Stefnumótun Mosfellsbæjar

Skalat maðr rúnar rista, nema ráða vel kunni, þat verðr mörgum manni, es of myrkvan staf villisk; sák á telgðu talkni, tíu launstafi ristna, þat hefr lauka lindi, langs ofrtrega fengit.

- úr Egils sögu

MOSFELLSBÆR Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

ÞVERHOLTI 2 270 MOSFELLSBÆR KT. 470169-5969 SÍMI 525 6700 FAX 525 6729 WWW.MOS.IS Mosfellsbær

EFNISYFIRLIT Efnisyfirlit .......................................................................................................................................... 1 Inngangur .......................................................................................................................................... 2 Aðferðarfræði og helstu niðurstöður ............................................................................................. 3 Vinnuferlið.................................................................................................................................................... 3 Helstu niðurstöður........................................................................................................................................ 4

Greining ............................................................................................................................................. 6 Greiningarfundur.......................................................................................................................................... 6 Forgangsröðun viðfangsefna (PIP) .............................................................................................................. 6 Niðurstöður greiningarfundar ....................................................................................................................... 7

Hlutverk og framtíðarsýn ............................................................................................................... 10 Hlutverk...................................................................................................................................................... 10 Framtíðarsýn.............................................................................................................................................. 10 Stefnuáherslur ........................................................................................................................................... 10

Gildi.................................................................................................................................................. 12 Virðing........................................................................................................................................................ 13 Jákvæðni ................................................................................................................................................... 13 Framsækni................................................................................................................................................. 14 Umhyggja................................................................................................................................................... 14

Skipurit Mosfellsbæjar 2008 .......................................................................................................... 15 Lokaorð............................................................................................................................................ 17

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

1

INNGANGUR Mosfellsbær er á margan hátt sérstakt bæjarfélag. Á tiltölulega skömmum tíma hefur bærinn breyst úr friðsælli sveit í kraftmikið nútíma bæjarfélag með öllum þeim samfélagshræringum sem því fylgja. Fólk er meðvitaðra um sitt nánasta samfélag en áður og gerir jafnframt meiri kröfur. Það er frumskylda bæjaryfirvalda hverju sinni að spyrja spurninga um það hvort unnið sé í samræmi við stefnu sem stuðlar að bættum hag og velferð bæjarbúa.

Mikilvægt er að endurskoða stefnu Mosfellsbæjar reglulega. Starfsemi og skipulag bæjarins byggir á stefnu sem var mótuð fyrir rúmum áratug. Það var því mitt mat þegar ég tók við starfi bæjarstjóra 1. september síðastliðinn að við þau tímamót sem eru framundan væri tímabært að starfsmenn Mosfellsbæjar færu að nýju í gegnum slíkt ferli.

Margt hefur breyst í innra og ytra umhverfi bæjarins á þessum tíma. Mosfellsbær hefur stækkað og því fylgja nýjar áherslur sem taka þarf tillit til. Skipulag stjórnkerfis þarf að taka mið af nýjum áherslum og nýjum sjónarmiðum bæjarbúa. Í ljósi þess sem fyrr greinir lagði ég til við bæjarráð að hafin yrði vinna við stefnumótun hjá Mosfellsbæ með það að markmiði að gera gott bæjarfélag enn betra.

Vinnan hófst formlega í byrjun október og hefur því tekið um fimm mánuði. Ljóst er að það er stuttur tími miðað við umfang verkefnisins. Stjórnun og rekstur sveitarfélaga er í eðli sínu mjög flókinn og víðfeðmur. Verkefnin eru allt frá einföldum framkvæmdum til flókinna og viðkvæmra verkefna sem snerta tilfinningar og hag íbúa. Það er því vandasamt að móta stefnu sem tekur til allra þessara þátta. Við vinnuna var leitast við að móta stefnu sem stendur fyrir sínu óháð því hvaða stjórnmálaflokkar eru í meirihluta og er það von mín að það hafi tekist. Ég þakka þeim fjölmörgu sem lögðu hönd á plóginn við þetta mikla verkefni. Starfmenn Capacent ráðgjafar með Hákon Gunnarsson í broddi fylkingar hafa unnið afar gott starf. Ég þakka sviðsstjórum fyrir þá miklu vinnu, þolinmæði og skilning sem þeir sýndu verkefninu. Starfsfólk bæjarskrifstofunnar og forstöðumenn stofnana hafa lagt drjúga hönd á plóg. Kjörnir fulltrúar og nefndarfólk hafa lagt verkefninu mikið lið og skilning. Síðast en ekki síst vil ég þakka þeim bæjabúum sem komu að verkinu fyrir þeirra óeigingjarna framlag.

Vinnan við stefnumótunina hefur verið skemmtileg og lærdómsrík og bind ég vonir við að hún eigi eftir að stuðla að betra samfélagi, ánægðara starfsfólki og íbúum.

