1 APRESENTAÇÃO DA COORDENAÇÃO DE ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO A Coordenação de Arquivo e Documentação- CAD é um órgão vinculado à Pró-Reitoria de Administração (PROAD) da Universidade Federal da Bahia, instituição de caráter público. A Coordenação de Arquivo e Documentação – CAD é um órgão responsável em recolher, organizar, armazenar, conservar, preservar e tornar disponível para consultas/pesquisas os documentos de valor histórico, jurídico, patrimonial, contábil, técnico, saúde e administrativo, produzidos pelos diversos órgãos e unidades da UFBA, com vistas a sua reutilização acadêmicaadministrativa e para atuar como serviço de referência frente aos usuários no que diz respeito à documentação existente. Também existe a preocupação com a interação entre seus colaboradores com o intuito de alcançar objetivos específicos de modo a atingir o objetivo geral, que será excelência em gestão documental, evitando assim, surpresas desagradáveis no caminho.
2 ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO DE ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO – CAD Conforme o Regimento Interno da Reitoria da UFBA de 2013, descrevemos abaixo as atribuições da CAD:
...“II-pela Coordenação de Arquivo e Documentação: a. realizar mapeamentos e diagnósticos nas unidades documentais, em arquivos setoriais correntes e intermediários de Unidades Universitárias e de outros órgãos; b. estruturar os núcleos de arquivamento; c. coordenar o sistema de arquivos; d. gerenciar, organizar, preservar e viabilizar o funcionamento do arquivo geral, garantindo a sua segurança e integridade; e. gerenciar e responder pelos serviços de arquivo, guarda, custódia, acondicionamento, armazenamento, microfilmagem, digitalização e assinatura digital dos documentos a serem arquivados; f. elaborar procedimentos e instruções sobre arquivamento central e Setorial, além de descarte de documentos; g. supervisionar o funcionamento dos arquivos setoriais, correntes e Intermediários das Unidades Universitárias e de outros órgãos; h. atender a solicitações de empréstimos e consultas de documentos sob sua guarda, resguardando o sigilo legal das informações produzidas e recebidas; i. Buscar constante aperfeiçoamento das técnicas de conservação e guarda de documentos, atentando para os padrões de controle ambiental de temperatura e de umidade; e j. elaborar programas de publicação e de divulgação do acervo arquivístico.”
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2.1 SERVIÇOS / ATIVIDADES DESENVOLVIDAS Visitas técnicas (direcionadas às unidades/órgãos da UFBA); Visitas guiadas (direcionadas a um público específico, ex. alunos); Custódia/Guarda/Armazenamento de documentos; Organização e Higienização documental; Empréstimo de documentos através do sistema de solicitação ao arquivo (SISARQ) e também através de solicitação formal de pesquisadores externos; Reprografias micrográfica e xerográfica; Promoção e capacitação, buscando atualização profissional e aperfeiçoamento na área; Desenvolvimento e implementação metodológicas e tecnológicas na gestão da informação arquivística.
2.2 MISSÃO Dentro de um espaço de conhecimento, promover o acesso à informação com fins de ensino, pesquisa e extensão e também de apoio à eficiência administrativa, e assim, contribuir para a memória institucional como fonte de prova, pesquisa e informação.
2.3 VISÃO Firmar-se como órgão universitário com a máxima da excelência em gestão documental e apoiador para a Universidade, seja para fins acadêmicos e administrativos, assegurando primordialmente o acesso à informação e o zelo da memória universitária.
