UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA - UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD COORDENAÇÃO DE ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO – CAD
RELATÓRIO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA 2013 I – Apresentação Nos nossos dias, o papel ainda é a base de suporte das informações, sendo o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública lida anualmente com um grande volume de documentos e a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Desta forma, qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de existência, convive com o dilema do que fazer com a documentação acumulada no decorrer de suas funções. “O poder público em suas várias esferas, a área privada e mesmo pessoas físicas em seus escritórios ou residências são forçadas a guardar cada vez maior quantidade de documentos” (LOPES, 2004, p.115). Assim, independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituição na qual se encontra o setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. Desta forma, os arquivos universitários, segundo Bellotto (1989, p. 20-23) resultam da acumulação de documentos gerados ou reunidos por instituições públicas ou privadas no exercício das funções e atividades que comprovam e justificam sua existência, e são conservados enquanto seu teor está em vigor/vigência, por razões administrativas e/ou jurídico-legais e podem constituir elemento documental dentro dos arquivos permanentes, conhecidos como históricos. A autora destaca os objetivos principais dos arquivos universitários, que são: a. Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, história e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade; b. Analisar e descrever estes documentos tornando possível seu acesso, segundo os procedimentos elaborados especificamente para estes fins. Neste contexto, este relatório apresenta um balanço sintético das atividades e realizações da Coordenação de Arquivo e Documentação – Cad (antigo Núcleo de Gerenciamento de Documentação e Arquivo – Nugerdoc) no ano de 2013. II – Estrutura regimental 1. Competência A Coordenação de Arquivo e Documentação, diretamente subordinada à Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal da Bahia – PROAD/UFBA tem por finalidade realizar mapeamentos e diagnósticos nas unidades documentais; estruturar os núcleos de arquivamento; coordenar o sistema de arquivos; gerenciar, organizar, armazenar, preservar e viabilizar o funcionamento do arquivo geral, garantindo a sua integridade e segurança; receber, registrar e encaminhar documentos, expedientes e volumes, que circulam entre as diversas unidades universitárias e órgãos, provendo a sua tramitação com o devido controle através de sistema informatizado; gerenciar, viabilizar e responder pelos serviços de arquivo, guarda, custódia (acondicionamento e armazenamento), microfilmagem, digitalização e assinatura digital dos documentos a serem arquivados; elaborar procedimentos e instruções sobre arquivamento central e setorial, além de descarte de documentos; supervisionar o funcionamento dos arquivos setoriais, correntes e intermediários das unidades universitárias e órgãos; atender às solicitações de CAD: “Zelando pela memória documental de nossa universidade”