Zarzadzanie czasem by MUZA S.A.

BRIAN TRACY Zarza˛dzanie czasem

Ksi¹¿ka po raz pierwszy wydana przez AMACOM, a division of American Management Association, Int’l, New York. Tytu³ orygina³u: Time power. A proven system for getting more done in less time than you ever thought possible Projekt ok³adki i stron tytu³owych: El¿bieta Chojna T³umaczenie: Grzegorz Siwek Redaktor prowadz¹cy: S³awomira Gibka Redaktor techniczny: Andrzej Sobkowski Korekta: Dorota Wojciechowska-Ring © 2004 Brian Tracy © for the Polish translation by Grzegorz Siwek © for this edition by MUZA SA, Warszawa 2006, 2013 Wszelkie prawa zastrze¿one. ¯adna czêœæ niniejszej publikacji nie mo¿e byæ reprodukowana, przechowywana jako Ÿród³o danych i przekazywana w jakiejkolwiek formie zapisu bez pisemnej zgody posiadacza praw.

ISBN 978-83-7758-373-9

MUZA SA Warszawa 2013

Moim wielkim przyjacio³om, kolegom i partnerom – takim jak Duane Hendrickson, Steve Black, Gary Troy, Sherry Jackson, Mitch Huhem oraz Drew Owens – znakomitym profesjonalistom, którzy przez lata bardzo mi pomagali: Dziêkujê wam za wszystko. Wasza pomoc i wsparcie by³y dla mnie nieodzowne.

Spis treści

1. Wprowadzenie: Osi¹gn¹æ wiêcej w krótszym czasie . . . . .

1. Psychologia zarz¹dzania czasem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2. Doskonalenie w zarz¹dzaniu czasem a cele i zamierzenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3. Istota dobrego wykorzystywania czasu: samoorganizacja

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

4. Ustalanie priorytetów

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

5. Nawyk koñczenia rozpoczêtych spraw

. . . . . . . . . . . . . . . 89

6. Jak sobie radziæ ze z³o¿onymi zadaniami

. . . . . . . . . . . . . 103

7. Techniki oszczêdzania czasu: jak siê uporaæ z trudnoœciami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 8. Jak nie odk³adaæ wa¿nych spraw na póŸniej . . . . . . . . . . . 136 9. Dotrzymywanie kroku innym i wysuwanie siê na czo³o dziêki optymalnemu wykorzystaniu czasu . . . . . . . . . . . . . 151 10. Zarz¹dzanie czasem w kontaktach z ludŸmi . . . . . . . . . . . 171 11. Techniki zarz¹dzania czasem dla handlowców i sprzedawców . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 12. Filozofia zarz¹dzania czasem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Wprowadzenie Osiągnąć więcej w krótszym czasie Sukces to skupienie wszystkich si³ na tym, co gor¹co pragniemy osi¹gn¹æ. Wilferd A. Peterson

Dziêkujê, ¿e siêgn¹³eœ po tê ksi¹¿kê. Domyœlam siê, jak bardzo jesteœ zajêty; zapewne rzadko mo¿esz pozwoliæ sobie nawet na coœ takiego jak wziêcie do rêki ksi¹¿ki o zarz¹dzaniu czasem. Zapewniam jednak, ¿e na dalszych stronach znajdziesz wiele praktycznych, gotowych do natychmiastowego wykorzystania pomys³ów, metod, strategii oraz technik, pozwalaj¹cych robiæ wszystko szybciej. Gdy poznasz i zastosujesz owe skuteczne i u¿yteczne sposoby, radykalnie poprawisz jakoœæ swojego ¿ycia w ka¿dej dziedzinie. Przez lata najwiêksi myœliciele próbowali odpowiedzieæ na pytanie: „Jak ¿yæ, aby byæ szczêœliwym?”. Zygmunt Freud, ojciec wspó³czesnej psychologii, napisa³, ¿e podstawowa ludzka motywacja opiera siê na zasadzie przyjemnoœci, ci¹g³ym d¹¿eniu do zdobycia tego, co daje zadowolenie i sprawia, i¿ czujemy siê dobrze ze sob¹ i swoim ¿yciem. W koñcu wszyscy pragniemy szczêœcia. Wiêkszoœæ swoich lat poœwiêcamy na poszukiwaniach optymalnego stylu ¿ycia – czyli najw³aœciwszej kombinacji elementów takich jak zwi¹zki miêdzyludzkie, praca, pieni¹dze, sport, hobby oraz inne wa¿ne dla nas sprawy – który da nam g³êbokie poczucie zadowolenia oraz upragnione dobre samopoczucie. Ksi¹¿ka, poœwiêcona problemowi zarz¹dzania czasem, podsuwa setki cennych pomys³ów, które mo¿na zastosowaæ od razu i tak zorganizowaæ ¿ycie i zajêcia, aby mieæ wiêcej tego, co potrzebne do osi¹gniêcia szczêœcia.

