Re-Org in het Prentenkabinet

re-org in het prentenkabinet: een totaalaanpak voor de reorganisatie van depots bij musea brugge

1 Transitzone tijdens de aanpassingswerken

2 Een deel van de 361 objecten die een definitieve standplaats in het depot kregen.

Nadia Vangampelaere en Steven Kersse van de afdeling collectie en documentatie volgden in 2015 een veertiendaagse workshop over de efficiënte en kwaliteitsvolle inrichting van een museumdepot, afgekort RE-ORG. Zij pasten de opgedane kennis toe op het prentenkabinet, dat grondig werd gereorganiseerd. Later volgen nog andere depots en deelcollecties. Door NADIA VANGAMPELAERE

Musea Brugge streeft continu naar een verbetering van de kunstendepots. Jaarlijks worden aanpassingen doorgevoerd om de bescherming te verhogen van de objecten die ons zijn toevertrouwd. Zo wordt regelmatig geïnvesteerd in klimatisatie, UV-wering, waterdetectie, fysieke beveiliging, enz. De ultieme wens, een centraal depot waarin alle deelcollecties samen in optimale omstandigheden worden bewaard, kon tot op heden nog niet worden gerealiseerd. Plaatsgebrek blijft een feit en bemoeilijkt een professioneel beheer van de collectie. Alle mogelijke initiatieven die ons kunnen ondersteunen bij het verbeteren van de bewaaromstandigheden, worden dan ook nauwlettend gevolgd. In het voorjaar van 2015 lanceerde de cel preventieve conservering van het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium, in samenwerking met ICCROM (internationaal centrum voor de conservatie en restauratie van cultureel erfgoed),een oproep aan musea om een dossier in te dienen voor deelname aan RE-ORG Belgium. De opzet sluit naadloos aan bij de depotproblematiek van Musea Brugge: een begeleidingstraject en netwerk opzetten om met beperkte middelen de bewaaromstandigheden van collecties in depot in kaart te brengen, verzamelingen te herorganiseren en bewaaromstandigheden te optimaliseren. Musea Brugge diende twee dossiers in: een voor het Prentenkabinet, een voor de nog in te richten textieldepots van het Bruggemuseum. Het dossier voor het Bruggemuseum werd helaas niet weerhouden. Het profiel van het Prentenkabinet leek de organisatie echter perfect: een collectie van bijna 22.000 objecten, beperkt geregistreerd en ontsloten, dicht opeen bewaard in sterk gecompartimenteerde ruimtes, met een totaaloppervlak van een luttele 150m². Het gaat hierbij om ingelijste en losse werken op papier (90%), boekvolumes, etsplaten, lithostenen, drukmaterialen, lederen boekbanden, enz. Het project kon de werking van het Prentenkabinet daarnaast de boost geven die ze nodig had: betere bewaaromstandigheden, meer consultatiemogelijkheden, maar vooral: een degelijke basis

1 2

voor het beheer van de collectie, de registratie en digitalisering/ontsluiting van de tekeningenen prentenverzameling. Sinds de jaren 1970 waren – op de aankoop van twee kasten na – geen investeringen meer gebeurd in de infrastructuur van het Prentenkabinet. Na de verhuis van de museumbibliotheek enkele jaren terug kwam extra ruimte vrij voor de inrichting van een atelierruimte voor de papierrestaurator en twee bijkomende depotruimtes. Samen met de collega’s van zeven andere instellingen namen depotbeheerder Steven Kersse en ikzelf vanuit Musea Brugge in oktober 2015 deel aan een veertiendaagse workshop in de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis in Brussel onder leiding van Gaël de Guichen (ICCROM) en het team van Marjolijn Debulpaep (Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium). Met een team van 20 personen hielpen we bij het reorganiseren van het depot van de Europese volkskundige collecties. Dit gebeurde in vier fases, volgens de methodologie uiteengezet in het bijgaande werkboek (www.re-org.info). In de eerste week kwam de grootste brok theorie aan bod: de wisselwerking tussen management, infrastructuur, collectie en depotmeubilair. We leerden inschatten hoeveel ruimte precies nodig is om een collectie goed te kunnen bewaren via verschillende rekenmodules. Er werden ook een aantal kwaliteitscriteria vastgelegd voor een goed beheer in het depot. Enkele voorbeelden: een object moet één enkele specifieke standplaats hebben, er worden geen objecten op de grond geplaatst, het depot moet voldoende bescherming kunnen bieden aan het object, enz. In de tweede week gebeurde de reorganisatie zelf. We leerden tijdens de workshop niet alleen de methodiek maar kregen ook een goed beeld van wat haalbaar zou zijn voor ons eigen project, dat moest aanvangen aansluitend op de workshop en afgerond worden tegen september 2016. Eenmaal terug in Brugge, konden we van start gaan, met Steven en ik als projectleiders. De eerste fase bestond uit het startklaar maken en het afbakenen van het project. Al tijdens de workshop bleek duidelijk dat wij voor een grote uitdaging stonden, gezien het hoge aantal objecten in de gegeven ruimte. Geruggesteund door het feit dat we voor het vernieuwen van depotmeubilair in het Prentenkabinet budget hadden voorzien op de stadsbegroting, gespreid over drie jaar (2016-2018), besloten we om gefaseerd te werken en ons in dat eerste jaar te concentreren op de twee grootste depotruimtes, goed voor 15.000 objecten. De tweede stap was het versterken van onze tandem, in de eerste plaats met restaurator Geneviève Callewaert en het technisch atelier. Alle daaropvolgende stappen die we voorbereidden, werden afgetoetst