2.4 VALORES Os princípios norteadores para os planos e as ações da CAD são: Inovação e Criatividade (permitir processos criativos e inovadores diante de práticas cotidianas); Flexibilidade (agir com as práticas profissionais com uma maior liberdade de atuação); Igualdade (o respeito à diversidade, justiça e igualdade nas relações profissionais administrativas e educacionais); Patrimônio humano e compromisso (Promover a valorização do profissional com a busca intensiva pela competência para priorizar uma gestão documental de qualidade); Integração (promover a integração entre os setores e os profissionais envolvidos para que o serviço flua de modo estável e sem ruídos); Responsabilidade social e ambiental (Preocupação em ensinar a viver com responsabilidade para o social e o meio ambiente); Satisfação do usuário (trabalhar em prol das necessidades do usuário, respeitando os limites profissionais); Agilidade e qualidade no atendimento (evitar a burocracia e empecilhos diante do seu público); Otimização de recursos (aproveitar ao máximo os recursos disponíveis para execução dos serviços); Credibilidade (agir sempre pensando em prestar e realizar um trabalho de competência e confiabilidade). 2
2.5 CLIENTES Unidades e/ou órgãos de toda a Universidade; Unidades e/ou órgãos externos; Funcionários (servidores administrativos); Ex-funcionários (servidores administrativos e docentes); Docentes; Alunos; Pesquisadores.
3. QUADRO DE PESSOAL 3.1. SITUAÇÃO DOS SERVIDORES Atualmente existem 07 servidores, o que representa 24% do quadro de pessoal, divididos nos seguintes cargos e nas seguintes quantidades:
Cargo Assistente em Administração Técnico em Arquivo Total
Quantidade 4 3 7
Dentro da estrutura da CAD os servidores exercem atividades concernentes aos seus cargos, colaborando para melhorias dos procedimentos e desenvolvimento das atividades. Relação de servidores : 1-Antonio José Mendes Guedes Cargo de Assistente Administrativo, exerce os trabalhos de coordenação geral e supervisão técnica. Graduação Tecnólogo em Gestão Pública e Especialização em Gestão de Documentos. 2-Nanci Moreira dos Santos Cargo de Técnica de Arquivo. Graduação em Arquivologia, Tecnóloga em Gestão Pública, também, Especialização em Gestão do Conhecimento e Gestão de Documentos 3-Leonardo Cortes Lima Cargo de Assistente em Administração. Graduação em Arquivologia. Especialização em Gestão Empresarial. 3
4-Ângela Maria Dias Cargo de Assistente em Administração. Graduação em Letras. 5- José Carlos Costa Cargo de Assistente em Administração. 6- Paulo Sérgio Ornelas Cargo de Técnico em Arquivo. Tecnólogo em Gestão Pública e Especialização em Gestão de Documentos. 7- Valtermiria Barbosa dos Santos Cargo de Técnico em Arquivo. Graduação em Arquivologia. Obs.: A servidora Maria da Conceição encontra-se em atividade no Protocolo Geral, embora faça parte do quadro de servidores da CAD.
3.2 SITUAÇÃO DOS TERCEIRIZADOS Atualmente existem um total de 23 funcionários terceirizados exercendo atividades administrativas e de serviços gerais, o que representa 76% do quadro de pessoal, divididos nos seguintes cargos e nas seguintes quantidades:
Cargo Assistente Operacional II Assistente Operacional I Auxiliar de Serviços Gerais Continuo Recepcionista Auxiliar de Arquivo (Ana Nery) Total
Quantidade 01 04 04 01 09 02 23
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SERVIDOR ; 23%
TERCEIRIZADO ; 77%
Gráfico 1. Quantidade de servidores e terceirizados (%)
4 HISTÓRICO E MELHORIAS
1977: Serviço de Comunicação, Arquivo e Protocolo que passou a funcionar no antigo Colégio de Aplicação no Campus do Canela; 1978: Incorporação do serviço de Microfilmagem; 1988: Institui-se o setor de Arquivo Geral, funcionando no prédio do Serviço Médico (Campus da Federação) da UFBA; 1988: Setor de Microfilmagem passa a fazer parte da Superintendência de Pessoal (Campus Ondina); 1997: O Setor de microfilmagem passa a ser subordinada a Superintendência Administrativa tornando-se Divisão de Microfilmagem 2000: O Arquivo muda-se para o prédio da Divisão de Material (Campus de Ondina) ganhando assim novas instalações; 2005: A partir do Ofício de nº 396/05 da Superintendência Administrativa cria-se o Núcleo de Gerenciamento de Documentação e Arquivo (NUGERDOC); 2009: Após XX anos recebe 216 caixas da Superintendência de Pessoal (SPE); 2010: Novos servidores públicos; Melhoria na infraestrutura 2011: Recebimento de Caixas da SGC; 2012: Aquisição de arquivos deslizantes; 2013: O núcleo transforma-se em Coordenação de Arquivo e Documentação (CAD), subordinada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD); Instalação dos arquivos deslizantes e ampliação dos recursos humanos; criação e operação de Postos de Intervenção Temporária em órgãos e unidades da UFBA.