Zarządzenie czasem to narzędzie Zarz¹dzanie czasem mo¿na postrzegaæ jako narzêdzie s³u¿¹ce do „budowy” wspania³ego ¿ycia, pe³nego sukcesów, nacechowanego poczuciem satysfakcji i spe³nienia. Mo¿na je te¿ traktowaæ jako pojazd, przenosz¹cy ciê z miejsca, w którym siê obecnie znajdujesz, w³aœnie tam, gdzie chcesz byæ. Zarz¹dzanie to równie¿ niejako

ZARZ¥DZANIE CZASEM

zestaw zasad osobistej dyscypliny, które, gdy zostan¹ opanowane, umo¿liwi¹ ci samorealizacjê, osi¹gniêcie celów oraz ¿yciowego sukcesu, zapewniaj¹c przy tym radoœæ i szczêœcie. Ta ksi¹¿ka stanowi rezultat ponad dwudziestu lat badañ i pracy dydaktycznej w dziedzinie indywidualnej efektywnoœci. Zawarta w niej wiedza bazuje na moich dwudziestopiêcioletnich profesjonalnych doœwiadczeniach; zajmowa³em siê bowiem sprzeda¿¹, marketingiem oraz zarz¹dzaniem w ponad piêciuset firmach i korporacjach.

Wspólny mianownik sukcesu Im wiêcej czasu poœwiêcam analizie sukcesu, a raczej samych osób, które osi¹gnê³y sukces, tym bardziej oczywista wydaje mi siê ich pewna wspólna cecha. Wszyscy ci ludzie cenili i ceni¹ ponad wszystko swój czas i nie ustaj¹ w wysi³kach, by jeszcze lepiej siê zorganizowaæ i poprawiæ w³asn¹ efektywnoœæ. Ostatecznie doszed³em do wniosku, ¿e sukces w ogóle nie jest mo¿liwy, jeœli ktoœ nie radzi sobie z zarz¹dzaniem swoim czasem. Trudno sobie wrêcz wyobraziæ szczêœliwego, usatysfakcjonowanego cz³owieka, egzystuj¹cego w chaosie i zamieszaniu. Oto najwa¿niejsze odkrycie, którego dokona³em: Kiedy ktoœ zapanuje nad w³asnym czasem, równoczeœnie rozwija w sobie inne nawyki – niezbêdne do tego, by osi¹gn¹æ wiele w ka¿dej dziedzinie ¿ycia; by uczyniæ je udanym i dostatnim. Punktem wyjœcia powinno staæ siê uœwiadomienie sobie, ¿e umiejêtnoœæ zarz¹dzania w³asnym czasem to w istocie sztuka œwiadomego kierowania swoim ¿yciem, czyli najwiêkszym darem, którym mo¿emy siê radowaæ. Celnie uj¹³ to niegdyœ Benjamin Franklin: Kochasz ¿ycie? Tedy nie marnuj czasu, gdy¿ z niego w³aœnie ¿ycie siê sk³ada. Kiedy zapanujesz nad czasem, zarazem zapanujesz nad swoim ¿yciem i przejmiesz kontrolê nad przysz³ymi wydarzeniami.

Podręcznik efektywności Ta ksi¹¿ka ma nauczyæ wszelkich metod, które ucz¹ doskona³ego zarz¹dzania czasem w ¿yciu zawodowym i osobistym. Czytaj¹c kolejne jej rozdzia³y, pomyœl, czy i jak mo¿esz sam od razu urzeczywistniæ podsuwane pomys³y. Podkreœlaj kluczowe idee i zapisuj w³asne uwagi. Wypróbuj skutecznoœæ testów, opisanych pod koniec ka¿dego rozdzia³u. Nie ograniczaj siê do jednorazowego zapoznania siê z tekstem, lecz zagl¹daj do niego czêœciej, by zapamiêtywaæ poszczególne pomys³y i przyswajaæ je. Rozci¹gniête

WPROWADZENIE. OSI¥GN¥Æ WIÊCEJ W KRÓTSZYM CZASIE

w czasie powtarzanie pewnych czynnoœci i æwiczeñ to klucz do skutecznej nauki w ka¿dej dziedzinie wiedzy. Opanowawszy przytoczone umiejêtnoœci, zapewnisz sobie wiêksz¹ osobist¹ skutecznoœæ i efektywnoœæ na ca³e ¿ycie. Staniesz siê kimœ innym i spojrzysz na otoczenie œwie¿ym, bystrym okiem. Osi¹gniesz wiêcej i to szybciej, ni¿ ci siê zdaje. Zapanujesz nad swoim ¿yciem. Po zaanga¿owaniu w danym celu wszelkich zasobów fizycznych i mentalnych skutecznoœæ w rozwi¹zywaniu problemów wzrasta wielokrotnie i w sposób niezwyk³y. Norman Vincent Peale

1. Psychologia zarządzania czasem Umys³ wyznacza granicê. Jeœli wyobraŸnia podpowiada, ¿e coœ mo¿na uczyniæ, to rzeczywiœcie rzecz jest mo¿liwa – jeœli tylko ktoœ wierzy w to z ca³ym przekonaniem. Arnold Schwarzenegger

Zasada wspó³zale¿noœci powiada, ¿e to, co robimy w ¿yciu, stanowi lustrzane odbicie naszego wnêtrza. Na wszystko patrzysz swoimi oczami. Wszystko postrzegasz przez pryzmat w³asnej psychiki. Nie widzisz œwiata takim, jakim jest on „naprawdê”, tylko ogl¹dasz prywatn¹ projekcjê tego¿ œwiata. A jeœli chcesz coœ zmieniæ wokó³ siebie – w utrzymywanych zwi¹zkach miêdzyludzkich, wynikach w pracy i otrzymywanych za nie gratyfikacjach – musisz skorygowaæ to, co dzieje siê w twoim wnêtrzu, w psychice. Na szczêœcie jest to jedyny element ¿ycia, nad którym trzeba w pe³ni zapanowaæ.

