UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA – UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA - SAD Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Salvador, 2013. Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 - 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
2 1 – APRESENTAÇÃO Uma gestão documental eficiente garante o controle dos documentos desde o momento de sua criação até sua destinação final. Para tanto, é de fundamental importância que se padronize os procedimentos a serem adotados pelos Arquivos das Unidades Acadêmicas e Administrativas para transferência da documentação à CAD. A criação de procedimentos é uma tarefa relevante, tendo em vista que ele auxiliará na agilidade da recuperação e no acesso aos documentos, proporcionando economia de tempo e maior eficácia nas tarefas da instituição. 2 – FINALIDADE Padronizar os procedimentos adotados pelos Arquivos das Unidades Acadêmicas e Administrativas para transferência da documentação à CAD tem a finalidade de organizar e preservar os documentos produzidos e/ou recebidos pelas diversas áreas da Universidade, visando atender as necessidades administrativas e exigências legais, bem como contribuir para a preservação da memoria documental da instituição. 3 – OBJETIVOS
Definir a forma de transferência dos documentos para guarda na CAD;
Definir critérios para solicitações de visitas técnicas orientadas á CAD.
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
3 4. SOLICITAÇÃO DE VISITA TÉCNICA PARA ORIENTAÇÃO
Unidade/órgão: Solicitar visita técnica para orientação. Coordenação de Arquivo e Documentação: Atender a solicitação, propondo plano de Atividades e informar ao Pró-Reitor de Administração as ações tomadas. Ordenador da Despesa (Pró-Reitor de Administração): autorizar as atividades/ações.
PROCEDIMENTOS
Cada unidade/orgão que desejar a visita técnica orientada da CAD deverá enviar oficio a PROAD aos cuidados do Pró Reitor Dirceu Martins com cópia para CAD solicitando a visita;
A visita ocorrerá mediante agendamento prévio;
Será feito um diagnóstico do local, com fotos e descrição da situação;
Será elaborado um plano de atividades para unidade/orgão, de acordo com as suas necessidades;
Será enviado um relatório ao Pró-Reitor informando as medidas adotadas;
A CAD irá auxiliar na escolha de critérios de arquivamento ou para qualquer outra dúvida referente à documentação.
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
4 5. SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DOCUMENTAÇÃO PARA CAD Unidade/órgão: Solicitar espaço. Coordenação de Arquivo e Documentação: Verificar espaço disponível e informar ao Pró-Reitor de Administração a liberação do espaço. Ordenador da Despesa (Pró-Reitor de Administração): autorizar o recebimento das caixas. PROCEDIMENTOS
Cada unidade/órgão interessada em enviar documentos a CAD deverá enviar ofício e/ou solicitação de transferência, informando a quantidade prevista de caixas para verificar a possibilidade de receber a documentação.
A transferência dependerá de disponibilidade de espaço físico na CAD para viabilizar a transferência;
Juntamente com as caixas deve seguir o Termo de Transferência de Documentos, em duas vias, devidamente preenchido e assinado (modelo anexo);
Cada unidade poderá definir a forma de arquivamento dos documentos enquanto estes permanecerem sob sua responsabilidade, podendo utilizar a ordem cronológica, numérica ou alfabética, de forma a facilitar a consulta aos documentos;
Após a transferência dos documentos para a CAD, esta tem autonomia para organizar a documentação da forma que considerar mais adequada à guarda e o acesso aos mesmos.
6. FORMULÁRIOS UTILIZADOS: os formulários citados neste manual de procedimento encontram-se em anexo, sendo eles: Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
5
Termo de transferência de documentos;
Formulário de solicitação de documentos;
Listagem de eliminação;
Espelho das caixas.
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O cumprimento dos requisitos deste manual é de fundamental importância para promover a padronização e a integração entre os Arquivos das Unidades e a CAD.
REFERÊNCIAS
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
6 AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS. Manual de Gestão de Documentos, Arquivos e Biblioteca. Brasília-DF: ANA, 2005. ARQUIVO NACIONAL. Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público. BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002. _______. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedição. AGU: Brasília, 2008. _________. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos as atividades-meio da administração pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. MARTINS, Neire do Rocio. Manual técnico organização de arquivos correntes e intermediários. Universidade Estadual de Campinas – Agência de Formação Profissional – Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Campinas, 2005. 41 p. Disponível em: www.unicamp.br/siarq/publicacoes/organizacao_arquivos_cor rentes_intermediarios.pdf PAZ, J. M. da et al. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de decisões. Biblios, Peru, v. 18-19, abr./set. 2004. Disponível em www.bibliosperu.com/ articulos/18_19/2004_20. pdf
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
7
ANEXOS
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
8
TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Ao(s) _____ dia(s) do mês de _____________ de ________, foi efetuada a transferência dos documentos abaixo relacionados á Coordenação de Arquivos e Documentação – CAD pela unidade/Colegiado/Departamento ________________________________________________________ e núcleo ______________________________________________________________. Tipo Documental
Datas limites
Quant.
Observação
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
9 ____________________________ Responsável pela transferência ___/___/_____
____________________________ Responsável pelo recebimento ___/___/_____
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS
Solicitação de Documentos - Nº _____________________ Salvador, ___ de _________ de _____. De:__________________________ Para: CAD Tipo Documental (Assunto) Nº documento Nome interessado Colegiado/Departamento Observação Nome, fone e e-mail do solicitante
Atenciosamente,
________________________________ Nome, setor e assinatura
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA – UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA - SAD Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO NÚMERO DA CAIXA
NÙMERO DO DOCUMENTO
PROCESSO NÚMERO
_________________________
_______________________________
Responsável pela Seleção
Chefe da Unidade/Subunidade
Data ___/______/______
Data ___/______/______
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 - 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA – UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA - SAD Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD
Setor Origem:
CAIXA Nº.
Setor Origem:
0000
Descrição da Documentação:
Estante
CAIXA Nº.
0000
Descrição da Documentação:
ASSUNTO ANO Módulo:
UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD
Prateleira:
ASSUNTO ANO Módulo:
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 - 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade
Estante
Prateleira:
UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA – UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA - SAD Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD
Manual de Procedimentos Universidade Federal da BAHIA Pró-Reitoria de Administração Coordenação de Arquivo e Documentação - CAD
ORGANIZAÇÃO E ELABORAÇÃO Equipe CAD Antonio Guedes – Coordenador CAD Nanci Moreira dos Santos Patrícia Reis
- 2013 –
Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 - 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade