Sistemas de Información DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI – Anexos
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Dirección de Proyectos TI
INDICE
A. Gestión de Alcance B. Gestión del Tiempo C. Gestión de los Costos D. Gestión de Riesgos E. Gestión de Comunicación
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GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Comprende los procesos necesarios para asegurar que • El proyecto incluya todo el trabajo requerido, • y sólo el trabajo requerido, • para completar el proyecto satisfactoriamente
La Gestión del Alcance del Proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control • De lo que está incluido en el proyecto • Y lo que no está incluido en el proyecto
Constituyen la línea base del Alcance del Proyecto: • El Enunciado del Alcance Detallado y aprobado • Su Estructura de Desglose del Trabajo • El Diccionario de la EDT
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GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO - Procesos • Planificación del Alcance
(Planificación)
• Definición del Alcance
(Planificación)
• Crear el EDT
(Planificación)
• Es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo de proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos.
• Verificación del Alcance
(Seguimiento y Control)
• Control del Alcance
(Seguimiento y Control)
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GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo • Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar • Identifica los productos entregables al nivel más bajo de la EDT, que se denominan paquetes de trabajo
• Los paquetes de trabajo están planificados (descompuestos) en componentes más pequeños denominados actividades del cronograma, • Para proporcionar una base con el fin de • Estimar, • Establecer el cronograma, • Ejecutar, • Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
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GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO - Procesos • Definición de las Actividades
(Planificación)
• Establecimiento de la Secuencia de Actividades
(Planificación)
• Estimación de Recursos de las Actividades
(Planificación)
• Estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma ,Qué recursos (Personas, equipos o material ),Qué cantidad (De cada recurso ),Cuándo estará disponible (se determina en el proceso de Desarrollo del Cronograma )
• Estimación de la Duración de las Actividades
(Planificación)
• Estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios par completar cada actividad del cronograma
• Desarrollo del Cronograma
(Planificación)
• Determina las fechas de inicio y fin planificadas para cada tarea
• Control del Cronograma
(Seguimiento y Control)
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GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO – Desarrollo del Cronograma Técnicas y Herramientas • Análisis de la Red del Cronograma • Método del Camino Crítico (Es un método de análisis de red ) • Calcula las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades • Sin limitaciones de recursos • Las fechas resultantes indican los períodos dentro de los cuales debería programarse la actividad
• Compresión del Cronograma • Análisis del Escenario "qué pasa si" • Nivelación de Recursos • Método de la Cadena Crítica • Aplicación de Calendarios • Ajuste de Adelantos y Retrasos • Modelo de Cronograma
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GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO – Control del Cronograma Técnicas y Herramientas • Informe del Avance • Sistema de Control de Cambios del Cronograma • Medición del Rendimiento • Software de Gestión de Proyectos • Análisis de Variación • Diagramas de Barras de Comparación del Cronograma
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GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO Incluye los procesos involucrados en la • Planificación • Estimación • Preparación del presupuesto • Control de costes de forma que el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado La predicción y análisis del rendimiento financiero del producto del proyecto suele realizarse fuera del ámbito del proyecto .Pero en algunas áreas de aplicación está incluido en el proyecto • En estos casos se incluyen procesos adicionales • Retorno sobre la inversión • Flujo de caja descontado • Análisis de recuperación de la inversión
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GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO En los procesos de Gestión de Costes del Proyecto debe contemplarse: • Las necesidades de información por parte de los interesados en el proyecto • Los interesados pueden medir los costes en diferentes momentos y de diferentes maneras • Al tomar la decisión, al hacer el pedido, al recibirlo, ... • La posibilidad de que los interesados puedan influir en los costes es mayor en las primeras etapas del proyecto • Por esto es crítica la definición temprana del alcance del proyecto
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GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO - Procesos • Estimación de Costes
(Planificación)
• Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar el proyecto • Preparación del Presupuesto de Costes
(Planificación)
• Sumar los costes estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costes • Control de Costes
(Seguimiento y Control)
• Influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto
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ESTIMACIÓN DE COSTES • Implica desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto • El estimador debe considerar las posibles causas de variación de las estimaciones de costes, incluyendo los riesgos • La exactitud de la estimación de coste aumenta a medida que avanza el proyecto • En la iniciación se realizan estimaciones de orden de magnitud en el rango del -50 al +100% • En etapas posteriores puede reducirse el rango de -10 a +15%
En la estimación de costes deben incluirse todos los imputables al proyecto • Mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones, • así como categorías especiales tales como partidas por inflación o por contingencias
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PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTES Y CONTROL DE COSTES Preparación del Presupuesto de Costes • Implica sumar los costes estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales • Para establecer una línea base de coste total,a fin de medir el rendimiento del proyecto
Control de Costes • Busca las causas de las variaciones positivas y negativas • Para influir sobre los factores que crean variaciones de coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto • Forma parte del Control Integrado de Cambios • Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados • Asegurar que los sobrecostes no excedan la financiación periódica y total autorizada • Realizar el seguimiento del rendimiento del coste para detectar y entender las variaciones con relación a la línea base
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GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO Un riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto • Como tiempo, coste, alcance o calidad • Un riesgo puede tener una o más causas ,y si se produce, uno o más impactos
Los objetivos de la Gestión de Riesgos son: • Aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos para el proyecto • Disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto Los riesgos tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos • Las personas y las organizaciones tienen actitudes hacia el riesgo que afectan tanto a la percepción del riesgo como a la forma en que responden a ellos
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GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO – Procesos I • Planificación de la Gestión de Riesgos
(Planificación)
• Decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto
• Identificación de los Riesgos
(Planificación)
• Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características
• Análisis Cualitativo de Riesgos
(Planificación)
• Priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto
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GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO – Procesos II • Análisis Cuantitativo de Riesgos
(Planificación)
• Analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto
• Planificación de la Respuesta a los Riesgos
(Planificación)
• Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto
• Seguimiento y Control de Riesgos
(Seguimiento y Control)
• Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto
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GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO • Incluye los procesos necesarios para asegurar • • • •
La generación, Recogida, Distribución, Almacenamiento,
• Recuperación • Y destino final • de la información del proyecto, en tiempo y forma Está relacionada con las Habilidades de Comunicación que pueda tener el Director de Proyecto, pero no es lo mismo • La Gestión de las Comunicaciones engloba las habilidades de comunicación
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GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO – Procesos • Planificación de las Comunicaciones
(Planificación)
• Determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto
• Distribución de la Información
(Ejecución)
• Poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto, cuando corresponda
• Informar el Rendimiento
(Seguimiento y Control)
• Recopilar y distribuir información sobre el rendimiento Incluye: • Informes de estado • Medición del progreso • Proyecciones
• Gestionar a los Interesados
(Seguimiento y Control)
• Gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos
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GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO • Planificación de las Comunicaciones • Determina las necesidades de información y comunicación de los interesados • • • • •
Quién necesita Qué información Cuándo la necesita Cómo se le suministrará Quién la suministrará
• Suele estar estrechamente vinculada con: • Los factores ambientales de la empresa • Las influencias de la organización
• Distribución de la Información • Implica • Poner la información necesaria a disposición de los interesados de manera oportuna • Incluye: • Implementar el plan de gestión de las comunicaciones • Responder a las solicitudes inesperadas de información
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GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO • Informar el Rendimiento • Implica • Poner la información necesaria a disposición de los interesados de manera oportuna • La recogida de todos los datos de la línea base y la distribución de la información sobre el rendimiento a los interesados • Incluye: • La forma en que se están utilizando los recursos para lograr los objetivos del proyecto
• Gestionar a los Interesados • Aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso debido a polémicas sin resolver • Mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proceso
El DP suele ser el responsable directo de la gestión de los interesados
MUCHAS GRACIAS
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