Punkt wyjścia na drodze do sukcesu Punktem wyjœciowym w doskonaleniu zarz¹dzania czasem jest pragnienie, chêæ osi¹gniêcia postêpu w tej dziedzinie. Prawie ka¿dy ma wra¿enie, i¿ na tym polu mo¿na uczyniæ wiele. Ludzie podejmuj¹ co chwila i na nowo powa¿ne postanowienia, ¿e nie bêd¹ traciæ czasu, ¿e lepiej ustal¹ w³asne priorytety, ¿e skoñcz¹ wreszcie z odk³adaniem wa¿nych spraw na póŸniej. I naprawdê zamierzaj¹ efektywniej korzystaæ z czasu, ale, niestety, jak wiadomo – piek³o jest wybrukowane dobrymi intencjami. Istotê wszelkiej motywacji stanowi „motyw”. W celu rozbudzenia w sobie mocnego pragnienia lepszego kierowania w³asnym czasem nale¿y siê na serio „zmotywowaæ” przewidywanymi korzyœciami z wprowadzenia zmian. Trzeba bardzo chcieæ poprawy, a¿eby prze-

PSYCHOLOGIA ZARZ¥DZANIA CZASEM

³amaæ naturaln¹ inercjê, biernoœæ, która nakazuje czynienie wszystkiego po staremu, tak jak dawniej. Oto cztery powa¿ne powody, dla których warto wdro¿yæ w ¿ycie wiedzê zawart¹ w tej ksi¹¿ce; dziêki niej mo¿na bowiem: 1. Zyskaæ dziennie dwie dodatkowe godziny. 2. Polepszyæ w³asn¹ skutecznoœæ i kreatywnoœæ. 3. Rozwin¹æ w sobie poczucie kontroli nad wydarzeniami i czasem. 4. Wygospodarowaæ wiêcej czasu dla swojej rodziny. Zysk w postaci dwóch godzin dziennie

Praktykuj¹c pomys³y zawarte w niniejsze ksi¹¿ce, zyskasz codziennie co najmniej dwie godziny, które mo¿na wykorzystaæ na inne sprawy. Pomyœl tylko! Ile mo¿na zrobiæ albo osi¹gn¹æ, dysponuj¹c dwiema dodatkowymi godzinami w kolejne dni? Jakie pomys³y wdro¿yæ i zrealizowaæ? Mo¿e uda³oby siê napisaæ i opublikowaæ w³asn¹ ksi¹¿kê? Czego mo¿na siê w tym czasie nauczyæ, a w czym siê doskonaliæ? Ile mo¿na zapisaæ na swoje konto, gdyby tylko uda³o siê skupiæ na urzeczywistnieniu atrakcyjnych pomys³ów? Dwie godziny dziennie pomno¿one przez piêæ roboczych dni w tygodniu to razem dziesiêæ dodatkowych godzin w tygodniu. Dziesiêæ godzin tygodniowo razy 50 tygodni rocznie daje 500 nadprogramowych, mo¿liwych do twórczego wykorzystania godzin w roku. A piêæset godzin równa siê ponad dwunastu 40-godzinnym tygodniom pracy, czyli stanowi ekwiwalent trzech dodatkowych miesiêcy. Zyskuj¹c dwie mo¿liwe do spo¿ytkowania godziny dziennie, mo¿esz przeobraziæ swoje ¿ycie osobiste i zawodowe. Mo¿esz osi¹gn¹æ zamierzone cele, znacznie zwiêkszyæ uzyskiwane dochody w trakcie nastêpnych dwóch, trzech lat i ostatecznie uzyskaæ niezale¿noœæ finansow¹ – albo po prostu staæ siê bogatym. Poprawa efektywności i kreatywności

W ci¹gu nastêpnego roku twoja wydajnoœæ, uzyskiwane w pracy rezultaty, a tak¿e dochody wzrosn¹ co najmniej o 25 procent. Dwie, wygospodarowane z oœmiu, godziny pracy co dnia, przek³adaj¹ siê w³aœnie na 25-procentowy wzrost uzyskiwanych dochodów. To, ile dziœ otrzymujesz za swoj¹ pracê, stanowi rezultat twojej obecnej wydajnoœci. Zwiêkszenie w³asnej efektywnoœci i produktywnoœci o jedn¹ czwart¹ lub wiêcej musi zaowocowaæ wzrostem uzyskiwanych dochodów. A jeœli obecny szef nie zap³aci ci wiêcej za lepsz¹ pracê, z pewnoœci¹ znajdzie siê ktoœ, kto doceni i nale¿ycie uhonoruje tak wydajnego pracownika jak ty.

