Cuerpo del acta •
Membrete
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Título del acta con el año
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Cuerpo del acta
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Personas que participaron
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Invitados
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Persona que preside
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Lugar
Encabezado Identificación y párrafo de inicio Cuerpo colegio cuerpo encargado de tomar decisiones importantes. Número de sesión, fecha, lugar y hora en que se celebra la reunión. Nombre del cuerpo colegiado Nombre de la institución a la que pertenece el cuerpo colegiado Hora de inicio Lista de asistencia Se recomienda escribir los nombres en orden alfabético y por orden jerárquico. Lista de ausentes Se pueden separar los asuntes con excusas de los que no tienen excusa siguiendo el orden propuesto anteriormente. Asistentes por invitación y visitantes Se escribe el nombre completo, el cargo y la razón por de su participación en el apartado correspondiente de la sesión. Nota En la lista de asistencia debe aparecer el nombre de las personas que se hayan integrado tarde.
Se debe indicar el nombre de quien preside la sesión y el del secretario de actas sobre quienes recae la responsabilidad de elaboración y redacción del acta respectiva.
Cuerpo del acta El formato puede variar de una institución a otra. El cuerpo del acta lo constituyen los artículos correspondientes a cada uno de los puntos del orden del día. Cada artículo se empieza en un párrafo aparte encabezado por la palabra artículo, el número y el título respectivos. Ejemplos ARTÍCULOS 5. Informe del tesorero ARTÍCULO Vl. Correspondencia e Informes
Redacción de acuerdos ACUERDOS Empezar con un infinito, espacio sencillo y en mayúscula, sangría de 5 y 5. Considerandos y acuerdos Mayúscula seguida y al principio del párrafo. Se puede identificar con números arábigos o romanos. Los considerandos son los criterios expuestos antes de tomar los acuerdos y que fundamenten esa resolución. Los acuerdos deben redactarse de manera simple y se recomienda digitarlos a espacio sencillo en mayúscula corrida y en párrafo destacado. Si el acuerdo no es firme, el acta debe aprobarse y firmarse para que se ejecute. Párrafo de cierre Es un párrafo corto que indica la hora en que terminó la sesión Por ejemplo: Se levanta la sesión a las dieciséis horas y doce minutos.
La sesión se levanta por falta de quórum, se debe consignar los nombres de quienes se ausentaron y dejar clara la razón por la cual se levanta la sesión. Recomendación: escribir n borrador lo antes posible una vez terminada la sesión. Recordar que el carácter de las actas es informativo, por lo tanto, se debe tratar de reconstruir fielmente cada uno de los puntos tratados. El receptor d las actas Las actas correspondientes a instituciones se convierten en documentos de dominio público. Características del lenguaje administrativo Deben ser eficaces, por eso, se basan en hechos verdaderos, oportunos, claros y precisos, que aportan datos suficientes para una adecuada toma de decisiones y son de lectura y comprensión rápidas. Lenguaje Claro, fluido, directo, conciso y directo. Carácter informativo e impersonal. Ideas expresadas en forma realista y ordenada. Se redacta en presente de indicativo los verbos principales. Utilizar con propiedad los verbos: informa, comunica, menciona, explica, aclara, agrega, añade, niega, contradice, propone, recomienda. Lo que no se debe hacer •
Deben evitar las repeticiones innecesarias.
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Variedad léxica
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Emplear las palabras con precisión (un discurso se pronuncia, el almuerzo se prepara, una fiesta se celebra)
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Aplicar nociones gramaticales básicas para estructurar las ideas.
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Omitir las valoraciones personales, juicios, adjetivos o adverbios que aludan a defectos o cualidades.
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Evitar términos despectivos así como diminutivos
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El lenguaje debe ser formal.
Cualidades de la redacci贸n Concisi贸n. Expresar las ideas con las palabras estrictamente necesarias. Simplificaci贸n l茅xicas