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5 INFRAESTRUTURA 5.1 ESPAÇO FÍSICO ATUAL O CAD ocupa atualmente parte do prédio, localizado no Campus de Ondina, sede da Divisão de Material . O CAD encontra-se dividido nas seguintes salas:
01 sala de coordenação no 1º andar; 01 sala com arquivo deslizante no 1ª andar, 01 sala com arquivo deslizante no térreo, 01 sala para tratamento de documento no andar térreo; e 01 sala de pesquisa.
6 AÇÕES ADOTADAS EM 2013 A) AÇÃO ADOTADA EM 2013: ampliação da função custódia (armazenamento). Justificativa: aumentar a capacidade de armazenamento em 2520 caixas. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, à medida que recebemos da Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (90 caixas); Superintendência Administrativa - SAD (04 caixas); Coordenação de Contabilidade e Auditoria – CCA (67 caixas); Coordenadoria de Material e Patrimônio (Divisão de Material) (15 caixas); Serviço Médico Universitário Rubens Brasil Soares – SMURB (08 caixas); Serviço de Seleção, Orientação e Avaliação – SSOA (631 caixas); Coordenação de Gestão de Pessoas – CGP (antiga SPE) (15 caixas) e 3147 caixas do Hospital Ana Nery, totalizando 3977 caixas, com previsão para receber em 2014 aproximadamente mil caixas, caso não seja ampliada a capacidade de armazenamento. Desta forma sugerimos a compra de um Compactador Vertical, objetivando ampliar nossa capacidade de armazenamento. B) AÇÃO ADOTADA EM 2013: higienização e organização dos prontuários da Maternidade Climério de Oliveira, que estão em ordem alfa e datados de antes de 2009. Justificativa: otimizar as respostas às solicitações feitas pela citada maternidade. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso e atualmente já conseguimos atender em até 24 horas as solicitações da maternidade, o que anteriormente eram necessários vários dias para alcançar este pleito. Das 1164 caixas armazenadas, 361 já foram higienizadas e indexadas. Salientamos que esta atividade ainda não se findou. 6
C) AÇÃO ADOTADA EM 2013: organização dos prontuários do Hospital Ana Nery, que se compõem de três etapas. A primeira de separação das matriculas e higienização. A segunda corresponde à organização numérica destes prontuários. A terceira corresponde à criação de índices de buscas. Justificativa: higienizar e organizar a documentação que estava em local insalubre e para ser descartada sem nenhuma avaliação prévia. Avaliação: esta ação está sendo adotada com sucesso, uma vez que das 2250 caixas recebidas 1174 já estão higienizadas, necessitando organização e indexação para finalizar o processo. D) AÇÃO ADOTADA EM 2013: Postos de Intervenção Temporária. Justificativa: orientações quanto à higienização, organização e acondicionamento em caixas-box (papelão) da documentação nas unidades, criação de índices de busca, de modo assessorar, de forma eficiente, a produção e destinação de documentos, garantindo que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária, além de assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientifica, contribuindo, assim, para o acesso aos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, e o que era para atender inicialmente à Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FFCH) hoje, atendemos às unidades do Instituto de Ciência da Saúde (dois colaboradores), Instituto de Química (três colaboradores), Pró-Reitoria de Extensão – PROEXT (um colaborador), Instituto de Ciência da Informação (dois colaboradores) e Escola de Enfermagem (um colaborador). E) AÇÃO ADOTADA EM 2013: Concluir organização dos dossiês dos servidores UFBA Justificativa: Otimizar as respostas ao Núcleo de Documentação e Informação da Coordenação de Desenvolvimento de Pessoas – CGP (antiga SPE), que tem sua documentação inativa custodiada a esta coordenação. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso. Hoje temos 6589 caixas organizadas e identificadas, além dos documentos dos servidores que não possuem matricula SIAPE (70 caixas), 54 caixas de ficha amarela e 60 caixas com portarias, ofícios, processos administrativos e acadêmicos.