ZARZ¥DZANIE CZASEM

Poczucie kontroli nad wydarzeniami i czasem

Praktykowanie i wdra¿anie pomys³ów zawartych w ksi¹¿ce pozwoli zaoszczêdziæ nieco ¿yciowej energii i zredukowaæ poziom odczuwanego stresu. Lepiej kieruj¹c w³asnym czasem, skuteczniej zapanujesz nad prac¹ i ¿yciem osobistym. Poczujesz siê jak pan swojego losu, w³adca ¿ycia. W ka¿dej z ¿yciowych dziedzin dokonasz postêpu i ujrzysz ró¿ne sprawy w bardziej pozytywnym œwietle. Przez d³ugie lata psychologowie intensywnie badali element ludzkiej umys³owoœci, zwany „obszarem kontroli”. I odkryli, ¿e cz³owiek mo¿e na tyle pozytywnie spojrzeæ na siebie i swoje ¿ycie, ¿e poczuje siê wrêcz panem w³asnego losu; odnosi siê to w³aœnie do „wewnêtrznego” obszaru kontroli. Kiedy do niego dotrzesz, w istocie poczujesz, ¿e ¿ycie spoczywa w twoich rêkach. Nauczysz siê samodzielnie podejmowaæ decyzje, weŸmiesz odpowiedzialnoœæ za swe poczynania oraz ich skutki. Staniesz siê aktywnym wspó³twórc¹ w³asnego bytu. Psychologowie potwierdzili tak¿e istnienie „zewnêtrznego” oœrodka czy te¿ obszaru kontroli – mamy z nim do czynienia, kiedy ktoœ wyczuwa, ¿e sprawuj¹ nad nim w³adzê inni ludzie i okolicznoœci; „walczy” z szefem, z rachunkami, rodzin¹, boryka siê z problemami zdrowotnymi czy innymi k³opotami, ogólnie odczuwa zniechêcenie, z³oœæ, czêsto te¿ przygnêbienie. Cz³owieka ogarnia poczucie frustracji i bezsi³y. Rozwija siê „wyuczona bezradnoœæ”, a cierpi¹ca na ni¹ osoba uwa¿a siê za „ofiarê okolicznoœci”, nie zaœ aktywnego „kreatora” zdarzeñ. Osoba z zespo³em zewnêtrznego obszaru kontroli postrzega siebie sam¹ jako niewolnika si³ od niej niezale¿nych i w istocie ofiarê. Zapanować nad swoim czasem i życiem

Jedna z kluczowych metod przesuniêcia owego „oœrodka kontroli” do sfery poddanej osobistej woli polega na lepszym zarz¹dzaniu czasem oraz ¿yciem. Im ktoœ bardziej umiejêtnie kieruje w³asnym czasem, tym czuje siê szczêœliwszy i pewniejszy. Ma silniejsze poczucie osobistej wartoœci. Uwa¿a, ¿e jest kowalem swojego losu, cechuje siê lepszym samopoczuciem. Pozytywnie postrzega œwiat i charakteryzuje siê silniejsz¹ osobowoœci¹. Więcej czasu dla rodziny

Bior¹c czas i ¿ycie pod kontrolê, zyskasz wiêcej chwil dla swojej rodziny i rozwijania osobistych zainteresowañ. Znajdzie siê czas na spotkania z przyjació³mi, na relaks, na rozrywki oraz dokszta³canie zawodowe – na wszystko, czego tylko zapragniesz.

PSYCHOLOGIA ZARZ¥DZANIA CZASEM

Gdy staniesz siê panem swojego czasu i wygospodarujesz dla siebie dwie godziny dziennie, mo¿esz wzi¹æ udzia³ w maratonie, uzyskaæ dyplom magisterski, napisaæ ksi¹¿kê, rozkrêciæ w³asny interes, cieszyæ siê pe³ni¹ ¿ycia. Owe dwie dodatkowe godziny umo¿liwi¹ przesuniêcie ¿ycia i kariery na szybszy tor, po którym ruszysz naprzód w tempie uwa¿anym wczeœniej za osza³amiaj¹ce.

Trzy bariery mentalne Skoro wszyscy przyznaj¹, ¿e doskona³e zarz¹dzanie czasem to po¿¹dana umiejêtnoœæ, dlaczego tak nieliczni zas³uguj¹ na miano osób „zorganizowanych, wydajnych i skutecznych”? Przez lata mia³em okazjê siê przekonaæ, ¿e wielu ludzi prezentuje pogl¹dy dotycz¹ce kierowania czasem, które po prostu s¹ fa³szywe. Jednak¿e jeœli w coœ naprawdê wierzysz, to rzecz wydaje ci siê prawdziwa. Twoje przekonania sprawiaj¹, ¿e postrzegasz siebie i œwiat wokó³, a tak¿e w³asny stosunek do czasu, w szczególny sposób. Nacechowane negatywnie pogl¹dy w jakichkolwiek kwestiach wywieraj¹ wp³yw na myœlenie i poczynania i w efekcie nabieraj¹ realnego wymiaru. Twoje myœli kszta³tuj¹ ciebie – osobowoœæ i ca³e jestestwo. Bariera 1: Obawy dotyczące rzekomego ograniczenia naturalności i spontaniczności

