UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA - UFBA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD COORDENAÇÃO DE ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO – CAD
RELATÓRIO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA 2013 I – Apresentação Nos nossos dias, o papel ainda é a base de suporte das informações, sendo o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública lida anualmente com um grande volume de documentos e a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Desta forma, qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de existência, convive com o dilema do que fazer com a documentação acumulada no decorrer de suas funções. “O poder público em suas várias esferas, a área privada e mesmo pessoas físicas em seus escritórios ou residências são forçadas a guardar cada vez maior quantidade de documentos” (LOPES, 2004, p.115). Assim, independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituição na qual se encontra o setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. Desta forma, os arquivos universitários, segundo Bellotto (1989, p. 20-23) resultam da acumulação de documentos gerados ou reunidos por instituições públicas ou privadas no exercício das funções e atividades que comprovam e justificam sua existência, e são conservados enquanto seu teor está em vigor/vigência, por razões administrativas e/ou jurídico-legais e podem constituir elemento documental dentro dos arquivos permanentes, conhecidos como históricos. A autora destaca os objetivos principais dos arquivos universitários, que são: a. Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, história e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade; b. Analisar e descrever estes documentos tornando possível seu acesso, segundo os procedimentos elaborados especificamente para estes fins. Neste contexto, este relatório apresenta um balanço sintético das atividades e realizações da Coordenação de Arquivo e Documentação – Cad (antigo Núcleo de Gerenciamento de Documentação e Arquivo – Nugerdoc) no ano de 2013. II – Estrutura regimental 1. Competência A Coordenação de Arquivo e Documentação, diretamente subordinada à Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal da Bahia – PROAD/UFBA tem por finalidade realizar mapeamentos e diagnósticos nas unidades documentais; estruturar os núcleos de arquivamento; coordenar o sistema de arquivos; gerenciar, organizar, armazenar, preservar e viabilizar o funcionamento do arquivo geral, garantindo a sua integridade e segurança; receber, registrar e encaminhar documentos, expedientes e volumes, que circulam entre as diversas unidades universitárias e órgãos, provendo a sua tramitação com o devido controle através de sistema informatizado; gerenciar, viabilizar e responder pelos serviços de arquivo, guarda, custódia (acondicionamento e armazenamento), microfilmagem, digitalização e assinatura digital dos documentos a serem arquivados; elaborar procedimentos e instruções sobre arquivamento central e setorial, além de descarte de documentos; supervisionar o funcionamento dos arquivos setoriais, correntes e intermediários das unidades universitárias e órgãos; atender às solicitações de CAD: “Zelando pela memória documental de nossa universidade”
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empréstimos e consultas de documentos sob sua guarda, resguardando o sigilo legal da informação produzida e recebida; buscar o constante aperfeiçoamento das técnicas de conservação e guarda de documentos, atentando para os padrões de controle ambiental de temperatura e umidade; elaborar programas de publicações e divulgação do acervo arquivístico, por meio da gestão, recolhimento, tratamento técnico, preservação e divulgação do patrimônio documental da universidade, garantindo pleno acesso à informação e visando apoiar as decisões do reitorado de caráter políticoadministrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. III - MISSÃO Recolher, organizar e conservar os documentos de valor histórico, jurídico, patrimonial, contábil, técnico e administrativo, produzidos pelos diversos órgãos e unidades da UFBA, com vistas a servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa, bem como, contribuir para a eficiência/eficácia acadêmica e administrativa, e, assim, preservando e zelando a memória institucional. IV – VISÃO Em curto espaço de tempo ser um referencial na área de documentação e informação dentro e fora da UFBA. V – VALORES Autodesenvolvimento: Assumir a responsabilidade de desenvolver-se continuamente, de forma a contribuir para o seu crescimento pessoal e profissional, bem como, para o desempenho organizacional; Comprometimento: Atuar com dedicação, empenho e envolvimento em suas atividades; Cooperação: Trabalhar em equipe, compartilhando responsabilidades e resultados; Ética: Agir com honestidade e integridade em todas as suas ações e relações; Inovação: Propor e programar soluções novas e criativas, processos e/ou rotinas de trabalho; Orgulho Institucional: Sentir-se satisfeito por fazer parte da instituição; Presteza: Entregar resultados com rapidez e qualidade; Responsabilidade socioambiental: Adotar os critérios sociais e ambientais nas ações do dia-a-dia; Transparência: Praticar atos com visibilidade plena no desempenho de suas atribuições. VI- OBJETIVOS A Coordenação de Arquivos e Documentação tem como objetivo implantar e coordenar a gestão documental no âmbito da UFBA, contribuindo para uma articulação harmoniosa entre os documentos de arquivo durante todo o seu ciclo vital, ou seja, desde o momento de sua produção, nos setores da universidade até o momento de sua destinação final, podendo ser a eliminação ou a guarda definitiva para esta Coordenação e/ou nas unidades/órgãos (origens) que tenham estrutura para tal finalidade. São ainda objetivos desta Coordenação: 1. Normatizar e acompanhar as atividades de recolhimento, organização, aplicação e uso da Tabela de Temporalidade Documental. 2. Prestar orientação técnica, treinamento e capacitação aos órgãos/unidades da Universidade, quanto à padronização de tipologias documentais e de etiquetas e espelhos identificadores dos documentos arquivados; acondicionamento dos documentos arquivados; transferência de documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda em arquivo corrente, além de CAD: “Zelando pela memória documental de nossa universidade”
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contribuir na elaboração e execução dos planos de classificação das atividades-meio e fim, bem como dos instrumentos de pesquisa e técnicas de arquivamento. 3. Ampliação do serviço de cópias micrográficas, tendo em vista que em 2013 foram
realizadas 2500 cópias de microformas (filme e jaqueta). 4. Ampliação dos serviços de visitas técnicas e guiadas não só à comunidade UFBA, mas
também às unidades que possuem sistema e políticas de arquivos, pleiteando conhecimentos para melhorias dos serviços arquivísticos na universidade. VII - AVALIAÇÃO DAS AÇÕES ADOTADAS EM 2013 Coordenação de Arquivo e Documentação – Cad (antigo Núcleo de Gerenciamento de Documentação e Arquivo – Nugerdoc) 1. Ação adotada em 2013: ampliação da função custódia (armazenamento). Justificativa: aumentar a capacidade de armazenamento em 2520 caixas.
Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, à medida que recebemos da Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas 90 caixas; Superintendência Administrativa - SAD (04 caixas); Coordenação de Contabilidade e Auditoria – CCA (67 caixas); Coordenadoria de Material e Patrimônio (Divisão de Material - 15 caixas); Serviço Médico Universitário Rubens Brasil – SMURB (08 caixas); Serviço de Seleção, Orientação e Avaliação – SSOA (631 caixas); Coordenação de Gestão de Pessoas – CGP (antiga SPE - 15 caixas) e 3147 caixas do Hospital Ana Nery, totalizando 3977 caixas, com previsão para receber em 2014 aproximadamente mil caixas, caso não seja ampliada a capacidade de armazenamento. Desta forma sugerimos a compra de um Compactador Vertical (arquivo deslizante duplo); objetivando ampliar nossa capacidade de armazenamento. 2. Ação adotada em 2013: higienização e organização dos prontuários da Maternidade Climério de Oliveira, que estão em ordem alfa e datados de antes de 2009. Justificativa: aperfeiçoar as respostas às solicitações feitas pela citada maternidade. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso e atualmente já conseguimos atender em até 24 horas as solicitações da maternidade, o que anteriormente eram necessários vários dias para alcançar este pleito. Das 1164 caixas armazenadas, 361 já foram higienizadas e indexadas. Salientamos que esta atividade ainda não se findou. 3. Ação adotada em 2013: organização dos prontuários do Hospital Ana Nery, que se compõem de três etapas. A primeira de separação das matrículas e higienização. A segunda corresponde à organização numérica destes prontuários. A terceira corresponde à criação de índices de buscas. CAD: “Zelando pela memória documental de nossa universidade”
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Justificativa: higienizar e organizar a documentação que estava em local insalubre e para ser descartada sem nenhuma avaliação prévia. Avaliação: esta ação está sendo adotada com sucesso, uma vez que das 2250 caixas recebidas 1174 já estão higienizadas, necessitando organização e indexação para finalizar o processo. 4. Ação adotada em 2013: Postos de Intervenção Temporária. Justificativa: orientações quanto à higienização, organização e acondicionamento em caixas-Box (papelão) da documentação nas unidades, criação de índices de busca, para assessorar, de forma eficiente, a produção e destinação de documentos, garantindo que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária, além de assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cientifica, contribuindo para o acesso aos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, e o que era para atender inicialmente à Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FFCH) hoje, atendemos às unidades do Instituto de Ciência da Saúde (dois colaboradores), Instituto de Química (três colaboradores), Pró-Reitoria de Extensão – PROEXT (um colaborador), Instituto de Ciência da Informação (dois colaboradores) e Escola de Enfermagem (um colaborador). 5. Ação adotada em 2013: Concluir organização dos dossiês dos servidores UFBA Justificativa: Aperfeiçoar as respostas ao Núcleo de Documentação e Informação da Coordenação de Desenvolvimento de Pessoas – CGP (antiga SPE), que tem sua documentação inativa custodiada a esta coordenação. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso. Hoje temos 6589 caixas organizadas e identificadas. Além dos documentos dos servidores que não possuem matricula SIAPE (70 caixas), 54 caixas de ficha de cadastro (ficha amarela) e 60 caixas com portarias, ofícios, processos administrativos e acadêmicos. 6. Ação adotada em 2013: mapear os arquivos setoriais, a partir da constituição da Coordenação de Arquivo e Documentação – Cad. Justificativa: avaliar as condições de funcionamento destes arquivos e qual sua real situação, identificando o quantitativo ideal de pessoas para estarem atuando nessas unidades. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso. Foram mapeadas setenta e duas unidades da UFBA a fim de alcançarmos subsídios relevantes, de modo a elaborar manual de procedimentos arquivísticos que favorecerá a recuperação da informação de forma rápida e eficiente através de instrumentos de pesquisa. 7. Ação adotada em 2013: Criação do Sistema Cad para indexação da documentação custodiada nesta coordenação. Justificativa: Criar índices de busca, visando identificar o contexto e o conteúdo de documentos, com a finalidade de promover um benéfico acesso aos arquivos de um modo geral. A indexação permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo documental.
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Avaliação: esta ação não foi adotada com sucesso, tendo em vista que precisamos do apoio da equipe de TI do Núcleo de Informação e Documentação (NDI) da Coordenação de Desenvolvimento de Pessoas (CGP). 8. Ação adotada em 2013: Implantação do Sistema de solicitação ao Arquivo - SISARQ Justificativa: Criar um sistema corporativo que permite as unidades universitárias requererem documentos que possam ser recebidos eletronicamente por meio do e-mail ou fisicamente por meio de malote. Avaliação: esta ação foi adotada com sucesso, das 471 (quatrocentas e setenta e uma) pesquisas atendidas por esta coordenação, 22% foram solicitadas pelo Sisarq, salientando que o mesmo só começou a operar com efetividade em setembro de 2013 (apenas os Núcleos da CGP e da PRODEP). Houve ampla aceitação do NDI - CGP (nosso maior cliente). Almeja-se em 2014 atender em 100% a todas as unidades da UFBA. VIII - METAS PARA 2014 1. Atender 25% das unidades/órgãos da UFBA com postos de intervenção temporária (PIT); 2. Aumentar em 50% a capacidade de armazenamento com a aquisição de um compactador
vertical de arquivos (arquivo deslizante duplo); 3. Conscientizar as unidades/órgãos da UFBA sobre a utilização do Sistema Sisarq para
solicitação de pesquisas a esta Coordenação; 4. Implantação da digitalização, objetivando digitalizar inicialmente os dossiês dos servidores
UFBA, em seguida as unidades que necessitem deste serviço; 5. Aumento dos recursos humanos com a efetivação do pregão; 6. Criação de arquivos setoriais nas unidades que tenham espaço físico para tal; 7. Elaboração de plano de classificação, utilização e aplicação da tabela de temporalidade em
parceria com a Comissão Permanente de Arquivos – Cparq; 8. Normatização dos procedimentos arquivísticos em parceria com a Comissão Permanente de
Arquivos – Cparq; 9. Efetivação do Sistema da Cad para indexação da documentação armazenada nesta
coordenação; 10. Ampliação das áreas de trabalho da Cad; 11. Implantação da microfilmagem para os documentos permanentes e históricos, com objetivo
de preservar a memória institucional; 12. Lançamento da Cartilha interativa ilustrativa da Cad, cujo objetivo principal é informar à
comunidade universitária sobre temas arquivísticos e contribuir com alguns conceitos e teorias que envolvem o mundo dos arquivos e dos documentos.
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Referências 1. LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e a organização da gestão documental. Revista ACB:
Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 9, p. 113-122, 2004. 2. BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Universidade e arquivos: perfil, história e convergência. Transinformação, Campinas, v.1, n.3, p.15-28, set./dez. 1989.
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