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Outlook
Microsoft速 Official Academic Course
Prólogo del editor La visión de Wiley para la serie Microsoft Official Academic Course es proveer a los estudiantes e instructores de las habilidades y conocimientos que requieren para usar eficazmente la tecnología Microsoft en todos los aspectos de su vida personal y profesional. La instrucción de calidad se requiere para ayudar tanto a educadores como estudiantes a obtener lo mejor de las herramientas de software de Microsoft y ser más productivos. Así, nuestra misión es hacer de nuestros programas de instrucción confiables compañeros educativos para toda la vida. Para lograr esta misión, Wiley y Microsoft se han asociado para desarrollar los programas educativos de la más alta calidad para trabajadores de la información, profesionales en las tecnologías de la información y desarrolladores. Los materiales creados por esta asociación llevan el nombre comercial de “Microsoft Official Academic Course,” asegurando tanto a los instructores como a los estudiantes que el contenido de estos libros de texto está totalmente avalado por Microsoft y que provee información e instrucción de la más alta calidad sobre sus productos. Los libros de texto de Microsoft Official Academic Course son “oficiales” en más de un sentido: son el software educativo oficialmente aprobado por los miembros de la Microsoft IT Academy. La serie Microsoft Official Academic Course se enfoca en el desarrollo de la fuerza laboral. Estos programas están dirigidos a aquellos estudiantes que buscan ingresar en la fuerza laboral, cambiar de trabajo o embarcarse en nuevas carreras como trabajadores de la información, profesionales en tecnologías de la información y desarrolladores. Los programas Microsoft Official Academic Course abordan sus necesidades enfatizando auténticos escenarios de lugar de trabajo con una abundancia de proyectos, ejercicios, casos y evaluaciones. Los Microsoft Official Academic Courses están asociados a la extensa investigación y el análisis de tareas en el trabajo que se usó para crear los exámenes Microsoft Office Specialist (MOS). Los libros de texto se enfocan en habilidades reales para trabajos reales. Conforme los estudiantes trabajan en los proyectos y ejercicios en los libros de texto, aumentan su nivel de conocimiento y capacidad de aplicar la tecnología Microsoft más reciente a las tareas diarias. Estos estudiantes también obtienen las credenciales para crear sus currículos que les pueden ayudar a encontrar un trabajo, conservar el actual o complementar su educación. El concepto de aprendizaje para toda la vida es hoy de suma utilidad. Los roles laborales y hasta categorías laborales enteras están cambiando tan rápido que ninguno de nosotros podemos mantenernos competitivos y productivos sin estar continuamente actualizando nuestras habilidades y capacidades. La oferta de Microsoft Official Academic Course y su enfoque en la preparación para los exámenes de certificación de Microsoft proveen un medio para que las personas adquieran y pongan al día de manera efectiva sus habilidades y conocimientos. Wiley apoya a los estudiantes en este esfuerzo a través del desarrollo y distribución de estos cursos como la editorial académica oficial de Microsoft. Hoy, la publicación educativa requiere atención para proveer publicaciones de calidad y un sólido contenido electrónico. Al integrar los productos de Microsoft Official Academic Course, WileyPLUS y las certificaciones de Microsoft, podremos proveer soluciones de aprendizaje eficaces tanto para estudiantes como para maestros de una mejor manera. Compartiendo esta visión, es como Educational Technology Consulting (ETC Iberoamérica), como miembro de esta alianza, se une al logro de esta misión y coadyuva con su aportación en la liberación de la serie Microsoft Official Academic Course en el idioma español, así como con su valiosa participación en la distribución de dicha serie en el mercado Latinoamericano tanto en español como en inglés.
¿Por qué la certificación MOS? Microsoft Office Specialist (MOS) 2010 es una credencial valiosa que reconoce las habilidades en computación en el uso de las características y funcionalidad de la suite Microsoft Office 2010. En el ámbito laboral, Microsoft Office Specialist es la principal herramienta que las empresas utilizan para validar el dominio que tienen sus empleados de las herramientas de productividad actuales y en la tecnología, ayudándoles a elegir a los mejores candidatos para el trabajo, con base en los estándares reconocidos a nivel mundial para validar las habilidades. Los resultados de un estudio de investigación mostraron que los negocios que cuentan con empleados certificados son más productivos en comparación con aquellos que no están certificados, así que en gran parte, los empleados certificados son de gran valor para sus empresas. En el ámbito académico, al igual que en el ámbito laboral, las instituciones se actualizan en Office 2010 utilizándolo como una herramienta para buscar maneras de proteger y maximizar su inversión en la tecnología. Al ofrecer certificaciones, validan dicha decisión debido a la importancia de las aplicaciones de Office 2010, como lo son Word, Excel y PowerPoint, las cuales se pueden utilizar de manera efectiva para mostrar el incremento en la preparación académica y en la fuerza laboral. Las personas buscan la certificación para incrementar su sentido personal de logro y para crear oportunidades de progreso al establecer una posición de liderazgo en sus escuelas o departamentos, y como consecuencia, sus habilidades sobresalen en las admisiones competitivas en los colegios y en el ámbito laboral.
Acerca del autor FAITHE WEMPEN Faithe Wempen es una profesora certificada en Microsoft Office, especialista certificada y destacada en PC y autora de más de 100 libros sobre aplicaciones de Microsoft y sistemas operativos. El primer libro que publicó se llama Abort, Retry, Fail: 101 MS-DOS Error Messages. Entre sus obras más recientes se encuentran los libros Microsoft Office 2010 for Senior for Dummies y The PowerPoint 2010 Bible. Los cursos en línea de Faithe sobre las aplicaciones de Office han sido utilizados por aproximadamente 250,000 clientes entre los cuales destacan CNET, Hewlett Packard y Sony. Sus artículos sobre cómo sacar el mayor provecho de la paquetería de Office han sido publicados en las revistas Microsoft Office PRO y Microsoft Office Power User, así como en los sitios web TechRepublic.com y CertCities.com. Faithe también trabajó durante ocho años como profesora impartiendo la clase de Tecnología de la computación en Indiana University/Purdue University (IUPUI) en Indianápolis y se especializó en la enseñanza de hardware, sistemas operativos y aplicaciones de Office.
Prefacio Bienvenido al programa Microsoft Offical Academic Course (MOAC) para el sistema Microsoft Office 2010. MOAC representa la colaboración entre Microsoft Learning y la editorial John Wiley & Sons, Inc. Microsoft y Wiley se han unido para producir una serie de libros de texto que ofrecen soluciones educativas convincentes e innovadoras a los instructores y experiencias de aprendizaje superiores a los alumnos. Inspirados e informados por un conocimiento minucioso de los creadores de Microsoft Office y Windows, y elaborados por una editorial reconocida a nivel mundial por la calidad pedagógica de sus productos, estos libros de texto maximizan la transferencia de habilidades en un tiempo mínimo. Los alumnos son desafiados a usar sus nuevas habilidades técnicas como miembros altamente productivos de la fuerza laboral. Debido a que esta base de conocimientos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2010 y creador de los exámenes Microsoft Office Specialist (MOS) (www.microsoft. com/learning/mcp/mcts), puede estar seguro de que recibirá la cobertura de temas más relevante para el éxito personal y profesional de los alumnos. La participación directa de Microsoft no sólo asegura que el contenido del libro de texto de MOAC es preciso y actual sino que también significa que los alumnos recibirán la mejor instrucción posible que permita su éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo.
Programa Microsoft Official Academic Course La serie de Microsoft Official Academic Course es un programa completo para instructores e instituciones para preparar e impartir grandes cursos sobre las tecnologías de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambio en la tecnología y en el currículo desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades actuales que van más allá de las herramientas de enseñanza del salón de clases que deben satisfacerse para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa MOAC procura proveer las soluciones a todas esas necesidades de manera sistemática para poder asegurar una experiencia de curso exitosa y gratificante tanto para el instructor como para el alumno (capacitación técnica y curricular para la preparación del instructor con nuevos lanzamientos de software; el estudiante utilizará el software en casa para la adquisición de habilidades, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un gran conjunto de herramientas para la enseñanza en el salón de clases y en el laboratorio). Todos estos factores son importantes para la fácil impartición de un curso interesante sobre el software de Microsoft y todos son provistos con el programa MOAC. Pensamos en el modelo siguiente como un indicador para asegurar que lo apoyamos totalmente en su objetivo de impartir un gran curso. Conforme evalúe sus opciones en cuanto a materiales de enseñanza, se sugiere que use el modelo para compararlas con otros productos disponibles.
Descripción de los símbolos o íconos que se integran en el libro A lo largo de este libro se utilizan diferentes iconos en fuentes, símbolos y encabezados específicos, que servirán para resaltar información importante o para llamar su atención a secciones específicas. SIMBOLOGÍA
SIGNIFICADO
Este icono indica al alumno, docente o usuario del libro las funciones o habilidades de 2010 que son nuevas o cambian significativamente en comparación con la versión anterior de Microsoft Office. EN RESUMEN
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
TOME NOTA
Esta característica proporciona un breve resumen del contenido que será cubierto en la sección siguiente. Identifica el lugar en el texto donde se cubre un objetivo de certificación. Proporciona sugerencias relacionadas con tareas o temas específicos que son de utilidad en el momento de usar la función o aplicar la habilidad. Señala la secuencia de instrucciones para el desarrollo de una práctica en la plataforma de aprendizaje en línea.
OTRA MANERA
Ctrl+A
Indica un procedimiento alterno para aplicar una función o realizar una tarea. Un signo de más (+) entre dos nombres clave significa que debe presionar ambas teclas al mismo tiempo. Las teclas que se le pide presionar en un ejercicio aparecerán en la fuente que se muestra aquí.
Descripción del libro Características pedagógicas Este curso MOAC (Microsoft Official Academic Course) está diseñado para cubrir los Objetivos de aprendizaje del examen de Microsoft Office Specialist (MOS). Comprende para su implementación tres materiales: El primero es el libro del alumno, en el que se integra la parte teórica, los procedimientos y opciones a seguir para la aplicación de diversas funciones y habilidades de certificación, así como ejemplos, ejercicios de reforzamientos, proyectos y listas de verificación. El segundo material comprende dos modalidades, una para trabajarse de manera individual y local a través de la instalación de una aplicación donde el usuario tendrá la oportunidad de practicar y reforzar a través de ejercicios interactivos cada uno de los contenidos del libro y la segunda modalidad es en línea, a través de un sitio en el que se promueve la colaboración y la integración de habilidades en proyectos de aprendizaje, en éste sitio se tiene la posibilidad de participar en grupos de discusión . El tercer material es una herramienta de simulación en línea para ofrecerle al usuario un ambiente similar al de certificación, previo a que se presente a su examen. La estructura del libro comprende tres secciones: Conocimientos generales Aquí se integran todas las habilidades básicas que son pre-requisitos para la sección de certificación. Certificación Aquí se integran las habilidades para lograr la certificación oficial de Microsoft, a través de prácticas que van orientadas a cubrir los objetivos del examen de certificación MOS. El siguiente esquema contiene los elementos de este libro:
Certificación
Plataforma de Aprendizaje
Libro del alumno
Sección de Conocimientos generales
Sección de Certificación
Contenido teórico, ejemplos y ejercicios de reforzamiento organizados por cada uno de los temas de esta sección
Temas y habilidades de certificación con sus correspondientes ejemplos y prácticas
Proyecto
Metodología de trabajo Planteamiento del proyecto Matriz de habilidades Especificaciones técnicas de las fases del proyecto Formatos e indicadores de evaluación (hojas de verificación)
Aplicación instalable para acceder a las plantillas y archivos necesarios en la realización de las prácticas incluidas en el libro de una forma interactiva. Cuenta con recursos multimedia, de retroalimentación y progreso Sitio en línea para llevar el control y seguimiento de los proyectos
Simulador
Herramienta orientada a reforzar los objetivos de certificación a través de ejercicios diseñados en un entorno similar al del examen de certificación MOS
Índice general Conocimientos generales 11 Certificación 79 Proyecto 155 Apéndice A Microsoft Office Specialist (MOS) 187 Apéndice B Microsoft Office Professional 2010 192 Glosario 193
Microsoft庐 Official Academic Course Microsoft O utlook 2 0 1 0
Conocimientos generales Certificaci贸n Proyecto
Índice
Conocimientos generales Tema Introducción a Outlook Iniciar Outlook utilizando el menú Inicio 16
Tema Administrar los mensajes de correo electrónico
Iniciar Outlook utilizando un acceso directo en el escritorio 16
Crear y mover una carpeta de correo 37
Utilizar las herramientas en pantalla 17
Mover mensajes a una carpeta diferente 38
Cambiar la vista de Outlook 19 Utilizar la ficha Archivo para abrir la vista Backstage 21 Ver, ocultar y minimizar la Barra Tareas pendientes 21 Personalizar la Barra Tareas pendientes 21
Tema Aspectos básicos del correo electrónico
Eliminar y restablecer una carpeta 38 Activar la vista Conversación 40 Trabajar con conversaciones 41
Tema Procesar automáticamente los mensajes Probar una regla 43 Crear una regla a partir de un mensaje seleccionado 43
Crear un mensaje 24
Ejecutar una regla 44
Enviar un mensaje 25
Crear una regla desde cero 44
Volver a enviar un mensaje 26
Secuencia de las reglas 45
Previsualizar mensajes automáticamente 26
Desactivar una regla 45
Responder un mensaje 27 Reenviar un mensaje 28 Imprimir un mensaje de correo electrónico 29 Aplicar formato a los párrafos 29 Crear una firma personal 29 Agregar una firma a sólo un mensaje 30 Previsualizar un dato adjunto en Outlook 30 Guardar un dato adjunto desde el Panel de lectura 31 Guardar un dato adjunto desde un mensaje abierto 31 Abrir un dato adjunto de correo electrónico 31
Tema Herramientas avanzadas de correo electrónico Establecer el nivel de importancia 32 Recibir las respuestas en una dirección específica 33 Utilizar el cifrado 33 Restringir los permisos de un mensaje 34 Ordenar los mensajes por atributo 35
Tema Trabajar con contactos Crear un contacto desde cero 47 Crear un contacto a partir de uno existente 48 Crear un contacto a partir de uno sugerido 48 Guardar un contacto recibido como un registro 49 Crear un contacto a partir del encabezado de un mensaje 49 Ver y eliminar contactos 50 Crear un grupo de contactos a partir de uno existente 50
Tema Administración avanzada de los contactos Crear un contacto a partir de una tarjeta de presentación electrónica 52 Buscar contactos 52 Crear una carpeta de búsqueda personalizada 53 Crear una Libreta de direcciones secundaria para los contactos personales 54 Importar una Libreta de direcciones secundaria desde un archivo 54
Tema Aspectos básicos del Calendario Crear una cita que ocurre una sola vez 57
Tema Administrar las tareas Marcar una tarea como Privada 72 Buscar tareas 72
Crear una cita a partir de un mensaje 57 Crear una cita a partir de una tarea 58 Crear un evento 58
Tema Administrar las reuniones Crear una reunión que se realice una sola vez 60 Invitar a asistentes necesarios y opcionales 60 Determinar cuándo se pueden reunir los asistentes 61 Responder una convocatoria de reunión 62 Dar seguimiento a las respuestas de una convocatoria de reunión 62 Aceptar una nueva hora propuesta para la reunión 62 Cambiar la hora de una reunión 63 Programar un recurso para la reunión 64 Crear una reunión periódica 64 Cambiar la repetición de una reunión periódica 64
Tema Manipulación avanzada del Calendario Compartir el Calendario con otros usuarios de la red 66 Enviar la información del calendario a través de correo electrónico 67 Registrarse para compartir calendarios en Microsoft Outlook 67 Publicar información del calendario en Office.com 68 Crear un calendario personalizado 68 Visualizar el calendario compartido a través de correo electrónico 69 Ver el Calendario de otro usuario de la red 69 Suscribirse a un calendario en Internet 69 Utilizar el modo superpuesto para ver diversos calendarios 70
Tema Categorías y archivos de datos de Outlook Modificar y crear categorías de color 74 Organizar los elementos por categoría de color 74 Buscar los elementos por categoría 75 Crear un Archivo de datos 75 Seleccionar un archivo de datos para una cuenta de correo 76 Cambiar la configuración del archivo de datos 76
Tema Manipular las notas y las entradas de Diario Crear manualmente una entrada del Diario 78 Cambiar las vistas del Diario 78
Conocimientos generales | 15
Tema
Introducción a Outlook Introducción a Outlook
Orientación sobre el software Pantalla inicial de Microsoft Outlook Antes de empezar a trabajar en Microsoft Outlook, debe familiarizarse con la interfaz de usuario principal. Cuando inicia por primera vez Microsoft Outlook, verá una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 1-1. Su archivo de datos de Outlook
Barra de título
Fichas
Panel de lectura
Figura 1-1 Pantalla inicial de Outlook 2010
Abre la vista Backstage Cinta de opciones
Panel de navegación
Elementos
Barra de estado Barra Tareas pendientes
Los elementos y características en esta pantalla son representativos de Microsoft Outlook. Su pantalla puede variar si se modificó la configuración predeterminada o si se establecieron otras preferencias. Utilice esta figura como referencia para este tema así como para el resto de este libro.
16 | Conocimientos generales
Iniciar Outlook EN RESUMEN
Introducción a Outlook
Microsoft Outlook 2010 se puede iniciar de dos maneras diferentes. Puede iniciarse como cualquier otra aplicación de Microsoft Office por medio del botón Iniciar en la Barra de tareas de Windows que está en la parte inferior de su pantalla y también puede hacer doble clic en un acceso directo creado en el escritorio de Windows.
Iniciar Outlook utilizando el menú Inicio Al igual que con todas las aplicaciones de Microsoft Office, se puede utilizar el botón Iniciar (que es el método más común) para iniciar Outlook. Después de instalar Outlook, haga clic en el botón Iniciar en la Barra de tareas de Windows, seleccione Todos los programas, después Microsoft Office y haga clic en Microsoft Outlook 2010. En este ejercicio aprenderá a iniciar Outlook utilizando el menú Inicio y se familiarizará con la ubicación de las herramientas de Outlook.
Iniciar Outlook utilizando el menú Inicio REALICE LA PRÁCTICA
OTRA MANERA
También puede encontrar el vínculo a Microsoft Outlook escribiendo la palabra Outlook en el campo Buscar programas y archivos en la parte inferior del menú Inicio.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Iniciar Outlook utilizando un acceso directo en el escritorio Como vió en el ejercicio anterior, puede iniciar Outlook desde el menú Inicio. Sin embargo, si utiliza frecuentemente Outlook, será más fácil crear un acceso directo de la aplicación en el escritorio. Un acceso directo en el escritorio es un icono que se coloca en el escritorio de Windows para iniciar una aplicación, abrir una carpeta o archivo. Simplemente haga doble clic en el acceso directo del escritorio para ejecutar una acción en específico. En este ejercicio creará un acceso directo a Outlook y lo utilizará para abrir la aplicación.
Iniciar Outlook utilizando un acceso directo en el escritorio REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Como acaba de ver, Outlook se puede iniciar de dos maneras. Utilice el método que prefiera: • Haga clic en el botón Iniciar en la Barra de tareas de Windows, seleccione Todos los programas y después Microsoft Office y haga clic en Microsoft Outlook 2010. • Haga doble clic en el acceso directo del escritorio. TOME NOTA
Después de crear el acceso directo de Outlook en el escritorio, puede hacer clic derecho en él y anclarlo a la Barra de tareas para que le sea de más utilidad o también puede hacer clic en el acceso directo y arrastrarlo hacia abajo a la Barra de tareas. Haga clic sólo una vez en el nuevo icono de Outlook en la Barra de tareas para abrir la aplicación y empezar a trabajar.
En el ejercicio anterior inició Microsoft Outlook, el cual abre su correo como se muestra en la Figura 1-1. De manera predeterminada, el correo de Outlook se divide en cinco secciones principales: la Cinta de opciones, el Panel de navegación, la lista de correos, el Panel de lectura y la Barra Tareas pendientes. Puede utilizar las herramientas en pantalla de Outlook para controlar el aspecto de Outlook y tener acceso a sus herramientas.
Trabajar en la ventana de Outlook EN RESUMEN
Outlook cuenta con una variedad de herramientas que le ayudan a organizar su comunicación y administrar su tiempo. La ventana de Outlook 2010 se diseñó para ayudarle a realizar su trabajo de manera eficiente y rápida. En esta sección explorará la Cinta de opciones, la cual muestra los comandos comunes organizados en grupos en las fichas. También aprenderá a utilizar otras herramientas en pantalla que le ayudarán a realizar su trabajo aún más rápido, como por ejemplo la Barra Tareas pendientes y el Panel de navegación.
Utilizar las herramientas en pantalla Las herramientas en pantalla de Outlook le permiten tener acceso y controlar todas las funciones de Outlook. Para sacar el mayor provecho de Outlook, debe familiarizarse con cada una de las herramientas en pantalla. Las dos herramientas que utilizará frecuentemente son el Panel de navegación y la Cinta de opciones. El Panel de navegación cuenta con herramientas que le ayudarán a navegar por las características de Outlook, por ejemplo su correo, el Calendario, las Notas, etc. Cuando coloca el puntero sobre alguno de los comandos, aparece un recuadro con información en pantalla, el cual muestra una breve descripción del propósito del comando en un pequeño cuadro emergente. A medida que haga clic en los botones o seleccione los comandos en los menús, la ventana de Outlook cambiará para mostrar la información solicitada o para ofrecer espacio de manera que pueda ingresar la nueva información. La Cinta de opciones contiene los comandos y botones que se utilizan con más frecuencia para cada una de las características de Outlook. Estos comandos se encuentran organizados en grupos de comandos relacionados. En este ejercicio utilizará las herramientas en pantalla de Outlook para revisar de manera rápida las características de Outlook.
OTRA MANERA
También puede tener acceso al Calendario de Outlook utilizando la combinación de teclas Ctrl+2. OTRA MANERA
También puede ingresar al Correo de Outlook utilizando la combinación de teclas Ctrl+1. OTRA MANERA
El botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido cuenta con una selección de botones que se utilizan frecuentemente. Si desea agregar un comando en específico que no se encuentra en la lista, puede hacer clic en la opción Más comandos para que se abra la ventana Personalice la barra de herramientas de acceso rápido, en la cual puede seleccionar cualquier comando de Outlook.
Utilizar las herramientas en pantalla REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
La Tabla 1-1 describe las funciones básicas de las herramientas en pantalla que se utilizan para tener acceso a las características de Outlook. Más información detallada sobre el uso de cada una de las características se encuentra disponible en las siguientes secciones de éste y los siguientes temas.
OTRA MANERA
También puede cerrar cualquier ventana o cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Cerrar que está en la esquina superior derecha.
Introducción a Outlook
Conocimientos generales | 17
18 | Conocimientos generales
Introducción a Outlook
Tabla 1-1 Herramientas en pantalla
OTRA MANERA
Herramienta en pantalla
Descripción
Vista Backstage
La vista Backstage es una nueva característica en Outlook 2010. Se puede ingresar a esta vista haciendo clic en la ficha Archivo en la Cinta de opciones de Outlook. Los comandos en la vista Backstage se pueden utilizar para personalizar la mayoría de las características de Outlook.
Grupos
La Cinta de opciones de Outlook 2010 está dividida en grupos que contienen los botones de los comandos que se utilizan frecuentemente.
Elemento
Un elemento es un registro almacenado en Outlook. Un mensaje, una cita, un contacto, una tarea o una nota son ejemplos de elementos en Outlook.
Panel de navegación
El Panel de navegación tiene acceso a cada una de las características de Outlook, por ejemplo el Calendario y la Barra Tareas pendientes. El Panel de navegación se puede minimizar para hacer más grande el Panel de lectura.
Panel de lectura
El Panel de lectura muestra información sobre el elemento seleccionado de Outlook. Por ejemplo, en el correo, muestra el texto de un mensaje de correo electrónico seleccionado.
Cinta de opciones
La Cinta de opciones contiene los menús y comandos que se encuentran disponibles en Outlook 2010. También contiene fichas que reemplazan a los menús en la barra Menú anterior. Cada ficha está dividida en grupos de comandos que reemplazan las opciones anteriores de la barra de herramientas.
Barra de estado
La Barra de estado identifica el número de elementos en la característica activa. Por ejemplo, cuando la característica Contactos está activa, el número de contactos almacenados se muestra en la Barra de estado.
Barra de título
La Barra de título identifica la aplicación y la característica activa. Por ejemplo, cuando el Calendario está activo, la Barra de título muestra “Calendario - Microsoft Outlook”.
Barra Tareas pendientes
La Barra Tareas pendientes resume la información sobre citas y tareas.
Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR) aparece del lado izquierdo de la Barra de título, encima de la Cinta de opciones. Si desea tener más cerca la barra de herramientas al área de trabajo, puede moverla debajo de la Cinta de opciones. Esta barra de herramientas debe contener los comandos que utiliza frecuentemente.
También puede tener acceso al Calendario de Outlook utilizando la combinación de teclas Ctrl+2.
Outlook almacena y organiza muchas porciones pequeñas de información que conforman la base de sus actividades diarias. En un sólo día, puede utilizar las herramientas Calendario, Correo y Contactos de Outlook para programar reuniones, buscar números telefónicos, enviar mensajes de correo electrónico y configurar avisos que le ayuden a llegar a tiempo a cada una de sus reuniones. En el ejercicio anterior, revisó de manera rápida diferentes herramientas en pantalla de Outlook. En este ejercicio, verá algunas formas de cambiar las opciones de vista disponibles en Outlook. Las herramientas que utiliza frecuentemente se cubrirán a mayor detalle en el siguiente tema.
Conocimientos generales | 19
Cambiar la vista de Outlook
Introducción a Outlook
Cada una de las características de Outlook almacena información específica y cuenta con opciones para visualizar la información. Por ejemplo, la característica Contactos muestra los nombres, direcciones y números telefónicos de las personas y empresas a las que contacta. El Calendario le ayuda a dar seguimiento a sus citas y reuniones. El Correo le permite enviar y recibir mensajes de correo electrónico. Puede utilizar los comandos de la Cinta de opciones para cambiar la manera en que se muestra la información para que se ajuste a sus necesidades. En este ejercicio aprenderá a utilizar la ficha Vista y otros comandos de la Cinta de opciones para explorar algunas vistas diferentes de Outlook.
Cambiar la vista de Outlook REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Se ha agregado contenido a las pantallas de este tema para que pueda ver cómo aparecerá el contenido. Su pantalla puede ser un poco diferente si se cambió la configuración predeterminada o si se agregó contenido a la computadora. Utilice estas figuras como referencias.
TOME NOTA
La Semana laboral muestra desde el lunes hasta el viernes de manera predeterminada. Sin embargo, puede cambiar la semana para que muestre su horario personal de trabajo.
TOME NOTA
En el ejercicio anterior, cambió la vista de cada una de las características que se utilizan frecuentemente en Outlook (Calendario, Contactos, Correo, Tareas, Notas). Cuando muestra la Lista de carpetas de Outlook, puede ver que cada característica de Outlook cuenta con su propia carpeta, como se muestra en la Figura 1-16. Cada elemento de Outlook (mensaje, reunión, tarea, etc.) se encuentra almacenado en una de las carpetas en la Lista de carpetas.
Debido a que cada característica de Outlook se encuentra almacenada en una carpeta, en ocasiones se les llaman carpetas.
Si crea carpetas para ayudar a organizar los elementos de Outlook, éstas aparecerán como subcarpetas. Por ejemplo, si crea una carpeta para almacenar mensajes de correo electrónico relacionados a un proyecto en específico en el cual está trabajando, la carpeta Proyecto aparecerá de manera predeterminada en la Lista de carpetas debajo de la carpeta Bandeja de entrada.
OTRA MANERA
También puede tener acceso a las Tareas de Outlook utilizando la combinación de teclas Ctrl+4.
TOME NOTA
20 | Conocimientos generales La Tabla 1-2 describe de manera breve cómo se utilizan estas características de Outlook.
Característica
Introducción a Outlook
Tabla 1-2 Descripción de las características de Outlook
Descripción
Correo
El Correo contiene sus mensajes de correo electrónico. Las carpetas que incluye son las siguientes: Bandeja de entrada (mensajes recibidos), Elementos enviados (mensajes enviados), Bandeja de salida (mensajes en espera para ser enviados) y Correo electrónico no deseado (mensajes no deseados que recibió y que no se enviaron a otra carpeta).
Calendario
El Calendario, como su nombre lo indica, contiene esta característica y un libro de citas para ayudarle a dar seguimiento a sus actividades programadas.
Contactos
Los Contactos almacenan la información de contacto de personas, grupos y empresas.
Tareas
Las Tareas, como su nombre lo indica, muestran esta característica y los asuntos pendientes.
Notas
Las Notas almacenan pequeñas porciones de información en notas electrónicas tipo “adheribles”. Las notas se pueden enviar como mensajes de correo electrónico.
Diario
El Diario automáticamente da seguimiento a las comunicaciones y archivos adjuntos a medida que se envían y reciben. El Diario es una gran herramienta para mantenerlo organizado y ver cómo los elementos de Outlook en diferentes carpetas se relacionan entre sí.
Lista de carpetas
La Lista de carpetas identifica todas sus carpetas de Outlook. Si su compañía utiliza el servidor Microsoft Exchange, las carpetas públicas a las que tenga acceso también se incluyen en esta lista.
Uso de la vista Backstage EN RESUMEN
Microsoft Outlook 2010 está diseñado para adaptarlo. Outlook ahora coloca todas las opciones de configuración y control en un lugar que es fácil de navegar, al cual se le llama vista Backstage. Puede utilizar las opciones de esta vista para controlar la manera en que Outlook funciona así como su apariencia. También puede utilizarla para crear y modificar cuentas y para limpiar su buzón de Outlook. También puede utilizar el área Opciones en la vista Backstage para cambiar la configuración utilizada para el correo, los calendarios, las tareas, los diarios y los contactos o también puede utilizar las opciones avanzadas para tener acceso a la configuración que controla la manera en que Outlook manipula la información.
Utilizar la ficha Archivo para abrir la vista Backstage La ficha Archivo en Microsoft Office 2010 reemplaza al botón de Office. Al hacer clic en la ficha Archivo, se abre la vista Backstage de Microsoft Office. Observará un menú tipo lista que se encuentra del lado izquierdo de la ventana al cual se le llama Panel de navegación. Puede hacer clic en cualquiera de los comandos en el Panel de navegación para abrir la nueva vista Backstage que contiene las opciones y la configuración que antes se encontraban en diferentes cuadros de diálogo de Outlook 2007. En este ejercicio aprenderá a utilizar la ficha Archivo para abrir la vista Backstage y revisar las opciones disponibles en algunos de sus comandos.
Conocimientos generales | 21
Utilizar la ficha Archivo para abrir la vista Backstage
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Ver, ocultar y minimizar la Barra Tareas pendientes Puede mostrar, ocultar o minimizar la Barra Tareas pendientes de la misma manera en que lo hace con el Panel de lectura. La Barra Tareas pendientes resume los elementos actuales que requieren de su atención. En este ejercicio aprenderá a mostrar, ocultar y minimizar la Barra Tareas pendientes.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si ya no tiene el Mensaje de prueba de Microsoft Outlook, todavía puede realizar los demás pasos de este ejercicio. Sin embrago, las imágenes previas de la vista Backstage serán diferentes de las que se muestran en este libro.
Ver, ocultar y minimizar la Barra Tareas pendientes REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Personalizar la Barra Tareas pendientes Puede seleccionar los elementos que desea incluir en la Barra Tareas pendientes. Esta barra resume los elementos actuales de Outlook que requieren de seguimiento. A primera vista, puede ver las citas, las tareas y los mensajes de correo electrónico que requieren algún tipo de acción. Puede personalizar la Barra Tareas pendientes al cambiar los elementos que están visibles y volviéndolos a organizar. En este ejercicio trabajará con las opciones de la Barra Tareas pendientes y con su botón en la ficha Vista para quitar y agregar elementos a la Barra Tareas pendientes.
OTRA MANERA
También puede minimizar la Barra Tareas pendientes haciendo clic en el botón Minimiza la barra Tareas pendientes en la parte superior izquierda de la Barra Tareas pendientes.
Personalizar la Barra Tareas pendientes REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales La Barra Tareas pendientes contiene diferentes elementos que se pueden agregar, quitar o modificar utilizando el cuadro de diálogo Opciones de la barra Tareas pendientes o la página Avanzado en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. Vea la Tabla 1-4.
OTRA MANERA
También puede mostrar u ocultar cada uno de los elementos de la Barra Tareas pendientes abriendo la ficha Vista y seleccionando el botón Barra de tareas pendientes.
Introducción a Outlook
REALICE LA PRÁCTICA
22 | Conocimientos generales
Introducción a Outlook
Tabla 1-4 Descripción de los elementos de la Barra Tareas pendientes
Elemento de la Barra Tareas pendientes
Descripción
Citas
El elemento Citas muestra las citas programadas en Outlook. Puede seleccionar el número de citas a visualizar.
Explorador de fechas
El Explorador de fechas muestra un pequeño calendario. Puede seleccionar el número de meses a visualizar.
Panel de ingreso de tareas
Escriba las tareas nuevas en el Panel de ingreso de tareas.
Lista de tareas
La Lista de tareas muestra las tareas que le han sido asignadas
Conocimientos generales | 23
Tema
Aspectos básicos del correo electrónico
Aspectos básicos del correo electrónico Orientación sobre el software Ventana Mensaje de Microsoft Outlook El correo electrónico es la característica de Outlook que se utiliza con mayor frecuencia. La ventana Mensaje, como se muestra en la Figura 2-1, debe ser similar para cada uno de los usuarios de Outlook. Barra de herramientas de acceso rápido Ficha Archivo
Figura 2-1 Ventana Mensaje de Outlook
Adjuntar un archivo a este mensaje Agregar o crear una firma
Cinta de opciones Haga clic en este botón para enviar un mensaje Destinatario Agregar en este campo a la persona que desea enviarle una copia del mensaje
Tema Área del mensaje
Muchos de los elementos en la ventana Mensaje serán similares a los que utiliza en Microsoft Word 2010. El editor que se utiliza para crear mensajes en Outlook está basado en Microsoft Word 2010. Su pantalla puede variar si se modificó la configuración predeterminada o si se establecieron otras preferencias. Utilice esta figura como referencia para este tema así como para el resto de este libro.
24 | Conocimientos generales
Aspectos básicos del correo electrónico
Crear mensajes EN RESUMEN
Crear mensajes de correo electrónico es la actividad que los usuarios realizan con mayor frecuencia en Outlook. Crear un mensaje de correo electrónico sencillo es más fácil que escribir texto en una nota adherible. En esta sección creará un mensaje de correo electrónico básico y especificará su formato.
Crear un mensaje La característica de correo electrónico de Microsoft Outlook es una herramienta de redacción que cuenta con muchas de las mismas funciones que se encuentran en Microsoft Word. Las funciones de captura, copiado, corte y eliminación de texto en un mensaje de Outlook son idénticas a las de Microsoft Word 2010. La función Autocompletar es otra característica de Word que se encuentra disponible en Outlook y la cual le ayuda a ingresar rápidamente los nombres de los meses y días de la semana. La función Autocompletar no se puede desactivar en Outlook 2010. En este ejercicio creará un nuevo mensaje de correo electrónico.
Crear un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Sin importar la herramienta que utilice, la tarea de escribir un mensaje es la misma. En la correspondencia comercial normal, el estilo de redacción es más formal. Sin embargo, este ejemplo es sólo una nota rápida entre dos socios del centro turístico Trabajos de Aventura.
Enviar un mensaje EN RESUMEN
El proceso para enviar un mensaje de correo electrónico es más fácil al de escribir una carta. Un mensaje de correo electrónico se puede enviar a uno o más destinatarios, reenviarlo en caso de ser necesario y guardarlo como referencia en el futuro. La Tabla 2-2 describe la función de cada uno de los elementos en la ventana Mensaje. En este ejercicio agregará una dirección y enviará el mensaje. Después, abrirá el mensaje, cambiará el destinatario y lo reenviará.
Tabla 2-2 Elementos de la ventana Mensaje
Elemento
Descripción
Ficha Archivo
Utilice la ficha Archivo para tener acceso a las opciones comunes de configuración de Outlook.
Barra de herramientas de acceso rápido
Utilice la Barra de herramientas de acceso rápido para guardar, imprimir, deshacer o rehacer acciones recientes. La posición y el contenido de la Barra de herramientas de acceso rápido se pueden personalizar.
Cinta de opciones
La Cinta de opciones organiza los comandos en grupos lógicos y éstos se encuentran en las fichas que se relacionan a una actividad específica. En la ventana Mensaje, las fichas son: Mensaje, Insertar, Opciones, Formato de texto y Revisar. El contenido de la Cinta de opciones varía dependiendo de la tarea. La Cinta de opciones en la ventana Mensaje contiene diferentes opciones a las que aparecen en la Cinta de opciones de la ventana Contacto.
Para
Inserte el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona o personas que recibirán el mensaje. Para enviarlo a diferentes direcciones, ingrese un punto y coma después de un nombre para ingresar la siguiente dirección.
CC
El campo CC es opcional. Puede enviar un mensaje dejando en blanco este campo. Por lo general, se utiliza para enviar una copia del mensaje a personas que considera deberían estar informados sobre el contenido del mensaje pero de las cuales no espera ninguna acción.
Asunto
Ingrese una descripción breve de la información contenida en el mensaje. El campo Asunto le dice al destinatario de que se trata el mensaje y facilita su búsqueda más adelante.
Enviar un mensaje El proceso para enviar un mensaje de correo electrónico es similar al de escribir una carta.En segundos puede enviar un mensaje de correo electrónico a uno o más destinatarios. En este ejercicio ingresará una dirección de correo electrónico y enviará un mensaje.
Aspectos básicos del correo electrónico
Conocimientos generales | 25
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Las direcciones de correo electrónico que se utilizan en este libro son propiedad de Microsoft. Debido a que las direcciones no son reales, aparecerá un mensaje de error o una página donde se le agradezca el uso de los productos de Microsoft.
Enviar un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Si su computadora está conectada a Internet, el mensaje se enviará al destinatario cuando presione el botón Enviar. Si no está conectada, el mensaje permanecerá en la Bandeja de salida hasta que se establezca la conexión a Internet y el mensaje se pueda enviar.
En el ejercicio anterior utilizó la ventana Mensaje para crear y enviar un mensaje de correo electrónico. Si su computadora no se ha conectado a Internet desde el principio de este tema, el mensaje que envió se encontrará en la Bandeja de salida, que es la carpeta de destino para los mensajes de salida después de que se hace clic en el botón Enviar. Los mensajes aparecerán en la carpeta Elementos enviados cuando su computadora esté conectada a internet se enviarán enviarán inmediatamente.
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un mensaje? N.10.1
26 | Conocimientos generales
Aspectos básicos del correo electrónico
Volver a enviar un mensaje En ocasiones, es posible que desee volver a enviar un mensaje. Por lo general esto ocurre cuando desea enviar el mismo mensaje a destinatarios adicionales o cuando el destinatario eliminó accidentalmente el mensaje y necesita otra copia. En este ejercicio volverá a enviar el mensaje del ejercicio anterior.
Volver a enviar un mensaje REALICE LA PRÁCTICA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si su computadora no ha estado conectada a Internet y su mensaje aún se encuentra en la Bandeja de salida, haga clic en esa carpeta y no en la de Elementos enviados. Después continúe con el paso 2.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales En el ejercicio anterior, volvió a enviar un mensaje. Cuando hace esto, se puede eliminar el destinatario original, agregar nuevos destinatarios y modificar el contenido del mensaje.
Leer y responder mensajes EN RESUMEN
Cuando recibe un mensaje de correo electrónico, lo que naturalmente desea es leerlo y, en la mayoría de los casos, enviar una respuesta. Outlook le permite previsualizar y responder un mensaje con sólo hacer unos cuantos clics con el mouse. En este ejercicio previsualizará y leerá un mensaje de correo electrónico y lo marcará con una bandera como un recordatorio para sí mismo. Finalmente, responderá el mensaje para enviarlo a un colega.
Previsualizar mensajes automáticamente Si regresa a su escritorio después de una reunión y encuentra 20 mensajes en su Bandeja de entrada y tiene que ir a otra reunión en 5 minutos, tal vez sea imposible leer todos los mensajes y llegar a su reunión a tiempo. En este ejercicio aprenderá a utilizar la función Vista previa automática para leer las primeras tres líneas de cada mensaje en la lista.
Previsualizar mensajes automáticamente REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
De manera predeterminada, la función Vista previa automática muestra una previsualización de los mensajes no leídos. Si desea ver todos los mensajes de esta manera, haga clic en el botón Ver configuración y seleccione Más opciones. En el área Vista previa automática en el cuadro de diálogo Más opciones, seleccione la opción Mostrar todos los elementos y después haga clic dos veces en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo.
Conocimientos generales | 27
Aspectos básicos del correo electrónico
La función Vista previa automática, requiere de más espacio en la lista de mensajes. Por lo tanto, es probable que desee desactivar la función la mayoría de las veces.
Responder un mensaje No todos los mensajes requieren una respuesta, pero muchos sí deben responderse de alguna manera. Cuando utiliza la función Responder, su respuesta se envía automáticamente a la persona que le envió el mensaje en cuestión. En este ejercicio enviará una respuesta al mensaje recibido.
Responder un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
En el campo Asunto, el texto “RE” se insertó antes de la línea del asunto original. “RE” significa “referente a”, lo cual le indica al destinatario que el mensaje es una respuesta sobre el tema del concurso de Horizonte Azul Aerolíneas.
TOME NOTA
Antes de responder un mensaje, verifique que la línea Para no contenga a todos los destinatarios del mensaje, en caso de que sólo desee enviar la respuesta al remitente.
TOME NOTA
Cuando se envíe la respuesta, el icono que se encuentra junto al mensaje original cambiará y se convertirá en una flecha que apunta hacia la izquierda, como se muestra en la Figura 2-12, la cual indica que se ha respondido el mensaje. Cuando vea la ventana principal de Outlook, este icono marcará los mensajes que se hayan respondido. Figura 2-12 Icono que indica que se respondió un mensaje
Icono que indica que envió una respuesta
OTRA MANERA
Si desea enviar una respuesta a todas las personas que recibieron el mensaje de correo electrónico, puede hacer clic en el botón Responder a todos en la ficha Inicio.
28 | Conocimientos generales
Reenviar un mensaje Aspectos básicos del correo electrónico
En ocasiones, es posible que reciba un mensaje que se debe enviar a más personas. La función Reenviar de Outlook es un método rápido para hacerlo sin tener que volver a crear el mensaje original. En este ejercicio reenviará un mensaje a un colega. TOME NOTA
Observe que el campo Asunto ya contiene información. En este campo se insertará el texto “RV” antes de la línea del asunto original. El texto “RV” le indica al destinatario que el mensaje se reenviará.
Reenviar un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Cuando se ha reenviado un mensaje, el icono que se encuentra junto al mensaje original cambia a una flecha que apunta hacia la derecha, como se muestra en la Figura 2-14, la cual indica que el mensaje se ha reenviado.
Mensaje reenviado
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Antes de imprimir su documento necesitará asegurarse de seleccionar una impresora. Si su computadora está lista para imprimir, no necesitará realizar el paso 6 de este ejercicio.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Es posible que necesite establecer una nueva impresora antes de continuar con los demás pasos.
Imprimir un mensaje de correo electrónico En Outlook 2010, cada mensaje en realidad es un documento. Al igual que con cualquier otro documento que crea o recibe, es posible que desee tener una copia impresa de la información. Puede utilizar las herramientas de la página Imprimir en la vista Backstage para previsualizar e imprimir el mensaje seleccionado. La página Imprimir incluye el panel Vista previa el cual muestra cómo lucirá el mensaje cuando se imprima para que pueda realizar los cambios necesarios antes de imprimir el mensaje. La página Imprimir también contiene diversas opciones de impresión, por ejemplo número de copias y el rango de copias a imprimir. Puede seleccionar opciones de impresión o simplemente imprimir utilizando las predeterminadas. En este ejercicio imprimirá un mensaje.
TOME NOTA
OTRA MANERA
Si ya tiene una impresora seleccionada, sólo haga clic en el botón Imprimir para que se imprima el documento con la configuración predeterminada.
El estilo Memorando es el predeterminado para imprimir mensajes. Si desea imprimir la lista de mensajes de la carpeta actual, puede hacer clic en el estilo Tabla.
En este ejercicio, decidió imprimir dos copias del mensaje. Si éste hubiera sido muy grande, podría haber seleccionado otras opciones, por ejemplo un rango de impresión, intercalar las hojas o imprimir diversas páginas por hoja.