Mosfellsbæ, 27. febrúar 2008 Haraldur Sverrisson Bæjarstjóri Mosfellsbæjar

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

2

AÐFERÐARFRÆÐI OG HELSTU NIÐURSTÖÐUR VINNUFERLIÐ Á fundum Haraldar Sverrissonar, bæjarstjóra Mosfellsbæjar, og Hákonar Gunnarssonar, ráðgjafa hjá Capacent, í september 2007, kom í ljós vilji fulltrúa Mosfellsbæjar til að endurskoða hlutverk og framtíðarsýn Mosfellsbæjar og byggja upp stefnumótun bæjarfélagsins á breiðum grunni.

Mosfellsbær og Capacent gerðu með sér samning um að verkefnisstjórn um stefnumótun og endurskoðun á hlutverki og framtíðarsýn bæjarfélagsins yrði í höndum Capacent. Samningur þar að lútandi var undirritaður í septembermánuði 2007. Hákon Gunnarsson, ráðgjafi hjá Capacent, var verkefnisstjóri, en Haraldur Sverrisson, bæjarstjóri Mosfellsbæjar, stýrði verkinu fyrir hönd Mosfellsbæjar. Hátt á annað hundrað manns komu að verkefninu með einum eða öðrum hætti.

Meginmarkmið verkefnisins er að bæta hag bæjarbúa. Það var gert með því að:     

Skilgreina hlutverk, gildi og framtíðarsýn Mosfellsbæjar.

Forgangsraða úrbótaverkefnum með það að markmiði að bæta verkferla í þjónustu við bæjarbúa.

Skoða hvort núverandi skipulag sé það besta sem völ er á til að ná hinum skilgreindu markmiðum.

Setja fram aðgerðaáætlun og skilgreina mælanleg markmið.

Setja fram heildstætt stefnumótunarskjal sem tekur á öllum þáttum stefnumótunarvinnunnar.

Hlutverk (Mission) Af hverju erum við til?

Gildi (Core Values) Hvað trúum við á?

Hvaða árangri á að ná?

Framtíðarsýn (Vision) Hvað langar okkur að vera?

Stefna (Strategy) Hverjar eru okkar stefnuáherslur?

Að skilgreina stefnu, framtíðarsýn, gildi og hlutverk

Verkefnið skiptist í sex hluta og vannst eins og eftirfarandi mynd sýnir.

OKT 07

NÓV 07

DES 07

JAN 08

FEB 08

MARS 08

APRÍL 08

Greiningarfundur Framkvæmdahópar Stýrihópur Úrvinnsla og tillögugerð Stefnumótunarskjal Lokafundur Framgangur verksins

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

3

Í verkefnatillögu sem Capacent útbjó í lok september síðastliðnum var verkefninu skipt upp í nokkra verkþætti. Í eftirfarndi töflu má sjá hvar finna má umfjöllun um verkþættina í þessari skýrslu.

VERKEFNATILLAGA (UMFANG VERKEFNIS / AFURÐIR SKV. VERKEFNATILLÖGU)

TILVÍSUN Í LOKASKÝRSLU

Verkþáttur 2: Greiningarfundur

Kafli 2: Greiningarfundur, bls. 6-9

Verkþáttur 3: Hlutverk, framtíðarsýn og stefnuáherslur Mosfellsbæjar

Kafli 3: Hlutverk, framtíðarsýn og stefnuáherslur, bls.

10-11 Kafli 5: Skipurit, bls. 15-16

Verkþáttur 3: Gildi Mosfellsbæjar

Kafli 4: Gildi, bls. 12-14 Leiðbeiningar um hvar fjallað er um atriði úr verkefnatillögu Capacent í þessari skýrslu

HELSTU NIÐURSTÖÐUR Greiningarfundur var haldinn með íbúum og starfsfólki Mosfellsbæjar. Á honum komu fram 211 úrbótartækifæri, það er að segja málefni sem geta talist hindranir í vegi þess að bæjarfélagið nær fram sínu besta.

Niðurstöður greiningarfundarins, sem náðu til allra þátta í starfsemi Mosfellsbæjar, leiddu í ljós að bæjarfélagið er á stöðugleikatímabilinu. Tímabilið einkennist meðal annars af því að Mosfellsbær er mótað af umhverfinu frekar en að vera þátttakandi í því að móta umhverfið en fyrirtæki og stofnanir á þessu skeiði eru oftar en ekki vel rekin. Stefnumótunarvinna sem fram fór í kjölfar greiningarfundarins tók meðal annars mið af þessari niðurstöðu. Nú er gott tækifæri til að snúa starfsemi Mosfellsbæjar í átt að blómaskeiði - sem er forsenda velsældar í æviskeiði allra stofnana og félaga. Í kjölfar greiningarfundarins voru myndaðir fjórir framkvæmdahópar um eftirfarandi málefni:    

Fræðslu, menningu og tómstundir.

