Manual procedimento atual

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA – UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA - SAD Coordenação de Documentação e Arquivo – CAD

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Salvador, 2013.

Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 - 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade

2 1 – APRESENTAÇÃO Uma gestão documental eficiente garante o controle dos documentos desde o momento de sua criação até sua destinação final. Para tanto, é de fundamental importância que se padronize os procedimentos a serem adotados pelos Arquivos das Unidades Acadêmicas e Administrativas para transferência da documentação à CAD. A criação de procedimentos é uma tarefa relevante, tendo em vista que ele auxiliará na agilidade da recuperação e no acesso aos documentos, proporcionando economia de tempo e maior eficácia nas tarefas da instituição.

2 – FINALIDADE Padronizar os procedimentos adotados pelos Arquivos das Unidades Acadêmicas e Administrativas para transferência da documentação à CAD tem a finalidade de organizar e preservar os documentos produzidos e/ou recebidos pelas diversas áreas da Universidade, visando atender as necessidades administrativas e exigências legais, bem como contribuir para a preservação da memoria documental da instituição.

3 – OBJETIVOS 

Definir a forma de transferência dos documentos para guarda na CAD;



Definir critérios para solicitações de visitas técnicas orientadas á CAD.

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3 4. SOLICITAÇÃO DE VISITA TÉCNICA PARA ORIENTAÇÃO

Unidade/órgão: Solicitar visita técnica para orientação.

Coordenação de Arquivo e Documentação: Atender a solicitação, propondo plano de Atividades e informar ao Pró-Reitor de Administração as ações tomadas.

Ordenador da Despesa (Pró-Reitor de Administração): autorizar as atividades/ações.

PROCEDIMENTOS 

Cada unidade/orgão que desejar a visita técnica orientada da CAD deverá enviar oficio a PROAD aos cuidados do Pró Reitor Dirceu Martins com cópia para CAD solicitando a visita;



A visita ocorrerá mediante agendamento prévio;



Será feito um diagnóstico do local, com fotos e descrição da situação;



Será elaborado um plano de atividades para unidade/orgão, de acordo com as suas necessidades;



Será enviado um relatório ao Pró-Reitor informando as medidas adotadas;



A CAD irá auxiliar na escolha de critérios de arquivamento ou para qualquer outra dúvida referente à documentação.

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4 5. SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA/RECOLHIMENTO DE DOCUMENTAÇÃO PARA CAD Unidade/órgão: Solicitar espaço.

Coordenação de Arquivo e Documentação: Verificar espaço disponível e informar ao Pró-Reitor de Administração a liberação do espaço.

Ordenador da Despesa (Pró-Reitor de Administração): autorizar o recebimento das caixas.

PROCEDIMENTOS 

Cada unidade/órgão interessada em enviar documentos a CAD deverá enviar ofício e/ou solicitação de transferência, informando a quantidade prevista de caixas para verificar a possibilidade de receber a documentação.



A transferência dependerá de disponibilidade de espaço físico na CAD para viabilizar a transferência;



Juntamente com as caixas deve seguir o Termo de Transferência de Documentos, em duas vias, devidamente preenchido e assinado (modelo anexo);



Cada unidade poderá definir a forma de arquivamento dos documentos enquanto estes permanecerem sob sua responsabilidade, podendo utilizar a ordem cronológica, numérica ou alfabética, de forma a facilitar a consulta aos documentos;



Após a transferência dos documentos para a CAD, esta tem autonomia para organizar a documentação da forma que considerar mais adequada à guarda e o acesso aos mesmos.

6. FORMULÁRIOS UTILIZADOS: os formulários citados neste manual de procedimento encontram-se em anexo, sendo eles: Rua Barão de Jeremoabo S/N, Campus de Ondina, Salvador – Ba – CEP 40170-115 Divisão de Material / DIM Tel.: 0** 71 3283-6082 / 3283 – 6086 Zelando Pela Memória Documental da Nossa Universidade

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

Termo de transferência de documentos;



Formulário de solicitação de documentos;



Listagem de eliminação;



Espelho das caixas.

8. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O cumprimento dos requisitos deste manual é de fundamental importância para promover a padronização e a integração entre os Arquivos das Unidades e a CAD.

REFERÊNCIAS

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6 AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS. Manual de Gestão de Documentos, Arquivos e Biblioteca. Brasília-DF: ANA, 2005.

ARQUIVO NACIONAL. Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público.

BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002. _______. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedição. AGU: Brasília, 2008. _________. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos as atividades-meio da administração pública/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

MARTINS, Neire do Rocio. Manual técnico organização de arquivos correntes e intermediários. Universidade Estadual de Campinas – Agência de Formação Profissional – Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Campinas, 2005. 41 p. Disponível em: www.unicamp.br/siarq/publicacoes/organizacao_arquivos_cor rentes_intermediarios.pdf PAZ, J. M. da et al. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de decisões. Biblios, Peru, v. 18-19, abr./set. 2004. Disponível em www.bibliosperu.com/ articulos/18_19/2004_20. pdf

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ANEXOS

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TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Ao(s) _____ dia(s) do mês de _____________ de ________, foi efetuada a transferência dos documentos abaixo relacionados á Coordenação de Arquivos e Documentação – CAD pela unidade/Colegiado/Departamento ________________________________________________________ e núcleo ______________________________________________________________.

Tipo Documental

Datas limites

Quant.

Observação

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9 ____________________________ Responsável pela transferência ___/___/_____

____________________________ Responsável pelo recebimento ___/___/_____

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS

Solicitação de Documentos - Nº _____________________ Salvador, ___ de _________ de _____.

De:__________________________ Para: CAD Tipo Documental (Assunto) Nº documento Nome interessado Colegiado/Departamento Observação Nome, fone e e-mail do solicitante

Atenciosamente,

________________________________ Nome, setor e assinatura

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LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO NÚMERO DA CAIXA

NÙMERO DO DOCUMENTO

PROCESSO NÚMERO

_________________________

_______________________________

Responsável pela Seleção

Chefe da Unidade/Subunidade

Data ___/______/______

Data ___/______/______

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Setor Origem:

CAIXA Nº.

Setor Origem:

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Descrição da Documentação:

Estante

CAIXA Nº.

0000

Descrição da Documentação:

ASSUNTO ANO Módulo:

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Prateleira:

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Prateleira:

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ORGANIZAÇÃO E ELABORAÇÃO Equipe CAD Antonio Guedes – Coordenador CAD Nanci Moreira dos Santos Patrícia Reis

- 2013 –

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