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Contabilidad De Sociedades
¿QUÉ ES CONTABILIDAD?
Es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir, analizar y registrar el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. Posee además una técnica que produce sistemáticamente y estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicos interesados.
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¿QUÉ ES CONTABILIDAD DE SOCIEDADES?
La contabilidad de sociedades estudia las particularidades contables que presenta la regulación jurídico-mercantil de las empresas como: La constitución de la sociedad, ampliaciones y reducciones de capital; disolución de sociedades, fusión, etc. El análisis de estos hechos se realiza profundizando en las normas jurídicas que los regulan, que nos conducirá a dar criterios metodológicos para reflejar los mismos en contabilidad y analizar sus repercusiones
¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD?
La sociedad es un contrato entre dos o más personas que se juntan para hacer un negocio. La gracia de este contrato es que crea una persona jurídica distinta de los socios que constituyen la sociedad.
¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD MERCANTIL?
Es la unión voluntaria de dos o más personas que aportan sus ideas, bienes o recursos y actividades para formar una empresa, ya sea comercial, industrial o de servicios, participando cada uno de sus integrantes en un grado proporcional en la administración y las utilidades o pérdidas que se obtengan de su explotación, todo lo anterior basado en un convenio escrito registrado ante la Ley (Escritura o Contrato Social).
DIFERENCIA ENTRE PERSONA NATURAL Y PERSONA JURÍDICA
Persona Natural
Una persona natural puede ejercer todos los derechos y obligaciones de una empresa a su nombre.
Persona Jurídica
Una persona jurídica, la empresa asume todos los derechos y obligaciones de la misma.
Una persona individual está formada por una sola persona. Una persona jurídica puede ser constituida por una o más personas.
Una persona individual no requiere demostrar un capital para emprender su actividad. Una persona jurídica requiere de un capital, en dinero o bienes, para su constitución y puede funcionar como empresa individual o microempresa familiar. Una persona jurídica puede funcionar como sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva, sociedad comanditaria o empresa individual de responsabilidad limitada
Disposiciones generales sobre las sociedades, según el código de comercio
La sociedad mercantil constituida de acuerdo a las disposiciones del Código de Comercio e inscrita en el Registro Mercantil, tendrá personalidad jurídica propia y distinta de la de los socios individualmente considerados según el artículo 14 del Código de Comercio. La constitución de la sociedad y todas sus modificaciones, incluyendo prórrogas, aumento o reducción de capital, cambio de razón social o denominación, fusión, disolución o cualesquiera otras reformas o ampliaciones, se harán constar en la escritura pública. La separación o ingreso de socios en las sociedades no accionadas, también se formalizará en escritura pública. Salvo en las sociedades por acciones, la modificación de la escritura constitutiva requerirá el voto unánime de los socios. Los cónyuges pueden constituir entre sí y con terceros, sociedad mercantil. Los extranjeros y las sociedades extranjeras, aunque no tengan domicilio en Guatemala, podrán participar como socios o accionistas de sociedades de cualquier forma, salvo lo dispuesto en el Código de Comercio o en leyes relacionadas.
En base al artículo 38 del Código de Comercio son derechos de los socios, además de los consignados en otros preceptos de este Código, los siguientes: 1. Examinar por sí o por medio de los delegados que designen, la contabilidad y documentos de la sociedad, así como enterarse de la política económico-financiera de la misma en la época que fije el contrato y, por lo menos, dentro de los quince días anteriores a la fecha en que haya de celebrarse la junta general o asamblea general anual. Este derecho es irrenunciable. En las sociedades accionadas, este derecho se ejercerá de conformidad con el artículo 145 de este Código. 2. Promover judicialmente ante el juez de Primera Instancia donde tenga su domicilio la sociedad, la convocatoria a junta general o asamblea general anual de la sociedad, si pasada la época en que debe celebrarse según el contrato o transcurrido más de un año desde la última junta o asamblea general, los administradores no la hubieren hecho. El juez resolverá el asunto en incidente, con audiencia de los administradores. 3. Exigir a la sociedad el reintegro de los gastos en que incurran por el desempeño de sus obligaciones para con la misma. 4. Reclamar contra la forma de distribución de las utilidades o pérdidas, dentro de los tres meses siguientes a la junta general o asamblea general en que ella se hubiere acordado. Sin embargo, carecerá de ese derecho el socio que la hubiere aprobado con su voto o que hubiere empezado a cumplirla. 5. Adquirir por el tanto la parte de capital del consocio facultado para enajenarla. El término para hacer uso de tal derecho será de treinta días contados desde la fecha en que se concedió la autorización. Este derecho no es aplicable a los accionistas de sociedades por acciones. 6. Los demás que determine la escritura social.
Administración de las sociedades mercantiles
Los administradores están obligados a dar cuenta a los socios, cuando menos anualmente, de la situación financiera y contable de la sociedad, incluyendo un informe de sus actividades, el balance general correspondiente y el estado de pérdidas y ganancias, así como un detalle de sus remuneraciones y otros beneficios de cualquier orden. La falta de cumplimiento de esta obligación será causa de su remoción, independientemente de las responsabilidades en que hubieren incurrido. El socio que, atribuyéndose la representación de la sociedad, ejecuta actos o celebra negocios en su nombre o el administrador que los autorice excediéndose de sus facultades, no obligan a la sociedad, a menos que tales actos o contratos fueren ratificados por los socios o que la sociedad se hubiere aprovechado de la operación. En cuanto a los títulos de crédito se estará a lo que dispone el artículo 406 del Código de Comercio.
Requisitos legales básicos para constitución de sociedades
Para que una sociedad mercantil pueda operar en el territorio guatemalteco debe apegarse a ciertas disposiciones legales, tales como: 1. Sacar escritura de Constitución, elaborada por un abogado o notario mercantilista. 2. Pagar impuesto de inscripción en el Registro Mercantil. 3. Solicitar la inscripción de sociedades en el Registro Mercantil. (Para este trámite se debe llevar la escritura de constitución). 4. Llenar una solicitud de Inscripción de Comerciante y Empresas en el Registro Mercantil. 5. Aviso de la emisión de acciones, en el caso de ser sociedad anónima. 6. Una vez inscrita y reconocida la sociedad se debe sacar un edicto para que aparezca en el Diario Oficial, para hacer conocimiento público la apertura de la nueva empresa. 7. Sacar Patente de Comercio en el Registro Mercantil. 8. Solicitar la inscripción del representante legal (mandatos)en el Registro Mercantil. 9. Inscripción en el Registro Tributario Unificado para sacar el Número de Identificación Tributario ante la SAT. 10. Afiliarse al Impuesto Sobre la Renta, en la SAT, en cualquiera de los Regímenes establecidos en la Ley del ISR. 11. Habilitar libros de Contabilidad ante la SAT. 12. Autorizar los libros de Contabilidad en el Registro Mercantil. 13. Autorizar uso de facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros similares en la SAT.
Escritura Social o Pública
La escritura social es el documento legal elaborado por un abogado o notario, el cual contiene las obligaciones que contraen los socios; así como los derechos a los que son acreedores, debiendo expresar entre otras cosas: a) El nombre de la sociedad o razón social b) Actividad a que se dedicará la sociedad c) Nombres, apellidos y generales de los socios d) El capital inicial aportado por los socios; e) Nombre del representante legal y de los administradores; f) Forma de distribución de utilidades o pérdidas g) Duración de la sociedad h) Casos en los que se procederá para disolución de la sociedad i) Épocas en que se practicarán inventarios, balance general y estados financieros de las operaciones sociales
Elementos de las sociedades mercantiles
• Sociedades de personas: son las sociedades en las cuales predomina el elemento personal. • Sociedades intermedias: en estas sociedades no está muy claro el elemento predominante. • Sociedades capitalistas: en estas sociedades predomina el capital.
SOCIEDADES BAJO FORMA MERCANTIL
Según el artículo 10 del Código de Comercio son sociedades organizadas bajo forma mercantil, exclusivamente las siguientes: 1. La Sociedad Colectiva: Sociedad colectiva es la que existe bajo una razón social y en la cual todos los socios responden de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales.
2. La Sociedad En Comandita Simple: Sociedad en comandita Simple. Sociedad en comandita simple, es la compuesta por uno o varios socios comanditados que responden en forma subsidiaria, ilimitada y solidaria de las obligaciones sociales; y por uno o varios socios comanditarios que tienen responsabilidad limitada al monto de su aportación.
3. La Sociedad De Responsabilidad Limitada: Sociedad de Responsabilidad Limitada. Sociedad de responsabilidad limitada es la compuesta por varios socios que sólo están obligados al pago de sus aportaciones. Por las obligaciones sociales responde únicamente el patrimonio de la sociedad y, en su caso, la suma que a más de las aportaciones convenga la escritura social.
4. La Sociedad Anónima: Sociedad Anónima. Sociedad anónima es la que tiene el capital dividido y representado por acciones. La responsabilidad de cada accionista está limitada al pago de las acciones que hubiere suscrito.
5. La Sociedad En Comandita Por Acciones: Sociedad en Comandita por Acciones. Sociedad en comandita por acciones, es aquella en la cual uno o varios socios comanditados responden en forma subsidiaría, ilimitada y solidaria por las obligaciones sociales y uno o varios socios comanditarios tienen la responsabilidad limitada al monto de las acciones que han suscrito, en la misma forma que los accionistas de una sociedad anónima.
¿Quiénes están obligados a inscribirse en el Registro Mercantil?
El Registro Mercantil funcionará en la capital de la República y en los departamentos o zonas que el Ejecutivo determine. Los registradores deberán ser Abogados y Notarios, colegiados activos, guatemaltecos naturales, tener por lo menos cinco años de ejercicio profesional y su nombramiento lo hará el Ejecutivo por el órgano del Ministerio de Economía. El registrador de la capital deberá inspeccionar, por lo menos dos veces al año, los demás registros mercantiles y de las faltas o defectos que observe, dará cuenta inmediatamente al Ministerio de Economía, proponiendo las medidas que estime pertinentes. El Ejecutivo por intermedio del citado Ministerio, emitirá los aranceles y reglamentos que procedieren.
Según el artículo 334 están obligados inscribirse en el Registro Mercantil jurisdiccional los siguientes: • Los comerciantes individuales que tengan un capital de dos mil quetzales o más. • Todas las sociedades mercantiles. • De empresas y establecimientos mercantiles comprendidos dentro de estos extremos. • De los hechos y relaciones jurídicas que especifiquen las leyes. • De los auxiliares de comercio. La inscripción de comerciantes individuales, auxiliares de comercio y de las empresas y establecimientos mercantiles, deberá solicitarse dentro de un mes de haberse constituido como tales o de haberse abierto la empresa o el establecimiento. El de las sociedades, dentro del mes siguiente al otorgamiento de la escritura de constitución. Este mismo plazo rige para los demás hechos y relaciones jurídicas.
La inscripción de las sociedades mercantiles se hará con base en el testimonio respectivo, que comprenderá: 1. Forma de organización. 2. Denominación o razón social y nombre comercial si los hubiere. 3. Domicilio y el de sus sucursales. 4. Objeto. 5. Plazo de duración. 6. Capital social. 7. Notario autorizante de la escritura de constitución, lugar y fecha. 8. Órganos de administración, facultades de los administradores. 9. Órganos de vigilancia si los tuviere
Requisitos legales que deben llenar una sociedad mercantil para inscribirse en el Registro Mercantil
• Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas o morales que constituyan la sociedad; • El objeto de la sociedad; • Su razón social o denominación;
• Su duración, misma que podrá ser indefinida; • El importe del capital social; • La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor atribuido a éstos y el criterio seguido para su valorización. Cuando el capital sea variable, así se expresará indicándose el mínimo que se fije; • El domicilio de la sociedad; • La manera conforme a la cual haya de administrarse la sociedad y las facultades de los administradores; • El nombramiento de los administradores y la designación de los que han de llevar la firma social; • La manera de hacer la distribución de las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad; • El importe del fondo de reserva; • Los casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente, y • Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no hayan sido designados anticipadamente.
Requisitos que deben llenar los contribuyentes y responsables para inscribirse en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) Inscripción de contribuyentes y responsables.
Todos los contribuyentes y responsables están obligados a inscribirse en la Administración Tributaria, antes de iniciar actividades afectas. Para toda inscripción, los contribuyentes o responsables deberán presentar solicitud escrita ante la Administración Tributaria, que deberá contener como mínimo lo siguiente: • Nombres y apellidos completos de la persona individual, razón social o denominación legal y nombre comercial, si lo tuviere. • Nombres y apellidos completos del representante legal de la persona jurídica o de los contribuyentes citados en el artículo 22 y de las personas que, de acuerdo con el documento de constitución o sus reformas, tengan la calidad de administradores, gerentes o representantes de dichas personas y, copia legalizada del documento que acredita la representación. • Domicilio fiscal • Actividad económica principal • Fecha de iniciación de actividades afectas • Si se trata de persona extranjera deberá precisarse si actúa como agencia, sucursal o cualquier otra forma de actuación.
La Administración Tributaria asignará al contribuyente un número de identificación tributaria -NIT-, el cual deberá consignarse en toda actuación que se realice ante la misma y en las facturas o cualquier otro documento que emitan.
La administración tributaria en coordinación con el Registro Mercantil, deberá establecer los procedimientos administrativos para que la asignación del Número de Identificación Tributaria -NIT-, y la extensión de la constancia respectiva se efectúen en forma simultánea con la inscripción correspondiente.
Toda modificación de los datos de la inscripción, deberá comunicarse a la Administración Tributaria, dentro del plazo de treinta (30) días de ocurrida. Asimismo, y dentro de igual plazo se avisará del cese definitivo de la actividad respectiva, para la cancelación del registro que corresponda. Los contribuyentes deberán actualizar anualmente sus datos de inscripción, mediante anotación de los mismos en su respectiva declaración jurada anual del Impuesto sobre la Renta. En dicha declaración deberán registrar, además, la actualización de su actividad económica principal, misma que constituirá aquella que en el período de imposición correspondiente hubiere reportado mayores ingresos al contribuyente.
Requisitos que deben llenar un comerciante para inscribirse en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) Empresas ubicadas en la República de Guatemala:
Todo patrono, persona individual o jurídica, que ocupe tres o más trabajadores, está obligado a inscribirse en el Régimen de Seguridad Social. Los patronos que se dediquen a la actividad económica del transporte terrestre de carga, de pasajeros o mixtos (carga y pasajeros, utilizando para el efecto vehículos motorizados, están obligados inscribirse cuando ocupen los servicios de uno o más trabajadores a nivel nacional.
Más de una persona como Patrono y/o Contrato de Negocios en participación: • Fotocopia de DPI del Gestor. • Si es extranjero, fotocopia del pasaporte. • Fotocopia de Patente de Comercio (si es empresa) • Fotocopia de DPI de Copropietarios. • Si son extranjeros, fotocopia de pasaporte. • Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria – NIT.
En cualquier inscripción patronal deberá presentarse una constancia extendida por un Perito Contador, en la cual debe constar lo siguiente: • Fecha completa en la que se ocupó el mínimo (o más) de trabajadores que se establece como obligatorio para inscribirse como Patrono; • Total de trabajadores con los cuales se dio la obligación señalada en la fecha anterior; • Monto devengado en salarios por el total de trabajadores indicados. • "Nómina de los empleados de la empresa".
Requisitos que debe llenar una sociedad para inscribirse en el Ministerio de Trabajo
• Nombramiento vigente del representante legal o escritura de mandato. • Documento Personal de Identificación (DPI) y/o pasaporte del representante legal de la sociedad, propietario, o mandatario. • Patente de Comercio de Empresa. • Patente de Comercio de Sociedad, en caso de ser persona jurídica. • Todos los documentos deben presentarse en folder con gancho y debidamente foliados. • Las solicitudes deberán presentarse con anticipación. • Declaración jurada en la que el contratista indique no tener pendientes procesos judiciales en materia laboral en los Juzgados de Trabajo en la República de Guatemala.
Inscripción de empresas mercantiles y comerciantes individuales en línea
Ingresar a https://minegocio.gt/ donde debe ingresar y llenar los siguientes datos: • Primer nombre • Primer apellido • Correo electrónico • Contraseña • Seleccionar si es notario o no • Luego debe completar los datos de la solicitud • Adjuntar los documentos escaneados y escoger al notario que autorizó los documentos. Los notarios registrados aparecen disponibles para ser seleccionados.
SOCIEDADES MÁS COMUNES EN GUATEMALA
Debemos entender que todas las sociedades mercantiles, por regulación expresa, deben de llevar contabilidad completa. Las sociedades mercantiles son elaboradas en escritura pública para su existencia y existe un elemento patrimonial constituido por bienes o trabajo.
Las personas interesadas en crear una sociedad mercantil deben decidir respecto a los órganos, los cuales comúnmente son: a) Órgano de administración, el encargado de ejecutar las decisiones tomadas por él. b) Órgano superior, que es la asamblea de accionistas, y el c) Órgano de fiscalización compuesto por auditorios y/o contadores.
En Guatemala existen diversas formas jurídicas para crear empresa en las cuales encontramos: sociedad colectiva, sociedad en comandita simple, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima y sociedad en comandita por acciones. Sin embargo, las más comunes son: sociedad anónima y sociedad de responsabilidad limitada. Existe una diferencia principal entre una y otra.
SOCIEDAD ANÓNIMA
Es la que tiene el capital dividido y representado por acciones. La responsabilidad de cada accionista está limitada al pago de las acciones que hubiere suscrito. La sociedad anónima se identifica con una denominación, la que puede formarse libremente, con el agregado obligatorio de la leyenda “Sociedad Anónima”, que puede abreviarse S. A. Actualmente, las acciones únicamente pueden ser “Nominativas”. Es decir, cada accionista debe de ser identificado como tal y en el porcentaje correspondiente.
El capital autorizado de una sociedad anónima es la suma máxima que la sociedad puede emitir en acciones, sin necesidad de formalizar un aumento de capital. Puede estar total o parcialmente al constituirse la sociedad y debe expresarse en la escritura constitutiva de la misma. En el momento de suscribir acciones es indispensable pagar por lo menos el 25% de su valor nominal. El capital pagado inicial de la sociedad anónima debe ser por lo menos de Q 200.00, según el Decreto 18-2017.
Las acciones pueden pagarse en todo o en parte mediante aportaciones en especie. Las aportaciones en efectivo deben depositarse en un banco a nombre de la sociedad y en la escritura constitutiva el notario debe certificar ese extremo. La participación concedida a los fundadores en las utilidades netas anuales no debe exceder del 10%, ni puede abarcar un período de más de 10 años a partir de la constitución de la sociedad. Esta participación no puede cubrirse, sino después de haber pagado a los accionistas un dividendo del 5% por lo menos, sobre el valor nominal de sus acciones.
La escritura de constitución de una sociedad anónima debe tener como contenido: • Elementos personales. • Objeto del contrato social. • Las aportaciones dinerarias y no dinerarias. • Objeto social. • Denominación social. • Domicilio. • Nacionalidad. • Duración. • Capital social. • Plazo
Ejemplo de apertura de Sociedad Anónima
El día 05 de abril de 2021 se inicia la sociedad anónima El Principito S.A. con un capital autorizado de 500 acciones ordinarias y 400 acciones preferentes al 2% con un valor nominal de Q.100.00 cada acción, las acciones se han suscrito y pagado en su totalidad y en efectivo, pero se depositó en un banco del sistema. Se solicita que realice las partidas correspondientes. Todos los datos anteriores son de acuerdo a la escritura social de constitución.
Pda 1
Pda 2
Pda 3
El Pricipito, S.A. Libro Diario (Cifras en quetzales) 5/04/2021
Acciones ordinarias no emitidas
500 acciones ordinarias a Q 100.00 50,000.00
Acciones preferentes no emitidas
400 acciones preferentes al 2% a Q 100.00 40,000.00
Capital autorizado 90,000.00
R/ del capital autorizado del Principito, S.A., según escritura de constitución.---------------------------------------------------------- 90,000.00 90,000.00
5/04/2021
Acciones ordinarias suscritas
500 acciones ordinarias a Q 100.00
Acciones preferentes suscritas
400 acciones preferentes al 2% a Q 100.00
Acciones ordinarias no emitidas
500 acciones ordinarias a Q 100.00 50,000.00
40,000.00
50,000.00
Acciones preferentes no emitidas
400 acciones preferentes al 2% a Q 100.00 40,000.00
R/ de capital suscrito del Principito, S.A., según escritura de constitución.---------------------------------------------------------- 90,000.00 90,000.00
5/04/2021
Bancos 90,000.00
Acciones ordinarias suscritas
500 acciones ordinarias a Q 100.00 50,000.00
Acciones preferentes suscritas
400 acciones preferentes al 2% a Q 100.00 40,000.00
R/ de capital pagado del Principito, S.A., según escritura de constitución.---------------------------------------------------------- 90,000.00 90,000.00
SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Están compuestas por varios socios con un máximo de 20, en donde los socios sólo están obligados al pago de sus aportaciones, es decir, que por las obligaciones sociales responde únicamente el patrimonio de la sociedad (la suma de todas las aportaciones).
El capital está dividido en aportaciones que no pueden incorporarse a títulos de ninguna naturaleza ni denominarse acciones. La sociedad gira bajo una denominación o bajo una razón social. La denominación se forma libremente, pero siempre hace referencia a la actividad social principal. La razón social se forma con el nombre completo de uno de los socios o con el apellido de dos o más de ellos. En ambos casos es obligatorio agregar la palabra Limitada o la leyenda “y Compañía Limitada”, las que pueden abreviarse Ltda. o Cía. Ltda., respectivamente.
No puede otorgarse la escritura constitutiva de la sociedad, mientras no conste de manera fehaciente que el capital ha sido íntegra y efectivamente pagado. En esta forma de sociedad, no puede haber socio industrial. Sus órganos son la Junta General y el o los administradores.
