MANUAL
DE LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN
DEPORTES VERALIMA
Manual de lineamientos y políticas de comunicación-Deportes VeraLima
MANUAL DE LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN “DEPORTES VERALIMA”
SILVIA NATALIA CRISTANCHO LAURA ANDREA HERRERA MAIRA ALEJANDRA ORTIZ MÓNICA DANIELA ROJAS
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BUCARMANGA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, HUMANIDADES Y ARTES REDACCIÓN Y CULTURA DIGITAL EN LA ORGANIZACIÓN BUCARAMANGA 2016
Introducci贸n______________________________________________4 Objetivos del documento____________________________________5 Canales virtuales___________________________________________6 Principios________________________________________________8 Pol铆ticas__________________________________________________9 Lineamientos_____________________________________________13
Manual de lineamientos y pol铆ticas de comunicaci贸n-Deportes VeraLima
CONTENIDO
Manual de lineamientos y políticas de comunicación-Deportes VeraLima 4
INTRODUCCIÓN Deportes VeraLima & Cia Ltda, es una empresa dedicada al diseño, producción y comercialización de prendas y artículos deportivos de calidad en Santander. Que brinda a sus clientes los mejores servicios con un personal calificado y tecnología de punta. Esta empresa está presente en la región desde hace 30 años, fundada por los hermanos: Edinson Pérez Lima y Eusebio Vera Lima, ex jugador profesional de fútbol colombiano de los 80, sin embargo la influencia de esta marca en los medios digitales es muy baja, debido a que sus esfuerzos se han centrado en las ventas directas sin incrementar sus ventas por medio de la página web, promocionada a través de las redes sociales, es por esto que el presente plan de comunicación digital tiene el fin de reforzar la imagen de la empresa y potenciar las ventas virtuales.
Deportes VeraLima pretende con sus políticas de comunicación regular y uniformar sus procesos de publicación de información y divulgación de contenidos en su página web. De igual manera, las políticas y los lineamientos se tendrán en cuenta para el buen manejo de los medios digitales, en los cuales interactúa con sus diferentes públicos.
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OBJETIVOS DEL DOCUMENTO
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CANALES VIRTUALES Página web: La plataforma web funcionará como el portal oficial de Deportes VeraLima, donde se encontrará la información institucional, productos y diseños que crea y comercializa. De esta misma forma tiene la función de vender y ser el ancla informativa en las redes sociales. Formato móvil de página web: La importancia de buscar este tipo de “nuevas audiencias” se debe a que los usuarios llevan consigo sus celulares a lo largo del día, están constantemente actualizados y en búsqueda del acceso directo a sus páginas comerciales más usadas, para realizar sus búsquedas o pedidos de una forma más rápida, fácil y sencilla. Deportes VeraLima versión móvil tendrá las mismas opciones a la página web, adaptado a la pantalla del celular, por medio de la cual los clientes realizarán sus búsquedas y pedidos. Instagram: Instagram funcionará como la galería directa en la que se publicarán videos y fotografías relacionados con el deporte y personajes representativos del mismo. Ya sea en fútbol, baloncesto, tenis, patinaje, natación, squash, voleibol entre otros. De esta manera se dará a conocer a Deportes VeraLima como un punto referente para encontrar estos productos. Twitter: Twitter se utilizará para promocionar e informar sobre productos y servicios deportivos propios de la organización o de interés general. Haciendo uso del hashtag #DeportesVeraLima para crear tendencia y unificar todas las publicaciones que se realicen. Facebook: Facebook se utilizará para la publicación de contenidos de la página web, fotografías y videos cortos, así como para generar acciones de promoción utilizando el hashtag #DeportesVeraLima para fortalecer la marca de la empresa.
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Youtube: Publicación de videos cortos en donde se expongan contenidos corporativos para promocionar los productos deportivos asociados a la marca.
Los principios base para un efectivo manejo de medios digitales de Deportes VeraLima son: Compromiso: La información será transparente e interactiva, de modo que se dé respuesta a todas las dudas e inquietudes que nuestros usuarios o clientes tengan al respecto. Servicio: Se basa en la efectiva y clara información de los contenidos, con el fin de satisfacer las exigencias de nuestros clientes.