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F) AÇÃO ADOTADA EM 2013: mapear os arquivos setoriais, a partir da constituição da Coordenação de Arquivo e Documentação – CAD. Justificativa: avaliar as condições de funcionamento destes arquivos e qual sua real situação, identificando o quantitativo ideal de pessoas para estarem atuando nessas unidades. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, foram mapeadas setenta e duas unidades da UFBA a fim de alcançarmos subsídios relevantes, de modo a elaborar manual de procedimentos arquivísticos que favorecerá a recuperação da informação de forma rápida e eficiente através de instrumentos de pesquisa. G) AÇÃO ADOTADA EM 2013: Criação do Sistema para indexação da documentação custodiada nesta coordenação. Justificativa: Criar índices de busca visando de identificar o contexto e o conteúdo de documentos, com a finalidade de promover um benéfico acesso aos arquivos de um modo geral. A indexação permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo documental. Avaliação: esta ação não foi adotada com sucesso, tendo em vista que precisamos do apoio da equipe de TI do Núcleo de Informação e Documentação (NDI) da Coordenação de Desenvolvimento de Pessoas (CGP). H) AÇÃO ADOTADA EM 2013: Implantação do Sistema de solicitação ao Arquivo - SISARQ Justificativa: Criar um sistema corporativo que permite às unidades universitárias requererem documentos que possam ser recebidos eletronicamente por meio do e-mail ou fisicamente por meio de malote. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, das 471 (quatrocentas e setenta e um) pesquisas atendidas por esta coordenação 22% foram solicitadas pelo Sisarq, salientando que o mesmo só começou a operar com efetividade (apenas os Núcleos da CGP da PRODEP) em setembro de 2013. Houve ampla aceitação do NDI (nosso maior cliente). Almeja-se em 2014 atender em 100% a todas as unidades da UFBA.
7 AÇÕES ADOTADAS EM 2014 (EM ANDAMENTO )
Organização e higienização dos acervos do Hospital Ana Nery e Maternidade Climério de Oliveira (continuação). Padronização do mobiliário. Aquisição de computadores e scanners. Alienação de equipamentos e móveis obsoletos. 8
Criação e ativação da Estação de Digitalização de Documentos (EDD). Participação com Força-tarefa junto à Comissão da Verdade da UFBA. Manutenção dos Postos de Intervenção Temporária (PIT). Confecção do Manual de Procedimentos de Rotina Administrativa e de Limpeza. Treinamento dos servidores e colaboradores nos Procedimentos de Rotinas. Aplicação do Projeto de Gestão à Vista. Aplicação do Programa de Funcionário Padrão.
8 ACERVO EXISTENTE NA CAD QUANTIDADE DE CAIXAS ATÉ 2013 UNIDADE / ORGÃO QUANTIDADE CGP (ANTIGA SPE) CCA (ANTIGA DCA) SSOA MCO HOSP. ANA NERY UNID. ADMINISTRATIVA FFCH CGA (ANTIGA SAD) REITORIA CMP (ANTIGA DIM) SMURB HUPES PCU P.J. FONO ASSPLAN MEV/SEC PROTOCOLO GERAL SGC PROPLAD SUPAC CPPD TOTAL
6.956 4.087 2.375 2.064 2.011 1.476 1.354 837 758 524 296 286 229 179 149 120 76 73 54 52 13 08 23.977
QUANTIDADE DE CAIXAS RECEBIDAS EM 2014 (SETEMBRO) UNIDADE/ORGÃO QUANTIDADE CMP (ANTIGA DIM) CIÊNCIAS CONTÁBEIS PROPLAD COSEG SGC ICS TOTAL (SETEMBRO)
60 192 62 13 942 166 1.435 9
9 ATENDIMENTO ÀS PESQUISAS Atualmente devido a problemas do sistema (SISARQ) as pesquisas realizadas ao CAD referentes a documentos em sua guarda são realizadas, na sua maioria, através de e-mail, guias de solicitação e contatos telefônicos. A primeira tabela apresenta as quantidades de consultas realizadas no ano 2014 até o mês de setembro, onde na sua maioria são atendidas em 24 h, embora prazo fornecido é de 72 horas.
Mês de 2014 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto
Quantidade de consultas 41 25 25 32 25 11 59 51
Quantidade de Consultas - 2014 (set) 70
59
60 50 40 30
57
51
41 32 25
25
25
20 10 0
Janeiro Fevereiro Março
Abril
Maio
Junho
Julho
Agosto
Gráfico 3. Quantidade de Consultas
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Quantidade Pesquisas em 2014 (até agosto) 140
124
120
111
110
100 80 60
45
40 20 0
Guias Solicitação
SISARQ
Telefone
Gráfico 4: Por meio utilizado para consulta.
30 25
Axis Title
20 15 10 5 0
Ja n
Fev
Ma r
Abri l
Mai o
Jun
Jul
Ago
Grafico 5: Detalhamento por mês / até agosto 2014
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10 PROBLEMAS ESTRUTURAIS QUE NECESSITAM DE MELHORIAS A Coordenação de Arquivo e Documentação tem como objetivo implantar e coordenar a gestão documental no âmbito da UFBA, contribuindo para uma articulação harmoniosa entre os documentos de arquivo durante todo o seu ciclo vital, ou seja, desde o momento de sua produção, nos setores da universidade até o momento de sua destinação final, devendo a guarda definitiva ser responsabilidade desta Coordenação e/ou nas unidades/órgãos (origens) que tenham estrutura para tal finalidade. Assim, um arquivo deve oferecer áreas específicas que possibilitem o trabalho técnico e administrativo e também áreas de depósito, com condições climáticas e de segurança especial.
10.1 SITUAÇÕES DO ESPAÇO FISICO Atualmente, a CAD funciona no prédio no Campus de Ondina, divido com a Divisão de Material, ocupando metade da sua área útil. A sua capacidade de armazenamento encontra-se no seu limite máximo, o que demanda uma necessidade urgente de projetar nova estrutura física. Existe uma demanda real conhecida, pois já foi solicitado recebimento de massas documentais em situação de risco, para guarda. Abaixo apresentamos a quantidade de caixas por órgão e unidade.
DEMANDA CONHECIDA: (solicitações aguardando ampliação da área de guarda) ORGÃO / UNIDADE SPE PRPPG SGC MATERNIDADE CLIMÉRIO DE OLIVEIRA HPUS DCA FILOSOFIA PROGRAD Total
QUANTIDADE DE CAIXAS Média 700 caixas Média 1.000 caixas Média 700 caixas Média 2.000 caixas Média 2.000 caixas Média 500 caixas Rotina anual de envio 500 caixas (já no CAD) + 500 caixas para enviar 7.900 caixas
A CAD realizou também um mapeamento dos arquivos setoriais das unidades e órgãos da UFBA no mês de setembro/2013 através de visitas realizadas in loco, que gerou o conhecimento de uma demanda espontânea que encontra-se em parte mensurada. A massa documental encontra-se, em sua maioria, em situação de gravíssimo risco, em locais 12
insalubres e sem nenhuma identificação. Abaixo tabelas demonstrando essa demanda.
DEMANDA ESPONTANEA MENSURADA: (in loco) ORGÃO / UNIDADE AAI- ASSESSORIA INTERNACIONAL CCI CGP COSEG ESCOLA DE BELA ARTES ESCOLA DE DANÇA FACULDADE DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS FACULDADE DE ECONOMIA FACULDADE DE ODONTOLOGIA – NÚCLEO DE ACOLHIMENTO FACULDADE DE MEDICINA GABINETE DO REITOR ICS IHAC INSTITUTO DE BIOLOGIA INSTITUTO DE FISICA INSTITUTO DE QUÍMICA SECRETARIA INSTITUTO DE GEOCIÊNCIA INSTITUTO DE MATEMÁTICA CEAG INSTITUTO DE MATEMATICA -CEAPG MUSEU DE ARTE SACRA NEIN PAF I E PAC PGF PROAE PROEXT PROPLAN PRPPG STI TV UFBA TOTAL DE CAIXAS
QUANTIDADE DE CAIXAS (Media) 100 caixas 30 caixas, 30 classificadores e 35 pastas * 1.400 caixas 20 caixas 445 caixas + 356 envelopes * 300 caixas + 150 Pastas AZ * 200 caixas 350 caixas e 850 classificadores* 120 caixas pacientes inativos 1.500 caixas 300 caixas 4.000 caixas 50 caixas 502 caixas + 06 armários de aço completos* 850 caixas + 3 armários de aço completos * 100 caixas 3.000 caixas 506 caixas + 08 armários com pastas * 60 caixas + pastas suspensas +6 armários de aço * 130 caixas 100 caixas 30 caixas 150 caixas 700 caixas e pastas suspensas * 441 caixas 60 caixas + 100 pastas AZ + 30 classificadores * 1.000 caixas 200 caixas 100 caixas 15.894 CAIXAS
Total – Média de 15.894 Caixas Ou 2.271 Metros Lineares de Documentos. *Não foi contabilizado os documentos fora das caixas box.
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DEMANDA MAPEADA SEM DEFINIÇÃO ORGÃO / UNIDADE CDH – NUCLEO DE APRIMORAMENTO CDH- NUCLEO DE QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO COLEGIADO DE PÓS-GRADUAÇÃO ZOOTECNIA/CIENCIAS ANIMAIS NOS TROPICOS COLEGIADO DE GRADUAÇÃO – ZOOTECNICA/VETERINARIO CPGG- CENTRO DE PESQUISA GEOFISICA E GEOLOGIA CPPDCPPO- SUMAI CRH EDUFBA EMUS
ESCOLA DE TEATRO ESCOLA DE NUTRIÇÃO FACOM FACULDADE DE EDUCAÇÃO FACULDADE DE FARMACIA FACULDADE DE ODONTO – ADM HOSPMEV INSTITUTO DE FISICA INSTITUTO DE LETRAS INSTITUTO DE MATEMATICA – SECRETARIA GERAL INSTITUTO DE MATEMATICA / PÓS GRADUAÇÃO ICI ISC- INSTITUTO DE SAÚDE COLETIVA
QUANTIDADE DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS A PARTIR DE 2005 DOCUMENTOS A PARTIR DE 2002 DOCUMENTOS A PARTIR DE 2000 LIVROS E MANUSCRITOS A PARTIR DE 1953 9 ARMARIOS DE AÇO COMPLETOS, PASTAS E CAIXAS (SEM DEFINIÇÃO) NÃO GUARDA PROCESSO – POSSUI 20 PASTAS SUSPENSAS DOCUMENTOS A PARTIR DE 1918 –. SEM DEFINIÇÃO CENTENAS – ACERVO BIBLIOGRAFICO E TEXTUAL ACERVO DA ORQUESTRA MEMORIAL LINDEMBERGUE CARDOSO ACERVO ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS A PARTIR DE 1956 ATÉ 2013 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1960 ATÉ 2013 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1970 CENTRO DE MEMORIA – DOCUMENTO A PARTIR DE 1950 – ESCOLA APLICAÇÃO DOCUMENTOS A PARTIR DE 40 ANOS SEM DEFINIÇÃO DOCUMENTOS A PARTIR DE 1947 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1971 SEM DEFINIÇÃO DOCUMENTO A PARTIR DE 1960 – EM MEDIA 7 ARMARIOS DE AÇO DOCUMENTOS A PARTIR DE 1960 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1940 DOCUMENTOS DE 1994 – 2003 14