SOCIEDAD CIVIL
El término sociedad civil, como concepto de la ciencia social, designa a la diversidad de personas que, con categoría de ciudadanos y generalmente de manera colectiva, actúan para tomar decisiones en el ámbito público que consideran a todo individuo que se halla fuera de las estructuras
gubernamentales. La sociedad civil se concibe como el espacio de vida social organizada que es voluntariamente autogenerada, independiente, autónoma del estado y limitada por un orden legal o juego de reglas compartidas. Involucra a ciudadanos actuando colectivamente en una esfera pública para expresar sus intereses, pasiones e ideas, intercambiar información alcanzando objetivos comunes.
CUENTAS ESPECIALES DE LA CONTABILIDAD
• Cuenta capital: Cuando una empresa es propiedad de dos o tres socios, se puede abrir una cuenta capital para cada socio, la cual se utiliza para registrar la aportación de cada uno, pero cuando la empresa es propiedad de cuatro o más socios, es mejor utilizar una sola cuenta denominada “Capital Social” y en un libro aparte se lleva el control de la aportación de cada uno, de acuerdo con la escritura de constitución o escritura social.
• Cuenta asignación: Se utiliza para registrar las entregas de dinero que se le hace a cada socio a cuenta de su futura ganancia, de acuerdo al estipulado en la escritura social. Se carga con el importe entregado a cada socio; se abona cuando se liquida la cuenta con traslado a la cuenta beneficios, también se abona con las partidas de liquidación para cerrar la cuenta. Su saldo es deudor y representa el monto entregado al socio a cuenta de su futura ganancia. Se registras el Balance de situación General en la sección de patrimonio neto restado a la ganancia después del impuesto y reserva. En caso de que la ganancia que le corresponda a un socio es menor de lo que ya retiró por concepto de asignación.
• Cuenta promesa: En la sociedad colectiva puede suceder que algún socio no entregue todo el capital que le corresponde aportar, por lo cual hace una promesa de aportar más en el futuro. De dicha promesa queda constancia en la escritura social. Como cuenta se carga con el importe prometido, se abona como consecuencia de un ajuste y con las partidas de liquidación y cierre parar cerrar la cuenta.
FUSIÓN DE SOCIEDADES
La fusión de sociedades esta normado en el artículo 256 del Código de Comercio la cual puede llevarse a cabo en cualquiera de estas formas: 1. Por la creación de una nueva sociedad y la disolución de todas las anteriores que se integren en la nueva. 2. Por la absorción de una o varias sociedades por otra, lo que produce la disolución de aquéllas.
En todo caso, la nueva sociedad o aquella que ha absorbido a las otras, adquiere los derechos y obligaciones de las sociedades disueltas.
TRANSFORMACIÓN DE SOCIEDADES
Las sociedades constituidas conforme al Código de Comercio, pueden transformarse en cualquier otra clase de sociedad mercantil. La sociedad transformada mantiene la misma personalidad jurídica de la sociedad original. En la transformación de sociedades se aplicarán las disposiciones contenidas en los artículos 258, 259, 260, 261 y 262 de dicho código.
La responsabilidad ilimitada y solidaria de los socios colectivos y de los comanditados, no cesa por la fusión, respecto de las obligaciones derivadas de actos anteriores a ella. La fusión deberá ser resuelta por el órgano correspondiente a cada una de las sociedades en la forma y términos que determina su escritura social. Los acuerdos de fusión deben inscribirse en el Registro Mercantil, siendo título suficiente para ello, actas notariales en las que se transcriba lo acordado por cada sociedad. Hecho el registro, deberán publicarse conjuntamente los acuerdos de fusión y el último balance general de las sociedades en el Diario Oficial y en otro de los de mayor circulación en el país por tres veces en el término de quince días.
La fusión no podrá llevarse a cabo antes de transcurridos dos meses, contados desde la última publicación de los acuerdos que menciona el artículo anterior, y hasta entonces se podrá otorgar la correspondiente escritura pública, salvo que conste el consentimiento escrito de los respectivos acreedores, o el pago directo por medio de depósito de las sumas correspondientes, en un banco del sistema a favor de los acreedores que no han dado su consentimiento. Todo lo cual se hará constar en la escritura.
En este último caso citado, las deudas a plazo se darán por vencidas el propio día del depósito. Dentro del término de dos meses los acreedores de las sociedades que han acordado fusionarse pueden oponerse a la fusión, oposición que se tramitará en juicio sumario ante un Juez de Primera Instancia de lo Civil. La oposición suspenderá la fusión, pero el tribunal puede autorizar que la fusión tenga lugar y se otorgue la escritura respectiva, previa presentación por parte de la sociedad de una garantía adecuada. El socio que no esté de acuerdo con la fusión puede separarse, pero su aportación y su responsabilidad personal ilimitada, si se trata de socio colectivo o comanditado, continuarán garantizando el cumplimiento de las obligaciones contraídas antes de tomarse el acuerdo de fusión.
ESCISIÓN DE SOCIEDADES
Es una operación contraria a una fusión. En ella, una sociedad separa o divide sus activos, pasivos y capital social para conformar un conjunto de dos o más sociedades. A la sociedad original se le llama escindente y a las sociedades tras la operación se les llama escindidas.
Características básicas de una escisión
• Ocurre cuando una sociedad divide sus activos, pasivos y capital social en dos o más partes que se aportan a otras sociedades • (escindidas). • Los socios de la sociedad original, lo son también de las sociedades tras la operación. En la operación se les entregan acciones de las sociedades beneficiarias a cambio de las acciones de la sociedad escindente. • La sociedad original puede o no desaparecer. • La sociedad original generalmente cambia de nombre o denominación. • Las sociedades escindidas pueden ser nuevas o bien ya existían.
Formas de escisión
Existen tres formas de escisión: 1. Total, o pura: una sociedad divide su patrimonio social en dos o más partes y los transfiere a otras sociedades sean nuevas o preexistentes. La sociedad original desaparece. 2. Parcial: cuando una sociedad entrega parte de su patrimonio social a una o más sociedades (nuevas o existentes). La sociedad original no desaparece. 3. De participaciones mayoritarias: ocurre cuando una sociedad que cuenta con una participación mayoritaria en el capital social de otra sociedad, transmite estos valores o derechos a otra sociedad distinta. En todos estos casos, la transferencia de patrimonio o derechos implicará que los socios originales sean compensados con la entrega derechos sobre las sociedades beneficiarias.
INVENTARIOS PERPETUOS
Consiste en registrar las operaciones que originan las mercancías en consignación, de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el importe del inventario final de mercancías en poder del comisionista, el costo de venta de las mercancías en consignación y el importe de las ventas realizadas a través del comisionista para poder determinar realmente la utilidad o pérdida de mercancías en consignación. La relación de cuentas es: • Almacén - Mercancías en consignación. • Costo de venta - Costo de venta mercancías en consignación. • Ventas - Ventas en consignación.
Costo de venta: Se carga del costo de las ventas efectuadas por el comisionista del importe de los gastos implicados, tales como fletes, acarreos, seguros, almacenaje, comisiones y otros, originados por el envío, administración y venta de las mercancías en consignación efectuadas por el comisionista o por el comitente. Su saldo es deudor y representa el costo de venta de las mercancías en consignación. Al finalizar el ejercicio se abona por su saldo contra pérdidas y ganancias.
Ventas en consignación: se abona del precio de venta de las mercancías vendidas por el comisionista. Se carga del precio de venta de las mercancías devueltas al comisionista, de las rebajas y descuentos sobre ventas otorgados por las ventas en consignación. Su saldo es acreedor y representa el importe de las ventas netas en consignación. Al finalizar el ejercicio se carga por su saldo contra pérdidas y ganancias.