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PRINCIPIOS
Claridad: Generación de contenidos veraces, entendibles y reales para potenciar la credibilidad y entendimiento de la información publicada. Coherencia: Divulgar publicaciones exclusivas del sentido y causa de la empresa, que coordinen la gestión interna de información oportuna a las necesidades de sus públicos. Oportunidad: Se crearán contenidos que estén a la vanguardia con el deporte y un estilo de vida saludable, con los cuales nuestros usuarios se sientan identificados. Unidad de medios: Publicación de contenidos ajustados al formato de la red social, pero manteniendo una imagen unida de las campañas, procesos, cambios y promociones de la empresa para un mayor fortalecimiento del brazo de comunicación virtual hacia la comunicación institucional, de acuerdo al sector al que pertenezca.
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POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN PARA MEDIOS DIGITALES: De imagen 1. Deportes VeraLima unificará la imagen gráfica y conceptual en los materiales comunicacionales y publicitarios como: propaganda, cuñas, videos, banners, spots, que se muestren en redes sociales como Facebook, Twitter y en su página web. Previo a su publicación y difusión contará con la aprobación del Gerente General, Eusebio Vera Lima. 2. Los patrocinios realizados por parte de deportes VeraLima, deben mostrarse con su correspondiente logo corporativo y este debe ser coherente respecto a los colores institucionales. 3. En la página web se publicará los deportistas más destacados que luzcan los últimos diseños de Deportes VeraLima. 4. Se debe utilizar un tono de voz cálido y cordial. Se darán respuestas oportunas en la página web y redes sociales. Toda imagen publicada en el sitio web o en redes sociales deben ser coherentes con el objetivo de la empresa, el cual es mostrar sus productos y diseños deportivos. Promoción y divulgación Aquí se contempla el diseño y/o fortalecimiento de los medios y estrategias de comunicación corporativa, con el fin de brindar información de primera mano y, en la medida de lo posible, interactuar con los clientes. 1. Incrementar la divulgación y promoción de información sobre los nuevos diseños elaborados por la empresa, elevando el número de publicaciones y facilitando el desarrollo de presentaciones en multimedia, tales como: fotografías de los diseños o videos. 2. Monitorear y medir permanentemente las acciones y sus resultados (cada vez que se suba un diseño a la página web o a redes sociales se les hará un seguimiento de aceptación por parte de los cibernautas).
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3. La página web y redes sociales se utilizarán como medios electrónicos de
4. La divulgación de contenidos propios se plantea como una “intencionalidad corporativa” de generar espacios de conocimiento, al crear y consolidar escenarios y estrategias para dar a conocer sus nuevos trabajos de diseño, patrocinio y procesos de innovación de maquinaria. Manejo de crisis Es imprescindible que durante una crisis comunicacional en Deportes VeraLima, se cuente con planes de acción que permitan llegar a soluciones y consensos, con el fin de obtener acuerdos benéficos para todos los afectados. Por consiguiente, se establece que para afrontar la crisis se debe: 1. Identificar la crisis para definir su origen e implicaciones.
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información y difusión de productos y servicios de la marca. Estos medios de comunicación deben estar en continua actualización.
2. Determinar la plataforma y el autor de donde emerge la crisis para medir el nivel de propagación y de esta manera, definir la capacidad de respuesta de la organización. 3. El gerente y su equipo de trabajo concretan la magnitud de la crisis para establecer procedimientos específicos y administrar una respuesta o solución idónea frente a los inconvenientes cibernéticos. Los entes encargados de las redes sociales y comunicaciones en general, deben tener un plan de contingencia para que en dado caso ningún problema altere o perjudique la imagen de la empresa en el ámbito social. 4. Realizar una retroalimentación constructiva en la que se analice y genere un aprendizaje colectivo y se tomen acciones para evitar una situación similar a futuro. 5. Documentar. 6. Monitoreo de la situación de crisis. Administración de redes sociales La Web 2.0 ofrece herramientas que le permiten al usuario interactuar con diferentes servicios de información, facilitándole la posibilidad de inmediatez e intercambio de datos. Es por ello, que Deportes VeraLima se ha vinculado con algunas de estas herramientas interactivas publicando contenidos de
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interés para la comunidad a través de ellas. Teniendo en cuenta que se debe velar por el uso adecuado y la transparencia de la información publicada a través de la web y además de la correcta utilización de la identidad e imagen organizacional, se establece que: 1. Se debe cuidar la redacción y ortografía de la información que se publique. 2. Se debe utilizar un tono de voz cálido, amable y cordial. 3. Se deben publicar en las páginas, los enlaces de las nuevas publicaciones del sitio Web asociado (página web de la dependencia y otras redes sociales). 4. Cuando se publiquen videos y fotos se debe incluir una descripción que oriente al usuario sobre lo que está observando: créditos de la fotografía, personajes que aparecen en ella, lugar y un breve relato que justifique el porqué.
Interacción: 1. El administrador de cada red social será el único encargado de moderar publicaciones y comentarios. 2. El administrador debe resolver dudas, responder mensajes directos y comentarios. 3. Se deben responder los comentarios en un marco de 24 horas. 4. Agradecer al usuario su participación. 5. Cuando los comentarios tienen contenidos de críticas o mensajes inapropiados, se debe responder educadamente y en lo posible direccionar al usuario a fuentes de mayor información. 6. Se debe ocultar o eliminar si es necesario, las publicaciones con contenidos inapropiados (spam). 7. Responder en nombre de la organización y evitar respuestas en nombre del administrador. 10
•En Twitter, se publicará de forma continua pero no excesiva: entre dos y diez tuits diarios. •Los videos publicados en YouTube deben tener título, palabras clave y descripción básica. •En Instagram se publicarán solo imágenes relacionadas con la razón social de la empresa. •Se publicará, por lo menos, una entrada diaria en la cuenta de Facebook, relacionada con productos y servicios propios de la organización.
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Redes:
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LINEAMIENTOS PARA LA PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS Administración de contenidos: PÁGINA WEB CONTENIDOS ESCRITOS: Título: 2 a 6 caracteres. Fuente: -Título: Times New Roman -Contenido: Arial Tamaño: -Título: Mínimo 16 y máximo 24. -Contenido: Mínimo 12 y máximo 14. Subtítulos. No son obligatorios pero si es necesario se utilizarán de 1 a dos líneas. Número de párrafos: Mínimo 1 máximo 5. Número de líneas por párrafos: Mínimo 3 máximo 5. Uso de negrilla: Exclusivo para títulos y palabras clave. Uso de hipervínculos: La implementación de los hipervínculos debe ser mínima, máximo 4 hipervínculos por artículo, su uso es para aclarar una frase o dar contexto de lo que se esté hablando. Fotos o imágenes de apoyo: 1200 X 627 px.
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Fotografía
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CONTENIDOS VISUALES: Imagen: Mínimo 180 X 180 px y máximo 1200 X 1200 px. Pie de foto: Debe describir la imagen, el nombre del fotógrafo o referencia de dónde fue tomada. Galerías: 5 a 15 imágenes por álbum.
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Galería Titulo de la galería
Fotografía Galería
Descripción de la fotografía.Luegar en donde fue tomada. Nombre del fotografo.
Fotos de la misma galería.
CONTENIDOS AUDIOVISUALES: Página principal: 256 x 192” Interno: 384 x 288” Resolución: Formato HD 720p. Todos los contenidos audiovisuales deben ser referenciados de la página de donde fue tomada o solo publicaciones del canal oficial “Deportes VeraLima” en Youtube.
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Video Titulo del video
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Galería Referencia de canal de YouTube.
Otros videos de la página.
FORMATO MÓVIL CONTENIDOS ESCRITOS: Tendrán las mismas características de la página web, implementando el botón de “ver más” (o en su defecto el título) después del título y las primeras 3 líneas del primer párrafo. CONTENIDOS VISUALES: Imagen: Mínimo 180 X 180 px y máximo 1200 X 1200 px. Pie de foto: Debe describir la imagen, el nombre del fotógrafo o referencia de dónde fue tomada. Galerías: 5 a 15 imágenes por álbum. CONTENIDOS AUDIOVISUALES: Todos los contenidos audiovisuales deben ser referenciados de la página de donde fue tomada o solo publicaciones del canal oficial “Deportes VeraLima” en Youtube.
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Menú Noticias Titulo del artículo Fotografía Pié de foto.
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FACEBOOK Foto de portada: 851 X 315 px. Foto perfil: 180 X 180 px. CONTENIDOS ESCRITOS: Título: 2 a 10 caracteres. Entre títulos:. No son obligatorios pero si es necesario se utilizarán de 1 a dos líneas. Número de párrafos: Máximo 1. Número de líneas por párrafos: Mínimo 3 máximo 5. Uso de hashtag: Exclusivo para tendencias, campañas o palabras clave. Fotos o imágenes de apoyo: 1200 X 627 px. Enlaces: Si es necesario el uso de enlaces, se deberán poner al final de la publicación. 16
Imagen: 1200 x 627 px y máximo 1200 X 1200 px. Descripción: Debe describir la imagen, el nombre del fotógrafo o referencia de dónde fue tomada. Ubicación: Si es necesario, se escribe e lugar en donde fue tomada la fotografía, o si es publicidad se escribe el lugar en donde se dará cita la promoción. Etiquetas: Solo se usan si la imagen referencia una actividad de alianza de la empresa con otras, en este caso se etiquetaría el perfil de la empresa acompañante, de la misma forma si en la imagen o publicidad, la empresa establece una relación directa con un personaje público, se etiqueta el perfil oficial del personaje. CONTENIDOS AUDIOVISUALES:
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CONTENIDOS VISUALES:
Todos los contenidos audiovisuales deben ser referenciados de la página de donde fue tomada o solo publicaciones del canal oficial “Deportes VeraLima” en Youtube. PUBLICIDAD EN FACEBOOK: (Se realiza si está contemplado en la estrategia de marketing dependiendo a cada campaña) Se pagará por un máximo de 3 meses para ser promocionado a un público con intereses deportivos y de estilo de vida saludable. Si la
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Portada
Titulo #DeportivosVeraLima Contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido @Personaje contenido contenido. URL de la fotografía, video o artículo.
publicidad es en video, la duración será entre 15 a 20 segundos, si es imagen deberá tener el logo visible de la empresa. TWITTER Foto de portada: 1500 X 500 px. Foto perfil: 400 X 400 px. CONTENIDOS ESCRITOS: Contenido: Máximo 140 caracteres. Uso de hashtag: Exclusivo para tendencias, campañas o palabras clave. Fotos o imágenes de apoyo: 1024 X 512 px. Enlaces: Se deberán poner al final de la publicación. Etiquetas: Solo se usan si la imagen referencia una actividad de alianza de la empresa con otras, en este caso se etiquetaría el perfil de la empresa acompañante, de la misma forma si en la imagen o publicidad, la empresa establece una relación directa con un personaje público, se etiqueta el perfil oficial del personaje. 18
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CONTENIDOS VISUALES: Imagen post: 1024 X 512 px. Imagen preview: 220 X 440 px.
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Menú Tendencias Titulo #DeportivosVeraLima Contenido contenido contenido contenido @Personaje contenido contenido. URL de la fotografía, video o artículo.
INSTAGRAM Foto perfil: 110 X 100 px. Imagen post: Máximo 2048 X 2048 px. Pie de foto: Se debe describir la imagen Uso de hashtag: Exclusivo para tendencias, campañas o palabras clave. Ubicación: Si es necesario, se escribe e lugar en donde fue tomada la fotografía, o si es publicidad se escribe el lugar en donde se dará cita la promoción. Etiquetas: Solo se usan si la imagen referencia una actividad de alianza de la empresa con otras, en este caso se etiquetaría el perfil de la empresa acompañante, de la misma forma si en la imagen o publicidad, la empresa establece una relación directa con un personaje público, se etiqueta el perfil oficial del personaje.
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Titulo #DeportivosVeraLima Contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido contenido @Personaje contenido contenido.
Fotografía
YOUTUBE
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Todos los contenidos serán publicados desde el canal oficial “Deportes VeraLima”. Imagen de perfil: Cargada desde Google+. Portada del canal: 2560 X 1224 px. Miniaturas video: 1280 X 720 px. Título de video: 3 a 8 caracteres. Imagen: 1546 x 423 px. Formato: Mp4 a una calidad mínima de 720 p. Duración de video: Mínimo 40 segundos y máximo 3 minutos. Descripción: Breve resumen del contenido audiovisual. Mínimo una (1) línea, máximo 4 líneas. Referencia y enlace de redes sociales activas de la empresa.
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Menú Titulo del video ### ## visualizaciones
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Publicidad en Youtube: (Se realiza si está contemplado en la estrategia de marketing de acuerdo a cada campaña) Se pagará por un máximo de 3 meses para ser promocionado a un público con intereses deportivos y de estilo de vida saludable. La duración de la publicidad deberá durar entre 15 a 20 segundos.
Canales
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