Umhverfi og öryggi.

Bætta mannauðsstjórnun. Ímynd og kynningarmál.

Hóparnir lögðu fram tillögur að aðgerðaráætlunum til úrbóta á þeim atriðum sem betur máttu fara samkvæmt niðurstöðum greiningarfundarins.

Auk framkvæmdahópanna var myndaður stýrihópur sem hafði yfirstjórn með breytingaferlinu.

Stýrihópurinn leggur til að hlutverk Mosfellsbæjar verði skilgreint með eftirfarandi hætti:

Mosfellsbær – framsækið samfélag sem ræktar vilja og virðingu

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

4

Ennfremur leggur stýrihópurinn til að framtíðarsýn Mosfellsbæjar verði þessi: Mosfellsbær er eftirsótt bæjarfélag til búsetu þar sem fjölskyldan er í fyrirrúmi. Mosfellsbær er framsækið samfélag þar sem ábyrgðarkennd ríkir gagnvart náttúru og umhverfi auk þess sem hagkvæmni í rekstri og samfélagsleg ábyrgð eru ávallt höfð að leiðarljósi. Stjórnsýsla og þjónusta Mosfellsbæjar eru skilvirk, ábyrg, vönduð og í fremstu röð á Íslandi. Mosfellsbær er eftirsóknarverður vinnustaður hæfra einstaklinga þar sem áhersla er lögð á persónulega og nútímalega þjónustu. Þá er lagt til að gildi Mosfellsbæjar verði fjögur:    

Virðing.

Jákvæðni.

Framsækni.

Umhyggja.

Að lokum leggur stýrihópurinn til breytingar á skipulagi og skipuriti bæjarins. Fagsvið bæjarins verði fjögur: fræðslusvið, menningarsvið, fjölskyldusvið og umhverfissvið. Auk þess verði gert ráð fyrir einu stoðsviði, stjórnsýslusviði, en verkefni þess eru þvert á skipulag bæjarins. Ennfremur að stofnaðar verði tvær deildir sem ekki eru hluti af fagsviðum eða stoðsviði; fjármáladeild og kynningarmál. Þá leggur stýrihópur til að starfsheiti yfirmanna fagsviða og stoðsviðs verði breytt úr forstöðumanni sviðs í framkvæmdastjóra sviðs. Er þetta annars vegar gert til aðgreiningar frá forstöðumönnum stofnana og hins vegar til að undirstrika hið veigamikla hlutverk yfirmanna sviða, sem er að sjá til þess að ákvarðanir og stefnumörkun bæjarstjórnar, bæjarráðs og fagnefnda sé hrint í framkvæmd með skilvirkum og markvissum hætti.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

5

GREINING GREININGARFUNDUR Hinn 16. og 17. október 2007 komu saman 29 starfsmenn Mosfellsbæjar til þess að framkvæma greiningu á bæjarfélaginu sem fólst í víðtækri athugun á öllu bæjarfélaginu til þess að komast að raun um heilbrigði þess og finna þau atriði sem unnt væri að bæta. Hópur sem starfar með þessum hætti ætti að skila meiri árangri en samanlagður árangur þátttakendanna hvers og eins. Á fundinum var staða bæjarfélagsins greind ásamt innri styrk þess, auk þess sem skoðað var hvað kæmi í veg fyrir að Mosfellsbær næði hámarksárangri í starfseminni. Markmið greiningarfundarins voru eftirfarandi:      

Að komast að raun um hvað gera þarf til að koma starfseiningunni á það stig að hún skili hámarksafköstum (hvað snertir árangur og ferli).

Að skapa umhverfi samvinnu og samstarfs.

Að koma af stað breytingaferli.

Að stuðla að auknum skilningi hópsins á því hvernig allir þættir bæjarfélagsins tengjast saman og eru hver öðrum háðir.

Að stuðla að lausn ágreinings með gagnkvæmri virðingu.

Að kanna aðferðir til að greina og meta viðfangsefni og setja þau í forgangsröð með samvirkum hætti.

FORGANGSRÖÐUN VIÐFANGSEFNA (PIP) „PIP“ (úrbótatækifæri – Potential Improvement Points) má skilgreina sem stýranlega niðurstöðu eða ferli sem er óæskilegt, óvænt eða hvort tveggja. Til þess að flokka megi aðstæður sem PIP verða þær að uppfylla eftirtalin skilyrði: 

Þær verða að vera stýranlegar. Stjórnendur ættu ekki að fást við atriði sem þeir hafa enga stjórn á (t.d. verðbólgu). Betra er að einbeita sér að réttum lausnum á þeim verkefnum sem unnt er að hafa stjórn á.



Þær verða að vera ófyrirsjáanlegar, óæskilegar eða hvort tveggja, m.ö.o. eitthvað sem hægt er að gera betur en nú. Ef eitthvað er fyrirsjáanlegt eða æskilegt, þ.e.a.s. ekki er hægt að gera betur flokkast það ekki undir PIP.

Á greiningarfundi Mosfellsbæjar söfnuðu þátttakendur sameiginlega gögnum um þau málefni sem geta talist hindranir í vegi þess að bæjarfélagið nái fram sínu besta, þ.e. hindranir fyrir því að bæjarfélagið nái á stig „blómaskeiðsins“ og njóti með því til fulls möguleika sinna.

Greiningarfundurinn gekk afar vel en á honum voru sett fram 211 úrbótartækifæri (PIP) um málefni sem fundarmenn voru sammála um að breytingar gætu orðið til bóta. Úrbótatækifærunum var síðan forgangsraðað af þátttakendunum eftir mikilvægi að þeirra mati. Forgangsröðunin fór þannig fram að þátttakendur gáfu þeim úrbótaatriðum sem safnað var á fundinum einkunn eftir mikilvægi. Helstu niðurstöður forgangsröðunarinnar má sjá í töflu á næstu síðu.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

6

PIP

Lýsing

M1

Getum bætt mannauðsstjórnun sveitarfélagsins

215

V4

Bæta þarf kynningar- og markaðsmál sveitarfélagsins

175

U2

Bæta þarf starfsaðstöðu á bæjarskrifstofu

175

F1

Bæta þarf ferli við miðlun og söfnun fjárhagsupplýsinga

170

V2

Virka upplýsingamiðlun á heimasíðu bæjarins

140

U1

Bæta þarf öryggismál í sveitarfélaginu

140

U11

Tækifæri til að bæta stjórnsýslu með rafrænum hætti

135

U5

Bæta má tómstundastarf í Mosfellsbæ

110

U10

Bæta þarf aðstöðu stofnana bæjarins

110

M2

Bæta þarf upplýsingamiðlun

110

U8

Samþætta þarf grunnskóla við tómstundir

100

U14

Bæta þarf félagsleg úrræði

80

U24

Meiri sérfræðiþjónustu fyrir grunnskóla s.s. sálfræði og talmeinaþjónustu

70

U26

Þarf að ganga frá því að One kerfið verði þróað og það notað með öguðum hætti

70

Móta þarf betur starfsumhverfi starfsfólks í daggæslu

60

Bæta má þjónustu á bæjarskrifstofum

60

V3

Efla þarf upplýsingagjöf til foreldra

50

U3

Bæta þarf aðgengi að bæjarskrifstofum

50

U7

Þarf að hraða afgreiðslum á skipulags og byggingarsviði

50

U16

Styrkja leikskólastarf með yngstu börnunum

50

V1 U15

Samtals

Forgangsröðun úrbótartækifæra - 20 efstu

NIÐURSTÖÐUR GREININGARFUNDAR Til þess að unnt væri að átta sig nánar á þeim úrbótartækifærum sem fram komu á greiningarfundi Mosfellsbæjar var orsakasamhengi þeirra greind frekar með notkun sérstakrar greiningartöflu (sjá á næstu síðu). Í greiningartöflunni voru úrbótartækifærin flokkuð eftir eðli þeirra, þ.e. um hvað snýst málið frekar en hvernig á að leysa það eða jafnvel hver á að leysa það. Með því að einbeita sér að því hvers konar vandamál er verið að glíma við, næst skýrari mynd og betri skilningur á undirliggjandi orsökum og þar með betri sýn á það hvernig best er að fást við að leysa málið.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

7

Orsakasamhengi úrbótartækifæra - greiningartafla

Þegar litið er til allra þátta í starfsemi Mosfellsbæjar má draga þá ályktun að bæjarfélagið sé á stöðugleikatímabili. Tímabilið einkennist einkum af því að bæjarfélagið hefur minni metnað og vill það sem það fær frekar en að fá það sem það vill; er mótað af umhverfinu frekar en að vera þátttakandi í að móta umhverfið. Slík starfsemi er að eldast, í neikvæðum skilningi þess orðs, og á það til að gera það sem er hentugt frekar en það sem er nauðsynlegt. Að þessu sögðu má þó vera ljóst að stjórnendur Mosfellsbæjar eru ekki sáttir við gang mála annars væri ekki tilefni til svona greiningarvinnu.

Fyrirtæki og stofnanir á þessu skeiði eru oftar en ekki góð og vel rekin. Áhersla frumkvöðulsins á þó undir höggi að sækja í þessu umhverfi. Meira vægi er á form, á kostnað innihalds. Hætta er á að einstakar deildir og starfssvið lifi sínu sjálfstæða lífi með sér brag og einkenni, óháð fyrirtækinu eða stofnuninni sjálfri.

Sú stefnumótunarvinna sem fram fór í kjölfar greiningarfundar Mosfellsbæjar tók m.a. mið af þessari niðurstöðu en tækifæri til að snúa starfsemi Mosfellsbæjar í átt að blómaskeiði - sem er forsenda velsældar í æviskeiði allra félaga - eru tiltölulega aðgengileg.

Æviskeið fyrirtækja – staða Mosfellsbæjar

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

8

Í kjölfar greiningarfundarins voru myndaðir fjórir átakshópar sem unnu að ákveðnum úrbótartækifærum sem voru þess eðlis að þau er hægt að leysa með sérstöku átaki. Hver og einn hópur fékk eitt átaksverkefni til úrlausnar en átaksverkefnin voru eftirfarandi:    

Bæta ferli við miðlun og söfnun fjárhagsupplýsinga.

Bæta aðstöðu stofnana bæjarins.

Bæta starfsaðstöðu á bæjarskrifstofu.

Bæta stjórnsýslu með rafrænum hætti.

Ennfremur var stofnað til fjögurra framkvæmdahópa innan bæjarfélagsins. Hverjum þeirra var falið að vinna áfram með ákveðið verkefni með það að markmiði að bæta verkferla innan bæjarfélagsins og stuðla að betri þjónustu. Hóparnir fjölluðu um:    

Fræðslu, menningu og tómstundir.

Umhverfi og öryggi.

Bætta mannauðsstjórnun. Ímyndar- og kynningarmál.

Til þátttöku í framkvæmdahópunum voru valdir íbúar og starfsmenn innan Mosfellsbæjar sem hafa reynslu og færni sem nýttist við vinnuna. Einn í hverjum hópi var skilgreindur forsvarsmaður hans.

Fjallað er um störf átaks- og framkvæmdahópanna í sérstakri samantekt sem gerð var samhliða þessari skýrslu.

Auk átakshópanna og framkvæmdahópanna var skipaður stýrihópur sem hafði yfirstjórn með breytingaferlinu en átaks- og framkvæmdahóparnir upplýstu stýrihópinn reglulega um framgang verkefna. Einnig tók stýrihópurinn fyrir skilgreiningar á hlutverki, framtíðarsýn og stefnuáherslum Mosfellsbæjar, en í þeirri vinnu voru atriði greiningarfundarins notuð sem útgangspunktur. Ennfremur setti stýrihópurinn fram tillögu um nýtt skipurit fyrir bæjarfélagið ásamt starfslýsingum á lykilstörfum.

Stýrihópinn skipuðu Haraldur Sverrisson, bæjarstjóri, og sviðsstjórarnir Björn Þráinn Þórðarson, Jóhanna Björg Hansen, Stefán Ómar Jónsson og Unnur Valgerður Ingólfsdóttir.

Stýrihópur

Framkvæmdahópar Samband stýrihóps og framkvæmdahópa

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

9

HLUTVERK OG FRAMTÍÐARSÝN HLUTVERK Eitt af þeim verkefnum sem stýrihópnum var falið í samvinnu við ráðgjafa var að skilgreina hlutverk Mosfellsbæjar. Áður en að því kom var búið að halda hinn svokallaða gildafund, sbr. umfjöllun á bls.

12 í þessar skýrslu. Stýrihópnum fannst eðlilegt að hlutverk sveitarfélagsins rímaði við gildi Mosfellsbæjar, sem valin voru af hátt í 40 þátttakendum með fjölbreyttan mosfellskan bakgrunn. Gildin eru: virðing – jákvæðni – framsækni – umhyggja.

Til að tengja gildin við hlutverk bæjarfélagsins var m.a. leitað orðsifja, orðabókarmerkinga og samheita gildanna. Hugtakið umhyggja felur í sér að ala önn eða rækta; sama má segja um hugtakið jákvæðni, sem getur þýtt að vera uppbyggilegur eða ræktandi. Hugtakið framsækni felur í sér kostgæfni, iðni og vilja. Þá var velt vöngum yfir hrynjandi í skilgreiningu hlutverksins. Úr varð að hlutverk Mosfellsbæjar var skilgreint með eftirfarandi hætti:

Mosfellsbær – framsækið samfélag sem ræktar vilja og virðingu

FRAMTÍÐARSÝN Mosfellsbær er eftirsótt bæjarfélag til búsetu þar sem fjölskyldan er í fyrirrúmi. Mosfellsbær er framsækið samfélag þar sem ábyrgðarkennd ríkir gagnvart náttúru og umhverfi auk þess sem hagkvæmni í rekstri og samfélagsleg ábyrgð eru ávallt höfð að leiðarljósi. Stjórnsýsla og þjónusta Mosfellsbæjar eru skilvirk, ábyrg, vönduð og í fremstu röð á Íslandi. Mosfellsbær er eftirsóknarverður vinnustaður hæfra einstaklinga þar sem áhersla er lögð á persónulega og nútímalega þjónustu.

STEFNUÁHERSLUR Meginstefnuáherslur bæjarfélagsins voru skilgreind út frá fjórum víddum:    

Fjármálum og áætlunum.

Viðskiptavinum.

Starfsmönnum.

Innri virkni og stjórnkerfi.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

10

Meginstefnuáherslur Mosfellsbæjar eru eftirfarandi: Fjármál og áætlanir      

Traustur rekstur sem hefur skilvirkni og hagkvæmni að leiðarljósi.

Stofnanir hafa faglegt og fjárhagslegt sjálfstæði sem byggir á ábyrgri og raunhæfri áætlanagerð.

Starfsáætlanir eru mikilvægur hlekkur í stjórnun bæjarins.

Virkt eftirlit er með áætlunum og framkvæmd verkefna bæjarins.

Ráðstöfun verðmæta er ávallt með hagsmuni bæjarbúa að leiðarljósi.

Leitað er skapandi leiða í rekstri þar sem hagkvæmni og samfélagsleg og umhverfisleg ábyrgð er í heiðri höfð.

Viðskiptavinir      

Mosfellsbær er eftirsótt bæjarfélag til búsetu þar sem fjölskyldan er í fyrirrúmi.

Framsækið skólastarf í mennta- og menningarbæ.

Afbragðs starfsskilyrði til að reka umhverfisvæna atvinnustarfsemi.

Uppbygging, nýsköpun og þróun í sátt við umhverfi og íbúa.

Sjónarmið íbúa og fyrirtækja eru virt með virku samráði og hagsmuni heildarinnar að leiðarljósi. Útivistabær sem býður upp á fjölbreytt og kraftmikið tómstunda- og íþróttastarf í fallegu umhverfi.

Starfsmenn     

Mosfellsbær er eftirsóttur vinnustaður sem ræktar þekkingu og færni starfsmanna.

Starfsumhverfi Mosfellsbæjar leggur grunn að samkeppnishæfni bæjarfélagsins á vinnumarkaði.

Virðing og samheldni eru sköpuð í jákvæðu starfsumhverfi.

Starfsmannastefna er sveigjanleg og fjölskylduvæn. Örvandi starfsumhverfi þar sem metnaður hvers og eins fær notið sín.

Innri virkni og stjórnkerfi     

Stjórnsýsla Mosfellsbæjar er í fremstu röð þar sem skilvirk, ábyrg og vönduð vinnubrögð eru viðhöfð.

Persónuleg og nútímaleg þjónusta sem byggir á fagmennsku.

Lýðræðisleg og sanngjörn málsmeðferð.

Mosfellsbær er leiðandi í rafrænni stjórnsýslu, með stuttan afgreiðslutíma erinda og gott aðgengi að þjónustu.

Vinnubrögð í anda Staðardagskrár 21.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

11

GILDI Gildi hvers fyrirtækis eða stofnunar er það hugarfar sem sérhverjum starfsmanni á að vera eiginlegt í daglegu starfi og leiðarljós þegar hann kemur fram fyrir hönd síns vinnuveitanda. Spyrja þarf nokkurra lykilspurninga áður en gildin eru ákveðin:     

Hvað viljum við að einkenni okkar menningu?

Hvað viljum við hafa að leiðarljósi?

Hvað er það sem við erum með í huga leynt og ljóst og viljum að bæjarfélagið Mosfellsbær standi fyrir?

Hvernig eigum við og hvernig eigum við ekki að starfa/vinna?

Hvernig gerum við hlutina hérna?

Við höfum gildin að leiðarljósi í vinnu okkar og samskiptum innan Mosfellsbæjar og út á við. Þetta eru þau gildi sem leynt og ljóst verður unnið eftir þannig að þau verði hluti af brag heildarinnar. Þeim er ætlað að vera eins konar innri óskrifaðar reglur um hvernig við gerum hlutina. Gildin hafa þannig áhrif á daglega starfsemi og endurspeglast í samskiptum, ákvarðanatöku og framkvæmd.     

Gildin eru í raun allt sem við segjum og allt sem við gerum.

Gildin eru hugtök og áherslur sem eru rauði þráðurinn í öllu starfi innan Mosfellsbæjar.

Gildin hjálpa okkur í daglegri starfsemi.

Gildin auðvelda ákvörðunartöku og framkvæmd.

Gildin liðka fyrir samskiptum.

Gildisvinna Mosfellsbæjar fór fram á fundi 12. desember 2007. Gunnar Hersveinn heimspekingur var með framsögu þar sem hann fjallaði um hvað gildi standa fyrir. Þátttakendur voru hátt á fjórða tug talsins. Bakgrunnur þeirra var fjölbreyttur; starfsmenn bæjarfélagsins, kjörnir fulltrúar, fulltrúar í nefndum, fulltrúar áhugasamtaka og grasrótar auk almennra bæjarbúa.

Niðurstaða vinnufundarins var sú að gildi Mosfellsbæjar skyldu vera fjögur:    

Virðing.

Jákvæðni.

Framsækni.

Umhyggja.

Gildi Mosfellsbæjar eru sett fram hér á eftir ásamt tengdum gildum.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

12

VIRÐING

Öryggi Réttlæti

Traust

Virðing Áreiðanleiki

Jafnrétti

Heiðarleiki

Ábyrgð

JÁKVÆÐNI

Gleði

Þjónusta

Árangur

Jákvæðni

Áhrif

Ímynd

Ánægja

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

13

FRAMSÆKNI

Fagmennska Nýsköpun

Metnaður

Framsækni

Frumkvæði

Ábyrgð

Forysta

Þjónusta

UMHYGGJA

Ánægja Umhverfisvitund

Frelsi

Umhyggja

Sjálfbjarga

Samfélagsleg ábyrgð

Vinátta

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

Samvinna

14

SKIPURIT MOSFELLSBÆJAR 2008 Hluti af stefnumótunarverkefninu var að fara yfir skipulag og skipurit Mosfellsbæjar. Stýrihópurinn fjallaði um skipulagið á nokkrum fundum. Áratugur er frá því að skipurit Mosfellsbæjar var staðfest.

Hópurinn gerði í upphafi greiningu á þeim breytingum sem átt hafa sér stað í rekstri bæjarfélagsins á þeim tíma.

Ljóst er að miklar breytingar hafa orðið á þessum tíma. Á skömmum tíma hefur íbúum fjölgað úr um 5000 í rúm 8000, auk þess sem verkefnum hefur fjölgað og þau orðið viðameiri. Einnig leit hópurinn til þeirrar vinnu sem fór fram á greiningarfundi, í framkvæmdahópum og á gildafundum. Niðurstaða stýrihópsins er að eftirfarandi breytingar verði gerðar á skipulagi og skipuriti Mosfellsbæjar. 

Sviðum bæjarins verði fjölgað um eitt. Þetta verði gert með því að skipta fræðslu- og menningarsviði upp í tvö svið; fræðslusvið og menningarsvið. Undir fræðslusvið heyri allir skólar og fræðsla bæjarins. Undir menningarsvið heyri menningar-, tómstunda-, íþrótta- og þróunarmál.



Nöfn sviða verði einfölduð þannig að þau beri eitt heiti í stað samsettra, þ.e. stjórnsýslusvið, fræðslusvið, menningarsvið, umhverfissvið og fjölskyldusvið.



Í skipuriti verði fjögur fagsvið; fræðslusvið, menningarsvið, umhverfissvið og fjölskyldusvið. Auk þess verði eitt stoðsvið, stjórnsýslusvið. Verkefni þess gangi þvert á hin sviðin og vinni þannig með öllum fagsviðum að úrvinnslu tiltekinna verkefna bæjarins.



Stofnaðar verði tvær deildir eða skrifstofur sem ekki verði hluti af fagsviðum eða stoðsviði, þær vinni þvert á skipulag bæjarins. Annars vegar er um að ræða fjármáladeild sem hafi með höndum fjármál, áætlanagerð og bókhald bæjarins að gera. Um er að ræða staðfestingu á verklagi undanfarinna ára. Þannig er fest í sessi áhersla sem lögð hefur verið á málaflokkinn við rekstur bæjarins. Hins vegar leggur stýrihópurinn til að staðfest verði tillaga framkvæmdahóps um ímyndarog kynningarmál og að ráðinn verði forstöðumaður kynningarmála.



Starfsheiti yfirmanna sviða verði breytt úr forstöðumanni sviðs í framkvæmdastjóra sviðs. Er þetta annars vegar gert til aðgreiningar frá forstöðumönnum stofnana og hins vegar til að undirstrika hið veigamikla hlutverk yfirmanna sviða að sjá til þess að ákvarðanir og stefnumörkun bæjarstjórnar, bæjarráðs og fagnefnda sé hrint í framkvæmd með skilvirkum og markvissum hætti.

Í skipuritinu eru verkefni tilgreind undir einstökum sviðum. Þetta eru meginverkefni sem ekki eru tæmandi upptalning á verkefnum einstakra sviða.

Stýrihópur leggur til að eftirtalin verkefni verði skoðuð sérstaklega í tengslum við framvindu skipulagsins og innleiðingu þeirra verkefna sem stefnumótunarvinna þessi leggur til: 

Þeim möguleika verði haldið opnum að færa jafnréttismál frá fjölskyldusviði til nýs mannauðsstjóra, samþykki bæjarráð ráðningu í það nýja starf. Horft verði til hæfni og menntunar viðkomandi starfsmanns við mat á því hvort jafnréttismálin verði færð á ábyrgðasvið starfsins.