met de wetenschappelijk medewerkers van het Prentenkabinet, Virginie D’haene en Evelien De Wilde. Nadat alle voorbereidingen waren getroffen, konden we van start gaan met de tweede fase: de situatie analyseren. Daarvoor gebruikten we in eerste instantie de grondplannen van de ruimtes om een goed beeld te krijgen van de plaatsing van leidingen en technische installaties. We bekeken ook welke types meubilair opnieuw konden gebruikt worden en wat moest worden vervangen. Een handig trucje om na te gaan of er ruimte kan worden gewonnen in een depot, is de berekening van de plaats die het bergmeubilair inneemt op het vloeroppervlak in combinatie met het percentage ‘gevuldheid’ van de kasten en het meubeltype zelf. Op beide vlakken lagen onze percentages hoger dan bij andere deelnemers. De verzuchting van elke museaal depotbeheerder - ”ik heb geen plaats meer in het depot!”- bleek in ons geval zeker niet overdreven. Hoewel het in deze fase volgens de methodologie nog niet aan de orde was, zijn we op dat moment toch gestart met het wegnemen van alle objecten en materialen die niet onder de noemer collectie vallen: presentatiematerialen, boekensteunen, verpakkingsmateriaal, archivalia, steekkaarten, bibliotheekboeken. Goed voor in totaal een 5.000 items. Voor alle duidelijkheid, deze items waren niet inbegrepen in de oorspronkelijke schatting van de collectiegrootte. Daarnaast brachten we in kaart wat wel in het depot thuishoort maar tot dan elders was opgeborgen wegens plaatsgebrek: 361 objecten. Van sommige objecten was niet duidelijk te zeggen of ze thuishoorden in een prentenkabinet of niet. Deze objecten werden tijdelijk naar een transitruimte overgebracht tot hierover uitsluitsel kon worden gegeven (afb. 1-2). In de derde fase stelden we het actieplan op: welke meubels houden we, wat kopen we aan, hoe plannen we de verhuisbeweging zo efficiënt mogelijk in, rekening houdend met de beperkte transitruimte? In de vierde fase, het moment van implementatie van het actieplan, zorgde het technisch atelier voor de nodige aanpassingen in het binnenwerk van kasten die we wensten opnieuw te gebruiken en werden bovenop weerhouden meubels rekken aangebouwd voor het stockeren van ingelijste materialen en boeken. In totaal werden achttien oude ladekasten van slechte kwaliteit afgevoerd. Zij werden vervangen door degelijke exemplaren die, bij een eventuele toekomstige verhuis, makkelijk opnieuw gebruikt kunnen worden. Door de muren optimaal te benutten, kwam in het midden de nodige plaats vrij voor de installatie van een verrijdbaar compactusrek, de enige mogelijke oplossing om de ruim

3

teproblematiek gedegen het hoofd te bieden (afb. 3-4). Ook kon plaats worden voorzien voor een grote opvouwbare consultatietafel, wat het werken in het depot aangenamer moet maken. In 2017 werken we volgens dezelfde methodiek verder. In 2018 zal de reorganisatie van het Prentenkabinet afgerond zijn, inclusief alle depotruimtes voor de bewaring van werken op papier en aanverwante deelcollecties. Ondertussen wordt op objectniveau verder gewerkt aan een betere bewaring. Alle nog niet geregistreerde stukken krijgen een nummer en een standplaats toegekend. Dit onderdeel hopen we tegen 2019 klaar te hebben, om aansluitend in te zetten op het maken van een passe-partout, een passende bescherming op maat, voor elk individueel stuk.

Enkele resultaten in cijfers uitgedrukt: indien we deze methode verder kunnen toepassen zullen we in het huidige depot opnieuw groeiruimte kunnen creëren, tot 1/3 voor wat betreft het niet ingelijste werk op papier en de helft voor wat betreft andere objecten. Daarnaast zal alles wat bij elkaar hoort in de collectie ook fysiek bij elkaar bewaard kunnen worden. Een onverhoopte uitkomst… Deelname aan het project was over de hele lijn een positieve ervaring en kon alleen slagen door de enthousiaste houding en medewerking van alle betrokken collega’s en instellingen. Het heeft Musea Brugge niet alleen geïnspireerd om het systeem ook voor andere deelcollecties te gaan toepassen na 2018. We zijn depots ook meer als een werkplek gaan zien dan louter als een bewaarplaats en het heeft ons een hele concrete basis gegeven voor toekomstige verhuisbewegingen.

3 De grootste depotruimte vóór aanvang van het project

4 De grootste depotruimte na de plaatsing van nieuw meubilair en aanpassingen aan bestaande kasten