Pierwszy mit, albo raczej negatywny wzorzec myœlowy, dotycz¹cy zarz¹dzania czasem, sprowadza siê do opinii, ¿e osoba dobrze zorganizowana staje siê ch³odna, kunktatorska, wyzuta z emocji. Niektórzy uwa¿aj¹, i¿ utrac¹ spontanicznoœæ i luz, gdy stan¹ siê bardzo wydajni i efektywni; ¿e nie bêd¹ mogli p³yn¹æ z pr¹dem, czy te¿ szczerze i otwarcie wyra¿aæ swoich opinii. Panuje b³êdne przekonanie, ¿e dobre zarz¹dzanie czasem czyni cz³owieka nazbyt sztywnym i drêtwym. To okazuje siê ca³kowicie fa³szywym pogl¹dem. Wiele osób traktuje ten przes¹d jako wygodn¹ wymówkê, nie chc¹c poddaæ siê dyscyplinie, choæ wiedz¹, ¿e powinni to uczyniæ. W rzeczywistoœci ludzie niezorganizowani wcale nie s¹ spontaniczni; po prostu nie wiedz¹, do czego d¹¿¹ i czêsto dzia³aj¹ gor¹czkowo i chaotycznie. Nierzadko daje im siê we znaki silny stres. Wygl¹da na to, ¿e im ktoœ lepiej siê zorganizuje, tym wiêcej czasu mo¿e przeznaczyæ na prawdziwe odprê¿enie, prawdziwie spontaniczne dzia³ania, radowanie siê ¿yciem. Zwyczajnie lepiej panuj¹ nad tym, co dzieje siê wokó³. Sedno sprawy polega na u³o¿eniu i zorganizowaniu tego, co mo¿liwe: przewiduj wypadki; staraj siê unikaæ niekorzystnych okolicznoœci; czyñ staranne przygotowania; wreszcie zmierzaj do

ZARZ¥DZANIE CZASEM

konkretnego celu. Dopiero wtedy pozwolisz sobie na rozluŸnienie i spontanicznoœæ, gdy sytuacja na to pozwoli, kiedy uporasz siê z przeszkodami. Im lepiej zapanujesz nad tym, nad czym zapanowaæ mo¿na, tym ³atwiej zdo³asz dokonaæ w razie potrzeby zmian i korekt. Bariera 2: Negatywna samoocena

Druga mentalna bariera, utrudniaj¹ca nabycie umiejêtnoœci zarz¹dzania czasem, to niepochlebna samoocena czy mo¿e raczej „zaprogramowanie umys³owe” – nierzadko przejmowane od rodziców, lecz tak¿e od innych wp³ywowych osób, z którymi stykamy siê w okresie dorastania. Je¿eli rodzice albo nauczyciele powtarzali nieustannie, ¿e jesteœ ba³aganiarzem, ¿e zawsze siê spóŸniasz, ¿e charakteryzuje ciê s³omiany ogieñ – nie doprowadzasz do koñca tego, co zaczynasz – to istnieje spore prawdopodobieñstwo, ¿e w wieku doros³ym nadal bêdziesz s³yszeæ w umyœle echo tych dawnych po³ajanek – i wci¹¿ wierzyæ w ich prawdziwoœæ. Najczêœciej s³yszane uzasadnienia wspomnianego typu to stwierdzenia: „Ju¿ taki jestem” albo: „Zawsze taki by³em”. W rzeczywistoœci nikt nie rodzi siê ba³aganiarzem czy fajt³ap¹, ani te¿ osob¹ schludn¹ i efektywn¹. Umiejêtnoœæ zarz¹dzania czasem i inne osobiste cechy dodatnie nabywamy, ucz¹c siê ich, a potem wprowadzaj¹c w ¿ycie i praktykuj¹c. Jeœli ktoœ Ÿle korzysta z czasu, to mo¿e siê tego oduczyæ. Mo¿na z czasem zast¹piæ niekorzystne nawyki lepszymi. Bariera 3: Poglądy, które ograniczają

Trzecia przeszkoda polega na ho³dowaniu niew³aœciwym przekonaniom, czyli tzw. samoograniczaj¹cym pogl¹dom. Wiele osób uwa¿a, ¿e nie ma talentu do dobrego rozporz¹dzania czasem. Czêsto wyra¿aj¹ one opiniê, i¿ rzecz wynika z pochodzenia czy dziedzicznoœci. A przecie¿ ¿adne geny ani chromosomy nie determinuj¹ tego, czy ktoœ Ÿle – albo dobrze – radzi sobie z w³asnym czasem. Nie ma wrodzonej wady genetycznej, narzucaj¹cej uleganie chaosowi w ¿yciu osobistym. Sam cz³owiek w du¿ym stopniu œwiadomie wp³ywa na swoje postêpowanie i zachowanie. Oto przyk³ad, który dowodzi, ¿e to poziom motywacji i si³a pragnieñ okreœlaj¹ w znacznej mierze to, co robimy. WyobraŸmy sobie, i¿ ktoœ zaoferowa³ ci milion dolarów, jeœli w ci¹gu nastêpnych trzydziestu dni zdo³asz doskonale zorganizowaæ swoje zajêcia. Za³ó¿my, ¿e przez ten miesi¹c nie odstêpuje ciê na krok ekspert z notatnikiem i kamer¹. I po up³ywie trzydziestu dni – jeœli wykorzysta³eœ swój czas dobrze i efektywnie, pracuj¹c codziennie na

PSYCHOLOGIA ZARZ¥DZANIA CZASEM

najwy¿szych obrotach – otrzymujesz nagrodê: okr¹g³y milion dolarów. Czy staæ by ciê by³o na taki wysi³ek? Z pewnoœci¹. W rzeczywistoœci odpowiednia motywacja (w tym wypadku milion dolarów!) sprawi³aby, ¿e sta³byœ siê jedn¹ z najbardziej wydajnych, skutecznych, zorganizowanych i skoncentrowanych na pracy osób na œwiecie. A po miesi¹cu praktykowania optymalnego wykorzystywania czasu naby³byœ nawyki efektywnoœci i pracowitoœci, które owocowa³yby do koñca ¿ycia.