Conocimientos generales | 29
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Aplicar formato a los párrafos Dependiendo del tipo de información que desee transmitir en su mensaje, es posible que desee aplicar formato al párrafo para hacer que su mensaje se comprenda mejor. Outlook contiene herramientas que puede utilizar para cambiar la apariencia de los párrafos. Puede cambiar la alineación y el interlineado, crear listas numeradas o con viñetas, ordenar párrafos así como utilizar sombreado y bordes. Para aplicar formato al párrafo, coloque el punto de inserción en cualquier parte de él y Outlook aplicará el formato que seleccione a todo el párrafo. En este ejercicio probará diferentes opciones de formato para el párrafo.
Aplicar formato a los párrafos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Personalizar los mensajes EN RESUMEN
Puede personalizar sus mensajes de diferentes maneras. Tal vez lo primero que se le ocurra es aplicar formato, colores e imágenes. Sin embargo, la firma es una de las herramientas más útiles para personalizar sus mensajes. En esta sección creará una firma personal y la insertará en el mensaje. También aprenderá a colocar su firma personal en todos los mensajes de salida.
Crear una firma personal Una firma puede ser un texto o una imagen que Outlook coloca automáticamente al final de los mensajes que envía. Una firma puede ser elegante o sencilla, según lo desee. En este ejercicio creará una firma personal.
Crear una firma personal REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Aspectos básicos del correo electrónico
Imprimir un mensaje de correo electrónico
30 | Conocimientos generales
Aspectos básicos del correo electrónico
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establece una firma para los nuevos mensajes, respuestas y reenvíos? N.11.1
Si comparte su cuenta de correo electrónico con otros usuarios o si se han creado perfiles adicionales de Outlook, es posible que en la lista del cuadro de diálogo Firmas y plantilla aparezcan firmas creadas por otros usuarios.
Aunque es posible incluir imágenes y un formato más complicado, el que se puede aplicar en el cuadro de diálogo de Firmas y plantilla es limitado, Por ejemplo, no puede cambiar el tamaño de una imagen. Sin embargo, puede abrir un mensaje nuevo, utilizar las herramientas de formato en la ventana Mensaje para crear una firma que le guste para después cortarla y pegarla en el cuadro de diálogo Firmas y plantilla como una nueva firma.
Agregar una firma a sólo un mensaje Es posible agregar una firma a un solo mensaje. Esto le permite crear y utilizar más de una firma.
Agregar una firma a sólo un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
¿Cómo se agrega una firma a sólo un mensaje? N.12.1 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si se ha aplicado formato a sus mensajes de correo electrónico o a otras firmas, ese formato se aplicará a la firma a medida que inserte el texto. Puede cambiar el formato después de colocar la firma.
Es posible que desee crear varias firmas. Esto le permite seleccionar la firma que vaya de acuerdo con el tipo de mensaje. Cuando envíe un mensaje personal, utilice una firma que incluya una imagen de su deporte favorito o una fotografía de su mascota. Cuando envía un mensaje para asuntos de trabajo, utilice una firma que incluya su información corporativa.
Previsualizar un dato adjunto en Outlook La Vista previa de adjunto de Outlook le permite visualizar los elementos adjuntos en el Panel de lectura. Puede tomar decisiones importantes de manera rápida y eficiente sin necesidad de guardar y abrir el adjunto. En este ejercicio previsualizará un dato adjunto en Outlook.
Previsualizar un dato adjunto en Outlook REALICE LA PRÁCTICA
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para su protección, todos los scripts, macros y controles ActiveX se desactivan en aquellos documentos que esté visualizando a través de una vista previa. TOME NOTA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Es posible que para algunos tipos de archivos, se le pregunte si desea previsualizarlo antes de mostrar el dato adjunto.
Conocimientos generales | 31
Cuando previsualiza un archivo adjunto en el Panel de lectura, puede utilizar la nueva ficha Herramientas de datos adjuntos para guardarlo rápidamente. En el siguiente ejercicio guardará un dato adjunto desde el Panel de lectura.
Guardar un dato adjunto desde el Panel de lectura REALICE LA PRÁCTICA OTRA MANERA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Si el mensaje contiene diversos datos adjuntos, haga clic en Guardar todos los datos adjuntos para realizar esta acción en un solo paso.
Guardar un dato adjunto desde un mensaje abierto Es fácil guardar un dato adjunto desde la ventana de un mensaje abierto. Puede utilizar la opción Guardar datos adjuntos en la ficha Archivo pero también puede hacerlo desde el menú contextual Datos adjuntos. En el siguiente ejercicio guardará un dato adjunto desde la ventana de un mensaje abierto.
Guardar un dato adjunto desde un mensaje abierto REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Abrir un dato adjunto de correo electrónico Puede abrir un dato adjunto desde el Panel de lectura o desde un mensaje abierto. En el siguiente ejercicio abrirá un dato adjunto desde cada una de las ubicaciones.
Abrir un dato adjunto de correo electrónico REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Es más seguro guardar un dato adjunto y escanearlo con un programa antivirus antes de abrirlo. No abra aquellos que provienen de fuentes desconocidas.
Aspectos básicos del correo electrónico
Guardar un dato adjunto desde el Panel de lectura
Herramientas avanzadas de correo electrónico
32 | Conocimientos Generales
Tema
Herramientas avanzadas de correo electrónico Orientación sobre el software Opciones del mensaje de Microsoft Outlook La característica Correo de Microsoft Outlook 2010 hace mucho más que sólo enviar mensajes básicos. Muchas de las opciones avanzadas del correo electrónico en Microsoft Outlook se configuran en la ficha Opciones en la ventana Mensaje, como se muestra en la Figura 3-1.
Establece los permisos
Establece las solicitudes de entrega y lectura
Haga clic en este botón para enviar un mensaje posteriormente
Figura 3-1 Ficha Opciones en la ventana Mensaje Establece las opciones de voto
Guarda el mensaje enviado en una carpeta diferente
Selecciona un destinatario diferente para las respuestas
Las opciones avanzadas en Microsoft Outlook le permiten cambiar la configuración de los mensajes, las opciones de seguridad para envíos, votar por elementos seleccionados, establecer las opciones de seguimiento y determinar las opciones de entrega.
Establecer el nivel de importancia Algunos mensajes de correo electrónico son más importantes que otros. Utilice la herramienta Importancia para llamar la atención a un mensaje. El nivel de importancia de un mensaje se puede establecer en Alto, Bajo o Normal. Los mensajes con una alta importancia son identificados por el destinatario con un signo de exclamación rojo en la lista de mensajes así como en la Barra de información. Los mensajes con baja importancia se marcan con una flecha hacia abajo azul en la lista de mensajes y en la Barra de información. Los mensajes con una importancia normal no se marcan. En este ejercicio creará un mensaje de muestra con un nivel de importancia alto.
Establecer el nivel de importancia OTRA MANERA
Seleccione la importancia del mensaje en el cuadro de diálogo Propiedades.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Si estableció el nivel de importancia de un mensaje en Alta o Baja, puede restablecerlo a Normal antes de enviarlo. Simplemente haga clic en el botón Importancia alta o Importancia baja que esté seleccionado en ese momento.
Conocimientos Generales | 33 Herramientas avanzadas de correo electrónico
Recibir las respuestas en una dirección específica Recibir las respuestas en una dirección de correo electrónico que no sea desde la cual envió el mensaje puede ser una herramienta sorprendentemente útil. Al enviar un mensaje con las respuestas dirigidas a otra dirección, evita que su Bandeja de entrada se sature de mensajes que necesitará reenviar. Por ejemplo, el presidente de una empresa podría enviar un mensaje sobre un próximo evento pero dirige todas las respuestas al coordinador del mismo. Otro ejemplo es el Encargado de Recursos Humanos que desea enviar un anuncio de una oferta de trabajo y dirige todas las respuestas a su asistente para que las procese. En este ejercicio creará un ejemplo de mensaje y dirigirá las respuestas a la dirección RH@centroturiscticoTAventura.net
Recibir las respuestas en una dirección específica REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Algunos filtros de correo electrónico no deseado interpretan los mensajes con un remitente diferente y los envían a la dirección como correo electrónico no deseado. Si va a utilizar esta técnica, también deberá agregar una confirmación de entrega para asegurarse que los destinatarios reciban su mensaje.
Cuando envía un mensaje de correo electrónico, su encabezado debe incluir la información sobre a dónde se enviarán las respuestas. Esta información le indica a la aplicación de correo electrónico del destinatario que utilice el campo Para en un mensaje de respuesta. (Cuando solicita respuestas que se dirigirán a una dirección diferente, Outlook reemplaza la información Responder a en el código del mensaje con la dirección alternativa que solicitó). Si ya guardó algunos contactos en Outlook, puede seleccionar uno de ellos para incluirlo en el campo Enviar las respuestas a, en lugar de ingresar una dirección. Al utilizar la información del contacto en Outlook, simplifica el proceso de dirigir las respuestas a una dirección diferente.
Utilizar el cifrado El cifrado es una muy buena forma de proteger la privacidad de sus mensajes importantes. Cuando utiliza el cifrado, el contenido de sus mensajes se codifica para que sólo el destinatario con la clave de cifrado pueda leer el mensaje. Para enviar y descifrar un mensaje, debe contar con certificados de intercambio de id. digital con el destinatario. Es decir, el destinatario y el remitente necesitan enviarse un mensaje firmado digitalmente y agregar el id.digital a la Lista de contactos. En este ejercicio creará un ejemplo de mensaje cifrado.
Utilizar el cifrado REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
Herramientas avanzadas de correo electrónico
34 | Conocimientos Generales TOME NOTA
Antes de intercambiar mensajes cifrados, usted y el destinatario necesitan enviarse un mensaje firmado digitalmente y agregar la identificación digital el uno del otro a la Lista de contactos.
Cuando llega un mensaje cifrado a la Bandeja de entrada, un icono en la lista de mensajes indica que está cifrado, como se muestra en la Figura 3-32. Los mensajes cifrados no se pueden ver en el Panel de lectura. Se tienen que abrir para poderlos leer. El icono indica que se cifró el mensaje
Los mensajes cifrados no se pueden ver en el Panel de lectura
Figura 3-32 Mensaje cifrado
Restringir los permisos de un mensaje Information Rights Management (IRM) es una herramienta en Outlook que permite controlar la manera en que el usuario puede utilizar un mensaje. Cuando restringe un mensaje utilizando IRM, Outlook lo cifra con instrucciones que evitan que el destinatario imprima, reenvíe o copie mensajes con información confidencial. En este ejercicio creará un ejemplo de mensaje con permisos restringidos.
Restringir los permisos de un mensaje OTRA MANERA
REALICE LA PRÁCTICA
Para restringir los permisos de un mensaje, haga clic en el botón Permisos en el grupo Opciones en la ficha Mensaje de la Cinta de opciones.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
IRM para el sistema de Microsoft Office 2010 requiere del servicio Information Rights Management (IRM) de Microsoft Windows.
Cuando un mensaje con permisos restringidos llega a la Bandeja de entrada, un icono en la lista de mensajes indica que tiene permisos restringidos, como se muestra en la Figura 3-34. La misma Barra de información que apareció en la ventana Mensaje cuando lo creó, aparecerá en el Panel de lectura cuando se recibe. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Recuerde que el IRM no es un elemento de seguridad debido a que no puede proteger sus mensajes de que alguien los modifique, elimine o duplique manualmente.
Icono que indica que es un mensaje restringido
La Barra de información notifica al destinatario sobre la restricción
Figura 3-34 Mensaje con permisos restringidos en la lista de mensajes
Encontrar mensajes EN RESUMEN
¿Cuánto costó ese material? ¿Cuál es la fecha de entrega del proyecto? Con frecuencia se intercambia información importante a través de mensajes de correo electrónico por lo que encontrar esa información puede ser esencial. Outlook 2010 cuenta con diversas herramientas útiles que facilitan la búsqueda de los mensajes adecuados cada vez que lo necesite. Puede encontrar fácilmente todos los mensajes y archivos adjuntos de un contacto específico utilizando el Panel de personas. Puede ordenar cualquier carpeta conforme a atributos específicos. También puede filtrar los resultados de la búsqueda utilizando la herramienta Búsqueda instantánea junto con su ficha de búsqueda contextual y la lista Buscar sugerencias. Si se da cuenta que necesita realizar la misma búsqueda con frecuencia, puede crear una carpeta de búsqueda personalizada que siempre contendrá los elementos filtrados.
Ordenar los mensajes por atributo En la lista de mensajes, generalmente éstos están ordenados por fecha. Los mensajes más recientes aparecen en la parte superior de la lista de mensajes. Una de las formas más fáciles de encontrar mensajes es ordenándolos de acuerdo a sus atributos, por ejemplo, tamaño, asunto o remitente. En este ejercicio ordenará la lista de mensajes de acuerdo a diferentes atributos.
Ordenar los mensajes por atributo REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales De manera predeterminada, los mensajes se ordenan de acuerdo a la fecha en la que fueron recibidos. Puede resultar de gran utilidad ver todos los mensajes de un remitente en particular o aquellos que traten de un asunto específico. Otra manera de ver todos los mensajes de un remitente específico es utilizando el Panel de personas.
OTRA MANERA
Para ordenar los mensajes, haga clic en el menú Vista, después en Organizado por y seleccione un atributo.
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Conocimientos Generales | 35
Administrar los mensajes de correo electrónico
36 | Conocimientos generales
Tema
Administrar los mensajes de correo electrónico Orientación sobre el software Lista de carpetas de Microsoft Outlook 2010 La Lista de carpetas, como se muestra en la Figura 4-1, tiene una lista de carpetas existentes en Outlook. También incluye una carpeta para cada componente de Outlook, por ejemplo, el Calendario y las Notas.
Figura 4-1 Lista de carpetas de Outlook
Aunque la Lista de carpetas incluye todos los componentes, por lo general sólo trabajará con las carpetas de correo que se identifican en la Figura 4-1. La Barra de estado que está en la parte inferior de la ventana de Outlook, muestra el número de elementos que contiene la carpeta seleccionada. Cree carpetas nuevas para organizar los elementos de Outlook por proyectos o personas.
Trabajar con carpetas EN RESUMEN
¿Con qué frecuencia da vueltas en su casa buscando las llaves de su auto? Si su respuesta es “rara vez”, entonces ya tiene el hábito de guardar las cosas de manera que sepa dónde encontrarlas. Por esta misma razón es conveniente que organice los elementos de Outlook en carpetas, debido a que éstos son fáciles de encontrar cuando los coloca en un lugar específico. En esta sección trabajará con carpetas de Outlook al crearlas, moverlas, eliminarlas y restablecerlas. También moverá los elementos de correo de una carpeta a otra.
Crear y mover una carpeta de correo De manera regular, a su oficina llegan nuevos documentos a su bandeja de entrada. Revisa el documento, realiza las tareas pertinentes y lo archiva en una carpeta que previamente etiquetó para ese tipo de elemento. No lo coloca de nuevo en la bandeja de entrada. Si pusiera todos sus documentos en ella, en unas cuantas semanas o meses tendría una pila de papeles de varios centímetros de altura. Por esta misma razón, no es conveniente guardar todos los mensajes en su Bandeja de entrada en Microsoft Outlook. En este ejercicio creará y moverá carpetas de Outlook.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para este ejercicio, deseará seleccionar la carpeta del nivel superior, la cual es la que contiene a las carpetas Bandeja de entrada, Elementos enviados, etc. Dependiendo de la configuración de su computadora y del tipo de cuenta de correo electrónico que tenga, se puede llamar Archivo de datos de Outlook, Carpetas personales o simplemente tener el nombre de su dirección de correo electrónico.
Crear y mover una carpeta de correo REALICE LA PRÁCTICA
OTRA MANERA
Para crear una carpeta nueva, haga clic derecho en cualquier carpeta de la Lista de carpetas y seleccione la opción Nueva carpeta.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Outlook ofrece varias carpetas de correo predeterminadas que seguramente satisfacen sus necesidades básicas de organización. La Tabla 4-1 identifica las carpetas de correo predeterminadas y describe su contenido.
Carpeta
Descripción
Elementos eliminados
La carpeta Elementos eliminados contiene los mensajes eliminados, los cuales se pueden restablecer para volverlos a utilizar. Sin embargo, si se elimina el elemento cuando aún se encuentra en la carpeta Elementos eliminados, se eliminará permanentemente de su computadora. Al vaciar la carpeta, los elementos desaparecen por completo.
Borrador
La carpeta Borrador, contiene los mensajes de Outlook que ha escrito pero que no ha enviado. Puede regresar más tarde a un borrador para terminarlo y enviar el mensaje. Si cierra un mensaje sin enviarlo, un cuadro de diálogo le preguntará si desea guardar el borrador. Haga clic en Sí para guardarlo o en No para eliminarlo.
Bandeja de entrada
De manera predeterminada, los mensajes nuevos que recibe se colocan en la carpeta Bandeja de entrada.
Correo electrónico no deseado
La carpeta Correo electrónico no deseado contiene los mensajes que llegan y se reconocen como correo no deseado.
Tabla 4-1 Carpetas de correo predeterminadas
Administrar los mensajes de correo electrónico
Conocimientos generales | 37
Administrar los mensajes de correo electrónico
38 | Conocimientos generales Bandeja de salida
La Bandeja de salida contiene los mensajes de salida hasta que la computadora se conecte a Internet. El mensaje se envía cuando se detecta una conexión a Internet.
Fuentes RSS
Really Simple Syndication (RSS) le permite suscribirse al contenido de diversos sitios Web que ofrecen este servicio. Este libro no cubre esta característica. Utilice la Ayuda de Outlook para obtener más información sobre RSS.
Elementos enviados
Una vez que han sido enviados los mensajes, se mueven automáticamente a la carpeta Elementos enviados.
Eliminar y restablecer una carpeta Puede eliminar una carpeta de Outlook cuando ya no la necesite. Cuando elimina una carpeta, se mueve a la carpeta Elementos eliminados de Outlook. Los archivos en la carpeta Elementos eliminados aún se encuentran en la computadora. Puede restablecer estos elementos, es decir, hacer que se encuentren disponibles nuevamente, retirándolos de la carpeta Elementos eliminados. En este ejercicio eliminará la carpeta Lección 4 y la restablecerá.
Eliminar y restablecer una carpeta REALICE LA PRÁCTICA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Sea cuidadoso. Si elimina un elemento que se encuentra en la carpeta Elementos eliminados en vez de moverlo a otra carpeta, por ejemplo a la carpeta Archivo de datos de Outlook, dicho elemento se eliminará permanentemente de su computadora y ya no podrá restablecerlo.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Mover mensajes a una carpeta diferente Outlook utiliza las carpetas para organizar sus elementos. Los mensajes llegan a la Bandeja de entrada y aquellos que envía se almacenan en la carpeta Elementos Enviados. Para organizar sus mensajes de manera efectiva, cree nuevas carpetas para proyectos o personas y mueva mensajes relacionados a estas nuevas carpetas. En este ejercicio empezará a organizar su correo al mover los mensajes a carpetas diferentes.
Mover mensajes a una carpeta diferente OTRA MANERA
También puede abrir el cuadro de diálogo Mover elementos seleccionando el mensaje y presionando las teclas Ctrl+Mayús+V.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Conocimientos generales | 39 Administrar los mensajes de correo electrónico
Utilizar la vista Conversación EN RESUMEN
En las versiones anteriores de Outlook, la única manera de agrupar todos los mensajes relacionados en una sola correspondencia era moverlos a una carpeta separada. En Outlook 2010, Microsoft ha introducido una nueva función llamada vista Conversación, la cual le permite organizar cada mensaje de correo electrónico que envíe o reciba sobre el mismo asunto en un grupo Conversación justo en la Bandeja de entrada. En esta sección activará la vista Conversación y aprenderá a trabajar con ella así como a ignorar una conversación que ya no desee seguir.
Orientación sobre el software Vista Conversación de Microsoft Outlook La nueva manera de Outlook para hacer más eficiente su Bandeja de entrada es la vista Conversación, como se muestra en la Figura 4-8, la cual agrupa todos los mensajes sobre un sólo tema (con base en la línea Asunto) en una ubicación conveniente. Figura 4-8 Lista de mensajes en la vista Conversación
Los mensajes más recientes se encuentran en la parte superior Siga la línea naranja para saber a cuál mensaje está respondiendo el mensaje seleccionado Las líneas y puntos grises indican que son mensajes antiguos
Conversión expandida
Haga clic aquí para expandir una conversación
Carpeta que contiene este mensaje
Los elementos en color gris indican que están almacenados en otra carpeta
La vista Conversación utiliza colores y símbolos para que conozca el estado de cada uno de los mensajes de la conversación. Todos los mensajes relacionados se incluyen en el grupo Conversación incluso si se han almacenado en una carpeta diferente. Utilice esta figura como referencia para este tema así como para el resto del libro.
Activar la vista Conversación Las conversaciones son una nueva y excelente manera de organizar sus mensajes. Las conversaciones pueden disminuir notablemente el desorden en su Bandeja de entrada al agrupar información que tiene algo en común. Por ejemplo, acaba de enviar un correo electrónico con el asunto Comida mañana a cuatro amigos para preguntarles en cuál restaurante quieren comer. Todas las respuestas se agruparán en una conversación junto con el mensaje original que envió así como cualquier otro mensaje que haya enviado cualquiera de las personas involucradas como respuestas o reenvíos al mensaje original. En este tema activará la vista Conversación.
Administrar los mensajes de correo electrónico
40 | Conocimientos generales Otra de las nuevas herramientas de Outlook que le ayuda a trabajar de manera eficiente son las Sugerencias de correo electrónico, las cuales son mensajes que aparecen en la Barra de información de un mensaje para alertarlo sobre posibles peligros. Por ejemplo, en una conversación, el error que comúnmente cometen las personas es responder al mensaje equivocado. En la mayoría de los casos, es posible que desee responder al mensaje más reciente de la conversación. Cuando tiene una lista de mensajes con el mismo nombre, puede ser fácil hacer clic en Responder mientras selecciona un mensaje antiguo. Cuando esto sucede, Outlook mostrará una Sugerencia de correo electrónico para indicarle que no está respondiendo al mensaje más reciente. Si aún desea responder al mensaje abierto, sólo ignore la Sugerencia de correo electrónico. Para seguir la recomendación de la Sugerencia de correo electrónico, haga clic en la Barra de información para ver las opciones.
Activar la vista Conversación REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
Microsoft dedicó tiempo para analizar los tipos de errores que cometen las personas al momento de enviar mensajes. Si Outlook considera que está a punto de cometer un error, mostrará un aviso en la Sugerencia de correo electrónico sobre los posibles peligros.
Las opciones de las Sugerencias de correo electrónico variarán dependiendo del tipo de error sobre el cual se le está dando aviso.
Trabajar con conversaciones En la vista Conversación, la Bandeja de entrada únicamente mostrará el último mensaje de la conversación. Para hacerle saber que se encuentra disponibles más información, Outlook muestra una flecha de expansión al lado del mensaje. Cuando hace clic en el encabezado del mensaje de conversación, el mensaje más reciente aparecerá en el Panel de lectura. La vista Conversación utiliza una serie de símbolos y líneas de conexión para facilitar la vista de quién ha respondido a quien. Haga clic en cualquier mensaje de la conversación y siga la línea anaranjada hasta su fuente. En este ejercicio practicará trabajando con las conversaciones. Las conversaciones pueden aumentar para contener docenas de mensajes. Cuando trabaja con conversaciones, es importante que entienda cómo se relacionan los mensajes a la conversación y entre sí. Para ayudarle en esta tarea, Outlook utiliza una combinación de notas, símbolos y líneas, las cuales se describen en la Tabla 4-2.
Pistas de conversación División
Descripción Una división aparece cuando más de una persona responde a un mensaje. Outlook indica que esto ha sucedido al agregar una nota de división en el grupo Conversaciones. A los próximos mensajes relacionados a la división se les dará seguimiento como grupos de mini conversaciones dentro de la división.
Punto anaranjado grande
Este símbolo marca el último mensaje de la conversación (o dentro de la división).
Punta anaranjado pequeño
Cuando hace clic en un mensaje dentro de una conversación, aparecerá una línea anaranjada en la lista. El punto anaranjado pequeño al final de la línea, indica cual es el mensaje que activó el mensaje seleccionado.
Líneas y puntos grises
Los mensajes antiguos de las conversaciones están marcados con una línea y puntos grises. Estos marcadores indican que los mensajes aún están relacionados pero que no son los más recientes de la conversación.
Administrar los mensajes de correo electrónico
Conocimientos generales | 41
Trabajar con conversaciones REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Debido a que por lo general las conversaciones son entre dos o más personas, deberá intentar completar este ejercicio con un amigo o colega. Si nadie está disponible, puede completar el ejercicio al enviarse y recibir mensajes a sí mismo.
Debajo de este mensaje hay una línea delgada que lo divide del mensaje anterior en la conversación.
Puede leer y responder a cualquiera de los mensajes de una conversación tal y como lo haría con cualquier otro mensaje.
Recuerde que debido al flujo de las conversaciones, aparecen del más reciente al más antiguo y el botón Siguiente lo dirige al siguiente mensaje más reciente.
Una de las ventajas sobre trabajar con conversaciones es que Outlook está disponible para agrupar los mensajes de cualquier carpeta dentro de la conversación, por lo cual no importa la manera en que organice sus mensajes debido a que todavía puede verlos en un solo lugar. Cuando Outlook muestra un mensaje de otra carpeta, aparece información sobre éste en color gris y en cursiva en la lista de mensajes.
TOME NOTA
42 | Conocimientos generales
Tema
Procesar automáticamente los mensajes
Procesar automáticamente los mensajes Orientación sobre el software Ventana Reglas y alertas de Microsoft Outlook Las reglas de mensajes aparecen en el cuadro de diálogo Reglas y alertas, como se muestra en la Figura 5-1. Puede utilizar esta figura como referencia para este tema así como para el resto del libro.
Figura 5-1 Ventana Reglas y alertas de Outlook
En la ventana Reglas y alertas se muestran las reglas que le ayudan a organizar sus mensajes. En esta ventana también puede modificar las reglas existentes, crear reglas nuevas, activar y desactivar reglas.
Conocimientos generales | 43
Procesar automáticamente los mensajes
Probar una regla Cuando cree una regla, es buena idea probarla para asegurarse que funciona de la manera esperada. La forma más fácil para probar una regla es crear un mensaje que cumpla con las condiciones de su regla para ver si ésta manipula el mensaje adecuadamente. En este ejercicio se enviará a sí mismo un mensaje que cumpla con las condiciones de la regla para verificar que la acción que se está llevando a cabo sea la deseada.
Probar una regla REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Después de crear una regla, pruébela para verificar que funciona. Por ejemplo, para probar la regla que creó en el ejercicio anterior, se envió a sí mismo un mensaje con el asunto Programa Lección 5. Con el tiempo, es posible que necesite agregar condiciones a la regla porque no todas las personas que le envían programas utilizan el asunto correcto. Puede agregar como condición que la frase “Programa Lección 5” aparezca en el cuerpo del mensaje o agregar una condición que identifique cualquier mensaje con la palabra “programa” en el asunto.
Crear una regla a partir de un mensaje seleccionado Una de las razones más comunes por las cuales se crea una regla es para evitar la repetición de la misma acción una y otra vez. Por ejemplo, otra herramienta de organización común que requiere de tareas repetitivas es la categorización de los mensajes. Cuando realiza esta acción, asigna un código de color específico a los mensajes sobre temas relacionados para que sean fáciles de encontrar. Categorizar los mensajes automáticamente es una tarea de organización común la cual puede automatizar al crear una regla. La próxima vez que seleccione un mensaje en el cual planea realizar una acción que repite con frecuencia, utilícelo para crear una regla. En este ejercicio creará una regla a partir de un mensaje existente. La regla categorizará los mensajes por colores.
Crear una regla a partir de un mensaje seleccionado REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Puede cambiar el nombre a las categorías pero no es necesario hacerlo para este tema.
TOME NOTA
Ejecutar una regla Las reglas se ejecutan automáticamente cuando llegan mensajes nuevos. Pero, ¿qué pasa con el correo que está en su buzón? También puede ejecutar reglas manualmente. Cuando ejecuta una regla, se escanea el correo como si hubiera un nuevo mensaje y aplica las acciones de la regla a cualquier mensaje que cumple con las condiciones. En este ejercicio ejecutará una regla para que procese los mensajes existentes.
OTRA MANERA
También puede abrir la ventana Reglas y alertas haciendo clic derecho en un mensaje, colocando el puntero en Reglas y seleccionando la opción Administrar reglas y alertas.
44 | Conocimientos generales
Procesar automáticamente los mensajes
Ejecutar una regla REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Crear una regla a partir de un mensaje seleccionado tiene sus ventajas. A medida que cree la regla, las características del mensaje seleccionado se mostrarán en los componentes de la regla. Esto le ahorra tiempo e incrementa la precisión de la regla.
Crear una regla desde cero LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una regla para que se mueva el correo en el cual una persona determinada es el único destinatario? 1.7.1
Algunas reglas son fáciles de escribir. Desea encontrar mensajes que cumplan con una condición y que realicen una acción, sin excepciones. Por ejemplo, una regla sencilla podría ser “Eliminar todos los mensajes en la Categoría azul”. A medida que aprenda en este ejercicio, podrá crear rápidamente reglas sencillas desde cero. Este es el mejor método para crear reglas sencillas con una condición, una acción y sin excepciones.
Crear una regla desde cero REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
Para eliminar todos los mensajes de un remitente específico, en la sección Paso 1, seleccione la opción de personas o grupo público. En la sección Paso 2, haga clic en personas o grupo público. En la ventana Dirección de la regla, escriba o haga clic en la dirección de correo electrónico del remitente en el campo De y haga clic en Aceptar para continuar creando la regla.
Administrar reglas EN RESUMEN
Las reglas administran sus mensajes. Para administrar sus reglas, cambie su secuencia, actívelas o desactívelas. En esta sección cambiará el orden en el cual se ejecutan, activan o desactivan y eliminan las reglas.
Secuencia de las reglas La secuencia en la cual se procesan las reglas puede ser importante. Por ejemplo, puede cambiar la importancia de un mensaje antes de reenviarlo a un colega. Asimismo, puede reenviar un mensaje antes de eliminarlo. En este ejercicio cambiará la secuencia de las reglas en la ventana Reglas y alertas.
Conocimientos generales | 45
Procesar automáticamente los mensajes
Secuencia de las reglas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales La regla Borrar categorías en el correo (recomendado) es la primera en la lista de reglas, la cual borra las categorías de los mensajes que llegan, de manera que podrá aplicar su propia categoría mediante la regla Programa Lección 5 azul.
Desactivar una regla En la ventana Reglas y alertas, la casilla de verificación al lado del nombre de la regla controla su estado. Una regla puede estar activada o desactivada. Si está activada, la casilla de verificación que se encuentra al lado de la regla tiene una marca. Si está desactivada, su casilla de verificación se encuentra vacía. Desactivar una regla en vez de eliminarla le permite activarla según lo requiera más adelante. También le permite conservar una regla desactivada y ejecutarla en un momento determinado. En este ejercicio desactivará una regla.
Desactivar una regla REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se elimina una regla? 3.2.3
46 | Conocimientos generales
Tema
Trabajar con contactos Trabajar con contactos
Orientación sobre el software Ventana Contactos de Microsoft Outlook La ventana principal Contactos contiene la información básica de las personas que están almacenados en su carpeta Contactos, como se muestra en la Figura 6-1. Figura 6-1 Ventana Contactos de Outlook
Crea un nuevo grupo de contactos
Elimina un contacto
Envía un mensaje a un contacto
Reenviar un contacto
Asigna una categoría
Asigna una marca de seguimiento
Crea un nuevo contacto
Cinta de opciones
Mi lista de contactos
Calendario
Registro del contacto
Citas
Tareas
Carpeta Contactos seleccionada
La carpeta Contactos le permite organizar y mantener la información sobre las personas y compañías con los que se comunica frecuentemente. En esta ventana puede seleccionar un registro de contacto, crear uno nuevo, visualizar citas y tareas, enviar un mensaje a un contacto, llamar a un contacto así como asignar una categoría y una marca de seguimiento a un contacto.
Conocimientos generales | 47
Crear y modificar contactos Un contacto es la recopilación de información sobre una persona o compañía. La característica Contactos de Outlook es un organizador electrónico que puede utilizar para crear, visualizar y editar la información de dichos contactos. En esta sección aprenderá diferentes maneras para crear un contacto y después modificar su información.
CreaR un contacto desde cero Puede utilizar varios métodos para crear contactos. El más sencillo consiste en abrir una nueva ventana de contacto y escribir la información correspondiente en ella. La ventana Contacto en blanco cuenta con su propia Cinta de opciones y grupos de comandos. Después de crear un contacto, su información se almacena en la Libreta de direcciones de Outlook. En este ejercicio creará un contacto utilizando el botón Nuevo contacto en la ficha Inicio.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Las direcciones de correo electrónico que se proporcionan en estos ejercicios pertenecen a dominios no utilizados propiedad de Microsoft. Si envía un mensaje a estas direcciones, recibirá un mensaje de error informando que el mensaje no se pudo entregar. Elimine los mensajes de error cuando lleguen.
Crear un contacto desde cero REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
La Cinta de opciones es diferente en cada una de las características de Outlook. La Cinta de opciones ahora refleja los comandos que se utilizan frecuentemente para trabajar con contactos.
No es necesario insertar espacios, paréntesis o guiones en los números de teléfono. Outlook automáticamente aplica formato a los números de teléfono cuando el punto de inserción se coloca fuera de dicho campo.
TOME NOTA
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea un nuevo contacto? N.18.1
En el registro de un contacto, utilice la abreviación postal de un estado para facilitar el uso de la información en la lista de correos o en otras exportaciones de información.
TOME NOTA
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si presiona la tecla Tab en el campo Direcciones antes de escribir al menos dos líneas de texto, se abrirá el cuadro de diálogo Comprobar la dirección. Dado que Outlook espera que haya al menos dos líneas de texto en una dirección, el texto que ya ingresó puede aparecer en los campos incorrectos en el cuadro de diálogo Comprobar la dirección. Haga clic en el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo y continuar escribiendo la dirección.
Trabajar con contactos
EN RESUMEN
48 | Conocimientos generales
Trabajar con contactos
TOME NOTA
No es necesario ingresar información en todos los campos. Para guardar la información del contacto, debe tener un valor en el campo Archivar como. Si este campo está vacío, aparecerá un mensaje de advertencia cuando trate de guardarlo, el cual le informa que el campo Archivar como está vacío y le preguntará si desea guardar el contacto con este campo vacío. Si guarda el contacto, éste se colocará antes que ningún otro contacto que se haya guardado con un valor en el campo Archivar como, debido a que un espacio en blanco se clasifica como un valor que va antes que cualquier otro.
En el ejercicio anterior, ingresó la información básica de un contacto.
Crear un contacto a partir de uno existente Con frecuencia tendrá varios contactos que trabajan para una misma organización. Para no ingresar la misma información para un nuevo contacto, puede crearlo a partir del existente. Cuando crea un nuevo contacto para una persona que trabaja en la misma organización, la información de los campos Organización, Archivar como, Página web, Números de teléfono y Direcciones se ingresarán en el nuevo contacto. La información de los campos Nombre completo, Cargo y Correo electrónico no se ingresa en el nuevo contacto debido a que esta información por lo general es diferente para cada contacto, incluso si trabajan para la misma organización. En este ejercicio aprenderá a crear un nuevo contacto a partir de uno existente.
Crear un contacto a partir de uno existente REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Crear un contacto a partir de uno sugerido Una de las maneras en que Outlook 2010 le ayuda a mantenerse organizado es reconociendo cuando envíe un mensaje a una persona que no se encuentra en su Libreta de direcciones. Cada vez que envíe un mensaje a una nueva persona, Outlook recopilará la mayor cantidad de información posible y la guardará en la carpeta Contactos sugeridos. Puede guardar fácilmente un contacto sugerido en su Libreta de direcciones con tan solo arrastrarlo a la carpeta Contactos. En el tema Aspectos básicos del correo electrónico envió un mensaje a la dirección alguien@ejemplo.com. En este ejercicio creará un contacto utilizando el contacto sugerido que Outlook creó a partir de ese mensaje.
Crear un contacto a partir de uno sugerido REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Conocimientos generales | 49
Dependiendo de los ejercicios que haya realizado, es posible que tenga más tarjetas de presentación.
TOME NOTA
Cuando solicite información de contacto que se encuentra en la lista de contactos de uno de sus colegas, éste puede enviársela como tarjeta de presentación o como registro de contacto en formato Outlook. Si el registro de contacto se envía en formato Outlook, puede abrir el archivo adjunto, ver la información y guardarla como registro de contacto. Cuanto intenta guardar un contacto con una dirección que ya tiene registrada en la Libreta de direcciones, Outlook automáticamente la detectará como un contacto duplicado y le da la posibilidad de agregar el nuevo contacto o actualizar el existente. Sin embargo, cuando se detecta un duplicado, siempre debe combinar la información en un registro y eliminar el duplicado. Esto elimina los errores que puedan ocurrir cuando se actualiza un registro y el otro no. En este ejercicio aprenderá a guardar un registro de contacto y manipular los contactos duplicados.
Trabajar con contactos
Guardar un contacto recibido como un registro
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un contacto como tarjeta de presentación? 4.1.2
Guardar un contacto recibido como un registro REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Como se mencionó al inicio de este ejercicio, crear frecuentemente registros de contactos duplicados lleva a la información errónea. En este ejercicio está creando un contacto duplicado sólo para que aprenda técnicas adicionales de aprendizaje para eliminar registros duplicados en uno de los siguientes ejercicios.
Crear un contacto a partir del encabezado de un mensaje Todos los mensajes que envía automáticamente contienen su información de contacto en el encabezado del mensaje, el cual es el texto que se agrega automáticamente en la parte superior de un mensaje. Contiene la dirección de correo electrónico del remitente, los nombres de los servidores que se utilizaron para enviar y transferir el mensaje, el asunto, la fecha y otra información básica sobre el mensaje. En este ejercicio aprenderá a utilizar el encabezado de un mensaje para crear un registro de contacto en su Lista de contactos para el remitente del mensaje.
Crear un contacto a partir del encabezado de un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales En el ejercicio anterior, creó un contacto a partir del encabezado de un mensaje. A pesar de que estos encabezados contienen información importante, es necesario tomar en cuenta que pueden contener información falsa. A esto se le conoce como suplantación de identidad. Muchos mensajes de correo electrónico no deseado contienen información falsa en los encabezados del mensaje.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si el Panel de lectura no se encuentra visible, haga clic en Restablecer vista en la ficha Vista.
TOME NOTA
50 | Conocimientos generales
Ver y eliminar contactos EN RESUMEN
Trabajar con contactos
De manera predeterminada, los contactos se muestran como tarjetas de presentación. Sin embargo, hay otras vistas disponibles. Seleccionar una vista diferente le permite concentrarse en información específica. Evite el desorden de su carpeta Contactos. Cuando un contacto ya no sea útil o encuentre uno que esté duplicado, elimínelo. En este ejercicio explorará algunas vistas de la ventana Contactos y eliminará un contacto duplicado.
Ver y eliminar contactos REALICE LA PRÁCTICA OTRA MANERA
Para eliminar otro contacto, haga clic derecho en él y seleccione Eliminar en el menú contextual.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Debido a que hay varias vistas disponibles, seleccione la que contenga la información que necesite visualizar. Cuando esté consultando registros de contactos, puede minimizar el desorden eliminando aquellos que ya no sean útiles o que sean duplicados que se hayan creado accidentalmente.
Crear un grupo de contactos a partir de uno existente Hasta ahora ya sabe cómo crear un grupo de contactos desde cero pero también puede crearlo al duplicar otro grupo y después modificarlo. En este ejercicio creará un nuevo grupo de contactos al duplicar uno existente.
Crear un grupo de contactos a partir de uno existente REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales En el ejercicio anterior creó un grupo de contactos para el proyecto Juguetería El Balón en el que se encuentra trabajando. Sin embargo, debido a que el grupo de contactos se creó a partir de uno que contenía a todos sus contactos, necesitará modificar a los integrantes que si deben estar en este grupo de contactos.
Conocimientos generales | 51
Tema
Administración avanzada de los contactos
Administración avanzada de los contactos Orientación sobre el software Ventana Editar tarjeta de presentación de Microsoft Outlook La vista predefinida de la ventana Contactos es la vista Tarjeta de presentación que muestra a todos sus contactos como una tarjeta de presentación. De manera predeterminada, el texto aparece a la derecha de una barra ancha y gris que sirve como borde de la tarjeta en el lado izquierdo, como se muestra en la Figura 7-1. Figura 7-1 Ventana Editar tarjeta de presentación de Outlook Selecciones y aplique formato a los elementos graficos
Vista previa de la tarjeta de presentación electrónica
Escriba y aplique formatos a los elementos de texto Seleccione los campos que se van a mostrar
Restablece la tarjeta electrónica predeterminada
Guarda los cambios
Utilice la ventana Editar tarjeta de presentación para crear una que se adecúe a la imagen de su empresa. Consulte la Figura 7-1 a medida que realice los siguientes ejercicios.
52 | Conocimientos generales
Administración avanzada de los contactos
Crear un contacto a partir de una tarjeta de presentación electrónica Cuando recibe una tarjeta de presentación electrónica, Outlook le permite agregar el registro de contacto a su Lista de contactos ya sea utilizando el archivo .vcf o haciendo clic derecho en la tarjeta de presentación. Toda la información de la tarjeta de presentación electrónica así como su apariencia se guardarán en su Lista de contactos. En este ejercicio creará un registro de contacto a partir de una tarjeta de presentación electrónica adjuntada a un mensaje que haya recibido.
Crear un contacto a partir de una tarjeta de presentación electrónica REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Buscar información de contacto EN RESUMEN
Las herramientas de búsqueda de Outlook le pueden ayudar a buscar información en sus contactos almacenados para que no se confíe en su memoria. Puede utilizar la herramienta Búsqueda instantánea de Outlook para realizar una búsqueda rápida o puede crear una carpeta de búsqueda personalizada para llevar a cabo búsquedas más detalladas para encontrar información de contactos así como elementos de Outlook como mensajes y eventos en el Calendario, los cuales están relacionados a contactos específicos. En esta sección utilizará las herramientas de búsqueda de Outlook para encontrar mensajes de un contacto específico.
Buscar contactos Outlook 2010 ha mejorado sus herramientas de búsqueda al agregar la ficha Herramientas de búsqueda la cual contiene una variedad de herramientas para filtrar los resultados de la búsqueda. Las herramientas de búsqueda y de filtro mejoradas de Outlook le permiten utilizar cualquier información de un registro de contacto como un criterio de búsqueda. Por ejemplo, puede buscar los contactos que contienen texto como Diana, Pittsburgh o Líder. A medida que ingresa el texto en el cuadro Búsqueda instantánea, Outlook empieza la búsqueda en su lista de contactos y muestra la lista de resultados con los contactos que corresponden a los criterios ingresados. En este ejercicio utilizará la Búsqueda instantánea para encontrar un contacto.
Buscar contactos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales Su ventana Contactos actualmente contiene pocos contactos. A medida que agrega contactos, puede delimitar los resultados de búsqueda para utilizar los filtros en la ficha Herramientas de búsqueda.
Conocimientos generales | 53
Administración avanzada de los contactos
Crear una carpeta de búsqueda personalizada La función Búsqueda instantánea encuentra rápidamente los elementos de Outlook, pero es necesario que escriba el texto de búsqueda cada vez que lleve a cabo una. Esto es bueno cuando necesita encontrar un elemento específico para una necesidad determinada en ese momento. Existen muchas ocasiones en el trabajo en donde necesitará realizar la misma búsqueda más de una vez. Por ejemplo, como gerente de los ejecutivos de ventas es posible que necesite enviar un reporte semanal a su jefe para darle la actualización sobre el progreso de cada ejecutivo de ventas. Cada semana necesitará buscar en sus mensajes para encontrar los reportes de progreso de cada uno de los ejecutivos de ventas. Puede utilizar la función Búsqueda instantánea para encontrar la información que necesita, pero ¿Por qué establecer una búsqueda cada semana cuando puede establecerla una vez y guardar los criterios de búsqueda? En Outlook 2010, una carpeta de búsqueda personalizada se utiliza básicamente para guardar búsquedas en una carpeta virtual. Cuando crea la carpeta Búsqueda personalizada con sus criterios específicos, Outlook agrega una carpeta virtual al Panel de navegación debajo de Carpetas de búsqueda. Cada vez que haga clic en alguna de estas carpetas virtuales, podrá ver todos los elementos que cumplen con los criterios de búsqueda que especificó. Aunque los resultados de búsqueda lucen como elementos en una carpeta de correo normal de Outlook, en realidad los elementos aún se encuentran almacenados en su ubicación original (lo que ve es un vínculo a la ubicación original). Utilizar las carpetas virtuales le da la oportunidad de trabajar con los elementos como lo haría en cualquier carpeta y además le permite conservar el elemento original en una carpeta más apropiada basada en la organización de su correo. En este ejercicio creará una carpeta de búsqueda personalizada.
Crear una carpeta de búsqueda personalizada REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Las Carpetas de búsqueda son carpetas virtuales. Puede eliminar una Carpeta de búsqueda sin eliminar los mensajes que muestra dado que, en realidad, dichos mensajes están ubicados en otras carpetas. Sin embargo, debido a que las Carpetas de búsqueda le permiten trabajar con mensajes como si estuvieran en una carpeta real, si elimina un mensaje dentro de una Carpeta de búsqueda, el mensaje se moverá a la carpeta Elementos eliminados.
Crear una Libreta de direcciones secundaria EN RESUMEN
Cada carpeta Contactos tiene su propia Libreta de direcciones de Outlook, la cual almacena información de contactos como nombres y direcciones de correo electrónico. Para mantener sus contactos personales separados de sus contactos de trabajo, cree una carpeta Contactos secundaria que tenga su propia Libreta de direcciones. Por ejemplo, por lo general es buena idea mantener sus contactos personales en una Libreta de direcciones secundaria para separarlos de su Lista de contactos principales. Una Libreta de direcciones secundaria tiene la funcionalidad de la carpeta Contactos. Esto le ayuda a eliminar errores que puedan ocurrir, como cuando cree que está enviando un mensaje personal a una amiga llamada Carolina pero en realidad envió el mensaje a Carolina Reyes, Gerente regional de ventas.
TOME NOTA
54 | Conocimientos generales
Administración avanzada de los contactos
TOME NOTA
Las versiones anteriores de Outlook le permitían crear una Libreta de direcciones privada al crear un archivo de Outlook con la extensión .pab. Debido a que la ventana Contactos es más práctica y tiene más funciones que la Libreta de direcciones privada, Outlook 2010 no le permite crear ni utilizar una Libreta de direcciones privada. En cambio, puede crear una Libreta de direcciones secundaria.
Crear una Libreta de direcciones secundaria para los contactos personales Cada carpeta Contactos de Outlook tiene una libreta de direcciones de Outlook asociada. En este ejercicio creará una nueva carpeta Contactos para que contenga su Libreta de direcciones secundaria para almacenar ahí sus contactos personales.
Crear una Libreta de direcciones secundaria para los contactos personales REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Importar una Libreta de direcciones secundaria desde un archivo Ingresar manualmente un gran número de contactos puede ser molesto. Es mucho más fácil importar la información de los contactos. Al importar un archivo, introduce información de un archivo desde una fuente externa. La mayoría de los programas de correo electrónico ofrecen la opción de exportar sus contactos. Para colocarlos en Outlook, necesita asegurarse de exportarlos en el tipo de archivo correcto: .csv (valor separado por comas), .txt (texto delimitado por tabulaciones) o .xls (Microsoft Excel 97-2003). En este ejercicio importará información de contactos desde un archivo de Microsoft Excel
Importar una Libreta de direcciones secundaria desde un archivo REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si planea importar los contactos utilizando un archivo de Excel, asegúrese que el archivo contiene sólo una hoja de cálculo y que el área que contiene los datos del contacto está definida como un rango: Contactos.
De manera predeterminada, cuando escribe una dirección en los campo Para, CC o CCO en un nuevo mensaje, se mostrará la Libreta de direcciones con posibles coincidencias en la carpeta Contactos. Si el nombre coincide, puede hacer clic en él para ingresarlo en el campo de la dirección. De manera alternativa, puede hacer clic en los botones Para, CC, CCO o Libreta de direcciones. Outlook mostrará la ventana Seleccionar nombres: Contactos. Para trabajar con una Libreta de direcciones diferente, haga clic en la flecha desplegable Libreta de direcciones y seleccione la que sea de su preferencia, como se muestra en la Figura 7-24.
Libreta de direcciones dsiponibles
Si tiene contactos almacenados en los sitios de redes sociales como Facebook o LinkedIn, puede utilizar la nueva herramienta de Outlook, Social Connector, para sincronizar Outlook con sus sitios externos. Esto le da acceso a la información de los contactos para cada uno de sus conexiones y le permite seguir con sus actualizaciones de estado. No solamente se importa la información del contacto mucho más fácil que escribiendo los datos en los campos sino que también evita los errores de escritura. Un error tipográfico podría resultar en llamar a un extraño y no a la bisabuela Maribel en su cumpleaños.
Administración avanzada de los contactos
Conocimientos generales | 55
56 | Conocimientos generales
Tema
Aspectos básicos del Calendario
Aspectos básicos del Calendario Orientación sobre el software Ventana Cita de Microsoft Outlook La ventana Cita, como se muestra en la Figura 8-1, le permite programar una cita o un evento, los cuales después de programarse, se muestran en el calendario y en la Barra Tareas pendientes. Muestra un aviso sobre esta cita
Figura 8-1 Ventana Cita de Outlook
Muestra la hora como Disponible o No disponible
Programa repeticiones de esta cita
Guarda la cita Convierte la cita en privada
Propósito de la cita
Establece la importancia como Alta
Lugar de la cita Establece la fecha de la cita Establece la hora de la cita
Área del texto
Utilice la ventana Cita para crear una cita o un evento. Consulte la Figura 8-1 a medida que realice los siguientes ejercicios.
Conocimientos generales | 57
Crear citas Una cita es una actividad programada la cual no necesita que se envíen invitaciones a otras personas ni que se reserven recursos. Una cita puede ocurrir una sola vez o repetirse frecuentemente. En este tema creará diferentes tipos de citas.
Crear una cita que ocurre una sola vez
OTRA MANERA
También puede seleccionar la fecha en la ventana Cita. Si la fecha aparece en el calendario mensual, ahí es más fácil seleccionarla. En el caso de las citas programadas para varios meses después, es más fácil seleccionar la fecha en la ventana Cita.
Las citas pueden involucrar a otras personas pero no es necesario que se envíen invitaciones a través de Outlook. Las citas pueden incluir actividades como citas con el doctor o recoger a su hijo después del entrenamiento de fútbol. En este ejercicio creará una cita básica que ocurre una sola vez.
Crear una cita que ocurre una sola vez REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales De manera predeterminada, cuando selecciona una fecha futura en el calendario, la hora que se muestra de la cita en la ventana Cita será la hora de inicio del día laboral.
Crear una cita a partir de un mensaje Algunas veces un mensaje puede conllevar a una cita. Por ejemplo, el entrenador de fútbol de su hijo le envía un mensaje sobre la ceremonia de premiación o recibe un mensaje en el que lo invitan a una comida de despedida que se realizará el martes para un colega de su departamento. Cuando crea una cita a partir de un mensaje que haya recibido, el texto se guardará automáticamente en el área de texto en la ventana Cita. Esto almacena el mensaje correspondiente con la cita. En este ejercicio utilizará un mensaje de correo electrónico para crear una cita.
Crear una cita a partir de un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Crear una cita a partir de una tarea Las tareas describen las actividades que tiene que realizar. Las citas le indican cuando se llevan a cabo las tareas. Con frecuencia, las tareas se convierten en citas cuando se programa el momento para llevar a cabo una tarea. El texto de la tarea se guarda automáticamente en el área de texto en la ventana Cita, lo cual almacena la información junto con la cita. En este ejercicio creará una cita a partir de una tarea.
OTRA MANERA
Puede escribir texto en los campos Inicio y Finalización en vez de insertar una fecha. Outlook traducirá el texto a una fecha.
Aspectos básicos del Calendario
EN RESUMEN
58 | Conocimientos generales
Crear una cita a partir de una tarea
Aspectos básicos del Calendario
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Crear un evento EN RESUMEN
Un evento es una actividad que dura uno o más días. En su calendario, un evento se muestra como un aviso de texto llamativo en la parte superior de la ventana del día, la cual indica que una actividad durará todo el día. Para propósitos de la planeación, un evento se mostrará como tiempo libre, lo cual significa que todavía se encuentra disponible para más citas. En este ejercicio creará un evento en Outlook 2010.
Crear un evento REALICE LA PRÁCTICA OTRA MANERA
Los métodos para la creación de nuevas citas a partir de mensajes o tareas que realizó en los ejercicios anteriores de esta lección también se pueden utilizar para crear nuevos eventos.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Conocimientos generales | 59
Tema
Administrar las reuniones Administrar las reuniones
Orientación sobre el software Ventana Reunión de Microsoft Outlook La ventana Reunión, como se muestra en la Figura 9-1, le permite crear una reunión que involucre a otras personas o recursos. Las reuniones programadas se muestran en su calendario.
Barra de información
Muestra las planeaciones
Cancela una reunión
Reunión periódica
Figura 9-1 Ventana Reunión de Outlook Asistentes Enviar convocatoria Tema Lugar donde se realizará la reunión
Fecha y hora de la reunión
Programa la reunión para que dure todo el día
Área de texto
Utilice la ventana Reunión para crear este elemento. Consulte la Figura 9-1 a medida que realice los siguientes ejercicios.
60 | Conocimientos generales
Crear una convocatoria de reunión
Administrar las reuniones
EN RESUMEN
En Outlook, una reunión es una actividad programada que requiere enviar invitaciones a otras personas o reservar recursos. Un recurso es un elemento o una ubicación que puede ser invitado a una reunión. Por lo tanto, la ventana Reunión de Outlook, como se muestra en la Figura 9-1, es muy similar a la ventana Cita. Sin embargo, la ventana Reunión también incluye el campo Para que permite incluir a los asistentes y el botón Enviar para mandar las invitaciones. Una reunión puede llevarse a cabo una sola vez o en intervalos regulares.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si ya realizó el tema Aspectos básicos del Calendario, se programó la cita periódica Comida con Ingeniería de las 12:15 p.m. a la 1:15 p.m. en el tercer lunes de cada mes. Si no realizó el tema, las horas ocupadas que se mostrarán en su agenda serán diferentes.
Crear una reunión que se realice una sola vez Para cumplir con una meta se requiere que participe más de una persona. Trabajar con otras personas para alcanzar una meta, por lo general requiere de reuniones. Utilice Outlook para empezar a planear una buena reunión eligiendo la hora adecuada, el sitio correcto y la gente idónea para cumplir con la meta. Una convocatoria de reunión es un elemento de Outlook que crea una reunión e invita a los asistentes. En este ejercicio comenzará con el proceso para crear una reunión que se llevará a cabo una sola vez y además sólo creará una.
Crear una reunión que se realice una sola vez OTRA MANERA
También puede programar una reunión desde la función Contactos. Haga clic derecho sobre el nombre de un contacto y coloque el puntero sobre Crear y después seleccione la opción Reunión en el menú contextual. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Cuando crea mensajes, debe enviar y recibir las convocatorias y las respuestas en dos cuentas de correo electrónico diferentes. Por lo tanto, para los ejercicios de esta lección, necesitará trabajar con un amigo o colega o tener acceso a una cuenta de correo electrónico diferente.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Invitar a asistentes necesarios y opcionales Un asistente necesario es una persona que debe asistir a la reunión. Un asistente opcional es una persona que debería asistir a la reunión, pero cuya presencia no es necesaria. Cuando planea una reunión, siempre debe invitar por lo menos a un asistente necesario. Si éste no es necesario para alcanzar una meta en la reunión, es posible que no sea necesaria dicha reunión. Cuando selecciona la hora para una reunión, elija un intervalo de tiempo en el que todos los asistentes necesarios estén disponibles. Es de gran ayuda utilizar el área de texto para proporcionar información sobre la reunión, incluyendo una agenda. En este ejercicio seleccionará a las personas correctas para que la reunión sea un éxito. Agregará a asistentes necesarios y opcionales y escribirá una breve nota para los asistentes.
Invitar a asistentes necesarios y opcionales RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si está utilizando Microsoft Exchange, el botón Programación se llamará Asistente para programación y deberá incluir la información Disponible/No disponible para sus contactos.
REALICE LA PRÁCTICA
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Conocimientos generales | 61
Determinar cuándo se pueden reunir los asistentes
Si la persona que va a responder su invitación no se encuentra en la Libreta de direcciones, haga clic en el campo Haga clic aquí para agregar un nombre en la ventana Reunión. Escriba la dirección de correo electrónico deseada. Verifique que el ícono al lado del nombre ingresado sea Asistente necesario.
Determinar cuándo se pueden reunir los asistentes OTRA MANERA
REALICE LA PRÁCTICA
También puede adjuntar documentos a la invitación antes de enviarla. Para adjuntar documentos, haga clic en la ficha Insertar y después en Adjuntar archivo en el grupo Incluir en la Cinta de opciones.
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Los pasos en este ejercicio requieren que trabaje en una red Microsoft Exchange. Si no está utilizando esta red, lea las secciones Resolución de problemas que se encuentran en este ejercicio.
TOME NOTA
Responder a una convocatoria de reunión RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
EN RESUMEN
Cuando alguien lo invita a una reunión, recibe la convocatoria en su Bandeja de entrada, la cual puede contener hasta cinco opciones en la parte superior del mensaje dependiendo de las opciones de respuesta que establezca el organizador de la reunión. Estas opciones de respuesta para la reunión se utilizan para hacerle saber al organizador de la reunión si va a asistir o no. Vea la Tabla 9-1.
Nivel de detalle
Descripción
Aceptar
Indica que ha aceptado la invitación y marca su calendario como No disponible.
No acepto
Indica que no asistirá a la reunión y deja su calendario sin actividades a la hora de la reunión.
Provisional
Indica que es posible que asista a la reunión pero no se compromete. Su calendario se marcará como Provisional con líneas diagonales.
Proponer nueva hora
Indica que es posible que asista a la reunión si el organizador cambia la hora de la misma a otra que se ajuste mejor a su agenda.
Responda, por favor
Le permite hacer una pregunta al organizador de la reunión tal vez para pedirle una aclaración sin aceptar ni rechazar la invitación. Este vínculo aparece en la Barra de información en la parte superior del mensaje.
Si no ha enviado mensajes a su asistente necesario antes de este ejercicio, cree un registro de contacto para el nuevo usuario antes de realizar este ejercicio o ingrese la dirección del correo electrónico del nuevo usuario directamente en el campo Para.
Tabla 9-1 Opciones de respuesta para la reunión
OTRA MANERA
También puede hacer clic derecho en una convocatoria de reunión en la lista de mensajes para tener acceso a diferentes opciones de respuesta.
Administrar las reuniones
La página de programación de una reunión muestra su agenda del día seleccionado. Si está trabajando en una red Microsoft Exchange, podrá ver cuándo están disponibles sus asistentes para ir a su reunión y cuándo no están disponibles. Lo ideal sería que pudiera ver esta información de todos los asistentes, pero si está invitando a personas externas a su red Microsoft Exchange, no podrá ver esta información. En este ejercicio revisará la información de programación disponible de las personas que desea invitar a la reunión, seleccionará manualmente una hora para la reunión y después le permitirá a Outlook seleccionar una hora para la reunión.
OTRA MANERA
62 | Conocimientos generales
Responder una convocatoria de reunión
Administrar las reuniones
El organizador de la reunión es quien establece las opciones de respuesta. El invitado debe seleccionar una de estas opciones para hacerle saber al organizador de la reunión cuáles son sus intenciones. En este ejercicio aceptará provisionalmente la invitación a una reunión.
Responder una convocatoria de reunión REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Es posible que más de un invitado proponga una nueva hora para la reunión. Puede elegir cualquiera de las nuevas horas propuestas para realizar este ejercicio.
Dar seguimiento a las respuestas de una convocatoria de reunión Cuando un asistente responde a su invitación a la reunión, recibirá un mensaje. Si el asistente incluyó comentarios en la respuesta, éstos se incluirán en el mensaje. Las respuestas se almacenarán en la información de la reunión en su calendario, por lo que sólo debe abrir la ventana Reunión para ver un resumen de las respuestas. En este ejercicio aprenderá a dar seguimiento a las respuestas.
Dar seguimiento a las respuestas de una convocatoria de reunión RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si está utilizando Microsoft Exchange, el botón Programación puede llamarse Asistente para programación.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza la opción Responder a todos con correo electrónico para contactar a los asistentes de una reunión? 2.1.1
OTRA MANERA
También puede ver las diferentes horas propuestas haciendo clic en Ver todas las propuestas en una de las respuestas a la reunión.
REALICE LA PRÁCTICA
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Aceptar una nueva hora propuesta para la reunión De manera predeterminada, cualquier persona que se haya invitado a la reunión puede sugerir una nueva fecha y hora para la misma. Sin embargo, el organizador de la reunión tiene la última palabra al establecer la hora de la reunión. Cuando un asistente propone una nueva hora para la reunión, el organizador debe evaluar la hora propuesta y aceptarla o rechazarla. Cuando se cambia la hora de la reunión, es necesario que haga clic en el botón Enviar actualización o Enviar para mandar un mensaje actual a sus asistentes para avisarles sobre la nueva hora. Deben aceptar o rechazar nuevamente la reunión como lo hicieron con la primera invitación. En este ejercicio aceptará una nueva hora para la reunión propuesta por un asistente.
Aceptar una nueva hora propuesta para la reunión OTRA MANERA
Puede aceptar o rechazar las propuestas en las respuestas individuales de la reunión seleccionando cada una en la Bandeja de entrada.
REALICE LA PRÁCTICA
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Conocimientos generales | 63
Actualizar una convocatoria de reunión EN RESUMEN
Administrar las reuniones
Cuando intenta reunir a un grupo de personas a una misma hora, pueden surgir problemas. Una persona puede salir de la ciudad por un viaje de negocios de emergencia, es posible que otra tenga que asistir a una reunión con una prioridad alta. El equipo audiovisual necesario se ha enviado a una exposición comercial. La lista de los posibles problemas es interminable. Modificar una reunión y actualizar a los asistentes es una tarea sencilla que se puede realizar en Outlook.
Cambiar la hora de una reunión Las modificaciones más comunes para una reunión son cambiar la hora y la ubicación. En el ejercicio anterior modificó la hora de la reunión debido a un cambio propuesto por uno de los asistentes. En este ejercicio realizará el cambio y enviará una actualización a los asistentes. Debido a que realizará un cambio en la hora de la reunión, los asistentes necesitarán responder nuevamente a la invitación de la reunión.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se inserta un aviso para notificar a los asistentes de una reunión? N.22.1
Cambiar la hora de una reunión REALICE LA PRÁCTICA
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RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para programar un recurso se requiere Microsoft Exchange y que el recurso tenga un buzón independiente.
Programar un recurso para la reunión Programar recursos para una reunión es una gran manera de dar seguimiento a las personas que necesitan utilizar el equipo. Los recursos pueden incluir autos, equipo de presentación y salas de conferencia. Puede invitar un recurso a una reunión al igual que lo hace con los asistentes. Un recurso cuenta con su propia Bandeja de entrada y tiene su propia agenda. Acepta invitaciones en su tiempo libre y actualiza su calendario. Rechaza invitaciones si ya tiene programada la hora solicitada. Programar recursos garantiza que las reuniones no se programen al mismo tiempo en diferentes ubicaciones en las cuales se requiere del mismo equipo. Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos está planeando mostrar un DVD durante la reunión de nuevas contrataciones que se realizará a las 2:00 p.m. en la Sala de conferencias A. Por otro lado, el departamento de Ventas tiene un DVD de capacitación el cual está planeando utilizar en la capacitación de ventas que se realizará a la 1:30 p.m. Lo primero que hicieron fue verificar la disponibilidad de las salas así como la agenda de los asistentes y no vieron ningún conflicto. Si programan el equipo de DVD como un recurso, se darán cuenta que el equipo de DVD estará en la capacitación de ventas que se llevará acabo de la 1:30 p.m. a las 3:00 p.m. Este equipo no estará disponible para la reunión de nuevas contrataciones. En este ejercicio creará una nueva reunión y agregará el recurso proyector de diapositivas el cual es necesario para la reunión.
OTRA MANERA
También puede agregar la dirección de correo electrónico de un recurso en el campo Recursos en la ventana Seleccionar los asistentes y los recursos. OTRA MANERA
Incluso si tiene Microsoft Exchange, puede crear registros de contactos para los recursos que utiliza. Esto le permite seleccionar el recurso en la libreta de direcciones secundaria en lugar de tener que escribir el nombre cada vez que cree una reunión.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si la ubicación de una reunión se programa como un recurso y la sala no está disponible para ninguna de las reuniones actuales, no podrá programar la reunión actual. Aprenderá más sobre cómo programar recursos más adelante en esta lección.
64 | Conocimientos generales
Programar un recurso para la reunión
Administrar las reuniones
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Administrar una reunión periódica EN RESUMEN
Una reunión periódica es aquella que se lleva a cabo en intervalos regulares. La reunión siempre tiene los mismos asistentes, ubicación y propósito. El intervalo podría ser un número de días, semanas o meses. Por ejemplo, las reuniones para comprobar el avance de alguna actividad generalmente se llevan a cabo en intervalos semanales o mensuales.
Crear una reunión periódica El proceso de crear una reunión periódica es muy similar al de crear una reunión que se realiza una sola vez. La única diferencia es que debe establecer la frecuencia. En este ejercicio creará una reunión periódica. Los asistentes se reunirán cada viernes por la mañana para revisar el progreso de sus proyectos activos.
Crear una reunión periódica REALICE LA PRÁCTICA
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Cambiar la repetición de una reunión periódica Una sola reunión dentro de una serie de reuniones periódicas es una repetición. Cuando una reunión periódica se lleva a cabo de manera regular durante un periodo largo de tiempo, es muy probable que una repetición entre en conflicto con algún otro evento. En cualquier momento, puede cambiar la fecha, hora y ubicación de una sola repetición de la reunión sin afectar las demás repeticiones. Cuando cambia una repetición, su calendario se actualiza y dichas actualizaciones se envían a los asistentes. En este ejercicio cambiará la hora de una reunión en una serie de reuniones periódicas.
Cambiar la repetición de una reunión periódica REALICE LA PRÁCTICA
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Conocimientos generales | 65
Tema
Manipulación avanzada del Calendario
Manipulación avanzada del Calendario Orientación sobre el software La ventana Opciones de Outlook Puede personalizar el Calendario de Outlook para que se ajuste a sus necesidades o a patrones de trabajo utilizando la ventana Opciones de Outlook, la cual se muestra en la Figura 10-1. Puede tener acceso a estas opciones del Calendario a través de la vista Backstage para que después seleccione o modifique opciones específicas.
Página Opciones del Calendario
Horas trabajadas en un día laboral
Figura 10-1 Ventana Opciones de Outlook Seleccione el primer día de la semana laboral
Seleccione los días que conforman su semana laboral
Seleccione la primera semana del año
Seleccione un día no laboral para agregarlo al Calendario
Opciones para cambiar la apariencia del Calendario
66 | Conocimientos generales
Manipulación avanzada del Calendario
Compartir el Calendario EN RESUMEN
Cuando trabaja con otras personas, compartir su agenda facilita la programación de reuniones, determinación de fechas límite y objetivos realistas. Sin importar el tipo de cuenta de correo electrónico que utilice, puede compartir su Calendario con otras personas. Puede compartir la información del calendario a través del servidor de la empresa utilizando Microsoft Exchange o también puede compartir su Calendario a través de Internet. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si el botón Compartir calendario se encuentra desactivado en el grupo Compartir en la ficha Inicio, esto quiere decir que no tiene una cuenta Microsoft Exchange configurada. Si este es el caso, no podrá realizar este ejercicio.
Compartir el Calendario con otros usuarios de la red De manera predeterminada, los detalles de disponibilidad de su Calendario ya se comparten con todas las personas que se encuentran en su red Exchange. También puede utilizar el botón Compartir calendario para permitir que los miembros de su servidor Exchange vean detalles adicionales y realicen modificaciones a su Calendario. Puede decidir quién podrá ver su Calendario y exactamente qué nivel de detalle desea compartir. En este ejercicio compartirá su Calendario con otro usuario.
Compartir el Calendario con otros usuarios de la red RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si hizo clic en el botón Compartir calendario pero no ve la opción Solicitar permiso para ver: Calendario del destinatario, quiere decir que no tiene la cuenta Microsoft Exchange descrita aquí. Después de publicar el calendario en Internet, el botón Compartir calendario cambia para mostrar una ventana de mensaje la cual puede utilizar para enviar la URL del calendario publicado. Vea más detalles en los siguientes ejercicios.
Tabla 10-1 Opciones de detalle del Calendario RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Asegúrese de seleccionar un intervalo de fechas pequeño de acuerdo a las necesidades del destinatario. Cada día que se agregue aumenta el tamaño del mensaje. Muchos servidores de correo electrónico restringen el tamaño de los mensajes que se pueden recibir. Si el rango de fechas es demasiado amplio o si incluyó detalles que no son necesarios, el mensaje puede ser demasiado pesado para que el destinatario pueda recibirlo.
REALICE LA PRÁCTICA
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Enviar la información del calendario a través de correo electrónico Si no cuenta con un servidor Microsoft Exchange puede encontrar útil compartir la información de su calendario para que le sea fácil programar una reunión o eventos. Cuando comparte un calendario, la persona podrá ver cuándo está disponible. En Outlook 2010 puede enviar una copia de su calendario a cualquier persona que utilice correo electrónico. Seleccione el intervalo de fechas que desea incluir y el nivel de detalle a compartir, como se muestra en la Tabla 10-1. En este ejercicio, enviará un calendario a un amigo o colega a través de correo electrónico.
Nivel de detalle
Descripción
Sólo disponibilidad
La hora se muestra como disponible, no disponible, provisional o fuera de la oficina. Esta información es suficiente para fines de programación.
Detalles limitados
El Calendario adjunto incluye la información de disponibilidad y los asuntos de todos los elementos del Calendario.
Detalles completos
El Calendario adjunto incluye la información de disponibilidad y los detalles completos de todos los elementos del Calendario.
Conocimientos generales | 67
REALICE LA PRÁCTICA
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Los calendarios que se envían de esta manera son una captura de pantalla de los detalles de su calendario por lo que la información no se actualizará automáticamente.
Registrarse para compartir calendarios en Microsoft Outlook Compartir la información del calendario a través de correo electrónico es el mejor método para compartir información específica a corto plazo. Sin embargo, en determinadas circunstancias es posible que se dé cuenta que necesita compartir la información de su calendario con frecuencia y que por esta razón desea asegurarse que su calendario se actualice automáticamente. Por ejemplo, un gerente de ventas puede crear un calendario de las llamadas de ventas programadas que necesita distribuir al equipo de ventas. En este caso, el gerente puede publicar el calendario en Office.com. Cada vendedor puede tener acceso al calendario para visualizar la información de manera más precisa sobre las reuniones de la semana. Al registrarse al Servicio de uso compartido de calendarios de Microsoft Outlook, puede compartir su calendario en Office.com. En este ejercicio se registrará al Servicio de uso compartido de calendarios de Microsoft Outlook.
OTRA MANERA
Si tiene más de un calendario, puede especificar el nombre de su calendario aquí.
TOME NOTA
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si ha iniciado sesión en una red Microsoft Exchange segura, su Administrador puede bloquear esta función. Pregúntele por algunos métodos alternativos para compartir la información de su calendario fuera de la red.
Registrarse para compartir calendarios en Microsoft Outlook REALICE LA PRÁCTICA
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Si está compartiendo la información de su calendario en Office.com como una herramienta laboral, considere posteriormente que el nombre que se muestra en Windows Live refleje a su empresa. Este nombre lo puede ver cualquier persona con la cual compartió su calendario. Si su nombre existente tiene un significado personal pero no es apropiado para el trabajo, deberá crear una segunda cuenta para utilizarla con fines laborales.
Publicar información del calendario en Office.com Después de que se haya registrado al Servicio de uso compartido de calendarios de Microsoft Outlook, puede publicar su calendario en Office.com, la cual es una gran alternativa para los usuarios que no tienen un servidor en la empresa o para los que desean compartir la información de su calendario con personas que no son miembros de la red Exchange. Cuando publica un calendario en Office.com, puede controlar la cantidad de información del calendario que se publica así como limitar el número de personas que pueden visualizarlo. De manera predeterminada, la información del calendario en Office.com se actualiza cada 30 minutos. Esto significa que las personas con las cuales compartió su calendario publicado siempre tendrán acceso a su información actualizada. En este ejercicio publicará un calendario en Office.com.
TOME NOTA
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si el cuadro de diálogo Publicar calendario en Office.com, que se muestra más adelante en la Figura 10-15, se abre, esto significa que el proceso de registro ha finalizado. Deje el cuadro de diálogo abierto y continúe con el siguiente ejercicio. Si no tiene una cuenta Windows Live, considere crear una. Esta cuenta gratuita se puede utilizar para tener acceso a diversas herramientas de Windows y Office. Para iniciar sesión con una cuenta de Windows Live, haga clic en el vínculo Haga clic aquí para registrarse para una cuenta gratuita.
Manipulación avanzada del Calendario
Enviar la información del calendario a través de correo electrónico
68 | Conocimientos generales
Manipulación avanzada del Calendario
Publicar información del calendario en Office.com RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
REALICE LA PRÁCTICA
Si ha iniciado sesión en una red Microsoft Exchange segura, su Administrador puede bloquear esta función. Pregúntele por algunos métodos alternativos para compartir la información de su calendario fuera de la red.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
De manera predeterminada, los calendarios publicados en Office.com se actualizan automáticamente cada 30 minutos. Para este ejercicio, no es necesario que el calendario se actualice por lo que seleccionará la opción Carga única en la sección Avanzadas.
Para visualizar su calendario, la persona invitada también debe tener una cuenta Windows Live.
Trabajar con diversos calendarios EN RESUMEN
Tener diversos calendarios es una gran manera de estar organizado y mantener su información personal como privada. Outlook facilita la creación de calendarios personalizados. También puede compartir calendarios con otras personas y suscribirse a calendarios a través de Internet. Utilice las herramientas de Outlook para ocultar y mostrar diversos calendarios y visualizarlos de diferentes maneras.
Crear un calendario personalizado En muchas ocasiones su trabajo involucra la participación en diversos equipos de proyectos, los cuales tienen sus reuniones, fechas límite y tareas. En este ejercicio creará un nuevo calendario para administrar los detalles de un proyecto dedicado a la fiesta de aniversario del centro turístico Trabajos de Aventura.
Crear un calendario personalizado OTRA MANERA
Puede crear, eliminar o renombrar un calendario personalizado al seleccionar estas opciones en el menú contextual en el Panel de navegación.
REALICE LA PRÁCTICA
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Visualizar el calendario compartido a través de correo electrónico En la sección anterior, aprendió diversas maneras de compartir su calendario con otras personas. Ahora aprenderá a visualizar calendarios compartidos. En uno de los ejercicios anteriores compartió un calendario a través de correo electrónico. Como pudo ver durante ese ejercicio, una captura de pantalla del calendario compartido apareció en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Además de la imagen del calendario, el mensaje incluía un dato adjunto del mismo. Puede abrir el archivo del calendario y utilizarlo para visualizar la información de disponibilidad del destinatario al momento de programar reuniones. En este ejercicio visualizará un calendario compartido a través de correo electrónico.
Conocimientos generales | 69
REALICE LA PRÁCTICA
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Ver el Calendario de otro usuario de la red Anteriormente, aprendió a compartir calendarios con otros usuarios de su red Microsoft Exchange. Ahora aprenderá a ver los calendarios que los miembros de su red Exchange han compartido con usted. Para ver el Calendario de otra persona, debe tener permiso. Una vez que se le ha otorgado el permiso, puede crear un vínculo al calendario compartido el cual se almacenará en su Panel de navegación. En este ejercicio verá el Calendario de un usuario de su red.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no tiene una cuenta de Microsoft Exchange configurada, no podrá realizar este ejercicio.
Ver el Calendario de otro usuario de la red REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Suscribirse a un calendario en Internet Una suscripción a un Calendario en Internet es un Calendario que se descarga y actualiza automáticamente. Puede utilizar una invitación, como la que creó en este tema para suscribirse a un Calendario en Internet. Puede buscar alguno de los diversos sitios web que tienen calendarios en Internet, por ejemplo Office.com o iCalShare.com. En este ejercicio se suscribirá al calendario publicado que recibió anteriormente en este tema así como a un calendario público.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no tiene permiso para ver el calendario, Outlook le mostrará una solicitud de permiso. Si acepta pedir permiso, se mostrará una solicitud de uso compartido la cual se enviará al usuario. Envíe la solicitud para obtener el permiso y poder ver el calendario. Recibirá un mensaje en donde se le notifica si el propietario ha aceptado compartirle su calendario.
Suscribirse a un calendario en Internet REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Si no recibió una invitación, busque la invitación de uso compartido que copió para sí mismo en el ejercicio Publicar la información del calendario en Office. com.
TOME NOTA
Manipulación avanzada del Calendario
Visualizar el calendario compartido a través de correo electrónico
70 | Conocimientos generales
Manipulación avanzada del Calendario
Utilizar el modo superpuesto para ver diversos calendarios Hasta este momento ha aprendido cómo ver diversos calendarios en el modo paralelo pero también puede utilizar el modo superpuesto para ver una versión combinada de los calendarios, uno encima del otro. Los códigos de color le ayudan a determinar cuál calendario contiene elementos programados que aparecerán en la vista combinada. Cuando diversos calendarios se muestran en el modo superpuesto, se les llama pila superpuesta. En este ejercicio aprenderá a utilizar el modo superpuesto para encontrar tiempo libre que tenga disponible en todos los calendarios que se muestran en pantalla.
Utilizar el modo superpuesto para ver diversos calendarios REALICE LA PRÁCTICA
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Conocimientos generales | 71
Tema
Administrar las tareas Administrar las tareas
Orientación sobre el software Ventana Tarea de Microsoft Outlook Cree y modifique sus tareas en la ventana Tarea, la cual se muestra en la Figura 11-1. Utilice esta ventana para crear y dar seguimiento a las tareas que está coordinando y realizando. Mantenga la información de sus tareas disponible en una sola ubicación.
Informe de estado de la tarea Asignar una tarea a alguien Marcar una tarea como completada Ver los detalles de las tareas
La tarea vuelve a iniciar cuando se finaliza Asigna una categoría Da seguimiento a la tarea Marca una tarea como privada
Guardar tarea Eliminar una tarea Nombre de la tarea Fecha de inicio Fecha de vencimiento Le avisa sobre una tarea
Marca la tarea como importante Estado actual de la tarea
Nivel de prioridad de la tarea
Porcentaje de completado de la tarea
Propietario de la tarea
Área de notas
Figura 11-1 Ventana Tarea de Outlook
72 | Conocimientos generales
Marcar una tarea como Privada
Administrar las tareas
Para facilitar el trabajo con las tareas, puede utilizar la nueva ficha Lista de tareas en Herramientas de tareas. Esta ficha contiene opciones para cambiar la organización de las tareas, mover los elementos de tareas a otras carpetas y aplicar etiquetas a las tareas. Al igual que las citas y reuniones, puede etiquetar una tarea como privada. Esto protege los detalles de las tareas para que otros usuarios en su red no puedan verlos. Si no se cuenta con el permiso para tener acceso a la cuenta, los detalles de cualquier tarea privada no serán visibles para otras personas. En su cuenta, las tareas privadas no lucen diferente de cualquier otra tarea sino hasta que se abre. Al hacer esto, el botón Privado en el grupo Opciones en la Cinta de opciones estará resaltado. En este ejercicio marcará la tarea Folleto de mercadotecnia como privada.
Marcar una tarea como Privada REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se marca una tarea como Privada? N.25.1
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Buscar tareas La función Búsqueda instantánea de Outlook facilita el proceso de encontrar rápidamente una tarea, incluso aquellas que están almacenadas en las carpetas del correo. La Búsqueda instantánea puede encontrar sus términos de búsqueda en cualquier texto, incluyendo el que se encuentra en los campos de la ventana Tarea, el área de notas y los detalles de la tarea. También puede utilizar la nueva ficha Herramientas de búsqueda de Outlook para filtrar los resultados y encontrar la tarea que necesita.
Buscar tareas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Categorías y archivos de datos de Outlook Orientación sobre el software Ventana Categorías de color de Microsoft Outlook La ventana Categorías de color, la cual se muestra en la Figura 12-1, le permite crear, modificar y eliminar categorías de color.
Utilice la ventana Categorías de color para personalizar las nuevas categorías de color para su uso. Vea la Figura 12-1 a medida que realice los siguientes ejercicios.
Conocimientos generales | 73
Categorías y archivos de datos de Outlook
Tema
74 | Conocimientos generales
Categorías y archivos de datos de Outlook
Modificar y crear categorías de color OTRA MANERA
También puede tener acceso a la ventana Categorías de color haciendo clic derecho en un mensaje y seleccionando la opción Categorizar para finalmente elegir Todas las categorías en la lista.
Si usted, como la mayoría de las personas, se da cuenta que el nombre Categoría roja es un nombre un poco ambiguo, se alegrará de saber que se puede cambiar el nombre de las categorías de color para que se ajusten a sus necesidades. Utilice nombres que identifiquen los elementos de Outlook que se asignaron a esa categoría de color. Utilizar el nombre de una persona o proyecto identifica claramente una categoría de color. Outlook cuenta con seis categorías de color pero puede agregar más según sea necesario. En este ejercicio cambiará el nombre de una categoría de color existente y creará una nueva.
Modificar y crear categorías de color OTRA MANERA
También puede utilizar categorías que no utilicen un color. Para crear un categoría sin color, seleccione Ninguno en el campo Color en la ventana Agregar nueva categoría. TOME NOTA
OTRA MANERA
Para clasificar elementos, puede hacer clic en el texto Organizar por: Fecha debajo del campo Búsqueda instantánea. Seleccione Categorías en el menú desplegable.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Si desea cambiar el nombre de diversas categorías de color al mismo tiempo, haga clic en Aceptar después de que haya realizado todos los cambios.
Organizar los elementos por categoría de color Para clasificar los elementos, ordénelos en una secuencia basada en criterios específicos. Después de asignar elementos de Outlook a una categoría de color, puede utilizarla como un criterio de clasificación en cada uno de los módulos de Outlook. Después de ordenarlos, los elementos de Outlook se colocarán en grupos basados en la categoría de color. El orden de los grupos se determinará alfabéticamente por los nombres de las categorías. Por ejemplo, la categoría “Manzana” se colocará antes de la categoría “Plátanos” independientemente del color que se le haya asignado a la categoría. En las carpetas Correo, Contactos, Diario y Notas, puede hacer clic en el botón Organizar por y seleccionar la opción Categorías en el menú desplegable para ordenar los elementos por categoría. En la carpeta Calendario, haga clic en el menú Cambiar vista en la ficha Vista, seleccione Lista y haga clic derecho en el encabezado Asunto, coloque el puntero en la opción Organizar por y seleccione Categorías. Los elementos del calendario que no tienen una categoría se mostrarán antes que aquellos que si tienen una. Si agregó días no laborales a su Calendario en el tema Manipulación avanzada del Calendario, éstos se mostrarán en la categoría Días no laborales. En este ejercicio ordenará los mensajes del correo por categoría de color.
Organizar los elementos por categoría de color REALICE LA PRÁCTICA
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Conocimientos generales | 75
Buscar los elementos por categoría
También puede agregar la opción Categoría a su criterio de búsqueda sin utilizar la ventana Búsqueda avanzada. Haga clic en Categorías en el grupo Refinar en la ficha Herramientas de búsqueda y seleccione Ejercicios con el compañero.
Buscar los elementos por categoría REALICE LA PRÁCTICA
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Trabajar con archivos de datos EN RESUMEN
Cuando crea una cuenta de Outlook, se crea un archivo de datos para almacenar toda su información de Outlook. Dicho archivo de datos se encuentra visible dentro de Outlook en la carpeta del nivel superior en el Panel de navegación. Dependiendo de la configuración que tenga, este archivo de datos puede llamarse Archivo de datos de Outlook o Carpetas personales o incluso puede tener el mismo nombre de su dirección de correo electrónico. Las cuentas del servidor Microsoft Exchange por lo general no utilizan los Archivos de datos de Outlook separados. Sin embargo, cuando utiliza la función Autoarchivar, Outlook almacena los datos archivados en su computadora como un Archivo de datos de Outlook con una extensión .pst.
Crear un Archivo de datos Puede crear sus propios archivos de datos de manera manual archivando elementos relacionados a proyectos específicos, clientes o a un intervalo de tiempo y almacenar la información en un archivo .pst separado. Un Archivo de datos de Outlook es una manera conveniente de transferir los datos de Outlook de una computadora a otra. En este ejercicio creará un nuevo Archivo de datos de Outlook de nivel superior y protegerá la nueva carpeta con una contraseña.
OTRA MANERA
Puede tener acceso al botón Nuevos elementos en la ficha Inicio en cada una de las características de Outlook.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para este ejercicio, deseará seleccionar la carpeta de nivel superior. Es posible que se llame Archivo de datos de Outlook, Carpetas personales o simplemente puede mostrar la dirección de su correo electrónico.
Crear un Archivo de datos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Puede ver el lugar en donde Outlook creó este archivo en Configuración de la cuenta. Haga clic en la ficha Archivo, después en Configuración de la cuenta y seleccione Configuración de la cuenta. En la ficha Archivos de datos, seleccione Proyecto Deslizador.pst para que vea la ubicación y el nombre del archivo.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si está trabajando en una cuenta dentro del servidor Exchange, verifique con su administrador la ubicación correcta para almacenar su nuevo archivo de datos. TOME NOTA
Categorías y archivos de datos de Outlook
La función Búsqueda instantánea de Outlook le permite buscar los elementos que cumplen con diversos criterios de búsqueda. En los temas anteriores, ingresó texto como criterio de búsqueda. Puede utilizar la función Búsqueda avanzada para realizar la búsqueda por categorías u otras características, por ejemplo la marca Importancia. Además, puede utilizar la carpeta Búsqueda de correo categorizado predefinido de Outlook para realizar una búsqueda rápida del texto dentro de los mensajes categorizados sin necesidad de especificar los criterios de búsqueda avanzada. En este ejercicio agregará un criterio específico utilizando la función Búsqueda avanzada.
OTRA MANERA
76 | Conocimientos generales
Categorías y archivos de datos de Outlook
Seleccionar un archivo de datos para una cuenta de correo RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si está trabajando en una red Microsoft Exchange, es posible que estas opciones estén desactivadas. Consulte a su administrador de red para cualquier pregunta que tenga.
TOME NOTA
Cuando recibe mensajes, éstos llegan a la Bandeja de entrada que forma parte del archivo de datos predeterminado de Outlook. Si crea un nuevo archivo de datos, puede dirigir los mensajes en la Bandeja de entrada al nuevo archivo de datos. Por lo general, los usuarios utilizan esta característica sólo si envían y reciben mensajes en dos o más cuentas de correo electrónico. En este ejercicio seleccionará un nuevo archivo de datos para su cuenta de correo electrónico de manera que todos los mensajes entrantes se reciban en el nuevo archivo de datos. También restablecerá la ubicación original para que los mensajes entrantes continúen llegando a su Bandeja de entrada original.
Consulte la Ayuda de Outlook para encontrar más información sobre la configuración de la aplicación para enviar y recibir mensajes a través de una segunda cuenta de correo.
Seleccionar un archivo de datos para una cuenta de correo RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Cambiar la ubicación de entrega del correo electrónico puede afectar cualquier regla que haya creado así como los calendarios de Internet a los que se haya suscrito.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Cambiar la configuración del archivo de datos Después de crear un archivo de datos, puede utilizar la función Configuración de la cuenta para modificar algunas de sus características, como se muestra en la Tabla 12-1. En este ejercicio cambiará el nombre y compactará el archivo de datos Proyecto Deslizador.
Tabla 12-1 Propiedades del Archivo de datos
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si está trabajando en una red Microsoft Exchange, estas opciones pueden estar desactivadas. Consulte con su administrador de red por cualquier pregunta que tenga.
Propiedades
Descripción
Nombre
En general, nunca es buena idea cambiar el nombre de su archivo de datos original. Sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier archivo de datos que haya creado.
Cambiar contraseña
Se puede utilizar una contraseña para proteger la información almacenada en el archivo de datos. Sin embargo, sólo usted es el responsable de recordar su contraseña. Ni Microsoft ni su administrador de red podrán ayudarlo a tener acceso al archivo de datos en caso de que haya perdido u olvidado la contraseña.
Compactar ahora
Los archivos de datos de Outlook aumentan de tamaño rápidamente. Compactar un archivo es un proceso que disminuye el tamaño del archivo de datos
Cambiar la configuración del archivo de datos REALICE LA PRÁCTICA OTRA MANERA
También puede tener acceso a las propiedades del archivo de datos desde el Panel de navegación.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Manipular las notas y las entradas del Diario
Conocimientos generales | 77
Tema
Manipular las notas y las entradas del Diario Orientación sobre el software Opciones de las Notas de Microsoft Outlook Antes de empezar a trabajar con las Notas de Outlook, necesita estar familiarizado con la interfaz principal de usuario. La función Notas de Outlook, que se muestra en la Figura 13-1, le permite crear, modificar y eliminar notas. Eliminar una nota Cambiar la vista de Reenviar las notas seleccionada a alguien más las notas
Categorizar las notas
Haga clic en este botón para crear una nueva nota
Minimizar la barra Tareas pendientes
Carpeta Notas Nota cerrada
Nota abierta
Botón Notas
Botón Sólo íconos
Las notas de Outlook son similares a las notas adheribles que utiliza para escribir notas rápidas y puede colocarlas en su escritorio o en su ventana Notas. También puede utilizar la función Notas para registrar notas detalladas sobre una reunión o cita específica.
Figura 13-1 Función Notas de Outlook
Manipular las notas y las entradas del Diario
78 | Conocimientos generales
Crear manualmente una entrada del Diario
OTRA MANERA
También puede iniciar una entrada del Diario seleccionando primero un contacto. En el grupo Comunicar en la ficha Inicio, haga clic en Más y después en Entrada del Diario. Se abrirá la ventana Entrada del Diario con el contacto seleccionado.
Si va a asistir a una reunión con un cliente, deseará grabar las decisiones que se tomen así como cualquier acción de las que sea responsable de llevar a cabo. Si no cuenta con una computadora en la reunión, este tipo de información se escribe en un papel y después puede agregar estas notas a su aviso de reunión cuando regrese a su oficina. Estas mismas acciones ocurren cuando se encuentra hablando con alguien por teléfono pero no puede grabar estas notas en una entrada del Diario durante la conversación. Además, las entradas del Diario de Outlook incluyen un cronómetro que puede grabar la cantidad de tiempo que duró la llamada telefónica. En este ejercicio creará manualmente una entrada del Diario para una llamada telefónica programada y creará otra entrada para adjuntarla a un documento.
Crear manualmente una entrada del Diario REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
TOME NOTA
El cronómetro del Diario graba el tiempo en minutos. Si terminó la llamada en menos de 1 minuto, el cronómetro grabará 0 minutos de la llamada telefónica.
Cambiar las vistas del Diario
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una entrada del Diario tipo Llamada telefónica? N.26.1
Tablas 13-2 Vistas del Diario
De manera predeterminada, la carpeta Diario organiza las actividades de los contactos horizontalmente en una escala de tiempo de manera que pueda ver cómo invirtió su tiempo durante el día. Todas las vistas se pueden organizar por fecha o contactos. Puede cambiar la vista de diferentes maneras, como se muestra en la Tabla 13-2. En este ejercicio explorará las vistas del Diario para ver cómo se muestra el contenido en cada una.
Nombre de la vista
Descripción
Escala de tiempo
Esta es la vista predeterminada del Diario, la cual muestra cada una de las entradas por fecha y hora en las cuales se crearon.
Lista de entradas
Las mismas entradas se muestran en una lista vertical, agrupadas y organizadas por la hora de la entrada.
Llamadas de teléfono
Esta vista muestra sólo las entradas de las llamadas telefónicas.
Últimos 7 días
Presenta las entradas verticalmente, al igual que la vista Lista de entradas. Esta vista sólo muestra elementos de la última semana.
Cambiar las vistas del Diario REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
Microsoft庐 Official Academic Course Microsoft O utlook 2 0 1 0
Microsoft Outlook 2010 Certificaci贸n Proyecto
Índice
Certificación Tema Introducción a Outlook Establecer las opciones generales 83
Establecer un aviso para los destinatarios 102 Solicitar confirmaciones de entrega y lectura 103 Configurar las opciones de envío de mensajes 104
Establecer las opciones avanzadas 83
Guardar un elemento enviado en una carpeta específica 104
Establecer las opciones de idioma 84
Especificar la cuenta de envío 105
Cambiar la vista del Panel de lectura 85
Utilizar los botones de voto estándar 105
Mostrar u ocultar los campos en una vista de lista 85
Configurar los botones de voto personalizados 107
Utilizar el Panel de personas 85
Utilizar una firma digital 107
Tema Aspectos básicos del correo electrónico Seleccionar un formato para el mensaje 87
Utilizar el Panel de personas para encontrar un dato adjunto 108 Utilizar la Búsqueda instantánea 109 Utilizar las carpetas de búsqueda predefinidas 109 Imprimir diversos mensajes 110
Mostrar y ocultar los campos Desde y CCO 88 Guardar un mensaje en un formato externo 88 Utilizar las herramientas de formato 89 Aplicar estilos a un mensaje 91 Crear estilos 91
Tema Administrar los mensajes de correo electrónico
Aplicar un tema a un mensaje 92
Ignorar una conversación 111
Crear un tema nuevo 92
Marcar un mensaje como leído o no leído 112
Utilizar la herramienta Pegado especial 93
Insertar una marca de aviso para un mensaje 112
Agregar una firma a todos los mensajes de salida 94
Trabajar con la ventana Aviso 112
Insertar un elemento gráfico 95
Ver el tamaño del buzón y las Herramientas de limpieza 113
Aplicar formato a los elementos gráficos 96 Insertar un hipervínculo 96 Adjuntar un archivo externo en un mensaje 97 Adjuntar un elemento de Outlook al mensaje 98 Guardar un dato adjunto desde la lista de mensajes 98 Imprimir un archivo adjunto 98
Tema Herramientas avanzadas de correo electrónico Establecer las opciones del correo99 Especificar las opciones para las respuestas y los reenvíos 99 Especificar la fuente predeterminada para los nuevos mensajes 100
Vaciar la carpeta Elementos eliminados 114 Archivar los elementos de Outlook 114 Ver las propiedades del mensaje 115 Filtrar el correo electrónico no deseado 115 Utilizar la opción Correo que desea recibir para regresar un mensaje específico a la Bandeja de entrada 115
Tema Procesar automáticamente los mensajes Crear una regla a partir de una plantilla 117 Crear una regla copiando una existente 118 Eliminar reglas 119 Crear un mensaje Fuera de oficina interno 119 Crear un mensaje Fuera de oficina externo 120
Establecer un tema predeterminado para todos los nuevos mensajes HTML 100
Ejecutar Pasos rápidos 121
Establecer el nivel de carácter 102
Duplicar Pasos rápidos 122
Editar los Pasos rápidos 122
Crear Pasos rรกpidos 122 Eliminar Pasos rรกpidos 123 Restablecer los Pasos rรกpidos a la configuraciรณn predeterminada 123
Tema Manipulaciรณn avanzada del Calendario Definir la semana laboral 137
Tema Trabajar con contactos
Cambiar la zona horaria 137 Mostrar diversas zonas horarias 138 Agregar los dรญas no laborales al Calendario 138
Actualizar la informaciรณn del contacto 124
Configurar la informaciรณn de disponibilidad 139
Reenviar un contacto como un dato adjunto 125
Cambiar el color del Calendario 139
Crear un grupo de contactos 125
Mostrar y ocultar calendarios 139
Administrar a los integrantes de un grupo de contactos 126
Crear un grupo de calendario 140
Utilizar Notas en el grupo de contactos 126
Imprimir el Calendario 141
Reenviar un grupo de contactos 127 Eliminar un grupo de contactos 127 Enviar un mensaje al grupo de contactos 127
Tema Administraciรณn avanzada de los contactos Editar una tarjeta de presentaciรณn electrรณnica 128 Enviar una tarjeta de presentaciรณn electrรณnica 129 Utilizar una tarjeta de presentaciรณn electrรณnica en una firma 129 Buscar elementos relacionados con un contacto 130 Imprimir contactos 130
Tema Aspectos bรกsicos del Calendario Crear y personalizar una cita 131 Programar una cita periรณdica 132 Marcar una cita como privada 132 Reenviar una cita 133 Imprimir los detalles de las citas 133
Tema Administrar las reuniones Enviar una reuniรณn a un grupo de contactos 134 Crear una reuniรณn a partir de un mensaje 134 Establecer las opciones de respuesta para una convocatoria de reuniรณn 135 Proponer una nueva hora para la reuniรณn 135 Agregar y actualizar a un nuevo asistente 135 Cancelar una reuniรณn o invitaciรณn 136
Organizar la Vista del Calendario 140
Tema Administrar las tareas Crear una tarea que se realiza una sola vez 142 Crear una tarea periรณdica 142 Crear una tarea a partir de un mensaje 143 Establecer las Opciones de Tareas 143 Trabajar con las vistas de las tareas 144 Actualizar una tarea 145 Administrar los detalles de la tarea 146 Marcar una tarea como Completada 146 Mover o copiar una tarea a otra carpeta 147 Imprimir tareas 147 Asignar una tarea a otro usuario de Outlook 148 Aceptar o rechazar una tarea asignada 148 Enviar un informe de estado 148
Tema Categorรญas y archivos de datos de Outlook Categorizar los elementos de Outlook 150
Tema Manipular las notas y las entradas del Diario Configurar las opciones de las notas 151 Crear una nueva nota 151 Categorizar e imprimir notas 152 Explorar las vistas de las notas 152 Establecer las opciones del Diario 153 Vincular entradas automรกticas del Diario con un contacto 154
Microsoft Outlook 2010 | 83
Tema
Introducción a Outlook Establecer las opciones generales Certificación
Puede utilizar la vista Backstage de Microsoft Office para controlar muchas de las opciones de configuración que se encontraban en el menú Herramientas. Cuando hace clic en el comando Opciones en el Panel de navegación de la vista Backstage, se abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. Este cuadro de diálogo contiene todas las opciones que puede utilizar para personalizar el ámbito de Outlook para que se ajuste a sus necesidades personales. Estas opciones se encuentran en grupos de acuerdo al tipo de tarea. El cuadro de diálogo Opciones de Outlook se abre con la ficha General activada. Puede utilizar las opciones generales para establecer su nombre de usuario, la combinación de colores y el estilo de la información en pantalla que desee. También puede utilizar estas opciones para activar o desactivar las vistas previas activas y la Mini barra de herramientas. En este ejercicio establecerá su nombre de usuario e intentará modificar algunas opciones.
Establecer las opciones generales REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones generales de Outlook? - 1.1.1
Establecer las opciones avanzadas Outlook 2010 le permite tener más control a la hora de personalizar la aplicación. Puede utilizar las opciones de la ficha Avanzado en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook para personalizar la apariencia de los paneles de Outlook. También puede controlar aspectos en específico del programa para que se ajusten a sus necesidades, por ejemplo, determinar la carpeta que aparecerá cuando se abra Outlook o cómo se deben manipular las conexiones de acceso telefónico y los correos electrónicos internacionales. También puede determinar la frecuencia con que Outlook realiza tareas, por ejemplo, enviar y recibir mensajes, Autoarchivar y recibir fuentes RSS. En este ejercicio cambiará algunas de estas opciones para familiarizarse con el proceso.
Establecer las opciones avanzadas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones avanzadas de Outlook? - 1.1.6
84 | Microsoft Outlook 2010
Establecer las opciones de idioma
Certificación
Outlook 2010 también le permite seleccionar su idioma predeterminado. Puede elegir la que coincida con las demás aplicaciones de Office o seleccionar un idioma diferente para que sea el predeterminado. Si prefiere utilizar Español como su idioma predeterminado pero desea utilizar con regularidad otro para sus amigos que no hablan español o compañeros de trabajo, puede agregar el idioma que necesita en los Idiomas de edición. Cuando crea correos electrónicos en otro idioma, Outlook buscará sus idiomas de edición y le ofrecerá las mismas herramientas de ortografía y gramática que utiliza en Outlook. En este ejercicio aprenderá a establecer Español como su idioma predeterminado y agregará Inglés a sus Idiomas de edición.
Establecer las opciones de idioma REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones de idioma en Outlook? - 1.1.7
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Como se mostró anteriormente, puede utilizar la vista Backstage de Outlook para tener acceso a una gran variedad de opciones de configuración que le ayudarán a personalizar la apariencia y la manera en que funciona Outlook para que se ajuste a sus necesidades. Vea la Tabla 1-3.
Tabla 1-3 Opciones en la vista Backstage de Outlook
General
Personaliza Outlook ingresando su nombre de usuario, activando o desactivando las vistas previas activas y cambiando la combinación de colores.
Avanzado
Personaliza el Panel de navegación, el Panel de lectura y la Barra Tareas pendientes de la ventana de Outlook. También puede autoarchivar su correo, crear avisos, exportar información de Outlook, sincronizar las fuentes RSS y establecer reglas para la correspondencia internacional.
Idioma
Puede agregar herramientas de revisión para idiomas adicionales y establecer su propio idioma como el predeterminado.
Personalizar Outlook EN RESUMEN
Puede organizar los elementos en la ventana de Outlook para adecuarlos a sus necesidades así como para tener un gran control del ámbito de Outlook. En el ejercicio anterior aprendió a cambiar las vistas de cada una de las características de Outlook pero puede hacer más cambios. Puede cambiar el tamaño, volver a organizar, ocultar o mostrar las características de Outlook para crear un ámbito que satisfaga sus requerimientos. En esta sección aprenderá a volver a organizar la ventana de Outlook al mover el Panel de lectura y la Barra Tareas pendientes; agregar o eliminar columnas en la vista Lista así como agregar y eliminar elementos de la Barra Tareas pendientes. Además, aprenderá a utilizar el nuevo Panel de personas para conectarse de una mejor manera con sus contactos.
Microsoft Outlook 2010 | 85
Cambiar la vista del Panel de lectura
Cambiar la vista del Panel de lectura REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cambia la vista del Panel de lectura? - 1.3.2
Mostrar u ocultar los campos en una vista de lista Otra forma de personalizar la ventana de Outlook es decidiendo cuáles campos desea visualizar en una vista de lista. En Outlook, los campos son pequeñas porciones de información sobre un elemento. Por ejemplo, un mensaje de correo electrónico recibido contiene campos de información como De, Asunto, Para, Enviado, Estado de seguimiento, Archivos adjuntos, etc. Puede hacer clic en el botón Ver configuración en la ficha Vista para tener acceso al cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada en el cual puede agregar y eliminar campos que aparecen como columnas en la vista Lista. En este ejercicio agregará y eliminará un campo de una vista de lista.
OTRA MANERA
También puede quitar un campo haciendo clic derecho sobre el encabezado del campo en la vista de lista y seleccionando la opción Quitar esta columna en el menú contextual.
Mostrar u ocultar los campos en una vista de lista REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Utilizar el Panel de personas El Panel de personas es una nueva característica en Outlook 2010. Cuando selecciona un elemento de correo electrónico, el Panel de personas muestra imágenes en miniatura del remitente y todos los destinatarios. Cuando hace clic en una imagen en miniatura de una persona en el Panel de personas, éste se expande para mostrar todos los correos electrónicos, reuniones y archivos adjuntos relacionados con esta persona. Este nuevo acceso directo le permite ver a primera vista cada uno de los contactos que tiene para esa persona sin tener que abrir ventanas diferentes. También puede utilizar el Panel de personas para sincronizar su lista de contactos con sus amigos y contactos de las redes sociales como por ejemplo Facebook y LinkedIn. En este ejercicio aprenderá a mostrar, ocultar y minimizar el Panel de personas y familiarizarse con algunas características del Panel de personas.
Utilizar el Panel de personas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
OTRA MANERA
También puede cambiar el orden de la columna seleccionando el nombre del campo en el cuadro de diálogo Mostrar columnas o en la vista de lista y arrastrando el campo al lugar deseado.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se muestran y ocultan los campos en una vista de lista? - 1.3.1
Certificación
Puede mostrar, ocultar o mover el Panel de lectura para que se ajuste a sus necesidades. ¿Recibe muchos mensajes de correo electrónico grandes? Muestre el Panel de lectura verticalmente en el lado derecho para visualizar la mayor cantidad de texto posible. Quizá los mensajes que recibe contienen mucha información en el área de listado de elementos, para solucionar esto, muestre el Panel de lectura horizontalmente. En este ejercicio aprenderá a mostrar, ocultar y mover el Panel de lectura.
86 | Microsoft Outlook 2010
Certificación
TOME NOTA
OTRA MANERA
También puede encontrar el Panel de personas en la parte inferior de cada ventana de contacto. Sólo haga doble clic en un nombre en la lista de contactos para ver toda su información así como el Panel de personas.
Su pantalla será diferente si se cambió la configuración predeterminada o si se agregó contenido a la computadora. Utilice estas figuras como referencias.
Debido a que el Mensaje de prueba que recibió es de Outlook y utilizó la dirección del correo electrónico como remitente, únicamente verá un marcador de posición de fotografía, el cual lo representa. Sin embargo, en la mayoría de los casos, verá diversos marcadores de posición de fotografías en el Panel de personas ya que muchos de los mensajes son conversaciones entre dos o más personas.
Si hace clic en un mensaje para o de otra persona, verá marcadores de posición de fotografías para el remitente y cada uno de los destinatarios. Esta es la vista predeterminada del Panel de personas para los mensajes con diversas personas en la lista.
A medida que crea su lista de contactos, observará que cada registro incluye un marcador de posición de fotografía similar. Puede reemplazar estos marcadores de posición con la fotografía real de sus contactos. Cuando hace clic en un mensaje para o de un contacto al cual le agregó una fotografía, la verá en el Panel de personas y no la otra imagen predeterminada.
También puede utilizar Outlook para sincronizar los contactos con una cuenta de Mi sitio en SharePoint, el cual es un sistema computacional en nube configurado por Microsoft el cual le permite almacenar documentos, contactos y vínculos en un servidor de Internet para que pueda tener acceso a ellos en cualquier momento. Si está utilizando una cuenta en SharePoint para almacenar sus contactos, sincronice Mi sitio con Outlook para que no vuelva a ingresar toda la información de sus contactos.
Microsoft Outlook 2010 | 87
Tema
Aspectos básicos del correo electrónico Especificar el formato para el contenido del mensaje
Formato
Certificación
Los mensajes de correo electrónico que son más atractivos son aquellos que contienen un texto con formato, el cual puede incluir viñetas, tamaños y colores de fuente así como negrita y sirven para transmitir la impresión adecuada. Microsoft Outlook puede enviar mensajes en Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), Formato de texto enriquecido (RTF) y texto sin formato, todos estos se describen en la Tabla 2-1. Debido a su flexibilidad y a las opciones de formato que ofrece, el HTML es el formato predeterminado para el mensaje que crea y envía. Sin embargo, no todas las aplicaciones de correo electrónico pueden mostrar estos efectos. En este ejercicio cambiará el formato de un mensaje a texto sin formato.
Descripción
HTML
El formato Lenguaje de marcado de hipertexto se utiliza en los exploradores web para mostrar información. Este formato le permite aplicar formato al texto e insertar elementos, por ejemplo líneas horizontales, imágenes y gráficos animados. Es posible que los programas de correo electrónico anteriores no muestren el formato HTML.
Texto enriquecido
El Formato de texto enriquecido (RTF) utiliza etiquetas para aplicar formato al texto. Se puede leer en casi todos los procesadores de texto y en los nuevos programas de correo electrónico, pero no puede mostrar gráficos animados y algún formato de una página web.
Texto sin formato
El Texto sin formato no utiliza ningún tipo de atributo de formato. Se puede leer en todos los programas de correo electrónico. Debido a que no contiene formato, la impresión que puede transmitir con su mensaje es limitada.
Tabla 2-1 Formatos de mensaje
Seleccionar un formato para el mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Cuando responde un mensaje, Outlook automáticamente utiliza el formato del mensaje recibido para responder. Por lo tanto, si recibe un mensaje con texto sin formato, su mensaje de respuesta automáticamente se enviará con ese formato.
En el ejercicio anterior pudo ver cómo se utiliza la opción Texto sin formato en un mensaje. Si descubre que muchas personas a las cuales necesita enviar mensajes no pueden leerlos en el formato HTML, puede cambiar el formato predeterminado del mensaje para todos los de salida. Para hacer esto, haga clic en la ficha Archivo para abrir la vista Backstage y seleccione Opciones en el Panel de navegación. Del lado izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Outlook, seleccione Correo. En la sección Redactar mensajes, haga clic en la flecha desplegable Redactar mensajes en este formato y seleccione Texto sin formato o Texto enriquecido. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se aplica la opción Texto sin formato a un mensaje? 2.1.2
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se aplica el Formato de texto enriquecido en un mensaje? 2.1.2
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se aplica el formato HTML en un mensaje? 2.1.2
88 | Microsoft Outlook 2010
Mostrar y ocultar los campos Desde y CCO
Certificación
La ventana Mensaje de Outlook contiene tres campos estándar que puede utilizar para crear y enviar sus mensajes. Sin embargo, hay dos campos adicionales que puede utilizar u ocultar según sea necesario, éstos son Desde y CCO y se encuentran ocultos de manera predeterminada pero puede utilizar la ficha Opciones para mostrarlos en la ventana Mensaje. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía una copia de un mensaje a una persona determinada sin que lo sepan los demás destinatarios? - N.9.1
Utilizar el campo Desde puede ser muy conveniente cuando tiene más de una cuenta de correo electrónico. Por ejemplo, puede utilizar una cuenta para el trabajo y otra para mensajes personales. El campo CCO le permite enviar una copia oculta a alguien en específico. Este campo se utiliza para enviar la copia de un mensaje a una persona que debe estar informada sobre el contenido del mensaje sin que los demás destinatarios en los campos Para y CC lo sepan. El campo CCO es diferente del campo CC en el sentido de que los destinatarios que reciben el mensaje no saben que alguien más recibió una copia oculta del mismo. En este ejercicio activará y desactivará los campos Desde y CCO.
Mostrar y ocultar los campos Desde y CCO REALICE LA PRÁCTICA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
¿Cómo se muestran y ocultan los campos Desde y CCO? 2.1.3
TOME NOTA
Mostrar u ocultar los campos Desde y CCO únicamente afecta a la ventana Mensaje.
Guardar un mensaje en un formato externo OTRA MANERA
También pudo haber seleccionado otros formatos de la lista, si el mensaje tiene el formato HTML predeterminado, guardarlo como un documento HTML también podría ser una opción.
Outlook almacena una copia de cada mensaje que crea o recibe en una de sus carpetas hasta que lo elimina. Guardar mensajes en la carpeta de Outlook con la estructura del Formato de mensaje de Outlook a menudo es todo lo que necesita. Sin embargo, si necesita que un mensaje se encuentre disponible en un formato diferente, puede seleccionar guardarlo como un archivo .txt o como un archivo .html con formato. En este ejercicio aprenderá a guardar una copia de un mensaje como un archivo de texto.
Guardar un mensaje en un formato externo REALICE LA PRÁCTICA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
¿Cómo se guarda un mensaje en un formato externo? 3.1.3
TOME NOTA
Para crear una nueva carpeta en la Lista de carpetas y almacenar su mensaje, haga clic en el botón Nueva carpeta en la Barra de menús.
Puede guardar un mensaje como un archivo en una carpeta de su disco duro, en una ubicación en la red, en un CD, el escritorio u otra ubicación de almacenamiento. En el ejercicio anterior guardó el mensaje que creó como un archivo .txt.
Microsoft Outlook 2010 | 89 Si hubiera seleccionado la opción Formato de mensaje de Outlook en el cuadro Tipo, el mensaje se hubiera almacenado como un mensaje de Outlook funcional, lo cual significa que cuando abra el archivo, se abrirá en la ventana Mensaje la cual tendrá todas las opciones comunes.
Utilizar las herramientas de formato Microsoft cuenta con una gran variedad de tipos y tamaños de fuente para ayudarlo a transmitir su mensaje, ya sea informal para su vida personal o formal para el lugar de trabajo. Además de cambiar el tipo y tamaño de fuente, puede aplicar atributos de formato especiales a los caracteres del texto, por ejemplo Negrita o Cursiva, para darles un énfasis especial. Un caracter puede ser una letra, número, signo de puntuación o símbolo. En este ejercicio utilizará las herramientas de formato de Outlook para mejorar la apariencia de un mensaje. Puede utilizar la herramienta Copiar formato para realizar esta acción, la cual incluye el copiado de tipos, tamaños y colores de fuentes, alineaciones, sangrías, formatos de número, bordes y sombreado. Para copiar el formato de una ubicación a otra, seleccione el texto que contiene el formato que desea copiar. Haga clic en Copiar formato en el grupo Portapapeles. El puntero se convertirá en una brocha con un signo de más. Arrastre el puntero sobre el texto al que desea aplicar dicho formato. Para copiar el formato a diversas ubicaciones, haga doble clic en el botón Copiar formato y después arrastre el puntero sobre cada uno de los elementos a los que desea aplicar dicho formato. Cuando termine, haga clic nuevamente en el botón Copiar formato o presione la tecla Esc para desactivar la herramienta.
También puede abrir el cuadro de diálogo Fuente desde el grupo Texto básico en la ficha Inicio.
OTRA MANERA
También puede hacer clic en la flecha desplegable Fuente en la Cinta de opciones para abrir un menú que puede utilizar para cambiar la fuente del texto seleccionado.
OTRA MANERA
También puede ingresar el nombre de la fuente en el cuadro Fuente.
Utilizar las herramientas de formato REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación El grupo Fuente en la ficha Formato de texto contiene el menú Formato para cambiar el estilo de fuente y el menú Tamaño de fuente para cambiar su tamaño. También puede tener acceso a estos comandos en la Mini barra de herramientas. La Tabla 2-3 ofrece información adicional sobre cada una de las herramientas de formato de caracteres.
Herramienta
Ejemplo
Descripción
Negrita
Ejemplo de texto en Negrita
Atributo de formato que hace que el texto seleccionado se vea más grueso y oscuro.
Cambiar mayúsculas y minúsculas
Hola josé hola josé HOLA JOSÉ Hola José hOLA jOSÉ
El menú Cambiar mayúsculas y minúsculas en el grupo Fuente contiene cinco opciones para cambiar las mayúsculas y minúsculas de un texto.
Fuente
Calibri Times New Roman Comic Sans MS
Una fuente es un conjunto de caracteres que tienen el mismo diseño. Cada fuente tiene un nombre único.
Tabla 2-3 Herramientas de formato
Certificación
OTRA MANERA
90 | Microsoft Outlook 2010
OTRA MANERA
También puede aplicar el formato Negrita utilizando la combinación de teclas Ctrl + N.
Certificación
OTRA MANERA
También puede aplicar el formato Subrayado utilizando la combinación de teclas Ctrl + S.
Color de fuente
Ejemplo de color de fuente
Cambia el color del texto seleccionado. Haga clic en la flecha desplegable Color de fuente para seleccionar diferentes colores de fuente.
Tamaño de fuente
Tamaño 8
Los tamaños de fuentes se miden en puntos, los cuales hacen referencia a la altura de los caracteres del texto. Un punto equivale a 1/72 de pulgada.
Tamaño 12 Agrandar fuente
OTRA MANERA
La herramienta Copiar formato se encuentra disponible en la Mini barra de herramientas así como en el grupo Portapapeles.
Agrandar fuente
Agrandar fuente
Agrandar fuente
OTRA MANERA
También puede aplicar el formato Cursiva utilizando la combinación de teclas Ctrl + K.
Tamaño 10
Cursiva
Ejemplo de texto en Cursiva
Atributo de formato que hace que el texto seleccionado luzca menos grueso e inclinado hacia la derecha.
Encoger fuente
Encoger fuente
Haga clic en el botón Encoger fuente para disminuir el tamaño del texto seleccionado en un punto.
Tachado
Ejemplo de textotachado Atributo de formato que coloca una línea en el centro y encima del texto seleccionado.
Subíndice
Ejemplo de subíndice
Atributo de formato que coloca el texto seleccionado debajo de la línea del texto.
Superíndice
Ejemplo de superíndice
Atributo de formato que coloca el texto seleccionado arriba de la línea del texto.
Color de resaltado del texto
Ejemplo de resaltado
Utilice el botón Color de resaltado de texto en el grupo Fuente para resaltar el texto y hacer que luzca como si se hubiera marcado con un plumón resaltador. Haga clic en la flecha desplegable Color de resaltado del texto para seleccionar un color diferente. Para eliminarlo, seleccione el texto resaltado y después la opción Sin color.
Subrayado
Ejemplo de texto subrayado
Atributo de formato que coloca una línea debajo del texto seleccionado. Puede seleccionar el estilo y el grosor de la línea haciendo clic en la flecha desplegable Subrayado.
Borrar formato
Ejemplo de texto sin formato
Elimina todo el formato del texto seleccionado.
Encoger fuente Encoger fuente
OTRA MANERA
También puede utilizar la herramienta Copiar formato para cambiar diversas selecciones. Con la fuente de formato seleccionada, haga doble clic en el botón Copiar formato para después seleccionar cualquier texto y aplicarle dicho formato. Haga doble clic para desactivar la herramienta Copiar formato. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utilizan las herramientas de formato de Outlook? 2.4.1.
Haga clic en el botón Agrandar fuente para aumentar el tamaño del texto seleccionado en un punto.
Aplicar estilos a un mensaje Aunque aplicar formato a sus mensajes los hace más llamativos, también puede llevarle tiempo hacerlo. Puede evitar esto seleccionando un estilo de la galería Estilos rápidos de Outlook. Un estilo es un conjunto de atributos de formato que puede aplicar al texto de manera más fácil que aplicando cada atributo de formato por separado. Los Estilos rápidos son formatos predefinidos que puede aplicar a su documento para cambiar instantáneamente su apariencia. Outlook elimina la duda de cómo lucirá el estilo aplicado y le permite previsualizar los cambios de formato que tendrá su mensaje antes de aplicar un estilo. En este ejercicio aplicará Estilos rápidos a un mensaje de formato para el párrafo.
Microsoft Outlook 2010 | 91
Aplicar estilos a un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Observará que algunas de las vistas en miniatura eliminarán el formato de fondo y otras no. Cuando selecciona un estilo de párrafo, todo el formato anterior será reemplazado con el nuevo estilo.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utilizan las herramientas de formato de Outlook? 2.4.1.
TOME NOTA
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Existen dos tipos de Estilos rápidos, los estilos de párrafo y los de caracter. Una marca de párrafo a la derecha del nombre del estilo indica que se creó para aplicarlo en párrafos. Cuando selecciona estilos de párrafo, los formatos se aplicarán a todo el texto del párrafo en donde se encuentra el punto de inserción, ya sea que haya o no seleccionado todo el párrafo. Los estilos de caracter tienen una a minúscula a la derecha de su nombre. Estos estilos se aplican a caracteres por separado que ha seleccionado en un párrafo y no lo afecta en su totalidad. Los conjuntos de estilos son grupos de formatos de Estilos rápidos que combinan entre sí. Cuando selecciona un Conjunto de estilos del botón Cambiar estilos, cambiará todo el mensaje para reflejar la combinación de estilos de ese conjunto.
Crear estilos Outlook le permite crear estilos personalizados que puede guardar en la Lista de estilos. Después puede aplicarlos en los siguientes mensajes. También puede modificar los Estilos rápidos para que se ajusten a sus necesidades. En este ejercicio creará un estilo personalizado.
Crear estilos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Acaba de aprender que el cuadro de diálogo Modificar estilo contiene comandos de formato básicos, por ejemplo los menús Fuente, Tamaño de fuente y Color de fuente así como los botones Negrita, Cursiva y Subrayado. Cuando modifica las fuentes del párrafo, también puede modificar la alineación de las sangrías y el espaciado.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea un nuevo estilo? 2.4.3
92 | Microsoft Outlook 2010
Aplicar un tema a un mensaje
Certificación
Los temas para los mensajes son otra forma de cambiar rápidamente el diseño general de su documento utilizando las opciones de formato predefinidas de Outlook. Un tema es un conjunto predefinido de colores, fuentes y líneas que se pueden aplicar al mensaje. Outlook contiene el mismo conjunto de temas que se encuentran disponibles en las demás aplicaciones de Microsoft Office. Puede aplicar todo un tema a su mensaje o seleccionar de una variedad de fuentes, colores y efectos de tema. En este ejercicio utilizará un tema para aplicar formato a un mensaje de correo electrónico.
Aplicar un tema a un mensaje REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se aplica un tema a un mensaje? 2.1.1
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Crear un tema nuevo Aunque utilizó un tema para cambiar el diseño general del mensaje, también puede cambiar elementos por separado utilizando los botones Colores, Fuentes y Efectos del tema. Si realiza cambios en los colores, fuentes o efectos del tema actual, puede guardarlos como un mensaje personalizado para después aplicarlos a otros mensajes.
Crear un tema nuevo REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea un tema personalizado? 2.4.4
Puede compartir su tema personalizado en todos los programas de Office para que todos sus documentos en estas aplicaciones tengan la misma apariencia. Los Temas de documento pueden contener los siguientes elementos: • Los Colores del tema contienen cuatro colores de texto y fondo, seis de énfasis y dos de hipervínculo. Haga clic en el botón Colores del tema para cambiar los actuales, como se muestra en la Figura 2-34. • Las Fuentes del tema contienen una fuente de encabezado y otra de cuerpo del texto. Haga clic en el botón Fuentes del tema para cambiar las actuales, como se muestra en la Figura 2-33. • Los Efectos del tema son conjuntos de líneas y efectos de relleno. Haga clic en el botón Efectos del tema para cambiar los actuales, como se muestra en la Figura 2-37.
Microsoft Outlook 2010 | 93
Certificación
Figura 2-37 Galería Efectos del tema
Utilizar la herramienta Pegado especial Cuando copia contenido de una fuente y la pega en un mensaje de Outlook, esta aplicación asume que desea mantener el formato de origen. Algunas veces este formato combina con el existente pero con frecuencia el texto pegado no combina con el mensaje existente. Puede utilizar la herramienta Pegado especial para tener más control sobre la apariencia del texto. En este ejercicio utilizará la herramienta Pegado especial para copiar y pegar el texto en su mensaje.
Utilizar la herramienta Pegado especial OTRA MANERA
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
La combinación de teclas Ctrl+C es una herramienta muy útil. Al utilizar esta combinación de teclas le permite copiar el texto en casi cualquier aplicación para después pegarlo (utilizando el botón Pegar o la combinación de teclas Ctrl+V) en Outlook.
Es posible que desee crear varias firmas. Esto le permite seleccionar la firma que vaya de acuerdo con el tipo de mensaje. Cuando envíe un mensaje personal, utilice una firma que incluya una imagen de su deporte favorito o una fotografía de su mascota. Cuando envía un mensaje para asuntos de trabajo, utilice una firma que incluya su información corporativa.
También puede pegar el texto sin formato haciendo clic en el botón Opciones de pegado y seleccionando la opción Mantener sólo texto.
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza el cuadro de diálogo Pegado especial para pegar Texto sin formato en un mensaje? 2.4.5
94 | Microsoft Outlook 2010
Agregar una firma a todos los mensajes de salida Si generalmente utiliza su cuenta de correo electrónico para un mismo tipo de comunicación (negocios o personal), puede seleccionar una firma que se inserte automáticamente en todos los mensajes de salida. Esto es una manera rápida y consistente de insertar su firma.
Certificación
Agregar una firma a todos los mensajes de salida REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se administran las firmas? 3.4.1
Incluso si utiliza su cuenta de correo electrónico para enviar mensajes de negocios y personales, puede ahorrar tiempo agregando automáticamente una firma. Cuando ésta no sea la adecuada, elimínela del mensaje e inserte la que sea correcta.
Crear y aplicar formato al contenido gráfico de un mensaje EN RESUMEN
Agregar un gráfico, imagen u otra ilustración en un mensaje llama la atención e inmediatamente da una idea de lo que se trata la hoja de cálculo. En esta sección insertará hipervínculos y gráficos en un mensaje.
Orientación sobre el software La ficha Insertar Microsoft Office cuenta con una galería de imágenes multimedia que puede insertar en las hojas de cálculo, por ejemplo imágenes, imágenes prediseñadas, formas y gráficos SmartArt. También puede insertar imágenes externas desde archivos. La ficha Insertar, como se muestra en la Figura 2-47, contiene un grupo de herramientas que puede utilizar para agregar gráficos a su documento. El grupo Ilustraciones cuenta con opciones para diferentes tipos de gráficos que puede utilizar para mejorar sus mensajes. Inserta una imagen de un archivo de su computadora
Inserta un hipervínculo en un mensaje
Figura 2-47 Ficha Insertar Inserta una Imagen de la galería imágenes prediseñadas de Microsoft
Utilice esta figura como referencia para este tema a medida que va adquiriendo experiencia para insertar y aplicar formato a las ilustraciones en un mensaje.
Microsoft Outlook 2010 | 95
Insertar un elemento gráfico Aunque el viejo dicho “Una imagen vale más que mil palabras” es un poco exagerado, un elemento visual agrega interés y llama la atención a sus mensajes. A diferencia de un mensaje de fondo que se muestra pero que no se imprime, las imágenes y otros objetos gráficos sí aparecen en las impresiones de los mensajes.
Certificación
Los gráficos pueden ser una parte integral en la creación de un mensaje. Puede insertar o copiar imágenes que se obtuvieron de los distribuidores, como por ejemplo, la Galería multimedia de Microsoft o los archivos que se encuentran en su computadora. Una imagen bien seleccionada puede representar un mensaje fuerte. En este ejercicio insertará un elemento gráfico en un mensaje.
Insertar un elemento gráfico REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación La herramienta Imagen le permite personalizar un mensaje con fotografías seleccionadas. La imagen que insertó en este ejercicio es una fotografía digital. También puede insertar Imágenes prediseñadas en sus mensajes, las cuales son archivos de imagen que se encuentran en el panel Imágenes prediseñadas y se pueden insertar en un documento. En este panel también puede buscar fotografías, videos y sonidos. Para insertar cualquiera de estos tipos de multimedia, seleccione la casilla de verificación correspondiente en la sección Los resultados deben ser en el panel Imágenes prediseñadas.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se insertan imágenes desde un archivo o prediseñadas? 2.3.1
También puede insertar gráficos SmartArt, los cuales son representaciones visuales de información que pueden ayudarle a comunicar su mensaje o ideas efectivamente.
Aplicar formato a los elementos gráficos Después de insertar un gráfico, puede modificarlo utilizando la ficha Formato en Herramientas de imagen. Existen muchas opciones para cambiar un gráfico. Por ejemplo, puede agregarle formas, cambiar su dirección, diseño y colores. En este ejercicio realizará diferentes cambios de formato a la imagen en el mensaje de correo electrónico. Las mismas opciones de formato se encuentran disponibles cuando trabaja con una imagen prediseñada, gráficos SmartArt y formas. Puede realizar rápidamente ajustes a una imagen o gráfico que se ha insertado en un mensaje utilizando las herramientas que se describen a continuación en la Tabla 2-4.
Herramienta
Descripción
Recortar
Cuando recorta una imagen, lo hace en los bordes horizontales o verticales para eliminar las áreas no deseadas.
Tamaño
Cambia el tamaño o escala de un gráfico utilizando las herramientas Alto y Ancho de forma en el grupo Tamaño.
Estilos de imagen
Puede utilizar los Estilos de imagen para cambiar la forma de la imagen, agregar bordes o efectos 3D.
Tabla 2-4 Herramientas de formato para los gráficos
Certificación
96 | Microsoft Outlook 2010 Correcciones
Puede hacer que una imagen sea más brillosa u oscura así como mejorar su contraste y nitidez.
Color
Puede convertir la imagen en escala de grises, tonos de sepia, desvanecerla o ponerla en blanco y negro.
Ajustar texto
Puede utilizar la herramienta Ajustar texto para cambiar la manera en que se acomoda el texto alrededor de la imagen o del objeto de dibujo.
Aplicar formato a los elementos gráficos REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
¿Cómo se aplica formato a la imagen de un mensaje? 2.4.6
TOME NOTA
Si en algún momento desea tener de nuevo la imagen original, haga clic en el botón Restablecer imagen en el grupo Ajustar para que se eliminen los cambios de formato que había aplicado.
Insertar un hipervínculo Para acceder rápidamente a la información que se encuentra en otro archivo o en una página web, puede insertar un hipervínculo en un mensaje, el cual es una imagen o secuencia de caracteres que abren otro archivo o página web cuando hace clic sobre él. El archivo o página web de destino se puede encontrar en la World Wide Web, Internet o en su computadora. Los hipervínculos le permiten complementar la información del mensaje con materiales y recursos adicionales. Es fácil insertar un hipervínculo en un mensaje. Sólo haga clic en el lugar en donde desea insertarlo o seleccione el texto u objeto que desea convertir en un hipervínculo y haga clic en el botón Hipervínculo en la ficha Insertar. En este ejercicio insertará un hipervínculo en un mensaje.
Insertar un hipervínculo REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se inserta un hipervínculo en un mensaje? 2.3.2
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Trabajar con datos adjuntos Los datos adjuntos son documentos que se envían como parte de un mensaje de correo electrónico. Los datos adjuntos son una manera conveniente de enviar imágenes, hojas de cálculo y otros tipos de archivo. En esta sección adjuntará archivos a un mensaje de correo electrónico y después los previsualizará, guardará e imprimirá.
Microsoft Outlook 2010 | 97
Orientación sobre el software La ficha Herramientas de datos adjuntos La nueva ficha Herramientas de datos adjuntos de Outlook contiene todos los comandos que necesita para trabajar con los datos adjuntos de un correo electrónico. Certificación
Figura 2-55 Ficha Herramientas de datos adjuntos
Los comandos en la ficha Herramientas de datos adjuntos son los mismos que se encuentran disponibles cuando hace clic derecho sobre un icono de datos adjuntos.
Adjuntar un archivo externo en un mensaje ¿Necesita entregar un informe de cinco páginas a su supervisor en la oficina matriz? Tal vez desea distribuir a los representantes de ventas el folleto de un nuevo producto o desea compartir la foto de su nueva mascota con un amigo. Adjunte el archivo en un mensaje de correo electrónico y envíelo. Cuando realiza esto, el nombre del archivo, el tamaño y un icono representarán al archivo que se va a mostrar en el campo Adjunto. Si adjunta más de un archivo, éstos se mostrarán por separado en el campo Adjunto. En este ejercicio adjuntará un archivo a un mensaje.
Adjuntar un archivo externo en un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación En el ejercicio anterior, adjuntó un archivo externo en un mensaje de Outlook utilizando el botón Adjuntar archivo. También puede abrir una ventana en el Explorador de Windows que contenga el archivo que desea adjuntar y sólo hacer clic sobre él y arrastrarlo a la ventana del mensaje. El archivo se adjuntará y estará listo para compartirlo.
Adjuntar un elemento de Outlook al mensaje Un archivo adjunto también puede ser un elemento de Outlook, como por ejemplo un contacto, nota o tarea. En este ejercicio adjuntará un mensaje de Outlook en otro
¿Cómo se adjunta un archivo en un mensaje? 2.5.2
98 | Microsoft Outlook 2010 mensaje. REALICE PRÁCTICA Adjuntar unLAelemento de Outlook al mensaje
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Certificación
¿Cómo se adjunta un elemento de Outlook en un mensaje? 2.5.1
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Guardar un dato adjunto desde la lista de mensajes Los datos adjuntos en la lista de mensajes se pueden guardar sin tener que abrir la vista previa. En el siguiente ejercicio guardará un dato adjunto desde la lista de mensajes. REALICE PRÁCTICA Guardar un LA dato adjunto desde la lista de mensajes
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se guarda un dato adjunto de un mensaje? 3.1.2
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Imprimir un dato adjunto Después de que ha configurado la impresora predeterminada en Outlook, es fácil imprimir un dato adjunto. Sólo utilice la herramienta Impresión rápida en la ficha Datos adjuntos en Herramientas de datos adjuntos. En este ejercicio imprimirá un dato adjunto desde un mensaje que haya recibido.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
REALICE PRÁCTICA adjunto Imprimir unLAarchivo
¿Cómo se imprime un dato adjunto? 1.5.1
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Si no ha configurado anteriormente una impresora, aún así puede imprimir el documento. Sólo haga clic en el icono del dato adjunto en el Panel de lectura y después en el botón Abrir en la ficha Datos adjuntos en Herramientas de datos adjuntos para que se abra el dato adjunto en una nueva ventana. Desde ahí, haga clic en la ficha Archivo y después en Imprimir en el Panel de navegación. En el área Impresora, haga clic en la lista desplegable Impresora y seleccione la que desea utilizar. TOME NOTA
Desactive la firma que creó en este tema para todos los mensajes de salida para los ejercicios de los siguientes temas.
Microsoft Outlook 2010 | 99
Tema
Herramientas avanzadas de correo electrónico Administrar automáticamente el contenido de los mensajes Certificación
EN RESUMEN
Puede utilizar la vista Backstage de Microsoft Office para controlar muchas de las opciones de configuración que Outlook utiliza para determinar cómo se manipularán los mensajes de correo electrónico que crea y recibe. También puede utilizar las opciones del correo de Outlook para crear un formato para todos los nuevos mensajes, el cual puede contener un fondo, colores y fuentes. Crear un formato predeterminado para todos los mensajes le ofrece una continuidad y un aspecto profesional a sus mensajes sin necesidad de dedicar tiempo para aplicar formato a cada uno de los mensajes.
Establecer las opciones del correo Cuando abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook y hace clic en Correo en el Panel de navegación, se muestra la página de opciones del correo. También puede utilizar estas opciones para controlar la manera en que se envían y reciben los mensajes así como la manera en que se les da seguimiento y se guardan. También puede ajustar las opciones de configuración para que Outlook guarde automáticamente sus mensajes, le notifique cuando tenga un nuevo mensaje, revise la ortografía en los mensajes, etc. En este ejercicio aprenderá a establecer las opciones del correo en Outlook.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Cómo se configuran las alertas de mensaje? 1.1.2
Establecer las opciones del correo REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no tiene el Mensaje de prueba de Microsoft Outlook en su Bandeja de entrada, puede abrir cualquier mensaje que haya recibido para realizar este ejercicio.
Especificar las opciones para las respuestas y los reenvíos También puede utilizar las opciones del correo para controlar la manera en que Outlook manipula los mensajes cuando envía respuestas o reenvía un mensaje. Estas opciones incluyen aspectos como determinar si desea que Outlook incluya el texto del mensaje original cuando envía una respuesta y si desea que se almacenen sus mensajes de respuesta. En este ejercicio explorará la opción predeterminada de Outlook para manipular las respuestas y los reenvíos.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones para responder un mensaje en Outlook? 3.4.3
Especificar las opciones para las respuestas y los reenvíos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones para los mensajes que se reenvían? 3.4.4
100 | Microsoft Outlook 2010
Especificar la fuente predeterminada para los nuevos mensajes LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cambia la fuente predeterminada de un mensaje HTML? 3.4.2
En el tema anterior, aprendió a aplicar formato al contenido de su mensaje para hacerlo más interesante y profesional. Es posible que desee hacer más eficiente este proceso al seleccionar una fuente predeterminada para todos los nuevos mensajes. También puede establecer opciones para cambiar el color del texto para las respuestas y reenvíos. En este ejercicio especificará la fuente que utilizará en los nuevos mensajes.
Certificación
Especificar la fuente predeterminada para los nuevos mensajes REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cambia la fuente predeterminada de un nuevo mensaje de texto sin formato? 3.4.2 LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se especifica el diseño de fondo predeterminado para que se utilice en todos los mensajes HTML? 3.4.5
Establecer un tema predeterminado para todos los nuevos mensajes HTML En Outlook 2010 puede especificar un tema predeterminado para todos los nuevos mensajes HTML que cree. En Outlook, los temas son conjuntos de opciones de formato que incluyen colores, fuentes (para el texto del encabezado y del cuerpo) y efectos de temas (incluyendo líneas y efectos de relleno). En este ejercicio especificará un nuevo tema predeterminado para utilizarlo en los siguientes mensajes y creará un mensaje de prueba para saber cómo se verá el nuevo tema.
Establecer un tema predeterminado para todos los nuevos mensajes HTML LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
REALICE LA PRÁCTICA
¿Cómo se especifica una fuente para todos los mensajes HTML? 3.4.5 TOME NOTA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Cada tema tiene una fuente correspondiente. Si desea cambiar la fuente del tema, puede seleccionar Usar mi fuente al responder y reenviar mensajes o Usar siempre mis fuentes en el menú desplegable Fuente debajo del tema seleccionado.
Outlook ofrece dos maneras de especificar el formato predeterminado para cada mensaje que envía: • Puede especificar el estilo y color de fuente para utilizarlo en los nuevos mensajes de correo electrónico que responda o reenvíe así como para los mensajes de texto sin formato. • Puede facilitar este proceso al aplicar formato a todos los colores, fuentes y gráficos a la misma vez utilizando temas.
Microsoft Outlook 2010 | 101
Utilizar opciones avanzadas para los mensajes EN RESUMEN
Certificación
Las opciones avanzadas para los mensajes le permiten especificar la configuración para llamar la atención a los mensajes que envía. Puede utilizar estas opciones avanzadas para alertar a los destinatarios sobre la importancia del contenido del mensaje, recordarle que debe responder el mensaje y para que se le notifique cuando su mensaje haya sido recibido y/o leído. También puede utilizar estas opciones de configuración para mover las respuestas del mensaje a una dirección de correo electrónico específica, configurar las opciones de envío del mensaje, especificar cuándo se guardarán elementos enviados o enviar mensajes desde diferentes cuentas de correo electrónico. Muchas de estas opciones se pueden configurar en el cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra en la Figura 3-8, o en la ficha Opciones en la ventana Mensaje.
Orientación sobre el software El cuadro de diálogo Propiedades Algunas opciones de Microsoft Outlook 2010 requieren de más detalle de lo que se encuentra disponible en la ficha Opciones. Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra en la Figura 3-8, haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Más opciones.
Establece la importancia
Cambia la configuración de seguridad
Figura 3-8 Cuadro de diálogo Propiedades Establece el carácter
Solicita una confirmación de entrega
Realiza una encuesta
Redirecciona las respuestas Retrasa la entrega
Solicita una confirmación de lectura
En el cuadro de diálogo Propiedades puede realizar cambios en estas opciones para el mensaje que está creando. Estos cambios sólo afectarán al mensaje actual y no a todos los mensajes que envíe.
Establecer el nivel de carácter El nivel de carácter de un mensaje es un indicador de qué tan confidencial es el contenido del mensaje. Aunque el carácter no afecta la manera de enviar o recibir un mensaje, si sugiere como debe tratar el destinatario el mensaje y el tipo de información que contiene. Se puede establecer la configuración del carácter de Outlook en Normal, Personal, Privado y Confidencial en el cuadro de diálogo Propiedades. En este ejercicio creará un mensaje y establecerá el nivel de carácter.
102 | Microsoft Outlook 2010
Establecer el nivel de carácter REALICE LA PRÁCTICA
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establece el nivel de carácter de un mensaje? 1.2.3
En este ejercicio, vio que se agregó una Barra de información al mensaje confidencial del destinatario. Una Barra de información es un aviso que contiene información que se agrega automáticamente en la parte superior de un mensaje. La Barra de información se agrega a los mensajes personales, privados y confidenciales. Los mensajes se manipulan igual que cualquier otro mensaje que envíe, la única diferencia es el texto que aparece en la Barra de información. El carácter predeterminado de un mensaje es Normal en cuyo caso no se agrega la Barra de información.
Establecer un aviso para los destinatarios Cuando envía un mensaje, puede agregarle una marca de seguimiento que será vista por el destinatario y le servirá como recordatorio de que tiene que hacer una acción determinada con base en la información del mensaje que le envió. En este ejercicio creará un ejemplo de mensaje con un recordatorio.
Establecer un aviso para los destinatarios RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
El texto Después de enviar el mensaje, éste se marcará con la siguiente información aparecerá en la Barra de información al momento de crear el mensaje. Este texto no lo verá el destinatario.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Cuando la computadora está conectada a Internet y envía un mensaje, éste tendrá una bandera en la carpeta Elementos enviados. Cuando el mensaje se reciba, también tendrá una bandera y el destinatario recibirá una ventana de aviso con la hora indicada, como se muestra en la Figura 3-15.
Figura 3-15 Mensaje enviado con la marca de seguimiento al destinatario
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establece una marca de seguimiento para el destinatario? 2.1.4
Marca de segimiento en el mensaje El icono indica que el mensaje enviado contiene una marca
Marca de seguimiento en el Panel de lectura
Microsoft Outlook 2010 | 103
Figura 3-16 Mensaje recibido con la marca de seguimiento establecida por el remitente
Solicitar confirmaciones de entrega y lectura ¿Habrá recibido el mensaje? Si solicita confirmaciones de entrega y de lectura resolverá esta duda cada vez que envíe un mensaje, debido a que sabrá que el mensaje se envió y el destinatario lo abrió para leerlo. Una confirmación de entrega le indica que el destinatario recibió el mensaje en su Bandeja de entrada. Una confirmación de entrega no garantiza que el destinatario haya abierto o leído el mensaje. Una confirmación de lectura le indica que el destinatario ha abierto el mensaje. En este ejercicio aprenderá a enviar un ejemplo de mensaje con confirmaciones de entrega y lectura.
OTRA MANERA
Haga clic en las casillas de verificación Solicitar confirmación de entrega para este mensaje y Solicitar confirmación de lectura para este mensaje en el cuadro de diálogo Propiedades.
Solicitar confirmaciones de entrega y lectura REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Una confirmación de entrega le indica que el mensaje se ha abierto pero que el destinatario decidió enviar o no una confirmación de lectura, como se muestra en la Figura 3-18. Esto significa que es posible que no reciba una confirmación de lectura, incluso si el destinatario leyó el mensaje.
Si el destinatario elige enviar una confirmación de lectura, ésta se enviará a su correo de manera predeterminada, como se muestra en la Figura 3-19.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se solicita una confirmación de entrega y lectura? 2.1.9
Certificación
Cuando el mensaje llega a la Bandeja de entrada del destinatario, aparecerá marcado con una bandera, como se muestra en la Figura 3-16. Esto llama la atención al mensaje e indica que quizá se requiera realizar alguna acción. La bandera que establece un remitente contiene una pequeña persona, lo que se diferencia de una bandera que ha establecido para sí mismo. Si el destinatario hace clic en la bandera del mensaje, ésta se agrega a la lista de tareas del destinatario.
104 | Microsoft Outlook 2010
Certificación
Figura 3-19 Confirmación de lectura enviada al correo
Confirmación de lectura en la lista de mensajes
Confirmación de lectura en el Panel de lectura
OTRA MANERA
Haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo Más opciones para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si está utilizando una cuenta de correo electrónico POP3 y no la red interna de una compañía, debe dejar abierto Outlook hasta que el mensaje se envíe. Su computadora deberá estar conectada a Internet a la hora especificada para la entrega.
Configurar las opciones de envío de mensajes Es posible que en algunas ocasiones desee retrasar el envío de un mensaje. Por ejemplo, el gerente de Recursos Humanos puede escribir un mensaje explicando un cambio en las prestaciones, pero desea retrasar el envío hasta que dicho cambio se anuncie. El mensaje retrasado se mantiene en la Bandeja de salida hasta que se envíe a la hora que haya especificado, sin importar cuantas veces haga clic en el botón Enviar y recibir todas las carpetas durante el día. En este ejercicio aprenderá a especificar los detalles sobre el retraso de un envío utilizando el cuadro de diálogo Propiedades.
Configurar las opciones de envío de mensajes LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se retrasa la entrega de un mensaje? 2.1.7
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Asegúrese que Outlook continúe ejecutándose y que la computadora esté conectada a Internet a la hora del envío especificada para que pueda recibir un mensaje de retraso a la hora indicada.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Por lo general, creará una nueva carpeta o guardará el mensaje en una que haya creado anteriormente pero eso no es necesario para este ejercicio.
Guardar un elemento enviado en una carpeta específica De manera predeterminada, los mensajes enviados se guardan en la carpeta Elementos enviados. Es posible que desee guardar una copia de un mensaje en una ubicación diferente. Por ejemplo, puede conservar los mensajes sobre un proyecto específico en una carpeta diferente. También puede conservar la correspondencia de una persona específica en una carpeta separada. Organizar sus mensajes le puede ayudar en un día agitado. En este ejercicio creará un ejemplo de mensaje y cambiará sus opciones para guardar el mensaje enviado en una carpeta específica.
Guardar un elemento enviado en una carpeta específica REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cambia la ubicación para guardar en mensaje enviado? 2.1.6
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 105
Especificar la cuenta de envío Muchas personas tienen más de una cuenta de correo electrónico, por ejemplo una para el trabajo y otra para asuntos personales. Puede agregar todas sus cuentas de correo electrónico a Outlook para que pueda manipularlas todas a la misma vez. Si tiene más de una cuenta, es importante que especifique la cuenta de correo electrónico adecuada que utilizará para enviar sus mensajes. Si tiene diversas cuentas de correo electrónico, tendrá un botón extra De en la ventana Mensaje. Haga clic en este botón para seleccionar la cuenta desde la cual desea enviar el mensaje. En este ejercicio creará un mensaje de ejemplo y lo enviará desde una dirección de correo electrónico diferente.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para realizar este ejercicio, necesitará tener por lo menos dos cuentas de correo electrónico configuradas en Outlook.
OTRA MANERA
Puede enviar el mensaje desde otra dirección de correo electrónico al seleccionar la opción Otra dirección de correo electrónico e ingresar la dirección en el campo De.
Especificar la cuenta de envío REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un mensaje desde una dirección de correo electrónico específica? 2.1.5
Trabajar con las opciones de voto EN RESUMEN
Con frecuencia la planeación de un proyecto es la parte que toma más tiempo es que todos los involucrados estén de acuerdo sobre aspectos específicos de dicha actividad. Puede utilizar las opciones de voto de Outlook para encuestar a los destinatarios. Si los botones de voto estándar no se ajustan a sus necesidades, puede crear unos personalizados.
Utilizar los botones de voto estándar Los conjuntos estándar de botones de voto de Outlook incluyen Aprobar y Rechazar, Sí y No así como Sí, No y Quizás. Estas tres opciones de voto estándar pueden manipular la mayoría de sus necesidades de voto. En este ejercicio creará un mensaje de ejemplo el cual contendrá conjuntos estándares de botones de voto.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una encuesta utilizando botones de voto estándar? 2.1.8
Utilizar los botones de voto estándar REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Haga clic en el botón De para seleccionar la dirección de correo electrónico predeterminada que usa para enviar mensajes.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
El Servidor Microsoft Exchange es necesario para utilizar los botones de voto.
TOME NOTA
Certificación
Guardar los mensajes enviados en carpetas diferentes de acuerdo al contenido del mensaje o al destinatario es una buena forma de mantener organizado su correo. Más adelante aprenderá a crear reglas que automáticamente moverán los mensajes a carpetas diferentes.
106 | Microsoft Outlook 2010 Cuando el mensaje llegue al buzón del destinatario, en la Barra de información aparecerá el texto Para votar, haga clic en Votar en el grupo Responder anterior. Cuando el destinatario haga clic en dicho botón, aparecerán las opciones de voto. El destinatario sólo tiene que hacer clic en la opción que desee. Un cuadro de diálogo le solicitará que confirme su elección, como se muestra en la Figura 3-25. Cuando la confirme, automáticamente se enviará un mensaje a la fuente de la encuesta. En este caso, usted es esa fuente.
OTRA MANERA
Certificación
Haga clic en la casilla de verificación Usar botones de voto en el cuadro de diálogo Propiedades. Para abrir este cuadro de diálogo, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Seguimiento en la ficha Opciones.
Haga clic en este botón para votar
Figura 3-25 Responder un mensaje utilizando las opciones de voto
A medida que vayan llegando las respuestas, se dará seguimiento a los votos en el mensaje original que contiene la pregunta de la encuesta. El mensaje que se utilizó para enviar la encuesta se guardará en la carpeta Elementos enviados al igual que otros mensajes enviados. Sin embargo, se identifica en la lista de mensajes a través del ícono Seguimiento (vea la Figura 3-26), el cual se parece al botón Seguimiento. Figura 3-26 Mensaje enviado con las opciones de voto Botón de seguimiento
Para ver los resultados del voto, haga doble clic en el mensaje para abrirlo y después en el botón Seguimiento en el grupo Mostrar en la Cinta de opciones, como se muestra en la Figura 3-27. Haga clic en este botón para ver los resultados de la encuesta
Figura 3-27 Ver los resultados de la encuesta
Resultados mostrados en la Barra de información
Microsoft Outlook 2010 | 107
Configurar los botones de voto personalizados
Certificación
En ocasiones no es suficiente una respuesta de Sí o No. Cuando los botones de voto estándar no cuentan con las opciones que desea, puede crear botones de voto personalizados. Por ejemplo, si su compañía va a contratar un servicio de banquetes para la fiesta de fin de año, puede preguntar a los empleados que tengan planeado asistir si desean comer carne o pollo. En este ejercicio creará un mensaje de ejemplo el cual tendrá los botones de voto personalizados.
Configurar los botones de voto personalizados REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Los botones personalizados le brindan flexibilidad cuando lleva a cabo encuestas. Seleccionar la cena es tan solo uno de los muchos tipos de encuestas que se pueden crear. Cada vez que necesite conocer las opiniones de muchas personas, considere utilizar una encuesta.
Trabajar con la seguridad EN RESUMEN
Microsoft Outlook ofrece varias características de seguridad para proteger su correspondencia electrónica. Estas características incluyen el cifrado, una firma digital y la restricción de los permisos de un mensaje. En esta sección creará mensajes de ejemplo utilizando cada una de estas características de seguridad.
Utilizar una firma digital Un id. digital es una manera de autentificar que el mensaje proviene de usted y también sirve para agregarle un nivel de cifrado al mensaje. Los Id. digitales le permiten al destinatario verificar que un mensaje en verdad proviene de usted y descifra cualquier mensaje que haya recibido. Un id. digital contiene una clave privada que permanece en su computadora y una clave pública que proporciona a las personas a las que les escribe para que comprueben que usted es el remitente del mensaje. Las claves quitan el cifrado. Cuando le proporciona a un destinatario un id. digital, le está dando los códigos para desbloquear sus mensajes cifrados. En este ejercicio creará un mensaje de ejemplo y agregará una firma digital.
Utilizar una firma digital REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una encuesta utilizando los botones de voto personalizados? 2.1.8
108 | Microsoft Outlook 2010 OTRA MANERA
Después de establecer las opciones de seguridad con su identificación digital, sólo haga clic en el botón Firmar mensaje en la ficha Opciones para que pueda firmar los siguientes mensajes.
Cuando un mensaje firmado digitalmente llega a la Bandeja de entrada, un icono en la lista de mensajes indica que está firmado digitalmente, como se muestra en la Figura 3-30. Recuerde que los mensajes con un id. digital contienen códigos que necesitará para desbloquear los mensajes cifrados de esa persona. Así que la primera vez que reciba un mensaje firmado digitalmente de cualquier remitente, deberá utilizar el id. digital para agregar a la persona a su lista de contactos y actualizar la información actual de contacto de manera que su clave privada se agregue a su registro.
Certificación
El icono indica que el mensaje se firmó digitalmente
Figura 3-30 Mensaje firmado digitalmente
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza una firma digital? 3.4.1
Utilizar el Panel de personas para encontrar un mensaje El Panel de personas 2010 es una manera conveniente de encontrar mensajes y datos adjuntos con base en la información del remitente. Las páginas Muestra los mensajes de correo electrónico recibidos de esta persona y Muestra los datos adjuntos recibidos de esta persona en el Panel de personas (visibles en la capeta Correo y en los registros del contacto) tienen la información de un contacto en un solo lugar. En este ejercicio encontrará un archivo adjunto utilizando el Panel de personas.
Utilizar el Panel de personas para encontrar un dato adjunto LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se buscan mensajes de un contacto específico? 1.3.4
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Puede utilizar el Panel de personas para mostrar todos los mensajes de un remitente específico que está almacenado en su correo. Esta puede ser la manera más sencilla para encontrar más mensajes de un contacto. Sin embargo, si ha recibido diversos mensajes de la misma persona, es posible que descubra que la lista es demasiado extensa. De manera alternativa, puede utilizar la Búsqueda instantánea para encontrar un mensaje específico que tiene determinados atributos.
Utilizar la Búsqueda instantánea Uno de los mayores problemas en las búsquedas de los mensajes de correo electrónico es que en ocasiones hay demasiados resultados. La Búsqueda instantánea ahora incluye dos características que puede utilizar para filtrar los resultados. Estas características son la lista Buscar sugerencias y la ficha de búsqueda contextual. A media que ingresa una palabra clave en el cuadro Búsqueda instantánea, se muestran inmediatamente los resultados en la lista de mensajes y no tiene que esperar a que se complete la búsqueda para ver los resultados. En este ejercicio buscará un elemento de Outlook utilizando la Búsqueda instantánea para filtrar los resultados.
Microsoft Outlook 2010 | 109
Utilizar la Búsqueda instantánea REALICE LA PRÁCTICA
La herramienta Búsqueda instantánea funciona en cada una de las carpetas de Outlook.
La herramienta Búsqueda instantánea sólo realiza la búsqueda en la carpeta de Outlook que esté viendo actualmente, la cual en este caso es la Bandeja de entrada. Puede buscar cualquier carpeta del correo o realizar la búsqueda en cualquier parte de Outlook al mismo tiempo haciendo clic en el botón Todos los elementos de correo en la ficha Herramientas de búsqueda.
A medida que ingresa un parámetro de búsqueda en el cuadro Búsqueda instantánea, Outlook realiza la búsqueda en la lista de correos que contienen la palabra clave y aparece la lista Búsqueda instantánea debajo del cuadro con el mismo nombre. Al seleccionar una de las opciones de esta lista, puede filtrar los resultados con base en el lugar en donde aparece la palabra clave en el mensaje.
Utilizar las carpetas de búsqueda predefinidas Si se da cuenta que necesita realizar el mismo tipo de búsqueda con frecuencia, puede ahorrar tiempo creando una carpeta de búsqueda personalizada. Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que están almacenadas en la Lista de carpetas en el Panel de navegación. Una carpeta virtual luce y funciona como una carpeta normal a diferencia que la virtual es sólo un conjunto de vínculos a mensajes que están almacenados en otras carpetas. Esto le permite conservar la organización de su carpeta mientras tiene un acceso fácil a los mensajes que concuerdan con sus criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede acceder a cada mensaje no leído desde cualquier carpeta utilizando la carpeta de búsqueda Correo no leído.
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza la Búsqueda instantánea para encontrar un mensaje? 1.4 LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utilizan los filtros de búsqueda para encontrar un mensaje? 1.4
Utilizar las carpetas de búsqueda predefinidas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una carpeta de búsqueda de Correo no leído? 1.4.1
110 | Microsoft Outlook 2010
Imprimir diversos mensajes EN RESUMEN
Con Outlook 2010, imprimir diversos mensajes es tan fácil como imprimir sólo uno. Los mensajes impresos incluyen el encabezado y el cuerpo del mensaje. Puede controlar todas las opciones de configuración de impresión en la vista Backstage.
Certificación
Imprimir diversos mensajes En este ejercicio, aprenderá a imprimir diversos mensajes en Outlook 2010.
Imprimir diversos mensajes LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se imprimen diversos mensajes? 1.5.3
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 111
Tema
Administrar los mensajes de correo electrónico Ignorar una conversación Certificación
Aunque las conversaciones son una buena herramienta de organización, es posible que decida ya no ser incluido en una conversación específica. Puede detener el seguimiento de una conversación al seleccionar el encabezado de la conversación y hacer clic en Ignorar en el grupo Eliminar. Todos los próximos mensajes relacionados a esta conversación (como se indica en la línea Asunto) automáticamente se moverán a la carpeta Elementos eliminados. En este ejercicio ignorará una conversación.
Ignorar una conversación REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Cuando reciba respuestas o reenvíos, el texto del correo electrónico anterior aparecerá al final. Este es el mismo texto que está en alguno de los mensajes de la conversación. Para deshacerse de más mensajes, puede hacer clic en Limpiar en el grupo Eliminar y después seleccionar Limpiar conversación. Los mensajes extra se eliminarán.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se ignora una conversación? 3.1.4
TOME NOTA
Administrar el correo EN RESUMEN
Aunque organizar sus mensajes en carpetas y conversaciones es una buena manera de disminuir el desorden en su correo, todavía necesita administrar los elementos restantes. Administrar sus mensajes significa darle seguimiento a los mensajes leídos o sin leer así como a los mensajes que requieren de una respuesta o acción en tiempo y forma. En esta sección aprenderá a marcar manualmente los elementos como leídos o no leídos, agregar avisos de seguimiento para sí mismo y trabajar con las ventanas de aviso que Outlook utiliza para mantenerlo alerta.
Marcar un mensaje como leído o no leído ¿Alguna vez le han llamado mientras está leyendo un mensaje de correo electrónico? Después de abrir o incluso al colocar el puntero sobre el mensaje durante unos segundos, Outlook lo considera leído (sin importar si ya terminó o no de leerlo) y lo muestra como tal en la lista de mensajes en la Bandeja de entrada. Cuando esta carpeta no muestra los mensajes no leídos, puede ser fácil olvidarse de los mensajes que necesitan de alguna acción. Para ayudarle a evitar esta confusión, puede marcar manualmente un mensaje como leído o no leído. En este ejercicio marcará los mensajes como leídos o no leídos.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se marca un mensaje como no leído? 1.2.4
112 | Microsoft Outlook 2010
Marcar un mensaje como leído o no leído REALICE LA PRÁCTICA
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Insertar una marca de aviso para un mensaje OTRA MANERA
El botón Seguimiento también está disponible en la ficha Inicio en el grupo Etiquetas.
La manera más fácil de darle seguimiento a los mensajes es marcándolos con una bandera. Cuando vea este símbolo sabrá que todavía tiene que hacer algo con respecto a ese mensaje. Puede seleccionar si desea que Outlook muestre una ventana de aviso a una hora específica para recordarle su fecha límite. Después de completar la tarea o respuesta requerida, puede quitar la marca para eliminar el aviso. En este ejercicio agregará una marca de aviso a un mensaje.
Insertar una marca de aviso para un mensaje REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se inserta una marca de seguimiento en un mensaje? 1.2.2
TOME NOTA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
El color de la bandera se oscurece a medida que se acerca la fecha límite.
Trabajar con la ventana Aviso Después de haber establecido una marca de aviso para un mensaje, Outlook utilizará la ventana Aviso como una manera de recordarle que se está acercando la fecha límite. Outlook utiliza la misma ventana Aviso para recordarle las tareas y citas en el calendario. En este ejercicio abrirá un elemento de Outlook desde la ventana Aviso, descartará el aviso y eliminará la marca de un mensaje.
Trabajar con la ventana Aviso LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se retrasa la entrega de un mensaje? 2.1.7
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación La ventana Aviso es una gran manera de estar al pendiente de todas sus obligaciones. Cuando aparezca la ventana Aviso, es posible que no sea una hora conveniente para completar la tarea de seguimiento. Si esto sucede, haga clic en la flecha desplegable Haga clic en Posponer para que se le avise en: y seleccione el tiempo que desea antes de que aparezca el siguiente aviso. Después haga clic en Posponer. Aparecerá otra ventana de aviso a la hora indicada.
Microsoft Outlook 2010 | 113
Utilizar las Herramientas de limpieza de Outlook EN RESUMEN
Certificación
Para darle mantenimiento a sus carpetas, también debe eliminar o archivar los elementos antiguos. Esto evita que siga conservando elementos de una fecha antigua y que además ya no le sirven. En esta sección eliminará y archivará mensajes antiguos. Outlook 2010 facilita más que nunca el mantenimiento y organización del correo al integrar sus Herramientas de limpieza en una ubicación conveniente en la vista Backstage. En esta sección trabajará con las Herramientas de limpieza de Outlook para disminuir el tamaño de su correo.
Ver el tamaño del buzón y las Herramientas de limpieza Outlook almacena todos sus elementos en un archivo .pst grande en su computadora. Con el tiempo, este archivo puede incrementar demasiado su tamaño. En vez de guardar cada uno de los elementos, tiene más sentido eliminar los elementos que ya no necesita. Puede utilizar la opción Limpieza de buzón que está en las Herramientas de limpieza en la vista Backstage. En la ventana Limpieza de buzón, puede ver su tamaño y seleccionar las opciones para eliminar y archivar los elementos así como encontrar correos electrónicos grandes con datos adjuntos. En este ejercicio verá el tamaño del buzón y explorará la herramienta Limpieza de buzón.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Recuerde que su buzón puede diferir del que se muestra dependiendo de los elementos de su buzón que ha creado o recibido.
Ver el tamaño del buzón y las Herramientas de limpieza REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación El cuadro de diálogo Limpieza de buzón contienen herramientas útiles para ayudarle a mantener el tamaño de su buzón: • Ver el tamaño del buzón: Le permite ver las carpetas que están ocupando la mayor cantidad de espacio. • Buscar: Le ayuda a encontrar el mensaje más grande o antiguo en el buzón. Estos son los mensajes que pueden hacer una gran diferencia al momento de limpiar su buzón. • Autoarchivar: Utiliza las opciones de configuración predeterminadas de Autoarchivar de Outlook para eliminar los elementos más antiguos de su buzón y almacenarlos en un archivo separado. • Vaciar: Vacía los elementos de la carpeta Elementos eliminados.
Vaciar la carpeta Elementos eliminados Cuando elimina un elemento de Outlook, éste se mueve a la carpeta Elementos eliminados y se queda ahí de manera indefinida. Los elementos en esta carpeta se pueden mover a otra carpeta o se pueden eliminar permanentemente de la computadora. En vez de eliminar cada uno de los elementos manualmente, puede utilizar la herramienta Vaciar carpeta para eliminar permanentemente los elementos de la carpeta Elementos eliminados al mismo tiempo. Cuando utiliza la herramienta Vaciar carpeta, el contenido de la carpeta se elimina de su computadora y ya no se puede restablecer. El mismo proceso se puede utilizar para vaciar la carpeta Correo electrónico no deseado. En este ejercicio vaciará la carpeta Elementos eliminados.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se ve el tamaño del buzón? 3.1.1
114 | Microsoft Outlook 2010
Vaciar la carpeta Elementos eliminados LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utilizan las Herramientas de limpieza de Outlook para administrar el tamaño del buzón? 3.1.5
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Certificación
Archivar los elementos de Outlook
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Sea cuidadoso. Si selecciona la carpeta equivocada, se vaciarán todos los elementos de dicha carpeta.
Es fácil acumular mensajes. Algunos ya ni siquiera están relacionados con los proyectos actuales, pero no desea eliminarlos. Asimismo, algunas compañías o departamentos deben seguir directivas de retención que determinan durante cuánto tiempo se debe conservar la correspondencia. Para archivar un mensaje, almacénelo en una carpeta separada y así reduce el número de mensajes en las carpetas que utiliza con mayor frecuencia. Es posible seguir teniendo acceso a los mensajes archivados en Outlook. De manera predeterminada, los elementos se archivan automáticamente utilizando la función Autoarchivar, pero puede cambiar su configuración para archivar los elementos manualmente. En este ejercicio archivará manualmente los elementos de Outlook.
Archivar los elementos de Outlook RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Verifique con su estado y compañía las políticas de retención antes de eliminar cualquier mensaje relacionado con el trabajo.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Administrar el correo electrónico no deseado EN RESUMEN
Por lo general, el correo electrónico no deseado que llega a la Bandeja de entrada proviene de anunciantes o artistas. Aparte de que es muy molesto, la mayor parte del correo electrónico no deseado está diseñado para introducir virus en su computadora o para indagar en su información personal. En esta sección, aprenderá a detectar y administrar el correo electrónico no deseado.
Ver las propiedades del mensaje LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se ven las propiedades de un mensaje? 1.2.5
Tener su correo saturado con anuncios publicitarios es molesto pero es aún más peligroso ser presa de una persona que miente sobre sí mismo a través de correo electrónico no deseado. Algunas de las personas que envían este tipo de correo dan formato y diseñan sus mensajes para que parezcan que provienen de alguien más. Puede detectar la mayoría de estos mensajes “falsos” al examinar el encabezado del mensaje para asegurarse de que sus propiedades concuerdan con el contenido del mensaje. El encabezado del mensaje es texto que se encuentra cifrado en cada uno de los mensajes de correo electrónico. A pesar de que no es visible al momento de leer el mensaje, contiene información detallada sobre el remitente así como de su dominio y servicio de correo electrónico. En este ejercicio examinará las propiedades del encabezado de un mensaje.
Microsoft Outlook 2010 | 115
Ver las propiedades del mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Al correo electrónico no solicitado que se envía a muchas cuentas de correo se le llama correo electrónico no deseado o correo basura. Estos mensajes llegan en cualquier momento del día y contienen ofertas sobre medicamentos a un precio económico, joyería en rebaja y recomendaciones sobre compras. Si no administra el correo electrónico no deseado, es posible que su Bandeja de entrada se sature de este tipo de correo. Outlook 2010 ha optimizado el proceso de filtrar el correo electrónico no deseado para facilitarle la acción de liberar su Bandeja de entrada de este tipo de correo. En este ejercicio explorará las opciones de Outlook para filtrar el correo electrónico no deseado y aprenderá a agregar a alguien a su lista Remitentes bloqueados.
Certificación
Filtrar el correo electrónico no deseado
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza la opción Sólo listas seguras para filtrar los mensajes? N.15.1
Filtrar el correo electrónico no deseado Filtrar el correo electrónico no deseado REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se bloquean mensajes de un remitente específico? 3.3.2
Aumentar el nivel de protección disminuye la cantidad de correo electrónico que llega a su Bandeja de entrada. Sin embargo, aumenta las posibilidades que los mensajes que no sean correo no deseado también se envíen a la carpeta Correo electrónico no deseado. Si decide aumentar su nivel de protección, verifique con frecuencia la carpeta Correo electrónico no deseado
Utilizar la opción Correo que desea recibir para regresar un mensaje específico a la Bandeja de entrada Outlook utiliza la configuración del filtro para saber el correo que no es deseado y el que sí lo es. En ocasiones, un buen mensaje puede enviarse a la lista de correo electrónico no deseado. Si esto ocurre, puede mover fácilmente el mensaje a su Bandeja de entrada y agregar al remitente a la lista Remitentes seguros, lo cual le garantiza que los próximos mensajes no pasarán por el filtro de correo electrónico no deseado. En este ejercicio encontrará un mensaje en la carpeta Correo electrónico no deseado y lo marcará como Deseado para regresarlo a la Bandeja de entrada.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se indica que un mensaje no es correo electrónico no deseado? 3.3.1
Utilizar la opción Correo que desea recibir para regresar un mensaje específico a la Bandeja de entrada REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se agrega a una persona a la lista Remitentes seguros? 3.3.2
116 | Microsoft Outlook 2010 Las opciones de Correo electrónico no deseado se describen a continuación en la Tabla 4-3.
Certificación
Tabla 4-2 Opciones de filtración del correo electrónico no deseado
Opción Bloquear remitente
Agrega al remitente a la lista Remitentes bloqueados. Todos los próximos mensajes de este remitente se enviarán directamente a la carpeta Correo electrónico no deseado.
No bloquear al remitente nunca
Agrega al remitente a la lista Remitentes seguros. Los próximos mensajes de este remitente se considerarán seguros.
No bloquear nunca el dominio del remitente
Agrega el dominio del remitente a la lista Remitentes seguros. Los próximos mensajes de cualquier persona con el mismo dominio se considerarán seguros.
No bloquear a este grupo o lista de distribución de correo nunca
Agrega la lista de distribución o grupo de contactos a la lista Remitentes seguros. Los próximos mensajes de ese grupo se considerarán seguros.
Correo que desea recibir
Sin importar otra configuración, la opción Correo que desea recibir marca el mensaje como seguro y lo regresa a la Bandeja de entrada.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se indica que un mensaje no es correo electrónico no deseado? 3.3.1
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se agrega a un grupo de contactos o lista de distribución a la lista Remitentes seguros? 3.3.2
Descripción
A medida que reciba mensajes de personas a las cuales desea corresponder, agregue sus direcciones de correo electrónico a la lista Remitentes seguros. Los mensajes de los remitentes en esta lista nunca se enviarán a la carpeta Correo electrónico no deseado.
Microsoft Outlook 2010 | 117
Tema
Procesar automáticamente los mensajes Crear y ejecutar reglas Certificación
EN RESUMEN
Una regla define una acción que sucede automáticamente al momento de recibir o enviar mensajes. Las reglas se pueden crear de diferentes maneras. Utilizar una plantilla es el método más sencillo para crear una regla nueva. Una plantilla es una regla existente que Outlook ofrece y la cual contiene información específica que se puede personalizar para crear reglas nuevas. También puede crear una regla a partir de un mensaje existente o copiar una que ya existe y modificar uno o más de sus componentes. Si una regla es sencilla, puede crearla rápidamente desde cero. En esta sección utilizará diferentes métodos para crear reglas.
Crear una regla a partir de una plantilla Uno de los mejores métodos para organizar su correo es mover los mensajes a carpetas que contienen mensajes relacionados entre sí. Por ejemplo, puede colocar los mensajes relacionados con sus proyectos activos en carpetas del proyecto y los mensajes de los proveedores en las carpetas de los mismos. Cree y utilice las carpetas que sean necesarias para mantenerse organizado. Buscar y mover los mensajes manualmente puede llevar mucho tiempo y es posible que haya errores. En vez de hacer esto, haga automático el proceso creando una regla para mover los mensajes. El método más sencillo para crear reglas es permitir que el Asistente para reglas le ayude a crear una plantilla a partir de otra. Un Asistente consiste en pasos que lo guían para completar un proceso en las aplicaciones de Microsoft Office. En este ejercicio utilizará una plantilla para crear una regla de manera que pueda mover los mensajes. Una regla consiste de tres partes: una condición, una acción y una excepción. En palabras más sencillas, una regla dice “Si A (la condición) ocurre, entonces B (la acción) ocurrirá a menos que C (la excepción) se lo impida”. La Tabla 5-1 describe las partes de una regla.
Parte
Descripción
Condición La condición identifica las características utilizadas para determinar los mensajes que se vieron afectados por la regla. Sea cuidadoso al definir las condiciones ya que si son demasiado amplias, la regla afectará a más mensajes de lo esperado. Por el contrario, si las condiciones son demasiado específicas, la regla no identificará algunos mensajes que sí deberían verse afectados por ella. Acción
La acción determina lo que sucede cuando un mensaje cumple con las condiciones definidas en la regla. Por ejemplo, el mensaje se puede mover, reenviar o eliminar.
Excepción La excepción identifica las características que se utilizan para excluir los mensajes que se verán afectados por la regla.
Crear una regla a partir de una plantilla REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Conocimientos generales
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para este ejercicio, seleccionará la carpeta del nivel superior ya que es la que contiene las carpetas Bandeja de entrada, Elementos enviados, etc. Dependiendo de la configuración de su computadora y del tipo de cuenta de correo electrónico que tenga, esta carpeta se puede llamar Archivo de datos de Outlook, Carpetas personales o puede tener la dirección de su correo electrónico.
Tabla 5-1 Partes de una regla
118 | Microsoft Outlook 2010 TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Certificación
¿Cómo se modifica una regla? 3.2.2
En este ejercicio utilizará una sola frase como el texto de búsqueda. Para agregar más palabras o frases a la Lista de búsqueda, escriba el texto dentro de la ventana Buscar texto y haga clic en el botón Agregar.
Al utilizar el Asistente para crear una nueva regla, se simplificó el proceso. Si trata de avanzar al siguiente paso sin haber terminado el que está en curso, aparecerá un mensaje de error indicándole que debe terminarlo.
Crear una regla copiando una existente Reenviar mensajes es otra tarea común que se puede realizar con una regla. Cuando muchos de los componentes de la regla que necesita son similares a una existente, puede copiarla para crear una nueva. En este ejercicio creará una regla para reenviar mensajes copiando y modificando una existente.
Crear una regla copiando una existente REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
TOME NOTA
Si su perfil de Outlook tiene acceso a más de una cuenta de correo electrónico, puede seleccionar la Bandeja de entrada para que sea la que afecta la regla. Consulte la Ayuda de Outlook para obtener más información sobre los perfiles de Outlook.
Hasta este momento, ha creado una regla para mover un mensaje, una para asignar una categoría y otra para reenviar mensajes. En lugar de crear tres reglas diferentes, podría crear una sola regla que realice estas tres acciones. Cuando combine acciones en una sola regla, recuerde que no puede desactivar acciones individuales. Si desactiva una regla que tiene diversas acciones, ninguna de éstas se llevará a cabo. Si es probable que una parte de la regla o de las condiciones cambie periódicamente, considere mantener esa parte como una sola regla. De manera alternativa, si la combina en una sola regla y las condiciones cambian, puede modificar manualmente las acciones de la regla pero tendrá que recordar que debe regresar para modificar nuevamente las acciones al momento de que las condiciones cambien. Aunque esto es factible, requiere de mucho tiempo y es fácil que lo olvide. Si es probable que una acción cambie, es mejor dejarla como una regla separada la cual simplemente pueda activar o desactivar. Pongamos esto en una situación de la vida real. Suponga que Luis, el destinatario de los mensajes reenviados que creó, se va a un viaje de negocios de dos semanas, seguido de unas vacaciones de otras dos semanas en Hawái. Le pidió que le dejara de reenviar programas durante esas cuatro semanas. Si las tres acciones estuvieran combinadas en una sola regla, necesitaría crear nuevas reglas o editar la regla combinada de manera que los mensajes continúen moviéndose y se les sigan asignando categorías, pero que no se reenvíen a Luis. Entonces cuando Luis regrese, necesitará volver a editar la regla para agregar el tercer paso. Si conserva la acción de reenvío en una regla independiente, sólo necesita quitar la selección de esta regla en la ventana Reglas y alertas para desactivar la regla de reenvío hasta que Luis regrese de su viaje, bronceado y con muchas fotos de sus vacaciones. Cuando ya se haya incorporado Luis, sólo vuelva a seleccionar la acción.
Microsoft Outlook 2010 | 119
Eliminar reglas Si creó una regla que no utilizará nuevamente, elimínela. Esto le permite mantener su lista de reglas organizada y reduce la confusión que podría causar una larga lista de reglas antiguas que no se utilizan. En este ejercicio eliminará una regla.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
OTRA MANERA
El botón Seguimiento también está disponible en la ficha Inicio en el grupo Etiquetas.
Sea cuidadoso cuando elimine una regla en vez de sólo desactivarla, para que no dedique tiempo en volver a crear la regla que por descuido eliminó.
Trabajar con respuestas automáticas EN RESUMEN
Cuando se encuentra fuera de la oficina, seguirá recibiendo mensajes de correo electrónico. Puede establecer las Respuestas automáticas para que respondan de esta manera a cualquier mensaje de correo electrónico que reciba y en la cual se indicará al remitente que no se encuentra en la oficina. En esta sección creará un mensaje Fuera de oficina externo e interno.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no tiene una cuenta de Exchange Server, esta opción no se encontrará disponible.
Crear un mensaje Fuera de oficina interno Si utiliza una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server, puede utilizar el Asistente Fuera de oficina mejorado para enviar este tipo de mensajes de manera interna para informar a sus colegas que no se encuentra en la oficina. Los mensajes internos son aquellos que se envían de y para otras personas en el mismo Servidor Exchange. En esta sección creará un mensaje Fuera de oficina interno.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se ejecuta un Paso rápido? 2.2.1
Crear un mensaje Fuera de oficina interno REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Para la función Respuestas automáticas, Microsoft define organización como las personas que comparten una cuenta Exchange Server en su sistema de correo electrónico.
Las mejoras en la función Respuestas automáticas incluyen opciones de formato adicionales, capacidades para establecer las fechas en las que se encontrará fuera de la oficina así como la capacidad para enviar mensajes Fuera de oficina a remitentes que están fuera de su organización.
TOME NOTA
Certificación
Eliminar reglas
120 | Microsoft Outlook 2010
Crear un mensaje Fuera de oficina externo LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Certificación
¿Cómo se crea un mensaje Fuera de oficina interno? 3.2.3
Si utiliza una cuenta de Microsoft Exchange Server, puede utilizar el Asistente fuera de oficina mejorado para enviar mensajes externos en los cuales informe a las personas fuera de su organización que no se encuentra en la oficina. Los mensajes externos son aquellos que se envían de y para otras personas que no se encuentran en el mismo Exchange Server. En esta sección creará un mensaje Fuera de oficina externo.
Crear un mensaje Fuera de oficina externo RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no tiene una cuenta de Exchange Server, esta opción no se encontrará disponible. TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se configura una respuesta Fuera de oficina interna y externa? 3.4.3
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Para la función Respuestas automáticas, Microsoft define Mis contactos como las personas que se encuentran en la Lista de contactos en la cuenta Exchange Server.
En el paso 5 del ejercicio anterior, configuró las respuestas automáticas para las personas en su Lista de contactos. Si desea que la respuesta se envíe a todas las personas que le escriban, seleccione la opción A cualquiera que no pertenezca a mi organización en vez de la opción Sólo a mis contactos.
Utilizar Pasos rápidos EN RESUMEN
La nueva característica Pasos rápidos de Outlook, le agrega la capacidad de los macros de la computadora a esta aplicación, por primera vez. Esta nueva característica le permite realizar una serie de tareas con sólo hacer clic en un botón. A diferencias de las Reglas, puede decidir cuándo y en dónde desea aplicar esta característica. Los Pasos rápidos con un tipo de acceso rápido personalizable que puede utilizar para realizar diversas funciones al mismo tiempo. Outlook cuenta con un conjunto de Pasos rápidos predefinidos que puede programar para que utilicen su información personal. Por ejemplo, puede programar el paso rápido Correo electrónico de equipo con la información de contacto de las personas de su equipo. Cuando hace clic en este paso rápido, se abrirá una nueva ventana de mensaje con las direcciones de su equipo. En esta sección conocerá más la nueva característica Pasos rápidos al crearlos, modificarlos, eliminarlos, ejecutarlos, duplicarlos y restablecerlos.