INSTITUTO DE QUIMICA – SECRETARIA INSTITUTO DE QUIMICA – COLEGIADO INSTITUTO DE QUIMICA – COMPRAS MEUZ- MEDICINA VETERINARIA E ZOOTECNICA NUSEL- NUCLEO DE SELEÇÃO CDA- NUCLEO DE AVALIAÇÃO E PROGRESSÃO CDH- NUCLEO DE APOIO LOGISTICO PROGRAD- SGC- SEÇÃO DE DIPLOMA SOC- SECRETARIA DOS CONSELHOS SUPERIORES SMURB- SERVIÇO MEDICO UNIVERSITARIO SUPAD- SUPERINTENDENCIA E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
DOCUMENTOS A PARTIR DE 1958 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1958 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1971 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1957 DOCUMENTOS A PARTIR DE 1994 SEM INFORMAÇÃO SEM INFORMAÇÃO 500 LIVROS TOTAL DE 30 A 40 ARMÁRIOS – DOCUMENTAÇÃO DE 1946 A 2013 DOCUMENTOS DA DÉCADA DE 1950 ATÉ OS DIAS ATUAIS DOCUMENTOS A PARTIR DE 1964
Devido à grande demanda existente de massa documental das unidades e órgãos da UFBA, a CAD realizou projeto para ampliação da sua área útil. Descrevemos abaixo esse projeto.
10.2
PROPOSTAS
PARA
NOVAS
INSTALAÇÕES
-
COORDENAÇÃO DE ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO – CAD. O prédio atual atenderia as necessidades da CAD com a realização de modificações Este prédio precisa ser adaptado, prevendo-se os trabalhos relacionados com recolhimento, organização, arranjo, armazenamento, preservação/conservação e segurança do acervo, bem como atividades de pesquisas e educativas. Também devem ser previstas instalações e facilidades de acesso para deficientes físicos, sejam eles usuários ou funcionários.
Para essas atividades, quatro áreas específicas devem ser
planejadas.
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a) ÁREA RESERVADA AO TRABALHO TÉCNICO E AOS DEPÓSITOS, TOTALMENTE VEDADA AO PÚBLICO (Área Técnica - locais de trabalho não abertos ao público: salas de recepção das entregas (incorporações), de triagem, de organização e ateliers técnicos): Sala de indexação dos documentos; Sala de reprografia; Sala para microfilmagem e digitalização; Sala para pequenos reparos; Sala para organização documental; Sala para tratamento documental (higienização); Recebimento e conferência documental (Triagem e preparação documental); o Depósito de materiais (limpeza e escritório). o o o o o o o
b) ÁREAS ADMINISTRATIVA, PARCIALMENTE VEDADA AO PÚBLICO (Área Administrativa): Sala de treinamento; Secretaria; o Coordenação; o Copa/refeitório/sala para promoção da qualidade de vida.
c) ÁREA PÚBLICA (Área do Público - local aberto ao público) e,
Sala para pesquisa.
d) ÁREA DE ARMAZENAMENTO (Área de Depósitos - locais de conservação onde as pessoas só trabalham ocasionalmente): Armazenamento e Guarda permanente; Armazenamento e Guarda intermediária; Armazenamento e Guarda temporária (aguardando tratamento). O espaço hoje destinado a CAD é insuficiente e não atende as demandas, desta forma solicitamos que seja remanejado parte do prédio que atende aos setores da Coordenação de Material e Patrimônio (antiga Divisão de Material), uma vez que fica muito mais cômodo transferir pessoas do que a massa documental e os arquivos deslizantes que compõem esta coordenação.
