Sistemas de Información DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI – Parte 1
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INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS
Objetivo: OBTENER UNA VISIÓN BÁSICA DE LOS TEMAS FUNDAMENTALES A TRATAR EN ESTE MÓDULO
Finalidad: EVITAR ASOCIAR DIRECCIÓN DE PROYECTO DE TI A GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DE PROYECTO
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INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS En el año 2008 se sigue estimando que sólo entre el15% Y el 25% de los proyectos finaliza satisfactoriamente (desviaciones inferiores al 10%), que un 50% finaliza con desviaciones significativas (+10%) o muy significativas (+50%), y que entre un 35% y un 25% de los proyectos son cancelados.
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DEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Qué es un Proyecto? LA REALIZACIÓN DE UN PROYECTO IMPLICA EMPRENDER UN ESFUERZO TEMPORAL PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO, O SEA, NO EXISTENTE HASTA LA FECHA (PMBOK-2003 PÁGINA 5)
• ESFUERZO TEMPORAL: • Todo proyecto tiene una fecha inicio y una fecha final claramente definida, aunque pueden variar en el tiempo
• SE CREA UN EQUIPO NUEVO Y ÚNICO PARA EL PROYECTO, Y CUANDO FINALIZA ESTE EQUIPO ES REASIGNADO A OTROS PROYECTOS • PRODUCTO O SERVICIO NO EXISTENTE: • Por ejemplo, la construcción de un estadio olímpico, o la puesta en marcha de los procesos operativos de una empresa aunque ya hayamos construido estadios olímpicos, uno más implica nuevos propietarios, nuevo presupuesto, nuevo diseño, etc
• ELABORACION GRADUAL
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DEFINICIÓN DE PROYECTO: Temporal y Elaboración Gradual Temporal: • Inicio y final definidos • El final se alcanza cuando: •
Se han logrado los objetivos
•
Cuando queda claro que los objetivos no podrán ser alcanzados
•
Cuando ya no exista la necesidad del proyecto
• Al acabar el proyecto suele disolverse el equipo de trabajo
Los proyectos requieren una Elaboración gradual: • Elaboración Trabajo cuidadoso y con integración de muchos elementos • Gradual al final
Paso a Paso, menos elaborado al principio y más elaborado
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DEFINICIÓN DE PROYECTO Se engloban en el término "proyecto" aquellas peticiones que no pueden satisfacerse mediante la operatoria normal de la empresa No identifican al proyecto • Su duración pequeña o grande • El número de recursos asignados • Los departamentos u organizaciones implicados • Si el promotor es interno o externo
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OBJETIVO DE LA GESTIÓN : Proyectos vs. Operaciones Aunque los proyectos y las operaciones tienen realmente elementos en común como son la participación de las personas, la restricciones en tiempo y coste, y que suelen ser planificados, ejecutados y controlados, no hay que confundir ambos conceptos ya que:
• LOS PROYECTOS: • Tienen una duración acotada en el tiempo, generan un resultado único, y el equipo
técnico ha de crearse y deshacerse con el proyecto • Su objetivo es conseguir los objetivos fijados y finalizar
• LAS OPERACIONES: • Son procesos repetitivos y el equipo técnico puede mantenerse constante en el tiempo • Su objetivo es mantenerse en funcionamiento
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DIRECCION DE PROYECTOS La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto (PMBOK®) •
La Dirección de Proyectos ofrece un conjunto de técnicas y herramientas que permiten describir, organizar y monitorizar el trabajo de las actividades del proyecto
La Dirección de Proyectos incluye : •
Identificar los requisitos
•
Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
•
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
•
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados
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DIRECCION DE PROYECTOS II Dirigir un proyecto es un conjunto de iteraciones de progresiva elaboración en las que a medida que se avanza en el conocimiento del propio proyecto, mejores decisiones se pueden tomar •
Tomar decisiones es propio de la Dirección no de la Gestión
La Dirección de Proyectos se encarga de llevar a término el trabajo con independencia de la metodología utilizada y asegurando el éxito •
Se considera que un proyecto ha tenido éxito cuando se alcanzan o superan las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto
•
La metodología dice cómo hacer el trabajo
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DIRECCION DE PROYECTOS III Para dirigir correctamente un proyecto es necesario tener los conocimientos suficientes sobre todas aquellos factores que pueden influir en el éxito o fracaso del mismo • Exigencias (constraints) fundamentales de un proyecto • Plazos • Coste • Alcance (El contenido del proyecto)