Tillögur eru um að þróunarmál verði nýtt áhersluatriði í starfsemi bæjarins. Höfðar þetta til þróunar bæjarfélagsins almennt og nýsköpunar. Að mati strýrihópsins kemur til álita að nýtt starf forstöðumanns kynningarmála verði falin ábyrgð verkefnisins.



Töluverð umræða var innan stýrihópsins um málefni eignasjóðs. Hópurinn er sammála um að nauðsynlegt sé að málaflokkurinn sé færður frá umhverfissviði til framtíðar og honum skipuð staða þvert á skipulag bæjarins líkt og fjármál og áætlunargerð. Í það verkefni þarf að fara sem fyrst, þannig að umhverfissvið verði hreint fagsvið.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

15

Samkvæmt framangreindu er lagt til að skipurit Mosfellsbæjar líti út á eftirfarandi hátt:

Bæjarstjórn

Bæjarráð

Bæjarstjóri

Fræðslusvið

Menningarsvið

Fjölskyldusvið

Umhverfissvið

Grunnskólar

Menning og listir

Barnavernd

Skipulagsmál

Stjórnsýslusvið

Leikskólar

Íþróttamál

Félagsþjónusta

Byggingarmál

Stjórnsýsla

Listaskóli

Tómstundamál

Félagsleg húsnæðismál

Umhverfismál

Framhaldsskóli

Safnamál

Mannauðsmál

Staðardagskrá 21 Jafnréttismál

Þjónustuver

Daggæsla

Vinabæjarmál

Sérfræðiþjónusta skóla

Menningaraðstaða

Framkvæmdir

Fjármál og áætlanir

Fjölskyldumál Samningamál

Eignasjóður

Skjalamál

Þjónustustöð

Kynningarmál

Ferðamál Upplýsingatækni Innkaupamál

Veitur Nýsköpunar- og þróunarmál

Tillaga að nýju skipuriti Mosfellsbæjar 2008

Stýrihópur leggur til að hið nýja skipulag Mosfellsbæjar verði samþykkt og að innleiðing þess hefjist strax þannig að það verði komið til framkvæmda 1. september 2008.

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

16

LOKAORÐ Tilgangur með stefnumótunarvinnu hlýtur ávallt að vera sá að leggja grunn að betra umhverfi til að starfa og lifa í miðað við það sem gildir í dag. Þetta á við hvort heldur sem um er að ræða fyrirtæki, opinberar stofnanir eða félagasamtök. Það er öllum hollt að fara í gegnum slíkt ferli, sé það gert á fagmannlegan og kerfisbundinn hátt.

Sú vinna sem hér er lögð fram tekur mið af hefðbundnum og nútímalegum aðferðum og vinnubrögðum í stefnumótunarvinnu skipulagsheilda. Þegar lagt var upp í þá vegferð sem hér er kynnt var okkur ljóst að sérstaða hennar er mikil. Sveitarfélög hafa ákveðnu hlutverki að gegna í samfélaginu sem eru afar mikilvæg fyrir einstaklinga og fjölskyldur. Stefnumótun fyrir sveitarfélög gengur ekki út á að hámarka fjárhag eigenda fyrirtækisins né hefur það stöðu opinberra stofnana og fyrirtækja nema að hluta til. Í bæjarstjórnum eru lýðræðislega kjörnir fulltrúar íbúanna sem eiga að móta þær pólitísku línur sem unnið er eftir og leggja þær meginlínur bæjarfélagið stendur fyrir. Þær áherslur sem settar eru fram í þessu skjali eru eingöngu sett fram til að hjálpa bæjaryfirvöldum, bæði kjörnum fulltrúum og starfsmönnum bæjarfélagsins, að ná fram markmiðum sínum um að skapa enn betra bæjarfélag en nú er. Ennfremur að leggja grunn að því að Mosfellsbær nái að vaxa og dafna enn frekar í framtíðinni. Það er afar mikilvægt að þverpólitísk sátt náist um þau markmið sem hér eru sett. Það er alveg ljóst að það skjal sem hér er kynnt hefur ekki mikla þýðingu nema að bæjaryfirvöld og bæjarbúar í Mosfellsbæ vinni áfram með þær áherslur sem settar eru fram. Miðað við þann áhuga sem allir sýndu sem að þessari vinnu komu þá höfum við ríka ástæðu til að halda að svo verði og að Mosfellsbær verði enn betri bær að lifa og starfa í. Ef svo er þá er tilganginum með þessu ferli náð.

Haraldur Sverrisson Bæjarstjóri Mosfellsbæjar

Mosfellsbær Lokaskýrsla stefnumótunar Apríl 2008

Hákon Gunnarsson Verkefnisstjóri, Capacent

17