Orientación sobre el software Grupo Pasos rápidos de Microsoft Outlook La nueva función Pasos rápidos de Outlook (como se muestra en la Figura 5-25), le permite configurar un grupo de accesos directos personalizados para llevar a cabo la administración común de sus mensajes. El grupo Pasos rápidos contiene seis opciones predefinidas para las tareas que se realizan frecuentemente en Outlook. También puede hacer clic en el botón Crear nuevo en el grupo Pasos rápidos para crear su propio Paso rápido personalizado.
Microsoft Outlook 2010 | 121
Pasos rápidos
Haga clic en estas opciones para crear un nuevo Paso rápido personalizado
Figura 5-25 Grupo Pasos rápidos de Microsoft Outlook
Certificación
Haga clic en esta opción para modificar o duplicar los Pasos rápidos existentes
Utilice esta figura como referencia para este tema así como para el resto del libro.
Ejecutar Pasos rápidos Los Pasos rápidos son más fáciles de ejecutar en comparación con las reglas tradicionales debido a que se encuentran a su disposición en la ficha Inicio. Para ejecutar un Paso rápido, sólo seleccione un mensaje y después haga clic en el icono Paso rápido de la acción que desea efectuar. La primera vez que ejecute la mayoría de los Pasos rápidos, se le pedirá que agregue información para personalizar la acción. Por ejemplo, si hace clic en Mover a, se le pedirá que especifique la carpeta a la que desea mover el mensaje. Después de configurar el Paso rápido, siempre moverá los elementos de correo a la carpeta que definió en la configuración a menos que modifique la opción. En este ejercicio ejecutará algunos Pasos rápidos.
OTRA MANERA
También puede ejecutar un Paso rápido haciendo clic derecho en un mensaje, colocando el puntero en Pasos rápidos en el menú contextual y seleccionando el Paso rápido deseado en la lista desplegable.
Ejecutar Pasos rápidos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación La nueva función Pasos rápidos (vea la Tabla 5-2) de Outlook es una combinación de reglas y botones personalizados en la Cinta de opciones. Al utilizar Pasos rápidos, puede realizar diversas acciones con un solo clic.
Parte
Descripción
Mover a
El Paso rápido Mover a marca el mensaje seleccionado como leído y lo mueve a la carpeta asignada.
Al jefe
El Paso rápido Al jefe reenvía el mensaje seleccionado a su jefe. Si utiliza Microsoft Exchange Server, Outlook lee su lista para determinar el nombre de su jefe. Si no utiliza Exchange Server, puede ingresar la dirección de correo electrónico correcta en el campo Para.
Correo electrónico El Paso rápido Correo electrónico de equipo crea un nuevo mensaje de equipo para los miembros de su equipo. Si utiliza Microsoft Exchange Server, Outlook lee su lista para determinar los nombres de los integrantes de su equipo. En caso contrario, puede ingresar las direcciones de correo electrónico correctas en el campo Para. Listo
El Paso rápido Listo marca el mensaje seleccionado como leído y completado y lo mueve a la carpeta seleccionada.
Responder y eliminar
El Paso rápido Responder y eliminar realiza esta última acción en el mensaje seleccionado y abre un mensaje de respuesta.
Crear nuevo
El Paso rápido Crear nuevo le permite crear un Paso rápido personalizado.
Tabla 5-2 Pasos rápidos predeterminados
122 | Microsoft Outlook 2010 OTRA MANERA
Certificación
También puede abrir el cuadro de diálogo Editar paso rápido haciendo clic derecho en el Paso rápido deseado en la galería Pasos rápidos y seleccionando la opción Editar Paso rápido en el menú contextual.
Editar los Pasos rápidos A pesar de que los Pasos rápidos predeterminados cubren la mayoría de las tareas comunes, puede modificarlos fácilmente para que se ajusten a sus necesidades. Al utilizar el cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos, puede cambiar el nombre de un Paso rápido, cambiar o eliminar las acciones o incluso agregar pasos adicionales al proceso. En este ejercicio modificará un Paso rápido.
Editar los Pasos rápidos REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se edita un Paso rápido existente? 2.2.3
OTRA MANERA
También puede duplicar un Paso rápido haciendo clic derecho en el Paso rápido deseado en la galería Pasos rápidos y seleccionando la opción Duplicar Paso rápido en el menú contextual.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Duplicar Pasos rápidos En la mayoría de los casos, se encontrará con la necesidad de tener diversos Pasos rápidos que realicen funciones similares. Por ejemplo, es posible que desee utilizar un Paso rápido Correo electrónico de equipo para enviar un mensaje a los miembros del proyecto de mercadotecnia, otro para enviar correos a los miembros del equipo Empleados de Fútbol y otro para enviar correos a los miembros de su club de lectura. La forma más fácil para crear nuevos Pasos rápidos que realizan las mismas acciones es duplicándolos. En este ejercicio duplicará un Paso rápido.
Duplicar Pasos rápidos RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
De ser necesario, haga clic en Otra carpeta para que se abra el cuadro de diálogo seleccionar carpeta. Seleccione Proyectos pendientes y haga clic en Aceptar.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Crear Pasos rápidos LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se duplica un Paso rápido? 2.2.5
Aunque los Pasos rápidos predeterminados manipulan muchas de las tareas comunes en Outlook, es posible que desee crear un Paso rápido único que realice diferentes tareas o una combinación de acciones. Cuando hace clic en el botón Crear nuevo en el grupo Pasos rápidos, se abre el cuadro de diálogo Editar paso rápido que está en blanco y el cual le permite seleccionar cualquier acción que desee. En este ejercicio creará un nuevo Paso rápido.
Crear Pasos rápidos LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea un nuevo Paso rápido? 2.2.2
OTRA MANERA
También puede crear un Paso rápido haciendo clic en el botón Nuevo en Administrar Pasos rápidos.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 123
Eliminar Pasos rápidos Después de empezar a utilizar los Pasos rápidos, descubrirá que su galería empieza a saturarse. Para continuar con la búsqueda y uso fácil de los Pasos rápidos, asegúrese de eliminar aquellos que ya no necesita. En este ejercicio eliminará un Paso rápido.
OTRA MANERA
También puede eliminar un Paso rápido al hacer clic derecho en uno de su elección y seleccionar la opción Eliminar
Eliminar Pasos rápidos Certificación
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Restablecer los Pasos rápidos a la configuración predeterminada Si la galería Pasos rápidos se encuentra muy saturada con elementos que ya no necesita, es posible que decida restablecer la galería Pasos rápidos para volver a empezar. En este ejercicio restablecerá sus Pasos rápidos.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se elimina un Paso rápido? 2.2.4
Restablecer los Pasos rápidos a la configuración predeterminada REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Muchas personas argumentan que la razón por la que no organizan su correo y administran sus mensajes es debido a que les toma mucho tiempo hacerlo. Los Pasos rápidos tienen la capacidad de cambiar todo eso.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se restablecen los Pasos rápidos? 2.2.6
124 | Microsoft Outlook 2010
Tema
Trabajar con contactos
Certificación
OTRA MANERA
Para abrir un contacto, seleccione Propiedades en el menú de la ficha Archivo.
Actualizar la información del contacto Para mantener actualizada la información de su lista de contactos, con frecuencia necesitará modificar la información de los contactos existentes. Después de crear un contacto, puede modificar su información utilizando la ventana Contactos o la Libreta de direcciones de Outlook. Puede modificar un contacto existente y guardarlo como uno nuevo en vez de sobrescribir el contacto existente. En este ejercicio actualizará la información del contacto en su Lista de direcciones y agregará información para un contacto sugerido.
Actualizar la información del contacto RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si la fotografía no aparece en los marcadores de posición de fotografía en el Panel de personas, haga clic en el botón Guardar y cerrar en el grupo Acciones en la ventana Contacto. En la Libreta de direcciones, haga doble clic en el contacto Susana Domínguez para que abra la ventana Contacto y aparezca la fotografía en todos los marcadores de posición.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación En el ejercicio anterior actualizó la información de tres contactos. Los siguientes cambios ocurrieron: • •
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se modifica la información de un contacto en la Libreta de direcciones? 4.1.3
•
Gabriel Martínez dejó de trabajar en la Juguetería El Balón y fue contratado en la Juguetería Tailspin como Gerente de Soporte de Software. La mayor parte de su información ha cambiado. Diana Torres fue ascendida a la posición de Gabriel Martínez como Gerente de Soporte de Software. Su dirección de correo electrónico y su número de teléfono siguen siendo los mismos. Lo único que cambió fue su cargo. La oficina con esa vista increíble que le dieron por su ascenso no se incluye en su información de contacto. El nombre de Susana Domínguez y el de su empresa se agregaron a la información de contacto en la Libreta de direcciones.
Enviar y recibir contactos EN RESUMEN
Es fácil intercambiar la información de contacto a través del correo electrónico. Puede enviar y recibir contactos como datos adjuntos. Cada vez que envía un mensaje, también está enviando su información de contacto. En Outlook, puede crear un contacto para el remitente de cualquier mensaje que reciba y puede crear un contacto a partir del encabezado del mensaje. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si el destinatario no utiliza Outlook 2007 o más reciente, es posible que la información de contacto no se muestre correctamente y en ese caso sería difícil para el destinatario crear un contacto a partir del archivo adjunto.
Reenviar un contacto como un dato adjunto Como ya lo sabe, puede enviar documentos y datos como adjuntos. También puede hacer lo mismo con los contactos, a los cuales se les aplicará formato como contactos de Outlook, tarjetas de presentación o como Texto sin formato. Cuando envíe un contacto de Outlook, los destinatarios que utilicen Outlook podrán ver fácilmente la información
Microsoft Outlook 2010 | 125 que necesitan agregar para el registro de sus contactos. Sin embargo, si no está seguro del programa de correo electrónico que utiliza el destinatario, es más rápido enviar el contacto como una tarjeta de presentación. Los destinatarios que utilicen Outlook la verán como un registro de contacto y los demás lo verán como la imagen de una tarjeta de presentación. En este ejercicio aprenderá a enviar un contacto como un dato adjunto en Outlook 2010.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si aparece un mensaje indicándole que debe guardar el elemento original, haga clic en Aceptar para continuar.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Cuando envía información de contactos, también se envía el texto que aparece en la sección Notas del registro del contacto así como los elementos adjuntos a dicho registro. Antes de enviar un registro de contacto, elimine la información de la sección Notas y los datos adjuntos que no desea que el destinatario vea.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un contacto como tarjeta de presentación? 4.1.2
TOME NOTA
En el ejercicio anterior, envió información de contacto directamente de la carpeta Contactos, como un dato adjunto en un mensaje. Esto le permite enviar información de contacto sin necesidad de ingresarla como texto en un mensaje.
Crear y manipular grupos de contactos EN RESUMEN
Un grupo de contactos es un conjunto de contactos individuales que se guardan juntos como un solo contacto. Un grupo de contactos simplifica la tarea de enviar de manera regular el mismo mensaje a un grupo de personas. Cuando crea un grupo de contactos, puede hacer una sola selección en el campo Para y así enviar el mensaje a todos los miembros del grupo de contactos. En esta sección creará un grupo de contactos, notas que se almacenen junto con el grupo y realizará cambios a las personas que se encuentran dentro de ese grupo. Después reenviará el grupo de contactos como un dato adjunto y enviará un mensaje a los miembros del grupo de contactos.
Crear un grupo de contactos Para crear un grupo de contactos, se crea un contacto que se identifique como un grupo de contactos. Después se selecciona a los miembros para dicho grupo y se guarda. En este ejercicio creará un grupo de contactos y le agregará miembros.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si el destinatario no utiliza Outlook 2007 o más reciente, es posible que la información de contacto no se muestre correctamente y en ese caso sería difícil para el destinatario crear un contacto a partir del archivo adjunto. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no intercambió firmas digitales en el tema Herramientas avanzdas de correo electrónico, agregue los demás contactos en la lista aunque no incluya el que creó al intercambiar la firma digital.
Crear un grupo de contactos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Cuando ve al grupo de contactos en la carpeta Contactos, la lista de integrantes no es visible. Para verla, abra el registro de contacto.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea un grupo de contactos? 4.2.1 TOME NOTA
Certificación
Reenviar un contacto como un dato adjunto
126 | Microsoft Outlook 2010 OTRA MANERA
Para eliminar un contacto de un grupo, haga doble clic en el contacto y seleccione Eliminar en el grupo Acciones.
En el ejercicio anterior, creó un grupo de contactos que contiene a todos sus contactos. Sin embargo, por lo general este tipo de grupos no contiene a todos sus contactos sino que están limitados a sólo aquellos que trabajan en un proyecto específico.
Administrar a los integrantes de un grupo de contactos
Certificación
Con el tiempo, cualquier grupo de contactos que utilice requerirá cambios. En este ejercicio aprenderá a quitar a un integrante de un grupo de contactos y editar su información.
Administrar a los integrantes de un grupo de contactos REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se modifica un grupo de contactos? 4.2.2
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación En los ejercicios anteriores, creó un grupo de contactos el cual contenía a todas las personas que se encontraban trabajando en el proyecto Desarrollo de Software Aventuras Al Aire Libre. Durante la reunión del fin de semana entre gerentes, Mónica y José decidieron asignar a Carolina Méndez, Especialista en RP, el rol de líder de enlace del proyecto. Para que Carolina tome el cargo, necesita una copia del grupo de contactos de la Juguetería El Balón. Cada vez que comparte un grupo de contactos con otras personas, es importante adjuntar notas al grupo para que no haya confusión sobre quién está incluido y lo que ha cambiado.
Utilizar Notas en el grupo de contactos LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se ven las notas de un grupo de contactos? 4.2.3
Puede utilizar la página Notas para mantener los antecedentes junto con el grupo de contactos. A medida que los grupos de contactos cambian con el tiempo, es posible que se olviden los cambios que se han realizado. Esto es muy importante cuando la lista de grupos de contactos y la información se envían a alguien más. En este ejercicio utilizará la página Notas para dar información sobre un grupo de contactos antes de enviarlo como un archivo adjunto en un mensaje de correo electrónico.
Utilizar Notas en el grupo de contactos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación En los ejercicios anteriores agregó notas informativas sobre el contacto Lista Juguetería El Balón. Ahora está listo para enviar el grupo de contactos a Carolina.
Reenviar un grupo de contactos Enviar un grupo de contactos a alguien más como un dato adjunto de correo electrónico es igual de fácil que enviar un contacto. Puede reenviar un grupo de contactos seleccionando su registro y haciendo clic en Reenviar contacto en el grupo Compartir en la ficha Inicio en la ventana Contactos. En este ejercicio reenviará un grupo de contactos.
Microsoft Outlook 2010 | 127
Reenviar un grupo de contactos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un grupo de contactos como un dato adjunto? 4.2.4
Certificación
Eliminar un grupo de contactos Un grupo de contactos es una buena manera de ayudarle a mantener sus contactos organizados, pero cuando ya no necesita a dicho grupo, debe eliminarlo para que no le envíe mensajes por accidente. Afortunadamente, eliminar un grupo de contactos es igual de fácil que eliminar un contacto. En este ejercicio eliminará el grupo de contacto Lista de comunicados generales.
Eliminar un grupo de contactos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se elimina un grupo de contactos? 4.2.5
Después de enviar el grupo de contactos Lista Juguetería El Balón, desea enviar un mensaje a los integrantes del equipo para presentar a Carolina.
Enviar un mensaje al grupo de contactos EN RESUMEN
Enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo de contactos es un proceso sencillo. Al agregar el nombre del grupo de contactos en el campo Para, cualquier mensaje de correo electrónico se enviará a cada uno de los integrantes de dicho grupo. Todo lo que necesita hacer es crear un correo electrónico y seleccionar al grupo de contactos en la ventana Contactos y hacer clic en el botón Correo electrónico en el grupo Comunicar. En este ejercicio creará un mensaje de correo electrónico para enviarlo a un grupo de contactos.
OTRA MANERA
También puede enviar un mensaje al grupo de contactos escribiendo su nombre en el campo Para.
Enviar un mensaje al grupo de contactos REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Cuando creó el grupo de contactos Lista Juguetería El Balón, incluyó a Gabriel Martínez. Sin embargo, ahora él trabaja para la Juguetería Tailspin. En uno de los ejercicios anteriores eliminó a Gabriel del grupo de contactos. También ingresó y modificó su registro de contacto en el grupo. Finalmente, creó un mensaje para enviarlo a los integrantes del grupo de contactos.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
No es necesario expandir el grupo de contactos en un mensaje. Expandió el grupo de contactos en este ejercicio sólo para propósitos de muestra.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un mensaje a un grupo de contactos? 2.1.10
128 | Microsoft Outlook 2010
Tema
Administración avanzada de los contactos Utilizar tarjetas de presentación electrónicas Certificación
EN RESUMEN
Las tarjetas de presentación electrónicas son la versión digital de las tarjetas de presentación impresas. Se pueden enviar como datos adjuntos, utilizar como firmas y utilizarlas para crear un registro de contacto. Debido a que la vista predeterminada en la carpeta Contactos muestra las tarjetas de presentación electrónicas, es importante diseñar una que sea memorable y fácil de identificar entre las muchas tarjetas que aparecen en la pantalla. En esta sección editará una tarjeta de presentación predeterminada agregándole una imagen, la enviará a un colega y la utilizará como una firma digital.
Editar una tarjeta de presentación electrónica La ventana Editar tarjeta de presentación tiene cuatro áreas separadas, las cuales se describen en la Tabla 7-1. Las cuatro áreas funcionan en conjunto para ofrecer una herramienta flexible que puede crear una gran variedad de tarjetas de presentación personalizadas. En este ejercicio personalizará el registro de contacto predeterminado de Outlook para crear una tarjeta de presentación electrónica que sea única y que llame la atención al igual que una impresa. Tabla 7-1 Ventana Editar tarjeta de presentación
Área
Descripción
Vista previa
Vea el efecto de los cambios que realiza.
Campos
Identifique los campos que desea mostrar en la tarjeta de presentación electrónica. Utilice el botón Agregar para insertar un nuevo campo. Seleccione un campo en la lista y haga clic en el botón Quitar para eliminarlo. Para mover un campo hacia arriba o hacia abajo en la tarjeta, selecciónelo y haga clic en el botón Mover campo hacia arriba (flecha hacia arriba) o en el botón Mover campo hacia abajo (flecha hacia abajo).
Diseño de tarjeta
Inserte y coloque un gráfico o seleccione un color de fondo para la tarjeta. Posicione la imagen y defina el espacio de la tarjeta que se puede utilizar para el gráfico. Aunque puede editar los gráficos en Outlook 2010, no puede hacerlo en la ventana Editar tarjeta de presentación.
Editar
Escriba el valor que se va a mostrar en el campo. Las opciones de formato de texto disponibles son limitadas.
Editar una tarjeta de presentación electrónica LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se edita una tarjeta de presentación? 4.1.1
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 129 Cuando crea un contacto, automáticamente se crea una tarjeta de presentación electrónica. Básicamente se trata de otra vista del registro de contacto. Si elimina la tarjeta de presentación electrónica, eliminará el contacto. Los cambios que se realicen en la información de la tarjeta de presentación electrónica también se aplican para el contacto.
Las direcciones de correo electrónico que se proporcionan en estos ejercicios pertenecen a dominios no utilizados propiedad de Microsoft. Si envía un mensaje a estas direcciones, recibirá un mensaje de error indicando que el mensaje no se pudo entregar. Elimine los mensajes de error cuando los reciba.
TOME NOTA
TOME NOTA
Certificación
Enviar una tarjeta de presentación electrónica Las tarjetas de presentación electrónicas se pueden compartir con otras personas al insertar una o más tarjetas en un mensaje y haciendo clic en el botón Enviar. Los usuarios de otras aplicaciones de correo electrónico pueden obtener la información del contacto de los archivos .vcf que crea automáticamente Outlook y las adjunta al mensaje cuando inserta tarjetas de presentación electrónicas. En este ejercicio insertará tarjetas de presentación electrónicas en un mensaje y las enviará junto con sus archivos .vcf.
OTRA MANERA
Si el nombre del contacto se muestra en la lista desplegable, puede hacer clic en él para insertar la tarjeta de presentación electrónica.
Enviar una tarjeta de presentación electrónica REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía una tarjeta de presentación a otras personas? 4.1.2
Utilizar una tarjeta de presentación electrónica en una firma Es posible agregar automáticamente una firma en cada mensaje que envía. Incluya su tarjeta de presentación electrónica en su firma para que el destinatario pueda agregar fácilmente el contacto a su ventana Contactos. En este ejercicio cambiará la configuración para establecer una tarjeta de presentación electrónica como una firma digital predeterminada y la enviará a un correo electrónico para probarla.
Utilizar una tarjeta de presentación electrónica en una firma REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Outlook automáticamente reconoce la dirección de correo electrónico como un vínculo y le aplica el formato de hipervínculo.
Es posible que los destinatarios que utilizan otros programas de correo electrónico no puedan visualizar la tarjeta de presentación o guardarla como un registro de contacto. Sin embargo, casi todos los programas de correo electrónico pueden leer los archivos .vcf. Esta es la razón por la cual Outlook adjunta automáticamente estos archivos los cuales contienen información de contacto en los mensajes que tienen tarjetas de presentación.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza una tarjeta de presentación como una firma automática en los mensajes? 3.4.1
TOME NOTA
130 | Microsoft Outlook 2010 TOME NOTA
Recuerde que como seguridad, algunas personas no abren mensajes con datos adjuntos. Puede eliminar el dato adjunto antes de enviar el mensaje. Al hacerlo, no elimina la firma del mensaje pero evita que el filtro de correo electrónico no deseado del destinatario elimine el mensaje sólo porque tiene un dato adjunto.
Certificación
Buscar elementos relacionados con un contacto LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza el Panel de personas para encontrar contactos? 1.3.4
En ocasiones, deseará encontrar todos los elementos de Outlook relacionados con un contacto. Por ejemplo, es posible que desee ver todas las citas que ha tenido con un ejecutivo de ventas o incluso todos los mensajes de su jefe. Outlook cuenta con diversos métodos rápidos para realizar este tipo de búsquedas. En este ejercicio utilizará las herramientas Búsqueda instantánea y Filtro de Outlook así como el Panel de personas para encontrar todos los elementos de Outlook que están relacionados con un contacto.
Buscar elementos relacionados con un contacto REALICE LA PRÁCTICA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
¿Cómo se imprimen diversos registros de contacto? 1.5.4 TOME NOTA
Sus resultados de búsqueda pueden variar si eliminó sus mensajes enviados o recibidos de los temas anteriores.
Imprimir contactos EN RESUMEN
En Outlook 2010 es fácil imprimir un solo contacto o toda una Libreta de direcciones. Outlook puede imprimir contactos en cinco formatos diferentes. Para imprimir un solo contacto, seleccione el estilo Memorando. Para imprimir diversos contactos, puede imprimir una lista de tarjetas de presentación, una Libreta de direcciones o una lista de teléfonos. Puede controlar la configuración de impresión en la vista Backstage. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Imprimir contactos
¿Cómo se imprimen diversos registros de contacto? 1.5.4
En este ejercicio, imprimirá un solo contacto y una lista de teléfonos.
Imprimir contactos RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no ve este mensaje en el Panel de personas, seleccione cualquier otro mensaje para este ejercicio. Si no hay muchos elementos puede significar que tiene desactivada la función Búsqueda instantánea o que ésta no ha tenido la oportunidad de terminar de indexar su cuenta. Debido a que se ejecuta en el fondo y sólo usted ha iniciado sesión en su perfil de Windows, es posible que tarde algunos días para crear el índice de búsqueda. Después de que el índice inicial se haya completado, se actualizará.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 131
Tema
Aspectos básicos del Calendario Establecer las opciones para las citas Certificación
EN RESUMEN
Crear una cita básica es sencillo pero es posible que muchas citas no sigan el mismo proceso sencillo. Por ejemplo, es posible que necesite crear una cita que ocurre cada viernes, marcar una cita como privada o reenviar una cita a un colega. Puede utilizar las opciones de cita de Outlook para personalizar los detalles de cada una de las citas. En esta sección establecerá algunas opciones de cita para crear una reunión frecuente privada.
Crear y personalizar citas Outlook cuenta con muchas opciones diferentes que puede utilizar para establecer las citas. Estas opciones se encuentran en los grupos Opciones y Etiquetas en la ficha Cita. La opción Zonas horarias, le permite establecer la hora para una cita y es de gran utilidad cuando se planean citas con personas que viven en diferentes lugares. La opción Mostrar como le permite indicar a otras personas si lo pueden interrumpir o no en alguna reunión. Puede establecer la herramienta Aviso para que le indique cuando se está acercando una cita. En este ejercicio creará una cita y la personalizará utilizando las herramientas del grupo Opciones.
Crear y personalizar una cita REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación El campo Mostrar como en la ventana Cita determina cómo se mostrará la hora en su Calendario. Cuando otras personas vean su Calendario, éste les dirá si está disponible y cómo se encuentra su agenda para una actividad específica. En este campo, puede seleccionar cuatros opciones, como se muestra en la Tabla 8-1.
Opción
Descripción
Disponible
No hay actividades programadas para ese periodo de tiempo. Está disponible.
No disponible
Se ha programado una actividad para ese periodo de tiempo. No está disponible para otras actividades.
Provisional
Se ha programado una actividad para ese periodo de tiempo pero tal vez no ocurra. Quizás esté disponible para otras actividades.
Fuera de la oficina
No se encuentra en la oficina.
Tabla 8-1 Opciones del campo Mostrar como
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones para las citas de manera que le avisen un día antes de una cita importante? 5.1.1
132 | Microsoft Outlook 2010
Programar una cita periódica
Certificación
Una cita periódica es una cita que se lleva a cabo frecuentemente. Las citas periódicas son comunes en la mayoría de los calendarios. Los partidos de fútbol semanales, las comidas mensuales con un viejo amigo y las cenas semi anuales de la empresa son ejemplos de citas periódicas. La periodicidad se puede programar con base en intervalos diarios, semanales, mensuales y anuales. En este ejercicio creará una cita periódica.
Programar una cita periódica REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una cita o evento periódico? 5.1.1
En la vista Mes, haga doble clic en la parte inferior del cuadro para abrir una nueva ventana Sin título – Evento. Si hace doble clic en la parte superior del cuadro, cambiará la organización del calendario a la vista Día para la fecha seleccionada.
Marcar una cita como privada Si utiliza su computadora en un lugar público o simplemente no le agrada la idea de que alguien más vea los detalles sobre sus citas, también puede marcar una cita como privada. Esta característica bloquea los detalles de una actividad para un observador casual al mostrar únicamente la línea Asunto en el calendario con el icono de un candado. En este ejercicio marcará una cita como privada.
Marcar una cita como privada REALICE LA PRÁCTICA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
¿Cómo se marca una cita como privada? 5.1.1
En el ejercicio anterior, marcó una cita como privada al hacer clic en el botón Privado antes de guardar la cita. También es posible abrir una cita existente y hacer clic en el botón Privado para activar o desactivar esta función para la cita. Asegúrese de guardar la cita modificada después de cambiar el estado a Privado. TOME NOTA
Aunque marcar citas y eventos como privados oculta los detalles para otras personas, no garantiza su seguridad. Cualquier persona que tenga privilegios de lectura en su calendario podrá tener acceso a la información de diferentes maneras.
Microsoft Outlook 2010 | 133
Reenviar una cita le permite invitar a una persona para que se una o notificarle sobre su agenda. Puede reenviar una cita como un dato adjunto utilizando el formato de archivo iCalendar (.ics), el cual es un formato intercambiable entre la mayoría de los calendarios y las aplicaciones de correo electrónico, lo cual lo hace una herramienta versátil. Cuando hace clic en el dato adjunto iCalendar, Outlook agrega automáticamente su calendario. En este ejercicio reenviará una cita como un dato adjunto.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Es importante guardar el archivo en una ubicación a la cual usted y el destinatario puedan acceder. Si están en el mismo servidor, puede guardarlo ahí. De lo contrario, puede intentarlo en un sitio web.
Certificación
Reenviar una cita
Reenviar una cita REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Imprimir los detalles de las citas EN RESUMEN
En Outlook 2010 es fácil imprimir los detalles sobre una cita o incluso imprimir un calendario. El formato Memorando le permite imprimir la cita seleccionada. Puede utilizar la configuración del cuadro de diálogo Imprimir para seleccionar el estilo de impresión y el rango de fechas que desea incluir. En este ejercicio imprimirá los detalles sobre una de sus citas.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía una cita como un dato adjunto iCalendar? 5.1.3
Imprimir los detalles de las citas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se imprimen los detalles de una cita? 5.1.2
134 | Microsoft Outlook 2010
Tema
Administrar las reuniones Enviar una reunión a un grupo de contactos Certificación
En el tema Trabajar con contactos, descubrió que crear un grupo de contactos es una manera eficiente para enviar correos electrónicos frecuentemente a un grupo de personas. También puede utilizar grupos de contactos para invitar a diversas personas a su reunión a una hora específica. En este ejercicio enviará una convocatoria de reunión al grupo de contactos que creó en el tema Trabajar con contactos.
Enviar una reunión a un grupo de contactos LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía una convocatoria de reunión a un grupo de contactos? 4.2.6
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Crear una reunión a partir de un mensaje RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no está trabajando con un amigo o colega en este tema, cámbiese a la cuenta que está utilizando para el asistente necesario.
En algunas ocasiones, un mensaje puede conllevar a una reunión. Por ejemplo, cuando Gabriel recibió el informe de errores en el memorando de la actualización del estado semanal sobre el Proyecto Nieve, se dió cuenta que había un problema que necesitaba atenderse personalmente. Cuando crea una reunión a partir de un mensaje que recibió, el texto del mensaje se guardará automáticamente en el área de texto de la ventana Reunión. En este ejercicio responderá un mensaje con una convocatoria de reunión.
Crear una reunión a partir de un mensaje LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se marca una reunión como Importancia Alta? N.20.1 LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se programa una reunión a partir de un mensaje? 5.1.4
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Establecer las opciones de respuesta para una convocatoria de reunión De manera predeterminada, cuando crea una reunión en Outlook hay dos opciones de respuesta seleccionadas: Solicitar respuestas y Permitir nuevas propuestas de plazos. La opción Solicitar respuestas agrega botones de respuesta a la convocatoria de la reunión. Estos botones permiten a los asistentes responder a la convocatoria haciéndole saber si asistirán o no. La opción Permitir nuevas propuestas de plazos le permite a los destinatarios proponer una hora diferente para que se realce la reunión. Como el organizador de la reunión, tiene la última palabra sobre la hora de la reunión. También puede seleccionar desactivar una o ambas opciones. En este ejercicio responderá un mensaje con una convocatoria de reunión pero no le dará a nadie la opción de cambiar la hora de la misma.
Microsoft Outlook 2010 | 135
Establecer las opciones de respuesta para una convocatoria de reunión REALICE LA PRÁCTICA
Proponer una nueva hora para la reunión La hora para las reuniones las establece el organizador de la reunión, es decir, la persona que crea y envía las invitaciones de la reunión. En la mayoría de los casos, cuando se recibe una invitación a una reunión, el asistente puede sugerir una hora diferente para la reunión que se adecúe mejor a las agendas de los asistentes, siempre y cuando el organizador haya activado esa opción en la invitación de la reunión. En este ejercicio propondrá una nueva hora para la reunión.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones de respuesta al crear un mensaje? 5.2.1
Proponer una nueva hora para la reunión REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se propone una nueva hora para la reunión? 5.2.4
Agregar y actualizar a un nuevo asistente Cuando crea una reunión, selecciona a los asistentes que necesita para cumplir con el objetivo de la misma. Cuando los asistentes seleccionados se enteran de la reunión, pueden sugerir a otras personas que deberían ser invitadas. Por ejemplo, digamos que creó una reunión sobre los continuos problemas en los errores del software del Proyecto Nieve. Invitó al gerente del proyecto, al líder del equipo de desarrollo de software y al representante de servicios que trabaja con el cliente. El gerente del proyecto le sugiere que invite a la reunión al artista conceptual, el cual ha estado trabajando también en el proyecto, y que envíe una convocatoria de reunión actualizada sólo al nuevo asistente.
Agregar y actualizar a un nuevo asistente REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Cancelar una reunión o invitación Sin tomar en cuenta todo el esfuerzo de planeación que implica crear una reunión, algunas se cancelan. Las razones por las cuales se cancela una reunión son diversas. Por ejemplo, los asistentes necesarios ya no están disponibles o hay cuestiones que deben resolverse antes de la reunión programada. Cuando cancela una reunión, ésta se elimina de su calendario y los asistentes reciben una notificación. Las notificaciones de cancelación se guardan en su carpeta Elementos enviados en caso de que necesite dar seguimiento a las reuniones canceladas o para conservar un registro de la razón por la cual se canceló una reunión. En este ejercicio cancelará una reunión y enviará dicha notificación a los asistentes.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se actualiza una convocatoria de reunión? 5.2.2
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
136 | Microsoft Outlook 2010
Cancelar una reunión o invitación REALICE LA PRÁCTICA
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación En el buzón de los asistentes, la notificación de cancelación automáticamente se establece como Alta importancia. Los asistentes abren el mensaje y hacen clic en el botón Eliminar del calendario en el grupo Responder, con lo cual se actualizará su calendario, como se muestra en la Figura 9-26.
Reunión cancelada
Haga clic aquí para eliminar la reunión de su calendario
Figura 9-26 Reunión cancelada en la lista de mensajes
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cancela una reunión? 5.2.3
Reunión cancelada resaltada para llamar la atención
Microsoft Outlook 2010 | 137
Tema
Manipulación avanzada del Calendario Establecer las opciones del Calendario Certificación
EN RESUMEN
Para que su Calendario sea más útil, lo puede personalizar de diversas maneras. Puede definir su semana laboral, mostrar las zonas horarias que normalmente utiliza, establecer su propia zona horaria y agregar los días no laborables al Calendario.
Definir la semana laboral Su semana laboral son las horas o días que trabaja a la semana. La semana laboral más común es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, aunque la suya puede ser diferente. En este ejercicio definirá su semana laboral, la cual será de martes a sábado de 6:00 a.m. a 3:00 p.m., esto debido a que no trabaja los días lunes y domingo.
Definir la semana laboral REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se define la semana laboral en el Calendario? 1.1.3
Cambiar la zona horaria Una zona horaria es una ubicación geográfica que utiliza la misma hora estándar. En Microsoft Outlook, las zonas horarias están definidas por la diferencia entre la hora local y el Tiempo Universal Coordinado o también llamado UTC, que es el estándar de hora basado en el Tiempo Atómico Internacional. Si se muda, lo transfieren a otra oficina o permanece durante varias semanas en la oficina de un cliente, puede cambiar la zona horaria en su Calendario. Si viaja frecuentemente y se queda en una zona horaria diferente durante cualquier periodo de tiempo, cambiar la zona horaria para que corresponda con la hora local le ayudará a asegurarse de que no falte a ninguna de sus citas. En este ejercicio cambiará temporalmente su zona horaria local.
Cambiar la zona horaria REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cambia la zona horaria? 1.1.3
138 | Microsoft Outlook 2010
Mostrar diversas zonas horarias
Certificación
Dependiendo de su trabajo, familia y amigos, es posible que necesite comunicarse frecuentemente con una o más empresas o personas que se encuentran en una zona horaria diferente. Para poder acordar fácilmente los horarios para reuniones y llamadas telefónicas, puede ser de gran utilidad mostrar otras zonas horarias en su Calendario para que no pierda la oportunidad de hablar con un cliente importante al llamarlo después de las horas de trabajo. En este ejercicio agregará una segunda zona horaria a su Calendario.
Mostrar diversas zonas horarias REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se muestra un calendario con diversas zonas horarias? 1.1.3
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Agregar los días no laborales al Calendario Los días no laborables se clasifican como eventos de todo el día. En su Calendario, los días no laborables se muestran como un aviso en la parte superior del día. Cuando instala Outlook, no aparecen en su Calendario los días no laborables. Outlook cuenta con días estándar no laborales los cuales están basados en tradiciones particulares de los países. También se encuentran disponibles algunos días festivos religiosos. En este ejercicio agregará los días no laborales de gobierno que son oficiales en su localidad.
Agregar los días no laborales al Calendario REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se agregan los días no laborales al Calendario? 1.1.3
TOME NOTA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Si frecuentemente hace negocios con alguna persona de otro país, es posible que también considere agregar sus días no laborales a su calendario.
Configurar la información de disponibilidad RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si intenta agregar los mismos días no laborales nuevamente, verá días no laborales y entradas de eventos duplicados en su Calendario. Outlook mostrará un aviso antes de agregar estos días no laborales por segunda vez.
Su información de disponibilidad la utilizan las personas que envían convocatorias de reunión y con ella les ayuda a determinar si está disponible para asistir a reuniones. Si su empresa utiliza el software Microsoft Exchange, la información de disponibilidad se comparte automáticamente con otras personas que se encuentran en la misma red y ésta información se encuentra disponible en su Calendario. Puede configurar la información de disponibilidad para especificar el número de meses que desea mostrar su información de disponibilidad y la frecuencia con la que dicha información se actualizará. En este ejercicio configurará su información de disponibilidad para que las personas sepan cuándo está disponible para asistir a reuniones programadas.
Microsoft Outlook 2010 | 139
Configurar la información de disponibilidad REALICE LA PRÁCTICA
También puede tener acceso a la información de disponibilidad de los contactos que están fuera de su red. Para visualizar esta información de un contacto, puede preguntarle la URL en donde se encuentra almacenada su información de disponibilidad. Después de recibir esta información, abra su registro de contacto y después haga clic en Detalles en el grupo Mostrar. Debajo del título Disponibilidad por Internet, en el campo Dirección, escriba la ubicación que le proporcionó su contacto. Haga clic en el botón Guardar y cerrar en la Cinta de opciones.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se configura la información de disponibilidad? 1.1.3
Cambiar el color del Calendario Otra manera de personalizar su Calendario de Outlook es cambiando su color de fondo. En este ejercicio cambiará el color de fondo de su Calendario principal de Outlook.
Cambiar el color del Calendario REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
La casilla de verificación Usar este color en todos los calendarios aplicará este mismo color de fondo a sus calendarios personalizados y compartidos.
Si así lo desea, vuelva a abrir la ventana Opciones de Outlook y haga clic en la flecha desplegable Color de calendario predeterminado y seleccione el color azul predeterminado para restablecer la apariencia original del Calendario.
Mostrar y ocultar calendarios Ahora que tiene más de un calendario para visualizar, necesita una forma de asegurarse cuál es el calendario que está viendo en determinado momento. En este ejercicio aprenderá a mostrar y ocultar los calendarios. Específicamente mostrará los calendarios en la vista paralelo, lo cual significa que los calendarios aparecerán uno al lado del otro en la ventana de Outlook.
Mostrar y ocultar calendarios REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿ Cómo se cambia el color del Calendario? 5.3.2
TOME NOTA
Certificación
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
140 | Microsoft Outlook 2010
Crear un grupo de calendarios
Certificación
Si tiene diversos calendarios que con frecuencia ve juntos, por ejemplo, su calendario principal y aquellos de los miembros de sus equipos de proyectos, es posible que encuentre útil crear un grupo de calendarios, el cual agrega un encabezado en el Panel de navegación en el Calendario y le permite visualizar al mismo tiempo todos los calendarios en el grupo. En este ejercicio creará un grupo de calendarios.
Crear un grupo de calendario LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se muestran y ocultan los calendarios? 5.3.3
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Organizar la Vista del Calendario En el calendario de Outlook, una vista es un diseño específico de los detalles del calendario. De manera predeterminada, el Calendario muestra las citas, reuniones y eventos que hay para el día actual junto con la Lista de tareas diarias visible en la parte inferior. La Tabla 10-2 describe cómo el diseño cambia de acuerdo al botón de vista que se encuentre seleccionado en la Barra de estado. Además, Outlook ofrece diversas formas para cambiar rápidamente la manera en que se muestra el Calendario utilizando los botones del grupo Organizar en la ficha Inicio. En este ejercicio explorará otras vistas que se encuentran disponibles en el Calendario. Tabla 10-2 Botones de vista del Calendario
Nombre de la vista Normal
Esta vista muestra el Calendario junto con la Lista de tareas diarias.
Calendario y tareas
Al igual que la vista Normal, esta vista muestra el Calendario y la Lista de tareas diarias pero el Panel de navegación se minimiza para que tenga más espacio para el Calendario.
Sólo calendario
El Panel de navegación se encuentra minimizado en esta vista y la Lista de tareas diarias no se muestra.
Clásico
Los tres elementos se encuentran visibles en esta vista pero la Lista de tareas diarias se muestra a la derecha del Calendario y no debajo de él.
OTRA MANERA
Puede utilizar la Libreta de direcciones para crear un nuevo grupo de calendarios. Seleccione Crear nuevo grupo de calendario en el menú desplegable Grupos de calendarios y asígnele un nombre al grupo, después utilice el botón Libreta de direcciones para agregar a los miembros del grupo.
Descripción
Organizar la Vista del Calendario LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea un grupo de calendarios? 5.3.4
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 141
Imprimir calendarios EN RESUMEN
Es posible que encuentre útil tener una copia de su Calendario de Outlook en sus reuniones o en cualquier momento en que se encuentre lejos de su computadora. Imprimir el calendario para tener una copia es una manera de crear una versión portátil de su Calendario de Outlook. Certificación
Imprimir el Calendario Outlook ofrece diversas opciones de impresión del Calendario, como se muestra en la Tabla 10-3. En este ejercicio imprimirá una agenda semanal.
Estilo de impresión
Descripción
Diario
Esta opción imprime los detalles del calendario de un solo día, incluyendo la Lista Tareas pendientes. Este estilo imprimirá sólo las horas laborales que tiene definidas.
Estilo de agenda semanal
Esta opción imprime los elementos del calendario en una página que es similar a la planeación de un día.
Estilo de calendario semanal
Este estilo imprime los elementos del calendario en una página que es similar a la vista Calendario semanal.
Mensual
Esta opción imprime los elementos del Calendario en una sola hoja que es similar al calendario mensual.
Tríptico
Este estilo imprime los elementos del Calendario en tres columnas: la hora de sus citas a la izquierda, su Lista Tareas pendientes en el centro y un resumen semanal a la derecha.
Detalles del calendario
Esta opción imprime todos los detalles de los elementos de su Calendario de manera vertical en la página, agrupados por día.
Memorando
Esta opción imprime todos los detalles de los elementos de su Calendario, incluyendo cualquier dato adjunto.
Tabla 10-3 Opciones de impresión del Calendario
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se organiza la vista de su calendario? 5.3.1
Imprimir el Calendario Imprimir el calendario REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se imprime un calendario? 1.5.2
142 | Microsoft Outlook 2010
Tema
Administrar las tareas Crear nuevas tareas Certificación
EN RESUMEN
Una tarea es un elemento que se crea en Outlook . Por lo general tiene una fecha de vencimiento y se le puede dar seguimiento desde su creación hasta el término de la misma. Cuando se crea cualquier tarea, automáticamente se le coloca una marca de seguimiento. Al elemento de Outlook que se le puede colocar una marca de seguimiento, incluyendo mensajes y contactos, se le llama elemento pendiente. Por lo tanto, al crear una tarea, también se crea un elemento pendiente. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Dependiendo de los ejercicios que haya realizado en el tema anterior, es posible que ya tenga algunos elementos mostrándose en la Lista de tareas pendientes.
Crear una tarea que se realiza una sola vez Se crea una tarea que se realizará una sola vez para dar seguimiento a su avance en dicha tarea. Por ejemplo, crea una tarea que se realizará una sola vez para registrarse para una exhibición comercial. Después de que se haya registrado en la exhibición, la tarea está completada, por lo que no necesita realizar esa tarea cada semana o cada mes. En este ejercicio creará una tarea que se realizará una sola vez.
Crear una tarea que se realiza una sola vez OTRA MANERA
En cada carpeta de Outlook puede crear una nueva tarea seleccionado Tarea en el menú desplegable Nuevos elementos o presionando las teclas Ctrl+Mayús+T. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una tarea que se realiza una sola vez? 6.1.1 LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se marca una tarea como Prioridad Alta? N.24.1
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Crear una tarea periódica Una tarea periódica es una tarea que debe completarse en intervalos regulares. Algunos ejemplos de tareas periódicas comunes incluyen crear un informe de estado cada semana o entregar sus comprobantes de viáticos cada mes al departamento de contabilidad. Cuando marca una tarea periódica como completada, la tarea automáticamente se vuelve a crear mostrando la siguiente fecha de vencimiento. En este ejercicio creará una tarea periódica que inicie en el mes de enero y termine seis meses después. Frecuentemente las fechas de inicio y de vencimiento coinciden con las fechas límites del proyecto.
