Dirección de Proyectos TI - Parte 2 by MSCConsultores

Sistemas de Información DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI – Parte 2

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INDICE

A. Influencias de la Organización A.1. Sistemas de organización A.2. Estructura de la organización

B. Áreas a Gestionar B.1. Procesos de gestión B.2. Mapa de procesos B.3. Personas B.4. Tecnología

C. Elementos de la Gestión C.1. Identificación de factores de riesgo C.2. Factores de exito

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INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Sistemas de Organización Organizaciones basadas en proyectos • Facilitan la dirección de proyectos • Las que obtienen sus ingresos de la ejecución de proyectos • Las que han adoptado la dirección de proyectos Organizaciones no basadas en proyectos • Pueden dificultar la dirección de proyectos

Estructura de la organización • Funcional • Matricial (Débil , Equilibrada y Fuerte) • Por proyectos

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización Funcional

Director Ejecutivo Director Funcional

Director Funcional

Col.

Coordinación del Proyecto

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización Matricial Débil

Director Ejecutivo Director Funcional

Director Funcional

Col.

Coordinación del Proyecto

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización por Proyecto Director Ejecutivo Coordinación del Proyecto

Director de Proyecto

Director de Director de Proyecto Proyecto

Col.

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AREAS A GESTIONAR: ¿Como?

PROCESOS

PERSONAS

TECNOLOGÍA

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AREAS A GESTIONAR - Procesos Evitar siempre el "reinventar la rueda", tanto en métodos como en herramientas sino tenemos experiencia o conocimiento será necesario asesorarse, pero no es recomendable "la improvisación". Analizadas las características del proyecto, los principales procesos a considerar son casi siempre: • Como se va a gestionar el cambio organizativo • Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro "cliente" • Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto • Como vamos a planificar (definición y seguimiento semanal) • Cual será el EDT (WBS) del proyecto. • Como se van a gestionar los costos, no sólo directos, sino también los indirectos (puesto de trabajo, recursos administrativos, bonus/malus proveedor, garantías, formación,)

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PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe: • Seleccionar los procesos apropiados • Para cumplir con los objetivos del proyecto

• Usar un enfoque definido • Para adaptar las especificaciones del producto y los planes • Para que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto

• Cumplir con los requisitos • Para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados

• Equilibrar las demandas concurrentes • De alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos • Para producir un producto de calidad

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PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS II El Director del Proyecto siempre es responsable • en colaboración con el equipo de proyecto, • de determinar qué procesos son apropiados, • y el grado de rigor apropiado para cada proceso, • para cualquier proyecto dado Los procesos de la Dirección del Proyecto se organizan en cinco grandes grupos: • Iniciación • Planificación • Ejecución • Control • Cierre

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PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS III Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto • Para cada fase o subproyecto se repiten todos los grupos de procesos

Procesos de Iniciación

Procesos de Planificació n Procesos de Control

Las flechas representan flujos de información

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

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MAPA DE PROCESOS GESTIÓN – Interrelación Grupo Procesos

Fuente: PMBOK-2003 página 68

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AREAS A GESTIONAR - Personas La ambigua definición de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno del equipo de trabajo, como del equipo de usuarios/clientes finales, es una de las principales causas de proyectos fracasados, aunque aflora de manera indirecta (mala valoración, pruebas defectuosas, expectativas no cumplidas, ) Una buena gestión del proyecto ha de permitir definir, y mantener: • Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final: •¿Van a haber resistencias al cambio, o simplemente boicoteadores? •¿Quien define los requisitos es quien va a usar el producto? •¿Existen recursos humanos de parte del cliente/organización para abordar el proyecto?

• Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo: •Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relación a la criticidad del rol de cada persona •Fijar diferencial capacidades (técnicas y de gestión) con relación a las necesidades del proyecto

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AREAS A GESTIONAR - Tecnología Tal vez los aspectos tecnológicos sean los más directamente gestionables por parte del Jefe de Proyectos. De todas maneras, no perder de vista el impacto en:

• Procesos: Riesgos tecnológicos, impacto en ciclo de vida del software, costes/ahorros,… • Personas: Formación usuarios finales / no disponibilidad de técnicos capacitados La tecnología no sólo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el producto objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la productividad del propio proyecto, tanto a corto como a medio plazo: • Gestión documental ??? • Herramientas CASE ??? • Planificadores/Simuladores ??? • Herramientas gestión configuración ??? • eLearning ??? • Teleworking ???

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ELEMENTOS DE LA GESTIÓN : Identificación Factores de Éxito Razones para el éxito de los Proyectos

Importancia para el Éxito

Buena Planificación Claridad de las especificaciones técnicas Uso de un sistema de comunicaciones formal, comunicaciones internas efectivas, comunicaciones externas efectivas Claras responsabilidades de los miembros del equipo Control de la Planificación Utilización de Consultores Control Presupuestario Claridad de los objetivos del proyecto Personal bien cualificado

PARA CADA PROYECTO SE IDENTIFICARAN LOS 4 O 5 FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE PROYECTO, Y CENTRAR LA EXCELENCIA DE LA GESTIÓN EN LOS MISMOS

Toma de decisiones sin dilación Estrategia de contrato bien desarrollada Trabajo en equipo efectivo Adecuada integración de hardware, software y personas Viabilidad Económica Liderazgo Efectivo Apoyo de la Alta Dirección Efectiva Gestión de los Conflictos

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ELEMENTOS DE LA GESTIÓN : Identificación Factores de Éxito En el siguiente cuadro se presentan aquellos factores más habituales que bien gestionados facilitan el éxito del proyecto: Razones para el Éxito de los Proyectos Obtener la involucración del Cliente Seguir metodologías definidas como Métrica (Son OBLIGADOS unos requerimientos y criterios de aceptación claros y bien definidos) Tener un enfoque hacia el equipo, buenas comunicaciones y continuidad en el personal Utilizar asesores expertos Utilizar un sistema de control de proyectos Determinar un enfoque para el proyecto (Orientado a Fechas o a Entregables) Utilizar un mecanismo de revisión de proyectos establecido y Disciplinado Utilizar una gestión de proyecto con dedicación 'full time’

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MAPA DE PROCESOS GESTIÓN

Fuente: Resumen extracto Pmbook 2000 utilizado en proyectos T-Systems

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PERFIL PROFECIONAL : Director o Jefe de Proyecto Un Director o Jefe de Proyectos, ¿Nace o se Hace? • No puede iniciarse un Proyecto sin la asignación formal, y la cesión de autorizaciones correspondientes, de un Director o Jefe de Proyecto, y sin la comunicación a todos los "stakeholders“ (interesados) de dicha asignación. Este es un elemento clave del Project Charter • A de ser un profesional con la experiencia y conocimientos suficientes relacionados con el resultado esperado del proyecto, con la experiencia y los conocimientos de gestión de proyectos necesarios para el proyecto al que se le asigna, y sobre todo, con una alta capacidad de comunicación/persuasión tanto oral como escrita y siempre ajustada al mensaje y al receptor del mismo

MUCHAS GRACIAS