blanca le permiten reemplazar la diapositiva actual por una pantalla negra o blanca que puede utilizar para hacer anotaciones o cubrir el material actual si desea mantenerlo oculto mientras está hablando de otro tema.

88 Listo para la certificación - ¿Cómo se hacen anotaciones en las presentaciones con diapositivas? 1.5.7

ÔÔ Otra manera También puede hacer clic derecho, clic en Mostrar todas las diapositivas y seleccionar la diapositiva 7. Esta lección utiliza una variedad de métodos de navegación para practicar. ÔÔ Otra manera También se puede presionar E para eliminar todas las anotaciones de una diapositiva.

@@ Anotaciones en las diapositivas Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Mientras está activo alguno de los punteros de la pluma, no puede utilizar el botón del mouse para avanzar las diapositivas. Cuando llega al final de la presentación (o la termina anticipadamente), si ha creado cualquier anotación, aparecerá un mensaje preguntándole si desea mantenerlas o descartarlas. Si las mantiene, se guardan en las diapositivas como anotación de pluma, que es similar a un dibujo que podría haber hecho con la herramienta formas.

Editar anotaciones de pluma Puede mover y eliminar anotaciones individuales en las diapositivas de la misma manera que lo hace con otros gráficos y también puede manejar los tipos de pluma con la pestaña Plumas de las Herramientas de lápiz. En el siguiente ejercicio, editará una anotación de pluma en la vista Normal y agregará ahí una nueva anotación.

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

@@ Editar anotaciones de pluma Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

Mostrar una presentación en línea Mostrar una presentación en línea (también llamado difundir una presentación) hace posible que la gente que no pudo asistir personalmente a la presentación pueda verla. Una presentación en línea sigue siendo una presentación en vivo con un orador en vivo, pero se realiza de manera remota. Puede controlar la secuencia y los intervalos de las diapositivas desde su PC y, opcionalmente, puede hablar en un micrófono para agregar una narración en vivo. También puede utilizar las herramientas de las anotaciones de pluma, hacer una pausa o resumir la presentación, así como utilizar las opciones Pantalla negra y Pantalla blanca o cualquier otra herramienta de la vista Presentación con diapositivas. En este ejercicio, difundirá una presentación en línea.

@@ Mostrar una presentación en línea Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Debe tener una cuenta de Windows Live para difundir una presentación, utilizando el Servicio de presentación en línea. Dependiendo de qué otros servicios tenga instalados, el Servicio de presentación en línea puede ser la única opción del menú.

`` Tome nota Para saber cómo se ve una presentación difundida cuando se visualiza de manera remota, haga equipo con un compañero de clase y túrnense para que cada uno pueda ver la presentación del otro.

Empaquetar una presentación para entregarla en cd

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En resumen Es posible que requiera transportar sus materiales de presentación a otra computadora para ejecutar su presentación con diapositivas. La función Empaquetar presentación para CD acelera el proceso de empaquetar todos los materiales que necesita para mostrar la presentación, incluso si la otra computadora no tiene instalado PowerPoint.

Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

Empaquetar una presentación para CD La función Empaquetar presentación para CD reduce el trabajo de empaquetar todos los archivos que necesita para mostrar sus diapositivas, sin importar qué tipo de sistema tenga que utilizar para ejecutar la presentación. En este ejercicio, creará una versión de su presentación en un CD que puede distribuir a otras personas.

`` Tome nota Algunas versiones previas de PowerPoint empaquetaban las presentaciones para CD junto con un Visor de PowerPoint. Sin embargo, PowerPoint 2013 adopta un enfoque distinto; empaqueta las presentaciones junto con una página web en el CD. En esta página web hay un vínculo para descargar el Visor de PowerPoint si se requiere. Si planea mostrar la presentación en algún lugar que no cuenta con acceso a Internet, asegúrese de descargar el Visor de PowerPoint por adelantado en la computadora con la que trabajará si esta no cuenta con una versión completa de PowerPoint. 88 Listo para la certificación - ¿Cómo se empaqueta una presentación para CD? 1.4.3

@@ Empaquetar una presentación para CD Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

`` Tome nota Debe tener una unidad de CD grabable instalada en su sistema para realizar este ejercicio. Si no la tiene, o si no cuenta con un CD grabable en blanco, sáltese este ejercicio.

`` Tome nota De manera opcional, puede agregar otras presentaciones en el mismo CD para evitar utilizar un CD separado para cada presentación. Para agregar otras presentaciones, haga clic en Agregar y seleccione las presentaciones que va a incluir. Después, podría volver a ordenarlas con los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo del cuadro de diálogo. Este ejercicio empaqueta solo una presentación en el CD, así que no incluye estas acciones. `` Tome nota Observe que el nombre podría aparecer como Oferta%20final, porque el espacio entre las dos palabras se trata como un espacio de no separación en HTML. Para hacer más eficiente el proceso de almacenar archivos en un CD, puede decidir copiar más de una presentación en el mismo CD. Haga clic en el botón Agregar archivos para abrir presentaciones adicionales. Esta función puede reducir la cantidad de espacio desperdiciado que resultaría si copia una sola presentación en el CD. El cuadro de diálogo Opciones, que puede abrir desde el cuadro de diálogo Empaquetar presentación para CD, le ofrece opciones adicionales para el proceso de empaquetado:

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Lección 1 - Conceptos básicos de PowerPoint

• Archivos vinculados, tales como archivos grandes de vídeo y de sonido, se incluyen automáticamente y, por lo general, querrá conservar esta configuración. Sin embargo, puede guardar el paquete sin archivos vinculados si así lo desea, desactivando esta opción. • Incrustar fuentes True Type es una buena idea si no está seguro con cuáles fuentes podría contar en el sistema donde ejecutará la presentación. Incrustar fuentes aumentará el tamaño del archivo, pero asegura la calidad de la apariencia de las fuentes de su presentación. • Puede especificar una contraseña para abrir o modificar la presentación y también puede indicarle a PowerPoint que inspeccione la presentación para buscar información oculta o personal que no desea compartir.

`` Tome nota La función Empaquetar presentación para CD solo funciona con CD, no con DVD. Si desea almacenar una presentación en un DVD, puede guardar los materiales en una carpeta, como se describe en la siguiente sección, y después utilizar las herramientas para grabar DVD de su sistema para copiar los archivos al DVD.

Empaquetar una presentación en una carpeta Además de utilizar la función Empaquetar presentación para CD para crear materiales con el propósito de transportar una presentación, puede utilizar esta función para archivar presentaciones en un CD o en carpetas para almacenarlas. El proceso de empaquetar junta todos los archivos que necesita para una presentación, de modo que su presentación almacenada represente un excelente respaldo de largo plazo para su trabajo. En este ejercicio, empaquetará una presentación en una carpeta.

@@ Empaquetar una presentación en una carpeta Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: PowerPoint

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