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AREAS DE CONOCIMIENTO La triple restricción (triangulo fundamental de un Proyecto) • Alcance, tiempos y costes • La calidad se ve afectada por el equilibrio entre las tres restricciones
Costo
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DEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Cuál ? COSTO COSTO
OBJETIVO
TIEMPO
REQUISITOS (Alcance) OBJETIVO COSTO
OBJETIVO
TIEMPO
REQUISITOS (Alcance)
REQUISITOS
TIEMPO
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AREAS DE CONOCIMIENTO Recursos que intervienen en la ejecución del proyecto • RRHH internos • Suministros y aprovisionamientos externos • Integración y coordinación Integración
Costo RRHH
Suministros
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AREAS DE CONOCIMIENTO Consideraciones a tener en cuenta a lo largo de todo el proyecto • La calidad • La comunicación • Los riesgos Integración
Costo RRHH
Calidad
Suministros
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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO La Dirección de proyectos incluye en mayor o menor medida nueve disciplinas o áreas de conocimiento • Integración o coordinación global del proyecto • Gestión del alcance • Gestión del tiempo • Gestión del coste • Gestión de la calidad • Gestión de los recursos internos • Gestión de las comunicaciones • Gestión de los riesgos • Gestión de los recursos externos
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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas Gestión de la Integración del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del proyecto sean coordinados apropiadamente
Gestión del Alcance del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito
Gestión del Tiempo del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete a tiempo
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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas Gestión de Costes del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado
Gestión de la Calidad del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades por las que se ha llevado a término
Gestión de la Comunicación del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para asegurar que la información se genera, almacena y distribuye en el tiempo y forma adecuada
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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas Gestión del Riesgo del Proyecto •
Describe los procesos relativos a la identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto
Gestión de los RRHH del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto •
Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización ejecutante
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ELEMENTOS DE LA GESTIÓN
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LAS TAREAS DE EXPERIENCIA DEL DIRECTOR DE PROYECTOS
Fundamentos de la Dirección de proyectos Guía de PMBOK® Habilidades interpersonales
Conocimientos y habilidades de dirección general
Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación Comprensión del entorno del proyecto
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FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS • Definición del ciclo de vida del proyecto • Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se está desarrollando • El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida del proyecto"
• Cinco grupos de procesos de la Dirección de Proyectos • Iniciar el proceso • Planificar el proceso • Ejecutar el proceso • Controlar el proceso • Cerrar el proceso
• Nueve áreas de Conocimiento
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CONOCIMIENTOS, APLICACION
Dirección de Proyectos TI NORMAS
Y
REGULACIONES
DEL
AREA
DE
• Una norma es un documento establecido por consenso y aprobado por un cuerpo reconocido, y que proporciona reglas, pautas, con el propósito de lograr el óptimo grado de orden en un contexto • No son de obligado cumplimiento • Cada organización establecerá el grado de cumplimiento
• Una regulación es un requisito impuesto por el gobierno, que especifica las características de productos, procesos o servicios • Son de obligado cumplimiento
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COMPRENSIÓN DEL ENTORNO DEL PROYECTO • Entorno cultural y social • Económico, demográfico, educativo, ético, étnicos, religiosos,
• Entorno internacional y político • Leyes, costumbres, clima político • Nacionales, regionales y locales • Horarios, festivos, ..
• Entorno físico • Si el proyecto va a afectar o puede ser afectado por el entorno geográfico, ecológico , ..
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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIÓN GENERAL • Gestión financiera y contabilidad • Compras y adquisiciones • Ventas y comercialización • Contratos y derecho mercantil • Fabricación y distribución • Logística y cadena de suministro • Planificación estratégica, táctica y operativa • RRHH • Tecnología de la información..
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HABILIDADES INTERPERSONALES • Comunicación efectiva • Influencia en la organización • Capacidad para "logra que las cosas se hagan" • Liderazgo • Motivación • Negociación y gestión de conflictos • Resolución de problemas • Definición de problemas • Identificación y análisis de alternativas • Toma de decisiones
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CONTEXTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS Programa •
Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual
Dirección de Programas •
La Dirección de Programas es la dirección centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos del programa
Portafolios •
Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base de metas específica para maximizar el valor del portafolio Usar los recursos de forma eficiente
Oficina de Gestión de Proyectos •
Una oficina de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo ,pueden operar en funciones de respaldo O tomar la dirección y responsabilidad directa de los proyectos
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se está desarrollando El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida del proyecto"
Fase de Diseño Iniciar
Planificar
Fase de construcción Controlar
Ejecutar
Cerrar
El cierre de una fase proporciona los elementos para iniciar la siguiente
Iniciar
Planificar
Controlar
Ejecutar
Cerrar
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Cada fase del proyecto se caracteriza por la finalización y entrega de unos resultados previamente definidos: "entregables" • Los entregables deben ser tangibles y verificables
La finalización de cada fase del proyecto suele darse cuando se han verificado y aceptado los entregables de aquella fase • Suele coincidir con una revisión de la marcha del proyecto en cuanto a costes y plazos • La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior
Las fases de un proyecto suelen tomar el nombre de los entregables principales de aquella fases y que son los que marcarán el nivel de calidad del resultado obtenido. • Definición de requerimientos • Diseño • Construcción • Documentación ,etc.
Cerrar
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CARACTERISTICAS DEL CICLO DE VIDA La secuencia de fases definida en la mayoría de ciclos de vida, comporta una transferencia de tecnología • Requerimientos a Diseño • Diseño a Construcción • Esta característica obliga a que se apruebe una fase antes de que pueda empezar la siguiente Se denomina "fast tracking" al hecho de empezar una fase antes de que se haya terminado la anterior y por tanto, de que se haya aprobado • Esta práctica acorta los plazos pero entraña un considerable riesgo Fast tracking = Ejecución rápida
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GENERALMENTE EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINE: Qué trabajo técnico debe hacerse en cada fase y en que fase debe hacerse cada trabajo • En que fase se realiza la documentación de usuario
Quién estará involucrado en cada fase • Si los usuarios participarán o no de la especificación funcional detallada (operatoria)
Cuándo se deben generar los productos entregables • Y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable
Cómo controlar y aprobar cada fase
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CARACTERISTICAS COMUNES DE LA MAYORIA DE CICLOS DE VIDA • Al comenzar el proyecto, el riesgo y la incertidumbre son altos • A medida que el proyecto avanza, aumenta la probabilidad de completarlo con éxito • El nivel de costo y de personal son bajos al comienzo, crecen al avanzar el proyecto y caen rápidamente al final • El poder de los interesados para influir en las características finales del producto y en el coste del proyecto • Es muy alto al comienzo • Decrece a medida que el proyecto avanza
• La razón es que el coste de los cambios y la corrección de errores aumenta a medida que avanza el proyecto
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NO DEBE CONFUNDIRSE • El ciclo de vida de la gestión del proyecto • El ciclo de vida del proyecto • El ciclo de vida del producto • El proyecto de lanzamiento de un producto al mercado suele ser una fase del ciclo de vida del producto
Reflexión final • El descomponer un proyecto en fases permite al Director de Proyecto • Centrar la atención en la fase actual, • Dirigiendo cada una de las fases como si fuera un proyecto completo PMI trata cada fase como un subproyecto, desde su inicio hasta su cierre
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INTERESADOS EN EL PROYECTO En la Dirección de Proyectos se utiliza frecuentemente el término "Interesados en el Proyecto" o "Stakeholders" • Son y están interesados en el proyecto • los individuos y organizaciones que están activamente involucrados en él • o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o conclusión del proyecto El Director del Proyecto debe • identificar a los Interesados en el proyecto, • determinar sus requerimientos • gestionar e influir sobre estos requerimientos para asegurar el éxito del proyecto A veces, la identificación de todos los interesados es especialmente difícil
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FORMAN PARTE DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO : • El Director del Proyecto y la Oficina de Proyectos • Los usuarios • La organización que ejecuta el proyecto • El equipo de proyecto • El patrocinador (Sponsor) • Clientes actuales y potenciales • Proveedores • Administración y otros influyentes • Etc.
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Direcci贸n de Proyectos TI
INTERESADOS EN EL PROYECTO
Proyecto
Patrocinador del proyecto Director del proyecto Equipo de Direcci贸n del proyecto Equipo del proyecto Interesados en el proyecto
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GESTION DE EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO La gestión de expectativas de los interesados puede ser difícil • Con frecuencia tienen objetivos distintos que pueden entrar en conflicto • El poder de los interesados en el proyecto para influir en las características y coste del producto final • Son altas al principio • Y disminuyen paulatinamente a medida que el proyecto avanza Los conflictos entre los interesados en el proyecto debe resolverse siempre a favor del cliente • Este hecho pone de manifiesto la importancia de identificar rápidamente a todos los interesados en el proyecto, sus necesidades y expectativas
MUCHAS GRACIAS
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