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1- Sala da Coordenação 2- Secretaria 3- Deposito de ELEVA DOR Material 02º 4- Sala de ANDAR Descanso 5- Arquivos Deslizantes ( 1ª etapa )
W C
17 – copa copa
9- Arquivos deslizantes ( 2ª etapa)
W C
6- Sala de Treinamento 7- Sala de Pesquisa 8- Sala de reprografia 10- Sala da-T Recepção CAD Indexaçãoda dos documentos 11- Sala de 15-Sala de microfilmage Tratamento m Documental 16- Sala parade 12- Sala pequenos reparos Digitalização
13- Sala de Organização Documental 14-Triagem Documental
Térreo – Entrada do Prédio
Gráfico 2: Novo layout com a ocupação de todo o prédio .
10.3 SITUÇÃO DOS ARQUIVOS DESLIZANTES PROPOSTA PARA AQUISIÇÃO DE ARQUIVOS DESLIZANTES NOVOS ( COMPACTADOR VERTICAL ) Em atenção ao MANUAL DE UTILIZAÇÃO E APILICAÇÃO – TABELAS DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO, publicado em julho/2014 e organizado pelas professoras Lídia Toutain e Aurora Freixo, no item referente à transferência de documentos dos arquivos setoriais intermediários para o arquivo permanente (item 2.3) foi recomendado a CAD como órgão responsável para custódia desta massa documental. Essa orientação veio confirmar a necessidade de aumento de espaço físico para recebimento destes documentos. Pensando na ampliação da capacidade de armazenamento do arquivo com documentos em situação de risco nas unidades e órgãos da UFBA, foi realizado um projeto de aquisição de novos arquivos deslizantes, o que deverá ampliar em 80% a capacidade dos arquivos no CAD, podendo assim atender a demanda já conhecida e a demanda ainda em pesquisa. Para atender a ampliação dos arquivos deslizantes, com a compra de 2 arquivos deslizantes chamados de “Compactador Vertical”, torna-se necessário a ampliação do espaço físico, com a proposta de ampliação das áreas ocupadas pelo CAD apresentada anteriormente.
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Fig. 1 – Arquivo “Compactador Vertical”
Para melhor especificar a necessidade da aquisição de novos arquivos deslizantes, informamos abaixo capacidade dos atuais e sua ocupação.
ARQUIVOS DESLIZANTES – CAPACIDADE
OCUPAÇÃO VAGAS
31.000
25.412
5.588
11 INICIATIVAS DA CAD 11.1 A QUALIDADE DE VIDA DO COLABORADOR A qualidade de vida do colaborador é considerada prioridade na CAD, assim, alguns projetos são idealizados e implantados de forma pioneira dentro da coordenação. Dentre esses podemos citar: - ginástica laboral; - reciclagem de materiais descartados; - Cursos de técnicas de arquivo; - Programa motivacional para funcionários.
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11.2 ÁREA ADMINISTRATIVA Na área administrativa foram implantados os projetos visando à melhoria das atividades, e atender aos clientes com trabalho de qualidade. Podemos citar: - Instalação dos PIT´s (Postos de Intervenção Temporária) Os PIT´s consistem de um pequeno grupo de colaboradores, que temporariamente, visitam os órgãos e unidades da UFBA, com o objetivo de aplicar procedimentos arquivísticos junto a unidade, realizando assim uma melhoria nas condições de localização e conservação dos documentos nos arquivos setoriais. Atualmente estamos com PIT’s atuando nas seguintes unidades: - ICS – Instituto de Ciência da Saúde; - Instituto de Química; - e Instituto de Ciência da Informação (suspenso).
- Formação de Subgrupos (colaboradores) nas áreas de: - Marketing e comunicação e eventos; - Qualidade de vida; - Tecnologia da Informação; - e Rotinas e procedimentos.
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