Wybór należy do ciebie Mechanizmy dysponowania w³asnym czasem stanowi¹ w du¿ej mierze kwestiê wyboru. Mo¿na byæ efektywnym, a mo¿na te¿ byæ kimœ niezorganizowanym. Mo¿na siê koncentrowaæ na d¹¿eniu do ambitnych celów albo te¿ trawiæ godziny i dni na pró¿nych czynnoœciach. Wybór niemal zawsze nale¿y do ciebie. Pokonywanie opisanych powy¿ej barier i mentalnych blokad w kwestii zarz¹dzania czasem trzeba zacz¹æ od podjêcia jasnej, jednoznacznej decyzji o optymalnym wykorzystaniu w³asnego czasu – ka¿dej minuty i godziny. Musisz postanowiæ, i to od razu, ¿e staniesz siê specjalist¹ w dziedzinie wykorzystania czasu. Cel powinien polegaæ na osi¹gniêciu tak œwietnego poziomu w tym wzglêdzie, by inni brali z ciebie przyk³ad i wzorowali siê na tobie, koryguj¹c w³asne profesjonalne nawyki. Zaprogramuj się na efektywność i skuteczność

Oto kilka mentalnych technik, przydatnych w „programowaniu siê” dla osi¹gniêcia optymalnej wydajnoœci. Afirmacje

Na w³asn¹ podœwiadomoœæ mo¿na oddzia³ywaæ za pomoc¹ pozytywnych afirmacji. S¹ to jakby nakazy czy te¿ przykazania, przesy³ane ze œwiadomoœci do podœwiadomoœci. Rolê afirmacyjn¹ mog¹ odgrywaæ stwierdzenia wypowiadane na g³os albo formu³owane w formie myœli, przesyconych wszak emocjami i entuzjazmem, które w sferze podœwiadomej pe³ni¹ funkcjê „instrukcji operacyjnych”. Poni¿ej kilka przyk³adów afirmacji, przydatnych w poprawie umiejêtnoœci wykorzystywania czasu. Zacznij od powtarzania sobie: „Jestem doskona³y w zarz¹dzaniu czasem! Jestem doskona³y w zarz¹dzaniu czasem!”. Taka komenda, wyartyku³owana w dobrej wierze i ochoczo, zostanie w koñcu przyswojona przez podœwiadomoœæ, a wówczas ta tak zorganizuje twoje s³owa, dzia³ania i odczucia, by by³y one zgodne z zacytowanym przykazaniem.

ZARZ¥DZANIE CZASEM

Mo¿na te¿ stale powtarzaæ: „Nie spóŸniam siê do pracy! Nie spóŸniam siê do pracy!”, lub nawet dopasowaæ tak¹ komendê dla indywidualnych potrzeb b¹dŸ wad (np.: „Jestem zorganizowany!” albo „Skupienie siê na priorytetowych celach przychodzi mi bez trudu!”). Moja ulubiona afirmacja to powtarzane has³o: „Dobrze korzystam ze swojego czasu”. Konsekwentnie przywo³ywane pozytywne afirmacje rych³o znajd¹ odzwierciedlenie w sposobie bycia. Wizualizacja samego siebie jako osoby bardzo skutecznej

Druga technika, s³u¿¹ca do programowania podœwiadomoœci, to wizualizacja. Mentalne, odmalowywane w wyobraŸni obrazy najsilniej i najszybciej wp³ywaj¹ na podœwiadom¹ sferê umys³u. Psychologowie znaj¹ metodê wyobra¿ania sobie i widzenia siê tym, kim pragnie siê zostaæ. Zacznij od myœlenia o sobie jako o osobie zorganizowanej, wydajnej i efektywnej. Przywo³uj do pamiêci chwile, w których stan¹³eœ na wysokoœci zadania. Pomyœl o dniach, gdy uda³o ci siê g³adko i szybko uporaæ z nawa³em pracy. Nieustannie rzucaj na „umys³owy ekran” takie obrazy, sekwencje, w których odgrywasz pozytywn¹, g³ówn¹ rolê. W treningu sportowców podobna technika nosi nazwê projekcji mentalnej. Rzecz sprowadza siê do wielokrotnego odgrywania w umyœle fizycznego zadania (np. udanego skoku wzwy¿) przed wykonaniem tego¿ w praktyce. Im ktoœ jest bardziej zrelaksowany w trakcie wizualizowania w³asnego sukcesu, tym podœwiadomoœæ ³atwiej akceptuje tê komendê, co przek³ada siê na póŸniejsze myœlenie i dzia³anie.