Crear una tarea periódica LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una tarea periódica? 6.1.1
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 143
Crear una tarea a partir de un mensaje
Crear una tarea a partir de un mensaje REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una tarea a partir de un mensaje? 6.1.1
Trabajar con las Opciones de Tareas EN RESUMEN
En esta sección aprenderá a establecer las opciones predeterminadas de las tareas y utilizar las vistas de Outlook para encontrar la que mejor se ajuste a su estilo de trabajo.
Establecer las Opciones de Tareas Para hacer que la creación de tareas sea un proceso más eficiente, puede personalizar las opciones predeterminadas de diversas maneras. Puede establecer el color de las marcas vencida y completada, especificar el tiempo que necesita los avisos y decidir si desea conservar copias de los elementos que asigna a otras personas. En este ejercicio establecerá sus horas de trabajo y cambiará la opción Clic rápido para las tareas.
Establecer las Opciones de Tareas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Trabajar con las vistas de las tareas Para ver información sobre sus tareas que se han marcado como completadas, haga clic en la vista Tareas completadas en el Panel de navegación. La Tabla 11-1 muestra una lista y describe las vistas de las tareas en Outlook, las cuales aprenderá a utilizar en este ejercicio.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las Opciones de Tareas? 1.1.4
Certificación
Los mensajes de correo electrónico se utilizan para transmitir diversos tipos de información. Algunas veces, un mensaje contiene información sobre tareas que se deben realizar. Para ahorrar tiempo en la captura de datos y conservar un registro del mensaje de correo electrónico original que contiene la tarea, puede utilizar el mensaje para crear una tarea de seguimiento. En este ejercicio creará una tarea a partir de un mensaje.
144 | Microsoft Outlook 2010
Certificación
Tabla 11-1 Vistas de las tareas
Vistas
Descripción
Detalladas
Es similar en apariencia a la Lista sencilla. Esta vista también incluye el estado, porcentaje de completado y categoriza sus tareas como completadas o activas.
Lista sencilla
Esta vista sólo muestra el asunto y el vencimiento de todas las tareas, completadas o no.
Lista de tareas pendientes
Esta vista incluye no solamente sus tareas activas sino también todos los elementos pendientes, por ejemplo mensajes y contactos que ha marcado para darles seguimiento.
Prioritarias
Esta vista muestra sus tareas activas organizadas por el campo Prioridad. Las tareas en la parte superior tienen una prioridad Alta.
Activas
Esta vista muestra sólo las tareas que aún no se han marcado como completadas.
Completadas
Esta vista muestra sólo las tareas que se han marcado como completadas.
Hoy
Esta vista muestra todas las tareas del día de hoy.
Próximos 7 días
Esta vista muestra todas las tareas que se encuentran dentro de los próximos siete días.
Vencidas
Esta vista muestra todas las tareas vencidas.
Asignadas
Esta tarea muestra todas las tareas que le fueron asignadas o las que asignó a otra persona.
Tareas del servidor
Si se encuentra trabajando en una red Microsoft Exchange y utiliza SharePoint 2010, esta vista de Outlook muestra todas las tareas creadas y les da seguimiento a través de SharePoint.
Trabajar con las vistas de las tareas REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se utiliza la Vista actual para visualizar las tareas? 6.1.9
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Administrar y completar una tarea EN RESUMEN
Después de crear una tarea, es posible que tenga que modificarla estableciendo su prioridad en Alta, Baja o Normal. También puede cambiar el estado de la tarea y actualizar en qué porcentaje se ha completado. También puede marcar una tarea como privada, manteniendo los detalles ocultos para otros usuarios.
Microsoft Outlook 2010 | 145
Actualizar una tarea
Estado
% de completado
No comenzada
Descripción
Tabla 11-2 Estados de las tareas
El estado No comenzada indica que no se ha iniciado aún el trabajo en la tarea.
0
En curso
1-99
El estado En curso indica que se ha iniciado el trabajo en la tarea.
Completada
100
El estado Completada indica que se ha terminado todo el trabajo en esta tarea. Cuando termine un tarea, márquela como Completada.
A la espera de otra persona
0-99
El estado A la espera de otra persona indica que se ha pospuesto su progreso en la tarea hasta que reciba algo (por ejemplo, confirmación de un detalle, una copia impresa, etc.) de alguien más.
Aplazada
0-99
El estado Aplazada indica que se ha aplazado la tarea sin cambiar la fecha de vencimiento o el porcentaje de completado.
Actualizar una tarea LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
¿Cómo se actualiza una tarea asignada? 6.1.8
Administrar los detalles de la tarea Algunas tareas parecen sencillas a simple vista pero al final descubre que gastó mucha energía conduciendo hasta donde está su cliente para completar las tareas. Si no es una de las miles de personas que utilizan Outlook para dar seguimiento a las tareas de los proyectos, es posible que descubra que dar seguimiento a los detalles como la información del tiempo, facturación y kilometraje de sus tareas es una parte importante para su negocio. Cuando llega el momento de presentar una hoja de tiempo o expedir una factura a un cliente, puede extraer la información de su carpeta Tareas en vez de intentar recordarla de memoria. En este ejercicio agregará detalles, como se muestra en la Tabla 11-3, a sus tareas existentes.
b Formato Trabajo total
Descripción Utilice este campo para dar seguimiento a la cantidad total de trabajo que realizó para la tarea o cliente. Es posible que desee dar seguimiento al número de días o semanas y no a las horas invertidas en la tarea.
Certificación
Dar seguimiento al estado de una tarea incluye modificar dicho estado y el porcentaje que se ha completado de cada una de las tareas en las que está trabajando. Los campos Estado y % de completado trabajan en conjunto para definir el progreso de una tarea, como se muestra en la Tabla 11-2. En este ejercicio actualizará una tarea existente.
Certificación
146 | Microsoft Outlook 2010 Trabajo real
Este campo da seguimiento al número real de horas y minutos que invirtió en una tarea específica.
Organización
Escriba el nombre del cliente en este campo. Si no trabaja con clientes externos, puede ingresar el nombre del líder del proyecto o el nombre del proyecto que utilizó en su tarjeta de control.
Kilometraje
Ingrese la información sobre el kilometraje, precio de la gasolina y el propósito del viaje.
Facturación
Utilice este campo para dar seguimiento a las tarifas de facturación o a cualquier descuento que haya ofrecido.
Administrar los detalles de la tarea LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se administran los detalles de las tareas? 6.1.2
OTRA MANERA
También puede marcar una tarea como completada al abrir la ventana Tarea y hacer clic en Marcar como completada en la Cinta de opciones.
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Marcar una tarea como Completada Cuando termine una tarea, necesitará marcarla como completada. Las tareas completadas no se muestran en su Lista de tareas pendientes pero se pueden ver en la vista Completadas. A medida que aumenta su lista de tareas completadas, la vista Completadas se convierte en un registro de las tareas que ha realizado. En este ejercicio marcará una tarea como completada.
Marcar una tarea como Completada LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se marca una tarea como completada? 6.1.4
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Mover o copiar una tarea a otra carpeta Incluso con las diversas vistas disponibles que se encuentran en la sección Tareas y la eficiencia de la función Búsqueda instantánea, al igual que con otras secciones de Outlook, puede crear carpetas personalizadas para almacenar tareas relacionadas. Puede seleccionar crear una carpeta para cada uno de los proyectos, para un periodo específico de tiempo o para cada uno de los clientes. La clave es seleccionar un sistema de organización que le funcione. Después de seleccionar un tipo de organización, puede mover fácilmente los elementos a su nueva ubicación. En este ejercicio creará una carpeta para la línea de productos Gran Azul y moverá las tareas relacionadas a esta carpeta.
Microsoft Outlook 2010 | 147
Mover o copiar una tarea a otra carpeta REALICE LA PRÁCTICA
OTRA MANERA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
Imprimir tareas Al igual que en cualquier sección de Outlook, las tareas se pueden imprimir rápidamente en la vista Backstage. En este ejercicio imprimirá dos tareas, una activa y otra completada. La Tabla 11-4 describe los estilos disponibles para la impresión de la tarea.
Estilos de impresión
Descripción
Tabla
Este estilo imprime sus tareas en una lista, una debajo de la otra.
Memorando
Este estilo imprime el contenido de cada una de las tareas, incluyendo los datos adjuntos.
¿Cómo se mueve o copia una tarea a otra carpeta? 6.1.5
Tabla 11-3 Opciones de impresión de la tarea
Imprimir tareas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se imprimen las tareas? 1.5.5
Trabajar con tareas asignadas EN RESUMEN
En las secciones anteriores ha creado, modificado y completado tareas. En esta sección asignará tareas a otros usuarios de Outlook y responderá a tareas que le han sido asignadas.
Asignar una tarea a otro usuario de Outlook El propietario de la tarea es el único usuario de Outlook que puede modificarla. El creador de una tarea, automáticamente se convierte en su propietario. Para transferir la propiedad de una tarea, puede asignar dicha tarea a otro usuario de Outlook a través de una solicitud de tarea. De manera predeterminada, Outlook conserva una copia de cualquier tarea que le asigne a una persona en su lista de tareas. Si está utilizando una red Microsoft Exchange, su lista de tareas se actualizará cuando el nuevo propietario actualice la tarea en su lista de tareas.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
No puede asignarse una tarea a sí mismo, por lo tanto, esta serie de ejercicios requiere intercambiar mensajes con un compañero que utilice Outlook 2010. Si no tiene un compañero, puede utilizar un perfil diferente de Outlook ligado a una cuenta de correo electrónico distinta. Si necesita crear un perfil, consulte los temas de Ayuda de Outlook para obtener más información.
OTRA MANERA
En este ejercicio enviará dos solicitudes de tarea a un compañero. Cuando envíe una solicitud de tarea, el destinatario se convierte en el propietario de la misma al momento de hacer clic en el botón Enviar. Puede recuperar la propiedad de la tarea si el destinatario la rechaza y usted regresa la tarea a su lista de tareas.
Si desea asignar una tarea existente en su lista de tareas, ábrala y haga clic en el botón Asignar tarea en el grupo Administrar tarea en la ficha Tarea.
Certificación
Para copiar una tarea, arrastre el elemento utilizando el botón derecho del mouse. Seleccione Copiar en el menú contextual.
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
148 | Microsoft Outlook 2010
Asignar una tarea a otro usuario de Outlook REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Certificación
OTRA MANERA
Puede reenviar una de sus tareas a un amigo o colega. Seleccione la tarea que desea reenviar y haga clic en Reenviar en la ficha Inicio. La tarea se enviará como un dato adjunto en un mensaje de correo electrónico. Su amigo puede arrastrar el dato adjunto a su carpeta Tareas.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se asignan tareas a otras personas? 6.1.6 LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se acepta o rechaza una solicitud de tarea? 6.1.7
Aceptar o rechazar una tarea asignada Una solicitud de tarea llega a su buzón al igual que cualquier otro mensaje. Cuando recibe una solicitud de tarea, puede aceptarla, rechazarla o asignarla a otro usuario de Outlook. Después de que le han asignado una tarea, se convierte en el propietario de la misma. Incluso si rechaza la tarea, sigue siendo su propietario hasta que la persona que envió la solicitud de tarea original regrese la tarea rechazada a su lista de tareas. Cuando se rechaza una tarea que asignó a otro usuario, recibirá el mensaje Tarea rechazada: Nombre de la tarea. Haga doble clic en el mensaje para abrirlo y después haga clic en el botón Regresar a la Lista de tareas en el grupo Administrar tarea en la Cinta de opciones y finalmente haga clic en el botón Guardar y cerrar para que la tarea regrese a su lista de tareas. En este ejercicio recibirá dos tareas, aceptará una y rechazará la otra.
Aceptar o rechazar una tarea asignada REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación TOME NOTA
Este ejercicio se realizará en la cuenta de su compañero.
Enviar un informe de estado Cuando actualiza una tarea que le haya sido asignada, la copia de la tarea que se conserva en la lista de tareas del propietario anterior se actualiza automáticamente, siempre y cuando el propietario anterior haya elegido las opciones de seguimiento al asignar la tarea. También puede elegir enviar un informe de estado a los propietarios anteriores de la tarea o a otras personas interesadas. En este ejercicio actualizará la tarea Preparar materiales para los nuevos empleados y envíe un informe de estado a la persona que le asignó la tarea.
Enviar un informe de estado REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 149 Outlook llenará automáticamente el campo Para. Si desea ver a cualquier persona que se actualice automáticamente, abra la tarea para que se muestre en la ventana Tarea y haga clic en el botón Detalles en el grupo Mostrar en la Cinta de opciones. El campo Lista de actualización identifica a las personas que se actualizan automáticamente en el informe de estado.
Cámbiese a su cuenta de correo.
Cuando se recibe el informe de estado de la tarea, contiene el texto original de la tarea, la información de progreso actualizada y cualquier nota que el propietario de la tarea desee incluir, como se muestra en la Figura 11-27.
TOME NOTA
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no ha recibido el informe de estado, presione F9 para enviar y recibir todos los mensajes.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se envía un informe de estado sobre una tarea asignada? 6.1.3
Certificación
150 | Microsoft Outlook 2010
Tema
Categorías y archivos de datos de Outlook Trabajar con categorías Certificación
EN RESUMEN
Una categoría de color asigna un color a un elemento de Outlook, ofreciendo una nueva manera de indicar visualmente las relaciones entre los elementos. Por ejemplo, puede asignar la categoría roja a todos los elementos de Outlook que estén relacionados con su supervisor. En este caso, todos los elementos relacionados a esta persona, incluyendo su registro de contacto, mensajes que intercambió con ella y las reuniones programadas con ella, se marcarán con la categoría de color rojo. Puede utilizar las categorías de color para clasificar o encontrar rápidamente sus elementos de Outlook. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no ha realizado estos ejercicios ingresando el nombre de un amigo o colega, escriba Torres. Outlook mostrará cualquier elemento relacionado a Diana Torres.
Categorizar los elementos de Outlook En este ejercicio encontrará todos los elementos de Outlook que están relacionados a un contacto específico y les asignará una categoría. Cada elemento de Outlook se puede asignar a una o más categorías de color sin necesidad de abrirlo. También puede crear reglas para asignar una categoría de color de manera automática a los mensajes que envía y recibe.
Categorizar los elementos de Outlook RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Los elementos de Outlook en los resultados de la búsqueda dependerán de los ejercicios y proyectos que realizó en los temas anteriores. Pueden diferir de los resultados que se muestran en estas figuras. OTRA MANERA
Puede agregar una categoría de color antes de enviar un nuevo correo electrónico. Haga clic en la ficha Opciones, después en el iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Más opciones y seleccione Categorías.
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se categorizan por color los mensajes, citas, reuniones, contactos y tareas? 1.2.1
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 151
Tema
Manipular las notas y las entradas del Diario Trabajar con Notas Certificación
EN RESUMEN
Al igual que las notas adheribles que tiene en su escritorio, la función Notas le permite escribir información importante que puede no estar relacionada a un contacto o proyecto específico. Al igual que las notas adheribles, la función Notas se encuentra disponible en una variedad de colores y tamaños.
Configurar las opciones de las notas Las notas de Outlook aparecen en el módulo Notas como hojas amarillas adheribles. Puede cambiar el color, fuente y tamaño predeterminados de algunas notas en la vista Backstage de Outlook. En este ejercicio cambiará el color predeterminado de las notas y se asegurará que Outlook dé seguimiento a la fecha y hora en que se modificó la nota por última vez.
Configurar las opciones de las notas REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones de las notas? 1.1.5
Crear una nueva nota A diferencia de las tareas, las notas no tienen una fecha de vencimiento. En este ejercicio creará una nueva nota.
Crear una nueva nota REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación Haga clic derecho en una nota y seleccione Reenviar en el menú contextual para reenviar una nota como un dato adjunto de Outlook.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no terminó el ejercicio anterior, el color predeterminado de la nota adherible será amarillo.
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se crea una nueva nota? 6.2.1
152 | Microsoft Outlook 2010
Categorizar e imprimir notas Después de crear una nota, puede realizarle los cambios que sean necesarios. Las notas se pueden imprimir de manera separada o como un conjunto. En este ejercicio abrirá una nota existente, le agregará una categoría y la imprimirá.
Categorizar e imprimir notas Certificación
REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si su nota desapareció cuando hizo clic en el botón Categorizar, es posible que haya abierto la nota. Debido a que las notas se crean en una ventana separada, cuando hace clic en un botón en la ventana de aplicación de Outlook, la convierte en la ventana activa y la coloca encima de la nota abierta. Si esto ocurrió, sólo minimice Outlook y cierre la nota.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Dependiendo de los ejercicios que haya realizado, el color de su icono puede ser diferente al que se muestra en este ejercicio.
Explorar las vistas de las notas De manera predeterminada, el módulo Notas organiza las notas como iconos de notas adheribles en filas en el Panel de lectura de Outlook. Puede cambiar esta vista de diversas maneras, como se muestra en la Tabla 13-1. Todas las notas se pueden organizar por categoría y fecha utilizando la ficha Vista. En este ejercicio explorará las vistas de las notas para ver cómo el contenido se muestra en cada una.
Nombre de la vista
Descripción
Icono
La vista predeterminada Notas muestra cada una de las notas como un icono con color organizado conforme se crearon.
Lista de notas
Las notas se muestran en una lista vertical como una pequeña nota adherible con color seguido del texto de la nota.
Últimos 7 días
Esta vista se muestra verticalmente, al igual que la vista Lista de notas pero sólo muestra los elementos que se agregaron en la última semana.
Explorar las vistas de las notas REALICE LA PRÁCTICA LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se categorizan las notas? 6.2.3
OTRA MANERA
Para imprimir sólo una nota, haga clic derecho sobre ella y seleccione Impresión rápida en el menú contextual. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se cambia la vista de las notas? 6.2.2
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft Outlook 2010 | 153
Trabajar con el Diario EN RESUMEN
Certificación
Algunos profesionales, por ejemplo los abogados, necesitan darle seguimiento a la cantidad de tiempo que invierten al trabajar en el caso de un cliente específico. Tienen que registrar el tiempo invertido en llamadas telefónicas, correos electrónicos, preparación de documentos y programación de reuniones a nombre del cliente. Esto se puede realizar manualmente en un libro adecuado o también se puede realizar utilizando la función Diario de Outlook. Un Diario es un libro en línea que contiene todas las actividades relacionadas con uno de sus contactos. También puede agregar categorías a las entradas de su Diario tal y como lo hace con cualquier otro elemento de Outlook.
Orientación sobre el software Opciones del Diario de Microsoft Outlook Antes de empezar a trabajar con la característica Diario de Outlook, es necesario que se familiarice con la variedad de opciones disponibles. En la vista Backstage, haga clic en Opciones y luego Notas y Diario y finalmente haga clic en el botón Opciones del Diario para que se abra una pantalla similar a la que se muestra en la Figura 13-8. Figura 13-8 Ventana Opciones del Diario de Outlook
Grabar estos tipos de elementos de Outlook
Grabar actividades con estos tipos de archivo
Grabar actividades para estos contactos
Haga clic en este botón para abrir la ventana Opciones del Diario
Utilice esta figura como referencia durante este tema así como para el resto del libro.
Establecer las opciones del Diario El Panel de personas da seguimiento a todos sus correos electrónicos, reuniones e informes de estado de sus tareas que recibió de un contacto. Sin embargo, el Diario va más allá. También puede dar seguimiento a cualquier documento de Office que haya preparado para ese contacto. En este ejercicio establecerá las opciones del Diario en Outlook y verá como esta opción aparece dentro del Diario.
Establecer las opciones del Diario REALICE LA PRÁCTICA
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
El Diario graba los mensajes de correo electrónico a medida que se reciben en la Bandeja de entrada y la ubicación original de los documentos se agrega al Diario. No se puede dar seguimiento a un documento o mensaje que ha sido eliminado o movido.
154 | Microsoft Outlook 2010
Certificación
TOME NOTA
LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se establecen las opciones del Diario? 1.1.5 LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se graban automáticamente los elementos de Outlook en el Diario? 6.3.1
Las opciones automáticas del Diario crean una entrada cada vez que abre, cierra o guarda un documento de Microsoft Word que esté relacionado con un contacto. Sin embargo, en vez de facilitar la búsqueda de información sobre un contacto, puede terminar con muchos datos que tiene que ordenar. Sea cuidadoso al seleccionar las opciones automáticas del Diario.
Cada vez que agregue un nuevo registro de contacto, necesitará seleccionar a ese nuevo contacto en las opciones del Diario.
Vincular entradas automáticas del Diario con un contacto En el ejercicio anterior agregó una entrada automática del Diario al guardar un archivo de Microsoft Word. El documento se mostrará en su Diario pero no está asociado con un contacto específico. Para aprovechar las capacidades del Diario, sus documentos y los elementos de Outlook necesitan estar vinculados con sus contactos. En este ejercicio vinculará una entrada automática del Diario con un contacto existente.
Vincular entradas automáticas del Diario con un contacto REALICE LA PRÁCTICA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si su documento no se encuentra visible en la Escala de tiempo del Diario, sólo espere. Las entradas automáticas del Diario se agregan en intervalos regulares. Su documento de Word aparecerá en el Diario dentro de los próximos minutos de haberlo guardado. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se graban automáticamente los archivos en el Diario? 6.3.2 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Si no ha estado trabajando con un amigo o colega en estos ejercicios, seleccione su propio registro de contacto en la Libreta de direcciones. LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN
¿Cómo se modifica una entrada del Diario? 6.3.3
Utilice su plataforma de aprendizaje Curso: Outlook Sección: Certificación
Microsoft庐 Official Academic Course Microsoft O utlook 2 0 1 0
Conocimientos generales Certificaci贸n Proyecto
Ă?ndice
Proyecto MetodologĂa del trabajo 157 Planteamiento del proyecto 158 Matriz de habilidades 159 Fase 1 163 Fase 2 173 Fase 3 179 Fase 4 183
Microsoft Outlook 2010 | 157
Desarrollo del proyecto
En esta sección se incluye el desarrollo de proyectos como una estrategia de enseñanza para aplicar las habilidades de certificación, con el fin de identificar su utilidad en diversos contextos reales.
Cómo trabajar por proyecto
Revisa la matriz de habilidades de certificación
Contesta el simulador
Sube cada fase del proyecto a la plataforma CIIDTE
Analiza y desarrolla las fases del proyecto
Evalúa cada fase
1. 1. Revisa la matriz de habilidades e identifica las habilidades de certificación que se deberán aplicar en cada fase del proyecto. 2. Desarrolla cada fase del proyecto de acuerdo a los requisitos y las habilidades de certificación a aplicar. 3. Al terminar cada fase del proyecto evalúalo mediante la hoja de verificación que se te proporciona. 4. Entrega cada fase a tu profesor (a) antes de subirlas a la plataforma para que las evalúe con base en la hoja de verificación y después sube cada fase final a la plataforma de aprendizaje CIIDTE. 5. Contesta el simulador en GMetrixSMS, el cual te permitirá adquirir una preparación para el examen final de certificación.
Proyecto
Metodología de trabajo
158 | Microsoft Outlook 2010
Planteamiento del proyecto Competencia
Proyecto
Aplica las habilidades de certificación en el desarrollo de proyectos para la solución de problemas.
Objetivo Adquirir y desarrollar habilidades tecnológicas de certificación para su aplicación en los diferentes contextos de aplicación personal, académica y laboral.
Recomendaciones Para realizar el proyecto deberás elaborar cada una de las prácticas de la sección de certificación, las cuales te permitirán solucionar de manera eficiente cada fase planteada. Este proyecto se divide en cuatro fases, las cuales están directamente relacionadas con las habilidades de certificación. Deberás hacer el envío de cada una de las fases en formato de archivo .pst, considera que para el desarrollo de las fases del proyecto utilizarás el mismo archivo de datos de tu cuenta.
Evaluación Para la evaluación de las fases del proyecto se hará uso del siguiente instrumento de evaluación: •
Hoja de verificación: será utilizada por el docente y el alumno. Les permitirá conocer si se dominaron y aplicaron las habilidades de certificación.
Microsoft Outlook 2010 | 159
Matriz de habilidades
Introducción a Outlook
Aspectos básicos del correo electrónico
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Habilidades tecnológicas.
Número de práctica
1.
Establecer las opciones generales
Práctica 1
2.
Establecer las opciones avanzadas
Práctica 2
3.
Establecer las opciones de idioma
Práctica 3
4.
Cambiar la vista del Panel de lectura
Práctica 4
5.
Mostrar u ocultar los campos en una vista de lista
Práctica 5
6.
Utilizar el Panel de personas
Práctica 6
7.
Seleccionar un formato para el mensaje
Práctica 7
8.
Mostrar y ocultar los campos Desde y CCO
Práctica 8
9.
Guardar un mensaje en un formato externo
Práctica 9
10. Utilizar las herramientas de formato
Práctica 10
11. Aplicar estilos a un mensaje
Práctica 11
12. Crear estilos
Práctica 12
13. Aplicar un tema a un mensaje
Práctica 13
14. Crear un tema nuevo
Práctica 14
15. Utilizar la herramienta Pegado especial
Práctica 15
16. Agregar una firma a todos los mensajes de salida
Práctica 16
17. Insertar un elemento gráfico
Práctica 17
18. Aplicar formato a los elementos gráficos
Práctica 18
19. Insertar un hipervínculo
Práctica 19
20. Adjuntar un archivo externo en un mensaje
Práctica 20
21. Adjuntar un elemento de Outlook al mensaje
Práctica 21
22. Guardar un dato adjunto desde la lista de mensajes
Práctica 22
23. Imprimir un archivo adjunto
Práctica 23
24. Establecer las opciones del correo
Práctica 24
25. Especificar las opciones para las respuestas y los reenvíos
Práctica 25
26. Especificar la fuente predeterminada para los nuevos mensajes
Práctica 26
27. Establecer un tema predeterminado para todos los nuevos mensajes HTML
Práctica 27
28. Establecer el nivel de carácter
Práctica 28
29. Establecer un aviso para los destinatarios
Práctica 29
30. Solicitar confirmaciones de entrega y lectura
Práctica 30
31. Configurar las opciones de envío de mensajes
Práctica 31
32. Guardar un elemento enviado en una carpeta específica
Práctica 32
33. Especificar la cuenta de envío
Práctica 33
34. Utilizar los botones de voto estándar
Práctica 34
35. Configurar los botones de voto personalizados
Práctica 35
36. Utilizar una firma digital
Práctica 36
Proyecto
Tema
160 | Microsoft Outlook 2010
Proyecto
Administrar los mensajes de correo electrónico
Procesar automáticamente los mensajes
Trabajar con contactos
Administración avanzada de los contactos
37. Utilizar el Panel de personas para encontrar un dato adjunto
Práctica 37
38. Utilizar la Búsqueda instantánea
Práctica 38
39. Utilizar las carpetas de búsqueda predefinidas
Práctica 39
40. Imprimir diversos mensajes
Práctica 40
41. Ignorar una conversación
Práctica 41
42. Marcar un mensaje como leído o no leído
Práctica 42
43. Insertar una marca de aviso para un mensaje
Práctica 43
44. Trabajar con la ventana Aviso
Práctica 44
45. Ver el tamaño del buzón y las Herramientas de limpieza
Práctica 45
46. Vaciar la carpeta Elementos eliminados
Práctica 46
47. Archivar los elementos de Outlook
Práctica 47
48. Ver las propiedades del mensaje
Práctica 48
49. Filtrar el correo electrónico no deseado
Práctica 49
50. Utilizar la opción Correo que desea recibir para regresar un mensaje específico a la Bandeja de entrada
Práctica 50
51. Crear una regla copiando una existente
Práctica 51
52. Eliminar reglas
Práctica 52
53. Crear un mensaje Fuera de oficina interno
Práctica 53
54. Crear un mensaje Fuera de oficina externo
Práctica 54
55. Ejecutar Pasos rápidos
Práctica 55
56. Editar los Pasos rápidos
Práctica 56
57. Duplicar Pasos rápidos
Práctica 57
58. Crear Pasos rápidos
Práctica 58
59. Eliminar Pasos rápidos
Práctica 59
60. Restablecer los Pasos rápidos a la configuración predeterminada
Práctica 60
61. Actualizar la información del contacto
Práctica 61
62. Reenviar un contacto como un dato adjunto
Práctica 62
63. Administrar a los integrantes de un grupo de contactos
Práctica 63
64. Utilizar Notas en el grupo de contactos
Práctica 64
65. Reenviar un grupo de contactos
Práctica 65
66. Eliminar un grupo de contactos
Práctica 66
67. Enviar un mensaje al grupo de contactos
Práctica 67
68. Editar una tarjeta de presentación electrónica
Práctica 68
69. Enviar una tarjeta de presentación electrónica
Práctica 69
70. Utilizar una tarjeta de presentación electrónica en una firma
Práctica 70
71. Buscar elementos relacionados con un contacto
Práctica 71
72. Imprimir contactos
Práctica 72
Aspectos básicos del Calendario
Administrar las reuniones
Manipulación avanzada del calendario
Administrar las tareas
Categorías y archivos de datos de Outlook
73. Crear y personalizar una cita
Práctica 73
74. Programar una cita periódica
Práctica 74
75. Marcar una cita como privada
Práctica 75
76. Reenviar una cita
Práctica 76
77. Imprimir los detalles de las citas
Práctica 77
78. Enviar una reunión a un grupo de contactos
Práctica 78
79. Crear una reunión a partir de un mensaje
Práctica 79
80. Establecer las opciones de respuesta para una convocatoria de reunión
Práctica 80
81. Proponer una nueva hora para la reunión
Práctica 81
82. Agregar y actualizar a un nuevo asistente
Práctica 82
83. Cancelar una reunión o invitación
Práctica 83
84. Definir la semana laboral
Práctica 84
85. Cambiar la zona horaria
Práctica 85
86. Mostrar diversas zonas horarias
Práctica 86
87. Agregar los días no laborales al Calendario
Práctica 87
88. Configurar la información de disponibilidad
Práctica 88
89. Cambiar el color del Calendario
Práctica 89
90. Mostrar y ocultar calendarios
Práctica 90
91. Crear un grupo de calendario
Práctica 91
92. Organizar la Vista del Calendario
Práctica 92
93. Imprimir el Calendario
Práctica 93
94. Crear una tarea que se realiza una sola vez
Práctica 94
95. Crear una tarea periódica
Práctica 95
96. Crear una tarea a partir de un mensaje
Práctica 96
97. Establecer las Opciones de Tareas
Práctica 97
98. Trabajar con las vistas de las tareas
Práctica 98
99. Actualizar una tarea
Práctica 99
100. Administrar los detalles de la tarea
Práctica 100
101. Marcar una tarea como Completada
Práctica 101
102. Mover o copiar una tarea a otra carpeta
Práctica 102
103. Imprimir tareas
Práctica 103
104. Asignar una tarea a otro usuario de Outlook
Práctica 104
105. Aceptar o rechazar una tarea asignada
Práctica 105
106. Enviar un informe de estado
Práctica 106
107. Categorizar los elementos de Outlook
Práctica 107
Proyecto
Microsoft Outlook 2010 | 161
162 | Microsoft Outlook 2010
Proyecto
Manipular las notas y las entradas de Diario
108. Configurar las opciones de las notas
Práctica 108
109. Crear una nueva nota
Práctica 109
110. Categorizar e imprimir notas
Práctica 110
111. Explorar las vistas de las notas
Práctica 111
112. Establecer las opciones del Diario
Práctica 112
113. Vincular entradas automáticas del Diario con un contacto
Práctica 113
De acuerdo a la matriz de habilidades anterior, se han retomado las habilidades que debes aplicar en cada una de las fases del proyecto, por lo que se te pide revises el siguiente cuadro. Producto
Habilidad de Certificación a aplicar
Fase 1
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40
Fase 2
14, 21, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72
Fase 3
73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93
Fase 4
94, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113
Microsoft Outlook 2010 | 163
Se realizará la fiesta de graduación de tu salón y has sido elegido para organizar el evento; sin embargo, por la falta de tiempo para realizar reuniones los compañeros te han solicitado que les hagas llegar toda la información del evento vía correo electrónico y en cuanto creas necesario tomar decisiones importantes planear una reunión. Para organizar el evento tendrás que tomar en cuenta los siguientes puntos. • Invitaciones. • Invitados. • Lugar para evento. • Menú. • Adornos. • Animadores. • Administración económica. • Suvenires Para ayudarte un poco delegarás actividades con algunos compañeros. Debes tomar en cuenta que esto es el inicio de una organización profesional, por ello debes realizarlo con la mayor seriedad. Lo primero que tendrás que realizar es una cuenta, para esto te mostramos paso a paso su creación: ¿Cómo agregar una cuenta cuando no existe ninguna otra? 1. Abrir Microsoft Outlook 2010. 2. Clic en Siguiente. 3. Seleccionar Sí y haz clic en Siguiente. 4. Seleccionar la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales. 5. Clic en Siguiente. 6. Selecciona Correo electrónico de Internet y has clic en Siguiente. 7. En Su nombre coloca tu nombre, en Dirección de correo electrónico tu dirección de correo Hotmail, ingresa los datos de acuerdo a tu cuenta. a. Hotmail: i. Servidor de correo entrante: pop3.live.com ii. Servidor de correo saliente: smtp.live.com b. Gmail: i. Servidor de correo entrante: pop.gmail.com ii. Servidor de correo saliente: smtp.gmail.com En información de inicio de sesión coloca tu cuenta de correo y tu contraseña.
Fase 1
Fase 1
Fase 1
164 | Microsoft Outlook 2010
8. Haz clic en el botón Más configuraciones… 9. Selecciona la pestaña Servidor de salida. 10. Activa la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación.
11. Selecciona la pestaña Avanzadas. 12. Teclea la siguiente información de acuerdo a tu cuenta: a. Hotmail: i. Servidor de entrada (POP3): 995 ii. Servidor de salida (SMTP): 587 b. Gmail: i. Servidor de Entrada (POP3): 995 ii. Servidor de salida (SMTP): 587 Activa la casilla Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL) 13. En Usar el siguiente tipo de conexión cifrada elige la opción Autom.
Fase 1
Microsoft Outlook 2010 | 165
14. Haz clic en Aceptar. 15. Para comprobar que todo funciona correctamente, haz clic en Probar configuración de la cuenta... 16. Si todo está correcto recibirás un correo de prueba. 17. Haz clic en Aceptar para concluir. Proceso para agregar una cuenta cuando ya hay una configurada: Clic en Archivo > Información > botón Configuración de la cuenta. Clic en el botón Nuevo. Selecciona la opción Cuenta de correo electrónico, luego haz clic en Siguiente. En la ventana siguiente elige la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales, clic en Siguiente. 5. Selecciona Correo electrónico de Internet, luego haz clic en Siguiente. 1. 2. 3. 4.
Fase 1
166 | Microsoft Outlook 2010
6. En Su nombre coloca tu nombre, en Dirección de correo electrónico tu dirección de correo Hotmail, ingresa los datos de acuerdo a tu cuenta: a. Hotmail: i. Servidor de correo entrante: pop3.live.com ii. Servidor de correo saliente: smtp.live.com b. Gmail: i. Servidor de correo entrante: pop.gmail.com ii. Servidor de correo saliente: smtp.gmail.com En información de inicio de sesión coloca tu cuenta de correo y tu contraseña.
Microsoft Outlook 2010 | 167
Fase 1
7. Haz clic en el botón Más configuraciones… 8. Selecciona la pestaña Servidor de salida. 9. Activa la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación.
10. Selecciona la pestaña Avanzadas. 11. Teclea la siguiente información de acuerdo a tu cuenta: a. Hotmail: i. Servidor de entrada (POP3): 995 ii. Servidor de salida (SMTP): 587 b. Gmail: i. Servidor de Entrada (POP3): 995 ii. Servidor de salida (SMTP): 587 Activa la casilla Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL) 12. En Usar el siguiente tipo de conexión elige la opción Autom.
Fase 1
168 | Microsoft Outlook 2010
13. Haz clic en Aceptar. 14. Para comprobar que todo funciona correctamente, haz clic en Probar configuraciรณn de la cuenta... 15. Si todo estรก correcto recibirรกs un correo de prueba. 16. Haz clic en Finalizar para concluir.
Microsoft Outlook 2010 | 169
Crear una firma
1. Antes de comenzar con la creación de tu proyecto configura las diferentes opciones de tu cuenta, como son las de correo, generales, avanzadas, de idioma, de envío de mensajes y respuestas y reenvíos. 2. Selecciona una fuente predeterminada para los nuevos mensajes. 3. Crea el correo para la firma incluyendo lo siguiente: • El asunto será: Nueva firma. • En el campo Para coloca la cuenta de correo del compañero que estará apoyándote. • Muestra el campo CCO y en él coloca tu correo electrónico. • Crea el correo con formato de texto enriquecido. • En el área del mensaje incluye lo siguiente: • Hola compañer@, te envío la propuesta de mi firma para que la valides. • En el área del mensaje diseña tu firma, incluye los siguientes datos en el orden que se mencionan: • Nombre. • Cargo. • Teléfono. • Correo electrónico. • Aplica formato al texto de la firma para que esta tenga una mejor presentación. • Incluye en la firma una fotografía tuya y aplica formato a la misma. 4. Establece un aviso para el correo en donde indiques que se debe revisar el mismo día que lo envías y establece una hora. 5. Guarda este correo con el nombre CC_Firma1 y con formato de archivo HTML. 6. Establece un tema predeterminado para tus mensajes acorde al diseño de tu firma. 7. Envía el correo solicitando una confirmación de entrega.
Enviar una identificación digital con un tema predeterminado A tu compañer@ le agradó tu nueva firma, pero te comenta que si aplicas a tu cuenta un tema predeterminado que vaya de acuerdo al diseño de tu firma se verá más presentable. Crea y envía un mensaje utilizando la nueva firma y el tema. Si cuentas con una identificación digital, inclúyela en el mensaje. 1. Coloca como Asunto: CC_Firma2. 2. En el campo Para escribe la dirección de correo electrónico del compañero a quien enviaste la primera firma. 3. En el campo CC escribe tu cuenta de correo electrónico. 4. En el área de mensaje escribe lo siguiente: Hola compañer@. Te envío la propuesta del tema predeterminado para que lo valides. 5. Copia la firma que realizaste en el producto anterior y pégala (puedes hacer uso de la herramienta Pegado especial) en el cuerpo del mensaje. 6. Crea un estilo de fuente y aplícalo en el texto “Hola compañer@”. Además aplica al párrafo siguiente un estilo de énfasis. 7. Marca el mensaje con carácter Privado para el seguimiento del destinatario y retrasa su entrega. 8. Envía el correo solicitando confirmación de lectura y después guárdalo en la carpeta Bandeja de salida.
Fase 1
Con el fin de comenzar a enviar correos sobre la organización de la fiesta, en primer lugar deberás crear tu firma personal para tu cuenta de correo; considera lo siguiente:
170 | Microsoft Outlook 2010
Enviar mensaje de voto con datos adjuntos
Fase 1
Cuando llegue el mensaje de la nueva firma, tu compañer@ la previsualizará y te indicará que la guardes como personal. Después, necesitarás crear y enviar un mensaje con dos datos adjuntos en donde pedirás a tus compañeros que voten por la imagen que incluirás en la invitación. 1. Crea un nuevo mensaje. 2. En el campo Para escribe la dirección de correo electrónico de todos tus compañeros. 3. En el campo CC escribe tu cuenta de correo electrónico. 4. En el campo Asunto escribe: Imagen para la invitación. 5. En el área del mensaje escribe: Por favor, observen las imágenes que adjunté en el mensaje y voten por la que consideren que se debe utilizar en la invitación para la graduación. 6. Copia y pega en el área del mensaje la firma enviada anteriormente (puedes hacer uso de la herramienta Pegado especial) en el mensaje. 7. A partir de la firma copiada crea tu firma desde el cuadro de diálogo Firmas y plantillas con el nombre CC_Firma3 después insértala en el correo y elimina la firma copiada. 8. Aplica un tema al mensaje. 9. Adjunta en el correo las dos imágenes seleccionadas para la invitación de la graduación. 10. Inserta un hipervínculo de una página web en el mensaje, que muestre una tercera imagen. 11. Inserta botones de voto personalizados en el mensaje que digan Primera imagen; Segunda imagen; Tercera imagen. 12. Envía el correo.
Microsoft Outlook 2010 | 171
Hoja de verificación Completa la hoja de verificación indicando las habilidades que se incluyeron en tu producto y realiza los comentarios pertinentes. Al finalizar entrega esta hoja a tu profesor (a) junto con tu producto para que lo revise y determine la calificación final. Nombre del alumno:
Fase 1
Fecha: Alumno: marca con una X si aplicaste o no las habilidades que se especifican en la hoja de verificación; asimismo, anota los comentarios que consideres adecuados para mejorar tu producto. Profesor: obtenga la calificación final del producto de acuerdo al valor que le asigne, tenga en cuenta que el puntaje total a obtener es de 72 (considere que 4 es la máxima puntuación para cada rubro) y retroalimente el producto del alumno anotando las observaciones que crea importantes para mejorarlo. Característica
¿La realicé? Sí
Configura las opciones generales, avanzadas y de lectura de su correo electrónico. Cambia la vista del Panel de lectura Selecciona un formato de texto enriquecido para el correo. Muestra el campo CCO. Aplica formato al texto de la firma que diseñó en el correo. Inserta una imagen en la firma que diseñó y le aplica formato a la misma. Crea un aviso para los destinatarios del correo. Guarda el correo con formato de archivo HTML. Aplica un tema predeterminado en el mensaje acorde a la firma.
No
Comentarios del alumno
Puntaje obtenido
Observaciones del profesor(a)
Crea estilos y aplica un estilo de énfasis en el correo. Marca el mensaje con carácter Privado. Configura las opciones de envío para retrasar la entrega del correo. Guarda el correo en la carpeta Bandeja de salida Aplica un tema al mensaje del correo.
Agrega su firma en el mensaje. Adjunta dos imágenes en el correo relacionadas a la invitación. Inserta un hipervínculo de página web en el mensaje. Utiliza botones de voto y los personaliza de acuerdo a lo que requiere. Puntaje total (72):
Microsoft Outlook 2010 | 173
Lamentablemente se descompuso el equipo personal que estabas utilizando para el envío de correos a tus compañeros, por lo cual necesitarás configurar Outlook 2010 con nuevas reglas y contactos que te ayuden a administrar las responsabilidades del evento. También necesitarás actualizar tu tarjeta de presentación electrónica para que muestres tu cargo e información de contacto.
Administrar los mensajes de correo electrónico 1. Verifica el tamaño del buzón de la cuenta de correo electrónico y realiza una captura de pantalla del cuadro de diálogo que contiene los datos. 2. Crea un nuevo correo que contenga la captura de pantalla en el área del mensaje, coloca como Asunto: Tamaño de buzón y envía el correo a un compañer@ y a ti mismo. 3. Mueve el correo a la carpeta Correo electrónico no deseado y márcalo como leído. 4. Configura el correo que se encuentra en la carpeta Correo electrónico no deseado para regresarlo a la Bandeja de entrada y márcalo como no leído. 5. Revisa las propiedades del correo con el Asunto “Tamaño de buzón” y responde el correo pegando las propiedades del mismo y después envíalo. 6. Inserta una marca de aviso en este último correo, que tenga una fecha de inicio a partir del día de hoy y una fecha de vencimiento para el día de mañana, establece una hora de aviso. 7. Descarta el aviso cuando este se active utilizando la ventana Aviso. 8. Vacía la carpeta Elementos eliminados y después archiva los elementos de la carpeta Bandeja de entrada. Sugerencia: puedes filtrar el correo electrónico no deseado si lo requieres.
Crear registros de contacto y un grupo de contactos Necesitas crear registros de los compañeros que estarán apoyándote en la organización del evento y a partir de estos crear el grupo de contactos que se llame Organizadores graduación para que, de esta manera, los puedas identificar rápidamente. Para crear los registros considera los datos que se muestran a continuación: Nombre completo Organización Cargo Correo electrónico Número telefónico Dirección 1. Registra los contactos de los compañeros de ayuda como Contactos de la misma compañía. 2. Crea un nuevo correo, en el área del mensaje escribe: “Compañer@s, les envío su contacto para que puedan verificar que los datos sean correctos”. Después adjunta los contactos. Envía el correo a un colega. 3. Crea el Nuevo grupo de contactos a partir de los cinco contactos que registraste anteriormente y después guarda el grupo en la carpeta Contactos con el nombre Organizadores graduación.
Fase 2
FASE 2
174 | Microsoft Outlook 2010 4. Del grupo de contactos elimina a un compañero y agrega una nota en el grupo que diga: “Se eliminó el contacto porque no estará disponible por tiempo indefinido”. 5. Reenvía el grupo de contactos a todos tus compañeros, márcalo con copia para ti y en el área del mensaje escribe: “Estos son los contactos que se tomarán en cuenta para ayudar en la organización del evento”.
Fase 2
Editar una tarjeta de presentación electrónica Como has creado nuevos registros de contacto, debes personalizar tu tarjeta de presentación electrónica para que puedas enviarla al grupo de contactos y ellos cuenten con la información necesaria para contactarte rápidamente. 1. Crea y edita tu tarjeta de presentación de acuerdo a las siguientes características. • Diseño: imagen a la izquierda. • Imagen: coloca una imagen acorde al cargo o responsabilidad. • Área de imagen: 25%. • Alineación de imagen: ajustar al borde. • Fondo: azul claro medio. • Campos: selecciona Correo electrónico y en la lista de opciones selecciona Negrita. 2. Envía la tarjeta de presentación al grupo de contactos Organizadores graduación y en el campo CC escribe tu correo electrónico. En el área del mensaje, antes de la tarjeta de presentación, escribe lo siguiente: “Esta es mi nueva tarjeta de presentación. Siéntanse en la libertad de enviarla a los compañeros según sea necesario”. Aplica un tema al correo y envíalo. 3. Envía un correo electrónico a un compañer@ y en el área del mensaje inserta tu tarjeta de presentación como firma. Sugerencia: si lo requieres puedes hacer uso de la búsqueda instantánea para localizar los correos enviados al grupo de contactos.
Administrar el correo Es hora de administrar tu correo, pues estarás recibiendo varios mensajes de los proveedores para brindarte servicios. Sin embargo, el campo Asunto de cada uno de los mensajes contiene las palabras “Nuevo servicio”. Crea una regla para mover todas las solicitudes a una carpeta, la cual llamarás Servicios. Después de probar la regla, configurarás un archivo de la carpeta Servicios. 1. Pide a cinco compañeros que te envíen un correo que contenga información sobre un servicio que pueden considerar para la fiesta de graduación, y que tenga como Asunto: Nuevo servicio. 2. Crea una nueva carpeta con el nombre Servicios. 3. Crea una nueva regla que permita mover a la carpeta Servicios los mensajes que contengan la palabra específica Nuevo servicio en el asunto y ejecuta la regla. 4. Responde a dos compañeros su correo Nuevo servicio, coloca en el área del mensaje: “Me parece que tu servicio es una buena opción que podemos contratar”. 5. Crea una carpeta con el nombre Contrataciones. 6. Copia la regla que creaste y edita la regla de tal manera que esta permita mover a la carpeta Contrataciones los mensajes que contengan la palabra específica RE: Nuevo servicio en el asunto y ejecuta la regla. 7. Crea un nuevo paso rápido con el nombre A los organizadores que permita reenviar los correos al grupo de contactos Organizadores graduación.
Microsoft Outlook 2010 | 175
Fase 2
8. Edita el paso anterior de tal manera que marque los mensajes con Importancia alta y tenga la siguiente informaci贸n: Reenv铆a un correo con importancia alta al grupo de contactos Organizadores graduaci贸n. 9. Duplica el paso que creaste anteriormente.
Microsoft Outlook 2010 | 177
Hoja de verificación Completa la hoja de verificación indicando las habilidades que se incluyeron en tu producto y realiza los comentarios pertinentes. Al finalizar entrega esta hoja a tu profesor (a) junto con tu producto para que lo revise y determine tu calificación final.
Fase 2
Nombre del alumno: Fecha: Alumno: marca con una X si aplicaste o no las habilidades que se especifican en la hoja de verificación; asimismo, anota los comentarios que consideres relevantes para mejorar tu producto. Profesor: obtenga la calificación final del producto de acuerdo al valor que le asigne teniendo en cuenta que el puntaje total a obtener es de 64 (considere que 4 es la máxima puntuación para cada rubro) y retroalimente el producto del alumno anotando las observaciones que crea importantes para mejorarlo. Característica
¿La realicé? Sí
Revisa el tamaño del buzón y las herramientas de limpieza. Marca el correo Tamaño de buzón como leído o no leído. Revisa las propiedades del mensaje Tamaño de buzón. Inserta una marca de aviso en el mensaje Tamaño de buzón. Vacía la carpeta Elementos eliminados. Archiva los elementos de la carpeta Bandeja de entrada.
No
Comentarios del alumno
Puntaje obtenido
Observaciones del profesor(a)
178 | Microsoft Outlook 2010
Adjunta contactos en un correo y lo envía. Elimina un contacto del grupo de contactos.
Fase 3
Agrega una nota en el grupo de contactos. Reenvía el grupo de contactos.
Edita una tarjeta de presentación. Envía la tarjeta de presentación al grupo de contactos Organizadores graduación. Envía la tarjeta de presentación como una firma. Crea y copia reglas. Crea el paso rápido A los organizadores. Edita y duplica el paso rápido A los organizadores. Puntaje total (64):
Microsoft Outlook 2010 | 179
FASE 3
Modificar el calendario Inmediatamente, agrega el evento a tu calendario, así como tu primera tarea: • Actualizar el plan administrativo para cubrir el evento. • Todos los días estarás realizando diversas llamadas a proveedores para conseguir un buen presupuesto. • También deberás compartir tu información con el director de la escuela para que esté enterado del proceso en la organización del evento. Uno de los ayudantes en la organización de la graduación fue ganador de una beca de intercambio a Inglaterra, estará fuera del país por un mes y regresará pocos días antes de la fiesta de graduación; sin embargo, como ha sido uno de tus mejores apoyos seguirás enviándole información respecto a la organización de la fiesta. Para esto, tendrás que modificar los eventos de tu calendario para que correspondan con los de tu compañer@, pues te está apoyando en la organización de este evento, cambia tu semana laboral para que coincida con su agenda, posteriormente muestra la zona horaria de la Ciudad de México de manera que tu compañer@ haga las llamadas cuando sea de día. Comparte tu calendario con un amigo o compañero de clase. Para crear y modificar los eventos de tu compañer@ debes realizar lo que se te indica: 1. Crea una nueva cita incluyendo lo siguiente: • Asunto: Gran evento Graduación. • Fecha de inicio: 31 de agosto. • Duración: todo el día. 2. Marca la cita que creaste anteriormente como privada y reenvíala a tu correo electrónico 3. Define la semana laboral de lunes a viernes en un horario de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. 4. Establece la zona horaria (UTC) hora central (Dublin, Edimburgo, Lisboa, Londres) y coloca como etiqueta Inglaterra. 5. Muestra una segunda zona horaria, coloca como etiqueta México y como zona horaria (UTC - 06:00) hora central (Guadalajara, ciudad de México, Monterrey). 6. Agrega al calendario los días no laborables de México. 7. Configura la información de disponibilidad del calendario para publicar 2 meses de información disponible y que se actualice cada 60 minutos en el servidor. 8. Cambia el color predeterminado del calendario y úsalo para todos los calendarios.
Fase 3
Se aproxima la fecha para el evento, que será para el próximo 31 de agosto. Has trabajado sin descanso para preparar una ocasión muy especial. A medida que el evento se acerca debes programar una gran cantidad de citas y reuniones para el mismo.
180 | Microsoft Outlook 2010
Programar reuniones y eventos
Fase 3
La reunión para ir verificando el avance de la organización del evento está programada para el mes de julio. Cuentas con varias citas registradas para la próxima semana. El lunes tienes que reunirte con el agente turístico. Agrega la cita al calendario e imprime los detalles para llevarlos contigo en una visita que realizarás con el agente. 1. Crea un nuevo correo que tenga como Asunto: Seguro para el recorrido turístico, en el área del mensaje escribe: Compañer@os, me gustaría reunirme con ustedes para hablar sobre la contratación de la agencia turística, ya que nos brindan un seguro para los invitados en el recorrido. Envía el correo a tus colegas y a ti. 2. A partir del correo anterior, crea una nueva reunión con la siguiente información: • Para: compañe@ • Asunto: Seguro brindado por agencia turística. • Ubicación: Salón multiusos. • Duración: 12:30 p.m. a 2:30 p.m. • Área del mensaje: Compañe@, olvidé comentarte que también quiero que conozcas el menú que se ofrecerá, así como los suvenires. 3. Propón que la reunión inicie 30 minutos antes para ofrecer bocadillos al concluirla. 4. Establece las opciones de respuesta de la reunión para obtener respuesta de los asistentes que se encontrarán en la reunión. 5. Agrega otro compañer@ más a la reunión anterior, envíale un correo electrónico y hazle llegar las actualizaciones de la reunión. 6. Envía un correo electrónico a todos tus compañer@s con la cancelación de la reunión anterior, escribe el siguiente texto en el cuerpo del mensaje: Se cancela la reunión debido a que se han presentado diversos sucesos en los últimos días, por lo que no será posible continuar con los preparativos de la reunión; por lo tanto, se suspende hasta próximo aviso.
Programar una cita periódica Todos los viernes tendrás una cita para hablar sobre el avance de la fiesta, así como para actualizar a los compañeros que apoyan en el evento. Por lo tanto, necesitarás utilizar el recurso para videoconferencias de tal manera que todos puedan participar. 1. Programa una nueva cita periódica para todos los viernes del mes de Junio con los siguientes datos: • Asunto: Avances evento. • Ubicación: Salón de juntas. • Duración: 3:00 p.m. a 5:00 p.m. • Frecuencia: semanal 2. Crea un nuevo calendario en la carpeta Calendario con el nombre de Fiesta de graduación. 3. Oculta el calendario creado anteriormente. 4. Organiza el calendario en forma de semana laboral.
Microsoft Outlook 2010 | 181
Hoja de verificación Completa la hoja de verificación indicando las habilidades que se incluyeron en tu producto y realiza los comentarios pertinentes. Al finalizar entrega esta hoja a tu profesor (a) junto con tu producto para que lo revise y determine tu calificación final. Nombre del alumno:
Fase 3
Fecha: Alumno: marca con una X si aplicaste o no las habilidades que se especifican en la hoja de verificación; asimismo, anota los comentarios que consideres relevantes para mejorar tu producto. Profesor: obtenga la calificación final del producto de acuerdo al valor que le asigne teniendo en cuenta que el puntaje total a obtener es de 68 (considere que 4 es la máxima puntuación para cada rubro) y retroalimente el producto del alumno anotando las observaciones que crea importantes para mejorarlo. Característica
¿La realicé? Sí
Crea una nueva cita para la graduación. Marca la cita creada como privada. Define la semana laboral de acuerdo al horario indicado. Establece una zona horaria para Inglaterra en el calendario. Muestra una segunda zona horaria en el calendario. Agrega los días no laborables de México en su calendario. Configura la información de disponibilidad de su calendario. Cambia el color del calendario y lo aplica para todos sus calendarios. Crea una reunión solicitada a partir de un correo.
No
Comentarios del alumno
Puntaje obtenido
Observaciones del profesor(a)
Agrega un nuevo asistente a una reunión. Propone una nueva hora para la reunión. Establece las opciones de respuesta para la reunión creada. Cancela la reunión creada. Programa una nueva cita periódica en su calendario. Envía la reunión creada al grupo de contactos solicitado. Crea un grupo de calendarios. Oculta dos de los calendarios en los que estableció citas, reuniones o eventos. Puntaje total (68):
Microsoft Outlook 2010 | 183
Tendrás una reunión en la sala multiusos de la escuela con todos los que te están apoyando en la organización del evento, pues te notificaron que vendrán 15 estudiantes de otro colegio de diferente estado al evento de graduación, tendrás que hacer las reservaciones en el hotel incluyendo comida y un pequeño tour por la ciudad como atención a su visita.
Organizar un proyecto con archivos de datos, notas y tareas Debes comenzar por crear tareas, para esto tendrás que apoyarte en los compañeros que te están ayudando a organizar la fiesta.
• Crea las siguientes tareas y para ello toma en cuenta los siguientes datos: • Asunto: Reservaciones de hotel para 15 personas. • Vencimiento: selecciona la fecha del próximo viernes. • Prioridad: Alta.
• Asunto: Salón de fiestas. • Vencimiento: próximo jueves. • Prioridad: Alta.
• Asunto: Resumir cotizaciones. • Inicio: selecciona el segundo viernes de agosto. • Periodicidad con que se repetirá la tarea: Mensual. • Finalizar: asigna el segundo viernes del mes de agosto.
1. Envía un correo al tesorero notificando que ya se tienen las cotizaciones finales y que han sido aceptadas; solicítale que te conteste la autorización lo más pronto posible. 2. Crea una carpeta llamada Tareas. 3. Mueve las tareas a la carpeta Tareas que creaste con anterioridad. 4. Genera una tarea a partir del mensaje que te envió el tesorero. • En el asunto escribe: Seguimiento con organizadores sobre los preparativos de visita estudiantes externos. • En el campo vencimiento indica la fecha del próximo viernes. • Establece como hora de aviso predeterminado 8:00 a.m. 5. Crea una nueva nota que contenga el texto: El salón está ubicado a 3 cuadras de la escuela, por lo tanto no habrá ningún problema de movilización de los invitados.
Fase 4
FASE 4
184 | Microsoft Outlook 2010
Administrar un proyecto con archivos de datos, notas y tareas
Fase 4
Una compañera se ha ofrecido para ayudar con los preparativos. Asígnale la tarea de realizar las reservaciones para el hotel. Utilizando una entrada de diario, graba el tiempo invertido en la llamada telefónica que realizas a una agencia turística para el tour en la ciudad. Crea una tarea con este mismo tema y márcala como completada. 1. Crea una nueva tarea indicando los nombres de los estudiantes que vienen de visita para que se realicen las reservaciones del Hotel. • Asígnale la tarea anterior a tu compañer@ que te está ayudando en la organización y envíale la solicitud. • Crea una carpeta con el nombre Invitados. • Crea una entrada de diario: o Inicia cronómetro. o En el campo Tipo de entrada selecciona Llamada telefónica. o En el campo Asunto escribe: Contrato de agencia turística. o En el área del mensaje escribe: La agencia de viajes turística contratada es BritoTours. Los lugares que se visitarán son Bellas Artes, monumento a la Revolución, Banco de México, Centro Histórico, Torre latinoamericana y Paseo de la Reforma. El número de contrato es F-24072013. 2. Pausa el temporizador, guarda y cierra. 3. Mueve la entrada de diario a la carpeta Invitados.
Asignar una categoría de color a los elementos Es necesario crear una categoría de color para clasificar las entradas de diario, esto con el fin de organizar las prioridades, los colores serán los siguientes. • Amarilla Organizadores • Naranja Proveedores • Púrpura Invitados Ahora realizarás las siguientes actividades: 1. Activa la vista Entrada del Diario desde el cuadro de diálogo Opciones del panel de navegación que se encuentra en la ficha Vista del correo. 2. Selecciona la entrada del diario “Contrato de agencia turística” que creaste anteriormente y asigna la categoría Naranja. 3. Crea 3 notas de reunión que hablen de las próximas juntas que se llevarán a cabo para detallar los premios que se darán a los estudiantes por su destacado nivel de aprovechamiento. 4. Asigna a cada nota una categoría y coloca como nombres: Organizadores, Alumnos e Invitados.
Microsoft Outlook 2010 | 185
Hoja de verificación Completa la hoja de verificación indicando las habilidades que se incluyeron en tu producto y realiza los comentarios pertinentes. Al finalizar entrega esta hoja a tu profesor (a) junto con tu producto para que lo revise y determine tu calificación final. Nombre del alumno:
Fase 4
Fecha: Alumno: marca con una X si aplicaste o no las habilidades que se especifican en la hoja de verificación; asimismo, anota los comentarios que consideres convenientes para mejorar tu producto Profesor: obtenga la calificación final del producto de acuerdo al valor que le asigne teniendo en cuenta que el puntaje total a obtener es de 60 (considere que 4 es la máxima puntuación para cada rubro) y retroalimente el producto del alumno anotando las observaciones que crea importantes para mejorarlo. Característica
¿La realicé? Sí
Crea tareas para realizar una vez o periódicamente. Crea una tarea a partir de un mensaje.
Establece opciones de Tarea.
Muestra las vistas de las tareas. Actualiza y administra los detalles de las tareas. Manipula las tareas en mover o copiar entre carpetas. Imprime tareas asignadas a otros usuarios de Outlook. Acepta o rechaza tareas asignadas. Categoriza elementos de Outlook por colores.
No
Comentarios del alumno
Puntaje obtenido
Observaciones del profesor(a)
Configura y crea notas.
Categoriza e imprime notas.
Cambia los tipos de vista de las notas.
Establece una Entrada del Diario. Configura las opciones de Entrada del Diario. Vincula entradas automรกticas de Entrada del Diario con un contacto. Puntaje total (60):
Apéndice A Microsoft Office Specialist (MOS) Habilidades para Outlook 2010: Examen 77-884 Habilidad de la matriz
Número de la habilidad
Título del tema
Manipular el ámbito de Outlook
1
Aplicar y manipular las opciones de Outlook
1.1
Establecer las opciones generales
1.1.1
Introducción a Outlook
Establecer las opciones del Correo
1.1.2
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Establecer las opciones del Calendario
1.1.3
Manipulación avanzada del Calendario
Establecer las opciones de Tareas
1.1.4
Administrar las tareas
Establecer las opciones de las Notas y el Diario
1.1.5
Manipular las notas y las entradas de Diario
Establecer las opciones avanzadas
1.1.6
Introducción a Outlook
Establecer las opciones de idioma
1.1.7
Introducción a Outlook
Manipular las etiquetas de los elementos
1.2
Categorizar los elementos de Outlook
1.2.1
Categorías y archivos de datos de Outlook
Insertar marcas
1.2.2
Administrar los mensajes de correo electrónico
Establecer el nivel de carácter
1.2.3
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Marcar los elementos como leídos o no leídos
1.2.4
Administrar los mensajes de correo electrónico
Ver las propiedades de los mensajes
1.2.5
Administrar los mensajes de correo electrónico
Organizar el Panel de contenido
1.3
Mostrar u ocultar los campos en una vista de lista
1.3.1
Introducción a Outlook
Cambiar la vista de lectura
1.3.2
Introducción a Outlook
Utilizar la ventana Aviso
1.3.3
Administrar los mensajes de correo electrónico
Utilizar el Panel de personas
1.3.4
Introducción a Outlook, Herramientas avanzadas de correo electrónico, Administración avanzada de los contactos
Aplicar herramientas de búsqueda y de filtro
1.4
Utilizar las carpetas de búsqueda predefinidas
1.4.1
Imprimir un elemento de Outlook
1.5
Imprimir los datos adjuntos
1.5.1
Aspectos básicos del correo electrónico
Imprimir calendarios
1.5.2
Manipulación avanzada del Calendario
Imprimir diversos mensajes
1.5.3
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Imprimir diversos registros de contactos
1.5.4
Administración avanzada de los contactos
Imprimir tareas
1.5.5
Administrar las tareas
Imprimir diversas notas
1.5.6
Manipular las notas y las entradas de Diario
Crear y aplicar formato al contenido de un elemento
2
Crear y enviar mensajes de correo electrónico
2.1
Especificar un tema para el mensaje
2.1.1
Aspectos básicos del correo electrónico
Especificar el formato del contenido del mensaje
2.1.2
Aspectos básicos del correo electrónico
Mostrar y ocultar los campos Desde y CCO
2.1.3
Aspectos básicos del correo electrónico
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Habilidad de la matriz
Nรบmero de la habilidad
Tรญtulo del tema
Establecer un aviso para los destinatarios del mensaje
2.1.4
Herramientas avanzadas de correo electrรณnico
Especificar la cuenta de envรญo
2.1.5
Herramientas avanzadas de correo electrรณnico
Especificar la carpeta para el elemento enviado
2.1.6
Herramientas avanzadas de correo electrรณnico
Configurar las opciones de entrega
2.1.7
Herramientas avanzadas de correo electrรณnico
Configurar las opciones de voto
2.1.8
Herramientas avanzadas de correo electrรณnico
Configurar las opciones de seguimiento
2.1.9
Herramientas avanzadas de correo electrรณnico
Enviar un mensaje a un grupo de contactos
2.1.10
Trabajar con contactos
Crear y administrar los Pasos rรกpidos
2.2
Ejecutar Pasos rรกpidos
2.2.1
Procesar automรกticamente los mensajes
Crear Pasos rรกpidos
2.2.2
Procesar automรกticamente los mensajes
Editar los Pasos rรกpidos
2.2.3
Procesar automรกticamente los mensajes
Eliminar Pasos rรกpidos
2.2.4
Procesar automรกticamente los mensajes
Duplicar Pasos rรกpidos
2.2.5
Procesar automรกticamente los mensajes
Restablecer los Pasos rรกpidos a la configuraciรณn predeterminada
2.2.6
Procesar automรกticamente los mensajes
Crear contenido del elemento
2.3
Insertar elementos grรกficos
2.3.1
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Insertar un hipervรญnculo
2.3.2
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Aplicar formato al contenido del elemento
2.4
Utilizar las herramientas de formato
2.4.1
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Aplicar estilos
2.4.2
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Crear estilos
2.4.3
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Crear temas
2.4.4
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Utilizar el comando Pegado especial
2.4.5
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Aplicar formato a los elementos grรกficos
2.4.6
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Adjuntar contenido a los mensajes de correo electrรณnico
2.5
Adjuntar un elemento de Outlook
2.5.1
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Adjuntar archivos externos
2.5.2
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Administrar mensajes de correo electrรณnico
3
Limpiar el buzรณn
3.1
Ver el tamaรฑo del buzรณn
3.1.1
Administrar los mensajes de correo electrรณnico
Guardar datos adjuntos de un mensaje
3.1.2
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Guardar un mensaje en un formato externo
3.1.3
Aspectos bรกsicos del correo electrรณnico
Ignorar una conversaciรณn
3.1.4
Administrar los mensajes de correo electrรณnico
Utilizar las herramientas de limpieza
3.1.5
Administrar los mensajes de correo electrรณnico
Crear y administrar reglas
3.2
Crear reglas
3.2.1
Procesar automรกticamente los mensajes
Editar reglas
3.2.2
Procesar automรกticamente los mensajes
Eliminar reglas
3.2.3
Procesar automรกticamente los mensajes
Administrar el correo electrรณnico no deseado
3.3
Habilidad de la matriz
Número de la habilidad
Título del tema
Permitir un mensaje específico
3.3.1
Administrar los mensajes de correo electrónico
Filtrar el correo electrónico no deseado
3.3.2
Administrar los mensajes de correo electrónico
Manipular automáticamente el contenido de un mensaje
3.4
Administrar firmas
3.4.1
Aspectos básicos del correo electrónico, Herramientas avanzadas de correo electrónico, Administración avanzada de los contactos
Especificar la fuente
3.4.2
Herramientas avanzadas de correo electrónico
3.4.3
Herramientas avanzadas de correo electrónico, Procesar automáticamente los mensajes
Especificar las opciones para los reenvíos
3.4.4
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Especificar un tema predeterminado para todos los HTML
3.4.5
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Administrar contactos
4
Crear y administrar contactos
4.1
Modificar una tarjeta de presentación predeterminada
4.1.1
Administración avanzada de los contactos
Reenviar un contacto
4.1.2
Trabajar con contactos, Administración avanzada de los contactos
Actualizar un contacto en la Libreta de direcciones
4.1.3
Trabajar con contactos
Crear y administrar grupos de contactos
4.2
Crear un grupo de contactos
4.2.1
Trabajar con contactos
Administrar a un integrante del grupo de contactos
4.2.2
Trabajar con contactos
Mostrar notas sobre un grupo de contactos
4.2.3
Trabajar con contactos
Reenviar un grupo de contactos
4.2.4
Trabajar con contactos
Eliminar un grupo de contactos
4.2.5
Trabajar con contactos
Enviar una reunión a un grupo de contactos
4.2.6
Administrar las reuniones
Manipular los objetos del Calendario
5
Crear y administrar las citas y eventos
5.1
Establecer las opciones para las citas
5.1.1
Aspectos básicos del Calendario
Imprimir los detalles de las citas
5.1.2
Aspectos básicos del Calendario
Reenviar una cita
5.1.3
Aspectos básicos del Calendario
Programar una reunión a partir del mensaje del destinatario
5.1.4
Administrar las reuniones
Crear y administrar las convocatorias de la reunión
5.2
Administrar las reuniones
Establecer las opciones de respuesta
5.2.1
Administrar las reuniones
Actualizar una convocatoria de reunión
5.2.2
Administrar las reuniones
Cancelar una reunión o invitación
5.2.3
Administrar las reuniones
Proponer una nueva hora para una reunión
5.2.4
Administrar las reuniones
Manipular el panel Calendario
5.3
Manipulación avanzada del Calendario
Organizar la vista del Calendario
5.3.1
Manipulación avanzada del Calendario
Cambiar el color del Calendario
5.3.2
Manipulación avanzada del Calendario
Mostrar y ocultar calendarios
5.3.3
Manipulación avanzada del Calendario
Crear un grupo de calendarios
5.3.4
Manipulación avanzada del Calendario
Trabajar con Tareas, Notas y Entradas del Diario
6
Crear y administrar tareas
6.1
Administrar las tareas
Crear una tarea
6.1.1
Administrar las tareas
Especificar las opciones para las respuestas
Habilidad de la matriz
Número de la habilidad
Título del tema
Administrar los detalles de la tarea
6.1.2
Administrar las tareas
Enviar un informe de estado
6.1.3
Administrar las tareas
Marcar una tarea como Completada
6.1.4
Administrar las tareas
Mover o copiar una tarea a otra carpeta
6.1.5
Administrar las tareas
Asignar una tarea a otro usuario de Outlook
6.1.6
Administrar las tareas
Aceptar o rechazar una tarea asignada
6.1.7
Administrar las tareas
Actualizar una tarea asignada
6.1.8
Administrar las tareas
Utilizar el grupo Vista actual
6.1.9
Administrar las tareas
Crear y administrar las notas
6.2
Crear una nota
6.2.1
Manipular las notas y las entradas de Diario
Explorar las vistas de las notas
6.2.2
Manipular las notas y las entradas de Diario
Categorizar las notas
6.2.3
Manipular las notas y las entradas de Diario
Crear y administrar las entradas del Diario
6.3
Grabar automáticamente los elementos de Outlook
6.3.1
Manipular las notas y las entradas de Diario
Grabar automáticamente los archivos
6.3.2
Manipular las notas y las entradas de Diario
Modificar una entrada del diario
6.3.3
Manipular las notas y las entradas de Diario
Personalizar el Panel de navegación
7
Eliminar los accesos rápidos del Panel de navegación
N.7.1
Formato de los mensajes de correo electrónico
8
Establecer el formato de los mensajes
N.8.1
Mostrar los campos Desde y CCO
9
Enviar una copia oculta del mensaje
N.9.1
Enviar mensajes
10
Enviar un mensaje
N.10.1
Crear firmas
11
Establecer una firma
N.11.1
Agregar firmas en los mensajes
12
Agregar una firma al mensaje
N.12.1
Crear carpetas de búsqueda
13
Crear una carpeta de búsqueda que contenga el correo de y para una persona determinada
N.13.1
Herramientas de limpieza
14
Establecer una carpeta para mover los archivos limpiados
N.14.1
Filtrar los mensajes
15
Filtrar los mensajes utilizando Sólo listas seguras
N.15.1
Crear reglas
16
Crear una reglas que reproduzca un sonido al recibir un mensaje
N.16.1
Mover mensajes utilizando una regla
17
Crear una regla para mover el correo de una persona que es el único destinatario
N.17.1
Introducción a Outlook
Aspectos básicos del correo electrónico
Aspectos básicos del correo electrónico
Aspectos básicos del correo electrónico
Aspectos básicos del correo electrónico
Aspectos básicos del correo electrónico
Herramientas avanzadas de correo electrónico
Administrar los mensajes de correo electrónico
Administrar los mensajes de correo electrónico
Procesar automáticamente los mensajes
Procesar automáticamente los mensajes
Habilidad de la matriz
Número de la habilidad
Crear nuevos contactos
18
Crear un nuevo contacto
N.18.1
Reenviar reuniones a grupos de contactos
19
Reenviar una reunión a un grupo de contactos
N.19.1
Establecer la importancia de las reuniones
20
Marcar una reunión como una Importancia Alta
N.20.1
Contactar a los asistentes de una reunión
21
Contactar a los asistentes de una reunión utilizando Responder a todos con correo electrónico
N.21.1
Notificar a los asistentes de una reunión
22
Insertar un aviso para notificar a los asistentes de una reunión
N.22.1
Imprimir las reuniones
23
Imprimir una reunión
N.23.1
Establecer la prioridad de las tareas
24
Marcar una tarea con Prioridad alta
N.24.1
Establecer las tareas como Privadas
25
Marcar una tarea como Privada
N.25.1
Crear entradas del Diario
26
Crear una entrada del Diario tipo Llamada telefónica
N.26.1
Título del tema
Trabajar con contactos
Administrar las reuniones
Administrar las reuniones
Administrar las reuniones
Administrar las reuniones
Administrar las reuniones
Administrar las tareas
Administrar las tareas
Manipular las notas y las entradas de Diario
Apéndice B Microsoft Office Professional 2010 Componente
Requisito
Equipo y procesador
Procesador de 500 MHz o más rápido
Memoria
256 MB de RAM; se recomienda 512 MB para características de gráficos, búsqueda instantánea de Outlook y ciertas funciones avanzadas.1, 2
Disco duro
3,0 GB de espacio en disco disponible
Pantalla
Monitor con resolución 1024x576 o superior
Sistema operativo
Windows XP (debe tener SP3) (32 bits), Windows 7, Windows Vista con Service Pack (SP) 1, Windows Server 2003 con SP2 y MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits), Windows Server 2008 o SO de 32 o 64 bits posterior.
Gráficos
La aceleración gráfica de hardware requiere una tarjeta gráfica DirectX 9.0c con 64 MB o más memoria de vídeo.
Requisitos adicionales
Ciertas características de Microsoft® OneNote® requieren Windows®® Desktop Search 3.0, Reproductor de Windows Media® 9.0, Microsoft®ActiveSync®4.1, micrófono, dispositivo de salida de audio, dispositivo de grabación de vídeo, cámara digital compatible con TWAIN o escáner; el uso compartido de blocs de notas requiere que los usuarios estén en la misma red. Determinadas funcionalidades avanzadas requieren conectividad con Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft SharePoint Server 2010 y/o Microsoft SharePoint Foundation 2010. Determinadas características requieren Windows Search 4.0. El controlador de impresión Enviar a de OneNote y la integración con Servicios de conectividad empresarial requieren características de Windows XPS y/o Microsoft .NET Framework 3.5. Internet Explorer (IE) 6 o posterior, explorador de 32 bits únicamente. IE7 o posterior necesario para recibir presentaciones de difusión. La funcionalidad de Internet requiere una conexión a Internet. Las características de multitoque requieren Windows 7 y un dispositivo táctil habilitado. Determinadas características de entradas de lápiz requieren Windows XP Tablet PC Edition o posterior. La funcionalidad de reconocimiento de voz requiere un micrófono para hablar de cerca y un dispositivo de salida de audio. Fax de Internet no está disponible en Windows Vista Starter, Windows Vista Home Basic ni Windows Vista Home Premium Las características de Information Rights Management requieren acceso a una versión de Windows 2003 Server con SP1 o posterior que esté ejecutando los Servicios de Windows Rights Management. Determinadas funcionalidades en línea requieren una cuenta de Windows LiveTM ID.
Otros
La funcionalidad del producto y los gráficos pueden variar de acuerdo con la configuración del sistema. Algunas características pueden requerir hardware adicional o avanzado, o conectividad del servidor; www.office.com/products. 1. Se recomienda 512 MB de RAM para obtener acceso a archivos de datos de Outlook de más de 1 GB. 2. Se recomienda un procesador de 2 GHz o más rápido, y 1 GB de RAM o más para la búsqueda de audio de OneNote. Se requiere un micrófono para hablar de cerca. La búsqueda de audio no está disponible en todos los idiomas.
Glosario A Acceso directo en el escritorio. Icono colocado en el escritorio de Windows el cual inicia una aplicación, abre una carpeta o un archivo. Acción. Determina lo que sucede cuando un mensaje cumple con las condiciones definidas en la regla del mensaje de Outlook. Aplazada. Estado que indica que una tarea se ha pospuesto sin que cambie la fecha de vencimiento ni el porcentaje completado. Archivar. Almacenar mensajes en un archivo PST independiente para disminuir el número de mensajes en las carpetas que utiliza con mayor frecuencia. Archivo de datos de Outlook. Archivo que contiene datos almacenados en Outlook. Se identifica por la extensión .pst. Asignar. Transferir la propiedad de una tarea a otro usuario de Outlook. Asistente necesario. Persona que debe asistir a la reunión. Asistente opcional. Persona que debería asistir a la reunión pero cuya presencia no es necesaria. Asistente. Característica que lo guía para completar un proceso en las aplicaciones de Microsoft Office. Asunto. Tema de un mensaje. Atributo. Característica de un archivo, por ejemplo tamaño, asunto o remitente. Autoarchivar. Función automática que archiva mensajes. Autocompletar. Completa automáticamente los nombres de los meses y los días de la semana. Aviso. Texto que se muestra en la parte superior de un día para indicar un evento. B Barra de herramientas acceso rápido. Barra de herramientas que se puede personalizar para que contenga los comandos de cualquier ficha. Barra de información. Aviso que contiene información la cual se agrega automáticamente en la parte superior del mensaje. Barra Tareas Pendientes. Característica que resume la información sobre las citas y las tareas. Búsqueda instantánea. Herramienta de búsqueda mejorada de Outlook que incluye dos funciones que se pueden utilizar para filtrar los resultados: Lista de sugerencias de búsqueda y la ficha Herramientas de búsqueda.
C Campos. Porciones de información específica que almacena Outlook sobre un elemento. Cancelar (una reunión). Eliminar una reunión. Captura de pantalla del Calendario. Imagen del Calendario en un momento específico. Caracter. Letra, número, signo de puntuación o símbolo. Carácter. Sugiere al destinatario cómo debe manipular el mensaje y el tipo de información que contiene. Las opciones de configuración del carácter incluyen Normal, Personal, Privada y Confidencial. Característica. Componentes diferentes que conforman Outlook: Calendario, Contactos, Diario, Correo, Notas y Tareas. Carpeta Bandeja de entrada. De manera predeterminada, los mensajes nuevos se colocan en esta carpeta cuando se reciben. Carpeta Bandeja de salida. Los mensajes salientes permanecen en esta carpeta hasta que se conecte a Internet. El mensaje se envía cuando se detecta una conexión a Internet. Carpeta Borrador. Los mensajes de Outlook que escribe pero que no ha enviado se almacenan en esta carpeta. Carpeta Contactos. Organizador electrónico que le permite crear, ver y modificar la información de los contactos. Carpeta Correo electrónico no deseado. Los mensajes identificados como correo no solicitado se colocan en esta carpeta cuando se reciben. Carpeta de búsqueda estándar de correo categorizado. Muestra los mensajes que tienen asignados una categoría de color. Carpeta de búsqueda personalizada. Carpeta virtual que busca en sus carpetas de correo electrónico para encontrar los elementos que cumplen con los criterios de búsqueda personalizados. Carpeta de búsqueda. Una carpeta virtual que busca en sus carpetas de correo electrónico para localizar elementos que cumplen con los criterios de búsqueda guardados. Carpeta Elementos eliminados. Los elementos eliminados se conservan en esta carpeta hasta que se vacía. Al hacer esto, los elementos se eliminan de la computadora. Carpeta Elementos enviados. Los elementos se mueven automáticamente a esta carpeta después de enviarlos. Carpeta Tareas. Las tareas se almacenan en esta carpeta.
Carpeta virtual. Carpeta que no contiene en realidad los elementos que muestra. Carpeta. Nombre común para las características de Outlook. Categoría de color. Color asignado a un elemento de Outlook, el cual sirve como una forma de indicar visualmente las relaciones entre los elementos de Outlook. Cifrado. Desordena el texto de manera que sólo el destinatario que tenga una clave pueda leer el mensaje. Cinta de opciones. Contiene comandos organizados en grupos que se ubican en las fichas. Cita periódica. Cita que se repite a intervalos regulares Cita. Actividad programada que no requiere enviar invitaciones a otras personas ni reservar recursos. Compactar. Proceso que disminuye el tamaño de un archivo de datos. Completada. Una tarea que se ha finalizado en su totalidad. Condición. Identifica las características que se utilizan para determinar los mensajes que serán afectados por una regla. Confirmación de entrega. Indica que el mensaje ha llegado al buzón del destinatario. Confirmación de lectura. Indica que el mensaje se ha abierto en el buzón del destinatario. Contacto duplicado. Registros de contacto que contienen la misma información. Contacto. Recopilación de información sobre una persona o empresa. Convocatoria de reunión. Elemento de Outlook que crea una reunión e invita a los asistentes. Copiar formato. Herramienta que se utiliza para copiar el formato de caracteres y párrafos. Correo grande. Carpeta de búsqueda estándar que contiene mensajes que son más grandes de 100 kilobytes. Correo no deseado. Correo no solicitado enviado a muchas cuentas de correo electrónico. Correo no leído. Carpeta de búsqueda estándar en la que se muestran los mensajes no leídos. D Dato adjunto. Archivo que se envía como parte de un mensaje de correo electrónico. Diario. Libro en línea que contiene todas las actividades relacionadas con uno de sus contactos. Directivas de retención. Pautas que determinan el periodo de tiempo que se debe conservar la correspondencia. Disponible. No hay actividades programadas para este período de tiempo. Está disponible. División. Una división ocurre cuando más de una persona responde a un mensaje.
E Elemento pendiente. Cualquier elemento de Outlook que tenga una marca de seguimiento. Elemento. Registro que se almacena en Outlook. En curso. Estado que indica que se ha empezado a trabajar en una tarea. Encabezado de mensaje. Texto que se agrega automáticamente en la parte superior de un mensaje. El encabezado de mensaje contiene la dirección de correo electrónico del remitente, los nombres de los servidores que se utilizaron para enviar y transferir el mensaje, el asunto, la fecha, y otra información básica sobre el mensaje. Estilo rápido. Formato predefinido para texto, gráficos, diagramas SmartArt, WordArt, imágenes, tablas y formas. Estilo. Conjunto de atributos de formato que los usuarios pueden aplicar fácilmente en vez de establecer cada atributo de manera separada. Evento. Actividad que dura uno o más días. Excepción. Identifica las características que se utilizan para excluir mensajes de manera que no sean afectados por la regla. F Firma. Texto o imágenes que se pueden colocar automáticamente al final de los mensajes salientes. Formato de texto enriquecido (RTF). Sistema de formato que utiliza etiquetas para aplicar formato al texto. Fuentes. Tipos de letras que se utilizan para mostrar caracteres, números y símbolos. Fuera de la oficina. Aviso de respuesta automática que indica que no se encuentra en la oficina durante este período de tiempo. G Galería. Ventana desplegable que contiene diversas opciones dentro de un grupo. Grupo de calendarios. Grupo de calendarios relacionados que se encuentran agrupados para facilitar su visualización. Grupo de contactos. Grupo de contactos individuales que se guardan en conjunto como un solo contacto. H Hipervínculo. Dirección que hace referencia a otra ubicación como un sitio web o un archivo externo.
I iCalendar (.ics). Formato de Calendario que se puede actualizar e intercambiar entre la mayoría de las aplicaciones de calendarios y correo electrónico, lo cual lo convierte en una herramienta versátil. Id. digital. Contiene una clave privada que permanece en su computadora y una clave pública que proporciona a las personas con las que intercambia correspondencia para verificar que usted es el remitente del mensaje. Imagen prediseñada. Una sola pieza de arte que frecuentemente aparece como un mapa de bits o una combinación de formas de dibujo. Importar. Incorporar información a un archivo desde una fuente externa. Information Rights Management (IRM). Función de Outlook que permite controlar la manera en que el destinatario puede utilizar un mensaje. L Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML). Lenguaje de formato que permite aplicar formato al texto e insertar elementos como líneas horizontales, imágenes y gráficos animados para poder verlos en la World Wide Web (la red). Libreta de direcciones secundaria. Libreta de direcciones para una carpeta Contactos adicional. Libreta de direcciones. Almacena nombres y direcciones de correo electrónico. Lista de distribución. Consulte Grupo de contactos. M Menú flotante. Menú o panel que se abre encima de la ventana principal y no en una ubicación fija en la pantalla. Este menú cambia la manera en que aparece cada uno de los paneles. Modo paralelo. Muestra dos o más calendarios uno al lado del otro en la carpeta Calendario. Modo superpuesto. Muestra los calendarios uno sobre otro. N No disponible. Una actividad está programada para este período de tiempo. No está disponible para otras actividades. Notas. Característica de Outlook que permite anotar información importante que puede no estar relacionada con un contacto o proyecto específico.
O Ordenar. Organizar los elementos en una secuencia basada en criterios específicos. Organizador de la reunión. Persona que crea la reunión y envía las invitaciones para dicha reunión. P Panel de lectura. Muestra el texto de un mensaje de correo electrónico seleccionado. Panel de navegación. Brinda acceso a los componentes de Outlook como la carpeta Contactos y la carpeta Calendario. Panel de personas. Muestra todos los correos electrónicos, reuniones y archivos adjuntos relacionados a una persona específica. Pasos rápidos. Accesos directos que se pueden utilizar para personalizar diversas funciones a la misma vez. Pila superpuesta. Se muestran varios calendarios uno sobre otro. Plantilla. Regla existente que Outlook proporciona y la cual contiene partes específicas que se pueden personalizar para crear nuevas reglas. Privado. Característica que protege los detalles de una actividad de otras personas pero no garantiza la privacidad. Programación del grupo. Muestra la información de programación de varias personas. Requiere Microsoft Exchange 2000 o una versión más reciente. Propietario. El único usuario de Outlook que puede modificar una tarea. Provisional. Actividad programada para ese periodo de tiempo pero podía no llevarse a cabo. Tal vez esté disponible para otras actividades. R Really Simple Syndication (RSS). Método que permite suscribirse al contenido de una variedad de sitios web que ofrecen el servicio. Recortar. Eliminar una porción de una imagen o forma que no es necesaria. La porción recortada se ocultará hasta que comprima la imagen. Recuadro con información en pantalla. Breve descripción del propósito de un elemento la cual se muestra cuando se coloca el puntero sobre el elemento. Recurso. Elemento o ubicación que se puede invitar a una reunión. Regla.Define una acción que sucede automáticamente cuando se envían o reciben mensajes. Repetición. Una sola reunión dentro de una serie de reuniones periódicas.
Restablecer. Hacer que un elemento esté disponible para su uso. Por ejemplo, recuperar un elemento de la carpeta Elementos eliminados lo restaura para que se pueda utilizar. Reunión periódica. Reunión que se repite a intervalos regulares. Reunión. Actividad programada que requiere enviar invitaciones a otras personas o reservar recursos. S Semana laboral. Horas o días que trabaja a la semana. Servicio de uso compartido de calendarios de Microsoft Outlook. Servicio que ofrece Microsoft y el cual le permite compartir calendarios con otros usuarios de Outlook. Solicitud de tarea. Asigna una tarea a otro usuario. Sugerencias de correo electrónico. Mensajes que muestra Outlook en la Barra de información para avisarle cuando puede estar en peligro de cometer un error de correo electrónico. Suplantación de identidad. Proporcionar información falsa en el encabezado de un mensaje. Suscripción a calendarios de Internet. Formato de calendario que se puede descargar y actualizar. T Tarea periódica. Tarea que se debe completar a intervalos regulares. Tarea. Elemento de Outlook al que se le puede dar seguimiento desde que se crea hasta que está completado. Tarjeta de presentación electrónica. Versión digital de las tarjetas de presentación impresas. Se pueden enviar como datos adjuntos, utilizar como firmas y para crear un registro de contacto. Tema. Conjunto de opciones de formato que incluyen colores, fuentes (de encabezado y cuerpo) y efectos de tema (efectos de línea y de relleno). Texto sin formato. Texto sin ningún formato. Tiempo universal coordinado (UTC). Tiempo estándar que utiliza Outlook y el cual está basado en el Tiempo Atómico Internacional. V Vista Backstage. Vista que se abre cuando se hace clic en la ficha Archivo. Esta vista contiene los comandos para manipular archivos, establecer las opciones de los programas e imprimir. Vista Conversación. Vista que permite organizar cada mensaje de correo electrónico que envió o recibió referente al mismo asunto en un grupo de conversación.
Vista previa automática. Muestra las tres primeras líneas de los mensajes que se encuentran en la lista de mensajes. Vista. Diseño específico que muestra los detalles de los elementos en una de las características de Outlook. Z Zona horaria. Área geográfica que utiliza la misma hora estándar.