CUENTAS TRANSITORIAS O PROVISIONALES
Las cuentas transitorias tienen que estar, por tanto, canceladas de nuestra contabilidad en el momento en el que cesa el contrato que lo motivó. En caso contrario, el saldo positivo de una cuenta de este tipo indica que todavía existen transacciones por completar. Por ejemplo, una partida pendiente de cobro por parte de un deudor está pagado, el pago está enviado al banco, pero éste todavía no ha enviado la confirmación. En este caso, la empresa registrará este pago en una cuenta transitoria "Pagos en curso". Otro ejemplo es las "Mercancías en curso", cuando las mercancías se han enviado desde el proveedor, pero aún no han llegado a nuestros almacenes, etc. Por último, la conciliación bancaria se realiza contra cuentas transitorias que reflejan cuál es el saldo de las cuentas bancarias a las que hacen referencia en cada momento. La utilidad de estas cuentas permite a la empresa tener un cierto control sobre aquellos eventos que todavía están pendientes y, por tanto, no se han registrado en la contabilidad de la empresa.
IMPUESTOS A LOS QUE ESTÁN SUJETAS LAS SOCIEDADES Impuesto Sobre la Renta (ISR)
El Impuesto Sobre la Renta es el impuesto que recae sobre las rentas o ganancias que obtengan las personas individuales, jurídicas, entes o patrimonios nacionales o extranjeros que residan o no en Guatemala. En otras palabras, es un valor que se genera cada vez que se realizan ganancias dentro del territorio nacional. Las ganancias que aplican para el pago de dicho impuesto se caracterizan por ser de alguna de las siguientes variables: • Actividades lucrativas: Producción, venta y comercialización de bienes. Así como a prestación y exportación de servicios. • Trabajo: Cualquier ingreso que se derive del trabajo personal o prestado por parte de un trabajador fuera o dentro de Guatemala. • Capital y ganancias: Es todo valor que se realice a causa de inversiones de dinero, arrendamiento, regalías, derecho de autor, renta de bienes muebles o inmuebles, premios de lotería, entre otros. Es importante resaltar que quienes reportan ingresos menores a 60,000 anuales no pagan ISR.
¿Cómo calcular el ISR?
Primero es necesario calcular la Renta Neta. 1. Por lo tanto, es esencial conocer el valor del ingreso anual del trabajador. 2. A esto se le suman las comisiones cobradas al año. Al obtener la Renta Neta, se le restan las deducciones aplicables para obtener la Renta Imponible. Es importante resaltar que la deducción máxima no puede exceder del 5% de la renta bruta. Las deducciones son: • Hasta Q 48,000.00, que incluye gastos personales sin necesidad de comprobación alguna. • Cuota contribuida al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS). • Seguro de vida. • Donaciones que puedan comprobarse otorgadas al Estado, universidades, entidades culturales, científicas, asociaciones y fundaciones sin fines de lucro, entre otras.
Luego de restarle todos los valores mencionados anteriormente, se obtendrá la Renta Imponible. Si el rango de dicha renta es menor a Q 300,000.00, se le impone y multiplica por 5% para obtener el impuesto a pagar. En cambio, si el rango de renta imponible es más de Q 300,000.01 se le impone y multiplica por el 7% sobre el excedente de Q 300,000.00. Además, se contribuye con un importe fijo de Q 15,000.00.
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Es un impuesto específico, que es generado por la venta o permuta de bienes muebles o inmuebles situados en el territorio nacional, derechos reales constituidos sobre ellos y la prestación de servicios con una tarifa del 12%. Su pago es obligatorio para toda persona individual o jurídica que en forma habitual o periódica, realice actos gravados conforme la ley. El pago de este impuesto se debe presentar por medio de declaraciones mensuales dentro del mes inmediato siguiente al del vencimiento de cada período impositivo.
Impuesto de Solidaridad (ISO)
Es un impuesto directo que deben pagar las personas individuales o jurídicas que realizan actividades mercantiles o agropecuarias en el territorio nacional. Su base legal está contenida en la Ley del Impuesto de Solidaridad Decreto No.732008. Los establecimientos comerciales también están afectos a este impuesto por su actividad mercantil siempre que cumplan las siguientes características: • Disponer de patrimonio propio. • Realizar actividades mercantiles o agropecuarias en el territorio nacional. • Obtener un margen bruto superior al 4% de sus ingresos brutos.
Tipo Impositivo.
La tarifa del impuesto es del 1% sobre la renta imponible. El Período de declaración es trimestral y debe pagarse dentro del mes inmediato siguiente a la finalización de cada trimestre.
LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
Los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados. Para ese efecto deberán llevar, los siguientes libros o registros: 1. Inventarios; 2. De primera entrada o diario; 3. Mayor o centralizador; 4. De Estados Financieros.
Esto libros anteriormente mencionados en base al artículo 368 del Código de Comercio, conocidos como libros principales de contabilidad. Además, podrán utilizar los otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales. También podrán llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización. Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de veinticinco mil quetzales (Q. 25,000.00), pueden omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados anteriormente, a excepción de aquellos que obliguen las leyes especiales.
Libros de Contabilidad
Son conjunto de hojas con rayados especiales que se utilizan para el registro de los eventos, que se producen en las empresas durante el desarrollo de sus actividades mercantiles. La contabilidad, además de poderse llevar en libros, también puede llevarse por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas, en computadoras o por cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización. Los libros deben mantenerse en el domicilio fiscal del contribuyente o en la oficina del contador del comerciante, debiendo este último estar debidamente registrado en la superintendencia de administración tributaria.
Fundamento legal de los libros de contabilidad
Los libros de inventario, diario, mayor y estados financieros se operan de conformidad con los artículos del 368 al 381 del código de comercio, los libros de compras y ventas de conformidad con los artículos 37 de la ley del IVA y del 37 al 40 de su reglamento y el libro de salarios de conformidad con el artículo 102 del Código de Trabajo, para poder dar inicio a las anotaciones de los libros de contabilidad se debe realizar el proceso de habilitación y autorización.
Habilitación y autorización de los libros de contabilidad
Los libros inventario, diario, mayor y estados financieros deben habilitarse en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y se autorizan en el Registro Mercantil, los libros de compras y ventas, sólo deben habilitarse y el libro de salarios debe ser autorizado y sellado por el departamento administrativo del ministerio de trabajo y previsión social, este debe llevarlo empresas que ocupen permanentemente a diez o más trabajadores.
LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD
• Inventario Un inventario es la relación ordenada, detallada y valorada del conjunto de bienes o pertenencias que constituyen el patrimonio de una persona, comunidad o empresa en un momento específico. Es el registro de todos los productos y materias primas que posee una empresa. En el caso de productos son los que están disponibles para la venta y en el caso de materias prima, se refiere a aquellos con los que se creará el producto para la venta.
• Libro Diario o De Primera Entrada El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de empresa. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan produciendo. Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.
Pda 1
Caja 6,400.00
Bancos IVA crédito fiscal Documentos por cobrar Mercadería Mobiliario y equipo Vehículos Gastos de organización Proveedores 118,420.00 15,056.03 18,000.00 30,150.00 7,230.75 87,857.14 814.02
8,000.00
Documentos por pagar a corto plazo ISR retenido por pagar sobre compras 20,000.00 7,060.50
Capital contable 248,867.44
R/ de los valores con que inicia operación Almacén El Horizonte, según balance de apertura.------------ 283,927.94 283,927.94
Información a incluir
Hay una serie de datos mínimos necesarios para la creación de un libro diario: 1. Fecha de cada transacción. 2. Las cuentas involucradas en la transacción. 3. El importe de la operación. 4. Breve explicación de la transacción. 5. Importancia El libro de diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante, según lo señalado por el Código de Comercio en el artículo 32. Además, ha de estar sellado y presentado en el Registro Mercantil.
• Libro Mayor o Centralizador Libro mayor o mayor contable es un libro que recoge todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas contables de la empresa de manera cronológica. Tenemos un libro mayor por cada cuenta contable que hemos utilizado en nuestra contabilidad. En el libro mayor, o mayor contable, aparece el concepto de la operación registrada, él debe, el haber y el saldo de la cuenta. Los libros mayores muestran la misma información que el libro diario, pero de manera más concreta. En un mayor podemos ver los movimientos que se han realizado en una cuenta contable específica, teniendo así un control de lo que ha entrado y salido en esa cuenta en particular y su balance en cualquier momento. El procedimiento contable sería anotar la operación en el libro diario y, luego, traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores. En la actualidad, con el uso de los programas contables, estos registros en los libros mayores son automáticos
Ejemplo de libro mayor a un folio
Almacén el Horizonte Libro Mayor (Cifras en quetzales)
No. Descripción Pda Debe Haber Saldo 1 Caja
01-abr Según apertura 1 6,400.00 6,400.00 19-abr Ventas al contado 2 9,404.80 15,804.80
21-abr Por proveedores 23-abr Ventas al crédito 3 4 545.14 3,000.00 12,804.80 13,349.94
25-abr Por bancos 29-abr Por deudores 5 7 5,500.00 7,849.94 200.00 7,649.94
2 Bancos
01-abr Según apertura 1 118,420.00
25-abr Por Caja
5 5,500.00 28-abr Compras al crédito 6
3 IVA crédito fiscal
01-abr Según apertura 1 15,056.03 28-abr Compras al crédito 6 950.40
4 Documentos por cobrar
01-abr Según apertura
5 Mercadería
01-abr Según apertura 1 18,000.00
1 30,150.00
6 Mobiliario y equipo
01-abr Según apertura
7 Vehículos
01-abr Según apertura
8 Gastos de organización
01-abr Según apertura 1 7,230.75
1 87,857.14
1 814.02
9 Proveedores
01-abr Según apertura 1
21-abr A Caja
3 3,000.00 28-abr Por compras al crédito 6 118,420.00 123,920.00 950.40 122,969.60
15,056.03 16,006.43
18,000.00
30,150.00
7,230.75
87,857.14
814.02
8,000.00 8,000.00 5,000.00 7,524.00 12,524.00
• Libro de Estados Financieros Los estados financieros, también denominados cuentas anuales, informes financieros o estados contables, son el reflejo de la contabilidad de una empresa y muestran la estructura económica de ésta. En los estados financieros se plasman las actividades económicas que se realizan en la empresa durante un determinado período. Muestran el ejercicio económico de un año de la empresa. Las cuentas anuales permiten a los inversores sopesar si la empresa tiene una estructura solvente o no y, por tanto, analizar si es rentable invertir en ella o no.
Componentes de los Estados Financieros
Los Estados Financieros se clasifican en balance de situación, cuenta de resultados, estados de flujos de efectivo, estado de cambios del patrimonio neto y memoria: 1. Balance de situación financiera: Se define como el documento contable que informa acerca de la situación de la empresa, presentando sus derechos y obligaciones, así como su capital y reservas, valorados de acuerdo a los criterios de contabilidad generalmente aceptados.
En el Balance se muestran:
o Activo: Dinero en efectivo, dinero depositado en el banco o bienes. o Pasivo: Deudas de la empresa con bancos, proveedores y otras entidades financieras. o Patrimonio Neto: Aportaciones realizadas por los socios y beneficios que ha generado la empresa.
2. Estado de Resultados: Compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, y muestra si ha habido beneficios para pagar dividendos.
3. Estado de cambios en el patrimonio neto: Muestra las variaciones en las entradas y salidas en las operaciones de la empresa entre el inicio del período y el final del mismo, generalmente un año.
4. Estado de flujos de efectivo: Muestra las fuentes, regularidad y uso del efectivo de la empresa, usando estimaciones directas (la más utilizada) o indirectas.
5. Memoria: Es un documento utilizado en contabilidad que sirve para ampliar la información contenida en las cuentas anuales.
LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD ¿Qué son los libros auxiliares?
Los libros contables son aquellos en los que se refleja la información financiera de la empresa, es decir, donde se anotan todas las operaciones que se realizan en la misma durante un determinado período de tiempo. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario, y deben ser legalizados periódicamente. Dentro de los voluntarios nos encontramos con los libros auxiliares, aunque tienen su importancia en la contabilidad de la empresa. Como aspectos más importantes, podemos destacar: a) Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente. b) Dan detalles de las actividades realizadas. c) Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.
• Libro de Salarios Este libro registra y controla el salario pagado a los trabajadores que prestan sus servicios en los negocios. El Libro de Salarios es una obligación legal establecida en el Código de Trabajo, Artículo 102, el cual señala: “Todo patrono que ocupe permanentemente a diez o más trabajadores, debe llevar un libro de salarios autorizado y sellado por la Dirección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, el que está obligado a suministrar modelos y normas para su debida impresión”.
Si el empleador no cuenta con el Libro de Salarios debidamente autorizado por la Dirección General de Trabajo, al momento de ser objeto de una inspección, será sancionado de acuerdo a lo establecido en el Código de Trabajo.
• Libro de Cuentas Corrientes El libro de cuentas corrientes tiene por objeto registrar todas las obligaciones a favor o en contra de la empresa. Las cuentas en contra de la empresa son todas las obligaciones a favor de terceras personas, por ejemplo: proveedores, acreedores, documentos por pagar, préstamo bancario, hipotecas o acreedores hipotecarios, etc. y las cuentas a favor de la empresa son: clientes, deudores, cuentas por cobrar, documentos por cobrar, corresponsales, etc. Es un libro auxiliar que se convierte en principal por la importancia que tiene en la empresa dado que nos proporciona en cualquier momento el saldo de la cuenta. Siguiendo los principios de terminología de la cuenta, en el libro de cuentas corrientes tenemos que analizar qué clase de cuenta es, para saber si se inicia en él debe o en el haber.
• Libro Caja Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.
Foliación
La foliación de este libro al igual que la foliación del libro mayor es DOBLE; él debe se anota frente al haber.
Partes del libro caja
En la parte superior se anotan el mes y el año a que corresponde al cuadro que se está elaborando. EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro; EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;
Forma de anotar en este libro.
o En él DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente bancaria. o En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para comprar; pagar deudas o enviar dinero al Banco como depósito en cuenta corriente. o En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado origen el ingreso o la salida de dinero.
Generalidades del libro caja
o Corte de caja: es determinar el saldo de caja en un momento determinado, sumando él debe y restando el haber. El saldo debe ser igual al efectivo que se tiene. o Arqueo de caja: es el recuento material de las existencias de caja, para comprobar el saldo. o Superávit de caja: es un sobrante de caja, es decir que el dinero que se tiene en existencia es mayor que el saldo en libros. o Déficit de caja: es un faltante en caja, es decir que el dinero que se tiene en existencia es menor que el saldo en libros.
• Libro de Bancos Libro Banco es la bitácora o donde se anotan cronológicamente los movimientos de las cuentas Bancarias, tanto de cargo y abono. El Libro Banco es en donde se debe anotar todas las operaciones que realiza la empresa con la entidad bancaria. Desde el punto de vista técnico-contable se le considera como un libro auxiliar.
El banco solo efectúa transacciones que solo dará a conocer a la empresa con posterioridad mediante la remisión de una Nota de Cargo o Nota de Abono o simplemente debitando o acreditando al estado de cuenta corriente de la empresa.
Extracto Bancario
El banco envía mensualmente a la empresa un documento llamado extracto bancario o estado de cuenta, el cual informa lo siguiente: o El saldo que presenta la cuenta corriente al iniciarse el mes y al finalizar el mismo. o Cargos y abonos durante el mismo. o La causa por la cual se hicieron estos registros.
• Libro de Compra o Servicios Adquiridos Se registran todas las compras y/o pagos que se hagan solo con facturas y destinados solo para el negocio o empresa; además se registra las notas de Débito y Crédito -se hablaran más adelanterecibidas, ya sea: por recargos, descuentos, devoluciones, etc.
Características
a) Es obligatorio y debe ser habilitado en la SAT. b) Debe contener a lo menos los siguientes antecedentes: Fecha del Documento, Numero del Documento, nombre del proveedor, No. de RTU del proveedor, valor neto de la factura, monto del IVA, valor total de la Factura o documento. c) Al final de cada mes debe cuadrarse (suma de los saldos neto, IVA, total) para efectos de determinación del IVA a pagar. d) Aquí se registran los documentos con un máximo de 60 días anterior al mes que se está registrando. e) En este libro, en una primera parte, se registran las facturas y Notas de Débito, en estricto orden cronológico; y en una segunda parte las notas de crédito.
• Libro de Ventas o Servicios Prestados En este libro se registran las ventas de mercaderías realizadas por la empresa, con facturas y boletas, también se registran las notas de crédito y débito emitidas por la empresa a los clientes. Como el libro compra-ventas es un solo libro (que en su hoja izquierda se anota las compras y a su derecha las ventas del mes), las características son las mismas que el de compras.
Como su mismo nombre indica, el cierre contable es una operación propia de la contabilidad. Consiste en cerrar tres clases de cuentas: la cuenta de ingreso, la cuenta de gasto y la de costos. Estas cuentas se cierran entregando todo lo que se ha acumulado durante un periodo determinado, normalmente desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Estas cuentas se cierran contra otra cuenta concreta, la de ganancias y pérdidas. El objetivo del cierre contable es evaluar los beneficios o pérdidas de una actividad empresarial. En otras palabras, si el resultado final es positivo, hay un incremento del patrimonio empresarial y si el resultado final es negativo hay una disminución del patrimonio de la empresa.
Consideraciones sobre el cierre contable
Este procedimiento implica una serie de cuestiones previas. Por un lado, revisar cada una de las cuentas del activo, del pasivo, del patrimonio, la depreciación o la conciliación bancaria. Una vez se han realizado estos ajustes hay que proceder a la realización del cierre contable. El cierre contable debe entenderse dentro del contexto de las normas internacionales de información financiera. En el proceso de cierre contable se realizan una serie de asientos contables que tienen como objetivo la actualización de las cuentas.
El cierre contable en el marco del ciclo contable.
Se entiende por ciclo contable todo el proceso por el cual se registra la información de una empresa y su actividad financiera. El ciclo contable consta de tres fases diferenciadas: 1. Apertura de la contabilidad, 2. Fase de desarrollo y 3. Cierre contable.
HOJA DE TRABAJO
Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe.
Los datos en las columnas de Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.
Estructura
La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: • Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. A su vez consta de dichas columnas: • Número de orden de las cuentas. • Nombre de las cuentas con su código. • Balance de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes. • Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos. • Se obtienen los saldos ajustados. • Estado de pérdidas y ganancias. • Balance general.
La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
Tecnoplast, S.A. Hoja de trabajo Pacticado del 1 de enero al 31 de diciembre de 2020. (Cifras en quetzales)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
No. Descripción Balance de comprobación Ajustes
Saldos ajustados Estado de Resultados Balance General Deudor Acreedor Debe Haber Deudor Acreedor Pérdida Ganancia Activo Pasivo
1 Caja 2 Sueldos de oficina 3 Banco industrial, S.A. 4 Materia prima 5 Mano de obra indirecta 6 Gastos de organización 7 Sueldos de ventas 8 Maquinaria 9 Ventas 10 Mobiliario y equipo 11 Mano de obra directa 12 Propaganda 13 Herramientas 14 Gastos sobre compras de materias primas 15 Rebajas sobre compras de materias primas 16 Devoluciones y rebajas sobre ventas 17 Alquiler de ventas 18 IVA crédito fiscal 19 Clientes 20 Cuotas patronales de ventas 21 Compra de materia prima 22 Cuotas patronales de fábrica 23 Cuotas patronales de oficina 24 Impuestos de importación 25 Seguros pagados anticipado 26 Capital autorizado 27 Proveedores 28 Alquileres de fábrica 29 Alquileres de oficina 30 Depreciación de maquinaria 31 Depreciación mobiliario y equipo 32 Depreciación de herramientas 33 Amortización gastos de organización 34 Cuentas incobrables 11,432.00 18,500.00 18,540.00 34,300.00 6,430.00 3,600.00 17,650.00 43,400.00
23,200.00 28,300.00 3,768.00 14,145.00 2,900.00
2,325.10 6,000.00 4,700.00 13,900.00 2,236.26 139,763.00 4,400.29 2,343.95 2,447.89 4,900.00
18,000.00 6,000.00 291,360.00
4,920.89
120,000.00 16,900.60 492.00
8,680.00 4,640.00 3,536.25 360.00 417.00 11,432.00 18,500.00 18,540.00 34,300.00 6,430.00 3,600.00 17,650.00 43,400.00
23,200.00 28,300.00 4,260.00 14,145.00 2,900.00
2,325.10 6,000.00 4,700.00 13,900.00 2,236.26 139,763.00 4,400.29 2,343.95 2,447.89 3,101.10 1,798.90
18,000.00 6,000.00 8,680.00 4,640.00 3,536.25 360.00 417.00 291,360.00
4,920.89
120,000.00 16,900.60 11,432.00
18,500.00
18,540.00 34,300.00 21,450.00 21,450.00 6,430.00
17,650.00 3,600.00
43,400.00
28,300.00 4,260.00
2,900.00
2,325.10 6,000.00
2,236.26 291,360.00
4,920.89 23,200.00
14,145.00
4,700.00 13,900.00
139,763.00 4,400.29 2,343.95 2,447.89
1,798.90
18,000.00 6,000.00 8,680.00 4,640.00 3,536.25 360.00 417.00 120,000.00 16,900.60
35 Depreciación acumulada de maquinaria 36 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo 37 Depreciación acumulada de herramientas 38 Amortización acumulada de gastos de organización 39 Reserva para cuentas incobrables 40 Seguro pagado de fábrica 41 Seguro pagado de administración 42 Seguro pagado de ventas 43 Propaganda por pagar 44 Artículos en proceso 45 Artículos terminados 1,860.66 620.22 620.22 8,680.00 4,640.00 3,536.25 360.00 417.00
492.00 1,860.66 620.22 620.22 8,680.00 4,640.00 3,536.25 360.00 417.00
492.00 1,860.66 620.22 620.22
7,570.00 7,570.00 8,760.00 8,760.00 8,680.00 4,640.00 3,536.25 360.00 417.00
492.00
Suma de resultados 46 Ganancia antes de impuesto 47 ISR por pagar (17,470.05*25%) 48 Reserva legal (17,470.05-4,367.51)*5% 49 Ganancia del ejercicio
Sumas iguales 316,590.84 334,060.89 17,470.05
4,367.51 655.13 12,447.41 433,181.49 433,181.49 21,226.35 21,226.35 451,306.74 451,306.74 334,060.89 334,060.89 172,495.90 172,495.90
Análisis de la hoja de trabajo Se dará a conocer la hoja de trabajo, y como está conformado, es importante saber esto porque es lo que utiliza el contador para reducir toda la información contable de las ocupaciones hechas por la empresa durante un periodo definido. Se empleará un dibujo donde expresa la estructura de la hoja de trabajo, y también se explicará lo que se ubica en cada columna del dibujo anteriormente nombrado. La importancia de la hoja de trabajo es su correcta elaboración que indicara un adecuado registro además de la veracidad que presente en los estados financieros elaborados, las partes que conforman la hoja de trabajo son el encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un balance general es un documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son encabezado cuerpo y firmas.
El marco conceptual establece los conceptos acordados sobre los que se basa la información financiera de las NIIF. Proporcionar información financiera sobre la entidad que informa que sea útil a inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones sobre el suministro de recursos a la entidad.
Objetivo: El objetivo de la información financiera con propósito general es proporcionar información financiera sobre la entidad que informa que sea útil a los inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones sobre el suministro de recursos a la entidad. Esas decisiones conllevan comprar, vender o mantener patrimonio e instrumentos de deuda, y proporcionar o liquidar préstamos y otras formas de crédito.
Utilidad: Las decisiones que tomen inversores existentes o potenciales sobre la compra, venta o mantenimiento de patrimonio e instrumentos de deuda dependen de la rentabilidad que esperen obtener de una inversión en esos instrumentos, por ejemplo, dividendos, pagos del principal e intereses o incrementos del precio de mercado.
ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
(Artículo 377 del Código de Comercio) El libro o registro de estados financieros, contendrá: • El balance general de apertura y los ordinarios y extraordinarios que por cualquier circunstancia se practiquen. • Los estados de pérdidas y ganancias o los que hagan sus veces, correspondientes al balance general de que se trate. • Cualquier otro estado que a juicio del comerciante sea necesario para mostrar su situación financiera.
¿Qué son los Estados Financieros?
Son los documentos de mayor importancia que recopilan información sobre la salud económica de la empresa, cuyo objetivo es dar una visión general de la misma. Se incluyen dentro de los estados financieros: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujos de efectivo o la memoria. Todos los documentos recogidos tienen que caracterizarse por ser fiables y útiles, teniendo que reflejar realmente lo que está sucediendo en la empresa.
Presentación de los estados financieros
Las sociedades comerciales deben presentar estos documentos durante un periodo limitado posterior a su año contable, el cual suele ir desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Por su parte, las compañías que realicen cierres inferiores al año (por ejemplo, semestrales) deberán presentar cada estado financiero de forma totalmente independiente.
Características cualitativas de los estados financieros
Para que la información que se presenta en los estados financieros ante los diferentes usuarios de la misma, cumpla con los objetivos que se indican en el marco conceptual y en la NIC, referidas, se menciona a la “utilidad” como la característica fundamental de los estados financieros, la cual permite que dicha información se adecue a diferentes necesidades, a diferentes usuarios y de esta característica principal, es de donde se originan otras más, y las cuales se clasifican en primarias y secundarias.
La información que se presenta en los estados financieros ante los diferentes usuarios debe cumplir lo que dicta. Además de las características existen también restricciones a las mismas, que son: • Oportunidad • La relación entre costo y beneficio. • Equilibrio entre las características cualitativas. Lo que significa que la información financiera debe emitirse en tiempo y forma para que sea útil, y el costo para obtener esta información no debe ser mayor que el beneficio que se obtenga de la misma.
Los elementos de los estados financieros son los: • Activos • Pasivos • Patrimonio (Capital) • Ingresos • Gastos • Costos
El reconocimiento mutuo de los elementos financieros como el Activo, Pasivo y Patrimonio se debe hacer de manera apropiada, a fin de establecer una relación entre ellos, que permita determinar la posición financiera de la sociedad en una fecha específica. Sin embargo, el conjunto formado por los Ingresos, Gastos y Costos convenientemente vinculados, da el resultado del ejercicio en cuestión. • Activos: Se entiende por Activo al conjunto representativo de recursos económicos adquiridos en la empresa, como consecuencia directa y cuyo uso pretende aportar a la empresa importantes frutos financieros en perspectiva.
• Pasivos: Se denomina Pasivo al conjunto de obligaciones financieras de la entidad, a consecuencia de sucesos ocurridos y por las que se reconoce una obligación económica de transferir o prestar determinados beneficios económicos a terceros. • Patrimonio (Capital): Se considera como Patrimonio al valor reflejado en los Activos y Pasivos adquiridos por la entidad. Su cálculo se lo realiza de la siguiente manera: Activos + Pasivos =
Patrimonio o Capital.
• Ingresos: Se entiende por Ingresos a las entradas netas en forma de un incremento patrimonial o una reducción en las obligaciones, es decir, que generan ganancias de capital, procedentes, por ejemplo; del comercio en la venta de mercaderías, en la prestación de servicios a los clientes o mediante el cumplimiento de otras operaciones efectuadas a lo largo del ejercicio. Los ingresos no proceden directamente de una aportación patrimonial.
• Gastos: Se denomina Gastos a todas las salidas de dinero, afectando la reducción de los activos y produciendo un aumento en el pasivo. Por otro lado, los gastos generan una disminución al valor patrimonial.
• Costos: En cuanto a los Costos, estos representan desembolsos y cargos relacionados de manera clara y directa con la adquisición de los bienes o la producción conjunta de los mismos.
BALANCE GENERAL
El balance general o de situación es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital.
ESTADO DE RESULTADOS
También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado. El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc. Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio en un periodo determinado. Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Ten en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios.
ÍNDICES FINANCIEROS
Los indicadores financieros son herramientas que se diseñan utilizando la información financiera de la empresa, y son necesarias para medir la estabilidad, la capacidad de endeudamiento, la capacidad de generar liquidez, los rendimientos y las utilidades de la entidad, a través de la interpretación de las cifras, de los resultados y de la información en general. Los indicadores financieros permiten el análisis de la realidad financiera, de manera individual, y facilitan la comparación de la misma con la competencia y con la entidad u organización que lidera el mercado.
Los indicadores más utilizados son:
• De Liquidez: miden la capacidad que tiene la entidad de generar dinero efectivo para responder por sus compromisos y obligaciones con vencimientos a corto plazo. Además, sirven para determinar la solidez de la base financiera de una entidad, es decir, si cuenta con músculo financiero para dar respuesta oportuna al pago de sus deudas asumidas a corto plazo. • De Endeudamiento (Estructura del Capital): miden la capacidad que tiene la entidad de contraer obligaciones para financiar sus operaciones e inversiones, y respaldar las mismas con su capital propio; es decir, evalúan la capacidad que tiene la entidad para responder a sus obligaciones, acudiendo al patrimonio. • De Rentabilidad: miden la capacidad que tiene la entidad de mantenerse en el tiempo; es decir, la sostenibilidad que ha de ser producto de la efectividad que tiene al administrar los costos y gastos y convertirlos en utilidad. • De Eficiencia: miden la capacidad que tiene la entidad para administrar los recursos; evalúan la manera como se realizaron las gestiones y el rendimiento de los recursos utilizados durante el proceso, por lo cual, los indicadores de eficiencia se centran principalmente en la relación existente entre los costos de las materias primas y los productos finales.
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