Praktykowanie mentalnej projekcji Rzecz jest prosta. Usiądź lub połóż się w spokojnym miejscu, w całkowitej samotności i ciszy. Następnie wyobraź sobie siebie w ważnych okolicznościach, które cię czekają – na spotkaniu, podczas prezentacji czy negocjacji, czy choćby na randce. Całkowicie zrelaksowany, odmaluj w umyśle idealny dla siebie przebieg zdarzenia. Zobacz tam siebie: spokojnego, zadowolonego, w pełni kontrolującego sytuację. Niech inni robią i mówią dokładnie to, czego od nich oczekujesz, co najbardziej ci odpowiada. Potem weź głęboki oddech, odpręż się i „wypuść” całą wizję – zupełnie jakbyś wysyłał rozkaz, który na pewno zostanie doręczony, dokładnie tak, jak to sobie przedstawiłeś. Najlepsza pora do takiej praktyki to czas, gdy leżysz w łóżku, tuż przed zaśnięciem. Zasypiając, wyobraź sobie siebie w optymalnej

PSYCHOLOGIA ZARZ¥DZANIA CZASEM

sytuacji następnego dnia. Zdziwisz się, gdy się okaże, że często wydarzenia rozgrywają się zgodnie z twoją projekcją. Chcąc osiągnąć doskonałość w zarządzaniu czasem, należy przeprowadzać taką mentalną projekcję ze sobą w roli osoby znakomicie zorganizowanej i niezwykle efektywnej. Ostatecznie obrazy te utrwalą się w podświadomości. A wtedy łatwo i niejako automatycznie zaczniesz gospodarować czasem w każdej dziedzinie swojego życia.

Odgrywanie ról

Trzecia z technik mentalnych, przydatnych w programowaniu podœwiadomoœci na wydajnoœæ i skutecznoœæ to odgrywanie kogoœ bardzo efektywnego. WyobraŸ sobie, ¿e wybrano ciê do wystêpu w filmie albo w sztuce scenicznej. Masz zagraæ osobê œwietnie zorganizowan¹, i to pod ka¿dym wzglêdem. Podczas wykonywania codziennych czynnoœci zachowuj siê niczym aktor, który gra wspomnian¹ rolê, który idealnie po¿ytkuje swój czas. Postêpuj tak, jakby idealne zarz¹dzanie czasem stanowi³o ju¿ i twoj¹ zaletê. Udawaj eksperta w dziedzinie osobistej skutecznoœci. Udawaj, dopóki ci to nie wejdzie w krew. Kiedy bêdziesz odgrywaæ specjalistê od zarz¹dzania czasem, to w koñcu twoje poczynania, a przynajmniej te, na które masz bezpoœredni wp³yw, zakoduj¹ siê w sferze podœwiadomoœci determinuj¹cej dzia³ania odruchowe. Mierzyć wysoko

Czwarta technika, przydatna dla tych, którzy pragn¹ osi¹gn¹æ wydajnoœæ i skutecznoœæ, to tzw. modelowanie. Chodzi o wziêcie sobie za wzór kogoœ znanego z dobrego wykorzystywania czasu. Pomyœl o kimœ, kogo podziwiasz z tego powodu. I nich ci on pos³u¿y za model do skopiowania, za wzór do naœladowania. Wyobra¿aj sobie, co ktoœ taki zrobi³by w danej sytuacji i sam uczyñ to samo. W Ameryce wiele osób obojga p³ci osi¹gnê³o wysokie stanowiska, wzoruj¹c w³asne poczynania na kimœ, kto ju¿ wczeœniej, w m³odych latach, zas³yn¹³ z efektywnoœci – na ludziach podziwianych, prezentuj¹cych godne zdrowej zazdroœci cechy. Zgodnie z zasad¹ wspó³zale¿noœci przyswajamy od innych to, co wzbudza najwiêkszy podziw. Uczyć innych

Kolejna z technik programowania podœwiadomoœci polega na wyobra¿aniu sobie, ¿e po up³ywie roku mamy obj¹æ stanowisko prelegenta na kursie poœwiêconym zarz¹dzaniu czasem. Tê technikê wypracowano na bazie odkryæ na polu przyspieszonego uczenia

ZARZ¥DZANIE CZASEM

siê. Specjaliœci ustalili bowiem, ¿e gdy ktoœ siê zastanawia, jak przekazaæ innym posiadan¹ wiedzê, sam j¹ opanowuje – lepiej i g³êbiej, ni¿ gdyby uczy³ siê, w potocznym rozumieniu tego terminu. Gdy ju¿ zastosujesz w praktyce te pomys³y, zastanów siê, czy nie uda³oby siê podzieliæ siê nimi z kimœ innym. Pomyœl, czy znasz kogoœ, kto skorzysta³by na praktykowaniu æwiczeñ w zarz¹dzaniu czasem, których siê uczysz. Stajesz siê tym, o czym rozmyœlasz, a przekazywanie wiedzy innym utrwala j¹ w twojej pamiêci. Ju¿ myœlenie o uczeniu czegoœ drugiej osoby przyspiesza tempo, w którym siê uczysz. I warto zastanowiæ siê nad celowoœci¹ przekazywania innym wiedzy, któr¹ pragniesz b¹dŸ powinieneœ posi¹œæ w³aœnie ty. Jeden z najszybszych sposobów na opanowanie nowych idei i technik polega na dzieleniu siê nimi z ludŸmi natychmiast po tym, jak je poznajemy. Za ka¿dym razem, kiedy natkniesz siê w tej ksi¹¿ce na dobry pomys³, podziel siê nim z kimœ – w domu lub w pracy. Skupienie, którego wymaga wy³o¿enie nowo poznanej zasady w³asnymi s³owami, wydaje siê zakorzeniaæ dan¹ informacjê w podœwiadomoœci, w tzw. pamiêci d³ugoterminowej. Wzór dla innych

Szósta technika, s³u¿¹ca do programowania podœwiadomoœci, to wyobra¿anie sobie, ¿e inni postrzegaj¹ ciê jako idea³ w zarz¹dzaniu czasem. Niech ci siê wydaje, ¿e to ty wyznaczasz górne standardy w tej mierze w twojej firmie czy organizacji. WyobraŸ sobie, ¿e ka¿dy prosi ciê o radê na temat planowania i organizowania w³asnego czasu. Gdybyœ by³ wzorem dla kolegów, to co zmieni³byœ w rozk³adzie zajêæ? Jak zachowywa³byœ siê i jak dzia³a³ w pracy? Jak zorganizowa³byœ swój czas z poczuciem, i¿ inni wzoruj¹ siê na tobie? Kiedy postarasz siê byæ wzorem, przyk³adem maksymalnej wydajnoœci, bêdzie ciê staæ na wiêcej i wiêcej te¿ osi¹gniesz, ni¿ gdy po prostu postrzegasz siebie jako kogoœ, kto stara siê byæ bardziej skuteczny. Im intensywniej myœlisz o sobie jako o znakomitym organizatorze czasu, tym rzeczywiœcie stajesz siê w tym lepszy. Im czêœciej bêdziesz uwa¿aæ siê za wzór dla innych, tym skuteczniej rozwi¹¿esz problemy zwi¹zane z wykorzystaniem czasu i ¿ycia.

Samoocena kształtuje twoje życie Zapewne najwa¿niejszym elementem psychologii zarz¹dzania czasem oraz tego, jak obraz samego siebie wyznacza wydajnoœæ i zachowanie, jest wp³yw samooceny na wszystko, z czym masz do czynienia. Wiêkszoœæ psychologów przyznaje, ¿e dobre zdanie na w³asny temat to kluczowa sk³adowa zdrowej osobowoœci. Samoocena spro-

PSYCHOLOGIA ZARZ¥DZANIA CZASEM

wadza siê w zasadzie do odpowiedzi na pytanie: „Jak bardzo lubiê sam(a) siebie?”. Ktoœ pozytywnie nastawiony do siebie zawsze dzia³a skuteczniej i postêpuje lepiej od kogoœ, kto siebie nie lubi. Cz³owiek w wiêkszym stopniu zadowolony z siebie prezentuje wiêksz¹ pewnoœæ poczynañ. Wysoka samoocena to zatem podstawa efektywnoœci i wydajnoœci. Jest to tak wa¿ne dla zdrowia emocjonalnego, ¿e prawie wszystko, co robimy, ma na celu dowartoœciowywanie siebie, poprawê w³asnego wizerunku w naszych oczach – lub te¿ uchronienie siê przed krytyk¹ innych ludzi albo unikanie kompromituj¹cych sytuacji. Wiara we w³asne si³y, poczucie w³asnej wartoœci to grunt, na którym budujemy sukces i szczêœcie osobiste. Bez tego nie mo¿na ¿yæ pe³ni¹ ¿ycia. Klucz do efektywności

Jeden z elementów poczucia w³asnej wartoœci to ocena swojej si³y przebicia. Chodzi o szacowanie w³asnych mo¿liwoœci w realizacji jakiegoœ zamierzenia czy zadania. Gdy ktoœ uwa¿a, ¿e w danej dziedzinie jest dobry, to wysoko ocenia swoj¹ przebojowoœæ. Do najwiêkszych osi¹gniêæ psychologii nale¿y odkrycie powi¹zañ miêdzy samoocen¹ a wspomnian¹ przebojowoœci¹. Obecnie wiadomo, ¿e w im lepszym œwietle sami siê postrzegamy, tym wiêksze powodzenie odnosimy w tym, czym siê zajmujemy. I na odwrót – odnoszone sukcesy wzmacniaj¹ wiarê we w³asne si³y. Oba te czynniki wzajemnie na siebie oddzia³uj¹. Opisane odkrycie dowodzi znaczenia skutecznego zarz¹dzania czasem w ka¿dej dziedzinie ¿ycia. Im lepiej wykorzystujemy czas, tym wiêksze s¹ nasze osi¹gniêcia i tym lepiej postrzegamy siê we w³asnych oczach. W rezultacie lubimy siê bardziej, pracujemy jeszcze efektywniej i dokonujemy jeszcze bardziej spektakularnych rzeczy. Ca³e nasze ¿ycie ulega poprawie. Trzy elementy samooceny

Na nasze poczucie w³asnej wartoœci wp³ywaj¹ trzy dodatkowe czynniki, maj¹ce zwi¹zek z kwesti¹ zarz¹dzania czasem. Oto one: 1. Wyznaczanie priorytetów. 2. D¹¿enie do mistrzostwa. 3. Jasne wytyczanie celów. Wyznaczanie priorytetów

¯ycie w zgodzie z wyznawanymi wartoœciami to coœ, bez czego nie ma mowy o poczuciu w³asnej wartoœci, wysokiej samoocenie.